Sistema de gestin de salud y seguridad en el

trabajo
Procedimiento control Fecha: 14/01/2016
de documentos y
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONDICON S.A.S

Elabor

Revis

rea HSE

Gerencia tcnica

Aprob
Gerencia general

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1. PROPOSITO.
Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos
y registros , en lo cual comprendera su codificacin, revisin,
aprobacin,
modificacin,
actualizacin,
control
de
cambios,
distribucin , eliminacin, manejo de documentos obsoletos, bajo el
marco del sistema de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de
facilitar su presentacin, utilizacin y disposicin final.
2. ALCANCE
El procedimiento aplicara a todos los procesos y actividades que ha
adoptado el sistema de seguridad y salud en el trabajo en la
organizacin.
3. RESPONSABLES

Ingeniero HSE
Lderes de procesos.

4. DEFINICIONES

APROBACIN:
conveniencia y
revisado.

ARCHIVO DE GESTIN: Conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, su forma y soporte material que se encuentran en uso,
acumulados en un proceso natural en el desarrollo de las
actividades de los programas y/o dependencias, de CONDICON
S.A.S.

DISPOSICIN: Destino o fin que se le da a un registro, una vez

terminado el tiempo de retencin en un archivo.

DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para

dar a conocer informacin.

Actividad
emprendida
para
certificar la
la adecuacin del documento previamente

DOCUMENTO: Datos que poseen significado y su medio de

soporte. El tipo de soporte puede ser papel, disco magntico,
ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una
combinacin de stos.
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DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos relevantes

que son necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institucin
y son generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos,
Normativas Gubernamentales, entre otros).

DOCUMENTO INTERNO: Son aquellos documentos relevantes

que definen los servicios que presta la institucin, son necesarios
para su funcionamiento y se generan al interior de la institucin,
pueden modificarse de manera independiente, incluye los
documentos propios de los programas de CONDICON S.A.S

DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de

un cambio o de su eliminacin, pierde su vigencia.

DOCUMENTO DE REFERENCIA: Son aquellos que sirven como

base, soporte o guardan relacin directa con un proceso
procedimiento.

FORMATO: Documento impreso o digital destinado al registro de

informacin de un proceso.

FICHA: Documento que define caractersticas y/o controles

especficos para algunas actividades, seguimiento a indicadores y
equipos.

IDENTIFICACIN: Es todo aquello nombre y cdigo que se le

asigna a cada documento que lo diferencia de cualquier otro.

INSTRUCTIVO: Documento que brinda una secuencia clara de

indicaciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad
para llegar a una meta o a un objetivo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Formato

donde cada proceso, registra los documentos internos y externos
para controlar sus versiones, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, retencin y disposicin final.

MANUAL: Documento gua que transmite de forma explcita,

sencilla, ordenada y sistemtica la informacin de una
organizacin,
sobre
objetivos,
polticas,
atribuciones
y

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procedimientos; se indican las actividades y la forma en que estas
debern ser realizadas por los miembros de la organizacin,
teniendo como referente los propsitos de la Institucin.

MANUAL DE SG SST: Documento que especifica el Sistema de

Gestin de seguridad y salud en el trabajo, de la organizacin.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre s para

generar valor y que convierte las entradas en resultado.

PROCEDIMIENTO: Documento que describe la forma especfica

para llevar a cabo una actividad que comunica los mtodos
establecidos para el desempeo y administracin del trabajo e
identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa y las
evidencias producto de las actividades.

PROTECCIN: Actividad tendiente a garantizar el estado de un

registro y definir los niveles de acceso.

RECUPERACIN: Facilidad para consultar un registro almacenado

dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre.

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas, pueden ser
formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunin,
contratos y otros.

RESPONSABLE: Personal dentro de la institucin encargado del

almacenamiento, ubicacin, recuperacin y estado de los
documentos y registros en cualquier tipo de soporte.

REGLAMENTO: Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a

fin de establecer parmetros para realizar una tarea dentro de las
actividades previamente establecidas en la institucin.

REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y

la adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar
el objetivo establecido.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con

sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el

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tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
registros.

TIPO DE SOPORTE: Cualquier tipo de material susceptible de

vehicular informacin, como papel, cintas, discos magnticos,
fotografas, etc.

VERSIN: Indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el

documento.

5. DESARROLLO
5.1.

CONDICIONES GENERALES

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros

Institucionales se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

Quien elabora un documento, no podr revisar y/o aprobar el

documento.
Para las solicitudes de aprobacin de documentos por
elaboracin, modificacin o eliminacin, tener en cuenta la
simplificacin (eliminacin de actividades que no agregan
valor) y las oportunidades de mejora, para el proceso y/o
subproceso al que este asociado el documento.

5.2.

CONTROL DE DOCUMENTOS

5.2.1.ELABORACIN DE DOCUMENTOS
A continuacin se detalla las actividades que describen
procedimiento para la elaboracin y control de documentos.

el

La estructura general del documento est compuesta por:

Encabezad
Informacin
de contacto

Contenido
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5.2.1.1. ENCABEZADO

Pie de
pgina

Los documentos del sistema de gestin de salud y seguridad en

el trabajo, se identifican con un encabezamiento que contiene,
los siguientes elementos:

Logo de la organizacin
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del Documento
Fecha de aprobacin del Documento
Versin del Documento
Nmero de Pgina. (Para los formatos no aplica este tem).

Descripcin grfica de los elementos, ejemplo:

Logo de la
organizacin

Nombre del sistema de gestin

Sistema de gestin de salud y seguridad en

el trabajo
Procedimiento de Fecha: 14/01/2016
trabajo en alturas
(XXXX-YY-000)

Versin:
00

Nombre del documento

y cdigo.

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Fecha de aprobacin

En el encabezado no debe incluirse ningn elemento diferente

al formulado.
El encabezado se aplicar a los siguientes documentos:

Manuales
Procedimientos

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Formatos
Instructivos, Protocolos, Ficha Tcnica, Gua.

Las versiones se identifican numricamente y se inician con

00; en la medida en que se generen cambios o modificaciones
sustanciales, se asignar el nmero consecutivo que describe
la versin a que corresponde el nuevo documento.
La fecha del encabezado corresponde a la de aprobacin del
documento y no
debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registro
del formato.

5.2.1.2. CODIFICACIN
La codificacin de los documentos del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo, se realiza de manera alfanumrica
y manualmente de la siguiente forma:

Consecutivo
Nombre del
sistema

XXXX-YY-000
Tipo de
documento

Primer campo XXXX (alfabtico)

Corresponde al nombre del sistema o proceso, en este caso
es orientado al sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo, donde se utilizar la sigla SGSST.

Segundo Campo YY (alfabtico)

Corresponde a la descripcin del tipo de documento, a este
campo se asignan dos letras, as:

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TIPO DE DOCUMENTO
MANUALES
PROCEDIMIENTOS
PROGRAMAS
FORMATOS
INSTRUCTIVOS
POLITICAS

CDIGO
MN
PR
PG
FT
IT
PL

Tercer campo ZZZ (numrico)

Los tres nmeros siguientes corresponden al consecutivo
del documento, teniendo en cuenta los generados en cada
tipo.

5.2.1.3. CONTENIDO
La redaccin de los documentos debe ser clara, concisa y
coherente para la fcil comprensin, la utilizacin de
diagramas de flujo o imgenes es de carcter flexible
preservando los criterios enunciados.
Contenido de los documentos:

Alcance: establece la influencia de modo, tiempo,

lugar y poblacin objeto del documento y de su
contenido.
Anexos: documentos complementarios que son
soporte del contenido del documento. Los anexos no
se controlan.

Condiciones Generales: agrupan los requisitos

generales, del manejo operativo para la ejecucin del
contenido del documento.

Descripciones:
caractersticas
documento, tales como:

Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados

en el documento, para tener claridad y unicidad en el
criterio.

Elabor

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propias

del

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Desarrollo del Contenido: establece la informacin

necesaria a documentar y se amplia de acuerdo a
cada tipo de documento.

A continuacin se presenta cuadro, resumen, de los requisitos

de cada uno de los tipos de documentos segn criterio de la
organizacin:
Contenido

Tipo de documento
Manu Procedimien Program Format Instructiv Polticas
al
tos
as
os
os

Alcance
Anexos
Cond de uso
Cond generales
Control de cambios
Definiciones
Desarrollo de
contenidos
Documentos de
referencia
Encabezado
Normativa
Propsito
Recursos

A
O
N/A
N/A
A
A
A

O
O
N/A
A
A
O
A

A
O
N/A
N/A
A
O
A

N/A
N/A
N/A
N/A
A
N/A
N/A

A
O
O
O
A
A
A

N/A
N/A
N/A
N/A
A
N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

A
O
A
N/A

A
0
O
N/A

A
N/A
A
A

A
N/A
N/A
N/A

A
N/A
N/A
N/A

A
N/A
N/A
N/A

Elabor

Revis

rea HSE

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de documentos y
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Responsable
Pie de pgina

N/A
A
A
N/A
A
A
A
N/A
A= Aplica O=Opcional N/A= No aplica

N/A
A

N/A
A

5.2.1.4. PIE DE PGINA

Identifica la validez del documento y se ubica en la parte
final del mismo. Aplica para los siguientes documentos:

Manuales
Procedimientos
Instructivos
Protocolos
Programas
Polticas

Representacin grfica del contenido del pie de

pgina:
Elabor
Cargo

Revis
Cargo

Aprob
cargo

5.2.2.RESPONSABLES
DE LA ELABORACIN,
APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS.

REVISIN,

El personal encargado del rea HSE ser

responsable de la
elaboracin de los documentos del Sistema.
Una vez elaborados los documentos, los responsables lo envan por
correo electrnico para la revisin.
Los responsables de la revisin de los documentos elaborados, en
este caso sera gerencia tcnica.

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La Alta Direccin ser la responsable de aprobar los documentos
del Sistema de Gestin de seguridad y salud en el trabajo y sus
formatos, remitindolos nuevamente al rea HSE.
5.2.3.MODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
La documentacin que requiera ser modificada debe cumplir
las siguientes
condiciones:

Solicitud escrita por parte de la persona que interviene

en el proceso, mediante el diligenciamiento del formato
de Solicitud Documental cdigo _________anexando el
documento del Sistema de gestin de salud y seguridad
en el trabajo.
La solicitud se presenta ante gerencia tcnica.
Si es pertinente la modificacin se procede a crear la
nueva
versin
del
documento
siguiendo
las
especificaciones para revisin y aprobacin del numeral
5.2.2 del presente documento.
Una vez aprobada y realizada la modificacin se
actualiza el listado maestro correspondiente indicando la
nueva versin.

5.2.4.SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS.

Los documentos se revisan peridicamente y actualizan segn las
necesidades con el fin de asegurar que continen siendo aplicables o
deban ser modificados.
Al final del documento en una hoja exclusiva se registra el cuadro de
control de cambios, en el cual se identifican los siguientes elementos:
Versin

Descripcin del
cambio

Responsable

Fecha de
aprobacin

00

Versin de prueba

rea HSE

14/01/2014

5.2.5.DOCUMENTOS ANULADOS U OBSOLETOS

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El rea HSE, al distribuir una nueva versin del documento se encarga
de retirar y destruir las copias obsoletas, identificndolas para evitar
posibles errores y prevenir su uso no intencionado.
Se conservar el original del documento obsoleto hasta 10 versiones,
para evidenciar las mejoras, identificndolo con el sello copia obsoleta.
En el Listado Maestro de Documentos cdigo ________, se registrar la
vigencia
5.2.6.DOCUMENTOS EXTERNOS
En cada actividad del sistema de gestin de seguridad y salud
en el trabajo se identifican los documentos externos,
registrndose en el listado maestro de documentos.

5.3.

CONTROL DE REGISTROS

Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos

o proporcionan evidencia objetiva de actividades desempeadas.
Como los registros suministran evidencia no pueden ser
modificados.
Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los
registros del
Sistema de Gestin de salud y seguridad en el trabajo, se
elaboran, revisan y aprueban segn las indicaciones dadas en el
presente documento.
Se consideran tipos de registros:

Correspondencia de entrada y salida (incluye faxes y

correos electrnicos)
Notas internas
Listados, Listas
Actas de reunin
Formatos diligenciados
Formularios
Contratos
Informes
Fotografas
Grabaciones

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Otros
Registros externos necesarios para evidenciar
cumplimiento de requisitos

Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta que los registros pueden ser elaborados y presentados en:
Medio Magntico y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y
mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya
responsabilidad recae principalmente en las personas que los diligencian
Registros Fsicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografas,
otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y
archivan.

5.3.1.CONSIDERACIONES DEL CONTROL DE REGISTROS

Cuando sea necesario crear, modificar o anular un

formato, se debe cumplir los lineamientos establecidos
en el presente Procedimiento, mediante el formato de
Solicitud Documental.

Se debe garantizar la proteccin de los registros

impresos o electrnicos de factores que alteren sus
condiciones fsicas tales como polvo, humedad,
elevadas temperaturas, entre otros; as como la
seguridad de la informacin que contienen.

5.4.
CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACIN Y
DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

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Los documentos y registros resultantes de las actividades son
conservados en archivo por lo responsables designados en el sistema de
gestin de salud y seguridad en el trabajo.
La organizacin, proporciona los elementos necesarios para garantizar la
integridad fsica y la conservacin de la informacin consignada en los
registros. El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las
condiciones ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por
deterioro o prdida.
6. CONTROL DE CAMBIOS

Versin

Descripcin del
cambio

Responsable

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