...................

SRL
Fisa postului
Anexa la contractul individual de munca nr. ..
I.

Identificare pozitie: Asistent Manager

Atribuii de conducere/coordonare:

Denumire / cod COR: 343103

Denumire interna: Office Manager

Top management

Departament: Administrativ

Middle management

Companie: SRL

Staff (non-managerial)

Post unic
Post multiplu
II.

Program de lucru:
- norm redus:
- norm ntreag

4h
8h

Locatie:
- birou 100 %
- client %

Scopul pozitiei:
Activiati de secretariat; Preluarea apelurilor telefonice , fax, email; Preluarea si
indosarierea corespondentei, documentelor si a pachetelor;

III.

Relatii ierarhice:
Se subordoneaza (denumirea interna a pozitiei):
Director Administrativ/Office manager
Coordoneaza pe (denumirile interne ale pozitiilor):

IV.

Responsabilitati:
(In plus fata de aceste atributii, angajatul trebuie sa indeplineasca si alte sarcini
cerute in mod rezonabil)

Ed. 2

Suport overall in agentie;

Intocmeste necesarul lunar;
Supervizare comenzi aprovizionare;
Se ocupa de achizitii; verifica facturile;
Completeaza cereri avans casierie si completeaza deconturile;
Ajuta soferii in finalizarea job-urilor zilnice;
Activitati de secretariat, preluarea apelurilor telefonice, intocmirea si gestionarea
documentelor scriptice si electronice, scrisori, adrese, intocmire de rapoarte
solicitate de manager;
Propune modificari si ofera solutii pentru imbunatatirea activitatii;
Indeplineste sarcinile suplimentare comunicate de catre managerul direct;
Pastreaza confidentialitatea tuturor informatiilor si activitatilor;
Activitati de secretariat(scrisori,adrese,intocmire de rapoarte solicitate de
manager);
Activitati de protocol pentru colaboratori si vizitatori;
Suport in activitati precum: dactilografiere, indosarieri, printarea diferitelor
documente, realizarea de rezervari;
Gestionarea comunicarii in cadrul companiei: email, fax-uri, telefoane;
Primirea, sortarea, expedierea corespondentei si distribuirea acesteia catre
persoanele destinatare;

F-PD-06/6

V.

VI.

Obligatii si indatoriri:
Respecta urmatoarele documente de referinta: manualul angajatului, manualul
procedurilor de sistem, manualul calitatii, manualul de proceduri departamentale,
legislatia in vigoare;
Informeaza Managerul de Proiect (Project Manager) cu privire la orice eveniment
care cauzeaza intarzieri sau are repercursiuni negative asupra proiectului sau
departamentului;
Respecta urmatoarele documente de referinta: manualul angajatului, manualul
procedurilor de sistem, manualul de proceduri departamentale, legislatia in vigoare;
Respecta legislatia si instructiunile proprii din domeniul Securitatii si Sanatatii in
Munca;
Indeplinirea intocmai si la timp a sarcinilor de serviciu;
Respectarea regulamentului intern al societatii;
Respecta politicile HR si financiare ale SC ................... SRL;
Respecta normele calitatii existente in cadrul SC ................... SRL;
Aplica si respecta metodologiile SC ................... SRL;
Respecta confidentialitatea salariului;
Pastreaza confidentialitatea asupra tuturor informatiilor si datelor ce pot, prin
divulgare, aduce prejudicii Societatii;
Respecta regulile privind comunicarea prin intermediul canalelor de comunicare din
cadrul SC ................... SRL (telefon, intemet, etc.);
Manifestarea unei griji deosebite fata de bunurile societatii, indiferent de forma lor:
informationala, materiala, financiar-bancara;
Adoptarea unei tinute ingrijite si decente si folosirea in raporturile de de serviciu a
unui limbaj civilizat;
Adoptarea unei atitudini principale fata de colegi si fata de conducerea societatii;
Respectarea programului de lucru stabilit de conducerea unitatii ;
Administrarea judicioasa a timpului de lucru incat, toate solicitarile/sesizarile primite
sa fie rezolvate la timp si spre satisfacerea cerintelor postului;
Indeplinirea altor atributiuni stabilite de conducerea unitatii;

Cerinte specifice postului

VII.
VIII.

Limba englez (citit, scris, vorbit);

Rapiditate si acuratete in aplicatiile Microsoft Office (Word, Excel);
Capacitate foarte buna de relationare cu clientii companiei;
Sa fie o persoana ingrijita, curata, ordonata, loiala, serioasa, constiincioasa;
Rapiditate si acuratete in executarea sarcinilor incredintate;
Persoana responsabila, capabila sa gestioneze in paralel mai multe sarcini;
Atitudine orientata spre rezultate;
Prezenta agreabila, cu atitudine profesionista;
Prioritizare, organizare, confidentialitate;
Spirit de echipa, atitudine pozitiva;
Individualitate, tact i capacitatea de a lucra direct cu clienii;
Capacitatea de a urmari mai multe proiecte simultan;

Calificari necesare ( atestari, certificari):

Absolvent studii superioare;

Experienta necesara:
Minim un an de zile pe o pozitie similara;

Angajat:
Administrator ,
Ed. 2

Director ,
F-PD-06/6

Data: 12.09.2011

Ed. 2

F-PD-06/6