Suport de curs Introducere in SAP

CUPRINS

Obiectivele cursului

Lectia 1-1 Istoric SAP

Prezentare generala a sistemului SAP R/3

4
13

Parole

15

SAP Acces Usor

24

Utilizarea ariei de navigare

25

Introducerea datelor intr-un ecran

26

Crearea de favorite

28

Lucrul cu mai multe sesiuni

30

Scurtaturi in Sistemul SAP

32

Delogarea din sistemul SAP

Rapoarte

36
36

Afisare unei Liste de Raport

36

Ecran de tiparire

38

Lectia 3-3 Intrebari recapitulative

41

Prezentarea cursului
Acest suport de curs cuprinde o descriere a functionalitatilor componentei SAP in general
si cuprinde cunostiinte de baza in vederea utilizarii corecte a sistemului.
Se va face o prezentare a modului de logare si navigare in sistem.

Scopul cursului
Scopul cursului
Acest curs va pregateste pentru :
Descrie si intelege structura sistemului SAP;
Descrie si intelege notiunile de baza referitoare la sistem;
Descrie si intelege modul de utilizare al componentei SAP;

Obiectivele cursului
Obiectivele cursului
Dup terminarea acestui capitol veti fi capabil s:

Descrieti structura componentei si a functionalitatilor SAP;

Lucrati in sistemul SAP independent;

Intelegeti modurile de navigare in sistem;

Lectia 1-2 Introducere in SAP

1.2.1 Istoric SAP
In anii '70, conceptul ERP (Enterprise Resource Planning) nu exista.
Termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) este o categorie de aplicaii software
pentru gestiunea activitii companiilor.
O astfel de aplicaie poate fi privit ca o cutie in care se introduc date (input-uri), care sunt
prelucrate, stocate i procesate in aa fel incat sa poat oferi la ieire datele care sunt solicitate de
utilizatori (Output-uri).

Aceasta definitie este foarte generala i nu ne spune mare lucru despre Ce face un ERP ?,
Cine sunt utilizatorii specifici ai unui ERP, Care sunt caracteristicile unui ERP ?, sau Care
sunt avantajele utilizrii unui ERP ? Ce face un ERP ? este o intrebare care poate fi reformulat
mai profesional astfel: Care sunt funcionalitile unui ERP ?, moment in care trebuie definit ce
inseamna functionalitatile unei aplicatii software.
Termenul de funcionalitate este folosit in descrierea oricarui produs, fie ca este vorba de un
bunuri tangibile, fie ca este vorba de un bunuri intangibile, asa cum sunt aplicaiile software. O
aplicaie de tip ERP are ca scop principal emularea proceselor de afaceri din cadrul unei companii.
Conceptul de proces definete modul in care funcioneaza o companie, setul de operaiuni,
proceduri i decizii care fac compania sa funcioneaze, toate acestea pot fi definite cu un termen
general de procese de business
Cine sunt clientii si utilizatorii specifici ai unui ERP:

Cu ajutorul sistemului SAP R/1, SAP AG dezvoltase un produs software care gestiona si
procesa datele in timp real si le salva intr-o baza de date unica. Aceasta a asigurat ca
intreprinderile sa aiba acces la datele lor rapid, cu un inalt nivel de control si transparenta.
SAP AG a fost fondata in 1972 ca Systemanalyse und Programmentwicklung de catre cinci
fost ingineri de la IBM in Mannehim, Baden-Wurttenberg. SAP este cel mai important program
de

tip

ERP

[Enterprise

Resource

Planning]

(sistem

integrat

de

gestiunea

resurselor Intreprinderii) din lume. Programul s-a numit initial SAP R3, unde abrevierea SAP
provine de la Sisteme, Aplicatii si Produse in prelucrarea datelor, R vine de la timp real, iar
numarul 3 se refera la trei niveluri de arhitectura client-server: GUI, Server de aplicatii si Baza de
date. La momentul de fata SAP AG este cea mai mare companie de software din Europa si a treia
ca marime din lume,
In anii '80, aceste aplicatii au inceput sa fie cunoscute ca sisteme standard ERP. Intrucat SAP
a realizat o munca de pionierat in aceasta directie a inceput sa fie cunoscut, si recunoscut, ca lider
de piata. Utilizarea sistemelor ERP asigura integrarea proceselor, ceea ce asigura o crestere a
eficientei activitatii si o reducere a timpului de reactie, la aparitia unui eveniment neasteptat.

In anii '90, internetul s-a dezvoltat extrem de rapid. Noi companii au dezvoltat aplicatii
noi, pentru internet si o "noua economie" s-a nascut, economia pe internet. Intreaga piata s-a
schimbat datorita internetului. S-au definit noi grupuri de clienti si noi cai de a face comert au fost
descoperite. Companiile incep sa intre in relatii directe de business una cu cealalta. Drept rezultat,

procesele de business au fost redefinite astfel incat sa depaseasca granitele intreprinderilor.

Planificarea facuta de catre partenerii de business s-a utilizat pentru optimizarea lantului de
aprovizionare al companiilor. Comenzile de vanzare nu se mai introduc direct in sistemul ERP, ci
camp cu camp, de catre diversi angajati, utilizand sisteme mobile de achizitii de date. Aceste noi
functii au determinat dezvoltarea de noi produse. SAP a dezvoltat sisteme pentru achizitii pe
internet (SAP Enterprise Buyer), gestionarea relatiilor cu clientii (SAP Customer Relationship
Management), si functii inteligente de planificare (SAP Advanced Planning and Optimization).
Independent de aparitia internetului, a devenit necesara dezvoltarea de noi unelte contabile
pentru a gestiona datele financiare ale companiilor. Datele nu mai sunt, in acest caz, doar stocate
in baza de date, ca in cazul sistemului ERP. Raspunzand acestei nevoi, SAP a dezvoltat SAP
Strategic Enterprise Management si SAP Business Information Warehouse. La inceputul anului
2003, SAP si-a redefinit conceptul unui sistem ERP. Nu mai este un sistem cu o baza de date ci o
combinatie de produse ce acopera procesele de baza ca: achizitii, vanzari sau productie.
In sfera resurselor umane, a contabilitatii si a tehnologiei pe care se bazeaza, noul sistem
corespunde cu o largire a solutiilor cu noi dimensiuni. Solutia mySAP ERP este compatibila cu
componentele aditionale oferind posibilitatea proceselor de business sa fie definite la un nivel ce
depaseste granitele companiei.
Procesele de afaceri prelucrate in sistemul R/3 nu sunt restrictionate la ariile de aplicatii
individuale. Toate datele si functiile sistemului sunt strans conectate unele altora. Acest fapt permite
proceselor de afaceri ce implica mai multe module, sa fie realizate usor si fara
piedici.

O mare parte a sistemelor informatice utilizate de intreprinderi au fost dezvoltate pentru a

indeplini functii specifice si a realiza rapoarte si analize ale evenimentelor care au avut deja loc. O
companie tipica are mai multe siteme separate pentru a gestiona diferite procese cum ar fi cel
de productie, vanzari si contabilitate. Fiecare dintre aceste sisteme are baze de date proprii si
rareori trimit informatia in mod rapid catre celelalte sisteme.
SAP are o abordare diferita, exista un singur sistem de informatii in intreprindere, toate
aplicatiile au o baza de date comuna. Contabilitatea este realizata automata de catre evenimentele
din achiziii sau productie, vanzarile pot vedea cand produsele sunt livrate, intregul sistem este
proiectat pentru a fi in timp real si nu istoric. Companiile care implementeaza SAP pot adapta
operatiunile lor pentru a obtine eficienta maxima.
Complexitatea sistemului a condus la divizarea sa in mai multe module, pentru a cuprinde
intreaga sa structura. SAP ERP cuprinde urmatoarele module: managementul materialelor (MM);
vanzari si distributie (SD); planificare productie (PP); financiar/contabilitate (FI/CO); contabilitate
mijloace fixe (AA); service clienti (CS); gestiunea depozitelor (WM); managementul calitatii
(QM); intretinere echipamente (PM); resurse umane (HR).
Utilizarea SAP face posibila urmarirea si gestionarea, in timp real, a vanzarilor,
productiei,finantelor, contabilitatii sau resurselor umane dintr-o intreprindere.

Harta solutiei SAP

Clienti si parteneri de referinta SAP ERP

Colaborarea dintre SAP si furnizorii de software asigura faptul ca solutiile de business SAP si
alte sisteme de aplicatii pot comunica eficient.
Programul SAP de parteneri software ofera furnizorilor de software interfete standard, bine
definite.
Aceste interfete pot fi utilizate pentru integrarea produselor aditionale in solutiile SAP.
Partenerii de service si suport sustin clientii SAP in timpul selectiei, implementarii si
utilizarii operationale a produselor SAP. Acesti parteneri au in general multi ani de experienta
SAP si apartin Aliantei SAP de Parteneri de Service. Companiile partenere participa la procesul de
calificare pentru a isi dovedi experienta in anumite produse sau solutii SAP; astfel, acestora li se
acorda statul de Partener Special de Expertiza (Special Expertise Partner SEP).

Domenii de activitate in care activeaza utilizatorii de SAP ERP

Un alt criteriu de segmentare a companiilor este domeniul de activitate, care este foarte
important, pentru ca fiecare domeniu are specificul sau, prioritati si cerinte diferite de la o aplicatie
de tip ERP. Principalele domenii de activitate in care intalnim companii care utilizeaza un ERP
sunt:

De asemenea, in ceea ce priveste domeniile de activitate nu exista practic limite, astazi se

folosesc ERP-uri si in organziatii non-profit, cum ar fi: Sanatate (spitale, clinici), Institutii
educaionale (facultati), Guvern, etc.
Sa luam ca exemplu procesul de preluare comenzi i livrare marfa catre Client dintr-o
companie de distribuie, care ar putea fi definit conform schemei de mai jos:

Acesta este un flux relativ simplificat, este posibil ca unele companii sa aiba procese de
business mai sofisticate.
Intr-un sistem informatic de tip ERP toate datele si tranzaciile sunt inregistrate intr-o baza de
date comuna, ceea ce aduce doua mari avantaje:
-toate departamentele vad aceleasi date;
-toti utilizatorii au acces la informatie in timp real;
Rezultatul final este acela ca sistemul ERP permite automatizarea proceselor de business i
integrarea operaiunilor specifice pentru departamente diferite. Sistemele de tip ERP folosesc o
baza de date comuna, caracteristica eseniala a acestor aplicaii, care mpreuna cu celelalte
caracteristici specifice face ca o aplicaie de acest tip sa mbunataeasca considerabil eficiena i
competitivitatea unei companii.

Beneficii SAP ERP

Concepte utilizate n sistem

Sistemul SAP este un sistem tranzactional, care lucreaza ca un sistem de coordonare,
utilizand date de baza pentru a genera noi tranzactii. Conceptul de sistem integrat presupune ca un
document inregistrat intr-un modul genereaza un alt document in alt modul. Pentru a reprezenta
functionalitatile unei companii in sistemul SAP, activitatile acesteia trebuia sa fie reprezentate sub
forma unor procese. Alaturate, mai multe procese alcatuiesc un scenariu business. Elementele
principale ale unui scenariu business sunt elementele organizatorice, tranzactiile, datele de baza,
documentele si rapoartele. Structura unei companii este mapata in aplicatia SAP utilizand
elemente organizatorice. Principalele elemente organizatorice utilizate in sistem sunt ilustrate in
imaginea de mai jos.

In termeni tehnici, organizatorici si comerciali, clientul reprezinta o unitate de sine statatoare

in sistemul SAP, avand date de baza separate si propriul set de tabele. Acesta reprezinta cel mai
inalt nivel in structurile organizatorice (ex. un grup de companii, avand mai multe filiale).
Aria de controlling este elementul organizational la nivelul caruia se realizeaza toate
activitatile de urmarire si control al costurilor si veniturilor. De obicei, aceste activitati se
realizeaza la nivel national.
Codul de companie este structura organizatorica la nivelul careia apare obligativitatea platilor
fiscale si intocmirii rapoartelor financiare. Este elementul organizatoric central in contabilitatea
financiara. Acesta incorporeaza de asemena sistemul national de taxe, calendarul fiscal, moneda
locala si cerintele locale de raportare.
Unitatile organizatorice inglobeaza diferitele business unit-uri care exista intr-o companie. De
obicei, acestea coincid cu diferitele departamente functionale sau regionale. Pozitiile reprezinta
functiile pe care angajatii le ocupa in structura ierarhica a companiei. Organizatia de vanzari este
elementul organizatoric central ce controleaza conditiile de plata. In sistem, fiecare organizatie de

vanzari cuprinde un departament de vanzare, un canal de distributie si o divizie. Canalul de

distributie ilustreaza modalitatea prin care bunurile ajung la consumatorul final (exemplu: key
account, distributie, etc.). Divizia reprezinta grupul de produse care ajung la consumatorul final
(exemplu: pompe, vopsele, farma, etc.). In sistemul SAP un departament de vanzare poate fi
asociat mai multor canale de distributie, respectiv divizii.
Unitatea logistica este structura organizatorica centrala pentru productie; ea poate produce
sau distribui un bun sau este responsabila cu furnizarea de servicii.
Depozitul este structura organizatorica la nivelul careia sunt stocate materialele. O unitate
logistica poate contine mai multe depozite, respectiv zone pentru depozitarea bunurilor. Stocurile
de materiale pot fi diferentiate in cadrul aceleiasi unitati logistice in functie de locul de depozitare
(gestiunea stocurilor).
Datele de baza sunt create in sistemul SAP si sunt disponibile tuturor aplicatiilor si
utilizatorilor autorizati. Stocarea centrala a datelor de baza mareste consistenta acestora si
faciliteaza accesul structurat al utilizatorilor. Integrarea tuturor datelor de baza aferente unei
companii intr-o singura baza de date rezolva problema redundantei datelor si intensifica
integritatea acestora. Toate functionalitatile sistemului utilizeaza datele din baza de date. Cele mai
importante date de baza intretinute in sistem sunt cele aferente clientilor, respectiv materialelor.
In sistem, tranzactiile sunt programe ce ruleaza in background pentru a executa procese
business in sistem. Pentru a evita reintroducerea datelor, datele de baza sunt introduse automat in
timpul procesarii tranzactiilor. In plus, la executia fiecarei tranzactii trebuie introduse elementele
organizatorice ce sunt solicitate de catre sistem. Atunci cand o tranzactie este executata in sistem,
este creat un document. In SAP, documentele reprezinta inregistrari de date caracteristice fiecarei
tranzactii; acestea contin toata informatia relevanta din datele de baza si din structurile
organizatorice.
Raportarea in sistemul SAP se bazeaza pe un sistem de informatii; rapoartele pot fi rulate in
orice moment in sistem, pentru a oferi utilizatorului o imagine de ansamblu in ceea ce priveste
activitatea companiei intr-un anumit domeniu. Raportul poate fi afisat sub forma unei liste sau a
unui grafic, in functie de parametrii selectati de utilizator.

Prezentare generala a sistemului SAP R/3

Logarea in sistem
Inainte sa utilizati sistemul R/3, trebuie sa va logati. Dupa ce terminati de utilizat sistemul SAP,
va deconectati. Prima data cand va logati, si la intervale regulate dupa aceea, trebuie sa va schimbati
parola.
Indiferent de sarcinile pe care le veti efectua in sistemul SAP, Intotdeauna va trebui sa
deschideti si sa inchideti sistemul SAP.
Sistemul SAP se deschide selectand iconul de logare de pe desktop-ul dumneavoastra.

Logarea pentru prima data

Inainte sa va logati pentru prima data, administratorul dumneavoastra de sistem va va
da o parola initiala initial. In timpul procesului de logare, trebuie sa creati o noua parola, pe care sa
o stiti doar dumneavoastra. Dupa aceasta, veti folosi parola dumneavoastra de fiecare data cand va
logati.
Pentru a va loga, trebuie mai Intai sa deschideti Meniul SAP Logare dand dublu clic pe iconul
SAP.
Dupa ce porniti sistemul SAP, primul ecran pe care Il vedeti este cel de logare (in acest caz, cu
titlul SAP ).

In acest ecran veti completa campul User cu numele dvs. de utilizator si in campul
Parola veti introduce parola data de administrator (initial). Apasand butonul Parola noua
veti putea introduce propria dumneavoastra parola, care va fi utilizata de acum Inainte.
Observatie
Inainte sa va logati, asigurati-va ca va cunoasteti:
Numarul de client
ID-ul de utilizator
Parola
Daca doriti sa lucrati in alta limba decat romana, asigurati-va ca stiti cheia de limba
pentru limba dorita. Pentru mai multe informatii, contactati-va administratorul de sistem.

Dupa logare, va apare ecranul initial SAP Easy Access.

Parole
O parola este o combinatie de caractere care se introduce de fiecare data cand are loc logarea
in sistem.
Parola previne accesarea sau modificarea muncii unui anumit utilizator de catre alte
persoane.
Atentie: parola trebuie memorata, fiindca nu este posibila logarea in sistem fara o parola.
Cand se creaza o parola:

Trebuie folosite cel putin 3 si cel mult 8 caractere.

Pot fi folosite orice combinatii de caractere alfanumerice, inclusiv:

De la litera a la litera z

De la numerele 0 la 9

Semne de punctuatie

A nu se incepe o parola cu:

Semn de intrebare (?)

Semn de exclamare (!)

Spatiu gol

Trei caractere identice (de exemplu, bbbat)

Orice inlantuire de trei caractere continute in ID-ul (identificatorul) userului (de exemplu,

esc, daca ID-ul userului este Popescu).

A nu se folosi:

pass sau init ca parola

una din ultimele cinci parole utilizate

In sistemul SAP, parolele nu sunt sensibile la litere mari. De exemplu, parola azi este

aceeasi cu AZI .
Tabelul de mai jos da cateva exemple de parole valide si invalide :
Valide

Invalide

Frtas

!brex (incepe cu un caracter invalid)

jullo=6

aaab (incepe cu trei caractere identice)

3bar

me (contine mai putin de trei caractere)

Parola poate fi modificata de fiecare data cand se face logare in sistem. Din motive de
securitate, totusi, administratorul de sistem poate cere modificarea parolei la intervale regulate, de
exemplu, la fiecare 30 de zile. In acest caz, se primeste un mesaj din partea sistemului cand este
timpul modificarii parolei.
Parola se poate modifica doar din ecranul de logare in sistem prin apelarea optiunii Parola
Noua, dupa care va aparea un ecran in care vi se va solicita sa introduceti noua parola.

Pe masura ce se tasteaza noua parola, asteriscurile raman afisate si doar cursorul se misca.
Ca masura de siguranta, sistemul nu afiseaza ceea ce se tasteaza.
Observatie : Dupa ce se introduc date intr-un camp, se apasa tasta TAB. In sistemul standard,
atunci cand se apasa tasta TAB, cursorul se muta la inceputul urmatorului camp. Totusi, nu este
nevoie de apasarea tastei TAB daca se introduce numarul maxim posibil de caractere intr-un
camp. De exemplu, numarul maxim de caractere care se introduc in campul Client este de trei.
Daca se introduce, de exemplu, 100 in campul Client, cursorul se va muta automat la inceputul
urmatorului camp.
Deconectarea
Puteti sa va deconectati de la sistemul SAP din orice ecran. Din bara de meniu, alegeti Sistem >
Deconectare.
Apasati butonul

din coltul din dreapta sus al ecranului (daca aveti doar o sesiune

deschisa).
Va aparea fereastra de dialog Deconetare (Log off)

(dupa cum se vede aici), care va

informeaza ca orice date pe care nu le-ati salvat Inca se vor pierde daca va deconectati.

Daca nu sunteti sigur daca ati salvat toate datele si nu mai vreti sa va deconectati, alegeti
Nu . Veti reveni la ecranul in care lucrati.
Daca sunteti sigur ca ati salvat toate datele pe care doreati, alegeti Da . Toate sesiunile din
sistemul SAP se inchid. V-ati deconectat cu succes.

SAP GUI
Interfata grafica cu utilizatorul (SAP GUI ) consta In caracteristici tehnice care va permit sa
faceti schimb de informatii cu Sistemul SAP ( introducand date, alegand functii, si asa mai departe).
GUI este alcatuit din 2 arii principale de ecran.
Antet ecran
Antetul ecranului este alcatuit din:
- Bara de meniuri
- Bara de unelte standard
- Bara de titlu
- Bara de aplicatii
Corpul ecranului
Corpul ecranului este zona dintre antetul ecranului si bara de status.

Bara de Meniu
Barele de meniu va permit sa accesati o functie specifica unei tranzitii. Meniul este
organizat

In

functie

de

sarcina

pe

care

executati

in

Sistemul

SAP.

Meniurile sunt dropdown, adica, atunci cand alegeti o pozitie din meniu, apar mai
multe optiuni.

Bara de titlu
Bara de titlu contine titlul ferestrei. Este localizata pe fiecare fereastra primara si
in fiecare casuta de dialog din Sistemul R/3 de sub bara standard de unelte si deasupra
barei de unelte de aplicatii.

Bara de aplicatii
Toolbar-ul de aplicatii se afla sub bara standard de unelte, aceasta se extinde pe
intreaga latime a ferestrei primare. Contine butoane care ofera utilizatorilor acces rapid la
functii specifice tranzactiilor. In functie de sarcina dumneavoastra curenta, diferite
butoane sunt disponibile pe bara standard de unelte si pe toolbar-ul de aplicatii. Pentru a
alege o functie cu unul dintre aceste butoane, faceti click pe butonul indicat. Pentru a
atribui o functie pe toolbar-ul de aplicatii, trebuie sa definiti mai Intai o tasta functionala.
Sistemul SAP foloseste tastele functionale de pe tastatura. In functie de sarcina
dumneavoastra, anumite taste functionale sunt active - adica, diferite functii din sarcina si
din aplicatia dumneavoastra le sunt atribuite.

Bara de status

Bara de status ofera informatii generale despre Sistemul SAP si despre tranzactia
sau sarcina la care lucrati. La stanga barei de status sunt afisate mesaje de sistem. Capatul
din dreapta al barei de status contine trei campuri: unul cu informatii despre server,
celelalte doua cu informatii despre status.

Bara standard de unelte

Bara standard de unelte contine butoane pentru realizarea unor actiuni obisnuite, cum ar fi Save
sau Enter.
Buton

Nume

Functie

Enter

Confirma (valideaza) datele selectate sau introduse in

ecranul respectiv. Nu salveaza datele introduse.

Linia de comanda

Permite introducerea de comenzi, cum ar fi codul

tranzactiei.

Salvare

Salveaza datele introduse. Are aceeasi functie ca si

optiunea Salvare din meniul Edit.

Inapoi

Permite intoarcerea la ecranul anterior fara a salva

datele..

Iesire

Permite iesirea din tranzactia curenta fara a salva.

Afiseaza ecranul initial sau ecranul din meniul principal.

Cancel

Permite iesirea din tranzactia curenta. Ae aceasi functie

ca si optiunea Cancel din meniul Edit.

Print

Printeaza datele din ecranul curent.

Cauta

Cauta date cerute in ecranul curent.

Cauta urmatorul

Permite o cautare extinsa pentru datele cerute in ecranul

curent..

Prima pagina

Permite accesarea directa a primei pagini. Are aceeasi

functie ca si comanda CTRL + PageUp.

Pagina anterioara

Permite accesarea paginii anterioare. Are aceeasi

functie ca si tasta Page Up .

Pagina urmatoare

Permite accesarea paginii urmatoare. Are aceeasi

functie ca si tasta Page Down.

Ultima Pagina

Permite accesarea ultimei pagini.Are aceeasi functie ca

combinatia de taste CTRL + Page Up.

Creare sesiune

Creaza o noua sesiuneSAP. Are acceasi functie ca

optiunea Creare sesiune din meniul Sistem.

Creare shortcut

Permite crearea de shortcut-uri pe desktop pentru fieca

tranzactie , raport sau sarcina SAP, daca se lucreaza pe u
sistem de operare Windows de 32 bit.

F1 Help

Furnizeaza informatii pentru campul pe care este pozition

cursorul.

Meniu Layout

Permite configurarea modului de afisare.

Taburile
Tab-ul permite introducerea, afisarea si alternarea mai multor ecrane. In tranzactiile care
contin mai multe ecrane, tab-urile furnizeaza o imagine clara si structurata a tranzactiei.
In plus se poate trece de la un ecran la altul in aceeasi tranzactie fara a completa toate
campurile (numai in cazul in care acestea nu sunt marcate ca obligatorii).

Radiobutoanele
Sunt folosite in cazul in care se doreste alegerea unei singure optiuni din mai multe. O
optiune anuleaza pe celelalte.

Checkbox
Checkbox-urile sunt folosite pentru a face mai multe optiuni simultan.

Matchcode-ul reprezinta un instrument prin care se poate face selectia de date.

Ferestre de dialog
Sistemul SAP va afisa o fereastra de dialog atunci cand:

Solicita mai multe informatii inainte de a executa o sarcina

Furnizeaza informatii, cum ar fi mesaje sau informatii specifice despre sarcina curenta.

O astfel de fereastra este prezentata in figura urmatoare:

In momentul in care finalizati o tranzactie fara sa salvati datele, sau optati pentru o functie a
carei executie ar duce la pierderea de date, sistemul va afisa o fereastra prin care va cere
confirmarea sau anularea tranzactiei.

SAP Acces Usor

Noul meniu al utilizatorului SAP Acces usor permite accesarea sistemului de catre utilizatorii
care au acest drept.

Meniul utilizatorului contine tranzactii, rapoarte si adrese Web necesare indeplinirii

sarcinilor zilnice de catre utilizatori. Daca meniul utilizatorului a fost definit de catre
administratorul de sistem, acesta va aparea la logarea in sistem.
Daca un utilizator nu a fost alocat la un meniu de utilizator, sau daca se doreste accesarea
unor tranzactii care nu apar in acest meniu :

Deschideti meniul standard SAP prin selectarea Meniu/Meniu SAP Standard. Va fi afisata

o imagine completa a sistemului SAP in care se poate lucra. Utilizati aria de navigare pentru a
ajunge la tranzactia pe care doriti sa o accesati.

Sau, contactati administratorul de sistem.

De asemenea, in ecranul initial Sap Acces usor, se mai poate:

Crea o lista cu Favorite, care consta in tranzactii, fisiere sau adrese WEB, folosite in mod

curent.
Pentru a seta SAP Acces usor, se va urma calea Extras/Setari si va aparea urmatoarea
fereastra:

In aceasta fereastra se poate specifica daca:

Favoritele vor aparea la inceputul sau sfarsitul meniului

Va aparea numai Favoritele fara afisarea meniului

In aria de navigare vor aparea numele tehnice ale tranzactiilor

Va aparea graficul SAP Acces Usor in partea dreapta a ecranului. Pentru dezactivarea

graficului se bifeaza optiunea Nu afisati imaginea.

Utilizarea ariei de navigare

Se pot deschide sau inchide meniurile din aria de navigare cu ajutorul sagetilor din stanga
tranzactiilor, dupa cum esste exemplificat mai jos:

Pentru a deschide o aplicatie in aria de navigare:

Dublu click pe nodul respectiv,sau

Se tasteaza ENTER, sau

Alegeti Edit / Executie

Pentru a rula o aplicatie intr-o sesiune noua, se alege Edit/Executare in fereastra noua.
In aria de navigare se pot accesa cele mai importante comenzi si functii prin deschiderea
meniului contextual. Pentru adeschide acest meniu, plasati cursorul pe oricare obiect din bara de
meniu si dati click dreapta.

Introducerea datelor intr-un ecran

Majoritatea sarcinilor executate in sistem presupun introducerea datelor intr-un ecran. Pentru
a introduce date intr-un ecran:
1

Se introduc date in toate campurile potrivite din ecran.

Pentru ca sistemul sa verifice intrarile si sa se treaca la urmatorul ecran din sarcina, se

alege Enter. Sistemul verifica intrarile. Daca sistemul gaseste vreo eroare (de exemplu intrari ale
caror format este incorect), va afisa un mesaj in bara de status si plaseaza cursorul in campul care
trebuie corectat.
3

Daca exista erori, atunci trebuie modificate toate intrarile incorecte.

Dupa ce s-au corectat erorile, se alege Enter. Sistemul verifica toate intrarile din nou. Se

repeta pasii 3 si 4 pana cand sistemul nu mai gaseste erori.

In acest moment, exista 2 posibilitati: se salveaza datele sau se anuleaza actiunea.
Campuri
Un camp consta din:

Un nume de camp

Datele de camp
Datele de camp reprezinta o unitate singulara de informatie, cum ar fi: numele clientului

sau numarul de cont. Majoritatea sarcinilor executate in sistemul SAP necesita intrari de date.
In mod obisnuit, datele se introduc in sistem in campuri. Majoritatea ecranelor din sistemul
SAP contin campuri in care se introduc date (campuri de input) sau care ofera informatii (campuri
de afisare).
Campurile de input variaza in lungime. In unele cazuri, lungimea campului de input
determina cate caractere se introduc in camp. In alte cazuri, campurile de input sunt derulabile
ceea ce inseamna ca se vede doar o parte din intrarea in camp.
Ca alternativa la utilizarea mouse-ului, urmatorul tabel arata combinatiile de chei care se
utilizeaza. Aceste functii sunt identice cu functionalitatile MS Windows.
Combinatia de chei

Rezultat

Muta cursorul la inceputul urmatorului camp de input sau urmatoarei linii

Combinatia de chei

Rezultat

Muta cursorul la stanga sau dreapta in cadrul campului de input

Muta cursorul cuvant-cu-cuvant la dreapta

Ctrl+

Muta cursorul cuvant-cu-cuvant la stanga

Ctrl+

Muta cursorul la inceputul campului de input

Home

Muta cursorul la sfarsitul campului de input

End

Marcheaza text, caracter-cu-caracter, la dreapta

Shift+

Marcheaza text, caracter-cu-caracter, la stanga

Shift+

Marcheaza text, cuvant-cu-cuvant, la dreapta

Shift+Ctrl+

Marcheaza text, cuvant-cu-cuvant, la stanga

Shift+Home

Marcheaza texte de la pozitia cursorului pana la inceputul liniei

Shift+End

Marcheaza texte de la pozitia cursorului pana la sfarsitul liniei

Ctrl+C, Shift+Insert

Copiaza textul marcat in clipboard

Ctrl+V, Shift+Delete

Insereaza textul inmagazinat in clipboard

Ctrl+X, Shift+Delete

Sterge textul marcat din campul de input si il copie in clipboard

Delete

Sterge textul la dreapta cursorului

Backspace

Sterge textul la stanga cursorului

Insert

Schimba intre ele modurile insertie si suprascriere

In sistemul SAP, datele se pot introduce in doua moduri:

Inserare (introducere)

Suprascriere: se scrie deasupra unor date.

In mod normal, modalitatea de Suprascriere se foloseste pentru a introduce datele, iar

modalitatea de Inserare se foloseste pentru a introduce intre alte date (de exemplu, daca s-a uitat o
litera intr-un cuvant). In sistemul standard, modalitatea standard este Inserare. Se poate schimba
in Suprascriere oricand. Modalitatea de scriere de moment poate fi observata in bara de status.
Pentru a schimba intre moduri, se apasa INS (insert).
In sistemul standard, atunci cand se plaseaza cursorul oriunde intr-un camp de input,
cursorul sare la inceputul campurilor.
1. Se da click oriunde in campul de input gol. Cursorul sare la inceputul campului.
2. Se introduc datele. Daca datele umplu campurile de input, cursorul se muta automat la
urmatorul camp de input. Altfel, cursorul ramane in campul de input pana cand se apasa tasta
TAB, pentru a muta cursorul la urmatorul camp de input.
Sfarsitul unei sarcini
Dupa ce sarcina a fost realizata, ea trebuie incheiata. Cateodata, este posibila incheierea
unei sarcini fara completarea ei. Pentru a incheia o sarcina:
1. In bara de instrumente standard, se alege Shift+F3 . Daca datele au fost deja salvate, sau
daca nu s-au introdus deloc date, sistemul va incheia sarcina si va reveni la ecranul initial al
aplicatiei.
2. Daca s-au introdus date in timpul lucrului la aceasta sarcina, dar nu s-a salvat, inca,
sistemul va afisa o caseta de dialog care transmite ca trebuie salvate datele.

Pentru salvarea datelor si pentru incheierea sarcinii, se alege Yes (Da).

Pentru incheierea sarcinii fara salvarea datelor, se alege No.

Pentru reintoarcerea la sarcina, se alege Cancel (Anulare).

Crearea de favorite
In SAP Acces Usor, se poate crea o lista cu favorite ce poate contine:

Tranzactii

Fisiere

Adrese Web

Inserarea unui obiect din meniul SAP Standard sau meniul utilizatorului
Prin drag&drop:
1. Selectati un obiect din meniu cu ajutorul mouse-ului, si tineti apasat butonul mouse-ului.
2. Trageti obiectul respectiv in pozitia dorita din fisierul de favorite, si eliberati butonul
mouse-ului.
3. Obiectul va aparea in pozitia dorita de dvs.
Utilizarea barei de meniu:
1. Selectati un obiect din meniul utilizatorului.
2. Alegeti Favorite/ Adauga.
3. Obiectul va aparea la finalul listei cu favorite.
Inserarea unei tranzactii
1. Alegeti Favorite /Inserare tranzactie
2. Va aparea urmatorul ecran:

3. Introduceti codul tranzactiei si apoi tastati Continuare.

4. Tranzactia va aparea la sfarsitul listei si va fi etichetata automat cu numele tranzactiei.
Inserarea unei adrese WEB sau a unui fisier
1. Alegeti Favorite / Adaugare alte obiecte

2. Va aparea urmatorul ecran:

3. Introduceti un nume sugestiv pentru adresa Web sau numele fisierului si alegeti
Continuare
-

.
Adresa de web trebuie sa inceapa cu http://.. .

EXEMPLU: http://help.sap.com/
-

Numele fisierului trebuie sa fie in formatul : X:\nume fisier\cale fisier.

Lucrul cu mai multe sesiuni

O sesiune consta in afisarea unei alte instante SAP pe ecran. Prin utilizarea mai multor
sesiuni se pot executa mai multe tranzactii in acelasi timp.
Se pot deschide maxim sase sesiuni si se pot executa tranzactii diferite sau aceeasi tranzactie
in fiecare sesiune. Se pot utiliza in paralel aceste sesiuni si se pot inchide fara ca utilizatorul sa se
delogheze din sistem.

O sesiune se poate crea in orice moment in care utilizatorul este logat in sistem, fara a pierde
celelalte sesiuni deschise. Fiecare sesiune este independenta de cealalta, motiv pentru care,
inchiderea unei sesiuni nu duce la inchiderea automata a celorlalte.
Pentru a crea o noua sesiune:

Se alege Sistem / Creare sesiune, din bara de meniu, sau

Alegeti pictograma

Tastati in bara de comenzi comanda /O pentru a deschide o sesiune in SAP ACCES USOR

Tastati in bara de comenzi comanda /Ocod tranzactie pentru a deschide o sesiune intr-o

anume tranzactie. De exemplu, daca tastati /OFS00 sistemul va deschide o sesiune direct in
tranzactia FS00- Editare cont CM

Sistemul va genera o noua sesiune care va deveni sesiunea curenta pana la alegerea altei
sesiuni. Fiecare sesiune are un numar care se poate vedea in partea de jos a ecranului, in paranteza,
langa numele sistemului.
Exemplu: pentru intra direct cu o noua sesiune in tranzactia de creare mijloc fix se va
introduce in bara de comanda :/OFS00. Sistemul va deschide o noua sesiune in tranzactia de
creare cont CM (FS00).

Inainte de a inchide o sesiune de lucru salvati datele mai intai. In momentul in care se inchide
o sesiune sistemul NU va afisa un mesaj in care va cere sa salvati datele.
Daca aveti o singura sesiune deschisa si o inchideti sistemul va va deloga automat, nu inainte
de a va cere sa salvati datele.
Pentru a inchide o sesiune:

Alegeti System -> Terminare sesiune, din bara de meniu, sau

Alegeti

Tastati in bara de comanda /N

din partea dreapta sus a ecranului sesiunii active.

Scurtaturi in Sistemul SAP

Utilizand scurtaturile SAP, se poate porni o tranzactie SAP, rula un raport sau executa o
comanda de sistem direct de pe desktop. Scurtaturile elimina nevoia de navigare printre meniuri
pentru a accesa ecranele. Asta este util in special atunci cand exista sarcini ce sunt regulate.
Pentru a utiliza scurtaturile SAP, trebuie sa se ruleze pe un sistem de operare Windows de
32-bit.
Principalele trasaturi ale scurtaturilor SAP sunt:

Se pot crea scurtaturi SAP pentru acces direct la:

-

tranzactii

rapoarte

comenzi de sistem

scurtaturile SAP se pot folosi chiar daca sistemul functioneaza.

Scurtaturile SAP pot fi pastrate fie direct pe desktop, fie intr-un folder.

Nu exista restrictii privind numarul de scurtaturi.

Crearea unei scurtaturi SAP presupune cunoasterea codului de tranzactie pentru care se
doreste acest lucru.

Se ruleaza pe un sistem de operare Microsoft Windows 32-bit

Se cunoaste codul de tranzactie pentru ecranul pentru care se doreste crearea unei

scurtaturi SAP.
Crearea unei scurtaturi SAP de pe Desktop:
1. Se plaseaza cursorul oriunde pe desktop si se face click dreapta.
2. Se alege Nou Scurtatura SAPGui.
3. Se introduce numele scurtaturii. In acest moment, s-a creat fisierul pentru scurtatura. In
continuare, trebuie definit acest fisier.

4. Se da click dreapta. Se alege Editare. Va apare o caseta de dialog. Bara de titlu contine
calea completa a fisierului scurtaturii.
5. Din campurile desfasurate, se alege campul cu ID-ul sistemului. Apoi se completeaza
campul Client.

Se introduce apoi in ecranul urmator parola:

6. Se completeaza campurile Nume utilizator (User name) si Limba (Language). Daca nu se

completeaza campul cu numele utilizatorului, sistemul ca folosi, in mod automat, ID-ul celui ce

foloseste Windows-ul. In mod normal, campul de Parola (Password) este dezactivat, din motive
de siguranta. Doar administratorul PC-ului poate activa acest camp.
7. In campul Tip, se specifica daca aceasta scurtatura este pentru:
-

O tranzactie

Un raport

O comanda de sistem

8. In campul Titlu, se introduce titlul scurtaturii.

9. In campul Comanda, se introduce codul potrivit. De exemplu:
1. Pentru a crea o scurtatura ce duce direct la Creare Cont CM, se introduce codul de
tranzactie FS00.
2. Pentru a crea o scurtatura pentru un raport privind soldurile conturilor, se introduce
numele raportului: FS10N.
3. Pentru a crea o scurtatura care face delogarea in timp real, se introduce /nex . Daca
nu se introduce nici un cod, sistemul va seta implicit codul de tranzactie S000, care
este ecranul initial al sistemului SAP.
10.

Se alege OK. Scurtatura apare pe desktop.

Crearea unei scurtaturi SAP dintr-un ecran specific al sistemului :

1. Se merge la ecranul sarcinii dorite si se alege

Va apare caseta de dialog cu Scurtatura SAP (New Sapgui Shortcut).

2. Se verifica daca informatiile din campuri sunt corecte.
3. Se alege OK. Scurtatura va apare pe desktop.
Utilizarea scurtaturilor presupune existenta lor, pozitionate pe desktop sau in oricare alt
folder in computer.

Delogarea din sistemul SAP

Delogarea de la sistem se poate face din orice ecran.
1. Din bara de meniu, se alege Sistem Deconectare (Log off).
2. se face click pe butonul din dreapta sus a ecranului.
3. Din sesiunea in care lucrati, tastati in bara de comanda /nex. Vor fi inchise fara nici un
mesaj toate sesiunile deschise si sistemul.
Va apare caseta de dialog Deconectare (doar pentru optiunile 1 si 2), care avertizeaza asupra
riscului de a pierde datele nesalvate.

Daca nu sunteti siguri ca ati salvat toate datele, se alege Nu (are loc revenirea la ecranul in
care se lucra). Daca se alege Da, sesiunea SAP se inchide. In acest moment, delogarea a fost
facuta cu succes.
Rapoarte
Cand lucrati in Sistemul Sap, pentru a accesa informatii din baza de date trebuie sa accesati
rapoarte.
Unele rapoarte afiseaza informatii; altele va permit sa faceti analizari.

Afisare unei Liste de Raport

Pentru a afisa o lista:
1. Executati raportul din sarcina dumneavoastra
2. In ecranul cu criterii de selectie, introduceti criteriile de selectie in campurile de intrare
potrivite.

Pentru a introduce criteriile voastre de selectie folosind o varianta, puteti selecta o varianta
din lista dropdown cu posibile intrari.
3. Din ecranul cu criterii de selectie, alegeti Program -> Executare.

Tiparirea din sistemul SAP

Utilizand sistemul SAP output puteti tipari mai multe feluri de documente inclusiv comenzi
de aprovizionare, facturi, note de livrare, state de plata, e-mail-uri si liste de rapoarte pe
dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri.
Cand doriti sa efectuati iesiri de date online sau in background, sistemul output SAP creaza
documentul prin generarea:
1. Unei cereri de spool care in mod normal contine date independente de dispozitiv
2. Unei cereri de output care este folosita pentru a trimite datele dispozitivului de output
respectiv
Pentru a tipari documentele direct, alegeti Tiparire imediata pe ecranul de tiparire.
Daca doriti doar sa vizionati datele unui document, nu selectati aceasta casuta de dialog.
Puteti afisa aceste date in controlorul output.
Daca alegeti Tiparire

intr-o sarcina SAP, sistemul afiseaza de obicei un Ecran de

tiparire, unde puteti specifica criteriile de output.

sau Sistem Lista Tiparire

Ecran de tiparire
Indiferent unde incepeti sa tipariti, sistemul SAP de obicei afiseaza ecranul de tiparire. Pe
acest ecran, puteti preciza ce imprimanta sa fie folosita si cum sa fie tratata cererea de output de
catre sistem.
Exemplul de mai jos arata ecranul de tiparire pentru liste, dar acelasi tip de ecran este folosit
pentru toate tiparirile.

Pentru a vedea detalii in legatura cu setarea listarii, accesati butonul

Graficul urmator ilustreaza modul in care datele de tiparire sunt trimise catre dispozitivul de
output.
Situatia a: Cererea de spool si cererea de output sunt create simultan (tiparire imediata).
Situatia b: O cerere de output este creata pentru o cerere de spool imediat dupa ce a fost
creata cererea de spool. Aceasta cerere de output este apoi tiparita pe un dispozitiv. Mai tarziu, un
utilizator creaza doua cereri de output aditionale pentru aceeasi cerere de spool. Aceste doua
cereri de output sunt tiparite pe doua dispozitive diferite.
Situatia c: Este creata doar cerere de spool si nu trebuie tiparit nimic.

Cereri de spool

Cereri de output

Dispozitive de output

Text document

a.

Date

pentru

imprimanta

Atribute
Atribute

Nr. de
copii

Text document

b.
Atribute

Nr. de
ii

Status
Protocol

Date

pentru

Date

pentru

Date

pentru

imprimanta

imprimanta

imprimanta

Atribute

Atribute

Atribute

Status
Protocol

Status
Protocol

Status
Protocol

Text document

c.
Atribute

Nr. de
copii

Cererea spool este inregistrarea creata in momentul trimiterii la imprimanta a unui document
sau a unui raport. Cererea contine detalii despre imprimanta la care a fost trimis pentru listare, cat
si o copie a documentului.
Crearea de cerere spool permite tiparea documentului continut intr-o perioada viitoare fara a
mai fi necesara recrearea datelor de tiparire.
Administrati cererile de spool si cererile de output utilizand Controlorul Output (transactia
SP01).

Lectia 3-3 Intrebari recapitulative

3.3.1