Excel-ul in contabilitate

Taste de comenzi rapide

Cele mai utilizate functii de catre contabili
PivotTable

Oana Tomoiaga,
proiect realizat Contzilla.ro

Cuprins:
Taste de comenzi rapide . Shortcut-uri......................................................................................................... 3
Sortare DATE ................................................................................................................................................. 5
Filtrare Date .................................................................................................................................................. 7
Functii EXCEL ............................................................................................................................................... 10
Functii de cautare ................................................................................................................................... 10
Functia IF ............................................................................................................................................. 10
Functia VLOOKUP ................................................................................................................................ 11
Functii de insumare................................................................................................................................. 13
Functia SUM ........................................................................................................................................ 13
Functia SUMIF ..................................................................................................................................... 14
Functia SUMIFS ................................................................................................................................... 15
Functia SUMPRODUCT ........................................................................................................................ 17
Functii de contorizare ............................................................................................................................. 18
Functia COUNT .................................................................................................................................... 18
Functia COUNTIF ................................................................................................................................. 19
Functia CONCATENATE ........................................................................................................................... 20
Functia SUBSTITUTE ................................................................................................................................ 22
Functia TRIM ........................................................................................................................................... 23
Butoane ajutatoare ..................................................................................................................................... 25
Buton REMOVE DUPLICATES................................................................................................................... 25
Buton FREEZE PANES .............................................................................................................................. 28
Tabel Pivot .................................................................................................................................................. 30
Pivot Table Declaratia 394 ....................................................................................................................... 34

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Taste de comenzi rapide . Shortcut-uri

Excel-ul este foarte util pentru contabili fiind de mare ajutor cand vine vorba de sortare
date, centralizare date, crearea de rapoarte.
La fel de utile sunt si tastele de comenzi rapide in Excel care te ajuta sa facilitezi toate
demersurile in Excel si sa castigi timp.
Cele mai utile comenzi de taste rapide in Excel sunt:
1. Ctrl++
Aceasta combinatie de taste permite inserarea unui rand sau a unei coloane, mai repede
decat in varianta uzuala (adica prin click dreapta si selectarea adauga un rand ).

2. Ctrl+PageUp /Dwn
Intr-un fisier excel care are mai multe sheet-uri, aceasta combinatie permite navigarea
intre aceste sheet-uri.

3. Ctrl+Spacebar
Combinatia aceasta de taste permite selectarea automata a unei coloane din Excel.
4. Ctrl+C
Aceasta functie este foarte des utilizata , iar prin tastarea ei se va copia exact celulele
selectate initial. Aceasta functie se utilizeaza concomitent cu urmatoarea.
5. Ctrl+V
Prin aceasta combinatie de taste , se continua scurtatura utlizata anterior, astfel dupa ce
ati tastat Ctrl + C si ati copiat celulele selectate, le veti lipi in locul unde doriti in foaia
de lucru.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

6. Ctrl+X
Cu ajutorul acestei combinatii de taste veti decupa celulele selectate. Pe urma le veti putea
lipi in alta parte in foaia de lucru. Spre deosebire de ,,Ctrl+C, aceasta combinatie
decupeaza datele din celule, nu doar le copiaza.
7. Ctrl+A
Este foarte utilizata aceasta scurtatura in Excel, insa trebuie sa stiti ca daca o tastati de
mai multe ori, va va returna altceva. Astfel, daca sheet-ul dumneavoastra contine date,
printr-o singura combinatie tastata va vor fi selectate datele din regiunea curenta, insa
daca continuati cu inca o tastare se va selecta intreg sheet-ul.
8. Ctrl+Z
Nu de putine ori tastezi eronat/gresit in excel, sau faci modificari pe care nu ai vrea sa le
fi facut. Pentru toate acestea, exista o functie foarte utila care te ajuta sa anulezi ultimile
modificari facute de tine in foaia de calcul. De cate ori tastezi aceasta combinatie, atatea
comenzi iti anuleaza.
9. Ctrl+P
Doriti sa imprimati ceva? Daca tastati aceasta combinatie automat se va deschide o
fereastra in care va intreaba daca doriti sa imprimati

si tot ceea ce tine de setarile

inainte de imprimare.
10.

Ctrl+N

Pentru a crea un nou sheet, trebuie doar sa tastati aceasta combinatie si imediat dupa va
va aparea noua foaie de lucru.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

11.

Ctrl+F

Daca doresti sa cauti ceva anume in foaia de lucru, si ai atatea date astfel incat nu se poti
gasii cu ochiul liber, cu ajutorul acestei comenzi rapide se va deschide o fereastra
Gasire(Find), tu scrii exact ce cauti, iar Excel-ul iti va ingrosa celula unde se afla ceea ce
cauti.
12.

Alt + =

Cu ajutorul acestor combinatii de taste veti putea sumariza sectiunea selectata de

dumneavoastra, astfel fiind introdusa in mod direct functia SUM. Foarte utila pentru a
sumariza valori in cel mai scurt timp posibil.
13.

Alt+F4

Aceasta comanda rapida te ajuta sa inchizi direct programul. In momentul in care se

executa comanda, Excel-ul se va inchide imediat.

Sortare DATE
Este foarte utila Sortarea intr-o foaie de calcul Excel, pentru ca puteti sa o utilizati
pentru a obtine niste informatii foarte eficiente. De exemplu, in

foaia de calcul care

contine coloana Vanzari vreti sa ordonati vanzarile in ordine descrescatoare, respectiv de

la cele mai mari vanzari la cele mai mici.
Astfel, in imaginea de mai jos am facut sortarea vanzarilor, de la cele mai mari vanzari la
cele mai mici vanzari. ATENTIE! In momentul cand faceti aceasta sortare, se vor modifica
si celelalte celule corespunzatoare valorilor din coloana Vanzari.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In imaginea alaturata se poate vedea care

sunt optiunile sortarii:

De la cel mai mic la cel mai

mare in cazul numerelor, sau ordonarea

alfabetica, in cazul textelor

De la cel mai mare la cel mai mic, in cazul numerelor, sau ordonarea invers
alfabetica, in cazul textelor.

In imaginea de mai jos se regaseste rezultatul sortarii datelor coloanei Vanzari, de la cele
mai mari vanzari la cele mai mici vanzari. Se poate observa ca s-a modificat si coloana
Nume si coloana Localitate, in functie de modificarile efectuate.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Filtrare Date
Foarte utila este optiunea Filtrare in momentul in care ai nevoie sa analizezi doar anumite
date, nu intreg tabelul. Astfel, prin aceasta optiune, poti de exemplu sa filtrezi in
Balanta.xls doar acele conturi din clasa 6 (Cheltuieli), astfel in foaia de lucru iti vor aparea
doar acele conturi din clasa 6. Cum poti face acest lucru? Urmareste mai jos imaginile care
surprind mai multe operatii de filtrare.
Butonul Filtrare este in Meniu Excel, in sectiunea
Data.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In imaginea de mai sus se pot observa filtre mai complexe si anume:

Este egal cu

Nu este egal cu

Incepe cu

Se termina cu

Contine

Nu contine

Customizare avansata

Cazul nostru, a fost sa filtram coloana Cont, respectiv sa ne apara doar acele conturi din
clasa 6. Dupa ce am pus filtru, am selectat optiunea Begins with (incepe cu) si am scris
cifra 6.

Dupa cum se poate observa in imaginea de mai jos ne-a aparut , doar acele conturi care
incep cu cifra 6.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Un alt exemplu ar fi sa punem filtru pe coloana Sold final, pentru a ne returna doar acele
conturi ale caror sold final este diferit de zero. Pentru a realiza acest lucru, am pus filtru
pe coloana Sold final, si in continuare am selectat optiunea Does not equal with (nu este
egal cu) cu 0.
Astfel, au aparut doar acele conturi ale caror sold final nu este egal cu 0.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Versiunile noi Excel se poate Filtra si dupa culoare. Astfel, dumneavoastra marcati celulele
cu mai multe culori diferite in functie de un anumit criteriu, iar ulterior puteti sa filtrati
dupa o culoare anume. Aceasta optiunea se gaseste tot la Filter, la Sort by Data.

Functii EXCEL

Functii de cautare
Functia IF
Cu ajutorul acestei functii, in foaia de calcul de mai jos am utilizat functia IF pentru
urmatoarea conditie: in cazul in care notele obtinute de studenti sunt mai mari sau egale cu
5, acestia vor si ADMISI. In caz contrar, vor fi RESPINSI.
Formula arata in felul urmator:
=IF(B2>=5,ADMIS,RESPINS)
Unde,

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

B2>=5 = >inseamna ca valorile din coloana B2 sa fie mai mari sau egale cu 5

ADMIS= >in cazul in care conditia pusa de mine este adevarata, respectiv in celula
corespunzatoare se gaseste valoarea mai mare sau egala cu 5,

ne va returna

ADMIS.

RESPINS=> in cazul in care conditia pusa de mine nu este indeplinita, respective

valoarea din celula B2 nu este mai mare sau egala cu 5, formula ne va returna
RESPINS.

ADMIS si RESPINS sunt texte scrise de noi, in functie de ceea ce doriti sa va

returneze, scrieti dumneavoastra intre ghilimele .

Functia VLOOKUP

O functie mai complexa si din punctul nostru de vedere cea mai utila, este VLOOKUP. Cu
ajutorul acestei functii poti extrage date atat dintr-un sheet cat si poti sa compari date
din doua sheet-uri.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In cazul de fata, pentru o mai buna intelegere a acestei functii, am decis sa extrag
vanzarile lui Popescu Adina. Atentie, imi va returna doar prima valoare gasita a vanzarilor,
desi Popescu Adina a avut mai multe vanzari.
Formula arata in felul urmator:
=vlookup(B2,B2:D22,2,False)
Unde,
1. B2 => am selectat Popescu Adina fiind primul criteriu
2. B2:D22 => am selectat tot tabelul unde se va face cautarea. Atentie! Intotdeauna se
va incepe cu acea coloana unde se afla primul criteriu, in cazul nostru coloana
Nume.
3. 2 => reprezinta numarul coloanei de unde trebuie extras datele
4. False => ultima parte a formulei presupune fie sa scriem False, ceea ce inseamna ca
ne va returna date aproximative, fie sa scriem True, caz in care ne sunt returnate
date exacte ale cautari noastre. De preferat, sa folosim False.
Pentru a intelege mai bine, ceea ce am facut noi a fost sa cerem sa ni se returneze ce ii
corespunde criteriului Popescu Adina din coloana Vanzari.
O alta functie utila, similara cu vlookup, este hlookup. Diferenta dintre cele doua este
urmatoarea:

Vlookup se aplica pe vertical;

Hlookup se aplica pe orizontala;

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functii de insumare
Functia SUM
Cu ajutorul acestei functii, in Excel vei putea sumariza/aduna toate celulele care contin
cifre/numere. Presupunem ca avem o coloana denumita Vanzari, iar in continuare noi vrem
sa aflam totalul vanzarilor. Astfel, tot ce trebuie sa faceti este sa utilizati functia SUM.
Formula arata in felul urmator:
=SUM(C2:C22)

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Unde,

C2:C22 => se selecteaza de la celula C2 din coloana vanzari pana la celula C22 din
aceeasi coloana. Aceasta formula a returnat valoarea 463 ceea ce inseamna ca
totalul vanzarilor este de 463.

Functia SUMIF
O functie foarte utila in Excel, este SUMIF care ne permite sa adunam anumite valori in
functie de un criteriu. Ca si exemplu, am vrut sa aflam cate vanzari a avut Popescu Adina in
total.
Functia arata in felul urmator:

=SUMIF(B:B,B2,C:C)

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Unde,

B:B => am selectat range-ul (coloana) unde se gaseste criteriul dupa care va aduna
vanzarile

B2 => este criteriul din coloana selectata anterior B:B. In cazul nostru, criteriul
este Popescu Adina.

C:C => este coloana cu Vanzari unde se vor aduna toate valorile care se gasesc in
dreptul criteriului Popescu Adina.

Rezultatul este 48, ceea ce inseamna ca totalul vanzarilor pe care l-a realizat Popescu
Adina este de 48.

Functia SUMIFS

Aceasta functie este similara functiei SUMIF, singura diferenta este ca in in cazul
functiei SUMIFS, se pot alege mai multe criterii dupa care sa se faca cautarea.
Astfel, o cautare mai avansata este faptul ca am vrut sa stim cate vanzari a avut Popescu
Adina doar in localitatea Cluj.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia arata in felul urmator:

=SUMIFS(C:C,B:B,B2,D:D,D2)
Unde,

C:C=> coloana cu vanzari, astfel in acest caz functia incepe cu range-ul unde aduna
valorile;

B:B => reprezinta prima coloana unde se afla primul criteriul dupa care se face
cautarea;

B2 => este primul criteriu dupa care se face cautarea, respectiv Popescu Adina,
astfel fiind impusa conditia ca sa se adune doar valorile aferente acestui nume;

D:D => reprezinta a doua coloana unde se afla cel de-al doilea criteriu dupa care se
face cautarea;

D2 => este criteriul al doilea, respectiv sa adune doar valorile aferente localitatii
Cluj;

Nota: In exemplul nostru am folosit doar doua criterii, insa se pot utliza mai multe, in
functie de ce dorim sa extragem din baza de date.
Valoarea returnata in cazul nostru este de 25 , dupa cum se poate observa Popescu Adina
are valoarile 10 si 15 in judetul Cluj, insumate dand rezultatul corect, cel de 25.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia SUMPRODUCT

Extrem de utila aceasta functie in cazul in care , de exemplu, pe o coloana aveti cantitatea
de produse, iar pe cealalta pretul si doriti sa aflati volumul vanzarilor exprimat in lei.
Pentru acest lucru, in cazul in care nu ar exista aceasta functie ar trebui sa luati fiecare
valoare din celulele din coloana Cantitate si sa inmultiti cu pretul. Acest lucru ar dura
foarte mult in cazul in care ati avea foarte multe date. Functia SUMPRODUCT ne
faciliteaza foarte mult munca.
Formula arata in felul urmator:
=SUMPRODUCT(C2:C9,D2:D9)
Unde,

C2:C9 =>am selectat coloana Cantitate , cea in care sunt inscrise valori

D2:D9 => am selectat coloana Pret (lei), in care se gasesc preturile aferente
produselor.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Aceasta formula ne returneaza valoarea de 4.666 ceea ce inseamna ca s-au vandut produse
in valoare de 4.666 de lei. Important! Aceasta functie se poate utiliza doar pentru valori,
nu si text!

Functii de contorizare
Functia COUNT
Cu ajutorul acestei functii, noi putem sa contorizam in Excel acele celule care contin valori
(numere). De exemplu, avem coloana vanzari, si noi vrem sa aflam cate vanzari s-au realizat
in ultima luna. Fiecare celula reprezinta cuantumul vanzarilor din acea zi. Astfel, cu ajutorul
acestei functii vrem sa aflam in cate zile au avut loc vanzari.
Formula arata astfel:
=COUNT(C2:C22)
Unde,

C2:C22 => reprezinta celulele care au fost selectate pentru a le putea contoriza.

Atentie! In cazul in care aveti spatii libere, respectiv celule goale, si vreti sa fie numarate
doar acele celule care contin valori, utilizati functia COUNTA!

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia COUNTIF
Foarte utila functie este si COUNTIF, cu ajutorul caruia ne arate numarul de valori din
celule in functie de conditia pusa de noi. In cazul nostru, din baza noastra de date am vrut
sa aflam in cate zile vanzarile au fost mai mari de 10.
Formula arata in felul urmator:
-COUNTIF(C:C,>10)
Unde:

C:C => coloana in care se afla vanzarile

>10 => am pus conditia sa-mi numere de cate ori vanzarile au fost mai mari decat 10

Formula ne-a returnat 17, ceea ce inseamna ca 17 din valorile din coloana Excel sunt mai
mari decat 10.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia CONCATENATE
Functia Concatenate te ajuta in cazul in care doresti sa unesti intr-o singura celula
valorile/textele care se afla in doua sau mai multe celule diferite, mai exact ce e scris in
doua coloane sa apara scris intr o singura coloana.
Astfel, in exemplul nostru, avem coloana Nume si coloana Prenume si vrem sa fie scrise
ambele intr o singura coloana.
Formula arata in felul urmator:
=CONCATENATE(A2, ,B2)
Unde,

A2 => am selectat prima coloana, si anume coloana Nume

=> am pus spatiu, pentru ca altfel cuvintele ar fi lipite intre ele

B2 => am selectat ultima coloana si anume coloana Prenume

Rezultatul il puteti observa si in imaginea de mai jos!

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In cazul in care doriti ca cele doua texte sa fie separate de cratima, formula va arata in
felul urmator:
=concatenate(A2,-,B2)

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia SUBSTITUTE

Cu ajutorul acestei functii poti inlocuii anumite texte, valori cu alte texte si valori pe care
le doresti tu. De exemplu ai o lista de nume si prenume, cu spatiu intre ele si doresti sa pui
punct intre ele pentru a putea obtine adresele de mail-uri. Tot ce trebuie sa faci este sa
utilizezi aceasta functie.
Formula arata in felul urmator:
=substitute(A2, ,.)
Unde,

A2 => am selectat celula in care se afla textul pe care doresti sa il inlocuiesti;

=> am selectat ca dorim sa inlocuim spatial liber dintre cuvinte;

. => am inlocuit spatiul gol cu un punct intre cele doua texte;

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Functia Substitue se poate folosii impreuna cu functia Concatenate. Astfel, in exemplul

urmator am dorit sa obtinem adresele de mail ale unor persoane, noi avand initial in baza de
date doar numele si prenumele acestora. Am utilizat pentru inceput functia Substitute
pentru a inlocui spatiul dintre texte cu punct, astfel am parcurs primul pas in a obtine
adresa de mail. Pe urma , cu ajutorul functiei Concatenate, am unit textul din celula B2, cu
@contzilla.ro , si am obtinut astfel adresa de mail Popescu.Adina@contzilla.ro.
In functie de situatia dumneavoastra, puteti folosii aceste functii dupa cum aveti nevoie.

Functia TRIM
Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In cazul in care baza ta de date contine texte care au mai multe spatii decat trebuie atat
inainte, dupa sau intre cuvinte, functia TRIM vine in ajutorul tau si elimina toate spatiile in
plus lasand doar un spatiu liber intre texte.
Formula arata in felul urmator:
=TRIM(B2:B22)
Unde,

B2:B22 => am selectat de la celula B2 la celula B22, pentru a face modificarile la

textele care se afla in aceste celule.

Rezultatul il puteti vedea in imagine !

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Butoane ajutatoare
Buton REMOVE DUPLICATES
Cu ajutorul acestui Buton se elimina orice text care apare de mai multe ori, respectiv
elimina duplicatele. In baza noastra de date se poate observa ca in coloana Nume apar
numele unor persoane de mai multe ori in cadrul acestei coloane, iar noi dorim sa le elimine
pe cele care se repeta si sa le lase doar o singura data. Mai jos sunt cateva imagini care
arata exact pasii parcursi si rezultatul final dupa activarea butonului Remove Duplicates.

Imagine 1

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Imagine 2

Imagine 3

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Imagine 4

Imagine 5

Se poate observa ca s-au eliminat 11 duplicate, iar rezultatul final il vedeti in Imagine 5.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Buton FREEZE PANES

Cu ajutorul acestui Buton, Freeze Panes, in cazul in care doriti sa analizati sau sa
extrageti anumite date , iar acestea sunt in numar foarte mare si in momentul cand dati jos
in pagina nu mai retineti capul de tabel, iata ca Excel-ul a venit in ajutorul dumneavoastra,
si prin activarea acetui buton se vor ,,ingheta fie randurile, fie coloanele pe care le
selectatati si astfel indiferent de cat mergeti jos in pagina, sau urcati in pagina, ele vor
ramane vizibil pe intreg parcursul.
Pentru a si vedea exact ce se intampla, am inghetat capul de tabel din urmatorul sheet.
Imagine 1
Lista contine foarte multe randuri, peste 28 cate imi permite Excel-ul sa vad inclusiv cu
primul rand care contine capul de tabel. Noi dorim sa inghetam primul rand care este si
ingrosat si are culoarea rosie.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Imagine 2

Imagine 3
In imagine se poate observa ca desi am coborat pana la celula 130 , primul rand, capul de
tabel a ramas inghetat si il putem vedea permanent.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Tabel Pivot
Baza de date pe care vom lucra in Pivot Table este cea de jos. Ea contine facturile emise
catre client, baza fara TVA, TVA si suma finala.
Cu ajutorul unui PivotTable, veti avea posibilitatea sa rezumati, sa analizati, sa explorati si
sa prezentati un rezumat al datelor din foaia de lucru .
Mai jos sunt prezentate doua rapoarte Pivot Table, unul mai usor , iar celalalt putin mai
complex in legatura cu Declaratia 394 (TVA).
In prima imagine de mai jos este prezentata prima baza de data pe care o sa lucram.
Aceasta contine Nr.crt., Client, Data facturare, Baza fara TVA, TVA si Suma finala.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Pentru a putea genera un Pivot Table, se va merge in Meniu, pe urma la Sectiunea Insert, si
se activeaza butonul Pivot Table, dupa cum puteti observa in imaginea de mai jos.
Atentie! In prealabil sa selectati toate campurile care doriti sa apara in Pivot Table.
Selectia se face cu cursorul de la mouse.

In stanga se poate observa butonul PivotTable.

Dupa ce ati selectat campurile care doriti sa
alcatuiasca Pivot-ul , activati butonul Pivot Table
si se va genera automat intr-un alt sheet toate
numele ce formeaza capul de tabel pentru a
putea jongla cu
ele.

Va va aparea in dreapta PivotTable Field List, unde

dumneavoastra cu ajutorul cursorului de la mouse (Drag &
Drop) veti putea cobori campurile ce constituie capul de
tabel. In cazul de fata , am coborat Client la Row Labels
(sa ne apara pe randuri numele clientilor). Pe urma am
coborat la Values (Valori) Baza fara TVA, TVA , Suma
finala si Data de facturare.
La sectiunea Values aveti optiunea Value Field Settings daca
apasati de exemplul pe campul Sum of Baza Fara TVA. Pe
urma se va deschide o fereastra in care dumneavoastra
puteti selecta ce doriti sa faca cu acel camp, respectiv sa-l
sumarizeze (SUM) sa contorizeze (Count) etc. In cazul
nostru am dorit SUM pentru a ne spune suma finala atat la
Baza fara TVA, cat si la TVA si Suma finala.
In schimb la Data facturare am selectat Count, dupa cum
puteti observa si in imaginea alaturata, astfel ne va
prezenta in functie de campul Client, cate facturi s-au emis
pe fiecare client in parte.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

In imaginea alaturata este prezentata

optiunea Value Field Settings. Dupa ce dati click, va va
aparea o noua fereastra cu mai multe optiuni.
Veti putea observa in urmatoarea imagine aceste
optiuni. Exemplu: SUM, COUNT etc.

Tot la setarile Pivot-ului mai avem si optiunea Report Filter. Cand puneti un camp acolo,
Pivot-ul va pune filtru pe acel camp, iar astfel dumneavoastra veti putea face selectii dupa
anumite criterii pe care vi le ofera optiunea Filtrare. In cazul nostru am pus campul Data
facturare, astfel noi vom putea selecta o anumita data, iar Pivot Table ne va arata toate
operatiunile doar din acea data.
Haideti acuma sa vedem si ce am obtinut dupa toate aceste setari. Astfel, raportul nostru
Pivot Table arata in felul urmator.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Se poate observa ca pe randuri a aparut numele clientilor. Pe urma la valori am pus Baza
fara TVA, TVA , Suma finala si Data facturare. Primele trei executa functia SUM, astfel
sumarizeaza pe coloana acele valori, iar ultima functia COUNT, astfel numarand fiecare
client cate facturi a avut. Filtrul pe care l-am pus pe Data facturare arata in felul urmator:

Astfel, se va putea selecta o anume data, iar in Pivot Table vor fi prezentate doar facturile
emise in acea data.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Pivot Table Declaratia 394

Declaratia 394

Cu ajutorul Pivot Table veti putea completa mult mai usor aceasta

declaratia TVA , pentru ca veti putea crea un raport care sa va extraga si prezinte doar
acei clienti care sunt inregistrati ca si platitori de TVA .
Clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA au obligatoriu Codul fiscal scris cu RO in
fata. In momentul in care introduceti intr-un program de facturare toate facturile emise,
veti fi obligati sa introduceti si codul fiscal al acestora. Astfel, problema apare atunci cand
dumneavoastra lucrati si cu clienti inregistrati in scopuri de TVA, clienti persoane fizice
autorizate sau pur si simplu clienti persoane fizice.
Dupa ce exportati baza de date cu facturi in format .xls, va trebuie sa selectati doar
clientii platitori de TVA, respectiv cei care au codul fiscal inscris cu RO in fata.
In imaginea de mai jos va prezentam baza de date pe care vom lucra, si care contine
urmatoarele capete de tabel Factura, Client, Data , Baza fara TVA, TVA si Suma totala.

In imaginea de mai sus se poate observa in coloana Cod Fiscal ca unii clienti sunt platitori
de TVA, altii nu sunt platitori de TVA , iar altii sunt persoane fizice.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Pentru a putea crea Pivot Table , prima data vom Filtra campul Cod Fiscal, asa cum am
invatat in capitolele anterioare, si anume vom selecta optiunea Filtru, pe urma, Begins
with (incepe cu) RO. Si astfel vor aparea doar acele facturi care au fost emise catre
clientii inregistrati in scopuri de TVA.

In urma aplicarii optiunii Filter, au ramas doar acei clienti a caror Cod Fiscal incepe cu RO.
Pentru a putea crea un Pivot Table, va trebuie sa Copiem toata aceasta sectiune si sa o
lipim special (Paste Special) ca si Values (Valori ) pentru a elimina Filtrul.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Pentru a putea completa declaratia 394, trebuie ca toate codurile fiscale sa nu aiba RO in
fata. Astfel, pentru a le elimina, vom folosi comanda rapida de taste Ctrl+F si vom
selecta Replace. Pe urma vom cauta RO si vom inlocuii cu (spatiu).
Mai departe vom selecta sectiunea cea careia i-am aplicat Paste Special ca si Values
(Valori) si vom insera Pivot Table.

Optiunile Pivot-ului sunt urmatoarele:

Campul Codul fiscal este pus pe randuri

Campurile Baza fara TVA, TVA si Suma finala

este pusa la Values si le este pusa fuctia SUM

Campul Factura este pus tot la Values, cu functia

Count pentru a Numara cate facturi au fost emise pe

fiecare Cod fiscal in parte.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Rezultatul final al Pivot Table pentru Delcaratia 394 este imaginea de mai sus. Astfel, din
baza initiala de date am extras doar clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA
(codurile fiscal care contin RO in fata), pe urma am sumarizat Baza fara TVA, TVA si Suma
finala pentru a le putea inscrie in Declaratia 394.

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro