PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

CRONOGRAMA GENERAL

1.

GYM.SGP.PG.13
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Fecha: 22/06/2008
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OBJETIVO
Establecer una metodologa general para la elaboracin de cronogramas que permitan:
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2.

Demostrar la factibilidad de completar el Proyecto en el plazo disponible.

Desarrollar y mostrar las estrategias de ejecucin.
Identificar la existencia de largos Plazo de Abastecimiento.
Identificar hitos importantes para el Cliente y/o para el Proyecto.

DESARROLLO
Un Cronograma es la representacin grfica del secuenciamiento y la duracin de las actividades de
un Proyecto. Debe basarse en la revisin del cronograma contractual o cronograma inicial y debe
tener los cambios que el Proyecto considere necesarios, respetando los hitos y alcances contractuales
como suministros, permisos, licencias, etc. Para que cumpla sus objetivos como herramienta de
gestin, el cronograma deber ser desarrollado hasta el nivel de detalle que sea:
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Necesario para identificar los recursos correspondientes, sirviendo como base para los cronogramas
de recursos, y
Suficiente para permitir la facilidad de lectura, entendimiento y actualizacin.

2.1. Elaboracin del Cronograma

El Gerente de Proyecto ser responsable de elaborar el cronograma general en conjunto con las reas
tcnica y de produccin. De ser necesario intervendrn tambin las jefaturas de las reas de soporte
que la direccin del Proyecto considere conveniente. La elaboracin del Cronograma General se puede
esquematizar en cuatro pasos:
a. Definicin de las Actividades:
Las actividades son las tareas especficas que deben ser realizadas durante la ejecucin de un
Proyecto para llevarlo a cabo. Las actividades se definen en funcin de las necesidades del Proyecto
y con el detalle necesario para poder plasmar las estrategias a utilizar a lo largo del Proyecto. Para
definir las actividades es necesario:
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Definir la Estructura de Divisin del Trabajo (EDT) del Proyecto.

Descomponer cada nivel del EDT.

Este punto es desarrollado con mayor detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras

de Control. En trminos generales, respecto a la definicin de las actividades, se debe tomar en
cuenta lo siguiente:
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Incluir todas las actividades que pertenecen al desarrollo constructivo del Proyecto, es decir
todas las actividades de produccin necesarias para realizar el Proyecto.
Incluir todas las actividades que representen hitos contractuales del Proyecto.
Incluir aquellas actividades que, aunque no sean parte de nuestro alcance de Proyecto y su
ejecucin sea por parte del Cliente, supervisin u otros contratistas, afecten al desarrollo de
nuestras actividades. Podrn representarse como actividades y/o como hitos.
Se debe identificar las autorizaciones, permisos y aprobaciones identificados en el proceso
de anlisis y que dada su criticidad afecten el inicio y/o desarrollo del Proyecto, ya sea por
exigencias de organismos pblicos, privados o del Cliente. Las fechas de cumplimiento que se
consideren crticas debern incluirse como hitos en el cronograma.

b. Secuenciamiento de actividades:
Consiste en identificar las relaciones de dependencia entre las actividades. La secuencia debe ser
lo ms precisa posible, a fin de apoyar la elaboracin de un cronograma realista y factible.

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A partir de este anlisis se identifican las actividades crticas, que son aquellas que por su
naturaleza, interrelacin con otras actividades y ubicacin en el secuenciamiento de actividades
dentro del cronograma, determinan la duracin del Proyecto. Es decir, son aquellas actividades
que no poseen holgura. A esta secuencia de actividades se le denomina ruta crtica, y debe
estar claramente identificada por el equipo del Proyecto. Durante el desarrollo del Proyecto, es
posible que la ruta crtica vaya cambiando, de acuerdo a la ejecucin real de las actividades que
la conforman.
c. Estimacin de la duracin:
Consiste en la estimacin del nmero de periodos de trabajo que sern necesarios para completar
las actividades individuales. Esta estimacin debe tomar en cuenta lo siguiente:
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Las actividades previamente identificadas, as como el volumen de trabajo de las mismas

(metrados), para los requerimientos de recursos humanos y materiales asignados a las
actividades.
Los mtodos constructivos seleccionados.
La velocidad de ejecucin (capacidad, potencia, rendimiento, etc.) de los recursos seleccionados
para la ejecucin.
La cantidad de recursos disponibles.
La experiencia acumulada en la gestin de Proyectos anteriores (know how de la
organizacin).

d. Desarrollo del Cronograma:

Definidas las actividades del Proyecto, secuencia y relaciones de dependencia de las mismas,
duracin de las actividades y los recursos asociados a cada una de ellas se procede a la diagramacin
del cronograma para lo cual se usar cualquier software disponible (por ejemplo, Microsoft Project
o Primavera).
La cantidad de niveles que se determine en la EDT depender de la complejidad del propio Proyecto.
El cronograma debe permitir, hasta el nivel que se haya definido estructurar las actividades,
identificar la utilizacin de los recursos a lo largo de la ejecucin del Proyecto1. Este cronograma
puede ser representado de diferentes maneras: Diagrama de Gantt, Curva Espacio Tiempo (Curva
Marshall), Pert CPM, Tren de Actividades, etc. Se adjuntan ejemplos.
En la elaboracin del cronograma es importante la determinacin del calendario del Proyecto, es
decir la definicin de las horas y das tiles para la ejecucin del Proyecto (tener en cuenta los
das feriados y otros das no laborables).
Una vez concluida la elaboracin del cronograma, el Responsable de Planeamiento y Control emite
el documento al Gerente de Proyecto para su revisin y aprobacin. La elaboracin del cronograma
implica un proceso de iteraciones en el diseo de las estrategias de ejecucin, hasta obtener la
alternativa ptima en plazo y costo.
Con las actividades definidas as como su duracin y recursos asignados en el Cronograma
General se puede obtener la siguiente informacin, cuya obtencin se desarrolla en detalle en el
procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronogramas de Recursos del presente manual:
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Cronograma de Materiales Crticos

Cronograma de Equipos
Cronograma de Personal Curva de Personal
Cronograma de Subcontratos
Cronograma de Costos Indirectos
Listado de Materiales de Stocks Mnimos

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos

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2.2. Tren de Actividades

En funcin a sus caractersticas particulares, algunos Proyectos o porciones del Proyecto podrn tener
sus cronogramas representados por un Tren de Actividades. Se aplica principalmente en Proyectos
en los que la variabilidad es reducida y que es posible descomponer en partes equivalentes de
trabajo. Esta herramienta est orientada a optimizar actividades repetitivas y secuenciales, pero la
metodologa tambin permite convertir un Proyecto no repetitiva en repetitiva.
Esta metodologa se basa en dividir los volmenes de trabajo en porciones pequeas, ms
manejables. La programacin de cada actividad se logra mediante el balance de la capacidad de las
cuadrillas asignadas a cada actividad, eliminando as tiempos de espera y tiempos muertos. Entre sus
caractersticas tenemos las siguientes:
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Es una programacin lineal basada en lograr volmenes de produccin similares para cada da,
en cada cuadrilla.
La cantidad de trabajo Q que se ejecuta en cada una de las estaciones debe ser aproximadamente
la misma.
La capacidad de cada estacin est diseada para la cantidad de trabajo Q.
Todos los das se tiene el mismo avance.

La elaboracin de un Tren de Actividades se desarrolla en detalle en el instructivo GYM.SGP.IN.02

Elaboracin de Tren de Actividades.

2.3. Cronograma Interno y Contractual

Es usual que el Cronograma General sea parte del Contrato, de modo que quedan establecidos de
esa manera los compromisos de plazo, fechas (hitos) y recursos ante el Cliente. Este Cronograma
se conoce como Contractual y normalmente es el cronograma que fue elaborado por Presupuestos
y con el que se gan la licitacin, aunque tambin es posible que el Cliente solicite al Proyecto la
elaboracin de un cronograma para este fin.
El Cronograma Interno es aquel que se elabora para el control interno del Proyecto. En principio
deberan ser iguales, sin embargo podra resultar necesario elaborar dos cronogramas diferentes por
alguno de los siguientes motivos:
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Los requerimientos del Cliente para el Cronograma Contractual (a nivel de detalle, secuencia,
divisin de las actividades, EDT, etc) pueden ser insuficientes o excesivos para realizar una gestin
efectiva del Proyecto.
La actualizacin del cronograma manejada por el Cliente corresponde a una versin superada, ya
sea por omisin en la solicitud o demora en la aprobacin de una versin actualizada.
La estrategia contractual2 definida por el Proyecto determine que la cantidad o detalle de la
informacin a entregar al Cliente sea diferente a la manejada de forma interna.
La estrategia contractual definida por el Proyecto determina que los plazos, fechas y/o recursos
comprometidos con el Cliente sean diferentes a la manejada de forma interna.

Es usual considerar metas ms agresivas y/o escenarios ms optimistas en el Cronograma Interno

que en el Cronograma Contractual.

2.4. Actualizacin del Cronograma

Debido a los cambios que se producen en los Proyectos, surge la necesidad de actualizar, el cronograma
interno y/o contractual, as como los recursos a utilizar a lo largo del Proyecto. Estos cambios pueden
ser debido a solicitudes del Cliente, retrasos del mismo en el suministro de recursos, necesidad del
contratista de adelantar actividades en el Proyecto por demoras en el mismo, etc. Es importante
resaltar que estos entregables del Planeamiento deben estar siempre actualizados ya que son el
punto de partida de la Programacin del Proyecto3.
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Ver procedimiento GYM.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.19 Herramientas de Programacin

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La actualizacin del cronograma general y/o los cronogramas de recursos a utilizar es responsabilidad
de Oficina Tcnica del Proyecto y la aprobacin corresponde al Gerente de Proyecto o Ingeniero
Residente previa revisin de la misma.

2.5. Matriz de Responsabilidades

GP

Pr

OT

1. Revisin de informacin de Transferencia

2. Desarrollo del planeamiento de ejecucin

3. Definicin de la metodologa de elaboracin del cronograma (CPM o
Tren de Actividades)
4. Asignacin de responsables de la elaboracin de cronograma general y
de recursos
5. Elaboracin del Cronograma General

6. Aprobacin del Cronograma General

7. Actualizaciones del Cronograma General

8. Aprobacin de actualizaciones

GP: Gerente de Proyecto

Pr: Produccin
OT: Oficina Tcnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prcticas

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El Cronograma debe desarrollarse por el equipo del Proyecto en su conjunto, de modo que se
beneficie del talento, la experiencia y el conocimiento tcnico que pueda aportar cada uno de
sus integrantes. Para ello debe estar basado en un adecuado anlisis del Proyecto4, en el cual
haya participado el equipo. La participacin de los ejecutores es fundamental para obtener un
cronograma realista, flexible y que aporte valor como herramienta de gestin.

Se recomienda que la EDT del cronograma contractual sea acordada con el Cliente. Es importante
manejar un nivel de detalle de la EDT como el que se sugiere al inicio de este documento, evitando
la generacin de un Cronograma muy extenso y difcil de manejar. Se procurar que este EDT no
cambie con los reajustes que se hagan durante la ejecucin del Proyecto. Podr actualizarse, si
se dan cambios en el alcance o la necesidad de controlar actividades adicionales para garantizar
el plazo. En caso sea necesario, el Proyecto podr solicitar soporte al rea de Control de Gestin
de Proyectos para sustentar el nivel de detalle propuesto ante el Cliente.

3.2. Documentos Relacionados

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GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto

GYM.SGP.PG.14 Cronogramas de Recursos
GYM.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente
GYM.SGP.IN.02 Elaboracin de Tren de Actividades

3.3. Anexos
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GYM.SGP.PG.13-A01 Cronograma en Diagrama de Gantt (ejemplo)

GYM.SGP.PG.13-A02 Cronograma en Tren de Actividades (ejemplo)
GYM.SGP.PG.13-A03 Curva Tiempo Camino (Marshall) Disponible en CD

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto