Elaboration Et Suivi de Manuel de Procédures

Les sminaires du cabinet Masnaoui Mazars
L ELABORATION ET LE SUIVI
DES MANUELS DE PROCEDURES
Sminaire anim par :

Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting Systems
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
SOMMAIRE
SOMMAIRE
GENERAL
Partie 1.
Prsentation du manuel de procdures
Rappel de la loi 9/88 article 4

Dfinition du manuel de procdures
Objectifs du manuel de procdures
Nomenclature du manuel de procdures propose le cabinet Masnaoui
Mazars
Partie 2. Mthodologie d approche
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M A Z A RMASNAOUI
S
1.
Relev de l existant
Reconstitution des circuits d information
Tests de comprhension
Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer
2.
Contenu du manuel de procdures

Informations gnrales
Fiches de fonctions et de postes
Procdures oprationnelles
Procdures fonctionnelles
Etats de sortie
SOMMAIRE
3.
Description du Manuel de procdures

Module Ventes - Clients
Module Achats - Fournisseurs
Module Immobilisations
Module Paie
Module Stocks
Module Trsorerie
Cycle de clture comptable
4. Les annexes du manuel de procdures

Le plan comptable
l organigramme des services comptables
les principaux schmas d criture
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1. Prsentation du manuel de procdures
Contexte et rappel de la loi
Dfinitions
Objectifs
Nomenclature propose
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Pourquoi un manuel de procdures ?
Une obligation lgale;
Contexte
Une ncessit oprationnelle que nous verrons travers les

objectifs un peu plus loin.
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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A quelle occasion est on amen concevoir et mettre

en uvre des procdures ?
Suite des volutions majeures
Contexte
Rorganisation de la structure,
(re) informatisation,
Dconcentration des activits,
Intgration de nouveaux mtiers.
Dfinition
Ou la recherche d amlioration constante

Plan daction qualit totale,
Evolution des rgles de gestion
Evolution des outils informatiques.
Objectifs
Nomenclature
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Rappel des Obligations lgales
Le manuel dorganisation comptable est rendu obligatoire

par la loi N 9-88 relative aux obligations comptables des
commerants.
Article 4 de la loi n 9-88 : Les personnes assujetties la

prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur sept
millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un
manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation comptable de
leur entreprise.
Contexte
Dfinition
Le code gnral de normalisation comptable a dict la

mme disposition
Cette disposition est applicable lensemble des entreprises du
secteur public et tendue lensemble des assujettis la loi
comptable par avis du Conseil National de la Comptabilit
Objectifs
Nomenclature
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Lanalyse de cette disposition de la loi comptable et du

C.G.N.C permet de dgager certaines observations :
Personnes assujetties
Toute personne physique ou morale ayant la qualit de

commerant au sens du code de commerce .
Date dentre en vigueur

Toutes les personnes assujetties doivent disposer dun manuel
dorganisation comptable partir du 1/1/94.
Contexte
force lgale de cette disposition

Le manuel dorganisation et de procdures comptables est un
document obligatoire, au mme titre que les autres supports et
livres lgaux requis des personnes assujetties.
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
Linapplication de cette disposition implique que

ladministration fiscale peut rejeter les comptabilits qui ne
sont pas tenues dans les formes prescrites par la prsente loi et
les tableaux y annexs . Articles 23 de la loi 9-88.
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Dfinitions des notions de base
Ci-aprs nous dfinissons Quatre notions cls de notre

dmarche :
Contexte
Dfinition
Objectifs
Contrle interne,
Procdures,
Rgle de gestion,
Manuel de procdures.
Nomenclature
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Notions de base - Contrle interne
CONTRLE INTERNE est lensemble des scurits

contribuant la matrise de lentreprise.
Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde

du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre,
lapplication des instructions de la direction et de favoriser
lamlioration des performances.
Contexte
Dfinition
Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures

de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la
prennit de celle-ci.
Objectifs
Nomenclature
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Exemple :
Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes
Toutes les commandes sont traites rapidement (Pas de

livraison pouvant gnrer ultrieurement des litiges).
Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent
tre tablies avec soin avant daccepter la commande).
Le client est solvable : la commande reue ne doit pas
impliquer un dpassement du crdit maximum qui lui est
allou.
Les factures sont toutes correctement et rapidement tablies et
enregistres.
Contexte
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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Exemple (suite ) :
Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes
Les quantits livres ont t correctement saisies et

correspondent aux quantits commandes et aux quantits
factures.
Les prix sont correctement appliqus et les diffrents rabais ou
remises accords en fonction des accords passs avec les
clients.
La facture est arithmtiquement correcte.
La relance des clients est systmatique et les provisions sont
constates.
Le suivi des encaissements est assur.
Contexte
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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Notions de base - Procdures
UNE PROCEDURE : Une procdure est un document qui

dcrit un processus spcifique et prcise les responsabilits
et les moyens requis pour obtenir le rsultat prvu.
qui ?
Contexte
RESPONSABILIT
Dfinition
O ?
Quand ?
Objectifs
MOYEN
PROCESSUS
Quoi ?
Nomenclature
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Comment ?
RSULTAT
Pourquoi ?
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Notions de base - Rgle de gestion
Stratgie
UNE RGLE DE GESTION est

la dclinaison logique de la
politique dans un domaine de
gestion. C est le niveau le plus
fin de la volont managriale
Politique
Contexte
Dfinition
LA POLITIQUE est une faon

d
organiser
des
actions
homognes au sein d un mtier
pour concrtiser la stratgie
Rgles de gestion
Structure
Rgles de gestion
Procdures
Informatique
Objectifs
Action quotidienne
Nomenclature
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Notions de base
UN MANUEL DE PROCDURES est un outil de mise en

uvre et de matrise de la gestion
Cest un outil simple et uniformis de vision densemble de
lentreprise et de cohrence des processus d activits.
Il permet de dcrire simplement les actions raliser et les
acteurs impliqus.
Il facilite le contrle des dysfonctionnements et leur rsolution
Contexte
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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Un Manuel de Procdures vise quatre objectifs

principaux:
Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrle interne

Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l entreprise
Objectif 3 : Un moyen d amlioration des performances
Objectif 4 : Un moyen de transparence de l activit
Contexte
Dfinition
Ces objectifs sont explicits ci-aprs ...

Objectifs
Nomenclature
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Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrle interne

Le manuel de procdures doit tenir compte des Principes du
contrle interne :
Contexte
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
Une bonne organisation implique des responsabilits bien

dfinies, des objectifs dtermins, des procdures crites, des
moyens de contrle efficaces et une sparation des fonctions de
dcision, de dtention des valeurs et des biens,
denregistrement de linformation et de contrle.
Les procdures en place doivent prvoir les tapes successives
de la circulation des biens, des services, des hommes, des
documents et informations.
Elles doivent permettre un auto-contrle, cest--dire que le
systme de lui-mme, signale toute anomalie. Les anomalies
sont dceles par les divers recoupements, par le contrle
rciproque des tches ou sont vites par la mise en uvre de
moyens techniques appropries.
Le contrle interne doit permettre dobtenir une information
fiable, utile, claire et vritable.
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Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour lentreprise
Uniformiser et prenniser les modes de fonctionnement,
Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette

perte peut tre due plusieurs raisons et notamment :
Contexte
Dfinition
dparts en retraite,
licenciements,
reconversion,
absence momentane de projets.
Former le personnel :
le manuel des procdures peut servir d un guide pdagogique
dans le cadre d un plan de formation.
Objectifs
Nomenclature
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Objectif 3 : Un moyen damlioration des performances
Le manuel de procdure offre un cadre d amlioration

continu des mthodes de travail,
Contexte
Notions
de base
Optimisation en terme de cot et de temps ;

Acclration de l information ;
Intgration des tches ;
fiabilisation de l information
Objectifs
Nomenclature
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Objectif 4 : un moyen de transparence de l activit
Le manuel de procdures permet de fournir aux

partenaires externes (administrations, actionnaires, march
financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un
moyen leur permettant de :
Contexte
se familiariser rapidement avec le systme dinformation de

lentreprise,
et davoir une visibilit suffisante sur la fiabilit du systme
comptable et sa conformit aux lois et rgles en vigueur
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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Nomenclature du manuel de procdures
La loi comptable a dict la notion de Manuel

dorganisation comptable sans donner plus de dtails.
Aucune prcision rglementaire, ni de recommandations

des instances comptables nationales (Conseil National de la
Comptabilit, Ordre des Experts Comptables) nexiste pour
apporter plus de prcisions concernant :
Contexte
Dfinition
Le contenu du manuel dorganisation comptable,

La forme de prsentation,
La mthodologie de son laboration.
Objectifs
Nanmoins un projet est en cours d laboration l ordre

des experts comptables
Nomenclature
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Nomenclature propose
Llaboration du manuel des procdures comptables

dcoule dune analyse de lorganisation selon une
approche systmique fonde sur le dcoupage de
lactivit en un ensemble de sous systmes homognes,
reprsentant des cycles dactivits interdpendants et
hirarchiss, et qui constituent lossature du manuel de
procdures.
Contexte
Dfinition
Chaque cycle dactivit englobe un ensemble de

procdures dcrites en fonction des spcificits de
l organisation. Les procdures identifies sont dcrites
selon le modle suivant :
Objectifs
Nomenclature
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Prsentation de la procdure
Il sagit dans cette partie prliminaire de dlimiter lobjet de la

procdure, den identifier les tapes dcrire, et de rappeler les
principaux intervenants concerns par la procdure.
Contexte
Diagramme
documents
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
de traitement et de circulation des
Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel

devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
avec mise en vidence des intervenants et
des diffrents
traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
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23
Diagramme
documents
de traitement et de circulation des
Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel

devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
avec mise en vidence des intervenants et
des diffrents
traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
Contexte
Dfinition
Droulement administratif de la procdure

Cette partie consiste dcrire en dtail et de manire narrative le
droulement administratif de la procdure. La procdure est
dcoupe en un certain nombre dtapes o sont prsents
distinctement : lobjectif de ltape, le responsable et le
droulement de la procdure.
Objectifs
Nomenclature
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Principaux contrles cls de la procdure
Toute procdure contenue dans le manuel de procdures

comptables devrait contenir des moyens de contrle
(recoupements, rapprochements,... etc.). Ces contrles cls sont
synthtiss sous forme de tableau indiquant :
Contexte
Dfinition
Objectifs
Le contrle effectu ;
Lauteur du contrle ;
Les supports du contrle ;
La priodicit du contrle ;
Et, lobjectif recherch de ce contrle.
Nomenclature
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Dispositif comptable appliqu la procdure
Le dispositif comptable appliqu a pour objectif de permettre de

traduire dans les comptes de la socit de manire fiable, les
vnements gnrateurs dune criture comptable. Pour ce faire,
trois lments essentiels sont prsents ce niveau :
Contexte
Les principes comptables appliqus par la socit compte tenu

des particularits de son activit ;
Les schmas dcritures comptables correspondants ;
Les mthodes dvaluation appliques.
Dfinition
Objectifs
Nomenclature
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2.
Mthodologie d approche
1. Relev de l existant
Relev de
l existant
2. Contenu du manuel
des procdures
Contenu
3. Descriptions des procdures

comptables
Description des
procdures
comptables
4. Les annexes du manuel

des procdures
Les annexes
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Relev de
l existant
A. Reconstitution des circuits d information
Contenu
B. Test de comprhension
Description des
procdures
comptables
C. Rapport prliminaire la direction sur

les points de procdures amliorer
Les annexes
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1.A. Reconstitution des circuits d information
Relev de
l existant
1. Conduite des entretiens
Contenu
2. Mthode narrative
Description des
procdures
comptables
3. l ordinogramme
Les annexes
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4. L algorithme
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1.A.1
La description des systmes d une organisation s effectue surtout par

des entretiens sur le terrain avec les chefs de service et les employs qui
effectuent les oprations.
Pour mener bien cette dmarche il est ncessaire de :
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Conduite des entretiens
Transiter par la hirarchie pour obtenir une description des

grandes lignes de la procdure et pour se faire faire dsigner et
prsenter les principaux intervenants;
Prsenter la dmarche chaque interlocuteur (l objectif de
l entretien et l information exactement recherche)
Les annexes
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Questionner les excutants eux mmes:
Relev de
l existant
Obtenir
une
description
du
travail
quils
excutent
personnellement;
Ne pas poser de questions sur le travail des autres intervenants;
Ne hsiter orienter le dbat, poser des questions, demander des
explications
Contenu
Description des
procdures
comptables
Prendre des notes au fur et mesure de l entretien;

Eviter de prononcer des apprciations ou de donner des
conseils pendant l interview;
Reformuler priodiquement le dclarations de la personne
interroge,
Prendre des photocopie de documents rels.
Les annexes
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1. A.
1.A.2 Mthode narrative
Elle rsulte de la mise au clair des notes prises pendant les entretiens aprs
reconstitution d un ordre de description logique et suppression des prises de
notes elliptiques .
Ce mode de reprsentation est simple raliser, d une lecture facile et

permet une bonne productivit. Il rend mal compte de procdures complexes
(grand nombre de documents et d intervenants). Il n est retenir quen
prsence de systmes simples.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
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S
32
1. A.
1.A.3 L ordinogramme
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Cest la description, en grande partie graphique, d un ensemble d opration.

Cette description s opre au moyen :
d une description narrative et chronologique des oprations

constituant la procdure;
d une reprsentation simplifie des documents crs ou utiliss,
de lignes de flux retraant le cheminement des documents.
Ce type de prsentation le mrite de clart, par contre l ordinogramme est mal

adapt aux situations prsentant des alternatives nombreuses.
Les annexes
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33
o cd u re
P e rso n n e l
S e r v ic e v e n te s
s c o m m a n d e s c lie n t s
n t r e u e s a u s e r v ic e
en ts
C o m m a n d e
c lie n t
a b lis s e m e n t d e B .C
n u m ro ts en 3
e m p la i r e s .
Relev de
l existant
S e r v ic e e x p d itio n
M .M E C H K O U R
E t a b lis s e m e n t
d e s B .C
B C
s b o n s d e co m m a n d e
n t v a lo r i s s
r e s p o n s a b le d e s
m m a n d e s c lie n t s
p r o u v e le s B C
U n e x e m p la i r e d e s B C
A d r e s s a u c lie n t
C la s s e n a t t e n t e
A d r e s s a u s e r v ic e
e x p d itio n
Contenu
M . L O U K IL I
V a lo r i s a t io n d e s B C
M . A L L A L I
A p p r o b a tio n d e s B C
M . L O U K IL I
D is tr ib u tio n d e s B C
est:
Description des
procdures
comptables
B C
B C
B C
C lie n t s
a b lis s e m e n t
b d o m a d a ir e d 'u n
su m d es co m m a n d e s
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
M . A L L A L I
E t a b lis s e m e n t r s u m
B C
R su m
B C
34
1. A.
1.A.3
Relev de
l existant
L algorithme
Cest une reprsentation ordonne d un processus mettant en vidence les

diffrents embranchements logiques de la rsolution d un problme.
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
Exemple d algorithme
Appel tlphonique
Brouillon de commande
Commande > 50 DH
Oui
Demande accord
directeur production
OK?
Non
Oui
Refus signifi
par tlphone
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Non
Etablissement d un bon de commande
35
1. B.
Test de comprhension
Relev de
l existant
1. Relev des documents utiliss
Contenu
Description des
procdures
comptables
2. Suivi dune opration
Les annexes
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36
1. B.
1.B.2
Relev des documents utiliss
les tests de comprhension permettent de nous assurer que la procdure qui nous
a t dcrite existe effectivement et quon n a pas commis d erreur dans
l interprtation des informations qui nous a t communiques. Ces tests
portent sur l ensemble de la procdure qui a t dcrite et sont effectus
immdiatement aprs la description.
Contenu
Cette dmarche consiste, dans un premier temps, collecter tous les documents
rels utilises ( il ne faut pas se contenter d imprims vierges).
Description des
procdures
comptables
Oprer au classement des documents utiliss de manire reconstituer le

droulement de la procdure dans un ordre logique.
Les forces et faiblesses dtectes doivent tre indiques facilitant ainsi

l laboration du diagramme synthtique des forces et faiblesses.
Relev de
l existant
Les annexes
MASNAOUI
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S
37
1. B.
1.B.2
Suivi d une opration
Cette dmarche consiste slectionner un nombre limit de transactions, en

fonction des diffrentes natures de transactions, et suivre leur cheminement
dans le systme afin de s assurer de la ralit du systme dcrit. Il s agit de tests
de conformit.
Quelques tests (3 ou 4, pour chaque procdure ) suffisent pour se protger contre

les risques de description non conforme la ralit.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
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S
38
1.C. Rapport prliminaire la direction des points de

procdures amliorer
Relev de
l existant
1. Objectifs du rapport
Contenu
Description des
procdures
comptables
2. Forme du rapport
3. Contenu du rapport
Les annexes
MASNAOUI
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S
39
1.C.1. Les objectifs du rapport prliminaire la direction
l analyse fine de l architecture et du fonctionnement des systmes

d une entreprise conduit apprcier les forces et les faiblesses de son
organisation.
L objectif du rapport prliminaire la direction sur les points de

procdure amliorer est de dgager les risques dcoulant de ces
faiblesses ayant trait soit aux procdures adoptes en elles mmes soit
l application de ces procdures et de proposer des recommandations
quant aux actions mettre en uvre pour remdier ces dfaillances.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
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S
40
Les faiblesses d une procdure sont apprcies par rapport aux critres
suivants:
la gestion rationnelle des biens, conformment aux instructions de
la direction,
la protection de l intgrit des biens et des ressources,
la protection contre les erreurs.
Parmi les faiblesses qui rendent inoprantes les qualits intrinsque des
procdures nous citerons:
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
une dfinition ou comprhension insuffisante de l a procdure,

une comptence insuffisante du personnel
cumuls de fonctions rduisants, sur des points essentiels, l impact des
contrle inclus dans la procdure.
Les annexes
MASNAOUI
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S
41
1.C.2 La forme du rapport prliminaire la direction
Relev de
l existant
le rapport sur les points de procdures amliorer peut tre prsent

la direction sous une forme soit matricielle soit narrative.
La forme narrative consiste rdiger selon un plan structur:
faiblesses constates,
exemples,
recommandations,
plan d action.
Contenu
Description des
procdures
comptables
La forme matricielle : le rapport est gnralement prsent comme

suit :
Point soulev Risque Recommandation Intervenants Timing
Les annexes
MASNAOUI
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S
42
1.C.3. Le contenu du rapport la direction
Le rapport la direction sur les points de procdures amliorer doit

contenir:
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les forces et faiblesses des procdures existantes

Les risques potentiels identifis (risques conomiques, risques
systme) hirarchiss en fonction de leur importance relative,
Les recommandations et les propositions prescrites,
Le plan d action propos pour mette en uvre les nouvelles
dispositions et les mesures d accompagnement ncessaires.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
43
Le manuel de procdures gnrales et le manuel de

procdures comptables
Le manuel de procdures gnrale et le manuel de
procdures comptables sont deux notions ne pas
confondre.
Le manuel de procdures gnrales dcrit l ensemble de
l organisation de l entit : oprationnelle, fonctionnelle
etc
Le manuel de procdures comptables dcrit
l organisation comptable.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
44

Relev de
l existant
Option minimale
Option intermdiaire
Option gnrale
Organisation comptable
Organisation gnrale
Principes comptables
Plan comptable
Plan comptable
Plan comptable
Schma d'criture
Schma d'criture
Procdures fonctionnelles Procdures fonctionnelles
Procdures oprationnelles
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
45
1. Contenu du manuel de procdures
A. Gnralits
Relev de
l existant
B. Fiches de fonction et de poste
Contenu
C. Procdures oprationnelle
Description des
procdures
comptables
D. Procdures fonctionnelles
E. Etats de sortie
Les annexes
MASNAOUI
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S
46
Le manuel de procdures comprend cinq modules :

Gnralits
A. Fiches des fonctions

et de postes
Relev de
l existant
B. Procdures
Oprationnelles
Informations gnrales sur lentreprise

Lorganisation gnrale de lentreprise
Dfinition des missions
Dfinition des attributions
Dimensionnement des entits
Dfinition des profils
Procdures relatives aux processus
oprationnels
Contrles comptables lis aux processus
oprationnels
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
Procdures relatives aux processus supports

Contrles comptables lis aux processus
supports
Formulaires
Supports comptables
Fiches de saisie
47
Le schma gnral est applicable la fois au manuel de

procdures gnrales et au manuel de procdures
comptables.
Toute fois, dans le manuel de procdures comptables, les

procdures oprationnelles ne sont dcrites que pour
certains aspects qui impliquent des contrles comptables.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
48
A. Fiches des fonctions et de postes
2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
Le corollaire de la sparation des tches est la dfinition

des fonctions et des attributions de chaque poste. Cette
dfinition doit tre dtaille par oprations lmentaires et
la plus prcise possible.
Les fiches de fonctions permettent de prciser la mission
associe lentit en question, la dfinition de
positionnement hirarchique et des critres de
performances.
Les fiches de postes dclinent les missions et attributions
prcises pour les acteurs au sein des entits dune part,
dautre part elles dfinissent les comptences requises .
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
49

Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable
A. MISSION :
2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
Ralisation de la mission comptable de la socit.

Supervision et coordination de lactivit de lensemble du
dpartement.
Contrle de la tenue quotidienne des oprations comptables de
la socit
Etablissement et contrle des tats de synthse priodiques.
B.
ORGANISATION
HIERARCHIQUE :
ET
POSITIONNEMENT
DG
Positionnement hirarchique :
Relations fonctionnelles
Ce dpartement entretien des
relations avec l'ensemble des entits
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
DAF
Dpt. Comptable
50

Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable
D. CRITERES DE PERFORMANCES :
2.A
Tenue de la comptabilit conformment aux rgles et lois en
vigueur.
A. Fiches
de fonctions
et de postes
Etablissement des tats de synthse dans les dlais lgaux, et

conformment la norme comptable en vigueur.
B. Procdures
Oprationnelles
Respect de toutes les obligations comptables et fiscales en

vigueur.
C. Procdures
Fonctionnelles
Etablissement des situations comptables priodiques dans les

dlais fixs pour le reporting.
D. Etats de sortie
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
51

Exemple : FICHE DE POSTE D UN CHEF COMPTABLE
MISSIONS
2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
PROFIL TYPE
Exprience : 5 ans
Bac +4
Supervision et contrle des

travaux de l'quipe comptable.
Prparation des situations
comptables priodiques.
Prparation des tats de synthse
annuels.
Gestion fiscale de la socit
ATTRIBUTIONS
Contrle de la comptabilisation au jour le jour des oprations

comptables ainsi que de la justification de l'ensemble des critures.
Contrle de l'tablissement correct des dclarations sociales et fiscales et
du respect des dlais de dpt.
Supervision et contrle de l'tablissement des analyses de comptes, des
tats de rapprochement bancaires, des rapprochements priodiques avec
le suivi des autres services,
Assistance de l'quipe comptable et supervision des oprations de
clture.
Prparation des tats de synthse priodiques et annuels.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
52
2.B
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles
B. Procdures oprationnelles
Elles englobent la description des procdures relatives aux

mtiers oprationnels ; dlaboration et de saisie de
linformation de base.
Pour chaque procdure oprationnelle, il est indispensable
de dfinir les contrles comptables lis aux procdures de
gestion.
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
53
C. Procdures fonctionnelles
2.C
A. Fiches
de fonctions
et de postes
Les procdures doivent tre labores sur la base d un

dcoupage de lactivit fonctionnelle en un ensemble de
sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivit
interdpendants et hirarchiss.
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
54
C. Procdures fonctionnelles
FINANCEMENT
2.C
A. Fiches
de fonctions
et de postes
TRESORERIE
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
INVESTISSEMENT
CYCLES
Autres :
logistique
Courrier
.
APPROVISIONNEMENT
D. Etats de sortie
RESSOURCES
HUMAINES
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
55
D. Etats de sortie
2.D
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles
C. Procdures
Fonctionnelles
D. Etats de sortie
les outputs du systme comptable ( Facture, Bon de

livraison ).
Les formulaires de saisie (fiche
d enregistrement des immobilisation )
prospect,
fiche
Etats de gestion (Etat de suivi des impays)

Il est prfrable de les numrer aprs chaque procdure,
en indiquant leur nature, la priodicit, les dlais de
production et les metteurs et destinataires des documents.
Il serait intressant dans certains cas, de joindre au manuel
une copie de ces documents.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
56
Comment laborer un manuel de

procdures en gnral ?
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
57
Mthodologie d approche
du manuel de procdures
Cadrage
Modlisation des
processus d activit
Analyse et optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
58
CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE DES

PROCEDURES ...
est un investissement en ressources humaines et
financires non ngligeables qui suscite de nombreuses
interrogations :
Quel produit fini ? Quelles priorits ?
Quelles mthodes les plus appropries doit t-on utiliser pour
analyser et concevoir les procdures ?
Qui doit concevoir et mettre en place pour optimiser les
rsultats attendus ?
Comment impliquer les utilisateurs ?
De quelles ressources peut-on disposer pour concevoir et mettre
en place ?
Quelle charge de travail faut-il prvoir et dans quel dlai ?
Comment grer le contrle ultrieur de la bonne application
des nouvelles procdures et la maintenance future ?
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
59
La dmarche d laboration du manuel de procdures

passe par quatre tapes principales
Cadrage
Modlisation des
processus d activit
Analyse et optimisation
des processus
llaboration dun manuel

dorganisation
et
de
procdures requiert le respect
des rgles suivantes :
Adoption dune dmarche
progressive et itrative dans
llaboration du manuel.
Choix
du
mode
de
prsentation du manuel le
plus appropri par rapport
la situation de lentreprise.
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
60
CADRAGE
Doit-on travailler sur l ensemble des processus ou cibler

les zones sensibles prioritairement amliorer ?
Quels objectifs sont prioritairement recherchs :
Cadrage
Modlisation
des processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
qualit ?
Temps de rponse ?
Productivit administrative ?
Fiabilit du contrle interne ?
Cot ?
Quel produit fini concevoir :

un outil de formation ?
Un manuel central des rgles de gestion ? ...
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
61
La modlisation des processus d activit :

La mthode Processus Filires
Cadrage
Modlisation
des processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
Processus-Filires se dfinit comme une mthode originale

de modlisation de l activit d une entreprise fonde sur
une approche par mtier.
Grce cette approche mtier, la rflexion est d emble
focalise sur la chane des traitements internes de
l entreprise initis par les faits gnrateurs, c est dire
des sollicitations externes l entreprise. Cette chane de
traitements ou phases constitue un processus.
A chaque processus correspond un ensemble de cas de
figures ou occurrences que l on nomme filires.
Ainsi on obtient un modle processus-filires qui dcrit sur
une feuille de format A4 pour un processus dcoup en
phases l ensemble des cas particuliers que l entreprise doit
tre en mesure de traiter pour parvenir la bonne fin de sa
production.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
62
La formalisation des processus d activit doit se baser

sur un dcoupage par mtier
Exemple : Crdit, Mobilisation des ressources
METIER D
Cadrage
METIER B
METIER F
Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus
Mtier F
METIER C
Crdit
METIER A
Mobilisation
des ressources
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
63
EXEMPLE 1 : Une cooprative octroyant des prts
PILOTAGE
PROCESSUS OPERATIONNELS
CRDIT
Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus
ELABORATION DU BUDGET
PILOTAGE OPERATIONNEL
Cadrage
FONCTIONNELS
RESSOURCES
DOMAINE
COMMERCIAL
DOMAINE
PROJETS
DOMAINE
MOBILISATION
DES
RESSOURCES
DOMAINE
GESTION DES
RESSOURCES
HUMAINES
DOMAINE
DOMAINE
LOGISTIQUE
PRTS
DOMAINE TRESORERIE
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
64
La modlisation des processus d activit rpond de

multiples proccupations
Pour structurer l laboration des procdures

Pour mettre en place l assistant comptable
Pour entamer une dmarche participative de reconception
de la chane de contrle
Pour sous-tendre la nomenclature de calcul des prix de
revient
Pour structurer une dmarche de type schma directeur
Cadrage
Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
65
Analyse des processus

Les processus de l entreprise doivent tre analyss selon
les critres :
Critre 1 : Contrle interne et efficacit
Critre 2 : Pilotage du processus
Cadrage
Filires
Modlisation des
processus
Analyse et
optimisation
des processus
Cas figure A
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
66

Critre 1 : Contrle interne
Quelles sont les techniques de contrle mises en place pour
garantir que le traitement des oprations soit ralis dans
des conditions optimales de :
sauvegarde et protection du patrimoine ?

fiabilit des informations ?
dtection des sources d'inefficacit et d'infficience ?
dtection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres
anomalies ?
mesures des performances et matrise de la gestion ?
Cadrage
Modlisation des
processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
Quel est le systme actuel de dlgation des pouvoirs ?

Quel est le mode actuel de remonte des informations ?
Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des
pouvoirs ?
Quels sont les dlais de dcision par type ?
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
67

Critre 2 : Pilotage du processus
Cadrage
Modlisation des
processus
Comment ont t tablies les rgles de gestion et les

responsabilits pour la gestion du processus ?
En particulier, quelles sont les rgles et comment sont
assignes les responsabilits de surveillance unitaire des
processus interfonctionnels / interdivisionnaires (quipe de
surveillance, propritaire de processus, etc.).
Quels sont les objectifs d efficacit et de performances par
processus ?
les objectifs d'efficacit ;

les indicateurs de processus ;
les indicateurs et les objectifs en entre ;
le systme de matrise (standards de rfrence et informations en
retour) ;
Pour les processus interfonctionnels, comment contrle-t-on
l'intgration
organisationnelle entre les diffrents segments
fonctionnels ?
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
68
Optimisation des processus
Les caractristiques communes frquemment observes dans

les processus optimiss sont les suivantes :
Cadrage
Modlisation
des processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
Le regroupement de plusieurs postes en un seul ;

Les tapes du processus suivent un ordre naturel et
logique;
Les processus ont des versions multiples;
Le travail est ralis l o cest le plus logique;
Les vrifications et les contrles sont rduits;
Un fonctionnement hybride centralis et dcentralis
prvaut
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
69
Les qualits d une procdure devraient tre :
Relev de
l existant
Son utilit,
Sa facilit de comprhension,
Sa facilit de mise jour,
Son aspect concret,
Contenu
Description des
procdures
comptables
Quel est le contenu d une procdure ?

Comment rdiger une procdure ?
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
70
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme

standard garant de la cohrence de l ensemble :
OBJET DE LA
PROCEDURE ET
INTERVENANTS.
Expos succinct du contenu de la procdure et

numration des intervenants internes et externes
avec une description sommaire de leurs attributions.
Relev de
l existant
VUE ADMINISTRATIVE
. FLOW CHART
Prsentation synthtique et schmatique de la

procdure
VUE ADMINISTRATIVE
DESCRIPTION DES
PHASES
Formalisation narrative de l'enchanement des

phases, des dlais et du circuit des documents, et
dfinition des responsabilits , rgles de gestion et
modes opratoires.
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
71
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme

standard garant de la cohrence de l ensemble :
Relev de
l existant
VUE METIER
Dfinition sur la matrice mtier des

diffrents
processus
de
la
filire
correspondant la procdure dcrire.
VUE SYSTEME
Description du systme et des

traitements d'information contenus dans
la procdure et de leurs incidences
comptables.
Contenu
VUE COMPTABLE
Description des
procdures
comptables
Les annexes
VUE CONTROLE
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Dfinition du dispositif comptable appliqu

dans la procdure par la description :
des schmas comptables et de la nomenclature
des comptes.
des principes comptables et des mthodes
d'valuation appliques.
des rgles de prsentation.
Description synthtique des contrles

cls , de leurs modalits, supports et
priodicit.
72
Etapes de rdaction d une procdure
1. Dabord valuer la pertinence de rdiger ou non une

procdure
Cadrage
Il faut analyser la pertinence de rdiger la procdure partir de

la probabilit d une erreur et de ses consquences,
Modlisation globale
des mtiers
Analyse et
optimisation
des processus
2. Etablir les points essentiels dune procdure :

Rgles de gestion
Rgles de contrle interne,
Seuils de prise de dcision
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
73
3. Btir le cheminement de la procdure sous forme de

logigramme ou flowchart
Les points essentiels sont classs par ordre chronologique
Identifier les tapes critiques dans la procdure,
Le cheminement des tapes prend la forme d un rseau qui
indique les liens et les rtroactions entre les tapes
Cadrage
Modlisation globale
des mtiers
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
4. Rdiger le projet de procdure :

Le logigramme ne se suffit pas toujours lui mme,
Il faut chaque tape, lorsque cela est ncessaire d ajouter le
complment indispensable d information dans l espace
rserv.
Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes
Le logigramme et la description narrative doivent rendre le
sujet clair et tre rassurants pou ceux qui devront l utiliser.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
74
5. Vendre le projet de procdure
Cadrage
Modlisation globale
des mtiers
Une procdure sans client est une procdure inutile

Il faut donc obtenir l adhsion de ceux qui sont concerns par
la mise en uvre de la procdure,
Si l adhsion des utilisateurs n est pas obtenue, il faut en
comprendre les raisons et voir si des amnagements sont
possibles
6. Rdiger la procdure
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
Une fois le projet vendu, il faut rdiger la procdure sous sa

forme dfinitive,
Il faut respecter la prsentation type prvue par l entreprise
7. Vrifier la lisibilit de la procdure
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
C est l tape ultime pour s assurer que la terminologie et le

style utiliss pour rdiger la procdure sont adapts au niveau
des utilisateurs.
75
8. Approuver la procdure
Cadrage
Modlisation globale
des mtiers
Analyse et
optimisation
des processus
Dans une approche participative, l approbation de la

procdure sera dlgue au niveau du chef de service devant
mettre en uvre la procdure.
Dans une approche centralise, l approbation de la procdure
relvera du directeur couvrant les services concerns,
Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procdure
doit s assurer qu elle rpond adquatement aux besoins de son
client.
Rdaction
des procdures
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
76

Relev de
l existant
Mise en place du manuel de procdures
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
77
La ncessit d un plan de mise en oeuvre
La mise en place du manuel de procdures doit s appuyer

sur un plan de mise en uvre
Relev de
l existant
Le plan de mise en oeuvre a pour objectif de rendre

oprationnel le manuel de procdures labor.
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le plan de mise en oeuvre requiert les pralables suivants :

Dtermination exhaustive des actions entreprendre et des
entits charges de leur mise en place.
Elaboration des modalits de ralisation et dfinition des
moyens ncessaires .
Dfinition approprie de la chronologie de mise en place du
manuel de procdures.
Les annexes
MASNAOUI
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S
78
Le succs du plan de mise en oeuvre passe par le respect

des rgles suivantes :
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Dfinition prcise et concise des actions raliser .

Animation et supervision suffisantes des actions de mise en
oeuvre par le consultant.
Participation active et efficace des oprationnels et respect
des dlais.
Evaluation en continu de l'avancement des travaux.
Mise en place des moyens logistiques et matriels
ncessaires .
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
79
La population concerne par le plan de mise en oeuvre

comprend tout le personnel de l entreprise. Sans une telle
implication le risque de rejet du manuel de procdures reste
important !
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
80
Description des procdures comptables
VENTES CLIENTS
Relev de
l existant
TRESORERIE
Contenu
ACHATS FOURNISSEURS
CYCLES
Description des
procdures
comptables
Immobilisations
STOCKS
Les annexes
MASNAOUI
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S
PAIE
81
Cycle Ventes - Clients
1.
Les services intervenants:
Administration des ventes : Traitement et suivi de l excution de la

commande clients;
Relev de
l existant
Expdition : Contrle des autorisations de livraison avant l expdition

des marchandises;
Contenu
Facturation : Etablissement des factures partir d informations

communiques par les autres services;
Description des
procdures
comptables
Comptes clients : Enregistrement des factures.
Recouvrement : recouvrement des crances clients
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
82
1. Les principales phases du cycle
Traitement et excution des commandes
Relev de
l existant
Facturation
Contenu
Description des
procdures
comptables
Enregistrement comptable
Suivi des comptes clients

Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
83

Relev de
l existant
Traitement et excution de la
commande
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le service administration des ventes reoit les

bons de commande des clients et les enregistre
chronologiquement,
Le service administration des ventes effectue
un contrle des conditions de commande avant
de l accepter;
service administration des ventes vrifie la
solvabilit du client;
service administration des ventes tablit un
ordre de livraison transmis au service Expdition
le service Expdition s assure de la livraison
des commandes et de l tablissement du bon de
livraison.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
84
Le service des ventes tablit la fin de la

journe un bordereau journalier des ventes.
Relev de
l existant
Facturation
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le service des ventes prpare les factures et

les dite;
Le service commercial transmet la Direction
commerciale et la Direction Gnrale les
factures pour visa accompagnes d'une synthse
des ventes.
Le service des ventes transmet aux clients les
factures signes.
Les annexes
MASNAOUI
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S
85
Le service des ventes transfert les donnes

mensuelles sur les ventes de son systme vers
le systme comptable, et ce, par le biais d'une
interface permettant une intgration automatique.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le service des ventes envoie en parallle au

service comptable les pices justificatives des
ventes du mois (factures et la synthse des
quantits livres par client ainsi que le listing
des factures).
Le service comptable rapproche les diffrents
documents avec les donnes intgres dans
le systme comptable.
Les annexes
MASNAOUI
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S
86
Le service comptable s assure que les recettes

sont intgralement comptabilises et quelles
sont imputes au bon compte individuel,
Relev de
l existant
Suivi des comptes clients
Contenu
Description des
procdures
comptables
le service recouvrement s assure de

l encaissement des crances et procde la
relance systmatique des arrirs,
le service recouvrement dite la balance par
antriorit de soldes chus et dtermine la
provision pour dprciation des comptes clients
constater aprs approbation du chef du
dpartement comptable et financier.
Les annexes
MASNAOUI
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S
87
Cycle Achats - Fournisseurs
1.
Les services intervenants
Services initiateurs de la commandes : Emettent des demande d achats dans

des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les
envoyer directement aux fournisseurs
Relev de
l existant
Service achats : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes
d achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les dlais de livraison.
Contenu
Service rception : S assure de la conformit de la livraison avec la commande

(quantit et qualit)
Service stocks : Reoit la marchandise du service rception et procde aux

enregistrements permettant un suivi quantitatif.
Service comptable : enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves.
Service trsorerie: rgle les factures en s assurant de leur approbation par les
personnes comptentes (approbation sur la factures, la date et le moyen de
paiement)
Description des
procdures
comptables
Les annexes
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S
88
Dclenchement des commandes
Relev de
l existant
Acceptation et traitement des livraisons
Contenu
Description des
procdures
comptables
Enregistrement des dettes
Paiement des factures
Les annexes
MASNAOUI
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S
89

Relev de
l existant
Dclenchement de la
commande
Contenu
Description des
procdures
comptables
Demande d achat tablie par le service utilisateur et

transmise au service achats
Bon de commande systmatiquement tabli sur des
exemplaires prnumrots partir de la demande d achat
par le service Achats
Les fonctions de commandes doivent tre distinctes de
celles de rception , de stockage, d expdition, de tenue
d inventaire permanent, de l enregistrement comptable
et du rglement des factures
les personnes autorises mettre des bons de commande
sont dsignes par crit et un montant maximum autoris
est dfini
les quantits commander sont dterminer en fonction des
besoins de l entreprise
Les annexes
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S
90
Acceptation et traitement
des livraisons
Un bon d entre prnumrot est tabli pour chaque

rception
Contrle des rceptions par un rapprochement entre BC
et livraison en quantits et qualits matrialis par un bon
de rception
Enregistrement des dettes
Rception des factures, contrle de concordances entre

BC, BR et facture, contrle de la facture contrle du
respect des mentions lgales
Comptabilisation des factures
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Paiement des factures
Les annexes
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S
Tenir un chancier des rglements

Prparer le moyen de paiement, signature par les personnes
comptentes et transmission via le bureau d ordre du
moyen de paiement au fournisseur.
Comptabilisation du rglement.
91
Immobilisations
1. Les services intervenants
Relev de
l existant
Les services utilisateurs : expriment leurs besoins annuels en biens d quipement,
Service Investissements : centralise les besoins des diffrents services en

matire d investissements et tablit un budget annuel d quipement.
La Direction Gnrale et la Conseil d Administration : valide le budget

d quipement;
Commission d ouverture des plis: procde l ouverture des plis et la signature

des offres des fournisseurs
Service comptable : comptabilise les factures fournisseurs et procde au suivi des

immobilisations.
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
92
Expression du besoin
Relev de
l existant
Consultation et choix des fournisseurs
Lancement des commandes passation de marchs
Contenu
Rception de l immobilisation
Description des
procdures
comptables
Contrle des factures

Comptabilisation de l acquisition
Suivi de l immobilisation, calcul des amortissements
Les annexes
Sortie des immobilisations
MASNAOUI
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S
93
Expression du besoin
Tous les dpartement (direction) centralisent les besoins de

leurs services en matire d investissement.
Le dpartement des investissements centralise les besoins
des diffrents dpartement et tablit le budget annuel
d quipement.
La direction gnrale et le conseil d administration valide
le budget d investissement.
Consultation et choix des

fournisseurs
Le dpartement des investissement tablit une demande de

prix (ou un appel d offre) transmise aux fournisseurs.
La commission d ouverture des plis procde l ouverture
des plis des offres des fournisseurs et les signe
le dpartement des investissements tablit un tableau
comparatif des prix et et procde l adjudication de la
commande (ou du march) au fournisseur prsentant
le meilleur rapport qualit prix.
Relev de
l existant
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
94
Lancement de la commande
Passation du march
Relev de
l existant
Contenu
Description des Rception de l immobilisation
procdures
comptables
Le dpartement des investissement tablit un bon de

commande sur des exemplaires prnumrots sur la base
de l adjudication et et le transmet avec le dossier d achat
( Demande d achat, Fiche de disponibilit budgtaire,
Offres signes,Tableau comparatif) la direction pour
signature.
Le dpartement des investissements transmet le bon de
commande sign au fournisseur
Le responsable du magasin s occupe de la rception de

l immobilisation rapproche le bon de commande avec le
matriel ou le bien reu et le bon de livraison et tablit un
bon de rception prnumrot dat sign en quatre
exemplaires dont il garde un, un est transmis au dpartement
des investissements et les deux derniers sont transmis la
comptabilit.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
95

Relev de
l existant
Contenu
Contrle des factures
Description des
procdures
comptables
Le dpartement des investissements reoit les factures des

fournisseurs appose aux doubles la mention Duplicata
et attribut un numro d ordre chronologique pour chaque
facture
Le dpartement des investissements vrifie la facture,
notamment en ce qui concerne la correspondance entre
facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de
commande (quantit, qualit et prix); le respect des
mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences
client, identifiant fiscal, rfrences facture) et
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications,
additions, TVA, etc.).
Le dpartement des investissements matrialise ces
contrles par un visa sur la facture.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
96
Le dpartement des investissements envoie au service

comptable les factures accompagnes du bon de commande,
du rapport de rception et du bon de contestation ventuel.
Relev de
l existant
Le service comptable sassure du suivi de la numrotation

chronologique attribu par le dpartement des
investissements et demande les factures manquantes en
cas de rupture de la squence.
Contenu
Comptabilisation de
l acquisition
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le service comptable contrle lexhaustivit de ces

documents et rclame les documents manquants.
Le service comptable sassure par ailleurs, que les achats
ayant un caractre de rparation sont correctement rpartis
entre charges et immobilisations et ce en collaboration
avec les service concerns.
Le service comptable rapproche ces documents, tablit
un bordereau de comptabilisation et comptabilise de la
facture.
97
Le dpartement des investissements tient le fichier

des immobilisations et assure le suivi de la localisation du
matriel. Le fichier des immobilisations doit mentionner :
La description ;
Le numro didentification ;
La localisation ;
Le cot dacquisition ;
La date de mise en service ;
La mthode et le taux damortissement.
Relev de
l existant
Contenu
Suivi des
immobilisations
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
La section patrimoine doit veiller la mise jour de ce

fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement
du matriel.
Le service comptable calcule et comptabilise rgulirement
les amortissements.
Le service comptable sassure que les amortissements sont
correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des
amortissements ainsi pratiqus est gal au montant port au
bilan de la socit.
98
EXPRESSION DU BESOIN :
Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme
dment justifi, transmis la direction technique pour
validation et la direction gnrale pour approbation.
Relev de
l existant
Contenu
Sortie des
immobilisations
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
AUTORISATION DE LIQUIDATION :
Le responsable du magasin regroupe provisoirement les
immobilisations reformer
La commission dtude des dossiers de rforme propose
un mode de liquidation et une valuation du matriel
rformer.
La direction aprs tude du rapport de la commission
donne son accord et autorise la mise en vente du matriel.
MISE EN VENTE :
La direction technique procde lenlvement et la mise
en vente des immobilisations
Le service comptable reoit les factures et procde la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
Le dpartement des investissements procde la mise
jour du fichier des immobilisations.
Le service comptable sassure que les biens ayant fait
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent
plus figurer au bilan de la socit
99
Paie
Relev de
l existant
Dpartement des ressources humaines

service comptable
direction gnrale
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
100
Etablissement de la paie
Relev de
l existant
Etablissement des dclarations sociales et fiscales
Contenu
Description des
procdures
comptables
Suivi et analyse des comptes

Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
101

Relev de
l existant
Contenu
Etablissement
de la paie
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le Dpartement des ressources humaines reoit les

informations des diffrentes entits de la socit relatives
aux lments variables de la paie (absentisme, heures
supplmentaires, prime d'emplissage,).
Le Dpartement des ressources humaines contrle la
cohrence des lments reus et rapproche entre les
diffrents documents (fiches de pointage, absentisme,).
Le Dpartement des ressources humaines saisit les
lments variables de la paie.
Le Dpartement des ressources humaines dite les tats
de contrle des lments variables saisis et les valide.
Le Dpartement des ressources humaines dite les journaux
de paie par catgorie ainsi que les journaux centralisateurs,
les tats de virements par banque, les tats des dcomptes
montaires et les bulletins de paie.
Le Dpartement des ressources humaines contrle la
concordance de ces diffrents documents, dite le journal
de paie consolid qui clture l'opration de la paie, le vise
et le transmet au dpartement financier et comptable avec
les diffrents tats dits.
Le chef du dpartement financier et comptable contrle
la concordance des diffrents tats avec le journal consolid et
le vise.
102
Le Dpartement des ressources humaines tablit les

dclarations sociales conformment aux rglements et
contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,
Assurance AT).
Le Dpartement des ressources humaines transmet les

dclarations au service comptable pour validation avec les
journaux de paie et paiement dans les dlais.
Relev de
l existant
Etablissement
des dclarations
sociales et fiscales
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide

l'impt d au vu du journal de paie consolid.
Le Dpartement des ressources humaines, la fin de l'anne,
prpare l'tat 9421 au titre du personnel titulaire, contractuel
et saisonnier et l'envoie au service comptable.
Le service comptable vrifie la cohrence de l'tat 9421 avec
les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration
fiscale.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
103

Relev de
l existant
Enregistrement
comptable et
paiement
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le Dpartement des ressources humaines, suite

l'tablissement du journal de paie consolid, transfert les
donnes mensuelles sur la paie du systme de gestion des
ressources humaines vers le systme comptable, et ce, par le
biais d'une interface informatique permettant une intgration
automatique de ces donnes.
Le Dpartement des ressources humaines envoie en parallle
au service comptable le journal de paie consolid, les ordres
de virement par banque, les ordres de virement des retenues
au profit des tablissements de crdit et la liste nominative
des dcomptes montaires.
Le service comptable rapproche les diffrents documents avec
les donnes intgres dans le systme comptable, transmet les
ordres de virements et les dcomptes montaires au chef du
dpartement financier et comptable et ensuite la Direction
Gnrale pour visa.
Le service comptable envoie les ordres de virement viss aux
banques et une mise disposition au titre des dcomptes
montaires l'attention des diffrents responsables pour le
paiement des salaires aux agents.
104

Relev de
l existant
Suivi et analyse
des comptes
Contenu
Le dpartement des ressources humaines tablit la fin de

chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes
du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse des soldes
des comptes de bilan qu'il transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie le bien fond des analyses de
comptes reues et leur concordance avec les comptes.
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
105
Stocks
Relev de
l existant
Contenu
Service Comptable
Service audit interne
Direction Approvisionnement.
Magasins
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
106
Relev de
l existant
Suivi des entres

Contenu
Suivi des stocks dans le magasin
Description des
procdures
comptables
Suivi des sortie
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
107
Suivi des entres
Relev de
l existant
Contenu
Description des Suivi des stocks
dans le magasin
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Rception par le magasin des nouvelles entres, et vrification

des quantits reues par rapprochement avec le bon de
commande, le march ou lettre de commande.
Stockage et tablissement du bon de rception transmis au
service demandeur pour contrle qualitatif du matriel
rceptionn.
Suivi du niveau de stocks

Suivi de l tat des stocks et mission d un tat des articles non
mouvements et ou endommags, transmis la direction
technique pour tude et vrification, puis adresse la
comptabilit pour constatation des provisions ventuelles pour
dprciation des stocks.
Etablissement d un tat mensuel des stocks transmis l audit
interne pour rapprochement, dune part, avec la balance comptable
des stocks, tablie par le service comptable, et d autres part, avec
les existants rels par sondage.
Etablissement d un tat mensuel des matriels reus transmis
l audit interne pour vrification du respect de la procdure
d entre
108

Relev de
l existant
Suivi des sorties
Contenu
Rception par le magasin d un bon de sortie

Livraison des articles demands et mise jour des fiches de stocks
En cas de non disponibilit partielle ou totale des articles
demands , le magasinier tablit une demande d achat au service
achats pour entamer la procdure d approvisionnement.
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
109
Trsorerie
Relev de
l existant
Contenu
Direction ;
Dpartement financier et comptable
Dpartement des ressources humaines ;
Service commercial ;
Dpartement des achats.
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
110
Relev de
l existant
Procdure des rglements
Contenu
Procdure des encaissements
Description des
procdures
comptables
Procdure de suivi des caisses de dpenses
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Procdure de suivi des banques
111

Relev de
l existant
Procdure des
rglements
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le dpartement achats, prpare le dossier de rglement (originaux

des factures, bordereau de paiement, bon de livraison, bon de rception
et bon de commande), vrifie la concordance des documents et
la dduction des acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des
documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre
l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus
par chance.
Le service comptable l'chance du rglement, et aprs consultation
du responsable du service trsorerie pour le choix de la domiciliation
et du mode de paiement, prpare le moyen de paiement et la lettre de
paiement et transmet le dossier au chef du dpartement financier et
comptable qui le valide et le transmet aux personnes comptentes pour
signature;
Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier,
signe le moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au
service comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement transmet une copie
de la lettre de paiement la section trsorerie pour prise en
considration des rglements effectus et envoi l'original avec le moyen
de paiement au bureau d'ordre pour transmission aux fournisseurs.
112
Le service comptable reoit du service commercial priodiquement

les factures du mois prcdent accompagnes dun listing rcapitulatif
des factures.
Relev de
l existant
Le responsable du recouvrement (service comptable) soccupe

du recouvrement de ces factures.
Procdure des
encaissements
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le responsable du recouvrement (service comptable) consulte la section

trsorerie pour le choix de la domiciliation bancaire et procde au dpt
des moyens de paiement (chques et traites). En cas de rglement par
traite, il tablit une note de dbit pour les intrts descompte facturs
au client.
Le responsable du recouvrement (service comptable) transmet les
bordereaux de remise deffets ou de chques lencaissement
la section ressources pour la constatation comptable du rglement
et transmet une copie la section trsorerie pour information.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
113
Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin dont lachat

peut se faire par la caisse de dpenses, tablit une note interne qui
mentionne le montant demand, signe par son responsable
hirarchique et la transmet au rgisseur.
Relev de
l existant
Le caissier valide la demande par vrification de la disponibilit

des fonds et de la possibilit dachat par rgie.
Procdure de
suivi des
caisses
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le caissier dbloque le montant demand contre un reu vis par lui

et par le demandeur, et garde le reu en tant que pice valant argent
dans lattente de la rception des justificatifs de la dpense.
Le service demandeur ralise la dpense, tablit un bordereau de
paiement auquel sont jointes les justifications du montant dcaiss
et le transmet au caissier .
Le caissier enregistre la sortie des fonds la rception des pices
justificatives quil classe dans son suivi.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
114
Le service trsorerie reoit quotidiennement les extraits bancaires et

procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe
Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la
trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.
Relev de
l existant
Procdure de
suivi des
banques
Contenu
Le service trsorerie met jour sa situation de trsorerie et rclame

la banque les pices justificatives complmentaires au titre des
mouvements non justifis.
Le service trsorerie dite en fin de journe une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au chef du dpartement financier et comptable
pour information.
Description des
procdures
comptables
Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de toutes

les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de
trsorerie.
Les annexes
Le dpartement des ressources humaines transmet au service trsorerie

ltat des virements des salaires par banque pour la ralisation de cette
opration et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation
des rglements des organismes sociaux.
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
115
Clture comptable
Relev de
l existant
Contenu
Direction ;
Dpartement financier et comptable ;
Dpartement achats ;
Dpartement des ressources ;
Service logistique ;
Service commercial.
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
116
Etablissement d un planning d arrt

Relev de
l existant
Exploitation des inventaires
Contenu
Description des
procdures
comptables
Travaux d amortissements et de provisions
Ecritures de clture
Les annexes
Edition des tats de synthse
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
117
Le dpartement financier et comptable identifie les contraintes darrt

lgales (comptables et fiscales) et internes.
Relev de
l existant
Le dpartement financier et comptable dtermine les diffrentes tches

ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.
Etablissement
d un planning
d arrt
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le dpartement financier et comptable procde lordonnancement des

tches compte tenu des contraintes de dlai.
Le dpartement financier et comptable affecte les tches ainsi
ordonnances aux ressources disponibles.
Le dpartement financier et comptable procde la matrialisation
du planning darrt ou de clture.
Le dpartement financier et comptable assure le suivi priodique
davancement des travaux.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
118
Le dpartement achats tablit un tat valoris des stocks inventoris

et le transmet au service comptable, en identifiant les stocks reformer,
les stocks gels et les stocks rotation lente.
Le dpartement achats rapproche les tats d'inventaire des stocks

l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et procde leur
explication.
Relev de
l existant
Exploitation
des inventaires
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le dpartement des investissement doit au terme de linventaire

physique des immobilisations tablir un tat des immobilisations
valoris avec mise en vidence de ltat du matriel (bon tat,
rformer,... etc.) quil transmet au service comptable. Le matriel
rformer doit suivre la procdure de sortie des immobilisations.
Le service comptable reoit ltat valoris de linventaire des stocks
et des immobilisations corporelles. Il rapproche linventaire physique
des immobilisations avec le fichier comptable des immobilisations et
dgage les carts ventuels.
Le service comptable tablit une liste de ces carts et la transmet au
dpartement des achats pour analyse et justification.
119

Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant
compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des
amortissements de l'exercice;
Relev de
l existant
Ecritures de
clture
Contenu
Description des
procdures
comptables
Le service comptable reoit des diffrents services les informations

sur la recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels;
Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des
provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation
d'un actif ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit,
il dite cet effet un tat des provisions de l'exercice.
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
120

Relev de
l existant
Ecritures de
clture
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le service comptable reoit la fin de chaque exercice :

Les charges payes davance par le service des achats (Assurances,
autres frais) et par le dpartement administratif et social (congs pays
non consomms, engagements de retraite) ;
Les charges payer par le service des achats ;
Un tat de la TVA;
Un tat des emprunts dit par le service financier ;
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le
service logistique ;
Un tat des ventes non encore factures par le service logistique ;
Un tat des litiges en cours par le service juridique.
Le service comptable prpare un tat des charges et produits
rgulariser.
Le service comptable transmet ces tats au responsable du dpartement
financier et comptable pour vrification et validation matrialises par
un visa;
Le chef du dpartement comptable et financier transmet les OD la
Direction pour signature.
Le service comptable reoit et comptabilise les OD dment signs par
la Direction Gnrale.
121
Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands

livres et balances.
Le chef du dpartement financier et comptable supervise llaboration

des tats de synthse, savoir :
Relev de
l existant
Edition des
tats de
synthse
Contenu
Description des
procdures
comptables
Les annexes
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S
Le bilan ;
Le compte des produits et charges ;
Ltat des soldes de gestion ;
Le tableau de financement ;
et ltat des informations complmentaires.
Le chef du dpartement financier et comptable prsente la Direction
Gnrale les tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa.
Le chef du dpartement financier et comptable est responsable
par ailleurs de :
Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des
rapports dactivit.
Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.
122

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