Sunteți pe pagina 1din 20

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Studiu de caz - privind prezentarea si analiza activitatii de secretariat si birotica

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Structura seminarului :
I. Importana activitii de secretariat
II. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
III. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional
contemporan
IV. Functia de asistent manager

I. Importana activitii de secretariat


Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economicosociale se numr i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o
ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie
la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor
publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat
i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii
i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe.
Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de
secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct
conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor
specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera
de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment

presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din


aceste activiti.
II. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele
atribuii i sarcini :
executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei
primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici,
etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei
unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de
copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor
pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea
unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete
regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena
orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile
de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea
programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.


difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.

III. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional


contemporan
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea
funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul
secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv,
poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate
primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii.
n ciuda a ceea ce s-ar putea crede apariia meseriei de secretar nu aparine
vremurilor moderne, ea are deja o istorie ndelungat.
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul
evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. Inc din fazele de
nceput, n practicarea acestei meeserii, descoperim cteva coordonate eseniale care i-au
marcat funcionarea pn astzi, i anume:
- meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de
decizie ai vieii eocnomico-sociale;
- tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti;
- confidenialitatea a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Confidenialitatea este sugerat chiar de termenul ,,secretar(); etimologic, cuvntul
derivnd din latinescul secretum,i desemna o persoan care tia s pstreze secrete.
Meseria de secretar precede - n timp istoric - apariia denumirii sale. Dac inem cont de
faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite
dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta
scribilor. In special, n perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scris. Problema confidenialitii se punea, la vremea aceea,
numai pe cale oral, fiind puini cei care tiau s citeasc. Aa se i explic practica unor
autoriti de a tia limba scribilor, pentru a se asigura de pstrarea secretului profesional.
Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, apar alte coordonate funcionale ale acestei profesii.
Astfel, n Evul Mediu persoana desemnat cu titlul de secretar era cea care se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor nali demnitari; aceasta presupunea meninerea n
continuare a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adugat alte operaiuni de
expediere, dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor mecanice de scris n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asocia att de mult cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea ei se va confunda cu cea de dactilograf. Trebuie spus, ns, c din
punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX,
cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a lungul.
Astzi, statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de
femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o
mnu femeilor, cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre

detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional. Apar, astfel,
noi cerine privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea
auxiliarului su de baz, secretariatului.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de
anunuri care apar zilnic n ziare i reviste.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe
care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional,
dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme
sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i
strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare
de anale nepublicate. E mai uor s gsete un expert sau un strateg dect o secretar bun
(Mircea Malia).
Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de
secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil manager,
secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea
lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a
ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu
drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i
secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor
de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se
completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i
dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de
separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre
acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz,
l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin
contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este
cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el.
(nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci
cnd eful este schimbat pe criterii politice).
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor,
a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,
capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s
comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i
s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba
strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,


repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc
rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena
mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a
corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de
secretar de edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s
le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n
curs de multiplicare.
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c
prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu
de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s
mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice
de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri si s ceri
informaii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe
care o afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului
ct i instituiei unde lucreaz.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura
organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor
reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
IV. Functia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern
i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la
rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i
profesionale, dar i o serie de constrngeri:
Avantaje:
- un salariu mai mare;
- condiii de munc mai bune;
- contacte variate;
- mai multe responsabiliti;
- mai mult putere de influen;

Constrngeri :
- deplasri frecvente n provincie i/ sau strintate ;
- program flexibil ;
- raportri permanente ;
- obligaii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ;
- stagii de perfecionare.
Ceea ce ateapt efii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie
loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea
sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite
sarcini, sprijini si asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind
de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul
de activitatea al acesteia. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manger i se cer
mai multe cunotine i abiliti (cunotine de mangement, marketing, drept, psihosociologie,
informatic, relaii publice, etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpesonala
Aceste uniti de competn definesc n mare parte activitatea unei asistente manager,
dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia
pe care o ocup ( n subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.).
Eficiena unei asistente manager devine o cerin tot mai stringent n munca ei de zi
cu zi. Pentru a fi eficient i a evita strsul, ea trebuie s-i organizeze ct mai bine activitile
pe care le are de ndeplinit.
In ajutorul efecturii cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziie diferite
mijloace i metode de organizare a activitilor:
planificarea scris este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru.
Secretara trebuie s-i planifice, s-i noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat i
toate informaiile pe care le primete. In afar de planificarea zilnic, se pot face i
planificri pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevzute dinainte. De ex. vizitele
unor strini, diferite lucrri, rapoarte, dri de seam etc.) In planificarea zilnic a
sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie s aprecieze corect durata
rezolvrii lor. De asemenea, ea nu i va planifica toate cele opt ore de munc ale zile,
ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentnd timp tampon (perioade
de timpi pentru sarcini, lucrri neprevzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corect a prioritilor este foarte important ca secretara s stabileasc
corect prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi. Prioritile se stabilesc
dup cum urmeaz:
a) sarcini importante i urgente (se rezolv imediat);
b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);

c) sarcini nu foarte urgente i nu foarte importante (trebuie delegate pe ct


posibil, fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei;
informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se decaleaz
sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini mari consumatoare de timp;
nfiinarea unei mape personale de coresponden (pentru presortarea corespondenei
sosite dup puncte de interes);
evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmrind
cu atenie micarea hrtiilor i a dosarelor;
notarea tuturor informaiilor importante
reactualizarea periodic a caietului cu numerele de telefoane i adresele pe care le
folosete n mod curent;
stabilirea de bune relaii de munc, att cu efii, ct i cu persoanele din subordine;
comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara instituiei;
Secretara nu poate ine minte numrul mare de detalii ce apare n munca de zi cu zi.
Informaiile sosite pe diferite ci n secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii
i compartimentelor de lucru ct mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite
mijloace; cele mai uzitate sunt:
Agenda de birou este extrem de necesar i cea mai des utilizat form de eviden.
In agend se nscriu n mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate
imediat. Agenda de birou computerizat poate fi pstrat n memoria unui calculator, astfel
nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi tiprite la imprimant. Inregistrarea se
face introducnd data, ora i scurte detalii, iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt
dat, nregistrarea poate fi tears din memorie sau mutat. O ntlnire care se repet la
intervale de timp n decursul unui an se poate introduce o singur dat, iar calculatorul va
nregistra mesajul automat la toate datele. Inregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la
nceputul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agend este confidenialitatea nregistrrilor,
prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agend.
Calendarul de evenimente are o natur distinct de cea a agendei de lucru,
cuprinznd toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare. Pentru a
putea fi trecute n agenda de lucru, acestea trebuie s fie aprobate i s se transmit
confirmarea participrii.
Evenimentele cuprinse n calendarul de evenimente sunt:
- invitaii primite de la organismele civile, alte autoriti, parteneri din ar i
strintate, reprezentaniile diplomatice, invitiile la evenimente personale;
- evenimente de specialitate organizate de instituie sub forma colocviilor i
meselor rotunde; organizate de alte instituii omoloage saxu din alte domenii de
activitate, la care se solicit prezena ca specialist;
- convocri de ctre autoriti superioare : la edine, la prezentri de rapoarte, la
stagii de instruire etc.
Programul zilnic- se prezint dactilografiat n fiecare diminea conducerii i cuprinde
edinele consftuirile, ntlnirile de lucru din ziua respectiv.
Caietul alfabetic cu adrese i numere de telefon trebuie ales foarte gros, deoarece pe
parcursul activitii unei instituii, numrul acestora va crete. Caietul trebuie s fie format
mare, pentru a putea conine coloane cu numele persoanei sau a instituiei, adresa, numrul de
telefon. Adresele i numerele de telefon se noteaz pe msura apariiei lor, din aceast cauz,
caietul cu adrese prezint urmtorul dezavantaj: ordinea alfabetic n cursul unei litere nu
poate fi respectat, unele se ordoneaz numai dup prima liter nu i dup a doua, ceea ce face
dificil gsirea rapid a numelui i adresei unei persoane sau a unei instituii.

Lista numerelor de telefon curente cuprinde un numr restrns de numere de telefon


care trebuie identificate rapid. Utilizarea ei scutete secretara de a pierde timpul cutnd n
agend sau n fiier; se impune revizuirea i actualizarea lunar sau trimestrial.
Scadenarul de termene constituie un instrument indispensabil n asigurarea
respectrii termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. La folosirea scadenarelor de
termene este nexcesar ca secretara s dovedeasc mult discernmnt n aprecierea diverselor
termene,dup urgen i important, atrgnd din timp atenia factorilor responsabili, pentru
prevenirea unor ntrzieri. Activitile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu
acordul prilor, la noi termene sau se va renuna la ele dac este cazul.
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea
reprezentnd cartea de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact,
comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o
bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s
dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i
s poat purta n mod plcut o conversaie.

Fisa postului
Secretara
I.
1.

IDENTIFICAREA POSTULUI
Numele si prenumele titularului: ...........................

2. Denumirea postului: Secretara


[Obs.: Daca in organigrama dvs. denumirea postului difera de cea din COR, va trebui
sa mentionati in fisa si denumirea din COR.]
3. Pozitia in COR / Cod: 411501
[Obs.: In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va
trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al
sarcinilor si responsabilitatilor.]
4. Departamentul / locatia: Secretariat / Receptie
[Obs.: Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.]
5. Nivelul postului:
Conducere / coordonare: Nu este cazul
Executie: Entry
6. Relatiile:
a. Ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate):
se subordoneaza: Directorului General
are in subordine: Nu este cazul
b. Functionale (colaborare, pe orizontala): Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru
a asigura circuitul informatiilor
c. Reprezentare (colaborare, consultanta): Asigura interfata cu persoanele din afara
firmei
[Obs.: Pentru punctele a, b si c se va tine cont de marimea, specificul si organigrama
firmei.]
II.

DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului


Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum
si intre departamentele firmei.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei scopul poate diferi.
Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]
2. Obiectivele postului

Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate


departamentele firmei, precum si in sens invers.

Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor


catre exteriorul firmei persoanelor carora li se adreseaza.
Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului


Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar,
data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare).

Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este


ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul
catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema.

Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema;


transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura.
Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe
cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective,
asigurand protocolul aferent.
In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune
oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema.

Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor


(continutul mesajului, numar, data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise)
Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul si
cazarea, la nivelul solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale angajatilor /
partenerilor firmei.

Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin


curierat rapid sau posta normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele,
inregistreaza plicurile trimise.
Programeaza interviurile si audientele.
Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale.
Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri.
Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii
acestuia in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii
temeiului legal.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei sarcinile / atributiile /
activitatile pot diferi.]
4. Descrierea responsabilitatilor postului
a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea
Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in
timp util informatiile.
Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce
calitate se prezinta acestea.
Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine
in contact in cadrul firmei.

Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite


informatii.
b) Fata de echipamentul din dotare:

Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din


dotare.

Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice


defectiune in functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea.
c) In raport cu obiectivele postului

Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin


activitatea desfasurata.

Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate /


transmise si au ajuns la destinatie.
Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii.

Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care


are acces.
Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor
interesati.
d) Privind securitatea si sanatatea muncii
Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.
e) Privind regulamentele / procedurile de lucru

Respecta procedurile de lucru generale specifice societatii (programul de lucru,


punctualitatea in intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
Respecta Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare.
Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.
Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.
Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Colectiv de Munca
aplicabil.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei responsabilitatile
postului pot diferi.
Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin
prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare precum si in baza
procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.]
5. Conditiile postului de lucru
a. Programul de lucru 8 ore si suplimentar cand este nevoie.
Obs.: Se va asigura corelarea acestor dispozitii cu acelea ale clauzei specifice din
CIM, precum si cu prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la
alternanta turelor, daca este cazul, respectiv la programul de lucru inegal.
b. Conditiile materiale
ambientale Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite.
deplasari Nu efectueaza deplasari.
spatiu Nu are birou propriu, isi desfasoara activitatea in Secretariat.
conditii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon, PC, fax.
c. Conditii de formare profesionala Participa la diverse instruiri pe linie profesionala
si de dezvoltare personala.
d. Buget Nu este cazul.
[Obs.: Conditiile de la punctele a, b, c si d se decid la nivelul fiecarei firme in functie
de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]
6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi ..................
[Obs.: Se refera la alte posturi decat cele aflate in subordinea directa. Autoritatea se
stabileste in fiecare firma de catre conducere, pentru fiecare post in parte - in functie de
marimea, specificul si organigrama firmei.]
b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)

inlocuieste pe: O alta Secretara sau pe Asistent Manager, cu responsabilitati


limitate.
este inlocuit de: O alta Secretara sau de Asistent Manager.
[Obs.: De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei
inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]
7. Indicatori de performanta
Un procent maxim de reclamatii de ...% din partea colegilor, clientilor etc. pe durata
unui an.

[Obs.: In functie de specificul firmei, pot fi utilizati indicatori diferiti, cu valori


diferite, in limitele responsabilitatilor si performantelor cerute de post.]
8. Perioada de evaluare a performantelor
Anual
[Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de evaluare din fiecare firma.]
9. Evolutii posibile
Asistent Manager.
[Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de planificare a carierei din fiecare firma.]
III.

DESCRIEREA POSTULUI

1. Nivelul de studii
Minimum studii medii.
[Obs.: Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea
firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]
2. Calificarea necesara
Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare in secretariat / birotica.
Operare PC: MS Office.
Excelenta cunoastere a limbii romane, scris si vorbit.
Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, nivel mediu sau avansat.
[Obs.: In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul
respectiv in firma se pot solicita si alte calificari / specializari.]
3.

Competentele postului (pachet de competente)


competente de comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu terti;
competente de comunicare scrisa si aplecare spre detaliu;
claritate si coerenta in exprimarea scrisa si orala;
buna memorare a datelor si cifrelor;
buna planificare si organizare;
atentie distributiva;
spirit de echipa;
rezistenta la stres si flexibilitate.

4. Experienta de lucru necesara (vechimea in specialitatea ceruta de post)


Minimum 2 ani experienta in domeniu.
[Obs.: Experienta de lucru necesara se stabileste de fiecare firma in functie de nevoile
specifice pentru postul respectiv.]
Data,
APROBAT
Director General

Numele si semnatura titularului postului,

Studiu de caz privind prezentarea si analiza activitatii de secretariat si birotica

Caracteristici tipologice ale firmei.


Denumirea i statutul juridic.
Denumirea :S.C IRMEB S.A. Bucureti
Forma juridic :societate pe aciuni.
Actul normativ de nfiinare: nfiinat n 1990 conform Legii 15/1990 cu privire la
transformarea ntreprinderilor de stat n societi comerciale i regii autonome.
S.C IRMEB S.A este o firm cu un capital social de 2.046.900.000 lei si un numr de
aciuni de 102.381, n valoare nominal de 25.000 lei/aciune, avnd urmtoarea structur:
Acionar
F.P.S
S.I.F Muntenia
TOTAL

%
76
24
100

Nr. aciuni
77.818
24.563
102.381

Valoare (mii. lei)


1.945.450
614.075
2.559.525

Managementul firmei este asigurat de:


Adunarea General a Acionarilor;
Managerul general;
Manager;
Directori executivi;
efi de secie.
Obiectul de activitate.
Obiectul de activitate al firmei l constituie:
producerea i comercializarea de aparatur de ncercare, msurare, comand, control pentru
procesele tehnologice specifice sectorului energetic precum i articole de cauciuc specifice
acestui sector.
cercetare-dezvoltare, modernizare i proiectare pentru produsele proprii i pentru teri,
precum i n cadrul programelor coordonate de Ministerul Cercetrii i Tehnologiei.
service i asisten tehnic pentru produsele proprii.
comercializarea diferitelor produse obinute n urma activitilor de compensare cu diferii
ageni economici.
Cooperarea i relaiile cu alte firme; apartenena sectorial.
S.C. IRMEB S.A. nu deine nici un contract de cooperare cu alt firm din domeniul
ei de activitate sau din oricare alt domeniu, relaiile acesteia cu alte firme realizndu-se pe deo parte pe plan de aprovizionare cu materii i materiale necesare realizrii produciei, iar pe de
alt parte pe plan de desfacere prin distribuirea de produse finite ctre beneficiari.
Prin obiectul de activitate al firmei, aceasta este integrat n cadrul sectorului
energetic.

Caracteristici ale proceselor de aprovizionare, producie i vanzare.


Pentru caracterizarea i evidenierea proceselor de aprovizionare, producie i vnzare
s-a ntocmit o schi cu cele mai importante elemente ale acestor procese.
Sistemul de salarizare.
Baza legal a sistemului de salarizare o constituie Legea nr. 18/08.02.1991, a
salarizrii.
Potrivit Legii 14/1991, pentru munca prestat n condiiile prevzute n contractul
individual de munc, fiecare persoan are dreptul la un salariu n bani, convenit la ncheierea
contractului.
Salariul cuprinde : salariul de baz, adaosurile i sporurile la acesta.
Salariul de baz se stabilete pentru fiecare salariat n raport cu calificarea, importana,
comlexitatea lucrrilor ce revin postului n care este ncadrat cu pregtirea i competenele
profesionale.
Adaosurile i sporurile la salariul de baz se acord n raport cu rezultatele obinute,
condiiile concrete n care se desfoar activitatea i dup caz vechimea n munc.
Salariul de baz, adaosurile i sporurile sunt confideniale.
Legea prevede c la stabilirea salariului nu pot fi fcute discriminri pe criterii
politice, etnice, confesionale, de vrst, sex sau de starea material.
Nivelul salariului se stabilete n cazul societilor comerciale i al regiilor autonome
prin negocieri ntre partenerii sociali cu ocazia ncheierii contractului colectiv de munc, fapt
care permite realizarea unui echilibru echitabil ntre nevoile salariaiilor i resursele agentului
economic, iar n cazul personalului, care i desfoar activitatea n sectorul bugetar, i n
regiile autonome cu specific deosebit, pe baz de lege sau, dup caz, prin hotrre de guvern.
Nivelul salariilor astfel stabilit nu poate fi mai mic dect salariul de baz minim brut pe ar,
ce se stabilete de Guvern, cu consultarea sindicatului i patronatului.
Sistemul de salarizare pe baza cruia se fixeaz salariile individuale se stabilete
potrivit prevederilor Legii 14/1991, n raport cu forma de organizare a unitii, modul de
finanare i caracteristicile societii. Salariile se stabilesc prin negocieri colective sau dup
caz individuale ntre persoane juridice i fizice care angajeaz i salariai sau reprezentani ai
acestora, n funcie de posibilitiile financiare ale persoanei care angajeaz.
Plata salariului se face periodic, la intervale de cal mult o lun. Salariul nu poate fi
urmrit sau reinut dect n cazurile i condiiile prevzute de lege.
Activitatea statistic a firmei.
Documente statistice i contabile ntocmite zilnic, sptmnal, decadal, lunar,
trimestrial i cui sunt destinate.
Activitatea statistic a societii comerciale, are o pondere extrem de sczut chiar
aproape inexistent, singurele informaii statistice asupra situaiei economico-financiar a
firmei regsindu-se n documente (bilanul contabil, bugetul de venituri i cheltuieli, balane
analitice sau de verificare sintetic) elaborate n scopuri dect cele de interpretare a
potenialului economico-financiar al firmei.

Perioada
Zilnice

Lunar

Denumire document
NIR
Bon de consum
Facturi
Acte de cas
Acte de banc
Note de predare
Registru de cas
Note contabile
Balane

Destinaie
Magazie
Magazie
Contabilitate
Contabilitate
Contabilitate
Contabilitate ,depozit
Casierie
Contabilitate
Contabilitate

ntocmit de:
Magazie
Magazie
Contabilitate
Casierie
Banc
Secie producie
Contabilitate
Contabilitate
Contabilitate,

Documente privind

Contabilitate

conductorul firmei
Contabilitate

constituirea TVA-ului
Declaraia lunar privind

Ministerul Finanelor

Contabilitate

Ministerul Finanelor

Contabilitate

sntate
State de plat
Lista de avans
Situaia furnizrilor
Situaia facturilor emise i

Contabilitate
Contabilitate

Contabilitate
Contabilitate

nencasate
Situaia facturilor neachitate
Documente privind

Contabilitate
Contabilitate

Contabilitate
Contabilitate

obligaiile ctre bugetul


asigurrilor sociale de stat
Declaraia privind obligaiile
de plat la Fondul iniial al
asigurrilor sociale de

Decadal

Trimestrial

constituirea impozitului pe
profit

Reproiectarea subsistemului informaional.


Motivarea schimbrii informaionale.
Stabilirea i determinarea sferei de cuprindere a studiului informaional.
Identificarea i determinarea ariei de cuprindere a sistemului informaional ce urmeaz
a fi analizat precum i a problemelor din punct de vedere economic i decizional,
raionalizarea sa, este condiionat de atinderea urmtoarelor obiective derivate :
raionalizarea sistemului informaional, urmrindu-se preponderent mbuntirea
componentelor sale fr trecerea la prelucrarea automat a datelor;
creterea calitii informaiilor care circul n sistem, a vrstei i acurateii acestora
prin dezvoltarea n cadrul sistemului a unor subsisteme informatice.
Stabilirea echipei de specialiti.
n stabilirea echipei de specialiti, se recomand a se forma o echip mixt cu
specialiti att din cadrul firmei (din fiecare compartiment), ct i din afar (un specialist n
implementarea unui sistem informaional).
Enunarea principalelor mobiluri care fac necesar reproiectarea informaional.
n cazul S.C. IRMEB S.A. principalul eveniment generator al studiului i aciunii de
raionalizare a subsistemului informaional, l constituie privatizarea firmei, pe lng acesta
existnd i alte elemente motivaionale precum:
experiena mondial n domeniul acesta (banchworking);
presiunile mediului ambiant naional i internaional.
Precizarea obiectivelor studiului de reproiectare informaional.
n reproiectarea sistemului de informaional este necesar stabilirea a dou categorii de
obiective care trebuie atinse n final : obiective fundamentale (la nivelul ntregii societii) i
obiective derivate (la nivelul activitiilor economice coninute n cadrul firmei).
Pentru elaborarea acestor obiective este necesar participarea managerilor de nivel
superior i a principalelor compartimente implicate, iar sub conducerea acestora, echipei de
raionalizare informaional i se stabilesc dou categorii de obiective :
Obiective informaionale vizeaz direct funcionalitatea sistemului informaional;
Obiective economice au n vedere efecte directe i indirecte determinate de
perfecionrile informaionale.
Perfecionarea subsistemului informaional.
nceperea perfecionrii propriu-zise a domeniului informaional abordat este
precedat de stabilirea de ctre echipa care lucreaz, mpreun cu managerii implicai, ntre
care nu trebuie s lipseasc conductorul de nivel superior ce coordoneaz domeniul
investigat, a cerinelor informaionale, manageriale i economice fa de soluiile preconizate,
pornind de la obiectivele stabilite n prima etap.
Aceste perfecionri pot viza n principal :
Delimitarea i dimensionarea principalelor categorii de informaii.
Raionalizarea documentelor informaionale.
Raionalizarea circuitelor i fluxurilor informaionale.
Precizarea ct mai exact i detaliat a procedurilor informaionale.
Informatizarea proceselor de munc i a celor de management, n principal.
Dezvoltarea bazei materiale.
Prima faz n cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraiei de ansamblu a
sistemului informaional mbuntit.

Concret se au n vedere aspecte cum sunt : fundamentarea sistemului pe noi principii


i cerine, concentrarea asupra abaterilor semnificative, felul i mrimea bazelor de date i
interconectarea lor, principalele module i aplicaii informaionale de realizat, echipamentele
de tratare electronic a informaiilor de introdus, etc. Rezultatul acestei faze l reprezint o
succint prezentare a configuraiei sistemului informaional cu precizarea principalelor
schimbri preconizate.
Cea de-a doua faz rezid n proiectarea de detaliu a componentelor informaionale, la
care intervin schimbri. n esen sunt posibile trei categorii de modificri :
introducerea de elemente noi (documente, proceduri informaionale);
comasarea sau schimbarea parial a coninutului unor componente informaionale;
eliminarea altor documente.
Astfel, n ceea ce privete documentele informaionale, ce urmeaz a fi ntocmite la
nivel de firm i centre de profit i care rspund cerinelor i exisgenelor managementului
prin obiective i prin bugete acestea pot fi :
Sisteme de bugete;
Bugetul general al societii;
Delimitarea i dimensionarea centrelor de profit;
Determinarea nivelului costului orei de funcionare la nivel de ntreprindere;
Situaia cheltuielilor repartizate direct pe centre de profit;
Situaia cheltuielilor repartizate n funcie de suprafa;
Situaia cheltuielilor repartizate n funcie de numrul de personal;
Bugetul centrului de profit;
Costul normat al produsului;
Centralizatoare de abateri;
Costul efectiv al produsului;
Tabloul de bord al efului centrului de profit.
Reproiectarea subsistemului organizatoric.
Principalele soluii de remodelare organizatoric pentru S.C. IRMEB S.A. vizeaz n
principal urmtoarele :
Delimitarea i dimensionarea componentelor procesuale funciuni, activiti atribuii,
sarcini gruparea acestora n componente structural organizatorice adecvate posturi, funcii,
compartimente corelarea lor cu principalele categorii de obiective.
nfiinarea / desfiinarea / comasarea de compartimente funcionale i operaionale.
Redimensionarea uman a unor compartimente i asigurarea unor posturi cu personal
cu competena necesar.
Structurarea judicioas a autoritii pe niveluri ierarhice i lanivelul posturilor de
management amplasate n cadrul acestora.
nfiinarea unui consiliu consultativ constituit din managerii de nivel superior i
conductorii centrelor de gestiune.
Elaborarea unor documente de formalizare a subsistemului organizatoric cu un
coninut nou ROF, organigrama, descrieri de funcii i fie de post.
Descentralizarea managerial asigurat prin nfiinarea i funcionarea de centre de
gestiune n sfera produciei, activitiilor auxiliare i funcionale.
Actuala structur organizatoric a societii corespunde n cea mai mare parte
cerinelor organizatorice a managementului prin obiective i prin bugete, singurul
compartiment care se impune a se nfiina fiind Compartimentul Bugete , aflat n
subordinea nemijlocit a directorului economic. Un alt aspect al acestor sisteme de
management este nfiinarea unor grupe obiective bugete, n cadrul fiecrui centru de
gestiune din sfera produciei de baz i auxiliare.

Consiliul consultativ impus, se arat ca un organism alctuit din directorii executivi i


conductorii centrelor de profit care, sub conducerea managerului general dezbate principalele
probleme rezultate din implementarea i utilizarea managementului prin obiective i a
managementului prin bugete. Nu are caracter decizional ci, prin ntlnirile sptmnale, ofer
managerilor materialul informaional pentru adoptarea de decizii i iniierea de aciuni n acest
domeniu.
Deasemenea se impune o modernizare a documentelor de formalizare a subsistemului
organizatoric. Ca titlu de exemplu este prezentat o structur a unei fie de post:
Analiza activitii de birotica i secretariat.
Organizarea activitii de secretariat.
Organizarea activitii de secretariat poate fi evidenat prin atribuiile ce revin acestui
post i anume :
Dactilografierea corespondenei de afaceri sau personal a managerilor.
Asigur interceptarea apelurilor telefonice i primirea vizitatorilor nepermind
accesul acestora n birourile managerilor dect n situaia n care acest lucru este posibil.
ntocmirea planului cltoriilor de afaceri, rezervarea locurilor la hotel, procurarea
biletelor de cltorie.
Organizarea din punct de vedere tehnic a edinelor, simpozioanelor, conferinelor,
coktailuri etc.
Sortarea, capsarea, clasarea, ndosariarea i arhivarea documentelor aflate n evidena
secretariatului.
Deschiderea corespondenei, clasificarea i expedierea ei.
Prepararea i servirea cafelei (ceaiul, etc) pentru invitai i manageri.
Primirea i transmiterea comunicrile prin fax sau e-mail.
Multiplicarea materialelor la copiator sau imprimant.
Ordonarea problemelor legate de protocol n cadrul firmei (aprovizionarea cu tot ceea
ce este necesar) i n afara ei (corespondena de protocol).
Pstrarea cu strictee orice informaie, secret de serviciu sau date la care se are acces
prin natura serviciului.
Executarea de orice alte lucrri specificate de efii ierarhici n condiii excepionale, cu
acordul sindicatului.
Asigur aprovizionarea i gestionarea necesarului de produse de papetrie aferente
activitii din secretariat.
Echipamente i programe de birotic utilizate n cadrul firmei.
Din punct de vedere al dotrii cu tehnic de calcul i echipamente auxiliare se poate
aprecia c S.C. IRMEB S.A. se afl printre societiile bine dotate, fiecare compartiment
funcional este dotat cu necesarul de tehnic de calcul.
Echipamentele existente sunt formate din : PC 80486, PC 80586, Pentium (la nivelul
echipei manageriale), imprimante, xerox, telefon, fax.
Aplicaiile de birotic i soft-urile sunt formate din : Pachet Microsoft Office si
Windows cu aplicatiile aferente n cadrul compartimentelor funcionale sunt utilizate diverse
programe specifice activitii compartimentului de referin (programe de contabilitate, de
eviden a personalului, de gestiune, diverse baze de date).

BIBLIOGRAFIE

1) Prof. Dr. Alina Berciu-Drghicescu, Manual de secretariat i asisten managerial


2) Pariza Maria, Curs de secretariat i asisten managerial
3) www.scribd.com Manual de secretariat
4) Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,
traducere, Editura Tehnic, Bucureti, 1999
5) Victor Alistar, Ion Popescu Slaniceanu, Protocol, corespondenta secretariat n
Administratia Publica, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2001
6) Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile n management, Bucureti , Teora, 1998