Sunteți pe pagina 1din 13

I.

Scrisoarea oficiala in corespondenta


Comerciala
Definirea, rolul economic si juridic al scrisorii comerciale

Scrisoarea comerciala este o corespondenta esentiala a afacerilor.Ea constituie principala


modalitate de corespondenta intre agentii economici, parteneri de afaceri, pentru rezolvarea
problemelor legate de incheierea si derularea tranzactiilor comerciale.
In pofida aparitiei si dezvoltarii comunicarii prin telefon, telex, telegraf si alte mijloace
moderne, redactarea scrisorilor comerciale va fi mereu de actualitate, deoarece orice comunicare
telefonica sau telegrafica trebuie comfirmata in scris. Dintre toate formele de comunicare in
afaceri, scrisoarea comerciala este cea mai importanta, deoarece are urmatoarele avantaje:
 Evita deplasarea si, in consecinta, pierderea de timp si de bani;
 Evita reactiile pripite pentru ca necesita o reflectie prealabila;
 Permite contactul cu corespondentii care nu dipun de suficient timp pentru
intrevederi.
Scrisoarea comerciala indeplineste un rol economic si unul juridic.
Rolul economic al scrisorii comerciale consta in faptul ca ea are o importanta determinanta
in rezolvarea afacerilor. Atitudinea opiniei publice fata de agentul economic a fost considerata de
prima importanta pentru existenta si supravietuirea acestuia. Scrisoarea reprezinta intreprinderea
in fata corespondentilor; aspectul scrisorii, valoarea si prezentarea argumentelor, stilul trebuie sa
concure la influentarea favorabila a destinatarului.
O politica de relatii publice este nula fara existenta unui compartiment de corespondenta de
buna calitate.
Rolul juridic reiese in aceea ca scrisoarea comerciala este acceptata ca mijloc de proba in
justitie. Pentru a indeplini acest rol s-a prevazut pastrarea legala a corespondentei comerciale.
Acest fapt se realizeaza prin arhiva, unde periodic se transfera dosare de corespondenta spre
pastrare. In intreprinderile mari si mijlocii serviciul de arhiva reclama un spatiu din ce in ce mai
mare. In ultimul timp s-a recurs la utilizarea microfilmelor care pot fi pastrate in conditii mai
bune si in spatii restranse.

Prezentarea scrisorii comerciale

Deoarece orice scrisoare comerciala este o carte de vizita a intreprinderii in fata


partenerilor sai, este necesara preocuparea atat pentru forma scrisorii, aspectul sau general, cat si
pentru fondul sau continutul acesteia.
Asigurarea formei scrisorii comerciale se refera la :
Alegerea hartiei;
Dispunerea in pagina a textului si a celorlalte elemente de continut;
Utilizarea mentiunilor obligatorii;
Alegerea plicului.
Hartia scrisorii comerciale trebuie sa fie de buna calitate, sa nu fie patata, sa nu sugativeze
cerneala, sa fie utilizata cu usurinta in unul sau mai multe exemplare si sa fie rezistenta la
folosirea in masina de scris.
Numai in anumite cazuri se poate folosi hartie de lux, cu antet imprimat intr-un anumit stil.
Culoarea cea mai larg raspandita pentru hartia de scris este cea alba, deoarece contrastul
alb-negru permite o citire mai putin obositoare. Exista insa tendinta de a se folosi si alte culori.
By War1an
Multe firme folosesc alte culori pentru copiile scrisorilor (albastru, galben, verde etc.)pentru a
distinge usor copiile de original.
Pentru comoditate este bine sa se foloseasca hartie cu un format conform cu dimensiunile
intalnite in mod curent din seria A, in general, mai des folosite A4 si A5 (cu dimensiuni de
210x297 mm si respectiv 148x210 mm ).
Dispunerea generala a textului si a celorlalte elemente de continut trebuie sa fie rationala,
pentru a raspunde urmatoarelor obiective:
Usurarea muncii de dactilografiere;
Recunoasterea cu usurinta a elementelor scrisorii de catre personalul care tireaza si
distribuie corespondenta;
Simplificarea lecturii scrisorii.
Continutul se plaseaza astfel incat corpul scrisorii sa detina 2/3 dintr-o pagina, restul filei
fiind destinat celorlalte elemente de forma. In vederea idosarierii, in partea stanga a hartiei se
lasa un spatiu alb de 4-6 cm, iar pe verso, saptiul va fi lasat pe partea dreapta.
Ideile exprimate in fraze sunt prezentate in alineate distincte. Alineatele pot di incepute
lasand un spatiu mai mare fata de marginea stanga a hartiei in comparatie cu restul randurilor.
Extista insa si asa-numita prezentare “anericana”, care se caracterizeaza prin eliminarea spatiilor
libere de la inceputul fiecarui rand prin scrierea incepand din marginea stanga a tuturor
mentiunilor scrisorii. Aceasta forma de redactare are scopul de a mari randamentul
dactilografelor, prin reducerea misacarilor carului masinii de scris si diminuarea manevrelor.
Niciuna din formele de dispunere a alineatelor nu are caracter imperativ. Fiecare agent
economic isi alege forma de redactare pe care o considera cea mai potrivita.
Intre paragrafe se lasa spatiu bublu fata de saptiul dintre randuri. Partile esentiale din
continut pot fi scrise cu caractere difereite sau subliniate.
In general, orice scrisoare cuprinde urmatoarele parti :
Partea I Antet, mentiunile imprimate sau dacctilografiate cu privire la expeditor.
Partea II Numele si adresa destinatarului
Partea III Obiectul scrisorii
Partea IV Continutul sau scopul scrisorii
Partea V Informatii suplimentare care nu figureaza in antet, semnaturi etc.

Antetul se refera la denumirea agentului economic expeditor (putandu-se specifica si


activitatea), adresa, contul si alte elemente de identificare ( adresa telegrafica, numarul de
telefon, telex) .
In legea 31/1990 (Legea societatilor comerciale), la art.44 se precizeaza ca :
“In orice act, scrisaore sau publicatie emanand de la societate, pe langa denumire si
numarul de ordine din registrul comertului, trebuie sa arate forma juridica si sediul societatii.
Pentru societatea cu raspundere limitata va trebui aratat si capiltalul social, iar pentru societatea
pe actiuni si in comandita pe actiuni se va arata si capitalul social din care cel efectiv varsat,
potrivit ultimului bilant aprobat.”
Majoritatea intreprinderilor folosesc hartie de corespondenta cu antet imprimat.
Pentru a fi identificata corect denumirea unitatii, aceasta trebuie scrisa astfel incat sa
impiedice confuzia. In acest scop, denumirea va fi scrisa sau tiparaita in intregime si nu
prescurtata.In cazul in care unitatea care emite corespondenta isi desfasoara activitatea la mai
multe adrese, in antet se specifica sediul conducerii. Antetul se plaseaza in partea stanga, sus, a
scrisorii comerciale.
Numarul de inregistrare si data vor fi indicate, de obicei, in partea dreapta, sus, a scrisorii.
Data este deosebit de importanta pentru clasarea cronologica a corespondentei; din punct de

By War1an
vedere juridic data scrisorii este data acordului intervenit intre cele doua parti, dar, in caz de
litigiu, cea mai buna proba este data inregistrarii postale a plicului.
Corpul scrisorii, in cazul unei scrisori relativ scurte, va fi cuprins numai pe o fata a foii. Nu
se va continua niciodata scrisoarea pe verso, numai cu formulele de incheiere. Se va continua pe
verso sau pe o pagina urmatoare, inainte sau la mijlocul pragrafului care prevede elementele de
incheiere.
Intre ultima fraza si margiea hartiei respectiv semnatura se va lasa un spatiu lat de 1,5-
2 cm.
Corpul scrisorii cuprinde urmatoarele parti distincte :
Introducere ;
Tratarea problemei transmise;
Incheiere.
Introducerea reprezinta inceputul scrisroii si prezinta referire la cauza pentru care se
corespondeaza.
In corespondenta comerciala introducerea consta in formule tipice, dar care nu trebuie sa
fie lipsite de politete si de un anumit caracter personal, in functie de destinatar.
De exemplu : “Referitor la scrisoarea dv. nr …. din …. “ ; “ Urmare scrisorii dv. nr. ….
din …” ; “Am primit scrisoarea dv. nr …. din …. Prin care ne aduceti la cunostinta ( ne faceti
cunoscut)” ; “Ca raspuns la scrisoarea dv. nr …. din … “ ; “Prin prezenta, va rugam….” ; “ Va
facem cunoscut ca … “ etc.
Daca scrisoarea oficiala este adresata unei anumite persoane, in introducere se vor cuprinde
expresii ca :
“Domnule Director”;
“Domnule Contabil-sef”;
“Domnule Sef de gara”;
“Domnule Presedinte”;
“In atentia d-lui … “ .
Cuprinsul exprima prezentarea in ordine a ideilor care se comunica. Ideile din cuprins se
argumenteaza astfel incat destinatarul scrisorii sa actioneze dupa cum dorim. In cuprins, daca
este cazul, se fac referiri si la acte ormative si contracte economice in vigoare.

Exemplu:

“In conformitate cu prevederile legale, va redam alaturat calculul penalitatilor efectuate de


noi in legatura cu executarea contractului nr ….. si a anexei de control, incheiat intre unitatile
noastre.
Va rugam a ne remite suma de …. Lei , in termen de 5 zile de la primirea prezentei, in
contul nostru nr. …..
In caz ca nu sunteti de acord cu achitarea acestei sume, va rugam a ne comunica prin telex,
astfel incat la data de … sa putem proceda la efectuarea concilierii directe, la sediul dv., in
vederea actionarii in judecata conform dispozitiilor legale.”
Daca problema cuprinsa in scrosare nu necesita explicatii mai amanuntite, continutul
scrisorii se concretizeaza in chiar concluzia acesteia.

De exemplu:

By War1an
“Prin prezenta, se imputerniceste dl. …… pentru contractarea fondului de marfa pe sem
II 20…. Si concilierea restantelor din livrari”.
Incheierea reprezinta partea finala a continutului unei scrisori si cuprinde, in principal,
concluzia scrisorii, prezentata intr-o forma politicoasa a ceea ce se doreste din partea
destinatarului.
“Speram ca intarzierea in livrarea marfurilor nu va va perturba vanzarile si va solicitam sa
ne confirmati acordul dv. asupra datei propuse”.
Semnatura si stampila unitatii se plaseaza sub corpul scrisorii. Semnatura este precedata de
functia persoanei care semneaza si urmat de nume. Stamplila se aplicain dreptul semnaturii
conducatorului unitatii sau inlocuitorului legal. Ele confera legalitatea scrisorii comerciale.
Scrisorile ale caror continut se refera la probleme de ordin general, fara angajare materiala sau
cuprind comunicari de date, se semneaza de o singura persoana si anume de conducatorul
unitatii. Cele care angajeaza materal unitatea, se semneaza de contabilul sef si alte persoane.
Pentru identificarea persoanelor care au redactat si dactilografiat scrisoarea comerciala,
initialele acestora se scriu in partea stanga, jos, a filei.

De exemplu:

Semnifica: redactat : Sorin Oprea;


SO/DI dactilografiat : Dana Ionescu

In concluzie, partile unei scrisori comerciale formeaza doua grupe de elemente:


Elemente logice, formate din continutul scrisorii (introducere, cuprins, incheiere);
Elemente formale, cuprinzand antetul, numarul de inregistrare, destinatarul,
semantura si stampila.
Schematic aceste elemente pot fi prezentate astfel:

ANTET
Nr. De inregistrare
Data

Destinatar

(nume, denumire, adresa)

Corpul scrisorii
- Introducere
- Cuprins
- Incheiere

Semanturi si stampila

By War1an
Semne distincte

Plicul trebuie sa corespunda dimensiunilor foii de hartie, sa fie de buna calitate si rezistent
la manipulari.
Plicurile pot fi mici, mijlocii sau mari, in functie de dungimea scrisroii si de numarul
anexelor care urmeaza sa fie introduse in plic. Nu este lipsit de importanta faptul ca un plic
confectionat dintr-o hartie de calitate inferioara face o impresie neplacuta.
Ca si hartia de scris, culoarea cea mai folisita pentru confectionarea plicului este cea alba.
Mentiunile de pe plic se refera la :
Denumirea sau numele destinatarului;
Adresa completa;
Codul postal;
Numarul de iesire a scrisorii;
Unele mentiuni suplimentare( confidential,
In atentia
Domnului …..)

Unele societati comerciale, firme, folosesc plicuriconfectionate special pe care este tiparita
adresa expeditorului, urmand sa se completeze adresa destinatarului. Adresa de pe plic va fi cea
inscrisa in scrisoare.
Prezentarea plicului 74 mm

Zona lasata la dispozitia expeditorului Zona pentru aplicarea timbrelor si


stampilelor postale

Societatea comerciala

40 mm
“SONAREM” SRL
Str.Artera Noua nr.35
Cod 71520 Bucuresti

1253/2010

Redactarea unei scrisori comerciale se face in mai multe etape:


Stabilirea obiectului scrisorii ( elementul de baza la care se refera scrisoarea);
Conceperea formelor de inceput ale scrisorii;
Redactarea prorpiu-zisa.
Obiectul la care se refera scrisoarea foloseste destinatarului la directionarea scrisorii catre
compartimentul interesat in rezolvarea corespondentei. Este necesat sa nu se confunde ideea de
baza a scrisorii ( obiectul la care se refera ) cu scopul scrisorii.
Scropul scrisorii este motivul pentru care se scrie scrisoarea. Motivul nu se prezinta ca
atare in scrisoare, dar cel care concepe scrisoarea, trebuie sa il cunoasca bine.
Trebuie ca in formatiile si continutul scrisorii sa atinga scopul propus.
Obiectul scrisorii va fi prezentat sub forma unei expresii cat mai concise. El se scrie ca
prim alineat al scrisorii precedat de cuvintele “referitor la” sau cu presurtarea “ref.”. Obiectul
scrisorii, ca si eventuala mentiun “ In atentia domnului….” Se subliniaza. El este bine determinat
atunci cand raspunde la una din intrebarile:

By War1an
Despre ce este vorba in scrisoare?
- despre o livrare;
- despre o comanda;
- despre o oferta etc.
La ce document se refera ?
- la o factura;
- la o comanda;
- la o recalamatie etc.

De exemplu:

“Referitor la livrarea dv. din 20 febr. A.c ……”


“Ref. la comanda dv. nr. …… din…..” etc.
Daca in scrisoare se face referire la o reclamatie este bine sa se evite acest cuvant si sa ne
indice obiectul reclamatiei. De exemplu, in cazul in care scrisoarea se refera la olivrare
necorespunzatoare, in obiect se va indica : “Referitor la livrarea dv…….”

Inceputul scrisorii comerciale. Atunci cand scrisoarea este adresata unei anumite persaone,
se va folosi cuvantul “Domnule” , “Doamna”, “Domnisoara”, urmat de functia respectivei
persaone si eventual de numele si prenumele acesteia.

De exemplu: “Domnule Director”;


“Domnule Contabil-sef”;
“Domnule Sef de gara”;
“Domnule Presedinte”;

Cand nu se cunoaste functia persoanei, scrisoarea va incepecu apelativul “Domnule” ,


“Doamna”, “Domnisoara” urmat de numele si prenumele persoanei.
In cazul in care scrisoarea este adresata unei societati, unei institutii, scrisoarea poate
incepe cu expresia “Domnule Director” sau se poate indica direct obiectul scrisorii.

Redactarea propriu-zisa a scrisorii comerciale. In redactarea unei scrisroi comerciale, de


regula se succed urmatoarele etape :
a) Studierea actelor sa u faptelor de comert si relevarea ideilor; persoana care
redacteaza scrisoarea isi va nota ideile referitoare la actul comercial dupa care le va
selecta pe cele esentiale si determinante.
b) Fixarea scopului ce trebuie atins prin scrisoare; scopul pentru care se redacteaza
scrisoarea trebuie precis stabilit. De exemplu obtinerea unei comenzi, obtinerea unei
amanari in desfasurarea unei actiuni comerciale etc.
c) Alegerea argumentelor in functie de scopul de atins si de eventualele reactii ale
corespondentului; in functie de scoppul propus, ideile pe care si le propune cel care
redacteaza scrisoarea trebuie astfel selectate incat sa trezeasca interesul corespondentului
si sa-l determine sa actioneze in directia dorita

By War1an
d) Elaborarea unui plan de preznetare a ideilor
In general, planul scrisorii cuprinde:
Introducerea in continut;
Dezvoltarea ideilor;
Concluzia scrisorii;
Formule de incheiere
Trebuie acordata o atentie deosebita modului cum se dezvolta ideile in continutul
scrisorii.
Inlantuirea acestoa trebuie sa constea intr-o adevarata demonstratie a unui
rationament care sa tina cont de psihologia corespondentului

e) Redactarea propriu-zisa a textului scrisorii; aceasta trebuie sa se efectueze intr-un


stil simplu si direct. Deoarece timplul oamenilor de afaceri este limitat, scrisoarea
comerciala este cat mai scurta. Totusi, oricat de scurta ar fi scrisoare, nu trebuie sa se
renunte la formulele de politete care vor fi simple, sobre si neconditionate. Scrisoarea
trebuie sa fie politicoasa, chiar daca raspunsul la ea este nefavorabil.
Se recomanda sa nu se foloseasca o astfel de incheiere :
“ In asteptarea unui raspuns favorabil, va multumim pentru intelegere”.
Aceasta idee poate fi exprimata in doua fraze distincte :
“Speram sa ne raspundeti favorabil la cererea noastra.
Va multumim anticipat”.

II.Analiza si redactarea principalelor tipuri


de scrisori comerciale si acte uzuale
A. CORESPONDENTA CU FURNIZORII

In relatiile cu furnizorii, legate in principal de operatiile de contractare si derulare a


contractelor economice, corespondenta comerciala se desfasoara atat inainte, cat si dupa
incheierea acestor operatii.
Inainte de a incheia un contract, unitatea comerciala isi intocmeste o documentatie ampla,
care sa permita alegerea furnizorului in functie de :
Calitatea bunurilor si serviciilor oferite;
Preturile si conditiile de plata propuse;
Termenele de livrare;
Serviciile oferite dupa vanzare etc.
In acest scop, se lanseaza diverse scrisori sub forma cererilor de oferta pentru a solicita
cataloage, esantioane, liste de preturi, servicii prestate etc.
In societatile comerciale scrisorile se emit de catre compartimentul comercial. In tari cu
traditie in economie de piata, in marile firme exista servicii de documentare in privinta
furnizorilor, care se ocupa exclusiv de prospectarea pietei si alegerea furnizorilor care sunt cel
mai bine plasati pe piata.

By War1an
De exemplu: dorim sa ne aprovizionam cu tesaturi de bumbac si tip bumbac. In acest scop
ne adresam in scris societatii comerciale “Bumbacul” S.A. pentru a-i solicita un catalog.
Pentru redactarea unei astfel de scrisori trebuie respectate urmatoarele cerinte:
- Scopul scrisorii sa fie obtinerea documentatiei complete si la zi, intr-un termen cat
mai scurt.
In acest sens forma scrisorii de cerere de esantioane, cataloage se caracterizeaza prin
concizie, precizand ceea ce se solicita furnizorului. Fraza finala trebuie sa invite corespondentul
sa actioneze foarte rapid.
- Conceperea scrisorii trebuie sa indice faptul ca prin cererea de oferta ne informam
numai, fara a ne angaja. Comerciantul in acest caz este client. Scrisoarea trebuie sa fie amabila si
sa se incheie cu multumirile adresate furnizorului.

Exemplu de cerere de oferta de cataloage, esantioane:

SOC.COM.”PRIMEX”S.A
7000 Bucuresti, str.1 Decembrie 24
Tel.:635.75.28; Tx.:53.28.69; Fx.;35.67.29
Nr.324/28 aprilie 2009
Catre
SOC.COM.”BUMBACUL” S.A
Loco
Str. Libertatii 25

Ref.: esantioane si cataloag.


Va rugam sa aveti amabilitatea de a ne expedia ultimul dv. catalog privind tesaturile din
bumbac.
Speram ca ne veti raspunde in cel mai scurt timp.
Va adresam multumirile noastre anticipate.

DIRECTOR SEF SERVICIU


Dumitru Constantin Ion Alexandru

Scrisoarea de cerere de oferta mai poate avea si urmatorul continut general:


“Suntem interesati sa contractam….. si din acest motiv va rugam sa ne puneti la dispozitie,
in timp cat mai scurt posibil, o oferta care sa contina caracteristicile tehnice, de calitate ale
marfii, pretul, conditiile si termenele de livrare”.

Sau

“Va rugam sa ne trimiteti o oferta detaliata pentru produsele….”


“Prin prezenta va rugam sa ne preziceti conditiile in care ati putea sa ne livrati ….”
“Va rugam sa ne expediati esantioanele produselor dv.; daca ne vor conveni conditiile si
calitatea, va vom incredinta toate comenzile noastre”.
Cerere de liste de preturi. Cataloagele nu sunt insotite intotdeauna de preturi, care pot
oscila. In aceeasi scrisoare sau intr-o scrisoare separata se poate solicita furnizorului sa trimita
ultimile liste de preturi.

By War1an
De exemplu:
“Va rugam sa ne faceti cunoscute preturile dv.curente pentru produsele…. , indicandu-ne
si data la care ati putea sa ne livrati marfurile, precum su conditiile de livrare”.

Sau

“Dorim sa negociem pretul marfurilor din care ne-ati trimis un esantion saptamana trecuta”.
In cazul in care comerciantul solicita furnizorului un serviciu sau o lucrare pentru care nu
exista cataloagesi tarife, prin scriosare se ca solicita prezentarea devizului pentru un anumit tip
de lucrare.
De exemplu, un comerciant doreste sa-si mobileze o unitate noua, pentru care solicita
devizul la mai multe unitati de productie. In acest caz, calitatea primordiala a acestui gen de
scriosare este precizia, scrisoarea fiind insotita de anexe care sa prezinte materialele din care se
doreste sa se execute mobilierul, schita mobilierului si alte elemente necesare identificarii
consumului de materiale pentru elaborarea devizului.
Cererea de oferta trebuie astfel conceputa incat furnizorul sa nu aiba impresia ca afacerea a
fost castigata in favoarea lui. In acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv sa faca vreun effort
personal pentru gasirea clientilor.
Oferta este scrisoarea trimisa de furnizor, din proprie initiativa sau ca raspuns la o cerere
de oferta, prin care isi prezinta partenerilor de afaceri :
Denumirea exacta a marfurilor sau serviciilor, eventual insotita de toate datele
caracteristice;
Descrierea detaliata a marfii, prezentata prin esantioane, prospecte, cataloage,
fotografii etc.;
Calitatea;
Cantitatea ce se poate livra, greutatea, volumul;
Pretul, cu mentiunea daca cheltuielile de transport si ambalajul saunt incluse in pret
si conditiile de livrare;
Termenele de livrare;
Conditiile de plata;
Precizari referitoare la locul de livrare, locul efectuarii platii, arbitraj, asigurari;
Ambalajul;
Durata de valabilitate a ofertei.
Oferta constituie o propunere de contract: daca ea este urmata de o comanda din partea
destinatarului scrisorii avem de-a face cu un contract de vanzare cumparare (in formula
imperfecta – prin lipsa unui act scris si semnat de parteneri – dar agreat de practica comerciala).
Din aceasta cauza, oferta trebuie redactata clar, precis, cu atentie, convingator, dar fara
exagerari sau afirmatii echivoce.
Se poate utiliza oferta ferma a carei acceptare duce la incheierea uni contract de vanzare-
cumparare, fapt ce simplifica formalitatile in relatiile dintre parteneri.
In general, un comerciant primeste oferta pentru aceeasi marfa de la mai multi furnizori.
Ofertele sunt examinate sub diferite aspecte ( calitatea si estetica produselor, daca satisfac
cerintele pentru care au fost fabricate, garantia oferita produsului, conditiile de plata, de livrare
etc.)
Pentru o informare mai completa a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte si
cataloage, prospecte, mostre (esantioane).

By War1an
In scopul de a convinge partenerii in alegerea propriei oferte,scrisoarea de oferta poate fi
insotita de o nota de comanda care va fi completata de cumparator numai cu cantitatile solicitate.
O oferta poate avea un caracter general, atunci cand nu se refera la produse sau clienti
nominalizati (in acest caz oferta avand caracter de scrisoare circulara) sau un caracter special,
cand produsele si clientii sunt bine determinati.
Ofertele generale, de obicei, sunt transmise prin mijloace mass-media, dar si la diversi
clienti, prin anunturi scrise sau orale,cu ocazia targurilor si expozitiilor interne sau internationale.
EXEMPLU de oferta generala:

Soc.com.”BUMBACU”S.A
2300 Timisoara, str.Libertatii 144
Tel.: 14.30.30 ; Tx.:10.50.30 ; Fx.: 16.80.80
Nr. 20/30 mai 2009
CAPITAL SOCIAL : 1.500 - CONT : 1030, B.C TIMISOARA

Catre

_________________________
_________________________
_________________________

“Va facem cunoscut ca societatea noastra va poate oferi tesaturi de bumbac, diferite
sortimente, intr-o gama variata de culori si contexturi, la un pret convenabil.
Esantioanele si cataloagele pot fi vizionate la sediul unitatii noastre.
Ne-ar face o deosebita placere sa fiti partenerul nostru comercial.”

DIRECTOR CONTABIL SEF

P.A/B.C

Comanda este scrisoarea ulterioara ofertei, prin care clientul solicita ferm livrarea de
produse sau executarea de lucrari. In cazul comenzilor de marfuri sau materiale exista formulare
tipizate care cuprind rubrici incluzand elementele necesare identificarii produselor, dar se pot
folosi si scrisori redactate liber.
Comanda telefonica a unui client catre furnizorul sau traditional, pentru a castiga timp in
efectuarea livrarii sau executatea lucrarii, trebuie obligatoriu urmata de confirmarea in scris, in
cele mai mici amanunte. Calitatea de baza a unei comenzi este precizia. In acest sens, scrisoarea
trebuie sa cuprinda toate datele necesate identificarii produselor, precum si pretul, modalitatea de
plata, termeul de livrare si elemete.

By War1an
MODEL de comanda liber redactata:

SOC.COM.”NOVUS”S.A
1100 Craiova, str.Dudului 3
Tel.: 12.31.44 ; Fx.: 15.99.08
Nr. 5300/5 iunie 2009
CAPITAL SOCIAL : 1.500 - CONT : 1022, B.C .C

Catre
SOC.COM. “TIPARUL” S.A
Loco
Str. Frunzei 18

Va rugam sa ne livrati urmatoarele materiale tipizate:


- fise cont.sintetic 5.000 buc
- fise cont analitic 6.000 buc
- registre tip inventar 100 buc
Plata se va face prin virament din contul nostru la B.C Craiova.
Pentru ridicarea materialelor, delegam pe d-na Popescu Ionela care se legitimeaza cu B.I
seria D.K. nr. 1197786, eliberat de Politia Mun. Craiova la data de 11 ianuarie 1990.

DIRECTOR CONTABIL SEF


Mirea Victor Popa Dorin
P.A/I.S/ 2 ex.

B. CORESPONDENTA CU CLIENTII

Clientii unei societati comerciale pot fi societati comerciale, persoare juridice sau persoane
fizice, beneficiari potentiali si efectivi ai produselor sau serviciilor oferite.
Incorespondenta cu clientii societatii comerciale trebuie sa se cunoasca psihologia, sa se
anticipeze reactia si comportamentul clientilor, pentru a se putea veni in intampinarea lor.
In functie de specificul clientilo – societatea comerciala sau consumatori particulari –
corepondenta se va caracteriz, in primul caz, printr-un rationament riguros, in al doilea caz,
printr-un plus de subiectivism, personalizare, avand la baza animarea unor sentimente diverse :
curiozitate, orgoliu, incredere etc.
Motivatiile ce stau la baza corespondentei comerciale cu clientii sunt:
atragerea si informarea clientilor in scopul convingerii acestora de a apela la
produsele sau serviciile comerciale ( scrisori de prospectare a pietei);
mentinerea clientelei dobandite;
rezolvarea unor probleme privind comportamentul produselor in consum( prestarea
unor servicii suplimentare, remedierea unor defectiuni) ;
rezolvarea unor reclamatii ale clientilor in legatura cu neregularitati la marfuri.
In cazul in care clientii sunt societati comerciale, scrisorile de prospectare a pietei sunt
individualizate. Ele confirma si intaresc demersurile efectuate prin intalniri sau convorbiri
telefonice anterioare intre ofertant si client sau preceda intalniri intre acestia.

By War1an
Aceste scrisori sunt redactate intr-o maniera sobra, precisa si politicoasa. Fara a disimula
intentia vanzatorului de a-si vinde marfa, ea trebuie sa fie in concordanta cu interesul
cumparatorului; scrisoarea comerciala va avea a scop sa demonstreze ca produsele sau serviciile
oferite raspund cerintelor consumatorului.
In general, astfel de scrisori sunt scurte, deoarece sunt insotite de cataloage, liste de preturi,
devize, conditii de vanzare (termene, garantii, servicii suplimentare etc.)
Conditiile generale de vanzare ale unei societati comerciale pot fi cuprinse intr-un
imprimat, ele constituind caracteristicile comune tuturor operatiilor de vanzare practicate de
firma respectiva.
In cazul in care clientii sunt persoane particulare sau mici comercianti, stilul scrisorii de
prospectare a pietei va fi politicos si cat se poate de personal, desi, in acest caz, numarul
destinatarilor este mai mare decat in cazul clientilor societatilor comerciale.
Astfel de scrisori pot fi adresate de expeditori in cazul in care acestia si-au deschis un
magazin nou, atunci cand nu sunt cunoscuti de clienti, cand se ofera produse noi sau ofertantul
observa ca produsele sale incep sa nu se mai vanda. Scrisorile constituie, in acest caz, mijloace
folosite in strategia promotionala a comerciantilor.
Este important ca scrisoarea sa uimeasca si sa impresioneze placut clientul, sa-l determine
sa solicite marfurile oferite. De exemplu:
“Avem placerea de a va anunta ca ordinatorul nostru v-a desemnat ca fericita castigatoare a
concursului de primavara organizat de noi.
Astfel aveti dreptul sa va alegeti orice articol din magazinul nostru la pretul maxim de 20
lei.
Pastrati cu grija aceasta scrisoare cu care va veti preznta la acest magazin inaintea datei de
30 mai, pentru a beneficia de aceasta nesperata sansa”.
Pentru mentinerea clientelei dobandite este necesar ca firma sa transmita periodic scrisori
insotite de diverse mijloace publicitare, care sa prezinte sortimentele noi, modificarile intervenit
in sortimentul oferit, in conditiile generale de vanzare, in serviciile post-vanzare oferite. Orice
societate comerciala trebuie sa actioneze mereu in avans cu informarea clientelei, ale carei
obiceiuri si cerinte de consum se modifica intr-un ritm deosebit de rapid.
De exemplu, o astfel de scrisoare de mentinere a clientelei poate fi :
“In virtutea bunelor noastre relatii, va oferim spre contractare noile modele din cataloagele
noastre pentru sezonul estival al anului ….”
Scrisorile ce au ca scop rezolvarea unor reclamatii ale clientilor privind comportamentul in
consum al marfurilor primite sau privind indeplinirea obligatiilor contractuale, pot fi determinate
de :
diferentele intre marfurile comandate si cele primite;
constatarea avarierii marfurilor si ambalajelor pe parcursul transportului;
intarzieri in expedierea marfurilor de catre furnizori, ceea ce cauzeaza dificultati
activitatii clientului;
solicitatea si acordarea de despagubiri in cazul nerespectarii obligatiilor
contractuale.
Ele pot avea urmatoarele forme:
“Am primit marfa expediata de dvs. In contul comenzii noastre nr…. Din nefericire, va
aducem la cunostinta ca in livrarea dvs. S-a strecurat o eroare, astfel incat articolul bluze tricotate
model 1024 nu corepunde comezii noastre. Pentru concilierea acestei diferente va propunem fie
restituirea articolelor necomandate, fie acordarea unui rabat la marfurile expediate de dvs.”
“Deorece ne aflam la sfarsitul sezonului, va comunicam ca, asa cum am prevazut in
comanda noastra nr… , vom mai primi marfurile comandate pana cel mai tarziu la 31 august a.c”

By War1an
“Cu privire la marfurile expediate de dvs., cu avizul nr…., va comunicam ca preturile
inscrise in documentul de livrare sunt superioare celor indicate in catalog, drept pentru care
anticipam ca vanzarile la aceste marfuri vor scadea, in comparatie cu cele preconizate de noi la
intocmirea comenzii.
Din acest motiv suntem nevoiti sa va restituim materialele expediate.”

Furnizorul poate raspunde in acest caz clientului sau, informandu-l asupra ratiunii
diferentelor de preturi ( noi materii prime, modificari in tehnologia de fabricatie) si care, pentru
a evita restituirea marfurilor ceruta de client, propune o reducere de 3 % a valorii inscrise in
factura.
“Deoarece preturile la materialele cumparate de noi dupa data de 31 martie a.c. s-au
majorat cu 5%, preturile produselor noastre au suferit modificari. Pentru a evita restituirea
marfurilor si in virtutea bunelor noastre relatii, va propunem o reducere a valorii facturii cu 3 %”.
In legatura cu neregularitatile la primirea marfurilor, se prezinta in continuare un exemplu:
“Am primit marfa expediata de dvs. cu avizul de expediere nr….
In cursul dezbaterii, s-a constat ca doua compleuri PNA marimea 46, cularea galbena,
prezinta urmatoarele defecte:
nuantele diferite ale culorii celor doua piese;
ochiuri duse pe circa 20 cm la jacheta.
Din cauza acestor defecte, cele doua marfuri sunt nevalidabile. De aceea, vi le restituim, cu
rugamintea de a le schimba in cel mai scurt timp, avad in vedere ca sezonul actual favorizeaza
vanzarea acestui gen de compleuri.”;
“Confirmam primirea scrisorii dvs.,prin care ne comunicati deficientele constatate la
marfuri, pe care le regretam.
Marfurile cu diferente calitative vor fi operativ inlocuite si vor vi expediate prin colet
postal la data de …..”

By War1an