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1. OBJETIVO:
Establecer las directrices y los lineamientos para la elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin y
publicacin de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la Gobernacin de
Antioquia.
2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad de los Lderes, Gestores e Integrantes de los Equipos de Mejoramiento Continuo
de los procesos, el cumplimiento y aplicacin de este procedimiento.
3. DEFINICIONES Y TRMINOS:
3.1. Aplicativo
3.2. Caracterizacin
3.3. Copia Controlada
3.4. Copia No Controlada
3.5. Documento
3.6. Formato
3.7. Documento de Origen Interno
3.8. Legibilidad
3.9. Manual
3.10. Manual de calidad
3.11. Procedimiento
3.12. Procedimiento Documentado
3.13. NTCGP
3.14. SIG
3.15. Subproceso
3.16. Instructivo
3.17. POE (Procedimiento Operativo Estndar)
3.18. Plan de control operacional
3.19. Matriz de calificacin
3.20. Programa de Gestin
Y los dems trminos y definiciones dados por las normas NTC-ISO 9000 Sistema de
Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, la NTCGP 1000 Sistema de Gestin de
la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otras Entidades Prestadoras de
Servicios, el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000, Norma NTC ISO 14001:
Sistema de Gestin Ambiental, Norma, NTC ISO 17025: Sistema de Acreditacin
Laboratorio de Ensayos, Norma NTC OHSAS 18001: Sistema de Seguridad Industrial,
Norma NTC ISO 22000: Sistema de Inocuidad Alimentaria y la Norma BASC: Estndar
Internacional de Seguridad.
4. CONTENIDO:
4.1 PRESENTACIN DE DOCUMENTOS:
4.1.1 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA:
Todos los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestin deben cumplir en
su encabezado con el siguiente esquema.
Nota: En el caso de los Formatos, Fichas de Especificacin FLA, Fichas Tcnicas, Matrices
de Calificacin, Planes de Control Operacional, Programas de Gestin y Planes de Calidad
FLA y en general todos los documentos que aplican exclusivamente para los procesos de
Fabricacin de Licores y Alcoholes y Comercializacin de Licores y Alcoholes, se reduce el
espacio para el titulo y se colocan los logos de la Gobernacin seguido del logo de la
Fabrica de Licores y Alcoholes de Antioquia.
Pie de Pgina (Se encontrar al final de los manuales, procedimientos, Procedimientos
Operativos estandarizados, instructivos y fichas tcnicas)
ejecucin, tales como formatos, tablas, procedimientos, instructivos, etc. que se anexan o
agregan al documento.
4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS:
Nota 1:
Las versiones vigentes del documento se conservan en medio magntico en la Red Local y
es responsabilidad del proceso de Planeacin y Administracin de las Tecnologas de
Informacin y Comunicacin realizar el respaldo o backups de los documentos
almacenados en medio magntico, conforme a las polticas de operacin del proceso.
Nota 2:
Un documento del sistema es obsoleto o inactivo cuando se presenta alguno de los
siguientes casos:
1. Un documento pasa a estado inactivo automticamente cuando se aprueba una nueva
versin de este.
2. A discrecin del Gestor del proceso, previo acuerdo con los integrantes del equipo de
mejoramiento continuo, mediante la opcin de inactivacin con la que cuenta el modulo de
documentacin de ISOlucin dejando evidencia de esta actividad en un acta de reunin.
Nota 3:
A partir de la implementacin del Software ISOlucin toda la documentacin se encuentra
en la base de datos del mismo. Por tal motivo, se consideran Copias No Controladas los
documentos en papel impreso a excepcin de los Formatos.
Nota 4:
Los equipos de mejoramiento continuo de los procesos deben contemplar dentro de su
programa anual de reuniones una actividad de revisin de la totalidad de sus documentos
y actualizacin en el caso que aplique, dejando constancia de la misma en acta de
reunin.
Nota 5:
Los instructivos pueden ser de carcter transversal a un proceso o de carcter funcional a
la forma de operar de un organismo, sin perjuicio de dejar de estar asociados a un
proceso.
En el caso de ser funcional, este deber identificarse en el nombre y en el alcance, para no
generar confusin en la consulta del proceso.
La forma de operar para crear un instructivo funcional es que un servidor pblico de un
organismo plantea la necesidad al integrante del equipo de mejoramiento del proceso que
tiene relacin con el tema, para que esta se lleve a equipo de mejoramiento donde es
analizada y viabilizada, con el fin de tomar decisin si es transversal al proceso o
funcional.
Su elaboracin ser responsabilidad del servidor del organismo con el apoyo del integrante
del equipo de mejoramiento, su revisin estar a cargo del directivo del rea y del gestor
del proceso, tal como lo especifica la actividad #5, para proceder a su aprobacin por
parte del lder del proceso.
Nota 6:
En el caso de los formatos del Sistema Integrado de Gestin, se podrn adicionar otros
logos diferentes a los del SIG en los mismos, en aquellos casos en los que los organismos
de la Administracin Departamental, realicen proyectos o actividades de manera conjunta
con otras entidades externas bien sea locales, nacionales y/o internacionales y se deba
anexar los logos de dichas entidades para evidenciar su participacin en estos proyectos o
actividades.
N
FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1
Es viable?
12
Elabora la propuesta del documento con la asesora del Enlace de la Direccin de Desarrollo
Organizacional,
utilizando el aplicativo en el mdulo "Documentacin/Manejo de Documentos".
Elaborar documento
borrador
Servidor Pblico
Dar conocer las modificaciones o novedades en los documentos del proceso del Sistema Integrado de
Gestin alos
losDocumentos
servidores pblicos involucrados en la ejecucin de los mismos, quedando como
Divulgar
evidencias de esta actividad las siguientes: formato FO-M1-P5-007 Listado de Asistencia a Reunin,
Actas, correos electrnicos y la pagina de publicacin de Isolucin.
Equipo de Mejoramiento Continuo
FO-M1-P5-007 Listado de Asistencia a Reunin, actas, correos electrnicos y la pagina de publicacin
de Isolucin
11
Elabora Oficio informando al Comit Interno de Archivo, los nuevos formatos del SIG generados en el
mes
inmediantamente
anterior, para ser validados por dicho Comit.
Informar
acerca de los
nuevos formatos del SIG
Nota: Este oficio debe ser enviado los dias 25 de cada mes, con informacin con corte al dia 20.
Correo electrnico
12
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Norma NTCGP-1000:Norma Tcnica de la
Calidad para la Gestin Pblica.
Norma NTC ISO 14001: Sistema de Gestin Ambiental
Norma NTC ISO/IEC 17025: Sistema de Acreditacin Laboratorio de Ensayos
Norma BASC: Estndar Internacional de Seguridad
Norma NTC OHSAS 18001: Sistema de Seguridad Industrial
Norma NTC ISO 22000: Sistema de Inocuidad Alimentaria
Manual del Usuario ISOLUCION
6. REGISTROS:
Lug.
Cdig
Responsab
Nombre
Almacenamien
o
le
to
E-mail
oficio
FO-M1- Acta de
P5-005 reunin
Servidores
pblicos
Gobernacin
de Antioquia
Gestor del
Proceso
Document Equipo de
o
Mejoramiento
elaborado
,
modificad
oo
Oficina del
Gestor
Oficina del
Gestor
Aplicativo
ISOLUCION
Recuperacin
T.
Protecci
Retenci
n
n
De
acuerdo
Archivador
con lo
es y
establecid
Carpetas del Equipo de
carpetas
o en las
Mejoramiento Continuo
uso
tablas de
exclusivo retencin
document
al
De
acuerdo
Archivador
con lo
es y
establecid
Carpetas del Equipo de
carpetas
o en las
Mejoramiento Continuo
uso
tablas de
exclusivo retencin
document
al
Modulo
Niveles de Mientras
Documentacin/Documenta acceso
esta en
cin
(Claves)
estado
(Administracin)/Manejo de
borrador,
Documentos
indefinido
para los
Disp.
Final
De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental
De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental
Aplicativo
ISOLUCIO
N
eliminado
con su
respectiva
fecha
Document
o revisado
Gestor del
con su
Proceso
respectiva
fecha
Document
o
aprobado
Lider del
con su
Proceso
respectiva
fecha
oboletos
Aplicativo
ISOLUCION
Aplicativo
ISOLUCION
Listado de
FO-M1- Asistencia Gestor del
P5-007
a
Proceso
Reunin.
Oficio
Oficina del
Gestor
Oficina de la
Oficina de la
Direccin de
Direccin de
Desarrollo
Desarrollo
Organizacion
Organizacional
al
Modulo
Mientras
Documentacin/Documenta Niveles de
Aplicativo
esta en
cin
acceso
ISOLUCIO
estado de
(Administracin)/Manejo de (Claves)
N
revisin
Documentos
Modulo
Documentacin/Listados
maestros/Listado maestro
de documento
Carpetas de oficios
Niveles de
Aplicativo
acceso Indefinida ISOLUCIO
(Claves)
N
Archivador
es oficina
del Gestor
Archivador
es de la
DDO
De
acuerdo
con lo
establecid
o en las
tablas de
retencin
document
al
De
acuerdo
con lo
establecid
o en las
tablas de
retencin
document
al
De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental
De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental
7. CONTROL DE CAMBIOS:
VERSION
FECHA
RAZON DE LA ACTUALIZACION
27/Mar/2014
03/Abr/2014
20/May/2014
23/Oct/2014
23/Feb/2015
23/Jul/2015
8. LISTADO DE ANEXOS
RESPONSABLES DE REVISIN TCNICA ADICIONAL EN LA DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:
REVISO
CLARA VICTORIA
IVAN DARIO ARANGO
Nombre:
LATORRE CORREA
CORREA
Profesional Especializado Cargo: Profesional Especializado
23/Jul/2015
Fecha: 23/Jul/2015
APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha: