El Colegio

de la Frontera
Norte

COORDINACION
COORDINACIONDE
DE
COMPRAS
COMPRAS

MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

COORDINACION DE COMPRAS

El Colegio
de la Frontera
Norte

DESCRIPCION
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONALDE
DE LA
LAUNIDAD
UNIDADADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE COMPRAS.

FECHA DE ACTUALIZACION: SEPTIEMBRE 2007

DATOS GENERALES

ORGANIGRAMA

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA: DIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS.

NIVEL
JERARQUICO

DIRECCION.
GENERAL DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS

III

DIR. DE REC.
MATERIALES Y
SERVICIOS
GENERALES

IV

PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU COORDINACION: NINGUNA.
COORDINACION

HORIZONTAL:

COORDINACION

MANTENIMIENTO, NMINAS, RELACIONES

PRESUPUESTO,

CONTABILIDAD,

DE

OBRAS

LABORALES, TESORERIA,

COMUNICACION,

PUBLICACIONES,

COMPUTO, SISTEMAS Y COORDINACIONES ACADMICAS, SERVCIOS

COORD.
COORD. DE
DE
COMPRAS
COMPRAS

GENERALES Y OFICINAS REGIONALES.

COORD. DE
OBRAS Y
MTTO.

COORD. DE
SERVICIOS
GENERALES

OBJETIVOS
OBJETIVOSDE
DELA
LACOORDINACION
COORDINACIONDE
DECOMPRAS.
COMPRAS.
ADQUIRIR OPORTUNAMENTE LOS BIENES,
ARTICULOS
DE
CONSUMO,
EQUIPOS,
REFACCIONES, MUEBLES Y SISTEMAS A FIN DE
CONTAR CON UNA ADECUADA EXISTENCIA
PARA EL SUMINISTRO APROPIADO DE LOS
RECURSOS MATERIALES A LAS UNIDADES DE
EL COLEF.

REALIZAR EL SUMINISTRO DE MUEBLES,

MATERIALES O EQUIPO A LAS DIFERENTES
AREAS DE EL COLEF.

ADMINISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL

REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES
MATERIALES Y EQUIPO PROPIEDAD DE EL
COLEF.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

COORDINACION DE COMPRAS

FUNCIONES
FUNCIONESDE
DELA
LACOORDINACION
COORDINACIONDE
DECOMPRAS
COMPRAS

COORDINAR LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES SOMETIENDOLO A CONSIDERACION DEL TITULAR DE LA DIRECCION DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PARA SU APROBACION.

SUPERVISAR Y COORDINAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y MATERIALES GARANTIZANDO LAS MEJORES CONDICIONES EN CUANTO A COSTOS,
TIEMPOS DE ENTREGA Y CALIDAD DE LAS MISMAS A TRAVES DE LOS PROCESOS Y NORMAS EXISTENTES EN LA MATERIA.

LLEVAR A CABO LOS PROCESOS DE LICITACION PUBLICA O INVITACION QUE EL COLEF DESARROLLE PARA LA ADQUISICION DE BIENES E INSUMOS, QUE
SE REQUIERAN, APLICANDO LOS CRITERIOS DE TRANSPARENCIA Y EFICACIA.

MANTENER ACTUALIZADO EL PADRON DE PROVEEDORES DE LA COORDINACION, ACTIVO FIJO (MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA, MAQUINARIA Y
VEHICULOS) Y ALMACEN PROPIEDAD DE EL COLEF.

COORDINAR LAS SESIONES DEL COMITE DE ADQUISICIONES PARA LOS PROCESOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS.

SUPERVISAR LA ELABORACION E INTEGRACION DE LAS PROPUESTAS DE ADQUISICIONES DE MATERIAL, BIENES Y/O EQUIPO (CASOS DE EXCEPCION)
PARA SU PRESENTACION Y AUTORIZACION POR PARTE DEL COMITE DE ADQUISICIONES DE EL COLEF.

DAR SEGUIMIENTO A LOS MECANISMOS PARA LA SUPERVISION Y CONTROL DE LAS ALTAS, BAJAS Y MOVIMIENTOS DE LOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD DE
LA INSTITUCION.

SUPERVISAR QUE SE LLEVE A CABO EL CONTROL DEL ALMACEN DE BIENES DE CONSUMO COMUN DE EL COLEF.

MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE LA COORDINACION DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS LICITACIONES DE ADQUISICIONES, ALMACEN E
INVENTARIOS.

SUPERVISAR EL ADECUADO CONTROL DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA INSTITUCIN, A TRAVS DE LA PROGRAMACIN DE INVENTARIOS FSICOS
PERIDICOS.

PROGRAMAR EL PRESUPUESTO DE INVERSIN PARA PRESENTAR A SU APROBRACIN.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

COORDINACION DE COMPRAS

FUNCIONES
FUNCIONESDE
DELA
LACOORDINACION
COORDINACIONDE
DECOMPRAS
COMPRAS

ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA OBSERVACION COMPETENTE A SU AREA QUE LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA O CUALQUIER
OTRA INSTANCIA FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVES DE SUS AUDITORIAS Y REVISIONES PERIODICAS, ASI COMO DARLE SEGUIMIENTO A CUALQUIER
REQUERIMIENTO HASTA SU SOLVENTACION.

SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEO DEL PERSONAL A SU CARGO.

SUPERVISAR LA CAPTURA EN TIEMPO Y FORMA DE LAS ACTAS DE JUNTA DE ACLARACIONES, APERTURA DE PROPUESTAS, FALLO Y DATOS RELEVANTES
DE LOS CONTRATOS EN COMPRANET A PARTIR DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES DE ADJUDICACION POR LICITACION, INVITACION A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS O ADJUDICACION DIRECTA .

SUPERVISAR LA CAPTURA PERIODICA DE INFORMACION RELACIONADA CON LA ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE
BIENES PROPORCIONADO POR LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

SUPERVISAR LA RECEPCIN Y GUARDA CORRECTA Y OPORTUNA, AS COMO LOS MOVIMIENTOS DE LOS ARTCULOS Y BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN
EL ALMACN.

DEFINIR EN CONJUNTO CON LOS RESPONSABLES EL MONTO DE MNIMOS Y MXIMOS DE EXISTENCIA DE ARTCULOS O MOBILIARIO Y EQUIPO EN EL
ALMACN.

SUPERVISAR LA OPORTUNA REPOSICIN DE LOS INVENTARIOS PARA MANTENER EL NIVEL DE EXISTENCIA DEL ALMACN.

MANTENER UN SEGUIMIENTO CONSTANTE SOBRE LAS DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES DE LAS REAS, PARA QUE EN CASO DE NO CONTAR CON
ELLA, REALIZAR CONTACTO CON EL USUARIO.

SUPERVISAR LA CORRECTA ASIGNACIN DE LOS BIENES DE ACUERDO AL PROGRAMA DE INVERSIN Y DE LA FIRMA DE LOS RESGUARDOS POR
CUSTODIA.

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COORDINACION DE COMPRAS

FUNCIONES
FUNCIONESDE
DELA
LACOORDINACION
COORDINACIONDE
DECOMPRAS
COMPRAS

SUPERVISAR LA CORRECTA Y OPORTUNA ELABORACIN DE LOS TRASPASOS Y BAJAS DE LOS MOBILIARIOS Y EQUIPOS, AS COMO DE LA RECEPCIN DE
DONATIVOS.

SUPERVISAR LA ADECUADA CONCILIACIN DE LOS MONTOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL PADRN CONTRA LOS REGISTROS AUXILIARES DE LA DIRECCIN
DE FINANZAS.

SUPERVISAR LA PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS CON QUE CUENTA LA INSTITUCION.

RECIBIR Y DAR RESPUESTA OPORTUNA A LA CORRESPONDENCIA ESCRITA O ELECTRNICA, O DOCUMENTACIN QUE LE SEA DIRIGIDA.

REALIZAR TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES QUE SEAN NECESARIAS PARA EL DEBIDO CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES O LE SEAN EXPRESAMENTE
ENCOMENDADAS POR SU JEFE INMEDIATO.

ESTABLECER UNA ADECUADA COMUNICACION ENTRE Y CON EL PERSONAL A SU CARGO PARA FOMENTAR EL ESPIRITU DE COLABORACION.

AUTORIZAR CON LA FIRMA TODA LA DOCUMENTACION O PROCESO ELECTRONICO QUE POR SU NATURALEZA ASI LO REQUIERA.

PROMOVER LA CAPACITACION DEL PERSONAL A SU CARGO PARA EL MEJOR DE DESEMPEO DE SUS FUNCIONES.

PROCESAR LOS DIFERENTES REPORTES SOLICITADOS PARA EL ANALISIS DE INFORMACION Y SEGUIMIENTO QUE SIRVA COMO BASE PARA LA EMISION DE
INFORMES DE LA INSTITUCION.

ELABORAR Y PROPONER LAS POLITICAS, BASES Y LINEAMIIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICION, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

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COORDINACION DE COMPRAS

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Norte

DESCRIPCION
DESCRIPCIONDEL
DELPUESTO
PUESTODE
DELA
LACOORDINACION
COORDINACIONDE
DECOMPRAS
COMPRAS

DATOS GENERALES

ESCOLARIDAD

EXPERIENCIA
HABER DESEMPEADO UN

LICENCIATURA EN: AREA

ECONOMICODENOMINACION

DEL

ADMINISTRATIVA.

PUESTO:

COORDINADOR DE COMPRAS.
NIVEL JERARQUICO: V.

PUESTO SIMILAR O AFIN

MINIMO 3 AOS.
CONOCIMIENTOS

DON DE MANDO.
NEGOCIADOR.

CAPACIDAD DE ANLISIS.

HABILIDADES
SENTIDO DE COLABORACIN.

LIDERAZGO.

TRABAJO EN EQUIPO.

AUTORIDAD.
VISIN INSTITUCIONAL.
CAPACIDAD DE COMUNICACIN ORAL Y ESCRITA.
CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL.

TECNICOS EN MATERIA

HABILIDAD NUMERICA.

DE ADQUISICIONES Y

FACILIDAD DE ESQUEMATIZAR PROCESOS E IMPLEMENTAR

SISTEMAS DE CONTROL.

ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS.
NORMATIVIDAD

ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIN.

TRABAJAR BAJO PRESIN
CAPACIDAD DE GESTIN Y MANEJO DE CONFLICTOS

GUBERNAMENTAL.

RESPONSABILIDAD

MANTENER ACTUALIZADO EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACEN..

ASEGURAR QUE LOS EXPEDIENTES DE COMPRAS Y LICITACIONES CUENTEN CON EL RESPALDO DOCUMENTAL
CORRESPONDIENTE.
ASEGURAR QUE TODAS LAS SALIDAS DE ALMACEN CUENTEN CON LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE Y LAS
AUTORIZACIONES NECESARIAS PARA TAL EFECTO.

REQUISITOS

TITULO PROFESIONAL DE LICENCIATURA.

COMPROBANTE DE EXPERIENCIA.
DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.

ASEGURAR QUE LOS RESGUARDOS SEAN DEBIDAMENTE FIRMADAS POR LA PERSONA A QUE LE FUE ASIGNADO EL BIEN.

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COORDINACION DE COMPRAS

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DOCUMENTOS A GENERAR

ACTAS, DICTAMENES E INFORMES DE SEGUIMIENTO DE LICITACIONES.

PADRON DE PROVEEDORES DE LA COORDINACION.
REPORTE DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES.
INFORMES DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y MATERIALES DE CONSUMO MENSUAL.
ACTA DE COMITE DE COMPRAS.
REPORTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION.
INFORME DE INVENTARIO DE INMUEBLES PARA LA SFP Y LA SHCP ANUAL.

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