Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
A. Proiectul - Lucr Practice - PAC 2015
A. Proiectul - Lucr Practice - PAC 2015
L
Pasii de urmat in drumul de la o idee la
succesul proiectului
PROIECTUL
Cuvantul proiect este din ce in ce mai utilizat in
limbajul curent, desi proiecte se fac de cand lumea
(ex: piramidele egiptene). Constructia unei cladiri,
organizarea unui eveniment public, promovarea pe
piata a unui nou produs, conceperea unei noi
tehnologii, lansarea unui nou model de automobil,
deschiderea unui nou magazin sau initierea unei
noi afaceri, sau chiar reorganizarea unei firme sunt
exemple de proiecte. Toate aceste activitati sunt
proiecte, pentru ca toate poseda dou
caracteristici specifice, i anume:
rezultatul obinut este un produs sau un serviciu
nou;
durata de derulare este determinat, fiind
delimitata de un inceput i de un sfrsit clar.
Durata proiectului
Deoarece proiectele au date clare de inceput si de sfarsit,
anumite elemente organizatorice capata un caracter
temporar, fiind gandite special pentru a indeplini obiectivele
specifice ale proiectului. De exemplu, echipa de lucru este
constituita doar pe durata proiectului, iar bugetul de resurse si
responsabilitatile manageriale sunt angajate strict in raport cu
obiectivele proiectului. La infiintarea unei pensiuni
agroturistice participa o serie de specialisti, dar cineva trebuie
sa aiba responsabilitatea gestionarii resurselor si a
coordonarii tuturor activitatilor astfel incat noua investitie sa fie
gata la data prevazuta si fara depasirea bugetului alocat.
titlul;
descrierea generala a proiectului;
scopul si obiectivele proiectului;
continutul proiectului;
calendarul de timp;
constrangerile;
riscurile;
estimarile;
organizarea si managementul proiectului;
managerul de proiect desemnat.
Titlul
Titlul - trebuie sa fie cat mai sugestiv si nu prea lung. Un titlu sugestiv
si scurt creaza o imagine corecta cu privire la proiect chiar inainte ca
acesta sa fie studiat si evaluat. De asemenea, creaza o imagine
favorabila cu privire la cei ce au intocmit proiectul si la ce se asteapta
de la proiect. Pe de alta parte, acesta va usura in viitor comunicarea
cu toti participantii la proiect, inclusiv cu autoritatile care asigura
eventuala finantare a proiectului.
Acronimul - este o prescurtare a unei expresii foarte frecvent folosit
ntr-o form standard. Acronimul este un cuvnt inventat prin
simplificare extrem (de obicei prin abreviere) a expresiei des folosit
la ceva uor de pronunat, preferabil o invenie lexical monosilabic
sau disilabic, ce trebuie s conin att vocale ct i consoane.
Abrevierea standard a unei expresii verbale lungi se face, de cele
mai multe ori, prin folosirea strict a primelor litere din fiecare cuvnt
al expresiei i combinarea lor n noul cuvnt, precum n cazul
foarte cunoscut al urmtoarelor acronime: .a.m.d. - ce semnific i
aa mai departe; laser - ce semnific, n limba englez, light
amplification by the stimulated emission of radiation etc
Ce cuprinde un rezumat de
proiect?
o scurt prezentare a solicitantului
scurt informaie privind credibilitatea solicitantului
prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat
scurt prezentare a obiectivelor
scurt prezentare a modului de atingere a
obiectivelor
scurt prezentare a planului de realizare
menionarea costului total al proiectului si a surselor
de finantare
Descrierea generala a
proiectului
Descrierea generala a proiectului - reprezinta o
prezentare succinta a situatiei existente si a
contextului in care este elaborat proiectul, precum si
motivele elaborarii acestuia.
Descrierea trebuie sa prezinte sumar beneficiile pe
care le va aduce derularea proiectului.
De asemenea, aceasta trebuie sa sublinieze alinierea
proiectului la strategia generala a organizatiei.
Aceasta descriere nu trebuie sa fie foarte mare,
recomandabil fiind sa nu se depaseasca 1-3
paragrafe. Practic aici vor fi trecute doar concluzii ale
unei analize de oportunitate realizata anterior.
Obiectivele
Obiectivele unui proiect - reprezinta punctul de pornire in elaborarea
planului proiectului. De asemenea, acestea constituie elementele de
referinta fata de care se evalueaza succesul sau insuccesul proiectului.
Fara o formulare clara a obiectivelor, proiectul nu poate avea succes,
indiferent de eforturi si cheltuieli.
metoda de a verifica dac ceea ce se enuna este un obiectiv sau nu, este
folosirea iniialelor unor cuvinte care reprezint caracteristicile pe care
trebuie s le ntruneasc obiectivele, iniiale care, una lng alta, compun
cuvntul englezesc SMART (iste):
S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grup-int?
M - msurabil - sunt msurabile rezultatele?
A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, n general, atins?
R - realist - are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui n
timpul dat?
T - ncadrare n timp - exist un termen limit?
Continutul
Continutul proiectuluiproiectului
(sfera de cuprindere) - reprezinta acea parte
in care este descris proiectul, respectiv sunt prezentate acele
elemente ale proiectului care contribuie in mod direct la
indeplinirea obiectivelor. Altfel spus, aici sunt prezentate activitatile
care se vor derula in cadrul proiectului, ce presupun aceste
activitati, de ce este nevoie pentru derularea lor, care sunt
eforturile materiale, umane si valorice pentru indeplinirea lor.
Calendarul de timp
Repere de timp
Calendarul de timp - presupune asocierea activitatilor
descrise in continutul proiectului cu anumite perioade
de timp, care trebuie sa fie realistice si care trebuie sa
permita derularea tuturor actiunilor asociate activitatii
respective. De obicei, calendarul de timp se prezinta
sub forma unui tabel/diagrama in care sunt prezentate
activitatile si perioadele de timp aferente activitatilor
respective.
Calendarul de timp permite urmarirea derularii
activitilor prevazute in cadrul proiectului si
identificarea categoriilor de cheltuieli necesare pentru
realizarea lor.
STABILIREA ACTIVITATILOR
Recomandri:
resursele specificate la seciunea "activiti" trebuie s
corespund cu resursele cerute n buget;
fiecare resursa menionat (personal, echipament
s.a.) va trebui "tradus" n bani i regsit n buget;
explicai motivele care v-au fcut s alegei metodele
pe care le-ai ales;
facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica
a metodelor respective; artai de ce metodele pe
care le-ai ales implica o probabilitate mare de
atingere a obiectivelor.
REALIZAREA BUGETULUI
n sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o
planificare a proiectului din punct de vedere financiar.
Pregtirea unui buget detaliat i realist permite o
imagine mai clara a resurselor necesare atingerii
obiectivelor proiectului.
Bugetul atribuie valoare financiar activitilor
proiectului, planificarea generala a proiectului
"mergnd mna n mna" cu cea a bugetului.
Reprezint un important instrument de control al
resurselor financiare ale proiectului, orice abatere
trebuie luat n considerare.
CONSTRANGERILE
Constrangerile - sunt acei factori care limiteaza optiunile
RISCURILE
Riscurile - nu se pot identifica in ansamblul lor in faza de
concepere a proiectului. Totusi, inca de la aparitia ideii
proiectului pot fi identificate unele riscuri majore, desi acestea
nu pot fi detaliate din lipsa de informatii. Luarea acestor riscuri
in considerare constituie un factor de care trebuie tinut cont in
planificare activitatilor in cadrul proiectului, precum si un
inceput favorabil pentru activitatile ulterioare in domeniul
managementului riscurilor.
Estimarile
Estimarile - se refera la efortul necesar pentru
derularea proiectului (exprimat de obicei in ore-munca),
dar si la durata proiectului si a costurilor pe care acesta
le implica. Chiar daca in faza de elaborare a proiectului
nu pot fi elaborate niste estimari precise, trebuie totusi
precizate ordinile de marime ale acestor estimari,
indicand si premisele de la care s-a pornit in realizarea
estimarilor.
Procesul de estimare trebuie continuat si rafinat pe
parcursul planificarii proiectului, pe masura ce poate fi
detaliat continutul (sfera de cuprindere) proiectului.
Organizarea si
managementul proiectului
Organizarea si managementul proiectului - include toate
aspectele legate de modul in care va fi organizat proiectul,
metodologiile de management de proiect (specificand si
documentele si procedurile cele mai importante), nivelul de
autoritate al managerului de proiect, principalele canale de
comunicare cu, echipa de proiect, managerul executiv etc. Practic
se pot include orice element de organizare care ajuta la clarificarea
modului in care se va exercita managementul proiectului.
Managerul de proiect
desemnat
Reprezinta persoana desemnata ca responsabila pentru
managementul proiectului
O privire de
ansamblu
Asadar, avem deja o harta care descrie pasii de urmat
in drumul de la o idee, la succesul proiectului.
In general, mai mult sau mai putin formalizat, cand
avem un proiect de realizat, planificam, estimam
resurse materiale si timp, organizam personalul,
colectam resursele necesare, desemnam sarcinile,
reusim mai mult sau mai putin sa controlam executia,
primim rapoarte/analize asupra progresului.
Insa de cate ori n-au aparut abateri de la ruta?
Sarcinile nu sunt finalizate in timpul agreat, trebuie sa
prelungim termenul, am cheltuit mai mult decat bugetul
alocat, clientul nu este multumit, noi nu suntem
multumiti. Sunt cazuri care ni s-au intamplat si probabil
se vor mai intampla, dar cum putem controla si
minimiza efectul? Cum putem inchide bucla de
feedback, analiza si invata continuu dupa fiecare
proiect?
O privire de
ansamblu
O privire de
ansamblu
3. calitatea totala a proiectului. Calitatea este un indicativ greu de
cuantificat, de formalizat. Daca s-a depasit costul unui proiect
pentru a mentine termenul agreat trebuie sa taxam suplimentar
clientul sau sa penalizam responsabilul? Daca am fost nevoiti sa
amanam termenul pentru a nu depasi costurile, influentam oare
urmatoarele proiecte sau primim o penalizare din partea clientului?
4. riscurile care pot aparea. Aceastea pot fi evitate sau rezolvate
alocand proiectului atat o perioada suficienta de timp, cat si
resursele necesare. Negocierea resurselor se face de catre
managerul de proiect cu fiecare responsabil in parte, proces ce
continua pentru sub-proiectele aferente. Un control asupra stadiului
fiecarui sub-proiect in parte este astfel esential in dorinta de a
elimina surprizele ce apar intotdeauna pe ultima suta de metri!)
5. scopul - sau rezultatul in sine al proiectului, adica ceea ce
managementul si clientul doresc a se realiza in cadrul proiectului
respectiv.
Pregatirea documentatiei
Desi pare un document voluminos, Definitia Proiectului nu trebuie
sa depaseasca cateva pagini. Scopul sau nu este acela de a
furniza detalii de amanunt, ci de a crea o imagine de ansamblu a
proiectului, necesara pentru demararea fazei de planificare.
Bineinteles, continutul sau poate fi ajustat in functie de conditiile
specifice, anvergura si complexitatea proiectului, precum si de
mediul organizational in care se desfasoara.
Este recomandabil sa implicati in elaborarea sa mai multe
persoane si roluri relevante pentru proiect si sa colectati cat mai
multe opinii. Prin natura sa, proiectul este un sistem complex si
crearea unei perspective cat mai cuprinzatoare asupra sa
reprezinta premisa unei intelegeri corecte si complete a ceea ce
trebuie facut in cadrul proiectului. Chiar daca Managerul de Proiect
este cel care initiaza elaborarea acestui document, el poate solicita
contributia mai multor persoane si poate declansa circularea
documentului catre cei care pot furniza opinii relevante si utile.
Pregatirea documentatiei
Acest proces se poate dovedi dificil si consumator de timp; pentru
simplificarea sa, de regula se recurge la utilizarea unor formulare
tipizate, astfel incat timpul necesar culegerii si redactarii informatiilor
cuprinse in document sa fie redus.
Denumirea Programului:
Titlul proiectului
Acronimul ofertei de proiect
Data:
Directorul de proiect
Membru
Membru
Membru
Membru
Agricultura
Formular 1
Tipul proiectului
Acronimul Propunerii
Titlul proiectului
lei
2016
2017
2018
Total (ron)
Bugetul
proiectului
(ron)
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 2
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
(numele si prenumele)
Responsabilitati in cadrul
proiectului
Experienta
Competente/abilitati
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 3
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
Caracteristici /
(se vor detalia principalele elemente tehnice relevante ale
modul de
mijlocului si cum este el implicat in obiectivele/activitatile
folosire in proiect proiectului)
Dotari de achizitionat
Denumire
Caracteristici /
(se vor detalia principalele elemente tehnice relevante ale
modul de
mijlocului si se va justifica necesitatea achizitiei)
folosire in proiect
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 4
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
2015
Denumirea
Obiectivului/
Activitii
Obiectivul I
(denumirea)
Activitatea I.1
(denumirea)
Activitatea I.2
(denumirea)
Obiectivul II
(denumirea)
Activitatea II.1
(denumirea)
................
Durata
Etapa
(luni)
Total
Rezultate
(livrabile)
Materi
ale
Dotari
Deplas
ari
Terti
Cheltuieli
indirecte
(regie)
Agricultura
Formular 5
Tipul proiectului
Acronimul Propunerii
Titlul proiectului
Diagrama Gantt
Obiectiv/
activiti
2015
9
Obiectiv
1
Activitate
1.1
Activitate
1.n
Obiectiv
n
1
0
1
1
2016
1
2
2017
8
1
0
1
1
1
2
2018
8
1
0
1
1
1
2
Formularul 6
Titlul proiectului (maxim 200 caractere)
Acronimul
Rezumatul proiectului (maxim 1/2 pagina)
Relevanta proiectului (maxim 1/2 pagina)
-incadrarea proiectului in obiectivele domeniului - Agricultura
-scopul urmarit
Da
Nu
TOTAL puncte
MAXIM
100
Succes !