HOTRRE Nr.

208
din 31.03.1995
pentru aprobarea Instruciunilor privind inerea lucrrilor de secretariat
referitoare la petiiile persoanelor fizice i juridice, adresate organelor
de stat, ntreprinderilor, instituiilor i organizaiilor Republicii Moldova
Publicat : 05.05.1995 n Monitorul Oficial Nr. 24

art Nr : 192
MODIFICAT

HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008

HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582
[Titlul hotrrii modificat prin HG1004 din 28.08.08,MO167-168/05.09.08 art.1008]
[Titlul modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
ntru executarea Legii Republicii Moldova nr. 190-XII din 19 iulie 1994 "Cu privire la
petiionare", Guvernul Republicii Moldova HOTRTE:
1. Se aprob Instuciunile privind inerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiiile
persoanelor fizice i juridice, adresate organelor de stat, ntreprinderilor, instituiilor i
organizaiilor
Republicii
Moldova
(se
anexeaz).
[Pct.1 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
2. Autoritile administraiei publice centrale i locale se oblig s asigure inerea lucrrilor de
seretariat referitoare la petiiile persoanelor fizice i juridice, n toate organele din subordine i
cele amplasate pe teritoriul lor, n conformitate cu Instruciunile aprobate prin prezenta hotrre.
[Pct.2 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
[Pct.1-2 modificate prin HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582]
3. Se abrog Hotrrea Sovietului Minitrilor al R.S.S. Moldoveneti nr.41 din 5 februarie
1982 "Cu privire la aprobarea Insruciunile privind inerea lucrrilor de seretariat legate de
propunerile, cererile i plngerile cetenilor la ministerele, comitetele de stat, departamentele,
comitetele executive ale Sovietelor de deputai ai norodului, ntreprinderile, n instituiile i
organizaiile R.S.S.Moldoveneasc" (Vetile Sovietului Suprem i ale Guvernului R.S.S.
Moldoveneti, 1982, nr.3, art.27).
PRIM-MINISTRU
AL REPUBLICII MOLDOVA

ANDREI SANGHELI

Chiinu, 31 martie 1995.

Nr. 208.

Aprobate
prin Hotrrea Guvernului
Republicii Moldova nr.208
din 31 martie 1995

INSTRUCIUNI
privind inerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiiile persoanelor fizice,
organizaiilor legal constituite,adresate organelor de stat, ntreprinderilor,
instituiilor i organizaiilor Republicii Moldova
[Titlul modificat prin HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582]
I. Dispoziii generale
. Prezentele Instruciuni stabilesc modul unic de inere a lucrrilor de secretariat privind
evidena i examinarea petiiilor persoanelor fizice i juridice n numele colectivelor pe care le
reprezint depuse n scris sau n form electronic, precum i efectuarea controlului asupra
examinrii i primirii n audien a petiionarilor n organele de stat, ntreprinderi, instituii i
organizaii (n continuare - organe).
Prezentele Instruciuni nu se extind asupra inerii lucrrilor de secretariat aferente petiiilor,
modul de examinare al crora este prevzut de legislaia de procedur penal, de procedur
civil, de procedura de executare legislaia cu privire la contraveniile administrative i de
legislaia
muncii.
[Pct.1 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
[Pct.1 al.1) modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
2. Lucrrile de secretariat aferente petiiilor, adresate de persoanele fizice organelor, se in
separat de alte lucrri de secretariat.
Conductorii organelor, subdiviziunilor interioare i lucrtorii aparatului de conducere al
acestora snt obligai s ia msuri de rigoare pentru respectarea prezentelor Instruciuni.
In caz de necesitate, efectueaz controale asupra modului de inere a lucrrilor de secretariat,
ntreprind msuri n vederea perfecionrii acestei activiti.
3. Evidena, nregistrarea, examinarea petiiilor, efectuarea controlului asupra soluionrii i
pstrrii petiiilor, organizarea audienei petiionarilor n organe snt puse n sarcina cancelariei,
subdiviziunilor interioare, secretarului sau persoanei desemnate pentru aceasta (n continuare cancelaria).
4. La concedierea persoanelor responsabile de inerea lucrrilor de secretariat aferente
petiiilor, dosarele cu petiii i materialele respective se transmit pe baz de act.
Persoanele nou angajate trebuie s cunoasc prevederile Legii Republicii Moldova nr.190XII din 19 iulie 1994 "Cu privire la petiionare" i ale prezentelor Instruciuni.
II. Evidena Petiiilor
5. Petiiile primite de organe se nregistreaz centralizat n aceeai zi de ctre cancelarie pe
fiele de eviden i control , formatul A5 i A6 (anexele nr.1, nr.2 i nr.3).
Informaia referitoare la petiiile primite se introduce n banca de date a computerului
conform machetei fiei de eviden i control a ecranului, n corespundere cu numrul de
nregistrare, acolo unde este utilizat computerul, iar versiunea electronic parvenit se
nregistreaz n arhiva electronic a organului.
Plicurile n care s-au aflat petiiile se pstreaz, n cazurile cnd pot fi utilizate la stabilirea
adresei expeditorului sau cnd tampila potal este necesar pentru confirmarea datei de
expediere i primire a petiiei.
Pentru petiiile primite n timpul audienei se stabilete aceeai ordine de nregistrare, iar
suportul electronic al petiiei se pstreaz 3 ani n baza de date a arhivei electronice a organului
n
versiunea
naintat
de
autor
pe
suport
electronic.
Petiia n form electronic trebuie s corespund cerinelor fa de documentul electronic,
inclusiv fa de aplicarea semnturii digitale, n conformitate cu legislaia n vigoare.

Petiia n form electronic conine informaii privind numele, prenumele, domiciliul i adresa
electronic
a
petiionarului.
[Pct.5 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
6. La nregistrarea petiiilor, pe prima pagin se aplic tampila de nregistrare (anexa nr.4), n
care se indic data primirii petiiei i indicele de nregistrare.
Indicele de nregistrare const din litera iniial a numelui petiionarului, numrul i anul de
nregistrare a petiiei (de exemplu: D - 404/04).Indicele de nregistrare poate fi constituit ori
completat cu alte semne distinctive care asigur sistematizarea i integritatea petiiilor,
faciliteaz selectarea i analiza acestora.
[Pct.6 al.2 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
7. Petiiilor repetate, de regul, li se atribuie indicele de nregistrare de rnd, iar n rubrica
respectiv a fiei de eviden i control se indic indicele de nregistrare al primei petiii. n
colul drept de sus al petiiilor repetate i pe fiele de eviden i control se face inscripia
"Repetat" i se selecteaz corespondena precedent.
Repetate se consider petiiile care snt naintate de una i aceeai persoan, abordeaz una i
aceeai problem, n cazul n care de la data nregistrrii primei petiii a expirat termenul de
examinare stabilit de legislaie i petiionarul nu a primit rspuns sau nu este de acord cu
rspunsul primit.
8. Petiiile unei persoane n care se abordeaz una i aceeai problem, expediate ctre diferii
adresani i primite pentru examinare n una i aceeai organizaie, se nregistreaz cu indicele
primei petiii, adugndu-se numrul de ordine, scris prin bar (de exemplu, D-401/1, D-401/2,
D-401/3).
9. Pentru fiecare petiie se completeaz manual fia de eviden i control n dou exemplare.
Primul exemplar se plaseaz n fiierul informaional n ordine alfabetic sau conform tematicii
petiiilor, iar al doilea exemplar se plaseaz n fiierul de control conform datelor de soluionare.
[Pct.9 al.1) n redacia HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Dac fiele de eviden i control se plaseaz n fiierul informaional conform tematicii
problemelor abordate n petiii, se recomand a utiliza suplimentar fiele alfabetice (anexa nr.5),
care urmeaz a fi aranjate n fiier n ordine alfabetic. Pentru a facilita selectarea fielor, poate
fi utilizat indicele alfabetic.
II. Procesul de examinare i termenele de soluionare a petiiilor
10. Petiiile nregistrate se transmit spre examinare conducerii organului n ziua n care au
fost primite.
Rezoluia conducerii, numele de familie al autorului rezoluiei i termenul de soluionare se
trec n mod obligatoriu n fiele de eviden i control.
n
cazul n
care
n rezoluie
snt indicai civa
executori, responsabilitatea pentru soluionarea corect i n termen o poart n msur egal
toi executorii indicai.
Primul executor dintre cei indicai n rezoluie este responsabil pentru convocarea celorlali
coexecutori i organizarea soluionrii tuturor problemelor abordate n petiie.
Transmiterea petiiilor spre soluionare se efectueaz exclusiv prin intermediul persoanei
responsabile, cu indicarea numelor de familie ale executorilor n fiele de eviden i control, iar
petiiile parvenite n form electronic se copiaz n fiierul de arhiv cu indicarea datei i orei
de recepie i se transmit spre executare n aceeai zi executorului desemnat de conductor n
forma
accesibil
de
informare
a
acestuia.
[Pct.10 al.5) modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Transmiterea petiiilor spre soluionare dintr-o subdiviziune interioar n alta se

efectueaz numai cu autorizaia conductorului organului i cu notarea obligatorie a acestui fapt

n fiele de eviden i control.
11. n scopul respectrii termenelor de soluionare a petiiilor, n scrisorile-aviz se indic
n mod obligatoriu termenul presupus de primire a rspunsului.
12. Lipsa executorului nemijlocit (incapacitatea temporar de munc, aflare n delegaie,
concediu etc.) nu scutete organizaia sau subdiviziunea sa de examinarea n termen i
adecvat a petiiilor.
13. Dac executorul nu poate examina petiia n termenul stabilit, se adreseaz n scris
conducerii organizaiei cu rugminte argumentat privind prelungirea termenului.
[Pct.13 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
131. Petiiile colective se examineaz, de regul, n prezena autorilor.
[Pct.131 introdus prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
14. Toate datele privind desfurarea examinrii petiiei (permisiunea de amnare a
termenelor, interpelarea suplimentar, ntiinarea executorului, cui i s-a dat rspunsul, data i
indicele rspunsului etc.) trebuie incluse n rubricile respective ale fiei de eviden i control,
inclusiv
n
fiierele
de
control
ale
petiiilor
n
form
electronic.
[Pct.14 modificat prin HG1004 din 28.098.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
IV. Controlul asupra examinrii petiiilor
[Titlul modificat prin HG441/27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
15. Controlul asupra examinrii n termen a petiiilor n organe se pune n sarcina
funcionarilor special desemnai, care snt obligai s asigure examinarea exhaustiv,
reglementar i n termen a petiiilor i executarea deciziilor luate n legtur cu acestea.
16. Petiiile primite prin intermediul altor organe, la care se solicit comunicarea rezultatelor,
se iau sub un control special. n aceste cazuri, n colul de sus din dreapta al tuturor exemplarelor
fiei de eviden i control se aplic tampila "Control" sau semnul controlului "C".
161 . Petiiile parvenite n form electronic se iau sub un control special. n acest caz, n
colul de sus din dreapta al fiei de eviden i control se face meniunea Forma electronic
sau
se
aplic
marcajul
F.E.
[Pct.161 introdus prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
17. Fiele de eviden i control ale petiiilor luate sub control snt aranjate ntr-un fiier
aparte conform datelor de executare.
18. Controlul asupra executrii documentelor se efectueaz cu ajutorul computerului sau
verificnd zilnic fiierul de control.
Persoanele responsabile snt obligate s avertizeze executorii, cu o sptmn naintea
expirrii termenului, despre prezentarea rezultatelor.
19. Dac la petiie se d un rspuns intermediar, aceasta continu s fie sub control. Controlul
se consider ncheiat numai dup adoptarea deciziei i luarea de msuri eficiente n vederea
soluionrii tuturor chestiunilor abordate n petiie i expedierea rspunsului conform legislaiei
n vigoare. Decizia privind suspendarea controlului asupra rezolvrii petiiilor o adopt
conductorii sau alte persoane oficiale din organe, responsabile de examinarea n termen a
petiiilor.
Data expedierii rspunsului este considerat data suspendrii controlului asupra soluionrii
petiiei, iar data executrii petiiei electronice este considerat data expedierii rspunsului, la
adresa
electronic,
a
autorului
petiiei..
[Pct.19 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
20. Persoanele responsabile de efectuarea controlului comunic sptmnal conducerii
organului
date
privind nerespectarea
termenelor
de
examinare
a
petiiilor,

conform formularului stabilit (anexa nr.6).

V. Perfectarea rspunsurilor la petiiii constituirea dosarelor
21. Rspunsurile la petiii se perfecteaz n scris sau n form electronic pe blanchete format
A4 (297x210mm) i A5 (148x210mm) care s corespund Regulilor de ntocmire a
documentelor organizatorice i de dispoziie, aprobate prin Hotrrea Guvernului Republicii
Moldova nr.618 din 5 octombrie 1993 i cerinelor fa de documentul electronic, inclusiv fa
de aplicarea semnturii digitale, n conformitate cu legislaia n vigoare.
[Pct.21 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
22. La expedierea spre examinare n numr mare a petiiilor ctre destinari, pot fi utilizate
formulare-ablon.
23. n rspunsul expediat petiionarului se indic mai nti numele de familie i prenumele
acestuia, apoi adresa.
De exemplu
Dlui Bujor Alexandru,
277001, or. Chiinu,
bd. Doina, 10, bl.5, ap.15
Rspunsul la petiii se aduce la cunotina petiionarului n scris i este semnat de conductorul
organului sau de o alt persoan autorizat ori n form electronic, cu aplicarea semnturii
digitale. Cu consimmntul petiionarului, rspunsul poate fi comunicat acestuia pe suport de
hrtie
sau
n
form
verbal.
[Pct.23 al.2) n redacia HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
24. Rspunsul la petiie este expediat, de regul, de ctre cancelaria organului.
Indicele rspunsului const din indicele de nregistrare al petiiei i, n caz de necesitate,
poate fi completat cu numrul dosarului (conform nomenclatorului), n care se acumuleaz
corespondena
n
cauz.
n cazul petiiilor primite n form electronic, se constituie dosarul electronic care se
pstreaz n arhiva electronic a petiiilor n modul stabilit de organul respectiv.
[Pct.24 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
241. n cazul n care rezultatele examinrii petiiei urmeaz a fi comunicate i organului
ierarhic superior, acestuia i se expediaz o informaie ampl despre rezultatele examinrii i
copia de rspuns prezentat petiionarulu.
[Pct.241 introdus prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
25. Persoanele responsabile de efectuarea lucrrilor de secretariat verific corectitudinea
perfectrii rspunsurilor (semntura, data, indicele, adresantul, vizele etc.) i fac consemnri
necesare n fiele de eviden i control.
26. Petiiile examinate, toate materialele necesare pentru constituirea dosarelor se restituie
persoanelor responsabile de inerea lucrrilor de secretariat, cel trziu a doua zi dup examinare.
Constituirea i pstrarea dosarelor de ctre executori este interzis.
Dup examinarea i soluionarea definitiv, pe fiecare petiie trebuie s fie operat
meniunea "La dosar" i aplicat semntura persoanei responsabile de efectuarea controlului.
Originalele actelor (carnetul de munc, buletinul de identitate, certificatul de sntate etc.) se
restituie petiionarului.
[Pct.26 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
27. Petiiile, copiile de pe rspunsurile la acestea i documentele cu privire la examinarea
petiiilor, precum i documentele privind audiena petiionarilor se constituie n dosare conform
nomenclatorului dosarelor aprobat de organul respectiv.
n dosare documentele se aranjeaz n ordine cronologic ori alfabetic. Fiecare petiie i toate
documentele privind examinarea ei constituie n dosar o grup aparte. n cazul primirii unei

petiii repetate sau prezentrii unor documente suplimentare, acestea se cos la grupa respectiv
de documente.
28. La constituirea dosarelor, se verific corectitudinea ordonrii documentelor n dosar,
deplintatea lor. Petiiile neexaminate i documentele perfectate incorect nu se pun n dosar.
Coperta dosarului se completeaz conform modelului prevzut de Instruciunile-tip cu privire
la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale de specialitate i ale
autoadministrrii locale ale Republicii Moldova, aprobate prin Hotrrea Guvernului Republicii
Moldova nr.618 din 18 octombrie 1993.
29. Conductorii organelor, subdiviziunilor interioare i lucrtorii aparatului de conducere
snt obligai s asigure integritatea documentelor cu privire la examinarea petiiilor.
30. Dosarele cu petiiile i documentele respective, precum i informaia n bazele de date ale
sistemului
informaional
automatizat
se
pstreaz
timp
de
3
ani.
[Pct.30 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
31. Documentele cu privire la petiii, precum i informaia din bazele de date ale sistemului
informaional automatizat se nimicesc n modul stabilit, la expirarea termenelor de pstrare.
[Pct.31 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
VI. Organizarea audienei petiionarilor
32. Programul de audien a petiionarilor este coordonat cu conductorul organului,
ntocmit n conformitate cu Legea cu privire la funcionarea limbilor vorbite pe teritoriul
Republicii Moldova i afiat ntr-un loc accesibil petiionarilor.
33. Evidena audienelor, acordate n organe sau la locul de trai al petiionarilor, i a cererilor,
expuse verbal de acetia, se ine pe fiele de eviden i control (anexele nr.1, nr.2 i nr.3) i n
cadrul sistemului informaional automatizat respectiv.
n procesul audienei, petiionarilor li se dau explicaiile respective.
Petiiile prezentate n audien snt examinate n modul stabilit de Legea cu privire la
petiionare
i
de
prezentele
Instruciuni.
[Pct.33 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
VII. Analiza lucrului cu petiiile i a audienelor acordate
34. Conductorii organelor analizeaz sistematic tematica petiiilor, generalizeaz rezultatele
examinrii acestora, iau msuri n vederea nlturrii cauzelor i condiiilor care genereaz
petiii ntemeiate. Operaiile nominalizate pot fi efectuate i de alte persoane oficiale, desemnate
n aceste scopuri.
Persoanele responsabile deinerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiii pregtesc
materialele pentru analiz i generalizare, le sistematizeaz sub form de informaii analitice, pe
care le prezint conductorilor organelor de dou ori pe an (nu mai trziu de 20 iulie i 20
ianuarie).
35. Ministerele, departamentele, instituiile de stat, autoritile administraiei publice locale
organizeaz i controleaz sistematic lucrul cu petiiile i acordarea audienei petiionarilor n
organele din subordine sau amplasate n teritoriu, adopt decizii viznd nlturarea neajunsurilor
i mbuntirea acestei activiti.
[Pct.35 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
Anexa nr.1
5
FIA DE EVIDEN I CONTROL
9
Petiionarul
(Numele, prenumele, domiciliul, adresa electronic, telefonul) 15

Petiii anterioare
nr.
din
nr.
Tipul petiiei
pe
file
Autorul, data
indicele scrisorii de nsoire
Data, nr.de intrare
Indicele tematic
Coninutul succint
Executantul
Rezoluia
Autorul rezoluiei
Termenul de rezolvare

9
9
12
9
24
9
24
9
9
5

Observaie: Cifrele din partea dreapt a formei indic limea cmpului.

[Anexa nr.1 p.1 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Anexa nr.1, p.2
M E R S U L R EALI Z R I I
Data predrii spre
Note privind rspunsurile intermediare
Executantul
rezolvare
sau interpelrile suplimentare

Data, indicele de rezolvare (rspunsul)

Adresantul
Coninutul
Scos de sub control
Dosarul
fondul inv. dosar
Vol.
file
Observaie:

Limea

formei

5
9
Note privind
controlul

16
9
9
9
9
9
9
9
9
23
9
9

Semntura

5
148

mm,

lungimea-

210

mm.

Anexa nr.2
FIA DE EVIDEN I CONTROL
Petiionarul (Numele, prenumele, domiciliul, adresa electronic, telefonul)
Petiii anterioare
nr.
din
nr.
Tipul petiiei
pe
file
Autorul, data , indicele scrisorii de nsoire
Data, nr. de intrare
Indicele tematic

3
6
12
6
6
9
6

Coninutul succint
Executantul
Rezoluia
Autorul rezoluiei
Termenul de rezolvare

18
6
18
6
6
3
[Anexa nr.2 p.1 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Anexa nr.2 p.2
3
16

M E R S U L R EALI Z R I I
Data predrii spre
Note privind rspunsurile intermediare sau Note privind
Executantul
12
rezolvare
interpelrile suplimentare
controlul
6
6
6
6
6
6
Data, indicele de rezolvare (rspunsul)
6
Adresantul
7
Coninutul
20
Scos de sub control
Semntura
6
Dosarul
Vol.
fondul inv.dosar
6
file
3
Observaie: Lungimea - 148 mm, limea- 105 mm.
Anexa nr.3
I N D I C A I I
privind completarea fiei de eviden i control
Recto fiei de eviden i control
Petiionarul - numele, prenumele, domiciliul, adresa electronic, telefonul; pe petiiile
anonime
se
aplic
meniunea
"anonim".
[Al.1 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Petiiile anterioare - datele i indicii de nregistrare a petiiilor anterioare.
Tipul petiiei - petiie primit prin pot n form electronic sau prezentat n timpul
audienei,
numrul
de
file.
[Al.3 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Petiionarul, data,indicele scrisorii de nsoire - denumirea organului care a expediat petiia.
Data, indicele de intrare - data primirii petiiei (prin pot n form electronic sau n timpul
audienei)
i
indicele
de
nregistrare.
[Al.5 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Coninutul succint al petiiei. Executantul - denumirea organului sau a subdiviziunii
interioare responsabile de examinarea petiiei.

Rezoluia - se transcrie din document sau se nscrie n timpul audienei.

Autorul rezoluiei - funcia, numele i prenumele conductorului, autorului primei rezoluii.
Termenul de rezolvare - se indic conform rezoluiei sau termenelor de rezolvare stabilite de
legislaie. Meniunea privind modificarea termenelor se face n coloana urmtoare, cu
indicarea noului termen,precum i funciei, numelui de familie al conductorului care a decis
prelungirea termenelor.
n colul drept de sus se aplic tampila "Repetat", dac se nregistreaz o petiie repetat, i
se nscrie i indicele petiiei precedente.
Verso fiei de eviden i control
Mersul realizrii - coloana "Data predrii spre rezolvare" - se nscrie data remiterii
documentului executantului.
Coloana "Executantul" - numele, prenumele i telefonul executantului (coloanele se
completeaz la fiecare transmitere a documentului).
Coloana "Note privind rspunsurile intermediare sau interpelrile suplimentare"
- adresantul, data, indicele, coninutul succint al rspunsului intermediar sau al interpelrii.
Coloana "Note privind controlul" - meniuni privind avertizrile, mersul rezolvrii etc.
Data, indicele de rezolvare (rspunsul) - data i indicele de nregistrare a documentului ce
conine hotrrea definitiv.
Adresantul - se indic toi adresanii crora li s-a expediat documentul cu hotrrea
definitiv.
Coninutul - titlul documentului de rspuns cu indicarea deciziei luate (satisfcut, refuzat,
explicat).
Scos de sub control - funcia numele i prenumele conductorului sau al altei persoane
autorizate pentru scoaterea de sub control a petiiei.
Semntura - semntura responsabilului de control asupra lucrului cu petiiile.
Dosarul_______, vol._______, file __________ - indicele
dosarului
conform
nomenclatorului, numrul volumului, numrul de file (se nscriu dup ncheierea examinrii i
coaserea n dosar).
Fondul _______, inv. _________, dosar _________ - se nscriu dup predarea dosarelor la
arhiv.
Dimensiunile recomandate ale fielor de eviden i control: A5 (148 x 210 mm) i A6 (105 x
148mm).
Anexa nr.4
Denumirea organului
Data ______________
Indicele __________
(Dimensiunea 15 x 41 mm)
Anexa nr.5
Numele
Prenumele
Termenul de rezolvare
Indicele

Anexa nr.6
LISTA
petiiilor persoanelor fizice, luate sub control
spre rezolvare n ______________________________
la data de _____________________________199_____
Tipul petiiei, petiionarul, data
Nr.
primirii, numrul, coninutul
d/o
succint
1
2

Rezoluia

Termenul de
rezolvare

Executorul,
Note
mersul rezolvrii

Semntura persoanei autorizate pentru controlul asupra rezolvrii.

Anexa nr.7
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(denimirea organului i a subdiviziunii structurale)
Fond._______________________
Nr.Inv.______________________
Dosar_______________________
DOSAR nr.__________ vol.

nr._______

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(titlul dosarului)*
Fond.________________
Data nceperii__________________
Nr.Inv._______________
Date ncheierii__________________
Dosar________________
File__________________________
Termen de pstrare______________
___________________
* Se va meniona indicativul din nomenclator
Modelul copertei dosarului