Fecha de liberacin:

14.03.12

rea responsable:
Gerencia de Produccin

Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

Procedimiento de Archivo de Negativos

FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 12.03.2012
DIRECCIN GENERAL: 14.03.2012

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

1
OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de entradas, acomodo y salidas de
negativos en el Almacn Central.
2
ALCANCE
Este procedimiento se aplica en el almacn. Inicia con la entrega de orden de
impresin junto con libro muestra por parte de Gerencia de Produccin; incluye la
entrega de plotters acomodo, mantenimiento y etiquetado de sobres. Termina con el
resguardo de los negativos.
3

POLTICAS DE OPERACIN

1. El Operador de Almacn es responsable de recibir y mantener en buenas

condiciones los negativos.
2. El Operador de Almacn deber mantener organizados los negativos para fcil
localizacin.
3. El Operador de Almacn deber generar etiquetas con datos claros y especficos
del contenido en los sobres de los negativos.
4. Es responsabilidad del Operador de Almacn actualizar la base de datos de los
negativos.
5. El Supervisor deber firmar los vales de salida y devolucin de material a cliente.
6. El Operador de Almacn deber resguardar las rdenes de Trabajo para futuras
aclaraciones.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

DEFINICIONES

Supervisor: El responsable de este proceso es el Supervisor de Negativos.

Negativos: Textos calado en blanco para impresin de ejemplares.
Plotters: Impresiones a base de inyeccin de tinta.
Impresiones Lser: impresin de un archivo electrnico a base de tner.
Guardas: Pginas en blanco anexas al texto al principio y al final.
Laminas: Ilustraciones anexas al texto de a 4 en adelante.
Frontispicios: Fotografa anexa del autor en la pgina 3 de una sola imagen.
Libros muestra: Ejemplares que manda el cliente para su reimpresin.
Tiro corto: Consta de un tiraje de hasta 500 ejemplares.
Tiro largo: Consta de un tiraje de 500 ejemplares en adelante.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12

rea responsable:
Gerencia de Produccin

Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

5. DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio

Recibe de GPR Orden de impresin

junto con libro muestra y asigna a
OPA para localizar negativo.
SUN
1

Revisa que la devolucin coincida con

documento soporte.
OPA
10

FCE-GPR-RE.05

Son devoluciones
o pruebas ploter?

Es negativo y
texto?

No

No
Si

Busca en base de datos la

localizacin de negativos requeridos.
OPA
2

Extrae del rack los negativos

requeridos segn la orden de
impresin.
OPA
3

Cuenta material solicitado y elabora

avale para su entrega.
OPA
4

Si

Firma vale de entrega de materiales.

SUN

Se almacenan pruebas plotter y laser

durante un mes para cualquier
aclaracin.
OPA
11

Coteja documento soporte contra vale

de entrega de materiales que coincida
con negativos recibidos.
OPA
12

FCE-GPR-RE.06

FCE-GPR-RE.06

FCE-GPR-RE.06

En caso de diferencias se aclara con

IEPSA, de lo contrario se guarda en
rack correspondiente.
OPA
13

FIN

Entrega material requerido junto con

orden de impresin y vale de entrega
con copias a IEPSA.
OPA
6

Firma documentos de recibido y

entrega a OPA.
SUPI
7

Genera copia de orden de impresin

para archivo de almacn y enva a
GPR original y copia.
OPA
8

FCE-GPR-RE.05
FCE-GPR-RE.06

FCE-GPR-RE.05
FCE-GPR-RE.06

FCE-GPR-RE.05

Responsable de la Actividad
Recibe devoluciones por parte de
IEPSA.
OPA
9

GPR: Gerencia de Produccin

SUN: Supervisor de Negativos.
OPA: Operador Almacn
SUPI: Supervisor IEPSA

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO
1.

RESPONSABLE
Supervisor

ACTIVIDAD
Recibe de Gerencia de Produccin
mediante mensajera o correo, Orden de
Impresin junto con libro muestra y
asigna a operador de almacn para
localizacin de negativo.

DOCUMENTO
Orden de Impresin
FCE-GPR-RE.05

En caso de devoluciones y pruebas

plotters ir a paso 9
2.

Operador de
Almacn

Busca en base de datos (Excel)

localizacin de negativos requeridos.

3.

Operador de
Almacn

Extrae del rack los negativos requeridos

ya sea:
texto
forros
laminas
desplegados
guardas
frontispicios
cubiertas
Segn la Orden de Impresin.

4.

Operador de
Almacn

Cuenta material solicitado y elabora Vale

para su entrega.

5.

Supervisor

Firma el Vale de entrega de materiales

para su envi a IEPSA.

6.

Operador de
Almacn

Entrega material requerido junto con

orden de impresin en original y dos
copias y Vale de entrega en original y
copia a IEPSA

Vale de entrega de
materiales.
FCE-GPR-RE.06
Vale de entrega de
materiales.
FCE-GPR-RE.06
Vale de entrega de
materiales.
FCE-GPR-RE.06
Orden de Impresin
FCE-GPR-RE.05

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

PASO

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

7.

Supervisor de
IEPSA

Firma de recibido en documentos y

entrega a Operador de Almacn de la
siguiente manera:
Orden de trabajo: original y dos copias
Vale de entregas: original

Vale de entrega de
materiales.
FCE-GPR-RE.06
Orden de Impresin
FCE-GPR-RE.05

8.

Operador de
Almacn

Genera copia de Orden de Impresin

para archivo de almacn, y enva a
Gerencia de Produccin original y copia

Orden de Impresin
FCE-GPR-RE.05

9.

Operador de
Almacn

Recibe devoluciones: pruebas plotters, Documento soporte.

laser, texto, libros muestra y negativos
Etiqueta de Negativos
por parte de IEPSA.
FCE-ALM-RE.38
Para el caso de negativos verifica que
tenga la etiqueta, en caso de no tenerla
se procede a realizar una.

10.

Operador de
Almacn

Revisa que la devolucin coincida con el

Documento soporte.
documento soporte.
En caso de negativos y texto ir a paso
12.
Para prueba plotter y laser ir a paso 11.

11.

Operador de
Almacn

Se almacenan pruebas plotter y laser

durante un mes para
cualquier
aclaracin o anomala.

12.

Operador de
Almacn

13.

Operador de
Almacn

Coteja Documento soporte contra Vale Documento soporte.

de entrega, que coincida con negativos
Vale de entrega de
recibidos.
materiales.
FCE-GPR-RE.06
En caso de errores se aclara con IEPSA
de lo contrario, el negativo se guardara
en su rack correspondiente.
Termina procedimiento

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID.
6.1
6.2

NO. DOCUMENTO
FCE-RD-MGC
FCE-GPR-RE.05

TITULO
Manual de Gestin de la Calidad
Orden de Impresin

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO

7.1
FCE-GPR-RE. 06
7.2
7.3

FCE-ALM-RE.38
FCE-ALM-FV.07

TITULO
Vale de entregas de materiales.
Etiqueta de Negativos.
Ficha de verificacin de las caractersticas
de Negativos

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Fecha de liberacin:
14.03.12
Fecha de versin:
N.A.

Procedimiento de
Archivo de Negativos

Pginas :

rea responsable:
Gerencia de Produccin
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.08
Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
00
Nivel:
2

8 LISTA DE DISTRIBUCIN
COPIAS
Original
1
V.E.

DISTRIBUCIN

REA

Biblioteca Gonzalo Robles

Gerencia de Produccin

Almacn

Gerencia de Produccin

Versin electrnica solo lectura

Gerencia de Tecnologa (Intranet)

9 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSIN

PGINAS
AFECTADAS

ORIGINADOR DEL
CAMBIO

14.03.12

00

Todas

Subgerencia de
Almacn y Trfico

NATURALEZA DEL
CAMBIO
Actualizacin
e
incorporacin de anexos
y
numeracin
de
polticas
y
de
las
referencias a instructivos
de operacin del sistema
informtico. Conforme la
operacin
vigente.
Mejoras
al
sistema
documental.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento
no controlado.

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

ANE
EXO 7..1
FCE-G
GPR-RE
E.06
VALE
E DE ENTREG
GA DE
E MATE
ERIALES.

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

19

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

Instructtivo de llen
nado
1. TITULO::
VALE DE
E ENTREG
GAS DE MA
ATERIALES
S.
2. OBJETIV
VO DEL RE
EGISTRO:
Contar con un formato que permita la llevvar un control de las ssalidas de
Negativo
os.
NSABLE DE SU LLEN
NADO:
3. RESPON
Supervis
sor de Nega
ativos y Ope
erador de A
Almacn.
4.
4 FORMA DE LLENA
ADO:
Manual.
5. DESCRIPCIN DE LLENADO
O DE ELEM
MENTOS:
Id.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

15

Eleme
ento
Folio
Titulo
Autor
Coleccin
Localizad
dor

Descripc
cin
Ano
otar de man
nera conse
ecutiva el n
mero de fo
olio.
Reg
gistrar el no
ombre del ttitulo a entre
egar.
Reg
gistrar el no
ombre del a
autor.
Ano
otar el nombre de la co
oleccin.
Reg
gistrar el n
mero de lo
ocalizador e
en donde sse encuentrra el
neg
gativo.
No. de diisco
Reg
gistrar el n
mero de lo
ocalizador e
en donde sse encuentrra el
disc
co.
Interior
Ano
otar nmero
o de pliego
os y pginass de negativos.
Forros
Reg
gistrar canttidad de forros.
Laminas
Reg
gistrar canttidad de lm
minas.
Guardas
Ano
otar cantida
ad de guard
das.
Otros
Ano
otar otro tip
po de materrial solicitad
do.
Observac
ciones Reg
gistrar las observacion
o
nes realizad
das.
Fecha de
e
Reg
gistrar la fe
echa de ent rega del ne
egativo.
entrega
Respons
sable Reg
gistrar nom
mbre y firma
a del respon
nsable de IE
EPSA.
de entreg
ga
IEPSA
Respons
sable Reg
gistrar nom
mbre y firma
a del respon
nsable de F
FCE.
FCE

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

16
17

18
19

Fecha
devoluci
n
Respons
sable
de devolu
ucin
IEPSA
Respons
sable
FCE
Sello de
Negativo
os

cha de devo
olucin del negativo.
Fec
Reg
gistrar nom
mbre y firma
a del respon
nsable de IE
EPSA.

Reg
gistrar nom
mbre y firma
a del respon
nsable de F
FCE.
Sello de autorrizacin y lib
berado de n
negativos.

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

ANE
EXO 7..2

FCE-A
ALM-RE
E.38

GATIV
ETIQU
UETA DE
D NEG
VOS.

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

(A
AUTOR)
(T
TITULO DEL LIBRO)
(C
COLECC
CIN)

FCE-ALM-RE.38

2
3

(CODIIGO)

(N
NUMERO
O DE CA
ASILLERO)

(N
NUMERO
O DE NE
EGATIV
VO)

Texto

pliegos de

Forros

tintas

Laminas

pliegos de

Guardas
Otros

pginass

pginass

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

Instructtivo de llen
nado
1. TITULO:

ETIQUET
TA DE NEG
GATIVOS
O DEL REGIS
STRO:
2. OBJETIVO

Contar con un docu

umento que
e permita la
a identificaccin de los sobres que
e
contienen los negattivos.
SABLE DE SU LLENADO:
3. RESPONS

Operado
or de Almac
cn.
4. FORMA DE
D LLENADO
O:

Electrniico.
5. DESCRIPC
CIN DE LLE
ENADO DE ELEMENTOS
E
S:

Id..
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Elem
mento
Autor
Titulo del
d libro
Coleccin
Cdigo
o
Nmero
o de
casillerro
Nmero
o de
negativ
vo
Caracte
ersticas

Descrip
pcin
Registrar
R
el nombre de l autor del libro.
Registrar
R
el titulo del lib
bro.
Anotar
A
el nombre de la coleccin d
del libro.
Anotar
A
la cla
ave asignad
da segn la
a coleccin..
Registrar
R
el nmero de casillero e
en donde se
e encontrarr
ub
bicado.
Registrar
R
el nmero de negativo a
asignado.
Anotar
A
los ne
egativos co
ontenidos ssegn sus ccaractersticcas.

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

ANE
EXO 7..3
FCE-A
ALM-FV
V.08
FIC
CHA DE
E VERIFICAC
CIN D
DE LAS
S
CAR
RACTERSTIC
CAS DE NEG
GATIVO
OS

Anexos del
P
Procedimiento
o de
negativos

Fecha de re
revisin:

Fic
cha de verifica
acin de las
carac
ctersticas del procedimientto

Referencia
a:
FCE -ALM-PR.08

Cdigo d
de documento:
FCE-A
ALM-FV.08
Re
evisin:
1

P
PROCEDIM
MIENTO DE
E NEGATIV
VOS, FCE-A
ALM-PR.08
8
Ca
aracterstica
a

Nega
ativos.

Mto
odo

Manua
al.

Mues
streo Frec
cuencia

Por
sobre
e.

Por orden
o
de
imprresin.

P
Parmetro d
de
control

Registro

Ca
antidad fsica Orden de
vss.
impressin.
Do
ocumento.

Plan de
rreaccin/
accciones en
ccaso de no
co
onformidad
Se
e notifica a
Ge
erencia de
Pro
oduccin.