Microsoft Access

2007

Cuprins

1.

Aplicarea operaiilor elementare i a

conceptelor de baz ale aplicaiei Access

2.

Operarea cu baze de date

3.

Crearea i utilizarea formularelor

4.

Utilizarea informaiilor dintr-o baz de date

5.

Crearea i utilizarea rapoartelor

6.

Realizarea unor aplicaii practice

1. Aplicarea operaiilor
elementare i a
conceptelor de baz ale
aplicaiei Access

Deschiderea aplicaiei 1. Start All apps Microsoft Office Microsoft Acces

Deschiderea, modificarea, salvarea i nchiderea

unei baze de date existente
Folosirea funciei ajutor
nchiderea aplicaiei
Moduri de vizualizare

Fereastra aplicatiei Access

2007
Baza de date
necompletata

Sabloane

Baze de date
recent deschise

Deschiderea, salvarea i
nchiderea unei baze de date
existente

Deschiderea unei baze de date:

Dublu clic pe numele bazei de date din fereastra aplicatiei
Sau
- Se executa clic pe butonul office si se alege optiunea Open
4. Inchiderea unei baze de date:
1.
-

2. Salvarea unei baze de date:

Folosirea funciei ajutor

2. Operarea cu baze de date

Proiectarea unei baze de date

Crearea unei tabele
Definirea unei chei primare
Stabilirea unui index
Modificarea proprietilor unui cmp
Introducerea de date n tabel
Vizualizarea informaiilor dintr-o tabel
Modificarea datelor ntr-o tabel
Adugarea de nregistrri ntr-o baz de date
tergerea de nregistrri ntr-o baz de date

Proiectarea unei baze de date

In proiectarea unei baze de date se va tine cont

de urmatorii pasi:

analizati obiectivul urmarit

determinai scopul bazei de date

determinai tabelele de care avei nevoie

determinai cmpurile de care o s avei nevoie n

tabele

determinai relaiile dintre tabele

Crearea unei tabele

Crearea structurii tabelelor se refer la

definirea cmpurilor (coloanelor)
tabelelor. Acest lucru se poate face n
trei moduri:

Din meniul Create

Table crearea unei tabele noi prin

definirea campurilor in mod direct

Table Templates - crearea unei tabele

prin utilizarea unor sabloane existente

Table Design - crearea unei tabele in

modul Design View in care se pot adauga
campuri si tipul de date fiecarui camp

Definirea unei chei primare

1. Se selecteaz cmpul

Cheia primara identific n

mod unic o nregistrare a
tabelei.
Poate fi : - cheie simpl
-format dintr-o singur
coloan
- cheie compus
(multipl)- format din mai
multe coloane
ntr-un tabel pot exista mai
multe coloane (sau set de
coloane) ce pot conine
valori unice. Aceste coloane
sunt chei candidat
Stabilirea cheii primare se
poate face prin dou
modalitti, dup cum urmeaz:

2. Selectai fie simbolul

iconic - cheie,
din meniul Design, fie
clic dreapta pe campul
selectat si se alege
Primary Key

Crearea tabelelor cu
ajutorul ferestrei de
Este modul cel mai eficient de creare a tabelelor
proiectare
n aceast fereastr se definesc

numele cmpurilor FIELD NAME,

tipul de date DATA TYPE

o descriere a cmpului respectiv (opional)DESCRIPTION.

Crearea tabelelor cu
ajutorul ferestrei de
proiectare

Field size (Dimensiunea cmpului): n

aceast zon se introduce numrul
maxim de caractere permis pentru
cmpul respectiv, n functie de tipul

Crearea tabelelor cu
ajutorul ferestrei de
proiectare

Format (Formatul n care sunt afiate

datele): - n Access fiecare tip de date
are mai multe opiuni predefinite de
afiare.

Crearea tabelelor cu
ajutorul ferestrei de
proiectare

Input Mask (Formatul

de introducere): se
refer la impunerea unui
anumit format pentru
toate datele incluse n
cadrul acestui cmp. O
masc de intrare este
folosit ntr-un cmp
pentru a formata
informaia i a controla ce
valori pot fi introduse.
Utilizatorul va putea
introduce n cmp exact
formatul impus de masc,
n caz contrar Access va

nlocuitorii de caractere pot fi:

- 0 pentru numere (0-9);
- 9 pentru numere sau pauze;
- L pentru litere (A-Z).
Exemplu:pentru numere de nmatriculare: LL00LL

Crearea tabelelor cu
ajutorul ferestrei de
proiectare

Caption (Eticheta): permite specificarea

unui anumit nume atribuit cmpului, nume
care va fi afiat n cadrul rapoartelor,
formularelor, tabelelor.
Default value (Valoare automat): este
valoarea atribuit automat atunci cnd
utilizatorul nu introduce nici o valoare n acel
cmp.
Validation rule (Regulile de validare):
testeaz prin intermediul unui criteriu (expresie
Access) valorile introduse n cmpurile bazei de
date i nu las introducerea de date care nu
respect acel criteriu.
Validation TEXT (Text de validare): Conine
textul care va aprea pe ecran n cazul n care
valoarea introdus n cmp nu respect criteriul
impus de regula de validare.
Required (Cerine): se stabilete dac prin
introducerea unei nregistrri n cadrul tabelei
este obligatorie i completarea respectivului
cmp.

Indexed (Indexare): dintr-o list

derulant se poate alege ntre un index
care admite valori duplicat sau unul
care cere ca fiecare valoare a cmpului
s fie unic

Operatii elementare asupra

tabelelor
1.

2.
3.

4.
5.

Deschiderea si inchiderea unei tabele:

- dublu clic pe tabela respectiva (deschiderea)
- clic pe butonul x de pe bara tabelei (inchiderea)
Deplasarea in tabela:
- utilizand bara de deplasare pozitionata in partea de
jos a ferestrei tabelei
Sortarea datelor din tabele:
- prin sortare se obtin datele aranjate crescator sau
descrescator dupa valorile unor chei- se utilizeaza
butoanele
Adaugarea inregistrarilor:
- in modul foaie de date se executa clic pe butonul
Stergerea articolelor clic dreapta pe articole si se
alege Delete record

3. Crearea i utilizarea
formularelor
Crearea unui formular simplu
Introducerea datelor n baza de date folosind
formulare simple
Formatarea textului
Schimbarea culorii fondului ntr-un formular
Importul unei imagini sau fiier text ntr-un
formular
Modificarea

Crearea unui formular

simplu - Form Wizard

Un formular serveste la introducerea datelor, dar poate avea si rol

de meniu sau de prezentare generala a unor informatii. Un
formular este un element de interfata cu utilizatorul.

1. Se apeleaza Form Wizard din meniul Create

More Forms
2. Se deschide tabela sursa si se selecteaza
campurile ce vor forma formularul si se
actioneaza butonul Next
3. Se alege aspectul formularului, stilul acestuia, se
salveaza si se poate executa imediat

Tipuri de relaii n
Access

1. Relaia One to One (unu la unu) - fiecrei

nregistrri din tabelul printe i corespunde
exact o singur nregistrare din tabelul copil.
2. Relaia One to Many (unu la mai muli) fiecrei nregistrri din tabelul printe i
corespunde mai mult de o nregistrare n
tabelul copil.
3. Relaia Many to Many (mai muli la mai
muli) fiecrei nregistrri din tabelul printe
i corespunde mai mult de o nregistrare n
tabelul copil iar fiecrei nregistrri din tabelul
copil i poate corespunde mai mult de o
nregistrare n tabelul printe.

Reguli de protejare a
datelor din tabelele
relationate
Integritatea referenial:
1. fiecare valoare a cheii externe trebuie s se gseasc printre mulimea valorilor cheii candidat
corespondente, cu alte cuvinte nu putem adaug nregistrri n tabelul copil fr ca acestea
s aib corespondent n tabelul printe;
2. nu putem terge o nregistrare din tabelul printe dac exist nregistrri corespondente n
tabelele copil.

Alte reguli referitoare le cheia extern:

1. o cheie extern este simpl dac i numai dac cheia candidat corespondent este simpl, i
este compus dac i numai dac cheia candidat corespondent estecompus;
2. fiecare cmp component al unei chei externe trebuie s aib acelai tip de date i dimensiune
cu al cmpului corespondent din cheia candidat;
3. o valoare a unei chei externe reprezint o referin ctre o nregistrare care conine aceeai
valoare pentru cheia candidat corespondent.

Crearea relaiilor ntre

tabele (Relationships)
1

Pentru a realiza
relaii ntre tabelele
Access se alege
opiunea
Relationships din
meniul Tools.

2 Pe ecran
va aprea
urmtoarea
fereastr:

3 Se selecteaz fiecare tabel pe care dorii s-l includei n relaie i se

activeaz butonul Add i apoi se nchide fereastra Show Table
O relaie ntre dou tabele se realizeaz prin operaia drag and drop de la
cheia primar a tabelului principal la cheia extern a tabelului secundar.
Cheie primar

Cheie extern

Fereastra Edit Relationships

Stergerea si
modificarea relatiilor
n cazul n care relaia a fost definit
n mod corect n fereastra
Relationships va aprea o linie care
leag cele dou tabele dup cum se
poate vedea n figura de mai jos.

linia de asociere

4. Utilizarea informaiilor dintr-o

baz de date
Conectarea la o baz de date existent
Cutarea unei nregistrri
Crearea unei interogri simple
Crearea unei interogri multiple
Salvarea unei interogri
Filtre: adugare, eliminare
Adugarea, eliminarea de cmpuri ntr-o interogare
Selecia i sortarea datelor dup criterii sau n baza
operatorilor logici uzuali

Interogari - definitie

Interogrile reprezint modaliti de selecie i afiare a informaie din unu sau mai multe
tabele, formulate cu ajutorul unor condiii logice.

Tipuri de interogri
n funcie de modul de definire i rezultatele aciunii, interogrile pot fi clasificate astfel:
a) interogri de selecie (folosind condiii logice);
b) interogri de sortare (indicnd cmpul/cmpurile i ordinea sortrii);
c) interogri de excludere a unor nregistrri din BD (de exemplu, excluderea tuturor
cititorilor care nu au mprumutat cri n
ultimii 2 ani);
d) interogri de modificare a unor nregistrri din BD (de exemplu,
majorarea preurilor tuturor crilor cu 20%);
e) interogri de obinerea a unor informaii rezultante (n cmpuri noi) n baza informaiei
existente (de exemplu, obinerea vrstei cititorului prin scderea anului de natere din
anul curent);
f) interogri de obinere a unor totaluri, medii etc.;
g) interogri ncruciate.

5. Crearea i utilizarea
rapoartelor
Crearea unui raport simplu
Modificarea unui raport
Crearea, modificarea unui antet i subsol
Gruparea datelor ntr-un raport, total-raport,
subtotal-raport

Ce sunt rapoartele?

Sunt o modalitate de valorificare a continutului

informational al bazei de date, servind ca
instrument de cunoastere a unor aspecte (pozitive
sau negative) dintr-o situatie pentru care s-au
cules date, s-au verificat si depozitat intr-o baza
de date

Raportul apare ca un instrument al cunoasterii,

care contine o cantitate mare de informatii
selectate, prelucrate, sistematizate dupa anumite
reguli de prezentare, in concordanta cu cerintele
utilizatorilor

Proiectarea rapoartelor cu
Report Wizard

Report Wizard este folosit pentru construirea

rapida a unor rapoarte simple, pe baza unui
singur tabel sau a unor rapoarte cu date din mai
multe tabele aflate in relatie dintr-o baza de date

Report Wizard este lansat din meniul Create,

butonul Report Wizard.

Pasul 2. se pot fixa

campurile de grupare si
chei de ordonare

Pasul 1. se precizeaza sursa de

date si campurile din care se vor
prelua valorile raportului
Pasul 3. se pot
sorta anumite
campuri
crescator sau
descrescator

Pasul 4. ne alegem forma

raportului din formele
prestabilite ale
expertului, iar in clotul
din dreapta jos exista
butonul Preview pentru
previzualizare

Pasul 5. ne alegem stilul raportului

Pasul 6. salvam raportul dandu-i un nume

6. Realizarea unor aplicaii practice

Lansati in executie aplicatia Microsoft Access

Creati baza de date spital avand urmatoarele tabele:

tratament (medic(text,50), nume pacient(text,50), diagnostic(memo), medicament(text,50))

pacient (nume pacient(text,50), varsta(numar), inaltime(numar), greutate(numar), salon(numar), data internare(Data/Ora, format- Data scurta)

introduceti urmatoarele inregistrari in tabele

Aplicati urmatoarele formatari:

tratament: font (Arial, 14, bold, albastru), culoare de umplere: verde deschis, latime coloana: 20, inaltime
rand:16

pacient: font(Times NewRoman, 16, italic, rosu), culoare de umplere:abastru deschis, latime coloana: 18,
inaltime rand:14

Realizati relatia dintre cele doua tabele

clic pe pictograma Relatii din bara de instrumente standard-se deschide fereastra de dialog Afisare tabelclic pe fiecare tabel -butonul Adaugare-clic pe butonul Inchidere

-trageti numele campului din primul tabel peste numele campului din al doilea-se deschide fereastra de
dialog Editare relatii-bifati:Impunere integritate referentialabutonul Creare

Afisati pacientii in ordine alfabetica (in tabelul tratament)

Afisati pacientii in ordine crescatoare a varstei (in tabelul pacient)

Realizati urmatoarele interogari:

Varsta pacientilor (interogare1)

Diagnosticul pacientilor (interogare2)

Salonul si data internarii pacientilor(interogare3)

Diagnosticul si salonul pacientilor(interogare4)

Data de internare a pacientilor(interogare5)