Controlul faptic

Controlul faptic este procedeul de control financiar prin care are loc stabilirea situaiei reale i a
micrii mijloacelor materiale i bneti dintr-un patrimoniu. Acesta se exercit la locul de
pstrare a bunurilor materiale i mijloacelor bneti avnd ca obiective prioritare urmtoarele:
determinarea exact a cantitilor i valorilor existente;
starea real n care se gsesc;
stadiul i modul de prelucrare;
respectarea prevederilor legale n utilizarea lor.
Se efectueaz atunci cnd este posibil identificarea pe teren a imobilizrilor corporale,
mrfurilor, materiilor prime, materialelor etc. care fac obiectul documentelor verificate, urmrind
a se stabili dac cele reflectate n documente sunt nconcordan cu realitatea.
Principalele tehnici utilizate n controlul faptic sunt:

1.

inventarierea de control,
expertiza tehnic i analiza de laborator,
observarea direct,
inspecia fizic .a.
Inventarierea de control -este modalitatea principal de control faptic avnd ca obiectiv
constatarea (la un moment dat) a existenei cantitative i calitative a valorilor materiale i
bnetidintr-o gestiune, precum i a modului de ndeplinire a activitii de ctre
gestionari. Aceastoperaiune presupune constatarea existenei stocurilor i a soldurilor
faptice, comparareaacestora cu cele scriptice din evidena contabil i n final stabilirea
eventualelor diferene.Prin inventariere se controleaz i modul de conservare a
mijloacelor economice.Este necesar s se fac o distincie ntre inventarierea de control
ca tehnic a controlului financiar i inventarierea general i periodic a ntregului
patrimoniu care d coninutcontrolului financiar de gestiune. Prima variant se realizeaz
la un moment dat, vizndsurprinderea realitilor efective i pentru reuita sa, o condiie
esenial este caracterulinopinat. A doua form se execut n funcie de o programare
anticipat asupra ntregului patrimoniu, mbinnd elemente de control faptic cu cel
documentar i cu efectuarea unor operaiunispecifice de regularizare a rezultatelor.Ca
metod specific de control financiar, inventarierea reprezint, n primul rnd, overificare
faptic pe teren a existenei de valori materiale i bneti. Prin extensie inventarierea
decontrol poate fi folosit i pentru verificarea unor documente sau evidene (sub raportul
existeneiacestora i inerii lor la zi), precum i pentru identificarea unor elemente
patrimoniale de naturatitlurilor, drepturilor de crean, obligaiilor. n accepiunea ei ca
metod de tehnic a controluluifinanciar, inventarierea de control coincide numai parial
cu activitatea mult mai cuprinztoare deinventariere periodic a gestiunilor sau al
ntregului patrimoniu, care se realizeaz printr-o mbinare a verificrilor faptice cu cele
documentare.

n funcie de natura elementelor verificate i de obiectivele urmrite prin aciunea de

control, se pot utiliza, ca procedee de lucru, inventarierea total i inventarierea prin
sondaj:1
a. Inventarierea total
Este cea care permite cunoaterea integral a realitilor i formularea unor concluzii exacte, dar
este mai greu de realizat. Ea reclam un timp de executare ndelungat, un efort substanial i
sistarea operaiunilor de primire i eliberare a bunurilor din gestiune pe perioada efecturii ei.
b. Inventarierea prin sondaj
Aceasta se realizeaz cu mai mult uurin, este mai operativ. n practica economic actual,
inventarierea de control se realizeaz, n principal, pe calea sondajului.Explicaia poate fi dat i
de faptul c, n condiiile actuale, volumul valorilor ce trebuie inventariate i sortimentele
acestora nregistreaz o cretere rapid i respectiv o diversificare continu. Procedeul
inventarierii prin sondaj nu trebuie s conduc la diminuarea gradului de precizie al aciunilor de
control. n acest scop, se impune o perfecionare continu a tehnicilor delucru, astfel nct
sondajul s satisfac tot mai mult cerinele unei cercetri selective.n toate cazurile n care din
inventarierile de control prin sondaj rezult plusuri sau minusuri frecvente, acestea se transform
n inventarieri de control totale, organul de control financiar avnd obligaia s extind
verificarea la toate reperele existente ngestiune. n cazul gestiunilor valorice, inventarierea de
control trebuie s fie total, altfel nefiind posibil s se determine valoarea total real a valorilor
materiale i bneti existente n gestiunea respectiv.Pentru a da rezultate, inventarierea de
control implic i stabilirea justeei soldurilor scriptice la reperele cuprinse n control, ceea ce
presupune verificarea documentar a tuturor actelor pe baza crora au avut loc intrri sau ieiri
din gestiune, pe o perioad anterioar care, de regul, se extinde pn la ultimul control efectuat.
Utilizarea de mijloace proprii de consemnare i confirmare a constatrilor
n practica activitii de control economic,financiar i gestionar apar situaii dese n care
informaiile curente ce stau la dispoziia organelor de control nu satisfac ntr-un mod integral
cerinele necesare unei interpretri realiste a fenomenelor i proceselor economice complexe sau
chiar foarte dinamice.n aceste cazuri ,sunt necesare investigaii suplimentare care s se ndrepte
spre cunoaterea unor aspecte particulare dar i a mobilurilor care stau la baza unor ac iuni,
precum i identificarea efectelor i a implicaiilor.Unii specialiti recomand folosirea de
chestionare,consultri dar si teste care s permit o evaluare exacta a strilor de lucru,cunoaterea
de atitudini dar si de comportamente ale celor verificai.2
Organele de control pot cere informaii verbale sau scrise,o oricror personae fizice sau
juridicare care au o legtur cu problemele verificate.Cel mai des ntlnite astfel de informa ii
1 Ion Floarea,Ionela-Corina Chersan,Radu Floarea,Controlul economic,financiar si
gestionar,Editura CECCAR,Bucuresti,pag.164-165
2 R.Ciurileanu, Controlul financiar n Republica Socialist Romnia,Editura Academiei
Bucuresti,1980,pp,130-160

sunt notele scrise i consemnarea unor detalii n actele finale de control.Aceste note mbrac
dou forme concrete,acestea fiind procesele verbare sau notele de constatare i notele
explicative.
Procesele verbale sau notele de constatare sunt ntocmite pentru consemnarea deficien elor
constatate de catre organul de control, a cror reconstituire ulterioar nu este posibil sau care
pur i simplu nu vor putea fi dovedite mai trziu.Aceste prezint situaia de fapt i sunt semnate
de organul de control,de conductorul unitii,subunitii sau compartimentului respectiv,i
eventual de martorii asisteni. Procesele verbale se mai ntocmesc cu ocazia verificrilor priin
sondaj sau a celor ncruciate dar i a controalelor efectuale la subuniti sau filiale care au sediul
n alt parte dect unitile supuse verificrii.
Notele explicative sau de relaii sunt utilizate cnd organelle constat abateri sau deficien e
pentru care urmeaz s propun sanciuni sau imputaii sau care ntrunesc elementele constitutive
ale unor infaciuni. Acestea au forma unor rspunsuri la ntrebri, ele fiind formulate de catre
organul de control ,iar rspunsurile sunt date de catre cei considera i vinova i sau de alte
personae care cunosc mprejurrile n care s-au produs faptele respective.ntrebrile i
rspunsurile sunt numerotate n ordine ,iar ultima ntrebare poatea avea o formulare de urmtorul
tip Mai avei ceva de adaugat n legtur cu constatarea fcut? Notele explicative capt
caracterul unor declaraii,evitndu-se astfel posibilitile de invocare ulterioar.Organele de
control au obligaia de a analiza cu discernmnt rspunsurile,si s formuleze ,dac este cazul,si
alte ntrebri lmuritoare.Dac o persoan refuz s dea o not explicative sau s rspund la
ntrebri,organul de control va formula n scris ntrebrile respective la unitatea
verificat,menionnd un termen limit pn la care se ateapt rspuns. Dac nici a a nu se
primesc rspunsurile,organele de control stabilesc concluziile pe baza informaiilor existente,dar
vor consemna totodat refuzul n documentele finale de control.3
2. Expertiza tehnic i analiza de laborator- sunt modaliti de control faptic care se
utilizeaz(de regul combinat) pentru stabilirea integritii valorilor materiale, calitatea unor
produse, coninutul i succesiunea anumitor lucrri, volumul manoperei ncorporate,
consumurilespecifice necesare unei operaiuni etc. Acest procedeu de verificare se execut de
ctrespecialiti n domeniu, la solicitarea i mpreun cu organele de control financiar,asumndui rspunderea pentru constatrile fcute.Intervin n cazurile n care, n cursul efecturii
verificrii, organele de control nu pot trageconcluzii asupra unor aspecte fr intervenia
specialitilor, care s se pronune din punct devedere profesional, fie efectund o expertiza
tehnic, fie efectund analize de laborator. Deexemplu, n activitatea de construcii este frecvent
necesar intervenia organelor tehnice pentruefectuare de msurtori, pentru analiza justeei
soluiilor tehnice adoptate, pentru analiza justeei calculelor din documentaiile de execuie sau
pentru dozarea cimentului din betoane turnate,etc.
La analiza de laborator se recurge i pentru a stabili componena unor produsecomparativ cu
materiile prime eliberate din depozit, calitatea unor materii sau materiale depozitatevreme
ndelungat, etc. Pentru elucidarea unor astfel de aspecte se recurge fie la tehnicienii la
3 Ion Floarea,Ionela-Corina Chersan,Radu Floarea,Controlul economic,financiar si
gestionar,Editura CECCAR,Bucuresti,pag.166

laboratoarele din cadrul ntreprinderii, fie la organele tehnice din cadrul unor
inspeciispecializate.Probele de laborator se folosesc pentru determinarea calitii compoziiei
sau coninutuluiunor bunuri (materii prime minerale sau organice, produse alimentare, materiale
textile, betoane etc.). Expertizele tehnice sunt necesare pentru cunoaterea parametrilor
defuncionare a utilajelor, a rezistenei unor materiale sau construcii, a randamentelor
energeticei termice, a consumului de materiale i de manoper pentru o lucrare sau
produs.Probele de laborator i expertizele tehnice depesc cadrul problemelor economicofinanciare, dar foarte adesea ele sunt indispensabile organelor de control pentru analizatemeinic
a fenomenului verificat, pentru cunoaterea realitilor efective i pentru formulareaunor
concluzii juste.

3. Observarea direct
ca modalitate de control faptic este folosit pentru stabilirea unor situaiireale care nu rezult din
documente. Acest procedeu presupune ca organul de control s sedeplaseze inopinat la faa
locului pentru a constata modul n care personalul unitiicontrolate i ndeplinete obligaiile de
serviciu sau la locurile unde se desfoar anumiteactiviti cum ar fi: secii, ateliere, laboratoare,
magazine, depozite, gestiuni, antiere, birourietc. Prin observarea direct se culeg informaii utile
asupra modului cum se desfoar oactivitate, conturnd un punct de vedere real asupra
obiectivelor supuse verificrii. i cu acest prilej sunt puse n eviden capacitatea profesional i
intuiia organelor de control n a surprindeelementele eseniale care i ajut n activitatea
lor.Observarea direct este o metod utilizat cu prioritate n controlul concomitent(ierarhizat sau
operaional) i const n urmrirea la faa locului a modului de organizare idesfurare a muncii
n diferite sectoare sau compartimente specializate.n aciunile de control financiar, observarea
direct poate mbrca forma general ainspeciilor sau poate utiliza procedee tehnice mai
evoluate, cum sunt: cronometrarea,fotografierea, normarea, testarea de aptitudini etc. De
asemenea, controlul prin observare direct permite cunoaterea unor situaii de fapt care nu fac
obiectul nregistrrilor n documente sauevidene cum sunt: asigurarea pazei la magazii i
depozite, respectarea normelor de securitatea muncii, realizarea msurilor de siguran privind
pstrarea i manipularea numerarului(existena casei de bani i a grilajelor metalice de la ua i
ferestrele casieriei, efectuareaoperaiunilor de ncasri i pli la ghieu) i altele similare.
4. Inspecia fizic
const n examinarea existenei nemijlocite a unor mijloace materiale i
valori, cum ar fi controlul banilor i altor hrtii de valoare n casierii.Reprezentnd o prob cert
pentru constatarea existenei unui anumit post de activ, sau aactelor justificative nregistrate n
contabilitate, inspecia fizic reprezint o cale prin care sestabilesc att modul de gestionare al
mijloacelor materiale i bneti, ct i calitateainformaiilor cu privire la activitatea controlat.
Prin modalitile specifice controlului faptic,acesta ntregesc controlul documentar.

Controlul prin sondaj

n cadrul unui exerciiu, ntr-o entitate,numrul de operaiuni care sunt nregistrate n
contabilitate poate fi unul foarte mare,tocmai de aceea nu se poate asigura cuprinderea n cadrul
controlului a tuturor acestor operaiuni.Costul controlului ar fi n acest caz ar fi unul foarte mare
dac e sa fie comparat cu informaiile obinute n urma verificrii.
Controlul prin sondaj vizeaz cu prioritate cele mai reprezentative documente i operaii, care
permit obinerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului controlat.Acest tip de
control financiar cuprinde numai o parte din operaiile i documentele dintr-un anumit sector. El
se poate limita i la o parte din perioada de timp supus verificrii,lundu-se n considerare
inclusiv operaiunile n curs de efectuare. Tendina de cuprindere n control a unui numr mare
de operaiuni curente este ponderat de obligaia de a extinde controlul prin sondaj la perioade
compacte din perioada precedent, n cazul constatrii unor deficiene i abateri grave n
gestiunea patrimoniului.
Sondajul este definit ca o tehnic care const n selecionarea unui anumit numr sau pri dintr-o
mulime, aplicarea la acestea a tehnicilor de obinere a elementelor probante i extrapolarea
rezultatelor obinute asupra eantionului la ntreaga mas sau mulime.4
Sondajul este un control selectiv, care simplific sarcina de apreciere prin utilizarea unuiexemplu
reprezentativ i permite, astfel, s se obin economii autentice n ceea ce privete munca de
control.5
Privit ca o tehnica a controlului i auditului,sondajul const n:6
Selectarea unui anumit numr de elemente din ansamblul operaiunilor i conturilor care
formeaz mulimea ce urmeaz sa fie controlat;
Aplicarea la aceste elemente a tehnicilor de obinere a elementelor probante;
Extrapolarea rezultatelor obinute pe eantion n ansamblul mulimii cercetate.
Dupa caracteristica comun i scopul pe care acestea le au ,deosebim:
1. Sondaje asupra atribuiilor
Acestea sunt utilizate cnd caracteristica comun const n analiza modului de aplicare a unei
procedure sau de ndeplinire al unei atribuiuni de serviciu ,cum ar fi :o comand de
aprovizionare sa fie aprobat, bunurile care intra intr-o inreprindere fac obiectul unei note de
recepie
4 Gheorghe Moroan,Control financiar CURS- ,pag.44
5 Gheorghe Moroan,Control financiar CURS- ,pag.43
6 Normele de audit citate,punctele 65-74,Marin Toma i Marius Chivulescu,op.citat
pag,169-173,Tehnica sondajelor este comun att controlorului ct i auditorului,aa
cum se va arta n capitolul 3

2. Sondaje asupra valorii

Sunt aplicate atunci cnd caracteristica pe care acestea o urmresc este valoarea elementelor
patrimoniale a tranzaciilor i operaiunilor consemnate n cadrul rulajului i soldul conturilor.

Dup pregtirea profesional a controlului si auditorului, dar i n funcie de gradul de

credibilitate pe care dorete sa poat fi oferit n cadrul concluziilor sale, putem sa deosebim alte
dou tipuri de sondaje:
1. Statistice
2. Nestatistice- acestea se bazeaz pe intuiia i experiena auditorului,neasigurnd o
extrapolare riguroas a rezultatelor care se obin pe baza eantionului la ntreaga mas a
mulimii.
Indiferent de tipul de sondaj, pentru a se asigura rigurozitatea cerut, este absolut necesar s
fie respectate urmtoarele etape:
1) Definirea precisa a obiectivelor
Reprezinta etapa n care auditorul sau controlorul trebuie s stabileasc

Ceea ce acesta urmeaz s demonstreze ,deci s defineasc caracteristicile considerate

o eroare sau o anomalie. Comparnd avizele de expediie cu facturile, controlorul
poate constata livrrile care sunt n curs de facturare sau cele pentru care s-au omis
facturile;
Rata de eroare maxim acceptat.
2) Precizarea naturii elementelor n funcie de care se va efectua sondajul i
totodata prezentarea limitelor de timp cuprinse n sondaj
Pentru controlul aprivionrilor se vor lua n sondaj notele de recepie care sunt numerotate n
cadrul ntreprinderii i nu facturile sosite de la furnizor,ale cror numere de ordine sunt
discontinue.
3) Execuia propriu-zis a sondajului
Aceast etap presupune alegerea tehnicilor de sondaj,stabilirea mrimii eantionului dar i
selectarea acestuia, determinarea si evaluarea rezultatelor, precum i stabilirea concluziilor
sondajului.
Apelnd la sondaje, cel care le efectueaz ,att controlorul ct i auditorul se supune unor
riscuri, deoarece acesta poate s ajung la concluzii diferite fa de concluziile la care acesta
ar putea ajunge n cazul unui control exhaustiv.7

7 Ioan Oprean,Control i audit financiar-contabil,Editura Intelcredo

Deva,2002,pag.61-62