http://tudasbazis.sulinet.

hu/hu/szakkepzes/kereskedelem-es-marketing/kereskedelmi-esmarketing-modulok/a-korszeru-szabvanyos-minosegbiztositasi-rendszer-dokumentacioi/aminosegugyi-dokumentacio-felepitese-es-a-minosegugyi-kezikonyv-bemutatasa

A korszer, szabvnyos minsgbiztostsi rendszer

dokumentcii
A minsggyi dokumentci fogalma, felptse
Minsggyi dokumentcira akkor van felttlenl szksg egy vllalat, ha
a vllalat valamely rendszer szerint tansttatni akarja magt. Ilyenkor a
szabvny elrja a dokumentci ltrehozst, de annak felptst
konkrtan nem hatrozza meg. Amennyiben a vllalat nem csatlakozik
valamely rendszerhez, szabvnyhoz, nem szksges a minsggyi
dokumentci elksztse, de sokszor nagyon hasznos lehet, tbb olyan
minsgbiztostsi, minsgirnytsi modell is ltezik, melyben szerepe
lehet.
A minsggyi dokumentci tbbszint, a minsgirnytsi rendszerre
vonatkoz dokumentci, mely meghatrozza a rendszer elemeit,
mkdst s minden fontos jellemzjt. ltalban hromszint,
hierarchikus felpts. Rszei:
minsggyi kziknyv
minsggyi eljrsok
munkautastsok s egyb tevkenysget szablyoz lersok
A minsggyi kziknyv tartalma
A minsggyi kziknyv: dokumentum, amely meghatrozza egy
szervezetminsgirnytsi rendszert. (ISO 9000:2000)
Tartalma:
a vllalat bemutatsa
a vllalatminsgpolitikja
a minsget befolysol munkt szervez, irnyt, vgrehajt, igazol
szemlyek felelssge s hatskre
a kziknyv szerkezetnek tvizsglsra, mdostsra, aktualizlsra
vonatkoz vgrehajtsi intzkedsek
a vllalatnl gyakran hasznlt, de a szabvnyokban nem szerepl,
minsggyhz kapcsold fogalmak magyarzata
a vllalat ltal kivlasztott minsgbiztostsi modell lersa (amelyhez
kapcsoldan a kziknyv is ltrejn)
minsggyi eljrsok s utastsok
esetleg betrendes trgymutat, amennyiben szksges
A minsggyi dokumentumok hierarchija
A hrom szint hierarchikus felptst jelent. A fels szinten a minsggyi
kziknyv tallhat, mely a minsggyi rendszer alapdokumentuma.
Meghatrozza a rendszer mkdst, a felels szemlyeket, az
feladataikat, felelssgket, hatskrket. A msodik szinten az eljrsi
utastsok tallhatk, melyek a minsggyi kziknyvhez kapcsoldnak,
az ott lert modell elemei. A harmadik szinten tallhatk a
munkautastsok s egyb lersok, pl. mkdsi szablyzat.
1

Ez a hierarchikus felpts ttekinthetv s jl alkalmazhatv teszi a

dokumentumokat. Knnyen megvalsthat, hogy mindenki csak azokat a
dokumentumokat kapja meg, amelyek r vonatkoznak, illetktelenek
kezbe nem kerlnek, de akinek a munkjhoz szksge van r,
hozzjuthat.
A minsggyi kziknyv kidolgozsa
A minsggyi kziknyv elksztst a fels vezetsnek kell eldntenie s
kezdemnyeznie. A kziknyv kidolgozsa kisebb vllalatok esetn is nagy
feladat lehet (akr hnapokig is eltarthat), s ignyel bizonyos szakmai
tudst, ezrt clszer kls, e feladatra szakosodott szervezetre bzni a
munka elvgzst.
1. Els lps a minsggel kapcsolatos eljrsok, utastsok,
dokumentcik sszegyjtse s minstse (mennyire hasznlhatk a
ksbbiekben).
2. A hinyz eljrsokat el kell kszteni. Az elkszlt s sszegyjttt
anyagokat meg kell szerkeszteni, azaz el kell kszteni a kziknyv
tervezett.
3. A tervezetet a fels vezets tvizsglja. Az esetleges hinyossgokrt a
ltrehoz szervezet a felels, ezrt a javtsokat, ptlsokat is k vgzik.
4. A vllalat fels vezetje rtkeli a javtott, hinytalan tervezetet.
Jvhagysa utn ssze kell lltani s ki kell adni a ksz kziknyvet.
A kziknyvvel kapcsolat ksbbi feladatok:
fellvizsglatok elre meghatrozott idben
mdostsok, melyet csak az elre meghatrozott szemly hagyhat jv
rvnytelen rszek hatlytalantsa
Minden pldnyt sorszmmal kell elltni. A knyv tulajdonosnak
felelssge, hogy a knyvet biztonsgosan trolja, de az arra jogosult
szemlyeknek hozzfrhet legyen.

http://mmfk.nyf.hu/min/alap/42.htm

4.2. A dokumentcis rendszer felptse

Az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvny szerint a minsgirnytsi rendszer dokumentcijnak
a kvetkezket kell tartalmaznia:
-

dokumentlt nyilatkozatot a minsgpolitikrl s a minsgclokrl,

minsgirnytsi kziknyvet,

a szabvnyban megkvetelt dokumentlt eljrsokat,

azokat a dokumentumokat, amelyekre a szervezetnek folyamatai eredmnyes tervezshez,

mkdtetshez s szablyozshoz szksge van, valamint

a szabvnyban megkvetelt feljegyzseket.

Ennek megfelelen a minsgirnytsi rendszer dokumentumainak szoksos hierarchijt a 4.2.

bra mutatja. Ebben a ngyszint rendszerben a dokumentumok vertiklis tagozdst n.

dokumentcis piramisknt jelenthetjk meg. A hierarchia magasabb szintjein lv dokumentumok
egyre tfogbb tevkenysgeket, folyamatokat szablyoznak.
A piramis tetejn elhelyezked minsgpolitika azt jelzi, hogy a minsgpolitikbl kiindulva kell
felpteni a minsgirnytsi rendszert. A minsgpolitikai nyilatkozat a vllalat vezetsnek a
minsgrl alkotott nzett, minsg irnti elktelezettsgt tartalmazza s bemutatja a kitztt
minsgclok elrsre fordtott eszkzket. A minsgpolitika nemcsak a kziknyv egyik
fejezetnek lesz a rsze, hanem nmagban is megll, dtumozott, a szervezet vezetse ltal
jvhagyott, minden munkatrs s a piaci partnerek szmra ismert dokumentum kell, hogy legyen.
A minsgirnytsi kziknyv bemutatja a vllalat rendszert, lerja, hogy a szervezet hogyan
tesz eleget az MSZ EN ISO 9001-es szabvny kvetelmnyeinek. Rgzti a vllalat szervezeti s
folyamatszervezsi szablyozst, a bels s kls audit szmra rvnyes

4.2. bra: A minsgirnytsi rendszer dokumentumai

elrsokat ad, valamint alkalmas arra, hogy kls fl (zleti partner) szmra a rendszert bemutassa,
meggyzve partnert arrl, hogy mind a szabvny, mind a vev kvetelmnyei kielgtst nyernek.
A minsgirnytsi folyamatlersok (eljrs utastsok) a tevkenysgek rszleteit hatrozzk
meg, rszletes szablyozsokat kzlnek az egyes szabvnykvetelmnyek teljestsre. Tartalmazzk
a minsggel kapcsolatos felelssgi krket, feladatokat, a kapcsold elrsokat, az alkalmazand
feljegyzseket. Lnyegk az adott szabvnyelem kvetelmnyeit kielgt folyamatszablyozs.
A folyamatokra s termkekre vonatkoz rszletes szakmai szablyozsokat a munka s
vizsglati utastsok tartalmazzk. A termk/szolgltats ltrehozsnak s ellenrzsnek lpseit az
elvgzend fogsok s munkamdszerek szintjn rjk el.

A dokumentci piramis fels hrom szintjn elhelyezked

dokumentumokat elr jellegeknek nevezzk, mert a dolgozk szmra meghatrozzk a teendket
a szabvny elrsainak megfelel termk/szolgltats elllts rdekben. A felsorolt
dokumentumok vltoztathatk, st mdostsuk szksgszer is, hiszen a vevi ignyek vltoznak, az
ellltsi folyamatok korszerstse s a minsgirnytsi rendszer fejlesztse sorn a
szablyozsokat is t kell alaktani.
A hierarchia 4. szintjn tallhat minsgirnytsi feljegyzsek az elvgzett tevkenysgek s
azok eredmnyeit tartalmaz hivatalos dokumentumok, amelyeket az elzekben felsorolt
szablyozsok, utastsok vgrehajtsnak igazolsra hasznlunk. Ezrt ezeket
olyan igazol jelleg dokumentumoknak nevezzk, amelyek utlag nem vltoztathatk.
A 4.2. bra szerint a dokumentumok tartalmilag egymsra plnek, gy elkerlhet a rendszer
lersnak ismtldse, lehetv vlik a dokumentumok egymsra trtn hivatkozsa. Ha szksges,
a kziknyv egyes fejezetei hivatkoznak a rszletesebb szablyozsokat tartalmaz eljrs- s
munkautastsokra, a folyamatlersok hivatkoznak a kziknyv vonatkoz fejezeteire, a csatlakoz
tovbbi eljrs- s munkautastsokra, az ellenrzsek alapjul szolgl munka- s vizsglati
utastsok pedig a termk minsgi paramtereit rgzt feljegyzsekre utalnak. Az egyes
dokumentumszinteken belli (horizontlis) ill. a szintek kztti (vertiklis) hivatkozsok a
dokumentcis rendszer ltrehozsnak fontos eszkzei.
A tevkenysgek rsban trtn rgztsekor a szabatossg mellett az tlthatsgra s
alkalmazhatsgra is figyelni kell. Akkor j egy szablyozs, ha egyszer, knnyen rthet s
felhasznlbart. A dokumentcik teht a felhasznlk nyelvn kszljenek s kvetkezetes
fogalomrendszert hasznljanak.
A tevkenysgek lersra, a folyamatok szablyozsra ktfle technikai megolds terjedt el. A
rvidebb, egyszer szerkezet folyamatokra vagy kzvetlen utastsok ksztsre a ler jelleg,
szveges szablyozst hasznljk. Amennyiben sszetett, szertegaz, komplex folyamatrl van sz,
akkor a tevkenysglncolatok logikai sorrendjnek bemutatsra a folyamatbrval trtn
szablyozs ajnlott. Az alkalmazk ms-ms kpzettsge miatt a dokumentumok stlusa is eltr lehet
a klnbz szint dokumentumokban.
A dokumentcis rendszer egyes szintjeihez (4.2. bra) tartoz dokumentumok tartalma is
eltr. A kziknyv fejezetei s a folyamatlersok tlnyomrszt ltalnos s szervezsi ismereteket
tartalmaznak, a piramis alsbb szintjein tallhat munka- s vizsglati utastsokban, feljegyzsekben
(rszben az eljrsokban) a vllalatra jellemz szakmai, technolgiai ismeretek arnya nagyobb.

A szervezetek minsgirnytsi dokumentcis rendszerkn kvl a mkdskhz szksges

ms szablyoz dokumentumokat is kidolgoznak. Ezek lehetnek:
-

az egsz vllalatra kiterjed szablyozsok (pl. szervezeti s mkdsi szablyzat,

szmviteli, pnzgyi folyamatok szablyozsa, ill.

a minsgirnytsi rendszerben nem szablyozott alaptevkenysgekre s az azt tmogat

folyamatokra (pl. vmkezels, szlltmnyozs) vonatkoz szablyozsok.
Fontos kvetelmny, hogy a minsgirnytsi rendszeren bell s azon kvl kidolgozott

szablyozsok egymssal sszhangban legyenek, klnsen a hatskrk s felelssgek

meghatrozsa tekintetben.