Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Vasile Sebastian Dancu Comunicarea in Managementul Institutional
Vasile Sebastian Dancu Comunicarea in Managementul Institutional
2000
Cluj-Napoca
Seria SEDAP a aprut n cadrul programului "Sistem de Educaie la Distan pentru
Administraia Public Local", finanat de: UE / Programul PHARE pentru Democraie,
Fundaia pentru o Societate Deschis i Fundaia Illys.
Coordonatorii seriei:Ioan Hosu
Kinga Kerekes
Ciprian Tripon
Date despre autor:
Vasile-Sebastian Dncu
Este doctor n sociologie i cadru didactic la Cetedrele de Sociologie i Jurnalistic de la
Universitatea Babe-Bolyai. Este prodecan al Facultii de Istorie i Filosofie i coordonator al
unui master n Comunicare social i relaii publice. Manager general al Metro-Media
Transilvania, Institut de studii sociale, Sondaje, Marketing i Comunicare, a publicat urmtoarele
lucrri
V.S. Dncu, Audiena radio n Romnia, Editura Fundaiei Culturale Romne, Cluj-Napoca
1998, 554 pag. (coord. i coautor)
V.S. Dncu (coord.), Societatea civil i administraia local, Metro Media Press, Cluj, 1999.
V. S. Dncu, Comunicarea simbolic. Arhitectura discursului publicitar, Dacia, Cluj-Napoca,
1999
R.Davis, C. Zamfir, V.Dncu, Methodology for Developing a Local Policy for Poverty
Alleviation, International Training Centre, ONU, Torino, 1999
Claude Javeau, Conversaie Durkheim - Weber asupra libertii i determinismului. Un dialog
filosofic. Editura RED, Sibiu, 1993 - (traducere)
ISBN 973-99690-5-4
Editare i tiprire: GEWALT Production
3400 Cluj-Napoca, str. Mihai Eminescu nr. 9
Telefon / fax: 064-430177, 092-897361
C)
Stiluri de negociere
Capitolul IV. Comunicarea managerial (scop i roluri, tipuri de comunicare managerial,
importana contextului, etic)
A) Comunicarea managerial intern
B) Comunicarea managerial extern
C) Contextul generat de cultura organizaional
D) Etica n comunicarea managerial
Capitolul V. Comunicarea managerial intern i extern
Capitolul VI. Limbajele nonverbale n comunicare (limbaje corporale, proxemica, paralimbaje
etc.)
A) Limbajul corpului
B) Limbajul spaiului
C) Limbajul lucrurilor i al culorilor
D) Limbajul timpului
E) Limbajul paraverbal
CAPITOLUL I
COMUNICAREA SOCIAL.
RETORICA
n sec. V .H., n Grecia antic, cetenii liberi rsturnau regimurile tiranice i stabileau primele
reguli de convieuire democratic. Cetenii care stpneau arta comunicrii convingtoare se
afirmau mai uor n societate i i aprau mai bine interesele. Arta de a comunica convingtor sa numit, atunci, retoric. Interesul pentru nsuirea acestei arte i studiul comunicrii umane au
devenit predominante n epoc, alturi de arta i tiina rzboiului.
S-ar prea c primele elemente de teorie a comunicrii umane au fost elaborate de Corax
din Siracuza. El a scris Arta retoricii, n care prezenta concetenilor si diverse moduri i
tehnici de comunicare, utile n procesele de recuperare a averilor.
Ulterior, Tisias, fost student al lui Corax, a introdus aceast teorie n Atena, teren fertil n
care teoria comunicrii umane a cunoscut o mare dezvoltare. Apar repede specialitii n retoric,
cunoscui sub numele de sofiti. Primul sofist renumit a fost Protagoras (sec. V . H.).
Prima accepiune a noiunii de retoric, cuvnt de origine greac, a fost aceea de tiina
i arta de a convinge. Retorica viza, cu precdere, comunicarea n sfera juridic i politic.
Un secol mai trziu, Platon (427-347 . H.) a introdus retorica n viaa academic greac,
aeznd-o alturi de filosofie. Pentru Platon, retorica a nsemnat chiar tiina comunicrii umane.
n procesul comunicrii umane, el a delimitat cinci etape: conceptualizarea, simbolizarea,
clasificarea, organizarea i realizarea. Prima se ocup cu studiul cunoaterii, a doua cu studiul
sensului cuvintelor, a treia cu studiul comportamentului uman i a modurilor de via, a patra cu
aplicarea acestora n practic, iar ultima se ocup cu studiul tehnicilor i instrumentelor de
influenare a oamenilor.
Aristotel (384-322 . H.), studentul lui Platon, scrie celebra sa lucrare, Rhetorike, care
deschide noi drumuri n studiul sistemelor de comunicare uman. Totodat, Aristotel elaboreaz
primul tratat de logic (Organon), n care descoper silogismul i construiete tipul de
raionament i argumentaie bazate pe silogism.
Urmeaz progresele realizate de filosofii romani i distincia fcut ntre teoria i practica
comunicrii umane: teoria este retorica, practica este oratoria. Unul dintre teoreticienii i marii
practicieni ai timpului este Cicero (106-43 . H.).
Dup epoca greco-roman, teoria comunicrii umane nu a mai cunoscut progrese
considerabile timp de mai multe secole, pn la Renatere. ncepnd cu anul 1600, n epoca
modern, studiul comunicrii umane a fost readus n centrul preocuprilor mai multor categorii
5
CAPITOLUL II
TIPURI DE COMUNICARE SOCIAL
n funcie de numrul participanilor i tipul de relaie dintre ei, exist cinci tipuri de
comunicare.
7
comunicare n aa fel nct s-i determine s ne destinuie constatrile pe care le-au fcut n
legtur cu trsturile i manifestrile noastre ce scap propriei capaciti de observare;
c)
multe alte surse, schimbul de informaii cu interlocutorii umani direci ocupnd, din acest punct
de vedere, un loc destul de modest, dar nu este mai puin adevrat c ele se fixeaz devenind
parte a personalitii noastre, n mare msur sub influena convorbirilor purtate cu cunoscuii pe
temele respective;
d)
remarcm, s ieim n relief. A doua nevoie interpersonal este nevoia de control, expresie a
dorinei de a impune celorlali voina noastr, de a-i conduce ori mcar influena, pe fa sau din
umbr. Contrar aparenelor, nu exist o corelaie obligatorie ntre nevoia de incluziune i cea de
control. Nu rare sunt cazurile n care cineva prefer rolul de eminen cenuie puterii exhibate
n vzul lumii, ceea ce denot coexistena unei slabe nevoi de incluziune cu o foarte pronunat
nevoie de control. Dimpotriv, unele persoane se strduiesc s ajung n poziii de comand nu
pentru a exercita controlul, ci din dorina de a se afla n atenia celorlali. A treia este nevoia de
afeciune. Unii oameni sunt calzi i prietenoi n toate relaiile lor, chiar i n cele cu totul
pasagere. Ei ateapt un comportament asemntor i din partea celorlali, deoarece nevoia lor de
afeciune e mai mare dect a altora. Cnd aceast nevoie este mai estompat, avem de-a face cu
persoane care prefer s i in semenii la distan, evitnd intimitatea, ceea ce poate s le creeze
renumele de oameni ncrezui, orgolioi sau snobi. O atare atitudine provoac interlocutorului o
stare de disconfort, care ngreuneaz considerabil comunicarea. O anumit deschidere afectiv se
dovedete, astfel, necesar bunei desfpurri a unui dialog autentic, fr ca aceasta s nsemne c
nu putem s comunicm cu succes dect cu parteneri pe care i iubim.
e)
de comunicri interpersonale. Poi ajuta pe cineva sftuindu-l bine, consolndu-l ntr-un moment
greu, acordndu-i asisten profesional etc. Comunicarea n scopul ajutorrii face obiectul unor
profesiuni distincte, precum cea de medic, preot, consilier etc.
f)
marginal i frivol, jocul ocup n viaa omului i a omenirii un loc mult mai important dect
consimte s-i acorde opinia comun.
O trstur specific a comunicrii interpersonale este importana retroaciunii,
dat fiind promptitudinea rspunsului ce caracterizeaz acest tip de comunicare. Chiar dac nu
mbrac o form verbal, replicile sunt aici, de regul, imediate. Mimica, privirea, gesturile,
aerul receptorului l informeaz pe emitor cu privire la efectul mesajelor sale i i ngduie
s-i dirijeze discursul n aa fel nct s-I asigure maximum de eficacitate.
Un tip aparte de conexiune invers l reprezint autofeedback-ul. Faptul c, atunci
cnd vorbim, ne auzim vorbind, iar cnd scriem, avem n faa ochilor rndurile redactate anterior
creeaz condiii pentru ajustarea pe parcurs a diverilor parametri ai comunicrii, de la cei vocali
(tonul, volumul, nlimea glasului, ritmul vorbirii, acurateea pronuniei etc.) sau vizuali
(caligrafie, ortografie), pn la aspecte de coninut (claritatea ideilor, logica argumentrii etc.).
10
outsider-ului se dovedete adesea apt de a scoate la lumin aspecte ascunse pentru cunosctori
generate tocmai de prea ndelungata familiaritate cu subiectul.
4. Comunicarea public implic prezena unui emitor unic i a unei multitudini
de receptori. Nici o alt form de comunicare interuman nu s-a bucurat, de-a lungul timpului, de
o atenie comparabil cu cea acordat acesteia.
a)
Teoria interacional
sau a ping-pong-ului
recunoate rolul
teoriei moderne a comunicrii publice privesc speciile alocuiunii informative (prelegeri, cursuri,
conferine, comunicri tiinifice, rapoarte, dri de seam). Multe dintre problemele pe care le
ridic acestea, ca, de pild, cele legate de modalitile de mbinare a comunicrii verbale cu
recursul la surse audiovizuale (diapozitive, postere, proiecii, nregistrri pe band magnetic)
nici nu aveau cum s se pun pentru creatorii retoricii. n plus, obiectivul lor principal nu era
transmiterea cu maxim acuratee i obiectivitate a unei informaii corecte dintr-un domeniu dat,
ci persuasiunea, ctigarea publicului pentru o tez, poate nu ntotdeauna ireproabil sub
raportul valorii ei de adevr.
Referitor la temeiul pus pe memorie n alegerea formei de prezentare a comunicrii publice,
teoreticienii actuali, clasific metodele de expunere tocmai n funcie de apelul mai amplu sau
mai redus la formule dinainte pregtite i fixate, fie prin memorizare, fie prin notarea pe un
suport material. Ei disting astfel:
-
metoda
improvizaiei;
termenul
corespunznd
anglo-saxonului
extemporaneous method, nu este ntru totul fericit, deoarece procedeul cu pricina are
numai n parte caracter de improvizaie; el const n pregtirea temeinic a alocuiunii
i memorarea att a ideilor principale ct i a unor fraze cheie, printre care
cvasiobligatoriu a celor introductive i finale, rezultatele obinute prin aplicarea acestei
metode sunt apreciate drept cele mai bune, ntruct se asigur interaciunea optim cu
12
auditoriul i conduita cea mai natural a emitorului; acesta se poate adapta la situaia
de fapt, zbovind mai mult asupra punctelor pe care publicul d semne c nu le-a
ptruns suficient, e liber s-i aleag cuvintele n conformitate cu reaciile slii; e drept
c exist riscul ca stilul s fie mai puin ngrijit dect n cazul textelor dinainte pregtite
i c fluena expunerii poate fi afectat de lapsusuri.
5. Comunicarea de mas presupune prezena obligatorie a gate-keeper-ului. El se
prezint ca un productor instituionalizat de mesaje adresate unor destinatari necunoscui. Dei
mbrac forme dintre cele mai variate (producie de carte, pres scris, transmisii de radio sau
televiziune) acest tip de comunicare se caracterizeaz n toate cazurile printr-o slab prezen a
feed-back-ului, incomplet i mult ntrziat comparativ cu cel din domeniile comunicrii
interpersonale sau publice. Exist, firete posibilitatea unei conexiuni inverse (pota redaciei,
telefoanele puse la dispoziia publicului9, dar amploarea i impactul retroaciunii rmn modeste.
n plus, persoanele care se adreseaz organizaiilor mass-media nu sunt, adesea, cele mai
reprezentative pentru preferinele i opiniile masei de consumatori, ci pur i simplu, cele care
dispun de cel mai mult timp liber. Dintre cele mai importante funcii ale mass-media pot fi
menionate urmtoarele:
-
13
Funcia de liant deriv din precedentele, cci indivizii care posed un bagaj
de informaii asemntor, sunt preocupai de aceleai probleme ale actualitii i
mprtesc valori morale i culturale comune se vor simi mai apropiai unul de
cellalt i se vor solidariza, la nevoie, dincole de frontierele naionale, religioase,
politice sau rasiale, mobilizndu-se n favoarea unor cauze nobile, percepute drept ale
ntregii umaniti.
14
CAPITOLUL III
NEGOCIEREA N PROCESUL DECIZIONAL (TEHNICI, STRATEGII, STILURI)
Clip de clip, fiecare om are o dorin, un interes sau mcar un punct de vedere numai al
su. Fiecare convinge i se las convins. Fiecare are ceva de schimbat cu altcineva i trebuie s
ajung la o nelegere cu acel cineva. Totui, nainte de a ajunge la un acord, oamenii trec,
aproape inevitabil, printr-o stare de dezacord mai mult sau mai puin conflictual. Aceasta se
ntmpl, indiferent dac schimb emoii, sentimente, idei, opinii, bani sau produse.
Arta de a te nelege cu partenerul de schimb, evitnd conflictele i represaliile, ar putea
purta numele de negociere. Pentru aceasta, nu este destul ca partenerul s gndeasc i s simt
ca tine, mai trebuie ca i tu s gndeti i s simi ca el.
Ce i cu cine se poate negocia? Poi negocia cu nevasta lista invitailor de smbt seara.
Poi negocia cu amicii asupra celui care va plti nota, la restaurant. Poi negocia cu eful o
majorare de salariu. Poi negocia cu clientul condiiile n care se ncheie un acord comercial. Poi
negocia cu sindicatele, cu puterea politic, cu opoziia sau cu delegaia unui alt stat. Poi negocia
oricnd, orice, aproape cu oricine. Negocierea este prezent n toate ipostazele existenei umane.
Dac stpneti arta negocierii, ai o ans n plus s evii NU-ul partenerului tu.
nseamn c tii s orientezi, s influenezi i s manipulezi comportamentul su pentru a-l face
s spun DA. Peste tot i n toate timpurile, oamenii rezonabili au neles c nu-i pot impune
voina n mod unilateral i au cutat soluii n comun, adic soluii negociate.
n viaa de zi cu zi, dar mai ales n diplomaie i n lumea afacerilor contemporane,
negocierea i negociatorul au dobndit o importan incredibil, greu de evaluat. Niciodat n
istorie tranzaciile comerciale nu au fost mai multe i nu s-au purtat la valori mai mari. Pentru o
companie modern, un negociator bun aduce, n trei ceasuri, ct aduc zeci sau chiar sute de
executani, timp de mai multe luni. Un negociator slab pierde la fel de mult.
Orice nceput de negociere presupune o minim clarificare a intereselor prilor i a
condiiilor n care sunt dispuse s fac schimbul. n principiu, negociatorul se prezint la masa
tratativelor atunci cnd are deja n minte trei poziii de negociere, contientizate mai mult sau
mai puin precis.
15
1. Poziia declarat deschis, numit i poziie de plecare. Aceast poziie este astfel
formulat nct s-i asigure o marj de manevr n raport cu preteniile partenerului.
Ca regul general, vnztorul va declara mai mult, iar cumprtorul mai puin dect
sper s obin, fiecare n parte. Sfatul negociatorilor experimentai este acela ca,
atunci cnd cumperi s ncepi de jos, iar atunci cnd vinzi s ncepi de sus. Aproape
ntotdeauna are importan ordinea n care se fac declaraiile. De regul, cel care
declar primul este dezavantajat n raport cu cel care declar ulterior.
2. Poziia de ruptur, numit i poziie limit minimal/maximal. Sub sau, dup caz,
peste nivelul acesteia, negociatorul nu mai este dispus s angajeze nici o discuie.
Aceast poziie nu este desconspirat de parteneri (adversari), dar fiecare dintre ei
trebuie s intuiasc i s evalueze cu grij i delicatee poziia secret a celuilalt.
Dincolo de interesele strict tehnice i financiare, orice declaraie fcut n afara
poziiei de ruptur a partenerului antreneaz, de regul, i o anumit doz de orgoliu
i frustrare.
3. Poziia obiectiv, numit i poziie ateptat. Este poziia realist la care se pot ntlni
i echilibra preteniile contradictorii ale partenerilor (adversarilor). Aceasta reprezint
ceea ce negociatorul sper c va putea obine sau smulge de la partener, fr a leza
inacceptabil interesele acestuia. Poziia ateptat ocup un nivel intermediar ntre cea
declarat i cea de ruptur. Poate fi intuit prin raportare la poziiile de plecare ale
ambilor parteneri. Poziia obiectiv este flexibil. Sensurile intereselor partenerilor de
negociere sunt contrare. Ei vin ctre poziia obiectiv din direcii diferite. n
negocierea unui act generic de vnzare-cumprare, spre exemplu, vnztorul este
interesat s ncaseze un pre ct mai mare, iar cumprtorul este interesat s plteasc
un pre ct mai mic. Prin suprapunerea celor trei poziii de negociere, ale ambilor
parteneri, va rezulta o zon n care ei se pot nelege. Aceast zon de acord posibil
poart numele de marj de negociere i este delimitat de poziiile de ruptur ale
prilor negociatoare. Marja de negociere este neleas ca zon cuprins ntre pragul
minim de la care acordul devine posibil i pragul maxim pn la care acordul mai este
accesibil i ne arat de ce este important s descoperim poziiile de negociere ale
partenerului, nc de a ne aeza la masa tratativelor. Cheia succesului o constituie
estimarea corect a poziiei de ruptur.
n negocieri, mai mult chiar dect n conflictul deschis de natura rzboiului sau a ntrecerilor
sportive, este nevoie de strategii, iar strategia trebuie privit ca un mod de gndire dinamic. Ea
16
devine o manier de abordare a unei confruntri delicate ntre dou sau mai multe voine. n
final, pe ct posibil, partenerul trebuie s gndeasc ca mine, dar i eu ca el. mpreun trebuie s
ajungem acolo unde voia s ajung fiecare, separat.
Strategia de negociere funcioneaz numai dublat de arta de a orienta i controla, pe
neobservate, interaciunea voinelor aflate n conflict, folosind att logica rece a argumentelor
raionale, ct i energia psihologic a emoiilor i sentimentelor. Orice form de negociere
implic o confruntare de voine, sentimente i interese. Pe rnd, fiecare dintre pri poate prelua
iniiativa i controlul, dar nu pot domina toate, simultan. Partea care are o viziune mai clar
asupra acestei confruntri de voine, are mai multe anse s controleze interaciunea i s obin
victoria. Ideal ar fi ca partenerul de negocieri s neleag c eu am dreptate i el se neal, mai
nainte de a investi prea mult timp i efort pentru a-l convinge. Principiul fundamental al
strategiei este acela de a stpni interaciunea voinelor care se nfrunt la masa tratativelor i a
nu le lsa s treac n conflict deschis. Indiciile i fazele agravrii progresive a conflictului pot fi:
disconfortul, incidentele, nenelegerile, tensiunea i criza.
Dac apelm la cteva tactici, tehnici, trucuri i scheme de negociere, nvate i exersate
din timp, ansele de a pstra controlul cresc considerabil. Ele ne ajut s prelum iniiativa, dar i
s recunoatem tactica adversarului pentru a-I administra antidotul potrivit. Dac deconspirm
tactica adversarului destrmm ceva din puterea sa de negociere. Puterea noastr de negociere
crete pe msur ce ne nsuim scheme de negociere validate de teorie i practic. Astfel de
tactici exist cu zecile i cu sutele att n diplomaie ct i n afaceri.
1. Tactica lui DA, DAR
Da, dar este genul de tactic verbal care ne face mai agreabili pentru partenerul de
negociere. Nu cost nimic.
Diplomaii nu spun aproape niciodat NU. Ca i negociatorii buni din mai toat lumea, ei au
nvat acest lucru de la asiatici. Oamenii ursc faptul de a fi negai, contestai, contrazii. NU
este o negaie direct i categoric care taie, rupe i lovete. Prezint riscul de a ofensa partenerul
i a bloca discuia. Oamenii cu tact l evit cu mult grij.
2. Piciorul-n-prag
17
cineva o anumit favoare, vom cere mai nti o alt favoare mult mai important, dar de aceeai
natur, tiind aproape sigur c vom fi refuzai. Abia dup refuz, cnd ni s-a trntit ua n nas,
revenim cu solicitarea pe care o aveam de la nceput. ansele de a obine ce vrem cresc
considerabil.
7. Tactica falsei oferte
Este un truc de negociere cu puin teatru.
Negocierea preului este mai ntotdeauna un joc cu sum nul, n care unul nu poate ctiga fr
ca cellalt s piard. Pe ct posibil, adversarii se manipuleaz ntre ei, mcar pn la limita
loialitii i moralitii. Una din tacticile oarecum neloiale este cea a ofertei false. Aplicarea sa
implic un anumit scenariu dup care se joac puin teatru. Primul act este acela n care
cumprtorul face vnztorului o ofert de pre atrgtoare pentru a elimina concurena i a-l
motiva n derularea tranzaciei. Odat ce a obinut acest lucru, el gsete un motiv pentru a-i
modifica oferta iniial. Apoi, ncepe trguiala prin care convinge vnztorul s accepte noua
ofert, de regul, mult mai modest. Pe ct posibil, vnztorul este pus n situaia s nu mai prea
aib de ales.
8. Tactica de bazar
Este mecheria negociatorului de bazar oriental.
Tactica este folosit cu succes de abilii vnztori de bazar. Ei cer din start un pre foarte mare,
dar se arat dispui s tot lase din el, fcnd false concesii la care, adesea, se rspunde cu
concesii reale.
9. Intoxicarea statistic
Cifrele pot spune orice, chiar i adevrul.
Convingerile adversarului sunt mai uor de zdruncinat, dac se apeleaz metodic la surse de
informaii fr legtur expres cu obiectul negocierilor. El poate fi asediat, bombardat cu fel de
fel de date statistice: studii, extrase din pres, selecii din manuale, prospecte, brouri, oferte,
cataloage etc. care slujesc exclusiv punctului de vedere propriu. Regula este simpl: Niciodat i
nimic n sprijinul punctului de vedere contrar. Procedeul este relativ uor de exersat prin
trunchierea, dar nu i prin trucarea informaiilor. Selecia informaiilor se face dup regula
eficace, dar nu i loial: rmne tot ce m sprijin, cade tot ce m contrazice. Datele trebuie s
fie reale i s provin din surse inatacabile. Cu uin teatru, partenerul poate fi impresionat i
19
copleit de justeea punctului de vedere prezentat, va avea sentimentul c nu i-a pregtit prea
bine lecia i va ceda mai uor.
10. Vnzarea n trei pai
Sari dintr-o extrem n cealalt i las legea contrastului s-i fac treaba
Aceast schem este compus din trei secvene succesive:
-
Pasul 1. Se propune, mai nti, un produs de calitate bun, dar cotat la un pre
ridicat. Reacia cea mai probabil a clientului: prea scump!.
Pasul 2. Se revine cu oferta unui al doilea produs foarte ieftin, de aceast dat,
dar de calitate slab. Reacia cea mai probabil a clientului: preferam
calitatea celuilalt. De regul, nu cumpr, nc, dar vnzarea nu este ratat.
renuna la preteniile care genereaz divergene. Din contr, dac imaginea de sine a adversarului
este ameninat, el devine ostil.
17. Tactica reprezentantului
Asta depete mandatul ce mi-a fost ncredinat.
Se bazeaz pe ideea conform creia, negocierile pot fi conduse deschis, competent i fr riscuri,
numai pn la un anumit grad de profunzime. n mandatul de negociere sunt nscrise limitele
minime i maxime n care negociatorul poate lua decizii. Scopul este de a impune ideea c
negociatorul are un mandat limitat, iar n spatele su se afl un personaj de rang mai nalt, fr
acordul sau intervenia cruia nu se pot face concesii mai mari dect limita mandatului
reprezentantului. Dac, n aceast prim faz a negocierilor, acordul nu poate fi obinut n
limitele de competen acordate reprezentantului, personajul de rang mai nalt va interveni sau nu
ntr-o faz ulterioar.
18. Tactica feliei de salam
Pas cu pas, ajungi departe.
Este numit i tehnica pailor mici, se bazeaz pe ideea simpl c este mai uor a obine
salamul feliu cu feliu dect tot odat. Cnd cerem prea mult, prea repede, adversarul poate fi
copleit pentru moment i are tendina de a se mpotrivi. n schimb, prin obinerea de avantaje
pariale repetate, cu un consum mai mare de timp i rbdare, se poate ajunge mai uor la o
victorie total.
19. Tehnica time out
Merii i tu o pauz, omule.
ntreruperea periodic a procesului de negociere, prin solicitarea de time out poate fi o cale de
a tempera un partener iritat sau de a-I fragmenta i dezorganiza argumentaia. n plus, solicitarea
unei pauze, n momentul n care adversarul lanseaz un atac sau foreaz obinerea unor concesii
inacceptabile, poate fi util pentru pregtirea unei aprri satisfctoare, pentru consultarea unor
consilieri sau documente i pentru formularea unei strategii de contraatac.
20. Falsa comand de prob
Altcineva vinde mai ieftin
Const n formularea unei comenzi (pretins) preliminare, cu titlu de comand de prob, la care
se solicit un pre mai redus i unele faciliti de livrare, pretenii justificate prin comenzile
22
masive ce vor urma ulterior i prin costurile mari de introducere, lansare pe pia i promovare.
Factura astfel obinut va putea fi folosit n negocierile cu un alt furnizor, cel vizat anume de la
nceput. Se poate spune: Ceri prea mult; am aici o factur de la cineva care vinde mai ieftin.
21. Negocierea steril
Negociezi ca s te afli n treab.
Atunci cnd se urmrete negocierea unui acord favorabil cu un partener important, pentru a
putea crete puterea de negociere n raport cu el, se angajeaz negocieri paralele cu un alt
partener. Evident, cu acesta din urm, fr intenia de a semna un contract. Partenerul al doilea
servete doar ca fals alternativ, opozabil la concuren cu primul partener.
22. Tactica dac, atunci
Uneori purtm negocieri cu parteneri care, fie nu ne cunosc performanele, fie nu au ncredere n
noi, fie sunt sceptici sau excesiv de prudeni. n aceste cazuri, trebuie s profitm de lipsa lor de
optimism i ncredere pentru a formula soluii i clauze mai avantajoase. n loc s ncerc s-l
conving de teribilismul performanelor mele, introduc formula dac, atunci i-i spun:
Accept 70 mii ca baz de pornire. Dac vnzrile cresc cu 20% n urmtoarele ase luni, atunci
adugai o gratificaie de 3% din sporul de profit net?. n mod normal, clientul cade imediat de
acord, pentru c nu crede c aceast cretere va avea loc, iar dac va fi aa, oricum solicitarea
mea ar fi justificat. Cel care i asum riscul sunt eu, dar dac lucrurile merg bine, atunci
ctigul va fi mai mare dect cel scontat iniial. Cine nu risc, nu ctig.
23. Tactica alternrii negociatorilor
Cnd partenerul schimb negociatorul, eti nevoit s iei totul de la capt.
Aceast tactic are dou versiuni. n prima versiune eful echipei de negociere trebuie s par cu
adevrat blnd i rezonabil, dar cu totul neputincios n faa presiunilor fcute de specialitii din
echipa sa. n mod deliberat i ndelung premeditat i simulat, restul oamenilor din echip sunt
duri i ncpnai. O a doua versiune const n schimbarea efectiv a negociatorului. Poate fi o
lovitur dur, creia I se face fa cu dificultate, pentru c este cel puin neplcut s iei totul de la
capt. Noul negociator are posibilitatea s invoce noi argumente, s revoce unele din nelegerile
fcute deja sau chiar s retrag unele din concesiile acordate de predecesorul su.
24. Tactica scurt-circuitrii
Cnd nu-i convine omul, schimb nivelul de negociere.
23
Este utilizat atunci cnd suntem pui fa n fa cu negociatori foarte dificili. Fie c posed o
dominant psihologic care nu ne convine, fie se situeaz pe o poziie de for i adversitate, fie
c sunt foarte buni specialiti n problema care ne intereseaz. Singura soluie salvatoare este
ocolirea omului dificil. Acest lucru este, uneori, posibil prin ridicarea nivelului negocierilor la un
rang ierarhic superior.
25. Tactica falsei concurene
Arat-i c ai alternativ.
Const n exercitarea de presiuni asupra partenerului direct, prin invocarea unor variante de
negociere cu principalii si concureni. Pentru creterea puterii de negociere, se exagereaz
numrul i puterea competitorilor, ca i disponibilitatea lor de a intra n afaceri cu tine.
26. Tactica complimentrii i politeii
Este greu s refuzi un om amabil i politicos.
Aceast tactic pornete de la ideea c unui om politicos i amabil este mai greu s-i refuzi o
dorin. La aceasta, se adaug faptul c nu exist oameni cu adevrat insensibili la laude.
27. Tehnica parafrazei
n negocieri, nu stric s fii oleac papagal, dac o faci inteligent.
n negocieri, a parafraza nseamn a reda n rezumat, cu propriile cuvinte, ceea ce am neles eu
din ceea ce a spus partenerul. Parafraznd, dm partenerului mulumirea c s-a fcut neles, ne
acordm un supliment de timp pentru gndirea i formularea rspunsului, verificm dac l-am
neles corect noi nine. Odat cu parafraza, cerem eventuale noi lmuriri. Parafraznd, avem
mai uor ansa de a obine lmuriri suplimentare.
puternic, frumoas, cu bun gust etc. n al treilea rnd, un produs sau o marc pot fi discreditate
i minimalizate, prin asocierea lor cu o imagine sau cu o persoan neplcut, nepopular,
contestat sau care a suferit pierderi mari n afaceri.
29. Tactica confidenei
Cine poate iubi o masc?
l putem ajuta pe partener s ctige ncredere n noi, dac suntem primii care jucm pe coarda
sinceritii i onestitii, aruncnd masca, confesndu-ne i punnd totul la btaie, n deplin
transparen. Cel care se confeseaz flateaz ego-ul partenerului. i crete ncrederea, i risipete
temerile i i d o senzaie de putere.
30. Tehnica ntrebrilor
Cel care ntreab, conduce.
ntrebrile i rspunsurile fac parte din procesul de negociere. Orice ntrebare are caracterul unei
cereri, iar rspunsul este o concesie. Arta de a formula ntrebri i rspunsuri nu const n a avea
sau nu dreptate, ci n a ti ce i cum s spui i ce i cum s nu spui. n orice caz, un bun
negociator tie deja majoritatea ntrebrilor i rspunsurilor, pe care le va formula att el nsui,
ct i partenerul, mai nainte de a se aeza efectiv la masa negocierilor.
TIPURI FUNDAMENTALE DE STRATEGII
Strategiile de negociere adoptate depind de : a) conjunctura de pia; b) personalitatea i
moralitatea negociatorilor; c) relaiile dintre pri.
1. Strategii directe
Sunt utilizate atunci cnd raportul de fore ne este net favorabil, iar puterea de negociere impune
cu uurin voina celui mai tare, printr-o btlie scurt i decisiv. Conform teoriei militare, n
acest gen de strategii, victoria trebuie obinut prin utilizarea unei fore de mari dimensiuni
mpotriva principalelor fore ale adversarului i prin purtarea unei singure btlii decisive pe un
teatru de operaiuni principal. Strategia direct este uor de practicat atunci cnd eti puternic,
fa n fa cu un adversar relativ mai slab.
2. Strategii indirecte
Cnd raportul de fore i mprejurrile nu ne sunt favorabile, alegem soluii de uzur, lovituri
laterale i folosim mai ales mijloace psihologice, pentru a limita libertatea de aciune a
adversarului. Strategia indirect sau lateral este folosit atunci cnd adversarul este mai
25
puternic. A o folosi nseamn a lovi adversarul n punctele sale cele mai slabe, pe teatrele de
operaiuni secundare. n negocieri, manevrele laterale nseamn manipulare i sunt posibile
numai cu o mare risip de mijloace de persuasiune i sugestie care limiteaz libertatea de decizie
a adversarului. Manipularea rmne singura resurs de care mai pot dispune cei lipsii de putere
i mijloace de presiune.
3. Strategii conflictuale
Strategiile bazate pe for, aplicabile n condiii de conflict deschis, sunt mai simple dect cele
cooperative. Strategiile conflictuale sau competitive sunt acelea n care se caut s se obin
avantaje, fr a face concesii n schimbul lor. Sunt dure i tensionate i, mai ntotdeauna, se
bazeaz pe o disproporie de putere de negociere ntre pri. Relaiile de afaceri stabilite prin
astfel de strategii pot fi profitabile, dar nu i de lung durat. Ele sunt puternic influenate de
schimbarea conjuncturii de pia. Conflictele pot fi:
-
Ele urmresc un echilibru ntre avantaje i concesii, i care evit conflictul deschis, refuznd
folosirea mijloacelor agresive de presiune. Ai n fa un partener i nu un adversar. Aceste
strategii ncearc s identifice punctele i interesele comune pentru a face posibile ct mai multe
oportuniti de a cdea de acord cu partenerul i a-I da satisfacie. Ele se bazeaz pe tehnici de
influen pozitiv precum promisiunile, recomandrile, concesiile i recompensele.
STILURI DE NEGOCIERE
Dimensiunea stilului
Negociatorii se mpart n dou categorii: cei care vor s obin ceva i s nu dea nimic n schimb
(negociatorii ROII) i cei care prefer s dea ceva pentru a obine ceva (negociatorii
ALBATRI).
Negociatorii Roii consider c negocierea merge pentru ei foarte bine dac:
-
n practic, ntlnirea dintre un Rou i un Albastru se poate solda cu diferite tipuri de rezultate:
-
negociatorul care se supune d ceva fr a primi ceva n schimb cedeaz ceea ce vrea
s obin cellalt negociator i nu primete nimic n schimb
O bun metod de negociere trebuie s cuprind toate elementele stilurilor Rou i Albastru.
Totui, trebuie recunoscut c, n timp ce la unii oameni predomin unul sau altul din stiluri (nu
este deloc dificil s identifici un negociator agresiv), majoritatea oamenilor cu care se negociaz
nu vor avea ntotdeauna un comportament care s pun imediat n eviden stilul pe care l au i,
deseori, pot trece foarte repede de la un stil la altul, n funcie de situaie.
CAPITOLUL IV
COMUNICAREA MANAGERIAL (SCOP I ROLURI, TIPURI DE COMUNICARE
MANAGERIAL, IMPORTANA CONTEXTULUI, ETIC)
Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizaii sau a unei subuniti a
acesteia i care trebuie s i asume una sau mai multe din funciile manageriale urmtoare:
-
n ndeplinirea funciilor sale, managerul are diferite roluri i fiecare rol are aspecte specifice
legate de modul n care managerul comunic. Munca real a managerului se concretizeaz prin
intermediul urmtoarelor roluri:
A) Roluri interpersonale: figur de reprezentare, lider i persoan de legtur reprezentarea
organizaiei n faa subordonailor, motivarea i influenarea subordonailor, crearea i
meninerea legturilor din interiorul i exteriorul organizaiei.
B) Roluri informaionale: monitor de informaie, diseminator de informaie, purttor de
cuvnt cutarea i primirea din diferite surse a informaiilor, transmiterea de informaii n
interiorul organizaiei i spre exterior, purttor de cuvnt al politicii, aciunilor i rezultatelor
organizaiei.
C) Roluri decizionale: ntreprinztor, rezolvator de disfuncionaliti, responsabil cu alocarea
de resurse, negociator iniierea de activiti, de strategii i tactici, elaborarea aciunilor
colective, luarea sau aprobarea deciziilor importante privind alocarea de resurse, asigurarea
acceptrii i implementrii acestor decizii, discuii i tratative.
Comunicarea managerial, ca form de comunicare interuman, are anumite particulariti
impuse nu numai de scopul, obiectivele i rolul ei, ci i de cadrul organizaional i de structura
organizaiei.
Comunicarea managerial intern
Se refer la schimbul de mesaje ce are loc n interiorul organizaiei, implicnd persoane sau
grupuri, i poate fi formal i informal. Comunicarea este formal atunci cnd mesajele sunt
28
Comunicarea managerial de sus n jos este comunicarea iniiat de managerii din ealonul
superior de conducere i este ndreptat ctre nivelurile subordonate.
Comunicarea de jos n sus are loc dinspre subordonai spre nivelurile ierarhic superioare.
Aceasta furnizeaz un oarecare feedback pentru manageri, faciliteaz implementarea deciziilor i
ncurajeaz propunerea de idei valoroase.
Comunicarea pe orizontal are rolul de a realiza coordonarea diferitelor compartimente,
intercorelarea activitilor, rezolvarea de probleme i conflicte i transmiterea de informaii ntre
compartimente.
Comunicarea informal
Orice comunicare ce are loc n afara canalelor formale de comunicare se ncadreaz n
comunicarea informal. Ea cuprinde dou componente principale: comunicarea ce are loc prin
canalele informale create spontan i comunicarea pe care o are managerul n afara contextului de
subordonare impus de structura organizatoric.
Canalele informale care iau natere spontan transmit zvonul (mesajul neformale se refer la
situaii, evenimente, ntmplri) i brfa (mesajul se refer la persoane). Mesajele informale
conin informaii legate de unele aspecte mai delicate: sentimente, atitudini, percepii etc.
Canalele informale:
-
29
au cel mai activ rol atunci cnd organizaia trece prin perioade de schimbare
sau este ameninat n vreun fel
Canalele formale i informale de comunicare se pot conecta sub form de reele de comunicare:
n form de stea, n form de Y, n lan (serial), n cerc i multipl.
Dificulti ce pot fi prezente n comunicarea managerial din organizaiile cu o structur
complex de reele de comunicare formale i informale:
-
Pentru a reduce la minimum aceste neajunsuri, organizaiile mari introduc sisteme informatice
pentru management. Ele sprijin evaluarea, abstractizarea, indexarea, diseminarea i stocarea de
informaie.
Procesul de evaluare stabilete exactitatea informaiei i msura n care se poate conta pe ea.
Datele sunt abstractizate i editate, astfel nct managerii s primeasc numai date relevante i
ntr-o form adecvat
Funcia de indexare asigur clasificarea informaiei n scopul pstrrii i accesibilitii rapide.
Diseminarea implic transmiterea informaiei persoanei potrivite la timpul potrivit.
Stocarea permite pstrarea informaiilor pentru utilizare ulterioar.
Comunicarea managerial extern
n exteriorul organizaiei managerul comunic cu elemente din mediul economic, social i
politic: clieni, furnizori, concureni, acionari, asociai, comunitatea local, publicul general,
mass-media, guvern, partide. Managerul trebuie s fie veriga de legtur a organizaiei cu acest
mediu pentru a putea asigura procesul de orientare a organizaiei, procesul de continu schimbare
i progres. Comunicarea managerial extern se constiruie deci n relaiile stabilite cu cei care
sunt legai n vreun fel de organizaie i cu publicul n general. Managerul este reprezentantul
organizaiei n exterior, iar n reprezentarea intereselor acesteia el sprijin crearea imaginii
organizaiei.
30
relaiile de munc
disciplina n munc
mrimea organizaiei
scopul
obiectivele
organizaiei
(profitul,
calitatea,
supravieuirea,
dezvoltarea, prestigiul)
-
31
asumarea de riscuri; - sursa major de putere o reprezint poziia i deinerea resurselor; comunicare direct i asertiv, - performana se judec n funcie de rezultate; - strategiile de
comunicare adoptate de manageri sunt de control, de structurare sau dinamice; - climatul de
comunicare rezultant este defensiv.
2. Cultura rolului se dezvolt n organizaia formal clasic. Este caraterizat prin: - prezena
unor sectoare puternic specializate (compartiment financiar, de marketing, de relaii cu
publicul); - grad nalt de standardizare i formalizare; - totul este controlat de reguli i
proceduri; - reelele de comunicare formal sunt bine structurate; - sursa major de putere
este poziia; - recompensarea se face proporional cu stingerea unor standarde; - stilul de
comunicare este cel de blamare i de dirijare-informare; - strategii de comunicare, de control
i de structurare; - climatul este defensiv.
3. Cultura sarcinii este o cultur orientat spre o anumit sarcin de ndeplinit, un anumit
proiect sau obiectiv. Are urmtoarele caracteristici: - aducerea mpreun a resurselor umane,
materiale i financiare; - comunicare puternic interactiv; - este o cultur de echip; influena se bazeaz pe puterea de expert i mai puin pe cea a poziiei; - grad nalt de
autonomie i relaii de munc agreabile; - stilurile de comunicare sunt stilul de convingere
sau consultare i de rezolvare de probleme; - strategia egalitar, de structurare sau dinamic;
- climatul comunicrii este de cooperare.
4. Cultura persoanei se ntlnete mai rar. Ea se focalizeaz n jurul individului, pe calitile i
performanele sale. Organizaia este subordonat individului i exist prin acesta. Firmele de
consultan, birourile de avocatur etc. pot dezvolta la nceput o astfel de cultur. Stilurile de
comunicare, de convingere i consultare sunt singurele acceptate n acest context cultural.
Strategia de acceptare i egalitar sunt cel mai adesea adoptate. Climatul comunicrii este de
cooperare, cel puin n primele faze.
ETICA N COMUNICAREA MANAGERIAL
Desigur, orice discuie despre etic n comunicarea managerial ar putea fi de la bun nceput
pus sub semnul ntrebrii i considerat inutil prin simpla constatare c etica este un concept
situaional complex, deci imposibil de cuprins n norme. Totui, organizaiile nu sunt simple
maini de fcut bani, produse sau servicii. Oamenii sunt inima i sufletul organizaiilor i ei au
nevoie, pentru a fi productivi, de un anumit standard de etic, de moral. Probleme de etic
implic, de exemplu, decizia de a comunica. Comunicatorul are opiunea iniial de a vorbi sau
scrie, de a asculta sau nu. Vorbind, comunicatorul decide s emit informaii, idei, preri,
32
mare
pruden
cazul
mesajelor
negative
cu
implicaii
emoionale,
de
33
este dac o aciune este util sau profitabil, ci dac este cinstit, just. Insistnd
asupra echitii, se elimin ns stimulentul pentru performan individual.
n contextul comunicrii manageriale exist trei elemente de politic a organizaiei ce
trebuie avute n vedere pentru a asigura o organizaie etic:
1. Informaia necesar organizaiei se afl la confluena a trei surse: informaia privind
individul, informaia privind organizaia i informaia privind mediul n care
funcioneaz organizaia.
2. Modul de strngere a informaiei. Conducerea unei organizaii trebuie s fie
preocupat nu numai de etica scopului strngerii informaiei, ci i de etica modului n
care aceasta se face.
3.
Cultura organizaional i politica organizaiei sunt fore puternice care se contopesc i genereaz
spiritul etic al organizaiei, dar ele nu pot substitui caracterul etic individual al managerului i al
modului lui de a comunica. Prin modul n care comunic, managerul este o reclam pentru el
nsui i pentru organizaia pe care o reprezint.
34
CAPITOLUL V
COMUNICAREA MANAGERIAL INTERN I EXTERN
Comunicarea este att problema major ntlnit n implementarea schimbrii, ct i
factorul care a explicat succesul avut n managementul schimbrii. Comunicarea managerial
este un avantaj strategic n cazul funcionrii organizaiei ntr-un mediu puternic concurenial,
aceasta cu att mai mult cu ct acest mediu este n schimbare rapid. Condiia de supravieuire a
oricrei organizaii este capacitatea de a se adapta schimbrilor ce au loc n mediul ei de
funcionare, iar aceasta se poate realiza numai prin comunicare intens i competent.
Comunicarea managerial eficace i eficient este una din variabilele i, n acelai timp,
unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizaiei, implicit a strategiilor rezultante
referitoare la resursa uman. Ea poate contribui la ajustarea atitudinilor, a modului de a privi
lucrurile i la schimbarea comportamentelor. Corelarea strns dintre comunicarea eficace i
eficient i performana organizaional se datoreaz faptului c, n organizaiile de astzi, tot
ceea ce este important pentru aceast performan (moralul angajailor, satisfacia n munc,
relaiile de munc, capacitatea de schimbare, imaginea organizaiei, schimbul de informaie
corect, relevant i la timp, cu mediul de funcionare etc.) este afectat, n mod direct sau
indirect, de procesul de comunicare.
Dou probleme sunt de actualitate n comunicarea managerial: adaptarea misiunii
acesteia la schimbrile organizaionale i apariia de elemente noi de care trebuie s in cont
comunicarea managerial extern.
35
n acest contxt apare i una din caracteristicile specifice ale comunicrii manageriale n
condiiile actuale: orientarea misiunii comunicrii manageriale spre sprijinirea implementrii
strategiei organizaiei. n multe dintre organizaiile din economiile performante se constat n
prezent tendina de descentralizare a structurii organizaionale i trecerea de la cea desfurat pe
vertical la cea desfurat pe orizontal. De asemenea exist tendina:
-
lucrul n echipe
Acestea impun orientarea comunicrii manageriale spre asigurarea de noi relaii ntre
compartimente, spre ncurajarea cooperrii inter-funciuni, spre dezvoltarea unei noi atitudini a
angajailor fa de munc i fa de client.
Cteva dintre cele mai importante obiective ale comunicrii manageriale interne sunt:
-
37
38
CAPITOLUL VI
LIMBAJELE NONVERBALE N COMUNICARE (LIMBAJE CORPORALE,
PROXEMICA, PARALIMBAJE ETC.)
Putem comunica cu ajutorul limbajelor, simbolurilor i semnelor, care pot fi verbale i
neverbale. Comunicm neverbal chiar prin simpla prezen (cum artm) sau prin lucrurile din
jurul nostru (cum le alegem sau cum le aranjm). Comunicm astfel fr s vrem i fr s ne
dm seama. Este practic imposibil s blocm comunicarea neverbal, aa cum putem cu cea
verbal.
Exist mai multe tipuri de comunicare neverbal:
-
Comunicarea neverbal estetic (pictur, muzic, dans, imagine etc.), care are
loc prin intermediul diferitelor forme de exprimare artistic i comunic
diferite emoii artistice.
39
mai apropiat de realitatea emitentului i este cel cruia i se acord de ctre interlocutor atenia
cea mai mare. n interpretarea limbajelor neverbale trebuie s inem cont de urmtoarele aspecte:
-
pentru a evita interpretarea greit a unui element de limbaj neverbal este bine
s-l interpretm n contextul tuturor celorlalte elemente verbale i neverbale;
Pentru a ne mbunti abilitatea de a comunica prin limbaje neverbale, trebuie ca, n primul
rnd, s devenim contieni de felul n care noi nine folosim i interpretm aceste limbaje i de
impactul lor asupra celor din jur.
LIMBAJUL CORPULUI
Limbajul corpului contribuie la comunicare prin:
-
expresia feei
aspectul general
comunicarea tactil
A) Expresia feei. Comunicarea prin expresia feei include mimica (ncruntarea, ridicarea
sprncenelor, ncreirea nasului, uguirea buzelor etc.), zmbetul (prin caracteristici i
momentul folosirii) i privirea (contactul sau evitarea privirii, expresia privirii, direcia
privirii etc.). Faa este cea mai expresiv parte a corpului i expresia acesteia constituie un
mijloc de comunicare foarte important. n mod normal, ochii i partea de jos a feei sunt
privite cel mai intens n timpul comunicrii.
Mimica
Fiecare parte a feei noastre comunic: fruntea ncruntat semnific preocupare, mnie, frustrare;
sprncenele ridicate cu ochii larg deschii mirare, surpriz; nas ncreit neplcere; nri lrgite
mnie; buze strnse nesiguran, ezitare, ascunderea unor informaii.
40
Zmbetul
Este un gest foarte complex, capabil s exprime o gam larg de stri, de la plcere, bucurie,
satisfacie, la promisiune, cinism sau jen. Interpretarea sensului zmbetului variaz de la o
cultur la alta, fiind strns legat de tipul relaiilor interumane n cadrul acelei culturi.
Privirea
Modul n care privim i suntem privii are legtur cu nevoile noastre de aprobare, acceptare,
ncredere i prietenie. Chiar a privi sau a nu privi pe cineva are un neles. Privind pe cineva
confirmm c i recunoatem prezena, c exist pentru noi; interceptarea privirii cuiva nseamn
dorina de a comunica. O privire direct poate nsemna onestitate i intimitate, dar n anumite
situaii comunic ameninare. n general, o privire insistent i continu deranjeaz.
Realizarea contactului intermitent i scurt al privirilor indic lipsa de prietenie. Micarea
ochilor n sus exprim ncercarea de a ne aminti ceva; n jos, tristee, modestie, timiditate sau
ascunderea unor emoii. Privirea ntr-o parte sau neprivirea cuiva poate denota lipsa de interes,
rceal. Evitarea privirii nseamn ascunderea sentimentelor, lips de confort sau vinovie.
Pupilele dilatate indic emoii puternice: pupilele se lrgesc, n general, la vederea a ceva
plcut, fa de care avem o atitudine de sinceritate; pupilele se micoreaz ca manifestare a
nesinceritii, neplcerii. Clipirea frecvent denot anxietate.
B) Micarea corpului. Comunic prin gesturi, poziia corpului i prin modul de micare a
corpului.
Gesturile
-
braele deschise denot sinceritate, acceptare; mna la gur surpriza; acoperirea gurii
cu mna ascunderea a ceva, nervozitate;
Postura corpului
Postura sau poziia corpului comunic n primul rnd statutul social pe care indivizii cred c l au
sau vor s l aib relativ la alii. Urmrirea posturii corpului ne d informaii i despre atitudine,
emoii, grad de curtoazie, cldur sufleteasc.
-
o persoan dominant tinde s in capul nclinat n sus, iar cea supus, n jos;
41
poziia relaxat, nclinat pe scaun spre spate, poate indica detaare, plictiseal sau
autoncredere excesiv;
Exist trei posturi pe care le iau oamenii n legtur cu relaia dintre ei:
1. de includere/neincludere, postur prin care se definete spaiul disponibil activitii de
comunicare i se limiteaz accesul n cadrul grupului;
2. de orientare corporal doi oameni pot alege s se aeze fa n fa sau alturi (paralel);
prima situaie comunic predispouiie pentru conversaie, iar a doua, neutralitate;
3. de congruen/necongruen, postur care comunic intensitatea cu care o persoan este
implicat n ceea ce spune sau face interlocutorul (sau grupul); participarea intens conduce
la postura congruent (similar cu cea a interlocutorului), iar dac exist diferene de statut,
de puncte de vedere sau de opinii, apar posturile necongruente (persoana nu privete spre
interlocutor, nu interacioneaz sub nici o form, se disociaz de ceilali membri ai grupului).
Modul de micare a corpului
-
micri laterale sunt vizibile n special la darea minii; dac managerul i mic
braele n lturi, n micare circular i are tendina de a efectua micri predominant pe
lateral, este un bun comunicator;
micri fa-spate managerul care face acest fel de micri i extinde minile direct
n fa cnd d mna, iar cnd vorbete se nclin n fa; acest fel de micare
caracterizeaz pe omul de aciune;
Se manifest prin frecvena atingerii, prin modul de a da mna, modul de mbriare, de luare de
bra, btutul pe umr etc. Este cunoscut ce comunic aceste tipuri de atingeri pentru romni, dar
n diferite culturi ele pot comunica lucruri diferite. Unii oameni evit orice atingere. Fora i tipul
de atingere depinde n mare msur de vrst, statut, relaie i cultur.
4. Prezena personal
Prezena personal comunic prin intermediul formei corpului, a mbrcminii, a mirosului
(parfum, miros specific), a bijuteriilor i a altor accesorii vestimentare.Prin ceea ce ne comunic,
bazat pe anumite atitudini sau idei preconcepute pe care le avem, forma corpului (ectomorf,
endomorf i mezomorf) constituie un element important ce trebuie contientizat n evlurile n
42
cadrul interviurilor. O persoan care arat bine este asociat automat cu o persoan care are
succes social. mbrcmintea oglindete personalitatea individului, este un fel de extensie a eului
i, n acest context, comunic informaii despre acesta. Ea poate afecta chiar comportamentul
nostru general sau al celor din jur. mbrcmintea se poate folosi i pentru a crea un rol sau poate
marca statutul social real sau pretins. Pentru situaii de afaceri este apreciat mbrcmintea
simpl, elegant i de calitate.
LIMBAJUL SPAIULUI
Cel care a pus bazele teoriei limbajului spaiului i a tiinei numit proxemic este Edward Hall.
Proxemica este studiul modului n care oamenii tind s i structureze spaiul din jur i distana
dintre ei n interaciunile zilnice, s aranjeze spaiul n ncperi, cldiri, orae. Dup prerea lui
Hall elementele principale ale limbajului spaiului sunt:
-
orientarea relativ
distana fa de interlocutor
spaiul personal
43
Apropierea exagerat poate comunica ameninare sau relaii de natur strict personal;
deprtarea excesiv poate comunica arogan, importan, statut social superior. De exemplu,
modul n care managerul folosete spaiul n timpul edinelor poate comunica despre
personalitatea sa, despre stilul de conducere i de luare a deciziilor. De asemenea, spaiile mici
sunt percepute ca fiind mai prietenoase, calde i intime. Cele mari sunt asociate cu puterea,
statutul i importana. Lucrurile (mobilier, accesorii), culoare i iluminarea sunt alte lemente de
limbaj neverbal care contribuie la crearea atmosferei adecvate.
LIMBAJUL LUCRURILOR I AL CULORILOR
Oamenii comunic i prin modul n care aranjeaz lucrurile din jurul lor. De exemplu,
managerul trebuie s acorde importan pouiiei, mrimii i aranjrii birourilor. Ele spun multe
despre modul de abordare a afacerilor i despre managerii care le conduc:
-
44
LIMBAJUL TIMPULUI
Limbajul timpului este studiat de tiina numit cronemic. Modul n care putem
comunica prin limbajul timpului este corelat cu:
1. precizia timpului; a veni mai trziu sau mai devreme la o ntlnire de afaceri sau a fi punctual
sau nu la o edin are anumite semnificaii: comunic atitudinea fa de interlocutor sau fa
de activitatea respectiv, percepia statutului i a puterii, respectul i importana acordat. Cu
ct oamenii sunt lsai s atepte mai mult cu att ei se simt mai umilii, se simt
desconsiderai i inferiori ca statut social. Deci, limbajul timpului poate fi utilizat pentru a
manipula, supune i controla sau pentru a comunica respect i interes.
2. lipsa timpului; s-a constatat c, n general, relaia de comunicare pozitiv se dezvolt
proporional cu frecvena interaciunii (deci cu timpul petrecut mpreun). Timpul este
perceput ca o resurs personal limitat, de aceea modul n care alegem s l folosim
comunic atitudinea noastr fa de cel care solicit o parte din aceast resurs.
3.
LIMBAJUL PARAVERBAL
Pentru un manager deprinderea de a folosi n mod adecvat limbajul paraverbal este foarte
important n comunicarea de influenare, de convingere i suportiv. El poate aduga bogie
comunicrii, dar i foarte mult confuzie. tiina vocii umane se numete paralingvistic i are n
vedere, n contextul comunicrii, urmtoarele aspecte:
-
45
Ritmul prea rapid poate genera nenelegerea mesajului, iar cel prea lent plictiseal. Pauzele ntre
propoziii sau cuvinte pot fi folosite pentru a accentua anumite pri, pentru a da timp de gndire,
a genera anticipaia, a-l fora pe interlocutor s spun mai mult. Ticurile, ezitrile, repetarea
necontrolat a unor cuvinte etc. sunt erori de paralimbaj; ele trebuie contientizate i eliminate.
Pstrarea tcerii are i ea anumite funcii comunicative:
-
46
CAPITOLUL VII
ANALIZA TRANZACIONAL I OPTIMIZAREA CAPACITILOR
COMUNICAIONALE
Analiza tranzacional a fost fondat n anii 50 de ctre psihiatrul Eric Berne (1910-1970) ca o
nou teorie a personalitii umane. Ea a ptruns treptat n management i marketing, n gestiunea
resurselor umane, n comunicare, n pedagogie, vnzri i negocierea afacerilor.
AT este o teorie explicativ a personalitii umane. Ea creeaz i dezvolt concepte i noiuni
care ne ajut s nelegem ce suntem noi, oamenii, sub aspectul structurilor psihice i reaciilor
comportamentale.
n al doilea rnd, AT este o teorie a comunicrii umane. Ea creeaz tehnici i instrumente care
pot ameliora capacitatea de comunicare intra i interuman. Ea corecteaz unele deficiene
psihice i comportamentale, mrete capacitatea de convieuire i comunicare n cuplu i n grup.
De aceea, ea are bune aplicaii n diplomaie, protocol, n practica vnzrilor, n negocierea
afacerilor, n studiul i armonizarea relaiilor din interiorul organizaiilor.
n al treilea rnd, AT este o teorie a psihopatologiei umane care furnizeaz psihoterapii care s
regleze i s refac echilibrul psihic interior, s corecteze anumite tare psihice, psihosomatice i
comportamentale, s amelioreze capacitatea de integrare n grup i societate.
n al patrulea rnd, AT constituie un instrument de lucru subtil i eficace n managementul
resurselor umane i n marketingul avansat.
AT consider c toi oamenii, cu excepia celor cu grave leziuni cerebrale, au capacitatea de a
gndi i ine de libertatea i responsabilitatea fiecruia s decid cevrea s fac cu viaa sa.
Destinul fiecruia se afl n propriile sale mini i poate fi construit i reconstruit prin voina i
aciunile sale.
AT opereaz cu cteva concepte i noiuni care o difereniaz de alte sisteme psihologice: strile
eului (Printe, Adult, Copil), egograma, tranzacia, stroke-ul, poziiile de via, simbioza,
47
Este starea eului care dirijeaz, evalueaz, critic, ordon, sancioneaz, permite sau interzice.
Liderul unui grup adopt cu precdere aceast stare parental. Se folosesc expresii ca: trebuie,
este necesar, totdeauna, niciodat etc. Se poate face ns o distincie ntre PN pozitiv i PN
negativ.
2. Printele Grijuliu (Afectiv)
Este starea n care ne strduim s ocrotim, s ajutm, s susinem, s artm sensibilitate i
atenie fa de ceilali. Preoii, educatorii, profesorii, medicii pot avea, cu precdere, un
comportament parental de acest tip. Sintagmele folosite pot fi: Nu este prea grav, las-m s te
ajut, vreau s fac asta n locul tu. Dac se exagereaz n acest sens copilul este mpiedicat s
devin independent i autonom. Se poate vorbi, deci, de PG pozitiv i de PG negativ.
STAREA ADULT
Individul se afl n starea eului Adult atunci cnd gndete i se comport, prin raportate direct
i realist la ceea ce se petrece n jurul su, aici i acum, uriliznd toate resursele de care dispune.
El este cel care observ atent, raioneaz la rece, lucid, testeaz, se informeaz i gsete soluii
neutre, fr a se lsa afectat de emoie. Nu ia decizii, nu face promisiuni i nu face afirmaii, fr
s culeag informaii suficiente, fr s se asigure.
STAREA COPIL
Copilul nu este neaprat ceva pueril i lipsit de maturitate. n fiecare om normal, indiferent de
vrst, triete i un copil. Copilul este cel care imagineaz, viseaz, dorete, se teme, se nfurie,
se joac, intuiete, d fru liber curiozitii, se las copleit de complexe, manifest egoism, se
entuziasmeaz i poate fi motivat uor, nu se poate supune cu plcere rigorilor i disciplinei.
Copilul este rezerva de energie vital, emoie, sentiment i creativitate a individului uman. At
face deosebire ntre trei forme distincte de manifestare ale eului Copil:
-
Cnd doi oameni i trnasmit semne de recunoatere reciproc, fie c se alint sau se njur, fie
c se iubesc sau se ursc, ei comunic, pun ceva n comun i se stimuleaz reciproc. i
mprtesc tririle individuale. Atunci cnd comunic, oamenii nu i trnsmit doar informaii, ci
i afecte, emoii u sentimente, adic semne de recunoatere reciproc. Aceste semne de
recunoatere sunt stimulii psihici care provoac oamenilor sentimentul c ei exist, unul pentru
cellalt. Eric Berne a dat aceastor stimuli denumirea de strokes. Ele reprezint orice
manifestare prin care fiinele umane i recunosc existena i i acord o anumit valoare,
pozitiv sau negativ. Poate fi vorba de orice stimul fizic, psihologic sau social: un salut, un
zmbet, o privire, o mngiere, o atingere, o vorb, un srut, un cadou, o medalie, un premiu, un
compliment, dar i o grimas, o critic dur, o palm sau o njurtur. Stroke nseamn orice
indiciu de recunoatere i valorizare. Stroke-ul este mai mult dect ceea ce se nelege prin
mesaj. Comunicarea prin stroke-uri transfer energie i cldura uman, dincolo de cuvinte i
tcere. Cuvintele spun 7% din ntreg. O anumit felie din comunicare se desfoar la nivel
subliminal i angajeaz procese perceptive infracontiente.
Cnd oamenii interacioneaz, comunicarea devine inevitabil. Totul n om comunic omului.
Chiar i atunci cnd treci nepstor pe lng un coleg, i comunici faptul c nu vrei s-I
comunici. Starea normal a fiinei umane este cea de comunicare. Numai autistul rmne
scufundat n el nsui. Lipsa stroke-urilor este identic cu penuria de stimuli i poate avea
consecine grave sub aspect psihosomatic. n AT, se face distincie ntre patru categorii de strokeuri:
1. pozitiv condiionat: Te iubesc sau te apreciez dac;
2. pozitiv necondiionat: Te iubesc sau te apreciez orice s-ar ntmpla, indiferent dac;
3. negativ condiionat: Atitudinea ta nu-mi place pentru c altceva atept de la tine;
4. negativ necondiionat: Nu pot avea ncredere n tine, orice ai face i orice ai spune.
Tranzaciile. Analiza Tranzacional
Tranzacia este unitatea de baz a relaiilor umane. Schimburile de strokes ntre doi sau mai muli
parteneri sunt numite tranzacii. Pentru a-i menine echilibrul fizic i mental, oamenii au nevoie
s transmit i s primeasc strokes, s fac tranzacii, adic s comunice unii cu alii. Tranzacia
50
51
una din dou sau amndou strile eului trebuie efectiv schimbate,
Structurarea timpului
Oamenii au dorina de structurare a timpului de comunicare, dorin care corespunde la trei
categorii de nevoi umane:
1. nevoia de stimuli i senzaii este satisfcut de stimuli de orice natur
2. nevoia de a fi recunoscui social este satisfcut de alte fiine umane
3. nevoia de structur i ordine este satisfcut de organizarea de orice natur, inclusiv de
organizare a limbajului i a discursului social.
Trecerea de la starea de izolare la cea de comunicare este un proces gradual. Eric Berne a redus
structurile tipice ale timpului de comunicare la ase:
a) Izolarea. Este starea limit n care oamenii nu comunic unii cu alii. Subiectul aflat n
aceast stare comunic afectiv doar cu sine nsui. Este vorba de comunicare intrapersonal.
52
b) Ritualul. Este acel mod de structurare a timpului n care partenerii de comunicare fac
primele manevre vagi de abordare reciproc i unilateral. Ei i asum riscuri minime i se
apropie unii de alii doar n limitele permise de ritual i ceremonial. Oamenii spun ceea ce se
spune i fac ceea ce se face, n mprejurri asemntoare.
c) Recreerea. Ea este starea sau treapta pe care se leag, dar se i mpotmolesc, cele mai multe
dintre relaiile interumane. Schimburile de mesaje sunt relativ ample, dar nc impersonale i
neutre sub aspect psihologic i afectiv, de cele mai multe ori stereotipe i convenionale
(discuii despre vreme, sport, politic, vacane, mod, main sau jocuri de societate).
Mesajele transmise nu au caracter de confiden, nu in de propria intimitate, nu angajeaz
personal. Cu toate acestea, comunicarea la acest nivel produce o anumit relaxare i satisface
nevoia de stimuli a psihicului uman, ofer sentimentul apartenenei la un grup i posibilitatea
mbogirii contactelor umane.
d) Jocul psihologic. Un joc psihologic const dintr-o serie de tranzacii ascunse, greu de
descifrat, n care interlocutorii joac, incontient, un anumit rol social. Cele mai jucate
roluri sunt cele de Persecutor, Victim sau Salvator.
e) Munca (activitatea). Activitatea este maniera de structurare a timpului i nivelul
comunicrii pe care se situeaz oamenii care ntreprind mpreun o munc oarecare.
Gndurile, sentimentele i aciunile lor sunt preponderent orientate ctre scopul sau obiectul
muncii lor; oamenii care lucreaz mpreun comunic n mod inevitabil, fie c o doresc, fie
c nu. Cu ct comunic mai intens i mai eficace, cu att vor conlucra mai bine.
f) Intimitatea (Proximitatea). Este starea de comunicare autentic, profund, sincer, fr
suspiciune i gnduri ascunse, fr bariere defensive. Partenerii de intimitate i mprtesc
mai curnd triri, emoii i sentimente, dect gnduri i idei. Intimitatea este puntea
interuman de acces n infracontientul individual, de catharsis, de eliberare de angoas, de
obsesie, de psihoz sau nevroz i, prin toate acestea, de meninere sau refacere a sntii i
echilibrului psihic.
Exist i destule erori i disfuncionaliti de comunicare i destule comportamente deviante i
periculoase, fie n cuplu, fie n grupuri mici. Ele pot fi explicate i neutralizate cu ajutorul
conceptelor:
1. Simbioz. n limbajul AT, prin simbioz se nelege relaia de comunicare n care doi
parteneri formeaz mpreun un PAC complet, n sensul c, dei fiecruia, considerat separat,
i lipsete una sau dou stri ale eului, ei le exercit pe toate trei, n comun, unul prin cellalt.
Partenerii simbiotici devin dependeni, iar aceast dependen poate fi normal sau anormal.
53
Agitaia este o form de pasivitate care se ascunde n spatele unor griji inutile
i a unor eforturi sterile.
Violena. Deseori, atunci cnd nu suntem n stare de ceva mai bun, recurgem
la violen gratuiti, aparent, inexplicabil. Ridicm tonul, aducem njurii,
strigm sau lovim partenerul, n loc s recurgem la replica sau atitudinea
adecvat.
Poziiile de via
Ori de cte ori atribuim valoare unei persoane, fie aceasta propria noastr persoan sau oricare
alta, facem acest lucru prin raportare i poziionare relativ fa de alt persoan sau fa de noi
nine. Pentru acest raport AT folosete conceptul de poziie de via. Poziionarea cea mai
simpl implic cel puin dou persoane, de regul tu i eu. Pentru a simboliza poziia de via n
maniera cea mai simpl, Eric Berne a folosit semnele plus (+) i OK, pentru situaia n care se
atribuie valoare i semnele minus (-) i NonOK, pentru lipsa de valoare. Dac raportarea se face
bilateral, ntre poziiile TU i Eu, devin posibile patru combinaii, care constituie cele patru
poziii de via fundamentale:
1. EU+/TU+ sau (OK/OK)
54
Aceast poziie ilustreaz dispoziia psihic sntoas, optimist i pozitiv, de pe care viaa
trebuie cu adevrat trit. Pe aceast poziie de via, eu m accept i sunt mulumit de mine, aa
cum sunt. Am ncredere n tine i cred c ai ncredere n mine. Pot fi sincer i deschis pentru c
presupun c eti sincer i deschis. Sunt disponibil pentru c eti disponibil. Este poziia tipic
pentru oamenii cu destin de nvingtor i ctigtor n pariul cu viaa. Emoiile i sentimentele
tipice pentru aceast poziie de via sunt cele ale Copilului Liber, iar gndirea i aciunea vor fi
tipice pentru starea eului Adult.
2. EU+/TU- sau (OK/NonOK)
Aceast poziie ilustreaz situaii pentru care extrema poate fi una de genul: eu sunt prin, iar tu
eti ceretor. Eu m lipsesc de tine pentru c nu eti bun de nimic i te detest. Sunt mulumit de
mine aa cum sunt, dar pe tine nu te accept aa cum eti. Pe mine m supraevaluez, iar pe ceilali
i devalorizez.
3. EU-/TU+ sau (NonOK/OK)
Ilustreaz dispoziia psihic pe care, la limit, psihologii o numesc depresiv. Se caracterizeaz
prin denigrarea eului i pierderea ncrederii n sine. Cel dominat de aceast poziie de via
consider c el nsui nu merit nimic, se mulumete cu puin i este mereu gata s plteasc,
mult prea scump, orice mic atenie sau serviciu pe care i-l face cineva.
4. EU-/TU- sau (NonOK/NonOK)
Este caracteristic pentru starea psihic i sufleteasc n care nimic nu merge, nimic nu are sens,
nimic nu merit efortul. ntreaga desfurare a evenimentelor este privit de pe poziia unui
spectator resemnat i indiferent.
Poziiile cele mai simple, mai greu de suportat i mai periculoase pentru partenerul de
comunicare sunt cele operate bipolar, dup o singur caracteristic, prin simpl atribuire de
adjective: bogat/srac, inteligent/idiot, onest/ticlos, frumos/urt etc. Eric Berne susine c orice
fiin uman se plaseaz periodic pe fiecare din aceste poziii de via, indiferent dac cineva este
bogat sau srac, frumos sau urt, cultivat sau inteligent etc. Poziia de via a fiecruia variaz n
raport cu:
-
contextul social
n momente i locuri diferite, avem poziii de via diferite, dar una anume poate fi dominant.
Esenial este s tindem ctre poziia (++), care ne face parteneri de via i de comunicare
agreabili i constructivi. Este poziia adevratului nvingtor, dar acest lucru trebuie fcut n mod
realist i economicos, fr un consum de energie prea mare.
55
CAPITOLUL VII
COMUNICAREA INTERNAIONAL (STILURI CULTURALE, STEREOTIPURI I
ELEMENTE DE INTERCULTURALITATE)
Cultura reflect sub toate aspectele modul de via al unui grup de oameni, popor,
societate i cuprinde att motenirea material, ct i motenirea nematerial. Ea se refer i la
sistemul de valori i motenirea social (modele nvate de gndire, de percepie, atitudini i
comportamente) precum i la motenirea religioas. De exemplu, managerii americani tind s fie
influenai, n general, de o etic n munc avnd la baz religia protestant, care promoveaz
onestitatea, integritatea, mult munc; propovduiete ncrederea n capacitile individului i
abilitatea lui de a aciona asupra mediului n care triete. Afacerile pe termen lung nu se pot face
n condiiile lipsei de onestitate i aceasta este o opiune individual. Membrii altor culturi ns,
56
consider c vieile lor sunt controlate de o putere superioar i, n consecin, accept n mod
fatalist succesul sau insuccesul, bogia sau srcia.
Ca programare mental colectiv a oamenilor, cultura i pune amprenta att asupra
comunicrii verbale prin intermediul limbii vorbite, ct i asupra comunicrii neverbale i a
metacomunicrii. Cultura tinde s determine comportamentel neverbale specifice care reprezint
sau simbolizeaz gnduri, sentimente, stri specifice ale comunicatorului, artndu-ne dac i
cnd este cazul s manifestm sau s comunicm toate aceste gnduri, sentimente i stri. La
nivel de individ i de cultur apar anumite diferene de percepie care determin standarde de
comportament care sunt nrdcinate n fiecare membru al unei culturi i pot duce la perturbaii
n comunicare, n particular n domeniul afacerilor internaionale. Perturbaiile interculturale sunt
generate de:
-
barierele de limb
unui acord este foarte lung i rbdarea este una din atitudinile de baz ale managerului n
procesul de comunicare. O promisiune fcut este inut nu att de frica legii ct pentru
pstrarea bunei reputaii personale, a familiei i a firmei.
2. Comunicarea n rile cu o influen redus a contextului cultural prezint caracteristici
opuse. Accentul este pus pe comunicarea n scris, pe documentaia scris, pe discutarea
amnunit, de la nceput, a tuturor aspectelor financiare, de organizare sau de alt natur.
Conteaz doar ce se poate dovedi n scris i prin lege. Atitudinea agresiv a prilor n
negociere nu influeneaz ns ceea ce se scrie n contract. Falimentul sau insuccesul nu sunt
o ruine ci o ntmplare i se pot acorda mai multe anse firmelor care ncearc i nu reuesc.
Diferenele culturale reflectate n limbajul verbal i n paralimbaj
-
de exemplu, limba japonez este pregtit pentru redarea unor nuane extrem
de delicate ale strilor sufleteti i ale relaiilor, conine multe formulri de
curtoazie i respect; limbajul simplu, la subiect, este considerat de japonezi ca
nepotrivit; ea este mai puin direct i concis dect limba englez;
singura limb n care pronumele eu se scrie cu liter mare (I) este limba
englez (etic individualist), n timp ce n multe alte limbi pronumele tu,
respectiv Dumneavoastr, se scrie cu liter mare;
Culturile
american,
francez,
italian
consider
spontaneitatea
n SUA se adopt volumul moderat al vocii, europenii vorbesc mai tare (sunt
considerai mai agresivi i repezii) iar asiaticii care folosesc un volum redus
sunt considerai ca nesiguri, defensivi, supui, resemnai.
58
Desigur aceste valori pot fi modificate de circumstane, statut, relaii, sexul persoanelor etc.
Strns legat de distana confortabil n timpul unei discuii apar i diferenele culturale privind
atitudinea fa de dimensiunea olfactiv a comunicrii. n cultura american simul olfactiv este
eliminat n mare msur din procesul de comunicare, n timp ce n cultura arab a simi mirosul
unui prieten este nu numai plcut ci i dorit.
n cultura american, managerul, cu ct este mai sus n ierarhia organizaional, cu att are un
birou mai spaios i situat la un etaj mai nalt, aspecte ce nu apar n culturile din Orientul
Mijlociu. n Frana sau Anglia managerul va tinde s fie localizat ntre subordonai pentru a
putea asigura controlul mai eficient.
Modul de folosire a spaiului public reflect numeroase diferene culturale. Britanicii i germanii
stau la rnd, ordonat, n ateptarea autobuzului, la casa de bilete etc.; arabii, sud-americanii,
mediteraneenii consider c spaiul public este scena unde fiecare are dreptul s se mbrnceasc,
s se nghesuie pentru a-i afirma drepturile individuale.
Atitudinea fa de timp
Americanii triesc n prezent i n viitorul imediat pe care i-l organizeaz asiduu. Cei din Asia i
Orientul Mijlociu triesc n trecut sau n viitorul ndeprtat i deci organizarea i planificarea
timpului are puin importan. Hinduii i buditii cred c aceast via este doar una din
multele care vor veni, prin urmare nu are rost s fie planificat. n cultura islamic viitorul
aparine lui Allah nu omului, deci planificarea timpului l sfideaz pe Allah.
n funcie de atitudinea fa de noiunea timp, termenele, chiar stabilite prin contract, nu au
aceeai importan pentru semnatarii lui apartinnd unor culturi diferite. Punctualitatea este o
noiune cu accepiuni diferite n cultura american unde este inadmisibil ntrzierea, fa de cea
latino-american unde ntrzierea este normal. Pentru managerii americani timpul nseamn
bani, o ntrziere de 5 minute este inacceptabil, timpul lor este scrupulos palanificat. n Frana,
5 minute de ntrziere sunt acceptabile dar 15 minute irit i genereaz interpretri negative. La
romni sfertul academic este des practicat i interpretat chiar ca semn de politee. Pentru un
59
n culturile islamice sunt considerate insulte s dai mna, s atingi ceva sau pe
cineva cu mna stng, s priveti pe cineva direct n ochi, s intri nclat n
cas, etc.
61
CAPITOLUL IX
COMUNICARE STRATEGIC N INSTITUII I ORGANIZAII
Comunicarea ca proces n care fiina uman este angajat nc de la natere ajunge s devin o
activitate semicontient. Aceast atitudine nu este ns adecvat n cazul comunicrii
manageriale, care are obiective specifice i se desfoar ntr-un context organizaional specific.
Comunicarea managerial prin coninut i form trebuie s fie subordonat obiectivelor
organizaiei i s sprijine implementarea strategiei acesteia. Strategia comunicrii face parte din
planul strategic al organizaiei, iar managerul trebuie s adopte o gndire strategic n legtur cu
procesul de comunicare. Un bun manager abordeaz comunicarea interpersonal dup strategii
bine definite avnd urmtoarele obiective:
-
62
mesaj
mediul (canalul)
contextul comunicrii.
n concluzie, se vor utiliza comunicarea de informare i cea de convingere dac exist suficiente
informaii i pot fi prelucrate fr ajutorul destinatarului. Comunicarea de consultare sau de
colaborare este utilizat cnd nu exist toate informaiile necesare i este nevoie de opiniile
destinatarului.
c) Credibilitatea. Poate fi considerat ca un cont la banc: putei s l deschidei prin depunere
(credibilitatea iniial), putei aduga credibilitate suplimentar sau scdea din credibilitate
prin ceea ce spunei sau facei. Persoana i poate pierde complet contul n cazul n care se
compromite prin vreun comportament. Contul de credibilitate poteneaz arta de a
convinge. La nivel de strategie a comunicrii credibilitatea poate fi sporit prin accentuarea
credibilitii iniiale i prin ctigarea de credibilitate suplimentar.
Credibilitatea iniial se refer la percepia pe care o are destinatarul, nainte de iniierea
comunicrii (cine suntei, pe cine reprezentai, interaciuni i relaii avute anterior).
Credibilitatea dobndit este rezultatul abilitii de a comunica, manifestat pe parcursul
comunicrii. Lipsa acestei abiliti poate conduce la scderea contului de credibilitate. Pentru
creterea contului de credibilitate pot fi utilizai cinci factori:
1. poziia ierarhic deinut (rang, grad, funcie);
2. percepia destinatarului privind bunele Dvs. intenii;
3. calitatea de expert cunoscut i perceput de destinatar;
4. imaginea pe care o proiectai (n percepia destinatarului);
5. valorile mprtite n comun cu destinatarul.
64
Cine este destinatarul? Destinatarul din prima linie este cel care va primi
mesajul n mod direct de la emitent; Destinatarul din linia a doua are i el
acces la mesaj i va decide bazat pe el; Destinatarul esenial este elementul
cheie, cel care trebuie s ia decizia, s aprobe.
factori
motivatori
pentru
performan:
nevoia
de autorealizare,
de
65
comportament trebuie ales elementul motivator i momentul cel mai potrivit pentru acordarea
lui.
2. Apelarea la nevoile umane de ordin superior. Factorii motivaionali pozitivi ce pot fi utilizai
sunt mndria de a realiza ceva, satisfacia recunoaterii i aprecierii publice, bucuria muncii
fcute i cu rost, dorina de responsabilitate.
3. Folosirea nevoii umane de echilibru. Aceast nevoie se refer la faptul c oamenii prefer
starea lipsit de stres. Cnd mesajul conine ceva care vine n contradicie (disonan) cu ceea
ce tiau sau credeau nainte, echilibrul este perturbat i apare starea de stres care determin
dorina de a restaura situaia de echilibru (consonan) pentru a elimina disconfortul stresului.
4. Analiza de tip cost-beneficiu. Baza acestui tip de motivare const n aplicarea ideilor din
domeniul economiei n psihologie. La fel ca bunurile, banii i serviciile, comportamentul se
poate oferi la schimb. Emitentul poate fi privit ca un vnztor de mesaj iar destinatarul ca
un cumprtor de mesaj, lund n considerare costul i beneficiul comportamentului pe
care dorim s-l obinem din partea destinatarului. Un beneficiu mare l va motiva pe
destinatar, pe cnd un cost prea mare l va demotiva.
Variabile strategice legate de mesaj
1. realizarea unei distincii ntre structura mesajului i structura procesului de gndire care
duce la mesaj (modul optim de a structura i organiza mesajul i accentuarea prilor
importante ale mesajului);
2. analiza coninutului intenionat al mesajului: destinatarul va percepe mesajul ca fiind
pozitiv sau negativ?; mesajul conine sau se refer la fapte sau opinii?; Mesajul are de-a
face cu fapte sau cu sentimente?; care este importana mesajului pentru destinatar?; este
mesajul controversat?;
3. adoptarea unei strategii de atragere a ateniei i de producere a interesului
4. stabilirea ideilor pe care vrei s le accentuai i plasarea lor dup curba de memorie a
destinatarului (curba lui Gauss rsturnat); aceasta sugereaz c memoria i atenia
uman sunt mai pronunate la nceputul i la sfritul acesteia;
5. pstrarea ateniei destinatarului pe tot parcursul mesajului, dac se vizeaz impactul
puternic: exist dou situaii tipice structurare direct a mesajului (dac v ateptai ca
destinatarul s fie de acord cu mesajul i s fie constrns de timp) sau structurare
indirect (dac v ateptai ca destinatarul s nu fie de acord cu coninutul mesajului, dar
credei c este interesat de subiect);
66
67
comportamentul de comunicare
atitudinea fa de sentimente
A) Stilul de tip blamare. Are scopul de a gsi greeala, de a critica, a acuza, de a gsi un
vinovat. Managerul are urmtorul comportament de comunicare: are atitudine de judector,
folosete cuvinte ncrcate emoional, care evalueaz, judec; nu las nterlocutorului nici o
posibilitate de replic. n ceea ce privete sentimentele se generaz ostilitate, sentimente de
jignire i dorina de aprare. Reaciile pot fi de contraatac sau de retragere din comunicare.
Ca motivare, se bazeaz pe acceptarea de ctre interlocutor a judecii managerului, a puterii
acestuia, sau pe reacia la ameninarea exprimat sau implicat. Rezultatele obinute pot fi: se
va ntreprinde probabil aciunea solicitat prin comunicare sau se va schimba pe moment
comportamentul blamat, dac interlocutorul accept acuzaia adus i recunoate judecata
managerului. Acest stil poate fi utilizat n situaiile cnd managerul are ntr-adevr nevoie s
afle cine se face vinivat de o anumit aciune sau cnd alt stil nu a avut efectul scontat.
B) Stilul de tip informare-dirijare. Are ca scop darea de explicaii, instruciuni, dispoziii.
Atitudinea este de controlare i dominare. Chiar dac sentimentele individului sunt
recunoscute ele sunt date la o parte imediat. Motivare: este sarcin, deci trebuie ndeplinit,
se subnelege o oarecare ameninare (nu ai de ales). Rezultate: acceptare pasiv, posibil
resentiment cnd situaia este ambigu, poate tendina spre un sabotaj subtil al aciunilor i
dispoziiilor managerului. Poate fi folosit dac aciunea este cerut de anumite constrngeri
reale i nu exist alte alternative.
C) Stilul de tip convingere. Are drept scop obinerea acceptrii unui plan, a acordului,
efectuarea unei aciuni, implementarea unei schimbri. Pentru a convinge, managerul are n
68
formalitate,
familiaritate,
ponderea
importana
comunicrii
69
organizaiei, att prin aciune direct ct i, indirect, prin intermediul climatului de comunicare
generat.
TIPURI DE STRATEGII
1. Strategia de control
- managerul constrnge i dirijeaz
- comunicare ntr-o singur direcie
- se bazeaz frecvent pe stilurile individuale de tip blamare i informare-dirijare
- recomandat n situaii de urgen, cnd managerul are nevoie de autoritate necontestat
asupra celor implicai
- util n procesul de instruire a noilor angajai, n lucrul cu subordonaii dependeni,
incompeteni sau care nu sunt motivai pentru munca efectuat
- nu se recomand n situaiile de implementare a schimbrii
2. Strategia egalitar
- transfer bilateral de informaie, influenare reciproc;elemente de comunicare suportiv
- luarea de decizii se bazeaz pe consens,atmosfer de nelegere reciproc
- stilul de comunicare: rezolvare de probleme
- se recomand n formarea i sudarea de grupuri, implementarea managementului
participativ comunicare n grupuri mici
-
3. Strategia de structurare
- folosit cu succes de manageri n stabilirea ordinii, restructurarea organizaiei, cnd este
nevoie de clarificri i transmitere permanent de instruciuni
- stiluri de comunicare: informarea-dirijarea i convingerea
-nu se recomand n situaii critice sau cu implicaii emoionale
4. Strategia dinamic
- comunicarea este direct i la obiect, coninutul mesajelor este pragmatic i orientat spre
aciune, stiluri de informare-dirijare i convingere
- comunicarea este orientat spre activitile immediate cu care se confrunt managerul i
organizaia
5. Strategia de acceptare
- acceptarea punctului de vedere al interlocutorului se aplic cnd se solicit prerea unor
specialiti privind procesele interne ale organizaiei
70
6. Strategia de evitare
- se folosete pentru evitarea comunicrii n legtur cu anumite situaii, evenimente, stri
- se recomand numai cnd se impune evitarea furnizrii de informaii sau cnd tensiunea
emoional este foarte mare
COMUNICAREA STRATEGIC I REDUCEREA STRESULUI INSTITUIONAL
Modul n care comunic managerii ca indivizi, politica organizaiei privind comunicarea
formal, strategiile de comunicare adoptate, comportamentele de comunicare ale angajailor au
un efect cumulativ, pozitiv sau negativ, al crui rezultat se regsete n climatul comunicrii din
organizaie.
-Climatul comunicrii = modalitate de corelare ntre membrii organizaiei i organizaia
nsi.
-Variabilele climatului comunicrii:
-
-Exist dou tipuri de climat al comunicrii: defensiv (de aprare) i de cooperare (de
colaborare).
Climatul defensiv:
-
Climatul de cooperare:
71
72
evitarea
exprimrii
ambigue
nevoilor
dorinelor,
75
76
CAPITOLUL X
BLOCAJE I PERTURBAII ALE COMUNICRII INSTITUIONALE
A) Perturbaii n procesul de ascultare
Factorii perturbatori care pot s apar n procesul de ascultare sunt:
-
atenia prefcut
Lipsa de interes i dorin de a asculta: Aceast problem constituie cea mai important barier
n procesul de ascultare deoarece l blocheaz nainte ca acesta s nceap. De exemplu, un
manager nu este dispus s asculte pentru c prefer s vorbeasc el, crede c vorbitorul este
incompetent sau c nu spune nimic nou, nu dorete s asculte informaie negativ, considernd
atacul ideilor i prerilor sale ca atac la persoan.
Atitudinile i ideile preconcepute: Este uor s ascultm pe cineva pe care l agrem i dificil pe
cineva cu care am avut relaii neplcute, care vine n dezacord cu ideile noastre sau dac mesajul
este complicat.
Diferena de statut: Aceast diferen poate conduce, de exemplu, la recepionarea cu o acuitate
exagerat de ctre subordonat a limbajului verbal i paraverbal al superiorului sau, eful poate
tinde s nu aib timp pentru a-l asculta pe subordonat.
Egocentrismul n comunicare: Tendina de egocentrism, normal pn la un punct, poate conduce
la distorsionarea mesajului recepionat. O manifestare tipic este tendina de a respinge imediat
un argument al vorbitorului i nu da a-l nelege.
Tendina de polemic: Asculttorul, dac nu este de acord cu ce aude, nu mai ascult pn la
sfrit mesajul, ci ncepe s pregteasc rspunsul.
77
Rezistena la schimbare: Asculttorul urmrete dac mesajul prezint vreun pericol pentru el,
dac i pretinde s schimbe ceva; dac pericolul este detectat, asculttorul decupleaz sau
adapteaz coninutul.
Viteza de vorbire, recepionare i prelucrare a informaiei: Diferenele dintre vitezele cu care
omul poate vorbi, primi i nelege informaia, recepiona i prelucra informaia pune mari
probleme asculttorului neantrenat cu disciplina ascultrii.
Limbajul folosit de vorbitor: Cuvintele, ca instrument de gndire i comunicare, pot avea fiecare
mai multe denotaii i conotaii. Este posibil ca ele s nu fie aceleai pentru vorbitor i asculttor.
Procesul de comunicare poate fi afectat i de alte perturbaii, interne i externe, care apar n
cadrul altor componente ale procesului de comunicare.
Perturbaii externe:
-
formale de comunicare.
Perturbaiile externe sunt mult mai uor de identificat dect cele de natur intern.
Perturbaii interne:
- Factorii fiziologici: perioadele de energie sczut, epuizarea fizic sau
psihic, boala, auzul deficitar, suferina fizic, foamea, setea, nevoia
de somn, starea emoional.
-
78
- Pentru a evalua inteniile partenerului trebuie s i studiem gesturile, vocea i alte elemente ale
comunicrii nonverbale.
-
3. Tehnica negocierii
- n principiu, din procesul de negociere toi cei implicai ar trebui s ctige ceva. Negocierea
are drept obiectiv principal realizarea unui acord de voin, a unui consens, i nu a unei victorii.
Partenerii trebuie s ncheie procesul de negociere cu sentimentul c au realizat maximul posibil
din ceea ce i-au propus.
- Scopul principal al negocierii este obinerea consensului. Fiecare negociator trebuie s-i
ajusteze cerinele n mod flexibil, s aib rezerve de unde s cedeze. n realitate, negocierea este
o aplicare n practic a legii cererii i ofertei.
-
4. Tehnica ascultrii
81
5. Tehnica interviului
Atunci cnd pune ntrebri, agentul PR trebuie s tie ce urmrete, ce strategie adopt pentru a
obine informaia pe care o dorete, care este gradul de detaliere cu care se declar mulumit. Un
interviu este o mini-negociere care are puncte critice, elemente de satisfacie sau insatisfacie, un
rezultat final.
ntrebrile importante se pot lansa prin ntrebri ajuttoare banale care s determine un rspuns
ct mai sincer al persoanei intervievate. Pentru lansarea ntrebrilor trebuie s te concentrezi la
trei elemente:
-
coninutul ntrebrii
formularea ntrebrii
Pentru toate cele trei elemente este nevoie de o pregtire prealabil ce presupune documentarea
despre persoana ce urmeaz s fie intervievat, supravegherea permanent a strii emoionale a
acesteia.
cunoaterea subiectului
prezentarea coerent
82
credibilitatea
Regulile enumerate au rmas cerine de baz ale comunicrii publice. Se tie, de asemenea, c
redactarea competent nu este suficient pentru a asigura eficiena comunicrii. n urma
cercetrilor efectuate s-a constatat c cele mai eficiente canale pentru difuzarea mesajelor de
relaii publice sunt cele care se bazeaz pe relaiile directe, n care factorul uman intervine
nemijlocit. Cel mai eficient mod de comunicare este dialogul fa n fa, urmeaz ntlnirile i
conversaiile n grupuri mici, discursurile n prezena unor grupuri mari, convorbirile telefonice
etc.
Cele mai cunoscute tehnici audio-vizuale PR sunt:
-
conferinele de pres
prezentri
discursuri
comunicatele video
fotografia
filmul
grafice,
fotografii,
diapozitive,
prezentri
multimedia.
B) Conferina de pres
Este o ocazie de a invita reporteri i de a conduce un interviu n grup i este cel mai bun mod de
a economisi timpul purttorului de cuvnt, asigurnd totodat transparen informaional.
Uneori poate fi folosit pentru a face cunoscute fapte i idei n scopul manipulrii opiniei
publice. n mod normal o conferin de pres se convoac cnd exist ceva important de anunat
sau cnd solicitrile presei sunt numeroase i nu pot fi tratate separat. n pregtirea unei
conferine de pres agentul PR trebuie : 1. s colaboreze cu purttorul de cuvnt, s gseasc
locul potrivit pentru desfurare, s anune presa, s asigure mijloacele de comunicare pentru toi
cei implicai; 2. S alctuiasc un material complet cu: data, subiectul, locul desfurrii,
posibiliti de a ajunge acolo, cerine de legitimare; 3. S revad declaraia pe care trebuie s o
prezinte purttorul de cuvnt, anticipnd ntrebri i rspunsuri; 4. S pregteasc materiale
tiprite (dosare de pres) pentru a fi distribuite participanilor; 5. S pregteasc materiale
grafice; 6. S verifice condiiile tehnice necesare: sonorizare, iluminat, ventilaie, aezarea i
sigurnaa scaunelor etc.; 7. S nregistreze el nsui conferina de pres pentru a putea lua poziie
n cazul unei false citri sau prezentri maliioase din partea unui canal de pres.
C) Prezentrile i discursurile
Pot fi susinute n faa unor grupuri mici, eterogene sau omogene sau n faa unui public foarte
numeros. Se realizeaz, de exemplu, cnd se caut noi clieni sau cnd un client dorete s fac o
84
expunere unui public propriu. Dup Nolte i Wilcox exist patru mari etape n realizarea unor
prezentri eficiente:
1. stabilirea obiectivelor- rezultatele urmrite
2. analizarea publicului: cum vor reaciona asculttorii?; ct tiu ei n legtur cu subiectul?; ct
timp sunt dispui s asculte etc.
3. alegerea ideilor principale i a materialelor: cu ce rmne publicul dup prezentare i ce
materiale susin acest deziderat;
4. organizarea prezentrii i materializarea ei: forma tehnic de realizare a prezentrii,
scenariul, punctele forte, punctele slabe etc.
Reguli: - prezentarea are de realizat un obiectiv cu o audien dat; nlnuirea cuvintelor i
frazelor s fie clar; frazele s fie scurte; introducerea trebuie s capteze atenia publicului; la
finalul prezentrii, publicul trebuie pregtit pentru concluzie; suportul audio-vizual al unei
prezentri este foarte eficient; cnd prezentarea se desfoar pentru un public restrns, ntr-o
sal mic, pot fi utilizate schiele pe o tabl sau pe coli de hrtie de dimensiuni mari; pot fi
utilizate foliile transparente i retroproiectorul, proiectarea pe un perete sau ecran de proiecie (i
n sli mai mari); agenii PR trebuie s fie calificai n proiectarea de produse destinate
comunicrii, programe de procesare de text, programe de prezentare pe calculator, programe de
paginare; datele ce pot fi prezentate cel mai bine pe suporturi audio-vizuale sunt: date sintetice,
grafice, relaii ntre mulimi, liste de obiective etc.; n prezentrile evoluate se folosete tehnica
realizrii unui scenariu care const n obinerea unei simbioze de informaie auditiv i vizual,
cu eficien informativ i instrucional crescut.
Cnd sunt folosite suporturi audio-vizuale trebuie respectate, de asemenea, nite reguli: nu se
folosete un suport audio-vizual n faa unui public, fr o repetiie n prealabil; materialele
trebuie s fie utile publicului i de aceea suportul trebuie s fie simplu i clar, observabil i
inteligibil, s se refere la o singur idee sau un singur concept, s fie manipulat ct mai puin;
suportul audio-vizual i vorbirea trebuie s se armonizeze; cel care prezint trebuie s vorbeasc
suficient de tare pentru a compensa efectul distribuirii ateniei ntre ceea ce spui i ceea ce ari i
trebuie s stea ntotdeauna cu faa la audien; materialele trebuie utilizate la timpul potrivit;
aparatura trebuie deconectat atunci cnd nu este folosit.
Redactarea de discursuri presupune n primul rnd cunoaterea publicului i a vorbitorului (dac
discursul este scris de o alt persoan). Se stabilete apoi obiectivul discursului i se trece la
redactare: un sumar al ideilor la nceput apoi o variant iniial vor fi prezentate naintea
variantei finale. Cnd este de fcut o comunicare public trebuie cunoscute urmtoarele aspecte:
-
87
89
CAPITOLUL XII
TEHNICI ARGUMENTATIVE N DISCURSUL ORAL
Managerul poate fi pus n faa unei multitudini de acte de comunicare oral, depinznd de
specificul muncii i poziia sa ierarhic. Interlocutorul poate fi o persoan, un grup sau publicul
larg, poate fi din interiorul sau din exteriorul organizaiei. Comunicarea oral poate fi direct sau
mediat de mijloace electronice de comunicare: telefon, TV, video, calculator.
Situaiile specifice de comunicare managerial oral sunt:
1. Comunicarea fa n fa cu o persoan (comunicare interpersonal sau diadic) are
avantajul c este direct i permite folosirea tuturor mijloacelor verbale i nonverbale
de comunicare. Ea este interactiv i permite ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza
feedbackului verbal i nonverbal. Comunicarea interpersonal este important n
situaii de evaluare a performanei i motivare, de dare de instruciuni, de rezolvare de
conflicte, de negociere, n construirea de relaii interpersonale (comunicarea
suportiv).
2. Comunicarea managerial n grup ajut la definirea grupului, sprijin procesul de
implementare a deciziilor, este un instrument pentru dezvoltarea membrilor grupului
i pentru apariia de lideri.
3. Comunicarea n faa unui auditoriu are ca scop formarea unei imagini proprii, a
grupului sau organizaiei, sau are loc n diferite situaii de lucru n grup (raportare,
informare, prezentare etc.).
Arta de a convinge se bazeaz pe gndirea strategic a actului de comunicare n sine. Managerul
poate folosi, pentru a fi convingtor, urmtoarele tactici:
a) Monitorizarea gradului de implicare a auditoriului. Trebuie analizat n prealabil msura n
care auditoriul este interesat de subiectul ce urmeaz s fie discutat i gradul n care este
afectat de ceea ce rezult din acesta. Dac auditoriul este puternic implicat, este mult mai
probabil s fie sensibil la argumente. De aceea este nevoie de argumente solide, logice. Nu
trebuie s contai pe credibilitate sau pe politica organizaiei n sprijinul argumentului.
Dac auditoriul nu este implicat, credibilitatea i contextul comunicrii devin mult mai
importante. De asemenea, un auditoriu mai puin implicat i poate schimba mai uor prerea
sub influena comunicrii, dar efectul este de scurt durat. n cazul auditoriului mai puin
implicat (sceptic sau neutru) este nevoie s l determinm s fac un pas n direcia n care
vrem s l convingem, s ntreprind o aciune n direcia respectiv, orict de
nesemnificativ. Prin aceasta va deveni mai implicat chiar dac nu este convins nc.
90
91
poate conduce la schimbri stabile. nainte de a decide asupra propoziiei urmtoare vor fi
interpretate semnalele interlocutorului, mesajele de feedback, verbale, nonverbale i paraverbale.
Mesajele transmise trebuie s apeleze la toate simurile interlocutorului, s fie tangibile, vizible,
nu numai audibile. Singura cale este onestitatea. Nu promitei ceea ce nu putei respecta pentru
c se pierde credibilitatea. Minciunile i exagerrile sunt nu numai neetice, ci i neproductive.
Dac ceva nu este sigur, recunoatei; dac exist i dezavantaje, menionai-le; dac nu tii
ceva, admitei.
CAPITOLUL XIII
TEHNICI DE COMUNICARE PRIN CORESPONDEN
Comunicarea managerial n scris ridic unele probleme specifice cum ar fi:
-
93
construcia propoziiilor (lungime, sintax) trebuie s sprijine mesajul, nu s-l complice; pagina
s fie divizat n paragrafe, fiecare dintre ele coninnd o singur idee; paragrafele s nu conin
mai mult de 5-6 propoziii; textul s aib un schelet logic, n care nlnuirea de idei s fie
evident.
Mesajul scris trebuie s fie corect
Punctuaia i gramatica textului trebuie s fie corecte; evitarea greelilor de ortografie; folosirea
formatului adecvat al textului; asigurarea coerenei textului.
Mesajul trebuie s fie adecvat direciei de transmitere
Comunicarea managerial intern dintr-o organizaie mbrac forme specifice i depinde de
direcia ierarhic n care este ndreptat. De exemplu, n cazul comunicrii de jos n sus sunt
importante urmtoarele aspecte:
-
exprimarea de opinii s fie foarte clar unde se termin faptele i unde ncep opiniile;
n general, eful prefer s trag propriile concluzii;
Mesajul s nu sune mai convingtor sau mai puin convingtor dect este susinut de fapte sau de
date.
Redactarea pentru mijloacele de informare n mas
n activitatea agentului PR intr i sarcina de a scrie materialele destinate difuzrii prin pres.
Rolul jurnalistului este de a informa publicul larg, ct se poate de imparial; rolul agentului PR
este s caute s conving i s motiveze o populaie-int, utiliznd informaia cu un anumit scop.
Activitatea de convingere nu nseamn c scopul agentului PR este inducerea n eroare. El
trebuie s realizeze permanent un echilibru ntre interesul clientului reprezentat i cel al
publicului. Chiar dac obiectivele unui jurnalist i ale unui agent PR sunt diferite, deprinderile
lor de baz trebuie s fie aceleai, conducnd la scrierea de tiri n legtur cu diferite subiecte.
Calitile unei tiri pot fi evaluate prin urmtorii parametri:
1. Consecina are informaia vreo importan pentru un anumit public?
2. Interesul este informaia neobinuit sau deconectant?
3. Ineditul este materialul de actualitate?
4. Proximitatea subiectul tirii este relevant pentru zona geografic n care se afl publicul?
5. Proeminena subiectul articolului privete o persoan public sau o organizaie important?
Atunci cnd scrie pentru mijloacele de informare n mas, agentul PR adopt regulile de baz
pentru redactarea unui articol:
-
gramatic perfect
Comunicatul de pres
Comunicatele de pres pot cuprinde informaii neprelucrate: numire n funcie, nfiinarea unui
departament ntr-o organizaie, sau articole de prezentare a unui produs nou, a unui client, a unui
eveniment. Structura de redactare a unui comunicat ce urmeaz s fie difuzat presei este
urmtoarea:
1. Numele clientului i coordonatele publice ale acestuia (adres, numr de telefon, fax, adres
e-mail, home-page etc.);
2. Termen difuzare
3. Data
95
4. Titlu relevant
5. Locul de unde provine articolul
6. Alineatele trebuie s fie mai indentate (retrase) dect n mod obinuit; textul se pagineaz la
dou rnduri;
7. Coninutul
Primul paragraf va reda, obligatoriu, cele mai importante elemente ale tirii. Paragrafele i
frazele trebuie sp fie scurte, cu o punctuaie simpl, uor de citit i de neles, fr subtiliti
literare. Criteriile principale de calitate ale unui comunicat de pres sunt precizia i concizia.
8. Paragraful final
9. Delimitator (ex. ***)
10. Informaii suplimentare (Numele persoanei creia I se poate adresa reprezentantul presei n
scopul obinerii de date n plus).
Exist urmtoarele tipuri de communicate de pres:
A) Comunicatele de tip anun sunt cele mai des folosite de ctre agenii PR. Asemenea anunuri
trebuie s aduc o informaie nou, ct mai apropiat de interesul public i ct mai
ndeprtat de un coninut pur publicitar.
B) tirile scurte apar n perioadele n care clientul se afl ntr-o perioad de criz. O pan de
curent, o explozie la o uzin sau un alt accident, starea sntii unei persoane cu importante
funcii oficiale pot fi subiecte pentru scurte tiri.
C) Replicile conin informaii specifice din partea clientului ca rspuns la presiunea opiniei
publice la ntrebrile formulate direct sau indirect de pres sau la acuzaii.
D) Prezentrile, prin coninutul lor informaional, au valoare de tire, dar ies din aceast
categorie, fiind mai mult dect o relatare brut a unor fapte.
Distribuirea comunicatelor de pres depinde de situaie, dar i de mijloacele tehnice avute la
dispoziie: pota clasic, pota electronic, telefonul, telefaxul, telexul, telegrama.
Comunicate pentru presa scris
S rspund la toate ntrebrile pe care i le-ar putea pune redactorul sau cititorul.
Paragraful iniial s reflecte informaia principal.
Unghiul de vedere s fie interesant, inedit, incitant.
Citatele s aib sens, luate individual i n context.
S fie prezentat clar profilul clientului.
96
Dosarul de pres
Dosarul de pres se realizeza prin adunarea la un loc, pentru a fi trimise reprezentanilor
mijloacelor de informare, a mai multe materiale, n interesul unui client. Scopul pentru care se
realizeaz dosarele de pres este de a permite jurnalitilor s capteze atmosfera unui eveniment la
care particip. Ei nu mai trebuie s se concentreze pentru a nota nume, denumiri de organizaii,
diferite detalii. n general, un dosar de pres conine:
-
lista faptic cuprinde fapte semnificative, menite s descrie contextul n care are loc
evenimentul respectiv
Luarea de poziie
Este una din cele mai dificile i delicate activiti redacionale pentru difuzare prin mijloacele de
informare n mas. Luarea de poziie nu are sens dect dac un eveniment oarecare afecteaz
interesele unui client, crendu-se condiiile unei dispute. O luare de poziie analizeaz o
problem important pentru client i subliniaz ct mai multe argumente n sprijinul intereselor
97
introducere
motivaia
Poziia trebuie argumentat cu citate ale unor surse credibile, a cror autoritate este recunoscut
i care nu au interese materiale comune cu clientul. Punctele de vedere trebuie susinute att cu
raionamente inductive ct i cu raionamente deductive. Trebuie examinate punctele forte i
punctele slabe ale aciunii contrare intereselor clientului, trebuie anticipate ntrebrile, ndoielile
i posibila nencredere din partea cititorului.
Editorialul
Se scrie pentru a putea comunica publicului un punct de vedere, fr intervenia unui redactor.
Subiectele editorialelor pot include o luare de poziie ntr-o problem sau pot explica afacerile n
care se angajeaz un client. n redactarea unui editorial se folosete urmtoarea list de control:
-
Buletinul informativ: este principalul vehicul de informare controlat n ntregime de agentul PR,
n sensul c ajunge la destinatar exact n forma n care a fost conceput iniial, fr vreo alt
intervenie. El poate avea una sau mai multe pagini, cu un design ct mai atrgtor, n funcie de
cunotinele tehnice i talentul celui care l realizeaz dar i de gustul clientului. Articolele dintrun buletin informativ trebuie s fie scurte, s conin mult informaie i s fac trimiteri la late
materiale pentru detalii.
Ghidurile, manualele, regulamentele sunt destinate noului angajat, membrilor unei asociaii,
militarilor, vizitatorilor, clienilor etc. Ele conin regulile din interiorul unei organizaii, spaiu
sau destinaie public sau privat i sunt menite s comunice beneficiile la care se pot atepta cei
ce i le nsuesc, precum i penalitile n cazul nclcrii regulilor. Marile companii editeaz
reviste n condiii grafice de maxim calitate, mai ales firmele de comunicaii.
Publicarea electronic: aa-numitele home pages reprezint viitorul informrii ceteanului,
oferindu-i posibiliti pe care i le ofereau pn n prezent presa scris, radioul i televiziunea la
un loc, i caliti de interactivitate i de opiune. Suportul acestor pagini se afl pe discurile
magnetice i optice de mare capacitate ale calculatoarelor racordate prin linii de comunicaie la
reeaua mondial de calculatoare, INTERNET.
Posibilitile practic nelimitate ale noilor tehnologii de comunicare deschid un nou capitol i n
relaiile publice, cu noi procedee de publicitate, de prezentare, de atingere a unor populaii-int.
Pliantele. Cuprind prezentarea unui nou produs, informaii cu privire la companie, date pentru
atragerea de resurse umane, programe speciale, alte tipuri de informaii. Ctigul companiilor
care realizeaz pliante atrgtoare este c rmn n memoria cititorilor cu o personalitate proprie.
Rapoartele anuale ale companiei intr tot n sarcina agentului PR, dei rolul lui nu privete
coninutul raportului, ci procedura comunicaional care conduce la realizarea lui. El trebuie s
strng materiale de la toate departamentele, le pune cap la cap, va completa datele lips i va
rescrie un material coerent. Raportul anual trebuie s conin urmtoarele informaii:
-
Dezvoltarea tehnologiilor de comunicare a fcut ca mesajele scrise s fie preferate celor vorbite,
cnd vine vorba de credibilitate. Cuvntul scris poate fi citit i recitit, scris, ters i rescris, iar
cititorul are tendina, tiind aceasta, i ierte mai uor greelile din mesajele audio-vizuale dect
cele din mesajele scrise.
99