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de Arquivos Pessoais
Presidente da Repblica
Dilma Rousseff
Ministro da Sade
Marcelo Castro
Manual de Organizao
de Arquivos Pessoais
Copyright 2015
Departamento de Arquivo e Documentao/
Casa de Oswaldo Cruz/Fundao Oswaldo Cruz
Rose Oliveyra
Fotos:
Roberto Jesus Oscar e Vinicius Pequeno
D419m
Departamento de Arquivo e Documentao. Casa de Oswaldo Cruz. Fundao Oswaldo CruzManual de organizao de arquivos pessoais. Rio de Janeiro: Fiocruz/COC, 2015.
84 p.
sumrio
Apresentao
Introduo
1 Aquisio
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15
15
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1.4.1 Planejamento
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2 Organizao do arquivo
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2.1 Identificao
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2.2.2 Arranjo
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2.3 Descrio
2.3.1 Normas de descrio
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3 Acondicionamento e armazenamento
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3.1 Acondicionamento
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3.2 Armazenamento
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4 Bibliografia
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Anexos
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apresentao
possvel afirmar que um grande nmero de autores considera a publicao do Manual de arranjo e descrio de arquivos, escrito em 1898
pelos arquivistas holandeses S. Muller, J. A. Feith e R. Fruin, o marco inaugural da disciplina arquivstica como um campo autnomo de
conhecimento. O Manual dos holandeses, assim conhecido, ganhou o
mundo e foi traduzido para diferentes lnguas. Associada a este e outros
eventos histricos decorre a afirmao, disseminada entre profissionais
da rea, de que uma anlise das bases tericas e conceituais da disciplina vai nos remeter tradio manualstica, s suas limitaes e s
tentativas de generalizar o particular, favorecendo o imprio da norma.
Para a historiadora Ana Maria Camargo necessrio reconhecer que
a dimenso instrumental que domina a prtica dos arquivistas (e que a
seus olhos parece sempre divorciada da teoria) constitutiva da prpria
definio de arquivo. Em outras palavras, a instrumentalidade participa
de uma dupla condio: a de ser inerente prtica e a de ser, ao mesmo tempo, tema de reflexo, um tema essencialmente terico.
No Brasil, a tradio manualstica encontra na gesto do historiador
Jos Honrio Rodrigues (1958-1964) frente do Arquivo Nacional um
perodo frtil com a traduo de inmeras obras desta natureza, escritas
por europeus e norte-americanos, com destaque para os trabalhos do
arquivista e historiador Theodore Schellenberg. A partir da dcada de
1980, o mesmo Arquivo Nacional, outras instituies arquivsticas e as
associaes profissionais difundiram em manuais tcnicos experincias
seminais e inovadoras de autores brasileiros que acionaram componentes conceituais e metodolgicos da disciplina nos temas da conservao, identificao, classificao, descrio e avaliao.
Este conhecimento, contudo, relacionava-se com a organizao de documentos e arquivos produzidos por instituies pblicas. O que fazer
com os arquivos pessoais que ao longo do sculo XX passaram a ser
abrigados em arquivos pblicos e constituram centros de memria e
documentao? Entre ns, a partir da dcada de 1970 surgiram instituies dedicadas preservao e a difuso de arquivos de polticos, escritores e cientistas, entre outros. O Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil (CPDOC/FGV) foi um estmulo
para estas iniciativas e serviu como principal referncia de metodologias
ao sistematizar e publicar seus procedimentos em manuais a partir da
dcada de 1980.
Manual de Organizao de Arquivos Pessoais
Paulo Elian
Diretor da Casa de Oswaldo Cruz
Introduo
Esse manual tem o objetivo de apresentar o conjunto de procedimentos
adotados no Departamento de Arquivo e Documentao da Casa de
Oswaldo Cruz (DAD/COC) para identificao, arranjo e descrio de
arquivos pessoais sob sua guarda. Foi elaborado como ferramenta de
apoio equipe tcnica, com vistas a favorecer a padronizao de aes
e rotinas do processamento tcnico desses arquivos. Esperamos tambm que ele possa contribuir com instituies que custodiam arquivos
da mesma natureza, em seus esforos de aperfeioamento de tcnicas
e mtodos aqui abordados.
Neste manual, acatamos a definio de arquivo pessoal proposta por
Helosa Bellotto (2004, p.266):
conjunto de papis e material audiovisual ou iconogrfico resultante da
vida e da obra/atividades de estadistas, polticos, administradores, lderes de categorias profissionais, cientistas, escritores, artistas etc. Enfim, pessoas cuja maneira de atuar, agir, pensar e viver possa ter algum
interesse para as pesquisas nas respectivas reas onde desenvolveram
suas atividades; ou ainda pessoas detentoras de informaes inditas
em seus documentos que, se divulgadas na comunidade cientfica e na
sociedade civil, traro fatos novos para as cincias, a arte e a sociedade.
No incio dos anos 1970, num perodo marcado por forte represso poltica, observou-se a valorizao dos arquivos pessoais como fonte de
pesquisa, principalmente por parte dos historiadores. Data da mesma
poca a criao de diversos centros de documentao destinados a
acolher arquivos privados, como tambm o aumento da presena desses conjuntos documentais em instituies como museus e bibliotecas.
Em 1971 foi criado o Centro de Documentao do Instituto de Filosofia e
Cincias Humanas da Unicamp. Nos dois anos subsequentes, inauguraram-se o Centro de Memria Social Brasileira, do Conjunto Universitrio
Cndido Mendes, o Centro de Pesquisa e Documentao em Histria
Contempornea, da Fundao Getulio Vargas, e o Arquivo-Museu de
Literatura Brasileira, da Fundao Casa de Rui Barbosa. Alm do interesse por uma histria poltica renovada em suas bases metodolgicas,
o fato de as fronteiras da disciplina histrica se tornarem cada vez mais
permeveis influncia de outras disciplinas, como a antropologia e a
teoria literria, foi um dos principais fatores a impulsionar a redescoberta dos arquivos privados (Nedel, 2014, p.152, 153).
Esses e os demais termos arquivsticos adotados neste manual tm por referncia o Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (Arquivo Nacional, 2005).
Manual de Organizao de Arquivos Pessoais
Os Arquivos Oswaldo Cruz e Carlos Chagas foram nominados no Programa Memria do Mundo da
Unesco, respectivamente em 2007 e 2008.
dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ
10
Desde ento o DAD vem implantando sua poltica de captao de arquivos pessoais de cientistas, sanitaristas, profissionais da sade e tcnicos, cujas trajetrias contriburam para a histria das cincias e da
sade. Atualmente o acervo composto de 87 arquivos pessoais, que
cobrem registros documentais do final do sculo XVIII at os nossos
dias, com predominncia do sculo XX. Hoje, a captao de arquivos
pessoais orienta-se pela Poltica de Preservao e Gesto de Acervos
Culturais das Cincias e da Sade da Casa de Oswaldo Cruz (Fiocruz/
COC, 2013), segundo a qual os arquivos institucionais e pessoais tm
como parmetros temticos as cincias da vida que envolvem as cincias da sade, as cincias biomdicas, as cincias biolgicas e as
cincias humanas e sociais alinhadas misso institucional (p.13).
Este manual resulta de estudos e procedimentos de organizao de arquivos pessoais desenvolvidos pelo DAD desde a sua criao, em 1989.
Inicialmente, tais procedimentos estiveram baseados na metodologia
de organizao de arquivos pessoais proposta pelo Centro de Pesquisa
e Documentao de Histria Contempornea do Brasil (CPDOC, 1998),
instituio pioneira no tratamento de arquivos privados no Brasil. Em
termos gerais, nessa metodologia o quadro de arranjo dos arquivos
composto por categorias denominadas sries, subsries e dossis,
sendo essa ltima a unidade de descrio. Os critrios que definem
as categorias podem ser de natureza temtica, funcional, tipolgica
ou geogrfica e aparecem frequentemente associados em um mesmo
arquivo.
A partir de meados da dcada de 2000, verificou-se no DAD a necessidade de desenvolver uma metodologia de arranjo que contemplasse, ao
mesmo tempo, as caractersticas dos arquivos pessoais sob a sua guarda e a identidade de seu acervo, ligado histria da sade e da cincia.
Uma pesquisa no mbito da teoria e prtica de arquivos, realizada, por
estudo de caso no arquivo do cientista Rostan Soares, originou uma reorientao no tratamento dos arquivos pessoais, com a adoo do mtodo que privilegia o critrio funcional no estabelecimento das divises
internas do fundo (Santos, 2012), as quais foram denominadas grupos,
subgrupos e dossis, conforme veremos no item 2.2 deste manual.
Os trabalhos desta edio basearam-se no Manual de procedimentos
para a organizao de arquivos pessoais, elaborado em 2012 com a
coordenao de Vernica Martins de Brito e Maria da Conceio Castro.
Tal como a verso anterior, o presente manual reflete os esforos do
DAD para filiar-se arquivstica contempornea no que ela preceitua
acerca da preservao e informao de arquivos pessoais. Nesse
11
12
Aquisio
1.1 Diretrizes institucionais: poltica de aquisio
Na aquisio de acervos por qualquer instituio, um fator de maior relevncia o estabelecimento de uma poltica voltada para esse fim. Ela
pode integrar um conjunto maior de diretrizes da instituio, no que concerne funo de custdia de arquivos de um dado segmento histrico
ou cultural; pode ser expressa, num mbito mais geral, em um documento relativo incorporao de acervos arquivsticos, bibliogrficos e
museolgicos; ou ainda referir-se especificamente aquisio de arquivos pessoais.
Muitos aspectos esto envolvidos na deciso de incorporar um acervo
instituio e eles no se limitam aquisio propriamente dita, pois as
condies para preservao e futura disseminao do acervo tambm
devem ser consideradas. Portanto, qualquer que seja a abrangncia da
poltica, recomenda-se que ela seja elaborada por colegiado intersetorial
e interdisciplinar e referendada pelo mais alto escalo da instituio, de
modo a atender complexidade do tema e assegurar a adeso geral na
implementao de critrios, decises e procedimentos nela estabelecidos.
Formulada com base na misso e nos objetivos da instituio em
especial os da rea de arquivo e documentao , a poltica de aquisio deve prover os principais critrios que nortearo as deliberaes
acerca da incorporao de acervos documentais. No que diz respeito
aquisio de arquivos pessoais, espera-se que tal poltica oriente as decises sobre sua pertinncia para a instituio nos seguintes aspectos,
entre outros:
Linha de acervo, ou seja, o mbito temtico, temporal, geogrfico etc. de interesse para a instituio.
Modalidades admitidas de aquisio (doao, custdia, comodato, compra, permuta, entre outras).
Gneros documentais admitidos (documentos textuais, iconogrficos, cartogrficos etc.).
Formaes documentais admitidas (arquivos no todo e/ou em parte, colees, itens documentais);
Condies admitidas de acesso, nos casos em que o produtor ou custodiador reivindica restries ao
acesso do arquivo ou parte dele, como tambm nos casos em que tais restries so ditadas pela legislao.
Direitos da instituio sobre o acervo, aps a sua aquisio.
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O relatrio de anlise preliminar, em especial as informaes relativas a organizao, volume/quantidade, caractersticas fsicas e estado de conservao dos
documentos, embasar o planejamento do traslado do acervo para a instituio.
Entre os profissionais responsveis pela tarefa, no devem faltar um conservador e um
arquivista ou documentalista da instituio, uma vez que o principal objetivo do planejamento assegurar a integridade fsica do acervo e garantir que no se comprometa
a ordem original dos documentos durante os processos de embalagem, transporte e
guarda do acervo na instituio. Caso tais operaes sejam realizadas por firma ou
empresa, deve-se estabelecer, por contrato, que um plano de transporte ser submetido aprovao desses profissionais ou elaborado em conjunto com eles.
Se for constatada, na anlise preliminar do arquivo, a presena de trofus, medalhas ou outros itens tridimensionais, um muselogo dever colaborar na fase de
planejamento, com instrues sobre acondicionamento e transporte desse material. Na COC, um muselogo do Museu da Vida dever participar dessa etapa,
quando necessrio.
O nvel de detalhamento do plano ser determinado, sobretudo, pelo volume, gneros documentais e estado de conservao dos documentos que integram o
acervo a ser transportado. Em linhas gerais, esse documento estabelece:
Mtodos, equipamento e material de embalagem, com vistas a garantir a segurana e integridade do acervo e a
segurana do pessoal.
Plano de embalagem do acervo, conforme organizao/ordenao dos originais, quando existir, e condies fsicas
e de contaminao dos documentos.
Instrumentos de controle do contedo das embalagens, em planilha eletrnica, lista, quadro ou outro formato.
Pessoal necessrio para embalagem e transporte, com definio de frentes distintas de trabalho, se necessrio.
Orientaes sobre a disposio das embalagens no carro de transporte e sobre o armazenamento delas ao dar
entrada na instituio.
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Documentos em que se constatou, na anlise preliminar, contaminao por insetos e microrganismos, bem
como aqueles em condies avanadas de deteriorao
ou que apresentam fragilidade extrema devem ser embalados individualmente. Na etapa de planejamento, o
conservador indicar os itens que se encontram nessas
condies, bem como o tipo e a quantidade de embalagens a serem utilizadas, conforme os suportes e a condio fsica dos documentos.
A condio de documento contaminado deve ser assinalada de modo bem visvel na sua embalagem individual
(Figura 1).
Se for necessria a reunio de embalagens em conjuntos, recomenda-se o uso de cadaro de algodo com
2cm de largura, conforme tambm se v na Figura 1.
Elstico e barbante so terminantemente vetados, em
virtude dos danos fsicos que causam aos documentos.
Estojos, pastas e envelopes originais em que estejam registradas informaes sobre os documentos
no devem ser separados deles na embalagem para
transporte. Note-se, porm, que se algum tipo de
contaminao for detectado, o documento e seu invlucro no podem ser embalados juntamente com
os demais itens do acervo.
Documentos audiovisuais, sonoros e digitais que se
encontram em suas embalagens originais podem ser
acondicionados em caixas-arquivo (Figura 4). Caso
possuam tamanho excedente, as embalagens devem
ser adequadas ao seu formato e peso. O tipo e a gramatura do papel de tais embalagens tambm sero
definidos pelo conservador, conforme o material a
ser embalado, mas se recomenda uma gramatura
mnima de 120g/m2.
Livros e outros documentos bibliogrficos tambm podem ser embalados em caixas de papelo rgido e de
boa qualidade, atentando-se para o volume e peso que
tero depois de preenchidas, pois devem ser manejadas
sem dificuldade. Recomenda-se o uso de caixas com as
medidas 43cm x 30cm x 42cm, que permitem melhor
manejo.
Para documentos de formatos maiores, como os cartogrficos, devem ser confeccionadas embalagens adequadas s suas dimenses e peso, feitas com papel alcalino de gramatura igual ou superior a 120g/m. Cada
embalagem pode abrigar um pequeno conjunto desses
documentos, cujo total deve ser estabelecido pelo conservador, conforme as medidas, o estado de conservao e o peso dos papis (Figura 3).
Figura 4: Documentos audiovisuais, sonoros e digitais podem ser transportados em caixas-arquivo, se seu formato e
peso permitirem
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na escolha do veculo a ser utilizado para transporte do acervo, deve-se considerar a quantidade e o estado de conservao do material. importante que
caixas e demais embalagens sejam acomodadas firmemente no veculo, de
modo a evitar que sejam amassadas ou rompidas quando o carro estiver em
movimento. embalagens de itens muito frgeis merecem ateno especial e no
veculo de transporte devem ser acomodadas separadamente do restante do
acervo, salvaguardando-as de peso excessivo sobre elas. O conservador indicar a necessidade e convenincia de elas serem transportadas pelos prprios
tcnicos da equipe.
se necessrio, o planejamento incluir instrues sobre a disposio das embalagens no veculo de transporte, mas a experincia e o bom senso dos profissionais so fundamentais para garantir procedimentos seguros. por isso, recomenda-se que conservador e arquivista acompanhem e orientem os trabalhos
tambm nessa etapa.
20
Por se tratar de atividades pertinentes rea de preservao e conservao de documentos, no nos detemos, neste
Manual, em instrues sobre diagnstico de conservao e higienizao. Bibliografia sobre o tema pode ser encontrada no
site do Projeto Conservao Preventiva em Biblioteca e Arquivos.
21
Organizao
do arquivo
A organizao de um arquivo pessoal compreende as atividades de
identificao, arranjo 4, descrio, codificao, alm da guarda ordenada
dos documentos que o compem.
As informaes obtidas na anlise preliminar do arquivo, sobre abrangncia e contedo, so de grande valia para sua organizao. Durante essa
etapa, elas sero complementadas por meio da anlise dos prprios
documentos, conforme avanarem os trabalhos de identificao, arranjo
e descrio. Se persistirem lacunas sobre aspectos que se considerem
importantes, convm san-las por meio de entrevistas com o produtor
ou custodiador do arquivo e consulta a outras fontes fidedignas.
Tambm so importantes as informaes relativas histria arquivstica, em especial a lgica ou lgicas de organizao dos documentos
adotadas pelo produtor e/ou custodiador. Tratando-se de arquivos pessoais, com frequncia se opta por um quadro de arranjo que melhor
atenda ao seu uso como fonte de pesquisa. Ainda assim, quanto mais
conhecermos o processo de constituio do arquivo, maior ser nossa
capacidade de o apreendermos num sentido mais amplo e de abord-lo
contextualmente.
4
Na arquivstica brasileira foi consagrada a distino entre classificao e arranjo: para arquivos correntes, plano de classificao; para arquivos permanentes, quadro de arranjo. O procedimento bsico, contudo, o mesmo; as condies nas quais o tratamento tcnico feito que so diferentes.
22
2.1 Identificao
Grosso modo, pode-se considerar a identificao de um arquivo pessoal com vistas ao seu
arranjo como a etapa de processamento tcnico na qual se verifica em que medida e de
que forma o arquivo se relaciona trajetria de seu produtor.
Ao transpor para os arquivos pessoais a metodologia de identificao recomendada para
arquivos institucionais5, entendemos que essa etapa compreende duas vertentes integradas de atividades: uma voltada para a identificao do contexto em que o arquivo foi formado o que, no arquivo pessoal, equivale trajetria de vida de seu produtor e outra
destinada identificao dos prprios documentos. A primeira vertente deve resultar em
um estudo biogrfico do produtor do arquivo; a segunda, no mapeamento das espcies
e tipos documentais, conforme se ver a seguir.
23
Sobre tipologia documental, ver, entre outros, Duranti, 1995; Belloto, 2002; Heredia Herrera, 2007; e Rodrigues, 2008.
No Brasil, estudos de caso sobre tipologia documental em arquivos pessoais tm enriquecido o tema com reflexes conceituais e metodologias. Ver, entre outros, Santos, 2010; Rodrigues, 2011; Thom, 2012; e Viana, 2012.
24
BR RJCOC OC
Identificador da instituio custodiadora, atribudo pelo Conarq
Identificador do fundo, atribudo pelo DAD
25
2.2.2 Arranjo
As caractersticas prprias de cada arquivo, derivadas em grande parte da trajetria de seu produtor e das relaes que ele estabelece nas diversas esferas
de sua vida, devem ser observadas na elaborao do quadro de arranjo.
No que concerne atuao profissional/disciplinar, indivduos atuantes em uma
mesma rea ou em reas conexas exercem e realizam funes e atividades que
tendem a coincidir, o que se expressa igualmente na similaridade de espcies e
tipos documentais presentes em seus arquivos. Assim, convm que a instituio
detentora desses acervos busque padronizar a denominao das subdivises
das estruturas de arranjo, em benefcio da qualidade de recuperao e acesso
aos documentos. Para tanto, deve-se manter disposio da equipe tcnica
uma listagem das categorias predominantes, com o escopo de cada uma delas.
A essa relao so incorporadas novas categorias sempre que necessrio, sendo recomendvel estabelecer um controle sobre esses acrscimos para avaliar
sua pertinncia e evitar redundncias.
No DAD utilizamos atualmente um elenco de categorias proposto por Santos
(2005), cujo primeiro nvel denominamos grupos e que correspondem s grandes funes desenvolvidas pelo produtor do arquivo em sua rea de atuao.
Os grupos podem ser divididos em subgrupos, que representam, em geral, as
atividades exercidas pelo produtor em determinada funo. A adoo de subgrupos no obrigatria e deve-se restringir necessidade de criar um nvel
intermedirio entre o grupo e o dossi, conjunto de documentos organizados
em torno de aes, eventos, pessoas, temas ou outro aspecto em comum.
O Quadro 1 apresenta a relao dos grupos mais frequentemente adotados nos
arquivos pessoais sob a guarda do DAD. Baseia-se naquela proposta por Santos (2012, p.97-98) e a ela acrescentamos os respectivos subgrupos tambm
mais utilizados.
8
Sobre esse tema ver, entre outros, Camargo, Goulart, 2007, especialmente o Captulo 2 Da teoria prtica.
26
Subgrupos
Documentos Pessoais
Vida Pessoal
Relaes Familiares
Relaes de Sociabilidade
Organizao Financeira
Leitura de Interesse Pessoal
Manifestaes Pstumas
Formao e Administrao
de Carreira
(Atividades de constituio e guarda de papis
relacionados a estudos, estratgias e trajetria da carreira. Incluem, ainda, a realizao de estgios, obteno de
bolsas, prmios e homenagens associadas ao reconhecimento da contribuio cientfica.)
Formao Acadmica
Participao em Concursos
Participao em Comisses
Avaliadoras
Participao em Homenagens,
Congratulaes e Premiaes
Participao na Poltica Universitria
Sistematizao da Trajetria
Realizao de Aulas
Docncia
(Atividades de formao e ensino em graduao e
ps-graduao, incluindo cursos regulares e temporrios, orientao de dissertaes e teses e participao
em bancas e seminrios.)
Pesquisa
(Atividades de pesquisa associadas ou no ao desenvolvimento de tecnologia em ambientes institucionais como
universidades e institutos de pesquisa. Seu locus em
especial o laboratrio, onde atuam pesquisadores e/
ou grupos de pesquisa com objetos/temas de pesquisa
definidos. Aqui se incluem atividades de comunicao
e disseminao dos resultados, como a publicao de
artigos, conferncias e comunicaes em congressos.
Tambm inclui atividades de planejamento e gesto de
recursos financeiros e oramentrios, humanos, materiais e de infraestrutura voltados para o desenvolvimento
da funo de pesquisa.)
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Programao da Pesquisa
Leitura de Interesse Profissional
Coordenao de Projetos
Divulgao de Resultados
Intercmbio Cientfico
Solicitao e Concesso de Auxlios
Prestao de Contas
(Nota: Eventualmente, Docncia
e Pesquisa podem constituir um
nico Grupo.)
Subgrupos
Gesto Institucional
(Atividades de formulao e implementao de polticas
pblicas de cincia & tecnologia. Seu locus inclui em
especial as altas esferas da administrao pblica vinculadas ao Ministrio da Cincia e Tecnologia, agncias de
fomento ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico, secretarias estaduais de cincia e tecnologia, fundaes e institutos de pesquisa, e organismos internacionais.)
Relaes Interinstitucionais
e Intergrupos
Administrao Institucional
Elaborao e Implantao de
Polticas e Programas de Sade
e Pesquisa
Participao em Eventos
Participao em Sociedades
e Associaes
28
Sob tal perspectiva, necessrio manter o vnculo entre todos os registros que
fazem parte do arquivo e que se referem trajetria de seu produtor. Todos eles
devem estar contemplados na estrutura do arranjo, para que seja mantida e informada a relao que mantm entre si.
No DAD, aps classificados, os documentos iconogrficos, sonoros e audiovisuais
integrantes dos arquivos pessoais so encaminhados s reas especficas no prprio Departamento, para descrio especfica, acondicionamento e armazenamento. Quanto aos documentos no arquivsticos, aps sua classificao arquivstica e
registro, na base Arch, de suas informaes contextuais em relao ao fundo, so
encaminhados s suas reas especficas de tratamento e guarda, como a Biblioteca de Histria das Cincias e da Sade (documentos bibliogrficos) e o Museu da
Vida (objetos). Em ambos os casos, utilizam-se formulrios prprios para controle
e registro dos documentos transferidos e tambm para facilitar sua localizao e
acesso. Esse procedimento impe, portanto, estreita colaborao entre as reas
do DAD e as demais da COC responsveis por tratamento tcnico e guarda de
acervos.
No Anexo 5 apresentamos, a ttulo de exemplo, o quadro de arranjo do Arquivo
Herman Lent (1911-2004).
2.3 Descrio
2.3.1 Normas de descrio
Nos ltimos anos, no plano internacional e nacional, normas de descrio
arquivstica foram elaboradas e disseminadas no propsito de alcanar uma
padronizao de procedimentos e, com isso, favorecer a interao entre os
diversos sistemas arquivsticos e o intercmbio nacional e internacional de
informaes.
29
30
O Arquivo Nacional publicou verses em portugus das quatro normas mencionadas (CIA, 2000, 2004, 2008,
2009).
31
acondicionamento
e armazenamento
O acondicionamento de documentos de arquivo tem como objetivo preserv-los e facilitar sua busca. Ele deve ser feito por meio da utilizao
de embalagens confeccionadas em material e formatos adequados aos
diferentes suportes documentais que o arquivo possui. Por sua vez, o
armazenamento consiste na guarda dos documentos em mobilirio especfico e em rea destinada a esse fim. As reas de depsito devem
estar de acordo com os padres de segurana e preservao do acervo. Ambas as atividades devem ser planejadas, geridas e executadas
sob a orientao de um conservador.10
3.1 Acondicionamento
A escolha pelas solues mais adequadas de acondicionamento dos documentos devese basear no diagnstico de seu estado de conservao, a ser realizado por um especialista ou sob sua orientao, antes da fase de acondicionamento.
Cabe tambm reiterar que todos os documentos devem estar higienizados e, se for o caso,
desinfestados antes de receberem suas embalagens definitivas. Outro procedimento importante, a ser observado na fase de acondicionamento, refere-se retirada de documentos de suas embalagens originais. Nesse momento, deve-se assegurar que no se percam
informaes sobre contedo, forma, origem e outros aspectos dos documentos que s ali
estejam registradas.
O manejo dos documentos requer o uso de luvas e todos os demais cuidados que sua
preservao exige, como a restrio absoluta de comida e bebida no ambiente em que
eles estejam sendo embalados e o manuseio atento durante os procedimentos de embalagem, a fim de evitar dobraduras, vincos e outros danos aos documentos.
A seguir indicamos algumas recomendaes para o acondicionamento dos gneros
documentais mais presentes nos arquivos pessoais custodiados pelo DAD. Aspectos
no contemplados nessas recomendaes devem ser objeto de consulta especfica ao
10
Sobre acondicionamento e armazenamento de documentos, ver, entre outros: Brito, 2010; CCPF/
Funarte, 2004(a, b, c); Conarq, 2005; Conway, 2001; Filippi, Lima, Carvalho, 2002; Garlick, 2001; Hazen et al., 2001; Mustardo, Kennedy, 2001; Ogden, 2001; Patkus, 2003; Reilly, 2001; Resource, 2004;
St. Laurent, 2001; e Van Bogart, 2001.
32
conservador. Do mesmo modo, objetos e documentos bibliogrficos que por algum motivo permaneam sob a guarda do DAD devem ser acondicionados conforme instrues
emanadas da reserva tcnica do museu da Vida e da Biblioteca de Histria das Cincias
e da sade.
3.1.1
Documentos textuais
33
34
35
Figura 13: Ampliaes fotogrficas em jaquetas de polister e papel neutro, acondicionadas em pasta suspensa
36
Br rJCOC HL.Dp.pB.06.001
Identificador da instituio custodiadora (COC)
Identificador do fundo (Arquivo Herman Lent)
Identificador do grupo (Docncia e Pesquisa)
Identificador do subgrupo (Participao em Bancas
de Seleo e Defesa de Mestrado e Doutorado
Identificador do dossi (Fotografias)
Identificador do item no dossi
Figura 14: Embalagem de negativos fotogrficos flexveis, confeccionada em plstico inerte e papel neutro
37
para os demais documentos iconogrficos como desenhos, charges e caricaturas e cartazes, o procedimento o mesmo, guardadas as diferenas de
suporte entre tais documentos (o papel) e a fotografia (papel ou outro suporte,
com camada de gelatina e sais de prata, formadora da imagem).
por sua vez, os lbuns fotogrficos so acondicionados em caixas de carto
neutro ou revestidas internamente de papel neutro, encontradas no mercado
especializado em embalagens de acervo fotogrfico (Figura 16).
38
FIL 01.3
TTULO: Festa Junina no Sanatrio de Curicica
Material: cpia sonora
Obs.: parte nica
BR RJCOC.LR.GI.05.01
BR.RJ.COC.AF.FC.ST.05.01
VHS 190
VHS
190
11
Denominamos nmero fsico o cdigo de localizao da unidade de arquivamento na rea de guarda, utilizado
no controle topogrfico do acervo (ver item 3.2.1 deste manual).
39
3.2 Armazenamento
A rea de depsito do acervo arquivstico deve ficar, sempre que possvel, isolada dos espaos reservados ao trabalho tcnico e da Sala de Consulta. importante contar com mecanismos de controle das condies ambientais, evitando oscilaes bruscas de temperatura
e de umidade relativa do ar. O monitoramento peridico controla a estabilidade climtica
das reas.
O acervo deve ficar resguardado de contaminantes como poeira e poluio e para isso
necessrio manter rotinas permanentes de higienizao dos documentos e limpeza adequada das reas de depsito e de seus mobilirios. recomendvel tambm evitar a incidncia constante de luz sobre o acervo.
O local deve seguir rigorosamente as normas do Corpo de Bombeiros para prdios pblicos, quais sejam, a existncia de escadas externas dotadas de portas duplas com, no
mnimo, um metro de largura, e sistemas de extino de incndio manuais ou automticos.
Deve-se tambm prever um sistema de deteco de fumaa ou calor conectado a um sistema de alarme.
40
41
FIL 03.01
Identificador de registros flmicos
Identificador de estojos de 300 metros
Sequncia numrica que indica a ordem de guarda da
embalagem na prateleira
Fitas videomagnticas e digitais e DVDs so armazenados verticalmente em prateleiras de arquivos deslizantes (Figura 21). Para otimizao de espao, sua guarda
feita por formato, o que tambm exige que seus nmeros fsicos incluam siglas que
identificam os diferentes formatos existentes no acervo, como no exemplo a seguir.
VHS 190
Identificador do formato VHS
Sequncia numrica para fitas VHS
42
43
bibliografia
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicaes Tcnicas,
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. Cadernos tcnicos de conservao fotogrfica, 2. 3. ed. rev. ampl.
Rio de Janeiro: Funarte, 2004(b). Disponvel em: http://www.funarte.gov.
br/preservacaofotografica/wp-content/uploads/2010/11/cad2_port.pdf.
Acesso em: 24 set. 2014.
. Cadernos tcnicos de conservao fotogrfica, 3. 3. ed. rev. Rio
de Janeiro: Funarte, 2004(c). Disponvel em: http://www.funarte.gov.
br/preservacaofotografica/wp-content/uploads/2010/11/cad3_port.pdf.
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44
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Trad., Vitor Manuel Marques da Fonseca. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. (Publicaes tcnicas, n.50). Disponvel em: http://www.
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DELMAS, Bruno. Arquivos para qu?: textos escolhidos. So Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso, 2010.
45
ISDIAH:
Archival
46
47
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Cincia da Informao) Instituto de Arte e Comunicao Social da Universidade Federal Fluminense, Niteri, 2012. Disponvel em: http://www.
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TRAVANCAS, Isabel Siqueira; ROUCHOU, Jolle Rachel; HEYMANN, Luciana Quillet (Org.). Arquivos pessoais: reflexes disciplinares e experincias
de pesquisa. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2013.
48
49
ANEXOS
ANEXO 1
Campos de informao da anlise preliminar de arquivos pessoais
campos
1.2 Ttulo
Objetivo: Identificar
nominalmente a unidade
de descrio.
1.3 Data(s)
Objetivo: Informar a(s)
data(s) da unidade de
descrio.
50
campos
51
campos
2.4 Procedncia
Objetivo: Identificar a origem
imediata de aquisio ou
transferncia da unidade de
descrio.
Temas predominantes.
Espcies e tipos documentais
predominantes.
Descrio sumria de objetos e acervo
bibliogrfico, caso estejam presentes no
conjunto a ser adquirido.
4.3 Idioma
Objetivo: Identificar o(s)
idioma(s), escrita(s) e
sistemas de smbolos
utilizados na unidade de
descrio.
52
campos
6 rea de notas
6.1 Notas sobre conservao
Objetivo: Fornecer
informaes sobre o estado
de conservao da unidade
de descrio, visando
orientar aes preventivas ou
reparadoras.
53
campos
54
campos
Obs.: A denominao e numerao dos campos, bem como seus objetivos foram reproduzidos da Nobrade (Conarq, 2006). As informaes e instrues sugeridas para o levantamento baseiam-se em parte nas
instrues da mesma norma.
55
ANEXO 2
Roteiro de entrevista com produtor ou custodiador do arquivo,
sobre contexto de produo e guarda de arquivo pessoal
1 Produo, acumulao e custdia
O que motivou a doao do fundo?
Quem tomou a iniciativa de guardar os registros: o prprio produtor do
arquivo ou outra pessoa?
A partir de quando a acumulao dos documentos do arquivo comea
a ocorrer sistematicamente? O produtor do arquivo foi o responsvel pela
iniciativa? Contou com ajuda de terceiros para isso?
Houve mudana de endereo do produtor do arquivo ou da famlia? Nesses episdios, houve eliminao de documentos? Se houve, que critrios
a orientaram?
Documentos do arquivo foram enviados a membros da famlia, amigos ou
colaboradores?
Tem-se notcias da incorporao, ao arquivo, de conjuntos documentais
ou itens provenientes de outras pessoas, como membros da famlia, colaboradores ou parceiros de trabalho?
Documentos do mbito da atuao pblica e/ou profissional foram incorporados ao arquivo? Por quem? Com que frequncia?
Da mesma forma, documentos da vida privada eram acumulados no ambiente de trabalho? Havia um trnsito documental entre esses cenrios de
atuao do produtor do arquivo?
Que documentos do arquivo o produtor ou custodiador considera de carter pessoal e quais entende como de carter institucional, no conjunto
documental?
Houve iniciativa(s) de organizar o conjunto, por parte do produtor ou do custodiador? Se houve, que lgica norteou essa(s) organizao(es)?
Houve transferncia de custdia do conjunto documental, ao longo do
tempo?
Houve disperso, interveno ou sinistro relacionados ao conjunto?
H parcelas do arquivo sob custdia de outras pessoas ou
instituies?
56
57
ANEXO 3
Modelo de Termo de Doao de acervos arquivsticos privados
TERMO DE DOAO
Pelo presente documento,
[nome completo do doador],
[nacionalidade], portador da clula de
identidade n , expedida por
[rgo expedidor], residente na
[endereo completo], doravante denominado(a) DOADOR(A), declara transferir
FUNDAO OSWALDO CRUZ, doravante denominada DONATRIA, sem quaisquer
restries quanto aos seus efeitos patrimoniais, financeiros, livre e desembaraado de
qualquer nus, os documentos textuais, sonoros, visuais e audiovisuais sob quaisquer
suportes fsicos, pertencentes ao acervo de
[nome completo do produtor do arquivo],
constantes na listagem em anexo a este TERMO.
CLUSULA 1 - A DONATRIA, ao aceitar e incorporar o acervo ao seu patrimnio
documental, assume nesta data o domnio, posse, direito e ao que sobre o mesmo
exercia o(a) DOADOR(A).
CLUSULA 2 - A DONATRIA, por meio do DEPARTAMENTO DE ARQUIVO E
DOCUMENTAO DA CASA DE OSWALDO CRUZ, se obriga a organizar, inventariar e
conservar o acervo documental, objeto da doao, colocando-o em condies de ser
utilizado em estudos e pesquisas de carter acadmico e cultural.
CLUSULA 3 - A DONATRIA, atravs da CASA DE OSWALDO CRUZ, fica autorizada
a utilizar o acervo para os mencionados fins, no todo ou em parte, bem como permitir o
acesso ao mesmo, podendo dispor sobre o modo e as condies em que se dar.
CLUSULA 4 - Aplica-se a este TERMO as disposies consolidadas na Lei 8159/1991,
Decreto 4.073/2002, nos artigos 538 a 564 da Lei 10.406/2002 (Cdigo Civil), na legislao
correlata e demais normas que regem a matria.
CLUSULA 5 - O presente TERMO ser lavrado em 02 (duas) vias de igual teor e
contedo e para um s efeito.
58
CLUSULA 6 - Fica eleito o foro da Justia Federal do Estado do Rio de Janeiro para
dirimir quaisquer dvidas oriundas desta doao.
Rio de Janeiro,
de
de 2015.
[Nome completo]
Doador(a)
[Nome completo]
Fundao Oswaldo Cruz - Fiocruz
Presidente
[Nome completo]
Casa de Oswaldo Cruz
Diretor
[Nome completo]
Departamento de Arquivo e
Documentao
Casa de Oswaldo Cruz
Chefe
[Nome completo]
Testemunha
[n e orgo de expedio
da identidade]
[Nome completo]
Testemunha
[n e orgo de expedio
da identidade]
59
60
ANEXO 4
12
1872
1873
1876
1877
1878
1879
1880
12
61
1881
1882
1883
1884
1885
1886
1887
62
1888
1889
1890
Proclamao da Repblica.
Inaugurado no Rio de Janeiro o Hospital de Isolamento
So Sebastio.
Oswaldo Cruz torna-se assistente de Benjamim Antnio
da Rocha Faria, com a transformao do Laboratrio de
Higiene em Instituto Nacional de Higiene, vinculado recmcriada Inspetoria Geral de Higiene.
Criado o Instituto Bacteriolgico de So Paulo.
Robert Koch introduz a tuberculina e Emil von Behring
e Shibasaburo Kitasato introduzem a terapia de soro no
tratamento da difteria.
1891
1892
63
1893
1894
1895
18951897
1897
64
1898
1899
1900
65
1901
1902
1903
66
1904
19041905
1905
19051906
67
1906
1907
68
1907
(cont.)
1908
1909
69
1909
(cont.)
1910
1911
70
19111912
1912
19121913
1913
71
1914
1915
1916
1917
72
Anexo 5
Quadro de arranjo do Arquivo Herman Lent
GRUPOS
SUBGRUPOS
Documentos Pessoais
Relaes Familiares
Relaes de Sociabilidade
VIDA PESSOAL
Organizao Financeira
Massacre de Manguinhos
Manifestaes Pstumas
Formao Acadmica
Formao e
Administrao
de Carreira
Docncia e Pesquisa
73
GRUPOS
SUBGRUPOS
Docncia e Pesquisa
Relaes
Interinstitucionais
e Intergrupos
Gesto Institucional
Participao em Eventos
74
Anexo 6
Instrues para descrio na Base Arch
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Fundo
Exemplo s
BR RJCOC CC
BR RJCOC WO.DP
(Grupo)
Cdigo de
referncia
Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item
BR RJCOC PC.GI.AI
(Subgrupo)
BR RJCOC HI.RI.
PS.02 (Dossi)
BR RJCOC HL.DP.
PB.06.001 (Item)
Fundo
Herman Lent
Docncia e Pesquisa
(Grupo)
Ttulo
Data(s)
Administrao
Institucional
(Subgrupo)
Grupo;
Subgrupo;
Dossi;
Item
Rezidencia do
Dr. Chagas [Foto]
Fundo
1904-2004
75
Membro da
Sociedade de
Medicina e Cirurgia
do Rio de Janeiro
(Dossi)
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
Data(s)
Nvel de
descrio
N vel de
de s c r io
Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item
Fundo;
Grupo
ou Srie;
Subgrupo
ou Subsrie;
Dossi; Item
Procedimento s
Exemplo s
1930-02/1968
09/10/193120/11/1945
[23/03/1929]
[1918-192-]
[1914-1934?]
Fundo
Documentos
iconogrficos: 2.331
itens (1.090 fotografias,
20 diapositivos,
9 cartes-postais, 1.142
desenhos,
23 imagens impressas,
5 tiras de negativos
flexveis com 37
fotogramas,
10 fotogramas de
negativos flexveis)
Documentos
cartogrficos: 7 itens
(mapas)
Documentos
filmogrficos: 3 itens
(vdeos/3 ttulos)
Dimenso e
suporte
Documentos
tridimensionais: 27 itens
(1 carimbo, 5 bastes
de cera, 9 crachs, 12
flmulas)
Grupo;
Subgrupo;
Dossi
Item
Documentos textuais: 45
itens (285 pginas).
Documentos
iconogrficos: 19 itens
(16 fotografias, 1 cartopostal e 2 desenhos)
(Grupo)
Negativo fotogrfico.
76
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Exemplo s
Fundo
Aleixo Nbrega de
Vasconcellos (18841961)
Histria/
Biografia
Fundo
[Ver exemplo no
Anexo 7]
Entidade
custodiadora
Fundo
Nome do
produtor
Histria
arquivstica
Procedncia
Fundo
Fundo
77
Aps a morte de
Herman Lent, em
2004, seu filho
Roberto Lent entrou
em contato com a
Casa de Oswaldo
Cruz (COC), a fim
de doar os acervos
arquivstico e
bibliogrfico do
pai. Em 2005,
ambos os acervos
foram transferidos
da residncia do
cientista, aps
anlise de sua
pertinncia e
seu estado de
conservao.
Doao de Carlos
Chagas Filho, de
Anna Leopoldina de
Mello Franco Chagas
e de suas filhas.
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
mbito e
contedo
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Exemplo s
Descrio do documento.
Aspecto de fachada
frontal da residncia
de Carlos Chagas em
Lassance (MG). (Foto)
Fundo;
Grupo;
Subgrupo
Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi
Com restrio.
Contm documentos
de pesquisa clnica
sobre malria.
(Dossi)
Item
Acessvel somente
por meio eletrnico.
Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi
Item
Sistema de
arranjo
Condies de
acesso
78
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
Condies de
reproduo
Idiomas
Instrumento
de pesquisa
Unidades de
descrio
relacionadas
NOTAS
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Exemplo s
Fundo
Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item
Espanhol, francs,
ingls e portugus.
Fundo
Referncia bibliogrfica de
instrumentos de pesquisa
relativos ao fundo, em formato
impresso.
FUNDAO OSWALDO
CRUZ. Casa de Oswaldo
Cruz. Departamento
de Arquivo e
Documentao. Fundo
Lenidas Deane:
inventrio analtico. Rio
de Janeiro: Fiocruz,
1999.
Fundo
Fundo Instituto
Oswaldo Cruz, Fundo
Oswaldo Cruz, Fundo
Carlos Chagas.
Fundo
79
(a) A organizao do
Fundo Anthony Leeds
contou com o apoio
da Fundao Carlos
Chagas Filho de Amparo
Pesquisa do Estado
do Rio de Janeiro
(Faperj), atravs de
auxlio concedido ao
projeto de pesquisa
"Histria das favelas e
da sociologia no Brasil
urbano: contribuies
ao seu estudo a partir
da trajetria de Anthony
Leeds", coordenado por
Nsia Trindade Lima.
(b) Nota de conservao:
Documentos com
mancha de acidez;
documentos com rasgo.
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Exemplo s
Notas do
arquivista
Fundo
Fontes utilizadas na
organizao do fundo e nome
das pessoas nela envolvidas.
LENT, Herman;
WYGODZINSKY,
Pedro. Revision of the
Triatominae (Hemiptera,
Reduviidae), and their
signicance as vectors
of Chagas disease.
Bulletin of the American
Museum of Natural
History, Nova York,
v.163, n.3, p.123-520,
1979.
Equipe: Francisco dos
Santos Loureno, Aline
Pereira de Oliveira Paula,
Felipe Almeida Viera,
Fernanda do Nascimento
Martins, Fernanda Souza
da Silva, Lvia Holanda
Gova e Maria Carolina
Clares Arajo.
Regras e/ou
convenes
Pontos de
acesso assunto
Pontos de
acesso - lugar
Fundo
Registre: CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS.
Nobrade: norma brasileira de
descrio arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
Medicamento
Dossi; Item
Termos do vocabulrio
controlado que representem
o contedo dos documentos
no registrado nos demais
elementos de descrio.
Paris (Frana)
Dossi; Item
Nomes de lugares
mencionados nos documentos
e no registrados nos demais
elementos de descrio.
Indstria qumica
Indstria
farmacutica
Cairo (Egito)
Rio de Janeiro (RJ)
Madri (Espanha)
80
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)
Pontos de
acesso - nome
N vel de
de s c r io
Procedimento s
Exemplo s
Dossi; Item
Joo Felcio
Scardua; Glaxo do
Brasil S/A; Bento
Cndido Coelho;
Andrejus Korolkovas;
Jos Leite Saraiva;
Universidade de So
Paulo
81
Anexo 7
Instrues para o Registro de Autoridade na Base Arch
Elemento
de desc r io
P r eenchimento
exemplo
Tipo de
entidade
Tipo de entidade
(entidade coletiva,
pessoa ou famlia) que
est sendo descrita no
Registro de Autoridade.
Pessoa
Forma
autorizada
do nome
Ponto de acesso
autorizado de acordo
com convenes ou
regras e que identifica
uma entidade coletiva,
pessoa ou famlia.
Use sempre o nome
completo.
Formas
paralelas
do nome
Aleixo de Vasconcellos
Outras
formas do
nome
Formas no registradas
nos outros elementos
de descrio, como
alcunhas, abreviaturas e
mudanas de nome.
[No ocorre]
Datas de
existncia
Anos de existncia
da entidade coletiva,
pessoa ou famlia.
1884-1961
Resumo biogrfico.
Mximo de 500 palavras.
Histria/
biografia
82
Elemento
de desc r io
P r eenchimento
Histria/
biografia
exemplo
83
Anexo 8
Guia Interna de Transferncia de Documentos
destino
DATA
GRUPO/SUBGRUPO
dossi
cdigo(s) de referncia
Total de itens
(Quantifique os itens por espcie ou tipo de cada gnero documental; objetos e livros, quantifique os itens)
Descrio
84