Sdf-Fac-Pr-4 Procedimiento de Radicacion de Cuentas Medicas V2 PDF

FUNDACIN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS
CDIGO: SDF-FAC-PR-4
PROCEDIMIENTO
VERSIN: 2
RADICACIN DE CUENTAS MEDICAS
PGINA 1 de 6
1. OBJETIVO
Realizar la oportuna radicacin de la facturacin en las diferentes EAPB o Terceros adscritos al Hospital,
registrando en el software SERVINTE CLINICAL SUITE y dejando la trazabilidad en la base de datos de acuerdo
a los contratos y a la normatividad vigente en los tiempos establecidos en la resolucin 3047 del 2008 y toda
aquella que la modifique o derogue, con la adecuada generacin de los RIPS para presentarlos con las diferentes
cuentas.
2. ALCANCE
El presente documento esta diseado para la utilizacin por parte de los colaboradores del rea de facturacin
involucrados en el proceso de radicacin de cuentas desde la entrega de la factura hasta el seguimiento de la
EAPB.
3. RESPONSABLE

Jefe de Facturacin
Auxiliares de Radicacin de Cuentas
Revisores
Auxiliares de Admisiones y Facturacin
4. DEFINICIONES
TERCEROS: Son todas aquellas Sociedades Medica, Outsorcing, Cooperativas, etc que prestan servicios
dentro del hospital tanto asistenciales como de apoyo para el correcto funcionamiento del hospital.
RIPS: Registros Individuales de Prestacin de Servicios.
TRANSFIRIENDO: Es la empresa por la cual nos ayuda para tener interaccin y comunicacin empresarial
entre nosotros y las diferentes E.A.P.B. a travs de soluciones tecnolgicas no invasivas relacionadas con el
intercambio de informacin digital para que se logre optimizar los procedimiento administrativos.
ISALUD: Portal WEB que permite realizar el envi de facturas y la radicacin de las mismas ante diferentes
EAPB
DINI: Dispositivo de integracin no invasivo que permite la impresin virtual de documentos.
BASE DE DATOS: Modulo de control de facturas y auditoria del Hospital que permite llevar la trazabilidad
de la factura.
5. CONSIDERACIONES GENERALES
Se debe garantizar que las facturas tengan los soportes completos para la radicacin de las cuentas
Se debe cumplir el cronograma semanal, teniendo en cuenta
Radicacin de cuentas en las diferentes EAPB.
las fechas de cierre establecidas para la
Se debe mantener actualizado el directorio de direcciones y contactos de todas las entidades.

Se debe verificar que las facturas de radicacin directa de Hospitalizacin estn Foliadas.
05-09-2012
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REALIZADO POR:
COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES
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REVISADO POR:
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
_____________________________________________
APROBADO POR:
DIRECTOR GENERAL
FECHA DE
APROBACIN

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Se deben garantizar que toda factura radicada debe anexarse los RIPS.
Se debe realizar el seguimiento de las facturas de las EAPB a cargo para garantizar la radicacin mensual de
todas las facturas.
El Mensajero deber entregar al rea de archivo lo radicado en las diferentes EAPB el mismo da de la
radicacin o a mas tardar el da siguiente garantizando que este la totalidad de lo enviado.
Se deber garantizar que todas las relaciones de envo se cambien de estado el mismo da de la radicacin.
Se generara el informe de radicacin mensual, mxima en los diez primeros das del mes, realizada por el
referente del rea.
NORMATIVIDAD
Decreto 4747 del 2007
Resolucin 3047 del 2008
INDICADORES
Nombre
Indicador
Descripci
n
RADICACION
OOPORTUNA
Responsabl
Frmula de Clculo
e
Jefe
de
Facturacin
Valor Facturas Generadas

X 100
Valor Facturas Radicadas
Uni
Fuente de dad
Frecuencia
Informaci de
Medicin
Med
n
ida
SERVINT
E
Mensual
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Instructivo de Radicacin de Cuentas (SDF-FAC-IN-14).
Manual de Usuario Proceso Radicacin de Facturas Versin 2.10 Transfiriendo S.A.
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REVISADO POR:
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DIRECTOR GENERAL
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7. CONTENIDO
QU
Entrega
Facturas
Radicacin.
QUIN
Auxiliares de
Admisiones y
de
Facturacin,
a
Revisores
Auxiliar
de
Glosas
Descargar
las Auxiliar
de
facturas en la Radicacin de
base de datos
cuentas
Clasificar factura
por
EAPB
y Auxiliar
de
Revisar
Radicacin de
documentacin
cuentas
anexa
CUNDO
Despus del visado de la
factura por parte de los
revisores y/o Auditoria de
las Diferentes EAPB.
Para las facturas de No
Operacionales
PARA QU
Garantizar
la
Se realiza la entrega fsica de las
radicacin
a
facturas llevndolas organizadas
las diferentes
por consecutivo y EAPB
EAPB.
Para saber el
estado de la
cuenta y como
se
encuentra
En el momento que son en el proceso
entregadas fsicamente las que lleva la
institucin.
facturas al rea.
Para el control
de
la
trazabilidad de
la factura
Para
su
Despus
de
ser respectivo
descargadas en el sistema
orden
e
ingresar
en
relacin
de
envi por EAPB
Para asegurar
que
no
se
Cuando las facturas sean
Revisin
de Auxiliar
de
presenten
entregadas
al rea de
facturas consulta Radicacin de
inconsistencias
radicacin y recibidas en la
externa
cuentas
en el momento
base de datos.
de generar la
factura
Informe
seguimiento
las EAPB
CMO
Para garantizar
la
radicacin
De acuerdo a las fechas de
de Auxiliar
de
oportuna
de
cierre
establecidas por
de Radicacin de
cada una de las
cada
EAPB
para
la
cuentas
cuentas dentro
radicacin.
de los tiempos
establecidos.
En la base de datos se realiza el

descargue de facturas de acuerdo
al Instructivo de Radicacin de
Cuentas (SDF-FAC-IN-14)
Se
ordenarn
en
forma
ascendente por EAPB, las
facturas y se realiza la revisin de
documentos. Ver procedimiento
de revisin de Cuentas (SDFFAC-PR-3)
Se realiza la revisin de cada
uno de los soportes
contra
factura e historia clnica de las
diferentes EAPB. Se hacen las
objeciones a las facturas en caso
de tener inconsistencias, se
devuelven por el aplicativo al
facturador,
quien
entrega
nuevamente
las
facturas
corregidas a radicacin.
Se genera un informe por el
sistema SERVINTE, verificando
el estado actual de cada factura
por cada una de las EAPB a
cargo, para ser radicada.
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QU
QUIN
PARA QU
CMO
Ingresar en el sistema
Auxiliar
de servinte clinical suite las
Realizar relacin
Radicacin de cuentas por EAPB en la
de envi.
cuentas
relacin para su respectivo
cobro
Para el proceso
de cobro de los
servicios
prestados por
la institucin.
Cuando se tiene lista la

Auxiliar
de relacin
de envi
se
Radicacin de depuran las inconsistencias
cuentas
y se baja el RIPS para
enviar a la EAPB respectiva
Para enviar la
informacin del
resumen
de
los registros de
la radicacin o
cuentas
por
cobrar a las
EAPB
Se verifican las cuentas con la

relacin de envi y se saca la
copia donde la EAPB nos visa el
sello de recibido con fecha de
radicado
Se ingresa al aplicativo MINSAG
donde se efectan los RIPS por
cada relacin de envo generada.
Una vez
se verifique las
inconsistencias de cada uno de
los registros se guarda en una
carpeta con el numero de la
relacin
de
envo
correspondiente, y se graba en un
CD o se registran por va web
de acuerdo a lo establecido por
cada EAPB.
Se arman las facturas en orden
con la relacin de envi y RIPS,
se le entrega al mensajero
explicndole lo que se le entrega
y como debe ser radicado en la
EAPB.
Si corresponde a radicacin fuera
de la ciudad se entregan los
sobres sellados con las facturas
en la recepcin administrativa
para el correspondiente envi de
las cuentas.
Se entrega al mensajero los
paquetes con los fsicos de las
facturas remitidos a la entidad
correspondiente
dejando
constancia de la radicacin de
los mismos con sello en cada
factura de recibido para luego
entregarlos a Radicacin.
Se verifica el radicado del sistema
por ISALUD con las relaciones de
envi y con sus respectivas notas
crdito para proceder a su envi
Realizar RIPS
Entregar
facturacin
envi.
CUNDO
PGINA 4 de 6
Para
ser
Auxiliar
de Cuando ya est el paquete
llevado
a
para Radicacin de armado en la Relacin y
radicar en la
cuentas
con el RIPS listo
EAPB
Radicacin
de
Cuando ya esta el paquete Para
ser
Mensajero de
cuentas ante las
armado en la Relacin y radicado en la
Radicacin.
diferentes EAPB
con el RIPS listo
EAPB
Cuando los paquetes estn

Radicar
listos se envan
por el
facturacin ante
sistema de transfiriendo a la
Auxiliar
de
EAPB
por
el
respectiva EAPB verificando
Radicacin de
sistema
que estn completas antes
cuentas
Transfiriendo
de su envi de Acuerdo a la
EAPB con quien se tiene
esta contratacin.
Para el proceso
de radicacin
por el sistema
de ISALUD se
verifican antes
de enviar los (Ver matriz soportes
fsicos de la Manual Trasfiriendo )
factura
anexos
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QU
QUIN
CUNDO
PARA QU
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CMO
(Manuales iSalud - iSalud4747)
Una vez verificada la radicacin por
este medio se entregan los paquetes
al mensajero para su radicacin
Registrar
Despus de verificar lo
radicacin en el Auxiliar
de
entregado por el mensajero
Sistema y realizar Radicacin de
y verificar que todo tenga
relacin
de cuentas
sello
entrega a archivo
Entrega
de
Cuando las facturas sean
Auxiliar
de
facturas
entregadas
al rea de
Radicacin de
particulares
al
radicacin y recibidas en la
cuentas
rea de archivo
base de datos.
Ya bajada la radicacin del

Entregar facturas Auxiliar
de sistema se procede a
radicadas
a Radicacin de entregar diariamente
los
archivo
cuentas
soportes a archivo, despus
de cada radicacin.
Informe
seguimiento
las EAPB
De acuerdo a las fechas de

de Auxiliar
de
cierre
establecidas por
de Radicacin de
cada
EAPB
para
la
cuentas
radicacin.
Para
ser
radicado en el
sistema
de
informacin y
entregado
al
archivo general
Para
la
custodia de las
facturas y en
caso de ser
necesarias se
puedan
consultar
Para tener la
custodia de los
originales
radicados y se
pueda realizar
proceso
de
recaudo
Para garantizar
la
radicacin
oportuna
de
cada una de las
cuentas dentro
de los tiempos
establecidos.
Se realiza la radicacin en el
sistema servinte clinical suite,
garantizando que sea el mismo
da de la radicacin y verificando
que efectivamente el estado
cambie en el sistema
Digitando los nmeros de cada
una de las facturas y armando un
paquete
con su respectiva
relacin
para
realizar
la
transferencia a archivo general.
Haciendo
una
trasferencia
documental
con
fecha
de
radicacin y fecha de entrega a
archivo general.
Se genera un informe por el

sistema servinte clinical suite,
verificando el estado actual de
cada factura por cada una de las
EAPB a cargo, para ser radicada.
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8. FLUJOGRAMA
INICIO
REVISOR FACTURADOR
AUXULIAR DE GLOSAS
ENTREGAR LAS FACTURAS
AUXILIAR DE RADICACION
RECIBIR FACTURAS EN BASE DE DATOS
REVISA AUTORIZACIONES Y DOCUMENTOS
REVISA LOS SOPORTES CONTRA FACTURA E
HISTORIA CLNICA
LA FACTURA ES DE
CONSULTA EXTERNA?
(RADICACION)
REVISION COPAGO O CUOTA
MODERADORA
AUXILIAR DE RADICACIN
CLASIFICAR FACTURAS POR EAPB Y REVISAR
DOCUMENTACION ANEXA
SE HACEN LAS OBJECIONES A LA
FACTURA
LA FACTURA TIENE
TODOS LOS CARGOS Y
LOS SOPORTES?
SE HACE DEVOLUCION POR EL
APLICATIVO
REALIZAR RELACION DE ENVIO
REALIZAR LOS RIPS
ENTREGAR FACTURACION PARA ENVIO
SE ENTREGA AL FACTURADOR
AUXILIAR DE RADICACION)
RADICAR LAS FACTURAS EN LA EAPB
SE HACE RETROALIMENTACION AL
FACTURADOR
MENSAJERO
RADICAR FACTURAS POR TRANSFIRIENDO
AUXILIAR DE FACTURACIN
REALIZA CORRECIONES A LA
FACTURA
REGISTRAR RADICACION EN EL SISTEMA Y
ENTREGAR RELACION A ARCHIVO
FIN
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las fechas de cierre establecidas para la

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Valor Facturas Generadas

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En la base de datos se realiza el

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RADICACIN DE CUENTAS MEDICAS

Cuando se tiene lista la

Se verifican las cuentas con la

Cuando los paquetes estn

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Ya bajada la radicacin del

De acuerdo a las fechas de

Se genera un informe por el

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