SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

CURS 3

1.4. Documentele contabile i evidena tehnico-operativ: obiect i surs

de informare pentru controlul financiar
Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicaii, care s asigure
transmiterea clar i rapid a informaiilor, a instruciunilor, ordinelor i directivelor,
necesare bunei desfurri a activitii. Sistemul de informare presupune existena
unui control asupra fundamentrii i executrii deciziilor. n procesul de conducere a
activitii economico-sociale, contabilitatea i controlul sunt eseniale pentru c
asigur ordine i disciplin economic i financiar.
Organizarea raional i clar a contabilitii dar i a controlului asigur
disciplina economic, gestionar i financiar. Sistemul de contabilitate reprezint
principala surs de informare a controlului financiar. Pentru a obine o imagine fidel
asupra activitii economico-financiare controlate, este necesar ca informaiile care
sunt puse la dispoziia organelor de control s fie reale, legale, corecte i de calitate.
Din acest considerent, n sfera controlului se cuprind, n primul rnd, obiective
privind ntocmirea documentelor i circulaia acestora i, n al doilea rnd, obiective
privind organizarea i conducerea evidenei tehnico-operative i contabile, cu
respectarea normelor metodologice n vigoare. Prin urmare, sistemul de documente
i de eviden reprezint att obiect al controlului, dar i surs de informare pentru
activitile de control.
Pentru contabilitate, documentele primare ndeplinesc funcia de acte
justificative, iar caracteristica lor principal este aceea c reflect situaia
economico-financiar i angajeaz rspunderea material. Pe baza lor se exercit
controlul financiar-contabil de gestiune. De aceea, documentele primare trebuie s
respecte anumite cerine n ceea ce privete structura, circulaia i arhivarea lor,
indiferent de mijloacele utilizate pentru ntocmirea i prelucrarea lor.
n acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ n
contabilitate i control s conin anumite elemente obligatorii, dup cum urmeaz:
denumirea documentului, denumirea i sediul social al entitii economice, numrul
de nregistrare fiscal al entitii care l ntocmete, numrul i data ntocmirii
documentului, menionarea prilor care particip la efectuarea tranzaciei, datele
cantitative i valorice, semnturile persoanelor care rspund de efectuarea
tranzaciei, semnturile persoanelor care au obligaia efecturii controlului financiar
preventiv sau dreptul de a aproba tranzacia respectiv.
O importan deosebit se acord controlului documentelor nainte de
efectuarea nregistrrilor n conturi, dar i dup aceast operaiune, att din punct de
vedere al formei, ct i din punct de vedere al coninutului.
A. Din punct de vedere al formei, obiectivele controlului documentelor sunt:
autenticitatea;
exactitatea i valabilitatea;
efectuarea corect a calculelor.

SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

Controlul autenticitii documentelor presupune ntocmirea lor cu

respectarea cerinelor legale, avnd ca direcii principale:
- modul de utilizare a documentelor tipizate;
- completarea documentelor cu toate elementele necesare;
- completarea corect a documentelor, constatarea eventualelor
falsificri i tersturi;
- certificarea eventualelor corecii i adugiri pe documente;
- existena semnturilor originale ale persoanelor n drept s dispun
i s controleze operaiunile respective, precum i semnturile
persoanelor care elibereaz i primesc valori;
- concordana semnturilor originale ale persoanelor menionate mai
sus cu semnturile de pe alte documente sau cu specimenele de
semntur.
Nendeplinirea uneia sau a mai multora dintre cerinele de mai sus reprezint
elemente prin absena crora documentele i pierd fora probatorie.
Controlul exactitii ntocmirii i valabilitii documentelor se realizeaz n
funcie de momentul i condiiile derulrii tranzaciei economico-financiare pe care o
consemneaz.
Controlul efecturii corecte a calculelor (controlul aritmetic) are rolul de a
constata i de a nltura erorile de calcul care pot denatura coninutul operaiunilor
economice i financiare. Exist situaii n care calculele din documente sunt
intenionat greite pentru a ascunde fraude, delapidri sau sustrageri.
B. Din punct de vedere al coninutului (fondului), obiectivele controlului
documentelor sunt:
legalitatea;
realitatea-exactitatea;
eficiena.
Controlul legalitii ntocmirii documentelor urmrete ca documentele s
fie ntocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiar. Coninutul
documentelor justificative se confrunt cu prevederile legale n vigoare i se
stabilete concordana dintre acestea.
Controlul realitii i exactitii operaiunilor economice i financiare
consemnate n documente stabilete dac operaiunile economice s-au produs n
realitate n limitele, condiiile i locul indicat de ele. Atunci cnd exist incertitudini
asupra realitii i exactitii operaiunilor se recurge la controlul faptic. De
asemenea, se poate apela la martori care au asistat la efectuarea operaiunii
respective sau la declaraii scrise de la persoanele implicate.
Controlul eficienei operaiilor economico-financiare are n vedere
necesitatea, economicitatea i oportunitatea operaiunilor.
Controlul necesitii are n vedere gradul de utilitate a operaiunilor,
consumurilor sau cheltuielilor consemnate n documente i urmrete
nlturarea risipei, a cheltuielilor inutile i a operaiunilor ineficiente;
Controlul economicitii urmrete dac operaiunea economicofinanciar este necesar din punct de vedere al activitii entitii, n
sensul n care genereaz un avantaj economico-financiar entitii;
Controlul oportunitii unei operaiuni are n vedere dac momentul ales
i locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai potrivite, att din
2

SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

punct de vedere economic, ct i pentru buna desfurare a activitii. O

operaiune economico-financiar poate fi real, poate s ndeplineasc
condiiile legale, ns exist situaii cnd nu este oportun din punct de
vedere economic i, de aceea, controlul trebuie s urmreasc eficiena
economic a operaiunilor derulate de entitate.
Un obiectiv esenial al controlului documentelor este gestionarea, folosirea i
evidena formularelor cu regim special (chitana, factura, bonul de comand, avizul
de nsoire, etc.). Nerespectarea cerinelor privind ntocmirea i utilizarea acestor
documente poate genera scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale i
bneti n scopul nsuirii lor n interes personal sau al justificrii neglijenei sau
risipei. Formularele cu regim special reprezint mijloace importante de prevenire a
pagubelor la nivelul entitilor.
nregistrrile contabile, registrele contabile i situaiile financiare reprezint
elemente de baz prin care se exercit controlul contabil. Cu ajutorul lor se exercit
un control asupra activitii economice, financiare i gestionare a entitilor.
Controlul contabil realizat pe baza documentelor primare i centralizatoare este
strns corelat cu controlul documentelor i se manifest mpreun ca un procedeu de
baz al controlului, sub denumirea control documentar-contabil.