Cod

Data:

PROCEDURA GENERALA

UNIVERSITATEA

PROCEDURA

DE VEST

DIN TIMIOARA

PROCEDURA
privind arhivarea, pstrarea i
reconstituirea documentelor

Pag. 1 din 4

Evidenta modificarilor:
Nr.
crt.

Pagina

ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT
VERSIUNEA

Capitol

Descrierea modificarii

NUME
CHILARESCU
DOINA
STULIANEC
ADRIAN
BIROUL
SENATULUI
1.1

FUNCTIA
DIRECTOR
ECONOMIC
AUDITOR

Data/
Versiunea

DATA
01.10.2009

Observatii

SEMNATURA

10.10.2009

Note:
1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea UNIVERSITATII de VEST din
TIMIOARA
2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.
3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea
partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere,
microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al proprietarului.

PROCEDURA
privind arhivarea, pstrarea i reconstituirea documentelor

CONTINUTUL PROCEDURII

1. S C O P :
Scopul acestei proceduri este:
1) stabilirea unui set unitar de reguli si proceduri pentru arhivarea, pstrarea i
reconstituirea documentelor.
2) stabilirea responsabilitilor privind arhivarea, pstrarea i reconstituirea
documentelor.
2. D O M E N I U:
Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul compartimentului financiarcontabil, ncadrat pe poziiile nr. ............................ din statul de organizare al unitii.

3. REFERINE NORMATIVE
- Fiele posturilor pentru titularii pozitiilor nr. ...................din statul de organizare;
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 modificat i completat;
- Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii aprobat prin HG 704/1993;
- O.M.F.P. nr. 1917 din 2005 privind aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru
institutiile publice si instructiunile de aplicare ale acestuia;
- O.M.F.P. nr. 556 din 2006 pentru modificarea si completarea Normelor
metodologice aprobate prin O.M.F.P.nr. 1917 din 2005;
- Graficul cu circuitul documentelor
4. DESCRIEREA PROCEDURII
4.1. Pregatirea documentelor n vederea arhivrii respectiv, gruparea
documentelor n dosare, de maxim 300 file, n funcie de: coninutul economic al
documentelor justificative i de termenul de pstrare:
- dosare care se pstreaz timp de 50 ani: situaii financiare, state de plat
2

- dosare care se pastreaz timp de 10 ani: contracte de prestri servicii, situaii

lunare, inventarierea anual, corespondena, fiele conturilor, note contabile i
documente justificative, proiect de buget i bugete aprobate, procese verbale de
cercetare administrativ, etc.
Documentele se vor aranja n dosare n ordinea cronologic producerii sau
nregistrrii n contabilitate;
4.2. Arhivarea efectiv a documentelor (legarea documentelor n dosar).
4.3. Numerotarea filelor din dosar i aplicarea semnturii pentru confirmarea
exactitii numrului de file;
4.4. nscrierea pe coperta dosarului a urmtoarelor informaii: denumirea n
clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numarul de dosar
din inventar, indicativul din nomenclator, coninutul pe scurt al dosarului, datele de
nceput i de sfrit, numrul de file, termenul de pstrare;
4.5. Intocmirea inventarelor;
4.6. Predarea dosarelor pe baza inventarului la arhiva unitii;
4.7. Informaiile n format electronic vor fi stocate i pe dischete i CD-uri i
vor avea aceleai termene de pstrare ca i cele pe suport de hartie.
5. RESPONSABILITAI
- Activitile de la punctul nr. 4.1 ale acestei proceduri sunt executate de
titularii posturilor nr............................................................. din statul de organizare.
- Activitile prevzute la punctele 4.2, 4.3, 4.4 ale acestei proceduri vor fi
executate de persoanele care au produs/nregistrat n contabilitate respectivele
documente justificative.
- Activitile prevazute la 4.5 si 4.6 ale prezentei proceduri vor fi executate
de catre angajaii desemnai prin deciziile ordonatorului de credite
- Verificarea modului n care se execut prezenta procedura revine
contabilului ef.
6. DISPOZIII FINALE
a) Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea/activitile
respectiv/respective.
b) Actuala procedur va fi revizuit n cazul n care apar modificrile reglementrilor
legale cu caracter general i intern pe baza crora se desfoar activitatea/activitile
care face/fac obiectul acestei proceduri.
c) Aceast procedur intr n vigoare la data de 01.10.2009.
7. A N E X E
1. Lista cu personalul care a luat la cunotin despre existena procedurii.

Universitatea de Vest Timioara

L I S T A
cu personalul care a luat la cunotin despre
existena procedurii

Nr.
crt.

Gradul
profesional/
Funcia

Numele i prenumele

Contabil ef,

Semntura

Data lurii
la
cunotin