Atribuiile comisiilor de selecionare centrale i locale

Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau

practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan.
Potrivit Legii Arhivelor Naionale nr. 16 din 1996 cu modificrile i completrile
ulterioare, fiecare creator i deintor de documente trebuie s-i ntocmeasc pentru
documentele proprii un nomenclator arhivistic. Cele ntocmite de creatori la nivel central se
aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori de ctre serviciile judeene
ale Arhivelor Naionale. Potrivit articolului 10 din legea amintit, n cadrul Arhivelor
Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz
activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatorii la nivel central, iar
n cadrul serviciilor judeene a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de
selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor
ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile acestor comisii sunt stabilite prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de ctre directorul Arhivelor Naionale.
Astfel c articolul 2 din Regulamentul privind organizarea i funcionarea comisiilor
de selecionare din cadrul Arhivelor Naionale precizeaz existena urmtoarelor comisii de
selecionare:
1. comisia central de selecionare din cadrul Arhivelor Naionale (alctuit din 7 membri
i 2 supleani, care sunt numii dintre efii de serviciu i inspectorii de specialitate);
2. comisia de selecionare din cadrul Serviciului Arhivelor Naionale Istorice Centrale
(format din 5 membri i 2 supleani, numii dintre inspectori i referenii de
specialitate);
3. cte o comisie de selecionare n cadrul fiecrui serviciu judeean al Arhivelor
Naionale(format din 3-5 membri, numii dintre inspectorii i referenii de specialitate
ai serviciului).
Comisiile de selecionare sunt numite, dup caz, prin ordinul directorului Arhivelor
Naionale ori al efului Serviciului Arhivelor Naionale Istorice Centrale sau al efilor
serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale. n ordinul de numire a comisiei se nominalizeaz
preedintele, membrii i secretarul acesteia.
1

Atribuiile Comisiei centrale de selecionare:

1. verific i avizeaz nomenclatoarele dosarelor ntocmite de organele centrale sau le
restituie pentru refacere organelor care le-au ntocmit;
2. verific i avizeaz lucrrile de selecionare a fondurilor arhivistice create i deinute
de organele centrale sau restituie lucrrile necorespunztoare pentru refacere;
3. verific i avizeaz lucrrile de selecionare ntocmite de Serviciul Arhivelor Naionale
Istorice Centrale i de serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, pentru documentele
aflate n depozitele proprii;
4. verific i avizeaz lucrrile de selecionare a documentelor create de Arhivelor
Naionale;
5. propune spre aprobare directorului general al Arhivelor Naionale nomenclatoarele
dosarelor i lucrrile de selecionare verificate i avizate;
6. propune directorului general al Arhivelor Naionale, spre restituire n vederea refacerii,
nomenclatoarele i lucrrile de selecionare necorespunztor ntocmite;
7. studiaz activitatea de selecionare a fondurilor i coleciilor arhivistice i propune
directorului general al Arhivelor Naionale msuri de perfecionare a acestei activiti.
Atribuiile Comisiei de selecionare din cadrul Serviciului Arhivelor Naionale Istorice
Centrale:
1. verific lucrrile de selecionare a fondurilor i coleciilor arhivistice din
depozitele serviciului;
2. propune spre aprobare efului serviciului procesele verbale de selecionare sau,
dup caz, restituie pentru refacere lucrrile necorespunztoare inspectorilor sau
referenilor de specialitate care le-au ntocmit; n cazul aprobrii lucrrilor de
selecionare acestea sunt naintate spre verificare i aprobare Comisiei centrale
de selecionare.
Atribuiile Comisiilor de selecionare ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale:
1. verific i avizeaz nomenclatoarele dosarelor ntocmite de creatorii din raza
de competen a serviciului sau propun restituirea celor necorespunztor
ntocmite;
2. verific i nainteaz Comisiei centrale de selecionare, spre aprobare, lucrrile
de selecionare a fondurilor i coleciilor arhivistice din depozitele proprii;
3. verific i avizeaz lucrrile de selecionare ale creatorilor i deintorilor de
arhiv din raza lor de activitate sau propun restituirea celor necorespunztor
ntocmite;
2

4. supun spre aprobare efilor serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale

nomenclatoarele i lucrrile de selecionare verificate i avizate;
5. propun efilor serviciilor judeene restituirea, n vederea refacerii, a
nomenclatoarelor i lucrrilor de selecionare necorespunztor ntocmite;
6. ntocmesc lucrrile de selecionare a documentelor create de serviciile judeene
ale Arhivelor Naionale.
Comisiile de selecionare pot propune mrirea termenelor de pstrare stabilite n
nomenclatoarele supuse aprobrii lor, atunci cnd e cazul, de la un termen temporar la unul
permanent n cazul categoriilor de documente cu valoare istorico-documentar, ori
reducerea termenelor de la permanent la temporar, n cazul celor greit ncadrate. De
asemenea, comisiile pot propune mrirea sau reducerea termenelor de pstrare temporare.
Dup verificarea lucrrilor de selecionare ce le-au fost repartizare spre rezolvare,
inspectorii sau referenii de specialitate ntocmesc cte un referat pentru fiecare lucrare, care
cuprinde concluziile i propunerile lor.
Comisiile de selecionare a documentelor iau n discuie, pe baza referatelor de
verificare, lucrrile primite dup care hotrsc aprobarea ori restituirea lor spre refacere.
Potrivit articolului 16 din Regulamentul privind organizarea i funcionarea comisiilor
de selecionare din cadrul Arhivelor Naionale, comisia de selecionare se convoac de ctre
preedinte, ori de cte ori este nevoie, i i desfoar lucrrile n prezena a cel puin 2/3 din
membrii si.
Lucrrile comisiei de selecionare soluionate n cadrul unei edine se consemneaz
ntr-un proces-verbal, n care se menioneaz opiniile membrilor comisiei cu privire la fiecare
nomenclator sau lucrare de selecionare i se semneaz de ctre toi membrii participani la
edin.
Evidena tuturor nomenclatoarelor arhivistice i a lucrrilor de selecionare se ine ntrun Registru de eviden a lucrrilor de selecionare, n care se nscriu urmtoarele elemente:
1. numrul curent (se va numerota cu numrul 1, ncepnd cu fiecare an);
2. data nregistrrii (anul, luna, ziua);
3. denumirea unitii care nainteaz lucrarea;
4. localitatea
5. lucrarea propus (nomenclator, proces-verbal de selecionare); n cazul
procesului-verbal de selecionare se va menine denumirea fondului supus
selecionrii;
6. anii extremi;
7. numrul procesului-verbal de selecionare;
3

8. referentul;
9. numrul i data procesului-verbal al Comisiei de Selecionare a Arhivelor
Naionale;
10. hotrrea comisiei;
11. data comunicrii ctre unitatea emitent;
12. observaii.
Inventarele documentelor ce se elimin, cele ale documentelor care se pstreaz
permanent, procesul verbal al comisiei de selecionare i referatul arhivistului care a efectuat
selecionarea alctuiesc lucrarea de selecionare.
Lucrrile de selecionare a fondurilor din depozitele Arhivelor Naionale se pstreaz
la dosarul fondului existent la deintor, iar cele de la organele centrale i locale la dosarele
acestora, aflate, dup caz, la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene.

Realizat de: Valentina Dajbog