Sunteți pe pagina 1din 14

CE ESTE O FOAIE DE CALCUL TABELAR

Foaia de calcul tabelar, sau foaia de calcul electronic, sau speadsheet, este un program ce ne pune la dispoziie o
tabel de dimensiuni suficient de mari, n interiorul creia putem scrie att text ct i (mai ales) numere. Cu numerele scrise se
pot efectua foarte uor calcule, prezenta dependene funcionale multiple i vizualizri grafice. Fiind adaptat calculelor cu cifre
i reprezentri grafice, acest instrument se folosete n special n domeniul economic, deci poate fi utilizat n gestiunea
spitalului i sau a cabinetului medical. n acelai timp, prin inventivitatea i iscusina utilizatorului medic, acest instrument de
lucru se dovedete deosebit de util att n activitatea de cercetare medical, unde prin funciile statistice matematice oferite
ajut la analize statistice, precum i n activitatea curent dintr-o clinic, prin ntocmirea de grafice privind evoluia bolilor
pacienilor. Nu sunt rare situaiile n care cu ajutorul foilor de calcul au fost ntocmite baze de date cu pacienii tratai,
folosindu-se facilitile specifice programelor de baze de date, care exist implementate i la acest program (ordonare, filtrare).
Tabela este alctuit din linii i coloane. Pentru o identificare uoar, de regul, liniile sunt marcate cu numere, iar
coloanele cu litere (se incepe cu litera A i se continu pn la sfritul alfabetului, apoi se constituie grupuri de dou litere, tot
n ordine alfabetic). Intersecia dintre o linie i o coloan alctuiete o celul (cell) sau csu. Pentru identificare celula este
denumit prin numele coloanei, urmat de numrul liniei (ex: A1, C67, AB3).
Cu numerele nscrise n tabel pot fi efectuate calcule. Pentru aceasta n csuele tabelei se pot scrie i formule de
calcul, utiliznd operaiile matematice. Operanzii utilizai sunt coninutul numeric al celulelor sau constante numerice.
Rezultatul calculelor este depus chiar n celula n care a fost scris formula de calcul.
Datorit calculului dinamic n foaia de calcul orice modificare a unei date numerice din tabel este urmat automat de
recalcularea tuturor rezultatelor obinute pe baza acelei date

Lansarea n execuie a programului.

Se declaneaz meniul Start, apoi


se alege Start-Programs-MicrosoftOffice-Microsoft
Excel.
Se
acioneaz scurt butonul din stanga
de pe mouse.
Putem obine o lansare rapid n
execuie dnd un click dublu rapid
cu mouse-ul pe icon-ul Microsoft
Excel de pe suprafata ecranului.

Prezentarea general a programului.


Aspectul general al programului
este oferit n figura alturat.
Se remarc coloanle (denumite cu
litere: A, B, C,...) i liniile
(denumite cu numere: 1,2,3...).
Un fiier ne ofer mai multe foi de
calcul (implicit 3, dar numrul
poate fi mrit). n exemplul din
figur este activ foaia Sheet1,
activarea altei foi fcndu-se prin
acionarea cu mouse-ul pe butonul
respectiv (Sheet2 sau Sheet3).
Completarea cu informaie a tabelei
se face prin editarea celul cu
celul. Aceast operaie se poate
face prin intermediul celului
active. Celula activ este celula ce
are conturul ngroat. Poziia ei este
precizat n zona de deasupra foii
de calcul.

Schimbarea poziiei celulei active se face manevrnd tastele sgei de pe tastatur sau poziionnd cursorul mouse-ului peste celula
ce dorim s devin activ i apsnd butonul din stnga de pe mouse. Atenie, nu uitai s acionai butonul mouse-ului!
n continuare, vom avea dou tipuri de cursor: al mouse-ului i cursorul celul activ. Nu le confundai!
Putem muta cursorul celul activ cu o csu n jos i prin apsarea tastei enter.
2

n situaia n care prezentarea


programului pe ecran nu este n
concordan cu cele prezentate n acest
ndrumar, declanai cu ajutorul
mouse-ului meniul View. n acest
meniu trebuie s avei bifate comenzile
Formula bar i Status bar. n situaia
n care nu sunt bifate, acionai cu
mouse-ul asupra lor- Atenie, aciunea
asupra unei comenzi bifate duce la
scoaterea bifei.
Tot n meniul View ducei cursorul
mouse-ului asupra comenzii Toolbars.
Daca n lista aprut nu avei (ca n
figur) bifate comenzile Standard i
Formating acionai cu mouse-ul
asupra lor.
Pentru situaiile curente este suficient
s avei alese doar opiunile indicate.
Orice opiune suplimentar duce la
ncrcarea ecranului cu comenzi ce nu
vor fi folosite prea curnd!

Pentru a alctui o tabel se


duce cursorul celul n fiecare
din celulele n care dorim s
nscriem informaie i se
tasteaz informaia dorit.
Atenie, n mod implicit,
celulele
cu
informaie
numeric
i
aliniaz
coninutul la dreapta, iar
celulele cu text la stnga.
Putem
schimba
aceast
aliniere folosind butoanele de
aliniere de deasupra tabelei.
Atenie, nu lasai nencheiat
editarea unei celule, cci
putei s avei surpriza de a nu
avea
disponibile
toate
comenzile dorite. ncheierea
editrii unei celule se face fie
prin apsarea tastei enter, fie
automat
la
deplasarea
cursorului celul.

n figura de mai sus este prezentat un exemplu de aplicare n medicin a foii de calcul tabelar: urmrirea evoluiei
temperaturii unui pacient. Temperatura a fost urmrit timp de cinci zile cu ase determinri zilnice.

Memorarea pe disc, ntr-un fiier, a tabelei de calcul

Depunerea pe disc a
informaiei se face prin
intermediul comenzii Save
sau Save As din meniul
File. Este bine ca aceast
operaie s fie fcut
periodic, pentru a nu se
pierde informaie la o oprire
accidental a calculatorului.
Comanda Save As ne ofer
posibilitatea indicrii unui
nume nou sau a unui loc nou
sub care s depunem fiierul
pe disc. Comanda Save
efectueaz memorarea sub
vechiul nume i n vechiul
loc, actualiznd informaia
din fiier.
La prima operaie de
memorare, atunci cnd
fiierul nu are nc nume,
chiar dac lansm n
execuie comanda Save,
programul execut Save As.
Dup aparia pe ecran a ferestrei
Save As, fixm locul n care
dorim s facem memorarea
fiierului.
Pentru
aceasta
acionm butonul de la rubrica
Save in i din arborele aprut
alegem cu mouse-ul directorul
dorit. Se v-a alege un disc pe care
s avei drepturi de scriere.
Atenie, n laboratorul de
informatic medical trebuie s
alegei directoare doar de pe
discul Temporary (D:)
Dup ce am ales locul, indicm i
numele sub care dorim s
memorm fiierul. Pentru aceasta
ducem cursorul mouse-ului n
rubrica File name, acionm
butonul din stnga de pe mouse,
tergem cu tasta backspace i
delete numele aflat n rubric i
tastm noul nume.
n final apsm cu mouse-ul
butonul Save.

Selectarea unei poriuni din tabel


Varianta I. Folosind tastele sgei se duce celula activ n poziia de la care dorim s nceap selecia. Se
apas prelung tasta Shift i fr a ridica degetul de pe aceast tast, cu cealalt mn se manevreaz
tastele sgei pn cnd se selecteaz (negrete) zona dorit. n acel moment se ridic minile de pe
tastatur.
Varianta II. Se duce cursorul mouse-ului n celula de la care dorim s nceap selecia. Pentru a se anula
o eventual selecie anterioar se apas scurt butonul din stnga de pe mouse. Apoi se apas prelung
butonul din stnga de pe mouse i fr a ridica degetul de pe mouse se deplaseaz mouse-ul pe mas pn
cnd se selecteaz (negrete) zona dorit. n acel moment se ridic degetul de pe mouse.
O zon selectat are prima celul alb, restul celulelor fiind negre.
O zon selectat poate fi copiat (COPY), mutat (CUT) sau tears (DELETE). Deasemenea operaia de
selectare servete la umplerea automat (FILL) a unor zone, la efectuarea de calcule sau la ntocmirea de
grafice (CHART).
Exemplu de zon selectat.

Selecia unei linii dintr-o tabel. Selecia unei coloane dintr-o tabel. Selecia unei tabele.
Pentru selecia unei linii se acioneaz
cu mouse-ul asupra butonului ce indic
numrul liniei ce se dorete a fi
selectat.
n exemplu alturat este selectat linia
cinci din tabel.

Pentru selecia unei coloane se acioneaz cu mouse-ul asupra


butonului ce indic numrul coloanei ce se dorete a fi
selectat.
n exemplu alturat este selectat coloana B din tabel.
Pentru selectarea ntregii tabele se acioneaz asupra butonului
din colul stnga sus al tabelei.

Operaii cu zone selectate.


1.

A. Se selecteaz zona ce urmeaz a fi copiat.

B. Din meniul Edit se alege comanda Copy

D. Alegerea din meniul Edit a comenzii Paste

C. Indicarea poziiei copiei

E. Aspectul final al operaiei.


Zona ce s-a dorit a fi copiat este
ncadrat ntr-un chenar punctat, iar
sub form selectat apare copia.

Pentru operaia de mutare se respect aceeai pai, cu diferena c la pasul B se alege Cut. La pasul E nu apare dect copia,
zona iniial disprnd.

Operaia de tergere, este simpl, zona selectat disprnd la apsarea tastei Delete de pe tastatur.

Completarea automat a unei zone selectate

Completarea n jos
Se tasteaz nformaia (text sau numr)
cu care se dorete completarea.
Se selecteaz n jos grupul de celule ce
se dorete a fi completat
Din meniul Edit se alege Fill i apoi
Down
Exemplu de completare cu valoarea
100 a celulelor H3:H12

Completarea la dreapta
Se tasteaz nformaia (text sau numr) cu
care se dorete completarea.
Se selecteaz la dreapta grupul de celule
ce se dorete a fi completat
Din meniul Edit se alege Fill i apoi Right
Exemplu de completare cu valoarile a, b,
c, d, e a celulelor G3:J7

Completarea n serie
Se tasteaz nformaia de la
care ncepe seria.
Se selecteaz la dreapta sau
n jos grupul de celule ce se
dorete a fi completat
Din meniul Edit se alege
Fill i apoi Series
n fereastra nou aprut se
indic pasul seriei, precum
i modul de cretere
Exemplu de completare cu
valoarile
10,11,12,13,14,15,16,17,18,
19 a celulelor G3:G12.

Efectuarea de calcule.
Efectuarea de calcule necesit editarea unor formule matematice. Atunci cnd se editeaz o formul de calcul se ncepe
obligatoriu cu semnul egal.
n editarea formulelor de calcul se folosesc semnele celor patru operaii matematice (+ pentru adunare, - pentru scadere, /
pentru mprire i * pentru nmulire), funcii matematice specifice programului Excel, precum i parantezele pentru
respectarea ordinei operaiilor.
Pentru utilizarea funciilor matematice specifice programului se alege din meniul Insert comanda Function.
Exemple uzuale de funcii:
Average(domeniu) calculeaz media aritmetic a coninutului celulelor menionate n domeniu
Sum(domeniu) calculeaz suma coninutului celulelor menionate n domeniu
Max(domeniu) calculeaz cea mai mare valoare coninut n celulele menionate n domeniu
Min(domeniu) calculeaz cea mai mic valoare coninut n celulele menionate n domeniu
Domeniul se precizeaz citnd prima i ultima celul separate prin semnul :. Exemplu D2:D8 e domeniul de la D2 la D8.
Ca operanzi pot fi folosite valori constante, menionate ca atare, sau coninutul celulelor. Pentru a meniona coninutul
unei celule se indic numele celulei. Atenie, n urma unei operaii de copiere sau mutare, formulele de calcul se
actualizeaz meninndu-se relativitatea poziiilor celulelor. Dac dorim ca adresarea s fie absolut i celulele menionate
n formul s nu sufere translaii este necesar s precedm att numele colanei ct i cel al liniei cu semnul $. Exemplu de
formul ce nu se schimb prin copiere =$A$4+$R$5

Exemplu de calcul.
Se remarc apariia rezultatului la apsarea
tastei enter.
Cu ajutorul zonei formulelor constatm dac
numrul din celula activ este rezultatul unui
calcul.

Exemplu de utilizare de funcii matematice. Se remarc obinerea aceleiai valori pentru media aritmetic.

10

Inserarea unei funcii se face alegnd din meniul Insert comanda Function. Apoi se alege categoria de funcii i funcia dorit.
Urmeaz indicarea parametrilor funciei. Pentru aceasta se urmresc indicaiile din fereastr.
n final obinem rezultatul dorit.

ntocmirea de grafice.

Selectm zona ce urmeaz s fie


reprezentat grafic.
n exemplu se reprezint grafic evoluia
temperaturii pentru un pacient, pe o
perioad de cinci zile.

11

B. Din meniul Insert se alege


comanda Chart. (acelai efect se
obine acionnd asupra butonului
Chart de deasupra tabelei. )

C. n urma declanerii comenzii Chart,


pe ecran apare o fereastr ce ne
conduce n urmtorii patru pai la
realizarea graficului. n fereastra
Step 1 se alege tipul de grafic.
Dup ce a fost ales cu mouse-ul un
tip de grafic din zona Chart type se
alege varianta dorit n zona Chart
sub-type. Pentru o alegere corect
enumerm cteva din tipurile de
grafice disponibile:
Column prezint prin coloane
verticale
mrimea
valorilor
enumerate.
Bar prezint prin bare orizontale
mrimea valorilor enumerate.
Att column ct i bar pot fi
folosite
pentru
prezentri
comparative de valori.
Line prezint prin linii evoluia
mrimilor enumerate. Este util n
reprezentri de evoluii n timp.
Pie prezint ntr-un disc ct
reprezint
fiecare
valoare
enumerat din ntreg.
XY(Scatter) prezint prin puncte
coordonate xy, reprezentate de cele
2 iruri de valori enumerate.
Instrument util n reprezentri de
evoluii de tip funcie.
Pentru trecerea la pasul urmtor se
acioneaz asupra butonului Next.

D. La acest pas (Step 3) se stabilete dac se dorete o reprezentare a evoluiei datelor pe coloane sau linii.
Dac la punctul A selecia a fost corect fcut trebuie s fim ateni s nu modificm zona Data range.
Trecerea la pasul urmtor se face apsnd cu mouse-ul butonul Next

12

E. La acest pas (Step 3) se indic un titlu pentru grafic, precum i informaii pentru axele graficului. n partea superioar
fereastra prezint mai multe opiuni, n imagine fiind indicat opiunea Titles. Cu mose-ul pot fi cercetate i celelalte
opiuni. n final se trece cu Next la ultimul pas.

F. La acest ultim pas se indic locul n care dorim


s apar graficul:
ntr-o nou foaie de calcul
ca obiect n aceeai foaie de calcul
De regul se prefer opinea 2, care este implicit.

Aspectul final al graficului


construit n exemplul anterior este
prezentat n imaginea alturat
Se remarc ncadrarea graficului
ntr-un dreptunghi, avnd ase
mici ptrate negre pe contur.
Aceast mod de prezentare este cel
prin care ni se indic faptul c
obiectul este selectat

13

Un obiect selectat poate fi redimensionat astfel: se neap cu sgeata mouse-ului ptratul de pe latura pe care dorim s facem
redimensionarea i se apas prelung butonul din stnga de pe mouse. Fr a ridica degetul de pe buton, deplasm mouse-ul pe
mas pn cnd obiectul ajunge la dimensiunea dorit. n acel moment eliberm mouse-ul.
Un obiect selectat poate fi mutat pe ecran astfel: se neap cu sgeata mouse-ului interiorul obiectului, ntr-o zon liber i se
apas prelung butonul din stnga de pe mouse. Fr a ridica degetul de pe buton, deplasm mouse-ul pe mas pn cnd
obiectul ajunge n poziia dorit. n acel moment eliberm mouse-ul.
Pentru a copia, muta sau terge un obiect selectat se procedeaz similar ca n cazul operaiilor cu poriunilor de tabel
selectate.
Anularea seleciei unui obiect se face ducnd sgeata mouse-ului n exteriorul obiectului i apsnd scurt butonul din stnga.
n acel moment dispar cele ase ptrate de pe conturul obiectului.
Selectarea unui obiect se face ducnd sgeata mouse-ului n interiorul obiectului i apsnd scurt butonul din stnga. n acel
moment apar cele ase ptrate de pe conturul obiectului.

Prsirea a programului

Pentru prsirea programului se declaneaz


meniul File i se acioneaz comanda Exit.
Ca urmare a acestei operaii, dac programul
sesizeaz c au fost fcute modificri n
coninutul tabelei, suntem ntrebai ntr-o
fereastr dac dorim ca aceste modificri s
fie memorate n fiier. Se rspunde cu Yes
sau No n funcie de situaie

14