Pagin lsat intenionat alb

COMISIA EUROPEAN

MoReq 2 CERINE MODEL

PENTRU MANAGEMENTUL ACTELOR ELECTRONICE
Actualizare i dezvoltare, 2008

Traducere: Bogdan-Florin Popovici

Braov
2012

MoReq2 CERINTE MODEL PENTRU MANAGEMENTUL ACTELOR ELECTRONICE.

Actualizare i Dezvoltare 2008

(ediia online n limba romn)

ISBN 978-973-0-12530-6

Lucrare editat de Federaia Arhivitilor din Romnia

asupra ediiei n limba englez: Comisia European

asupra prezentei traduceri: Bogdan-Florin Popovici

Textul MoReq2 din prezenta ediie a fost aprobat de MoReq Governance

Board ca traducere validat n limba romn (validator: Lucia tefan)

INTRODUCERE LA EDIIA N LIMBA ROMN

MoReq2 UN COPIL NSCUT BTRN

Acest text reprezint o introducere la versiunea n limba romn a setului de cerine model pentru un sistem
de administrare a actelor electronice MoReq2. Prezenta introducere nu reprezint chapter zero, aa
cum este definit de MoReq2, ci i propune s ofere cititorului romn o imagine general asupra contextului
realizrii acestui set de cerine i s justifice o serie de opiuni de traducere a terminologiei profesionale.

a). Sisteme pentru documente i acte electronice

n evoluia computerelor, a existat un moment de trecere de la faza pur tehnic la etapa democratizrii
producerii de documente digitale, stocate n mediul digital. Din acel moment, producia de documente
digitale (fie ele native sau digitalizate) a explodat i, adugndu-se cantitilor de documente electronice
produse n perioada anterioar, a mainframe-urilor, a generat acut nevoia de administrare a acestor
documente. Raiunea era evident: dac n lumea fizic existau dosare, cutii, dulapuri i rafturi, pentru
spaiul digital trebuia creat ceva echivalent, care s asigure o ordine pentru documentele care nu puteau fi
manipulate fizic1. Atunci au nceput s apar sistemele electronice2 de administrare a documentelor3
(electronic document management system sau EDMS). Aceast dezvoltare este stabilit, de diferite surse, la
nivelul anilor 19804 (cel puin ntr-o form incipient).
ntr-o manier similar mediului fizic, i n spaiul virtual documentele se clasific, din punctul de vedere al
organizrii informaiei, n dou categorii: structurate i nestructurate. Documentele structurate sunt bazele
de date i, n lumea fizic, registrele. Documentele nestructurate sunt celelalte Documentele electronice
nestructurate cuprind aadar fiiere generate de aplicaii de birou (d.ex., Microsoft Office), fiiere tip
imagine, audio, video, pdf sau coninut web5. Domeniul EDMS este acela al administrrii documentelor
electronice nestructurate, asupra crora efectueaz o serie de operaiuni. Odat ce sistemele au devenit
mai complexe, aceste operaiuni au devenit tot mai rafinate. Dac iniial o persoan asigura crearea,

Leonard Johnson, 8 Things that Changed the History of Document Management la http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/08/8things-that-changed-the-history-of-document-management.html (toate resursele de pe internet citate n aceast introducere au
fost consultate n data de 5.08.2012).
2
Dei termenul electronic se refer la o gam larga de dispozitive i documente produse, n acest material vom folosi termenul ca
sinonim pentru digital.
3
Precizm c, dei la nivel de mas se consider tot mai mult c document management systems se refer la implicit la documente
electronice, n realitate termenul acoper toate tehnicile care asigur c o informaie nscris pe un suport, indiferent de formatul
acesteia, este rspndit, folosit, depozitat, regsit, pstrat, protejat i pstrat de o manier corespunztoare, n
conformitate cu politici i proceduri stabilite (Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago,
2005, sub voce).
4
L. Johnson, loc. cit.; Wikipedia, sub voce. (http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system).
5
Todd Johnson, Getting started with document management. Cut costs and boost productivity with a smart document
management system la http://www.networkworld.com/columnists/2011/061411-talking-tech.html. De remarcat c distincia nu
este ntotdeauna clar, de vreme ce, de pild, fiierele *.pst generate de MS Outlook au o structur similar unei baze de date, iar o
pagin web, de asemenea, poate avea coninutul generat dintr-o baz de date.
Pagina i

denumirea i depozitarea/stocarea documentelor6, ulterior sistemele au asigurat digitalizarea, captura i

indexarea documentelor, stocarea i furnizarea accesului multiplu, securizat7. Astzi, sistemele complexe
asigur o multitudine de funcii, cum ar fi:

captura (prin digitalizare sau luarea sub control a documentelor nativ digitale);
atribuirea de metadate documentelor precum i indexarea i clasificarea coninutului acestora;
versionarea documentelor;
stocarea documentelor i administrarea sistemelor de stocare, inclusiv securizarea acestora
mpotriva accesului neautorizat;
aciuni de cutare i regsire, pe baza coninutului i a metadatelor;
operaiuni de editare n vederea publicrii, de reproducere n diferite formate i de difuzare a
coninutului documentelor.

n plus, sistemele actuale pot furniza o strns integrare cu alte aplicaii specifice, asigur fluxuri de lucru
(creare-aprobare-publicare) i posibiliti de lucru colaborativ8.
Cu ocazia primului Rzboi din Golf (19901991)9, s-a constatat c exist o nevoie suplimentar n
managementul documentelor, neacoperit de sistemele existente pn atunci: administrarea actelor
(records management)10. Mai multe surse11 indic faptul c, n urma unei anchete a unei Comisii a
Congresului SUA referitoare la Sindromul Golfului, Ministerul (Departamentul) Aprrii nu a reuit s
furnizeze actele solicitate de investigatori. Congresul a concluzionat c Ministerul (Departamentul)
Aprrii nu a reuit s i administreze actele *electronice+ i, n consecin, multe dintre actele necesare au
fost distruse sau pierdute. Congresul a cerut atunci Ministerului (Departamentului) Aprrii s i
mbunteasc capabilitile de administrare a actelor12. n cooperare cu National Archives and Recods
Administration au fost elaborate un raport, apoi un set de cerine pentru aplicaiile de administrare a
actelor electronice, reunite n 1997 sub denumirea DoD 5015.2. DoD 5015.2-STD a marcat nceputul
tranziiei de la sistemele tradiionale la sistemele digitale n administrarea actelor. DoD 5015.2-STD a fcut
posibil transferul responsabilitilor de administrare a actelor de la arhiv la birourile de producie, din
minile ctorva, puini, practic n minile tuturor angajailor13.
Schimbri evolutive i revoluionare14
nainte de DoD 5015.2-STD

documentele native digitale trebuiau printate nainte de a fi arhivate (administrate

ca acte)
mesajele electronice nu puteau fi stocate n formatele lor native, nici nu se putea
confirma integritatea acestora.
abia dac exista vreo aplicaie comercial care permitea ndeplinirea tuturor
funciilor necesare pentru administrarea actelor electronice.
doar arhivitii pregtii declarau i clasificau actele.
Sistemele de administrare a actelor erau limitate la urmrirea actelor pe hrtie

L. Johnson, loc. cit.

T. Johnson, loc. cit.
8
Wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system.
9
Marc Fresko, MoReq. What do we do now?, 2010, p. 3 la
http://www.intellectuk.org/index.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=4748&Itemid=102.
10
Pentru justificarea traducerii record = act vezi partea a doua a prezentului material.
11
M. Fresko, loc. cit.; idem, MoReq2 and how to use it, prezentare la Conferina DLM Forum de la Toulouse, 2008; DoD 5015.2-STD
- What's the Big Deal? la http://jitc.fhu.disa.mil/cgi/rma/dod50152bigdeal.aspx.
12
Ibidem.
13
Ibidem.
14
Ibidem.
7

Pagina ii

Sistemele de administrare a actelor nu erau legate de informaiile organizaiei i

structura tehnologic
Administrarea mesajelor vocale, a documentelor web i a mesageriei instantanee
ca acte era ceva de nenchipuit.

Dup DoD 5015.2-STD:

sistemele de administrare a actelor electronice au devenit parte a infrastructurii

tehnologice a organizaiei
managementul actelor electronice a devenit o parte integrant n proiectarea i
dezvoltarea aplicaiilor i sistemelor informatice de activitate
persoana cea mai calificat s stabileasc scopul pentru activitate i folosirea
actelor devine responsabil pentru declararea i clasificarea actelor

n mod obinuit, un ERMS ndeplinete o serie de funcii eseniale din perspectiva managementului actelor
electronice. Astfel, captura unui document este similar nregistrrii unui act pe hrtie la registratur. Dup
momentul capturii, un document devine act, adic este luat n administrare oficial de organizaia
respectiv; asupra lui nu se pot efectua nici un fel de modificri i nici actul nu trebuie s poat suferi
schimbri, indiferent de tehnologia de citire/vizualizare devine static. n acest sens, orice aciune care
are ca subiect respectivul act trebuie urmrit i nregistrat ntr-o eviden de auditare. Mai departe, actul
este clasificat15 ntr-o categorie (clas) prestabilit printr-o schem de clasificare a actelor. Aceasta,
similar nomenclatorului arhivistic, stabilete contextul actului respectiv i implic i atribuirea unui termen
de pstrare. n cadrul clasei, actul poate fi plasat ntr-un dosar de o manier similar sistemului fizic,
alturi de alte acte pendinte aceleiai activiti, persoane etc. Sistemul trebuie de asemenea s permit
stabilirea acelor acte vitale actele eseniale pentru continuitatea activitii dup un dezastru natural
(incendiu, inundaie, cutremur) sau tulburri sociale (revoluie, rzboi etc.), care trebuie s fie disponibile
ntr-un astfel de caz. n fine, un ERMS trebuie s aib funcionaliti robuste pentru dispoziie proces
care acoper toat gama de aciuni care permit scoaterea unui act de sub administrarea sistemului
(selecionare, distrugere, transfer ctre alt depozit sau alt ERMS). Deosebirile de baz dintre un sistem de
management al documentelor i unul de management al actelor ar fi:

Un sistem de management al documentelor

15

Un sistem de management al actelor

permite documentelor s fie modificate

protejeaz actele de modificri

permite documentelor s existe n cteva

versiuni

permite existena unei singure versiuni

finale a actului

poate permite ca responsabilii s i

tearg documentele

protejeaz actele mpotriva tergerii, cu

excepia unor situaii strict controlate

poate include o eviden de pstrare

trebuie s includ o eviden riguroas

de pstrare

poate include o structur de stocare a

documentelor, care poate fi sub controlul
utilizatorilor

trebuie s includ o structur riguroas

de ordonare a actelor (schema de
clasificare), care este ntreinut de rolul
de administrator

este destinat n primul rnd s sprijine

folosirea zilnic a documentelor pentru
activiti n desfurare

poate sprijini activitatea zilnic, dar este

gndit n primul rnd s furnizeze un
depozit sigur pentru actele rezultate din

Sensul este cel clasic, de repartizare dup anumite criterii ntr-o clas; nu are semnificaia de secret.
Pagina iii

Un sistem de management al documentelor

Un sistem de management al actelor

activitate.

Acest model de bun practic a fost urmat i de alte structuri guvernamentale americane (DoD 5052.2
devenind reper pentru toate software-urile guvernamentale, civile sau militare, deopotriv), dar i n
exteriorul SUA. Dintr-o dat, guvernanii, decidenii i arhivitii au realizat c exist o legislaie referitoare
fie la arhive, fie la managementul actelor; c este necesar s se fac diferena dintre un simplu e-mail de un
mail instituional, ce trebuie pstrat ca dovad a activitii; c nu toate documentele electronice trebuie
pstrate pentru totdeauna i trebuie fcut o selecionare; c simpla indexare nu ofer suficient context
pentru a nelege o grupare de acte. Pentru toate acestea este nevoie de funcionaliti, dac nu chiar de
un sistem de management a actelor.
Statelor Unite le-a urmat aciunea guvernului britanic. n 1999, ntr-un material prezentat de primul
ministru, Tony Blair, n faa Parlamentului, referitor la modernizarea guvernrii, se meniona c scopul
nostru este ca, pn n anul 2004, toate nou-createle acte ale instituiilor publice s fie stocate i regsite
electronic16. Pentru a ndeplini acest obiectiv, Arhivele Naionale britanice (atunci PRO Public Records
Office) au demarat un program amplu de ntocmire i difuzare de linii directoare i proceduri pentru
instituiile publice, astfel nct administrarea actelor electronice s satisfac cerinele legale i profesionale.
Ca urmare, n 1999 i n 2002 au fost emise dou seturi de cerine funcionale ce descriau un sistem de
management al actelor electronice pentru administraia public; n 2002 a fost dezvoltat i un program de
testare al aplicaiilor care considerau c ndeplinesc acele cerine. Ulterior, doar software-urile certificate
puteau fi implementate n administraia public. n anii urmtori, diverse ri i-au ntocmit astfel de
cerine17; experiena i pragmatismul excepional al specificaiilor britanice au rmas ns un model
neegalat i o referin pentru toate specificaiile ulterioare, n Europa i n afara acesteia18.
b). MoReq
A fost evident pentru cei care au ncercat s implementeze n Europa DoD 5015.2 c prevederile sale se
aplicau greu/erau inaplicabile/erau incomplete pentru administraia european. Se impunea aadar, ntr-o
Europ care tindea s devin digital, creionarea unei poziii proprii, adaptate. n anul 2001, Comisia
European a finanat dezvoltarea i publicarea MoReq Cerine model pentru sistemele de administrare a
actelor electronice19 de ctre Forumul DLM20. Cerinele au fost puternic influenate de sistemul britanic, iar
judecnd dup impact (ca numr de traduceri, referine i reproduceri) a fost un succes deosebit. Cu toate
acestea, lipsa unui cadru de testare a conformitii, evoluia tehnologic i conceptual a impus nevoia unei
noi specificaii. Acesta, dup un proces de analiz, consultare i elaborare de 3 ani, a fost publicat n 2008
MoReq2, a crui versiune n limba romn este cuprins n acest volum.
c). MoReq2 n limba romn pentru ce?
Sunt necesare cteva consideraii despre MoReq2 i motivele pentru care este relevant pentru cititorul
romn. n primul rnd, este primul i singurul document de acest gen publicat n limba romn. i, pn la
16

Modernising Government, 1999 la http://www.archive.official-documents.co.uk/document/cm43/4310/4310-05.htm.

O list destul de cuprinztoare la http://moreq2.eu/other-specifications.
18
Este de remarcat ns i faptul c diferenele de administraie, legislaie, cultur informatic etc. au creat tensiuni n adaptarea
identic a acestor specificaii i au obligat, nu de puine ori, la adaptri naionale. Influena covritoare a specificaiilor brtanice
rmne ns de necontestat.
19
Model Requirements For Electronic Records Management Systems, Bruxelles, 2001.
20
Forumul DLM este o fundaie european, apropiat Comisiei Europene, destinat reunirii instituiilor, organizaiilor i
persoanelor interesate de managementul documentelor i arhivelor.
17

Pagina iv

publicarea traducerii n limba romn a MoReq201021, rmne cel mai bun manual de ERM publicat n
limba romn. Este de remarcat c dezbaterile profesionale n Romnia sunt rare i, atunci cnd ele exist,
sunt axate covritor pe arhivistica tradiional. Articolele i interveniile, izolate, pe tema arhivisticii
electronice sunt nearticulate i nu exist vreo lucrare de sintez, integratoare, pentru aceste subiecte.
MoReq2 este, pentru partea activ din ciclul de via a actelor, un document de excepie, care ofer
perspectiva integratoare, att de necesar.
n al doilea rnd, aa cum menionam mai sus, este un document care respir prin toi porii pragmatismul
arhivistic. Dei este o specificaie pentru un software, conceptele, terminologia i procesele sunt mai
degrab inteligibile pentru arhiviti. Din acest punct de vedere, MoReq2 este cea mai bun introducere
pentru un arhivist tradiional n domeniul managementului actelor electronice. n egal msur, reprezint
cea mai lin trecere de la arhivistica clasic la cea electronic. Sunt fraze memorabile, sunt evaluri mature,
sunt explicaii care rmn valabile att pentru managementul actelor electronice, ct i pentru cele
tradiionale.
n al treilea rnd, prezentul material este util pentru cei care activeaz, fie ca proiectani i dezvoltatori
software, fie ca beneficiari, n domeniul managementului actelor electronice, incluznd aici i arhivarea
electronic. Abordarea este valid, principiile i modelul conceptual sunt valabile i aduc o nendoielnic
perfecionare a vizunii curente, obinuite, asupra administrrii entitilor electronice.
d). MoReq2 copilul btrn
S-a remarcat poate, din cele spuse mai sus, c nu am fcut nici un fel de meniuni despre folosirea MoReq2
pentru ceea ce a fost destinat: model pentru realizarea caietelor de sarcini n vederea achiziionrii unui
sistem SMAE (ERMS). Omisiunea este intenionat i este datorat evoluiilor ulterioare anului 2008.
n momentul n care am nceput s traducem MoReq2 n limba romn, nc din anul 2007, acesta se
anuna a fi reperul modernitii. ntlnirile Forumului DLM22 n care se discutau diferitele capitole ateptau
cu ncredere produsul, iar interveniile critice (despre direciile diferite de evoluie a tehnologiilor, despre
exigenele exagerate ale specificaiei pentru organizaiile obinuite i costurile foarte mari pe care le-ar fi
implicat dezvoltarea de ERMS conforme) preau izolate i nesemnificative. Conferina de la Toulouse (2008)
a marcat un triumf al MoReq2, traducerile au explodat peste tot n lume (peste 10 traduceri n mai puin de
2 ani), iar unele state (Cehia, de pild) au impus MoReq2 ca standard naional. Peste doar un an ns,
lovitur de teatru: Forumul DLM a decis rescrierea MoReq2, folosind exact argumentele celor ce preau
izolai i nesemnificativi: specificaia este prea mare i, prin urmare, greu de citit i de neles; costurile de
dezvoltare sunt prea mari; tehnologia ofer alternative serioase la cerinele MoReq2. Ceea ce prea o
revizuire a devenit ns un produs de sine stttor (MoReq2010), cu o abordare diferit, care a ngropat
nu att MoReq2, ci nsi lumea pe care MoReq2 o ntruchipa: ERMS
S detaliem puin. MoReq2 a fost dezvoltat de oamenii care participaser i la dezvoltarea cerinelor emise
de Arhivele Naionale ale Marii Britanii. Abordarea lor a fost, cum spuneam mai sus, una extrem de
pragmatic: aa se ntmpl n lumea fizic, s aplicm aceleai principii i n spaiul virtual. i aa au
rezultat documente, nregistrri (captur i declarare) de acte, dosare, scheme de clasificare, selecionri,
distrugeri etc. Vocabularul din arhivistica clasic a fost transferat spre IT; acolo unde realitatea impunea noi
termeni, ei au fost inventai, plecnd ns tot de la realitile arhivistice. A rezultat o aplicaie software
care ndeplinea toate aceste cerine i care a fost definit drept un sistem de management al actelor
electronice (electronic records management system ERMS). Caracteristica lui de baz era implementarea
21
22

Aciunea de traducere a nceput, ntr-un proiect mpreun cu studeni ai Facultii de Arhivistic din Bucureti.
La care am fost martor direct (Berlin i Lisabona, 2007, Toulouse, 2008).
Pagina v

de controale de siguran asupra ciclului de via a unui act, rspunznd astfel exigenelor legale referitoare
la pstrarea actelor. Pentru utilizator ns era un efort suplimentar; pentru furnizor, configurarea tuturor
controalelor, precum i integrarea cu aplicaiile software de activitate costau enorm23. i, n plus, modul de
creare i constituire al documentelor electronice (digitale) a depit ceea ce se tia anterior din lumea
fizic; documentul electronic este, aadar, tot ceea ce era documentul pe hrtie sau o nregistrare audiovideo etc., dar i ceva n plus Tehnologia evoluase, ateptrile oamenilor s-au modificat, prea momentul
s se schimbe i abordrile.
Mai mult, un studiu de impact din 2008 al Arhivelor Naionale britanice (TNA) analiza situaia implementrii
ERMS n administraia Regatului Unit24. Bilanul era devastator:
Abordarea strategic:

Nu se putea implementa un singur model de sistem pentru toate instituiile

guvernamentale; existau nevoi specifice, dar nimeni nu se ocupa de adaptarea
cerinelor generice (emise de Arhivele Naionale) la nevoile specifice.

Implementarea sistemelor presupunea o strategie i o sincronizare la nivelul

instituiilor ceea ce adesea lipsea i rezultau n mai multe implementri de
produse diferite, care duceau la lipsa de comunicare ntre structuri ale aceleiai
organizaii.

ERMS nu sprijineau, prin modul lor de funcionare, activitatea instituiilor; dei

managementul actelor trebuia s fie o funcie suport, prin implementarea ERMS se
ajungea ca acest management s fie o activitate n sine.

ERMS nu erau folosite pentru administrarea tuturor informaiilor din alte sisteme
informaionale, astfel nct accesul la informaii era fragmentat.

ERM nu erau folosite pentru administrarea tuturor tipurilor de informaii i nu se

fcea diferena ntre informaiile ce trebuiau pstrate i cele temporare.

Asigurarea de ctre guvern a dezvoltrii cerinelor i a unui program de testare nu a

fost sustenabil, datorit costurilor i necesarului de personal.

Implementarea ERMS

n cadrul instituiilor nu erau folosite doar sisteme aprobate, ceea ce implicit ducea la
nclcarea cerinelor oficiale i la administrarea cu dificultate a actelor.

Implementarea ERMS era extrem de costisitoare

Ar fi fost necesar un program intensiv de management al schimbrii, pentru a pregti

funcionarii n utilizarea sistemelor

Schemele de clasificare nu erau nelese de utilizatori

Nu exista experien n implementarea sistemelor ERMS, att la nivelul furnizorilor,

ct i la nivelul instituiilor guvernamentale

Nu exista sprijin post-implementare

Experiena utilizrii ERMS

Sistemele nu au funcionat ntotdeauna n mediul de producie, datorit scalabilitii

limitate, slbiciunii aparatelor i reelei etc.

Cerinele TNA au generat sisteme prea complexe fa de necesiti

ERMS nu erau prietenoase cu utilizatorul

23

RMS Debate: The case against EDRMS: Has EDRMS been a success? The case for the prosecution, la ,,RMS Conference, Edinburgh
22 April 2007, publicat la https://docs.google.com/document/pub?id=1HAvmy87baTm6h0R3_eEgAKz1mK1YwbYviiefUEZSpDs.
Cuvintele lui Steve Bailey sunt extreme de dure: ,,As far as the average user is concerned, the EDRMS is something they didnt
want, dont like and cant use; These EDRM systems [are] systems designed for the convenience and benefit of the records
manager at the expense of everyone else. Alte poziii pe aceeai tem: Julie McLeod, Managing electronic records.
Systems/technology approaches for your organization, prezentare la ,,Managing Electronic Records: Seminars on Technology
Approaches and Future of RM in a Web 2.0 world, Icelandic Records Management Association, Reykjavik 9 April 2010, publicat la
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf. Julie McLeod a desfurat, de altfel, la Universitatea Northumbria, un
proiect de cercetare n acest sens (http://www.northumbria.ac.uk/sd/academic/ceis/re/isrc/themes/rmarea/erm/) ale crui
rezultate sunt publicate (http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf).
24
Rezultatele acestui studiu ne-au fost aduse la cunotin informal, cu ocazia unei conferine.
Pagina vi

Lucrtorii au salvat informaiile n afara sistemului i, deci, n afara controlului ERMS

Cultura managementului informaiei

Cultura pstrrii actelor n serviciul public era pe cale de dispariie

Implementarea ERMS producea schimbri n cultura existent de management a

actelor.

Managementul informaiilor nu a fost sprijinit de conducere.

n aceste condiii, la nivelul anului 2008 se punea n discuie utilitatea nsi a ERMS i se ivea, la nivelul
industriei, provocarea gsirii unei alternative. Acea alternativ exista i, graie dezvoltrilor tehnologice, era
din ce n ce mai eficient: soluia integrat a sistemelor de management al coninutului a ntreprinderii
(ECM). Dezintegrnd documentul sau actul, aceste sisteme pornesc de la premisa c orice este coninut
(informaie), iar un act sau un document este doar un caz particular (o manifestare sau o reprezentare) a
acestuia. Aceste sisteme integreaz practic funcionaliti care anterior aveau sisteme dedicate, cum ar fi
imaging, document i records management etc.25.
Ca urmare, dei MoReq2 a ndeplinit cerinele solicitate de beneficiari (Forumul DLM i Comisia European),
el a reprezentat cea mai complex descriere a unor sisteme software specializate; dar aceste sisteme erau
muribunde. MoReq2 este apogeul unei soluii profesionale ERMS. Sistemele tip ERMS erau ns (i sunt
nc) produse la capt de drum. MoReq2 era, n 2008, un copil, nou-nscut dar deja btrn.
n fapt, cerinele anterioare pentru sistemele dedicate managementului actelor trebuiau s devin cerine
pentru funcionaliti specifice, ce vor fi ndeplinite de module din aplicaii software de activitate specific
(business systems) sau din sisteme complexe de management al coninutului. Din acest motiv, Forumul
DLM a fost pus ntr-o postur extrem de dificil n anul 2009, cnd a fost obligat de viaa real (ntruchipat
poate de firmele IT) s ia n calcul revizuirea MoReq2: tot volumul de munc de creare, difuzare,
traducere, implementare a MoReq2 s-a dovedit a fi irosit i inutil. i nu e de neglijat nici bugetul aferent
Reaciile comunitii de utilizatori a fost pe msur: o reacie ntre respingerea modificrilor i un
sentiment de trdare i frustrare, generat de inutilitatea muncii depuse n legtur cu MoReq2. La toate
acestea, s-a adugat surpriza MoReq2010: dei s-a spus c e doar o simplificare a MoReq2, noua
specificaie s-a dovedit a fi cu mult mai complex: cel puin dubl ca numr de pagini, cu o abordare
orientat spre IT i o interpretare extrem de abstract i esenializat a principiilor i tehnicilor de
management al actelor. Toate acestea au strnit protestele vehemente ale arhivitilor obinuii cu
sistemele clasice26.
Astzi, nu exist nc nici un sistem conform MoReq2010. Exist n schimb cel puin un produs certificat
conform MoReq2 i alte dou care au anunat intenia de testare pentru conformitate27. Aadar, dei
MoReq2010 reprezint n mod clar viitorul i are o abordare care deschide perspective pline de speran
justificat asupra eficienei i existenei n viitor a managementului actelor electronice, MoReq2, ca
reprezentant al Lumii Vechi, nc are un rol de jucat.
Aceste argumente au stat la baza deciziei noastre de finalizare i publicare a orezentei traduceri n limba
romn.

25

Vezi o prezentare sintetic la http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management.

Autorul acestor rnduri a fost membru n Comitetul de revizori al MoReq2010 i martor la cele relatate.
27
http://www.moreq2.eu/press-a-web/emc/categories/13_0a21e797355278595a6db0d6a0e2936e,
http://www.moreq2.eu/press-a-web/fabasoft/categories/12_6cb673dd3ff363f402d07506094516dc,
http://www.moreq2.eu/press-a-web/open-text/categories/14_23c43dafae2708f2750807d68f807594.
26

Pagina vii

e). Precizri legate de traducere

n condiiile n care arhivistica romneasc nu are parte de prea multe traduceri, limba romn exceleaz n
polisemantism i, adesea, lipsa de precizie n definirea noiunilor28, iar modernizarea postdecembrist a
introdus romgleza29, de neneles pentru vorbitorii normali de limb romn, traducerea MoReq2 a fost o
provocare major, tehnic i filologic. Pe de o parte, scopul nostru a fost acela de a reproduce n
romnete semnificaia tehnic termenilor i fenomenelor; pe de alt parte, intenia a fost aceea de a pune
textul ntr-o ct mai curat limba romn, chiar cu riscul de a nu mai fi inteligibili pentru cei ce folosesc
jargonul romglez al zilei. Din aceste motive, simim nevoia unor precizri suplimentare i a unor justificri
pentru anumite opiuni de traducere.
RECORD
Termenul record a fcut nconjurul Europei i a constituit poate cel mai dezbtut termen din MoReq la
reuniunile DLM. Toi cei implicai n crearea/traducerea/citirea MoReq (indiferent de versiune) tiu c acest
termen este unul generator de probleme.
Termenul record este unul specific limbii engleze. Iat cteva definiii:
Longman:
RECORD = information about something that is written down or stored on
computer, film etc., so that it can be looked at in the future30
Dicionar Oxford Explicativ Ilustrat al limbii engleze31
RECORD = a). a piece of evidence or information constituting an account of
something that has occured, being set etc.; b). a document preserving this; c).the
state of being set down or preserved in writing or some other permanent form
etc.
Britannica32, Merriam Webster33
RECORD= to set down in writing: furnish written evidence of
ISO 15489-1
RECORD = ,,information created, received, and maintained as evidence and
information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in
the transaction of business

Paradoxul face ca, dei record nu are un echivalent n limbile romanice, termenul s provin din latin:

recordatio: reamintire, evocare

recordo: a reaminti
recordor: a-i reaminti34

Termenul record definete aadar un tip de document (o informaie, n accepiunea actual), care este
pstrat pentru reamintire, n viitor. Cuvntul a fost folosit n literatura de specialitate anglo-saxon cu mult

28

Vezi, de pild, definiii pentru act sau document, ca exemple de definiii circulare.
Vezi, de pild, ,,a salvan limbaj IT, cnd sensul, i n englez i n romn ar fi acela de ,,a pstra.
30
Longman Dictionary of Contemporary English, ediie online.
31
Dicionarul Oxford explicativ ilustrat al limbii engleze, Oxford University Press, Litera Internaional, 2005, sub voce.
32
www.britannica.com.
33
www.merriam-webster.com.
34
Gh. Guu, Dicionar latin-romn, Bucurei, Edit. Academiei, sub voce.
29

Pagina viii

timp nainte ca sistemele informatice s apar i s-a preluat automat n industria IT, tocmai pentru c fcea
diferena ntre o informaie volatil i una care se pstra35.
Literatura arhivistic a limbilor romanice are ns o alt abordare. Din motive neclare (i care oricum nu fac
obiectul prezentrii de fa), n francez, spaniol, italian etc. unicul termen desemnat pentru a acoperi
definiia englezeasc este cel de document. Abordarea arhivistic global este de altfel diferit, n tradiie
romanic existnd arhive (de la crearea documentului i pn la sfritul vieii acestuia) spre deosebire de
limba englez, unde exist records (arhivele activei semiactive) i archives (arhive istorice).
Este aadar vorba despre o diferen cultural, n primul rnd. Problema a fost ignorat mult timp n
sistemele arhivistice tradiionale. n momentul n care standardele internaionale au nceput s se
rspndeasc pe baza experienei anglo-saxone (vezi, de pild, standardele ISO 9001 sau 15489), cnd
industria IT, iniial n ri vorbitoare de limb englez, a nceput s fac diferena ntre sisteme Document
Management i sisteme Records Management, era evident c i ceilali trebuiau s gseasc nite
echivalene, mai precise dect termenul integrator de document.
Mergnd spre esena lucrurilor, document este termenul generic, reprezentnd orice informaie
consemnat (adic nevolatil). Record este acel document care are o serie de caracteristici suplimentare
(se refer la organizaie sau persoan, este necesar pentru organizaie sau persoan, are o valoare de
mrturie/prob). Dac n sistemele tradiionale era relativ simplu de difereniat ntre cei doi termeni (o
ciorn era uor de difereniat de versiunea final, la o simpl privire), n sistemul digital acest lucru nu mai
este posibil. Exemplul clasic pentru a arta diferena este cel al unui e-mail: ntre un mesaj de invitaie la
mas i un mesaj de convocare pentru edin a aceleiai persoane nu este, din punct de vedere al formei,
nici o diferen: care dintre ele trebuie pstrate? Desigur, cel care este declarat record, i este nregistrat ca
atare n eviden.
Practica arhivistic romneasc are un avantaj, n acest sens, fa de cea francez (i revenim imediat cu
justificarea comparaiei cu spaiul francez). Romnia a pstrat sistemul de registratur, astfel nct, prin
analogie, putem delimita momentul n care documentuldocument devine documentrecord. Mai mult,
cineva care are cunotin de istoria arhivisticii romneti poate identifica i un nume pentru acest
documentrecord, nume care apare n normele de registratur emise n perioada interbelic: o hrtie
nregistrat, indiferent de coninutul ei, se numete act36. Acest raionament a stat la baza deciziei noastre
de a traduce termenul de record ca act.
Desigur, actul este, n dicionare i n uzul comun al limbii romne actuale, legat indisolubil de hrtie. Aa a
fost ns i record pentru vorbitorii de englez. Este ilar astzi s spui c o pagin web poate fi act; aa a fost
i la ei. Aceast diferen de ntrebuinare este ns cea mai clar expresie a diferenei conceptuale i
metodice dintre practica arhivistic romneasc i cea de limb englez; revine tehnicienilor s impun
noile semnificaii i n limba romn.
Am fcut mai sus o comparaie cu practica francez; alegerea Franei n comparaia respectiv nu este
ntmpltoare. Frana, n ncercarea de adoptare a multor standarde scrise iniial n englez, s-a lovit prima,
dintre limbile romanice, de problema traducerii unor termeni. Desigur, acest proces a fost cumva complicat
i de mania refuzului anglicismelor n limb i inventarea unor cuvinte proprii. Din pcate, n cazul concret
al termenului record, opiunea iniial a AFNOR (Asociaia francez de standardizare) a fost dezastruoas i
35

Vezi folosirea cuvntului n cele dou context (nainte i dup dezvoltarea actelor electronice) n Mary F. Robek, Gerald F. Brown,
David O. Stephens, Information and Records Management: Document-Based Information Systems, David O. Stephens, ed. 4, 1995.
Vezi, de asemenea, definiia din Wikipedia: ,, A record can be either a tangible object or digital information: for example, birth
certificates, medical x-rays, office documents, databases, application data and e-mail.
36
Instruciuni generale pentru raionalizara i simplificarea lucrrilor de birou, Bucureti, 1942, p. 20.
Pagina ix

a cauzat mari probleme, att pentru profesionitii francezi din domeniul arhivistic, ct i pentru (n cazul
nostru) terminologia de limb romn. Opiunea iniial a AFNOR a fost traducerea termenului record ca
nregistrare (enregistrement). n primul rnd, astfel de traducere este greit filologic. n englez,
nregistrare (video, audio etc.) este recording. Verbul (to record) poate nsemna a nregistra, dar n
primul rnd a consemna, a nscrie. Oricare variant s-ar accepta, record nu este nregistrare, vzut ca
document. Traducerea nefericit a strnit preocuparea arhivitilor francezi; n ultimele variante de
traducere, ei s-au oprit la forma document darchives37 sau document dactivit38 pentru a reproduce
semnificaia termenului record, dar, sub nici o form nu au acceptat termenul nregistrare.
Din pcate, traducerile n limba romn au copiat traducerea francez. Astfel, n versiunea romneasc a
ISO 9001, se vorbete despre documente i nregistrri (documents i records) ale proceselor de
calitate; n nefericita traducere SR ISO 15489 se vorbete din nou despre dosare cu nregistrri. Este o
expresie a traducerilor fcute de persoane strine domeniului profesional n care traduc i care nu neleg
semnificaia termenului, fcnd o echivalare strict lingvistic (i, uneori, nici att, dup cum am vzut). n
opinia noastr, este absolut necesar corectarea acestor erori tehnice sau, mcar, corectarea lor n
materialele strine, de unde apoi s copieze i traductorii notri
ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM
O alt opiune, legat de termenul record i care, de aceast dat, vine n contradicie cu o definiie legal
din Romnia39 este cea a traducerii ERMS. Legea arhivrii electronice definete sistemul electronic de
arhivare sistemul informatic destinat colectrii, stocrii, organizrii i catalogrii documentelor n form
electronic n scopul conservrii, consultrii i redrii acestora. Similaritatea cu franuzescul systeme
darchivage electronique (SAE) este evident! Problema este i aici de natur conceptual. Practica
documentelor/actelor pe hrtie din Romnia a exclus (discutabil) termenul arhivare, considerat imprecis
i neprofesional. O definiie comun a arhivrii este operaiunea prin care documentele clasate,
constituite n dosare dup norme prestabilite, se depun i se pstreaz n depozite special amenajate i
organizate, denumite arhive40. Din punct de vedere tehnic, s-a considerat aadar c arhivarea acoper
,,constituirea dosarelor, respectiv predarea ctre depozitul de arhiv (expresii folosite n legislaia
actual). Dup cum se poate remarca, definiia arhivrii nu are nici o legtur cu colectarea, stocarea i
catalogarea, nici cu scopul realizrii unei activiti. n francez, pe de alt parte, SAE este considerat
sinonim cu ERMS, ns s-a subliniat i acolo faptul c folosirea termenuluiarchivage este greit, iar
sistemele ar trebui s fie denumite sisteme pentru ciclul de via a documentelor41. Prin urmare, folosirea
denumirii de sistem de arhivare electronic este eronat n limba romn, iar formularea din lege ar trebui
revizuit. Pe de alt parte, remarcm c arhivistica romneasc nu are un termen care s defineasc
colectiv partea arhivisticii care se ocup de arhivele la creatori (nainte de preluarea la arhivele istorice). n
aceast situaie, am considerat c traducerea direct managementul actelor poate fi o denumire
acceptabil, cel puin pentru moment i sintagma de sistem de management a actelor electronice
(respectiv sistem de management a documentelor electronice pentru EDMS) a fost folosit constant n
aceast traducere.
MANAGEMENT
O alt problem n cursul traducerii a fost opiunea pentru termenii management administrare
gestiune. Dac management este un cuvnt impus relativ nou n limb, administrare i gestiune exist de
37

G. Drouhet, G. Keslassy, E. Morineau, Records management: mode d' emploi, Paris, 2000, p. 9.
Vezi FR ISO 30300.
39
Definiia sistemului electronic de arhivare din Legea nr. 135/2007: Legea privind arhivarea documentelor n form electronic.
40
A. Hascal, L. Popescu, Coresponden i tehnica secretariatului, Bucureti, 1996, p. 49.
41
,,Dans le SAE, le mot archivage doit tre remplac par de cycle de vie du document et non dans le sens simpliste de
stockage de fichiers (http://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_d%27archivage_%C3%A9lectronique).
38

Pagina x

mult, dar limitele i relaiile dintre ele sunt neclare. Gestiunea este definit ca administrare; administrarea
este definit ca i conducere, organizare; managementul este definit ca ansamblu de conducere,
organizare, gestiune. Din aceste definiii, rezult c managementul nglobeaz administrarea i gestiunea,
iar gestiunea este o form de administrare. Mai mult, managementul, ca i concept, are o ntreag filozofie
n spate, fiind definite foarte clar funciile specifice (planificare, organizare, conducere, monitorizare,
evaluare). Avnd n vedere toate aceste aspecte, am decis s ntrebuinm termenul management i n
limba romn, pentru cuvntul omonim englezesc; acolo unde exista verbul (to manage), am optat pentru
folosirea termenului a administra.
ATTACHMENT
Aa cum e-mail-ul este scrisoarea electronic, la fel ceea ce este pus lng scrisoare este o anex.
Reamintim c ataamentul are o cu totul alt semnificaie dect un document anexat.
DIGITIZE
Un alt termen care a impus o decizie este echivalentul romnesc al lui to digitize. Remarcm c,
exceptnd limba francez (care are forma numerisation), toate celelalte limbi romanice folosesc termenul
digitalizare: digitalizzare (italian), digitalizar (portughez i spaniol); la fel i alte limbi europene
(digitalisieren (german), digitalizlni (maghiar), digitalizacji (polonez) etc.). n plus, forma digitalizare
exist n limba romn de cel puin 30 de ani, fiind de altfel singura form acceptat oficial de DEX. Cu toate
acestea, mai ales n zona bibliotecilor, se ntrebuineaz (mai mult prin contagiune dect asumat contient)
termenul digitizare calc evident dup limba englez, care dubleaz termenul deja existent n
romnete. n traducerea acestui material, am considerat corect s nu dm curs formelor iniiate, probabil,
de cineva insuficient de pus la punct cu echivalentele romneti ale limbii engleze i, ca urmare, am folosit
termenul digitalizare.
DISPOSITION
Dei verbul to dispose semnific eliminarea, termenul disposition (sau disposal) n contextul
managementului actelor are o semnificaie mai nuanat. Conform ISO 1548-1, disposition nseamn una
din urmtoarele aciuni:
a). o distrugere imediat, incluznd suprascrierea sau tergerea
b). reinerea, pentru o perioad ulterioar, n cadrul diviziunii administrative
c). transferul ctre o zon de depozitare corespunztoare sau pe un suport,
sub controlul organizaiei
d). transferul ctre alt organizaie care are asumat responsabilitatea pentru
afacerea respectiv, prin restructurare, vnzare sau privatizare
e). transferul ctre o zon de depozitare gestionat n numele organizaiei de
ctre un furnizor independent, fa de care au fost stabilite aranjamente
contractuale corespunztoare
f). transferul de responsabilitate pentru gestionare ctre o autoritate
corespunztoare, n timp ce depozitarea fizic a documentului este reinut
de organizaia creatoare
g). transferul ctre arhiva organizaiei
h). transferul ctre o autoritate de arhive istorice extern.

Pagina xi

Aadar, disposition reflect o decizia asupra destinului viitor al unor acte/documente. Termenul omolog din
limba romn (dispoziie) are un sens specific n dreptul civil42, care acoper n bun msur sensul
englezesc din context. Din acest motiv, am optat pentru folosirea termenului dispoziie, ca reflectare a
unui termen tehnic din arhivistica anglo-saxon.
DISTRIBUTED
Dei jargonul IT a consacrat calchierea distribuit, este simplu de constatat c acest termen romnesc nu
reproduce sensul englezesc. De aceea, am preferat folosirea termenului dispersat, care reflect
semnificaia englezeasc i n limba romn.
OWNER
n ciuda aparentei simpliti a traducerii, owner nu nseamn, n contextul MoReq2, proprietar. Owner este
persoana care deine responsabilitatea de creare a actului. Cum n limba englez responsible are doar
funcie de adjectiv, termenul owner acoper i semnificaia substantivului responsabil din limba romn.
TYPE (OF RECORDS)
n lumea IT se vorbete tot mai frecvent despre tipuri de acte (documente). Analiznd definiia tehnic a
termenului n limba englez43, se poate constata c record type este echivalentul ,,genului documentului
din arhivistica romneasc.
FILE/FOLDER
Ambii termeni pot fi tradui prin cuvntul dosar. Diferena rezid n faptul c file se refer la coninutul
intelectual al gruprii de acte (ca n expresia ,,dosar personal), n timp ce folder se refer la copertele n
care se adun respectiva grupare (dosar cu in)
PARENT/CHILD
Dei frecvent descrise n limba romn sub forma subordonat/supraordonat, raporturile definite astfel nu
exprim n mod precis relaiile pe care le descriu termenii englezeti. Este opoziia clasificrilor
arborescente (biciclet > cadru, roi, ghidon), fat de clasificrile ierarhice (regn animal > mamifer >
om). n clasificrile ierarhice, elementul subordonat motenete anumite caracteristici de la elementul
supraordonat, aa cum copilul motenete de la printe; aceast nuan nu este transmis de formularea
subordonat/supraordonat. Ca urmare, am considerat necesar folosirea terminologiei traduse din englez,
raporturi printe/copil.
RETENTION AND DISPOZITION SCHEDULE
Legat de dispoziie apare i un instrument specific arhivisticii anglo-saxone, retention and disposition
schedule (RDS). Tehnic, instrumentul are aceeai funcie ca fostul indicator al termenelor de pstrare din
arhivistica romneasc, dar coninutul RDS este uor diferit: pe lng termenele de pstrare, RDS cuprinde
i aciunile de dispoziie care vor fi efectuate asupra unei categorii de acte, la momentul scadent. Am folosit
traducerea programare de pstrare i dispoziie.

42

,,Dreptul de dispoziie este alctuit din dreptul de dispoziie material i dreptul de dispoziie juridic. Dreptul de dispoziie
material este posibilitatea proprietarului de a dispune de substana bunului, adic de a-l transforma, consuma sau distruge, cu
respectarea reglementrilor n vigoare. Dreptul de dispoziie juridic se concretizeaz n posibilitatea proprietarului de a nstrina
dreptul de proprietate, cu titlu oneros sau gratuit, prin acte ntre vii sau mortis causa i de a-l greva cu drepturi reale derivate,
principale sau accesorii, n favoarea altor persoane, cu respectarea regimului juridic stabilit de lege
(http://www.rubinian.com/dictionar_detalii.php?id=478).
43
http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=1033.
Pagina xii

RETENTION, PRESERVATION
n limba romn, termenul ,,a pstra poate avea mai multe semnificaii, fiecare desemnat cu alt cuvnt n
englez:

a pstra

a nu elimina
a nu deteriora
a ine
a menine

retention
preservation
keeping
maintain

SECURITY CATEGORY
Dei terminologia ce definete documentele clasificate (secrete) din Romnia este aliniat la cea de limb
englez, autorii MoReq2 au preferat ntrebuinarea unor termeni diferii. Ca urmare, am considerat necesar
s subliniem diferenele, dar s folosim terminologia intenionat de autori.

clas de securitate

Legislaie
romneasc
nivel de secretizare

categorie de securitate

clase de secretizare

MoReq2

Pagina xiii

Exemple
secret, strict secret sau strict
secret de importan deosebit
Secret de serviciu, secret de stat
(n cazul MoReq2, i secret
comercial, bancar etc. )

CERINEMO
ODEL
PENTRU
UMANA
AGEMENTULA
ACTELOR
RELECTR
RONICEE
ACTUA
ALIZAREIDEZV
VOLTAREE,2008

SpecifficaiaMo
oReq2

Aceasstspecifica
aieafostprregtitdeSerco
ConssultingpentruComisia
aEuropean
,cu
fina
anaredinp
parteaprogrramuluiIDA
ABC

P
Pagina
1 din 2558

CER
RINEMO
ODEL
PEN
NTRUMA
ANAGEMEENTULAC
CTELOREELECTRON
NICE
Acctualizare
eidezvo
oltare,200
08

SpeccificaiaMo
oReq2

AceastSpeccificaieested
disponibilnformatelectroniclaurmto
oareleurl:
http
p://dlmnetwo
ork.org/MoReeq2
http
p://ec.europa..eu/transpareency/archival__policy
ipealtesiteeuri.Traducerilenaltelim
mbisuntateptatesfiedisponibilelaacestesiteuri.

Estedeasem
meneadisponibilnformaatfizic(pehrrtie)laBiroul pentrupubliccaiioficialealeComunitiilorEuropenee
casuplimenttVIIIalINSAR..

CECACEECEEA,BruxellesLuxembourg,2008

uexcepiascopurilorcomerrciale,dacseemenioneazsursa.
Reproducereeapermis,cu

Avertismentjuridic:drepttuldeautorassupraprezentteipublicaiiaaparineComu
unitilorEuro
opene.Comissiaeuropean
nu garanteaz acurateeaa informaiilo
or incluse n acest
a
raport, nici nu accept vreo resp
ponsabilitate rezultat din
n
utilizareaaceestora.NiciCo
omunitileEuropene,niciinstituiilelo
orinicivreo persoanaciionndnnum
meleacestoraa
nupoateficonsideratresponsabilpeentruvreopieerderesaupaggubrezultatdinutilizareaaacesteipublicaii.

P
Pagina
2 din 2558

Cuprins

CUPRINS...............................................................................................................................................................3
PREFA:MoReq2................................................................................................................................................6
1.INTRODUCERE...................................................................................................................................................8
1.1.Istoric

1.2.RelaiantreMoReqiMoReq2

1.3.ScopuliadresabilitateaacesteiSpecificaii

1.4.CeesteunSMAE

10

1.5.PentrucepoatefifolositaceastSpecificaie?

10

1.6.Drepturideproprietateintelectual

11

1.7.AccenteilimitrialeSpecificrii

11

1.8ConsideraiipentrufiecareStatMembru

12

1.9AdaptareaacesteiSpecificaii

13

1.10.OrganizareaprezenteiSpecificaii

14

1.11.Testareadeconformitate

14

1.12.Cerineobligatoriiicerinerecomandabile

15

1.13.ComentariiasupraprezenteiSpecificaii

16

2.PRIVIREGENERALASUPRACERINELORSMAE.............................................................................................17
2.1.Terminologiaesenial

17

2.2.Concepteeseniale

21

2.3.Modelulentitaterelaie

27

3.SCHEMADECLASIFICAREIORGANIZAREDOSARELOR..................................................................................30
3.1.Configurareaschemeideclasificare

31

3.2Claseidosare

36

3.3.Volumeisubdosare

39

3.4Mentenanaschemeideclasificare

42

4.CONTROLISECURITATE................................................................................................................................48
4.1Acces

48

4.2.Evidenadeauditare

53

4.3.Copiereadesiguranirecuperarea

56

4.4Actevitale

57

5.PSTRAREAIDISPOZIIA...............................................................................................................................60
5.1.Programridepstrareidispoziie

60

5.2Revizuireaaciunilordedispoziie

68

5.3Transfer,exportidistrugere

70

Pagina 3 din 258


6.CAPTURAIDECLARAREAACTELOR................................................................................................................76
6.1Captura

76

6.2.Importareamasiv

86

6.3Managementulmesagerieielectronice(emailurilor)

89

6.4.Genurideacte

94

6.5.Scanareaiproducereadeimaginidigitale

94

7.TRIMITERI(REFERENIERI)............................................................................................................................100
7.1.Coduriledeclasificare

103

7.2.Identificatoriidesistem

105

8.CUTARE,REGSIREIPREZENTARE............................................................................................................107
8.1.Cutareiregsire

107

8.2.Prezentare:afiareaactelor

113

8.3.Prezentare:imprimarea

114

8.4.Prezentare:altesituaii

117

9.FUNCIIADMINISTRATIVE.............................................................................................................................118
9.1Administraregeneral

118

9.2Raportare

119

9.3.Modificarea,tergereaireeditareaactelor

124

10.MODULEOPIONALE..................................................................................................................................129
10.1.Managementulacteloridosarelorfizice(nonelectronice)

130

10.2Dispoziiaactelorfizice

133

10.3Managementuldocumenteloriactivitincolaborare

134

10.4Fluxuldelucru

140

10.5Activitidecaz

145

10.6IntegrareacuSistemedeManagementalConinutului

150

10.7Semnturaelectronic

153

10.8Criptarea

157

10.9.Administrareadrepturilordigitale

158

10.10Sistemedispersate

160

10.11Activitiofflineiladistan

163

10.12.Integrareafaxului

166

10.13.Categoriidesecuritate

168

11.CERINENONFUNCIONALE......................................................................................................................175
11.1Uurinanfolosire

176

11.2Performaniscalabilitate

181

11.3Disponibilitateasistemului

184

11.4Standardetehnice

185

11.5Cerinelegislativeidereglementare

186

11.6Externalizareimanagementuldatelordectreteri

187

11.7Prezervareapetermenlunginvechireatehnologic

189

11.8Proceseledeactivitate

194

12.CERINEPENTRUMETADATE......................................................................................................................198
12.1Principii

198

Pagina 4 din 258


12.2Cerinegeneraledemetadate.

198

13MODELDEREFERIN.................................................................................................................................203
13.1Glosar

203

13.2.Modelulentitaterelaie

217

13.3.Modelulentitaterelaienformnarativ

220

13.4Modeluldecontrolacces

222

ANEXA1REFERINEBIBLIOGRAFICE.............................................................................................................226
ANEXA2DEZVOLTAREAACESTEISEPCIFICAII...............................................................................................228
ANEXA3FOLOSIREAACESTESPECIFICAIINFORMELECTRONIC.............................................................231
ANEXA4MULUMIRI....................................................................................................................................233
ANEXA5CORESPONDENACUALTEMODELE...............................................................................................238
ANEXA6PRELUCRAREADATEI.......................................................................................................................242
ANEXA7STANDARDEIALTELINIIDIRECTOARE..........................................................................................243
7.1.Standarde

243

7.2.Altendrumatoare

245

7.3.Resurseiliniidirectoarepentruaccesibilitate

245

7.4.Liniidirectoareprivindprezervareadigital

246

7.5.ModelulgraficalrelaieidintreMoReq2ialtendrumtoare

246

ANEXA8MODIFICRIFADEVERSIUNEAANTERIOAR............................................................................253
8.1.Modificriincompatibilecuversiuneaanterioar

253

8.2.Relaiintreseciuni

253

ANEXA9MODELULDEMETADATE...............................................................................................................257

Pagina 5 din 258

Speecificaia MoR
Req2

Preefa:MoReq2

Actualizzareaiexttinderea
CerinelorMo
odelpentru
uManagem
mentulActellorElectron
nice

De la publicareasa n
n 2001, verrsiunea origginal MoReeq Cerin
ne Model pentruMan
p
nagementull
a fost laarg utilizat n cadrul Europei i
n afara ei. n cadrul Uniuniii
Actelor Eleectronice
Europene, utilizatoriii potenialii din zona managementului acttelor electrronice au recunoscutt
valoareau
utilizriiuneeispecificaiimodel,aacumesteeMoReq,ccabazpen
ntrulicitaii nvedereaa
obineriideSistemed
deManagem
mentalActeelorElectro
onice,iarfurrnizoriideaaplicaiiinfo
ormaticeau
u
rspunsprrinfolosireaaMoReqpentruacoorrdonaproceesullorded
dezvoltare.
MoReqestteacumpriivitcaunsu
uccesindisccutabil.Afo
ostcitatde multeorip
pemulteco
ontinenteii
areunrolccentralpesscenamanaagementuluiacteloreleectronice.
Cu toate aacestea, tehnologia in
nformaiei sa
s modificaat din 2001
1. Sa nreggistrat o crretere i o
o
schimbare evolutiv n multe zone alee tehnologiiei, care au
a afectat crearea, captura ii
or electronice. Aceast nou verrsiune a MoReq, num
mit MoReq2, trateaz
managemeentul actelo
impactulaacesteischim
mbritehnologice.Ia deasemeneancalculnoilestandardeibu
unepracticii
care au fo
ost dezvoltaate n ultim
mii civa an
ni. n conseecin, MoR
Req2 a fost scris ca o actualizaree
evolutivaaMoReqoriginal.
MoReq2 permite
p
de asemeneaa, pentru prima
p
dat,, implemen
ntarea unuii regim de testare all
aplicaiilorr.Afostscriispentruexxecutareau
uneitestri deconform
mitateindep
pendenteioseriedee
astfel de tteste au fosst elaboratee i publicaate n parallel cu cerinele modell. Nevoia unor cerinee
testabile, riguros exp
primate, a condus
c
la mai
m multe schimbri de
d vocabular i de exxprimare n
n
MoReq2.
n final, an
nii de expe
erien n folosirea
f
i aplicarea MoReq
M
au relevat nevoia particularismelorr
naionale, dealuancalculdifeeritelelimbi,legislaii, reglementriitradiiiarhivisticeenaionale..
Din acest motiv, MoReq2 introduce pentrru prima daat un meccanism de moderare intitulatt
mitestatelo
ormembressadaugeccerinelelorrnaionalesspecifice.
Capitolulzeropeentruaperm
ComisiaEuro
opeandecctrefirmaSercoConssulting,prin
nfinanareaa
MoReq2afostpregttitpentruC
de program
mul IDABC al
a Uniunii Europene.
E
e elaborare
e a fost sup
pervizat dee
Procesul de
asigurat d
Comisia Eu
uropean, n
strns cooperare cu Forumul DLM, iaar versiunilee preliminaare au fostt
revizuitedeexperiiFForumuluiD
DLM,npunctecheieallestadiuluidedezvoltaare.Acesterevizuiriau
u
pletate cu sugestiile
s
i revizuirilee a zeci dee utilizatori,, consultan
ni, furnizorri, structurii
fost comp
academicee i profesionale din ntreaga lume,
l
furniznd astfeel pentru MoReq2
M
un nivel dee

P
Pagina
6 din 2558

Speecificaia MoR
Req2

autoritatefrpreced
dent.Caurm
mare,MoReeq2vafideeosebitdevvalorospentrutoiceiimplicain
n
orelectroniccedinEuropaidinlum
me.
managemeentulactelo

P
Pagina
7 din 2558

Speecificaia MoR
Req2

1.IIntroduce
ere
1.1.Istoric
Nevoiauneeispecificaiicuprinzttoareaceriinelorpenttrumanageementulacttelorelectro
oniceafostt
1
pentruprimadatformulatde ForumulD
DLM n199
96caunuld
dincele10 punctede aciunealee
p
I
IDA
(Interch
hange of Data
D
betweeen Adminiistrations) al
a Comisieii
sale. Mai departe, programul
Europeneaancredinaatdezvoltarreaunuimo
odeldespeccificaiepen
ntrusistemeledemanagementall
actelor eleectronice (SSMAE). Rezzultatul MoReq, Ceerine modeel pentru managemen
m
ntul actelorr
2
electronicee ,afostpu
ublicatn20
001.
MoReqaffostlargfolositncadrrulUniuniiEEuropean inafara ei.Cutoate
eacestea,n
nuaexistatt
niciunreggimdemen
ntenanpeentruMoRe
eqiniciosschemde testareacconformitiisofturilorr
cuspecificaiileMoRe
eq.
Solicitrile,attpentrruactualizareaMoReq,ctipentruoschem
mdetestaredeconfo
ormitateau
u
crescut.Fo
orumulDLM
MadiscutattcuComisiaaEuropean.Acestediscuiiaucu
ulminatnlansareadee
ctre Secretariatul ge
eneral al C
Comisiei (Diirectoratul B eDom
mec i arhiive) a unei competiiii
deschise p
pentru dezvvoltarea aceestui docum
ment, MoReeq2, n 2006. Dezvoltaarea a fost realizata n
n
2007 de cctre o micc echip de consultani speciaaliti din caadrul Serco
o Consulting (anteriorr
Cornwell Managemen
M
nt Consultaants plc.), sprijinit
s
dee un Consilliu editorial de experi, alei din
n
ctevari,inumero
oirecenzorrivoluntari,attdinsecctorpublic,ctiprivaat.
Anexa2co
oninemai multedetaaliidesprem
metodologiafolositianexa4eevideniaz contribuiaa
membrilorrgrupuluiderevizuirecareiaud
dedicatvolu
untaricuaamabilitatetimpul,cun
notineleii
experienaalor.
1.2.RelaianttreMoReqiMoReq2
MoReq2esstedestinattsnlocuiaascMoReq
q.
Specificaiiile pentru MoReq2 su
unt coninu
ute n Rap
port asupraa ariei de aplicare a MoReq23..
AcestadesscriescopurrilepentruM
MoReq2dupcumurm
meaz:

DLM este acronimul

a
pen
ntru Documeent Lifecycle Managementt (anterior a fost acronim
m pentru expreesia francez::
Donnes Lisibles par Machine,
M
n englez ,,maachine-readablle data. Foru
rumul DLM se bazeaz pe
p concluziilee
Consiliului E
Europei (94/C 235/03) din 17
1 iunie 1994,, referitoare laa intensificareaa cooperrii nn domeniul arhhivelor.
2

MoReq2 estte disponibil pe

p http://www
w.DLM-Netw
work.org; a fosst de asemeneea publicat n format pe hrtie cu ISBN
N
92-894-12900-9.
3

Raportul aasupra aplicab

bilitii MoReqq2" este dispoonibil la http:///www.DLM-N
Network.org.

P
Pagina
8 din 2558

Speecificaia MoR
Req2

intele finale ale de

ezvoltrii MoReq2
M
sun
nt s dezvo
olte cerine
e funcionaale extinse n contextt
eoschemdeconform
mitateprin:
europeanissprijine

ntrirea prilor
p
din MoReq2carreau deven
nit ntre tim
mp arii esen
nialei aco
operirea cu
u
claritateaunornoiarriiimportantedecerine.

asigurareaccerinelefuncionaalesunttesttabileidezzvoltareadematerialeedetestaree
pentruapeermiteprod
duselorsffietestatep
pentruconfo
ormitatecu
ucerinele.

aplicarea n
realizarea unui sistem
m modular de cerinee care s nsoeasc

n diferitelee
mediincaareacesteavorfifolosiite.

Pentrua furnizacom
mpatibilitatee,MoReq2 trebuies reprezinte oactualizaareevolutivvaMoReq
q
nuunprodu
usradicaldiferit.
originalin
Conceptul de actuaalizare evolutiv estee fundameental. MoReq2 este aproape
a
n
n ntregimee
q (micile incompatibiliiti sunt in
ndicate cu precizie); este
e
bazat pe aceleaii
compatibil cu MoReq
ment,foloseeteostructtursimilar.
conceptei,cadocum
1.3.ScopuliaadresabilitaateaacesteiSpecificaii
Aceast Sp
pecificaie este versiu
unea a dou
ua a Cerinelor modeel pentru managemen
m
ntul actelorr
electronicee (MoReq).. El se co
oncentreaz n princiipal asupraa cerinelor funcionaale pentru
u
managemeentul actelor electron
nice prin intermediul unui Siste
em de Maanagement al Actelorr
Electronicee(SMAE)
AceastSp
pecificaieaafostrealizatpentru afinegalmsuraplicabilattpentruo
organizaiilee
dinsectoru
ulpublic,ctipentruceleprivatee,careurm
mrescsinttroducun SMAEsauccaredorescc
sevaluezeecapacitiileSMAEpeecarelfolo
osescnprezent.
DeiSpecifficaiaseco
oncentreaz pecerinefuncionaale,seadm
mitecatrib
butelenonffuncionalee
suntimporrtantepentrusuccesulunuiSMAEE,caipenttruoricareaaltsistemin
nformaionaal.Cutoatee
acestea, aceste atribu
ute nonfun
ncionale variaz enorrm ntre differitele meedii. n conssecin, elee
suntidentiificate,darssuntdescrissedoarnliiniigeneralee.
Se face d
de asemen
nea referiree i la altte cerine strns leggate, cum ar fi man
nagementull
documenteelor sau managemen
m
ntul electro
onic al acttelor fizice (de ex. dosare
d
pe hrtie sau
u
microfilmee), dar nu foarte detalliat. Problem
me nruditee, cum ar fi
f digitalizarrea i alte mijloace
m
dee
creareaacctelorelecttronice,nu sesitueazncadrulaarieideapliicareaacessteiSpecificcaii.Lafel,,
aceastanu
uncearcsacoperep
problemelepracticealeeimplemen
ntriiSMAE..
AceastSp
pecificaieaafostredacttatplecndusedelapremisacprintreutilizatoriiunuiSMAEsee
numr nu doar administratorri, managerri de acte sau arhiviiti, ci i personalul
p
obinuit ii
binuite, prrin crearea,,
operaionaal al organizzaiilor, carre folosesc SMAE ca parte a activvitii lor ob
primireaiiregsireaaactelor.Cum
maceastSSpecificaie coninecerinemodel,eaesteeproiectat
sfiennttregimegen
neric.Nussuntluaten
nconsiderarenicioanumitplatforminiciiunanumitt
sector. Pen
ntru c este modular, comunitile de utilizzatori i pott aduga fu
uncionaliti specificee
pentrucerrineleactivvitiiproprii(veziseciunea1.6.ianexa3p
pentruindiccaiiasupraautilizriiii
personalizriiacesteiSpecificaii)).

P
Pagina
9 din 2558

Speecificaia MoR
Req2

1.4.Ceesteun
nSMAE
UnSMAEeestenprim
mulrndoaaplicaiepen
ntrumanaggementulacctelorelectronice,deielpoatefii
folosit i pentru managementu
ul actelor fizice.
f
Accentul aceste
ei Specificaaii este pu
us ferm pee
managemeentulactelo
orelectronicce.
Managemeentulactelo
orelectroniiceestecom
mplexntro
oimplemen
ntarecorespunztoaree,solicitnd
d
ogamlarrgdefuncionaliti, caressatisfacnevo
oiledeactivvitate.nmo
odobinuitt,unsistem
m
caresatisfaaceacestenevoiun
nSMAEaarenevoied
desoftspeccializat,cuttoatecfun
ncionalitii
sporitede managemeentalactelo
orsuntinclusensoftu
uriletipsisttemdeopeeraresaualteaplicaii..
Softurilespecializate potconsta fiedintrunsingurpaachet,dintrunnumr depacheteeintegrate,,
dicate sau o combinaaie a acesttora; i n toate cazurile este neevoie de manuale
m
dee
softuri ded
proceduri ipoliticideemanagem
mentsuplim
mentare.NaturaunuiSSMAEvavarriadelaorgganizaielaa
p
.
alta. Speciificaia nu face nici un fel de prresupuneri asupra natturii soluiilor SMAE particulare.
Utilizatorii Specificaieeivortrebu
uisdeterm
minemodulncarefun
ncionalitateeaunuiSMAEpoatefii
implementtat,astfelnctslessatisfaccerrinele.
SepreconiizeazcaSM
MAEsfie folositepentruperioaadedetimp
pndelungatteisinteeracionezee
totmaimu
ultcualteaaplicaii.Existprinurmaremaim
multefelurincareun implementtatorpoatee
doriscon
nectezeunSSMAEcualtteaplicaiissoftware.P
Poatefinece
esarssecreezeinterffeepentru
u
captura an
numitor actte din alte aplicaii im
mplicate n activitate (vezi
(
seciu
unea 6.1) ii pentru caa
aplicaiile s accesezee acte din SMAE
S
(vezii seciunea 4.1). Toatee acestea se produc n
n special n
n
business,cumarfiCRM
M(Managem
mentulrelaiilorcuclieenii)ioseeriedealtee
cazulaplicaiilortipb
pbusiness.
aplicaiitip
Capitolul 1
10 include elemente specifice de
d relaion
nare cu CM
MS (Sistemee de manaagement all
coninutului),sistemeedefluxuridelucruideactivitidecaziiintegrarefaax.Capitolul6trateaz
3(managem
mentulemaailurilor)ii
aspecteleggatedeinteerfeelecuaaplicaiideemailnseeciunea6.3
scanareaiproducere
eadeimaginidigitalenseciuneaa6.5.Interfaaapentru validaream
metadatelorr
esteacopeeritnseciiunea6.1.(captura)igeneraread
derapoarte
en8.3(imp
primarea).
MoReq2 aa fost scris n primul rnd pentrru a descriie aplicaiilee software care sunt proiectatee
specific peentru a adm
ministra acte. Cu toatte acestea, mai poate
e fi utilizat i pentru formulareaa
rezultatelo
orurmrite deprogram
muldeman
nagementaalactelorelectronice. Astfel,decllaraiiledin
n
MoReq2 care afirm: Un SMAEE trebuie saau ar trebui poate fi
f de aseme
enea citit ca o form
utilizatoare i/sauplatfformafurniizoruluitrebuiesauarr
prescurtatpentruSSistemulorgganizaieiu
CititoriiMoReq2trebuiesdecidcarecerinesuntnecesarepentrrumediullo
or.
trebui.C
Setulcomp
pletalcerin
nelorMoReq2poate fipotrivitp
pentrusiste
emedeaplicaiiintegraate.Totui,,
un subset poate fi mai
m potrivit n situaiaa, de pild, n care caaracteristicile de manaagement all
ntnecesarecaparteamanagemeentuluidecaazsaudome
eniuluideaaplicaiibussiness.
actelorsun
Modulele opionale 10.5. Fluxu
uri de lucru
ui 10.6. Managemen
M
ntul de cazz se aplic n speciall
ui de aplicaaii businesss. Totui, multe din funcionallitile desccrise n ceerinele din
n
domeniulu
MoReq2 pot
p fi de assemenea ap
plicabile i trebuie s fie luate n
consideraare la impllementareaa
acestorsistemedeafaaceri.
1.5.PentrucepoatefifolositaceasstSpecificcaie?
SpecificaiaaMoReq2ssedoreteaafifolosit:

Paagina 10 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

deutilizato
oriipotenialiaiunuiSSMAE:cabaazpentrupregtireacaietelordeesarcini

dectreuttilizatoriiSM
MAE:cabaazpentruaauditareasaauverificareeaSMAEexxistente

de ctre organizaiil
o
e formatoare: ca do
ocument dee referin pentru pregtirea n
n
domeniulm
managemen
ntuluiacteloricamatterialdecurrs.

dectrein
nstituiiacademice:caresursdepredare

de ctre furnizori
f
i dezvoltato
ori de SMA
AE: s ghideze dezvoltarea produsului prin
n
evideniere
eafuncionalitilorso
olicitate

dectrefu
urnizoriide
eserviciide
emanagem
mentalacte
elor:sghid
dezenaturaaserviciilorr
pecareleo
ofer

dectrepotenialiuttilizatoriai serviciilore
externalizattedemanaagemental actelor:caa
unajutornspecificarreaserviciilo
orceurmeaazafiproccurate.

nplus,atu
uncicndeestefolositndocumen
ntaiapentrutestared
dezvoltatnparalelccuMoReq2,,
sedoreteafifolosit:

de ctre furnizori
f
ii dezvoltatori de SMAE: pentru
u a testa soluiile
s
SM
MAE pentru
u
conformitaatecuMoReeq2

dectreutilizatoriiSMAE:penttruatesta implementaareaSMAE pentrucon

nformitateaa
2.
cuMoReq2

AceastSp
pecificaiee
esteredactaatavndn
nmintecaracterulutilizabil.Peto
otparcursul,inteniaaa
fostsfied
dezvoltato
ospecificaiecaresfiieutilnprractic.
1.6.Drepturid
deproprietaateintelecttual
Toate drep
pturile de proprietate
p
intelectual asupra MoReq2,
M
inccluznd num
mele MoReq2, aparin
n
ComisieiEuropene.C
Caurmare,ttrebuieobinutacordu
ulnaintea oricreitraaduceriaM
MoReq2sau
u
ezi nota official pe pagina
p
de titlu. Cererile pentru
u
nainte dee publicarea Capitolullui 0 ve
permisiuneetrebuiead
dresatepep
paginaForu
umuluiDLMlahttp://w
www.dlmne
etwork.org
1.7.Accenteilimitriale
eSpecificrrii
SpecificaiaaMoReq2 estenmod
dexplicitp
proiectatcugndullaacaracteruleipractic iutilizabil..
Este n primul rnd destinat
d
s fie un instrument prractic pentrru ca organ
nizaiile s i
satisfac
or, att cele create n
n format diggital, ct i a celor pee
nevoile activitii de managemeent al actelo
uluatncalculdisciplin
neletradiio
onalearhivissticaiman
nagementull
hrtie.Deindezvolttareaeisau
actelor (reecords man
nagement), acestea au
a fost intterpretate ntro

man
nier corespunztoaree
mediului eelectronic. Astfel,
A
MoR
Req2a fost dezvoltat
d
lu
und n calccul att nevvoile admin
nistratorilorr
deactetraadiionale,cctaicelord
deacteelecctronice.
Cerinele d
din MoReq
q2 ar trebu
ui, dac vor fi implem
mentate, s rezulte n
ntrun sisteem care vaa
administraa actele electronice lau
un nivel do
orit de ncreedere i inttegritate, prin combinaarea att a
a
avantajelor modalitilor electrronice de activitate,
a
c i a teeoriei clasicce a managgementuluii
ct

ea cerinellor pentru
u
actelor. EExemple alle acestei abordri pragmaticee includ ncorporare
managemeentuldocum
mentelor,fluxulactivitilor,metaadateialteetehnologiinrudite.

Paagina 11 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Dei MoReeq2 acoperr o serie larg de cattegorii de acte,

a
este important de
d reinut c soluiilee
SMAEsereefernprincipallaaceleactecarresuntadeseaidentificatedreptactenestrructurate4..
n termenii simpli, acttele nestruccturate sun
nt acelea caare conin informaii
i
c
care
se prezint ntro
o
formdesttinatsfieenprimul rndutilizatedectrrepersoane
e.Exemple deactenestructuratee
suntscriso
ori,referate,,mesajeem
mail,imagin
ni,fotocopii,imaginisccanate,nreegistrriaud
dioivideo..
Spre deoseebire de accestea, acteele structurrate conin informaii sub o form
m destinatt s fie n
n
primul rn
nd folosit de aplicaiile informaatice (exem
mplele includ nregistrrile din sisstemele dee
contabilitaateelectronic,deproggramareap
producieiialesistem
melordecon
ntrolaltrafiicului).Deii
un SMAE p
poate, n principiu, s fie folosit pentru a stoca
s
asemeenea acte structurate,
s
, rareori see
ntmplaacestlucru. nmajoritaateasituaiilor,datele structurate
esuntstocatesubadm
ministrareaa
unei aplicaaii de prelu
ucrare a daatelor (n exxemplele de mai sus, acestea ar putea fi co
ontabilitatee
general (general led
dger system
m)i sistemee de contro
ol al traficu
ului aerian)). Soluiile SMAE suntt
aproape u
universal folosite pentru a stoca i administra acte ne
estructuratee. Cazurile n care un
n
SMAEesteefolositpen
ntruactestrructurateseeivescadesseanmediiiledemanaagementalccazurilor

veziseciunea10.5.
MoReq2 nu
n trateaz aspectele practice ale manaagementulu
ui actelor. n mod intenionat,,
Specificaiaasereferdoarlacapacitilecerutepentru
umanagementulactelo
orelectronicedectree
aplicaiile informatice
e. Specificaia evit disscuia desp
pre filozofia managementului acteelor, teoriee
arhivistic,, luarea deciziilor, con
ntrolul man
nagementului etc.; aceeste aspectee sunt binee tratate n
n
alte lucrrri, unele dintre ele fiiind prezenttate n aneexa 1. Ca un
u exemplu
u specific, Specificaia
S
a
precizeaz n cteva locuri c an
numite funcii trebuiee s fie limitate la rolu
urile de adm
ministrator..
Aceastnu
unseamncroluriledeadministtratortrebu
uiesiadecciziidepolitticorganizzaional,cii
doarctreebuiesfiesinguriiutiilizatorimp
puterniciid
deorganizaiesleexeecuteprinintermediull
unuiSMAEE.
Esteimporrtantdereinutcpoliticademan
nagementaalactelortreebuiesfieeintegratccucerinelee
tehnicei deactivitattealeorgan
nizaiei,iccunroldeeadministraatorpoate doarimpleementa,din
n
mentului acctelor i a sistemului, deciziile lu
uate de maanagementul de nivell
perspectiva managem
superior.
nfine,aceeastSpecificaieesteenmodinttenionat centratpe utilizator;ntrebuineeaz, pectt
posibil, categoria de terminologgie utilizat n mod obinuit
o
dee aceia care opereaz cu actelee
econinaacte,pentru
ufacilitareaa
electronicee.Depild,Specificaiadescriecdosarele electronice
nelegerii,, chiar dac dosarele electronicee nu conin
n, strict vorbind, nimic. Vezi secciunea 2.2
2
pentrumaimultedetalii.
1.8ConsideraiipentrufiiecareStatMembru
Aacumsaexplicatnseciuneareferitoarrelaadresaabilitate(se
eciunea1.3
3),aceastSSpecificaiee
ncearc s acopere o
o gam largg de cerin
ne, din difeerite ri, din
d diferite industrii i cu diferitee
categorii d
de acte. Adresabilita
A
tea larg a fost intenionat; dar ea co
onduce la o limitaree
semnificativ,anumecaceastSpecificareenupoaterreprezentasinguroceerincaresseaezee

Se poate suusine c toatee actele electrronice adminisstrate corespuunztor sunt sttructurate, de vreme ce ele sunt asociatee
cu metadatele, cu datele diin evidena dee auditare etc. ntr-o manierr structurat. Din aceast perspectiv,
p
arr fi mai preciss
ca semnificaia termenuluii actele nestruucturate s fie acte avnd uun coninut neestructurat; nns aceast seemnificaia nuu
este una obinuit i ca urm
mare nu a fostt adoptat de MoReq2.
M

Paagina 12 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

cuexactitaatepecerin
neleexistente,frm
modificri.D
Diferiteri autradiii, perspectiveicerinee
dereglemeentarepenttrumanageementulactelordiferitee.nuneleccazuri,acessteavortrebuiluaten
n
considerarrelaaplicarreaSpecificcaieiCerinelorModel,maiales atuncicnd
dsefolosesscpentruaa
conturaun
nnousistem
m.Dinacesstmotiv,MoReq2perm
mitepentru
ufiecarearaUniuniiiEuropenee
sadaugeuncapitolnaionalssaucapitolulzero,caarestabilettecerinelenaionaleccumarfi:

traducereaaterminologgieiiconce
epteloreseniale;

cerinelen
naionaleleggislativeid
dereglemen
ntare;

standardellenaionaleeiliniiledirrectoareasupraaccesibilitii

alteeventu
ualecerineenaionale

resurselen
naionalepeentruinform
maiiviitoarre.

1.9AdaptareaaacesteiSpecificaii
Cerinele d
din aceast Specificaie sunt desttinate s seerveasc do
oar ca model. Nu suntt obligatoriii
pentru toaateposibileleimplemeentri aleSMAE;uneleecerinenu
usevor aplica nanum
mitemedii..
Diverselessectoaredeeactivitate, diferitelen
nivelurideimplementaare,diferiteeletipurideeorganizaiii
ialifacto
orivorintroducedeaseemeneacerrinesuplim
mentarespeecifice.
n consecin, aceastt Specificaaie trebuie
e s fie adaaptat nain
nte de folo
osire pentru
u scopurilee
achiziiei.
Adaptareapentruach
hiziieartreebui:

s adauge sau s elim

mine cerinee, aa cum sunt ele so
olicitate n mod speciffic de ctree
organizaiee.

sajustezeecerineleaastfelnctssfiefcuteectmaisp
pecifice.Depild:
- cerinecareprrecizeazunulsaumaimulterezu
ultatepotffischimbateepentruun
n
singgurrezultattsolicitat;
- cerinepentru
uamploareiperformaane.

sincluddetaliispeccificeorganiizaiei,cumarfimediu
ulsoftware

sindicecu
uclaritateccerinelecaresunt:

neschim
mbatedinM
MoReq2

noi

eliminaate

adaptaate

AceastSp
pecificaieaafostpregtitastfelncteas poatfifollositnforrmatelectro
onicsaupee
hrtie.Afo
ostpregtitfolosinduseMicroso
oftWord20
003iestep
publicatnurmtoareleformate:
MiccrosoftWorrd19972003(versiunea11);
MiccrosoftWorrd2007(versiunea12);
Ado
obePDF(veersiunea1.4
4)
Utilizareanformatellectronicareoseriede
eavantaje;d
detaliisuntfurnizaten
nanexa3.

Paagina 13 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

1.10.Organizaareaprezen
nteiSpecificcaii
Specificaiaaesteorgan
nizatncapitole,careesuntmprritenseciuni.
Urmtorul capitol (caapitolul 2) ofer o privire de ansamblu asupra ctorva cerinee eseniale,,
ncepndccuterminolo
ogiafundam
mentalpen
ntruSpecificaie.
Capitolele dela3la9
9coninnd
detaliucerin
nelefunciionalefundamentaleaaleunuiSMAE.Fiecaree
nineogrup
parelogic decerineffuncionalee.Totui,daatfiindnatturasubiecttului,exist
capitolcon
suprapuneeriinevitabilentrecapitole.
Capitolul 1
10 este mprit n cteva seciu
uni, fiecare din ele co
oninnd ce
erine penttru cte un
n
modulopionalalunu
uiSMAE.Un
neledinteaacesteseciu
uni(deex.sseciuneareeferitoarelasistemelee
nialenanu
umiteorgan
nizaii,darinutilenalttele.
dispersate)potfiesen
11conineccerinenonfuncionalee.
Capitolul1
Capitolul 1
12 identificc cerinelee pentru administrare
a
ea metadattelor; defin
niiile elem
mentelor dee
metadatenecesaressprijineMoReq2sunttmenionattenanexa9.
Capitolul 1
13 conine un model de referin
n oficial al SMAE, aa
a cum esste neles n aceast
Specificaiee.Acestmo
odelpoateffifolositpen
ntruaneleegeaspecteedebazalleSpecificaiei,cumarr
fidefiniii oficialeateermenilor(depildclaas,subdo
osar,volumee)irelaiilecareexisttntreelee
ocatntrun
ndosarelecctronic?).
(deex.ceepoatefisto
Anexeleco
onindetaliiidespredocumenteledereferiniadminisstrativeialteinformaii.Anexa9
9
cuprindem
modelulde metadateM
MoReq2.Accestaestep
publicatsep
paratderesstulMoReq2,pentruaa
uurareferrenierean
ncruciatidatoritm
mrimiiacesstuia.
Carspunsslacererileevenitedin maimulte direcii,aufostdezvoltatematerrialedetesttarepentru
u
a completa aceste ceerine. Materialele de testare sunt publicate lng exeemplarul electronic all
cerinelor. StructuraM
MoReq2essteproiectaatssuporrtetestareaaconformittiicuacesstecerine;;
de pild fiiecare seciiune din caapitolul 10 reprezint un modul de testare opional. Pentru
P
maii
multedetaaliiasupratestriiMoR
Req2veziww
ww.DLMNetwork.org.
Cerinelessuntprezen
ntatesubfo
ormaunuittabel,cuossingurcerinepentru
ufiecarern
nddintrun
n
tabel.Aceaastaesteilu
ustratnfiggura1.1.

Ref

Cerin

13.1.1

SMAEtreb
buiesfurnizeze

NUMR

Testabil
D

CERIN

TESTA
ABILITATEA

Figura1.1

Fiecarecerrinareun
nnumrifiiecareesteexprimatnlimbajnaatural.
1.11.Testareaadeconform
mitate
Possibilitatead
detestare

Paagina 14 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Fiecarecerrinesteu
urmatdeu
unatributnumit:testaabil.Acestaindicnccemsurvvafiposibill
ssetesteezeconform
mitateacuccerina.Posibilelevalorrialeatribu
utuluitestaabilsuntdescrisemaii
jos,cuexemple:
DCe
erinapoate
efitestat oficial.Un exempluesteUnSM
MAEtrebuie spermit
cel puin trei niveeluri ierarhiice n schem
ma de clasificare. Aceasta poatee fi testat
prinnccercareadeeastabilioiierarhiecutreiniveluri.
NCe
erinanupo
oatefitestaatoficial.U
Unexemplu
ueste:SM
MAEtrebuieesacceptee
schemaa de clasificare a activitii organizaiei. Nu
N exist nici o posibiilitate de a
a
testauniversalaceestlucru.
P Cerina
C
poaate fi testat, dar aco
operirea te
estului este
e parial i/sau

este
e
posibil sfieiden
ntificatolipsdecon
nformitate.Unexemp
plueste:SSMAEnuarr
e. Nu exisst nici o posibilitate,
p
,
trebui s limitezee numrul de niveluri n ierarhie
oficialpentruateestalipsauneilimite.TTotui,seconsiderccerinaesttetestabil
cu acoperire parial, de pild
d prin testare pentru
u un numr mare de niveluri; n
n
timpul testriiesteposibilcaaolimita numrului deniveluri arputeafi observat,,
indicn
ndfaptulcSMAEnuse
econformeeazcerine
ei.
SisttemeledessprijinaleSMAE
Aceast Sp
pecificaieeeste nsoitdeCadrulde testaree MoReq2. Acestcadrru oferdoccumentaiaa
carepermiitesfietesstatconformitateaun
nuiSMAEcu
ucerineleM
MoReq2.
CtevacerrineMoReq
q2sebazeaazpeelem
menteledeh
hardwareisoftwareccarenusun
ntelementee
aleSMAE.Depild,M
MoReq2include:

cerine referitoare la integrare

ea emailu
urilor, caree se bazeaz pe caraacteristicilee
clientuluid
deemail.

cerinedeintegritateiscalabilittate,careseebazeazpecaracterissticilesoftw
wareuluidee
manageme
entalbazeidedate;

cerinedescanare,caaresebazeaazpeprogramuldesccanare.

Evident,essteimposib
biltestareaaoricruiSM
MAEcutoateelementteledehard
dwareisofftwarecaree
arputeafifolosite.Prrinurmare,iesteoprroblemdeedefinire,asemeneaceerinevorffitestatecu
u
mponente software
s
i hardware specificat de furnizo
orul SMAE. Certificatull
o combinaaie de com
rezultatn urmatestriideconfo
ormitatevaaspecificaccecomponeentesoftwareihardw
wareaufostt
mitatea va acoperi doar acel meediu specificcat. Pentru potenialiii
folosite peentru testarre; conform
utilizatori aiSMAEcaaredorescssidentificeeniveluldeeconformittateacuoriicealtsoftw
ware i/sau
u
obinutdelacazlacazz.
hardware,informaiavatrebuio
obligatoriiicerinere
ecomandab
bile
1.12.Cerineo
onineattcerineobligatorii,cticerine opionale. Acestnivelldeobligativitateestee
MoReq2co
indicatdup
pcumurm
meaz:

cuvntulttrebuieind
dicfaptulcccerinaesteobligato
orie;

cuvntulaartrebuiin
ndicfaptullccerinaesterecom
mandabil.

Paagina 15 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

ntoate caazurile,nive
eluldeobligativitateeestedepend
dentdecon
ntext. Aadar,depild,ocerin
obligatorieentrunmo
odulopionalesteobliggatoriedoarncontexttulaceluim
modulopion
nal.
nunelecaazuri,ocerinesteobligatoriedo
oardacoccerinrecomandabilestendeplinit.Acestt
lucruestentotdeaunaclardinco
ontext;dee
exemplu,urrmtoareassituaie:

3.1.17:SMAEartrebu
uisaccepteeexportulsschemeideclasificare,npartesauintegral.

3.1.18:Aco
oloundeSM
MAEsuporttexportul schemeideeclasificaree,npartessauintegrall
(can3.1.1
17),acestattrebuiesin
ncludmetaadateleaso
ociate[]

semnific faptul c funcionalita

f
atea cerut de 3.1.18
8 este obliggatorie doaar dac este furnizat
mandatim
mpusde3.1
1.17.
funcionaliitatearecom

1.13.Comentaariiasuprap
prezenteiSSpecificaii
Informaii desprecum
msepottraansmitecom
mentariii observaii potfigsiteepesiteullForumuluii
w.DLMnetw
work.org.
DLM:www

Paagina 16 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

2.P
Priviregeneralasu
upracerin
nelorSMA
AE
Acestcapittolncepep
prindefinireeactorvattermenieseeniali(seciunea2.1.).Urmeaz odescrieree
narativa ctorvacon
ncepteesen
niale(seciu
unea2.2)iiadiagrameientitaterelaieamodeluluipee
caresebazzeazSpecificaia(seciunea2.3.).
2.1.Terminolo
ogiaeseniaal
MoReq2cerecaanum
miitermen
nisaibssemnificaii precise. Orridecteo
ori estepossibil,acestee
ormeaz sensului uzuaal sau ntreebuinrii generale
g
n comunitattea recordss
semnificaii se confo
managemeentului. To
otui, n un
nele cazuri, ntrebuinarea este specific pentru Mo
oReq2. Toii
termeniisu
untdefinii nglosar(sseciunea13
3.1);civa termeniessenialisunttselectaid
dinglosarii
reprodui aici,pentru
uoreferenieremaifaacil.Definiiilereproduseaicisun
ntidentice cuceledin
n
glosarulinttegral.ndeefiniiiledemaijos,terrmeniinitaalicsuntdeffiniinglossar,seciuneea13.1.

captur(veerb)
(1)Actuln
nregistrriissausalvriiuneianumitereprezentriaunuidocumenttdigital(surrs:Bazadee
dateterminologicap
proiectuluiInterPares2)
omputere.
(2)Salvareeainformaieintrunsistemdeco
Not:nco
ontextulMo
oReq2,captturaactelorrestefolositpentruad
denumitoateproceselleimplicatee
n introduccerea unui actn SMAEE, i anumee nregistrarea, clasificcarea, adu
ugarea de metadate
m
ii
blocarea coninutului
c
i documenttului surs. Acest term
men este folosit
f
n ge
eneral ca semnificnd
d
inserareanSMAEisstocareaaltorinformaii,cumarfivaloripentrumetadate.

dosardecaz
Un dosar referitor la una sau mai
m multe operaiuni,
o
desfuratee total sau parial de o manier
structuratsauparialstructuratt,carezulttatalunuip
procesconcretsaualuneiactiviti.
Not:nueexistodeffiniieuniveersalaccepttataacesttortermeni,niciodisttincientreedosaredee
cazialte tipurided
dosarefrecvventadminiistratedeSSMAE.Defin
niiaestep
prinurmare dezvoltat
pentru Mo
oReq2 i urmretes uureze n
nelegerea acestuia;
a
ap
plicabilitateea ei n altee situaii nu
u
estegarantat.
Not: documentele dintrun
d
do
osar de cazz pot fi structurate sau
s nestruccturate. Caracteristicaa
esenialaadosarelordecazestecelerezu
ultdintrun
nprocescarreestecelp
puinparialstructuratt
irepetabil.Exempleleincluddossarecuprinznd:

cerrerideprem
mise

Paagina 17 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

ancchetedesprreoactivitateobinuit

cerrcetareasup
praunuiinccident

mo
onitorizarep
periodic

Not:nmodobinuitt,altecaracteristicialeunuidosarrdecazsuntcacesteaa:

preezintostru
ucturpredictibilpenttruconinutullor

sun
ntnumeroase

sun
ntstructuratesaupariialstructuraate

sun
ntfolositeiadministraatencadru
ulunuiprocescunoscuttipredeteerminat

estenevoiesfiepstrattepentruanumiteperrioade,careezultataluneilegisau
u
reggulament

poaatefideschissaunchisdelucrto
ori(angajaii),utilizatorrifinalisaud
desistemull
deprocesareaadatelorfrafinevoiedeaprob
bareastructturiideman
nagement.

onaleimpun
nialtedistincii,acessteavorfisspecificatenCapitolull
Not:acoloundecerinelenaio
0.

clas
(doar n M
MoReq2) Po
oriunea din
ntro ierarh
hie reprezentat de o linie care pornete din
d ierarhiaa
schemeideeclasificareespretoatedosareledeesubea.
Not: aceaasta poate corespundee, n termin
nologia classic, concep
ptelor de cclasa primar, grup
sauserie(sausubclas,subgrrup,subserrieetc.)lao
oricenivelalschemeid
declasificaree.
Not:nM
MoReq2,classnseamnitoatedo
ocumenteleealocateun
neiclase.

clasificare
n records management, identifficarea sistematic i ordonarea activitilo
or i/sau a actelor pee
categorii, n conform
mitate cu metode,
m
con
nvenii, i reguli proce
edurale stru
ucturate loggic, ntrun
n
sistemdecclasificare.
Sursa:ISO15489(veziAnexa7)

schemde
eclasificare
e
(nMoReq2)ordonareeaierarhicaclaselor,dosarelor,subdosareelor,volume
eloridocum
mentelor.

nt
componen
Un flux disstinct de byytes care, singur
s
sau mpreun

cu alte fluxu
uri de bytess, formeaz un actsau
u
document..
Not:acestanuesteu
untermend
deutilizaregeneral

Paagina 18 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Not:Form
mulafluxd
distinctdeb
byteseste folositpeentruadesccrieceeaceenmodob
binuitestee
numit fiiier [file] n
n tehnologiia informaiei; cuvntu
ul file nu
u este folossit aici, pen
ntru a evitaa
confuziacu
usensuldin
nrecordsm
managementaltermenu
uluifile[=d
dosar].Concceptulesen
nialestec
ocompon
nentesteoparteinttegrantaacconinutuluiunuiact,cchiardaceelpoatefim
manipulatii
administraatseparat.
Not:Exem
mpleledeco
omponenteepotinclude:

undocument..htmliimaagini.jpegcaareformeazopaginweb.

un document dintrun prrocesor de texte i o foaie de caalcul, caz n

n care actull
nst din do
ocumentul din
d proceso
orul de texxte care cu
uprinde ncorporat un
n
con
hiperlinkctreefoaiadecaalcul.

Not: com
mponentele trebuie s fie distinctte, adic seeparate unaa de cealaltt, Dac un documentt
dintrunprocesorde texteconiinencorpo
oratofoaiedecalcul (spredeossebiredecaazulncaree
ncorporeaazunlinkcctrerespecctivafoaied
decalcul),aatuncifoaiadecalculn
nupoateficconsiderat
ocomponeent;nace
estcaz,doccumentuldinprocesorruldetextee,completatcufoaiassadecalcull
ncorporatt,formeazunact,alcctuitdintrosingurcomponent.
Not:unm
mesajdeemailcuaneexepoatefiocompon
nent,maim
multecomp
ponentesauchiarmaii
multeactee,nfunciedeformatu
ulncareesstestocat:

daccmesajuleestestocatntrunform
matcareinccludecorpu
ulsuitoateanexele,,
atuncireprezin
ntosingurrcomponeent;

dacc anexele sunt stocatte separat i

legate intern de corpul mesaju
ului email
ului,atuncifiecareanexicorpulm
mesajuluirep
prezintoccomponent

dacc anexele sunt stocatte separat de corpul mesajului,

m
dar
d nu suntt legate dee
aceesta, atunci fiecare anex i corpul mesajulu
ui reprezintt cte un actseparat;;
bun
napracticrecomandcaacesteaactesfiele
egatemanu
ualunuldecellalt.

document
Informaieenregistratsauobiecctcarepoatefitratatcaaounitate..
Sursa:ISO15489(veziAnexa7)
Not: un d
document poate fi pee hrtie, microform,
m
pe suport magnetic sau electro
onic. Poatee
includeoriicecombinaaiedetext,,date,grafiice,sunete,,imagini,saauoricealtformdeinformaie..
Unsingurd
documentp
poateconsttadinunasaumaimultecomponeente.
Not: documentele difer
d
de acte
a
n cteeva aspectee importan
nte. MoReq
q2 folosetee termenull

Cuvntul nreggistrat din

n
document cu semnificaia dee informaie care nu este un act.
uimplicaaccelecaracteeristicialeunuiact.
definiienu

actelectro
onic
Unactcareeestenforrmatelectro
onic.
Not:actu
ulpoatefinformatellectroniccaarezultatalcreriisaleprininterrmediulunu
uisoftwaree
saucarezu
ultataldigittalizrii,deex.prinscanare.

Paagina 19 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

SMAE
Sistemdemanagementalactelo
orelectronicce
Not:SMA
AEdiferdeeSMDEncctevaaspeecteimporttante.Vezi seciunea1
10.3pentrumaimultee
detalii.

metadat
ncontextu
ulrecordsm
managemen
ntului)Dattedescriindcontextul, coninutul istructuraaunuiactii
managemeentulsudeealungultiimpului.
Surs:ISO15489(veziAnexa7)
Not: unele modele se bazeaz pe o persspectiv co
onceptual diferit asu
upra metad
datelor. Dee
n nregistrarea de aud
ditare pot fi
f tratate caa fiind integgral metadaate. Acestee
pild, informaiile din
n contextull lor, dar nu
n sunt dee ajutor n
n
perspective alternative sunt vaalabile i valoroase n
specificaiaafuncionalitiisistem
meloridecinusuntluatenconsiderareaici.

act
Informaieecreat,primitsaupstratcam
mrturiei pentruinfo
ormaredecctreoorgaanizaiesau
u
persoan,nvirtuteao
obligaiilorjuridicesau
undesfurareaactiviitilorspeccifice.
Surs:ISO15489(veziAnexa7)
Not:defin
niiinaionaalepotfiap
plicabile
Not:unactpoatenccorporaunu
ulsaumaim
multedocumente(deeex.cndun
ndocumentareanexe))
ipoatefi peoricesu
uportino
oriceformatt.nconseccin,poateefiformatd
dinunasau
umaimultee
componente.nplusffadeconinutuldocumentului(telor),unaactartrebu
uisincludinformaiii
contextualle i, dac e cazul, informaii
i
structurale (adic infformaii care descriu coninutull
actului).Otrstureesenialaaactuluiestecnupoatefimodificat.
Not:attacteleelecttronice,ctiunactfizzicpotfiadministrateprinintermediulunuiSSAME.

subdosar
Subdiviziun
neintelectu
ualaunuid
dosar
Not:subdosarelesu
untfolositeenmediile cumanageementaldo
osarelordeecaz.nmo
odobinuit,,
fiecaresub
bdosarareunnumeifiecaresu
ubdosaresstefolositp
pentruasto
ocaunanum
mitfel(sau
u
anumitefeeluri)deacttepentruoetapaunu
uicaz,cumarfi:factu
uri,evaluri,coresponden..
Acesteapo
otfi,totui,folositedeasemeneainmediicudosareggenerale.

volum
Osubdiviziiuneaunuisubdosar.

Paagina 20 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Not:acesstesubdiviziunisuntcrreatepentruambuntimanagementulco
oninutului unuidosar,,
princreareeaunorunitticaresuntpreamarripentruaffiadministrratecusuccces.Subdivizziunilesuntt
maidegrab
bmecanice(deex.baazatepenu
umruldeaactsausecvvenedenumeresaup
perioadedee
timp)dectintelectuaale.
2.2.Concepteeseniale
ConcepteleeesenialecerutepenttrunelegeereaacesteiiSpecificaiisunt:

actiactelectronic

actcuauto
oritate

dosarelecttronic,subdosarivollum

schemdeeclasificare

clas

SMAE

capturdeeact

rolurideuttilizator

actiacte
electronic
Dupcum esteexpliccatnseciu
unea2.4aLLiniilordireectoareale Forumului DLM(anexa1),actelee
constaudin:

coninut

structur

context

prezentaree

Coninutul este prezeent n unul sau mai multe

m
docum
mente fizice i/sau eleectronice, care
c
conin
n
oninutulin
nformaionaal)alactulu
ui.Acestea suntastfel stocatencctviitoriiutilizatoris
mesajul(co
le poat n
nelege, pee ele i con
ntextul lor. Aceasta presupune c
c un actco
onst, n plus fa dee
coninutul documenttului(elor), din inform
maii despree structuraa i metadatele care furnizeaz
informaii despre contextul lor. Prezentarrea depindee de comb
binaia dinttre coninutul actului,,
structurai(ncazulaactelorelecttronice)desoftwareulfolositpen
ntrualredaa.
ncazuldo
ocumentelo
orfizice, maareamajoriitateaacteelorsuntpe
ehrtieissunt inclusee ndosare,,
constituiteefizicdinun
nulsaumaiimultevolu
ume,cuprin
nsentreco
operte.Conttroluldeprrocedurarr
trebuisp
previncautilizatoriisschimbeactelesaupo
oziialorncadruldosaarului.
. Un act const
Un concep
pt similar se aplic i actelor electronice
e
c
din unul sau mai multee
documenteeelectronicce.Acesteapotfidocu
umentedin
nprocesoarredetexte,mesajeem
mail,foidee
calcul,film
mesauimaggini, fiiere audio sau oricealttip
pdeobiecttdigital.Do
ocumentele devin actee
cndelesu
untreinute
e,decicap
pturate,nttrunSMAE.Princaptu
ur,actelessuntclasate,adiclee
sunt atribuite coduri corespunztoare claasei din scchema de clasificare creia ele i aparin,,

Paagina 21 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

permindunuiSMAEEsleadministreze.A
Actelesuntnmodobinuitreparttizatentru
undosar

dupcumssevavedeamaijos.
deinuntotdeauna,d
n perspecctiva pstrrii, este neecesar s in cont c multe actte electronice sunt la rndul lorr
constituiteedinctevaacomponen
nte(cuvntu
ulcompon
nenteste folositnM
MoReq2pen
ntruaevitaa
cuvntul ITT fiier [ffile], astfel nct s se
s reduc posibilitatea
p
a unei confuzii cu conceptul dee
dosar [ffile] din reccords management). Fiecare co
omponent este un obiect
o
adm
ministrat dee
sistemul de operare al calculato
orului i poate exista n
formate diferite; daar ele toatee mpreun
formeaz un act. Nu
u toate acttele au maai mult de o compon
nent; de pild,
p
cele mai multee
documenteedinproceesoareledetextesunttformatedintrosingu
urcompon
nent.Uneexempludee
actcumaimultecom
mponenteesteopagin
nwebcutext,imaginiifoidestil;nueste neobinuitt
pentruop
paginweb sconin ocompone
ent.html,m
maimulteccomponentedeimagin
ni.jpegio
o
ctevacom
mponenteC
CSS.

actecuauttoritate
ISO15489descrieunactcuauto
oritatecafiindunactcaarearedrep
ptcaracteriistici:

autenticitaatea

credibilitattea

integritatea

utilitatea.

AacumesteexplicattnISO154
489,scopul oricruisisttemdereco
ordsmanag
gementartrebuisfiee
cel de a sse asigura c actele stocate
s
n cadrul aceestuia au autoritate. Rezumnd,
R
un act cu
u
autoritate

poatesdeemonstrezeecesteceeacesepreesupuneaffi,

poatesd
demonstrezecafost creatsauttrimisdepeersoanacarresepresupuneclaa
creatsautrimis

poatesdeemonstrezeecafostccreatsautrimislamom
mentulpresu
upuscafo
osttrimis

csepoateeaveancreederenel,deoarecessepoateavveancrederrenconin
nutulsuc
esteoreprrezentareco
ompletip
precisaop
peraiunilorr,activitilo
orsaufapteelorpecaree
leatest;

estecompletineschimbat

poatefiloccalizat,regsit,prezenttatiinterp
pretat.

Cerinele d
din MoReq
q2 sunt pro
oiectate s se asiguree c actele stocate n
ntrun SMA
AE conform
m
MoReq2auautoritatee.Totui,do
oarconform
mitateacuaacestecerin
nenuestesuficient;existenaii
deasemeneeanecesar.
conformitaateacupoliticileorganizaieested

dosar,sub
bdosarivo
olumelectrronic
Actele pe hrtie suntt n generaal adunate n
dosare de
d hrtie, cuprinse
c
n
ntre coperii de hrtie..
d hrtie su
unt grupatee ntro stru
uctur sau sschem de clasificare.. ntrun SM
MAE, actelee
Dosarele de
electronicee pot fi ad
dministrate ca i cum ar fi adun
nate n dossare electro
onice i sto
ocate ntree

Paagina 22 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

coperi eelectronice.. n fapt, dosarele i coperile

c
electronice nu
n au o exiisten reall; ele suntt
virtuale,n
nsensulceelenuconinnrealitaatenimic;deefapt,elecconstaudinatributedeemetadatee
aleactelorratribuitelo
or.Maidep
parte,nmu
ultecazurin
nuestenevvoiesexisteoreald
distincien
n
sistemele electronice
e ntre dosare [conin
nut] i copeerte. Totui, aceste detalii nu sunt vizibilee
AEpermiteu
utilizatorilorsvizualizzezeisad
dministrezee
utilizatoruluiSMAE;softuldeaplicaieSMA
coperileccaicumelearconin
nefizicdocumentedestinatelogiicsaparin
nunuianu
umedosar..
AceastpeerspectivccentratpeeutilizatorvvafiurmatnaceastSpecificaie.Prinurm
marerestull
Specificaieei va descrrie dosarele electroniice ca i cum ar conine acte
e, pentru u
uurina dee
nelegere.. Este de observat, tottui, c dei aceast Specificaie
S
ofer cerin
ne funcion
nale pentru
u
administraarea dosareelor electro
onice, nu indic maniera n caare concep
ptul de dosar estee
implementtat.
nunelem
medii,esteu
utilssem
mpartdosaarulnsubd
dosare.Divvizareansu
ubdosareeesteunadee
naturinttelectual,,adic(nggeneral)ea solicitinteerveniaum
manpentru
uadecidencaresub
dosarartrrebuisfie stocatunaact.Subdosarelesunttadeseafollositenmeediilecupreelucrarepee
cazuri.Un exempluarrfiundosardevnzarrealunuiteeren,cusub
bdosarepe
entrufiecareactivitatee
implicatnvnzare(ccumarfireeclame,conttracte,relaiilecuavoccaiietc.)
Unsubdosaresteprinurmareo
odiviziuneaaunuidosarpebazatipuluideconinut,spreedeosebiree
umului,diviziuneapeb
bazadateiaactelorsau pebazanu
umruluidee
de,cumseentmplncazulvolu
actedindo
osar.ncon
nsecin,un
nsubdosar poatefifolositpentru
uapermite programuluisaplicee
diferitepro
ogramride
ereinereiidispoziieunuigrupd
deactedintrundosar.
Indiferent dac subd
dosarele su
unt folositee sau nu, dosarele
d
su
unt uneori divizate m
mecanic n
n
p
volumedeedosar,ncconformitattecunite convenii predefinite.
Termenul mecanic presupunee
simplaadeerarelaacesteconvenii,carenusuntbazateepeconinu
utulintelecttualaldosaarelor,cipee
mrimeasaunumruldeacteco
oninutnellsauperioaadadetimpcuprins.A
Aceastpracticiaree
nsistemuldosarelordeehrtie,cuscopuldeaalerestrnggelanitem
mrimiadm
ministrabile..
originean
Ea poate fi continuaat i n cazul
c
dosarelor electronice, pentru a le limita la nite mrimii
s ale sco
opuri de ad
dministrare. Este n mod
m speciall
administraabile, pentrru evaluare, transfer sau
potrivitpentruadmiinistrareadosarelorcaaresuntdesschiseolun
ngperioad
ddetimp, i/saucaree
ajungsaibunnumrmaredeacte.
Dei distin
ncia ntre dosare
d
i vo
olume de dosare este clar, implicaiile suntt mai puin limpezi. ii
aceastadeeoareceimp
plicaiiledeccizieideampriund
dosarnvolumepotvaarianconfo
ormitatecu
u
nevoiledeimplementtare.Acesteevariaiidecurgdin:

unele dosaare sunt n

nchise dup o perioad
d, i deci unitatea fo
olosit penttru scopurii
administraative este dosarul
d
(ch
hiar dac un
u dosar const
c
din mai multee volume)..
Exemplearrputeafiun
ndosarcuo
omicafaceeresaudossarulunuiproiect.

unele dosaare au o perioad

p
de lucru nelimitat (saau aproapee nelimitat) i astfell
unitatea fo
olosit pentru scopurii administraative este volumul.
v
Exxemple ar putea
p
fi un
n
dosar de acte
a
despree o regiune geografic sau un do
osar care see ocup de un subiectt
careesteindependen
ntdetimp,ccumarfiun
nelepolitici,sauundosardefactu
uriundeun
n
nouvolumncepenffiecarean.

ncazurireelativrare, actelepot fi stocate inafara unui dosar prinrep

partizareantroclas..
Aceastsittuaieestee
explicat3.2.17.

Paagina 23 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Schemadeeclasificare
e
Recordsm
managementtulalctuieetedosareelentrom
manierstructuratib
bunapracticdicteaz
ca aceast structur s fie refleectarea fun
nciilor activvitii. Reprezentarea acestei alcctuiri estee
definit drrept schem
ma de clasifficare. Sch
hema de claasificare estte n mod obinuit o ierarhie. n
n
cele ce urrmeaz, Mo
oReq2 se concentreaz
c
z pe perspectiva ierarhic; altee abordri nu privescc
MoReq2,iaaroordonaareierarhicesteopreecondiieaconformriicuMoReq
q2
Aa cum dosarele
d
paar s existee chiar dac ele nu su
unt altceva dect grupri de actte, la fel ii
nivelurile ssuperioare ale ierarhiei schemei de clasificcare par s existe, dei ele nu su
unt altcevaa
dect grup
pri de dossare i/sau de niveluri inferioaree. Ct despre dosare, Specificaiaa stabiletee
cerinepen
ntruierarhiefrsim
mpunomanierncarreaceastassfieimplem
mentat.
Dosarele p
pot aprea la orice niivel al ierarrhiei. Aceassta este ilu
ustrat n fiigura urmttoare, caree
reprezint oschem declasificareimaginarr,carenfieazclaaseleidosaarelealocatteclaseidee
lacelmaissczutnivel.Schemaim
maginaresstemultmaaisimpldectoschem
mdeclasifiicarereal.

Figura2.1

Deremarccatcfiguraademaisu
usestedesttinatdoar prezentriiiposibilelorrrelaiiseleectatentree
niveluri,do
osare,iactte.Nuprezinttoateposibilelenivvelurisauto
oateposibilleleordonri.

clas
MoReq2fo
oloseteterrmenulclaaspentru adescrieo
oporiuneaaierarhieirreprezentatdeoliniee
care pornete din orice
o
punctt al ierarhiei ctre to
oate dosarele de sub
b ea. Term
menul clas
ubgrupsausubserie)dinanumiteelucrri.
corespundeprinurmaareunuigrrupsauseerii(sausu
punde unei ramuri de copac. O clas
c
poate astfel s conin
c
altee
Vizual, o cclas a ierarrhiei coresp
clase, aa cum o serie conine subserii saau subsub serii. Continund cu exemplul d
de mai sus,,
caseteleum
mbriteilin
niilegroasedinurmto
oareadiagraamsuntun
nexemplud
declas.

Paagina 24 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura2.2

MoReq2 fo
olosete dee asemeneaa termenul clas peentru a deffini totalitattea dosarelor, actelorr
etc.,atribu
uiteuneiclaaseaa cumtermenulsticldefinete attrecipie
entul,ctiiconinutull
de lichid. Acest dublu sens eeste intenionat i interpretareea potrivit a termeenului estee
ntotdeaun
naclardincontext.
MoReq2fo
oloseteterrmeniideffiicimaampentru
uadescrierelaiiledin
ntreentiti.Ofiicaa
unei entiti este o entitate
e
care este sub ea n ierarrhie (altfel spus,
s
o enttitate desceendent). O
O
mam eeste o entitate care esste o entitaate care see afl situatt deasupraa n ierarhiie. Deci, caa
exemplu,ffiiceleuneicclasepotficlase,dosarei(ncazurirare)actte.
MoReq2 p
permite ca actele s fie atribuite sau stocatte direct nttro clas fr a fi ntrun dosar..
Aceastsittuaieapareencazurirelativrare,aacumap
paredescrisnMoReq2
2.

sistemdemanageme
entalactelo
orelectronice(SMAE)
UnSMAEeestenprim
mulrndoaaplicaiepen
ntrumanaggementulacctelorelectronice,deielpoatefii
deasemen
nefolositpeentruaadm
ministraacteefizice.
UnSMAEeesteadeseaaintegratccuunSistem
mdeadmin
nistraread
documentelorelectron
nice(SMDE))
sau cu altte aplicaii tip businesss. Tehnic, un SMAE administreeaz acte, n
timp cee un SMDEE
administreeazdocumente(care nusuntactte).Totui,nspecialcndsuntfo
olositepentruasprijinii
activitateadezicuzi,funcionaliitatealorpo
oatefidificcildeseparaat.Acestaspectestedezvoltatpee
largnseciunea10.3,,careserefferlaaspeecteledemaanagement aldocumentelor.

capturaacctelor
Documentele produsee sau primite n cursu
ul desfurrii activitii devin actte cnd elee sunt pusee
pturii,acteleesuntclassate,adic
sprepstraare,respectivcapturaate,ntrunSMAE.n timpulcap
le sunt aatribuite co
oduri coresspunztoare clasei creia i ap
parin, perrmind SM
MAE s lee
administreeze;deasem
menea,leattribuieiun
nidentificattorunic.

Paagina 25 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

nmultecaazuri,documentelecaresuntpussedeoparttesaucapturate,devinacteprin legarealorr
deunanum
meprocesaalactivitii,aacumffrecventse ntmpln
nfluxuldellucru.Depiild,cndo
o
facturestteridicat, eaartrebu
uiautomat sgenerezzeunactcaaresfiecaapturat.n altecazuri,,
poateexisttaopoliticcafiecareedocumenttereferitor laactivitate
esdevinunact,chiardacnu
u
participo
oficialnaceelprocesallactivitii. Totui,naaltesituaii,procesuld
decaptur vafiiniiatt
selectivdeeutilizator.SStabilireaacelordocum
mentecareartrebuicaapturatenttrunsistem
mdeactearr
trebui s se bazeze
e pe analiza mediulu
ui de regleementare, pe cerineele de afaaceri i dee
responsabilitateipe
erisculimplicatdenecapturaacctelor.Uneexempluestteontiinaredintro
o
organizaiee,caresereeferlaasp
pectedepolitic;organ
nizaiapoattestabilicdoarntiin
nrilecaree
sunt semn
nificative vor
v fi declaarate acte (adic ntiinrile nesemnifica
n
ative, cum ar fi celee
referitoaree la organizarea ntlnirilor, nu vor constiitui, n gen
neral, acte)). n anumite situaii,,
proiectele vor putea fi considerate semnificative i vvor deveni acte, n timp ce n alte
a situaiii
proiectele nu vor devveni acte. MoReq2
M
urrmrete s acopere oricare
o
din aceste scenarii. Altfell
spus, MoR
Req2 descriee un sistem
m de tip office pentru utilizare general, nu doar un
n sistem dee
recordsma
anagementtpentruun anumittip
pdeaplicaiisaupentrruuzulexcllusivalarhiivitilorsau
u
administraatorilor.

rolurideu
utilizatoriiroluridead
dministrato
or
MoReq2 fo
olosete co
onceptul dee utilizator n sensu
ul oricrei persoane
p
care are o permisiunee
validdeaalucrafolossindSMAE.Prinurmaree,oricinecaarearepermisiuneade
easelogalaunSMAEE
este un uttilizator, incclusiv administratorii. Cu toate acestea, disttincia ntre
e administrratori i alii
utilizatori poate fi co
omplex i, uneori, neclar.
n
Mo
oReq2 prin urmare fo
olosete conceptul dee
maimultorccerine.
rolurindefiniream
Diferitele organizaii vor impleementa differit un SM
MAE. De pild,
p
o miic organizzaie poatee
mpceoorgganizaielargpoateaaveanevoiee
implementtaunSMAEEcuunsingguradministtrator,ntim
decteva poziiiadm
ministrative, fiecarecu diversepeermisiunideeacces.Din
nacestmottiv,nuestee
util identtificarea prrofilurilor sp
pecifice dee acces n aceast Sp
pecificaie generic;
g
caa abordaree
alternativ,MoReq2ffoloseteco
onceptuldeeroluri.
MoReq2id
dentific2ttipuridero
oluri:rolurideutilizattorirolu
urideadministrator.npractic,,
celemaim
multeorganizaiivoravveamaimu
ultdeoperssoannastfelderolu
uri;imulteorganizaiii
vor defini alte rolurii. Exemplifiicri de roluri cu possibile permisiuni de acces
a
sunt schiate n
n
dinlacapito
olul13.4.
matricead
Pe scurt, ttotui, un rol n MoR
Req2 este ceva
c
asemntor unuii profil de utilizator
u
nu este o

o
slujb sau un post, ci
c un set dee responsabiliti i permisiuni funcionale mprite ntre

civaa
unoateexeemplede2administrattorii2rolu
urideutilizaatori.
utilizatori.MoReq2cu
oneaz n sensul
s
adm
ministrrii actelor
a
nseei; interesu
ul lor estee
Rolurile dee administrator acio
managemeentul actelor ca entiti i nu a coninuttului sau a
a contextului de activitate. Elee
administreeazdeasemenea harrdware, softtwareisto
ocareaSMA
AE,asigur realizarea decopiide
d
e
siguraniadministreazperforrmaneleun
nuiSMAE.
Spredeoseebirederoluriledead
dministrator,roluriled
deutilizatorriauacces lacapacitiledecaree
un lucrtor de birou sau un cercettor are
e nevoie atu
unci cnd utilizeaz
u
un
n act. Aceasta includee
or;interesu
ulloresten
nprimulrndorientatt
adugareadedocumente,cutaareairegsireaactelo

Paagina 26 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

spre coninutul actellor i nu spre administrarea lorr cu alte cuvinte, ei sunt intteresai dee
deactivitateoglinditenacte.
proceseled
2.3.Modelule
entitaterelaie
Aceast seeciune con
nine un model
m
entitaterelaie care poate
e fi folosit ca un aju
utor pentru
u
nelegereaaSpecificaiei.Seciunea13.3con
nineioexxplicarenaraativ.
Un aspect important al diagram
mei este c nu e nevo
oie s reprrezinte stru
ucturi reale stocate n
n
SMAE.Earreprezinto
oviziuneteeoreticaeentitilorassociatecuaactele.UnSSMAEfoloseeteacestee
relaiipenttruaprodu
uceuncom
mportamentechivalenttcustructuriledindiagram.Vezziseciuneaa
2.2.pentru
umaimulte
eexplicaiiaasupraacestuipunct.
Relaiilen
ntredosare,,volume,acteialtee
entitiimp
portantesuntdescrisendiagram
maentitate
relaie carre urmeaz. Aceasta este
e
o reprrezentare formal
f
a structurilor
s
selectate care pot fii
folositepeentruadesccriecomporrtamentulunuiSMAE.
naceast diagram, entitile
dosare,aacteetc.
suntrepreezentatedeedreptungh
hiuri.Liniilee
careleuneescreprezin
ntrelaiiledintreentitti.Fiecareerelaieesttedescrisp
printextuld
dinmijlocull
liniei;iaccestaartrebuisfiecititndireciasgeii. Fiecarecap
ptalrelaieiareunn
numr,caree
reprezint numrul apariiei
a
(strict, cardinal); numereele sunt exxplicate n legend. Deci, pentru
u
ultecompo
onente(dee
exemplificaare,figura 2.3nseamn:unacttesteformatdinuna saumaimu
observatd
direciasge
eiirelaiei)..

Figur2.3

O linie currb care traverseaz una sau mai multe reelaii indic faptul c relaiile sunt reciprocc
excluse,peentruorice situaiedat.Deci,deepild,liniaacurbdin figura2.4nseamn,,fiecareactt
estestocattfientrunvolum,fientrunsubdosar,darnunamn
ndou.

Paagina 27 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figur2.4

DeobservaatcentitatteaClasseereferlaeeansiprinrelaiaestecompussdin.Aceastrelaiee
descrie,ntermenifo
ormali,relaiantreclaasentroscchemierarhicdeclaasificare,un
ndeoClas
poate fi fo
ormat din
n una sau mai
m multe Clase. Dacc aceast relaie (uneori numit o relaiee
recursiv)estenlturrat,modelulseaplicnegalmsurirelaaiilornonierarhice.
n continu
uarea textului MoReeq2, termeenii tipriii cu litere
e aldine albastre ind
dic primaa
ntrebuinaareatermeenuluidefinitnglosar.nversiuneeaelectronic,aceastaesteunhip
perlinkspree
definiie,aastfelnct apsareaC
CTRL+clicp
petermenp
permitenavvigareactredefiniia dinglosar,,
iarapsareeaCTRL+clicpedefiniiadinglosaarconducelanavigare
eanapoilatermen.

Paagina 28 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura2.5

Paagina 29 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

3.SSchemadeclasificaareiorgaanizaredo
osarelor
Acest capitol prezintt cerinelee pentru administrare
a
ea scheme
ei de clasifficare i a organizriii
ntru stabilirrea unei scheme de clasificare
c
n
n seciuneaa
dosarelor. Mai nti, prezint ceerinele pen
c
relaativ la clase i dosaree (seciuneea 3.2) i volume
v
i subdosaree
3.1. Apoi, prezint cerine
unea3.4prrezintcerineleasociaatecumen
ntenanasch
hemeideclasificareii
(seciunea 3.3).Seciu
3.5acoperproblemedeparcurgereaschem
mei.`
seciunea3
O schem de clasificaare este fun
ndamentul pentru oricce SMAE, aa cum estte descris n
n detaliu n
n
seciunea 2.2.Eaperm
miteunuiaactelectronicsfiesto
ocatmpreu
uncualte actecareiifurnizeaz
contextul, definind maniera
m
n care actele electronice vor fi grupate
g
n dosare eleectronice ii
ntredosare.
relaiiledin
O diferen semnificaativ ntre MoReq2
M
i predecesorrul su este
e c MoReq
q2 permite declarareaa
unui act aatt direct ntro

clas, ct i nttrun dosarr. MoRequ

ul iniial nu
u permitea declarareaa
directntrroclas,cidoarntru
undosar.
MoReq2permiteastfeelcaunacttsfiecaptu
uratntrun
nuldinurmtoarelenivveluri:

clas

dosar

subfile

volum

Aceast sittuaie este prezentat n diagram

ma urmto
oare, care adaug
a
asem
menea actee (umbrite))
imaginiidinseciuneaa2.1.

Paagina 30 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura3.1

Aceastscchimbarea fostintrodusnprim
mulrndpentruarefleectacerineelesistemelorcumaree
volumdettipmanageementdecaaz.Depild,unmare numrdeaacte,cumarficererid
depermise,,
potfiatrib
buitedirectuneiclase,frnevoiadeamaideschidedossare.
Totui, aceeast schim
mbare nu nseamn

c se renu
c
un la nevvoia unei scheme
s
de clasificaree
ierarhice, sau
s (n cele
e mai multee cazuri) laa existena dosarelor. nseamn mai
m degrab
b c exist
situaii speeciale (cum ar fi documentaia siimpl de caaz n cantiti mari). Folosirea
F
neepotrivit a
a
acesteicarracteristicivvainducerisculunord
dificultiulterioaren
nmanagementuldocum
mentelorii
utilizatorii MoReq2su
untsftuii sfoloseasscaceastfuncionalitatedoard
dupoaten
ntanaliz..
muliutilizattorideMoR
Req2sfolo
oseascaceeastfuncionalitateii
Estepuin probabilcaaceimaim
deaceeaM
MoReq2includecerinaacaaceastfuncionalitatespoaatfidezacctivat.
ConformitaateacuMoReq2presu
upunesuporrtpentruclaasificareaie
erarhic.Motivelesuntt:

schemeleierarhicepo
otasiguraoorganizareefectiv,sttabiliclarraorganizzriiactelor

olositenEu
uropa.
schemeleierarhicesuntcelemaifrecventfo

Semeninee,deasemeenea,comp
patibilitateacuversiuneeaanterioardeMoReeq2.Maimu
ultecerinee
folosescco
onceptuldeeclas.nm
multecazuri,poatefip
posibilsse
eaplicecerineleunei schemedee
clasificarenonierarhiice;daracestlucrunuestentotdeaunaposib
bil.
Esteesenialcaschem
madeclasificare(tehniicvorbind,o
oschemdeclasificareeaactelor)sfiestrictt
practicsuggereazco
organizaiaidentifico
o
aliniatcunevoiledeactivitateaaleorganizaaiei.Bunap
deaproiecttaoschemdeclasificaareaactelo
or,.
schemdeeclasificareaactivitillornainted
3.1.Configurareascheme
eideclasificcare
Ref

Cerin

Testabil

mpatibil cu schema dee clasificaree a

3.1.1. Un SMAE trebuie s accepte ii s fie com
oruneiorgaanizaii.
activitilo

Paagina 31 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Aceast cerin
c
nu este
e
testabiil n majoritatea cazurilor; este inclus ca
a o
subliniere pentru uttilizatorii MoReq2
M
a necesitii
n
a schema de
d
de a alinia
clasificareefolositdeeMoReq2ccunevoiled
deactivitateealeorganiizaiei.Acesste
nevoiartrrebuisfiereflectated
deordonareeaactelorn
nafaraSMA
AE

ntegritatea intern (in

ntegritatea relaional i
3.1.2. Un SMAE trebuie s menin in
alteleasem
menea)oriccnd,indifeerentde:

menineaactivitilorr

nialeutilizaatorilor
alteaciun

defeciuniialecompo
onentelorsisstemului

Testabil

fieimposibilsaparrosituaiee,atuncic
ndseprod
duc
Altfelspuss,trebuies
aciuni alle unui utillizator sau defeciuni ale sistem
mului, care s genereeze
problemecuSMAEsa
aucubazalluidedate.

3.1.3. Un SMAE trebuie s permit rolurilor

r
dee administraator s atribuie fiecrrei
schemede
eclasificareeunidentifiicator,titluiodescrie
ere.

Acestemeetadatevorracceptafu
unciicuma
arfiexportu
ulschemei declasifica
are
ialactelo
or.

ebuie s poat accep

pta o schem
m de classificare care reprezen
nt
3.1.4. SMAE tre
dosareleiactelecaffiindorganizatntroierarhiedeclase.

Utilizarea unei scheeme de clasificare

c
i
ierarhice
este
e
obliga
atorie penttru
oReq2.
conformitateacuMo

p
minim trei niveeluri reprezzint o ceriin minim
; mai mullte
Suportul pentru
niveluripo
otfinecesarrenmultemedii.

nistrareascchemeidecclasificaredoarprinrolul
3.1.5. SMAEtreebuiesperrmitadmin
deadministrator,con
nformcerinei3.1.6

naceast
cerin,a
administrareeserefer
laschemadeclasifica
aredescrisn
seciunea3.1insecciunea3.4.

ministrareacclaselorindiividualedectrerolurile
3.1.6. SMAEarttrebuispeermitadm
deutilizatorspecificaatei/saude
ectreunggrupdeutiliizatorispecificat.

n cerina
a de mai su
us, administrare aree acelai seens ca n cerina
c
3.1..5.
Aceastaesstedoritp
pentrudou
setri:

schemele de clasifica
are care su
unt prea mari pentru a fi pstra
are
centralizat (i care prin urmarre au o ad
dministraree centraliza
at
pentru niivelurile su
uperioare i o admin
nistrare deescentraliza
at

Paagina 32 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

pentrunivvelurile inferrioare);

schemele de clasifica
are care in
nclud claselle pentru administrare
a
ea
dosarelor de caz, care trebu
uie adminisstrate n structura de
d
activitate care se ocup de caz prin alocarea de dreptu
uri
ai.
utilizatorillorautoriza

3.1.7. UnSMAE nuartrebu

uislimitezenumruldenivelurrinierarhiaaschemeid
de
clasificare

nmajoritateasetrillor,estepuinprobabillcanumru
uldenivelurrinecesares
fiemaima
arede10.

eareaunei schemedeclasificare lamomenttul

3.1.8. UnSMAE trebuies acceptecre
configurrrii sistemului n pregtirea capturrii i//sau imporrtrii actelor
electronicce.

Aceast cerin
c
urm
mrete s permit unei
u
schem
me de clasif
ificare s fie
f
pregtitntimpceSSMAEeste configurat inainteccaelsfieffolositpenttru
managem
mentulactelo
or.

3.1.9. UNSMAEtrebuiespermitme
ecanismuluii(elor)dedeenumiresfiedefinitd
de
oldeadmin
nistratornmomentulcconfigurriii.
ctreunro

ntroducereaanotelortiptextpenttruexplicarea
3.1.10. UnSMAE artrebuispermitin
plicare(cun
noscutede asemenea cadescriptori)pentru toateclaseele
arieideap
idosarelee.

Notele asupra ariei de aplicaree sunt expliicaii menitte s clarifiice coninuttul

inteniona
at i/sau de
d evitat ale
a claselorr i dosareelor, pentrru ajutorareea
utilizatorillor.

3.1.11. Dacosch
hemoficiaalXMLpen
ntruMoReq
q2afostpublicat,SMAEtrebuies
poatimp
portaiexpo
ortaactentroformconformccuaceasche
em.

ortul unei scheme

s
de clasificare, n ntregim
me
3.1.12. SMAE treebuie s suporte impo
saunpartte,nmomeentulconfiggurriisistemuluisaun
noricealtm
moment.

Aceast cerin
c
urm
mrete s permit cca o schem
m de clasiificare s fie
f
pregtit n timp cee SMAE estte configura
at, implementat i nainte de a fi
folosit peentru mana
agementul actelor. Acolo
A
unde pri sun
nt importatte,
acesteapo
otfiaduga
atelaschem
maexistenttsaupentrruacreaonouschem
m
declasificare,dacnuexistnicciuna.

mportul paarial sau integral

i
al schemei de
d
3.1.13. Atunci cnd SMAE accept im
clasificare,trebuiespermitim
mportulmeetadateloraasociate,prrogramriid
de
pstrareidispoziieievidenadeauditaree,dacacesteaexist.

Paagina 33 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

nsituaia
aideal,sch
hemadecla
asificareim
mportatva
aaveameta
adatelanivvel
declasiitermened
depstrare.naltecazzuri,acestea
aarputeaffiabsentesa
au
incomplette.

3.1.14. Atuncicn
ndSMAEim
mportmettadateleuneischeme declasificare,eltrebu
uie
srespinggoriceclassfruntitluiscreeezeunrap
portdeexceeptarepenttru
roluldead
dministrato
or,listndclaselecareaaufostresp
pinse.

ntrunSM
MAEcarenu
uesteconfo
formMoReq
q2,poatefiiposibilca oclassn
nu
aib titlu (valoare n
nul); dar o
o astfel de clas va fii imposibil de utilizat n
cadrulunu
uiSMAEcon
nformMoReeq2.

3.1.15. Acolo und

de SMAE import meetadatele unei
u
schem
me de clasificare, SMA
AE
trebuie s atribuie fiecrei cllase importate un co
od ierarhicc n una din
d
mopiunilorrsetatederoluldeadm
ministrator::
urmtoareelemodaliti,conform

urmndacceleairegu
ulicaicum
marfifostccreatmanualoschem
m
declasificaare;

pstrndccodurileoriiginalenin
ntegralitateaalor(posib
bildoardac
structurileesuntcomp
patibile);

alturareaacoduriloro
originalelacoduriledin
nschemaprimitoare.

Dac o ierarhie
i
carre este im
mportat in
nclude deja
a coduri peentru claseele
ierarhice((depild4//6/4)sarpu
uteacaaceesteasnu maipoat fifolosite, ca
icodurin
nSMAE,deo
oarececonssecvenaiunicitatean
nupotfigarantate.

Existmaimultepossibilescenarriipentruunastfelde import,cu diferitefelu

uri
n
n
de incompatibiliti ntre scheemele de numerotare
ierarhic. MoReq2 nu
o
care este log
gic
stabilete rezultatul unei ncerrcri de a selecta o opiune
,deoareceschemelessuntincomp
patibile.
imposibil

Dac nite coduri exxistente nu pot fi utiliizate, ele pot

p fi tratate dup cu
um
mit
impune siituaia, de pild, copiindule nttrun elemeent de mettadate num
vechiulco
odalclasei.

i
meetadatele i termenelle de pstrrare ale un
nei
3.1.16. Atunci cnd SMAE import
dezefolosin
ndaceleai regulicare ar
schemedeclasificaree,eltrebuieeslevalid
meideclasifficare(vezi capitolul12
2).
fifolosite pentrucreareamanuaalaschem
ndprocesulldevalidareegseteerori(depild
d,absenaametadatelor
Atuncicn
obligatoriii sau erori de format)), el trebuiee s le adu
uc n atenia rolului de
d
administraator care desfoar operaiu
unea de import, ideentificnd i
metadateleimplicatee.

ncazurileeideale,sch
hemadecla
asificarecarreesteimpo
ortatvaavveametada
ate
(de ex., metadate
m
peentru claseele sale) carre vor fi co
onforme n totalitate cu

Paagina 34 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

modelul de
d metadate MoReq2. n alte cazzuri, cteva
a rezultate sunt
s
posibille;
MoReq2n
nuobliglaniciunrezu
ultat.Posibiilelerezultateinclud:

ntreaga importare
i
este anula
at i rolull de admin
nistrator esste
informata
asupracauzzeloranulrrii;

importareeauneiclaseecarenuarremetadateconformeeesteanula
at
iroluldeadministratoresteinfo
ormatasup
pracauzelorranulrii;

roluldead
dministratorestesoliciitatsaleag
gntrecorectareaero
orii
ianularea
aimportriiiclaseiafecctate.

importareea continu
chiar dacc o parte a metadattelor nu esste
conform,, datele neeconforme fiind
f
nlocu
uite de valo
orile impliciite
specificatee pentru eleementele afectate
af
i se
s produce un raport de
d
eroare.

atornupressupunecp
procesuldeimportares
Informareearoluluideeadministra
fienprim
mplansauu
unprocesn
ntimpreal;;estesuficiientcaproccesulsfie n
fundalsau
uunprocesnloturi(baatch).

3.1.17. UnSMAE artrebuisaccepteeexportarea integralsaauparial aschemeid

de
clasificare.

a
exp
portarea integral sau
u parial a
a schemei de
d
3.1.18. Atunci cnd SMAE accept
s includ metadateele asociatte, rolul de
d
clasificare, aceasta trebuie s
administraatoravndposibilitateadeaselecctacemetaadatesunteexportate.

3.1.19. Atunci cnd SMAE accept

a
exp
portarea integral sau
u parial a
a schemei de
d
clasificare,aceastatrrebuiesincludtoateetermeneleedepstrarreasociate,la
deciziarolluluideadm
ministrator.

3.1.20. Atunci cnd SMAE accept

a
exp
portarea integral sau
u parial a
a schemei de
d
nclud toatte evideneele de audittare sau do
oar
clasificare, aceasta trebuie s in
peceleselectate,seleeciafiindrrealizatderoluldeadministratorr.

3.1.21. Atunci cnd SMAE suport

s
exp
portarea (peentru oricaare din cerinele de mai
m
sus)eltre
ebuiesfoloseascom
metoddoccumentat integralpeentruaasoccia
entitileunacualta..

Documenttaia metod
dei trebuiee s defineeasc cum sunt expriimate actele,
dosarele,cclaseleetc.irelaiilellor.

3.1.22. Atunci cnd SMAE suport

s
exp
portarea (peentru oricaare din cerinele de mai
m
sus), el arr trebui s exporte informaiile n
XML sau
u ntrun fo
ormat desch
his
standardizzat.

3.1.23. Atunci cn
nd SMAE accept copierea integral sau parial a une
ei scheme de
d

Paagina 35 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

clasificare,aceastatrrebuiesinccludtoatemetadateleeasociate.
3.1.24. Atunci cn
nd SMAE accept copierea integral sau parial a une
ei scheme de
d
clasificare,aceastatrrebuiesinccludtoatetermeneledepstrare
easociate.

ebuiesperrmitrolulu
uideadminiistratorsaadaugenoiclasenorice
3.1.25. SMAEtre
punctncadruluneicclase,attttimpctnusuntdosare
estocaten
nacelpunct.

MoReq2n
nupermited
dosareloriiclaselorsexistelaaccelainivelncadrulun
nei
clase(altffelspus,classeleidosa
arelenupottfiamesteccatentrunsingurnodal
ierarhiei schemei
s
de clasificare)). Acest luccru este imp
pus din mo
otive de bun
n
practicd
derecordsm
managemen
nt.

nireaiutilizareasimu
ultanauno
orschemed
de
3.1.26. SMAEarttrebuisaccceptedefin
clasificaremultiple.

Majoritateea organiza
aiilor vor obliga s fie folosit
o singur
schem de
d
clasificaree pentru cllasificarea primar a tuturor dosarelor
d
n
ntrun SMA
AE.
Aceast cerin
c
perm
mite unor dosare
d
din SMAE
S
s aparin uneei scheme de
d
clasificaree,ntimpceealtelesa
aparinalteeischemed
declasificarre.Acestluccru
poate fi cerut,
c
de pilld, ca urm
mare a fuziu
unii a dou
organizaiii sau a dou
u
grupri de
d acte difeerite dintro singur organizaiee, care cer regimuri de
d
administra
arediferite..

osare
3.2Claseido
elor.
Aceastseeciuneprezzintcerineelecareseaaplicclaseloridosare
Clasele i dosarele sunt dou grupri
g
dife
erite. Claseele furnizeaaz un cadrul intelecttual pentru
u
clasificare, n timp ce
e dosarele grupeaz
g
do
ocumente; clasele sun
nt structuri de constru
ucie a uneii
scheme deeclasificare
e; n timp ce dosarele nu.n ciud
da diferene
elor majore, estede ajutor s fiee
prezentateelaunlocctevacerine,atttimpctelesu
untcomunecelordougrupri.

Referin

Cerine
e

3.2.1.

p
a metadatelor
SMAE trrebuie s acccepte capttura, menteenana i prezentarea
pentru dosare
d
i clase n sch
hema de cllasificare, conform
c
cu
u modelul de
metadateeMoReq2

3.2.2.

Un SMAEE trebuie s limiteze posibilitatea

p
a de adugaare de mettadate penttru
dosareiclaselacellestabilitenmodeluld
demetadatteMoReq2

3.2.3.

SMAEtreebuiesfurnizezeunm
mecanismp
pentrualocareaautom
matacodului
de clasifiicare ierarh
hic (acolo unde un asstfel de cod
d nu exist deja veezi
3.1.15) pentru
p
fiecaare clas, dosar,
d
subdosar, i volum
v
ntro
o schem de

Paagina 36 din 258

2

Testabil

Speecificaia MoR
Req2

Referin

Cerine
e

Testabil

clasificaree.

Vezideasemenea7..1.1.

3.2.4.

SMAE trrebuie s permit

p
rolurilor de utilizatori
u
s aloce un
n titlu penttru
fiecareclas,dosar,subdosarivolumeleectronic.

Aceastccerinsea
aplicpentrrumediileccudosaregeenerale.Acoloundeesste
necesar un sistem de manag
gement al dosarelor de caz, o abordare de
denumiree alternativv este neccesar. Aceeasta este specificat n seciunea
10.6

3.2.5.

Trebuiessfieposibilfolosireaaattacodu
uluideclasificare,ctiatitluluittip
textdedosar,separatsaumprreun.

3.2.6.

Un SMAEE trebuies permit unui

u
rol de administrattors conffigureze cod
dul
declasificcarenmom
mentulconffigurriisau
umaitrziu.

3.2.7.

Configuraareacodulu
uideclasificcarepoateinclude:

fo
ormatul ideentificatorullui asociat la fiecare nivel
n
al ieraarhiei, de ex.
e
allfanumericc;
prrimavaloarreaacestuiidentificato
or,nfiecareeclas,deeex.1,1000
in
ntervalulcarretrebuiefolositntreclasesucceesive,deex..1,10
prrezenasau
uabsenadeezerourinfaanumerrelor
orriceprefixgglobal,deexx.corporaie
orriceextensieglobal,d
deex,sufixdear
seeparatorulntrefiecareeidentificattor,deex./,

3.2.8.

SMAEtrebuiesnregistrezed
datadeschideriisaun
nchideriiuneiclasesau
ua
unuidosaarncadrulmetadatelo
oruneiclasesauaunu
uidosar.

Data desschiderii sa
au nchiderii unei clasee sau a un
nui dosar furnizeaz
f
un
contextim
mportantpentruacteleeclasaten cadrulei.V
Vezideasem
menea3.3.9
9.

Atuncic
ndoclas sauundossarsuntdeeschise,esteeposibils fiecaptura
ate
documen
ntencadrulllor.Atunciicndoclasssauund
dosarsuntn
nchise,num
mai
potficap
pturateacteenele.

3.2.9.

SMAEtrebuiesanregistrezenmetadateeleclaseisaaudosarulu
uidatacrerii
uneinoicclase,aunu
uinoudosarr,subdosarrsauvolum
m.

n cazul dosarelor fizice,

f
este posibil ca data desch
hiderii s precead da
ata
SMAE. Aceasta
A
se poate
p
ntm
mpla dac un
u dosar fiz
izic
crerii nregistrat n
atideschisdoarnform
matfizic,n
naintedeafficreatnSM
MAE.
estecrea

n cazul dosarelor electronice,

e
este posib
bil ca data deschideriii s precead
data cre
rii nregisttrat n SMA
AE. Aceasta
a se poate ntmpla dac
d
un dossar

Paagina 37 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Referin

Cerine
e

Testabil

electroniccesteimportatnSMA
AEdintruna
altsistem.
3.2.10.. Oridecteorionou
uclassau
uunnoudo
osarsuntdeeschise,SM
MAEtrebuies
includ automat
a
n metadatele sale acele atribute care sunt motenite, n
virtuteap
poziieisaleenschemadeclasificaare.

De pild
, dac un dosar inttitulat nt
lniri publiice se afl
ntro ca
ale
ierarhic:

Dezvoltarreplanregional:Consu
ultarepublic:ntlniripublice
iunroldeadminisstratoradau
ugunnoudosarintitu
ulat:consu
ultrinscrris
la acelai nivel cu dosarul ntlniri pu
ublice, atu
unci noul dosar
d
trebu
uie
automatspreiapreefixul
Dezvoltarreplanregional:Consu
ultarepublic
olului de administrat
a
or s mod
difice valorrile
3.2.11.. SMAE trrebuie s permit ro
metadateelorpreluatte,nlimitellepermised
demodeluldemetadaateMoReq2
2.

Valorilep
preluatefurrnizeazad
deseaopoziiiepredefin
nitsauiniial.Aceassta
poatefisschimbat, atttimpcctschimba
areaesteco
ompatibilccumodelul de
metadatee.

3.2.12.. Oriceadugarelaaccestemetadatepreluaateartrebu
uisfiepreeluatimplicit
dectrettoateclaselleidosarelefiice(sub
bordonate).

3.2.13.. n plus faa de alte cerine din

n aceastseeciune, SM
MAE ar treb
bui s accep
pte
alocarea determeniidevocabu
ularcontrolaatconformicuISO278
88catermeeni
descriptivvipentrusu
ubiectnmeetadateledo
osarelorsau
uclaselor.

3.2.14.. SMAEarrtrebuisaacceptealocareadeteermenidintrunvocabu
ularcontrolat
conformi cu ISO 59
964 ca term
meni descriptivi pentru
u subiect n
n metadateele
dosarelorrsauclaselo
or

Cerinele 3.2.13i3..1.14suntiidentice,avndnvedeerecprimu
ulsereferla
untezaurrmonolingvv,iaraldoilealauntezzaurmultilin
ngv.

u trebuie s impun nici

n o limit efectiv pentru
p
num
mrul de claase
3.2.15.. SMAE nu
saudosarecarepotfidefinite.

3.2.16.. SMAEarrtrebuisp
poatexportaolistssauuninven
ntaraltutu
urordosarelor
sau al do
osarelor claasificate nttro anumitt clas (prrecum i claasele fiic) n
formatXM
MLi/saun
nformatlite
eral(human
nreadablefformat).

3.2.17.. SMAE trrebuie s permit unu

ui rol de ad
dministrator s configureze o claas
astfelnctaceastsspoatsausnupoaatstocadirrectacte.

Paagina 38 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Referin

Cerine
e

Testabil

Altfelspu
us,sistemull trebuies poatficonfiguratasttfelnctacctelesnuffie
obligatorriuclasaten
ndosare,su
ubdosarsa
auvolume.

3.3.Volumeiisubdosare
e
ntrunsisttemcarepstreazacttepehrtiee,subdivizareadosarelormariesteesenialdinmotivee
de ergono
omie i pentru supraviieuirea fizic a coperrilor, biblio
orafturilor, jacheilor
j
e n mod
etc.
d
obinuit,d
deexemplu,,dosareled
dehrtiesu
untlimitate la2cmgro
osime,prin realizarea devolume..
Cndundosar(carenrealitatee esteprimu
ulvolumaldosarului, n ciudafaaptuluiclaaelsefacee
2cmgrosim
me,deexem
mpluseco
onsiderc
referincadosar)aajungeladiimensiuneaalimit2
este un vo
olum nchiss i se desschide un nou
n
volum. Acest luccru nu estee adevrat i n cazull
dosarelor electronicee un dossar electron
nic poate n
n mod obinuit s creasc la aprroape oricee
meneadificu
ulti.
dimensiunefrasem
practic,existmaribeneficiindivizareadossarelorelecttronicemainvolume..
Cutoateaccestea,np
Acesteben
neficiisuntvvizibile,depild:

atuncicndutilizatoriiilucreazladistan((adicpesteeconexiuniicubandngustsau
u
ocare cu o
o
dup desccrcarea acctelor pe un PC portaabil sau pee un dispozitiv de sto
capacitatelimitat);

cnd dosaarele nu su
unt niciodat nchise, pentru c (de exem
mplu) sunt relaionatee
geografic.

nmodaseemntor,d
dosarelepeehrtiesun
ntadeseadivizatensu
ubdosare
nspecialnmediilee
de adminisstrare a cazzurilor. Aceeste subfile
e sunt folossite pentru a organizaa coninutul dosarului,,
adeseapebazagenuluidocumen
ntar.
nmodech
hivalent,existctevabeneficiindivizaread
dosarelorelectronicen
nsubfile,deexemplu:

mreteuurinanaviigriincadruldosarulu
ui

furnizeaz unmijlocd
deadministtrareaacteelordinacelaidosar,d
darcareau
ucerinedee
marficeleaflatesubincidenalegislaieidateelorpersonaale.
pstrarediiferite,cum

Aceast seeciune include cerine referitoaare la folossirea volum

melor i sub
bdosarelor,, care suntt
folosite n
n mod obinuit s m
mpart dossarele care altfel ar putea fi prea largi p
pentru a fii
administraabile. Cu toate acesteaa, MoReq2 nu impunee ca aceste subdiviziun
ni s fie folosite; ceree
doarcasoffturileconfo
ormeMoReeq2spoatfurnizaacceastopiu
unedacestenevoie.
Subdosareelenueraurecunoscuttenversiun
neaanterioa
araMoReeq2.
nrezumatt:

fiecaredossarconineunulsaumaimultesubdosare

fiecaresub
bdosarconineunulsaaumaimulttevolume

volumeled
diferitelorsubdosaressuntcreateindependent

toatesubdosareleun
nuidosardeschissuntntotdeaun
nadeschise
eitoatesu
ubdosarelee
unuidosarrnchissunttntotdeaun
nanchise.

Paagina 39 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

doarunvo
olumpoatefideschisn
nfiecaresub
bdosar.

Pentrumaimultedetaliiasuprassubdosarellorivolum
melor,veziseeciunea2.2
2.

Ref

Cerine

Testabil

3.3.1. Un rol dee administraator trebuiee s poat configura un SMAE, n momenttul

configurrrii sau mai trziu, pen
ntru a anulaa capacitate
ea de a creea subdosaare
i/sauvolu
umencadrruldosarelo
orncadrulschemeideeclasificare.

3.3.2. Un rol dee administraator trebuiee s poat configura un SMAE, n momenttul

configurrriisaumaittrziu,penttruapermitecadoar subdosareesfiecreaate
ndosareledintrozo
onaschem
meideclasifficare.

3.3.3. Un rol dee administraator trebuiee s poat configura un SMAE, n momenttul

configurrriisaumaittrziu,pentruapermittecadoarvvolumesfiiecreatenttr
undosard
dincadrulu
uneiclasesp
pecificateaschemeideeclasificare.

Inteniaceelortreicerrinedema
aisusestespermito
organizaiilo
orspermiit
sausmpiedicefolo
osireasubd
dosarelorii/sauvolum
melorndifeeritepria
ale
d clasificarre. n timp ce utilizareea celor do
ou aduce maximum
m
d
de
schemei de
flexibilitatte,aceastaa
aducecomp
plexitateip
posibilecon
nfuziipentru
uutilizatori.

Dacopa
arteaschem
meideclasificareesteconfigurattpentrua permitesu
ub
dosare,attuncitoate dosarelediinaceastattrebuiescconincelp
puinunsu
ub
dosar.Daccopartea
aschemeid
declasificareeesteconfiiguratpen
ntruapermiite
volume, atunci
a
toatee dosarele din aceastta trebuie s
s conin cel puin un
u
volum.

Prin urma
are, sistemu
ul ar trebui s rmn
transpareent pentru utilizatori, de
d
pild:

daca un subdosar
s
conine do
oar un volu
um, se acceept ca su
ub
dosarulivolumulsnufiedistin
nsedeutilizzatoriifinalii

dacaundosarconinedoarunsubdosarca
areconinelarnduls
u
v
se accept ca
a toate treei s nu fiee distinse de
d
doar un volum,
utilizatoriiifinali.

Intenia este
e
de a acccentua c SMAE nu are
a nevoie s impun
utilizatorillor
structura dosar, sub
bdosar, vo
olum. SMA
AE trebuie s
s permit
folosirea de
d
subdosarreivolumee,ntimpceepermiteuttilizatorilorssgndeasscntermeeni
dedosaree,doardaccaceastalisepotriveete.

Esena accestei cerine este c doar utilizzatorul poa

ate vedea ceea ce esste
esenialdiinpunctuld
devedereallprocesuluiideafaceri,,inuestempiedicatd
de
alegeripo
otenialaductoaredeconfuzie.

Paagina 40 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

3.3.4. SMAEtreebuiesacccepteconceeptuldevolumeelectronicedesch
hiseinchise
dupcumurmeaz:

potfideschisedoar celemaireecentcreatevolumen
ncadrulun
nui
subdosar;

trebuie s fie nchise

e toate cellelalte volume n cadrrul unui su
ub
dosar.

3.3.5. SMAEtreb
buiesmp
piediceutilizzatorulsadaugeacteelectroniceelaunvolu
um
nchis.

3.3.6. SMAE treebuie s peermit rolu

urilor de ad
dministrato
or s adaugge un volu
um
electronicclaoricesub
bdosarelectroniccareenuestenchis.

Procesula
adugriiun
nuinouvollumconst dinnchideereavolumu
uluicareesste
deschisnprezenticcreareaunu
uinouvolum
mdeschis.

ului de adm
ministrator s adauge
e subdosaare
3.3.7. SMAE treebuie s peermit rolu
oricruido
osarelectro
oniccarenu
uestenchiss.

3.3.8. SMAE treebuie s permit utillizatorilor s

s nchid un subdo
osar n orice
moment.

3.3.9. SMAEtreb
buiesnreegistrezedaatadeschideeriiunuino
ouvolumsauaunuisu
ub
dosarnm
metadate.

3.3.10.. Ori de ctte ori un no

ou volum sau
s subdossar sunt deschise, SMA
AE trebuie s
includau
utomatnm
metadatelessaleacelevvalorialedo
osaruluimaamcaresu
unt
comune(ccumedefin
nitnmodeluldemetad
dateMoReq
q2).

Actelentrrunvolum potfiacceesateindiferrentdacvvolumulestedeschissa
au
nchis.

eschis,SMA
AEtrebuiessiatribuieeautomatu
un
3.3.11.. Oridectteoriunvolumestede
identificattorcareesteeunicncadrulsubdo
osaruluimam.

Identificattorul poate fi o simpl

secven de numeree, ncepnd
d cu 1 penttru
fiecaresub
bdosar.

e data nchiderii volu

umului i dosarelor n
3.3.12.. SMAE treebuie s nregistreze
metadatelelor.

3.3.13.. Laclasificaareaunoracte,utilizattoruluitrebuiesisep
prezinteimp
plicitcelem
mai
recentcre
eatevolumeedinsubdo
osarulales.

3.3.14.. SMAE trebuie s perrmit crearrea de subdosare mu

ultiple desch
hise simultaan

Paagina 41 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

ntrundo
osar.
buiesperm
mitunuiro
oldeadministratorsteargunvvolumgol.
3.3.15.. SMAEtreb

3.3.16.. SMAE trebuie s perrmit unui rol de adm

ministrator s
s tearg un
u volum gol
g
sau i s redeschid volumul anterior n subdosar,, ntro singgur aciun
ne,
nregistrn
ndevenimeentulnevid
denadeauditare.

Aceast cerin
c
este prezent pentru
p
a co
orecta o ero
oare care a
a rezultat din
d
nchiderea
aincorectavolumului.

buiesperrmitcreareeaunuiablondesu
ubdosardeectreunrrol
3.3.17.. SMAEtreb
deadminiistratorpen
ntruoanum
mitclas,aastfelnct ablonulsspecifice ca
subdosarrul s fie crreate autom
mat pentru fiecare nou dosar care este creeat
ulteriornaceaclas..

Aceastaestedestina
atnprimu
ulrndpenttrumediul cumanageementdeca
az.
Caunexem
mplu,una
ablonntrocompaniedeasigurrripoatespeecifica,penttru
oclasrefferitoarela
aopolideeasigurare,,urmtoareelesubdosa
are:politiciii
amendam
mente, coressponden intern, co
oresponden cu mediici specialiti,
pli, alt
corespond
den cu cllienii. Ca urmare,
u
fieccare nou dosar
d
creat n
clasvafiiautomatcrreatnacesstesubdosa
are.

3.3.18.. SMAE treebuie s ncchid autom

mat toate subdosare
s
le dintrun dosar ori de
d
ctreorid
dosarulmam
mestench
his.

3.3.19.. SMAEtrebuiesperrmitutilizatorilorsn
nchidfiecarevolumn
nparte.

3.4Mentenan
naschemeiideclasificaare
Aceastseeciunence
epecucerinepentrureclasificareea,combinarea,divizarreaicopierreaclaselorr
(3.4.1pnla3.4.4).TToateacesttefacilitissuntinteniionatedoarrpentrucazzuriexcepionale,cum
m
arfifuziun
niinstituion
nalesaualtereorganizzri,saupen
ntruacorecctagreelileeangajailo
or,saucnd
d
schemadeeclasificarenusepotriivetefoartebineactivvitilor.Aceesteposibillitinusun
ntdestinatee
pentrufolo
osirecurent,ncadru
uluneische
emedeclasificarebineentocmit.Cerineleaartrebuis
fie citite m
mpreun cu
u prevederile de la 9.3
3.3. pn laa 9.3.4. Secciunea se ncheie

cu alte
a cerinee
legatedem
mentenanaaschemeid
declasificaree(dela3.4..17pnlasfrit).

Ref

Cerine

Testabil

3.4.1. SMAE tre

ebuie s permit unui rol de adm
ministrator s
s repoziio
oneze o clas
ntroscheemdeclassificaredintrosinguraciune.

n acest context, term

menul ,,rep
poziionare nseamn reclasificarrea clasei sa
au
utarea lor ntrun

alt punct al schemei de

d clasificarre.
dosarului, adic mu

Paagina 42 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Repoziion
nareapoateefilaacelainivelnscchemadecclasificaresa
aulaoricea
alt
nivel.Repoziionarea
aimplicun
nelecerine suplimenta
are,caresuntdescrise n
continuareenaceast
seciune.
ministrator s combin
ne dou clase
3.4.2. SMAE treebuie s peermit unui rol de adm
dintrosin
nguraciun
ne

naceast
cerin,termenul,,co
ombinaretrrebuienellesdupcum
murmeaz:

dacocla
asestecom
mbinatcuo
oaltclas,,

toi suborrdonrile i
coninutu
ul clasei an
nterioare sunt
s
reloca
ate
astfel nc
t s devin subordon
nrile i con
ninutul cellei dea dou
ua
clase;

primaclassestenchis.

3.4.3. SMAEtreebuiespermitunui roldeadm

ministratorssdivido clasndou
pridintrrosinguraaciune.

naceast
cerin,teermenul,,diividetrebu
uienelesd
dupcumurrmeaz:dac
oclassedivide:

onoucla
asestecreeatcaocllasfiica aceleiaicla
asemam ce
conine ii clasa diviizat (ceea
a ce presup
pune toate cerinele de
d
creare a unei noi clase, cum
m ar fi ca
aptura i preluarea
p
d
de
metadate));

utilizatoru
ul specific un punct n coninu
utul clasei care trebu
uie
divizat;

tot coninutul clasei din spatelee acelui pun

nct (adic avnd
a
un co
od
aremaima
are)esterelo
ocatctren
noucreatacclas.
declasifica

coninutullclaseicareeestediviza
atpoatefiideoricefeeldeconin
nut
permis,respectivclasse,dosaresauacte.

ministrator scopieze oriceclas n

3.4.4. SMAEar trebuispeermitunuiroldeadm
e.
interiorulschemeideeclasificare dintrosingguraciune

n aceast
cerin, termenul
t
,,ccopie trebuie neles ca semnificnd creareea
unei copiii a clasei i
a ntreg coninutulu
ui ntrun alt punct din
n schema de
d
clasificaree, lsnd orriginalul la locul su. Copia poa
ate fi la accelai nivel al
schemei de
d clasifica
are sau la orice alt n
nivel. Copia
a implic unele
u
cerin
ne
suplimenttare,caresu
untdescriseencontinua
arenaceasstseciunee.

Aceastfa
acilitateesttedestinat
afiutilnmomentu
ulmultiplicriiramurillor
unei scheeme de cla
asificare, o
o aciune ccare este uneori cerrut cnd se
proiecteazzopartea
auneischem
mecarenussebazeazpefuncii.

Paagina 43 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Utilizarea exportului urmatde importnu vaficonsid

deratsuficcientdefacil
pentruassendepliniaceastcerrin.

t
s se
s asigure c
3.4.5. Dac o claas este reepoziionat sau copiaat, SMAE trebuie
noile dosaare copiate sau repoziiionate i ntregul

lor coninut sunt reclasaate

cu codurile de clasiificare coreespunztoare noii lor poziii din
n schema de
d
clasificare.

Aceasta nseamn

c fiecaree clas, dosar,

d
subdosar, vo
olum, act i
componen
ntcareestterelocatssaucopiat
primeteu
unnoucod declasifica
are
iuncodd
declasificarrecucalifica
ativecompllete.

Regulile pentru
p
aloccarea de no
oi coduri su
unt aceleai ca reguliile care ar fi
urmatelacreareadenoiclase,d
dosare,acteeetc.

3.4.6. SMAE nu trebuie s cear unui rol de aadministrattor care repoziioneazz,

mbinsauccopiazclassesdesfoareaciun
niseparatedeimportaare
divide,com
iexportare.

Esena acestei cerine este uurrina n folo

osire; utiliza
atorii nu treebuie obliga
ai
aciunineassociatescop
puluipentru
uaatingea
acelscop.
sexecuteeoseriedea

3.4.7. SMAEnutrebuiespermitnicciorepoziiionaresauccopierecareargeneraao
ntrar regulilor impliciite din mod
delul entitaate
structur de date caare este con
relaie Mo
oReq2 (vezzi seciuneaa 13.2) sau explicite din
d alte cerrine. n mo
od
specific,nutrebuiespermitn
niciorepoziionarecareearputearrezultan:

stocareao
oricruisubdosardintroclasasschemeideclasificarece
a fost configurat s
s nu perm
mit subdo
osare sau volume (veezi
3.1,3.3.2,3
3.3.3);
cerina3.3

stocareao
oricruiact directntroclasce coninedejjadosaresaau
invers.

stocarea oricrui
o
do
osar ntro clas care conine deeja clase saau
invers.

3.4.8. SMAE trebuie s se asigure c n timpull relocrii toate

t
actelee electronice
rmncorrectalocateeclasei(lor)i/saudosaarului(lor)carea(u)fosstrelocate(ee);
icoriceecopieaoriicruisubd
dosar,volum
midosarrrmncorecctrelaionaate
(legate).

3.4.9. SMAE treebuie s see asigure c n timp

pul copierii, toate co
opiile actelor
electroniccermnco
orectalocatenoilorcop
piialeclaselori/saudosareloric
toatecopiiileoricruisubdosar,volumsaudosarrmncorectreelaionate.

3.4.10.. Dac vreo clas, dosar,

d
volu
um, subdo
osar sau act sunt relocate saau
osarnchistrebuiesrmnnchis,pstrnd
dreferinalor
reclasificate,oricedo

Paagina 44 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

dinschem
madeclasificcare(coduldeclasificaare)anteriorschimbrii.
oclas,volum,subdossarsauactssuntrelocattesaureclasificate,orice
3.4.11.. Dacvreo
dosardescchisvatreb
bui:

ori s fiee nchis, pstrnd refferina din schema de

d clasificaare
anterioar schimbrrii i s prrimeasc n
n metadate
e o referin
n
ncruciatctreunn
noudosardinschemam
modificat;

orisprim
meascoreeferinnsschemamo
odificat,daarobligatorriu
s rein n metadatte toate refferinele din schema de clasificaare
anterioarschimbriii,

conformd
decizieirolu
uluideadmiinistratorcaaredesfoarrepoziiionarea.
3.4.12.. Atuncicn
ndclaselessuntrepoziionatesaucopiate,SM
MAEtrebuiiesactiveze
motenireea opional a metad
datelor apaarinnd claaselor i a coninutului
acestora(sauacopiilor)dinnoileclasemam
m.

Aceastcerininclu
udeelementteprecum autorizaii deaccesi clasificri de
d
securitatee.

oclaseste repoziionaatsaucop
piat,SMAEEtrebuiespoataplica
3.4.13.. Dacvreo
orice proggramare dee pstrare i
dispoziie ce poate fi
f motenit, de la noua
clasmam
m ctre clasele repoziionate saau copiate i ctre co
oninutul lo
or,
suplimenttarfadep
programriledepstraareidispozziieexistente.

Aceasta este
e
o miinim funccionalitate cerut; SMAE
S
poatte oferi allte
posibilitisuplimenttarepentruaabordareeguliledep
strareidiispoziie.

Aceastceerinpoatecauzacon
nflictentrereguli;dac
aparconfflicte,acesteea
trebuietra
atateasem
mntorcusspecificaiileedinseciu
unea5.1(nspecial5.1
1.8
i5.1.33).

c
este repoziionaat sau cop
piat, SMA
AE trebuie s
3.4.14.. Atunci cnd orice clas
nui rol de administrattor s intro
oduc motivaia repo
oziionrii saau
solicite un
copieriinmetadate.

Introducerrea unui motiv

m
este obligatorie,
o
deoarece aceste
a
repo
oziionri sa
au
copieri su
unt excepiionale, fiin
nd potenia
al periculoa
ase pentru integritateea
actelorda
acnusuntadministrattecuateniie.

3.4.15.. Atunci cn
nd vreo claas, dosar sau
s act sun
nt repoziionate sau co
opiate, SMA
AE
trebuie s nregistreeze situaiaa lor anterior repoziiionrii sau copierii n
evidenad
deauditare.

3.4.16.. Atunci cn
nd orice claas este rep
poziionat sau reclasificat, SMA
AE trebuie s
nregistrezzevalorilormetadatelo
orloranterioarerepozziionrii.

Paagina 45 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Ambeleceerinedema
aisussprijin
nnevoiad
deaputeasstabiliistoriiculactelorce
aufostrep
poziionate..

ministrator s marcheeze clasa saau

3.4.17.. SMAE trebuie s permit unui rol de adm
dosarulcaainactiv,peentruapre
eveniaduggareadeno
oidosarelaclassaud
de
actelaresspectivuldo
osar.

3.4.18.. SMAEartrebuispermitunuiroldeadmiinistratorsteargoclasgoal..

3.4.19.. SMAEtreb
buiesmp
piediceterggereaunuid
dosarelectronicsauaoricreipri
dinconin
nutulsunoricemomeent.

Aceastceerinestessupusexceepiilornca
azul:

disstrugerii, n conformita
ate cu prog
gramarea de pstrare i dispoziiee ,
aa
acumesteexplicatla5
5.1.25.
sau
teergerii de ctre
c
un ro
ol de admin
nistrator, ca
a parte a procesului
p
d
de
au
uditareveeziseciunea9.3.
3.4.20.. SMAEtreb
buiesperm
mitunuid
dosarelectrronicsfienchisdectreunrold
de
utilizator.

Aceastceerineste diferitde ceadinMo

oReq,care limitaacea
astfuncie la
administra
atori.

unuivolum alunuidossarelectron
nic
3.4.21.. UnSMAE artrebuispermitnchidereau
n mod au
utomat la n
ndeplinirea criteriilor specificate,, definite laa configurarre,
careinclud
dcelpuin:

volumedeelimitateprrintrodatlimitanuaal;deexem
mplu,sfrittul
anului calendaristic, al anului financiar, sau a unui ciclu anu
ual
definit;

perioada de
d timp dee la un even
niment specificat; de exemplu,
e
cea
mairecentadugare
eaunuiacttelectroniclavolum;

numruld
deacteelectronicecon
ninutenvo
olum.

ale, de pild
d atunci c
nd mrimeea
Alte criterrii sunt de dorit, n sittuaii specia
volumuluii atingecapacitateadeestocaread
discului.

ub
3.4.22.. Un SMAEE trebuie s fac acccesibil coninutul claselor, dossarelor, su
dosarelorivolumelo
ornchiselaafelcaipeentrudosarreledeschisse,fraface
niciodiferenierenttredeschissinchis.

Altfel spuss, utilizatorrii care cau

ut sau parrcurg inform
maia folosiind SMAE nu
n
trebuie s
fie avertiizai c dossarul etc. este
e
nchis sau desch
his; i trebu
uie

Paagina 46 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

aplicateaceleaifacillitidecu
utareiregu
ulideacces..
uciate(adic
3.4.23.. SMAEarttrebuispeermitutilizzatorilorscreezerefferinencru
legturide
etipul:vezzii)ntred
dosarelenrudite.

3.4.24.. SMAE ar trebui

t
s aib capacitatea de a crea
c
multip
ple intrri pentru
p
un act
a
electronicc nmai mu
ulteclase,d
dosare, subdosareivvolume elecctronice,fr
duplicareaaactelorsauadocumeentuluipecaresebaze
eaz.

MoReq2 nu
n specific cum treb
buie realiza
at aceast
cerin. O cale de a
satisfacea
aceastcerrinarfis
sefolosea
ascindicattori(pointerrs)lacaptu
ura
maimulto
oractepeba
azaaceluiaidocumen
nt.

3.4.25.. SMAEtreb
buiesfurn
nizezeroluluideadministratorin
nstrumente deraportaare
cuscopsttatisticdesp
preaspecte
elelegatedeactivitateeadincadru
ulschemeid
de
clasificare, incluznd numerulimrimea claselor,do
osarelor,vo
olumelor su
ub
dosareloriaactelorrcreate,nchisesauteersentroaanumitperrioad.

Raportareeaartrebuisfietotal
saupeoriicareutiliza
atorsauclass.

3.4.26.. SMAEarttrebuisfurnizezecap
pacitiderraportareadhocasup
praaspectelor
activitiidincadrulsschemeideclasificare.

3.4.27.. Orice utilizator care opereaz cu o clas, dosar sau act trebuie s poaat
dateleiclaasa
descoperi contextulaaceleiclasee,dosarsauact,altfelsspusmetad
trebuie s
s poat naaviga ctre aceti prini din class,
sau dosarrulmam; i
dosarsauact.

Trebuie s fie posib

bil s se descopere
d
contextul fr
f
a fi nevoie
n
s se
prseasccclasasau
udosarul,d
deomanierrcaresp
permitcaa
activitatea cu
respectivu
uldosarsffiecontinua
atfrntrrerupere.

3.4.28.. Oridectteoriuncu
uvntcheie alunuidossarestesch
himbat,SMA
AEtrebuie s
soliciteun
nuiroldead
dministratorsintrodu
ucunmotivvpentruschimbare.

3.4.29.. Oridectteoriuncu
uvntcheie alunuidossarestesch
himbat,SMA
AEtrebuie s
soliciteun
nuiroldead
dministratorsintrodu
ucunmotivvpentruschimbare.

Aceste monitorizri ale modifiicrii cuvin

ntelor cheiee sunt ceru
ute pentru a
prentmp
pinarisculccaacteles
fieascunseeprinschim
mbriledeccuvintecheie.
Deoarece cuvinteleccheiesuntfo
folositepentruaregsiactele,estenecesar s
fie urmriite orice modificri prroduse asup
pra cuvintelor cheie pentru a eviita
posibilitattea ca un utilizator
u
s
ncerce s
ascund un act prin
n modificareea
cuvintelorrsalecheie.

Paagina 47 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

4.C
Controlisecuritatte
Acest capitol aduce laolalt
l
cerrine pentru
u o gam laarg de ele
emente de control refferitoare laa
urnizeaz caracteristic
c
ci necesarre pentru proteciaa
securitateaa actelor. Aceste cerine fu
caracteristticiloractelo
oraacumssunteledeffinitedeISO
O15489(se
eciunea7.2
2.).
Este esenial pentru organizaii s fie capaabile de a controla cine are permisiunea de
d a accesaa
actelein
ncesituaii,deoarece documente
elepotcon
ninedatep
personale,ccomerciale//economicee
sausecreteeoperaion
nale.
Poate fi deeasemeneaa necesarcca restriciile asupra acccesului s fie aplicate
e utilizatorilor externi..
De pild, n unele ri n care legislaia cu
u privire la libertatea de informaare permitee accesul laa
anumite acte publice
e, utilizatorii pot dori s
s vad anu
umite acte.. De asemeenea, unele organizaiii
opriului dep
pozitului SM
MAE n comun cu orrganizaiile partenere..
pot dori ss pun pri ale pro
Cerinelep
pentruacesteelementeedecontro
olsuntlistattenseciun
nea4.1.
Oriceacceslaacteilaalteactivviticareleeimpliciladocumen
ntaiasaulaadatenrud
ditetrebuiee
neasfien
nregistratenevidenadeauditaree,pentruaasiguraadm
misibilitateaajuridicii
deasemen
pentruaajutalarecu
uperareadaatelor.Cerin
nelepentru
uacestecontroaleale evideneid
deauditaree
principaal caracteristicilor dee
sunt listatte n seciiunea 4.2; aceste ceerine se aadreseaz n
autenticitaateiintegritatealeacttelor,aacu
umsuntdeffinitenISO
O15489(secciunea7.2)).
Securitateaaactelorin
ncludedeassemeneaicapacitateeadealeprotejadeccderilede sistemprin
n
intermediu
ul copiilor de
d siguran i capacitii de reccuperare a actelor din
n copiile dee siguran..
Aceste cerine sunt listate n seciunea 4.3; acestee cerine sunt
s
legate de caractteristica dee
utilizabilitaateaactului,definitn
nISO15489
9(seciuneaa7.2).
Actelevitaalesuntactteleeseniaalepentrum
misiuneaorrganizaieii trebuiesfierecuperaterapid
d
dupdezasstru.Acesteeasuntprezzentatensseciunea4.4.
4.1Acces
Organizaiiiletrebuiesscontrolezeaccesul laacteleloriaceastaaseproduceenmodob
binuitprin
n
specificareeaiimplem
mentareadeepoliticideesecuritatee,adicacce
esullaacteeesteacord
datpebazaa
rolului pe care l joacc n activittate o perso
oan din caadrul organ
nizaiei. Utilizatorii sun
nt de obiceii
uri de acces se acord simultan pentru un numr de ssisteme alee
administraai centralizat i dreptu
corporaiei,incluznd
d,darnunumai,pentru
uSMAE.
Nuesteco
onsideratb
bunpractiicadministrareaperm
misiunilord
dintrunSMAEdoarprrinalocareaa
de permisiiuni individuale anumiitor utilizatori pentru entiti speecifice. Drep
pturile de acces
a
vor fii
prinurmarrenmodn
normalacorrdatepentrrurolurii/ssaugrupuri,pentruallepermiteaacestoras
salvezeissoperezeccuacteledinanumitecclasesaudo
osaredincaadrulschem
meideclasifficare.

Paagina 48 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

n plus fa de acorrdarea acceesului la an

numite prri din scheema de claasificare, p
permisiunilee
restricioneazdeaseemeneaaciunilepecaareunutilizzator,rolsaugruplepoatedesfuraasupraa
marfiinspe
ectareamettadateloriaconinuttuluilorim
modificareaa
entitilor dincadrul SMAE,cum
nanumitfel.
sautergereaacestora,icreareaasauvizuallizareaentittilordeun
De exemp
plu, un rol de utilizattor poate cuta
c
i citti acte, darr securitateea bazat pe
p roluri a
a
organizaieeipoateresstrngecap
pacitiledeecutareaidecitireaaleunorsubseturiparticularealee
schemeideeclasificaree.
Permisiunile pot fi acordate grupurilor
g
i
pot fi motenite
m
d membrii grupului. Aplicareaa
de
ntete ad
dministrareea SMAE n
n
permisiuniilor la nivell de grup i nu la nivel de utilizator mbun
timp,cnd
dnoiutilizattorisosesc,iutilizatorriiexistenisseschimbsaupleac.
Prin atribu
uirea de rolluri n SMA
AE, permisiu
uni multiplee pot fi aco
ordate auto
omat unui utilizator ii
unui grup. Mai trziu
u,atunci cn
nd utilizato
orulsaugru
upul sunt sccoasedin ro
olul pe caree lau avut,,
toateperm
misiunilesun
ntautomatscindate.
SMAE treb
buie s fie capabil s limiteze seetrile acesstor drepturi de access la anumite roluri. n
n
tabeluldin
n13.4,esteindicatcaaceastatrib
buieapariinerolurilorrdeadministrator.
Este de o
observat to
otui c ro
olurile de administrattor doar implementeeaz, din perspectiva
p
a
sistemului,, deciziile politice
p
alee conduceriii superioarre. Politicile
e de securritate i atrribuirea lorr
utilizatorilo
orfinaliind
dividualise bazeazn modobinuitpenevo
oiledinactivvitatealeu
utilizatorilorr
de a accessa informaiile, politicaa organizaiei asupra actelor
a
i le
egi i regulaamente, cum ar fi legii
asupra lib
bertii de informare,, legi de protecie aa datelor personale, legi ale arhivelor
a
ii
regulamen
ntealeindusstriei;laaceesteasefaccereferiren
nseciunea11.5.
nanumiteemedii,perrmisiuniled
deaccesdin
nSMAEsun
ntadministrrateintegraaldininteriorulSMAE..
naltele,aanumiteperrmisiunisun
ntadministratefolosin
ndsoftwareeuriseparate,cumar fiutilitilee
sistemului de operaree al reelei. Ambele sunt acceptabile pentrru conformitatea cu urmtoarelee
cerine.
Rolurileideentificateaaudoarunccaracterde
eexemplificcare.Artreb
buicaorganizaiiles stabileasc
numruliistructurarrolurilorpe careleutillizeazsau dacfoloseetevreunrrol,nconfo
ormitatecu
u
cerinelep
proprii.

Ref

Cerine

Testabil

4.1.1. SMAE treb

buie s nu permit nicci unei perssoane s deesfoare o
o activitate n
cadrulunu
uiSMAEdectdacpeersoanaesteeunutilizattorautentifficabil,cares
aidentificatiautenttificatcusucces.

MoReq2 nu
n specific
naturameecanismuluiideautenttificare.n multesitua
m
ii,
unnumed
deutilizatorrioparol
suntconsiideratecaffurnizndoautentifica
are
suficient.. Organizaiile care fo
olosesc MoR
Req2 pentru
u scopuri de
d achiziii au
a
nevoiesseasigureccunnivelccorespunztordeautentificareesteinclus.

olului de administrato
or s atribu
uie accesul la
4.1.2. Un SMAE trebuie s permit ro
or i/sau gru
up
acte, subdosare, dosare, clase i metadatte unui rol de utilizato
deutilizatorispecificaatipentruanumitepeerioadedetimp.

Paagina 49 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

4.1.3. SMAE nu trebuie s introduc o limit a numrului de roluri care poate fi

configuratt.

4.1.4. SMAEtreb
buiespermitunuirroldeadministratorsseasigureementenan
na
permisiun
nilor pentrru toate rolurile i grupurile. Aceasteaa determin
funcionallitile,elem
mentelede metadate, actelesau dosarelelaacarerolurile
igrupurileauaccesitipuldeaaccespermis.

4.1.5. SMAEtreb
buiesperm
mitrolurilordeadministratorsfoloseascpermisiunile
pentrua:

restricion
naaccesullaaanumited
dosaresauaacte;

restricion
naaccesullaaanumitecclasedinsch
hemadeclaasificare;

restricion
na accesul n
conformitate cu au
utorizaiile de
d securitaate
aleutilizattorilor(acolloundeesteecazul);

restricion
naaccesullaaanumiteccaracteristicciifuncii (deexemplu,
actualizareei/sautergereaanum
mitorelemeentedemeetadate);

negaaccesuldupoaanumitdat;

permiteacccesuldupodatspeecificat.

Permisiunileartrebu
uisfiefolo
ositepentru
uaalocaacccesulncon
nformitate cu
politiciled
desecuritateealeorganizaiei

Niveluldedetalierecerutesteindicatnsecciunea13.4
4

4.1.6. SMAE ar trebui s permit configurareea de activare a acccesului prrin

intermediuluneilogrilaoreeaaintegrat..

4.1.7. SMAE trebuie s perrmit roluriilor de adm

ministrator s
s adauge i s nltu
ure
utilizatoriiinidinro
oluriigrupu
urinoricemoment.

Se acceptta ca rolu
urile de ad
dministrator s admiinistreze grupurile prrin
intermediu
ulunuisoftwareseparratdeadmin
nistraread
directoarelorr.

d
ro
oluri de adm
ministratorii a
4.1.8. SMAE trebuie s perrmit alocaarea ctre diferitele
or de adm
ministrare asupra
a
difeeritelor secciuni ale schemei de
d
drepturilo
clasificare.

Pentruexeemplificare,,vezimodelluldecontrrolalaccesu
uluidinseciunea13.4.

4.1.9. SMAEtreb
buiespermitrolurillordeadmiinistratorsmarchezeeunutilizattor
individualcainactiv,fraterggerespectivvulutilizatorrdinsistem.

Se acceptta ca rolu
urile de ad
dministrator s admiinistreze grupurile prrin
intermediu
ulunuisoftwareseparratdeadmin
nistraread
directoarelorr.

Paagina 50 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

4.1.10.. SMAE trebuie s peermit rolurrilor de administratorr s defineasc aceleaai

ntrurolurileedeutilizato
or,ctipe
entruutilizatori.
funciidecontrolpen

Aceastca
aracteristicpermiterrolurilordea
administrattorisadministrezeis
ntreinm
maidegrabunsetlim
mitatdedreepturideacccesalrolurrilordectu
un
numrma
aredeutilizzatoriindividuali.Exem
mplederolu
uripotincludemanageeri,
funcionarrprivindrezzolvarearecclamaiilor,analistdessecuritate,a
administrattor
debazdeedate.

4.1.11.. SMAEtreb
buiesfieccapabilsapliceseleciialecerinelordeacccescaresn
nu
fielimitateencadrulu
unuirol.

Pentruexeemplevezisseciunea13
3.4.

Exempled
degrupuria
arputeafiR
Resurseleum
mane,Echip
padenordd
devnzri.

4.1.13.. SMAEtreb
buiesperm
mitunuiuttilizatorsffiemembru
ualmaimulltorgrupuri.

4.1.12.. SMAE treebuie s permit unui rol de adm

ministrator s seteze i
s ntrein
grupuriled
deutilizator.

Este posib
bil ca unii utilizatori
u
s
aib cerin
ne diferite de acces pentru diferiite
prialesschemeide clasificare. ntoateca
azurile,utilizzatoriivorffialocaiun
nor
grupuri dee ctre rolu
urile de adm
ministrator,
r, ca rspun
ns la nevoille i politiccile
activitii.

4.1.14.. SMAE trebuie s perrmit rolulu

ui de administrator s seteze liste adhoc de
d
utilizatori individuali, cu scopul de a controla accessul la anum
mite pri ale
a
schemeid
declasificareesauacte.

4.1.15.. SMAE trebuie s rezzerve funciile sistemu

ului i even
nimentele asociate
a
do
oar
pentrurolluriledeutilizatori.

Aceast cerin
c
este necesar pentru
p
a p
stra caracteristica dee autoritatee a
acteleelecctronice.

buiesperrmitdoar roluluideaadministratorssetezeprofilurid
de
4.1.16.. SMAEtreb
utilizatorisaloceu
utilizatoriictregrupurriiroluri.

Vezideassemeneaisseciunea13.4.

4.1.17.. SMAEtreb
buiesperrmitrolurilorcarersspunddean
numiteacteesspecifice
cealiutilizatorisauggrupuripotaccesaresp
pectiveleaccte.

Vezi glossarul penttru semnifficaia n cadrul MoReq2

M
a termenullui
a
responsa
abil. Dac
politica organizaio
onal perm
mite, resp
ponsabilitateea
trebuies
aparinro
oluluidead
dministratorr.

Paagina 51 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

4.1.18.. SMAE trebuie s resstricionezee capacitateea de a facce schimbri, cum ar fi

ofilurilor grupurilor,
g
adugareaa, modificaarea i teergerea pro
rolurilor saau
utilizatorillorpentrurroluriledeaadministrato
or.

Aceasta in
nclude atrib
bute cum ar
a fi dreptu
uri de accees, autoriza
aii, alocri i
administra
aredeparo
ole.

4.1.19.. SMAEtreebuiesperrmitroluriloradminisstrativesssetezeis administreze

reguli pen
ntru a gestiona accesu
ul utilizatorrilor la funcciile SMAEE, astfel ncct
diferitele rolurisaib
baccesla diferiteleccombinaiid
defuncii.SSMAEtrebu
uie
spermitcaasemeeneareguli sfiesetattelacelmaaimic nivelldedetalieere
(adicmrimeadivizziunii)artatntabelaailustratd
dedrepturi deaccesd
din
seciunea13.4.

Diverse orrganizaii au
a diverse cerine
c
funccionale de control al accesului.
a
N
Nu
esteprinu
urmarepotrrivitonceercaredead
definiunmodelgeneriic.Caurmarre,
aceastceerinspeciificnschim
mbnivelul dedetaliua
alcontrolulluipecareu
un
SMAEtreb
buieslofeere.

4.1.20.. SMAEtrebuiesperrmitrolurillordeadmiinistratorscreezeroluriadiionaale
n13.4.
pentrucelleartaten

O organizzaie poate defini rolu

uri cu drepturi de accces specifice, cum ar fi:
lucrtordeecaz,mana
ageretc.

programare
eaaplicaiei(API)penttru
4.1.21.. SMAEartrebuisfurrnizezeointerfadep
plicaiesisteem.
afurnizaaacceslaacteeprininiiereaaciuniiidinaltap

4.1.22.. Dacunu
utilizatordeesfoaro cutaredeeconinut((nmodobiinuit,darn
nu
necesar,o
ocutarein
ntegralsau
uliberatextului),SMA
AEnutrebu
uiesinclud
d
nlistaderezultateniciunactpentrucareu
utilizatorulnuareperm
misiuneadeea
ninutul.
vedeacon

Aceast cerin
c
estee necesar pentru a mpiedica

u
utilizatorii
s
s foloseasc
cutaread
detextpen
ntruacerceetaconinuttuldocumentelorlaca
arenuleesste
permisacccesul.

4.1.23.. Dac un utilizator ssolicit acccesul, naviggarea sau cutarea, fr

f
a cu
uta
obiect,cum arfiact,volum,subd
dosar,dosaarsauclas la
coninutul,oricruio
unedeaccees,SMAEtrebuiesfu
urnizezeun
nul
careutilizatorulnuaarepermisiu
r
(rspunsu
urile trebu
uie selectaate la daata
din urmtoarele rspunsuri
configurrrii):

snufurn
nizezenicio
oinformaieedespreob
biect,astfel nefurnizn
nd
nicioindiccaiedaco
obiectulexisstsaunu,

confirm existena i
(opional) deinto
orul obiectu
ului (afieaz
s
sau allte
dosarul sau identificatorul acttului), dar nu titlul su
metadate;;

Paagina 52 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

afieaz titlul,
t
genul entitii (clas, act etc.), dataa crerii i a
deintoru
ului;

afieaztitlulialtem
metadatealleobiectulu
ui.

Opiunea de la prima bulin a acestei cerrine specifiic acelai rezultat ca i

utareanco
oninut(vezzi4.1.22).C
Celelalte3o
opiunioferrintenion
nat
pentrucu
alteposibiliti,potriivitepentruuneleorga
anizaii;acessteasuntprrezentatea
aici
nordinea
ainversassecuritii.A
Acesteaar trebuisfiieconfigura
atederolurrile
deadminiistrator.

Aceste cerrine se aplic doar n

ncercrilor de acces ca
are nu implic cutareea
coninutullui unui act. Cutrilee n coninu
utul actuluii sunt trata
ate n 4.1.2
22,
mpreuncucareaceeastcerinartrebuicitit.

c rspunssurile speciificate n 4.1.23

4
s fie
f
4.1.24.. SMAE arr trebui s permit ca
selectatepentruoclaascaoalternativlaconfigurareeageneralasistemulu
ui,
nmomen
ntulconfigurriisaumaaitrziu.

4.2.Evidenad
deauditare
e
O eviden de auditare este o
o mrturie a aciunilo
or desfuraate care im
mplic SMA
AE. Aceastaa
include acciunile dessfurate de ctre rollurile de ad
dministrato
ori sau de utilizatori sau
s aciunii
iniiateauttomatdectreSMAEccaefectalu
unorparam
metriidesisttem.Veziglosaruldelaaseciuneaa
13.1pentruodefiniieeoficial.
Evidena de
d auditare
e indic n ce msur regulile de
d activitatte au fost urmate i asigur c
activitateaneautorizaatpoatefiidentificatiurmrit.
Pentruasprijinirspunderea,essteesenial caSMAE sfiecapabilsnreggistrezeneevidenadee
orice aciunee n care orice grad de
d prelucrarre automat sau asistat de calcculator estee
auditare o
implementtatninterriorulsistem
mului.Seciu
unea10.5A
Activitatead
decazfurniizeazexem
mplepentru
u
oastfeldeinterfa.
Evidena d
de auditaree este un factor
f
esen
nial pentru
u a permite
e SMAE s ndeplineaasc acestee
cerine priin pstrareaa unor nreegistrri com
mplete a tu
uturor aciunilor desfurate asup
pra fiecruii
act(supuseeconstrnggerilorlanivveldesecurritateamed
diuluitehnicc).
Volumulin
nformaiilorrdineviden
nadeaudittarepoated
devenifoarttemaredacctoateaciunilesuntt
auditate. C
Ca urmare, n unele implementri, conducerea poate
e decide daac aciunile selectatee
trebuiesnufieincluseneviden
nadeaudittare(dupd
datadecizieei).
n multe im
mplementri, evidenaa de auditaare online este
e
transfeerat period
dic n depo
ozite offlinee
exemplaru
ulofflinefiin
ndsupusttergeriidacicndactelerelevaantesuntieleselecionate;sau
u
dacicn
ndpoliticileilegislaiapermit.
Acesteasu
untsubiecteedepoliticaaadministrativi/sau
ucerineleggaleidere
eglementarre.MoReq2
2
prin urmarre include cerine
c
de sistem
s
care
e s permit asemenea aciuni, dar
d nu stabilete n cee
msuraceesteasuntffolosite.

Paagina 53 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

4.2.1. SMAE tre

ebuie s pstreze o eviden de auditare nechimbat
n
, capabil s
capturezeisstocheezeinformaaiidespre:

oriceaciu
unedesfu
uratasuprraoricruiaact,grupare
esauschem
m
declasificaare;

utilizatoru
ulcareadessfurataciunea;

dataioraaaciunii.

Pentruexeemplificare,,aciunilenregistrate deevidenadeaudita
aretrebuie s
includ,da
arnutrebuiesselimiitezela:

capturatu
uturoractelorelectroniice;

reclasifica
areaoricruiactelectro
onicncadru
ulschemei((vezi3.4.1);;

orice sch
himbare assupra oric
rei progrramri de pstrare i
dispoziie;;

orice aciu
une de reviizuire a disspoziiei dessfurat de
d rolurile de
d
administra
ator;

aplicarea sau anularrea unei susspendri dee dispoziiee asupra un

nui
dosarelecctronic;

orice mod
dificare pro
oduc oric
rei metada
ate asociatte cu clasele,
dosareleeelectronicessauacteleeelectronice;

amendareeasauterg
gereametad
datelordecctreunutillizator;

schimbrillefcutepeentrupermissiuniledeacces;

crearea,a
amendareassautergerreaunuiutillizatorsauu
unuigrup;

exportulsa
autransferul;

creareaun
neiprezent
ri;

tergerea//distrugerea
aactelor.

Termenul ,,neschimb
bat din aceast
a
cerin nsea
amn c trrebuie s fie
f
imposibil pentru oricce utilizato
or s schim
mbe sau s
tearg orice
o
parte a
evidenei de auditaree. Nivelul de
d asiguraree care poatte fi atins va
v depinde de
d
niveluldesecuritatea
alsistemulu
uideoperarredebazideaplicaiadesistem
m.

Evidenad
deauditareepoatefi,to
otui,supussreorganizriii/sau
ucopieriintr
o stocare offline dacc este ceru
ut, de pild
, de un sofftware de baze
b
de datte,
atttimpctintegrittateasarm
mneintact.

4.2.2. Acolound
deSMAEaccepttranssferuldatelo
ordinevide
enadeaud
ditarectreeo
stocare offline,
o
SM
MAE trebuie s accepte procese securiizate penttru
administraarea datelo
or offline i
s demo
onstreze cum datele offline
o
pot fi
readuselaamomentulinmanierasolicitatt;iSMAEtrebuies seasigure c

Paagina 54 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

nu este posibil
p
ca acest
a
mecaanism s fie folosit ca un mijlo
oc de a ocoli
controalelle impuse de
d SMAE (d
de exemplu
u, prin simp
pla mutare a datelor din
d
evidena de
d auditaree n afara SMAE
S
i mo
odificarea saau tergereea acesteia n
exteriorulsistemului)).
4.2.3. SMAE ar trebui s poat
p
nreggistra autom
mat n evid
dena de auditare orice
accesare a
a vreunui act
a sau grup
pri i dac accesul a fost fcut pentru a ciiti,
tiprisaupentruoalttformdeeprezentaree.

Aceast cerin
c
este necesar, n mod norrmal, doar n mediile cu securita
ate
sporit.

nfiguraincct
4.2.4. Parametriievidenei deauditareeaSMAEtrrebuiesfieastfelcon
rolurile de administtrator s poat
p
confiigura ce aciuni suntt nregistraate
automat.

4.2.5. Toateschimbrilepaarametrilor dinevidenadeauditaretrebuieelarndullor

sfienreggistrateneevidenadeeauditare.

Nu trebuiee s fie possibil nicioda

at ca audiitarea schim
mbrilor din
n evidena de
d
auditaressfientrerrupt,astfelnctSMA
AEsnusenregistrezzeneviden
na
deauditarrecinearea
alizatmodifficareaic
nd.

4.2.6. Odat ce parametrii evidenei de auditarre au fost setai,

s
SMA
AE trebuie s
nregistrezzeautomattaciunileitrebuiesstocheze informaia despreele n
evidenad
deauditare.

4.2.7. SMAE treebuie s menin evid

dena de auditare pentru att timp
t
ct esste
considerattnecesarprinpoliticaorganizaieidepstrarreadocumeentelor.

Aceasta va
v fi adesea
a cel puin durata dee via a actelor
a
la ca
are se refeer
evidenad
deauditare..Totui,potexistasitu
uaiincarealtepoliticiiseaplic,d
de
pild controlul perio
odic al evid
denei de auditare,
a
urmat
u
de distrugerea
d
i
nlocuireaprintruncertificatdecontrol.

4.2.8. SMAE trebuie s nregistrezee n evideena de auditare toaate aciunile

a
volumelor, su
ubdosarelo
or, dosarelo
or, claselor i
desfuratte asupra actelor,
termenelo
or de pstrare i dispo
oziie, indifferent dac aciunea a
a afectat una
saumaim
multedintreele.

4.2.9. SMAEtrebuiesnsccrienevideenadeaud
ditaretoateeschimbrilevalorilord
de
metadatecareseaplicelementtelorlistateenmodeluldemetadaateMoReq2
2.

4.2.10.. Orice adn

notare sau modificare adus unu
ui act trebu
uie s fie n
nregistrat n
evidenad
deauditareaactului.

4.2.11.. SMAE treebuie n mod

m
automat s nscrrie n evide
ena de au
uditare toaate
schimbrileadusepaarametriloradministrattivi.

Paagina 55 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

De pild, dac un rol

r de admiinistrator schimb
s
permisiunile de
d acces sa
au
neideauditare.
reconfigurrareaeviden

na de aud
ditare s fie
f
4.2.12.. SMAE treebuie s see asigure ca datele din eviden
s
disponibilee pentru in
nspecie la cerere, asttfel nct un anumit eveniment
e
poatfiid
dentificatitoatedatelenruditessfiefcuteeaccesibile..

4.2.13.. SMAE trebuie s incclud caracteristici carre s perm

mit tuturorr utilizatorilor
autorizai,, chiar i ceei care sunt puin sau
u deloc fam
miliarizai cu
u sistemul, s
cauteinfo
ormaiilenevidenadeeauditare.

Aceasta este
e
o cerin
n pentru uurin n
folosire. Aceti utillizatori pot fi
externi organizaiei, cum ar fi auditoriii externi. Cu toate acestea, din
d
atori.
perspectivvaSMAE,eivorfiutiliza

4.2.14.. SMAE tre

ebuie s peermit utilizatorilor s
s caute n
n evidena de auditaare
anumite evenimente
e
e, obiecte (clase, acte etc.), utilizatori, grrupuri, rolu
uri,
momentesauintervaaledetimp..

4.2.15.. SMAEtreb
buiesfieccapabilseexportedateeledinevid
denadeauditarepenttru
anumiteaacte,volume,subdosaare,dosare iclasefrrafectareaaevidenad
de
auditaresstocatdeSSMAE.

Aceastfu
uncionalita
atetrebuiesspermit,,deexempllu,auditorillorexterni, s
examinezeesausana
alizezeactivvitateasisteemului.

buiespoaatpermite
ecapturai stocarea,aacolounde estecazul,,a
4.2.16.. SMAEtreb
oricrorte
entativedeeviolaream
mecanismelordecontrrolaaccesu
ului(depild
d,
oncercarreaunuiutilizatordeaaaccesaun
nact,volum
m,subdosarrsaudosar la
carenuissepermiteaaccesul).

Pentruoilustrareaccircumstanelorcarepo
otpermitettentativedeeviolare,veezi
s poate ap
plica atuncci cnd sisteemul este configurat
c
4.1.23. Acceasta nu se
s
ascund unui
u
utilizattor orice cu
unoaere a informaiei pentru carre acestea nu
n
areautoriizaiedeaccces.

4.3.Copieread
desiguranirecupe
erarea
Cerinele de reglemeentare i de
d activitatte solicit ca
c unui SM
MAE s i fie
f furnizatte comenzii
cuprinzto
oare pentru
u a furniza copii de siiguran peeriodice ale
e actele i metadatelo
or; i s fiee
capabil dee a recuperra rapid acttele dac unul
u
dintre ele este pierdut
p
din cauza unei cderi dee
sistem,acccident,bredesecurittateetc.
Copiile dee siguran i recupeerrile auto
omate perio
odice pot fi furnizate
e de SMAE sau prin
n
integrarea cu servicii sau utilitile unui Sistem
S
de Manageme
ent al Docu
umentelor Electronicee
(EDMS/SM
MDE), printrrun sistem de administrare a baazei de date
e opernd cu SMAE sau
s prin altt
software. n aceast seciune, menionarea
m
a ca SMAEE poate nsemna oriccare din aceeste cazuri,,
potrivitsettrilor.

Paagina 56 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

npractic,funciiled
decopiere desiguranidereccuperarepo
otfimaimu
ultnsarcin
nazoneidee
operaiiITdinorganizzaiedectssfiemprritentrero
oluriledead
dministrato
oraleSMAE.

Ref

Cerine

Testabil

4.3.1. SMAEtreebuiesafurnizezesau spermit proceduri automated

decopiered
de
siguran i recuperare care s permit copierea de siguran periodic a
tuturor claselor, dosarelor, acteelor, metad
ivi
datelor, parrametrilor administrat
a
sauaevid
deneideau
uditareaun
nuiSMAEsaaudoarace
elorselectaate,precumi
recuperarealoratunccicndesteenecesar.

4.3.2. SMAEtreb
buiesperm
mitrolurilo
ordeadmin
nistratorsprogramezecapacitatea
deaefectuacopiadeesiguranprin:

specificareeafrecveneeicopieriid
desiguran;

selectareaaclaselor,d
dosareloriactelorpen
ntrucaretre
ebuiecopiaate
desiguran
n;

alocaread
demediideestocare,siistemesau destinaiip
pentrucopiile
desiguran
n(depild,stocareaoffline,sistemeseparaate,siteurila
distan).

4.3.3. SMAEtreb
buiesperrmitdoarrrolurilordeeadministraatoriautorizaisrefac
stareaunu
uiSMAEdin
ncopiiledesiguran.

4.3.4. Atunci cnd SMAE este refccut dintro copie de siguran, integritatea
complet a datelor incluse n evidena
e
dee auditare trebuie
t
s fie
f meninu
ut
duprefaccere.

Actelecarreaufostco
orectelimin
nateicaresuntprezen
ntencopia
adesiguran
n
nuartrebuisfiereffcutedecttncazurieexcepionalee.

deSMAEprrezintpuncctedeconttrolicapaccitiderolllforwardaale
4.3.5. Acolound
bazei de date,
d
SMAEE trebuie s permit d
doar rolurilor de adm
ministratori s
efectuezerollforwarrd.

4.4Actevitale
e
Actele vitale sunt acele
a
acte care suntt consideraate absolut esenialee pentru ccapacitateaa
organizaieeideain
ndeplinifun
nciileactivitii,peterrmenscurt,,petermen
nlung,sau amndou
(vezi de asemenea i glosarul). Acestea po
ot fi ori accte critice pentru
p
misiiunea instittuional n
n
termenideecapacitate
eadeaseo
ocupadesittuaiiledeu
urgen/dezastruoriaactenecesarepentruaa
protejainttereselepetermenlungdenaturfinanciarijuridic.
Identificareeaiprotecciaunorasstfeldeactteestedem
mareimporrtanpenttruoriceorganizaieii
esteposibiilsfienevo
oiecaacestteactesfieprimelerecuperatencazdedeezastru.

Paagina 57 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Actele pott fi consideerate ca accte vitale fie

f pentru organizaiee ca ntreg,, fie pentru pri alee
organizaieei.

Ref

Cerine

Testabil

4.4.1. SMAE treebuie s peermit rolurrilor de adm

ministrator s indice dac
d
dosareele
sauacteleeselectatecconinsaussuntconsideerateafiacctevitale.

Aceastin
ndicaiearttrebuiinclusscaelemeentdemetadate.

4.4.2. SMAE tre

ebuie s fu
urnizeze do
ou operaiuni distinccte pentru copierea de
d
siguran.

copiedessiguranintegral,ccaresebazeeazpesalvvareatuturror
datelor(sp
pecificate)d
dinSMAE

copiedessiguranvvital,caresalveazdoarconfiguraiaSMAEEi
dosareleiacteleidentificatecavitale.

peraiunipentrucopiereeadesigura
anpentru
uapermite::
Suntfolositedouop

sfieprog
gramatecop
piidesiguranvitalemaifrecven
ntdectcop
pii
desiguran
nintegralealeSMAEE.

s fie nc
rcate copiile de sigurran vitalee pe suportturi diferite i
stocate seeparat de (i posibil``, mai secu
urizat dec
t) copiile de
d
siguranintegrale.

Seoferd
deasemenea,omaibu
unadminisstrarearefa
aceriiSAMEE,atuncicn
nd
refacerea dincopiideesiguranvitalesepo
oateproduceintegral,independeent
deilaun
nmomentdiferitdereffacereacom
mplet.

Aacumeestespecificcatnseciu
unea4.3,co
opiadesigu
uranpoattefirealiza
at
attdec
treunSAM
ME,ctideunaltsoftw
wareintegrrat.
uperarea dintro copie de siguraan vital, SMAE trebuie s fie
f
4.4.3. Dup recu
completo
operaional.

Duprefa
acereadintrocopiedesiguranvital,mu
ultedosareiactenuvvor
fiprezentee.Cuexcepiaacesteissituaii,totu
ui,SMAEnutrebuies
fienniciu
un
fellimitatnoperarea
asasaunffuncionalitateapecarreooferuttilizatorilor..

4.4.4. SMAE tre

ebuie s furrnizeze dou
u metode de refacere
e din copia de siguran
n
complet::

restabiliree ntrun mediu

m
curaat, n carre datele din
d copia de
d
siguran completrescriuinlocuiescSM
MAEntimpuloperaiunii
derecuperare;

d
restabiliree peste un mediu exisstent, n caare datele din copia de
siguran complet sunt reintegrate ntrun mediu
m
SMA
AE

Paagina 58 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

existent.

Prima meetod de refacere

r
va fi comun
n organ
nizaiile und
de copiile de
d
siguran vitale nu sunt
s
realiza
ate. A doua
a metod de
d refacere se va apliica
atuncicn
ndunSMAEEafostparrialrefcuttnaintedin
ntrocopie desiguran
n
vital i sa rentorrs la opera
area norma
al; devinee atunci neecesar s fie
f
integrat copia de siguran
s
complet,
c
f
fr
suprasscrierea fie a actelor i
dosarelor vitalecareaufostantteriorrefcu
ute,fieano
oilorentiticareaufo
ost
mbrilorcarresauprod
dusnSMAEE,ninterva
aluldecnd
d s
adugate,,fieaschim
antorsla
aoperareco
omplet.

Dac SMA
AE accept
dou metode de reefacere dinttro copie de siguran
n
complet,aacumessteschiatn4.4.4,cop
piadesigurranvital(dacexistt)
ma. Nu estte necesar s se ia n
n considera
are
va fi ntotdeauna reefcut prim
refacerea dintro co
opie vital de sigura
an peste o copie integral de
d
siguran..

Cnd se desfoar
d
o revenire de sistem din
o
d dou p
ri n acestt fel, poatee fi
necesar ca
c rolurile de
d adminisstrator s rezolve
r
manual orice conflict ca
are
apare. Dee exemplu, schema dee clasificaree poate fi afectat
a
ntro copie de
d
siguranfadealta
a.

4.4.5. SMAE treb

buiesperrmitrolurilordeadm
ministratorssindiceacceleacte caare
nu mai sunt
s
vitale.. Aceast aciune treebuie nreggistrat n evidena de
d
auditare.

De exemp
plu, un contract sau o
o nelegeree de nchirieere poate expira
e
i prrin
urmarenu
uvamaificconsideratvvital.

Paagina 59 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

5.P
Pstrareaidispoziiia
Acest capitol prezint cerine pentru
p
folossirea promggramrilor de pstraree i dispoziiie care s
guverneze pstrarea i soarta ulterioar a actelor rezultate din
d operaiunile n desfurare..
Programrrile de pstrare i disp
poziie stab
bilesc pentru ct timp actele treb
buie pstratte de ctree
SMAEicu
umtrebuie eliminate.C
Cerinelepeentruprogrramriledepstrareiidispoziie suntlistatee
nseciuneea5.1;odeffiniieoficiaalexistnglosar.
Procesele care pot avea
a
loc la data speciificat de programril
p
le de pstrrare i disp
poziie suntt
nseciunile urmtoare.Cerinele pentrupro
oceselederrevizuiresu
untlistaten
nseciuneaa
descrisen
5.2icerin
nelepentru
utransfer,eexportidisstrugeresun
ntprezentattenseciun
nea5.3.
Dupcum esteexplicatnseciunea2.2,subtitlulDosa
areelectron
nice,subdo
osareivolu
ume,actelee
ministrate n
n clase, dosare, subd
dosare i vo
olume, con
nform cerinelor de acctivitate. n
n
pot fi adm
funciede situaie,prrogramrileedepstrarreidispozziieseapliccclaselor,dosarelor i/sausub
melor.Proggramriledeepstrareidispoziie
epotdeaseemeneas fieaplicatee
dosarelori/sauvolum
genurilord
deacte,depild,sseapliceterm
menedepsstrarepentrudatelepersonaleco
onfidenialee
sautermen
Rezolvareacconflictelor ntreprogrramriledee
nedepstrrarelungiplanuriloringinereti.R
pstrareidispoziiessuntdeasemeneapermise.
MoReq2in
ncludeconcceptulde,,ssuspendarededispoziie,carenu
uaexistatn
nversiuneaaanterioar
aMoReq. Suspendrilededispoziiesuntfo
olositecarspunslaevenimente neateptatte,pentruaa
obinuitexe
empluestesseasigurrecactelee
asiguracactelespeccificatenussuntdistruse.Celmaio
otfi,ceruteecaprobnprocedurilejuridice nusuntdistrusenmo
odobinuit,,
caresunt, saucarepo
oziie.
carezultattaluneidecciziidedispo
5.1.Programridepstraareidispoziie
Ref

Cerine

Test

5.1.1.

SMAEtreebuiesperrmitrolurilo
ordeadmin
nistrator,idoaracesto
ora,screeeze
isntreinprogramridepsstrareidispoziie

5.1.2.

SMAEnuttrebuieslimitezenum
mrulprogrramrilordeepstrareidispoziie,

5.1.3.

SMAEarttrebuispo
oatordonaprogramriledepsstrareidisspoziientrro
structur ierarhic,similarcup
programrilledepstraareidispozziiegeneraale
obatedeautoritateaco
ompetent..
ispecificeealeorganizaiei,apro

O structur ierarhic
uureaz
administra
area a mai multor prrogramri de
pstrareidispoziie..

Paagina 60 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

5.1.4.

SMAE trebuie s alo

oce un iden
ntificator unic
u
pentru fiecare prrogramare de
d
ndafostcreeat.
pstrareidispoziie,,atuncicn

5.1.5.

SMAE treebuie s peermit ca un

u singur titlu s fie introdus pentru fiecaare
programaredepstraareidispo
oziie,atunccicndesteecreat.

5.1.6.

SMAEtreb
buiespsttrezeunisttoriccenu poatefimo
odificatalscchimbrilorri
tergerilor (evidena de auditarre) care sunt fcute asupra
a
proggramrilor de
d
dispoziiee , incluzn
nd data sch
himbrii sau
u tergerii i utilizatorrul
pstrare i
careaefectuatschim
mbrile.

5.1.7.

SMAE trebuie s se asigure c orice amendament adus unei programri de

dispoziiee este im
mediat apliccat tuturor entitilor la care esste
pstrare i
aplicatprogramareaadepstrarreidispoziiie.

5.1.8.

SMAE trebuie s ceaar rolului de adminisstrator caree modific sau tergee o

oziiesin
ntroduco motivaieisstocheeze
programaredepstrrareidispo
aceastm
motivaienevidenade
eauditare.

Schimbriileitergeriledeprog
gramride pstrarei dispoziie trebuiesffie
controlateecuateniee,pentruarreduceriscu
urileunordiistrugerineeautorizatede
acte.

5.1.9.

SMAEtreb
buiesfieccapabilsim
mportesau
usexporteeprogramridepstraare
idispoziie.

5.1.10. SMAEtreb
buiesseaasigurecffiecareclas,dosar,subdosarivvolumareccel
puinoprrogramared
depstrareidispoziiee.

Aceast cerin
c
estee inclus peentru a se asigura c nici o enttitate nu esste
creat frr o progrramare de pstrare ii dispoziie i s mb
bunteassc
utilizarea.

5.1.11. Programarea de pstrare i disspoziie ap

plicat implicit pentru fiecare nou
clas, dossar, subdossar sau volu
um ar trebui s fie motenit
m
dee la structu
ura
superioardecareap
parine(stru
ucturamam
m).

Acolound
deacestlucrrunuestep
posibil(penttruclaseled
delacelma
ainaltnivellal
schemei de
d clasificarre i dac nu
n se aplic
nici o pro
ogramare de
d pstrare i
dispoziie preluat
vezi5.1.1
18),artrebuissepoa
ataplicao
oprograma
are
depstrarreidispoziiiepredefin
nit.

5.1.12. Toateacte
elestocate directntroclastreb
buiesaibntotdeaun
naatribuito
programaredepstraareidispo
oziie.

poziiecareseaplicim
mplicitpentruoriceno
ou
5.1.13. Programriledepsttrareidisp
7)trebuiesfiepreluaate
actstocatdirectntroclas(veziseciuneaa3.2,3.2.17

Paagina 61 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

delaclasaamam.
buiespermitunuirroldeadmin
nistratorsapliceoprrogramared
de
5.1.14. SMAEtreb
pstrareidispoziieepentruorriceclas,d
dosar,subd
dosar,volum
msaugend
de
act,noriccemoment.

Sintagma noricem
momentnsseamncrroluldeadm
ministrator poatenloccui
oprogram
maredepsstrareidisspoziiesau
u(dacsisttemulsuporrtmaimullte
program
ridepstra
areidispo
oziie,vezi 5.1.16)apllicaaplicao
oprograma
are
depstrarreidispoziiieadiional,pentruoriceclas,,dosar,sub
bdosarvolu
um
sau gen de
d act. Un exemplu arr fi nlocuirrea unei prrogramri de
d pstrare i
dispoziie implicite; un altul este
e
aplicareea unei pro
ogramri de
d pstrare i
uns la o in
nvestigaie oficial. Acceasta poa
ate
dispoziie adiionalee, ca rspu
aunconflicttntretermeneledep
strare:vezii5.1.23.
determina

p
aplicca o progrramare de pstrare i dispoziie
5.1.15. SMAE treebuie s poat
predefinittpentrugeenuridedoccumente.

Aceasta cerin
c
imp
plic faptul c un gen
n de act po
oate exista fr a avea
aplicat niici o progra
amare de pstrare ii dispoziiee . Acest lu
ucru poate fi
acceptat, deoarece fiecare actt individual are cel puin
p
o pro
ogramare de
pstrare i
dispoziiee aplicat lui, deoarece fiecaree acte este inut ntrun
dosar i cerina 5.1
1.10 oblig ca cel pu
uin o prog
gramare dee pstrare i
dispoziiesfieapliccatfiecruidosar.

buiespermitmaim
multdeuntermendep
pstrares fienvigoaare
5.1.16. SMAEtreb
pentruoriiceclas,do
osar,subdo
osarsauvollum.

Aceasta cerin
c
estee cerut peentru a ad
dministra niite scenarrii reale, ca
are
implicceerinedep
strarecereezultdinnevoilegaleipractice.Acesteasu
unt
ilustrated
deunexemp
plu,alesdin
nmaimulteposibile.
nacestexxemplu,dossarulareo singurop
programaredepstrarreidispoziie
,atribuit
dinraiuniileactivitii,ntimpcceactelediincadruldo
osaruluinu se
preconizea
az s fiee subiect al
a cerinelo
or juridice sau de reglementar
r
re.
Programa
area de psstrare i diispoziie aplicat aceestui dosar se aplic de
asemenea
a i altor dosare.
d
La un
u moment dat, se n
ntrevede c
ar putea fi
nevoieca aceldosar sfiepstrratpentruo
operioadd
detimpma
ailungdecct
orit unui aspect al activitii referitor la
prevede actuala reegul, dato
anei.naceestmomentt,esteprobabilcaacteele
reglementtrindomeeniulsigura
dinconin
nutuldosaru
uluispoattdevenisu
ubiectalun
nuicontrold
derespecta
are
a reglementrilor, cu
c referitor la reguliile de sigu
uran; decci o a dou
ua
aredepstrrareidispo
oziieseap
plicdosaru
ului,lund noilerealit
i
programa
nconsideerare.Ulteriior,sepoatteobservaffaptulcprroblemade sigurann
nu
exist; n acest caz, o a doua programare
p
e de pstrare i dispozziie poatee fi
eliminat,,lsndnlociactivpeceaorig
ginal.

Paagina 62 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

5.1.17. Pstrarea saudispoziiaoricruiacttrebuiesfieguvvernatede programarea

(programrile)depsstrareidisspoziieasociatecuclasa,dosarul,,subdosarul,
volumul i
categoriaa de care aparine actul
a
respeectiv; i de
e ctre orice
suspendarreadispoziieiaplicabil(vezi5.1.34).

Odat ce o program
mare de pstrare i dispoziie este apliccat, aceassta
guverneazzpstrareaidispoziiiaactelor asociatecu
uentitatea creiaiesste
aplicat (dac
(
nu este
e
supraguvernat de o prog
gramare dee pstrare i
dispoziiediferit).

mridepsttrareidisp
poziie sffie
5.1.18. SMAEtrebuiesperrmitoricrreiprogram
ministrator.
motenitntroscheemdeclasificare,laopiunearoluluideadm

Un rol dee administrrator poatee selecta dac

d
o prog
gramare dee pstrare i
dispoziie este mo
otenit sa
au nu, folo
osind mijlo
oacele coreespunztoarre.
MoReq2n
nuprecizeazzcumseproduceacesstlucru.Possibilitilein
nclud:

opiunea este selecttat atunci cnd prog

gramarea de
d pstrare i
n care se aplic ori de cte ori
o
dispoziie este creat (caz n
areadepsttrareidispoziieesteaplicat);
programa

oridecteeoriprogra
amareade pstrarei dispoziie esteaplica
at
(ncareca
az,seaplic
tuturorentitilorfiic
);

opiuneaeesteselecta
atatunciccndoentittateestecreeatpentru
ua
moteniprogramarea
adepstrarreidispoziiieaentit
iimam.

depstrareidispoziieetrebuiesinclud:
5.1.19. Fiecareprrogramared

fieunterm
mendepsttrare(5.1.25)iuneveenimentdecclanator

fieodatdedispoziie

depstrareidispoziieetrebuiesinclud:
5.1.20. Fiecareprrogramared

oaciunededispoziie(5.1.24)

omotivaiie

5.1.21. Fiecaretermendepstrareartrrebuisincllud:

descriere

obazjuridic

Baz jurid
dic specificc justificarrea pentru termenul de
d pstraree. Acesta esste
adeseaorreferinlalege,regula
amentsaullapoliticaccorporaiei.

ndtermenu
uldepstraareaplicabilunuiactd
datorituneeiprogramri
5.1.22. Atuncicn
de pstrare i dispozziie ajunge la sfrit,, SMAE treb
buie n mod
d automat s
iniiezeprrocesulded
deciziededispoziie.

Paagina 63 din 258

2

Test
D

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

Aceastap
poatensem
mnafiecadeciziaeste executat((supus5.2
2.4)saupoa
ate
nsemnaccaciuneaestecerut
dectreu
unroldeadm
ministratorr(vezi5.1.23
3).
Uneleorganizaiipottpreferasimplementtezeceadeadouaopiiune,datoriit
mplicatdeexxecutareaa
automat.
risculuiim

5.1.23. Atuncicn
ndSMAEiniiazodecciziededisp
poziie(con
nformcu5.1
1.22),dac se
aplic alte programri de psstrare i dispoziie , cu
c diferite termene de
d

decizzii de dispo
oziie, atuncci apare un
n conflict. Trebuie
T
s fie
f
pstrare i/sau
posibil ca SMAE s fie
f astfel co
onfigurat nct s informeze auto
omat rolul de
d
unastfelde conflictapare,lsnd roluluideaadministrattor
administraatordacu
srezolveeacestconflict.

Cuvintele trebuies
fieposibilsuntinclu
use,pentru cnuseceerecarolurrile
ntervinntoatesituaiile.SeaccceptcaSM
MAEsrezollve
deadminiistratorsin
unconflictdeomanierautom
mat;dartreebuiesfieeposibilsffieconfigurrat
ntruasolicittainterveniaadministtrativnca
azulunuicon
nflict.
SMAEpen

Unconflicctpoateap
readeoareece:

unele pro
ogramri de
d pstraree i dispozziie indicc faptul c
dispoziiatrebuiesffieiniiat,ntimpcea
alteleindic
contrariul;;

diferite programri de pstrarre i dispo

oziie indicc decizii de
dispoziiediferite.

nmajorittateacazuriilorvafisim
mpludestab
bilitcarereg
gulprevaleeaz.

Acestecon
nflictesepo
otivindousituaii:

toate pro
ogramrile conflictualee se aplic totalitii unei grup
ri
(cumarfiundosar);

program
rileseapliccattuneiigrupri,c
tiunoracctedincadrrul
acestora (deoarece cea
c dea doua
d
se apllic anumittor genuri de
actecareexistncadrulgruprrii).

Dac deciizia rolului de adminisstrare impliic pstrareea actelor, hotrrea va

trebuisiincludschimbarealisteicutermenedepstrareidisp
poziiicare se
aplic acttelor, pentru a se asig
gura c nu exist nici un conflict la momenttul
acesteiacciuni.

Interveniaadministrrativpoateeficeruta
atuncicndnupotfideefinitenmo
od
gulicaresrezolvecorrectacestecconflicte.Deexemplu:
practicreg

dou prog
gramri de pstrare i
dispoziiee , derivnd
d din obliga
aii
juridicedif
iferite,potsspecificateermenedep
pstraredifferite.nmo
od
normal, decizia
d
va fi de a pstrra actele p
n la sfritul celei mai
m
ndelunga
atedintreceeledouperrioade.

o program
mare de psstrare i disspoziie po
oate specificca data de la

Paagina 64 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

care anum
mite acte pot fi nl
turate (n mod obin
nuit, datoriit
prevederillor legislaiiei de prottecie a da
atelor personale). Da
ac
aceast dat
d
este mai
m veche dect
d
termeenul de pstrare cu ca
are
intrnco
onflictdintroprograma
aredepsttrareidispoziie,atun
nci
deciziavadepindedeeponderearelativaccelordouo
obligaii.
Acestesittuaiisepottiviatunci cndundo
ocumentap
parineunuigendeaccte
careperm
miteaplicareeaimoten
nireauneirregulidedisspoziiedecctreacela
act
maidegra
abdelageenuldeacteedectdela
agrupareancareesteeconinut.

Decizia rolului
r
de administrrator poatte include oricare variant
v
d
din
urmtoareele:

nlturarea uneia sau

s
mai m
multor regu
uli conflictu
uale aplica
ate
auactelora
afectate;
grupriisa

schimbareea uneia sau mai multor regulli conflictua

ale pentru a
eliminaco
onflictul;

eliminarea
atuturorregulilorconfflictualeia
aplicareaun
neianoi;

folosirea opiunii
o
de tergere exxcepional specificat
n seciunea
9.3

untcontrola
atecuaten
nie,potrid
dicasemne de
Toateaceesteaciuni,,dacnusu
ntrebare privindbun
naguvernarreaactelorr.Prinurma
are,oricare dintreacesste
aciuni modificareea program
mrilor de pstrare
p
i dispoziie
d
sau
s tergerrea
actelor trebuiesffiesupus unorproceduriscrise. nanumiteesituaii,m
mai
multesolu
uiidemana
agement,cu
umarfidiviiziuneamun
ncii,vorfim
maipotrivitee.

Dacdeciiziaducela rmnerea
aunoracte ngrupare,,carenmo
odnormaln
nu
ar fi fost pstrate,
p
organizaia ar
a putea dee asemenea
a s aib linii directoa
are
pentrusto
ocarealor.A
Aceastaarp
puteaincludepstrareeagrupriillaloculeisa
au
repoziion
narea(vezisseciunea3..4)actelorrrmase.

uinurmto
oareleaciun
nidedispozziie(aacu
um
5.1.24. SMAEtreebuiesperrmitcelpu
suntdefin
niten5.1.20
0)pentrufiecareprogrramaredep
pstrareid
dispoziie:

pstrarep
permanent

prezentarepentrurevizuire

distrugereeautomat

distrugeree dup primirea autorizaiei din partea unui rol de

administraator

transferlaaoArhivsaaunaltdepozit(vezigglosarul)

Exist un risc asocia

at cu implementarea opiunii
o
de distrugeree automat
,
careeste conturatn
ncerinaanterioar;orrganizaiile vortrebuissechilibreeze

Paagina 65 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

acesterisccuriversusb
beneficiilea
aciuniiauto
omate.
p
urmtoarea com
mbinaie dee evenimen
nte
5.1.25. SMAE trebuie s peermit cel puin
declanato
oareidetermenedepstrare:

durata un
nei anumite
e perioade de timp du
up care clasa, dosarul,
subdosarrulsauvolum
mulsuntdeeschise;

durata un
nei anumite
e perioade de timp du
up care clasa, dosarul,
subdosarrulsauvolum
mulsuntncchise;

intervalul unei anum

mite perioad
de de timp de cnd ce
el mai receent
oclas,dosar,subdosarsauvolum;
actafostclasatntro

intervalul unei anum

mite perioad
de de timp
p de cnd un
u act a fo
ost
dosar,subd
dosarsauvo
olum;
retrasdinttroclas,d

intervalul unei anu

umite perio
oade de timp
t
dup un anum
mit
evenimentextern(caareevenimentestede
escrisnlisttivafim
mai
degrabn
notificatSM
MAEdectreeadministratordect vafidetecttat
automat de ctre SMAE) (de exemplu, dup semnarea
100deanid
dupdatan
naterii);
contractuluisau1

permaneent,indicn
ndpstrareapetermenlungaacttului.

ntimpceeprecizareademaisussincludeasp
pectegenerrale,estepo
osibilcauneele
organizaiii s dorea
asc s imp
pun evenim
mente decllanatoare suplimenta
are
i/sauterm
menedep
straresupliimentare.

Oricenum
mrdeevenimenteexteernepoateffilegatded
diferiteregu
ulidereineere
idispoziie.

nuluidepstrare.
5.1.26. SMAEnuttrebuiesalimitezedurratatermen

5.1.27. SMAE trebuie s acccepte termeene de psstrare pn la cel puin 100 de ani
a
4.
pentrucerina5.1.24

Acest ma
axim este sugerat
s
ca o perioad arbitrar
menit s evite oriice
limitare practic.
p
Deei este imp
probabil ca un SMAE s existe 100
1 de ani, o
cerin dee asemenea natur va
v permite actelor s
fie transfferate n allte
sisteme f
r a mai fi nevoie s
s se revizu
uiasc prog
gramarea de
d pstrare i
dispoziie.

buiesfieccapabilslimitezeadm
ministrarea proceselordedispoziie
5.1.28. SMAEtreb
doardectreroluldeeadministraator.

n evidenad
deauditare
eisnotifficerolului de
d
5.1.29. SMAEtrebuiesanreegistrezen
administraatortoateaaciunilededispoziieaautomate.

ui de admin
nistrator attunci cnd o aciune de
d
5.1.30. SMAE trebuie s notifice rolulu

Paagina 66 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

revizuirettrebuierealizat.
uideadmin
nistrators delegeoricceaciuned
de
5.1.31. SMAEtrebuiesperrmitrolulu
revizuiren
notificatctreunrold
derevizorp
pentruaciu
une.

5.1.32. SMAEtrebuiesperrmitunuirroldeadministratorsmodifice programarea

6).
depstrarreidispoziiie(excepttndidentifficatorulunic,vezi5.1.6

d administtrator mut dosare electronice sau

s acte nttre
5.1.33. Atunci cnd un rol de
neischemed
declasificarre,SMAEtrebuiesofeereopiuneeadea:
claseleun

permitep
programrii depstrareeidispoziieaclasei dedestinaie
snlocuiaascprogramareadep
pstrareid
dispoziie;ssau

s permitt rolului de adminisstrator s selecteze programarea

(programrilr)depsstrareidisp
poziiecore
espunztoarre.

s refer la actele mutate, aa cum esste permis,, ca situaie

Aceasta se
excepiona
al, n 8.3.3 i 8.3.4. n
situaiilee rare cnd
d aceast fu
uncionalita
ate
este folossit, rolurilee de administrator vorr trebui s fie extrem de atente la
atribuirea
a sau schim
mbarea prog
gramrilor de
d pstraree i dispoziie, n speccial
pentruacttelevitale.

buiesactiivezeosuspendaread
dispoziiei, caresfie aplicatun
nei
5.1.34. SMAEtreb
clase,dosar,subdosarsauvolumdectreroluldeadm
ministratorautorizat.

buie s blocheze curgerea sau exxpirarea un

nui
5.1.35. Suspendarea dispoziiei nu treb
epstrare.
termende

Cutoatea
acestea,vezzi5.1.36.

piediceterrgereasaussupunerea laoricarealtdecizied
de
5.1.36. SMAEtreebuiesmp
dispoziie a oricrei entiti i a
a coninutu
ului su (en
ntitifiic)) supuse un
nei
suspendrridedispozziie.

tergereaestedescriisnseciunea9.3.

miteze n favvoarea unu

ui rolde utiilizator auto
orizat drepttul
5.1.37. SMAE treebuie s lim
deanulare
eauneisusspendridedispoziie.

ndunroldeadministratoractiveeazsauan
nuleazosu
uspendared
de
5.1.38. Atuncicn
dispoziie,, SMAE trebuie s cap
ptureze i ss stochezee urmtoareele informaaii
despreel,celpuinn
nevidenad
deauditareidepreferatcametaadate:

datalacarresuspendaareaafostaactivatsau
uanulat;

identitateautilizatoru
uluiautorizat;

motivareaapentrususspendare.

Paagina 67 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Test

5.1.39. SMAE ar trebui

t
s permit unu
ui rol autoriizat de adm
ministrator s aplice mai
m
multe susspendri dee dispoziiee, fiecare preciznd
p
acelai motiv, pentru un
u
grupdeclase,dosaree,subdosarresauvolum
me,caoperraiunengrrup.

Aceast cerin
c
perm
mite utiliza
atorului auttorizat s aplice
a
suspeendri penttru
acelaimo
otivmaimu
ultorclase,d
dosareetc.

5.1.40. SMAE ar trebui s permit an

nularea maai multor suspendri de dispoziie
(avnd accelai motivv) simultan, ca operaiune de grrup, de cttre un rol de
utilizatoraautorizat.

5.1.41. SMAE ar trebui s permit un

nei clase, d
dosar, subdosar sau volum s fie
f
oziie simulttane, deoarrece ele su
unt
supuse la mai multee suspendri de dispo
e
i/ssau pentru c ele suntt aplicatela o entitate de nivel mai
m
aplicare entitii
nalt. n ambele
a
situ
uaii, limitrile asupraa dispoziieei i alte funcionalit
f
i
impusede
esuspendarreadedispo
oziietrebu
uiesrmn
nactivepncndvaafi
ridicatulltimasuspendaredediispoziiecarreafecteazentitatea..

5.1.42. SMAE ar trebui s permit

p
unu
ui utilizator autorizat s
s caute i s raporteeze
toateentitilesupusseuneianumitesuspendridedisspoziie.

5.1.43. SMAE poaate permite unui utillizator auto

orizat s seeteze, s schimbe i s
teargo noticaarentiineeazutilizatoruldespre
eexistena uneianumiite
umitdat.
suspendrridedispozziielaoanu

5.2Revizuireaaciunilordedispoziie
n unele m
medii, progrramrile dee pstrare i
dispoziiee sunt folossite pentru a guverna dispoziiilee
fr o reviizuire. n alltele totui,, programrile de psttrare i disp
poziie declaneaz o revizuire a
a
unoranum
miteaciuni dedispoziieasuprau
uneiclase,d
dosaretc.aatuncicndacesteaajungladataa
sau la eveenimentul specificat
s
n
ntro regul care i se aplic. Revvizuirea poaate lua n considerare
c
e
metadatelee,coninutu
ulsauamn
ndouna decideasuprauneiaciunidedisspoziie(un termendee
pstrareviiitor,transfeerulnaltsiistem,distrugereasau ocombinaieaacesto
ora).
Dispoziia anumitor recorduri este
e
supus legilor i reglemen
ntrilor. Revvizuirea acciunilor dee
f conform
m cu aceeste legi ii
dispoziie trebuie s se desfoare de o manier care s fie
procedurii de evaluaare stabilite pentru orgganizaie i unde estee
reglementri, cu orice politic i
ooperarecu
u(iuneoriexclusivdeectre)auttoritilearhivisticeressponsabile.Maimultee
cazul,nco
discuiidesspreacestssubiectsesitueaznaafaraarieideaplicareaaMoReq2.
Ref

Cerine

Testabil

5.2.1.

SMAE ar trebui n mod automat s nottifice unui rol de adm

ministrator
toate prrogramrilee de pstraare i dispo
oziie, care se vor ap
plica ntro
anumitperioadd
detimp.

Paagina 68 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

5.2.2.

SMAEtrrebuiessp
prijineprocesulderevvizuireprin prezentareeaclaselor,
dosarelo
or, subdosaarelor i vo
olumelor cee trebuie re
evizuite, mpreun cu
metadatteleloriin
nformaiiled
dinprogram
mriledepstrareidisspoziie.

n practiic, acest lu
ucru presup
pune caractteristici pen
ntru a navig
ga nainte,
napoietc.ncadru
ulintredo
osareidella/ctremeetadatepentrudosare
iacte.

5.2.3.

SMAE trrebuie s fie capabil s menin legturi nttre diferite redri ale
aceluiai act i s activeze acciuni de dispoziie
d
caare s fie ndeplinite

n.
simultan

5.2.4.

SMAEtrrebuiespeermitrevizoruluisiacelpuin unadinurrmtoarele
aciuni pentru fiecare clas,, dosar, su
ubdosar saau volum n timpul
revizuirii:

marcareenvedereaadistrugeriii,imediat saulaodatviitoare
(vezisecciunea5.3).

marcareepentrutransfer(veziseciunea5
5.3),imediatsaulao
datviitoare;

marcaree pentru o revizuire

r
ulterioare, im
mediat sau
u la o dat
viitoare;

marcareepentrupsstrarenelim
mitat.

Aceasta poate fi realizat prin

p
aplicarrea de differite progrramri de
pstrareeidispoziiiesauprinaltemijloacce.

5.2.5.

SMAEtrebuiesnrregistrezeaautomatdattarevizuirii..

5.2.6.

SMAEtrrebuiespeermitrevizzoruluisin
nserezecom
mentariinm
metadatele
clasei, subdosarului, volum
mului sau dosarului pentru a nregistra
epentrudeciziiledere
evizuire.
motivele

5.2.7.

SMAEtrrebuiespstrezeunisstoricnemo
odificataltu
uturordeciziilorluate
dectre
erevizornttimpulrevizzuirii,inclusivamotivelor.

Deciziileartrebuissfiestocattecametad
dateidea
asemeneasspoatfi
nregistrratenevideenadeaud
ditare.

5.2.8.

SMAEarrtrebuisaalertezeunroldeadm
ministratord
dacuncon
nflictapare
datorit unui dosarrcare trebu
uie distrus icare esteereferin ntrunalt

miteluarea
dosar.Trebuiesfieopritproccesuldedisstrugerepentruaperm
nideremed
diere:
urmtoaareloraciun

confirmaare din parrtea rolului de adminisstrator de a

a continua
saudelaaaanulaprrocesul.

Paagina 69 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

generareea unui raaport care detaliaz dosarele sau actul

(actele) i toate referinelee sau legturile n care este
destinaie.

exportidisstrugere
5.3Transfer,e
Organizaiiilepotaveaanevoies muteactelledinSMAEEsprealt destinaiessausistemd
dearhivaree
saualtescopuri.Aceaastaciuneevafinumittncontinu
uaretransfer.
Motivelep
pentrutranssferpotincllude:

pstrare permanent
p
pentru im
mportana de natur juridic, administrat
a
iv sau dee
cercetareaaactului;

folosirea unor
u
serviciii separate sau extern
ne pentru managemen
m
ntul docum
mentelor pee
termenmeediuilung..

Aceastacciuneareadeseacareezultattranssferulactelo
orctreunaltmediuSSMAE.
Termenultransfere
estefolosit chiardac,iniial,doaarocopieestetransmiislanaltdestinaiee
sau sistem
m. Actele re
ezidente iniial n SMA
AE trebuie pstrate i
distruse doar
d
dup verificareaa
msuriincaredactransferulafostdesuccces.
Termenul export, pe
p de alt parte,
p
se re
efer la pro
ocese de producere a unei copii complete
c
a
a
gruprii, dosarelor i
actelor pe
p un alt sistem, n tim
mp ce acte
ele rmn pe
p sistemul original

procesulnuleterge.
n practic, procesul de transferr are loc n dou faze exportu
ul unei copii cu toate metadatele
m
e
asociateievidenadeauditareccudistrugerreaulterioaaraoriginaalului.
La momen
ntul redacttrii, dezvo
oltarea une
ei scheme XML pentrru MoReq2
2 este plan
nificat. See
preconizeaazcaaceasstschemsimplemeentezemod
deluldemetadateMoR
Req2isfu
urnizezeun
n
protocol id
deal pentru
u transferu
ul actelor electronice
e
AE conforme MoReq2. Deoarecee
ntre SMA
detaliile scchemei nu sunt disponibile n momentul reedactrii, co
onformitateea cu aceassta nu estee
cerut.
n orice siituaie, cerina este de
d a executta transferul, exportu
ul sau distrugerea de o manier
controlat.ntoatecaazurile,naacelaitimpcudesfu
urareaaciunilorasupraaactelortrebuieluatee
ideciziideespremetadateleievvidenadeaauditarecarresereferlaacestea.
n acest co
ontext, disstrugere este diferit de tergeere. tergeerea actelor n alte cirrcumstanee
esteacopeeritnseciiunea9.3.
Ref

Cerine

Testabil

5.3.1.

Dac o schem
s
XM
ML MoReq2 oficial a fost
f
publicaat5, SMAE trebuie s
poatexxportaactentromanierconform
mcuaceasstschem..

La momentuul scrierii, dezzvoltarea uneii scheme XM

ML pentru MoR
Req2 este pe punctul de a ncepe. Vezi pentru detaliii
http://ec.euroopa.eu/transpaarency/archivaal_policy.

Paagina 70 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Vezidea
asemeneaccerina6.2.1
1referitoareelaimporta
areamasiv
aactelor.
Luate m
mpreun, acceste dou cerine tra
ateaz interoperabilita
atea SMAE
conformeMoReq2.

5.3.2.

Ori de cte
c
ori un
n SMAE traansfer sau
u export un
u act, el trebuie s
transfere
e sau s exporte
e
toaate compo
onentele i trebuie s pstreze
relaiileccorectentrreacestea.

5.3.3.

SMAE trrebuie s furnizeze un

u proces bine defin
nit pentru transferul
documen
ntelor, mp
preun cu metadatele asociatee i inform
maiile din
evidenaadeauditarre,ctreunaltsistemssauctreoaltorganizzaie.

5.3.4.

SMAE arr trebui s poat expo

orta acte i metadatelle lor sub forma
f
unui
pachet de inform
maii de trransmitere (SIP, Sub
bmission In
nformation
Package),aacumeestedefinitdestandarrdulOAIS(vezianexa7).

Vezi ceriina similarr pentru pachetul

p
dee diseminarre a inform
maiei (DIP,
Dissemin
nationInforrmationPacckage)la11.7.12.

5.3.5.

Ori de cte ori SMAE transferr vreo class, dosar, subdosar

s
sau
s volum,
ultrebuiesinclud:
transferu

5.3.6.

5.3.7.

(pentrucclase):toateedosareleiacteledin
nclas;

(pentrud
dosare)toatevolumeleeisubdossareledindo
osar;

toateactteledintoatedosarelee,subdosarreleivolum
mele;

toatemeetadatelesaaudoarceleeselectateasociatecutoatecele
demaisu
us;

toateevideneledeeauditaressauceleselectatepenttrucelede
maisus.

DeiSMA
AEtrebuiessfiecapab
bilsexporttetoatemeetadateleievidenele
deaudittare,nutoa
ateacestea suntntotd
deaunaceru
utedefieca
aresistem
intdetransfer.

OridecteoriSMA
AEexportssautransfervreunacctcumetad
datelesale,
eltrebuiesincludtoatemettadateleimp
plicitentro
oformexp
plicit.

Altfelspu
us,toateva
aloriledem
metadatecareseaplic
oricreicla
ase,dosar,
subdosa
ar,volumsa
auacttrebuiesfiep
prezentateeexplicit,chia
ardacau
foststocateimplicitt.Vezianexa
a9.3pentru
uexemple.

SMAE trrebuie s fie

f capabil s fac un
na sau amb
bele din urrmtoarele
aciuni,aatuncicndexportsautransfervreunsetd
deacte:

exportul sau transfeerul prograamrilor de pstrare ii dispoziie

mpreun cu actele
e crora lise aplic, n
ntro manie
er care s

Paagina 71 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil
permit regulilor s fie reeaplicate actelor
a
n sistemul
destinaiie.

5.3.8.

5.3.9.

s tipreeasc unull sau mai multe rap

poarte caree s arate
programrile de pstrare i dispoziie, care s fiie aplicate
pentrufiecaresetdeacteicaracteristicileacestorprogramri.

SMAE trebuie s fie

f capabil s fac un
na sau amb
bele din urrmtoarele
aciunilaaexportareasaulatransferuloriccruisetdeacte:

exportul sau transsferul contrroalelor de

e acces mpreun cu
actele laa care se refer, ntro manieer care s permit
controaleelorsfiereaplicateacctelornsistemuldestinaie.

imprimarea unuia sau mai multor

m
rap
poarte caree s arate
d acte, i
controaleele de accees aplicabile pentru fiiecare set de
caracteriisticileacesttorcontroaale.

SMAE trrebuie s fie capabil s

s transferre sau s exporte
e
un dosar sau
coninutuluneiclasentrosinggursecven
ndeoperaiuni,cumarfi:

coninutulistructu
uraacteloreelectronicenusuntsch
himbate;

toate co
omponentele unui act electronic (atunci cnd
c
actul
const din
d mai mu
ult de o component) sunt expo
ortate ca o
unitate;

toate leggturile din

ntre act i metadateele ei i evviden de
auditaresuntreinu
ute.

toateleggturilentrreclase,dosare,subd
dosare,volu
umeiacte
sunt psstrate astfe
el nct s fie reconstituite n SMAE
S
care
primetee.

5.3.10
0. Atunci cnd
c
SMAE export volume
v
i/ssau dosare,, dac oricare volum
i/saudo
osarincludeepointerictreactesto
ocatenalteedosare(veezi3.4.24),
atunci SMAE
S
trebu
uie s tran
nsfere sau s exporte actul co
omplet, nu
pointeru
ul.

Aceasta cerin estte impus astfel

a
nct s existe sigurana c
nu exist
pointeruluintresistem
muldeexporticelde
niciodifficultatederedareap
primire.

5.3.11
1. SMAE trebuie s fieecapabil dee a transferai exportta acte n formatul
f
n
careauffostcapturaate.

5.3.12
2. SMAE trrebuie s fie
f capabil de a transsfera i exp
porta actelle n orice
format(ee)ncareaccteleaufosttredate.

5.3.13
3. SMAE trrebuie s furnizeze
f
un
n utilitar sau un instrument de conversie

Paagina 72 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

pentru a
a accepta migrarea
m
acctelor marccate pentru
u transfer sau
s export
ntrunfo
ormatdetrransferspeccificat.

Depild,,unformatXMLaprob
batsaualtfo
formatdeschis.

Aceastcerinesteedestinatsaacopereetermenelu
ungidepsttrare,cnd
a
reedate ntru
un format aprobat
a
de
actele trrebuie s fiie n mod automat
prezerva
are pe term
men lung dup
d
o perioad de timp preciizat, fr
afectarea
aintegritiiiautentiicitiiactellor.

5.3.14
4. SMAE trrebuie s pstreze
p
toaate gruprile, actele i
alte inforrmaii care
sunttran
nsferate,ceelpuinpn
ncndse confirmsuccesulpro
ocesuluide
transfer.

Aceasta este o m
sur procedural de siguran,
s
pentru asig
gurarea c
u sunt distrruse naintee ca transfeerul cu succces s fie ra
aportat de
actele nu
destinata
ar.

5.3.15
5. SMAE trrebuie s distrug
d
gru
uprile, acttele i alte informaii care sunt
transferaate, atunci cnd prim
mete confirrmarea c procesul de
d transfer
este ncu
ununat de succes, cu excepia metadateti
m
care este salvat ca
urm.

Vezi5.3.19

6. SMAE ar trebui s exporte ntregul

coninut al clasei
c
din schema
s
de
5.3.16
clasificarrentroseccvendeoperaiuni,aasigurndusec:

poziia relativ a fiecrui dosaar n schem

ma de clasifficare este
meninutt, astfel nct strructura dee dosare poate fi
reconstittuit;

sunt psstrate i mu
utate odat cu conin
nutul clasei metadate
suficientepentruareconstruintreagaram
muraclase
eimam.

5.3.17
7. SMAE ar trebui s furnizezee capacitattea de a aduga
a
eleemente de
or cerute p
pentru scop
puri de maanagement
metadate definite de utilizato
orelectroniiceselectatepentrutraansfer.
arhivisticcaldosarelo

5.3.18
8. SMAE trrebuie s se
s asigure c toate reedrile unu
ui act marccat pentru
distrugerresuntdistruse.

Acoloun
ndeacelaia
actaparen
nmaimult deundosa
ar(3.4.24)a
atunciactul
iredrillesaleartrrebuisfieescoasedin
ndosarcn
ndacestaesstedistrus,
darnutrrebuiesfiieteresdef
efinitivpn
cndtoatteapariiile actuluinu
aufostd
distruse.

9. SMAE trrebuie s aib capacittatea de a pstra urm

me de metaadate (vezi
5.3.19

Paagina 73 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

glosarul))pentru:

clase

dosare

subdosaare

volume

actestoccatedirectntroclas

careauffostdistruseesautransfferate.

nanumiitemedii,esstededorittssepsttezeinforma
aiiledespreeactecare
aufostd
distruse.Meetadatelen
ndiscuiearrtrebuisiincludcel puindata
intrrii n
n sistem i toate meta
adatele releevante caree s identiffice n mod
unic fieccare act i relaiile
r
salee cu schem
ma de clasifiicare Vezi modelul
m
de
metadatteMoReq2.

Astfel,orrganizaiilepottincceactea
audeinutidatalaca
areaufost
distruse sau asupra
a crora sa aplicat o aciune de dispoziie, fr a
mul prin pstrarea
p
t
tuturor
metadatelor de
d detaliu
supranccrca sistem
pentrud
dosareiactte.

5.3.20
0. Urmele de metad
date (vezi 5.3.19) ttrebuie s includ cel puin
urmtoarele:

datadisttrugeriisautransferulu
ui

codulcompletdeclasificare

titlul

descriereea

utilizatorrulresponsaabilpentrudistrugereitransfer

motivaiaa pentru distrugere

d
s transfer (aceasta poate fi o
sau
referin la program
marea de pstrare
p
i dispoziie sau la un
motivinttrodusmanual)

5.3.21
1. SMAEtreebuiespeermitunui roldeadm
ministratorssspecificeeunsubset
de elem
mente de metadate
m
ad
diionale caare vor fi reinute caa urme de
metadate.

5.3.22
2. SMAE trebuie s po
oat exportta urmele de
d metadatte atunci cnd actele
suntexportate.

Aceastcerinesteeimpuspeentruaperm
mitemigrarreantreSM
MAE.

5.3.23
3. SMAEtreebuiespermitcainfformaiilesfieexporttatedemaimulteori.

Paagina 74 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

5.3.24
4. Ori de cte
c
ori SM
MAE export sau transsfer inform
maii, ar treebui s fie
capabilssproduc lacerereunraport,caarescuprrindacteleeexportate
sautranssferatenco
onformitateecunivelurrilelordeseecuritate.

Paagina 75 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

6.C
Capturaideclarareaactelor
Privviregeneral
Acest capitol prezint cerine reeferitoare la
l procesul de captur a actelorr ntrun SM
MAE. Primaa
2) acoper
seciune ((6.1) acopeer processul obinuiit de capttur. Urmtoarea seciune (6.2
importurilee masive dee acte din altesistem
a
e, fiind urm
mat de o seciune
s
dedicat emaailului, din
n
cauza importanei sale particulaare (6.3). Seeciunea 6.4
4 trateaz genurile
g
dee acte i secciunea 6.5
5
usistemeledescanareiobineredeimaginidigitale.
acoperintegrareacu
Terrminologie
TermenulcapturesstefolositinaltecapitolealeM
MoReq2.Teermenulesttefolositnsensulsu
u
obinuit din limba en
nglez, n contextul
c
teehnologiei informaiei/
i
/manageme
entului info
ormaiei. n
n
mnsalvareeaeintrun
nsisteminfformatic.Acceastaestee
acestcontext,capturainformaaieinseam
u sensul arh
hivistic de captur,

v
vzut
ca aciunea

de nregistraare sau salvvare a uneii

similar cu
anume reprezentri a unui ob
biect digitaal, aa cum
m apare n
n baza de date terminologic a
a
6
proiectuluiInterParess2(vezinott) .
Rezult c SMAEurile pot captura o varrietate de informaie. Un SMAEE poate cap
ptura acte,,
metadate,i,nuneleecazuridocu
umente,printrealtele..
Faptulcu
unSMAEpo
oate(nuneelecazuri)caapturaattdocumente
e,ctiacteeconducellaconcluziaa
inevitabil c termen
nul capturr este imprecis, deo
oarece capttura unui act
a implic mai multee
umentcareenuesteun
nact.Deexxemplu,cap
pturaunui actincludee
procesedeectcapturaunuidocu
procesele declasificare,nregistrareiblocareaschim
mbrii,ceeacenuesteenmodneecesarcazull
pentruacteetermenul declarareesteuneorifolositcaa
pentrudoccumente.Poatedinaccestmotiv,p
sinonimcu
ucaptur;totui,terrmenuldeclararese poateapliccaunuidoccumentcarencepen
n
afaraSMAE,sauunuidocumentcareafostdejacapturratcadocum
mentdecttreSMAE.
psdeprecizieartrebu
uisaibvrreunimpacttmicsaudeelocasupraclaritiiMoReq2.
Aceastlip
Maimultedefiniiiofiicialesuntd
datenglosaareledinseeciunea13..1.
6.1Captura
Documenteleelectronicecaresu
untntocmitesauprim
mitencurssulproceselordeactivvitateiau
u
origineaatttnsurseinterne,cttiexterne.Documentteleelectro
onicevorfinformatevvariate,vorr
fiproduse dediferii autoriipo
otvorfiprim
miteattcaadocumenttesingularee,cticad
documentee

vezi http:///www.interrpares.org/ipp2/ip2_term
minology_dbb.cfm

Paagina 76 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

formate din mai mult componeente (vezi glosarul peentru definiia componentei n
n contextull
MoReq2).
Uneleacteesuntcreattencadrulorganizaiei,ncursu
ulproceselo
ordeactivittate.Altesu
untprimitee
prin canalee de comu
unicaie varriate, de pild pot electronic,
e
, fax, coresspondena potal (cee
poatefiop
pionalscan
nat),prinnmnarei lavolume iratedessosirevariabile.Pentru
uacapturaa
documentee este nevo
oie de un ssistem flexib
bil de captu
ur cu bune comenzi de manageement i caa
urmaredivversecerinesunttrataate.

Re

Cerine

Testabil

6.3.1

Procesul de captur al unui SMAE trebuie s furnizeze com

menzile i
funcion
nalitilecarrespermittutilizatorrilors:

capturezze actele ellectronice indiferent de

d formatull fiierului,
metod de codificaare sau altee caracterisstici tehnolo
ogice, fr
alterareaaconinutu
ului;

s se asigure
a
c actele su
unt asociatte unei sccheme de
clasificarre;

s se assigure c acctele sunt asociate

a
cu unul sau mai multe
dosare.

Formattuldefiierestedefin
nitnglosarr.Cerinaeestedeafi capabils
capturezzeoriceform
matdefiieer.

Nu se urmrete
u
c cerina de a captu
ca
ura acte n
n orice form
mat s fie
testabil
i nu imp
plic necessitatea ca SMAE s poat
p
prezzenta (vezi
glosarul)) toate forrmatele po
osibile. Mo
oReq2 prin urmare nu listeaz
tipurile de formatee care ar putea fi cap
pturate, deo
oarece form
matele pot
areului. To
otui, pentrru a evita
varia n timp odat cu evoluia softwa
dubiul, felurile
f
de acte care trebuie
t
incluse pot fi diverse; elee ar putea
include, depild,u
urmtoareleefeluridea
acte,frecven
ntutilizate nsetrile
tipofficee:

rezultateedelaapliccaiidesktop
pdetipulpa
achetelorofffice;

emailurri(veziseciiunea6.3)

audio

bazededate

pdf

imaginisscanate

video

paginiw
web

nanum
mitesituaii,SMAEpoa
atedeasem
meneasca
apturezealttefeluride

Paagina 77 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

acte,cum
marfi:

bloguri;

fiiere compresate
c
e (uneori menionate
m
sub denu
umirea de
arhive,nsensulIITaltermen
nului);

calendarreelectronice;

formularreelectroniice;

dateGISS;

informaii din alte

a
aplica
aii compu
uterizate, de pild
contabiliitate,statedeplat,prroiectareassistatdeca
alculator;

sistemedemesagerrieinstanta
anee;

nregistrrrialetranzaciilorweeb;

actecareeincludlegturictrealteacte;

codulsursalunorsofturiido
ocumentaiadeproiectt;

datestru
ucturate(deepildtranzaciiEDI);

transmissiiweb

wiki

Acesteliistenusunttcomplete.

6.3.2

SMAE nu trebuie ss impun nici o limitt practic a numrului de acte

care pot fi capturaate n orice clas, do
osar, subdosar sau volum,
v
nici
asupran
numruluid
deactecare
epotfistocaatenSMAEE.

Numru
ulmaredea
actenvolum
meetc.vaa
aveatendin
nadeafaccesistemul
dificil dee utilizat n anumite setri i prin
n urmare acest
a
lucru nu este n
general recomanda
at. Aceast cerin urrmrete s
permit situaiile n
care un
n numrul mare estee de neeviitat, cum ar
a fi anum
mite medii
tranzacionale.

6.3.3

La captu
ura unui acct alctuit din
d mai mu
ulte compon
nente (vezii glosarul),
SMAEtrebuiesacapturezetoaatecompon
nentelesalee.

6.3.4

Lacaptu
uraacteloreelectronice careaumaaimultdeo
ocomponent,SMAE
trebuie s permit ca actul s fie adm
ministrat ca o singurr unitate,
d relaia nttre compon
nente i psstrnd integgritatea strructural a
reinnd
actului.

Exempleedeasemen
neaactesun
nt:

paginiw
webcuelementegraficeencorporate

undocum
mentrealizzatcuunprrocesordettextelegat deofoaie

Paagina 78 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

n unelee cazuri, com

mponentelee vor fi conectate prin
n legturi ca
are nu vor
funcion
nadacvorffipurisim
mplucopiateentrundepozitSMAEE.Depild,
multe pa
agini web conin
c
leg
turi ctre g
grafice i allte obiecte cu adrese
(URLurii) exterioaree depozitullui; i foile de calcul leegate coniin, n mod
obinuit,,legturic
treadrese (numedeffiierealesistemuluid
deoperare)
externedepozituluii.Vezicerinaurmtoare.

6.3.5

La captu
urarea unui act electrronic ce arre mai mult de o com
mponent,
SMAE ar trebui s modifice actul, dac este neceesar, pentru
u a pstra
posibilitaatea de al prezenta. Aceasta vaa nsemna probabil caa SMAE s
modificeereferinelee(legturilee)internen
ntreuneleccomponentee.

Aceast cerin se aplic doa

ar formatellor de fiiere specifica
ate pentru
SMAE
nu se urm
mrete s
se aplice pentru form
matele nesspecificate.
Exempleearputeain
nclude:

decalcul.

paginiH
HTMLcarein
ncludlegtu
urictregra
aficesaualtteobiecte;

foideca
alcultabelarrcareinclud
dlegturic
trealtefoiidecalcul.

Realizarea acestor schimbri este contra

ar principiiului genera
al de a nu
schimb
coninutull actului, da
ar este inevitabil dacc actul ca
are include
componente etc. trebuie
t
s fie stocat n formatu
ul su orig
ginal, fr
pierdereea tuturor funcionalit
f
tilor i acurateei. Schimbrile
S
e vor fi n
general acceptate att timp ct toate schimbrilee sunt nreg
gistrate n
a de auditare a SMA
AE (vezi ceerina urm
toare). O abordare
evidena
alternativ implic redarea actului n alte formate de fiiere (cum ar fi
neastatic; vezicerina
a11.7.8;to
otui,chiar
PDF/A)ccarepstreeazimagin
dac aceeasta evit
schimbareea legturilo
or, este pro
obabil c effectul va fi
pierdereealor.

6.3.6

AtuncicndSMAEsschimbrefferinelencadrulacteelorntimpu
ulcapturii,
omat toatee detaliile schimbrilorr fcute n
el trebuie s nregistreze auto
evidenaasadeaudiitare.

6.3.7

SMAE trrebuie s captureze

c
a
automat
formatul de fiier (vezi glosarul),
incluznd versiuneea fiecrei componente, atunci cnd e capturat i
ostochezenmetadate
elecompon
nenteloracttului.
trebuieo

Aceasta este cerutt pentru a

a accepta pstrarea digital a actelor
ntimp.Veziiseciunea1
11.7.
accesibillitatealorn

Uneleinfformaiideespreformatuldefiierrsuntnmo
odobinuitiimpliciten
extensia
a numelui de
d fiier al componenttei, de pild
.htm, sau
s .pdf.
Totui,d
doarextenssianuindic
versiunea
aformatuluiidefiier.A
Aceastava

Paagina 79 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

fiaccepttabilnmu
ultecazuri,d
deiarputeeasnufiesuficientnsituaiile
n care exist neceesitatea unei pstrri pe termen
n lung sau unde este
nevoied
depild,prreciziaspaiiuluideculo
deprecizie(d
oare).
Formateeledefiierresuntnum
meroaseissupuseuneiifrecvente schimbri.
Prin urm
mare, nu este
e
realistt ateptarrea ca un SMAE s captureze
informaiilepentrutoateformateledefiiere.Esteprinurmareacceptabil
pentruu
unSMAEs::

specificeeolistafo
ormatelorca
arepotfireecunoscute;

sseba
azezepeorreferirelaunregistrup
prestabilitd
deformate
defiiereedeprefferatunulp
proiectatsp
pecialpentruasprijini
pstrareeadigital.

nambelecazuri,orrganizaiau
utilizatoaretrebuiessseasigureccseriade
formatedefiierein
nclusestesuficientp
pentrucerin
neleeidep
pstrare.
6.3.8

6.3.9

Atunci cnd
c
actele sunt captu
urate, proceesul SMAE de captur al actelor
trebuie s validezee valorile metadatelor
m
r intrate n SMAE, la un minim
mcuregulileedinmodeluldemetad
dateMoReq
q2.
conform
Vezidea
asemenea6
6.3.34naceeastseciu
une.

SMAE ar
a trebui s accepte vaalidarea eleementelor de
d metadatte folosind
algoritm
midesumd
decontrol.

De exem
mplu, fiiereele pot fi id
dentificate printrun numr
n
de tiip card de
credit de
d 16 digiii, dintre ca
are ultimul digit este un digit de
d control
calculatdinceilali15digii,fo
olosindalgoritmdecima
al.

n mod normal, ar trebui s se

s accepte existena prevederilor
p
r pentru o
a unei ap
plicaii penttru aceast
caracteristic, care s
s permit
interfa
organiza
aiilorsiintroducp
propriulalgo
oritmales.

6.3.10

SMAEtrebuiespeermitutilizzatorilorsccapturezeu
unactelectronicchiar
dacapllicaiafolositpentruaaproduceactulnuesteeprezent.

Depild
,unutilizattorpoateprimiunplan
ndeproiecctidesene CAD/CAM
ca anexxe ale unui email. Da
ac utilizattorul nu are acces la aplicaiile
pentrup
planuldeprroiectsauC
CAD/CAM,a
atunciutilizatorulnua
arputeas
vizualizeeze anexelee. n ciuda acestui fa
apt, utilizato
orul ar treebui s fie
capabilsscapturezzeanexeleccaactenSM
MAE.SMAEEpoatefurn
nizasofturi
de vizua
alizare caree s permitt utilizatorrului s vizualizeze acceste acte;
aceastanuestecerrutdeMoR
Req2.

6.3.11

SMAEtrrebuiesfieecapabilscapturezeemetadate despreacteconform
cumodeeluldemetaadateMoReeq2.

Paagina 80 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

6.3.12

SMAEarrtrebuis fiecapabil scapturezzeautomattvaloridin cmpurile

definite de un rol de administrator n cadrul genurilor de documente
d
precizate,folosind acestevalo
oriautomattpentruap
populaelem
mentelede
metadatte,aacumsuntspecifficatenmo
odelulmetadateMoReq2.

Funcion
nalitatea neecesar pen
ntru aceastt cerin se
s aplic do
oar pentru
obiecteleeelectroniccecareauo
ostructur internpreedictibil,d
deexemplu
scrisorip
produsefolo
osindanum
miteabloan
neiunanum
meproceso
ordetext.

Multe documente,
d
incluznd unele docu
umente tip
p office sau
u i fiiere
.PDF, incclud elemente de mettadate conffigurabile de
d ctre utiilizator. Ar
trebui ca
c SMAE s
poat fi configurat s captureeze automa
at valorile
acestoreelementeslepstezzemreuncuactul.

6.3.13

SMAE trebuie n orice mom

ment s peermit capttura elemeentelor de
metadattespecificate la configgurarea sisttemului i trebuies lee pstreze
ntroreelaiedeleggturperm
manentcuaactulelectro
onic.

6.3.14

SMAEarrtrebuis permitutiilizatorilorccaredoresccscaptureezeunact,
dar care
e nu au caapacitatea de a furnizza toate metadatele
m
obligatorii
pentrue
el,slstoch
hezetempo
orarnSMA
AE.

Altfelsp
pus,SMAEa
artrebuis
furnizezem
mijloacepeentrustocarreaactelor
fr toa
ate metada
atele lor, adic
a
fr a ncheia procesul normal
n
de
captur.. Aceasta implic raportarea excepiilo
or i mon
nitorizarea
progresu
ului; nu im
mplic nici o
o cerin de
d a trata aceste actte ca acte
normalee pentru sccopuri de export, tra
ansfer, reda
are etc. MoReq2
M
nu
specific
cumsepoaterealizaacestlucru..

Doarvalloriledemeetadateedittabilepotfi
fischimbateelaunmom
mentviitor,
iarmeta
adatelefixe(deex.,dateledetran
nsmitereaeemailului)trebuies
rmnneschimbate.

6.3.15

SMAE trrebuie s see asigure c valorile unor

u
elemeente de metadate ale
actelor electronicee pot s fie
f actualizzate doar de ctre utilizatorii
edeadminisstrator,con
nformecureguliledin
autorizaisaudectrerolurile
capitolul12.

6.3.16

t
s se asiguree c tuturo
or actelor le este attribuit n
SMAE trebuie
momenttulcapturii celpuino
oclas,und
dosar(saussubdosarullsu,dac
ecazul),dupcumestecazul.

6.3.17

SMAEarrtrebuis accepte asistenauto

omat ncaapturadocumentelor
electron
nice, prin extragerea
e
automat a ctor mai
m multe metadate
posibile,,pentructtmaimulteformatedeefiierepossibile.

Paagina 81 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine
Motivareeapentrua
aceastceriinesteaceeadea:

minimiza
a cantitateea de intr
ri de datee realizat de ctre
utilizatori (experien
na arat c
n multe medii, o ceerin de a
determinau
utilizatoriis
resping
introduccemetadateelepoated
sistemull);

sporiacu
urateeameetadatelor.

Testabil

Elementtele de mettadate impllicate, i fellurile de do

ocumente peentru care
estepossibil,vordep
pindedemeediu.Uneleindicaiisu
untdatenm
modelulde
metadatte.
6.3.18

SMAE trrebuie s accepte

a
asissten auto
omat n caaptura documentelor
careies iacelorin
nterne(note,scrisorid
dinprocesoaareledetexxtentrun
layoutiiunformatdefiierprrecizat)caaacte,prinexxtragereaautomata
urmtoaarelormetadatedinelee:

datadoccumentului(cumapareencorpuld
documentului);

destinatar(i);

destinatar(i)secund
dar(i);

liniadessubiect(titlul);

autor(i);

referinaaintern(deobiceipreezentatcareferinanoastr),

nmsurrncareaccesteasunttprezente.

MoReq2
2 nu specificc softwareeul sauforrmatul penttru documeentesaue
mailuri tip office. Extragereea de mettadate poa
ate fi reallizat prin
atelor n cadrul
c
actu
ului, prin fo
olosirea un
nui ablon
localizarrea metada
pentru a identificca metada
atele i pentru
p
a scrie un document
necomplletat,sauprinoricealttemijloace.

6.3.19

SMAEtrebuiescapturezedattaioraunuiact,attcametadatte,ctin
evidenaadeauditarre.

Dacda
ataiorasu
untpartea identificato
oruluiunica
alactului,iiatttimp
ctacessteapotfieextrasenm
modexplicit dinacestn
numr,arpu
uteasnu
fienecessarssesto
ochezedata
aiorasepa
arat.

MoReq2
2 nu specifiic acurateeea necesa
ar pentru or. Cele mai
m multe
SMAEn
nregistreaz
oracuoaccurateedeosecundsaumaimu
ult.

Unele cadre
c
legisllative soliciit ca marrcarea oreii s fie reealizat n
conform
mitatecuunanumitdisspozitivsau referincertificat.A
Acolounde
estecazul,acestluccrutrebuiep
precizatnC
CapitolulZeero.

Paagina 82 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

6.3.20

Pentruo
orice actcaapturat, SMAEtrebuie sfiecapaabildeaprrezentape
ecran metadatele,
m
incluzndule pe ceele de preecizate n momentul
configurrriisistemu
ului.

Metadattelespecificcatenmom
mentulconfi
figurriisisteemuluipotconstadin
ctevassaudintoatteelementeeledinseciiuneareleva
antacapittolului12.

6.3.21

SMAEtrrebuiesseeasigurec toatemetaadateleobligatoriisuntprezente
pentruffiecareactccapturat.

6.3.22

n timpul capturii unui act, SMAE trebuie s ceear utilizatorului s

introduccoricemettadateceru
utecarenuaaufostcaptturateauto
omat.

6.3.23

SMAE trebuie
t
s accepte atribuirea
a
d cuvintecheie mulltiple (sau
de
termenicheie)penttrufiecarecclas,dosarr,subdosarriact.

MoReq2
2 nu solicit
posibilitatea de atriibuire a cuvintelor cheeie pentru
volume.

6.3.24

SMAEarrtrebuisp
permitunuiroldead
dministratorsconfigu
urezence
msur cuvintele cheie suntt obligatoriii sau opionale, n momentul
ului,pentrufiecareclass,dosarsaausubdosaar.
configurrriisistemu

6.3.25

SMAE trebuie
t
s permit s fie creat mai mult de o entitaate (clas,
dosarettc.,folosindaceeaicom
mbinaiedeecuvintech
heie.

6.3.26

SMAE ar trebui s permit unui

u
utilizaator s creeze, printro singur
s
de cuviinte cheie,
aciune, o entitate,, pentru a o popula cu valorile sale
pierealorinttegraldinaltentitate.
princop

6.3.27

SMAE ar trebui s permit utilizatorulu

u
ui s introd
duc un identificator
unasaumaiimultelimb
bi,pentruoriceact.
pentruu

6.3.28

SMAE trebuie s furnizeze

f
po
osibilitatea ca valorile cuvintelorcheie sau
altevalo
orialeelem
mentelorde metadatessfiepreluatedinsau
uverificate
cuunvo
ocabularcon
ntrolat(sau
ulistdeterrmeniperm
mii).

De pild
, prin inteermediul unei
u
liste de
d opiuni sau tezaurr. Vezi de
asemeneeacerina1
11.8.11.

6.3.29

SMAE trrebuie s permit

p
introducerea unor alte metadate
m
d
descriptive
sau de alt tip, la momentul capturii i/sau la un
u stadiu ulterior
u
al
prelucrrii.

6.3.30

SMAEtrrebuiesavvertizezeutilizatoruldaacasaprod
dusvreonccercarede
acapturraunobiecttcuuntitlu
ucareexistdejanacceeaientittatesaus

Paagina 83 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

redenum
meascuno
obiectcuun
ntitlucared
dejaexistnaceeaie
entitate.

6.3.31

6.3.32

6.3.33

Vezidea
asemenea1
11.8.6.

SMAE trrebuie s fie capabil s

s rezerve posibilitatea
p
a de a mod
difica titlul
unuiacttelectronic pentrurolu
uldeadmin
nistratorsau
upentrualttutilizator
autorizat.
Aceastfacilitatepoatesaunu
usfiefolossit,laopiuneaorgan
nizaiei.
Atuncicndunutiliizatorcaptu
ureazundocumentcaarearemaimultdeo
versiunee, SMAE treebuie s permit utilizatorului s aleag cel puinuna
dinurmtoarele:

sdeclaretoateverrsiunilecau
unsinguracct;

sdeclareoversiun
nespecificatcaact;

sdeclarefiecareversiunecau
unactindivvidual.

SMAE ar trebui s fie capab

bil s furnizzeze un sprijin autom
mat pentru
deciziiledeclasificaareaactelorelectronicce,prinmijlocireacelp
puinuneia
dinurmtoarele:

realizareeadoaraun
nuisubsetaalschemeid
declasificarreaccesibil
unuiutilizatorsaurrol;

sugerareeaclaselorssaudosarelorfolositeccelmaireceentdeacel
utilizator;

sugerareea claselor sau dosareelor folosite

e cel mai frrecvent de
acelutiliizator;

sugerareeaclaselorssaudosarelorprindeduceredineelementele
de metadate ale actului. (d
de pild, cuvinte
c
sem
mnificative
folositentitlusaunrnduldeesubiectae
emailului);;

sugerareeaclaselor saudosarelorprinded
duceredin coninutul
actului.

6.3.34

SMAEarrtrebuis permitca procesuldecapturssfiencheiatdemai

multdecctunutilizzator.

SMAE ar trebui s permit ca

a procesul de captur
s fie mp
prit ntre
obinuit,aceeastavasem
mnificafap
ptulcunuttilizatorva
utilizatori;nmodo
introducce unele metadate
m
i apoi transsfer actull electronicc ctre alt
utilizator,careintro
oducemeta
adatelermaseiclaseazactul.

6.3.35

SMAEarrtrebuisffurnizezefaacilitielem
mentaredefluxdeluccru,pentru
a activaa dirijarea simpl de verificare i aprobarre a unui document
anteriorcapturii,n
nregistrareaadeciziilorluate,cinellealuatisspermit

Paagina 84 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

introduccereadecttrefiecareaamotivaieii.

De rema
arcat faptu
ul c se cerr doar cara
acteristici ellementare de
d flux de
lucru.nmodintenionatsareestrnsfa
decaracteeristiciletottaledeflux
0.
delucrudescrisencapitolul10

6.3.36

SMAEarrtrebuisffurnizezeo interfadeeprogramaareaaplicaieipentru
aprimiicapturan
ntimpreal acteindivid
dualeitranzaciifurn
nizatedeo
altapliccaiesaudeeunaltsisteem.

Aa cu
um este menionat
m
n seciunea 1.4, funcionaliitatea de
manageementalacttelorelectro
onicepoateeficerutccaparteau
unuisistem
mailarg
g.Acestlucrruarputeasolicitaca SMAEsp
primeasca
actedinalt
sistem, de pild, o aplicaie pentru
p
activvitatea organizaiilor (corporate
(
on), cum ar
a fi mana
agementul relaiilor cu clienii
businesss applicatio
(Custom
mer Relation
nship Mana
agement, CRM)
C
sau o
o linie de aplicaii
a
de
afaceri prin interm
mediul uneei Interfeee de prog
gramare a aplicaiei
(Application Progrramming In
nterface, API)
A
pentru
u a seta SMAE s
capturezzeacteleind
dividuale.

6.3.37

Acoloun
ndeestepo
osibil,SMAEEartrebuissemitunavertismen
ntdacun
utilizatorncearcsscapturezzeunactemailcareafostdejaccapturatn
dosarsau(d
dacesteclaasatdirectntroclas))naceeaiclas.
acelaid

MoReq2
2nudefinetecumem
mailuleste identificat;;cutoatea
acestea,ID
deintern
netalmesaj
ajuluipoatefipotrivit.

Exist c
teva cazurri n care nu
n este logic posibil, de
d pild, attunci cnd
actulem
mailafostccapturatnttrunfiierla
acareutilizzatorulnua
areacces.

6.3.38

Acoloun
ndeestepo
osibil,SMAEEartrebuissemitunavertismen
ntdacun
utilizator ncearc s captureze un act (altul
(
dectt un emaill, aa cum
este trattat de 6.3.3
37) care are
e acelai co
oninut cu un
u alt act care
c
a fost
dejanre
egistratnaacelaidosarsau(dacesteclasattdirectntroclas)n
aceeaicclas.

6.3.39

Acoloun
ndeestepo
osibil,SMAEEartrebuissemitunavertismen
ntdacun
utilizator ncearc s captureze un act (altul
(
dectt un emaill, aa cum
3.37) care are aceleeai valori ale metad
datelor de
este traatat de 6.3
identificar ca un allt act care a fost deja nregistratt n acelai dosar sau
(dacessteclasatdirectntrocclas)naceeeaiclas.

Metadatteledeiden
ntificarepen
ntruaceast
cerinsu
unt:

titlul

data

Paagina 85 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Re

Cerine

Testabil

6.3.40

Acolo un
nde este po
osibil i correspunztorr, SMAE ar trebui s furnizeze o
atenion
nare, dac o
o ncercare este fcut de a capttura un actt care este
incompletsauinconsecventde
eomaniercarevaco
ompromiteviitoaresa
credibilittateaparen
nt.

De pild
, un ordin de cumprrare fr o semntura
a electronicc valabil
sauofaccturdelaunfurnizornecunoscutt.

6.3.41

SMAE trrebuie s permit

p
unui rol de administrato
a
or (i nu unui rol de
utilizator)sadaugeacteunuiivolumnch
hisanteriorr,dacactuluinueste
entmpla:
ulterioarrdateinchiderii.Atuncicndacestlucruse

autor

destinattar

SMAEtrrebuiesso
olicitecaun
nroldeadm
ministrator sadauge
un motiiv, att n metadatelee volumulu
ui, ct i n
n cele ale
actului,p
pentruaexxplicadeceaceastexccepiesaprodus;

SMAE trebuie s nregistreze automatt aceast situaie

s
n
evidenaadeauditarre.

aciuneaa nu trebuie s actualizeze data nchiderii stocat n

metadatte.

Aceasta posibilitatte este desstinat folo

osirii pentru
u a corecta
a erori de
d
un vollum a fost nchis nein
ntenionat. Din acest
utilizator, de ex. dac
motiv,esteimporta
antcaexcep
piacarea declanata
aceastaciunesfie
documen
ntatcoresspunztor.

MoReq2
2 nu impun
ne cum s fie realiza
at acest cerin. Ea
a poate fi
realizat
prinredeeschidereattemporara
aunuivolum
mnchissauprinalte
mijloacee.

eamasiv
6.2.Importare
maimultem
modaliti.D
Depild:
ActelepotajungemassivntrunSSMAEprinm

transfermasivdintru
unSMDEcompatibil

transfermasivdintru
unSMAEcom
mpatibil

urfiierde datecomp
patibilconinndoseriedeacted
deacelaiggen(deex.,,
caunsingu
facturizilnice)

dintrunsisstemcompaatibildescaanaresaugeeneraredeimaginidiggitale.

actedintroierarhied
dedirectoarrealesistem
muluideoperare.

Paagina 86 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

SMAEtreb
buieslepo
oataccepttaitrebuieesincludcaracterissticipentru aadministraprocesull
decapturipentruaapstracon
ninutulisttructuraacttelorimporttate.
ntimpulim
mportuluim
masiv,SMAEtrebuiescapturezeeaceeaiinfformaiecaiprocesullnormaldee
captur
respectiv actele nseei i metad
datele lor. Trebuie
T
de asemeneaa s clasificee actele

extinznd schema dee clasificare, dac esste necesarr (vezi 3.1.12) i, posibil, s capturezee
informaii n evidena de auditare. n fine, imporrtul masiv trebuie s permit procesareaa
excepiilorrierorilor.
n momen
ntul redactrii, este planificat dezvoltarea
d
Req2. De laa
unei scheme XML pentru MoR
aceast scchem se ateapt s implementteze modelul de metaadate MoReeq2 i s fu
urnizeze un
n
protocol id
deal pentru
u importul masiv a actelor
a
elecctronice din
ntrun SAM
ME, conform
m MoReq2..
Deoarece detaliile schemei nu sunt
s
dispon
nibile n mo
omentul redactrii, co
onformitatea cu ea nu
u
estecerut.

Cerine

Ref

6.2.1.. Dac o schem

s
XM
ML MoReq2
2 oficial a fost publiccat, SMAEE trebuie s
poat deesfura o importare masiv de acte de o manier conform cu
u
aceastsschem.

Testabil
P

Vezi de asemenea cerina 5.3

3.1 referito
oare la exportarea actelor. Luatee
mpreun, aceste dou cerin
ne trateazz interopeerabilitatea sistemelor
conformeMoReq2.

6.2.2.. SMAE trrebuie s furnizeze capacitatea

c
a de a cap
ptura nreggistrrile dee
tranzaciiegeneratedealtesistteme.Aceasstapoatein
nclude:

saccepteimportrrinloturialefiierelorrdetranzaccie

s furnizeze regulli editabilee pentru a

a personaliiza capturaa
automattaactelor;;

validareaapentruam
menineintegritateadaatelor.

MoReq2nuspecificmodulncareestefu
urnizataceeastposibiilitate.

6.2.3.. SAEtreb
buiesfieccapabilscaapturezeau
utomatntiimpulimportuluimasivv
metadattele asociaate cu acttele (perm
mind introducerea manual a
a
metadattelorcarelip
psescsausu
untincorectte).

6.2.4.. Acolo un
nde SMAE captureaz
c
metadatelee unor actee n timpul importuluii,
trebuie s le valideze folosin
nd aceleai reguli caree ar fi folo
osite pentru
u
oloundeun
nprocesdeevalidaregseteerorri
captura manuala actelor.Aco
(cumarffiabsenam
metadatelorrobligatoriiisauerorid
deformat)e
eltrebuies
le aduc n atenia utilizatorrului care desfoar importareea, n toatee
cazurileidentificnd
dmetadateleimplicateeinregistrrnderorileeiaciunilee
neviden
nadeaudittare.

Paagina 87 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

ncazuriileideale,a
actelecaressuntimporttatevoraveeametadattecaresunt
ntotalittateconform
mecumod
deluldemettadate.na
altecazuri, metadatelee
pot s fie
f neconfo
forme. n aceste
a
cazu
uri, cteva soluii sunt posibilee;
MoReq2nuobligla
aniciunadiintreele.Po
osibilelesolu
uiisunt:

ntreagaimportareesteanulatt;

importarreaactuluiccarearemeetadatenecconformeessteanulat

utilizatorrul este so
olicitat s aleag
a
ntrre corectarrea erorii i
anularea
aimportriiclaseiafecttate.

Datele sunt importate ca actee incomplette temporarr (aceasta se refer la

a
cerinad
dupcareca
apturapoattefimpriitntreutillizatori,vezzi6.3.34).
6.2.5.. SMAEtrebuiesfieecapabilsimporteevidenade auditarecaareprezint
portate.
istoriculactelorimp

6.2.6.. SMAE trrebuie s nu importe nregistrrile evideneei de auditaare n nouaa

eviden de audittare; trebu
uie s imp
porte nreggistrrile evvidenei dee
auditarecaunactseparat.

Evidena
adeauditarrecaacttrrebuiesfieepstratsseparat,astfelncts

evitepro
oducereadeemecanism
mecaresp
permitrolu
uriloradmin
nistratives

schimbe sauscom
mpromitintegritateaeevideneideeauditare. MoReq2nu
u
cumsepoaterealiza acestlucru;;poateimp
plicastocareeaevideneei
specific
de audittare importtate ca act alturi de actele imp
portate sau ca entitatee
separat
,recunoscu
utcaoevid
dendeau
uditimporta
atdinaltssistem.

SMAEtre
ebuiesfurrnizezeposiibilitideaaadministraacoziledeintrare.

Seaunvedereurm
mtoarelefa
aciliti:

vizualiza
areacozii

oprireattemporara
aoricreiassauatuturo
orcozilor

repornirreauneiasa
auatuturorrcozilor

tergerea
auneicozi.

a
un
n rol de ad
dministrator s setezee (opional)
6.2.7.. SMAE trrebuie s abiliteze
SMAEsnchidclaasele,dosarreleivolumelenmo
odautomat dupceau
u
fostimpo
ortate.

De pild
, la fuziunea a dou organizaiii poate fi necesar s
se nchid

ramuri ale
a unei stru
ucturi astfeel nct s nu
n mai poa
at fi adug
gate acte la
a
ele.

Paagina 88 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

6.3Manageme
entulmesagerieielecttronice(em
mailurilor)
Deffiniii
Ca verb, [a transmitte un] emaail7 se refeer la un m
mecanism de
d transmittere a mesaajelor ntree
ntext,termeenulagenttareunseenstehnicspecific;maimultedetaliinusuntt
ageni(nacestcon
cerutepen
ntrunelegeereaMoReq
q2).
Protocolul standard folosit
f
penttru transmiterea de emailuri
e
e
este
definit de documentele RFC
C
2821 i R
RFC 2822 ale
a Networrk Workingg Group. MoReq2
M
folosete RFC
C 2821/RFC 2822 caa
fundamenttaldefiniieeidelucrup
pentrutransmiteread
deemailurri.
Casubstan
ntiv,email"estedeo
obiceifolosiitpentruaffacereferirrelaundoccumentcaptturatdeun
n
agent caree conine daatele comp
plete ale un
nei singure transmisii. Cu toate acestea, dei RFC 2822
2
definetessintaxapentrutransmiisiunileem
mail,nuexisttstandard
decaresd
defineascfformatuldee
dateicareeartrebuiffolositatun
ncicndtran
nsmisiaem
mailsuntcap
pturateladocumente.
Altfelspuss,chiardacaplicaiileedeemail deladiferiiifurnizori pottransm
miteliberm
mesajentree
ele(deoarecepotresspectaproto
ocoaleledeeemaildeffinitenRFC
C2821/RFC
C2822)nueesteposibill
misie email de la o ap
plicaie em
mail ca un document
d
s garanttezi c alt
i
s captureezi o transm
aplicaieemailvaficcapabilslciteasc,aatttimpctfiecarefu
urnizordeeemailrespecctpropriull
formatbreevetatpentrucaptura emailului..nmodsim
milar,extraggereaautom
matdemeetadatedin
n
mesajenupoatefigarantat.
osireiasp
pecte
Folo
Emailuleestefolosit pentrua trrimitedocu
umente(sub
b formdemesaje i deanexe)ncadrulii
ntre orgaanizaii. Caaracteristicaa softurilorr de admiinistrare a emailuriilor (n sp
pecial lipsaa
standardizriiformateelorexplicaatmaisus)),combinattcuatitud
dineautilizaatorilorfadeemail
defuncionalitipentruacestea.Organizaiiletrebuieffiecapabilee
uri,poate facedificilaplicaread
simplemeentezeconttroaledeprrocedurideadminisstrarepentrru:

capturatutturormesajjelorianexxelorlor,intrateiieitte

i/saus:

capturezeemailuriianexenco
onformitateecuregulip
predefinite

i/saus:

utilizatorilorrcapacitate
eadeacaptturamesajeeleianexeleselectate.
furnizezeu

n unele SState Memb

bre europene, proprieetatea jurid
dic a emaailurilor estte neclar i n unelee
cazuri,cap
pturaautom
mataemailurilorntrrunSMAEp
poatesnu
ucorespund
dcadruluillegal.Acolo
o
unde se cconsider c este cazu
ul, ultimelee dou opiuni ar treebui luate n
considerrare pentru
u
configuraree.
Mai mult, emailurilee au deven
nit principal standard de comunicaie pentrru multe orrganizaii ii
uldeemailesteefem
mer.Fiecaree
unulimporrtantpentrualtele.n uneleorganizaii,multtdintraficu

n limba engglez, e-mail poate

p
fi att suubstantive, ctt i verb (n.tr.))

Paagina 89 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

organizaiee are nevo

oie s decid care din abordrile de mai sus reprezzint cel mai
m cuvenitt
compromisspentrusituaiasa:

prima opiiune presupune captu

ura oricruii email efeemer, ct i
cele caree sunt actee
semnificative.

adouaopiunepresupuneconfiggurareacussuccesareggulilorifiltrelorpotrivvite;

a treia opiune cere ca utilizato

orii s stab
bileasc relevana i importana pieselor ii
existriscu
ulcaelsanu
upoatfaceacestlucrrucredibil.

MoReq2permitecaSSMAEsaccceptetoateecele3abo
ordri.Controlulproceduriloriad
dministrriii
nuformeazobiectulMoReq2.

Ref

Cerine

Testabill

6.3.1.

MAEtrebuieimplicitslcapturezee
Oridectteoriunemailestecaapturat,SM
ntrunfo
ormatcareireineiin
nformaiiledinantet(h
header).

6.3.2.

SMAE tre
ebuie s captureze em
mailurile n
ntro manie
er integratt, respectivv
astfelnctcapturassfierealizaatdeutilizzatordinap
plicaiadeemail,fraa
finevoiecautilizatorulscomu
utepeSMAEE.

MoReq2 permite dee asemenea

a, dar nu cere,
c
capturra emailu
urilor n altee
nstrnsinteegrate.
modaliti,maipuin

6.3.3

Trebuie s
s fie posib
bil s se con
nfigureze un SMAE n momentul configurrii
sistemulu
ui,astfelncctsopere
ezenunad
dinurmtoaarelemodaliti,atuncci
cndunu
utilizatortrimiteunem
mail:

captureazzautomat emailul;

stabiletee dac s captureze emailul conform unor reguli

predefinitte;

avertizeaz utilizato
orul n mod
m
autom
mat, dndu
ui acestuiaa
opiuneadeacapturraemailull.

niiacapturaa
nuianicioaciune(isebazeazzpeutilizaatorcvain
dacsecuvine).

dalitateesttealeas,essteaccepta
abilpentru unSMAEs

Indiferenttdecemod
cear uttilizatorului s clasificce manual actele i s introdu
uc manua
al
anumitem
metadate.

6.3.4.

Trebuie s
s fie posib
bil s fie co
onfigurat un
n SMAE n momentul configurrii
sistemulu
ui,astfelncctsopere
ezenunad
dinurmtoaarelemodaliti,atuncci
cndunu
utilizatordeeSMAEprim
meteunemail:

captureazzautomatmesajul,daacacestan
nuafostdeejacapturatt;

hotrtee dac s captureze emailul n conformitaate cu reguli

Paagina 90 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabill

predefinitte;

dacem
mailulnua fostdejacaapturat,laavertizeaz automatpee
utilizator,,dnduiaccestuiaopiuneadealcaptura;

nu iniiazz nici o acciune (i astfel

a
se baazeaz pe utilizator s
iniiezecaapturadacsecuvine).

s accept
ca SMAEE sa cear

Indiferentt de care cale estee aleas, se

utilizatoru
uluisclasif
ificeactelem
manualisadaugem
metadatelem
manual.

6.3.5.

SMAEtreebuiesaccepteasiste
enaautom
matncaptturaemailurileintratee
i ieite,, cu sau fr anexee, ca actee, prin exxtragerea automat
a
a
a
urmtoarrelormetad
datedinaceestea:

data(in
nunelesetriora)trim
miteriimesajjului;

destinatar(i);

destinatarisecundarri;

rnduldeesubiect(tittlul);

destinatar;

semnturraelectronicncorporrat;

furnizoruldeserviciu
udecertificcare

nmsuraancareaceesteasuntp
prezente.

Aceast cerin speecific capttura emiteenilor pen

ntru mesajee emailurii.
otdeauna identic cu autorul,
a
dee pild, atu
unci cnd o
o
Acesta nu este nto
trimite un
n mesaj n numele
n
unu
ui director. Captura eemitentului
secretar
estespeccificataici cauncomp
promiscontient,fiind imposibild
deacaptura
a
autorul,d
deomanierrcredibil,nmodauttomat.Orga
anizaiilearrtrebuisia
a
nconsideerarenevoiiadeproced
durimanua
alepentrua asiguracorectitudinea
a
metadateeideidentifficareaauto
orului.

6.3.6.

Utilizatorrii ar trebui s fie capaabili s tran

nfere un acct email ctre un sub
b
dosar, do
osar sau claas prin traagerea lui din
d clientull de email (tehnic, un
n
AgentalU
Utilizatorulu
uideMail)ctreunan
numesubdosar,dosarrsauclasn
n
SMAE.

Subdosarul,dosarulsauclasa potfirepreezentatenfereastracclientuluidee
emailsauntrofereeastrsepa
arat.

6.3.7.

SMAE tre
ebuie s peermit unu
ui utilizator s aleag cum s caaptureze un
n
mesajem
mailcuanexxe:

doarmessajulemail,,franexee;

emailul,, cu anexele sale, ca un act format din componente

c
e

Paagina 91 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabill

legate;

doaranexxa(ele),fieccaresauoriccarecaacteeindividualee.

Aceastasseapliclatransmitereeaiprimireeamesajelo
or.

Ultimadiinacestetreiopiunip
presupuneccaanexa(elee)sfiecap
pturatefr

contextullemailurilorcucarea
aufosttranssmise.

6.3.8.

Acolounde emailu
ulianexeleesunt captturatenaccelaitimp, darcaactee
separate,,actelerezu
ultanteartrrebuisfielegateauto
omatprinSM
MAE.

SMAE trrebuie s permit utilizatoruluii s navigheze prin intermediu

ul
referineiincruciateentreactee,astfelnc
t sdesco
opere fiecarreanexaacct
dinactulemailiem
mailulactd
dinactulaneex.

6.3.9.

Ori de cte ori o anex

a
este capturat ca act separat, SMAEE trebuie s
solicite ca
c valorile corespunztoare metaadatelor acctului s fie capturatee
i/sauintrodusepen
ntruel.

6.3.10.

uiespopu
ulezeimpliccitmetadataa
Lacapturraunuimessajemail,SSMAEtrebu
Titlucucmpulsub
biectalmesajului.

Anexa9o
oferindica
aiidesprein
nterpretareametadateeloremailu
urilor.

6.3.11.

SMAE treebuie s permit utilizatorului care captureaaz un messaj email s

complete
ezetitlulacttului.

Aceasta are ca scop s peermit utilizatorilor s corecteeze titlurilee

unztoaressausclarif
ificetitlurileeemailuriilorsausffactitlurilee
necorespu
maisemn
nificative.

Titlul em
mailului este separat de rndul de subiectt (titlul) al emailuluii;
ultimul va
a rmne ca
c parte a mesajului indiferent
i
d coninuttul titlului ee
de
mailului..

6.3.12.

Dac un utilizator captureaz un rapo

ort de nottificare a situaiei dee
oundeacessteasuntacceptate)p
pentruunee
transmiteereaemailului(acolo
mail caree a fost cap
pturat ca act, SMAE ar
a trebui s fie capabil s le legee
automatpeceledou
u.

Exemple de notific
ri a situaiei de tran
nsmitere su
unt rapoarrtele de nee
gturi(link) artrebuis

transmiteereiconfirrmriledettransmitere..Acesteleg
permit utilizatorulu
ui s navig
gheze ntree acte astffel nct s
descoperee
otificaredelaemailulact,iem
mailulactdeelaoriceno
otificare.
fiecareno

6.3.13.

SMAE treebuie s acctiveze capttura autom

mat a metaadatelor ap
parinnd e
e
mailurilo
or i anexellor sale, aa cum estee schiat n modelul de metadatee

Paagina 92 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabill

6.3.14.

SMAEtreebuiespermitmetaadateledattaexpedierriiidataprimiriis
fieintrodusemanual.

Aceastp
prevederea
arecascop rezolvareasituaiilorncaredatteledeinutee
de mesa
ajul emaill nu suntt corespun
nztoare seetrii activvitii (vezzi
introduceerealaacea
astseciun
nepentruexxplicaiiasu
uprasituaillorposibile)).
O opiun
ne de conffigurare ca
are s deza
activeze acceast faciilitate va ffi
acceptabil.

6.3.15.

Unutilizaatortrebuieesaibposibilitatead
deacapturaantrunSM
MAE,dintro
o
singuroperaiune,maimultemailuriselectateman
nualca:

MoReq2.

unact

unsetdeacte,unulpentrufiecareemail

sauca
nfuncie
edeopiuneeautilizatorrului.
6.3.16.

SMAEartrebuisffiecapabilssidentificeeautomatiscapturezetoateee
mail specifiicat de utiilizator, nttro singur
mailurilee nrudite cu un em
operaiun
ne,capturn
nduleca:

unact

unsetdeacte,unulpentrufiecareemail

sauca
nfuncie
edeopiuneeautilizatorrului.

Seciunea
a 3.6.4. C
Cmpuri dee identifica
are din RFFC 2822 descrie
d
cum
m
cmpurilee opionalee Referitor la [Refereences] i ca rspuns la
l [InReplyy
To] din antetul
a
SMTTP pot fi fo
olosite n associere cu cmpul
c
Ideentificatoru
ul
mesajului [Messag
ge ID] pentrru a identif
ifica mesajeele de em
mail nruditee,
uneorinu
umitefiruldiscuiei(tthread)

6.3.17.

SMAE treebuie s peermit unuii utilizator care captureaz un mesaj

m
email
ntrun fo
ormat brevetat s l salveze n multiple
m
formate, inclu
usiv formatee
deschise.

Poate fi util pentru

u un SMAE s aplice criterii de salvare a emailurilo
e
or
bazatepeeindicatoareledeterm
menedep
strareideedispoziiee.Coninutu
ul
emailurrilor din dossare cu un termen de pstrare redus pot fii pstrate n
n
format brevetat,
b
da
ar cele cu termen de pstrare ndelungat

ar putea ffi
salvaten
ntrunforma
atdeschis.

Ori de cte ori cmpul de adrees capturaat din antettul emailu

ului apare n
n

6.3.18.

Paagina 93 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabill

metadateele unui act email, SM

MAE trebuie s se asigure c el captureaz
att opiionalul afiieaz num
me [displayy name] (d
dac este prezent) al
a
oricrei csue
c
pottale listate, ct i speecificarea ad
dresei [addressspec]];
depild,maidegrab
bJanSchm
midtdecttjs97@xyz.int.

eacte
6.4.Genuride
orcarenussunt(inm
modobinuitnupotfi))definiten
n
Genulunuiactdescrieecaracterissticileactelo
schemadeeclasificare..Acestapoaateinclude anumite:

atributealeemetadateelor

cerinedepstrare

controaled
deacces

feluldocum
mentelor(d
deex.contraact,CV,rap
portdisciplin
nar)

Genulactu
uluicorespu
undenmod
dobinuitgenuluidedocumentdincareactu
ularezultat.

Cerin

Ref

Testabil

6.4.1.

SMAEtrebuiesacceptedefin
nireaintreeinereacattegoriilordeeacte.

6.4.2.

FiecareaactdinSMA
AEtrebuiesaparinu
unuisingurggendeact.

6.4.3.

SMAE treebuie s ncredineze exclusiv ro

olului de ad
dministratorr dreptul de
definireintreinerreacategorriilordeactee.

6.4.4.

SMAE trrebuie s permit rolu

ului de adm
ministrator s
s ncredineze crearea
deacted
dintrungen
ndeactesp
pecificatdo
oarunuianu
umitgrupd
deutilizatorri,
bazatpenevoilelordeactivitatte.

6.4.5.

SMAEtrrebuiespeermitroluluideadmiinistratorsdefineasccungende
act ca un
n gen de act standard
d, care s poat
p
fi folo
osit de toi utilizatorrii
careaup
permisiuneaadeacaptu
uraacte.

6.5.Scanareaiproducerreadeimagginidigitale
e
CndseplanificimplementareaaunuiSMAE,estenevoieadesea sfieluate
enconsideerareactelee
fizicesubfformdehrtiesaumicroforme.
Existdouaspectep
principale:

acte existe
ente care sunt
s
pstraate pe hrttie sau miccroforme i de care este
e
nevoiee
pentrurefe
erinenaso
ocierecuaccteleelectro
onice;

documente
epehrtiecarecontin
nusfieprrimitesaucreatedectreorganizaaie,darpee

Paagina 94 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

careorganizaiadoreteslepsstrezecaaccteelectron
nicenSMAEE.
Aceastseeciunetrate
eazscanarrea(produccereaimagin
nii)docume
entelorpeh
hrtiesaum
microforme,,
astfelncttelespoaatficapturatentrun
nSMAEcaaacteelectro
onice.Sunt inclusectevacerinee
careserefferladetalliialeprocesuluidescaanare.
Scanareap
poatefiorgaanizatnu
urmtoareleemodaliti:

centralizat

localsaungrupdelucru

externalizaatsausubccontractat

saunoriceecombinaie.Acestem
modalitisuntdescriseepescurtm
maijos.
Scanarea ccentralizat este cea mai potrivvit pentru captura dee volum mare, utiliznd n mod
d
obinuit eechipament de scanarre rapid proiectat
p
sp
pecial penttru intrri masive, m
mpreun cu
u
operatorid
descanaresspecializai..
Scanarealocalsaun
ngrupdelu
ucruareloccnapropieereautilizattoruluidestinatariestepotrivit
pentru acttivitatea cu
u volum mic,
m unde persoana
p
c
care
realizeeaz scanarea are neevoie de o
o
cunoatereeaactivitii,saucnd
destedictaatdedistrribuiageoggraficaorrganizaiei. Sefolosescc
deobiceisscaneredeo
ocapacitateeivitezm
mici;potfiu
uneoridispo
ozitivemultifuncionalle.
Scanarea eexternalizatt sau subcontractat poate fi luat n co
onsiderare pentru un numr dee
motiveleggatedeeficienafinancciar:

acolo unde
e exist o mare cantitate de scaanri ce tre
ebuie efecttuat ca o operaiunee
singular

acolounde
eresurseleu
umanesuficcientenuexxistncadrulorganizaaiei

acolounde
espaiuldegzduirei/sauechipaamentulnuestedispon
nibilnorgaanizaie

acolounde
escanareai./saudepo
ozitareanusuntcondiionatedessediu

Restulacessteiseciun
nistabileteecerineleccetrebuielu
uatenconsideraren furnizarea uneisoluiii
integrated
deSMAEisscanare.Ceerineledeaaplicdoarundecomp
ponenteledescanaressuntparteaa
SMAE. Mu
ulte din ce
erine pot fi de asem
menea interpretate pe
entru ntreebuinare atunci cnd
d
scanareaeesteexternaalizat.

Ref

Cerin

6.5.1. SMAEtreebuiesfiecapabildeintegrarecu
ucelpuino
osoluiedeescanare.

Soluia de
d scanare furnizeaz
interfaa cu echipa
amentul de scanare i

permiteo
operatorulu
uisdesfoarecteva
aprocesereelativelasccanare,cum
m
arfirotirreasauelim
minareazgom
motului.

6.5.2. Compone
enta de sccanare a SMAE ar trebui
t
s accepte attt scanaree
monocro
om,cticcolor.

Multeap
plicaiinuceerscanareccolor.

Testabill
D

Paagina 95 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

6.5.3. Compone
entadescanareaSMA
AEtrebuiessfiecapab
bilssalvezeimaginilee
nformattestandardizate,incluzznd,darnulimitndu
usela:

TIFF(veziSpecificaiaTIFF6.0);

JPEG(vezziISO15444
4,cerutdoaardaceste
eacceptatculoarea)

PDF/A(veziISO1900
05).

entadescaanareaSMA
AEtrebuie sfiecapabildeasalvvaimaginilee
6.5.4. Compone
ladiferiteerezoluii.

La modu
ul ideal, carracteristica de scanaree ar trebui s ofere un
u meniu dee
opiuni, programa
abile pentrru introdu
ucerea difeeritelor ca
ategorii dee
nte.
documen

Testabill
D

enta de sccanare a SMAE ar trrebui s fie

e capabil de a salvaa
6.5.5. Compone
imaginile
ecolorsaup
pescardegriiladifeeriterezoluii.

enta de scaanare a SM
MAE trebuiee s fie cap
pabil s n
ntrebuinezee
6.5.6. Compone
mrimile
estandardizatedehrtie,incluzn
nd,darnulim
mitnduseela:

A4

A3

216pentrudefinireaA4iA3.
VeziISO2

6.5.7. Compone
entadescaanareaSMA
AEartrebuisconinofuncion
nalitateOCR
R
(recunoaatereopticacaracterrelor).

Funciona
alitateaOC
CRproducettextdintroimaginesccanat.Anu
umitegenurri
de OCR sunt
s
uneorri numite IC
CR (recunoa
atere inteliigent a ca
aracterelor)).
Pentrusiimplificare,MoReq2levadenumipeambeleOCR.

6.5.8. Acolo un
nde SMAE include o funcionalittate OCR, SMAE
S
ar trrebui s fiee
capabil s
s administreze imagin
nea scanat i textul rezultat
r
din
n OCR ca un
n
singuracct.

Altfel spu
us,textul ocerizat ar trebuis
t
fiee privit maii degrab ca
c metadatee
aleactulu
uidectunactpropriu
uzis.

MoReq2 nu cere ca
c utilizatorii s fie capabili
c
s vad texttul ocerizatt,
u este s
permit cutarea fulltext (vvezi cerina
a
deoarecee scopul s
urmtoarre).

6.5.9. Acolo un
nde SMAE include fu
uncionalitaatea OCR, ar trebui s permit
cutareancadrulteextului.

Paagina 96 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

6.5.10
0. Compone
entadescanareaSMA
AEartrebuiisafiecapaabildeareecunoatei
capturad
documenteleindividuaalentrunp
procesdesccanaremasiiv.

MoReq2 nu specificc n ce mod

m
sar pu
utea realiza
a acest luccru. Soluiilee
obinuitee se bazeaz pe recu
unoaterea codurilor patch, a foilor
fo
patch
h,
codurilorrdebaresauinserturilo
ordefoialb
be.

6.5.11
1. Compone
entadescaanareSMAEEtrebuiesfiecapabilstransm
mitnmod
d
automatuneicoziim
maginilescaanate,dupscanare.

Deexemp
plu,pentruindexaresa
aucontrold
decalitate.

2. SMAE ar
a trebui s
s includ o facilitatee pentru inspectarea
i
a imaginilor
6.5.12
scanate.

Testabill
D

Aceasta poate inclu

ude capacittatea de a accepta sa
au respinge imagini; ii,
cndelesuntrespinse,ocerereederescana
are.

Inspectarreaarputea
asfiereallizatdeun
noperatord
descanner,dectreun
n
utilizatorr special n
nsrcinat cu verificareea de calittate sau de
d ctre allt
utilizatorrcaredesf
oaractivvitateadeveerificareaccalitiidoa
arcaopartee
aactivit
iilor.

3. Compone
enta de scanare a SMAEului trebuie s permit rolului dee
6.5.13
administrator s seteze un nivel minim al paraametrilor care descriu
u
coninutu
ul informaional al imaginii, n aa fel nct orice imaggine ai creei
parametrriisuntsubnivelulmin
nimsfieelliminatcareprezentndopaginaa
goal

6.5.14
4. Compone
entadescaanareaSMA
AEuluiar trebuisfiiecapabil sstochezee
parametrrii de setarre ai scann
nerului (cum
m ar fi fa/faverso
o; rezoluiee;
contrast;;strlucire)pentrudifeeritecatego
oriidedocum
mente.

SMAEartrebuispeermitutilizzatorilorsadnotezeimaginile

Aceastccaracteristiccpoatefiffolositpen
ntruanotaproblemeeexcepionalee
de scana
are, sau peentru a facee notie (aa cum ad
dnotrile ma
anuale sunt
folositeu
uneorincazzuldocumentaieipeh
hrtie)

6.5.15
5. DacSMAEpermiteeutilizatorilorsadnottezeimagin
nicaresunttreinutecaa
estoradnotri.
acte,eltrebuiesprevinalterrareainltturareaace

Aceastaeesteocerin
ndoarpen
ntruacte;nuestecerin
npentrua
alteimaginii.
Se urmrrete s preevin modif
ificarea acteelor (sau s
par a fi modificatee)
temporarr.

Paagina 97 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

6.5.16
6. Dac SM
MAE permitee utilizatorilor s adno
oteze imaginile care su
unt reinutee
ca acte, el trebuie s stocheze mpreun cu fiecare
e adnotare identitateaa
utilizatorrului care face adn
notarea i ora i data,
d
de o manier
nemodifiicabil.

Aceasta este o cerrin doar pentru

p
actee; nu este o cerin pentru altee
imagini.SSeurmreteasigurarreafaptuluicoricead
dnotareesteecuveniti
urmribill.

6.5.17
7. Compone
entadescaanareaSMA
AEartrebu
uisnregisstrezeunju
urnalpentru
u
fiecareseesiunedesccanarecuu
urmtoareleedetalii:

loginulu
utilizatorulu
ui

identificaatorulstaieeidelucru

oraidurrata

identificaatorulsesiunii

identificaatorullotulu
ui

numruldedocumeente(daceecazul)

numruldeimaginiscanate

numruldeimaginidupelimin
nareapagin
niloralbe(dacpaginilee
albesuntteliminateaautomat)

6.5.18
8. Compone
enta de sccanare ar trebui s fie capabil s capture
eze n mod
d
automatmetadateleerelevante,,atuncicn
ndsescaneaazformulaarecuzone..

Unformu
ularcuzoneeesteunulccarecuprind
deariidefin
nitensoftuldescanaree
ca prezeentnd datte care treebuie scana
ate. Inform
maia din afara
a
ariilor
definite nu este sca
anat, astffel reducn
nd mrimea
a imaginii i
reducnd
d
cerineledestocareilimedeeband.

9. Atuncicndocomp
ponentde scanareaSSMAEinclud
decaptura automataa
6.5.19
metadate
elor, ar treebui s fie capabil s
s interpreteze acestee informaiii
pentrucllasificareau
utomat.

Aceast componenttestenm
modspecial utilncazzulmediilor delucrudee
caz,acolo
oundeacteelepehrtieenmodfreecventpoarrtidentificcatoridecazz
care conin suficien
nt informa
aie pentru a clasa un
n act vezzi seciunea
a
10.5.

0. Un SMAE ar trebui s fie cap

pabil de a importa
i
maasiv imagini scanate i

6.5.20
elelor.
metadate

Vezi seciunea 6.2 pentru ma

ai multe refferine refeeritoare la importul n
n

Paagina 98 din 258

2

Testabill
D

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabill

grup.
1. ERMSulartrebuisfiecapabillsafiezeimagininm
miniaturaleimaginilor
6.5.21
scanate,pentruaajutanavigaiaicutareea.

6.5.22
2. ERMSultrebuiesp
permitutilizatoruluisscaptureze
eimaginicaaacte.

Paagina 99 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

7.TTrimiteri((referenieri)
Acest cap
pitol aduce
e laolalt cerinele pentru
p
trim
miteri ntre
e entiti (clase, do
osare, sub
dosare,volumeiactee)ncadruluneischem
medeclasificcare.Seciu
unea7.1preezintcerinelepentru
u
coduriledeeclasificaree,iarcelepeentruIdentiificatoriidesistemsuntprezentainseciunea7.2.
Toate entiitile stocaate n depozitele SMA
AE (clase, dosare, subdosare, volume,
v
acte etc.) au
u
nevoiedeidentificato
ori.Acetiid
dentificatoriisuntnecessaripentru:

apermitessoftwareurrilorsproccesezeentittile;

apermiteu
utilizatorilorsregseaasc,sserreferelaissfoloseasccentitilee;

MoReq2fo
oloseteurm
mtoareateerminologie
epentruad
descrieacetiidentificaatori:

un identificator necesar pentru a fi utilizaat de softw

ware este numit identtificator dee
A
poate fi folosit n anumite cazuri attt de ctree utilizatorii, ct i dee
sistem. Acesta
software.

unidentificcatorierarh
hicaplicatentitilordiintroierarh
hieauneiscchemedecclasificareii
destinatu
utilizatorilorrestenumit:coddeclasificare

aliidentificatorisunttdenumiinfuncied
denecesiti,identificcatorulProggramriidee
pstrareidispoziie.

Diferena ntre Identiificatorii dee sistem i Codurile dee clasificare

e este ilustrat n urm
mtoarele 3
3
diagrame.Acestediaggramevorfideasemen
neadiscutatemaitrziiuncapitoll.
Figura 7.1 arat o paarte a unei scheme de clasificaree fictive, dar realist. Ea arat ctva
c
clase;;
fiecareclassareuntittludeclas(cumestecerutde3.2
2.4).

Paagina 100 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura7.1

Fiecreiclaaseiestealocatunind
dicativdesiistem,aaccumesteartatnfigurra7.2.

Figura7.2

DeobservaatcIdentificatoriideesistempreezentaiaiccisuntdem
micidimenssiuniisimp
pli, doarcu
u
scopdeilu
ustrare.nrrealitate,essteposibilccaeisaibodimensiunemaim
mareiostrructurmaii
complicat. Cu titlu de
d ilustrare, un exemp
plu al unui identificato
or de sistem
m bazat pe algoritmull
Identificatorunicglo
obaleste0cc7220e356
64644c482
2b067832cc1efa1c.
iclaselor lisealoc Coduridecclasificare.A
Aacumestespecificaatncerineeledemaijos,aceastaa
e;unexemp
pluestepreezentatnfiggura7.3.
poateluacctvaforme

Paagina 101 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura7.3

iaici,coduriledeclassificaresuntprezentattecarelativsimple,pen
ntruilustrare.
Fiecareclaasareun coddeclas
c
sificare,ce poateficombinat cu Coduldecllasificareallclaseisalee
mam,pen
ntruaface uncoddeeclasificareecucalificaativecompleete.Deci, deexemplu
u,coduldee
clasificarecucalificatiivecomplettealclaseiR
Recuperarencazded
dezastreeste0010010
003.Elestee
construitaastfel:

ncepecuccoduldeclaasificarealcceluimainaaltdosarm
mamdinierrarhie(001,fiindcodull
declasificaarealclaseiconducerea
acompanieei);

adaugcod
duldeclasificarealurm
mtoruluim
mam,njosdinierarh
hie(001,fiin
ndcoduldee
clasificarealclaseicon
ntinuitateaactivitii),rezultnd0
001001;

repetpassulanteriorpnesteaatinsceam
maiapropiaatclasmaam(nacesstexemplu,,
nuexistrepetri);

adaug co
odul de claasificare al clasei (003
3), care estte codul de clasificarre al claseii
recuperaree n caz dee dezastru,, rezultnd astfel cod
dul de classificare cu calificativee
complete0
00100100
03.

Coduride clasificaressuntdeasemeneaaloccatepentru
uacteicom
mponenteleelor,pentru
uapermitee
ssefacnmodunicctrimiterelaele.
Folosirea p
previzionat determin
n gradul de
d unicitatee cerut. Ideentificatorii de sistem n generall
trebuies fieuniciceelpuinnccadrulunei instaneSMAEsauallunuinod dereea ilanivelull
eferat. Codu
urile de clasificare cu calificative complete trebuies
t
f unicen
fie
n
ntregii reele, de pre
cadrul uneei scheme de clasificcare, dei, deoarece ele sunt construite ierarhic, codurile
c
dee
clasificarepotfiunice
edoarncad
drulunuino
od(deex.,o
oclassaussubdosar)alierarhiei..
Atuncicn
ndsecereuncaracter unicncadrruluneireele,estedeedoritcaid
dentificatoriiidesistem
m
s
reecunoscut, care garanteaz caraccterul unic la nivel global (adic
s fie bazaai pe un standard
unicitaten
ntoatesisteemelenoricemoment).Aceastaestedeaseemeneadedoritpentru
uaplicaiilee
autonome,,saunecuprinsenreeele,astfelnctspeermitposib
bileviitoareedezvoltrisaupentru
u
activitid
defuziunessauachiziiee.Maimultteastfeldeestandarde aufotpropuse,darn
niciunulnu
u

Paagina 102 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

areopoziiedominan
nt;MoReq
q2prinurmaarenuobligglafolosirreaunuianumestandaardnacestt
scop.
declasificarre
7.1.Coduriled
Cerine

Ref

Testabil

u apariie aoricreieentitidin celecareu

urmeazesste
7.1.1. Oridectteorionou
creatnssauestecap
pturatdectreSMAEE,acestatre
ebuiesaso
ociezeunco
od
declasificarepentru:

clas;

dosar;

subdosar;

volum;

act;

componen
nt.

7.1.2. SMAE treebuie s see asigure c toate cod

durile de clasificare
c
cu
c calificative
completesuntunicencadrulierarhieischeemeideclassificare.

7.1.3. SMAE treebuie s see asigure c toate cod

durile de clasificare
c
i codurile de
d
clasificare cu calificcative com
mplete psttreaz grad
dul cerut de unicitaate
indiferentderepoziiionare(veziicerina3.4
4.1.).

7.1.4. SMAEtreb
buiesfieccapabilssttochezecod
duriledeclaasificarecaelemented
de
metadatealeentitiilorlacaresserefer.

7.1.5. SMAE trebuie s perrmit ca formatul codurilor de cllasificare i codurilor de

d
ministrator n
clasificarecucalificattivecompleetesfieprecizatderroluldeadm
momentul configurrii sistem
mului. Ar trebui s permit urmtoareele
caracteristticialecodurilordeclasificaresfiedefinitee,pentrufieecarenivel al
ierarhiei:

ualfanumeric
numeric,aalfabeticsau

prezenassauabsenaazerourilorriniiale

lungimeaminim(ncazulzerouriloriniialle)

valoaread
depornite

incrementtarea

7.1.6. Codurile de clasificare cu calificative complete

c
trebuie s constea din
d
uncaracterseparator.
concatenaareacodurillordeclasifficareseparateprintru

Paagina 103 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

7.1.7. SMAE arr trebui s permit caracterellor separattoare din Codurile de

d
clasificarecucalificattivecompletesfiesellectatedin,celpuin:

(spaiu);
(dash);
/(slash);
.(punct)

Deexemp
plu,uncodd
declasificare010010
003(cacel dinintrodu
ucereadem
mai
sus) ar pu
utea fi prin urmare prrezentat ca oricare din
n urmtoarrele forme, n
funcie dee alegerile fcute
f
penttru zerourilee iniiale i separatori la momenttul
confgurrrii:

10
001003;
001001003;
1/1
1/3;
001.001.003.
Reamintin
nd c cerina 3.2.7. peermite preffixe globalee i extensiii, acestea ar
puteadea
asemeneassfieprezen
ntateastfel:
corrporate/1/1
1/3;
001.001.3.pt.
u
7.1.8. SMAEtreebuiesperrmiteunui roldeadministratorsspecifice,cndonou
clas estee creat, daac entitateeafiic va aavea un cod de clasifiicare generrat
automatd
dectreSM
MAEsaufurn
nizatdeutillizator/oap
plicaieextern.SMAEva
trebuifie:

s genereeze fiecare Cod de cllasificare automat i s mpiedice

utilizatoriiislintrod
ducmanuaali,maide
eparte,slmodifice(d
de
pild,unn
numrsecveenial,can
nexempluld
demaisus)

s permit unui utilizator auto

orizat sau unei
u
aplicaii externe s
s mpiedice
furnizeze codul de clasificare, dar mai departe s
modificareealui.

sau

Un exemplu pentru
u prima opiune
o
estte dac o nou cla
as intitula
at
Managem
mentul inccidentelor este ad
ugat sub
b clasa C
Continuitateea
afacerii din
d exemplu
ul prezenta
at n figura 7.3; n aceest exemplu
u, va fi aloccat
coduldecclasificare004,aacum
mesteprezeentatnfigu
ura7.4.

Adouaop
piuneestep
potrivitpeentrusetrilledemanag
gementalccazurilor.

Paagina 104 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

7.1.9. Atuncicn
ndSMAEgeenereazn modautom
matunnoucoddeclasificare(prim
ma
opiunedin7.1.8),eltrebuiesgenereze urmtorul numrsecvvenial,lun
nd
nconsideerare:

celmairecentfolosittcoddeclaasificarenaacelpunctaalschemeid
de
clasificaresau(pentru
uprimulnacelpunct))valoareadenceput.

valoaread
deincremen
ntarespecifficat,vezi7
7.1.5.

Vezifigura
a7.4.pentrruunexemp
plu.

7.1.10.. Atunci cnd accept un cod de

d clasificarre de la un
n utilizator sau de la o
aplicaie extern,
e
SM
MAE trebuie s l valideze sub raportul unicitii.
u
su
ub
nivelulmaam.

7.2.Identificattoriidesisttem
Ref

Cerine

Testabil

7.2.1. Ori de ctte ori o nou

u apariie urmtoareelor elemente este creeat n SMA
AE,
SMAEtreb
buiesoassociezecuunidentificaatordesisteem:

schemdeeclasificare
e

clas

dosar

subdosar

volum

act

reeditare

programareadepstrareidispo
oziie

documentt

7.2.2. Un SMAE trebuie s se asiguree c toi ideentificatorii de sistem sunt unici n

cadrulieraarhieischem
meideclasificareinccadrulrespeectiveiinstaaneSMAE.

De observvat c aceast cerin se extinde dincolo dee amplasareea geografiic

acolound
deoschem
declasificcaredisperssatafost implementa
atidinco
olo
de schemele de clasiificare undee mai multt de o schem de classificare a fo
ost
implementat.

Paagina 105 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

7.2.3. SMAEtreb
buiesfie capabilssstochezeidentificatoriidesistemcaelemen
nte
demetadaatealeentittilorlacareserefer.

7.2.4. SMAEartrebuisalo
oceidentificcatoridesisstemcaresu
untunicilanivelglobal.

Uniclanivvelglobaln
nseamnc
Identificatoriidesisttemsuntalo
ocaifolosin
nd
un algorittm care garranteaz c
nici un alt identifica
ator de sisttem nu poa
ate
avea aceeeai valoarre, indiferen
nt de cnt a fost pro
odus, sau de
d ctre ca
are
SMAE.

Aceasta este
e
de do
orit pentru reconfigu
urri, cum ar fi celee cauzate de
d
reorganiz
rialeorga
anizaiei,acchiziiiifuzziunietc.Da
acfiecreiientitinu
ui
este aloccat un id
dentificator de sistem
m de nivell global, este
e
o ma
are
probabilita
atedeaparriieadificu
ultilorntiimpulrecon
nfigurrii.

ulUUISD(aacumesteespecificat n
7.2.5. UnSMAE artrebuisfoloseascalgoritmu
8348 i ITTUT Rec.X6
667) pentru
u a genera identificato
ori de sisteem
ISO/IEC 98
unicilanivvelglobal.

Acestalgo
oritm,lacarenunele implementtriseface referiresub
bformaGU
UID
(GloballyU
UniqueID),poatefifollositpentruagarantau
unicitatea.

Alte abord
dri ale geeneraiei dee identificattori unici pot
p fi folosiite, incluzn
nd
DigitalOb
bjectIdentifi
fierSystem((DOI),scheemaUniform
mResourceeName(URN)
iArchivallResourceK
Key(ARK).

7.2.6. SMAE nu
u trebuie s cear utilizatorilo
or s intro
oduc sau s utilizeze
identificattoriidesisteempentrun
niciofunciieaSMAE.

Aceastcerineste incluspen
ntruciden
ntificatoriid
desistemla
anivelglob
bal
tindsfielungiineeprietenoi.Totui,sepoateacceeptacautilizzatorilorsle
fiepermissfoloseasscidentificcatoriidesisstemdaceeialegacestlucru.

Paagina 106 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

8.C
Cutare,rregsireiiprezentaare
Acest capitol prezint cerinele pentru cu
utare i reggsire n articolul 8.1. Cerinele aasociate cu
u
prezentareeasuntmp
priten3sseciuni:seciunea8.2
2prezintceerinelepen
ntruafiaree,seciuneaa
8.3.serefeerlaimprim
mareiseciunea8.4.ttrateazpreezentareaactelorcarenupotfiim
mprimate.
O caracterristica de ansamblu a SMAE este
e posibilitattea ca un utilizator
u
s regseasc dosare ii
acte.Aceastainclude cutarealo
or,fiecde
etaliiprecisesuntcuno
oscutesau nu,iprezeentarealor..
Prezentareeanseamnproducereeauneireprezentripeeecran(affiare)sauimprimarea;eapoatee
deasemen
neaimplica,,acoloundeeestecazul,redareaaudioi/sauvideo(veziglosarul).
Accesareadosareloriactelor,iiapoivizualizarealor,implicogaamlargiflexibildefunciidee
p
s
ceerinele dife
eritelor tipu
uri de utilizzatori. Deii
cutare, reegsire i prezentare,
pentru a satisface
unelecaracteristicide
ecutarepo
otfignditeecadepin
ndfunciileclasicedeaadministrarreaactelor,,
funcionaliitatea cerutt este desscris aici n
baza ideeii c un SM
MAE fr posibiliti
p
d regsiree
de
corespunztoareeste
eunullimitaatcavaloaree.
Toate caraacteristicile i funcion
nalitile din
n acest cap
pitol trebuie
e s fac obiectul
o
con
ntrolului dee
acces, aa cum a fostt descris n alt parte a acestei specificaii,
s
inclusiv co
ontroale de securitate..
nformaii vrreunui utilizator care nu are dreeptul s lee
SMAE nu trebuie nicciodat s prezinte in
acceseze. Pentru a evita compleexitatea, accest fapt esste subne
eles i nu este
e
repetatt n fiecaree
cerindettaliat.
8.1.Cutareiiregsire
Cutarea eeste processul de identtificare a actelor sau dosarelor prin
p interm
mediul unor parametriii
definii dee utilizator, cu scopul de a localiza, accesaa i regsi acte, clase
e, dosare, subdosare,
s
,
volumei//saumetadaatelelor.
Instrumenttele de cu
utare i navvigare ale SMAE
S
sunt folosite pe
entru a localiza metad
date, clase,,
dosare,subdosare,vvolumesau acte.Acestteanecesitovarietattedetehniccidecutarrepentruaa
oracademicpnla celntmpltorsau
u
sprijiniutillizatorii,dela(depild)sofisticattulutilizato
maipuinalfabetizattinformaticc.

Ref

Cerin

Testabil

8.2.1.

Niciofun
nciedecu
utaresauderegsiren
nutrebuie vreodatsdezvluie
unuiutiliizatorvreo informaie (metadate sauconinutdeact), acolounde
controaleedeacces isecuritatte(seciunile4.1,respe
ectiv10.13)mpiedic
accesuluiaceluiutiliizator.

Paagina 107 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref
8.2.2.

Cerin
SMAEtre
ebuiespermitutilizaatorilorsccauteisregseasc:

acte

fiecare nivel
n
de grrupare al actelor
a
(clas, dosar, subdosar,
volum)

Testabil
D

imetadateleasociaatelor,laoricenivelalschemeideeclasificaree.
8.2.3.

mbinaie de
SMAE trebuie s permit utilizatorilor s precizezee orice com
elementeedemetadatecaicuvintecheie.

Instrumeentuldecu
utaretrebuiiesfiecap
pabilscau
uteduporiiceelementt
demetad
date,depild
d,Titlu.

8.2.4.

SMAE trrebuie s permit

p
utilizatorilor s
s specifice
e dac o cutare este
destinatregsiriideactesauu
unuinivelp
precizatdeggrupareaacctelor.

8.2.5.

Funcia de cutaree a SMAE ar

a trebui s fie identtic pentru utilizatori,
oatetipurileedecutriispecificateencerina8.2.2.
pentruto

Cualtecuvinte,utiliizatoriiartrrebuisvad
daceeaiiinterfa,ca
aracteristicii
iopiuni,fiepentru
ucutareacclaselor,do
osarelor,sub
bdosarelor,,volumelorr
sauaacctelor(dei detaliilepreezentriireezultatelorp
potvarian
nfunciedee
ceeaceeestecerceta
at).

8.2.6.

SMAE trebuie s permit

p
utilizatorilor s realizeze cutri n coninutul
actelor.

Aceasta include texxtul actelor care sunt iimplicit i natural

n
n fo
ormat text,
f mesaje email i (acolo unde SM
MAE includ
de funciona
aliti OCR)
cum ar fi
actele ca
are au fostt convertite n format text prin ocerizare
o
(vvezi cerina
a
6.5.7).

8.2.7.

SMAEtre
ebuiespermitutilizaareadecu
utripentrualocalizaggrupareacu
scopded
declarare,ccaparteaprocesuluideedeclarare.

Aceasta este o cerin

c
pen
ntru uurin
na n folo
osire. Se solicit
s
ca
a
funciona
alitateadecutaresffiedisponib
bilpentruutilizatoriiccareseafl

n procees de captu
urare a un
nuia sau mai
m multe acte;
a
cu allte cuvinte,
utilizatorriinutrebuiesfieob
bligaisab
bandoneze procesuldeecapturaree
pentruainiiaocu
utare.

8.2.8.

SMAE trrebuie s permit utiliizatorilor s foloseasc orice com

mbinaie de
elementeedemetadatei/saucconinuttexxtualalacteelorcaicuvintecheie
ntimpulloperaiuniiidecutaree.

Paagina 108 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

Depild,,ocutare poatecomb
binaunanu
umeautorccuoanumittsecven

detextd
dincadrulacctului.

8.2.9.

SMAEarrtrebuiso
ofereofunciedecutarecareopereazdeeomanier
integraticonsecvventattpentruacte,ctipentrrumetadate.

Aceast cerinpresupunec interfaaiicomportam

mentulartrrebuisfiee
aceleaip
pentruamb
beletipurid
decutri.

8.2.10.

SMAE trebuie s afieze

a
num
mrul totall de itemi regsii ca urmare a
s afiezee (sau s permit utiliizatorului s cear afiarea) unei
cutrii i
listederrezultate(hiitlist)

8.2.11.

SMAEarrtrebuisp
permitutilizatorilorsperfecionezeocuttarefrs
fienevoiesreintro
oduccriteriuldecuttare.

Unutiliza
atorartreb
buidepildsaibpo
osibilitatead
deancepeeculistadee
regsiri rezultat
r
n
n urma uneei cutri ii s realizezze o alt cercetare
c
n
cadrulaccesteiliste.

8.2.12.

SMAEtrrebuiespeermitroluluideadmin
nistratorsconfigurezeeiulteriorr
s modiffice specificcaiile elementelor de metadate din cutare
ea de baz,
incluznd
d:

8.2.13.

orice eleement al metadatelor

m
r aparinn
nd actului, volumului,
subdosaarului,dosaruluiiclaseei,i

opional,,text.

Aceast cerinserreferlaferreastradeb
bazcarea
apareatunccicndestee
iniiato
ocutare;cconinengeeneral,unssetdecmp
puripentruelementelee
de meta
adate care sunt utilizate n mod
d obinuit n cutri. Acest sett
cuprindeeelementeleedebazm
menionatencerin,

SMAE trrebuie s furnizeze

f
o funcie dee cutare caare permite
e utilizarea
operatorrilorbooleeni,respectiv:

AND;

OR;

EXCLUSIV
VEOR;

NOT;

n orice combinaiee corect pentru

p
a ccombina un
n numr ne
elimitat de
termenidecutare..
8.2.14.

SMAEtrrebuies permitutilizatorilorscaute pe baza cuvinttelorcheie,

acoloundeaceleob
biecteaucuvintecheie.

Paagina 109 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

8.2.15.

ncursuloricreicutribazateepecuvinteecheie,SM
MAEtrebuiespermit
nvocabularrecontrolatte(sauliste
utilizatorrilorsselectezecuvintecheiedin
determeenipermii))

Referindu
une i la cerina
c
8.2.7
7, aceast cerin
c
se poate
p
aplica n timpull
procesulu
uidecapturrsauntim
mpuloricreeialtecut
ri.

8.2.16.

SMAE ar trebui s ncorporezze utilizareea unui tezaaur pentru a permite

deconceptee.
utilizatorrilorscauttepebazd

8.2.17.

Acoloun
ndeunSMA
AEncorporreazutilizaareaunuite
ezaurpentrrucutarea
pebaz deconceptt,aceastaartrebuis fieconform
mcucelpuinunuldin
urmtoarelestandarde:

ISO2788
8;

ISO5964
4

Aceast cerin va permite reg

gsirea doccumentelor pe baza unui termen
mai larg
g, mai ngust sau nru
udit, aflat n
coninut sau n meetadate. Dee
pild,occutarepen
ntruserviciiioftalmolo
ogicearpu
utearegsi serviciidee
sntatee,testepeentruochi,oftalmolog
gie.

Primulsttandardse referlaun
ntezaurmo
onolingvi aldoileala
auntezaurr
multiling
gv.(Vezi3.2.13i3.2.14
4).

8.2.18.

Dac un tezaur conform cu ISO

I
2788 sau
s ISO 596
64 este inttegrat unui
uispermittutilizatorruluicareeffectueazo
SMAE,accestadinurrmartrebu
cutarep
pebazdecuvintecheeie(saualtelementdeemetadatenlegtur
cu un teezaur) s foloseasc
f
toate caraccteristicile tezaurului, cum ar fi
termeni hiperonim
mi, hiponim
mi sau aso
ociai i sinonime, caa o parte
ului.
integranttaprocesu

Cu alte cuvinte, da
ac un utiilizator cau
ut un dossar, utilizattorul poatee
ncarenueestenschemavocabu
ularuluiconttrolat,apoii
introduceeuntermen
folosetee caracterissticile tezaurului pentru a iden
ntifica cuv
ntul cheiee
preferat potrivit.Un
nexemplu, dacbugeeteestecu
uvntulcheiiepreferat::
nacest caz,utilizattorularputteaintroducceestimrriiapois
fieghidatt
bugetesau
uunutilizattorarputea
aintroducee
ctreterrmenulhipeeronomulb
actecon
ntabileissifieprezzentatolisstcuterm
menihiponim
mi,unuldin
elefiind,,,bugete.

Pentru uurina
u
n
n folosire, utilizatorii nu trebuiie s fie obligai
o
s

prseassc interfaa de cuta

are pentru a
a accesa teezaurul cu scopul
s
de a
a
cutaterrmeniidec
utarenrud
dii.Asevedeaintrodu
ucerelaseciunea11.8
8
pentru o
o explicaiee detaliat
a expressiei: ca o
o parte inttegrant a
a
procesulu
ui.

Paagina 110 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

8.2.19.

Acoloun
ndeSMAEin
ncludeutilizareaunui tezaur,SMAEtrebuie spermit
roluluide
eadministratorsntreintezaurul.

Mentena
ana esteneecesarpen
ntruintrodu
ucereaden
noi termeniiitermenii
specificia
activitii.

8.2.20.

SMAE trebuie s restricioneeze n favo

oarea rolurrilor de administratorr
posibilitaateadeascchimbacuvintelecheieasociatecu
uundosar.

Aceastp
posibilitateesteprevzzutdoarp
pentrucircumstaneexxcepionale,
cum ar fi corecta
area erorilo
or angajailor. Modifficarea nep
potrivit a
a
cuvintelo
orcheie po
oate comprromite serio
os accesibiilitatea acttelor, chiarr
dacesteenregistratneviden
nadeaudittareiartreebuisfieeevitat.

8.2.21.

SMAE trrebuie s ofere

o
posibiliti de cutare tip p
potrivire paarial sau
caracterruniversal,carespermitadugaredecaaracterenaainte,dup
sau n ambele pri ale caracterelor intrroduse de utilizator, att
a
pentru
valorilem
metadatelorctipenttruconinutt.

8.2.22.

Deexemplu:

c
utarea teermenului proj ar putea regsi acte coninnd
d
p
projectiprojectioniPROJA;

ar putea s regseeasc actee

c
utarea teermenului psycho*s

co
oninndp
psychosis,psychoticssipsycho
ologists;

c
utarea terrmenului *byte ar putea
p
s reegseasc gigabyte,

tterabyte.

c
utarea terrmenului o
organi?atio
on ar puteea s regsseasc actee
co
oninndo
organisation
niorgan
nization.

SMAEarrtrebuiso
oferecutarredeproxim
mitateacuvvntului.
Ocutarredeproxim
mitategsetetermeniiseparaip
prinnumai multdeun
numrsp
pecificatdecuvinte,deeexemplu:

IInternational iOrga
anisationsseparateprrinnumai multdeun
cu
uvnt.

8.2.23.

SMAE trrebuie s permit utiliizatorilor s limiteze aria

a de cuttare a unei
cutrilaaoricaregru
uparespeciificatdeuttilizatorlam
momentulccutrii

8.2.24.

SMAEtrrebuiesfieecapabilscauteisregseascundosar, subdosar,
sau volu
um electro
onic integraal i tot cconinutul i toate metadatele
m

contextu
ualeisaffiezeolistatuturorrintrrilor((idoaraaacelora)din
contextu
ulacelorgru
upri,ntrunsingurpro
ocesdereggsire.

Paagina 111 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

Aceast cerin estte necesar atunci cn

nd utilizatorrul dorete s copiezee
mprimentreegulconinutalunuid
dosarpentru
ualluala ontlnire,
sausim
sausfa
acilitezemun
ncantrunaltloc,saupentruoriccealtmotivv.

8.2.25.

SMAE trebuie
t
s se compo
orte de o manier identic attunci cnd
efectueaaz cutri,, indiferen
nt dac ob
biectul cu
utrii este stocat pe
dispozitivve online nearline i/sau o
offline, innd totuii cont c
mecanism
muliperfo
ormanapreezentriiob
biectelorele
ectronicepo
oatevaria.

Aceast cerin se aplic doa

ar cnd SM
MAE folosete stocarea
a nearlinee
fflinepelng
gceaonlin
ne.
i/sauoff

8.2.26.

SMAE ar
a trebui s permit utilizatorilo
or s salveze i c reefoloseasc
termeniicutai.

8.2.27.

SMAE ar trebui s fie capabil s permit utilizatoriilor s fac disponibili

termeniidecutareesalvaiipentrualiutilizatori.

8.2.28.

permitutilizatorilorssspecifice intervaleledetimpn
SMAEarrtrebuisp
cereread
decutare,deex.dateeledincalen
ndarsaunu
umruldeziile.

8.2.29.

SMAEarrtrebuis permitutiilizareacattermenide cutareaintervalelorr

de timp specificate fie ca date (de ex. 2
24 dec. 200
085 ian. 20
009), fie n
n, aceasst lun), permind
limbaj natural (de ex. ultimaa sptmn
folosirea a cel puin urmtoarrelor cuvintte i/sau echivalentul lor n alte
limbi:

ultima

aceast

urmtoarea

sptmn

lun

trimestru
u

an

numelezzilelorsptmnii

numelelunilor

Paagina 112 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

8.2.30.

SMAE ar trebui s permit uttilizatorilor sau rolurilo

or de admin
nistrator s
ezemoduld
deafiarearezultatelo
orcutrii,incluznd:
configure

ordineancaresunttprezentateerezultatelee;

numrul de regsiri (hits) afiate

a
pe ecran ntrro singur
vizualizarreacutrii;

numrulmaximderregsiridinttrocutaree

ceelemeentedemettadatesunttafiatentrolistcu rezultatele
cutrii

8.2.31.

SMAE ar trebui s furnizeze ierarhia reelevanei, explicit

e
sau predefinit,
pentruapreciereacalitiirezultatelordecutare.

8.2.32.

deregsiricconineoreeeditareau
unuiacteleectronicsau
Atuncicndolistd
unactpe
entrucare oreeditareeexist(veeziseciuneaa9.3),SMA
AEartrebui
sfacleegturantreceledou
u,astfeln
nctregsireeauneiadiintreeles
indice ii existena celeilalte i s perm
mit regsiirea acesteeia; supus
controlului de accees, cu pstrrarea metaadatelor sep
parate pentru cei doi
itemi.

8.2.33.

onfigurareaa i a unui alt motor de cutare

SMAE ar trebui s permit co
dectcelimplicit.

Oorganiizaiepoateedorisim
mplementezzeunmotorrdecutarediferitdee
cel livratt de SMAEE, pentru co
ompatibilita
atea de sisstem sau pentru
p
altee
motive.

8.2.Prezentarre:afiareaactelor
nine acte n diferite
e formate. Utilizatoru
ul solicit faciliti geenerice dee
Un SMAE poate con
prezentaree,carevorp
permiteafiareauneid
diversitideformate.

Ref

Cerin

Testabil

8.2.1.

Oridecteoriunuttilizatoraju
ungelauneecrancareiindicexiistenauneei
osar, subdo
osar, volum
m sau act, SMAE treb
buie s fie capabil s
clase, do
prezinte coninutul acestora i/sau

mettadatele lorr printro apsare dee

mousesauprintroaapsarepettast.

Aceastccerinseap
plicindiferrentdecum
mprimeteu
utilizatoruliimaginea

lanavigareprinscheemadeclassificare,priincutare, prinurmrreaunuilinkk
c
i se
s presupun
ne c utiliza
atorul are permisiunile
p
e
sau prin orice alt cale
necesare.

Paagina 113 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin
Deexemp
plu:

Testabil

un
n utilizatorr execut o cutare i obine o lista de
d rezultatee
prrezentndctevaacte;;pentruoricceact,SMA
AEtrebuies
fiecapabiil
s
prezinte coninutul oricrui act
a din listta de rezu
ultate, dac

uttilizatorul reealizeaz o
o apsare de
d mouse sau apas o tast, i
treebuie de asemenea
a
s fie capabil s preezinte n mod
s
m
similar
metadatelea
actelor.

un
n utilizator navigheaz n schem
ma de clasif
ificare la o
o clas caree
co
onine dosa
are; SMAE trebuie s fie capabill s prezintte o list a
a
tu
uturordosarrelorcuprinsenclasa respectiv dacutiliza
atorulapas

pee mouse sa
au apas o
o tast i trebuie dee asemenea
a s poat

prrezentadeo
omaniersimilarmettadatelecla
asei.

Dac un SMAE stoccheaz acteele ntrun format

f
de aplicaie brrevetat, see
fierealiza
atdeoapliicaieextern
nSMAE
poateaccceptacapreezentareas

8.2.2.

SMAEarttrebuisfieecapabilsprezinteacctelerezultatenurmaauneicererri
decutarrefrancrcaoapliccaieasociattcuacelact.

De obiceii, aceast cerin

c
estee ndeplinit
prin integ
grarea ntrun SMAE a
a
unui prog
gram de vizzualizare. Este
E
frecven
nt de dorit, pentru a crete
c
viteza
a
prezentrrii.

8.2.3.

SMAEar trebuisfiiecapabilsprezintettoategenurriledeacteelectronicee
nizaie ntro
o manier care pstreeaz inform
maia din act
specificatte de organ
(de pild,, toate caraacteristicilee prezentrii vizuale ii de aezarre n pagin
produse de aplicaiia care la generat) i
care pre
ezint mprreun toatee
nic.
componenteleunuiaactelectron

Organizaia trebuie s specificce aplicaiilee i formattele cerute, i n unelee

situaii nivelurile accceptabile de
d fidelitatte. n multte cazuri (d
de pild, n
n
f
necesar nu trebuiee
aplicaiilee obinuitee de tip office) fidelitatea
specificattdetaliat; totui,osp
pecificareriiguroaspo
oatefineceesarpentru
u
aplicaiilee care se bazeaz pe
p interprettri detalia
ate, cum ar
a fi actelee
incluznd
dimaginicurazeXden
naltrezolu
uie.

8.3.Prezentarre:imprimaarea
Aceastseeciuneseaaplicdoarp
pentruacte
eleialtein
nformaiial crorconinutpoate fiimprimatt
deomanieerinteligib
bil.Nuseaaplic,depild,fiierelo
oraudiosau
uvideo.
SMAEtreb
buiesfurn
nizezefacilittideimprrimare,pentruapermiitetuturoru
utilizatorilorobinereaa
de copii aale actelor care se po
ot imprima,, a metadatelor acesttora i a orricror altee informaiii
administraative.

Paagina 114 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

n toate ceerinele, termenul im

mprimare este
e
neles ca incluznd caracterristici asociate n mod
d
normalcuproducereaaderapoarte,cumarffirapoartepemaimultepagini,numerotarefile,antetee
mprimante configurate
c
e. Transmiterea de caapturi de ecran la o
o
datate, i folosirea oricrei im
imprimantnuesten
nmodnorm
malconsiderratsuficien
ntpentruaacestecerin
ne.

Ref

Cerine

Testabiil

8.3.1.

SMAEtreebuiesfie capabils imprimeco

oninutulacctelorialeelementelo
or
specificattedemetad
date.

8.3.2.

SMAE trrebuie s permit im

mprimarea tuturor metadatelor
m
specificatee
pentruorriceclas,d
dosar,subd
dosar,volum
msauact.

8.3.3.

SMAEtreebuiespermittuturoractelord
dintroclas,dosar,su
ubdosarsau
u
volumsfieimprimaatentrosiinguroperraiune.

8.3.4.

SMAEtre
ebuiesperrmitutilizaatorilorsspecificeunsubsetdee
elementedee
metadate
e (cum ar fi Titlu, Autor,
A
Dataa crerii) i
s imprrime o list
rezumativvaacestorelementepentrugrupareadeaccteselectat.

8.3.5.

SMAE arr trebui s permit unui rol de

d adminisstrator s specifice n
momentu
ul configurrii sistemului ca toate im
mprimrile cuprinznd
d
coninutu
ulactelorsfiensoitdeanumiteeelementedemetadaateselectatee
implicit(d
depild,nu
umrulden
nregistrare,data,categgoriadeseccuritate).

Aceastccerinarp
puteafifolo
osit,depilld,pentru aseasigurrac,oride
cte ori un act estte imprimatt, categoria
a de securiitate este imprimat
i
n
n
acelaitim
mp,caom
surdesecuritate.

8.3.6.

SMAE arr trebui s permit utilizatorilo

or, n mom
mentul imprimrii, s
modifice elementelle implicite
e de metaadate care sunt ataate pentru
u
imprimarre.

8.3.7.

SMAE tre
ebuie s peermit utilizatorilor s imprime lista de rezzultate (vezzi
seciuneaa8.1)dintrocutare.

8.3.8.

SMAE treebuie s peermit rolu

ului de adm
ministrator s imprimee parametrii
administrrativi,pariaalsauintegral.

Deexemp
plu,olist atuturoru
utilizatorilorrdeinnda
autorizaiip
pentruaccees
la o anumit categ
gorie de seccuritate sau a tuturorr utilizatoriilor dintrun
n
anumitgrupdeutilizzatori.

SMAEtreebuiesperrmitunuirroldeadministratorsimprimep
programarea
depstraareidispozziie.

8.3.9.

Paagina 115 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabiil

8.3.10.

Dac un tezaur estte integrat (vezi 8.2.16), SMAE ar trebui s permit

deadministtratorsimprimeacesttezaur.
rolurilord

8.3.11.

SMAEtreebuiesfie capabilsimprimeo listafiecruivocabullarcontrolaat

(olistcu
utoitermeeniiacceptai).

Seaccepttimprimarrealisteidin
naplicaiad
deadministtrareatezau
urului,acolo
o
undeacesstaesteinteegratnSM
MAE.

8.3.12.

SMAE ar trebui s poat exporta lista fiecrui

f
voccabular con
ntrolat (lista
tuturorteermeniloracceptai).

8.3.13.

Acolo unde un vocaabular conttrolat de cu

uvinte cheie
e ia forma unui tezau
ur
8sauISO59
964,SMAE artrebuisfiecapabillsimprimee
conformcuISO2788
intrriled
dintezaur,p
prezentndtoitermen
niiirelaiillelor.

Imprimarrea tezaurrelor bazatte pe stan

ndardele ISO
I
ar treebui s fie
compatib
bilculiniileedirectoareedereprezeentare,existtentenISO
O2788iISO
O
5964.

Seaccepttimprimarreaacestora
adintroap
plicaiesepa
aratdead
dministrarea
a
tezaurulu
ui,careesteeintegratccuSMAE.

8.3.14.

SMAE trrebuie s permit ro

olurilor auttorizate s imprime schema dee
clasificare
e,attnnttregime,ctioriceclaasselectattdinschem
m.

8.3.15.

Unutilizaatorcareim
mprimoschemdeclasificare(caala8.3.14) artrebuis
fiecapabilsspecificceconinutulsauform
matulprodussuluiimprim
mrii.

Deexemp
plu,utilizato
orulartrebuispoatspecificaelementeled
demetadate
careurmeazsfieimprimateeideprefeeratsalea
agorepreezentaresub
b
formauneilistesauauneialinieriindentattesauauneeireprezenttrigrafice.

8.3.16.

SMAEtreebuiesperrmitrolurilordeadministratorspoatimp
primaolist
(uneori denumit
d
in
nventar) a tuturor
t
dossarelor sau a dosarelo
or clasificatee
ntroanu
umitclas(iaclaselo
orsubordon
nate).

8.3.17.

Un utilizaator care im
mprim o liist de dossare (ca la 8.3.16)
8
ar trebui
t
s fiee
capabilsspecificeo
ordinea,con
ninutulsau
uformatullistei.

Depild,unutilizato
orartrebuisfiecapab
bilssortezzenordinecresctoare
at pe baza oricrui allt
sau descrresctoare, dup titlu sau cod ii de prefera
atributiiartrebuissafie capab
bilsspecifficeelemen
nteledemeetadatecare
urmeazsfieimpriimate.

Paagina 116 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabiil

8.3.18.

SMAEtreebuiespermitroluriilordeadm
ministratorssimprime integralsau
u
parialevvidenadeaauditare(veezi4.2.1).

8.3.19.

SMAEtre
ebuiesfiecapabilsimprimeforrmatelespeecificatedeorganizaiee.
Imprimarreatrebuie:

spstrezeaezareaanpaginp
produsdeaplicaiage
eneratoare..

s include toate componeentele imp

primabile ale actulu
ui
electronicc.

Organizaiatrebuiessspecificeeformatelesolicitate.

8.4.Prezentarre:altesituaaii
Aceastseeciuneseaplicdoarllaactelei laalteinforrmaiialcrrorconinuttnupoate fiimprimatt
deomanieerinteligib
bil,cumarfifiiereleaaudioivideeo.

Ref
8.4.1.

Cerin

Testabil

SMAE trrebuie s in
nclud caraccteristici peentruprezeentarea igenerarea pe
p
suportulcorespunztoraactelo
orcarenup
potfiimprim
mate.

Exemplelle pot inclu

ude audio, video i unele
u
webssiteuri. Org
ganizaia va
v
trebuisspecificena
aturaacesttoracte.

Paagina 117 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

9.FFunciiad
dministrattive
Acest capitol se referr la funcio
onalitile de
d ntreineere i de su
uport al sisttemului, ceerute de un
n
SMAE.

cerinelesuntlistatenacestcap
pitolpentru::

administraaregeneral[seciuneaa9.1];

raportrid
desistem[seeciunea9.2
2];

Schimbarea,tergereaaireeditarreaactelor[seciunea9.3];

Caracteristticistrnsle
egatesuntd
descrisenC
Capitolul4,respectiv:

permisiunideaccesn
nseciunea4.1;

copiedesiguranirrefacerensseciunea4
4.3.

Aceste facciliti perm

mit rolurilo
or de adm
ministrator s adminisstreze schiimbrile la mulimeaa
utilizatorilo
orilaparaametriicareeregleazccomportam
mentulsistem
mului.SMA
AEtrebuiessfurnizezee
rolurilordeeadministrratorposibilitateadeaaadministraaevenimentecumarffimentenan
nalisteidee
utilizatori i, n mod esenial, peermisiunile atribuite utilizatorilor
u
r, grupurilor i rolurilo
or. Sistemull
trebuiedeasemeneasfurnizezecapacitiidemonito
orizarepentrueroridesistem.
Unele dinttre aceste faciliti
f
pot fi furnizatte de ctre un SMDE asociat, un sistem de gestiune a
a
bazelordedatesaudectrealteeaplicaii
9.1Administraaregeneral
nistrarea ii
Aceast seeciune incllude cerinee pentru administrareea paramettrilor de sisstem, admin
configurareeasistemuluiiadministrareautilizatorilor.
n organizaaiile mari, funcionalitatea descrris n aceaast seciun
ne poate fi atribuit mai
m degrab
unei funcii operaion
nale dect unui admin
nistrator de aplicaie. Cu
C toate accestea, n organizaiile
o
e
mici,eapo
oatefiatribu
uitunuiad
dministrator.

Ref

Cerin

Testabil

9.1.1.

SMAEtreebuiespermitrolurilordeadm
ministratorssregseascc,afiezei
reconfiggureze parrametrii de
e sistem i
setrile fcute n momentu
ul
configurriisistemului.

9.1.2.

Aceste setrii
s
includ, de exem
mplu, config
gurri ale drepturilor
d
de acces i

codurideeclasificaree.

Paagina 118 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref
9.1.3.

Cerin
SMAEtre
ebuiespermitroluriilordeadministrators:

alocefun
nciiutilizato
orilorirolu
urilor;

aloceunu
uiasaumaimultorutillizatorioricruirol.

Testabil
D

9.1.4.

SMAEtre
ebuiesmonitorizeze spaiulde stocaredissponibilissinformeze
rolurile de
d adminisstrator cnd este nevvoie de inttervenie din cauz c
c
spaiuldestocareeestesubnivvelulstabilittnmomen
ntulconfigu
urriisaudin
neialtecond
diiideeroaare.
cauzaun

9.1.5.

Se accep
pt ca rolurrile de adm
ministrator s fie ntiiinate prin intermediu
ul
uneiaplicaiisepara
atedeadmiinistrareassistemului.

9.1.6.

Acoloun
ndestocareaapermiterraportarearrateideero
oare,SMAEartrebuis
monitorizeze ratelee de eroare produsee pe supo
ortul de stocare i s
deadministtratororiceesuportsau
udispozitiv acruiratt
raportezerolurilord
de eroare depete un paarametru stabilit n momentul configurrrii
uisaulaod
datulterioar.
sistemulu

9.1.7.

Aceastcerinsea
aplicnmo
odspecialpeentrusuporrtuloptic.

Se accep
pt ca rolurrile de adm
ministrator s fie ntiiinate prin intermediu
ul
uneiaplicaiisepara
atedeadmiinistrareassistemului.
9.1.8.

SMAE ar
a trebui s permit rolurilor de
d adminisstrator s mute ntro
maniersimplutilizatoriintre
egrupuriled
deutilizatoriiroluri.

9.1.9.

nspecia
al,artrebuiisfieposiibilsmuteeunutilizattorfrsffienevoits
teargu
unutilizatorrdintrunSM
MAEisreeintroduc
detaliileuttilizatorilor.

9.2Raportare
Unsistemderaportarreflexibilessteocaractteristicimp
portantnttrunSMAE.Secerecaaroluriledee
administraatorsadministrezesisstemul;cau
urmare,adm
ministratoriismonito
orizezeSMA
AEpentruaa
seasiguracestefolo
ositnmodcorespunztor.
EstenecessarcaunSM
MAEsfurn
nizezeunnu
umrderapoarteadm
ministrative,,statisticessauadhoc,,
astfelncttroluldead
dministrato
orspoatm
monitorizaactivitateaistareasisstemului.Acestsistem
m
deraportriesteceru
utdealungulntregulu
uisistem,incluznd:

schemadeeclasificare

dosareiacte

activitateautilizatorilo
or

permisiunideaccesiisecuritate

activitidedispoziiee

SMAEtreb
buiesfurn
nizezeunnu
umrderapoartestan
ndardpecareroluriled
deadministtratorislee
poatconffiguraicarreartrebuisfieflexib
bilepentruapermiteccarapoarteadhocsffieprodusee

Paagina 119 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

lacerere. Lamodulid
deal,SMAEvaincludeunsubsisttemflexibilldescrierearapoarteelor.Totui,,
otrivit s n
ncercm s prezentm
m aici cerinele pentru un subsisttem comprrehensiv dee
nu este po
scriere a rapoartelorr astfel ncct aceast seciune o
ofer doar cerine geenerale. Caantitatea ii
complexitaatea rapoarrtelor va fi stabilit de
d caracteriisticile orgaanizaionale
e, incluznd
d mrimea,,
complexitaateainiveluriledesch
himbareaduseschemeeideclasificare,cantittateainatu
uraactelor,,
precumimulimead
deutilizatori.

Ref

Cerin

Testabill

9.2.1.

SMAE treebuie s peermit rolu

urilor de ad
dministratori s produ
uc rapoartte
periodicee (zilnice, sptmnale, lunare, trimestriaale) i s ntocmeasc

c
rapoarteadhoc.

9.2.2.

SMAE trrebuie s includ caracteristici pentru im

mprimarea rapoartelor,
vizualizarrealorpeecranistoccarealornfformatelecctronic.

La fel ca
a n seciunea 8.3, se presupune c termenul imprimare includ
de
caracteriisticiasociatenmodo
obinuitcu producerea
aderapoarrte,cumarffi
rapoarte cu mai mu
ulte pagini, numerotarre pagini, antete
a
datate, antete i

subsolurii de pagiin configurabile i utilizarea oricrei imprimantte

configura
ate.Trimiteereaspreim
mprimanta
aunorsimp
pleimagini depeecra
an
nu este,, n mod obinuit, considerat
ca suficcient din perspectivva
prezentelorcerine.

9.2.3.

Un utilizaatori care vizualizeaz

v
un raport generat dee SMAE ar trebui s fie
capabilslcapturezecaact.

Aceastccerinarp
puteafifolo
osit,deexeemplu,pentruastoca nsiguran
rapoartecareatest
integritateeaactelor.

9.2.4.

SMAEar trebuisp
permitcap
perioadele detimpaco
operitede unraportss
p (de pild,, 24/12/200
085/1/208
8)
fie configgurate, fie ca un interrval de timp
saucaun
nintervaldeetimpspeccificatnlimbajnatural(depild8.2.29)

9.2.5.

SMAE trrebuie s includ caaracteristici pentru sortarea

s
ii selectareea
informaiilorincluseenrapoartee.

Deexemp
plu,utilizattoriiartrebu
uispoatspecificaceecoloana
aunuiraporrt
subformdecoloan
neestefolossitpentruasortacon
ninutulrapo
ortului.

9.2.6.

SMAE arr trebui s includ carracteristici pentru

p
calccularea totaalului sau de
rezumareeainformaiilordinraport.

9.2.7.

SMAEartrebuisin
ncludcaraccteristicipentruraporttareagrafic.

De exem
mplu, rapoa
arte de ten
ndin, prezzentnd sch
himbri n informaiille
raportateedealungu
ultimpuluissauhistogra
ame.

9.2.8.

SMAE ar trebui s permit

p
s fie salvate cererile de
e rapoarte pentru o ree
utilizareulterioar.

9.2.9.

u utilizare n

SMAE treebuie s peermit ca raapoartele s fie exporrtate pentru

Paagina 120 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabill

De exem
mplu, utilizatorii ar puttea dori s lucreze cu coninutul unui raporrt
folosind o aplicaie cu foi de calcul
c
tabellar. MoReq2
2 nu speciffic formatu
ul
asemeneaeexportri.
(formatele)carearttrebuifolosiitepentrua

9.2.10.

SMAEtreebuiesfiecapabilsffurnizezeraapoarteasupranumru
uluitotalia
localizrii:

alteapliccaii.

9.2.11.

9.2.12.

9.2.13.

dosarelor,subdosarelorivolu
umelor;

actelor,ssortatedupformatuldefiierivversiune;

dosare,ssubdosareivolume,ssortatedup
prestriciiledeaccesi
marcajeleedesecurittate(acoloundeesteccazul);

subdosarre i volum
dosare electronice,
e
me, sortate dup locu
ul
stocrii;

actevitalle

SMAEtrebuiesfieecapabilsfurnizezeraapoarteasu
upra:

rateideccapturaacctelor;

rateiderregsireaactelor;

ratadecreareanoillorclaseid
dosare.

Dac opiunea de administrare

a
e a documeentelor desscris n secciunea 10.3
esteprezzent,SMAEEtrebuiesfiecapabilsfurnizezzerapoarteasupra:

numrulu
uitotalilo
ocalizareado
ocumentelo
or;

ratadecaptur/creaareadocum
mentelor;

ratadereegsireado
ocumentelo
or.

SMAE arr trebui s permit raapoartelor descrise la 9.2.11 i la 9.2.12 s

s
acopereoricecombinaie:

uisistemsaaupentruclaseleselecttate;
dealunggulntregulu

pentruungrupdeutilizatorisp
pecificatsau
upentruutilizatori;

pentruunintervalsp
pecificatdeedate.

9.2.14.

SMAE arr trebui s fie capab

bil s furn
nizeze rapo
oarte asuprra aciunilo
or
desfuraate asupra dosarelor i
actelor so
ortatedup utilizator,, dup staiia
delucru i(acoloun
ndeestecazul,dinpun
nctdevedeeretehnic) dupadressa
dereea..

9.2.15.

SMAE arr trebui s permit raapoartelor descrise la 9.2.11 s acopere un

intervald
detimpprecizatdecttevazile.

De exem
mplu, prezen
ntnd cifrelee orare, s permit ca
a maximele i minimelle
activitiiisfiemon
nitorizate.

Paagina 121 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabill

9.2.16.

SMAEtreebuiesfiecapabilsp
producunraportcare
eslistezedosare,sub
b
dosare i
volume, pentru schema de clasificare
c
s
parial,
integral sau
structuraatastfelnctsreflectteschemad
declasificarre.

9.2.17.

SMAE trebuie s fie capabil s furnizezze un rapo

ort asupra spaiului de
disponibillaaunmomentdat.
stocareaalsistemului,folositid

9.2.18.

SMAE treebuie s permit rolu

urilor de ad
dministrato
or s produ
uc rapoartte
despreevidenade auditare.A
Acesterapo
oartetrebuiesinclud
d,celpuin
n,
raportriibazatepeelementeselectatepreecum:

9.2.19.

clas;

dosar;

subdosaar;

volum;

act;

utilizatorri;

perioaddetimp.

SMAE arr trebui s permit rolurilor de administrato

a
or s intero
ogheze i s
s
produc rapoarte asupra evvidenei dee auditare bazate pe elementte
selectate
eprecum:

categoriidesecuritaate;

grupurid
deutilizatorri;

altemetaadate.

9.2.20.

SMAEtreebuiesfiecapabilsraportezerrezultatulun
nuiprocesd
dedispoziie
prin listarea claseelor, dosarrelor, subdosarelor, volumelorr i actelo
or
eliminateecusuccesioricenerreuiteprod
duse.

9.2.21.

SMAE treebuie s fiee capabil s raportezee rezultatul unui procees de exporrt

prin listarea claseelor, dosarrelor, subdosarelor, volumelorr i actelo
or
exportateecusuccesioricenerreuiteprod
duse.

9.2.22.

SMAEtre
ebuiesfieecapabils furnizezerrolurilorde administratorrapoartte
privind activitatea
a
d dispoziie, incluznd
de
d aciunile de dispoziie caresun
nt
scadente
e.

9.2.23.

SMAE arr trebui s permit rolurilor dee administrator s re

estricionezze
accesulu
utilizatorilorrlarapoarteeleselectate.

9.2.24.

SMAE treebuie s fiee capabil saa furnizeze rolurilor ad

dministrativve un raporrt
despren
ncercriledeviolareaaaccesuluiiaaltorpoliiticidesecu
uritate.

Aceast cerinsea
aplicdoar cndSMAEE(i/sausisstemuldeo
operare)estte
nfiguratncctsperm
mitcaexisttenaunuiiitemsfie vizibilchia
ar
astfelcon
dac utiilizatorului nu i se permite
p
acccesul la accesta. Cerin
na nu estte

Paagina 122 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabill

relevant
dacSMA
AEesteconffiguratsasscundexistenaunuiiitemcarenu
poatefia
accesat.
9.2.25.

Rolurile de adminisstrator ar trebui

t
s fiie capabile s specificce frecvena
eadepstrrareidispo
oziie,inforrmaiilecarre
raportriilorpentru programare
seraportteazievid
deniereaexxcepiilor,ccumarfiscaadenadisp
poziiei.

9.2.26.

SMAE arr trebui s furnizeze rapoarte

r
caantitative asupra felurrilor de actte
caretreb
buierevizuittedupunaanumitterm
men.

9.2.27.

SMAE arr trebui s suporte instrumentee de raporrtare i anaaliz pentrru

administrarea programrilor de
d pstrare i dispoziie, de ctrre un rol de
administrator,incluzzndposibilitateadeaa:

lista toatte program

mrile de pstrare i dispoziie,
d
s
sortate
dup
p
motivsau
udat;

listatoateentitilecroraleeesteatribuittoanumeprogramarre
depstraareidispozziie;

listaproggramriledepstrare idispoziie
ecareseap
plictuturo
or
entitilo
ordintroclaas;

identificaa, comparaa i revizu

ui program
mrile de pstrare i

dispoziiee (inclusiv coninutu

ul lor) n cadrul schemei
s
de
clasificare.

identificaa contradicii de form

m n progrramrile de
e pstrare i

dispoziieentrosche
emdeclassificare.

9.2.28.

SMAE ar trebui s fie

f capabil s adune sstatistici alee deciziilor de revizuirre
p
dat i s furrnizeze rapo
oarte asuprra acestei activiti
a
sub
dintro perioad
formgraficsaudeetabel.

9.2.29.

SMAE ar
a trebui s fie capabil s adune statisticci ale susp
pendrilor i

anulrilor de suspeendri de dispoziie

d
aplicate ntrro perioad dat i s
s
furnizezeerapoarteaasupraacestteiactivitisubformgraficsau
udetabel.

9.2.30.

SMAE trrebuie s p
produc un
n raport care s dettalieze oricce nereuitt
nregistraat n tim
mpul unui transfer, export,
e
disstrugere saau tergeree.
Raportul trebuie s identifice
e orice actt, grupare i metadaate asociatte
destinatee transferullui care au generat errori de proccesare i orice entitatte
carenuaafosttransfferat,expo
ortat,distrussautearscusucces.

9.2.31.

SMAE trrebuie s produc un raport care detaaliaz orice nereuitt

nregistraatntimpu
uluneiimpo
ortri.Rapo
ortultrebuie
esidentifiiceoriceactt,
grupare sau metad
date asociate, care su
unt destinaate importrii, care au
generat erori de prrocesare i orice entittate care nu
n a fost im
mportat cu
c
succes.

9.2.32.

SMAE ar trebui s sprijine procesul de

d importaare, prin urmrirea
u

i
raportareea strii i progresulu
ui acestuia, incluznd procentajul ndeplinirrii

Paagina 123 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabill

sarciniiiinumruld
deacteimpo
ortat.
9.2.33.

SMAE arr trebui s furnizeze posibilitate

p
e electronicce
a de a sortta dosarele
selectate
e pentru transfer n
ntro list ordonat,, n confo
ormitate cu
elementeeledemetaadateselecttatedeutilizator.

9.2.34.

SMAE ar trebui s furnizeze

f
po
osibilitatea de a genera rapoarte
e definite de
utilizatorr, pentru a descrie do
osare i actee electronicce care sun
nt exportatte
sautranssferate.

or
9.3.Modificarrea,tergereaireedittareaactelo
Unprincipiudebaz alactivitiidentocm
mireaactelo
or(recordkeeeping)esteecacesteaanupot,n
n
mal,sfiem
modificatei(exceptn
ndsfritul cicluluilor devian SMAE)dossarele,sub
modnorm
dosarele,vvolumeleiactelenup
potfinmod
dnormaldisstruse.
Aceast seeciune se refer la cerinele
c
pentru situaaii excepio
onale, cnd
d este necesar ca un
n
coninutalunuiactd
declaratsffieamendat,sauunactsfieteersinlocu
uit.nanum
mitesituaii,,
puteacorecttaeroriiaa
rolurilede administraatorarputeeaavenanevoiesteeargactepentruap
mplu ar putea fi cel im
mpus de le
egislaia privvind proteccia datelorr
respecta ccerine legale. Un exem
personale,deisuntp
posibileialltesituaii.
Aciunead
detergerepoateaveadousemn
nificaii:

distrugere

pstrare,n
nsoitdeo
onotificare nmetadatteleactului,,precumcactulesteconsideratt
nlturatdesubcontrroluladminiistrriiactelor.

nambelecazuri,tergereatrebu
uiesaibu
uncaracterexcepionaal,inconssecinposibilitateadee
ntrolat,pentruaputeeaprotejaintegritatea generalaaactelor.n
n
atergetrrebuiesfieesevercon
particular,informaiileedespreteergeritrebu
uiesfiesto
ocatenevidenadeau
uditare.
Dac legisslaia sau reglement
r
ri impun cerine diferrite, de pild
d legate de
d eliminarrea datelorr
personale (vezi ISO 12037),
1
aceest aspect ar trebui tratat n Capitolul
C
0 referitor la
a aspectelee
naionale.
Rolurile dee administrrator pot avea nevoiee, uneori, s fac publice sau s fac dispo
onibile actee
cuprinznd
dinformaiicaresuntncsecretee,fradivvulgainform
maiilesecreete.Aceste situaiipott
rezulta ca urmare a regulilor
r
dee protecie a datelor personale,
p
c
considerai
i de securittate, riscurii
ecesar ca rolurile de administraator s po
oat mascaa
comercialee etc. Din acest mottiv, este ne
informaiilesecrete,ffraafectaaactulnan
nsamblulsu.
Procesul eeste denum
mit n conttinuare ca reeditare. Atunci cn
nd se desffoar aceest proiect,,
rezultatul este actul original (neschimbat) i o copiee a actului care a fostt mascat n
anumitee
opiareeditaatsaureed
ditareaactu
uluioriginal).SMAEstocheazattactulorigginal,ctii
moduri(co
reeditareaa.
u, redactarea se poatee aplica la orice fel dee act texxt, imagine, audio, vid
n principiu
deo etc. Dee
remarcatcctergereaaimodificaareasuntdeeasemeneaadiscutatencapitolul5.

Paagina 124 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

9.3.1.

SMAEtre
ebuiespermitoopiunedeconfigurarecarempiediicoriceact,
odat capturat, s fie
f ters sau mutat dee ctre oricce rol, de administrato
or
saudeuttilizator;vezzideaseme
enea9.3.3

Aceast cerinnu afecteazttransferulsa

audistrugeereaactelorrconformccu
programareadepsstrareidisspoziie,aacumesteedescrisla 5.3.Eaestte
destinat
pentrumeediilencarretergerea
a actelor(a
aacumaffostdescriss
mai sus)) este fie nu
n este neecesar, fie nu este permis.
p
Allternativa la
l
aceasto
opiuneesteespecificat
la9.3.2.

9.3.2.

SMAEtrebuiespeermitoopiunedeconfigurare,ccaoalternaativla9.3.1
1,
princareetergereaaunuiactssfieimpleementatcaadistrugereeaaceluiacct
iprincaarerepoziio
onareaunuiactsdeteerminemuttareaaceluiact;vezide
asemeneeai9.3.4.

Aceastssituaienuesteprivitcaobunp
practicnmanagemeentulactelorr.
Esteinclu
usaicidoa
arpentrusittuaiilenca
aresuntconsideratein
nevitabile.n
majoritattea situaiillor,opiuneea specificat la9.3.1 ar trebui s fie aleas
.
Aceasto
opiuneio
opiunea9.3
3.1suntreciiprocexclusse.

9.3.3.

Dac opiunea de la 9.3.1 este selectat, SMAE trrebuie s se

s comportte
astfel:

9.3.4.

dacun roldeadministratortergeun act(nsenssullui9.3.5),

ministraten
nconseciniSMAEu
ul
metadateeleactuluittrebuieadm
trebuiessascund utilizatorilo
orconinutu
ulimetadaateleactulu
ui,
ca i cu
um ar fi terse, exxceptnd poate
p
administratorilo
or
autorizainacestseens,iarSMA
AEtrebuiessnregistreezeaciuneea
neviden
nadeaudittare.

dac rolu
ul de admiinistrator mut
m
un acct (n sensu
ul lui 3.4.1),
SMAE treebuie s see comportee exact ca la fel ca n
n cazul uneei
tergeri, dar cu adugirea c o
o copie (sau
u un pointe
er, n funciie
dadestocaarefolosit)trebuiesfieinserattautomatlla
demetod
nouapozziie.

Se presu
upune c fiee nici un ro
ol de admin
nistrator nu
u va avea o asemeneea
autorizarre,fievafiu
unnumrreestrns.
Dacesteeselectatopiunea9.3.2,SMAE trebuiesssecomporteastfel:

dac un rol de adm

ministrator terge un act
a (n senssul lui 9.3.5
5)
actul treebuie s fie ters, m
mpreun cu
u metadate
ele sale, ccu
excepia metadatelor specificaate ca fcnd parte din
d urma de
metadatee al respecctivului act (vezi 5.3.17]; i SMAE trebuie s
s
nregistreezeaceastaciunenevidenadeeauditare.

dac rolu
ul de admin
nistrator reepoziioneazz un act (n sensul lu
ui
3.4.1), SM
MAE trebuiie s se com
mporte exaact ca la fel ca n cazu
ul
unei terrgeri, dar cu
c adugireea c o cop
pie (sau un
n pointer, n

Paagina 125 din 258

2

Testabil

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

funcie de
d metoda de stocarre folosit) trebuie s fie inseraat
automatlanouapozziie.
9.3.5.

SMAEtrebuiespeermitrolurrilordeadm
ministratorssteargclase,dosaree,
subdosaare,volumeiacte,naafaraprocessuluidedispoziie.

Aceastccerinesteedestinat afifolosit
doarnsittuaiiexcepionale,cum
m
este desccris n acea
ast seciun
ne. Cerina trebuie
t
cititt mpreun cu 9.3.1 i

9.3.2.

9.3.6.

SMAE treebuie s peermit rolurilor de utilizator s marcheze

m
clase, dosaree,
subdosaare,volumeiactecaffiinddestinaatetergeriii.

Roluldea
administrattorpoatedeecidedacvvaprocedalatergeresaunu.

9.3.7.

ncazulo
oricreiterrgeri,aacu
umafostdeefinitmaissus,SMAEttrebuie:

snregisstrezeterggereanevid
denadeau
uditare;

sproducunraporrtpentruro
oluriledead
dministratorr;

s teargg ntregull coninut al unei clase, dosar,, subdosar,

volumatuncicnde
esteters;

s se asiigure c nici un document nu este

e
ters dac
d
aceastt
tergere ar genera schimbri ntrun alt act (de pild, dac un
documen
ntesteparteadouaccte,unuldin
nelefiindtters);

seviden
niezerolurriloradminiistrativeoriicelegturi delaunalt
dosar,saaudelaactladosar,subdosarsaauvolumcaareurmeazz
s fie terse,

solicitnd con
nfirmarea nainte

de efectuareea
tergerii.

smenin
nnoricem
momentinttegritateam
metadatelorr.

n
aceest
conttext,
forrmularea
s
m
menin
integritateea
metadateelornseam
mn s se asigure c nici o mettadat dinttro entitatte
(clas,acctetc.)nusereferlao
oentitatecarenumaiexist.

9.3.8.

Roluriled
deadministtratortrebu
uiesfiecaapabiles modificeorriceelemen
nt
demetad
datintrodu
usdeunutiilizator.

Aceast funcionaliitate este conceput

pentru a
a permite rolurilor de
d
or, cum ar fi
f erori de scriere,
s
i s
s
utilizatorri s corecteeze erorile utilizatorilo
ntreinaccesurilep
pentrugrup
puriiutilizatori.Bunapractic,n
ngeneral,vva
utilizatoriis
icorecteezeerorileo
oridecteo
oriestepossibil;aceastt
cerecau
cerinnumpiedic
utilizatoriiideaprocedaastfel.

9.3.9.

Informaiile despree toate sch

himbrile aduse
a
elem
mentelor de metadatte
trebuiesfiestocatenevidenadeauditaare.

9.3.10.

SMAE treebuie s peermit rolurrilor de adm

ministrator s creeze una sau maai
multereeeditrialeu
unuiact,cupstrareafformeiorigiinaleaactului.

Paagina 126 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Poatefin
necesar,n unelecazu
uri,sfiefurnizatereed
ditripentrrumaimultte
pri,ip
pentrufieca
aresfiereeeditatealteeporiunidin
nact.

9.3.11.

SMAE trrebuie s permit

p
nlturarea sau
u ascunderrea printro
o reeditare a
informaiilor secrette, pentru toate formatele de
e acte speecificate de
organizaie.

Dac SM
MAE nu furrnizeaz acceste faciliti, el treebuie s peermit alto
or
aplicaii s fie inteegrate i s
procedezee astfel. See accept ca
c SMAE s
s
a
nct s permit
reeditareea
produc un act n alt format de fiier, astfel
ucondiiaca
aaceacopiesaiboffidelitatesu
uficient.
copiei,cu

Esteesen
nialca,atu
uncicndacceastcara
acteristicsaualtecara
acteristicid
de
reeditareesuntfolosiite,niciuna
adininform
maiileelimiinatesauasscunsesn
nu
poatvreeodatfireegsitenreeeditare,fieepeecran, laimprimare,ascultarre
sau oricee alt form
de prezen
ntare. Acea
asta cerin se aplic indiferent
i
d
de
modul dee folosire a
al oricrei caracteristicci de prezen
ntare, cum ar fi rotirea
a,
mrireassauoriceallttipdema
anipulare,in
nclusivdescchidereareeeditriintro
altapliccaie.

9.3.12.

Atunci cnd o reed

ditare este creat, SM
MAE trebuiie n mod automat s
s
e crearea saa nmetadaatelereedittriii actului, inclusivv data, ora i

stocheze
creatorul.

9.3.13.

Atunci cnd o reeditare este creat,

c
SMA
AE trebuie s solicite utilizatorulu
u
ui
care o crreeaz s in
ntroduc un motiv i trebuie s stocheze acel
a
motiv n

metadateelecopieireeeditateiaaleactului.

9.3.14.

n momeentul crerrii unei ree

editri, SMA
AE ar trebu
ui n mod automat s
s
declare reeditrile
r
d
drept
acte, s le clasiffice n acee
eai grupare ca i actu
ul
originaliscearccreatoruluisscompleteeze:

unmotivv(vezi9.3.13
3);

categoriaadesecuritate(dacecazul);

opional,ogruparencarereed
ditrisfiedeclarat.

Testabil

9.3.15.

Lacreareeauneireeditri,SMA
AEartrebuiis permit copierea elementelo
or
demetad
datenreed
ditare.

9.3.16.

Curespectareadrep
pturilordeaacces,SMAEartrebui spermitmodificareea
dateselectaate,depildtitlul.
valorilorunormetad

9.3.17.

SMAE ar trebui s stocheze o referin ncruciatt ctre o reeditare n

aceeai clas,
c
dosar, subdosaar sau volum ca cea a
a actului orriginal, chiaar
dacclassa,dosarul,subdosaru
ulsauvolum
mulsuntnchise.

Aceast cerin estte suplimen

ntar celei de a ndossaria o cop
pie, conform
m
p
a peermite refeerenierea ncruciat
n
chiar n accelai dosar,
9.3.14, pentru
deoarecee originalul i reeditarrea pot fi seeparate priintrun marre numr de
d
actendo
osar.

Paagina 127 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

9.3.18.

Atunci cnd un act este regsit, SMAE trrebuie s prezinte, sau

u s permitt
utilizatorruluisvad,existenaatuturorreeeditrilorffcutedupacelact,i,
cu respectarea drep
pturilor de acces i dee securitatee, s le fac disponibile
egsiri.
pentrure

9.3.19.

Atunci cnd o reed

ditare este regsit, SMAE
S
trebu
uie s prezzinte, sau s
s
permit utilizatorului s vad, existena actului
a
origginal, i, cu respectareea
drepturilordeaccessidesecurritate,slffacdisponibilpentrurregsire.

9.3.20.

SMAEtreebuiessto
ochezenevvidenadeaauditareoriicemodificaarefcutcca
rezultataaloricreicerinedinaaceastseciune.

Paagina 128 din 258

2

Testabil

Speecificaia MoR
Req2

10..Moduleopionale
e
Acestcapittolconine cerinefun
ncionalesttrnslegateedemanaggementulacctelorelectronice.Sun
n
acoperiteccerinemen
nitessprijinemanageementulacttelorfizice((nonelectro
onice),man
nagementull
documenteelor,fluxde
elucru,sem
mnturelectroniciaaltefuncio
onaliti.Fie
ecaredinseeciuniledin
n
acestcapittolcorespundunuimo
odulopionalalCadrulluideTestaareMoReq2
2.Acestem
modulesuntt
opionalensensulccerinelelo
ornusunto
oparteobliggatorieaun
nuiSMAEco
onformcuM
MoReq2.
Seciunilenacestcap
pitolprezinttcerinepentruurmtoarelezon
ne:

manageme
entulactelo
orfizice(seciunea10.1);

dispoziiaaactelorfizice(seciunea10.2);

manageme
entuldocum
menteloriactivitincolaboraree(seciuneaa10.3);

fluxdelucrru(seciuneea10.4);

activitidecaz(casew
work)(seciiunea10.5);

integrareacusistemedeconinu
ut(contentssystem)(secciunea10.6
6);

semnturielectronicee(seciuneaa10.7);

criptare(seeciunea10
0.8);

administraareadrepturrilordigitalee(seciuneaa10.9);

sistemedisspersate(diistributedsyystems)(seciunea10.10);

activitiofflineilad
distan(secciunea10.1
11);

integrareafaxurilor(seciunea10
0.12);

niveluridesecuritate(secretizaree)(seciuneea10.13);

Cerineled
dinacestcaapitolsuntp
pentrufunccionalitio
opionale,ccarepotfiiintegratecu
uunSMAE..
Eleseadau
ugcerinelordinrestulMoReq2.Acestecerrinesevorraplicadoardacorgaanizaiileau
u
nevoiesimplementeezefuncion
nalitileop
pionale.
olnuesten
necesarpe
entruconfo
ormitateMo
oReq2.Prin
n
Conformitaateacucerrineledinaacestcapito
urmare,ceerineleobliigatoriidinacestcapito
olsuntobliggatoriidoarratuncicndmodululo
opionalpee
careldesccriuesteincclusntestaare.
n orice caaz, cerinele sunt preezentate la un nivel general.
g
Deoarece ele nu definesc funciilee
esenialeaaleunuiSMAE,acestecerinenussuntexhausstive,cidoaaroferoo
orientareaaactivitilorr
corespunztoare.

Paagina 129 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

10.1.Managem
mentulacteeloridosaarelorfizice(nonelectronice)
nplusfadeacteleeelectronice,depoziteeledearhivaleuneio
organizaii potconineeactenon
electronicee.Acesteap
potincludeactepehrtiesauactepealtsu
uportanalogic,depildmicrofiee
saubenziaaudio.Acessteapotincludedeaseemeneaacteelectroniccestocatep
pesuporturriportabile,,
cumarfiC
CD,DVDsau
ubenzideco
omputer.
Termenul deactefiziiceestefolo
ositnMoR
Req2pentru
uadefinio
oriceactcarreestepsttratntrun
n
AE.Acestain
ncludenud
doarsuporttanalogic,cciisuport digitalcareepstreaz
mediudin afaraSMA
nusuntconttrolatelanivelindividu
ualdeSMAE.Deexemplu:
actecaren

unCDROM
Mconinnd10000deeimaginicaarenusunttrecunoscu
uteindividu
ualdectree
SMAEcaaccte,reprezintunactffizic;

unCDROM
Mconinnd 10000deimaginiiaflatepe undiscsau
u tonomat conectat laa
SMAEicu
ufiecareim
maginerecun
noscutind
dividualdecctreSMAEEcaactnu esteunactt
fizicesteeunsuporttamovibilpecareacteleelectroniicesuntstocate.

Acestespeecificaiinu trateaznecesitiled
dinactivitatteacurentdeaadministraipstraactelee
fizice. Astffel de necessiti pot saau nu s exxiste, confo
orm cu med
diul legislativ i de regglementare..
Acolo unde exist, esste nevoie de msuri pentru a pstra
p
integgritatea i accesibilitatea actelorr
n ntreg. Aceste probleme ar tre
ebui s fie tratate prin politicilee
fizice i electronice, luate ca un
organizaio
onalecorespunztoaree.
SMAE treb
buie s se poat adaapta att laa referinele privitoare la actele
e fizice, ctt i la celee
electronicee; i s adm
ministreze grupri forrmate att din acte fizice, ct i din acte electronice.
e
.
Clasele, do
osarele, sub
bdosarele i volumelee pot conine toate orice
o
combinaie de accte fizice ii
electronicee.Acestasp
pectestedifferitdemod
delulentitaterelaiedinpreceden
ntaversiuneeMoReq2.
Acteleelecctronicepottcoexistacuacteleele
ectronicenctevascen
narii.Scenariilepotincclude:

oclas,do
osar,subdo
osarsauvolumcareconinedoaractefizice.nacestcaz,entitateaa
reprezentaatnSMAEEreprezintuncontain
nerfizicpentruacte,cu
umarfiund
dosarplic.

o clas, do
osar, subdosar sau volum care conine att acte fizice, ct i electronice.
e
.
Actele fizicce sunt stoccate fr vrreun container relevan
nt pentru managemen
m
ntul actelorr
deexem
mplu,planurriinginerettipstratellaolaltcuaaltediferiteplanurintrunsertar.

SMAE treb
buie s furn
nizeze caraccteristici pe
entru a perm
mite contaiinerelor fiziice (ca n cazul primeii
opiuni)sfieadminisstrate.
putea administra actele fizice, SM
MAE trebuie s poata s capture
eze i s ad
dministrezee
Pentru a p
metadate despre ace
estea. Acestte metadate permit ro
olurilor de administrattor i de uttilizator (cu
u
or de access) s localizeze, urmrreasc, regseasc, revvizuiasc i s eliminee
respectareea nivelurilo
actelefizicceisaloce
enivelurideeaccesnacelaifelcaaipentruaacteleelectronice.
nmodsim
milar,SMAEtrebuiespoatcaptu
uraiadmin
nistrametad
datedespreecontainere.

Ref

Cerine

Testabil

10.1.1.

p
unu
ui rol de administrato
or s identifice claselee,
SMAE trrebuie s permit
dosareleivolumeleecareexistcaicontaainerefizicee.

Paagina 130 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

10.1.2. SMAE trebuie s permit ro

olurilor de administrator i de utilizator s
s
ubdosare i

introduc i s nttrein mettadate despre clase, dosare, su

volumeccareexistccaicontain
nerefizice,aacumesstespecificaatnmodelu
ul
demetad
dateMoReq
q2.

10.1.3. SMAE trrebuiespeermitrolu

urilordeutilizatorsin
ntroducis ntrein
n
informaii despre actele
a
fizicce n clase, dosare, subdosare i volumee,
pturareaacctelorelectrronice.
urmndaaceleaireggulicalacap

osarelorivvolumelorss
10.1.4. SMAEtrrebuiespeermitclaseelor,dosareelor,subdo
coninaacteelectro
oniceiacteefizicelaun
nloc,noricecombinaie.

10.1.5. SMAEtrebuiespeermitactelorfizicesfieadminisstratenacelaimodcca
oteniredemetadate.
iacteleelectronicee,inclusivprrinoricemo

10.1.6. Atunci cnd un utilizator parcu

urge, regsete sau lu
ucreaz n alt
a mod cu o
clas, do
osar, subd
dosar sau volum,
v
SMAE ar treb
bui s indice prezena
oricrui container
c
f
fizic
sau a actelor
a
caree se afl n ele cu nite indicatori
corespun
nztori.

Unutiliza
atorarenevoiesdetterminecuu
uurinda
acentitiffiziceexist
,
cu scopu
ul de a se asigura c
toate acttele sunt ad
dministratee de aceeai
manier.MoReq2nuprescrien
naturaacestorindicato
ori.

unsetdiferiitdeeleme
entedemettadatesfiie
10.1.7. SMAEtrrebuiespeermitcau
configuraat de ctre un rol de administrator pentru clasele, do
osarele, sub
b
dosarele,,volumeleiactelefizice,fadeeechivalentteleelectron
nice.Cutitlu
deexemplu,metadatelepentrrudosarele fizicearpu
uteainclude(darnusse
nalepentru
u:
limiteazla)metadaateleadiion

informaiiasupraam
mplasriifizice;

informaii referitoaare la form

matul dosarrului sau containerulu
c
ui
fizic.

osar, subdo
osar sau vo
olum, SMAE trebuie ss
10.1.8. La regsirea oricreei clase, do
s
dintro sin
ngur operaiune, a metadatelo
or
asigure regsirea simultan,
pentruentitilefiziceicelepentruelectrroniceasocciatecuele.

ontainerelorrfizicei a actelor prin

10.1.9. SMAE arr trebui s accepteloccalizareaco
furnizare
ea de verifiicri la intrrare i la ieire
i
pentru a nregistra poziiaa,
custodeleeidataverificriideintrare/ieirre.

permitcau
utilizatorulssverificelaieireogruparefizicc
10.1.10. SMAEar trebuisp
sauunacctlaoanum
mitdatpnlacareeeltrebuiesfiereturnat.

10.1.11. SMAE arr trebui s raporteze unui utilizzator specificat atuncci cnd datta
precizatpentrunaapoiereaun
neigrupri fizicesauaaunuiactsseapropiei
cndesteedepit.

permitunu
uiutilizatorrabilitats modificed
datastabilitt
10.1.12. SMAEar trebuisp
or grupri fizice
f
sau acte,
a
dintro
pentru napoierea uneia sau mai multo

Paagina 131 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

singuro
operaiune.
ebuiesse asigurec toatemetaadatelepen
ntrugrupriiiactesun
nt
10.1.13. SMAEtre
ntotdeau
unasupuseeaceloraiccondiiide accescare sarfiimpusdacar fi
fostdoarrelectronicee.

a trebui s furnizeze
e o funcie de localizzare pentru
u a permitte
10.1.14. SMAE ar
utilizatorrilorsnregistrezeinfformaiidessprepoziiaaimicareeagruprilo
or
iactelorrfizice.

d localizarre a SMAE ar trebui s permit ca poziiile entitilo

or
10.1.15. Funcia de
fizicesffieselectateedinivalid
datecuolisst(cumarfiolistasccuns).

Acolo un
nde SMAE nu
n accept o list a poziiilor,
p
see accept i
textul frr
validare.

d localizarre a SMAE trebuie

t
s permit utilizatorilor s
s introducc
10.1.16. Funcia de
verificriledeintrareiieirepentruoenttitatefizic.

Cualteccuvinte,SMA
AEtrebuiessfurnizezeefacilitip
pentruanrregistradacc
oentitatefizicesteenpoziia normalsa
auafostverificatpen
ntruieired
de
acolo.

s nregistrreze inform
maii desprre
10.1.17. Funcia de localizare a SMAEE trebuie s
micareaauneientitifizice,careinclud:

identificaatorunic;

poziiacu
urent;

un numr (definit de ctre rolul

r
de ad
dministratorr) de poziii
anterioarre (numru
ul trebuie definit n momentul configurrrii
sistemulu
ui);

datamiccriidinpozziie;

dataprim
miriilapoziie;

utilizatorrulresponsaabilcudeplaasarea(aco
oloundeesttecazul).

10.1.18. SMAEtrrebuiespeermitroluluideutilizatorsvizu
ualizeze,cu respectareea
drepturilordeaccess,poziiacu
urentauneeientitifiiziceverificaatcaieit,
usverificare
eadeieire.
custodeleeacesteiaidatalacaresaprodu

nregistreze n
evidenaa de auditaare toate acctivitile de
d
10.1.19. SMAE treebuie s n
verificareedeintrare/ieireidaatacorespunztoare.

10.1.20. SMAE trebuie s n

nregistreze n evidena de auditare toate schimbrille
efectuateenvalorileemetadatelorentitilo
orfizice.

Deexemp
plu,elemen
ntuldemeta
adatreferiitorla poziie.

10.1.21. SMAEarrtrebuis accepteimprimareaiirecunoatereacodurilordebaree,

pentru dosare,
d
sub
bdosare, volume
v
i acte;
a
sau sisteme
s
altternative de
localizare
ecumarfittehnologiaIdentificareeprinFrecve
enRadio(RFID).

Paagina 132 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Aceast cerin perrmite SMAE s stabilleasc poziia i micrile actelo

or
fizice.

10.1.22. SMAE ar trebui s accepte imprimarea

i
a etichetelo
or pentru dosare,
d
sub
b
dosareiivolumefizice.

Aceast cerinperm
miteproduccereaunei etichetecaresconin
nmetadatte
esenialee,carepoateefiapoianexatentit
iifizice.A
Aceastaarp
puteainclud
de
(darnun
numai)meta
adatecuma
arfi:

titlu;

identifica
atorsistem;

coddeclasificare;

datadescchiderii;

categoria
adesecuritate;

amplasam
mentulnorm
maldedepo
ozitare.

10.1.23. SMAEtrebuiesseecomporte ntromanieridenticcatuncicndopereazz

ncadrulcutrilor,cuu
urmtoareleeexcepii:
cuacteeelectronicessaufizicen

coninutu
ulactelorfizicenupoaatefiprezen
ntat(nloc deconinut,
SMAEvaafiametad
dateledelo
ocalizare,ve
ezimaijos);;

pot fi prrezentate metadate

m
diferite penttru actele fizice
f
i celle
electronice.

a trebui s poat notifica rolurilor

r
dee administtrator oricce
10.1.24. SMAE ar
evenimente n legtur cu pro
ogramarea de pstrare
e i dispoziie aplicatte
gruprilee nonelectronice, pro
oduse dup momentu
ul n care o
actelor i
refacereafostexecutat.

Seciunea
a 4.3 Copiii de sigura
an i revenire preciizeaz cerin
nele pentrru
revenirea
a unui SM
MAE. Atun
nci cnd un sistem
m este follosit pentrru
managem
mentulacteelornoneleectronice,seepoateivio
onepotrivirrecaurmarre
auneireeveniriundeeaciuniled
dedispoziieesaudesf
uratasuprraobiectelo
or
fizice, da
ar aceasta nu este relevat
r
dee SMAE. Acceast cerin permitte
rolurilord
deadministtratorsap
pliceaciuniilederemed
diere.

10.2Dispoziiaaactelorfizzice
Ref

Cerine

Testabil

10.2.1.

Atunci cnd un terrmen de pstrare pen

ntru o proggramare dee pstrare i

dispoziiee expir, dac progrramarea dee pstrare i dispoziie

e se aplicc
oricrei entiti fizzice SMAE trebuie s notifice acest lucru
u rolului de
administrator,.

Paagina 133 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

10.2.2.

SMAE trrebuie s alerteze

a
un
n rol de administrato
or asupra existenei
e

i
poziiei oricrei
o
enttiti fizice asociate
a
cu
u orice clas, dosar, su
ubdosar sau
volumcaaretrebuiessfietransfferat,exporrtatsaudisttrus.

Aceasta se poate produce

p
fie atunci cn
nd termenu
ul de pstra
are pentru o
nd un tran
nsfer sau u
un
programare de psstrare i disspoziie exxpir, fie c
exportessteiniiat.

10.2.3.

Ori de cte ori oricce entitate fizic este exportat sau transfe
erat, SMA
AE
trebuiessexportessaustranssferemetad
datelepentrruacestea,nacelaifeel
ncareprocedeazp
pentrumetadateleenttitilorelecctronice.

10.2.4.

La transfferul, exportul sau disstrugerea entitilor

e
f
fizice,
SMAEE trebuie ss
solicite unui
u
rol de administtrator s cconfirme trransferul, exportul
e
sau
distrugerrea fizic nainte de ncheierrea transfeerului, exp
portului sau
distrugerrii.

Prinacea
astcerin
nmodnormalseva solicitarolu
uluideadm
ministratorss
introduc
manual confirmareea c actelle fizice au
u fost tran
nsferate sa
au
distruse.

10.3Managem
mentuldocu
umenteloriactivitincolaboraare
Sistemele de Manage
ement al Do
ocumentelo
or Electroniice SMDE (EDMS)
sunt largg folosite n
n
ermiteevid
denaimanagementu
uldocumentelorelectrronice.Multtefunciiii
organizaiipentruape
facilitialeunuiSMD
DEsesupraapunpeste celealeunuiSMAE.SMDEurileiincludnmo
odobinuitt
indexarea documenttelor, admiinistrarea spaiului
s
de stocare, evidena versiunilor,, integraree
pdesktopiinstrumenttederegsirepentruaaaveaaccessladocumeente.Unelee
strnscuaplicaiitip
nizeaz capaciti com
mplete de SM
MDE, altelee doar un subset.
s
Reciproc, unelee SMDE au
u
SMAE furn
ncorporattfunciideb
bazdinmaanagementu
ulactelor.
SMDE sunt adesea o
o parte a unei implem
mentri de sisteme maai ample ii cuprind in
nstrumentee
olaborare,p
pentruapermiteunuinumrmaimaredeuttilizatorisparticipelaa
pentruactivitatenco
proiectareadocumentelor.
Activitateaancolaborrareestedeeasemeneaaunelemeentintegrat nSistemeeledeManaagementall
Coninutului.Vezisecciunea10.6
6pentrualteecerinereeferitoarelaaacestecaracteristici.
Pentrulm
murire,urmtorultabellprezintdiferenetipicentreun
nSMDEiSM
MAE.
UnSMAE

UnSMDE
permiteedocumenttelorsfiemodificate

proteejeazacteledemodifiicri

permiteedocumenttelorsexisstenctevva
versiun
ni

perm
miteexistenauneisinggureversiun
nifinale
aactului

poatep
permitecarresponsabiliisiteaarg proteejeazactelempotrivaatergerii,ccu
documentele
excep
piaunorsittuaiistrictcontrolate
poateincludeoevvidendep
pstrare

trebu
uiesinclud
doevidenriguroasde

Paagina 134 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

pstrrare
poateincludeostructurdesstocarea
ul
documentelor,carrepoatefissubcontrolu
utilizato
orilor

trebu
uiesinclud
dostructu
urriguroasde
ordonareaactelor(schemaadeclasificaare),
careestentreinutderolu
ulde
administrator

estedeestinatnprrimulrndsssprijine
folosireeazilnicad
documenteelorpentru
activitindesfurare

poateesprijiniacttivitateazilnic,daresste
gnditnprimulrndsfurrnizezeund
depozit
sigurpentruacte
elerezultattedinactivittate.

Continuareea acestei seciuni sttabilete ceerinele care trebuie s fie luaate n considerare laa
furnizareauneisoluiiiintegrateSSMDE/SMA
AE.Cerineleeseaplicd
doaratuncicndfacilittileSMDEE
sunt o paarte a unu
ui SMAE. O
O caracteriistic centrral a acestor cerine este conceptul c
documenteelepotfisttocate(adicc,clasate) naceleai claseidosarecaiaactele,dei acestlucru
u
esteopion
nal.Aceastaapermiteccadocumen
nteleconceptsfiend
dosariaten
naceleaigrupricaii
versiunileffinale,carevorfiacte.
Denotatcctermenuldocumen
ntestefolo
ositaicicussemnificaiaaprecisdeeadescrie informaiaa
sauobiectulcarenuaafostdeclarratactnttrunSMAE.
Ref

Cerina

Testabil

10.3.1.

SMAE ar trebui s poat ad

dministra aacte i documente electronice n

e clasificaree, folosind aceleai

a
me
ecanisme de
contextul aceleiai scheme de
controlaalaccesului.

Inteniaa
acesteiceriineestes
permituttilizatorilor sstochezeeconceptelle
ngruprrilencare eventualul actvafila
arndullui clasat.Aceeastcerin
esteopional.

10.3.2.

Acolo un
nde SMAE administreeaz att acte,
a
ct i documentte n cadru
ul
aceleiai scheme de
d clasificaare, trebuiee s se indice cu claritate carre
elementeesuntacteicaredocu
umente.

10.3.3.

10.3.4.

MoReq2nuprecizea
azcumpoa
atefirealiza
atacestluccru.
Acolo un
nde SMAE administreeaz att documente,
d
, ct i actte n cadru
ul
aceleiai scheme dee clasificaree, el trebuiee s permitt rolurilor de utilizato
or
oriceclasssaudosarspecificat:
sdesfoareurmttoarelesarccinipentruo

sdeclarretoatedoccumenteleccaacte;

stearggtoatedoccumentele,pstrnddo
oaractele;

s teargg toate documentel

d
le care sunt mai vecchi dect o
anumitperioad.

Acolo un
nde SMAE administreeaz att documente,
d
, ct i actte n cadru
ul
aceleiai scheme de clasificcare, el trrebuie s notifice unui
u
rol de
n dosar carre
administrator dac exist doccumente ntro clas sau ntrun

Paagina 135 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerina

Testabil

suntexpo
ortateisfurnizezecaopiuni:

spermittcadocum
mentelesffieterse;

sledeclareacte;

sleexpo
ortempreu
uncuactele.

10.3.5.

AcoloundeunSMD
DEestepartteaunuiSM
MAEsauesttestrnsintegratcuun
SMAE, SMDE
S
trebu
uie s poatt transferre n mod automat documentel
d
le
electroniice care sunt produsse n curssul activitii spre SM
MAE pentrru
capturareeautomatcaacte.

Aceast cerinesteenmodsp
pecialreleva
antpentru
uscenariuld
dosarelord
de
caz;vezideasemeneeaseciuneea10.5.

10.3.6.

SMAEtreebuiesperrmitutilizaatorilor:

scapturrezeundoccumentelecctronicisldeclareactntrun
singurprroces;

scapturrezeundoccumentelecctronic,slstocheze isncheiie
procesul de captur prin declararea lui ca act la un momen
nt
ulterior.

sau

10.3.7.

SMAEtrebuiesfieepoatcopiaconinutu
ulunuiacteelectronicp
pentruacreea
ment electrronic nou i
separat, fr
f
a crea n mod au
utomat i un
un docum
nouact,ntimpceaasigurpsttrareaintactaactuluioriginal.

Deexemp
plu,unutiliizatorpoateecopiauna
actcuscopu
uldeatrimiiteocopiella
undestin
natarcaren
nuesteunu
utilizatoral SMAE.Acea
astcopiep
poatesaun
nu
sfiedecclaratcau
unnouact,nfunciedeecontext.

10.3.8.

SMAE trebuie s permit rolu

urilor de uttilizatori s verifice laa ieire (vezi
mentlacareeaudreptu
urideaccescorespunztoare.
10.3.11)oricedocum

10.3.9.

urilor de utilizator s verifice

v
la intrare
i
oricce
SMAE treebuie s peermit rolu
documen
nt pe carellauverificaat la ieire, oferind po
osibilitatea utilizatorulu
u
ui
slverifficelaintrarrecaonouversiunessaunu(vezii10.3.20).

10.3.10.

SMAE arr trebui s permit unui utilizzator care verific la intrare un

documen
nt, s intro
oduc, opio
onal, o exp
plicaie texttual a sch
himbrilor n

timpulctafostverrificatlaieiire.

10.3.11.

Atunci cnd un document estte verificatt la ieire de

d un utilizzator, SMA
AE
s mpiedicce orice alt utilizatorr s l veriffice la ieire sau s l
trebuie s
modifice(supuscerinei10.3.13).

Paagina 136 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerina

Testabil

Atunci c
nd un doccument estee verificat la
l ieire, do
oar utilizato
orul care la
verificatcaatarelp
poateedita..

Aceastccerinsea
aplicdoard
documentelor.Prinnssinaturallui,unSMA
AE
nu trebu
uie s perm
mit nici unui act s fie verifica
at la ieiree sau s fiie
modificat.

10.3.12.

Atuncicnd un doccument estee verificat la ieire, daac oricare alt utilizato

or
ncearc s l marcheze spree modificarre, SMAE trebuie
t
s nu permitt
marchezespremodificaareadouao
oar,slin
nformezep
pe
utilizatorruluislm
utilizatorrcdocumeentulested
dejaverificatlaieireiitrebuiefie:

sprezinteidentitatteautilizato
oruluicareaaverificatlaaieire;

didentitatteautilizato
oruluicareaaverificatlaaieire,
sascund

sau
aceasto
opiunefiindspecificattnmomen
ntulconfigu
urrii.
10.3.13.

SMAEtre
ebuiespermitrolurilordeadm
ministratorssanulezevverificarealla
ieireau
unuidocumeent.

Aceastccerinesteedestinat situaiilorn
ncareunu
utilizatorcarreaverifica
at
la ieire undocumeent nu mai poate s l verifice na
apoi la intra
are. Aceastt
poateapreeadinmaim
multemotivve,depild::
situaiep

utilizatorrulaverifica
atdocumen
ntuldepeu
unPCcare sadefecta
at
sauafostfurat;

documen
ntulverificatsaalteratt(fiiercoru
upt);

utilizatorrulauitats
lverificellaieirena
ainteaconceediului.

10.3.14.

Un utilizzator nu trrebuie s poat s verifice

v
la intrare caa un acelai
documen
nt o versiune a resspectivului document, cruia i sa anulaat
verificareealaieire((situaiadela10.3.13).

10.3.15.

Dacseffaceoncercaredeanchideoggruparedin cadrulunu
uiSMAEcarre
conine i
un document verifiicat la ieirre, aceast situaie se
e raporteazz
roluluideeadministraatorcaoexxcepie.

10.3.16.

Utilizatorriitrebuiespoatsccapturezeu
undocumen
ntdintrunEEDMS.

10.3.17.

Utilizatorrii trebuie s
s poat s treac dee o manier simpl din i spre un
SMAEpeentruadeclaraundocu
umentcaacctdintrunSSMDE.

AceastccerinesteenmodspeecialimporttantacoloundeSMAEE/SMDEestte
folositntrunspaiu
uobinuittip
poffice

Paagina 137 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerina

Testabil

10.3.18.

Acolo un
nde sunt versiuni multiple ale unui
u
docum
ment, SMAEE trebuie s
s
poatas captureze documenteelecaacte ntoatemodalitiled
descrisemaai
jos, cu una dintree ele selecctat ca opiune preedefinit n
n momentu
ul
configurrii i cu uttilizatorul abilitat
a
s selecteze
s
un
na dintre ele
e n timpu
ul
capturriii:

ceamairrecentverssiune;

oversiun
necareesteespecificatdeutilizato
or;

toateverrsiunilestoccate,caresfietratateecaunsingu
uract;

toateverrsiunilestoccate,caressfietratattecaacteseparate,daar
legatenttreele.

10.3.19.

SMAEtreebuiesmeeninunnumrdeveersiunepentrufiecare documenti
trebuiesslfacuorvizibilattuncicnd documentu
ulesteregsitsaucnd
estecuttat.

10.3.20.

SMAE treebuie s creasc n mod automaat numrul versiunii do

ocumentulu
ui
atuncicndundocu
umentesteverificatlaintrarecao
onouversiiune.

10.3.21.

SMAE arr trebui s permit ca schema de numero

otare a verrsiunii s fiie
definitnmomentu
ulconfigurrii,permindcelpuinurmtoarreleopiuni:

10.3.22.

numerotarea versiu
unilor n seecven sim
mpl, adic numere de
forma:1,,2,3;

numerotareaversiunilormajorriminor,adicnum
merotared
de
forma x.y, unde x este versiu
unea major i y estte versiuneea
minor, iar versiuneea minor se reseteazz automatt la 0 atuncci
orprimetteurmtoru
ulnumr.
cndverssiuneamajo

merotaresun
ntacceptatee.
Altescheemedenum
SMAEtreebuiespermitcamaanieradesttocareaversiunilordeedocumentte
s fie configurabil
c
de ctre un rol de administrator, n
n momentu
ul
configurriisistemu
uluisauulteerior,lanivveldeclas saudedossarncadru
ul
schemei declasificaare,avndccelpuinurm
mtoareleo
opiuniimp
plicitepentrru
fiecarecllasidosar:

urordocumentelorsun
ntstocaten
nclassaun
toateverrsiuniletutu
dosar;

doarceamairecenttversiune (acolounde
eroluldeadministrato
or
are posib
bilitatea dee a specificaa versiunile
e majore i minore) alle
fiecruid
documenteestestocatnclassau
undosar;

unnumrdeversiu
unialefiecruidocumeentestesto
ocatnclass
sau n dosar, numrul fiind
d specificaat de ctrre rolul de

Paagina 138 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerina

Testabil

Aceastccerinesteeintroduspentruapeermiteconttroluluiverssiunilorsfiie
folositea
acoloundeu
unistoricalldezvoltriiidocumentuluiesteneecesar.Acollo
unde un istoric nu este necessar, numru
ul versiunilo
or stocate i astfeel,
poatefiredu
us.
stocareacerutp

10.3.23.

SMAEartrebuispermitutilizatorilorcarestocheazzdocumen
ntesignorre
2)
valoarea predefinit pentru versiunile (aaa cum a fost definitt la 10.3.22
pentrurespe
ectivuldocu
ument.
caresfiiestocatep

De pild
, momentul crerii i autoru
ul documeentului, dee asemeneea
metadateele identifiicabile din cmpuri structurate
s
din docum
mente, dacc
acesteaeexist,cumarfidataisubiectul.

10.3.24.

SMAE treebuie s peermit unu

ui utilizator s introdu
uc valori de
d metadatte
pentruunactlamomentulcap
pturrii.

10.3.25.

SMAE trebuie s see asigure c

c orice meetadat care este cap
pturat estte
uidemetad
dateMoReq
q2.
administratconforrmmodelulu

10.3.26.

eelementelle
SMAEartrebuispermitunuiutilizatoraautorizatsechivaleze
nztoare alle
de metaadate ale SSMDE cu cmpurile de metadate corespun
SMAE.

10.3.27.

nde existu
un conflictntremetad
dateleSMA
AEiceleallesistemulu
ui
Acoloun
careageeneratdocumentul,SM
MAEtrebuiesavertize
ezeutilizatorul.

Aceastssituaiese poateprod
duceatunci cndSMAEEnuarecontrolasuprra
elementeelordemeta
adatedind
document.

10.3.28.

SMAE arr trebui s poat inteegra noile versiuni

v
de SMDE sau sisteme pe
p
msurcceacesteassuntimplem
mentatedeorganizaie.

MoReq2 nu speciffic modull n care se poate produce acest

a
lucru
u.
aiileartreb
buisian considerarespecificarreaacestei opiunide o
Organiza
maniermaidetalia
at.

10.3.29.

SMAE trrebuie s poat

p
conttrola versiu
unile, adic s poat administrra
diferitevversiunialeunuidocum
mentelectro
oniccapeo
osinguren
ntitate.

Aceastccerinsprijijinprocesu
uldecreareedeconcep
ptealeunuidocumenti
permitea
activitincolaboraree.

administrator.

10.3.30.

SMAEartrebuispo
oatsilim
mitezepeutilizatorisvizualizezee:

doarceamairecenttversiuneaunuidocu
ument;

Paagina 139 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerina

anumiteversiunisellectatealeu
unuidocum
ment;

toateverrsiunileunu
uidocumentt;

versiunileecareaufo
ostcapturattesaunregistratecaacte,

Testabil

opiuneaafiindfcutnmomen
ntulconfigu
urriisistem
muluisaulaunmomen
nt
ulterior,dectreroluldeadministrator.
10.3.31.

a trebui s
s permit utilizatorilor s aib un spaiu de lucrru
SMAE ar
personaalpentrud
documente.

Acesta poate
p
fi folo
osit de utilizatori pentru a stoca
a documentte personalle
carenussuntprevzuteaficap
pturatecaa
acte,depild
dconcepteepreliminarre
carenussuntcorespunztoarep
pentruafid
difuzaten cadrulorga
anizaiei,sa
au
altedocu
umente.Follosireaacesstuispaiu delucruarrtrebuisffieopionall
(adic,artrebuisffieposibilssseconfig
gurezeSMA
AEastfelncctacestass
nufiedissponibil).

10.3.32.

Acolo unde SMAEE include un spaiu de lucru personal, un rol de

uie s poatta s limiteeze mrimeea acestuia la nivel de
administrator trebu
utilizatorr.

10.3.33.

Acoloun
ndeunSMA
AEincludeu
unspaiudeelucruperssonal,accesullaacestta
trebuiesfierestriccionatlapo
osesorulaceestuia.

10.4Fluxuldelucru
CoaliiapeentruManaggementulFFluxuluideLLucru(TheW
WorkflowM
Managemen
ntCoalition,WfMC)

o asociaiee internaional penttru dezvoltarea de sttandarde reeferitoare la fluxul de lucru

definete fluxul de lu
ucru drept o automaatizare a prroceselor de
d activitatee, n ntreggime sau n
n
ntele,inform
maiilesaussarcinilesunttrecuted
delaunpaarticipantlaa
parte,ntiimpulcreiadocumen
altul pentrru aciune, n conform
mitate cu un
u set de reeguli proce
edurale. n
n aceast definiie, un
n
participan
ntpoatefiunutilizato
or,ungrupd
delucru(deepild,oecchip)sauo
oaplicaiein
nformatic.
Cerineled
dinaceastseciuneaccoperattfunciiledeecirculaiedebaz,aacumsuntdescrisen
n
6.3.35, ctt i opiunii sofisticatee de flux cum ar fi gestionarea tranzaciilo
or de maree volum cu
u
excepii i rapoarte asupra
a
perfo
ormanei siistemului i a indivizilo
or. Cea dea doua parrte poate fii
prinintegrarreacuSMAEaunuipro
odusdefluxxalunuiterr.
furnizatp
Tehnologiiledefluxtransferob
biecteleelectronicenttreparticipanisubco
ontrolulautomatizatall
unuiprogrram.nconttextulunuiSSMAE,fluxu
ulestefolossitpentruamutadosareleelectro
onicei/sau
u
documenteele i actele ntre utilizatori, dep
partamentee i aplicaiii. El este fo
olosit n mo
od obinuitt
pentru:

dispoziieaa
administraareaproceseloreseniaalecumar fiprocedurriledenregistrareid
dosarelorssauactelor;;

marcareaiaprobareaaacteloran
nteriornreggistrrii;

Paagina 140 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

dirijarea dosarelor saau actelor ntro

manier contro
olat de la utilizator la utilizatorr
documentelor,aprobareadenoivversiuni.
pentruaciunispecificce,depildmarcaread

notificareaautilizatorilordespred
disponibilitaateaactelor;

distribuireaaactelor;

manageme
entulactelo
orprinproceesedeactivvitidecazz.

Ref

Cerine

Testabil

10.4.1.

SMAE trrebuie s permit flu

uxuri care constau diintrun num
mr de pai
procedurrali, fiecaree pas fiind (de pild) micarea unui document, act sau
dosardelaunparticcipantlaalttulpentruaciunesaudecizie.

10.4.2.

SMAE trrebuie s recunoasc drept paarticipani att utilizatori, ct i

grupurid
delucru.

10.4.3.

Acolo un
nde particip
pantul estee un grup de lucru, caracteristic
c
ca de flux a
SMAE arr trebui s includ o opiune
o
pentru a distribui eleme
entele sositte
ctremeembriigrupu
uluiprinrottaiesaupeebazandep
pliniriidectremembrrii
asarcinilorcurente,pentruaechilibrancrcareamembrilorech
hipei.

10.4.4.

SMAE treebuie s peermit ca ro

olurile de administrato
a
or s defineeasc fluxuri
preprogramate.

10.4.5.

SMAE trrebuie s p
permit rolurilor de administrat
a
or s salveeze fluxurile
pentruofolosireultterioar.

Aceast cerin prresupune ca

c fiecrui flux salvat s i se atribuie u
un
atorunic.
identifica

10.4.6.

SMAE ar trebui s permit

p
rolurilor de ad
dministrato
or carestoccheaz fluxu
ul
buieuntitlu
uunic,subfformtext.
siatrib

10.4.7.

SMAE treebuie s reestricioneze n favoarrea rolurilor de admin

nistrator sau
utilizatorrilorautorizaimodificaareafluxurilorpreproggramate.

10.4.8.

Oridecteoriunro
oldeadmin
nistratormodificisttocheazun
nflux,SMA
AE
artrebuisstochezeocopieafluxuluinaaintedemo
odificaresub
bformaunu
ui
odautomattsatribuieeunnounumrdeverssiunepentrru
actiarttrebuinmo
fluxul mo
odificat, cu metadate care s sp
pecifice inteervalul de data/timp
d

n
careafostfolosit.

10.4.9.

SMAE nu
n trebuie s limitezee numrul de fluxuri care pot fi
f definite i

stocate.

10.4.10.

SMAE trrebuie s n
nregistreze toate creaaiile i schimbrile flu
uxurilor pree
programatenevideenadeauditare.

Paagina 141 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

10.4.11.

SMAE ar
a trebui s
s permit rolurilor de utilizattori s deffineasc, s
s
foloseascc i s salveze imediiat fluxuri nou,
n
definitte de utilizator (uneori
numiteflluxuriadho
oc).

10.4.12.

SMAEar trebuisinclud o in
nterfa graaficpentru
uapermiteerolurilorde
utilizatorsdefineasc,sntrein
nisedittezefluxuri.
administratorideu

10.4.13.

s sprijine proceselee de dispo

oziie, revizuire i de
SMAE ar trebui s
nurmrireaairaportarrea:
export/trransfer,prin

progresului/strii reevizuirii, cum ar fi atteptarea sau progresu

ul,
detaliilerrevizuiriiidata;

acteateeptnddispo
oziiacarezzultatalrevvizuiriidecizziei;

progresulprocesuluidetransfeer.

10.4.14.

SMAEtreebuiesnotificeunuirroldeadministratordaacunactssauundosaar
dintrunfluxesteprrogramatpe
entrurevizu
uiresaudisp
poziie

10.4.15.

ebuie s see asigure c toate acteele i dosarrele i pstreaz toatte

SMAE tre
legturile
encadrulu
unuiprocessdeflux.

10.4.16.

SMAE arr trebui s administreeze dosarelle i actelee n cozi, care pot fi

examinatteicontrolatederolu
uriledeadm
ministrator.

10.4.17.

SMAE treebuie s peermit rolurilor de utilizatori sa iniieze i s foloseascc

fluxuride
efinitedero
oluriledead
dministrato
or.

10.4.18.

SMAE tre
ebuie s peermit utilizzatorilor s monitorizeeze progressul unui flu
ux
pecarelauiniiatilacareparrticip.

10.4.19.

SMAEar trebuisp
permitdecclarareaauttomataun
nuidocumeentsfiepaas
ntrunflux.

10.4.20.

numruldepainfiecaareflux.
SMAEartrebuisnulimitezen

10.4.21.

SMAEartrebuispo
oatstabili prioritin
ncadrulcozzii.

10.4.22.

SMAEartrebuisin
ncludprelu
ucrareantlnirilor.

10.4.23.

Aceastccerinpressupunecaffluxulsse opreascp
pentruaatteptasosireea
unui act sau docum
ment electro
onic asociatt. Atunci c
nd elemen
ntul atepta
at
mit,fluxulreeporneten
nmodautom
mat.
esteprim

SMAEtreebuiespeermitdefin
nireaderolurideflux distinctepeentrudiferii
utilizatorri.

Paagina 142 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine
Exempledeastfeldeeroluriinclu
ud:

Testabil

rol de ad
dministrato
or de flux (avnd
(
aprrobarea de a reatribu
ui
sarciniiaciunictrrealtutiliza
atorsaugru
updelucru);;

roldesup
pravegheto
or(avndap
probareadeeastabiliun
nfluxpentrru
gestionarreaexcepiiilorncazurrispecifice);;

utilizatorrisaugrupu
uridelucrup
pentrufluxnormal.

10.4.24.

SMAEarrtrebuis permitroluluideadm
ministrator sdefineascnumru
ul
aximdep
paidintrunfluxnmo
omentulconfigurrii.

10.4.25.

SMAEartrebuispermitrolurilordeadm
ministratorcaredefine
escunfluxss
nui utilizato
or
asocieze limite de timp cu paai individuali i s raaporteze un
nominalizatsaurolu
uluideadm
ministratoraaceleeleme
entecaresu
untdepitte
mite.
conformacestorlim

10.4.26.

permitrolu
uluideadministratorcaredefineteunfluxss
SMAEartrebuisp
d
listt predefin
nit ce acciuni vor trebui effectuate de
aleag dintro
participaniilaflux.

10.4.27.

SMAEartrebuisp
permitrolu
uluideadministratorcaredefineteunfluxss
aleagpaarticipanii:

10.4.28.

10.4.29.

dupnum
me

duprolu
uri

dupdiviiziunileorgaanizaiei

Rolurile de adminisstrator ar trebui

t
s poat
p
alocaa aprobri utilizatorilo
or
individuaali,astfelnctacetia spoatreeatribuisarrcini/aciuniintrunflu
ux
ctrealtutilizatorsaaugrup.

Unutiliza
atorarputeeadoristtrimitund
dosarsauun
nactctre altutilizato
or
datorit coninutulu
uiactului,da
atoritfapttuluicutiliizatoruldesstinatesten
concediu
usaupentru
ualtemotive.

SMAEartrebuispermitpartticipanilorsvizualizezecoziledeelucrricarre
dresateiartrebuifie::
lesuntad

s perm
mit particip
panilor s selecteze elementelle pentru a
aciona;

pulprimulintratprimu
ul
saducelementelenatenieepeprincip
ieit;

sau

Opiuneaatrebuiesfiespecificcatatunciccndesteproiectatfluxul.

Paagina 143 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

10.4.30.

SMAE ar trebui s furnizeze

f
fluxuri condiionate carre depind de
d rspunsu
ul
ntruadecid
desensulflu
uxului.
utilizatorruluisaudedateledinsistem,pen

10.4.31.

SMAE arr trebui s permit utilizatorilor s suspend

de temporar un flux cu
c
scopul de
d a putea desfura alte activiti i s l continue
e mai trziu
(inclusivdupdeloggareadinsistem).

10.4.32.

n
unu
ui utilizator participantt atunci cn
nd un dosaar
SMAE trrebuie s notifice
sauacteaufostprim
mitenaten
niasanmaapaelectron
nic(tray).

MoReq2nuspecific
dacacea
astmap
estenma
apacontulu
uideemaila
participa
antuluisaud
diferitdea
aceasta.

10.4.33.

SMAEar trebuisaaccepteurm
mrirea dossareloriacctelorprin opiuneade
furnizare
e viitoare de
d atenion
nri (numit adesea i
memento
o (tickler))
careperm
miteunuiu
utilizatorscearoreeamintirede
eacceslau
undosarsau
unactlaodatviito
oare.

10.4.34.

urnizeze un
n mecanism
m care s permit
p
utillizatorilor ss
SMAE treebuie s fu
notificeaaltorutilizattoridespreacteleceneecesitaten
nialor.

Acestmeecanismpoa
ateutilizau
unsistemd
deemailexxistentsauu
unsistemd
de
mesagerieautonom
msaupatenttat.

SMAE arr trebui s includ capacitatea de

d a declan
na n mod
d automat o
instan o a unui flux specificat atunci cnd un act
a de un gen anume
specificattesteprimiit.

De pild,, un flux peentru cererii de mprum

mut poate fi
f declanatt automat la
l
primireaunuiactcu
ugenuldeactformula
ardecererepentrump
prumut.

10.4.36.

SMAE arr trebui s permit primirea, n dosarele

d
sp
pecificate, a
a actelor sau
documen
ntelor electtronice pentru a decclana n mod
m
autom
mat fluxurille
(fluxulfiinddecisdeegenulded
documentsaaudealtvvaloaredem
metadat).

10.4.37.

SMAEtreebuiesfurnizezeopiunidetaliaatederapo
ortarepentrruapermitte
utilizatorrilor autorizzai i rolurrilor administrative s monitorizeeze cantiti,
performaaneiexceepii.

10.4.38.

SMAEartrebuisaccceptecaptturacaactaaprocesuluideflux.

10.4.39.

Atunci cnd dosareele i actelee au fost prelucrate fo

olosind unu
ul sau multte
fluxuri de
d lucru, SMAE
S
trebu
uie s perrmit utilizatorilor s stabileascc
identificaatoriiiverssiunilefluxu
urilorutilizate.

10.4.40.

SMAE treebuie s see asigure c toate controalele de acces suntt pstrate n

10.4.35.

Paagina 144 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

Cu alte cuvinte, treebuie s fiie imposibiil de config

gurat vreun
n flux ce ar
a
permiteo
oricefeldeeaccesvreu
unuiutilizattorcarenu araveaalttfeldreptd
de
acces.

10.4.41.

SMAE arr trebui s fie compaatibil cu modelul

m
de referin al
a Workflow
w
Managem
mentCoalition(WfMC)).

10.4.42.

SMAE arr trebui s accepte exxportul unu

ui proces de
d flux stan
ndard sau a
oricreip
pricompo
onente,con
nformcuoriiceschemXMLstandaardizat.

10.4.43.

Evidena de auditare a fluxulu

ui ar trebu
ui s fie inttegrat cu evidena de
auditareaSMAE.

10.4.44.

nupoatfimodificat..
Evidenadeauditareeafluxuluitrebuiesn

oricemoment.

10.5Activitidecaz
Aceast seeciune descrie cerineele pentru gestionarea
g
a dosarelo
or de caz ntrun SMA
AE conform
m
MoReq2.V
Veziglosaru
ulpentruod
definiieie
explicaieassupradosarrelordecazz.
Termenul dedosard
decazesteedefinitn glosarulMo
oReq2caundosarcarresereferlaunasau
u
maimulte tranzacii, desfurateeintegralssauparialntromanierstructurat.naceestcontext,,
structurattsemnificfaptulc tranzaciileurmeazregulicaressunt(saupo
otfi)docum
mentate,c
ele urmeaaz un procces riguros (care nu permite
p
utilizatorilor s
s inoveze integral no
oi pri alee
procesului) i ca ele sunt aciun
ni repetate dea lungu
ul mai multtor situaii de tranzacii similare..
Coninutul actelor din
n dosarele de caz pot fi structuraate (de pild
d, formulare complettate online))
ucturate(deepild,messajeemail sauformullarepehrttiescanate),noriceccombinaie;;
saunestru
caracteristtica esenialdistinctivv a dosareelor de caz estec ele
e rezult din
n procesesstructurate,,
celpuinn
nparte.
Caracteristticilecomun
nealedosarrelordecazzsunt:

suntnnum
mrmare;

suntstructturatesaup
parialstruccturate;

suntfolositteiadminiistratencaadrulunuip
procescunoscutipresstabilit;

trebuies fiepstrateepentrupeerioadede timpprestaabilite,careezultatalp

prevederilorr
legalesauregulamenttare

auunconinut/structursimilaree;

audatede
edeschidereeinchiderrecunoscutte;

pot fi desschise sau nchise

de lucrtorii de caz (prracticani, personal

p
an
ngajat, sau
u
sistemede
eprelucrareeadatelor)frafinevvoiedeapro
obareaconducerii;

Paagina 145 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Deoarece dosarele de caz sunt adesea strructurate, ele

e conin n general cteva
c
subdosare, dee
n intermediul unor abloane. Elee pot de ase
emenea s conin vo
olume. Vezii
obicei orgaanizate prin
seciunea 3.3pentru detaliiasuprafuncionalitilorrrelevante,ttoateaplicnduselad
dosareledee
cazaacum
mseaplicialtortipu
uridedosarre.
Managemeentul de caaz implic adesea
a
i alte
a sistemee de aplicaii pentru activiti
a
(de pild, un
n
sistemdeprelucrareaalicenelordeaplicaiisauunsisttemdeurm
mrireacerccetrii).Deasemenea,,
u(aacumaaufostdesccrisenseciunea10.4).
adeseaesttedependentdefluxurriledelucru

Ref

Cerine

10.5.1 Unrolde administrattortrebuiespoatco

onfiguraSM
MAEastfeln
nctacesta
s permitt cel puiin un rol de lucrttor de cazz (vezi glo
osarul), cu
particularitateacroluldelucrtordecazp
poateaveadiferiteperrmisiunide
accespenttruclaseleccusaufrlucrridecaaz.

nmulteca
azuri,lucrtoriidecaz vorficapa
abiliscreezze,deschid
inchid
dosare de caz ca parrte a activiitii lor cottidiene, darr ei nu vor avea acea
aprobarea
adeacrea deschidesa
aunchided
dosaregeneerale.Pentrrudosarele
generale,a
autorizarea
apoatefiaccordatdoa
arrolurilord
deadministrator.

Testabil
D

10.5.2 SMAE ar trebui s accepte un

n mecanism
m opional de stabiliree a titlului
dosarului, care s fiee configuratt de ctre un rol de administrat
or, care s
a
includnu
ume(depild
d,numedepersoanee)i/saudatte(depild,datelede
natere)saauidentificatoriuniciccanumedeedosare,deerivatedin iautomat
validatecu
ulisteexterrne.

10.5.3 Aatunci cnd mecanismul de denumire

d
e
este
definit,, metadatele utilizate
pentrucon
nstruciaau
utomatattitlurilordeedosare(caala10.5.2) trebuies
fiemetadaateobligato
oriisauelem
mentecoresspunztoareeimpliciteaartrebuis
fiefurnizate.Dacvaaloriledem
metadateiniiale(depild,nume,,dateetc.)
pentruacreatitluldosaruluiauffostmodificcate,SMAE
careaufostfolositep
nuartrebu
uisactualizezeautom
mattitluldo
osarului.

10.5.4 Regulile pentru

p
consstrucia auttomat a tiitlurilor de dosare (prrevzute la
10.5.2)artrebuisfieeconfigurab
bilepentruafidiferiteepentrudifeeriteclase.

Ultimele trei
t cerine pot fi coreespunztoa
are dosarelo
or de caz. Orice list
folositpeentruvalida
arepoatefi administratdinSMAEsaupoateefiextern
acestuia.

Acolo und
de un titlu de dosar a
a fost atribuit n mod automat folosind
f
un
mecanism care ncorrporeaz metadate, cu
um ar fi nu
umele perso
oanei, data
nateriiettc.,estepossibilcaacea
astmetad
datorigina
alpecaressebazeaz
titlul s fiee actualizatt. De pild
, numele unei
u
persoa
ane se poatte schimba,
datanateeriisepoateesfifost introdusg
greitetc.nacestesittuaii,titlul
dosaruluib
bazatpeacceastmeta
adatnuarrtrebuisffieautomatmodificat

Paagina 146 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

pentruarreflectamod
dificrile,deeoarecetitlluldosarulu
uipoatesffifostdeja
utilizat(deepildnco
oresponden,nregistrrarenaltsiistemetc.).Dincolode
aceastceerincatittluldosaruluisnufieemodificat,MoReq2n
nuobligla
alterezulta
ate.

Ctevaalterezultatesuntposibille,aiciinclu
uznd:

schimbareademetad
dateesteig
gnoratitiitluldosaru
uluirmne
acelai;

un rol dee administtrator estee alertat c

c metada
ata a fost
actualizat
i c ro
olul poate (opional) s actualizeze titlul
dosarului;

utilizatorul care face schimbareea este aveertizat c metadata

m
a
fostfolosittntitluld
dosaruluii iseceres
confirmesschimbarea
metadatei;
i;

utilizatorul care face modificareea este mp

piedicat s actualizeze
metadata isftuits
nainteze schimbrileedoritecttrerolulde
administra
ator,carepo
oatesedittezemetada
ata.

10.5.5 SMAEtreb
buiesperm
mitcreareeadedosarredecazde
ectreoriceutilizator
autorizatssfielucrtordecaz.

10.5.6 SMAEtrebuiesperrmitutilizaatorilorsaaccesezei sdeschidundosar

decazprin
nintroducereaidentificcatoruluico
orespunzto
ordedosardecaz.

nmajorita
ateadosareelordecaz,,identificattoruldedossar,depild
dtitlulsau
numruld
dereferin,,vafifurnizzatdectreeunsistem extern.Oiinterfaar
r
trebui s permit utilizatorulu
u
ui s valid
deze cu accesta un id
dentificator
r
manual.Aceestaestedifferitisupliimentarfa
deidentifficatorulde
introdusm
sistemicoduldeclassificare.

urnizeze o Interfa de
d Program
mare a Apliicaiei (sau
10.5.7 SMAE treebuie s fu
opiuni sim
milare), carre s permiit integrarrea cu alte aplicaii tip
p business.
Aceastatrebuiesinccludcelpu
uinurmtoarelefuncionaliti:

alteaplicaiitipbusin
nessscreeze,deschidinchiddosarede
MAE;
cazdinSM

alte aplicaaii tip busin

ness s furn
nizeze titlul dosarului de caz din
SMAE;

codul de clasificare al unui dosar

d
de caz
c nou crreat s fie
transferatctrealtaaplicaietipbusiness;

altaplicaietipbusin
nessstran
nsfereacteleepentruaffideclarate
ntrundossardecazd
dinSMAE;

altaplicaietipbusin
nesssatribuieoproggramarede pstrarei

Paagina 147 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

dispoziieunuidosarnchisdejaexistent;

gestionareea erorilor n
cazul n care unul din sisteme
e iniiaz o
aciunepeecarecellaaltoconsideernevalid.

nessartrebu
uissecom
mportecau
unutilizator
r
Estecaiccumaplicaiatipbusin
obinuit
SMAEnua
artrebuisfacvreod
diferennttreceidoi.

MoReq2n
nuspecific naturapreelucrriiero
orilor.Cutoateacestea
a,rezultate
specificevvorfiidentifi
ficatenurm
mtoareledoucerinee.

eiaplicaiitipbusiness
10.5.8 SMAEtrebuie,laprimireaunei cereridin parteaune
extern,caarepareaffinevalid:

snuncheeienicioacciunenevalid;

snugeneerezeblocajjenicinSM
MAE,nicinaplicaiaexxtern.

10.5.9 SMAEarttrebui,laprrimireauneeicereridin parteauneeiaplicaiitipbusiness

extern, care
c
pare a
a fi nevalid, s alerteeze un utiliizator autorizat astfel
nctaciu
uniledecoreectarespo
oatfintreeprinse.

10.5.10 Atuncicn
ndSMAEintterfereazccuoaltap
plicaietipb
business,treebuiesfie
posibil ca rolul de ad
dministrato
or s limiteze aciunilee celeilalte aplicaii la
unasaumaimulteclaasespecificaate,ncadrulschemeideclasificareaSMAE.

Altfel spuss, trebuie s

s fie impo
osibil pentru
u o alt ap
plicaie s ntreprind

orice fel de
d aciune care afecteeaz claselle, dosarelee sau actelee, n afara
clasei(lor)careconin
ndosareled
decaz.

10.5.11 Atuncicn
ndSMAEintterfereazccualtapliccaietipbusiness,artrrebuisfie
posibil ca un utilizato
or s comu
ute uor nttre dosarelee nrudite din
d ambele
aplicaii

Altfel spuss, un utiliza

ator care a folosit cara
acteristicile celeilalte aplicaii
a
tip
businesspentrualoca
alizasauideentificaunccazsauund
dosardeca
az(depild,
c
ca aplicaieei de cuta
are a unui cod potal pentru a
folosind caracteristic
identifica un anume caz) trebuiee s poat deschide cu
c uurin dosarul de
AE,adicf
rafinevoitsreta
astezeidentificatoruldo
osaruluide
caznSMA
caz. n mo
od asemntor, un uttilizator carre a deschiis un dosarr de caz n
SMAE (prin parcurgerea schemeei de clasifiicare, prin cutare
c
sau
u prin orice
altmijloc) trebuies poat com
mutanacellaimod c
treinforma
aiadecaz
corespond
dentdincealaltapliccaietipbussiness.

10.5.12 Acolo und

de SMAE permite
p
uneei alte aplicaii tip bu
usiness s creeze noi
dosaredecaz,eltreb
buiespoattprimimeetadateledeedosarreleevantecare
suntspecifficedosarellordecaz.

Paagina 148 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

10.5.13 SMAEtrebuiespermitcadossareledecaazsfiecon
nfiguratecu
uelemente
ntspecificedosarelord
decaz.
demetadaatecaresun

Testabil
D

De exemp
plu, un dosa
ar de caz poate
p
avea
a nevoie dee unul sau mai multe
elemented
demetadattecaresin
ndicestareasaupro
ogresul.

buie s perrmit utilizaatorilor s regseasc,

r
s declaree acte i s
10.5.14 SMAE treb
desfoare
e toate celelalte aciiuni valide asupra do
osarelor dee caz, prin
folosireau
unuiidentificatordedo
osardecaznloculcod
duluideclassificare.

Majoritateeadosarelo
ordecazsu
untidentificateprintru
unidentifica
atordecaz
uniccuma
arfiunnum
mrulcontulluisaunum
mrulplngeerii.Utilizattoriitrebuie
spoatlu
ucracuaceestedosare prinspecifiicareaidenttificatoruluiiifrafi
nevoiesffoloseasc coduldecllasificare allSMAE(dei aceastp
posibilitate
rmnedeeschis).

10.5.15 Atuncicn
ndSMAEprrimeteacteecuuncon
ninutstructturatdinalttaplicaie
tipbusinesss,trebuiesspoatexttrageautom
matmetadaatedinacte.

ndSMAEprrimeteacteecuuncon
ninutstructturatdinalttaplicaie
10.5.16 Atuncicn
tip business, trebuie s poat folosi
f
metaadatele extrrase pentru
u a declara
actelendosarulcoreespunztor.

Depild,d
dacunSM
MAEprimetteformularreelectroniccedesolicitridintro
aplicaie de
d prelucrarre a cererillor de beneeficii, ar treebui s poa
at extrage
identificatorul solicitantului i genul de formular,
f
apoi
a
s le foloseasc
pentru cllasificarea formulareelor n do
osarul (follosind identificatorul
solicitantu
ului)isubd
dosarul(folo
osindgenuldeformula
ar)corespun
nztor.

10.5.17 SMAE trebuie s se asigure c toate aciu

unile desfurate asup
pra oricrei
d o alt aplicaie tip
clase, dosaar sau act, fie de utilizatorul auttorizat, fie de
business,ssuntnregistratenevid
denadeau
uditare.

10.5.18 SMAE treb

buie s fie capabil s produc rapoarte despre
d
toate aciunile
desfuratteasupraoricruicmp/cmpuri,,fiedeunu
utilizatorau
utorizat,fie
deoaltaaplicaietipbusiness.

10.5.19 SMAE treb

buie s poaat producee rapoarte pentru
p
rolu
urile de adm
ministrator,
prezentndcelpuin:

numruldeactedeclaaratenmo
odautomatndosareleedecazdin
aplicaiideetipbusiness,peoperrioaddetimpdat;

numruldeactedeclaratenmo
odmanualndosareledecaz,pe
operioaddetimpdaat;

numrul de
d dosare de
d caz descchise i ncchise autom
mat de alte

Paagina 149 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

sistemetip
pbusiness,peoperioaddetimpdat;

numruldedosaredeecazdeschiseinchissemanualp
peperioad
detimp.

eacuSistem
medeManaagemental Coninutului
10.6Integrare
Aceastseeciunetrateazcerinelepentru integrarea SistemelorrdeManagementalC
Coninutuluii
(ContentM
Managemen
ntSystem,C
CMS)cuSM
MAE.Sistem
melemodernedeCMS includceleemaimultee
sau toate funcionalitile unui SMDE (vvezi seciun
nea 10.3). Aceast se
eciune tratteaz doarr
uncionaleaaleunuiCM
MSpentruunSMAE nudescriecerinelefu
uncionalep
pentruCMSS
cerinelefu
sau SMDE i nici nu include su
uficiente fu
uncionaliti pentru a
a face funccionalitilee SMAE s
ndeplineascsarciniaasociatenmodnormaalcuCMS.
CMS includ
de i extind
de funcionalitile SM
MDE pentru toate form
mele de info
ormaie (co
oninut), nu
u
doarpentrruacte.CM
MSseocup,nmodob
binuit,deaaspectealeeadministrriiinformaieidiferitee
deuncelealeSMAE.Caracteristiicilecomunesunt:

publicarea informaieei, adesea pe

p websiteuri sau priin portaluri, i uneori pe diferitee
canale,folo
osinddiferiteformede
eredare.

administraareainformaaieicareprrovinedind
diferitesursse;

reformatarreainformaaieii/saum
migrareaeictrediferiiteformedeeredare;

relaionareeareciprocdiferitelorrversiuni,reedrisautraduceridedocumentee;

administraareacomponentelorde
edocumentte.

La momen
ntul redactrii, cea maai frecvent utilizare a termenullui de CMSS i cea mai frecvent
nevoie de integrare cu SMAE par
p a fi ap
plicate la pu
ublicarea web.
w
Cu toaate acesteaa, prezentaa
MS.
seciuneesstedestinattattpubllicriiweb,ctialtorffelurideCM
Funcionalitiledem
managemen
ntalconinu
utuluipotffifurnizate deunCMSSseparatdeeunSMAE,,
CRM,ctimanagemeentdeactee
sauprintrunpachet integratcarrefurnizeazzattfunccionalitiC
electronicee.Pentrusimplificareaaexplicaiei,aceastseeciunedesscriecerineeleMoReq2
2caicum
m
CMSiSMAEarfisep
parate;aceaastsepararrenuesteo
ocerin.
RelaiantrreSMAEiC
CMSesteprezentat,ntroformextremdeesimplificatt,nfigura10.1.

Paagina 150 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura10.1

Aceastfiggurindic:

copiile acttelor pot fi transferatte din SMA

AE n CMS pentru prrelucrare (p
prelucrareaa
implicdeobiceieditaare,migrareeactrediferiteredriipublicareea).

actelepot fitransferaatedinCMSSnSMAEp
pentrucaptturare.Aceaastasepoateproducee
ntimpceinformaiaestepreluccratdeCM
MS,saudupceafostp
prelucratipublicat..
printre alteele) pagini web, webssiteuri i noi
n redri ale actelorr
Actele pott include (p
existente;

CMS poatee de aseme

enea primi informaii din alte surse, astfel nct

actele
e pe care le transfer
napoi spre SMAE po
ot consta dintro
d
com
mbinaie de informaii care i au
u originea n SMAE ii
informaiidinalteprri.
acopercctevaposibiliti:
Dereinutcexpresiaa:poatefittransferat

copiialeacctelorsuntttransmisen
ntreaplicaii;

actele sun
nt stocate ntrun

dep
pozit care este comun pentru CMS
C
i SMAE i doarr
mesajeled
deidentificaareadocum
menteloriaactelorsuntttransmisentreaplicaaii;

actele sunt stocate n

ntrun depo
ozit care esste comun pentru CM
MS i SMAEE i ambelee
acioneazasupralorframaiffinevoiestransmitvvreoinform
maie.

naceast seciune,transferuld
decopiiseepoaterefeerilaoricare
edinaceste
escenarii(ssaulaunelee
oare). Tehn
nologia CMSS se evolueeaz rapid, astfel nctt organizaiiile care au nevoie dee
asemnto
integrareccuCMStreb
buiesspeecificecerinelelorind
dividuale;fo
olosireadoaaraprezenteiseciunii
ce mai pro
obabil nu va
v fi suficieent. Aceasst seciunee ar trebui vzut ca un punct de
d plecare,,
pentruageeneraanalizeulterioarre.

Ref

Cerine

Testabil

10.6.1 SMAE trebuie s po

oat primi acte din partea CMS, inclusiv metadatele
m
specificate
e,itrebuie:

fie s capttureze auto

omat actelee n cmpu
urile coresp
punztoare
bazatepemetadateleelor;

fie s permit
corespunztoare.

utilizatorului

specifice

cmpurile

buiespoattcaptura caactecom
mponentesspecificeCM
MSitipuri
10.6.2 SMAEtreb
defiiere,incluznd:

fiierejurn
nalaleadministraieico
oninutului;;

foidestil

10.6.3 SMAE treebuie s gzduiasc

g
metadatelle cerute de CMS, pe lng
metadatele necesarre pentru managem
mentul acte
elor, specificate de
MoReq2.

Paagina 151 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine
De pild, un CMS poate
p
folossi elementee de metad
date pentrru a stoca
agementulcconinutuluii,cumarfi:
informaiinecesarepeentrumana

adresaIP;

starea;

limba;

datapubliccrii;

dataefectiiv;

motivelem
modificrii.

Testabil

SMAEtreb
buiespoattstocaaceesteelemen
nte,chiarda
acelenussuntcerute
pentru ma
anagementu
ul actelor. Nu este neecesar ca SMAE
S
s po
oat stoca
toate mettadatele prroduse sau
u folosite de CMS; este
e
nevoiee ca doar
elementelee specificatte n momeentul configurrii s fiee stocate. Elementele
E
care urmeeaz s fiee stocate trebuie s
fie stabillite n baza nevoilor
activitii.

Deremarccatcaceasstaesteoccerinextreemdegeneeral.Eapeermitecao
mare varieetate de fu
uncii s fiie desfurate de CM
MS i apoi stocate
s
ca
metadatenSMAE.

10.6.4 Atunci cnd un act este tran

nsferat din CMS ctrre SMAE n vederea
capturrii, dacacelaactesteaso
ociatcuunactexisten
ntstocatnSMAE(de
pild, estee o redare sau traduccere diferit a unui acct existent)) SMAE nu
trebuiesteargsau
usmodificceactulexisstent,citreebuiesstochezenoul
act.

10.6.5 Atunci cn
nd un act asociat cu un act existent (la fel
f ca la 10
0.6.4) este
transferat dinCMSnSMAEpentrucapturaare,SMAEtrebuiesleegenmod
nticelnou(can3.4.2
23).
automatactulexisten

Aceast ceerin va fi
f posibil doar
d
dac CMS transffer, odat
cu actul,
identificato
orul actulu
ui existent, ca valoaree de meta
adat. Dac
CMS nu
transfer napoi

acea
ast valoaree, atunci SM
MAE nu po
oate eua n
n testul de
conformita
ateMoReq2
2.

10.6.6 Atuncicn
ndunactassociatcuunactexisteent (ca n1
10.6.4) este transferat
din CMS n
n SMAE i apoi
a
capturrat ca act, SMAE ar trrebui s se asigure c
metadatele noului act sunt, pe
e ct posib
bil, identicee cu cele ale
a actului
originalprrinlegarea luilaaceleaaimetadatte,avndccadifereneerelevante
nmetadattedoarpe celecaresu
untcerutep
pentruanrregistrasch
himbrilei
aciunileC
CMS.

10.6.7 Atuncicn
nddocumen
ntelesuntttransferate dinCMSn
nSMAEsub
bformde
paginiweb
b, SMAEar trebuisp
poatscap
pturezeop
paginweb sauunset

Paagina 152 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

depaginiw
web,declarnduleunsinguract.

Capacitata
a de a capttura un set depagini ca
c un singu
ur act poatee fi util n
ctevasitu
uaii,cuma
arfistocareeaperiodic
decopiiin
nstantanee (snapshot)
aleunuiwebsite.

Capturarea
a paginilor web este probabil
p
s solicite i schimbri
s
referine
n
(hiperleg
turi din ca
adrul paginiilor, hiperllegturi sprre alte pagini web, i
referinela
aelementegraficeialltecomponenteetc.),a
astfelnctspermit
paginilor s fie coreect afiate i s psstreze ct de mult posibil
p
din
bildacpa
aginileweb
funcionaliitatealororriginal.Acceastaeste deinevitab
careinclud
delemente grafice,foi destil,hipeerlegturietc.trebuieestocaten
formatul original f
r pierderrea tuturorr funciona
alitilor i fidelitii.
c
este c,
c coninuttul furnizor de informa
aie al pagin
nii web nu
Aspectul cheie
trebuiesffiemodifica
at.Veziceriinele6.3.5 i6.3.5.

ndactelesuntprimitdeeSMAEdin
ntrunCMS,aceastatreebuiesse
10.6.8 Atuncicn
nregistrezze automatt n eviden
na de auditare a SM
MAE i n metadatele
m
actului.

10.6.9 Atuncicn
ndunutilizaatorselecte
eazactele caretrebuiecopiated
deSMAEn
CMS,SMA
AEtrebuiesspermitu
utilizatorulu
uisfoloseeascorice valoarede
metadat disponibil din CMSS ca baz pentru selectarea acctelor care
trebuietraansferate.

Pentru a continua
c
exxemplul din
n 10.6.3, un
n utilizator poate seleecta actele
ntroclas
specificat
cuspecificcareavaloriilordedattefectivistare.

buiesperrmitutilizaatorilorsin
niiezetran
nsferulcopiiiloractelor
10.6.10 SMAEtreb
specificate
e,mpreuncumetadaatelespecificate,dinSM
MAEnCMSS.

Metadatelle care treb

buie s fie transferatee pot fi speecificate n momentul
configurrriisistemulu
ui.

ndactelesunttransferaatedinSMA
AEctreCM
MS,aceastatrebuies
10.6.11 Atuncicn
fie nregistrat autom
mat n evid
dena de auditare
a
a ERS i n metadatele
m
actelor.

10.7Semnturaelectronic
digitale)con
nstaudintro
oinformaiecareestee
Semnturileelectroniica(uneori numiteisemnturid
ogicasociattcualtein
nformaii,cu
umarfiunactelectronic,icareservetecaa
ataatde,sauestelo
ntura elecctronic ia n mod ob
binuit form
ma unei seecvene dee
metod de autentificcare. Semn
caractere. Este folosiit cu algorritmi de sigguran, prroceduri i chei (un sir lung dee caracteree
c
in
ntegritatea unui act i/sau

s autentifice
a
identitateaa
similar unei parole) pentru a confirma
ului sau surrsa unui acct. Semntu
ura electron
nic nu ar trebui conffundat cu o imaginee
expeditoru

Paagina 153 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

bitmapsau
uscanata uneisemnturipehrtieaceaastanueste
econsiderattsigur,iiastfelestee
puinprob
babilsfurnizezeoprobaautentticitiiunuiact.
Osemntu
urelectron
nic,nsenssulMoReq2
2,esteoforrmdesem
mntureleectronicexxtins,aaa
cum este definit n
n Directiva european asupra unui
u
Cadru Comunitar pentru semnturile
s
e
nturelectronicextin
nsesteunacareesteconform cudefiniiaa
electronicee1999/93/EEC.Osemn
dinDirectivv,ianumecsemnturaeste:

asociatnmodunicccusemnatarul;

capabilsidentificesemnatarull;

estecreatfolosindm
mijloacepeccaresemnaatarullepoaatepstrad
doarsubcon
ntrolulsu;

esteasociaatcudate (depild,u
unact)deccareestelegatastfel nctorice modificaree
ulterioaradatelor(d
depild,unact)estedeetectabil.

Unaltstan
ndard,nenrrudit,pentrucadrulsemnturiieleectroniceessteX.509(vvezianexa7
7).
Exemple d
de algoritmi de semntur electrronic larg recunoscui sunt Algo
oritmul de Semntur
Electronic(DSA)aacumestedefinitnFIP
PS1862(veezianexa7)iRSA/SHA
A1.
Emailulaadevenitmijloculdebazdecom
municarepentrumulte organizaiiacestaa determinatt
o larg micare de documente
d
i acte ntrun mediu relativ necontrolat.
n
. Folosirea semnturiii
utentificare i confirmaarea integrritii a devenit, prin urmare,
u
largg adoptat,,
electronicee pentru au
maialesaccoloundeactealetran
nzaciiloreconomicesu
untimplicatte.
Semnturileelectroniicesuntdeasemenealargfolosittepentruaaprobacaraacterulnon
nrepudiabill
er la orice aciune dee neasumarre a responsabilitii pentru
p
un mesaj.
m
Non
repudieerea se refe
repudiereaa furnizeaz dovada in
ntegritii i originii daatelor, caree poate fi verificat dee un ter n
n
oricemom
ment.Astfelopersoansauoentittateestem
mpiedicatssnegecaadesfurattoanumit
aciune leggat de ace
ele date, cu
um ar fi ap
probarea, transmiterea, primirea, luarea la cunotin
(recunoattereaconin
nutuluiunuimesaprim
mit)saulivraarea(primirreiluarelaacunotin).
Cerineled
dinaceast seciuneseeaplicdoaaracolound
deexisto cerinde aadministrraactelecee
poartsem
mnturielectronice.Laamomentu
ul redactriii,semnturraelectroniceste ncsubiectaa
dezbaterilo
or i incerrtitudinilor, pe msurr ce noi infrastructturi i algo
oritmi suntt testai ii
implementtai. Aceastt stare de lucruri tinde s se continue. Uttilizatorii MoReq2
M
ar trebui prin
n
urmare s i verifice cerinelee i implicaaiile pentru
u pstrare pe termen
n lung cu autoritilee
competentte.
Nu exist nici o cerin
n n aceaast seciun
ne care s se refere la
l o anumit legislaiee naional
onic.Spre exemplificaare,anumitelegiimpu
uncasemnturasfiee
referitoareelasemntturaelectro
pstrat complet pen
ntru a avea valoare, n timp cee altele imp
pun doar pstrarea
p
m
metadatelor
r
referitoaree la o semn
ntur. Aco
olo unde asemenea cerine suntt relevante, ele pot fii tratate n
n
CapitolulZZero,specificnaional.

Ref

Cerin

10.7.1 La momen
ntul capturrrii actuluii, SMAE treebuie s poat captura, verifica
dac este cerut i sttoca semnturile elecctronice, ceertificatele electronicee
asociateiidetaliiledeesprefurnizzorideservviciidecertifficare.

Paagina 154 din 258

2

Testabil
D

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

Aceastceerinesteeesenialdeevremecenuvafintotdeaunap
posibilssee
recreezea
acesteinforrmaiilaunmomentviiitor.

buiespermitrolurilledeadmin
nistratorsconfigurezzesistemul,
10.7.2 SMAEtreb
fie n mom
mentul con
nfigurrii sisstemului, fiie la un moment ulteerior, astfel
nct acessta s stoccheze la momentul caapturii mettadatele dee verificaree
pentru acctele semnate electro
onic, inclussiv cheile publice,
p
m
mpreun cu
actele,nu
unadinurm
mtoarelefo
orme:

faptuluneeiverificrid
desucces;

informaiaaspecificatreferitoareelaprocesu
uldeverificcare;

toatedateeledeverificcare.

Aceastceerinesteeesenialdeevremecenuvafintotdeaunap
posibilssee
recreezea
acesteinforrmaiilaunmomentviiitor.

10.7.3 SMAE ar trebui s aib

a
o interfa bazatt pe stand
darde care s permit
desemntu
urelectron
nic,pemsurceelee
introducerreanoilorttehnologiid
suntintrod
duse.

Un exemp
plu de baz
standardiizat potrivvit este XM
ML Key Ma
anagementt
Spec(XKM
MS,vezianexxa7).

Aceastceerinestenspecialreelevant,da
atefiindsch
himbrileceeintervinn
n
acestsecto
or.

bil s veriffice validitatea unei semnturi

10.7.4 SMAE ar trebui s fie capab
ui act la momentul
electronice, inclusivv verificareea certificaatului unu
capturrii,,ntrolistderevocareacertificcatelorelecctroniceiaartrebuis
stochezerrezultatulveerificriinm
metadateleeactului.

Aceast ceerin este relevant deoarece

d
n va fi nto
nu
otdeauna posibil s see
desfoareeacesteverrificrilaun
nmomentvviitor.

nd captureaaz mesajul email, SM

MAE trebuie s poat captura n
10.7.5 Atunci cn
modautomat,isp
prezerveca metadate, detaliidesp
preprocesu
ulverificrii
mntureleectronic,in
ncluznd:
pentrusem

faptulcvvaliditateassemnturiiaafostverificcat;

identitateaa persoaneei care a iniiiat verificaarea (acolo unde estee

relevant);

emitentulcertificatului;

numrul de
d serie al certificatului electro
onic, care a verificatt
semnturaa;

furnizorul serviciuluii de verificare cu caare a fostt verificat

Paagina 155 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

semnturaa;

dataioraalacaresaprodusverrificarea.

Aceastceerin este esenial,d

devremeccenuvafi ntotdeauna

aposibils

fierecrea
ate acesteinformaiila
aunmomeentviitor.D
Dincauzam
modificrilorr
desoftwarre,dincauzzaexpirriiccertificatelo
oridatorittautoritiilorexternee
careipo
otncetaacctivitatea,nusepoate garantaveerificareaseemnturilorr
petermen
nlung;deaiiciaceastccerindea
anregistraffaptulcosemntur

afostverifficatcusu
ucces.

t
s in
nclud caraccteristici caare demonsstreaz c integritatea
10.7.6 SMAE ar trebui
actelorpurttoaredeesemnturelectroniccafostme
eninut.

Un exemp
plu ar puteea fi verificcarea unei semnturii electronicce. Aceast

demonstra
are a integ
gritii ar trebui s se
s aplice chiar
c
dac un rol dee
administra
atoraefecttuatmodificcriautoriza
atenmetad
dateleactu
ului.

Felulncareaceastccerinpoa
atefirealiza
atnuestep
precizat.

oatstocam
mpreuncu
uactulelecttronic:
10.7.7 SMAEarttrebuispo

semnturaaelectroniccasociatccuacelact;

certificatulelectronicccareverificcsemntura.

or de SMA
a
AE s defineeasc dac
10.7.8 Ar trebui s fie posiibil ca un administrat
SMAE va stoca bilettul de valid
dare return
nat de sistemul care a verificatt
semnturaaelectronicc.

Biletuldevalidareestteuneorinu
umittoken.

10.7.9 SMAEarttrebuispeermitunuiroldeadm
ministrator sapliceo semntur
electronic unui dosar sau unu
ui act sau unui
u
mesaj de transfer n timpul
unui procces de export sau traansfer, astffel nct in
ntegritatea i originea
dosarului,actuluisau
umesajuluidetransferspoatfiverificatu
ulterior.

Unmesaj de transferresteunm
mesajtransm
misntresisstemecapa
arteaunuii
protocolfo
olositpentrruaadminisstratransferuriledintreesisteme.

10.7.10 Osemnturelectronicaplicattntimpullexportuluiisautransfferului(vezi
10.7.10)artrebuis fiecapabil devalidareeextern,astfelnctintegritatea
umesajului detransferspoatffiverificat
iorigineaadosarului,actuluisau
ulterior.

Pentru a realiza aceest lucru, SMAE

S
trebu
uie s fie capabil
c
s exporte
e
un
ucheiapub
blicaorgan
nizaieimpreunacua
actul.
certificateelectroniccu

Paagina 156 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

10.8Criptareaa
Criptarea eeste processul de apliccare a unei transformri complexxe asupra unui
u
obiect electronic,,
astfelncttacestas nufieprezentatdeo aplicaientroform lizibilsau inteligibil,exceptnd
d
cazulncaretransformareacoreespondentdedecripttareafostaaplicat.Acceastapoateefifolosit
nfolosirea transformrilorcarecerutilizareaadecodurii
pentruaseecurizaobieecteleelecttronice,prin
decheieleectroniceseecurizate.
Cerinele d
din aceast seciune se
s aplic do
oar dac exxist cerinee de admin
nistrare a actelor
a
caree
suntcriptaate.

Ref

Cerin

Testabil

10.8.1 Acolo und

de un act electronic a fost trimis sau primit ntro form
m criptat
printroap
plicaiecareeinterfereaazcuSMAE,acestadinurmtreebuiesfie
capabil s permit acccesul la accel act doar utilizatorilor listai ca deinnd
cheiaded
decriptarerrelevant,n
nplusfa deoricealtformderestricie
atribuitaceluiact.

10.8.2 SMAE treebuie s po

oat captura i stocaa, la momeentul captu
urii actului,
informaii referitoaree la criptarre i la detalii ale aggeniilor dee verificare
asociate.

10.8.3 Acolo und

de un act electronic a fost transm
mis n form
m criptat de ctre o
aplicaie care
c
interfeereaz cu SMAE,
S
SMA
AE ar trebu
ui s poat pstra ca
metadatempreunccuactul:

faptultran
nsmiteriicriptate;

numrul de
d serie al certificatu
ului electronic (acolo unde este
cazul);

tipuldealggoritm;

niveluldecriptarefolosit;

data i oraa procesulu

ui de criptare i/sau decriptare, acolo
a
unde
estecazul..

10.8.4 SMAE ar trebui

t
s po
oat permitte captura actelor crip
ptate dintro aplicaie
carearecaapacitideecriptare.

10.8.5 SMAE ar trebui s permit

p
nlturarea crriptrii atunci cnd un act este
importatssaucapturat.Aceastccaracteristiccartrebuisfieconfiguratde
ctre un rol
r de admiinistrator n
n momentu
ul configurrii sistemullui sau mai
trziu.

Aceast caracteristicc poate fi dorit n anumite

a
arrhive istoricce de mari
dimensiunii,careauccerinepenttruaccespeetermenlu
ung(dincau
uzacriptrii
etc.estep
probabilreeducereaca
apacitiideeacitiacteelepetermeenlung).n
acest caz, organizaiia sar puttea baza pe
p evidena
a de audita
are sau pe

Paagina 157 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

informaii similarepeentruadem
monstracccriptareaettc.afostprrezentdar
r
altemedii,a
aceastcara
acteristicp
poatesnu
ufiedorit,
afostnlturat.na
dinpunct devederellegal.Vezisseciunile5..3i3.1pen
ntrumaim
multedetalii
ansferuluiiimportrii.
asupratra
10.8.6 SMAE ar trebui
t
s aib
a
o strucctur care s permit s fie introduse noi
tehnologii.

10.9.Administtrareadrep
pturilordigitale
dulopionallnucuprind
denicioce
erincare spoatfitestatn formasaaactual.Aaa
Acestmod
cum este explicat mai
m jos, tesstarea va avea relevan doar dac cerin
nele vor fi
f adaptatee
tehnologiillorspecificaate.
Administraareadreptu
urilordigitalle(DigitalR
RightsManaagement,D
DRM)iAdm
ministrarea drepturilorr
digitaledecompanie(EnterpriseDigitalRigh
htsManageement,uneo
oriprescurttatEDRM)constituiee
ncnestand
dardizatefo
olositepenttruaprotejaproprietateaintelecttuali/sau
u
unsetdettehnologiin
pentruareestriciona distribuireaainformaie
ei.DRMesttengeneraalasociatcu
uprotecia drepturilorr
intelectualle (n speciaal n industtria muzicii,, a publicaiilor electro
onice i a filmului),
f
n timp ce E
DRMeste ngeneral asociatcu implementaarearestricciilorasuprradistribuiieiinformaiilorlegatee
usecreteco
omerciale.C
Cutoateacestea,limittelenusuntt
deactiviti,pentruraaiunideseecuritatesau
precise i ambele po
ot fi ntlnitte n contexxtul unui SMAE.
S
n co
onsecin, n
contextu
ul prezenteii
ologiivorfid
denumiteD
DRM/EDRM
M.
seciuni,accestetehno
ExempledeDRM/ED
DRMinclud:

Filigranareelectronic(numitu
uneoriifiligranarediggital)carenglobeazinformaiii
pturilorinteelectualenactesaud
documente. Informaiaa
vizibildesspreproprieetateadrep
esteintrod
dusdeoomaniercaaresfacd
dificileliminarealui.

Steganograafie, care introduce de o manier similar informaie despre drepturilee

intelectuale,darntru
unsistemin
nvizibil,sau,ncazulun
nuifiierau
udio,unsistemcarenu
u
a
Este necesar un program special peentru a citti informaiile despree
poate fi auzit.
drepturileintelectualee.

Schemedeeprotecie mpotrivaccopierii,carrefolosesc ovarietateedeabordripentruaa

mpiedicaccopierea.

Caracteristticiinclusendocumen
ntesauacteecareperm
mitacestoraasafievizualizate,darr
nuimprimaate.

Caracteristtici de ,,exp
pirare incluse n actee sau docu
umente, carre le mpieedic s fiee
prezentateenoricefeldupcedaataspecificaatafostdepit.

TehnologiileDRM/ED
DRMsuntlaaunnivelre
elativincipientdedezvvoltare.Elesuntprevizzibilsupusee
schimbrilo
ornperioaadadeexisttenestimaataMoReq2.
Acesteteh
hnologii,pre
ecumialtelesimilaree,potfiapllicatelaactte nmai multeforma
m
ate, inclusivv
nregistrriaudioivideodigitalizate.

Paagina 158 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Acesteteh
hnologiigen
nereazop
provocarespecialnm
managemen
ntulactelorr,devremeeceelepott
facedificilsauchiarimposibilp
prezentareulterioaraaactelor.De
epild:

Uneleform
medefiligraansebazeazz,pentruaaputeafieffective,pep
prezenaun
noraplicaiii
complementare(plug
gn)napliccaiadevizu
ualizare.Un
nactcuunaastfeldefiliigranpoatee
plementar, darnuvafiposibilobinereatuturorinform
maiilordin
n
fivizualizattfrcomp
filigrandaccnueste disponibilp
programulccomplemen
ntar.Cutrecereatimpului,cretee
probabilitaateacaacesstprogramssnumaifiiedisponibil.

Un mesaj email con

nine o setaare de expirare i el nu va mai putea fi citit dup o
o
d
Aceastt problem
m este n mod particcular perfid
d, deoarecce nu va fii
anumit dat.
identificab
bilnmomeentulcapturriiactuluii.

Ca cerin minimal, rolurile de admiinistrator i

utilizato
or responsabile de captura ii
managemeentul actelo
or electroniice trebuie s fie avizaai de orice
e caracteristtic DRM/EEDRM caree
afecteaz actele din SMAE. Altte poteniale dificulti n managementul actelor,
a
pro
ovocate dee
hnologii, pot fi reduse dac acelee caracterisstici DRM/EEDRM sunt eliminate din acte laa
aceste teh
momentul capturriii sau imed
diat dup. Cu toate acestea, ambele ab
bordri sun
nt aspectee
mare,dincollodecadrulMoReq2.
proceduralei,caurm
e
dee larg, i effectul lor asupra actellor variaz cu aceeaii
Tehnologiile aplicabile variaz extreme
bile tuturorr
amploare. Din acest motiv, nu este posibiil s fie forrmulate cerrine generrice, aplicab
mare, aceastt seciune specific o
o serie de cerine
c
de nivel
n
generaal, care vorr
tehnologiillor. Ca urm
trebui dezzvoltate de
e utilizatorii MoReq2 dac acesstea trebuiee utilizate pentru specificaii ii
achiziie. D
Deci, de pild, dac se
s ntreved
de posibilitaatea de exiisten a acelei
a
caraccteristici dee
expirare, cerinele trebuie
t
adaaptate pen
ntru a gen
nera cerine specificee care s gestionezee
caracteristticadeexpirrate.

Ref

Cerin

Testabil

10.9.1

SMAE treebuie s fiee capabil s capturezee i s stocheze acte ce

c prezint
caracteristticiDRM/EDRM.

10.9.2

SMAE ar trebui s poat

p
identtifica prezena caracte
eristicilor DRM/EDRM
M
ntulcapturrii.Acoloun
ndecaracte
eristiciDRM
M/EDRMau
u
ntrunacttlamomen
fost identtificate, SM
MAE ar trebui s nottifice utilizaatorul i s furnizezee
urmtoareeleopiuni:

10.9.3

pstreazcaracteristiicileDRM/EEDRM;

nlturcaaracteristicileDRM/ED
DRM;

opreteprrocesuldeccaptur.

SMAE ar trebui s poat

p
elimina caracteristicile DRM/EDRM din acte n
n
pturii.
timpulcap

Paagina 159 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

Aceast cerin
c
poa
ate fi oblig
gatorie n anumite
a
medii, dar nu
n poate fii
general obligatorie,
o
deoarece ar
a cere o posibilitatee arbitrar de a ocolii
caracteristicile de seecuritate. Dac
D
acele caracteristtici DRM/EEDRM suntt
uienregistra
atnevideenadeaud
ditare.
eliminate,aceastacciunetrebu

10.9.4

SMAEarttrebuisinccludposibilitateadeaacontrolaaaccesullaacctepebazaa
restriciilo
ordeproprietateintele
ectualisgenereze datedetaxxarepentru
u
asemeneaaaccesri.

Aceastsccurtdeclarraieacopeerosferllargdefun
ncionaliti,caresuntt
situaten afaradomeeniulMoReeq2.Aceast
cerinpo
oatefisatissfcutprin
n
aposibilitiiidelegturrcuaapliccaiesepara
at.
furnizarea

10.9.5

SMAE ar trebui s fie capabil s prezin

nte corect acte cu caaracteristicii
RM, n mssura n caree caracterissticile DRM
M/EDRM peermit acestt
DRM/EDR
lucru.

10.9.6

SMAE ar trebui s p
poat regssi i stoca laa momentu
ul declarrii informaiii
n caracterissticile DRM/EDRM, n
n msur n care caraacteristicilee
stocate n
DRM/EDR
RMpermit.

Depild,iidentitatea deintorulluidreptulu
uideproprieetateinteleectual,aa
a
cumesteccodificatnffiligran;sau
udataexpirrrii.

Aceast cerin
c
poa
ate fi oblig
gatorie n anumite
a
medii, dar nu
n poate fii
general obligatorie,
o
deoarece ar
a cere o posibilitatee arbitrar de a ocolii
caracteristiciledeseccuritate.

10.9.7

SMAEartrebuispermitcano
oiletehnologgiiDRM/ED
DRMsfieintroduse.

10.9.8

SMAEarttrebuispo
oataplica actelorcarracteristiciD
DRM/EDRM
Mntimpull
exportrii.

Aceast cerin
c
estee de dorit mai
m ales n
n situaia n
care cara
acteristicilee
DRM/EDR
RMaufosteliminate.

10.10Sisteme
edispersate
e
AceastseeciunecuprrindecerinepentruorganizaiilecareaunevvoiedeunSMAEcaresoperezee
nmaimultelocuri.
Multe organizaii i desfoar activitateaa n mai multe
m
sedii. Acolo und
de sediile sunt
s
relativv
apropiate spaial unu
ul de cellaalt, sau atunci cnd co
onexiunea de reea n
ntre toate sediile
s
estee
bun (cu o
o capacitatee suficient), este possibil ca o singur instaan a unuii SMAE s fie
f cea maii
potrivitpentruadesservitoatessediile.nacestecazurri,toatestru
ucturileopeereazcaiicumeles
ar afla n acelai
a
loc i nu este nevoie ca cerinele
c
din aceast seciune
s
s fie aplicatee. Cu toatee

Paagina 160 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

acestea,dacsediile suntseparatenet,i//saudacco
onexiuneantreelenu
uestebun,atunciarr
persat; n acest caz, se aplic ceerinele din
n
putea fi necesar s se implemeenteze un SMAE disp
aceastseciune.
melordisperrsate.Acestteaincludo
oinstanaa
Existcteevaabordrriarhitecturralediferiteealesistem
unui SMAEE care conttroleaz maai multe de
epozite; maai multe insstane ale unui SMAEE fiecare cu
u
propriul su depozit, comunicn
nd ntre ele
e; i alte ab
bordri. Mo
oReq2 nu precizeaz
p
o abordaree
o
arhitecturaal; el speccific doar cerinele cheie
c
pentrru asemeneea medii dispersate
d
folosetee
i
termenuld
deSMAEd
dispersatp
pentruaden
numioastfeldearhite
ectur.

Ref

Cerin

Testabil

10.10.1 SMAE treebuie s fiee capabil s fie configgurat de un

n rol de ad
dministrator
pentruafifolositdinmultiplese
edii.

t
s accepte o schem de clasificare dispersat dea lungul
10.10.2 SMAE ar trebui
uneireeleededepozitedeacteeelectronice..

buie s perrmit unui rol de adm

ministrator s
s asigure mentenana
m
a
10.10.3 SMAE treb
claselor, dosarelor, subdosarrelor, volumelor, acttelor, a metadatelo
m
r
oriaevideenelordeaauditarenccadrulunui SMAEdispersat,astfeel
asociatelo
nctoperraiuniledementenanspoatfidesfuraateosingurrdatis
fieaplicateepentregu
ulSMAEdisspersat.

Mentenan
napresupunedesfurrareadetra
anzacii,aa
acumestesspecificatn
n
capitolul3
3,seciunea
a9.1inalttepri.

deSMAEaccceptdepo
ozitemultip
ple,artrebu
uispermittcaunro
ol
10.10.4 Acolound
deadministratorsa precizezeccaredepoziitstocheazexemplaru
ulmasteral
fiecreiclaase(iclaseelesalefiic,respectivacteleclasaateneleettc.)

De pild, o organiza
aie poate decide s implementeeze un dep
pozit pentru
u
nsedii,acteelefiecruissediufiindsstocatend
depozitulloccal(aceasta
a
fiecaredin
presupuneecproiectu
ulschemeid
declasificarreacceptacconfiguraia
a).

10.10.5 AcoloundeSMAEaccceptdepozzitemultiple,artrebuispermitunuiroldee
administraator s preecizeze caree depozit(ee) stocheazz automatt o copie a
a
fiecreiclaase(ialeclaselorfiic,aactelorcclasatenelleetc.).

Deexempllu,oorganiizaiepoateedecidec;

toate depozitele treb

buie s fie copiate n depozitul de
d la sediu
ul
central;

umit zon geografic

, toate dep
pozitele treebuie s fiee
ntro anu
copiaterecciproc.

mplicitcd
depoziteletrrebuiesfiee
Deobservatcaceasstcerinnseamn im

Paagina 161 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

sincronizateautomatt.Aceastain
ncludedepo
ozitelede:

acteidoccumente;

metadate..

10.10.6 Acolound
deSMAEaccceptmaim
multedepo
ozite,artreb
buisperm
mitunuiro
ol
deadminiistratorsp
precizezecaredepozitt(e)potfiaaccesatdeu
utilizatorilaa
fiecaresed
diu.

Deexempllu,organiza
aiapoated
decidec:

toiutilizatoriipotaveeaaccesdo
oarladepozzitulpentrusediullor;

toiutilizatoriipotaveaaccesdo
oarladepozzitulpentrusediullori
diulcentral;;
pentrused

toiutilizatoriidinsed
diulcentralpotaveaaccceslaoriceedepozit,n
n
oi ceilali utilizatori pot
p avea accces doar la
l depozitu
ul
timp ce to
pentrused
diullor;

toi utiliza
atorii pot ava
a acces la
l toate deepozitele din
d zona lorr
geografic
(de pild,, n cadrul unui set specificat
s
d depozite;;
de
aceasta nu nseamn
c SMAE trebuie s recunoasc
conceptu
ul
geografic)
),
dezong

10.10.7 AcoloundeSMAEaccceptdepozzitemultiple,artrebuispermitunuiroldee
administraatorsspeccificectoaateevideneeledeaudittarevorficcopiatentr
unsingurd
depozit.

10.10.8 SMAE tre

ebuie s mpiedice

s
sau
s rezzolve oricee conflict generat
g
dee
schimbriproduseladiferitesed
dii.

Depild,u
unpotenialconflictpo
oateaparedacdouroluridead
dministratorr
dinsediid
diferitefacschimbridif
iferitenmeetadateleacceleiaiclasse,careestee
stocatnttrunalttreeileasediu.

10.10.9 SMAE trebuie s peermit unui rol de administratorr s monito

orizeze attt
S
disp
persat ca pe o singur entitatte, ct i depozitelee
ntregul SMAE
individuale
e,furniznd
daceleaifaaciliticaceledescriseenseciuneea9.2.

10.10.10 SMAE treebuie s poat produ

uce rapoartte (dup cum
c
este specificat
s
n
n
seciunea9.2)caresacoperedepozitemu
ultiple.

10.10.11 SMAEar trebuisaccceptemem

morareacelormaifreccventireccentfolositee
ubdosare,vvolumeiaacte,accesaatdinsedii folosindde
epoziteledee
dosare,su
ladistan.

Urmtoareeledouceerinesereffer laperfformanaSSMAEdisperrsate.Seva
a
folosiconvveniadea exprimaca
antitivariiabilenparrantezeung
ghiulare(dee

Paagina 162 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

pild<xxm
minute/ore>>,aacumeesteexplica
atnintrodu
ucerealaca
apitolul11.
de SMAE sincronizeaz depozitele, ele trebuie s fie sincronizate
s
e
10.10.12 Acolo und
ntrun intterval de <xx
< minute//ore> de laa orice sch
himbare (n funcie dee
disponibiliitateaconexxiuniidereea).

oricemodifficareadmin
nistrativn
n
10.10.13 SMAEtrebuiesfie capabils transmito
cadrultutu
urordepoziitelorntrun
nintervaldee<xxminutte/ore>

Cerinele 10.10.12
1
i 10.10.13 sunt cerine exemplu. MoReq2
M
nu
u precizeaz

timpulderspunsdeoareceelesstedependeentdesisteem.Vezisecciunea11.2
2
pentruod
descrierecom
mplet.

Este esen
nial ca arrhitectura sistemului s permiit timpi de
d rspunss
acceptabilli pentru toate
t
sediille. Utilizato
orii MoReq
q2 ar trebu
ui s ia n
n
considerarre specifica
area timpillor de rsp
puns pentru
u multe diin cerinelee
specificateenseciuneea11.2,sep
paratpentrutranzaciiileimplicndinformaiii
pstraten
ndepozitelladistan.

10.10.14 AcoloundeSMAEesttecapabilscreezeflu
uxurideluccruncadrulsistemelor

acestee
dispersatee, el trebuie s fie caapabil s faac schimb de date ntre
sistemepeentruacontrolaprocesuldeflux.

10.10.15 Acolo und

de SMAE aaccept dep
pozite multtiple, i aco
olo unde exemplarele
e
e
master sunt stocate n depoziteele specificaate (vezi 10
0.10.4), el ar
a trebui s
u
rol dee administrator s modifice
m
caare depozitt stocheaz
permit unui
exemplaru
ul master al
a fiecrei clase (i cllasele sau actele fiic clasate n
n
aceastaettc.);atunci cndoasemeneaschiimbareeste
efcut,SM
MAEtrebuiee
smuteco
oninutuldiinvechiapo
oziiennou
uapoziie.

Aceastceerinesteffolositoare dacsecreeeazsausseelimind
depozitesau
u
dac se mut actee ntrun alt depoziit, urmnd
d mutrile geograficee
determina
atedefunciileactivitii.

10.10.16 Acolound
deSMAEaccceptdepo
ozitemultip
ple,eltrebu
uiesperm
mitunuiro
ol
deadministratorsadaugedepo
ozite.

10.10.17 Acolound
deSMAEaccceptmulttipledepozite,eltrebu
uiesperm
mitunuiro
ol
deadministratorseelimineund
depozit.

10.11Activitiofflineiladistan
Cerineled
dinaceast seciuneaccopertoattetipuriled
deutilizare mobilioffflineaSMA
AEdectree
utilizatoriccarenusuntconectainpermaneenlaSMA
AE(saulareeeauacarelgzduiette).
Existcteevascenarii,,careinclud
d:

Paagina 163 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

utilizatori care
c
au accces a SMAEE folosind computere
c
portabile (m
mobile, lap
ptopuri, sau
u
notebookuri)sauPCcaresuntco
onectatelareeacuintermiten.

utilizatori care
c
se con
necteaz la SMAE de la distan, prin interm
mediul uneei conexiunii
prin apel telefonic sau
s prin orrice alt co
onexiune cu
u band n
ngust (de pild, prin
n
dintrunam
mplasamentttemporar).
telecomutaatoaresaud

utilizatori are acceseeaz SMAE folosind alte dispozittive mobile

e, cum ar fi
f PDA sau
u
ne.
smartphon

Computereele potabilee pot fi follosite ca sttaii de lucrru obinuite atunci cnd sunt co
onectate laa
SMAE.Cuttoateacestea,utilizato
oriiarputeaaaveanevo
oiesdescarceissin
ncronizezeaacteidate..
astfelncttslucrezecuelentim
mpcesuntdeconectai.
Pentruaacctivaaceasttfuncionaalitate,SMA
AEtrebuiessdescarcenudoaraccteialtegrrupri,cidee
asemenea i metadatele lor. Vaa fi de ase
emenea nevvoie ca SM
MAE s sinccronizeze to
oate datelee
modificateeatuncicndutilizatorulvafidinn
nouconectaatlasistem.
ntroman
niersimilarr,computeereleportab
bilepotfico
onectatein
ntermitentlaSMAE,deepildcnd
d
suntfolosiiteprinteleecomutatoaare.Atunci cndsuntcconectate, computeru
ulportabilvvatrebuis
se sincronizeze cu SM
MAE. Din nou va fi neevoie s se descarce acte
a
etc., datele descrcate fiind
d
puterulporttabilnperio
oadadintreesincronizri.
administraatedecomp
PDA, smarrtphoneuri i alte disspozitive de
e mici dimeensiuni pott fi folositee pentru a vizualiza ii
accesa acttele, n mullte cazuri fo
olosind inteerfaa unui program de
d parcurgeere (browseer). Limitrii
inerente,ccumarfieccranuldem
micidimensiuniiperfo
ormanelerreduse,conduclaimpo
osibilitatea,,
n multe cazuri,
c
de a
a oferi o fu
uncionalitaate compleet asemntoare cu cea a unuii computerr
portabilsaaufix.Cutoateacesteaa,asemeneaadispozitiveesuntfrecvventfolositeepentruap
plicaiidee
mail mobil, notie i calendar, i este prin urmare nevoie s se sincronizeze acestee tipuri dee
documenteecusistemulcentral.
MoReq2nuprecizeazzcerinepentruaperrmiteutilizaatorilormob
bilisaudeco
onectaisgestionezee
nchidereau
unuidosar)..
schemadeeclasificare(depild,ccreareade noiclase)idosarele (depild,n
Poatefipo
osibilssed
dezvoltesisstemecare acceptoaastfeldegeestionarei MoReq2nu
umpiedic
acestlucru
u.

Ref

Cerin

10.11.1 SMAEar trebuispeermitcau

unroldeadministratorrsspecificcegruprile
dinformaiicarenupottfidescrcaatedeoriceeutilizator.
coninnd

Aceastaessteopreved
deredeseccuritate,pen
ntruaproteejainformaiilesecrete
de o even
ntual desccrcare i astfel
a
de pllasare a lo
or n afara controluluii
SMAE.

10.11.2 SMAEtreb
buiesperrmitunuiu
utilizatorsdescarceo
oricegruparesauacte
nsoitedeemetadatee,pentrucaautilizatorulslucrezeecuacesteaantimpce
nuesteco
onectatlareeea.

Paagina 164 din 258

2

Testabil
D

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

10.11.3 SMAE trebuie s nregistreze n

n evidena lui de audiitare toate activitile
ocumentelor.
desfurateasupragruprilor,actelorido

otificenmeetadatelegruprii,actu
uluisaudoccumentului
10.11.4 SMAEarttrebuisno
crespecttivaentitateeafostdescrcatpen
ntruutilizareoffline.

ebuiesacttivezesincro
onizareado
ocumentelo
or,actelorigruprilorr
10.11.5 SMAEtre
descrcatenmomen
ntulconectriilasistem
m.

Aceasta nseamn

c el trebuiie s actua
c
alizeze mettadatele i s notifice
utilizatoru
ulpentrugeestionareacconflictelor,dacapareevreunconfflict

ebuie s acctualizeze evidena

e
dee auditare cu informaii asupra
10.11.6 SMAE tre
activitiiofflinenm
momentulco
onectriilasistem.

ebuiesperrmitutilizaatoruluisccapturezed
documentellecreaten
10.11.7 SMAEtre
timpceeradeconecctat,apoislecaptureezeulterior caacte,n momentul
conectriiilaSMAE.

Dacacteeleaufostcreateoffline,atunciSM
MAEtrebuiee:

fiesnotif
ificeutilizattorul,nmom
mentulreco
onectrii,prrindialogull
desincron
nizare,sleedeclaren clasa,dosa
arului,subd
dosarulsau
u
volumulco
orespunzto
or.

fie s le declare au
utomat, n momentul reconectrrii, folosind
d
clasa,dossarul,subdo
osarulsauvvolumulspeecificatdeu
utilizatorn
perioadancareafosstdeconecttat(supusvalidrii).

a
dispo
ozitivelor conectate
c
d la distaan toate
de
10.11.8 SMAE treebuie s aplice
restriciileedeaccesisecuritate.

SMAE nu trebuie s ofere nici o ocazie dispozitivelo

d
or portabile s ncalce
reguliledeesecuritateealeSMAE.Depild, unutilizato
ornutrebuiiespoat
descrcan
nicioinform
maielaca
areelnuar aveaaccessdacarfiionline.Cu
toate aceestea, MoR
Req2 admitte faptul c
c orice infformaie care a fostt
descrcat pe un d
dispozitiv nu
n se mai afl sub controlul
c
SM
MAE i c

nclcarea
a securitiii n acest scenariu nu
u poate fi mpiedicat de ctre
SMAE.

Urmtoarrele 4 cerine se aplic

doar dacc SMAE acccept man
nagementull
documenttelor electro
onice, aa cum este definit n seciunea
s
1
10.3.
Se va
a
folositerm
minologiadeefinitnacceaseciunee.

p
un
nui utilizato
or s desccarce docu
umente cu
10.11.9 SMAE treebuie s permit
metadatelecarelen
nsoesc,pe
entrucautilizatoruls lucrezecuacestean
timpceesstedeconecctatdelareeea.

Paagina 165 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

10.11.10 SMAE treebuie s peermit utilizzatorilor op

piunea de verificare la ieire a
documentteloratunciicndelesu
untdescrccate.

u
veerific la ieeire un do
ocument i lucreaz cu
u acesta n
10.11.11 Dac un utilizator
timpcenuesteconeectatlaSMAE,sistemu
ultrebuiesspermitccasistemul
mentului.
denumerotarealverrsiunilorsseapliceassupradocum

10.11.12 Dacunu
utilizatorverificlaieiireundocumentimo
odificnumrulsude
versiunentimpcen
nuesteconeectatlaun SMAE,atun
ncicndutilizatorulse
reconecte
eazlaSMA
AEacestadinurmtreebuiespeermitutilizzatoruluis
ncarce documentul revizuit i trebuie caa n acel moment
m
s l verifice
mrulnoiiversiuni.
automatlaintrareisnregistrrezemodificcrileinum

10.12.Integrareafaxului
Dei emaailul a devvenit predo
ominant n
n majoritateea organizaiilor ca metod
m
prreferat dee
comunicarrerapid,exxistnsun
nelesituaiiiiunelezo
onepentruccarefaxulestenecesarr.
Oastfeldeesituaiepo
oatefi,dep
pild,acolo undedocu
umentulorigginalnuesttenformattelectronicc
i o copie trebuie transmis un
nei alte orgganizaii sau unde o reprezentar
r
re vizibil (de
( pild o
o
semntur)esteneceesar.
Anumite servere de fax
f se integgreaz cu sistemele dee email, asstfel nct att
a faxurilee care suntt
unt tratate caanexea
c
lemesajelo
oremail.n
nacestcaz,,
primite,cticeleccaresuntexxpediatesu
cerineled
dinseciunea6.3seapllic.
Acolo unde SMAE un
nei organizaaie este in
ntegrat cu u
un serviciu de faxuri se
s aplic urmtoarelee
cerine.

Ref

Cerine

Testabil

10.12.1 SMAE arr trebui s furnizezee o interfaa de pro

ogramare a
a aplicaiei
(applicatio
on program
mming intterface API) pen
ntru ai permite
p
s
relaionezzecuunserrverdefax.

10.12.2 SMAEtre
ebuiesfie capabils stochezefaaxurinform
matestandaard,cumarr
fiformatu
uldeimagin
neTIFFv6cu
ucompresieeGroupIV.

VeziISO12333pentrruimplicaiilemetodelo
ordecomprresie.

10.12.3 EMStrebu
uiesaccep
ptecapturafaxurilordeeomanierintegrat,astfelnctt
capturas poat fi realizat
r
de
e unutilizattor din interfaapentrru fax (dac
aceastexxist),frccautilizatorrulsfienevoitscom
mutelaSMA
AE.

Paagina 166 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

Testabil

10.12.4 SMAE treebuie s fiee strns inttegrat cu in

nterfaa de fax pentru
u a permitee
utilizatorilor s transsmit prin fax
f orice acct electronic din SMAEE pe care l
vizualizeaz n acel moment saau cu care lucreaz n
n SMAE (att timp ctt
actulpoattefiprezenttatsubform
mauneiimaaginibidimensionale).

10.12.5 Trebuiesfieposibilcaunrold
deadministratorsconfigurezeSA
AME,astfel
nct acessta s acio
oneze ntrunul din urmtoarele
e moduri, atunci
a
cnd
d
utilizatoraalSMAEtrim
miteunfax:

captureazzautomatffaxulcaactt;

notific au
utomat utillizatorul, dndui acestuia posibillitatea de a
a
declarafaxulcaact.

nudesfoarnicio aciune(i astfelsebazeazpeu

utilizatorc
dacestecaazul).
vainiiadeclararea,d

nt este alleas, se a
accept ca un SMAE s solicitee
Indiferentt ce varian
utilizatoru
uluisclasifficemanuallunactis
introducmanualmeetadatele.

10.12.6 Trebuiesfieposibillcaunrold
deadministtratorsco
onfigurezeSSMAEastfel
nct acessta s acio
oneze ntrunul din urmtoarele
e moduri, atunci
a
cnd
d
utilizatoraalSMAEpriimeteunfaax:

notific au
utomat utillizatorul, dndui acestuia posibillitatea de a
a
declarafaxulcaact.

nudesfoarnicio aciune(i astfelsebazeazpeu

utilizatorc
vainiiadeclararea,d
dacestecaazul).

nt este alleas, se a
accept ca un SMAE s solicitee
Indiferentt ce varian
utilizatoru
uluisclasifficemanuallunactis
introducmanualmeetadatele.

10.12.7 SMAEarttrebuisfieecapabils extragautomateleementelede

e metadatee
ale faxulu
ui din faxurrile primite,, aa cum se
s precizeaaz n capittolul 12, dee
pild:

Titlul;

Emitent;

Dataioraa;

Destinatarr.

Aceasta poate
p
fi nd
deplinit prrin intermeediul unui ablon

de fax i estee
relevantd
doaracolou
undefaxurilleauostruccturintern
npredictibiil.

Paagina 167 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerine

10.12.8 SMAEarttrebuisfieecapabilsintroducaautomatele
ementeledemetadatee
alefaxuluipentrufaxxurileexpediate,aaccumsepreccizeazncapitolul12,,
depild:

Titlul;

Emitent;

Dataioraa;

Destinatarr.

Aceasta poate
p
fi nd
deplinit prrin intermeediul unui ablon

de fax i estee
relevantd
doaracolou
undefaxurilleauostruccturintern
npredictibiil.

Testabil
D

eaz un faxx s editezee

10.12.9 SMAE trebuie s perrmit unui utilizator care capture
elementuldemetadaatTitlu,peentruarefleectaconinu
utulfaxului..

p
furniiza un gen de act faxx, att penttru faxurilee
10.12.10 SMAE ar trebui s poat
primite, ct
c i pen
ntru cele emise,
e
pen
ntru a permite utilizaatorului s
introducmetadate.

10.13.Categorriidesecuritate
4 descriece
erinelepen
ntru acontrolaaccesu
ulrolurilorigrupurilo
orlagruprii acte.n
n
Capitolul 4
anumite m
medii, cum ar fi cele implicnd securitateaa naional,, sistemul medical
m
etcc., exist o
o
nevoiesup
plimentard
dealimita accesul,follosindunsistemdecategoriidessecuritateiautorizaiii
desecuritaate.
Aceste auttorizaii preevaleaz asu
upra oricrui alt dreptt de acces care ar puttea fi acord
dat folosind
d
caracteristticile definite n capittolul 4. Ce
erinele din
n aceast seciune see aplic do
oar pentru
u
organizaiilecareauaasemenean
nevoi.
mului se reealizeaz prrin alocareaa pentru claase, dosaree, subdosare, volumee
Implementtarea sistem
i/sauacteeauneiasaumaimulto
or,,categorriidesecurittate.
Termenul,,,categoriid
desecuritatteestefolo
ositnaceasstspecificaaiecusenssul,,unulsaumaimulii
termeni associai cu un
u act, caree definesc regulile
r
ce guverneaz
g
accesul la ele. De reemarcat c
acestterm
menestefolo
ositspecialpentruaceastspecificareinueesteontreb
buinaregeneral.
Utilizatorilorlisepoaatealocao singurautorizaiedeesecuritatee,carempiiedicaccessullatoatee
gruprilesauactelecrorleaufo
ostatribuiteecategoriid
desecuritattemaimarii.
Categoriileedesecurittatepotficcompusedinsubcateggorii.Unelesubcatego
oriisuntierrarhiceprin
n
natura lor. Altele po
ot fi ordonaate diferit, n mod ob
binuit de o manier care este unic uneii
ector.
organizaiisauunuise
MoReq2descriende
etaliudoarccerinelepe
entrusubcaategoriiieraarhice.
Exemplele furnizate aici
a se bazeeaz pe marcajele din domeniul siguranei
s
n
naionale,
d aceleaii
dar
marcajelordinaltesecto
oare.
principiiseeaplicim

Paagina 168 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Potexista deasemeneaicerinedeclasificcaredesigu
urannaio
onalspecifficefiecreiiri.Acolo
o
pitolulzero..
undeestecazul,acestteapotfitratatencap

Cerin

Ref

10.13.1 SMAEtrebuiesperrmitcaunaadinurmttoareleopiunisfiesselectaten
ui.
momentullconfigurrriisistemulu

categoriilee de securittate sunt atribuite claselor, dosaarelor, sub

dosarelori/sauvolum
melor(inu
uactelorind
dividuale);

categoriilee de securittate sunt attribuite acteelor individ

duale (i nu
claselor,dosarelor,su
ubdosarelo
ori/sauvolumelor);

categoriilee de securittate sunt atribuite att actelor individuale,

cticlaseelor,dosarelor,subdossarelori/saauvolumelo
or.

anizaii vorr dori s co

ontroleze accte secrete la nivel ind
dividual, n
Unele orga
timpcealttelevordorrislecontrrolezelanivveldeclas,,dosaretc.

ebuie s permit
p
un
nui rol de administraator s sp
pecifice, n
10.13.2 SMAE tre
momentull configurrii sistemu
ului, ce ro
ol poate specifica i
schimba
categoriile
edesecuritaatealeacte
elorigruprilor.

n unele organizaiii, doar reesponsabilii informaiiilor pot avea

a
acest
oruluidesecuritateori
privilegiu.naltele,diiferiterolurii,cumarficelalrevizo
al adminisstratorului de activitate (dac assemenea ro
oluri exist
) vor avea
acesteprivvilegii.

u, ca o categorie de
10.13.3 SMAE trebuie s peermit, dei nu este obligatoriu
securitatesfiealctuitdinmaaimultesubcategorii.

Depild,o
ocategorie desecurita
atepoatefiialctuitd
din3subca
ategorii,ca
nurmtorrulexemplu
uimaginar:

Clasadeseecuritate;

Atenionarre

Descriptorr.

Testabil
D

Fiecare su
ubcategoriee poate fi gndit ca una dinttre dimensiunile care
definesc securitatea informaieii. Deci, n acest
a
exem
mplu, orice combinaie
c
r
valid a ceelor 3 subccategorii dee securitatee clas, aveertisment ii descriptor
poatefiap
plicatunuiiact.

s ntrein
10.13.4 SMAE trebuie s ceaar ca rolul de utilizator s defineasc i s
vocabularee controlate, aceste vocabulare
v
mise pentru
limitnd vaalorile perm
fiecaresub
bcategorie.

Paagina 169 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin
Deexempllu,nivelurileepotexistacanurm
torulexemp
pluimagina
ar:

Testabil

Subcatego
orie
Valorridisponibille
Clas
C
Stricttsecretdeiimportandeosebit
Stricttsecret
Secreet
Secreetdeserviciiu
Neseecret
A
Atenionare
e
DoarrpentruNATO
DoarrpentruVesstulEuropeii
D
Descriptor
Comercial
onal
Perso
Management
Audiiticontabillitate

n acest exemplu imaginar,

i
s
subcategor
ria clasa de securiitate este
ierarhic (vezi
(
10.13..6), n timp
p ce alte su
ubcategoriii nu. Cerinele pentru
subcatego
oriiierarhicesuntobin
nuiteisunttspecificateemaijos.

Cerinele pentru sub

bcategoriille noniera
arhice pot fi complexxe i sunt
s
n care ele sunt impleementate; cu
n
c excepia
a cerinelor
r
specifice sectorului
10.13.5i10.13.7,aceesteanusu
untdetaliateeaici.

10.13.5 SMAEartrrebuispermitimple
ementrisp
pecificealeregulilordeesecuritate
unicesauccomplexe.

Acestea pot
p
fi reallizate prin interfee corespunz
toare de programe.
Exemplea
aleacestein
necesitiin
ncludnevoia
adeaadm
ministraacteelefolosind
convenii de
d marcaree ce nu sun
nt prezenta
ate aici, cum
m ar fi marrcajele IDO
(Internatio
onal Defen
nce Organiisation Organizaiia internaional de
aprare)saurestriciiideaccespentruacteleemedicale.

10.13.6 Pentrucelpuinosubcategoriee,SMAEtreebuiesacccepteoieraarhiedecel
puin5nivveluri,delaaaccesnereestricionattlacelmai naltnivel pnlacel
mairestriccionatacceeslacelmaiimicnivel.

Subcatego
oria ,,clasa de securita
ate din cerrina 10.13..3 este un exemplu
e
n
acestsens.

Paagina 170 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

10.13.7 Acolo und

de o subcategorie i autorizaaiile coresspunztoaree nu sunt
ierarhice, SMAE treb
buie s perm
mit ca unaa din urmtoarele opiuni s fie
selectatenmomentu
ulconfigurriisistemului:

SMAEtreb
buiessoliccitecaoau
utorizaievaalabilsfieeintrodus
pentrufieccarenouutilizator.

SMAE treebuie s ap
plice o auttorizaie prredefinit pentru
p
noii
utilizatori.

Testabil
D

Un rol de administraator trebuiee s fie cap

pabil s red
defineasc autorizaia
ntulconfigu
urriisistem
muluisaunoricealtmo
oment.
predefinitnmomen

Cualtecuvvinte,autorrizaiiletreb
buiesfieob
bligatoriipeentruutiliza
atori.

10.13.8 Acolo unde SMAE aplic no

oilor utilizaatori o au
utorizaie predefinit
organizatierarhic(ccancerinaa10.13.7), eltrebuiessapliceo autorizaie
predefinit pentru noii utilizato
ori care rep
prezint cel mai sczu
ut nivel de
autorizaredinierarhiee(adic,celmairestricctiv).

10.13.9 SMAE trebuie s rezzerve accesul la acte (i la clase, dosare, sub

bdosare i
funcie de selectaarea fcut pentru 10.13.1)
1
pe
entru acei
volume, n
utilizatori care au o autorizaie
a
de securitaate egal cu
u sau mai mare
m
dect
categoriad
desecuritatte.

De remarccat c aceast autoriizaie poatte s nu fiee suficient

pentru a
obine acccesul. Accessul la actelle electronicce poate fi rezervat suplimentar
r
doarpentrruanumii utilizatori,rrolurii/sau
ugrupuri,fo
olosindcara
acteristicile
descrisen
ncapitolul4
4.

10.13.10 Acoloundeosubcattegorieesteeierarhic, SMAEtrebuiesafolosseascunul

duri de aciune pentru
u a atribui o subcateegorie unor
din urmtoarele mod
c pot fi se
electate de ctre un ro
ol de admin
nistrator n
noi clase, acte etc., ce
uisaulaoriccemomentulterior:
momentullconfigurrriisistemulu

SMAEtreb
buiesapliiceovaloarrepredefiniitcareesteselectat
deunrold
deadministrator;

SMAE treebuie s foloseasc valoarea gruprii mam ca

predefinit;

SMAEtrebuiesceaarunuirol deadminisstratorsintroduco
valoare.

Paagina 171 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

10.13.11 Acolo und

de o subcategorie nu este ierarh
hic, SMAE trebuie s foloseasc
unul din urmtoarele
u
e moduri de operare pentru a attribui o sub
bcategorie
unei noi clase, actee etc., ce poate fi selectat de ctre un rol de
nfigurrii sistemului sau
s
la orice moment
administraator n momentul con
ulterior:

buiesapliiceovaloarrepredefiniitcareesteselectat
SMAEtreb
deunrold
deadministrator;

SMAE treebuie s foloseasc valoarea gruprii mam ca

predefinit;

SMAE treebuie s permit,

p
d
dar
nu s cear, un
nui rol de
administraatorsintro
oducovalo
oare.

Testabil
D

10.13.12 Atuncicn
ndonouccategoriesaausubcateggorieierarh
hicdesecu
uritateeste
definit, SMAE
S
trebuie s aplicee valoarea predefinit pentru toaate clasele,
acteleetc..existente,careestece
elmaimicn
niveldinierrarhie;cualltecuvinte,
valoareap
predefinitaacordcelm
maimicniveeldeaccespermisdeierarhie.

10.13.13 SMAEarttrebuispeermitcaautorizaiile desecuritaatesfieallocateunui

rolisfieemoteniteedeutilizatori.Acolo undeoauttorizaiedeesecuritate
este motenit dintrun rol, SM
MAE trebuiee s permitt ca o autorizaie de
ndividual.
securitatediferitsffieaplicatlaniveldeutilizatorin

10.13.14 Dac SMA

AE accepta categorii de securitate att penttru acte ct i pentru
clase etc. (vezi 10.13
3.1), atunci el trebuie s fie capaabil s mpiiedice ca o
msaibocategoried
desecuritattemaimic
clas,dosaar,subdosaarsauvolum
dectunaactcuprinsnacestea.
10.13.15 Dac un utilizator
u
ncearc s captureze
c
u act care
un
e are o categorie mai
naltdessecuritated
dectgrupaarean careeestecaptu
urat,SMAE trebuies
notifice uttilizatoruluii, astfel ncct msurile corespun
nztoare s fie luate;
SMAE treb
buie s permit cel puin
p
urmttoarele aciuni (condiionate de
activarealornmomeentulconfiggurriisistem
mului):

categoriad
desecuritatteagrupriiiesteridicaatlaceaaactului;

utilizatorului i se reefuza perm

misiunea dee a capturra actul n
grupare;

nui utilizato
or precizat
actul estee n mod automat trransmis un
pentruaciuneacoresspunztoaree;

Utilizatoru
ul este invitat s creeeze o nou grupare pentru act, cu valori
predefinite
e ale metaadatelor preeluate din gruparea iniial, ntrrun singur
procesinteegrat.

Paagina 172 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

10.13.16 Unrolde administrattortrebuie spoatsttabiliceam

mainaltcaategoriede
umprintro
securitate aoricruiaactdinoriceeclas,dossar,subdossarsauvolu
simplinteerogare.

n anumitte medii, aceasta

a
va fi o caraccteristic im
mportant n
sprijinul
administr
rii.

10.13.17 Condiionaatdendeplinireacerin
nei10.13.1
1,unroldeadministratortrebuie
s poat schimba
s
caategoria de securitate a unei claase, dosar, subdosar,
volumsauact.

Vezii10.1
13.27.

a permitee unui utilizator (ccu autorizaia i permisiunile

corespunztoare) s vizualizeze actele spe
ecificate i categoriile
uritate.
lordesecu

apermiteutilizatorulu
uismodifiicecategoriiiledesecurritate.

uiesfiereealizataceastcerin
.
MoReq2nuprecizeazzcumtrebu

10.13.19 SMAE treebuie s rein automat un istoric al vaalorilor cattegoriei de

securitatenmetadatteleactelor,,claselorettc.croraliseaplic.
ndunutilizaatormodificvaloareaauneicateggoriideseccuritate(fie
10.13.20 Atuncicn
n timpul revizuirii, ca
c la 10.13
3.18, fie cu
u alt ocazie), SMAE trebuie s
u
ui s intro
oduc motiivaia schim
mbrii i trebuie
t
s
permit utilizatorulu
stochezeaacestmotivcuistoriculsu(cala1
10.13.19)caametadate.

10.13.18 SMAEtreb
buiesacceepterevizuirrialecatego
oriilordeseecuritatede
eomanier
periodic,rutinieriprogramatt,undeoreevizuirecon
nstdin:

Testabil

Vezi 10.13
3.2 pentru detalii asupra utiliza
atorilor ce au autorizzaie de a
schimbaca
ategoriiled
desecuritatee.

D
D

obricare lengduie
10.13.21 SMAEtrebuiesperrmitutilizaatorilorcareedeinapro
n act, s vaad valoareea actual aa categorieii(iilor) de seecuritate i
s vad un
oriceistoricalacestorvalori(can10.13.19).

10.13.22 SMAE ar trebui s accepte aloccarea de caategorii de securitate unei clase,

bdosar sau volum, carre sunt valaabile pentru
u o anumit perioad
dosar, sub
detimpilasfritulrespectiveiperioadeartrebuisretrogradezzeautomat
desecuritate.
marcajullaacelmaisczutniveld

Paagina 173 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

10.13.23 SMAE ar trebui

t
s acccepte aloccarea de caategorii de securitate unei clase,
dosar, sub
bdosar sau volum, carre sunt valaabile pentru
u o anumit perioad
de timp i
ar trebu
ui s retroggradeze au
utomat marrcajul la un nivel de
securitateinferior,prreselectat,lasfritulrespectiveiperioade.

10.13.24 SMAEartrebuisaccceptenotifiicareaunui roldeadm

ministratorlaaexpirarea
perioadei de timp sp
pecificate pentru care o categoriee de securitate a fost
atribuitu
uneiclase,d
dosar,subd
dosarsauvvolumis permitcaamarcajele
desecuritaatesfiereeevaluateimodificatee.

Depild,SSMAEartrebuistranssmitoinfo
ormaiela,,Datanateerii+Xani.
Acestexem
mplusepoa
atefolosipeentruactelemedicalessaupentrua
altescopuri
prevzutenlegeadeeproteciea
adatelorpeersonale.

10.13.25 SMAE tre

ebuie s n
nregistreze automat n
evidena de auditare toate
schimbrile fcute asupra vaalorilor categoriilor i
subcateggoriilor de
securitate.

10.13.26 SMAE trebuie s nu

u permit unui utilizzator s ap
plice o cattegorie de
bdosarsau volumlacareutilizato
orulnuare
securitate uneiclase,,dosar,sub
acces.

10.13.27 Unrolde administrattortrebuie spoatm

modificacategoriadesecuritatea
nate (condiionate dee opiunile
tuturor acctelor i a entitilorr subordon
configurarre la 10.13..1) dintro clas, dosaar, subdosaar sau volu
um printro
singuraciune.

Aceasta esste cerut n mod periodic penttru a reduce nivelul dee protecie
atribuit acctelor pe msur
m
ce gradul
g
de im
mportan al secretulu
ui scade n
timp.

10.13.28 SMAEtreb
buiesfurn
nizezeunavvertismentcctreroluld
deadministtratordac
vreunui acct i se scad
de categoria de securitate i s atepte co
onfirmarea
naintedefinalizareaaciunii.

Aceastceerinestenmodspeccialdeajuto
ordacocategoriedeesecuritate
auneigrup
priesteco
obortsubnivelulacteelorcaresu
untstocatenea.

10.13.29 SMAE treb

buie s nreegistrezeau
utomat istoricul (de pild, datele i detaliile
oricrei modificri
m
a categorriilor de seecuritate) n
ale
metadattele clasei,
dosarului,subdosaru
ului,volumu
uluiiactulu
uirelevant.

Istoricul trebuie
t
s includ, pentru
p
fieca
are schimb
bare efectu
uat, data,
utilizatorulvalorilena
ainteidup
pmodificarreimotivu
ul.

Paagina 174 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

11..Cerinen
nonfuncionale
Uneledin atribuiileu
uneiimplem
mentride succesaun
nuiSMAEn
nupoatefi definitn termenidee
nelenonfu
uncionalessuntimportantepentru
usucces.Accestcapitoll
funcionaliitate.npraactic,cerin
strngelao
olaltacesteecerine.
Seciuniled
dinacestcaapitollisteazcerineleepentruurm
mtoarelezzone:

Uurinan
nfolosire(seeciunea11
1.1)

Performan
niscalabilitate(seciunea11.2))

Disponibilitateasistem
mului(Seciunea11.3)

Standardetehnice(seeciunea11..4);

nea11.5);
Mediullegislatividereglementaare(seciun

Externalizaareiadmin
nistrareadatelordecttreteri(seciunea11.6)

Prezervare
eainvechiireatehnolo
ogic(seciu
unea11.7)

Proceseled
deactivitate(seciuneaa11.8).

Acestecerrinenonfu
uncionalessuntadeseaadificilded
definitidifficildemsu
uratobiectiiv.Cutoatee
acesteesteeimportantsfieidentificate,asstfelnctaacesteas poatfiluaatenconsiiderare,cell
puinnlin
niigenerale
e.Unelesun
ntspecificeeEDRM, darcteva su
untgenericeemaimulto
orfeluridee
sistemeIT..
Caoaduggarelaacesstcapitol,utilizatoriiaccesteispeciificaiivortrebuisianconsiderrarenevoilee
organizaieei n legtu
ur cu standardele actuale
a
teh
hnice i op
peraionale. Vor trebu
ui s ia n
n
considerarre, de asem
menea, i serviciile
s
dee sprijin pee care le ofer
o
furnizorul SMAE, incluznd
d
documentaaia,person
nalizare,preegtireaicconsultana.
Organizaiiile vor treb
bui s adauge propriile
e lor cerine n acestee zone, n funcie
f
de mrimea ii
structura lor, de caraacteristicile fizice i meediul actual de operarre tehnic. Aceast seciune estee
a aspectelor pe care u
utilizatorii vor
v trebui s le ia n co
onsiderare..
destinat cca o list de control a
Aceste cerrine speciffice vor trebui s fiee adugate cerinelor generale descrise n
n seciunilee
anterioare.
Uneledin cerineleexxempludin acestcapittolfolosesc paranteze unghiulare pentruain
ndicafaptull
bil sau altee informaiii
c un utilizator al specificaiilor trebuie s introduc o valoare cuantificab
Depild,
specificeaplicaiilor.D
<xxxminute/ore>
nseamn cunutilizatoralspeccificaieiar trebuisin
ntroducdu
uratadetim
mp,probabilmsurat
nminutessauore,pen
ntruacoresspundeceriineispecifice.

Paagina 175 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

nmodsim
milar,
<4ssecunde>
nseamn c utilizato
orul specificcaiei ar treebui s speecifice un in
nterval de timp; 4 secunde estee
sugerataiccicaunexempludepo
ornire.
ntrun mo
od similar, expresiile alternative
a
sunt de aseemenea gsite n paraanteze unghiulare. Dee
exemplu,eexpresia:
<nfiecarezi/ntoatezilelesptmnii/xxzilepean>
ar trebui nelese cu semnificaiia: n fiecaare zi sau n
n fiecare zi a sptmnii sau ntrrun numrr
precizatdeezilepeansauasemn
ntor,dup
pcumestepotrivitpentruorganizaie.
ntoateca
azurile,xxnseamnn
numr,indif
iferentdeva
aloare.
Datorit fa
aptului c cerinele su
unt generalle, i deoarrece diferite organizaii vor avea
a cerine ii
prioritieextremdediferite,cerin
nelenonfu
uncionaled
dinacestca
apitolnusun
nttestaten
nCadruldee
testare MoReq2.
M
Atrributele tesstabile caree sunt preecizate aici sunt destinate folossirii ca liniii
directoare.. Organizaiile i utiliizatorii MoReq2 vor fi
f nevoii s
s analizezee cerinele lor, s ii
stabileasc
prioritileeisrealizzezepropriiilelortestenacestezo
one.
11.1Uurinanfolosire
Atuncicn
ndseiaun considerareecerinelenonfuncio
onalendezzvoltareasp
pecificaieiu
unuiSMAE,,
acestea trrebuie s in
nclud grad
dul cerut de
d uurin n folosiree i cum trebuie aceasta s fiee
specificat. Aceastavaadepinded
detipulutiliizatorilorcrorasistem
mulleeste destinati amploareaa
pecarevorrtrebuiso
odesfoarre.Exempleedecerineepentruuurinanfo
olosiresuntt
pregtiriip
listatemaijos.

Ref

Cerrineexemplu

11.1.1. SMAE tre

ebuie s peermit unui rol de ad
dministrato
or s configgureze ct
anume din
n schema de
d clasificarre poate fi accesat dee ctre fieccare rol de
utilizatorssaugrupdeutilizatori.

De exemplu, un utilizzator sau un

u grup de utilizatori, de pild, lu
ucrtori de
c
din schema
s
de
caz, poatee fi limitatt la vizualiizarea uneii singure clase
clasificaresauchiarla
aaunuidossarsausubdosar.

Testabil
D

11.1.2. SMAEtreb
buiesfurn
nizezeasiste
enonlinencadruln
ntreguluisisstem

11.1.3. SMAEtrebuiesrep
prezintegraaficschemadeclasificaarenmod ierarhici
s permit utilizatorilor s navigheze n ccadrul ei fo
olosind reprrezentarea
grafic.

11.1.4. Asistenao
onlinedinSSMAEtrebuiesfiecon
ntextual.

Paagina 176 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemplu

Testabil

11.1.5. SMAEarttrebuisinccludasisteenprivind
dfolosireaschemeideclasificare,
incluznd, cel puin,, acces sim
mplificat la metadatele descriptiive pentru
clase,dosaare,subdossareivolume.

11.1.6. SMAEarttrebuiscuprindunttezaurcaresasisteuttilizatoriinselectarea
termenilorrpentrucuvvintecheie,,descrierieetc.

Vezi11.4.1
1,11.4.2i1
11.8.11.

11.1.7. Toate messajele de eroare produse de un SMAE treb

buie s fie inteligibile,
astfel nct utilizatorrii s poat decide cu
um s coreecteze erorrile sau s
anulezeprrocesul.

Lamoduliideal,fiecarremesajdeeeroareva finsoitdeeuntextexxplicativ,i
de o indicaie a aciu
unilor pe ca
are un utilizzator le poa
ate lua ca rspuns la
respectivaeroare.

11.1.8. InterfaaSSMAEcuuttilizatorularrtrebuis fiepotrivitpentruuttilizatoricu

ceamailargpaletd
denevoiiabiliti.Acceastanseaamnctre
ebuiesfie
ormitate cu
c liniile directoare i standaardele de
proiectat n confo
punztoare i compaatibil cu aplicaiile obinuite
accesibilitaate coresp
specializattenaccesib
bilitate.

Vezianexa
a7pentruliiniiledirecto
oareistandardelecorrespunztoa
are.

11.1.9. DocumenttaiaSMAEartrebuisfiefurnizattntrunfo
ormatutil,aastfelnct
utilizatoriicuomarediversitatedenevoiiabilitisopoatfolo
osi.

Vezianexa
a7pentruliiniiledirecto
oareistandardelecorrespunztoa
are.

11.1.10. SMAEtreb
buiesfieuordefolossitiintuitivv.

Uurinan
nfolosirepo
oatefievalu
uatdeung
grupdeutillizatoriobinuii.

11.1.11. Regulileicomportam
mentulinterfeeipentrruutilizatorraunuiSMAEtrebuie
sfieconssecventntoateaspecctelesistem
mului,incluzzndferestrre,meniuri
i comenzzi. Acestea trebuie s fie de aseemenea consecvente cu mediul
sistemuluideoperareencareopereazSMA
AE.

Regulilearrtrebuisffieconsecveentecualteaplicaiideebazdejaiinstalate.

11.1.12. SMAEtreb
buiespoatafiasim
multan,maimulteacteigrupri.

11.1.13. SMAEtreb
buiesacceepteointerrfagraficcuutilizato
orul.

Paagina 177 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemplu

Testabil

11.1.14. SMAE treebuie s permit

p
utilizatorilor s mute, re
edimension
neze i s
modifice aspectul
a
ferestrelor i s salvezee modificrrile n profilul su de
utilizator, astfelnctacesteassencarce automatattuncicndu
utilizatorul
selogheazzlaSMAE.

11.1.15. SMAE trebuies perrmit utilizattorilor s peersonalizeze aspectelee interfeei

graficepen
ntruutilizattor.Personaalizareaarttrebuisincclud,fraaselimita,
urmtoareelemodificri:

meniulicconinutulb
barelordein
nstrumente
e;

amplasareeaecranuluii;

folosireataastelorfunccionale;

culorileecranului,fon
nturileimrimeaacesstora.;

alerteleso
onore.

11.1.16. SMAE ar trebui s permit utilizatorilor s selectezze sunete i

volumul
or.
alertelorissalvezemodificrilenprofiluldeutilizato

11.1.17. SMAEtrebuiesperrmitvaloriiimpliciterrepetatepeentruintrod
ducerilede
oundesedorete.Aceestevaloriim
mplicitearttrebuisincclud:
date,acolo

valoridefin
nitedeutilizator;

ovaloareimplicitfix;

valoaresim
milarceleianterioare;;

valori derrivate din context, dee pild data curent, numrul

dosarului,identificato
orulutilizato
orului;

altevaloricorespunztoare.

11.1.18. SMAE treebuie s peermit meniuri configu

urabile tip meniu ascuns (drop
down) sau
u list de opiuni (p
pick list) pentru
p
valo
orile eleme
entelor de
metadatepentruintrrilededatte.

Coninutullacestorlisttetrebuies
fieconfigu
urabildec
treadminisstrator.

11.1.19. Tranzaciile frecvent executate ale SMAE trebuie s fie proiectate astfel
nct ele s
s poat fi realizate cu
c un numr mic de interaciuni (de pild,
apsripemousesau
uapsripeetastatur)..

11.1.20. SMAE trebuie s fie strns inte

egrat cu sisstemul de email
e
al orrganizaiei,
mitactei grupride omanier
astfelnctspermittutilizatorrilorstrim
electronic,fraprrsiSMAE.

Paagina 178 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemplu

Testabil

Deexemplu,utilizato
orulartrebu
ui spoat
trimitedin
nclientul deeemailal
SMAE. Eseena acesteei cerine esste c utilizzatorul nu trebuie s comute n
aplicaiad
deemailpeentruatrimiteunact.

11.1.21. Acolo und

de cerina 11.1.20
1
se aplic, SMA
AE ar trebu
ui s o satisfac prin
transmiterrea de indiccatori (poin
nter) sau leggturi ctre
egrupri i actei nu
prin trimitterea de co
opii, ori de cte ori o grupare sau un act su
unt trimise
unuialtutilizatoralSMAE.

Pot exista excepii la aceast ceerin, de pild,

p
un utiilizator de la
l distan
pozitulcenttral.
carenuareeaccescontinuuladep

11.1.22. SMAEartrrebuisind
dicedacun
nmesajem
mailarevreo
oanex.

Deexempllu,prinintermediuluneeiiconie.

11.1.23. SMAEartrrebuisaccceptefunciiiprogramabiledectrreutilizator.

Depild,m
macrocomeenzicepotffidefinitedeeutilizator.

11.1.24. Atunci cn
nd utilizatorii trebuie s introducc metadatte din acte care sunt
imagini ale documen
ntelor imprrimate (de ex. imagin
ni scanate),, SMAE ar
c
ci care s permit fo
olosirea reccunoaterii
trebui s furnizeze caracteristic
opticedeccaracterepentruacap
pturametad
dateledinim
magine(reccunoatere
zonaloptticacaractterelor)

Depild,u
utilizatorul ar trebuis
poatsellectaun spa
aiudin imaginecare
conine metadate, cu
um ar fi da
ata sau titlu
ul, i apoi s
s converteeasc acea
n valori de metadate i
s le inseereze n eleementul de metadat
imagine n
dorit,totulldintrosin
nguraciun
ne.

11.1.25. SMAE ar trebui s permit

p
utilizzatorilor s defineasc referine ncruciate

ntre actele nrudite,, att n cadrul aceleeiai grupri, ct i din

d grupri
oarntreaacte.
diferite,peermindnaavigareauo

11.1.26. Atunci cn
nd un act sau
s o grupaare (clas, dosar, subdosar sau volum) de
acte este vizualizat sau este n
lucru, caa rezultat al
a cutrii sau
s nu, un
s foloseassc caracteeristicile SM
MAE pentru
u a regsi
utilizator ar trebui s
informaiaadespreurm
mtorulnivvelierarhicssuperiordeegruparea actelorde
omaniersimplifrsprsseascsaussnchidactul.

De exemp
plu, atunci cnd
c
este citit
c
un act,
t, utilizatoru
ul ar trebui s poat
identifica n ce class, dosar, subdosar sau volum
m se afl;; dac se
orul ar treb
bui s poat
s regsi
vizualizeazz metadattele dosarullui, utilizato
informaiidespreclassancareesstelocalizatt.

Paagina 179 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemplu

11.1.27. SMAEartrebuispermitunui utilizatorcaareareacceeslaundossarsauact

olspecificatareacceslaael.
sverificedacunalttutilizator,grupsauro

Aceasta cerin
c
estee prezent pentru a permite utilizatorilor s indice
explicitunutilizator,g
grupsauro
ol.Astfel,un
nutilizatorp
poateintero
ogadespre
ator,nconttextulunuia
actsaualun
nuidosar,ffraavea
drepturilealtuiutiliza
nevoie s cunoasc grupul
g
acellui utilizatorr sau aparttenena la un anume
rol.

11.1.28. SMAEarttrebuispeermitunuiutilizatorsreducrissculcepoatteapareca
urmare a unei erori de clasificaare a unui act, prin permisiunea
p
a acordat
ordeaapliicaoblocarretemporarraactului saudosaru
ului,printr
utilizatorilo
osinguraapsare.Aceastblocaaretemporaarartrebu
uismpiediceaccesul
laaceldossarsaulaaacelactpen
ntrutoiutilizatorii,cu
uexcepiarolurilorde
administraator; i SMAE ar trebui s informeze n mod automaat rolul de
administraator c o blocare
b
tem
mporar a fost aplicaat, permind astfel
roluluideaadminsitrattor(idoaracestuia)snltureblocareatem
mporar.

Testabil
D

Aceastaceerinestep
prezentpeentruaperrmiteutiliza
atorilorsccorectezeo
eroare cum ar fi plasarea accidental
a
a unui actt secret ntrrun dosar
nesecuriza
at, de pild,, ca rezulta
at al tehniccii trage i plaseaz (drag and
drop). Deo
oarece utiliizatorii nu au permisiiunea de a
a terge, nltura sau
modificaa
acte,aceastacerinim
mplicoaciuneaadministratorullui.

Pentru a preveni
p
utiilizarea greit a acesstei faciliti, este imp
portant ca
utilizatorilo
or s le fiie furnizatee linii direcctoare pentru folosireea blocrii
temporaree i ca rolu
urile de adm
ministrator s certificee ca aceastta s nu fi
folositab
buziv.

11.1.29. Utilizatoriii ar trebui s

s fie capabili s copieze acte diin SMAE n orice alte
medii de lucru, cum ar fi ntru
un dosar pe
p suprafaaa de lucru (desktop),
folosindteehnicade,,,trageiplaaseaz,frrcaaceasttaciunessproduc
vreoschim
mbareasuprraactuluisaauametadaatelorsale.

Atunci cn
nd o copiee a unui act
a este pllasat n orice
o
alt mediu,
m
este
acceptabill ca acesta s i piarrd metada
atele (pe principiul
p
c
cele mai
multealtemediinuacceptmod
deluldemettadateMoR
Req2).

11.1.30. SMAEartrrebuisfurnizezeasisttencaressfurnizezeoghidarevvizual.

De pild, includerea capturilor de ecran i/sau

anim
maiilor caree s arate
orcumsfo
foloseascccaracteristiccesistemulu
ui.
utilizatorilo

11.1.31. SMAE ar trebui

t
s permit utilizatorilor s marcheze zonele
z
de asisten
a
a
sistemuluicazonefaavoritesau cuunsistemasemntor,astfel nctsle
ncuoocaazieviitoaree.
poatregsicuuurin

Paagina 180 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemplu

11.1.32. Unutilizattorcareluccreazcuun
ndosartrebuiesfie capabils descopere
uorirap
pidcuvinteleecheieasocciatecuaceeldosar.
Trebuie s
fie posib
bil s desco
opere cuvin
ntelecheie fr a fi nevoit s
prseasc
dosarul,n
ntromanieercareperrmitecaacttivitateacudosaruls
continuef
rntrerup
pere.

Testabil
D

11.1.33. SMAE ar trebui s permit

p
utillizatorilor s i defineeasc clase,, dosare i
urtturi,,faavorite,asttfelnctslepoatggsiuorinttroocazie
actecascu
viitoare.

11.1.34. SMAE ar trebui s permit

p
utilizatorilor s transmit scurtturile favorite
altorutilizaatori.

Favoritelepotfiremisseprinema
ailsauprinaltmecanissm.

11.2Performaaniscalaabilitate
Utilizatorii acestei sp
pecificaii ar
a trebui s
s ia n co
onsiderare amploarea pn la ccare SMAEE
furnizeaz rspunsuri n timp util
u raportaat la atepttrile utilizaatorilor, i dac este capabil s
C
con
nsideraii ii
deserveascc ntregul numr dee utilizatori pentru caare este inttenionat. Cteva
cerineexeemplusuntfurnizatem
maijos.
Timpulde rspunsnttmpinatdeeutilizatoriivadepindeedeaseme
eneadealifactori,extterioriunuii
SMAE,incluznd:

limeadebandaareeelei;

ncrcareareelei;

timpuldeaateptarealreelei;

configurareeaiutilizarreadiferitelorresursedeservere..

Prezentaspecificaie nupoatetrrataasemen
neafactori externi,din
ncolodearrelevaceinutrebuiee
n mod obinuit, testaarea n terren este neecesar pentru a obine o persspectiv dee
ignorai. In
ncredereaasupraperfformanei.
nmodsim
milar,acesteecerinearrtrebuisffieinterprettatecuon
nelegeresttandardizataceeacee
nseamn ,,timp de rspuns.
r
A
Aceast
ne
elegere va varia de laa mediu la mediu, n funcie dee
situaiainffrastructuriii.
De exemplu, dac un
n SMAE estte destinat pentru o infrastructu
ura existentt, este po
otrivit s see
perioaddeetimpntreprimireauneiapsridetastelaa
precizezettimpulderspunsnteermenidep
server i ttrimiterea rspunsului
r
; sau, dac SMAE estte destinat pentru o nou reeaa, ar fi maii
potrivits seprecizezzetimpuldeerspunsntermenid
deperioaddetimpn
ntreintrodu
ucereauneii
cerinelasstaiadeluccruiprimirrearspunssuluilastaiadelucru.
Cerinespeecificepenttruactivitatteaofflineideladistaansunttratatensecciunea10.1
11iacestee
cerineexeempluvortrebuimodifficatecoresspunztorp
pentruacesttemedii.

Paagina 181 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

SMAEtreb
buiesipo
oatdesfuratoatefu
unciileisoperezeu
uniformpen
ntruandep
plininevoilee
utilizatorilo
oriactivitii,aacum
mestedefin
nitncerineeleexemplu
udemaijoss.

Cerrineexemp
plu

Ref

11.2.1 SMAE treb

buie s furrnizeze timp
pi de rspu
uns adecvaai pentru a
a satisface
nevoile activitii pen
ntru funciile desfurrate n mod
d obinuit, n condiii
standard,ccadeexemplu:

<100%>dintotalulan
nticipataluttilizatorilorsuntlogaiiactivi;

<100%> din cantitateea total anticipat

a
a
a documen
ntelor este
administratdesistem
m

utilizatorii desfoar o comb

binaie obinuit de tipuri de
tranzaciiladiferitein
ntensiti;

constana performaneipentruccelpuin10
0ncercrid
dearealiza
tranzaciilee

Testabil
N

11.2.2

SMAE treb
buie s poat returnaa rezultatele unei sim
mple cutrri (lista de
regsiri) n
ntrun interval de <3 secunde> i pentru o cutare complex
(combinn
nd 4 termeeni) ntrun interval de
d <10 secunde>, ind
diferent de
capacitateadestocareesaunumruldeacteidosaredinsistem.

n acest co
ontext, desffurarea unei
u
cutrii nseamn returnarea
a unei liste
deregsirii(vezi8.2.10
0).Nuinclud
deregsireaactelornsine.

11.2.3 SMAEtreb
buiespoatregsii afiantru
unintervald
de<4secun
nde>prima
pagin a actului
a
caree a fost acccesat ntrun
n interval anterior
a
de <xx> luni,
indiferent de capacittatea de sttocare sau numrul de
d acte i dosare
d
din
sistem.

Aceastceerinicea
adela11.2
2.4,seapliccdoardoccumentelor carepotfi
prezentatee sub form
ma paginilor. Dac do
ocumentelee sunt neo
obinuit de
ample,poa
atefinecesa
arssemreasctimp
pulacceptab
bilderspu
uns.

Includereaformulrii,,,ncadrula
a<xx>lunia
anterioareimplicfolo
osireaunui
dispozitivd
destocareffizicstage
edsauiera
arhic.Vezid
deasemenea
aicerina
urmtoaree.

Aceastceerinurmretespermitregssirearapid
aactelorccuutilizare
frecvent, pe baza p
premizei c
frecvena
a utilizrii este
e
n mo
od obinuit
c folosirea
a recent. Perioada de timp trebuie
t
intrrodus de
corelat cu
organizaiee, pe baza evalurii timpului
t
du
up care sccade rata de
d folosire
frecventa
aactelor.

Paagina 182 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemp
plu

11.2.4 SMAE treb

buie s poaat regsii afia ntrun interval de<20 de
e secunde>
prima pagin a unui act care nu a fost acccesat n an
nterioarele <xx> luni,
indiferent de capacittatea de sttocare sau numrul de
d acte i dosare
d
din
sistem.

Testabil
N

Aceastceerinurmrretesperrmitexisteenacazurilo
orcndesteefolosito
form a managemen
m
ntului de stocare
s
iera
arhic, cnd actele folosite cu o
frecven redus sun
nt stocate pe medii mai
m puin rapide
r
ca actele
a
mai
f
sa
au sunt sttocate n apropierea reelei (n
near line).
frecvent folosite,
Perioadeleedetimptreebuiesfieeprecizated
deorganiza
aie,pebazzaevalurii
timpuluidu
upcaresca
aderatadeefolosirefreecventaacctelor.

Attpentruaceastccerin,ct ipentruceeapreceden
nt,dacto
oateactele
ur dispozitivv fizic (de pild,
p
fr
electronicee sunt stoccate folosind un singu
n cadrul
dispozitive de stocaree ierarhice sau staged
d), atunci formularea
f
nat.
anterioarelor<xx>luniiesteirelevvantiarttrebuielimin

11.2.5

SMAEtreb
buiesperm
mitosingurrimplemeentareasisttemuluipen
ntruaavea
o stocare de acte ellectronice de
d cel puiin <xx GB//TB/PB> sau
u <XX mii,
miliarde> acte,
a
i peentru a deeservi cel puin <XX sute/mii>
milioane/m
utilizatori simultan, cu nivelurile de perfforman specificate n
aceast
seciune.

Estimrile privind cerrinele de stocare

s
i numrul
n
de acte i dee utilizatori
o
c
n organ
nizaiile de
trebuie introduse dee organizaie. A se observa
amploare, sepotacum
mulacantittimarideeacten unelecazurisepoate
miliardedeacte.
ajungelam

11.2.6 SMAEtreb
buiesfurn
nizezenivelluriledepeerforman specificate naceast
seciunecu
ucantitid
depnla,ccelpuin:

<xx>clase;;

<xx>dosarreperclas;;

<xx>subd
dosareperd
dosar;

<xx>volum
mepersubd
dosar;

<xx>actep
pervolume..

Acesteasu
untunitid
demsurccurolorienttativ.Organ
nizaiilearttrebuisia
nconsiderraredacallteunitid
demsursimilaresea
aplicconteextuluilor.

11.2.7 TrebuiesfieposibilextindereaaSMAE,nttromaniercontrolat,pentrua
corespundecreterii organizaieipnlaceelpuin<xxxsute/mii> utilizatori,
cupstrareeacontinuittiidefunccionare.

Paagina 183 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerrineexemp
plu

Testabil

Inteniaaccesteicerineestecam
mrireasp
poatfipossibildoarccuajutorul
actualizrilor obinu
uite, care nu generreaz ntrreruperi majore
m
ale
funcionaliitii.

11.2.8 SMAE treebuie s su

usin niveelul de perrforman de mai su
us, inclusiv
ntreinere
earegulataa:

rolurilor,utilizatoriloriagrupurrilordeutilizzatori;

categoriilordesecurittate;

deacces;
profilelord

schemelordeclasificaare;

bazelordedate;

programrriidepstrareidispozziie;

blocrilor/suspendrilordedispo
oziie;

nperspectivanivelurriloranticip
patealeschimbriloro
organizaion
nale,fra
genera pauze operaionale n sistem sau supraaglom
s
merri ale contului
c
de
administraator(vezideeasemeneaacapitolul9
9).

ncazurile ncarecerrineledepeerforman
suntstrictte,poatefi necesars
anizaionalee.
secuantificcenivelurileeanticipateealemodificcrilororga

buiesfie scalabilittrebuiesp
poatfifolo
ositnorgaanizaiimai
11.2.9 SMAEtreb
mari sau mai
m mici, cu
c un numr variabil de structuri organizaionale de
diferitemrimiiplassatendiferitelocuridinpunctdevederegeo
ografic.

11.3Disponibiilitateasistemului
nmulteo
organizaii,iintroducereeaunuiSAM
MEsauaun
nuiSMDEvvasporidep
pendenau
utilizatorilorr
dereeauaaIT,pnlaanivelulla careeinuivorputeacontinua activitatea dacSAMEEsauSMDEE
devinindissponibile.
nconsecin
n,utilizattoriiacesteiispecificaiicare deschidolicitaie pentru unsistema
u
artrebuis
factoateeforturilep
pentruaideentificaceriineleutilizaatorilorpen
ntrudisponiibilitate,issspecificee
acestlucru
uncaietuld
desarcini.C
Cerineexem
mplupentru
udisponibillitatesuntffurnizatemaaijos.

Ref

Cerinexemplu

Testabil

11.3.1 SMAEtreb
buiesfied
disponibilpentruutilizaatori:dela<xx:00>la<<xx:00><n N
fiecarezi//ntoatezileelesptmnii//xxzileepean>.

Paagina 184 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerinexemplu

11.3.2 Nefuncion
nrileplanifficatepentrruSMAEnu
utrebuiesdepeascc<XX>ore
pe<durataaatreiluniconsecutive>.

Definiia nefuncion
nrii poatte varia n
n funcie de infrasttructur i
arhitectura
a sistemulu
ui. De pild
d, n anum
mite medii, o pan cauzat
c
de
hardwareul server va
v fi consid
derat ca o
o pan a SM
MAE; n altte medii, o
astfeldeccderevafi consideratunaltfel depan,ceenupoate fiatribuit
SMAE.

Trebuies
seconvin
asupraun
neidefiniii potrivite;ca
apunctde pornire,se
propuneurmtoared
definiie:SM
MAEseconsiderafinpandaccmaimult
dintreutilizzatorinupotdesfura
aniciofuncienormal
aSMAEi
de<xx%>d
dacpana
asepoatea
atribuioricreicomponenteaunuiiSMAE,alta
adectcea
astaieideelucruautiilizatorului.

11.3.3 Nefuncion
nrileneplaanificatepentruunSMAEnutrebu
uiesdepeasc<XX
ore/minutte>pe<duraataatreiluniconsecuttive>.

ntro achiziie poatee fi potrivit s se soliccite o dovad cantitattiv despre

blemelor,ca
asprijinpen
ntruaceast
cerin.
timpulmediuderezollvareaprob

11.3.4 Numrul de
d incidente de nefun
ncionare neeplanificat pentru un
n SMAE nu
trebuiesdepeasc<xx>pe<ttreilunicon
nsecutive>.

ntro achiziie poatee fi potrivit s se soliccite o dovad cantitattiv despre

n.
timpulmediuntrepeene,casprijiinpentruacceastcerin

neipeneao
oricruialtssoftwaresauhardwaree,trebuiesfieposibil
11.3.5 ncazulun
ca SMAE s revin la un stad
diu cunoscu
ut (nu mai vechi de <copia de
u nu mai mult
m
de <xxx> ore disp
ponibile de
siguran a zilei anteerioare>) cu
hardware.
activitateh

Testabil
N

11.4Standardetehnice
SMAEartrrebuisfieconformcu
ustandardeelededrepttidefaptaplicabile.C
Cndestep
posibil,estee
dedoritcaaSMAEsp
poatfolosiinterfeedeeschiseinubrevetatee.
Utilizatorii acestei sp
pecificaii pot avea ne
evoie s sp
pecifice cerinele penttru standarde care see
referla:

mediulharrdware(pen
ntrumediuldeserveridestaiid
delucru);

mediulsisttemuluideo
operare(pe
entrumediu
uldeserverridestaiidelucru);

arhitecturaadesoftwareastaieidelucru(client);

interfaapentruutilizaator;

interfaiibazadedaaterelaional;

Paagina 185 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

protocoluldereeaisistemuldeeoperarealreelei;

standardd
deschimb;

interfaaprogramelorraplicaieiikiturilededezvoltare.

Lafolosireaacesteisp
pecificaiip
pentruachizziii,vafineecesarsseadaugen
noidetaliialemediuluii
e pild, sisttemele motenite, sisttemele officce) i oricee
tehnic, incclusiv toate interfeelee SMAE (de
planuripen
ntruschimb
bare.
nplus,utilizatoriiace
esteispecificaiivortreebuisian
nconsiderarrecerinelelorindividu
ualepentru
u
standarde..
Vezianexa
a7pentruolistfinalastandard
delorutilizattenaceasttspecificaie.

Ref

Ce
erinemode
el

Testabil

11.4.1 Dac un tezaur mon

nolingv este
e implemen
ntat odat cu SMAE, acesta ar
trebui s fie conform cu stan
ndardul ISO
O 2788: Lin
nii directoa
are pentru
stabilireaidezvoltareeaunuiteza
aurmonolin
ngv.

11.4.2 Dacunteezaurmultilingvesteim
mplementattcuSMAE,acestaartrrebuisfie
conform cu
c standardul ISO 59
964: Linii directoare pentru stabilirea i
dezvoltarea
aunuitezau
urmultiling
gv.

11.4.3 SMAE treb

buie s acccepte stocarea actelor folosind fo
ormatele dee fiiere i
codareacaaresuntfiesstandarded
dedrept,fieesuntcomp
pletdocumeentate.

Utilizatorii pot dori s

s precizezee formatul fiierelor i cerinele de codare
pentruorganizaialorr.

11.4.4 SMAE ar trebui

t
s stocheze toate datele ntrun forrmat conform cu ISO
8601:Elem
mentededa
ateiforma
atedeschim
mbschim
mbuldeinfo
ormaie
Reprezenta
areadateiiorei.

11.4.5 SMAEarttrebuisstochezetoatenumele limbilornttrunformaatconform

cuISO639:Coduripen
ntrureprezeentareanum
melorlimbillor.

11.4.6 Dac SMAE trebuie s

s administtreze acte n
mai multe limbi saau folosind
d
de cele ale lim
mbii englezze, el ar tre
ebui s fie capabil s
caractere diferite
gestionezeecodareatip
pISO10646
6(Unicode).

egislativeiidereglementare
11.5Cerinele
SMAEtreb
buiessecconformezeecerinelor legislative idereglementare,care,deobicei,variaz
delaoregiunelaaltaintreindustrii.
MoReq2nutrateaz problemap
pstrriiacttelorfizice.Oastfeldeenevoiepo
oate,saunu
u,sexistee
mediuluileggislativideereglementtare;acolou
undeoastffeldenevoiieexist,trebuieluatee
conformm

Paagina 186 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

msuri pen
ntru a prezzerva integrritatea i uttilizabilitateea actelor fizice
f
i elecctronice, caa un ntreg..
Acesteasp
pecteartreb
buisfietraatatedepo
oliticilecorespunztoarrealeorgan
nizaiei.
Urmtoareelecerinevvornecesitaaadaptarellocal,nC
CapitolulZero.
nplus, utilizatoriiMo
oReq2 vor trebuisiaa nconsideerarecerinelecaresu
untspecificeeindustrieii
desfoaractivitatea,sectorulecconomicetcc.
ncareid

Cerin

Ref

Testabil

11.5.1 SMAE trebuie s se conformezze la stand

dardele apliicabile pe plan local,
pentruadm
misibilitateaajuridicivaloareaprrobatorieaactelorelecctronice.

buie s se conformezee cu la legislaia aplicabil pe plaan local n

11.5.2 SMAE treb
domeniulrrecordsman
nagementu
ului(arhivellorlacreato
ori)

e
incompatibil cu
11.5.3 SMAE nu trebuie s includ nicci o caracteeristic ce este
a
pee plan local n domeniul proteciiei datelor personale,
legislaia aplicabil
libertiide
einformareesaualteassemenea.
buiesseconformeze cuoriceceerindereglementareeaplicabil
11.5.4 SMAEtreb
pe plan loccal, de niveel european
n, naional sau local, cu
c coduri de
d practic
specificein
ndustriilor,ffunciilordeeactivitateaasausectoaareeconom
mice.

nagementulldatelorde
ectreteri
11.6Externalizzareiman
osescfurnizo
oriexternid
deserviciip
pentruasto
ocaiadmin
nistraacte. nanumitee
Multeorgaanizaiifolo
cazuri,aceesteasuntactecenum
maisuntactive(sausun
ntmairarfo
olosite),darrcaretrebu
uiepstratee
pentruod
duratstabilitprinpreevederilegaalesauguveernamentalle,reglementrialeind
dustrieisau
u
pentrutermenlung.
onServiceP
Providers,A
ASP)pentru
u
Alteorganizaiifoloseescfurnizorideserviciideaplicaii(Applicatio
ocumentelee
aadministtraacteleactivecai pecelecareaufostarhivate.Orgganizaiilettransmitdo
sau actelee facturi,, corespond
den cu clienii,
c
documentele pentru
p
cereeri de ipoteec etc.

pentru a ffi indexate i stocate prin ASP. Documente

D
le sunt apo
oi disponibiile pentru regsire
r
dee
ctreperso
onalulorganizaieiprin
nInternetsaauprintroreeademaresuprafaa.
Managemeentulactelo
orelectroniccedectretericereccancontractulcufurn
nizoruldeseerviciisfiee
clardefinitteprocedurriievidenecuscopulldeasatisfacecerineledereglem
mentare,deeaaderalaa
bunelepraacticiprivind
dadmisibilitatealegalaacteloreelectroniceissatisfaaccerineleactivitiii
clientuluip
pentruacceesidisponibilitate.
Contractulvatrebuisincludprevederipreecumc:

administraareafurnizo
oruluideserviciitrebuiesfien modstand
dardcelpuinlafeldee
buncaiceaaadmin
nistrriiinteerneaclientuluiasupraapropriiloracte.

clientul vaa putea s recupereze

e actele de la furnizorul de servvicii n viito
or, i s fiee
capabil n
nc s con
ntinue man
nagementull actelor laa standardele organizzaiei i s
satisfacceerineledeadmisibilitaatelegale.

Paagina 187 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Aceastsu
ubseciuneseinspirm
masivdinISO15801(veezianexa7)).

Ref

Cerin

Testabil

11.6.1 Uncontracctsauonelegerela niveldeserviciu(ServviceLevelA

Agreement,
SLA)trebuiiesfiecon
nvenitcuffurnizoruldeeservicii,detaliindserrviciilecare
vorfifolosite.

11.6.2 OSLAesteonelegerrenegociatoficial,nttreclieniifurnizoruldeservicii.
neazpoziiileasumattenceeacceprivete serviciile,p
prioritile,
Elconsemn
responsabiilitileetc.

11.6.3 Detaliile prrocedurilor pentru transferul actelor de la client

c
ctre furnizorul
de servicii i de la furnizorull de serviccii ctre client
c
trebu
uie s fie
documentaate.

11.6.4 Se pot folo

osi legturi de comunicaie ntre diverse loccuri pentru transferul
dosarelor i
actele n
n mod auto
omat, cu o frecven zilnic sau periodic.
Clientultreebuiesfie asiguratc
legturantrecelelo
ocuriestesiguric
protocoaleelesuntimp
plementate pentrua verificatoat
v
teactele prrimiteis
producra
apoartecareeslistezeo
oriceinadveerten.

11.6.5 Furnizorul de servicii trebuie s poat furn

niza clientullui copii alee evidenei
deauditare
ealeprocesselor,pentrrulogareistocareaacctelor/dosarrelor.

11.6.6 Furnizorul de serviccii trebuie s demo

onstreze c dosarelee/actele i
e stocate pot fi transferate cu
u uurin napoi ctre SMAE
metadatele
clientului, fr nici o
o pierdere a structurii, metadateelor sau co
oninutului
actelor.

11.6.7 Furnizorul de servicii trebuie s

s aib imp
plementatee proceduri pentru a
osareiacteeindividuale.
permiteclientuluisttransferedo

11.6.8 Furnizorul deservicii trebuies poatfurniizaunaccespromptalclientului

dministratee.Furnizoruldeserviciitrebuiefieslivrezecclientuluio
laactelead
prezentareeaactuluisauactuloriginal,ntru
untimpilaaunpreneegociat.

11.6.9 Furnizorul de serviciii ar trebui si poat oferi clien

ntului abilittatea de a
priactei/ssaudosaredinbirourileclientului.
solicita,vizzualizaitip

oatefirealizzat,depild
d,prininteermediuluneiconexiun
nidereea.
11.6.10 Aceastapo

11.6.11 Furnizorul deservicii artrebuispoatfurrnizaclientu

uluiposibilitateadea

dosarelor ntre
solicita online descrrcarea sau transmitereea actelor i/sau
SMAEclien
ntuluiispaiuldestoccarealfurnizoruluidesservicii.

Paagina 188 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

11.6.12 Clientul arr trebui s poat solicita rapoarte asupra actelor pstrate de
furnizorul de servicii i detalii assupra programrii de pstrare i dispoziie
etc.Aceasttfacilitateartrebuisfieoferitonlinedinbirourilecliientului.

11.6.13 Serviciilesp
pecificaten
ncerinele11.6.7,11.6
6.8,11.6.9aartrebui:

saibpreevzutenco
ontracttimpiderspunsireaciee;

soperezeentrunme
ediusecurizat.

11.6.14 Clientul arr trebui s verifice dac

d
locul propus pe
entru activvitate este
acceptabil i dac am
mplasamentul ndeplin
nete criteriile coresp
punztoare
pentrunevvoileclientu
ului.

11.6.15 Clientul arr trebui s verifice dac

d
proced
durile prop
puse i pro
ocesele de
administrareastocrrii/depozitrriinuimpliccunriscm
maimarepentruacte
priileproced
durialeclien
ntului.
dectprop

11.6.16 Furnizorul deservicii vatrebuis

demonstrrezectoatteactelecliientuluiau
copii de rezerv
r
i c n cazu
ul unei pen
ne a sistem
mului acesttea pot fi
recuperateenperioada
adetimpprevzutncontract.

11.6.17 Clientul ar trebui s verifice

v
dacc furnizoru
ul de servicii va furnizaa personal
portant.
operaionaalcorespunzztoracoloundesecurritateaacteloresteimp

11.6.18 Este un avantaj dacc toi ang

gajaii furniizorului de servicii seemneaz o
nelegeredeconfiden
nialitateca
aparteacon
ndiiilorlordeangajarre.

11.6.19 Fiecaretraansportdeaactentrecclientifurn
nizoruldeserviciiartrrebuisfie
nsoit de un docum
ment de eviden, caare s preecizeze iden
ntitatea i
numrulaccteloridossarelor.

11.6.20 Terii care furnizeaz servicii de

e transport ar trebui s
s fie organ
nizaii care
satisfaccritteriiledecaalitateinccrederealeclientului.

11.7Prezervarreapeterm
menlunginvechireattehnologic
Preeliminarii
Acteleelecctronicepsstratepentrrutermenlungntmp
pinriscurittehnologiceedintreidirrecii:

degradareaasuportului;

mbtrnirrea(obsolesscence)hard
dware;

mbtrnirreaformatului.

Paagina 189 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Acesteasp
pectsuntdiscutatepe scurtmaijo
os.Consideraiimaideetaliatesep
potgsiinISO18492ii
ntrun maare numr de publicaii de ndrumare, publlicate de in
nstituii ale memoriei culturale ii
altele.
Deggradareasu
uportului
Riscul degradrii supo
ortului apare deoarece toate sup
porturile dee stocare digitale au o
o durat dee
v
ntre
e suporturi i de asem
menea n fu
uncie de co
ondiiile dee
viat limitaat. Durataa de via variaz
mediu.
Urmtoareeleprecauiiitrebuielu
uatepentruapreveni pierdereainformaiilo
ordincauzaadegradriii
suportului:

asigurarea c toate suporturille sunt stocate, folo

osite i manipulate n condiiii
corespunztoaredem
mediu;

nlocuirea periodica suportului (princopiereainformaaiilorpeunsuportno

ou),naintee
desfritulestimataldurateidevia;

opii ale fieecrui act i comparaarea sistem

matic, de o manier
pstrarea ctorva co
Aceastabordareeste nmodobiinuitfolosiitnarhiveelededatee
periodic,aacopiilor.A
specializatee pe termeen lung; prresupune sisteme auto
omate, o descriere
d
mai ampl a
a
acestorafiindnafaraadomeniulu
uiacesteisp
pecificaii.

mb
btrnireah
hardware
Dispozitiveeleperifericcedestocarrebenzi,discuriaauodurat devialim
mitat.Cuctsuntmaii
aproapesaaucuctdeepescaceeastdurattdeviaaateptat,aacesteasoliicitmaimultmunc
dementen
nan,deveenindnaceelaitimpm
maiscumpd
dentreinutireparatt;nceledin
nurm,elee
devin de n
nereparat, din raiunii practice. Informaiilee stocate pe
p dispozitiive mbtrnite vor fii
pierdute permanent
p
atunci cn
nd dispozitivvele intr n
pan, daac acesteaa nu au fo
ost anteriorr
copiatepealtsuport.
mb
btrnireafformatului
mbtrnirrea formatu
ului estecea mai dificiil problem
m pentru orice perioad
d mai lung de civaa
ani.
Problema apare deo
oarece cele mai multe componeent de aplicaii i protocoale im
mplicate n
n
ormaiile p
prezentate evolueaz constant. Ele
E includee
,,lanul de prelucrarre ntre suport i info
u
standarde de codificare, formate de fiiere i aplicaaii. Evoluia lor este rapid, i adesea nu
ungi de civa ani. n
n
pstreaz compatibilitatea lucru adevrat mai ales pe perioade mi lu
ntrecunoscu
ute:
prezent,urrmtoareletehnicisun

migrarea (conversia
n noile fo
(
i
informaiei
ormate caree pot fi accesate de software
s
ii
hardwareaactual);

emularea (mutarea informaiei pe noi hardware, dar

d cu o component
c
softwaree
suplimentaar care em
muleaz (sim
muleazcon
ndiiile de pe)
p vechiul hardware, permind
d
astfelexeccutareavech
hiloraplicaii);

Paagina 190 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

prezervare
ea tehnologgiei (ntreinerea con
ntinu a hardwareu
h
lui original; nu estee
practicpe
etermenlung);

ncapsulare
ea datelor i a softw
ware (o ab
bordare teo
oretic ce implic mpachetareaa
laolalt a actelor, meetadatelor, SMAE i a altor softw
ware ntrun software ,,ambalaj
standard;

Nuexist,nmomentulredactrii,niciomeetoduniversalcarevvagarantaaaccesulpeteermenlungg
laacteleellectronice.C
Consensuleestec:

ceamaipo
otrivitstrattegieested
deapstrainformaiadoarnform
matedeschise,stabile,,
largaccepttate(adic,formatecaaresuntcom
mpletdocum
mentatenspecificaiidisponibilee
publicului)careauossperandeeviandelungat,cum
marfiXMLiPDF/A;

migrarea i/sau

emularea par a
a fi cele mai
m sigure opiuni;
o
n practic, ambele
a
vorr
necesitaattenielapreezervaream
metadatelorrvezimaijos.

Cerinele din aceast seciune sprijin acceste abord

dri. Mai multe
m
sursee de informaie suntt
furnizaten
nanexa7.
Cerrinespecifiice
Ref

Cerin

Testabil

11.7.1 SuportuldeestocareallSMAEtreb
buiesfiefo
olositistocatnmediicaresunt
compatibile cu durataa de via dorit/ateptat i care este n limitele
l
de
toleranp
precizatenspecificaiaafabricantu
uluisuportului.

11.7.2 SMAEtreb
buiesacceeptemonitorizareai nlocuirea suportului destocare
pentruaprrevenidegrradareasup
portului.

Aceast ceerin preveede ca SMA

AE, sau sub
bsistemul de stocare pe care l
folosete,ssraportezeasuprara
atelordeeroarealesuportuluiisspermit
nlocuirea suportului care are defecte
d
sau care este aproape de
d sfritul
duratedevviasale,ffraafecteeactele.

ompararea automat,
11.7.3 SMAE ar trebui s includ caracteristici pentru co
or i s nlocuiasc orice
o
copie gsit cu
periodic a copiilor informaiilo
entruaasigguraproteciampotrivvadegradriiisuportului.
defecte,pe

11.7.4 SMAE treb

buie s perrmit migraarea masiv (redarea) actelor (m
mpreun cu
metadatele
e lor i cu
u informaiile din evvidena de auditare) ctre noi
suporturii/sausistem
mealiniatecustandard
derelevante
epentruforrmatullor,

11.7.5 Furnizorul SMAEtrebuiesaib configurat unprogram

mpentruacctualizarea
ormaiileexxistentepo
otcontinua
sistemului,,nscopul dease asigguracinfo
sfieaccessatefrschimbrideconinut.

11.7.6 Orice modificri de siistem care au fost fccute unui SM

MAE pentru
u cerinele
eitrebuiesrmnco
onfigurated
dupactualizareaunuisistem.
organizaie

Paagina 191 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

11.7.7 SMAE ar trebui s poat

p
raporrta despre formatul fiierelor
f
i versiunile
componentelor.

De pild, SMAE
S
ar trrebui s poat furniza
a liste de co
omponente avnd un
anumeform
matdefiieer.Aceastffacilitatearrputeafifolositmpreeuncuun
software intelligencee sau cu monitoriza
area prezeervrii, fun
ncie care
urmrete identificareea formateelor de fiieere care sunt supuse riscului de
mbtrnirre.

11.7.8 SMAE ar trebui s poat

p
reda (vezi glosaarul) acte din
d formatu
ul(tele) lor
original(e) noriceforrmat(e)deffiierspecifficatpentrupstrarea petermen
mentulteriorsaulaexp
portare.
lunglamomentulcapturrii,ilaoricemom

Testabil
D

Este accep
ptabil ca prrocesul de redare
r
s fie
fi desfurrat printrun
n program
exterior SM
MAE, att timp
t
ct co
ontextul i llegturile sunt
s
pstrate n orice
moment.

11.7.9 Oridecteeoriestepo
osibil,fraaafectainteegritateaacctelor,SMA
AEartrebui
s poat reda
r
compo
onentele diin formatull lor originaal n orice format de
fiier speciificat pentru pstrare pe termen lung la mo
omentul capturrii, la
unmomen
ntulteriorsaaulaexporttare.

Seaccept
caprocesu
ulderedaresfiedesf
uratdeun
nprogramSSMAEatt
timpctco
ontextulileegturilesu
untpstrateenoricemo
oment.

Acoloundeecomponen
ntelesuntrredate,esteeesenialcaintegritatteaactelor
pe care lee formeaz s fie meeninut. Feezabilitatea
a acestei ab
bordri va
depinde n
n general att
a
de ca
apacitatea p
procesului de redare ct i de
aplicaia software sau programul de vizua
alizare folossit pentru a
a prezenta
pild,dacactelesunttpaginiweb
bcareinclud
de(sspunem)fiiere
actele.Dep
imaginiGIFF,arfiacceeptabilsffieredateim
maginileGIFseparate doardac
urmtoareeleelementeesuntadev
rate:

componentteleGIFsun
ntredatentrunforma
atdefiierccarepoate
fiprezenta
atdeaplicaiafolosit pentruaacccesapagin
nileweb;n
acestexem
mplu,esteprrobabilcafo
formatulJPEEGsfiepotrivit;

referirilela
aimaginileG
GIFdinpagiinawebesttemodificattcaparte
aprocesulu
uidemigrarre,astfelnctelesssereferenlloclanoile
imaginijpeeg;

componenttele origiinale (pag

ginile web
b nemodiificate i
componenttele GIF neeredate) su
unt reinutte mpreun
cu noile
componentte.

Paagina 192 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

SMAEtreb
buiesacceeptecelpuiinacesteacciuniiarttrebui,ncazulcelmai
fericit,sleedesfoarreautomat.

Acest exem
mplu este ales
a
doar cu
c scop dee exemplificcare; el nu indic, n
momentul scrierii,c arexistavreunmotiv pentrucarreimaginileenformat
GIFartrebuisfiemig
grate.

11.7.10 Ori de cte ori actte sau com

mponent sunt
s
redate
e, SMAE trebuie
t
s
permitadm
ministratoruluicaredeesfoarredareasinttroducunmotiv.
matdeprezervare,SMAEtrebuie
11.7.11 Atuncicndunactaffostredatntrunform
nztoaredearegsifo
ormatulorigginali/sau
sfurnizezzeposibiliticorespun
redrile,du
upcaz.

Vezideaseemenea5.2.3.

D
P

11.7.12 SMAE ar trebui

t
s po
oat exportta actele i metadatelle lor sub forma unui
Pachet de Informaii pentru Diseminare, aa cum este
e
acesta definit n
anexa7asstandardulu
uiOAIS,ISO14721.

11.7.13 SMAE ar trebui

t
s pstreze cel puin urmtoarele ele
emente de metadate
pentrucom
mponenteleesaleredate
e:

formatuloriginalarfiieruluiiveersiunea;

dataredriii.

11.7.14 SMAE ar trebui s poat extrage meetadate teh

hnice stocate ntro
componentdinaceaccomponent,,iapoisllestochezecametadatte.

Acestemettadatearfiincomplettareametad
datelorspecificatenm
modelulde
metadate MoReq2. De
D pild,po
oate includee detail tehn
niceale unei imagini,
metadatele formatului TIFF,v.6ssauordineabyteilor(eendianmic
cumarfim
sauendian
nmare),lungimeailimeaimaginii.

11.7.15 Dac SMAE folosetee vreo strucctur de co

odare, stocaare sau bazz de date
brevetate, acesteatreebuiesfieecompletdocumentate,documen
ntaiafiind
disponibilrolurilordeeadministrrator.

Aceasta ceerin impllic faptul c nu este suficientt pentru furnizor

f
s
pstreze o
o copie a
a documentaiei; la orizontul de
d timp preconizat,
p
stabilitatea
aunuifurniizornuesteesigur.Poatefi,prin urmare,deedoritcao
copieaaceesteidocum
mentaiis fiencredin
f
natorgan
nizaieiclien
ntsauunei
prineutrre.

11.7.16 SMAEarttrebuispo
oatadministraovarietatedeelementedemetadate
deprezervarepentruacteleiprilesaleco
omponent.

Paagina 193 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Vezianexa
a9.

Testabil

11.7.17 Codul surss al SMAE ar trebui fie

f s fie deschis fie o
o copie a acestuia
a
ar
trebuisfiedepuselaaunter.

11.8Procesele
edeactivitaate
Experienaaaartatcsuccesulin
nstalriiunuiSMAEdeepinde,prin
ntrealifacttori,demssurancaree
sistemulestecompattibilcufelulncareoaameniilucreeaznsitu
uaiilereale
e.ChiardacunSMAEE
conine toate
t
caraacteristicile necesare
e pentru managem
mentul actelor, man
nagementull
documenteeloretc.,o implementtarevareuidoardacutilizatoriilvorgsiuordefo
olosit.Dac
utilizatoriilgsescdifficildefolossit,eilvorrespinge,n
nciudacapaacitilorsaale.
Caorecun
noatereaaacesteisituaaii,aceastseciuned
descriecerin
neledestin
natepentruapromovaa
flexibilitateeaiuurinadefolosiire.nconseecin,majo
oritateacerrinelorsun
ntrecomand
dabileinu
u
obligatorii..Cerinelep
potfisatisfcutedeoaplicaiedeefluxdeluccru(workflo
owsoftwaree)careestee
integratcu
uSMAE.
Uneledinttrecerineleedemaijosfacreferirelacapacitateadea desfura oanumit funcie,,caa
c un utilizator caree
parte inteegrant a unui
u
procees. n toatte cazurile, aceasta nseamn

desfoarunprocesaaartrebui:

saibopiuneadeadesfura((saunu)unproces;

spoatin
niiacuuurinfuncia,depreferatcuunsingurclic,iifraaveanevoies
reintroduccinformaiilecareaufostdejain
ntroduse;

spoatalege,lafinaalulfuncieei,fiesanulezeproceesuloriginalsausse ntoarclaa
a
punct i cu aceeeai stare ca nainte de iniiereaa funciei (ffr a aveaa
acesta n acelai
nevoiesrreintroducinformaiiilecareauffostdejainttroduse).

Aceastsittuaieesteiilustratnffigura11.1

Paagina 194 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura11.1

Toatecerin
nelecareu
urmeaztreebuiesfieinterpretateecafiindde
ependentededrepturiiledeaccess
aleutilizatorului.

Ref

Cerin

Testabil

11.8.1

utilizatorcaareareperm
misiuneade
eamodificaa
SMAEartrebuispeermitunuiu
oricecateegoriedeacct,dosarsaauclasde averificarrespectivaccategoriei
permisiun
nileaferenteecapartein
ntegrantaaleprocesuluidemodifficare.

11.8.2

Atuncicn
ndunutilizaatorroldeaadministrattoresteaveertizatdesprre
reducereaauneicateggoriidesecu
uritateaun
nuiact(vezi10.13.28), rolulde
administratorartreb
buispoatexaminaactuli/saum
metadateleesaleca
parteinteegrantaprrocesului.

11.8.3

Oridectteoriunno
oudosarsau
usubdosarrsuntcreateiundeuncontainerr
fizicexistpentruelee,SMAEarrtrebuisp
permitutilizzatoruluisimprimeo
o
etichet corespunz
c
toare penttru containerul fizic, ca parte in
ntegrant a
a
procesulu
ui.

Paagina 195 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

Aceast cerin perrmite ca o

o etichet care estee produs s conin

oi s fie an
nexate entittii fizice. Aceasta arr
metadateele esenialee, care apo
puteaincllude,darnu
uestelimita
at,metada
ataprecum::

Titlu;

Identificattoruldesisttem;

Coduldecclasificare;

Datadescchiderii;

Categoria
adesecurita
ate(dacesstefolosit);;

Loculnorm
maldedepo
ozitare.

11.8.4

Ori de cte ori un utilizator care terge orice infformaie primete un

n
avertisme
ent despre legturile existente
e
(vvezi seciun
nea 9.3), utilizatorul arr
trebui s poat exam
mina legtu
urile i inforrmaiile leggate i/sau metadatelee
ntaprocessului.
lor,caparrteintegran

11.8.5

SMAEartrebuispeermitunuiutilizatorcaarereediteaazunact,srealizezee
urmtoareele,ntrunsingurproccesintegratt:

11.8.6

11.8.7

screezeoreeditaree;

sdecidundeartreebuiplasatnschemaadeclasificaareaceare
editareisodeclareecaact;

slegereeditareadeeactuloriginal;

slegeactuloriginaldereeditaare.

Atunci cnd un utiilizator decclar un acct, SMAE ar trebui s permit

utilizatoru
ului s veriffice dac un documen
nt a fost de
eja declaratt ca act, caa
parteinteegrantaprrocesului.

Aceast cerin
c
ar trebui s se
s aplice oricrui
o
doccument, indiferent dee
formatulffiierului.

SMAE ar trebui s avertizeze

a
u
utilizatorul
care capturreaz un do
ocument caa
actdacaaceldocum
mentafost dejacapturrat,informndutilizatorulasupraa
loculuin careesteaalocat(clas,dosaretc.)isdea utilizatoruluiopiuneaa
deacontiinuaprocessulsaudeaabandonacapturarea.

Paagina 196 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref
11.8.8

11.8.9

Cerin
Atuncicn
ndunutilizaatorcaptureeazunactt,SMAEarttrebuispermits:

parcurg schemade clasificare (pentruaggsidosarul,clasaetc.

dorite);

svadm
metadatele((permisiuni,cuvintech
heie,descrierietc.)alee
oricrorclaseidosaare

naintedeencheiereaacapturrii,capartein
ntegrantaprocesului.

Ori de cte ori un utilizator

u
ve
ede orice cllas, dosar,, act etc. pe ecran, caa
a unei cuttri, n timp ce parcurge schemaa de clasificare sau n
n
rezultat al
orice alt context, uttilizatorul ar
a trebui s poat de
esfura orrice aciunee
upra lor dirrect, fr a
a avea nevoie s naviigheze n alt
a parte a
a
valid asu
SMAE,inccluzndcelpuin:

sledeschis;

sdeterm
minestructurilesuperio
oaredinschemadeclasificare;

svizualizzezemetadaatelelorsau
uevidenad
deauditaree;

svizualizzezeisurrmreascleegturilelo
or;

sletrimitprinem
mail;

slemodificecatego
oriiledesecuritate;

s vizualiizeze utilizaatorii i ro
olurile caree au acces permis laa
acestea;

sleimprrime(sausleprezintee);

slereed
diteze;

slerepoziionezesaausleteaarg.

Testabil
D

11.8.10

SMAEartrebuispeermitunuiiutilizatoraautorizatsmodificeccategoriadee
securitatee a oricru
ui act, dosar sau clas, inclusivv actualizarrea tuturorr
valorilore
elementelorrdemetadaateafectatee,ntrunsin
ngurprocess.

11.8.11

Dacun tezaurconf
t
formcuISO
O2788sau ISO 5964eeste integraat cu SMAE,,
SMAEarttrebuispeermitunuiutilizatorccareintroducesauacttualizeazo
o
valoarecu
uvntcheiee(saualtvvaloareaau
unuielemen
ntdemetad
datenruditt
cu tezaurrul) s folo
oseasc toaate caracteeristicile un
nui tezaur, cum ar fi
termeni hiperonimi,
h
hiponimi i
asociai i sinonime, ca parte in
ntegrant a
a
procesulu
ui.

Deremarccatc11.1.1
18conineo
ocerinnrruditpentrrucutare.

Paagina 197 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

12..Cerinep
pentrume
etadate
Acest capitol prezintt cerinelee funcionaale pentru administraarea metad
datelor. Modelul dee
metadate MoReq2 esste prezenttat n anexaa 9. Seciun
nea 12.1 accoper prin
ncipiile mettadatelor ii
seciunea1
12.2listeazcerinelegeneralepeentrumetad
date.
Metadateleinclude,ncontextullprezenteisspecificaii,informaiideindexare
eialtedattenecesaree
ministrarea eficient a
a actelor, cu
um ar fi infformaii privitoare la restriciile
r
d acces.O
de
O
pentru adm
definiie o
oficial estte dat n glosar. O
O explicaree mai detaaliat a ro
olului metaadatelor n
n
managemeentulactelo
orsegseteenISO230
081(vezian
nexa7).
12.1Principii
Arieedeaplicarre
Este impossibil s fie definite aicci toate cerrinele de metadate pentru toate posibilelle tipuri dee
implementtri SMAE. Diferitele tipuri
t
de organizaii i aplicai au nevoi partticulare i tradiii de o
o
extrem dee mare variietate. De pild, unele organizaii vor aveaa nevoie de indexare bazat pee
numele dee cont i datele
d
operaiunilor, n
timp ce altele au nevoie strrict de o numerotare
n
e
ierarhic;u
unelevoraaveanevoieedevolume
e,caresereferlaanulfinanciarr,ntimpceealtelenu;;
unele vor avea nevo
oie de un control al accesului pentru
p
raiuni de seccuritate, alttele pentru
u
drepturiloriintelectualeeiaamaideparte.
proteciad
Acest capitol al MoR
Req2 sugereeaz aadar cerinele minime caare sunt gndite ca un
n punct dee
oltare.Acesstecerine minimesuntstrnsleegatedelisttaspecific
plecarepeentruadaptareidezvo
deelementedemettadatepecareSMAEttrebuiesleepoatcap
pturaiproccesa.Acesteeelementee
modeluldemetadateM
MoReq2din
nanexa9.
formeazm
12.2Cerinegeneraledemetadate.
Ref

Cerin

12.2.1 SMAE nu trebuie s prezinte nici o lim

mitare practtic a num
mrului de
elemente de metadaate permisee pentru fiecare entittate (de piild, clas,
dosar,subdosar,volu
um,act).

Sensulexpresieilimittarepracticcvariaz nfuncied
deaplicaiee.Depild,
anizaii cu o
o schem de
d clasifica
are simpl, ar putea s
s nu aib
unele orga
nevoie de att de multe elemente de metadate ca alte
a organiizaii, cu o
schemdeclasificarecomplex.

Paagina 198 din 258

2

Testabil
P

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

12.2.2 Acolo und

de coninu
utul elementului de metadat poate fi legat de
comportam
mentul funccional al SMAE,
S
atun
nci SMAE trebuie
t
s foloseasc
coninutulaceluielem
mentpentru
uadetermin
nafuncionaalitatea.

De exempllu, acolo un
nde SMAE stocheaz
s
m
metadata
data de deeschidere a
dosarului,, el trebuie s populezze acea meetadat auttomat, ori de
d cte ori
dosarul esste deschis, n loc de a cere utiilizatorului s o comp
pleteze. De
remarcat c
c aceasta este o cerrin generral, care se
s aplic mai
m multor
elemente de
d metadatte. MoReq2
2 nu ncearcc s identtifice toate cazurile n
careaceastcerineesteaplicabil.

12.2.3 SMAEtreb
buiesperm
mitdiferite
elorseturid
deelementtedemetad
datsfie
definite pentru
p
difeeritele gen
nuri de acte n mo
omentul configurrii
c
sistemului..

Testabil
P

Deexemplu:

facturileneecesitmetadata:num
mrulcontu
ului;

corespondeena necesiit elementte de metad

date destin
natari, cu
maimultevalori

actele carre sunt im

magini sca
anate vor necesita metadate
referitoarelaprocesulldescanareeiindexaree.

12.2.4 SMAE treb

buie s peermit unu
ui rol de administrato
a
or s defin
neasc, n
momentul configurrii sistemulu
ui, dac fiecare elemeent de metaadat este
obligatoriu
usauopion
nal.

12.2.5 SMAE treb

buie s accepte cel pu
uin urmto
oarele form
mate de ele
emente de
metadate:

alfabetic;

alfanumeriic;

numeric;

dat;

logic(deexx.YES/NO,TTRUE/FALSEE).

12.2.6 SMAEartrrebuisaccceptecaroluldeadmin
nistratorspoatdefiniformate
pentru eleemente de metadate, care constau n comb
binaii ale formatelor
f
definitele12.2.5

Depild,uncazpoateeaveaocottnformattulnnnnn/a
aan

12.2.7 SMAE treb

buie s accepte formaatele de daate definitee n ISO 86
601 pentru
toatedatele.

Paagina 199 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

12.2.8 n momentul configurrii sistem

mului, SMAEE ar trebui s permit definirea
datepentrufiecareelem
mentdemeedatat.
surseided

Posibilele surse suntt descrise n

cerinelee Error! Re
eference so
ource not
found.,12..2.10,Error!!Reference
esourcenottfound.i1
12.2.13.

Testabil
D

ui rol de administrato
a
or s precizeze care
12.2.9 SMAE trebuie s peermit unu
valoare a elementulu
ui de metad
date trebuiie s fie inttrodus i gestionat
manualiccaretrebuieeselectatd
dintrunvoccabularcon
ntrolat.

p
ca valorile elementelor de metad
date s fie
12.2.10 SMAE ar trebui s permit
motenite automat n
modul implicit
i
de la nivelul imediat superior n
ierarhiaun
neischemed
declasificarre.

Deexempllu,pentruunvolum,va
aloareauno
orelementeedemetada
atetrebuie
s fie motenite de la
a subdosarrul mam; i pentru un
u act, valo
oarea unor
metadatep
poatefimo
otenitdellavolumulncaresuntstocate.

12.2.11 SMAEarttrebuispeermitcavaalorilepenttrumetadatesfieob
binutedin
listeascunssesaudinaapelareaalttoraplicaii..

De pild, SMAE
S
ar pu
utea furniza
a numele i codul pottal prin apeelarea unei
aplicai peentru adresse care apoi generea
az numelee strzii ca
are trebuie
folositcam
metadat.

12.2.12 Acoloundeeelementu
uldemetad
datestepo
opulatcudatedintabelelegate,
dac selecctarea uneei valori depete
d
alte valorii n tabeleele legate
subsecventte, aceastaa ar trebu
ui s se reflecte
r
n valorile prezentate
p
utilizatorilo
ornrespecctiveletabellesubsecveente.

12.2.13 SMAEartrebuispoaatobinevvaloridemeetadate:

dintroapliicaiecareccreeazdoccumente(6..3.12);

dintrunsisstemdeopeerare;

dintrunprrogramderreea;

delautilizaator,lamom
mentulcaptturiisaudecclarrii;

prinregulilledefinitenmomentulconfigurriipentru generarea
demetadatedectre SMAElamomentuldeeclarrii.

Paagina 200 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

12.2.14 SMAEtreb
buiespoattvalidameetadateleatuncicndacestasunttintroduse
deutilizato
oriiatunciicndsunt importate..Validarea trebuies foloseasc
celpuinurmtoarelemecanismee:

formatulco
oninutuluielementulu
ui;

intervaldevalori;

validare cu
u o list dee valori, caare este gestionat dee un rolde
administrator.

Unexemplludevalida
aredeformatesteatuncicndco
oninutulessteintegral
numeric sa
au este n format
f
tip dat

(confform cu 12
2.2.5). Un exxemplu de
format din
ntrun interrval este attunci cnd coninutul este cupriins ntre 1
ianuarie 19
999 i 31 decembrie
d
2001.
2
Un exxemplu de validare cu
u o list de
valorieste verificarea dacodesstinaiepen
ntruexporta
areestepreezentntr
olist.

Testabil
D

12.2.15 SMAE treb

buie s po
oat valida metadateele folosind
d apelarea unei alte
aplicaii (de pild, a unui sistem
m de gestiunea resurselor umane
e pentru a
verificadaccunnumrdeangajaatafostatribuit,sauunsistembaazdedate
pentrucod
duripotale)saufolosin
nduntabelinternlegaat.

12.2.16 SMAEtrebuiesperm
mitcaunro
oldeadmin
nistratorsconfigurezeevalidarea
e
specifiicat la 12.2.14, 12.2.14) ce trebu
uie aplicat la fiecare
(aa cum este
elementdeemetadate.

Diferite eleemente de metadate necesit

n
validri diferiite. Deci, dee exemplu,
datelevor apelavalid
darepentru formatiiinterval,n timpcedesscrierilenu
vornecesittaniciovaliidare.

12.2.17 Pentruvalo
orileelementelordem
metadatecaaresuntintrroduseman
nual,SMAE
ar trebui s
s permit unui rol de
d administtrator s co
onfigureze elementul
astfelncttacestas accepteun
nuldinurm
mtoarelem
moduridein
ntroducere
dedate:

valoriimplicitepersisttentedefinitedeutilizaator;

ovaloarep
predefinitcconstant;

datazileideazi(doarpentruelem
menteletipdat);

elementlib
ber.

pot fi de asemeneaa acceptatee moduri suplimentare pentru

introducereadatelor,nespecificaatemaisus,.

Paagina 201 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Cerin

Testabil

O valoaree predefinitt persistent apare ca predeffinit n cmpul

c
de
introduceree a datelorr pentru fieccare elemen
nt n successiune pn cnd este
modificat de utilizato
or. Odat modificat,
m
noua valo
oare este meninut,
m
n pn la
adic deviine persisteent. Aceassta trebuiee s persistte cel puin
sfritulun
neisesiuniilamoduliideal,ntressesiuni.Aceeastaseapllictuturor
entitilorp
pentrucareeutilizatoriiipotintrodu
ucevaloridemetadatee.

12.2.18 SMAE ar trebui

t
s permit
p
con
nfigurarea astfel
a
nct orice valoaare a unui
elementdeemetadatspoatfifolositcaicmpdeccutarentrrocutare
detextlibeer.

12.2.19 Acolo unde o valoaree a unui element de metadat este

e
stocat n format
dat,SM
MAEartrebu
uispermittcutricaarerecunosscvaloaread
datei.

Depild,SSMAEartreb
buisaccep
ptecutri ntruninteervaldedatte.Nueste
suficientca
adatelesffiestocatentruncm
mptiptext.

de valoareaa elementu
ului de meetadat estte stocat n format
12.2.20 Acolo und
numeric, SMAE
S
ar trebui s permit cutri caree recunoscc valoarea
numrului..

12.2.21 SMAE treebuie s p

permit rolurilor de administrattor s resttricioneze
posibilitateea de a facce modificri la valorille de metadate, dup cum este
definitnm
modeluldeccontrolalaccesului(seeciunea13..4).

12.2.22 SMAE treb

buie s perrmit recon
nfigurarea modelului
m
d metadate al SMAE
de
de ctre un
u rol de administrato
or, i trebu
uie s o nrregistreze ca
c atare n
evidenadeauditare.

Deexempllu,poatefi necesarca noielemen

ntededate sfieadu
ugate,cum
ar fi Identificator dee departameent pentru
u unele gen
nuri de docu
umente ce
ganizaiona
ale.
nsoescmodificriorg

12.2.23 SMAE treb

buie s perrmit elemeentelor de metadate s fie conffigurate n
momentul configurrrii sistemullui astfel n
nct valorile generatee din alte
pachetede
eaplicaii,d
desistemulldeoperaresaudeSM
MAE(depild,datele
detransmiitereaemaailurilor)snupoatffimodificattedeutilizatori,odat
ceacestaaaufostcapturate.

12.2.24 SMAE treb

buie s perrmit elementelor de metadate s fie conffigurate n
momentul configurrrii sistemului, astfel n
nct valorille lor s nu poat fi
modificatedeutilizato
oriodatceeeleaufosttcapturate..

Paagina 202 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

13Modelde
ereferin
Acest capiitol furnizeaaz un model de refe
erin pentru cerinelee prezentatte n cadru
ul MoReq2..
Seciunileaacestuicapitolsunt:

Glosarul(seciunea13
3.1)

Schemagraficamod
deluluientittaterelaie(seciunea13.2)

Prezentareenarativamodeluluientitaterelaie(seciu
unea13.3)

Modelulco
ontroluluideacces(secciunea13.4
4)

13.1Glosar
Acestglosaardefinete
etermeniiccheiefolosiinMoReq2.
Cteva definiii semn
nificative su
unt preluatte, sau puin adaptate, dup glosarele preezentate n
n
publicaiilee de referin
n precizaate n anexxa 1; acestee surse sun
nt fcute cunoscute
c
s
sub
fiecaree
definiie.
Termeniid
definiinprrezentulglo
osarsuntred
daicuitalicce8.

roldeadm
ministrator((administra
ativerole)
Unsetdep
permisiuniffuncionalealocateutiilizatorilorccaredesfo
oaraciuniideadminisstrare.
Nott: n MoR
Req2 termenul este fo
olosit i peentru a indica persoan
nele ce au asemeneaa
perrmisiuni.

administraator(admin
nistrator)
Un rol avnd responsabilitatea operaiunilor de zi cu
u zi ale politicii de management
m
t al actelorr
organizaieei,ncadrulorganizaieei.
Nott:aceast definiieessteosimpliificare.Mai alesnmarileorganizzaii,sarcinileatribuitee
n aceast specificaie administrato
a
orilor pot fi distribuitte mai mu
ultor roluri,, denumitee
ncionardeearhiv,aarhivistetcc.
maanageralacctelor,fun

grupare(a
aggregation
n)

Not la ediia romneasc: termenii orriginali din lim

mba englez suunt scrii cu ittalice, n paran
ntez.

Paagina 203 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

(doarnco
ontextulMo
oReq2)Oclaas,dosar,ssubdosarsauvolum.

evidenad
deauditare(audittraill)
Informaii despre op
peraiuni i alte activiti care au
a afectat sau schimbat entitile (de ex..
uficiente deetalii pentru
u a permitte reconstittuirea uneii
elementelee de metadate), psttrate cu su
activitianterioare.
Nott:oeviden
ndeaudittareconstngeneraldinunasau
umaimulteelistesaud
dintrobaz
de date care poate
p
fi vizzualizat sub aceast form.
f
Liste
ele pot fi generate
g
dee un sistem
m
ormatic (pe
entru operaiunile sisstemului informatic) sau
s
manuaal (n general, pentru
u
info
activitilemanuale),darceledintiformeazo
obiectulpreezenteispeccificaii.

autenticitaate(authen
nticity)
(doarnco
ontextulmanagementu
uluiactelor)Calitatead
deafinesch
himbat.
Sursa: adaptat i presscurtat dup
p definiia autenticittatea actulu
ui din Glossarul UBCM
MAS (anexaa
1).
Nott:unactautenticesteeunuldesprecaresep
poatedemo
onstrac:
a)..esteceeaceseafirmceste;
b).afostcreattsauemisd
depersoanaacareseafirmclaccreatsautraansmis,i
c).aafostcreatsauemislaamomentulafirmat.
Surrs:ISO154
489.
Nott:nconteextulunuiact,aceast calitateimplicfaptullcunacte
esteceeaceseafirm
ceesteaceastaanuserefeerlancred
dereancon
ninutulactuluicaode
eclaraiedefapt.

utilizatoraautorizat(a
authorisedu
user)
Unutilizato
orcarearepermisiuneeadeadesffuraaciuneadescriss.
Nott: detaliilee depind dee context. Diveri
D
utilizzatori pot avea
a
diferite
e permisiun
ni.MoReq2
2
nu faceniciun
nfeldepreesupuneridesprecefeldepermissiuniaudifeeritelerolurriidiferiiii
esfoareoaciunesun
ntacordatee
utilizatori.Permisiunilecaareautorizeeazunutilizatorsde
deorganizaie,nconform
mitatecupo
oliticileicu
ucerinelessaledeactivvitate.

importaremasiv(bu
ulkimportin
ng)
Procesuldecapturaaunuisetdeacteelecttronice,de obiceidintroaltaplicaieide obiceicuo
o
partedinssaucutoateemetadatelleacestora..

acaptura((capture,ve
erb)
(1)Aciuneeadenregistraresaud
desalvareaauneiinstan
neparticulareaunuio
obiectdigitaal.

Paagina 204 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Sursa:InteerPARES2ProjectTerm
minologyDatabase.
(2).Salvareeainformaieintrunssisteminforrmatic.
Nott:nconteextulMoReq
q2,acaptu
uraacteesstefolositp
pentruanelegetoateeproceselee
imp
plicatenad
ducereaunu
uiactntru
unSMAEiaanumenreegistrarea,cclasificarea,adugareaa
de metadate i nghearea coninu
utului docu
umentuluissurs. Term
menul este utilizat cu
u
sen
nsul mai geeneral de a introduce ntrun SM
MAE i de a
a stoca alte
e informaii cum ar fii
valo
orilemetad
datelor.

dosardecaz(casefilee)
Undosarccaresereferlaunasaaumaimultteoperaiun
nidesfuraatetotalsauparialdeeomanier
structuratsauparialstructuratt,carezultatalunuip
processauaauneiactiviticoncrette.
Nott: nu existt o definiie universaal acceptatt a acestor termeni, nici o distincie ntree
dossareledecaazialtecategoriided
dosareadesseaadminisstratedeSM
MAE.Aceasstdefiniiee
estee, prinurm
mare, dezvoltat pentru
uiurm
mretes facilitezen
f
elegerea
MoReq2;;
aplicabilitateasanaltesiituaiinuesstegarantatt.
Nott: actele dintrun dosar
d
de caz
c
pot fi structurate
e sau nestructurate. Principalaa
caracteristicd
distinctivaadosarelordecazesteecacesteaarezultdin
nprocesecaaresuntcell
puinparialsttructurateirepetitivee.Exempleincludedosaaredespre:

cereripentrup
permise

cheestionaredeespreunserviciuderutin

inveestigareaunuiaccident

mo
onitorizarearegulamen
ntar

Nott: n mod obinuit, alte

a caracte
eristici ale dosarelor de caz sun
nt c acesteea, n mod
d
freccvent:

preezintostru
ucturprediictibilaconinutuluilor

sun
ntnumeroase

sun
ntstructurattesaunpaartestructurate

sun
nt folosite sau administrate n cadrul un
nor processe cunoscu
ute i pre
detterminate

treb
buiesfiep
pstratepentruanumiiteperioadeedetimp,ccarezultataallegislaieii
sau
ureglementtrilor

pottfideschiseeinchised
depracticieeni,utilizato
orifinalisau
usistemedeeprocesaree
adatelorfrafinevoied
deaprobareeaconduceerii

lucrtordeecaz(caseworker)
Unutilizato
orcarelucrreazcudossaredecaz..

Paagina 205 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

clas(classs,substantiiv)
(doarnM
MoReq2)Poriuneaierrarhieireprezentatdeeoliniepo
orninddino
oricepunct alierarhieii
uneischem
medeclasifiicarectrettoatedosarreleaflatesubel.
Nott:aceasta poatecoreespunde,nterminologgiaclasic, uneiclase
eprimare, grupsau
u
serii(sausub
bclas,sub
bgrup,subserieetc.),laoricenive
elalschemeideclasificare.
Nott: n MoRe
eq2, clasa este de asemenea
a
f
folosit
pen
ntru a denu
umi totalitatea actelorr
alocateuneicllase.

clasificare(classificattion)
n manageementul acctelor, iden
ntificarea sistematic i ordonare
ea activitilor i/sau actelor n
n
categoriin
nconformittatecumetode,conveniiireguliproceduraalestructuraatelogic,reeprezentatee
ntrunsisttemdeclasificare.
Surs:ISO15489(vezianexa7).

coduldeclasificare(cclassificatio
oncode)
Unidentifiicatoratribu
uitfiecrei clasentro
oschemdeeclasificaree.ncadrulffiecreiclasse,codurilee
declasificaarealeclaseelorcopiisu
untunice.

schemde
eclasificare
e(classificattionschemee)
(nMoReq2)Oordonaareierarhiccdeclase,dosare,sub
bdosare,vo
olumeiactte.

autorizaiee(clearancee)
Veziautoriizaiedeseccuritate

anchide((close,verb)
Procesuldemodificarreaatributu
uluiunuido
osar,subdo
osarsauvollum,astfelnctacestaasnumaii
poatacceeptaadugaareaaltoraccte.

nchis(clossed)
Desemneaazundosa
ar,subdosa
arsauvolum
mcarenum
maiestedeeschis,deci numaipoaateacceptaa
adugareaaltoracte.

CMS
Sistemedeemanagementalconiinutului(Co
ontentManaagementSyystem)

componen
nt(compon
nent)

Paagina 206 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Un flux disstinct de biicare, singgursau mp

preun cu alte
a fluxuri de bii, alcctuiesc un actsau un
n
document..
Nott:acestterrmennuestenuzgen
neral.
Nott:expresiaafluxdistin
nctdebii estefolosittpentruad
desemnace
eeacenmodobinuitt
estee numit fiier (file) n
tehnologgia informaiei. Cuvnttul file a fo
ost evitat aici pentru a
a
preeveni confu
uzia cu sensul din maanagementu
ul actelor al
a termenului file (do
osar). Cheiaa
con
nceptului esste c o ccomponent este o parte
p
integrrant a con
ninutului unui
u
act, n
n
ciud
dafaptuluicelpoatefimanipulaatiadministratseparaat.
Nott:exemple
eledecomp
ponenteinclud:

undocumentHTMLiimaaginiJPEG,carecompu
unopaginweb;

un document dintrunprrocesordettexteiofo
oaiedecalcul,undeactulconst
urncorporat(ohipeerlegtur))sprefoaiaa
dindocumentcareconineolegtu
decalcul.

Nott: compon
nentele treebuie s fiee distincte, adic separate una de cealalt. Dac un
n
doccumentdinttrunproceesordetextteconinen
ncorporat ofoaiede calcul(spreedeosebiree
dencorporare
eauneilegturictreffoaiadecalcul),atunciiseconside
ercfoaia dcalculnu
u
esteeocompon
nent;naccestcaz,do
ocumentul dinproceso
oruldetextteesteun actalctuitt
dintrosingurcomponen
nt.
Nott:unmesaajemailcuanexepoatefiocomponent,precumictevacomponentesau
u
ctevaacte,n
nfunciedeformatuln
ncaresuntsstocate.

Dacc mesajul este stocatt ntrun format care include

i
corrpul mesaju
ului i toatee
aneexelesale,aatunciested
doarocomponent.

Dacc anexele sunt stocatte separat i legate in

ntern de corpul mesajului, atuncii
fieccareanexicorpulme
esajuluiesteeocompon
nent.

Daccanexelessuntstocateeseparatdeecorpulmeesajuluideeemail,darelenusuntt
legaateintern, atuncifiecaareanexicorpulmeesajuluisun
ntcteunaactseparat;;
bun
na practic sugereaz c aceste acte
a
ar treb
bui s fie manual
m
legaate unul dee
altu
ul.

momentullconfigurrrii(configurrationtime))
Punctuldin
ncicluldevviaalunuiiSMAElacaareesteinsttalatiisuntstabiliip
parametrii.

custode(ccustodian)
(al unui act sau grupri) Perso
oana sau sttructura dintro organ
nizaie caree are (au) n posesiee
actul(ele).

distrugere(destructio
on)
Procesul de
d eliminarre [] a acctelor, de o
o manier care s nu
u mai perm
mit sub nici o form
reconstituiirealor.

Paagina 207 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Sursa:ISO15489(vezianexa7).
Nott: n funcie de configurarea sisstemului, teermenul poate fi sinon
nim cu teergerea sau
u
altoperaiunesimilartergerii.
Nott:Termenulnuurmretesim
mplicesupraascriereadaatelordistru
usesaualteemsuridee
seccuritate. Aseemenea msuri adiio
onale de seecuritate po
ot fi implem
mentate, dar
d nu suntt
cerutedeMoR
Req2.

digital(dig
gital)
Descrie infformaii alcctuite mai degrab din
d digii disstinci sau valori num
merice dectt din valorii
continuevvariabile.
Nott:termenu
ulnuestefo
olositnMo
oReq2penttruadescrieeacte.Deiactedigittaleesteo
o
exp
presiemaip
precisdect acteele
ectronice, primul esteemai rarfo
olositnpraactic.Vezii
elecctronic.

suspendarreadispoziiei(disposa
alhold)
Oregulcaarempiedicdistrugerreasautran
nsferulacteelor.

dispoziie(disposal)
Serie de p
procese asociate cu implementaarea deciziiilor de pstrare a acctelor, disttrugerii sau
u
transferulu
uicaresuntdocumentaateprogram
mridedisp
poziieipstraresaunalteinstru
umente.
Surs:ISO15489(vezianexa7).

document(documentt,substantiv)
Informaianregistratsauobiecctcarepotffitratatecaunntreg.
Surs:ISO15489(vezianexa7).
Nott: un docu
, suport magnetic
ument poate exista pe
p hrtie, microform
m
m
au alt suportt
elecctronic.Poaateincludeoricecomb
binaiedeteextdate,grrafic,sunett,filmesaualteformee
deinformaie.Unsingurd
documentp
poateconsttadinunasaumaimultecomponeente.
Nott:documeentelesunt diferitede actencttevaaspectteimportan
nte.MoReq2folosetee
term
menul docu
ument penttru a definii informaiaa care nu a
a fost captu
urat ca actt, respectivv
classificat, nreggistrativeerificat la ieeire. Cuvn
ntul nregistrat (reco
orded) din definiie
d
nu
u
imp
pliccaracteeristicileun
nuiact(reco
ord).Totuii,deremarccatcanum
mitedocum
mentedevin
n
acte.

genuldocu
umentului((documenttype)
Descriedo
ocumentecaaremprtescanumiitecaracteristicicomun
ne.

Paagina 208 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Nott:deexem
mplu,docum
mentelecarreauomacchetcomu
un,coninu
ut,cerined
depstraree
id
dispoziiei//saumetadate.Genuriledocumen
ntelorpotin
nclude,dep
pild:
o form
mularedeccerere;
o corresponden(incluznd
dscrisoriifaxuriime
emoranduri);
o currriculmvitaee;
o mesajeemail;;
o facttur;
o rap
portmedical;
o pagginweb.
Nott: n acestt exemplu, mesajele email
e
sunt tratate dife
erit de alt fel
f de coresponden,,
deo
oarecepotaaveadiferitecerinedeemetadate;nuestenscazulnffiecareorgaanizaie.
Nott: fiecare organizaie trebuie s i deefineasc genurile
g
saale docum
mentare, n
n
con
nformitateccunevoiled
deactivitatee;exempleledemaisu
ussuntpuriilustrative.

SMDE(EDM
MS)
Sistemdemanagementaldocum
mentelorele
ectronice.
Aplicaieb
bazatpecaalculatorcaareseocup
pdemanagementuld
documentellordealun
ngulcicluluii
lordevia.
Surs:IEC820451Maanagementtuldocumen
ntelor
Nott: funcion
nalitatea ceerut pentru un SMD
DE nu este
e inclus n
n aceast specificaie.
s
.
Tottui,unSMDEesteadeseafolosittnstrnsintegrareccuunSMAE.Veziseciunea10.3
3
pen
ntrumaimu
ultedetalii.

electronic(electronic)
Pentrusco
opulacesteispecificaii,cuvntulelectronicestefolositcuacelaisenscadiigital.
Nott: nregistrrile analo
ogice, dei ele pot fi privite ca electronice,
e
, nu sunt considerate
c
e
eleectronicensensulaccesteispecificaii,deoaareceelenu
upotfistocatentrun
ncomputerr
decct dac elle sunt con
nvertite n format diggital. Rezult deci, n terminologia acesteii
speecificaii,cacteleanalogicepotfiistocatedo
oarcaacteffizice.

documentelectronic(electronicdocument))
Undocumeentcareesttenformelectronic.
Nott:termenu
uldedocum
mentelectro
onicnuesteelimitatlad
documentelletextualeggeneraten
n
mo
odobinuitd
deprocesoaareledetexxte.Elincludedeasem
meneamesaajeemail,ffoidecalcull
belar,graficeeiimaginii,documenteHTML/XML,docum
mentemultim
mediasauccompuseii
tab
alteegenuridedocumenteetipoffice.

Paagina 209 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

actelectro
onic(electro
onicrecord))
Unactcareeestenforrmelectro
onic.
Nott:UnSMA
AEdiferdeSMDEnctevaaspeccteesenialee.Veziseciunea10.3pentrumaii
multedetalii.

aexporta((export,verb)
Procesuldeproducereauneicop
piidupactteleelectronice,mpreuncumettadatelelorr,pentruun
n
altsistem.

dosar(file,,substantivv)
Ogrupareorganizatdeactegru
upatempreeundeoareecesereferrlaacelaisubiect,acctivitatesau
u
tranzacie(operaiunee).
daptatdupISAD(G)(vvezianexa7
7).
Surs:presscurtatiad
Nott:acestae
estesensul dinmanagementulaccteloralterrmenuluido
osar(file).EEldiferdee
sen
nsulIT(file==fiier),pen
ntrucareM
MoReq2foloseteterme
enulcompo
onent.

formatdefiier(filefformat)
Structurainterni/ssaucodificareaunuiacctsaucompo
onent,careeipermitesfieprezeentatntro
o
formacceesibilpentruom.
Not:exem
mpleleinclu
ud:

HTMLv.3.2
2(formatdeefiierpenttrupaginiw
web);

PDF/Av.1(formatarh
hivisticdefiierpentrudocumenteeportabile)).

TXT(formaatdefiierttiptextsimp
pluASCII)

XML v.1.0 (un formatt de fiier pentru

p
limb
baj de marccareextensiibil care se bazeaz ell
ASCII)
nsuipeteextsimpluA

multe form
mate de fiiere
f
prop
prietate ,prroduse de aplicaii pentru
p
PC, cum ar fii
pacheteleoffice.

format(format,substtantiv)
vezifileforrmat

grup(grup
p,substantivv)
unsetdeu
utilizatori
Nott:ungrup
ppoateincludeutilizattoricuroluriidenticessaudiferite
e.Ungrupeesteuneorii
folo
osit pentru a defini affilierea utilizatorilor laa o structur organizaaional, cu
um ar fi un
n
dep
partament (n care caz va includ
de, n mod obinuit, cteva rolurri); este uneori folositt

Paagina 210 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

pen
ntru a defini caracterrul de mem
mbru al un
nei echipe virtuale care traverseeaz cadrull
orgganizaional, cum ar fi toate Birourile de achiziii (n caare caz ar putea
p
constta doar din
n
utilizatoriicuu
unrolspecifficat);saup
poatefiutilizatnalteffeluri.

import(im
mport)
veziimporttarengrup
p

cuvntcheeie(keyworrd)
Metadatopionalfo
olositpenttruadescrieclase,dossare,subdo
osareiactee,darnusu
ubvolume.
Nott: buna prractic estee de a alegee cuvintele cheie din sau validate conform unuii
voccabular con
ntrolat sau s fi extrase automat de un SMAE, darr acest lucrru nu estee
obligatoriu.

metadat(metadata))
(ncontexttulmanageementuluiactelor)Datedescriindcontextul, structuraiconinutu
ulactelorii
managemeentulacesto
oradealun
ngultimpulu
ui.
Sursa:ISO15489(vezianexa6).
Nott: unele modele
m
suntt bazate pee o perspectiv concep
ptual diferrit a metad
datelor. Dee
pild
d, ele pot trata informaiile din evidena de
d auditaree ca fiind n
n ntregime metadate..
Aceeste perspe
ective altern
native sunt corecte i valoroase n contextu
ul lor, dar nu sunt dee
ii sistem
ajuttor n speecificarea funcionalit
f
melor i dee aceea nu
u sunt luaate aici n
n
con
nsiderare.

urmdem
metadat(m
metadatasttub)
Subset de metadate pentru un element, care
c
este reeinut dup ce sa disspus de aceel element,,
pentruaservidreptm
mrturiecdeelemen
ntulcarefu
usesepstraatafostsupusuneiprroceduridee
dispoziientromanieercorespu
unztoare.

dosargeneeral(nonca
asefile)
Oricedosaarcarenuessteundosa
ardecaz.

adeschidee(open,verrb)
Procesuldecreareau
unuinoudo
osar,subdo
osarsauvollumcaatare
e,carepotacceptaadugareadee
acte.

deschis(op
pen,adjectiv)

Paagina 211 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Termencaaredescrie undosar,subdosarsaauvolumcaarenuaufo
ostncncchiseicareeastfelnc
aupermisiuneadeaaacceptaadugareadea
acte.

responsab
bil(owner)
Personasaaurolulresp
ponsabilpentrucreareasaugrupaareaunuiacct.
Nott: termenu
ul este folo
osit cu acesst sens n MoReq2;
M
prroprietarul legal al un
nui act estee
orgganizaiacarredeineaccelact.
Not:vezideasemeneacustode..

dosarhrttie(paperfiile)
Ocategoriededosarffizic.
Not:exem
mplelededosarehrtieeinclud,priintrealtele,,plicuri,dossarecutiiibibliorafturi.

PDF(PDF)
Format dee documen
nt portabil, un format de fiieer destinate n primu
ul rnd reeprezentriii
informaiilorbidimensionale.
Not: la momentul
m
redactrii,
r
a
acest
format larg folo
osit este proprietateaa firmei Adobe, dar o
o
versiune recent a fo
ormatului (v.1.7) este n analiz pentru un Standard Internaional (ISO/DISS
32000). In
ncluderea teermenului PDF n acesstglosar nu
u reprezint nicio form
m desprijjin.Extensiii
pentrurep
prezentareainformaiilortridimen
nsionalesun
ntncursdeedezvoltaree.

PDF/A(PD
DF/A)
Unsubset alPDFpro
oiectatpenttrufolosire arhivistic,,aacume
estedefinit nsetuldeestandardee
ISO19005..

dosarfizic(physicalreecord)
Undispozitivpentrup
pstrareado
ocumentelo
orfiziceiaactelorfizicce.
Surs:adaptatdupP
PROFunctio
onalSpecificcation(vezianexa1)

actfizic(ph
hysicalreco
ord)
Unactcareesteinuttntrunmeediuexterio
orunuiSMA
AE,astfelnctactulnsuinuesteeindividuall
submanaggementulSM
MAE.
Not: exem
mplele includ actele pe hrtie, actele pe microforme
m
e i actele electronicee inute pee
suporturiaamovibile,aatttimpctactelenusuntadmin
nistrateindiividualdectreSMAE.

prezentaree(presentation)

Paagina 212 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Manifestarreaunuiacttelectronicprezentatd
deSMAElacareunutiilizatorpoattefacereferin.
Not: natu
ura precis a prezenttrii poate fi afectat de mediul software i hardware. n mod
d
obinuit,d
diferiteprezzentrialeaaceluiaiactpotvariandetaliile dimensiuniilordefont,decapetee
de linie i paginaie, rezoluie, adncimea
a
bitului, spaaiu de culo
oare etc. n
n majoritateea cazurilorr
nunelecazu
uriefectele lorpoteniialetrebuiee
acestedifeerenesuntacceptabilee.Cutoate acestea,n
sfiedistin
nctluatenconsideraie;acesteaspectedepescdomeeniulaceste
eispecificaii.
Not:nveersiuneapre
ecedentaMoReq2terrmenulreda
areafostfo
olositcuaceestsens.

profil(proffile)
Unsetdep
permisiuniaalocateunu
uiutilizator sauunuigrrupsaurol.

act(record
d,substantiiv)
Informaieecreatprim
mitipsttratpentru
umrturie iinformarredeoorgaanizaiesau
upersoan,,
rezultatd
dinndeplinireaobligaiilorlegalesaudintrotranzacie//operaiuneeauneiactiviti.
Surs:ISO15489(vezianexa7).
Nott:potfiluaatenconsideraredeaasemeneaidefiniiinaaionalespeecifice.
Nott:unactp
poatencorporaunulssaumaimu
ultedocumeente(depildcndun
ndocumentt
aree anexe) i poate exista pe oricee mediu i n orice fo
ormat. n consecin, el poate fii
alctuit din unul sau mai multee componeente. Pe lng coninutul doccumentuluii
(do
ocumentelor), un act ar trebui s
s includ informaii contextuale
e i, dac este cazul,,
info
ormaie strructural (de pild, informaii care descrriu compon
nentele un
nui act). O
O
caracteristice
esenialaunuiactesttecelnup
poatefimodificat.
Nott:UnSMAEpoateadm
ministraattacteelecttronice,ctiactefizicce.

genulactu
ului(recordtype)
Descrieunactalctuitdintrund
documentcugenuldoccumentului echivalent.

reedita(reedact)
Procesuldeascundereeainformaaiilorconfid
denialedin
ntrunact.
Nott:aceasta poateinclu
udeaplicareeaunordreeptunghiuriiopacepen
ntruaacop
perinumelee
etc.(echivalen
ntulelectron
nicpentruccenzurareadocumenteelorscriseccucerneal)),precumii
ormaiasaueliminareaapaginilord
dintrocopieeaactului.
metodemaisiguredeaascundeinfo
Nott: n toate cazurile, nu este afectat
a
acttul electron
nic original n integraalitatea lui..
Reeeditarea esste realizat pe o co
opie a actu
ului electro
onic; aceastt copie see numetee
reeditare.

reeditare((redaction,substantiv))

Paagina 213 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

(aunuiactt)Ocopieauniactcrruiaisauaplicatoseriedemodifficripentru
uaeliminasaumasca,,
darnupen
ntruaaduggasaumodificnelessulconinuttuluiexisten
nt.
Sursa:definiiainstaneidinPR
ROFunction
nalSpecificaation(veziaanexa1).
Nott:schimbrilerezultaate,nmod obinuit,d
dinrestriciiiasupradezvluiriide informaii..
De pild,unactpoatefi fcutpubliccdoardupcenumelepersoaneelorsuntaco
operitesau
u
nlturate din el; n acest caz, este creat o reeeditare a actului, din
n care numele au fostt
fcuteinvizibille.Procesuldemascare
eesteuneo
orinumitredactare.
Nott:nediiaanterioaraMoReq2ttermenuleextrasafostfolositcu
uacestsenss.

nregistrarre(registatiion)
Aciunead
deaatribuiunidentificcatorunicunuiact,lain
ntrareaacestuiantrunsistem.
Surs:ISO15489vezianexa7).
Nott:ncontextulMoReq
q2,nregistrrareaesteo
oparteapro
ocesuluidecaptur.

reda(rend
der)
Procesuldeproducereeauneired
dri.

ntlnire(rrendezvouss)
Unpunctnfluxuldeactivitiun
ndedousaaumaimultteactiviti paralelenexecuieco
onvergntr
osingursseriecomun
ndecontro
ol.
Surs:WorrkflowManagementCo
oalitionTerrminology&
&Glossary,issue3.0.

redare(ren
ndition)
Omanifesttareaunuiactsauauneicompon
nenteprinssaufolosind
dsaumaimulteformattedefiieree
caresuntd
diferitedefformatuldefiiernativ.
Nott: redrilee sunt n geeneral prod
duse pentru
u a prezervva actele electronice, adic de a
a
red
duce riscul pierderii posibilitii de
d acces a coninutului lor pestte timp. Dee exemplu,,
acteleproduseeintrunfo
ormatdefiierpatentaatpoatefisstocatcao redarentrrunformatt
standard,cumarfiPDF/A
AsauXML.
Red
dareaunui actnseamnredarea unorasau atuturorcomponenteelorsale.Du
upredare,,
actulpoateavveaacelai numrdeccomponenttecanainte
esauunnu
umrdiferit.Depild,,
un actconstn
nddin30deecomponenteincluznd10obiecctetipimaggineGIFpoatefiredatt
ncctevamoduri,cumarfi:
Red
darea unui act intrun
n format de
d fiier PD
DF/A: n accest caz, actul iniial are 30 dee
com
mponente,iredareaaareuna.
Red
dareacomp
ponentelorG
GIFdoarnttrunformaatdefiierJJPEG:naceestcazattactulctii
red
darea lui arre 30 de componentee i, n plus, unele ob
biecte din redare trebuie s fiee

Paagina 214 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

schimbate pen
ntru a facee o referin corect ctre noile
e imagini redare JPEG
G n loc dee
imaaginiGIF.
Nott:redareaafostfolossitcudiverrsesensurinversiuneaaoriginalaaMoReq2.

inventar(rrepertory)
Olistatitlurilorded
dosareexisstentencadrulfiecru
uiadintrecelemaimicciniveluriaaleschemeii
declasificaare.

programarredepstraareidispo
oziie(reten
ntionanddiispositionscchedule)
Un instrum
ment oficiaal care definete perio
oadele de pstrare/reeinere i aciunile
a
dee dispoziiee
ulterioareautorizatep
pentruacteeledescrisenregul.
Surs: adaaptat dup Glosarul de adminisstrare al actelor
a
nto
ocmit de Arhivele
A
naionale alee
Australiei.
Nott:nversiu
uneaanterio
oaraMoReq2termen
nulfolositafostprograamaredepstrare.

rol(role)
Grupareau
unorpermissiunifuncio
onaleacord
dateunuisu
ubsetprede
efinitdeutilizatori.
Surs:PRO
OFunctionalSpecificatiion(vezianexa1).

categoriad
desecuritatte(securityycategory)
Unulsaum
maimulitermeniasociaicuunacctsauogru
uparecared
definetereegulicereglementeaz
accesullaaacestea.
Nott: categoriile de secu
uritate suntt n mod obinuit atribuite la nivvel organizaional sau
u
naional.Exem
mplealecattegoriilordeesecuritateefolositen
norganizaiiileguvernaamentalen
n
majjoritatea rilor europ
pene sunt: strict secrret de importan deosebit (TTop Secret),,
strrictsecret (Secret),ssecret(Con
nfidential), secretde serviciu(R
Restricted), nesecret
(Un
nclassified). Acesteasu
untuneorissuplimentattedealitermenicum arfi:exclusivpentru
u
VesstulEuropeiisauPerssonal.
Nott:acesttermennuesstedeuzge
eneral.Ela fostadoptaatnMoReq2nlocul termenuluii
claasificare,ccareestead
deseafolositdectreccomunitateaserviciilorrdesecuritate,pentru
u
aevvitaconfuziiacusensulcuvntuluiclasificare dinmanage
ementulacttelor.

autorizaieedesecurittate(securittyclearancee)
Unul sau mai muli termeni asociai
a
cu un utilizattor care deefinete niivelurile de securitatee
(secretizarre)lacareiesteacordaataccesunuiutilizatorr.

urm(stub
b)

Paagina 215 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Veziurmdemetadatte(metadatastub).

subdosar(subfile)
Subdiviziun
neintelectu
ualaunuid
dosar.
Nott:subdosarelesuntaadeseautiliizatenmed
diiledemanagement aldosarelordecaz.n
n
mo
od obinuit, fiecare subdosar este denumitt i fiecare subdosar este folosit pentru a
a
stoca o anum
mit categorrie sau cateegorii de acte
a
pentru o instan a cazului,, cum ar fii
faccturi,evaalurisaucoresponden.Acessteapotfi,ttotui,folossitedeasem
meneain
n
mediicudosarregenerale.

transfera((transfer,ve
erb)
Procesuldemutareadosareloreelectroniceccomplete,nsoitedem
metadatelelor,naltsistem.
Surs:adaptatdupP
PROFunctio
onalSpecificcation(vezianexa1).
Nott:dosarele
esuntadesseatransferratempreu
uncutoatecelelalte dosaredinttroclasaa
schemei de cllasificare, atunci
a
cnd
d scopul transferului este de a muta dosaarele ntro
o
arh
hive,pentrupstrarepeermanent..
Nott:vezideaasemeneaeexport.

utilizator((user)
Oriceperso
oancareu
utilizeazun
nSMAE.
Nott: acesta poate
p
include (printre
e alii) administratorii, personalul de birou, membri aii
pub
bliculuiipe
ersonalexteern,cumarfiauditorii..
Nott:unutilizaatorpoateavearoluri,ideasemeneasfiemembruallgrupurilor..

grupdeuttilizatori(ussergroup)
Vezigrup.

profildeutilizator(usserprofile)
Profilulunu
uiutilizatorr.

roldeutilizator(userrole)
u
or care perm
mit desfu
urarea de aciuni
a
caree
Un set de permisiuni funcionale alocate utilizatorilo
administreeazactele.
Unutilizato
orpoateavveamaimulterolurideeutilizator,d
darnumaiu
unsingurprrofildeutilizzator.
Nott:nMoReeq2acestteermenestefolositipeentruaden
numipersoaanelecareaauastfeldee
perrmisiuni.

Paagina 216 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

versiune(vversion)
(aunuidoccument)Staareaunuido
ocumentlaunanumitpunctdintimpuldezvo
oltriisale.
Surs:PRO
OFunctionalSpecificatiion(vezianexa1)
Nott:oversiuneesten modobinu
uitunuldin
nproiectele
eunuidocumentsaud
documentull
finaal. n anum
mite cazurii, totui, documentel
d
le finale exist
e
n ctva versiu
uni, de ex..
manualeleteh
hnice.naltecazuri,ve
ersiunisuntttraducerilee.Spredeosebireded
documente,,
oversiune;vvezi,deasemenea,reeeditare.
actelenupoteexistanmaaimultdeo

actvital(vvitalrecord))
Unactcareeesteesenialpentrufuncionareeai/sausupravieuireauneiorgaanizaiintim
mpuli/sau
u
dupositu
uaiedeurggen.

volum(vollume)
Osubdiviziiuneaunuisubdosar.
Nott:subdiviziunilesuntcreatepenttruambun
nticapaccitateadeaadministraaconinutull
sub
bdosarelor,, prin crearrea de unitti care nu sunt prea mari pen
ntru a fi ad
dministratee
correspunztorr.Subdiviziu
unilesuntm
maidegrabmecanice (depild, bazatepen
numruldee
actesaupeseriidenumeeresauinterrvaledetim
mp)dectin
ntelectuale.

13.2.Modelulentitatere
elaie
Aceastseeciunerepe
etoaparteedinseciun
nea2.3.,peentruuurin
nadeinform
mare.
Eaconineeunmodel entitaterelaie,carep
poatefifolo
ositcaunaajutornnelegereasp
pecificaiei..
Seciunea13.3conineoexplicaienarativcaredescriieiexplicmodelul.
Modelulentitaterelaaieestepreezentatnffigura13.3.Unaspect important alacestui modelestee
nte stocatee ntrun SM
MAE. El reeprezint o
o
c el nu are nevoiee s reprezzinte structturi existen
f
aceste relaii pentru a
a
perspectiv teoretic a entitillor asociatee cu acte. Un SMAE folosete
mentechivaalentcucelalstructurilordindiaagram.Veziseciuneaa2.pentru
u
generaun comportam
maimulteexplicaiiassupraacesttuisubiect.
ntre dosare, volume, acte
a
i alte entiti im
mportante sunt descrise n urmtorul modell
Relaiile n
entitatereelaie. Aceasta este o reprezentaare formal a structurilor selectate care pott fi folositee
pentruadescriecomp
portamentu
ulunuiSMA
AE.
ndiagram
m,entitileedosaree,acteetc. suntrep
prezentate prindreptu
unghiuri.Lin
niilecarelee
unescreprrezintrelaiiledintreeentiti.Fiecarerelaieeestedescrrisprintru
untextlamijlocullinieii
iaceastaaartrebuisfiecititn
nsensulsggeii.Fiecareecaptdessfritalrelaieiareun
nnumrcarr
reprezint numrul de
d apariii (altfel
(
spuss, cardinalittatea); num
merele sunt explicate n
legend..
pusdinunaasaumaimultecompo
onente(dee
Deci,depiild,figura 13.1semnificunacttestecomp
observatd
direciasge
eiirelaiei)..

Paagina 217 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura13.1

Oliniecurbtraversnddousaaumaimultterelaiiind
dicfaptul crelaiile suntreciprrocexcluse,,
dat.Deci, deexemplu
u,liniacurb
bdinfiguraa13.2nseaamnfiecaareactestee
pentruoriccesituaied
stocatfientrunvolum,fientru
unsubdosaar,darnun
namndou.

Figura13.2

Deobservaatcentitatteaclasseeraporteazlasineprinrelaiaeestealctuittdin.Aceastrelaiee
descrie,ntermenifo
ormali,relaiiledintre claseledinttroschemdeclasificcareierarhic,undeo
o
m
alte cllase. Dac aceast
a
relaaie (uneorri denumit
clas poate fi compus din una sau mai multe
ursiv)esteeeliminat,modelulseeaplicneggalmsurrelaiilorn
nonierarhicce.
relaierecu

Paagina 218 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Figura13.3

Paagina 219 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

13.3.Modelulentitatere
elaienformnarativ
Figura13.3
3prezintu
unmodelsimplificat;eelnuncearcsreprezintetoate posibileleeentitisau
u
relaii.maidegrab,eelprezint doarcelem
maisemnifiicativepenttruaceastaplicaie.D
Depild,ell
nuprezintutilizatori,rolurietc.
Restulacessteiprezenttrinarativeedescrieen
ntitiledindiagramiinterrelaiilelor.
Sch
hemadeclaasificare
Pentru a pune
p
n praactic princcipiile manaagementulu
ui actelor, o
o organizaie trebuie s aib cell
puin o scchem de clasificare.
c
Aceasta sttabilete structura de clasificare/a dosarelo
or (n mod
d
obinuit co
onstnd din
ntro ierarhie)pentru o
o parte defiinit aorgaanizaiei. O schem dee clasificaree
coninecttevaclase.
Clas
Schemele declasificareierarhicpotfivzutecaierarhiialctuittedintrun numrdecclase,lafell
cumunco
opacestealctuitdinrramuri.Fieccareclasesteconectaatlaierarh
hielaunan
numitnivel;;
sepoateextindepesttectevaniveluri;ipo
oateconineeclasemaimici.Maim
multeclase potncepee
nivel;darfie
ecareclasncepedoarlaunsingurnivel.Aacumesteindicatprin
nrelaiatip
p
laacelain
exclusivSSAU,fiecareclaspoatte:

sfiealcttuitdinclase;sau

poatesco
onindosaare;sau

poatestocaacte

darocomb
binaientreeacesteanuesteposib
bil.
Dossar
Dosareleaaparnclase
e,laoricenivelalierarrhiei.Dosareelepotapreadoarnclaselecarenuconin
n
alteclase.Aacumessteindicatd
derelaiaeexclusivSAU
U,fiecared
dosarpoatee:

sfiedivizaatnsubdo
osare;sau

sfiedivizaatnvolume;sau

sstochezeeacte;

darcombin
naiantreaacesteanueestepermiss.
Sub
bdosar
stabilete dac sub
Fiecare do
osar poate fi mpritt n subdo
osare (o op
piune de configurare
c
dosarele pot
p sau nu s existe). n
practic,, unele dossare nu sun
nt mpritee n subdossare. Acolo
o
unde existt doar un subdosar, conceptul de subdo
osar este uor
u
inteliggibil pentru utilizatori,,
pentrutoaatescopurilepractice. Subdosareelesuntadeeseafolositeenaplicaiiiledemanagementall
cazurilor.A
AacumestteindicatdeerelaiaexxclusivSAU,fiecaresu
ubdosarpo
oate:

sfiedivizaatnvolume;sau

Paagina 220 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

sstochezeeacte;

darocomb
binaieaacestoranueestepermis.
Vollum
Fiecaresubdosarpoaatefimprritnvolum
me(oopiu
unedeconffigurarestabiletedacvolumelee
potsaunu
usexiste),,conformccuanumite reguli.npractic,celeemaimulteesubdosarrenupotfii
divizatenvolume.Accoloundeestedoarun
nvolum,conceptuldevolumesteuorinteliggibilpentru
u
utilizatori, pentrutoatescopurileepractice. Regulilepo
otdepinded
demrimeaasaunumrulactelor,,
saupoate depindedeetranzacii sauintervaledetimp. Aceastprracticiarreorigineandosarelee
ndeecazul,,
fizice,cusccopuldealelimitaladimensiuniigreutiadministrabile.Practicca,acoloun
estecontin
nuatilad
dosareleeleectronice,p
pentrualellimitalaod
dimensiuneadministraabilpentru
u
revizuire,ttransferetc.
Acolo unde un dosar const din
n doar un subdosar, atunci
a
volum
mele sale pot
p prea utilizatorilor
u
r
bvolumeaaledosarulu
uidectunsubdosaraalsu.
maidegrab
Termeniid
dedosar,su
ubdosarivvolumsunt,npractic,uneorifo
olosiiliberssauintersch
himbabil

dincauzaccerineidettransparendemaisu
us.Depild,unutilizattorvasolicittanmodo
obinuitun
n
dosarin
nu(maiprecis)unvollum.Acesttlucruestecelmaiadeseavizibilnsituaia unuidosarr
fizic,carecconineun subdosaraalctuitdinttrunsingurvolum.n acestcaz,d
deidosaru
ulconst,laa
rigoare,din
ntrunsubdosarcareestealctuitdintrunssingurvolum
m,subdosaarulivolum
mulnusuntt
ntotdeaun
na marcate ca atare (adesea,
(
etiicheta va fi aplicat doar
d
atunci cnd va fii deschis all
doileasubdosarsauvvolum).
Pro
ogramaread
depstrare
eidispoziie
O program
mare de psstrare i dispoziie sp
pecific reggulile pentru pstrareaa i dispoziia actelor..
SMAEpoateconine ctevaprogramridepstrareidispoziie ,dincare unasaumaai multesee
o
potaplicafiecreiclasse,dosar,subdosarivolum;elepotdeasemeneasfieaplicateaactelor,io
programarredepstraareidispozziiepoatefiaplicatffiecruigendeact.
Actt
n inima siistemului este
e
cea maai important entitate, actul. Aceesta este raaiunea de a fi pentru
u
ntreagain
nfrastructurrdemanaggementalaactelor,deo
oareceelefformeazju
ustificareaaactivitilorr
organizaieei.
Actelesuntalctuited
dindocumeente.Fiecareactpoateecuprindeu
unulsaumaaimultedoccumente;ii
nmaimulteacte.
fiecaredoccumentpoaateaparen
Actelesuntnmodob
binuitstocaatenvolum
me.Totui,actelepotffideasemeeneastocateeinclasee
pie descriss n alt parte). MoReq2 permitte o opiune de configgurare caree
(aceast este o excep
mpiedic sfieutilizatevolumeei/sausub
bdosare,n
ncarecazurriactelevorfistocateefiensub
undosare.Fiecareacttpoatefisto
ocatdoarn
ntrunvolum
m,subdosaar,dosarsauclas.
dosaresau

Paagina 221 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Gen
nulactului
Actelor le sunt atribu
uite genuri. Aceste estte folosit peentru a indica i pentrru a permitte SMAE s
deoanumittmanier.Exempled
degenuride
eacteinclu
udfacturipagin
administreezeacteled
web.
mponent
Com
Fiecareacttidocume
entestealctuitdincelpuinocom
mponent,unelesuntalctuitedinmaimultt
deuna.Deepild,osim
mplpaginwebpoateeconstado
oardinocom
mponent
unfiierHTMLn
n
timpcepaaginiwebm
maicomplexxepotconsstadinzeci unfiier HTML,fiieereGIF,fiiereJPEGii
aamaideeparte.
13.4Modeluld
decontrolaacces
Aceastseeciuneconineunmod
delsimplud
deroluriexeempluncadrulunuiSM
MAE.
Matricea rrecunoate dou rolurri principale
e, care sun
nt la rndul lor mprrite n rolu
uri. Rolurilee
principale suntrolurilledeadmin
nistratori deutilizato
or.Acesteassuntdefinittentermenideaccess
nalitileSM
MAE.
lafuncion
Numruld
deroluripre
ezentatnaacestmodeelestepur ilustrativ.EElnuurmrretesindicecvreo
o
organizaiee ar trebui s impleementeze aceste
a
rolu
uri, nici ca vreo orgaanizaie arr trebui s
implementtezeacestn
numrdero
oluri.Fiecarreorganizaieartrebuisidefin
neascroluriledecaree
arenevoiee;iacesten
nevoivortin
ndesvarieezedealun
ngultimpulu
ui.
Acesterolu
uridemaijjosilustreazzunexem
mpludedrepturidecontrolalacccesuluipenttruaspectee
specificealefuncionaalitiisistemuluinconformitatecuresponsabilitileo
organizaion
nale.
Existpatrruexemplederolurideefinitenaceastmatriiceexemplu
u:
Administraatorcentrallacestro
olarecontrolulconfiggurriintreguluiSMAEEialschem
meisaledee
clasificare.Acesterolu
urinmodo
obinuitsun
ntfolositoarrenorganizaiiledispeersategeoggrafic.
Administraatorlocal
acesteestteunrolcudrepturideeadministratorasupraaunuisubssetalSMAEE
sau al sch
hemei sale de clasificaare. Aceste
e roluri, n mod obin
nuit sunt de
d folos n organizaiii
dispersategeografic.
Revizor
acesta esste un rol de specialist, care esste n prim
mul rnd prreocupat dee aplicareaa
aciunilord
dedispoziiedefinited
deprogramaareadepsstrareidisp
poziie.
Utilizatorffinalrolu
uldeutilizattorfinalesttenivelulsttandardde accesntru
unSMAEi icuprindee
peceicareeaunevoieessalvezee acteni saccesezeactedintrunSMAE pentruacttivitatealorr
obinuit.
Rolurile de
d adminisstrator sun
nt aici mp
prite n rou roluri doar cu
u titlu dee exemplu;;
responsabilitilepot fimpriteenaltefelluri.Pentruuneleorgaanizaiimici,aceastm
mprirearr
putea fi in
nutil compllicat, deoaarece doar o persoan
n, cu un singur
s
rol, poate conduce toat
administraarea. Pentru
u organizaiile de amp
ploare, ar putea
p
fi o suprasimpl
s
oarece suntt
ificare, deo
necesare mai mult de dou roluri (cum
m ar fi ad
dministrato
orul actelorr, arhivar, arhivist ii
pecifice cte roluri dee
administraatorul de date sau administratorr IT). MoReeq2 nu nceearc s sp
administraatorarfineccesarenorriceorganizaiereal.

Paagina 222 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Rolul administratorului local estte furnizat aici ca un exemplu

e
dee acest tip. Acest rol poate aveaa
d
orgaanizaii. n anumite caazuri, acestaa poate fi arhivarul
a
lo
ocal, sau un
n
diferite deenumiri n diferite
superutilizzatoretc.
La orice eeveniment, rolurile de administraator doar implementeeaz, din perspective sistemului,,
uate de maii muli reprrezentani ai
a managem
mentului su
uperior. Aseemenea deccizii sunt n
n
deciziile lu
modobin
nuitbazatep
pecerineleedeactivitaatealeorgaanizaieiip
politicdeaadministrareaactelor..
unt impusee de asemeenea de leggi i regulam
mente, cum
m ar fi legi ale liberullui acces laa
Deciziile su
informaie,legialeinformaiilor secrete,leggiarhivisticeireglementriindustriale;acessteaspectee
datenseciiunea11.5.
suntabord
Aceast m
matrice nu are
a inteniaa s afirme
e c rolurilee de admin
nistrator trebuie s iaa decizii dee
managemeent,deinanumitesittuaiipoatesfiecazul.
Roluriledeeadministraatoracioneeaznlegturcumanagementu
ulactelorn
nsei;intereesullorestee
mai degrab n manaagementul actelor ca entiti deect in con
ninutul lor sau in co
ontextul dee
ponenteleh
hardware,ssoftwarei destocaree
activitate. Elepotde asemenea sadminisstrezecomp
aleSMAE,asigurndu
usecsuntrealizateco
opiidesiguranisaadministrezzeperformaanaSMAE.
Multe orgaanizaii au de asemen
nea nevoie de a integgra managementul pro
oceselor dee afaceri cu
u
managemeentul actelo
or. n acesste cazuri exist
e
o motivaie peentru a alo
oca un set anume dee
permisiunii administraative pentrru persoanele din maanagementul afacerii. Acestea pot
p includee
capacitatea de a urm
mri i adm
ministra un anume gru
up de utilizaatori sau o
o zon din schema dee
clasificare.
DeiMoReeq2sereferlaunrolldeutilizator,nmajo
oritateaorgaanizaiilorvvaexistaun
nnumrdee
diferite ro
oluri de utilizatori i SMAE
S
nu ar
a trebui s limiteze numrul rolurilor carre poate fii
configurat.
uifaptpoatefisituaiaaunuilucrtordecaz((veziseciunea10.5:A
Activitidee
Unexemplualacestu
caz). Un asemenea ro
ol ar avea permisiuni specifice n
n cadrul unei anumitee ramuri a schemei
s
dee
clasificare.
dministrator,roluriled
deutilizatorrauacces la faciliti decareun
n
Spre deoseebirederoluriledead
lucrtor de birou sau
u un cerceettor are nevoie
n
atunci cnd utilizeaz acctele. Aceassta includee
ulloresten
nprimulrndorientatt
adugareadedocumente,cutaareairegssireadeactte.Interesu
bsprecon
ninut,proprietisauccontextuldeafacerealactelorde
ectdeman
nagementull
maidegrab
lorcualltecuvinte,elesuntintteresantedeproceseleedeafacerireflectatenacte.
nmatrice,,rolulunui utilizatorffinalaratccdrepturiledeacces corespund nmodobinuitcelorr
pentrumajoritateauttilizatorilordintroorgaanizaiecarridesfoarfunciileelorspecifice.
Un alt exeemplu de rol
r de utilizzator este dat: revizorul. Acesta prezint un
u nivel dee control all
accesului,carepoatefialocatun
nuisubsetd
deutilizatorripentrusco
opulderevvizuireaactelor.
Aceastmatriceeste celmaibin
nevizualizatcaunpu
unctdeporrnireicao
obazform
malpentru
u
atribuirea de drepturri. Utilizatorriiacesteispecificaii voraveane
v
evoie s ianconsiderrarecerinee
adiionalecaresuntspecificemeediuluilordelucru.
Cerinele fformale carre se refer la acest taabel sunt prezentate
p
n
seciuneaa 4.1; ele confirm
c
c
cerinanuestecaunSMAEsn
ncorporezeexempluld
dematricedeaccesprrezentataaici,cisfie
e
capabildeeaficonfiguratlanive
eluldedetaaliualmatrriceideacccesdefinite deorganizzaiaclient,,
carepoateeconineun
nnumri categoriideroluriifunciunineelimitate.Trrebuiesfieposibils

Paagina 223 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

seconfigurrezefiecare
ecelulam
matriceicaD
DAsauNU,darcuuntaabelcarearreatteaco
oloanectee
arenevoieeorganizaiaa.
Alteposibiileroluricarrepotfiimp
plementateedeorganizzaiepotincclude,darnuselimiteaazla:

asistent

auditor

administraatorpentrudreptullibeertiideinfformare

manager

creatordeacte

administraatordeacte

supravegheetor

Aceast m
matrice estee mprit n seciuni. Aceste seciuni grupeaz,
g
c
conveniona
al, funciilee
asociaten
nmodnorm
malcuclaseidoare,accte,manageementulim
managemen
ntulactelor.

Roluri

Recenzori

Administrator
Administrator
locali

Administrator
Administrator
centrali

Roluride
aadministrattor

Utilizatori
finali

Roluride
e
utilizatorri

Adau
ugnoiclase

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

Creeaznoidossare

Da

N
Nu

D
Da

D
Da

Schim
mbmetadatededosaar

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

ntreeineschem
madeclasificcareidosaarele

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

terggedosarele

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

Captureazacteele

Da

N
Nu

D
Da

D
Da

Repo
oziioneazunactntrunaltdosaar

Da

N
Nu

D
Da

D
Da

Cerceteazicitteteacte

Da

D
Da

D
Da

D
Da

Schim
mbconinu
utulactelorr

Nu

N
Nu

Nu
N

N
Nu

Schim
mbmetadateleactelo
or

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

terggeacte

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

Apliccinltursuspendridedispozziii

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

Realiizeaz pro
ogramarea de pstrrare i
dispo
oziieiopeeraiuniled
dedispoziiee.

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

Expo
ortiimportdosareleeiactele

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

Funccie

Paagina 224 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Roluri

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

Conffigureaz ii administreaz evideena de

audittare

Nu

N
Nu

Nu
N

D
Da

Schim
mbdateledinevidenadeauditaare.

Nu

N
Nu

Nu
N

N
Nu

Mut datele diin evidenaa de audito

oare pe
mediidestocareeoffline

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

Desfoartoatteoperaiunilecarese
erefer
lautilizatoriilaaprivilegiileelordeaccees.

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

Aloc permisiun
ni de access administraatorilor
locali

Nu

N
Nu

Nu
N

D
Da

Aloc permisiuni de accees proprii i

altor
utilizzatori

Da

D
Da

D
Da

D
Da

Stabilete i administreeaz rolurile de

managementalcazurilor

Nu

N
Nu

Nu
N

D
Da

ntreeinebazad
dedateistocarea

Nu

N
Nu

D
Da

D
Da

ntreeinealiparametriidesistem

Nu

N
Nu

Nu
N

D
Da

Defin
nete i vizualizeaz alte rapoaarte de
sistem

Nu

D
Da

D
Da

D
Da

Funccie

Paagina 225 din 258

2

Recenzori

Vizuaalizeazevidenadeau
uditare

Utilizatori
finali

Administrator
Administrator
centrali

Roluride
a
administrat
tor
Administrator
Administrator
locali

Roluride
e
utilizatorri

Speecificaia MoR
Req2

Anexa1R
Referineb
bibliografiice
Aceastsp
pecificaieafostpregttitpebazaaurmtoareelorspecificaiiipubliccaiiexisten
nte

Ref

Numeide
eintorsaussursa

URLsau
udetaliilepu
ublicaiei

[1] DublinCoreMetadataElem
mentSet,
Version1.1:RefferenceDesscription

http://dub
blincore.orgg/documentts/dces/

[2] FuncctionalRequ
uirementsfo
or
Electtronicrecorrdsmanagement
Systeems(TheNaationalArch
hivesof
theU
UK)

http://ww
ww.nationalarchives.go
ov.uk/electrronicrecor
ds/reqs20
002/default..htm

[3] CodeeofPractice
eforlegal
admissibilityand
devidentialweight
ofinfformationsstoredelecttronically
(BritiishStandard
dsInstitutio
on)

Published byBritish Standards Institution (www.bsi

m)asBSIBIP
P0008
global.com

[4] TheP
PreservationoftheInttegrityof
ElecttronicRecorrds(UBCM
MAS
Projeect)(UniverssityofBritissh
Columbia)

http://ww
ww.interpares.org

[5] Stand
dard5015.2
2DesignCriteria
Stand
dardForEleectronicreccords
managementSo
oftware
Applications(U
USDepartmentof
Defeense)

http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/

[6] Natio
onalArchive
esofAustraalia
FuncctionalSpeccificationsfo
or
Electtronicrecorrdsmanagement
SysteemsSoftwareExposurreDraft

The expossure draft is no longe

er availablee.A similar
from
documentt
iss
avvailable
http://ww
ww.naa.gov..au/Images//ERMSspecifications
_tcm2100
07.pdf

Paagina 226 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Ref

Numeide
eintorsaussursa

URLsau
udetaliilepu
ublicaiei

[7] RiksaarkivetTheNationalA
Archives
ofNo
orwayNO
OARK4Norw
wegian
recordkeepingssystemVerssion4
onand
Part1Functionaaldescriptio
nts
specificationofrequiremen

http://ww
ww.arkivverket.no/arkivvverket/lovver/elarkiv
/noark4/eenglish.htm
ml

[8] FuncctionalRequ
uirementsfo
orthe
SustaainabilityoffElectronicRecords

http://ww
ww.nationalarchives.go
ov.uk/docum
ments/fun
ctional_reequirementss.pdf

[9] InterrPARES2PrrojectTermiinology
Database

http://ww
ww.interpares.org/ip2//ip2_terminology_db.
cfm

[10] DLMForumGuidelines

http://dlm
mforum.typeepad.com/ggdlines.pdf

Paagina 227 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa2De
ezvoltareaaacesteissepcificaii
Privviregeneral
Specificaiaa MoReq2aa fost dezvoltat penttru Comisiaa European de ctre o echip de
d la Serco
o
consulting (fostaCorn
nwellManaagementCo
onsultantsp
plc),cusediiulnMareaaBritanie. MoReq2see
upraobiectivelor,careafostntoccmitdectrreforumulDLM.
bazeazpeeunraportdetaliatasu
Echipade proiectde laSercoa inclusconsultanispeccialiti,careeauntocm
mitspecificaaia,omic
d administtrare i un Colegiu de
e redacie, cuprinznd
d
echip de managemeent al proieectului i de
experinrrecordsman
nagementd
dinntreagaaEuropidinAmericadeNord((vezianexa4).Unadin
n
versiunileffinaleantrreguluidocu
umentafosstrevizuitd
deunrevizo
orsemiindependent.
Documentaiapentrucadruldettestareafosstntocmitdeoechip
pdelaImb
busAG.
Cerineleaaufostsupu
usectorvaniveluriderevizuire.
Mai nti, membrii Echipei
E
de scriere au
u procedat la revizuirrea recipro
oc a lucrrilor. Apoi,,
cerinele p
proiect au fost transm
mise pentru
u procesul de revizuire
e unor grupuri reprezzentnd un
n
spectru larg al prillor interesaate din com
munitatea administrr
a
rii actelor. Pentru o mai
m uoar
refernieree,acetiaau
ufostgrupaain:

Grupularh
hiveloristorice;

Grupulspeecialitilor;

Grupulutilizatorilor;

Grupulfurnizorilor.

La intervale stabilite,, proiectelee au fost de

d asemenea revzute de ctre Colegiul de
d redaciee
ColegiulsantlnitcuEchipade Scrierend
douocazii,furniznd directiveindrumrii
MoReq2.C
deodeoseebitvaloarre,iarmemb
briisiaup
procedatlaaatreiarevizzuireprinemail.
O versiunee intermediiat i una ulterioar a MoReq2 a fost transmis Com
misiei Europeene pentru
u
aprobare.Proiecteleaaufostrevizzuitennum
meleComisieiEuropen
nedectreungrupderevizuireall
m,costnddinexperirenumiidiintrunean
ntionreprezzentativalsstatelormembreUE.
DLMForum
Structura echipei de proiect este schiat n figura A2.1;
A
vezi i
anexa 4 pentru dettalii asupraa
nei.
componen

Paagina 228 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

FigurA2.1

Ontlnireededebutaaproiectulu
uiafostinu
utlaLondrra,implicn
ndechipadeescriereiColegiuldee
redacie.LLaaceastan
ntlnire,saaconvenitaasupraprotocoalelordelucruiaaltorprincipiiiunelee
referine eeseniale au fost iden
ntificare. Acceasta a fo
ost urmat de o cercetare de birou,
b
i dee
identificareealucrrilordereferinrelevantecaresuntenumerateenanexa1
1.
Afostdesffuratoe
examinare atentalucrrilorde referinpentruane asigurac specificaiaa
revizuitcu
uprindetoaatecerineleerelevante.
Versiunea original MoReq2
M
a fost importat ntro
o aplicaie (Teleologicc DOORS), un pachett
dealungulprocesuluii
dedicatpeentrumanaggementulccerinelorimodificrilorcareaffostfolositd
de scriere pentru a administra
a

membrii echipeii i pentru a urmri i ncorporaa

proiectele ntre
n partea reecenzorilor. Documenttul a fost restructurat
r
t
comentariiile asupra proiectelor,, venite din
pentruareeflectadocu
umentulcadrualMoR
Req2astfelnctrelaiilecuMoReeq2originalspoatfii
pstrate.
Odatcud
definitivareaaproiectulu
uifiecruiccapitol,acesstaafostp
publicatpe paginaweb
bMoReq2ii
toategrup
purileaufosstntiinatee.Lisacerrutsfurnizzezecontrib
buiilelorn
ntrunformularspeciall
proiectatp
pentrucomentarii,careeapermisiintegrareaccomentariilornaplicaiaDOORS,pentruafii
ulteriorpro
ocesatedeechipadesscriere.
Atuncicn
ndmajoritatteacapitoleeloraufostfcutepub
blicenacesstfel,unprroiectsemicompletall
ntreguluid
documentaafostalctu
uitiafost transmisColegiuluide
eredacie,nvedereaidentificriii
problemelo
ormajore,nainteacelleideadou
uantlniriC
Colegiului.

Paagina 229 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

La aceast ntlnire, care de assemenea a fost inut la Londraa, sa ajunss la un con

nsens ntree
membrii asupra majo
oritii prob
blemelor caare au fost identificare
e. Ca urmarre, documeentul a fostt
uminacelorrconvenite..
rescrisnlu
Nouaform
maMoReq
q2afosttrransmisOffieruluide Proiectal CE,imem
mbrilorForumuluiDLM
pentru revvizuire. Evaluarea oficiial a acesttei versiuni interimaree a fost tran
nsmis firm
mei Serco ii
discutatlaantlnireadeanalizaevoluieiproiectuluidinBruxelles.
Echipadesscriereastu
udiattoatecomentariileprimite,rezultateatttnurmarevizuiriiofficialectii
delafiecaredincelellaltegrupurri,iaracesteaaufostiimplementaatesaurespinse,dupcaz.Acestt
ostintensirepetat,d
deoarecem
multedintrecomentariieraurecip
procincomp
patibilesau
u
procesafo
nueraupo
otrivitepenttruincluderrenMoReq
q2.Cutoateeacestea,ccalitateageneralacomentariilorr
afostextreemderidicaat,iacesttaaconduslaoperfeccionareaproiectuluianterior.
Aceasta a dus la pub
blicarea verrsiunii 2 a proiectului,, un docum
ment compllet n liniilee eseniale,,
pentru ca toate grup
purile s poat discutta pe baza lui. La primire, acestte comentaarii au fostt
revzuteiiimplementatesauresspinse,lafeelcamaisuss.
Oformco
ompleta fostntocm
mitpentru Ofieruldeeproiectal CEipentrumembriiiForumuluii
DLMpentrrurevizuire noctombrie2007.Laaprimireaccomentariilo
orrevzuteealeCE,pro
oiectulfinall
al MoReq2
2 a fost preegtit, care a fost sup
pus revizuiriii unui revizzor semiindependent nainte dee
publicarealuinianuaarie2008.

Paagina 230 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

An
nexa3Fo
olosireaacestespecificaiin
nformelectronic
Aceast sp
pecificaie a
a fost astfeel pregtit nct s po
oat fi folo
osit n form
m electron
nic. A fostt
pregtitffolosinduse
eMicrosoftWord2003.
Principalul avantaj al folosirii sp
pecificaiei n form electronic
e
este c po
oate fi personalizat cu
u
uurin.
Cerinele(delacapito
olulal11)su
untprezenttatesubforrmdetabe
ele,cuocerrinpern
nddetable..
AceastaessteilustratnfiguraA3
3.1.

Ref

Cerin

Testtabil

13.1.1

SMAEtreb
buiesfurnizeze

NUMR

CERIN

TESTA
ABILITATEA

FigurA3.1

Tabelulcon
nstdin3ccoloane:

Ref: numrul de refferin al cerinei.

c
Acceasta estee generat n mod automat dee
Microsoft Word, deoarece numrul de referin as
a folosete un stil de ,,titlu..
d
se vor aduga ssau extrage
e capitole, seciuni sau cerine,,
Rezultatul este c, dac
odificaauto
omat.
numerotarreasevamo

Cerin:
o Texxtulcerineii:.Acestafo
olosetento
otdeaunaunuldinverbeletrebu
uie(pentru
u
a indica o cerin obligatorie) orr ar trebui (pentru
u a indica o cerin
recomandabil);
o Texxtulexplicaiei.Acestaestentotdeaunascrisscuitalice,ioferexeemplesauo
o
desscrieresupliimentaracerinei.;

Test: fiecaare cerin este urmaat de un aatribut num

mit ,,testab
bil, prescurrtat ,,test..
Acestaindicdacvafiposibilttestareadeconformitaatecucerina.Posibilellevalorialee
atributului,,testabilssuntdescrissemaijos,ccuexemple:
o D
Cerina poate fi testtat cu preecizie. Un exemplu
e
este SMAE trebuie s
perrmit cel pu
uin trei niveluri ierarrhice ntro schem de
e clasificaree. Aceastaa
poaatefitestatprinncerrcareadearealizaoierrarhiecutreeiniveluri.
o NCerinanu
upoatefite
estatcuprrecizie.UN exempluesste:SMAEEtrebuies
acccepte schem
ma de clasifficare a orgganizaiei. Nu
N exist nici
n o posibilitate de a
a
testtaaceastccerinpenttrutoatecaazurile.

Paagina 231 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

o PCerinapoatefitestatt,daracop
perireaacesstuitestestteparialssaunuestee
possibilotesttareprecis,darestep
posibilcao lipsdeco
onformitate spoatfii
desscoperit. Un
U exemplu
u este: SMAE
S
nu ar trebui s limiteze numrul
n
dee
niveelurinierarhieNuexiistnicioposibilitatep
precisdeaatestaoabssensauo
o
limit.Cutoatteacestea,ccerinaesteeconsiderattestabilcuacoperiireparial,,
de pild prin testarea peentru un nu
umr mare de nivelurri, i este posibil
p
ca n
n
tim
mpultestriisfieremarcatolim
mitareanumruluide niveluri,in
ndicndusee
astffelcSMAEEnuesteco
onformcucerina.
Daccerine,seciunisaucapitoleunttersse,MicrosofftWordvanlocuioriccereferinncruciat
nmesajdee
eroare.Acesteapotfiiidentificareprincutarreatextuluii
ctreacesttea(dacexxist)cuun
,error!
Implicit, lin
niile tabelului nu sunt vizibile. Accestea pot fi vizualizatte prin folo
osirea comeenzii ,,Show
w
gridlines((,,Aratcaro
oiajul).

Paagina 232 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa4M
Mulumiri
Ech
hipadeproiiect

MrFrankB
Brady

E
EuropeanC
Commission(client)

MrTimBu
urrows

S
SercoConsu
ulting

MrPeterC
CampbellBu
urns

S
SercoConsu
ulting

MrKeithC
Cornwell

S
SercoConsu
ulting

MsAlayne
eCrozier

S
SercoConsu
ulting

MrSteveD
Davies

S
SercoConsu
ulting

MrJohnD
Deverill

S
SercoConsu
ulting

MrMarcFFresko

S
SercoConsu
ulting

MrMichaeelHaimerl

I
ImbusAG(t
testingparttner)

MrTiloLin
nz

I
ImbusAG(t
testingparttner)

MrWasifM
Mehdi

S
SercoConsu
ulting

MrThomaasRumi

I
ImbusAG(t
testingparttner)

MrJoseph
husSchram

E
EuropeanC
Commission(ProjectOffficer)

MrJohnSe
eeley

S
SercoConsu
ulting

MsCarolin
neSenior

S
SercoConsu
ulting

MrMichaeelSill

I
ImbusAG(t
testingparttner)

MsNatash
haSmith

S
SercoConsu
ulting

Echipa de proiect dorete s ad

duc mulum
mirile sale dlui
d John Worsfold
W
dee la Institutul Naionall
ul dat n scrierea
s
cerrinelor refferitoare laa
pentru reggal pentru nevztori (UK) pentru ajutoru
accesibilitaate.
Colegiuldered
dacie
Echipa de proiect a fost asistatt i ndrum
mat de urrmtorul Comitet de redacie, compus
c
din
n
experiinteernionali.

Paagina 233 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

MrMigueelCamacho

SadielS.A,SSpain

MsMarieAnneChab
bin

Archive17,,France

MsAnneMetteDru
um

NationalArrchivesofN
Norway,reccordsmanagementDepartment,
Norway

ProfessorLucianaDu
uranti

SchoolofLibrary,Arch
hivalandInformationSStudies,Un
niversityof
umbia,Canaada
BritishColu

ProfessorMariellaGuercio

Universityo
ofUrbino,Ittaly

MrPeterHorsman

Archiefscho
ool (Netherrlands Instittute for Arcchival Educcation and
Research),TheNetherrlands

DrUlrichKampffmeyyer

PROJECTCO
ONSULTUnternehmen
nsberatungGmbH,Gerrmany

MrPaulM
Murphy

MinistryofFinance,Ireeland

ForrumulDLM
ForumulD
DLMafurnizzatunGrup
pderecenzzoripentru arevizuiversiunileintermediareennumelee
ComisieiEu
uropene.

MrRicharrdBlake

UK

MsDoloreesCarnicerArribas

Spain

MrOlivierrdeSolan

France

DrAndreaaHnger

Germany

MsPaiviH
Happonen

Finland

MrToivoJullinen

Estonia

MrGran
nKristiansso
on

Sweden

MrIanMaacFarlane

UK

MrAtleSkkjekkeland

Secretariatt

MrJoekofljanec

Slovenia

MrMalco
olmTodd(ch
hair)

UK

MrMartin
nWaldron

UK

Paagina 234 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Colaboratorip
pentrurevizzuire
Echipa de proiect esste extrem de recuno
osctoare urmtoarelo
or personae
e i companii care cu
u
amabilitateesauoferitvoluntari iaucheltu
uitoimporttantperioaddetimp
ppentrua participalaa
revizuireivalidare.C
ContribuialorvaloroaslaMoReq2aasiguratcspecifficaiasepo
oateadresaa
neictmailargicomun
nitideutilizatori.
nevoilorun

MrFranciscoBarbedo

ArchivesPanel

InsttitutodosArquivosNaccionais/Torredo
Tom
mbo,Portuggal

Mr.JanDalstenSrensen

ArchivesPanel

Dan
nishNationaalArchives

MsIntaFeeldmane

ArchivesPanel

NationalArchivvesofMaltaa

MrHkan
nLvblad

ArchivesPanel

Rikssarkivet/NationalArchives,Swedeen

Mr.MichaalWanner

ArchivesPanel

Dep
partmentofftheArchivesAdministtration
andrecordsma
anagementt,CzechRep
public

MrSergeyyAfanasiev

Specialists
Panel

RecordsManaggersGuild,Russia

MsPhdrraClouner

Specialists
Panel

document@wo
ork,Belgium
m

MrMichieelGen

Specialists
Panel

ARM
MAInternattional,Belgiium

MsKimbeerleyBarataa

UsersPane
el

ParlliamentaryArchives,U
UK

MsKathyBashaar

UsersPane
el

PNC
CBank,USA
A

MrDanielJBeard

UsersPane
el

Xero
oxCorp,USSA

MsAlissaBurger

UsersPane
el

RailCorp,Inforrmationand
drecords
man
nagement,Australia

MrBarryCahill

UsersPane
el

NovvaScotiaArchives&reccordsmanagement
Dep
partmentoffTourismCu
ulture&
Heritage,Canad
da

MrLlusEEsteveCasellasSerra UsersPane
el

Ajun
ntamentdeeGirona.SG
GDAP,Spain
n

MrAlejan
ndroDelgad
doGmez UsersPane
el

ServviciodeArcchivoyBibliotecasdel
Ayu
untamientodeCartagenaArchivoMunicipal
parq
quedeArtilleria,Spain
n

MrPaulD
Dodgson

UsersPane
el

LeiccestershireC
CountyCou
uncil,UK

MsSusanEm

UsersPane
el

RoyyalPharmacceuticalSocietyofGB

MsTrishFFallen

UsersPane
el

Info
ormationManagementtPractitioneer,
Australia

MsLuciaFilimonSteffan

UsersPane
el

Join
ntResearchCentreofttheEuropeaan
Com
mmission,Ittaly

Paagina 235 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

MsFiorelllaFoscarini

UsersPane
el

Euro
opeanCenttralBank,Germany

MsAlison
nGibney

UsersPane
el

Cim
mtech,UK

MrStefan
nGradmann
n

UsersPane
el

UnivversittHam
mburg,Germany

MsFranceesGrey

UsersPane
el

ParlliamentaryArchives,U
UK

MrHarold
dCHeardJrr.

UsersPane
el

Citiggroup,USA

MsSarahHiggins

UsersPane
el

DigiitalCuration
nCentre,Universityoff
Edin
nburgh,UK

MrsCarollineIves

UsersPane
el

SalffordCityCouncil,UK

MrPhilipJones

Users Pane
el

StafffordshireC
CountyCoun
ncil,UK

MrBenKeettell

UsersPane
el

CacttusTecnolo
ogia,Spain

MsNatashaKhramtssovsky

UsersPane
el

ElecctronicOfficceSystems,Russia

MrStewartKirkup

UsersPane
el

DerbyshireCou
untyCounciil,UK

MrPiviLLaakso

UsersPane
el

NationalAgenccyforMediccines,Finland

MsJessicaaLila

UsersPane
el

USA
A

MrStepheenMacinto
osh

UsersPane
el

FederalCourto
ofAustralia

MsSniaOliverasArrtau

UsersPane
el

Ajun
ntamentdeeGirona.SG
GDAP,Spain
n

MrMattO
OMara

UsersPane
el

MrAdamPope

UsersPane
el

Info
ormationHaandyMan,U
UK

MsBarbaraReed

UsersPane
el

RecordkeepinggInnovation
n,Australia

DrDavidR
Reeve

UsersPane
el

DorrsetCountyCouncil,UK
K

MsMariaReixachUrrcola

UsersPane
el

Ajun
ntamentdeeGirona.SG
GDAP,Spain
n

MrJordiSSerraSerra

UsersPane
el

Gen
neralitatdeCatalunya,Spain

MsDeirdrreSharp

UsersPane
el

NorrfolkCountyyCouncil,U
UK

MrAlanSShipman

UsersPane
el

Gro
oup5Trainin
ng,UK

MsMarijaaimunovi

UsersPane
el

Sup
premeCourttoftheRep
publicofCro
oatia

MrSundeeepVaid

UsersPane
el

InteernationalFFundforAgrricultural
Devvelopment,Italy

MrPeterVanGarderren

UsersPane
el

ArteefactualSysstems,Canaada

MrWillem
mVannester

UsersPane
el

Stad
dsarchiefAn
ntwerpen,B
Belgium

MrGrard
dWeisz

UsersPane
el

Siriu
usSystems,France

MrMartin
nBartonitz

VendorsPaanel

SAP
PERION,Gerrmany

MrSolom
monBarron

VendorsPaanel

IBM
M,UK

MrMartin
nBould

VendorsPaanel

Ergo
oGroupAS,Norway

Paagina 236 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

MrReyno
oldsCahoon
n

VendorsPaanel

LockkheedMarttin,USA

MrIanCaapon

VendorsPaanel

OpeenTextCorp
poration,UK

MrSimon
nCole

VendorsPaanel

Merridio,UK

MrJonGaarde

VendorsPaanel

ObjectiveCorp
poration,UK
K

MrGrahamHadingham

VendorsPaanel

FileNet,UK

MrJoachiimHaesslerr

VendorsPaanel

HaeesslerInform
mation,Gerrmany

MsTamarraHoagland
d

VendorsPaanel

EDR
RMSolution
ns,USA

MrMikeH
Huberty

VendorsPaanel

LockkheedMarttin,UK

MrChrisH
Hughes

VendorsPaanel

Tow
werSoftwarre,UK

DrGregorrJoeris

VendorsPaanel

SERSolutionsD
Deutschland
d,Germanyy

MrVolkerrJohn

VendorsPaanel

SAP
PERION,Gerrmany

DrAnnegretKampe

VendorsPaanel

Doccuware,Gerrmany

MsMaryKelly

VendorsPaanel

IBM
M,UK

MrAndyK
King

VendorsPaanel

Getronics,UK

MsKarenMcKenzie

VendorsPaanel

UKSSoftware

MrChrisP
Palmer

VendorsPaanel

CA,UK

MsShaheeenRamdiane

VendorsPaanel

OpeenTextCorp
poration

MrMiroslavirl

VendorsPaanel

ICZ,CzechRepublic

MrAndreewSnowden
n

VendorsPaanel

Fujitsu,UK

MrDanTaaillefer

VendorsPaanel

EMC
C,Canada

MrNigelW
Wood

VendorsPaanel

Fabasoft,UK

Mrcicomerciiale
Toate mrrcile comerrciale care apar n prezenta speecificaie su
unt fcute cunoscute.
c
PRoduselee
patentatesuntmenionatedoarcuscopdeeexemplificcare;includeerealornu rprezintn
nicioform
ovare. n mod
m
similar, excluderrea altor produse
p
nu
u implic vreo
v
atitud
dine critic
de promo
referitoareelaaceleaiiproduse.

Paagina 237 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa5Co
orespondenacualltemodele
Aceastan
nexrezummodulnccaremodeluldemetad
dataspecificatnanexaa9poatefilegatde:

ISO23081Metadateepentruactte;

ISO15836SetuldeeelementedemetadateeDublinCorre.

ISO
O23081Metadatapentruacte
EntitileccareseregsescnMoR
Req2potfiechivalateaproximativvcuechivallentulacesttoradinISO
O
23081,astfel:

EntittateMoReq2
2

SubclasedeentitiinISO2308
81

Compon
nent(Comp
ponent)

Pies(Item)

Act(Reccord)

Secvven de
e
sequ
uence)

Volum(V
Volume)

subdosaar(Subfile))

Dosaar(File/fold
der)

tranzaccie

(Tra
ansaction

Dosar(FFile)
Clas(Cllass)

Seriee(Series)

Schemadeclasificaare(Classificcationschem
me)

Arhiv(Archivee)

Arhive(Archivees)

Acesteech
hivalrisunttinevitabilaaproximativve.
Fiecaredin
nelementelledemetad
dateexisten
ntenmodeelulMoReq2areoden
numirecareeconstdin
n
dousauttreipri(aaacumesttedescries nanexa9.6).Acolou
undeestep
posibil,ado
ouaparteaa
numeluiesstepreluatdinISO23
30812,darruneleauffostdezvolttatepentru
uMoReq2, aacumsee
poateremarcadintab
belulurmttor:

ISO23
3081MetadaataGroup

Identity

2ndpartofMoRe
eq2ElementName

Sourceoffname

system_ideentifier

MoReq2

system_ideentifier_ren
ndition

MoReq2

Paagina 238 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

ISO23
3081MetadaataGroup

Descrription

Eventtplan

Eventthistory

Use

2ndpartofMoRe
eq2ElementName

Sourceoffname

abstract

ISO2308
81

author

MoReq2

classificatio
on

ISO2308
81

copy_recip
pient

MoReq2

counter_siggnature

MoReq2

date

MoReq2

external_id
dentifier

MoReq2

place

ISO2308
81

recipient

MoReq2

sender

MoReq2

title

ISO2308
81

abstract

MoReq2

agent

ISO2308
81

date

ISO2308
81

event_desccription

ISO2308
81

event_triggger

ISO2308
81

period

MoReq2

reminder

MoReq2

status

MoReq2

volume

MoReq2

abstract

MoReq2

date

ISO2308
81

disposal_hold

MoReq2

transfer_orr_destroy

ISO2308
81

transferred
d_to

MoReq2

administrator

MoReq2

inactive

MoReq2

language

ISO2308
81

status

MoReq2

technical_eenvironmen
nt

ISO2308
81

Paagina 239 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

ISO23
3081MetadaataGroup

Relatiion

2ndpartofMoRe
eq2ElementName

Sourceoffname

agent

MoReq2

applies_to_
_agent

MoReq2

applies_to_
_class

MoReq2

cross_referrenced_to

MoReq2

disposal_hold

MoReq2

entity_agent

MoReq2

has_redacttion

MoReq2

has_role

MoReq2

has_user

MoReq2

is_child_off

MoReq2

is_memberr_of

MoReq2

is_redactio
on_of

MoReq2

is_parent_of

MoReq2

previous_fully_qualifieed_classificcation_codee MoReq2
r&d_schedule

MoReq2

record_typ
pe

MoReq2

Alteaspecttreferitoareelacorespo
ondenanttreMoReq2
2iISO2308
81suntredatenanexaa9.
ISO
O15836se
etuldeelem
mentedem
metadateDublinCore
Elementeleedefiniten
nDublinCorepotfiech
hivalatecuelementele
edinmodelulMoReq2,dupcum
m
urmeaz. A
Acolo unde
e doar un nume
n
pariaal de elemeent MoReq2 este prezzentat, el in
ndic toatee
elementelee care nceep cu acel nume parial. Deci, pentru
p
exem
mplu, Description.absttract indic
urmatoareele:

Description
n.abstract;

Description
n.abstract.kkeywords;

Description
n.abstract.rreason_for_
_rendition

DublinCoreElementt

MoReq2Ele
ement

contributo
or

Description.sender

coverage

creator

Description.author

date

Description.date

Paagina 240 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

DublinCoreElementt

description
n

MoReq2Ele
ement

Description.abstrract.descrip
ption
Description.exterrnal_identiffier.internall_referencee

format

Use.teechnical_en
nvironment..format
Use.teechnical_en
nvironment..file_formatt

identifier

Identity

language

Use.laanguage

publisher

relation

Relation

rights

source

subject

Description.abstrract.keyworrd

title

Description.title

type

Description.recorrd_type

Description.abstrract.mandate
Description.abstrract.reason_
_for_rendittion
Description.copyy_recipient
Description.placee.current_lo
ocation
Description.placee.home_loccation
Description.recip
pient
Event__history
Event__plan
Use.sttatus
Use.teechnical_en
nvironment(saveasab
bove)

Dereinutcacestee
echivalrisu
untinevitab
bilaproximaative.
Alteaspecttreferitoareelacorespo
ondenanttreMoReq2
2iISO2308
81suntredatenanexaa9.

Paagina 241 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa6Prrelucrareaadatei
SecerecaunSMAEssprocesezzetoatedattelecorect,,indiferent demileniu
u,secolsau altform
de reprezentare a datei.
d
Aceaast anex prezint o
o declaraie a cerineei pentru procesareaa
problemei Anul 2000 care ar putea fi ad
daptat, dac este eceesar, s se refere i laa alte date..
Aceasta vaa fi n mod particular relevant peentru Sistem
mele de Maanagement al Actelor Electronicee
carearputteaincludemetadated
despredateepentruseccoleleanterrioareiviitoare.
Seciunea careurmeaazesterep
produscuvvntcucuvnt,cuacorrd,dinBSID
DISCPD200
001:1998A
A
Definition of Year 200
00 Conform
mity Requireements (O definire a cerinelor
c
d conformitate ,,Anull
de
2000).
Conformitaateacupro
oblema,,Anul2000vaansemnacniciperfo
ormanain
nicifuncion
nalitateanu
u
suntafectaatededateleanterioarre,ntimpu
ulidupan
nul2000.
nspecial:

dataactualnuvagen
neravreontreruperen
noperare.
Regula1 Niciovaloaarepentrud

Regula2 Funcionaliitatea bazaat pe dat trebuie s

s se comp
porte unifo
orm pentru
u
dateleanteerioare,dintimpulidupanul20
000.

Regula3 In toate in
nterfeele ii stocri dee date, seco
olul din orice dat treebuie s fiee
nalgoritmssauregulideinferenneechivocee.
specificatffieexplicit,ffieprintrun

Regula4 Anul2000trebuiesffierecunosccutcaanbisect.

Paagina 242 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa7SStandarde
eialtelin
niidirecto
oare
7.1.Standarde
e
Aceastan
nexprezinttstandard
dialteresu
urselacareesafcutrreferirenspecificaie saucaresee
aplicman
nagementuluiacteloreelectronice.
Standardele incluse sunt cele cu relevan
n special pentru SMAE
S
; sun
nt omise standardele
s
e
generale,ccumarficelecaretrateazdispozzitivedesto
ocareilimb
bajedebaze
ededate.
Standardeleincludesstandardeinternaionaale,attdejure,ctidefacto. Standardeleenaionalee
sunt omise din aceaast list. A
Acestea pott fi adugaate la Capitolul zero, de ctre autoritateaa
specific u
unui stat membru.
m
S
Sunt
incluse doar staandardele care au o implicare direct n
n
proiectarea sistemelo
or, nefiind cuprinse
c
standarde caare trateaz managem
mentul organizrii i all
oritatea cazurilor, estee prezentat numele sccurt al standardului (i nu cel cu
u
continuitii. n majo
toatecalifiicativele),pentruuuraareaneleggerii.

FIPS1862

NISTDigitalSiggnatureStandard
ml)
(htttp://csrc.nisst.gov/publications/PubsFIPS.htm

ISAAR(CP
PF)

InteernationalSStandardArrchivalAuth
horityRecorrdforCorpo
orateBodiess,
Perrsons,andFFamilies(IntternationalCouncilonArchives)
(htttp://www.icca.org/en/n
node/30230
0)

ISAD(G)

InteernationalSStandardforArchivalD
Description(General).
(htttp://www.iccacds.org.uk/icacds.htm)

IETFRFC2821 Sim
mpleMailTransferProtocol.
http
p://www.ieetf.org/rfc/rrfc2821.txt)
IETFRFC2822 InteernetMessaageFormat.
(htttp://www.ieetf.org/rfc/rfc2822.txt)
ISO216

Wriitingpaperandcertain
nclassesofprintedmatterTrimm
medsizesAandB
seriies

ISO639

Cod
desfortherrepresentattionofnam
mesoflanguages.

ISO2788

Guidelinesfortheestablisshmentand
ddevelopmentofmonolingualtheesauri.

ISO5964

Guidelinesfortheestablisshmentand
ddevelopmentofmulttilingualtheesauri.

ISO8601

Rep
presentation
nofdatesaandtimes.

Paagina 243 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

ISO98348

Pro
oceduresforrtheoperattionofOSIRegistration
nAuthoritiees:Generationand
registrationofUniversallyyUniqueIdeentifiers(UUIDs)andtheiruseasASN.1
ObjjectIdentifiercomponeents
(seeealsoITUX
X.667).

ISO/TS12
2033

Guidanceforsselectionofdocumentimagecompressionmethods.

ISO/TR12
2037

Reccommendattionsfortheeexpungem
mentofinfo
ormationreccordedonw
write
oncceopticalm
media.

ISO12142

Mediaerrorm
monitoringandreportin
ngtechniquesforverifiicationofsttored
dataonopticaldigitaldattadisks.

ISO/TR12
2654

Reccommendattionsfortheemanagem
mentofelecttronicrecorrdingsystem
msforthe
reco
ordingofdo
ocumentsthatmaybeerequiredasevidence,onWORMoptical
diskk.

ISO14721

Opeenarchivalinformation
nsystem Referencem
model(OAISS).

ISO/IEC1
15444 JPEG2000imaagecodingssystem:Correcodingsyystem.
ISO15489

reco
ordsmanag
gement.

ISO/TR15
5801

Info
ormationstoredelectronicallyR
Recommend
dationsforttrustworthinessand
reliability.

ISO15836

TheeDublinCorremetadataaelementsset.

ISO18492/TR

Lon
ngtermpreservationo
ofelectroniccdocumenttbasedinfo
ormation.

ISO190051

Elecctronicdocu
umentfilefformatforlongtermp
preservation
nPart1:U
Useof
PDFF1.4(PDF/A
A1).

ISO23081

Metadataforrrecords.

ITUX.667
7

Gen
nerationandregistratio
onofUniveersallyUniqueIdentifie
ers(UUIDs)andtheir
useeasASN.1o
objectidentifiercompo
onents.
(htttp://www.ittu.int/ITUTT/studygrou
ups/com17//oid/X.667E.pdf).

TIFF

TagggedImageFileFormatt.
(htttp://partners.adobe.co
om/public/d
developer/ttiff/index.httml)

X.509

ITUTRecomm
mendationX
X.509:Open
nsystemsinterconnectionTheD
Directory:
blickeyand
dattributeccertificatefrrameworks..
Pub
(htttp://www.ittu.int/rec/TTRECX.509
9200003I/een).

XKMS

XMLKeyManaagementSp
pec.
w3.org/TR/xxkms/).
(htttp://www.w

XML

W3
3CExtensibleMarkupLLanguage(X
XML)
(htttp://www.w
w3.org/TR/R
RECxml/)

Paagina 244 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

7.2.Altendru
umtoare
ISO/DIS9
9241
171

Ergo
onomicsofhumansystteminteracctionPart171:Guidanceonsofttware
acce
essibility

ISO/TS16
6071 Guid
danceonacccessibilityfforhumancomputerinterfaces(d
duetobe
supeersededbyISO92411
171).
WfMC

WorrkflowMan
nagementCoalitionTerrminology&
&Glossary.
(http://www.w
wfmc.org/staandards/refferencemod
del.htm)

1999/93//EC

DireectiveonaC
CommunityyFrameworkforElectro
onicSignatu
ures.
(http://europa.eu/scadplu
us/leg/en/lvvb/124118.htm)

DLMForu
um
Guidelinees

Guid
delinesonb
bestpracticcesforusinggelectronicinformatio
on.INSAR(EEuropean
Arch
hivesNews))SupplementIII(1997).ISBN:9282822850
0.
(http://dlmforu
um.typepad
d.com/gdlin
nes.pdf)

7.3.Resurseiiliniidirecttoarepentruaccesibilittate
Aceast seeciune enu
umer liniille directoarre i resurssele pentru
u dezvoltato
ori i cump
prtori dee
SMAE. n timp ce allte seciunii ale anexeelor conin doar publicaii desch
hise i inteernaionale,,
maii care au
a fost la origine
o
naionale i care i au originea n
n
aceast seeciune incllude inform
comunitateea furnizorrilor. Aceasst situaiee se datoreeaz faptului c nu a fost ideentificata o
o
documentaaieacceptatlanivelinternaion
nal;aceastaaarputeaffiadugatnediiilevviitoarealee
MoReq2.

Penttrudezvolttori
W3CWeb
bContentAcccessibilityGuidelines(forwebsiteesandweb
bapplication
ns)
(http://ww
ww.w3.org//WAI/)
RNIBWeb
bAccessCen
ntre
(http://ww
ww.rnib.orgg.uk/webaccesscentre))
RNIBSoftw
wareAccesssCentre
(http://ww
ww.rnib.orgg.uk/softwaareaccesscentre)
IBMHumaanAbilityan
ndAccessib
bilityCentree
(http://ww
ww03.ibm..com/able/gguidelines/))
ISO/IEC18
8019Guidelinesfortheedesignand
dpreparationofuserd
documentationforapp
plication
software((seeespeciaallyclause4
4.2.6).(DuetobereplaacedbyISO//IEC26514..)
ISO/IEC26
6514Userd
documentattionrequireementsford
documentationdesignersanddevvelopers.
(Underdeevelopment).
Pentrulicitaii
ACCENTAccessibilittyinICTPro
ocurement:EUproject
ww.verva.see/english/in
nternationalnetwork/ttheaccentproject/)
(http://ww

Paagina 245 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

PAS78:20
006
Aguideto
ogoodpractticeincomm
missioningaccessiblew
websites
(http://ww
ww.equalityyhumanrigh
hts.com/en//publication
nsandresources/Disabiility/Pages/Websiteac
cessibilitygguidance.asspx)
RNIBSoftw
wareAccesssCentre
(http://ww
ww.rnib.orgg.uk/softwaareaccesscentre)
7.4.Liniidirectoareprivin
ndprezervaareadigital
InterPAR
RESproject((http://www
w.interpare
es.org)
Preservin
ngAccessto
oDigitalInformation(P
PADI)projecct
NationalLibraryofA
Australia
(http://w
www.nla.govv.au/padi/)
TheNatio
onalArchives
FunctionalRequirem
mentsforth
heSustainab
bilityofElecctronicRecords
www.nation
nalarchives.ggov.uk/documents/fun
nctional_requirementss.pdf)
(http://w
7.5.ModelulggraficalrelaaieidintreMoReq2iialtendrum
mtoare
Aceastseeciuneconineunmo
odelgraficccareprezinttcumstan
ndardeleesenialesun
ntlegatedee
managemeentul actelor electronice El folosete un nou mod
del de maanagement al actelorr
electronicee,prezentattnfiguraA
A7.1,careafostpregtitspecialpe
entruacestscop.

FiguraA7.1

Paagina 246 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Acestmodelprezintproceseleccheiecareaafecteazaccteleelectro
onice.Aceleesuntrepreezentatedee
ntral, cenuiu. Prcesele (creare, captur etc.) sunt reprezentate de sectoaare de cercc
cercul cen
colorate,ccenconjoarractele.
Numruld
deprocese prezentat(ggranularitatteasauniveeuldedetaalierealmo
odelului)estteoarecum
m
arbitrar.Ctevaaltereprezentrisuntposib
ble,iarfim
maipotrivite
epentrualttescopuri;ccelanteriorr
a fost aless intenionat pentru a fi pus n
n legur cu
c standard
dele. Pentru
u a interprreta acestee
procese:

uincludedo
oarcreareaactelordincadruluneeiorganizaii,ciiprimiireaactelorr
Creareanu
dinafarao
organizaiei..

Captura include
i
nregistrarea,, clasificarea i intrroducerea metadatellor pentru
u
manageme
entulactelo
or.

Folosireaincludecuttarea,regirea,parcurgere,redarrea,pstrarrea,revizuirreaetc.

Prezervare
eareprezinttproceseleecerutepentrumenin
nereaaccessibilitiinttimp.

Administraareaincludeepstrareacomenzilorrdeaccesiaautoritilordedisp
poziie.

Ordinea prroceslor preezentate nu

u este semnificativ, deoarece
d
accestea se pot
p producee n diferitee
secvenen
ndiferitese
etri.
Simplificn
ndfoartem
mult,standardelecheie
ecareseap
plicmanaggementulacctelorelectronicecaree
potfipuseenlegturcuacesteproceseestteprezentattnfiguraA
A7.2

FiguraA7.2

Relaia preezentat mai sus ntree standarde

e i procesee se repet la sfritull acestei seciunintro
o
formcareenunecesittculoare.

Paagina 247 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Acest mod
del urmrete zona dee relevan a standard
delor de o
o manier foarte
f
apro
oximativ

folosindlin
niicoloratecaresesuprapunpro
oceselor.Fieecarelinie coloratreprezintun
nulsaumaii
multestan
ndarde.Acoloundeestteposibil,sttandardeleaufostden
numitecunumeleloro
obinuit(dee
ex. PDF/A,, OAIS) i nu
n cu numrul lor de standard, mai puin sugestiv (d
de ex. ISO 19005, ISO
O
14721);assevedeaseeciunea1aacesteianeexepentrutitlurileoficciale.Deremarcatco
oricemodell
deacestfeelnupoatedadecto
oorientare general nuesteposibilfurnizzareadetaliiilordespree
interaciun
neaprocese
eloristand
dardelor;n
ntroanumittmsur, includerile iomiterileereflecto
o
perspectivsubiectiv.
dardele carre sunt con
nsiderate caa fiind celee mai importante suntt incluse n
n diagram;;
Doar stand
celelaltesu
untexcluse.Criteriulpentruinclud
deresauexxcluderepoaatefidiscuttabil.
Modelulessteexplicattmaijos.Sttandardele caresuntaaplicabilem
maimultorp
procesesun
ntexplicatee
maijos,urmatedestaandardelerrelevantepeentrufiecarreproces.
O15489iM
MoReq2
ISO
ISO15489 iMoReq2
2acoperambeleinteggralitateap
proceselorccareafecteaazacteleeelectronice..
nconsecin
n,elesuntprezentattecaacoperrindtoatep
procesele.
XM
ML
XML este prezentat ca fiind relevant penttru aproape toate pro
ocesele cu
c excepiaa stocrii ii
ediu.Totui,nprincip
pu,elpoatee
distrugerii..Relevana savariaz extremde mult,nfunciedeme
influenaformatulcre
eriiactelorr,apoifelulncaremettadatelesuntstocateiexprimateelacaptur
ul folosirii ulterioare; este un standard important care faciliteaz inntterpretareaa
i n tipu
metadatelo
oriconinutuluincadrlpstrriipetermen
nlung;poattefideasem
meneafolossitpentruaa
furnizaoschemcom
mundetransferntre sisteme;po
oatefifolossitsdescriieaccesulischemeii
dedispoziie.
autoritid
Meetadate
Standardeledemetad
datesuntreelevantepeentruprocesuldecaptur,folosiree,prezervare,transferr
per toate aspectele metadatelo
m
r relevantee
i administtrare. Acestea includ ISO 23081 (care acop
pentru maanagementu
ul actelor), Dublin Corre (care speecific un set standard
d de metad
date pentru
u
descoperirre), ISO 639 (vocabular controlaat pentru coduri
c
lingvvistice), ISA
AD i ISAAR
R (abordrii
pentru folosirea meetadatelor n domeniiul crerii documenteelor i descriere arh
hivistic) ii
standardelleISO2788i5984(staandarderefferitoarelatezaure).
Creearea
Celmaiimportantstandardenp
procesuldecreareaacctelorestefformatulacttelor.Existmaimultee
ntru email)), ISO 216, TIFF i JPEG (pentru
u
standarde de formatt incluznd RFC 2821//2822 (pen
imaginiscaanate),iPD
DF/A.

Paagina 248 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Cap
ptura
Standardeledemetad
datedetoaatefelurile seaplicp
puternicpro
ocesuluide captur.Uneledintree
neazcapturasuntdeeasemeneaarelevantedinpunctuldevederee
standardelledeformaatceinfluen
al extragerii automatte a valorilo
or de metaadate. Standardele refferitoare laa aspectele juridice see
aplicdeaasemenealaacaptur,reepectivISO15801iISSO12654.
Folo
osirea
StandardulcareguverneazGUID(numere deidentificcareunicegglobale),X.6
667,influen
neazfelull
n care acctele electronice sunt folosite, aa
a cum see ntmpl i cu stand
dardele refferitoare laa
aspectejurridice,ISO1
15801iISO
O12654.
Preezervare
StandardulesenialpentruprezeervareesteOAIS;acesstafunizeazzuncadrupentrupro
oiectareaii
administraara activitilor de preezervare. ISO
O 18492 fu
urnizeaz de asemenea indrumrri generale..
Majoritateea muncii de prezervare se bazeaaz fundam
mental pe standardele de metadaate, i unull
dintrestan
ndardelefundamentaleestePDF//A,caredeescrieunformatdeprrezervare.SStandardelee
pentru semntur electronic, X.509 i XKMS
X
au de
d asemen
nea implicaaii n prob
blemele dee
prezervaree.
Traansfer
Folosirea sstandardelo
or de metaadate este esenial pentru
p
transferul ntre
e organizaiii sau ntree
sisteme.
ministrare
Adm
Standardele de metaadate pot sprijini pro
ocesele de administraare a acceesului i pstrrii. Dee
801i12654
4.
asemenea,,suntrelevantestandaardelejuridice,ISO158
Sto
ocarea
ISO12142trateazun
naspectspecialalstoccrii,referittorlastocarreapediscu
urioptice.
Distrugerea
ISO 12037 trateaz un
u aspect limitat al disstrugerii, reespectiv disstrugerea (e
expungemeent); acestaa
esterelevaantdoarnaanumitemeedii.
Relaiantrestandard
deiprocesseesteprezzentatmaijosntro formtabeelar,caren
nunecesit
entare. Acest tabel prezint proccesele n co
oloane i sttandardele n rnduri..
culori pentru repreze
deconfirmaare( )esteprezentlainterseciantreunrn
ndiocoloan,acestaa
Acoloundeeunsemnd
indicfapttulcstandaardulcorespondentesstelegtdep
procesulcorrespunztorr.

Paagina 249 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Folosire

Prezervare

Transfer

Administrare

Stocare

Distrugere

ISAAR(CPFF) InternattionalStand
dardArchival
AuthorityRecordfo
orCorporatte
Bodies,Persons,an
ndFamilies
(InternaationalCoun
ncilon
Archives).

Captur

Staandard

Creare

IETFRFC
2821

SimpleM
MailTransfferProtocol.

IETFRFC
2822

InternettMessageFFormat.

ISO216

Writingpaperandcertain
matter
classesofprintedm
TrimmeedsizesAandBseriees

ISO639

Codesfortherepreesentationof
oflanguagees.
nameso

ISO2788

Guidelin
nesforthe
establishmentand
develop
pmentofmonolingual
thesaurri.

ISO5964

Guidelin
nesforthe
establishmentand
pmentofmultilingual
develop
thesaurri.

ISO8601

Represeentationofdatesand
times.

ISO98348
8 Generattionandreggistrationof
UniversallyUniqueeIdentifiers
(UUIDs))andtheiru
useasASN.1
ObjectIIdentifierco
omponents
(seealsoITUX.667
7).

ISO12033

Guidancceforselecttionof
documeentimagecompression
n
method
ds.

ISO12037

Recomm
mendationssforthe
expungeementofin
nformation
recorde
edonwriteonceopticaal
media.

Paagina 250 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Prezervare

Transfer

Administrare

Stocare

Distrugere

Captur

Creare

Folosire

ISO12142

Mediaeerrormonitoringand
reportin
ngtechniqu
uesfor
verificattionofstoreeddataon
opticald
digitaldatadisks.

ISO12654

Recomm
mendationssforthe
manage
ementofeleectronic
recordin
ngsystemsforthe
recordin
ngofdocum
mentsthat
mayberequiredassevidence,
RMopticald
disk.
onWOR

ISO14721

Openarrchivalinforrmation
systemReferenceemodel
(OAIS).

ISO15444

JPEG20
000imagecoding
system::Corecodin
ngsystem.

ISO15489

recordsmanagemeent.

ISO15801

Informaationstored
d
electron
nically
Recomm
mendationssfor
trustwo
orthinessan
ndreliabilityy.

ISO15836

TheDub
blinCoremetadata
elementset.

ISO18492

Longtermpreservationof
nicdocumentbased
electron
informaation.

ISO19005
1

Electron
nicdocumentfileform
mat
forlonggtermpreseervation.

ISO23081

Metadaataforrecorrds.

ITUX.667

Generattionandreggistrationof
UniversallyUniqueeIdentifiers
useasASN.1
(UUIDs))andtheiru
objectidentifierco
omponents.

MoReq2

Updateandextenssionofthe
Requiremen
ntsforthe
ModelR
manage
ementofeleectronic
records

Staandard

Paagina 251 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

XML

W3CExxtensibleMaarkup
Languagge.

Paagina 252 din 258

2

Distrugere

XMLKeyManagem
ment
Specificcation.

Stocare

XKMS

Administrare

ITUTRe
ecommendationX.509
9:
Opensyystemsinterconnection
n
TheDirectory:Pu
ublickeyan
nd
attributtecertificatee
framew
works.

Transfer

X.509

Prezervare

TaggedImageFileFormat.

Folosire

TIFF

Captur

Staandard

Creare

Speecificaia MoR
Req2

Anexa8M
Modificriifadevversiuneaanterioarr
8.1.Modificriincompatibilecuverssiuneaante
erioar
MoReq2 a fost scris pentru a assigura, n msura
m
posibilului, com
mpatibilitateea cu MoReeq original..
major din aceast
a
ediie este sto
ocarea actelor direct n
n clase, fr a mai folosi dosare..
Inovaia m
Aceast sittuaie este tratat n seciunea 3.2; trebuie observat c SMAE poate fi co
onfigurat s
dezactivezeaceasto
opiune.
Posibilitateeadeacreaaattsubd
dosare,ctivolumen
ncadruldossareloreste
edeasemen
neanoun
n
MoReq2 (vezi seciunea 3.3). Aceasta
A
nu ridic nici o problem
m de com
mpatibilitatee cu ediiaa
onoucerinmajor.
precedent,daresteo
De asemenea, definiiile prezen
ntrii i red
drii au fosst inversatee fa de definiia
d
din
n versiuneaa
Veziglosaru
ulpentruodefiniieco
ompletaam
mbilorterm
meni.
anterioaraMoReq.V
8.2.Relaiintreseciuni
nele modificri i cteeva adugiri. Aceast
Structura MoReq2estte reflectatt n MoReeq2, cu un
seciunem
marcheazcoresponden
nantreseciuninMo
oReq2iMo
oReq2.

Cap.

MoReq2
M
Titlu

q2
MoReq
C
Cap.

Preface
1 Introductio
on
1.1 Backgroun
nd
1.2 Purposean
ndScopeoffthis
Specificatio
on
1.3 Whatisan
nSMAE?
1.4 ForWhatccanthisSpeecificationb
be
Used?
1.5 EmphasisaandLimitationsofthis
Specificatio
on
1.6 UsingthisSpecificatio
on
1.7 Organisatio
onofthisSpecification
n
1.8 MandatoryyandDesiraable
Requiremeents
1.9 IntellectuaalProperty
2 Overviewo
ofSMAEReequirementss

1
1.1
1.3
1.4
1.5
1.7
1.9
1.10
1.12
1.6
2

Paagina 253 din 258

2

Titlu
P
Preface:Mo
oReq2
Introduction
n
B
Background

P
Purposeand
dScopeoftthis
S
Specification
n
W
WhatisanS
SMAE?
F
Forwhatca
nthisSpeciificationbe
u
used?
E
Emphasisan
ndLimitatio
onsofthis
S
Specification
n
C
Customising
gthisSpeciffication
O
Organisation
nofthisSpeecification
M
Mandatory
andDesirab
ble
R
Requiremen
nts
Intellectualpropertyrigghts
O
Overviewof
fSMAERequirements

Speecificaia MoR
Req2

Cap.
2.1
2.2
2.3
3

MoReq2
M
Titlu
KeyTermin
nology
KeyConcepts
EntityRelaationshipM
Model
ClassificationScheme

MoReq
q2
C
Cap.
2.1
2.2
2.3
3

3.1 ConfiguringtheClassification
Scheme
3.2 Classesand
dFiles
3.3 Volumes
3.4 Maintainin
ngtheClassification
Scheme
4 Controlsan
ndSecurity
4.1 Access
4.2 Audittrailss
4.3 BackupandRecovery
4.4 TrackingRecordMoveements
4.5 Authenticity
4.6 SecurityCaategories
5 RetentionandDisposal
5.1 RetentionSchedules
5.2
5.3
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
8

3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3

10.15
5
5.1

Review
Transfer,EExportandD
Destruction
n
CapturingRecords
Capture
Bulkimporrting
TypesofD
Document
EmailMan
nagement
Referencin
ng
Searching,RetrievalandRendering

5.2
5.3
6
6.1
6.2
6.3
7
8

8.1
8.2
8.3
8.4
9
9.1
9.2
9.3

Searchand
dRetrieval
Rendering:DisplayinggRecords
Rendering:Printing
Rendering:Other
AdministraativeFunctions
GeneralAd
dministratio
on
Reporting
Changing,Deletingan
ndRedacting
Records
10 OtherFuncctionality
10.1 Manageme
entofNonelectronic
Records

8.1
8.2
8.3
8.4
9
9.1
9.2
9.3
10
10.1

Paagina 254 din 258

2

Titlu
K
KeyTermino
ology
K
KeyConcept
ts
E
EntityRelat
ionshipMo
odel
C
Classificatio
nSchemeaandFile
O
Organisation
n
C
Configuring
theClassification
S
Scheme
C
Classesand
Files
V
Volumesan
dSubFiles
M
Maintaining
gtheClassiffication
S
Scheme
C
Controlsand
dSecurity
A
Access
A
Audittrails
B
Backupand
Recovery
D
Deleted(cov
veredinsecction10.1)
D
Deleted(cov
veredinchaapter2)
S
SecurityCat
tegories
R
Retentiona
ndDisposition
R
Retentiona
ndDisposition
S
Schedules
R
ReviewofD
DispositionA
Actions
T
Transfer,Ex
portandDeestruction
C
Capturingan
ndDeclaringRecords
C
Capture
B
BulkImport
ing
D
Deleted(cov
veredinsecction6.1)
e
eMailMana
agement
R
Referencing
g
S
Searching,R
Retrievaland
P
Presentation
n
S
Searchand
Retrieval
P
Presentation
n:Displayin
ngRecords
P
Presentation
n:Printing
P
Presentation
n:Other
A
Administrat
iveFunctions
G
GeneralAdm
ministration
n
R
Reporting
C
Changing,D
Deletingand
dRedacting
R
Records
O
OptionalMo
odules
M
Managemen
ntofPhysiccal(Non
e
electronic)F
FilesandReecords

Speecificaia MoR
Req2

MoReq2
M
Cap.
Titlu
10.2 HybridFile
eRetentionandDispossal
10.3 DocumentManagemeent
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8

Workflow
DigitalSign
natures
Encryption
n
ElectronicWatermarkksetc.
InteroperaabilityandO
Openness

11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5

NonFuncttionalRequiirements
EaseofUse
Performan
nceandScallability
SystemAvailability
TechnicalSStandards
LegislativeandRegulaatory
Requiremeents
Outsourcin
ngandThird
dParty
Manageme
entofData
LongTerm
mPreservatio
onand
TechnologyObsolesceence
MetadataRequirements
Principles
Organisatio
onoftheReemaindero
of
thisChapte
er
ClassificationSchemeMetadata
Elements
ClassandEElectronicFileMetadatta
Elements

MetadataElementsfo
orElectronic
FileorElecctronicFileV
Volume
ElectronicVolumeMeetadata
Elements
RecordMeetadataElem
ments
RecordExttractMetad
dataElemen
nts
UserMetadataElemeents
RoleMetadataElemeents
CustomisationNotesforMetadaata
Requiremeents
ReferenceModel
Glossary
EntityRelaationshipM
Model
EntityRelaationshipDiiagram
Narrative

11.6
11.7
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
12.9
12.10
12.11
13
13.1
13.2
13.3

MoReq
q2
Cap.
C
Titlu
10.2 D
DispositionofPhysicalRecords
10.3 DocumentM
D
Managemen
ntand
C
Collaborativ
veWorking
10.4 Workflow
W
10.7 ElectronicS
E
ignatures
10.8 Encryption
E
10.9 DigitalRight
D
tsManagem
ment
D
Deleted(cov
veredinchaapters5,6
a
and10.6)
11 NonFunctio
N
onalRequireements
11.1 EaseofUse
E
11.2 Performanc
P
eandScalaability
11.3 SystemAvai
S
ilability
11.4 TechnicalSt
T
tandards
11.5 Legislativea
L
andRegulattory
R
Requiremen
nts
11.6 Outsourcing
O
gandThirdParty
M
Managemen
ntofData
11.7 LongTermP
L
Preservation
nand
T
Technology
Obsolescen
nce
12 MetadataR
M
equirementts
12.1 Principles
P
A
App.9.1
Introduction
n
Ap
pp.9.7.1 Classificatio
C
nSchemes
Ap
pp.9.7.2 Classes,File
C
s,SubFiless,Volumes
Ap
pp.9.7.2 Classes,File
C
s,SubFiless,Volumes
Ap
pp.9.7.2 Classes,File
C
s,SubFiless,Volumes
Ap
pp.9.7.2
Ap
pp.9.7.3
Ap
pp.9.7.8
Ap
pp.9.7.8
A
App.9.9
13
13.1
13.2
13.3

Paagina 255 din 258

2

Classes,Files,SubFiless,Volumes
C
R
RecordReda
actions
A
Agents(Use
ers,GroupsandRoles)
A
Agents(Use
ers,GroupsandRoles)
C
Customisati
onNotesfo
or
M
MetadataR
equirementts
R
ReferenceM
Model
G
Glossary
E
EntityRelat
ionshipMo
odel
E
EntityRelat
ionshipNarrrative

Speecificaia MoR
Req2

Cap.
13.4

Ann.1
Ann.2
Ann.3
Ann.4
1

MoReq2
M
Titlu
AccessCon
ntrolModell
ANNEXES
ReferencePublication
ns
DevelopmeentofthisSSpecification
UseofthissSpecificationinElectrronic
Form
Acknowled
dgements
ProjectTeaam

MoReq
q2
Cap.
C
Titlu
13.4 A
AccessConttrolModel
A
APPENDICES
S
App.1 ReferenceP
R
Publicationss
App.2 Developmen
D
ntofthisSp
pecification
App.3 UseofthisS
U
Specificationin
E
ElectronicFo
orm
App.4 Acknowledg
A
gements
A
App.4.1
P
ProjectTeam
m
A
App.4.2
E
EditorialBoa
ard
A
App.4.3
D
DLMForum

A
App.4.4
R
ReviewPane
ellists
A
App.4.5
T
Trademarks
s
App.5 Correspond
C
encetoOth
herModels
A
App.5.2
ISO15836TheDublinCore
m
metadatast
tandard

2 ValidationOrganisatio
ons
3 Trademarkks
Ann.5 CorrespondencetoOttherModels
1 CorrespondencetoDublinCore
MetadataModel
2 CorrespondencetoPittsburgh
metadatamodel
Ann.6 DateProceessing
Ann.7 StandardsandOtherGuidelines
1 Standards
2 OtherGuid
delines
3 AccessibilittyGuidelinees

App.6
App.7
A
App.7.1
A
App.7.2
A
App.7.3

DateProcesssing
D
S
Standardsa
ndOtherGuidelines
S
Standards
O
OtherGuida
ance
A
Accessibility
yGuidelinessand
r
resources
A
App.7.4
D
DigitalPrese
ervationGu
uidelines

4 LongTerm
mPreservatio
onGuidelin
nes

Paagina 256 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

Anexa9M
Modelulde
emetadate
Anexa9co
oninemod
deluldemeetadateMoReq2.Dinccauzadimensiuniitexttuluiipenttruauuraa
referinan
ncruciat,eestepublicaatdoarnformatelecctronic,law
www.dlmne
etwork.org//MoReq2.

Paagina 257 din 258

2

Speecificaia MoR
Req2

MoRe
eq2 Mo
oReq Governa
G
nce Board App
proval

Name Marrko Lukii

h0 Workgrroup Leader
Title Transslation & Ch
Signature
Date 13th February 2012

mon Cole
Name Sim
Title

Actting Chair of the MGB

Signature
Date 13th February 2012

Paagina 258 din 258

2

Pagin lsat intenionat alb

Pagin lsat intenionat alb