Sunteți pe pagina 1din 56

SUPORT CURS ARHIVIST

ARHIVELE NU SUNT SIMPLE DEPOZITE DE ACTE


VECHI ,CI ADEVRATE LABORATOARE DE
CERCETARE TIINTIFICA

NICOLAE IORGA

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

1. Cunoaterea ntocmirii nomenclatorului arhivistic


i naintarea ctre Arhivele Naionale

1.1 ntocmirea nomenclatorului arhivistic


Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de
pstrare stabilite prin nomenclatorul arhivistic.
Nomeclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul din anexa nr. 1 la Legii 16/1996.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente
de munc, categoriile de documente grupate pe problem i termene de pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile copmpartimentelor de munc, n
ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu
cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz
cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor care constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1 la fiecare
compartiment.
n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstiuite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex. I.A.1).
Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex. B.4) sau numai
din cifra arab (ex. 2), dac creatorul are ca pri component numai compartimente de
munc fr subdiviziuni sau nici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, ndicativul dosarului va fi nscris i n registrul de
intrare-ieire, la rubric rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui se
face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor
pe care le conin documentele. Aici este cazul documentelor cu termen de pstrare
Permanent, acestea fiind considerate documente cu valoare istoric.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent (prescurtat P), iar pentru documentele care se pstreaz temporar, cifra
arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1, 3, 5, 10, 15 etc.). Dac
termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n


anumite conjuncture, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng
termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S (comisie de selecionare).
La expirarea termenului de pstare, aceste documente vor fi analizate de comisia de
selecionare (atenie este vorba de comisia de selecionare care funcioneaz n acel
moment n cadrul creatorului) i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau
reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen
de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp
diferite i, respective, cu termene de pstare diferite (planuri, dri de seam lunare,
trimestriale, anuale), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi
compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau
subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect
cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile
prezentate mai sus, nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorul
de documente, ci se ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile
compartimente sau tipuri de documente si se nainteaz spre confirmare structurilor
Arhivelor Naionale de care aparin.
eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respective. Aceste proiecte se centralizeaz
de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare
i confirmare.
Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente printr-o
decizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i pe acesta i se confirm, la nivel
central, de ctre Arhivele Naionale i, la nivel local, de structurile judeene ale
Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea
aplicrii lui.
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.
Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplic
retroactiv.

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

1.1.1. Prevederi legislative i proceduri privind ntocmirea nomenclatorului


arhivistic
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr.
293 din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente).
1.1.2. Acte normative i proceduri privind stabilirea termenelor de pstare
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr.
293 din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente)
- Legea nr. 82/1991, republicat (Legea contabilitii)
1.2. ntocmirea listei genurilor i a categoriilor de documente
eful fiecrui compartiment ntocmete lista de documente specifice compartimentului
respectiv i propune termenele de pstrare. Lista trebuie s cuprind toate documentele
care se creeaz n momentul respectiv, nu documente care au fost create n trecut i
care acum nu se mai creeaz. Persoana responsabil cu arhiva din unitatea creatoare de
documente, centralizeaz listele de documente de la fiecare compartiment i
ntocmete proiectul de nomenclator. Acesta se nainteaz, n dou exemplare, spre
aprobare, conducerii unitii. Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii
creatoare de documente printr-o decizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i pe
acesta.
1.2.1. Prevederi legislative privind refacerea nomenclatorului arhivistic
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi
compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau
subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect
cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile
prezentate mai sus, nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorul
de documente, ci se ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile
compartimente sau tipuri de documente si se nainteaz spre confirmare structurilor
Arhivelor Naionale de care aparin.

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

1.3.naintarea nomenclatorului arhivistic la Arhivele Naionale


1.3.1. Prevederi legale privind avizarea/confirmarea nomenclatorului.
Dup aprobarea nomenclatorului de ctre conducerea unitii creatoare, acesta se
nainteaz spre confirmare ctre Arhivele Naionale. Nomenclatorul va fi nsoit de o
adres de naintare prin care se solicit confirmarea acestuia, i va fi depus la Arhivele
Naionale, n dou exemplare, din care, dup confirmare, un exemplar va fi returnat
unitii creatoare, iar un exemplar rmne la sediul Arhivelor Naionale. Dup
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii
lui (Legea nr. 16/1996, art. 8).
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.
Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplic
retroactiv.

2. Prelucrarea documentelor

2.1. Constituirea arhivei la nivelul serviciului/compartimentelor unei instituii


Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire.
n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv, se efectueaz urmtoarele
operaiuni :
- documentele cuprinse n dosar se ordeoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic etc.) ; cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi
dedesubt ;
- se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele ;
- documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se
asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor ;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file ; n cazul depirii acestui
numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar ;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru ; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul
1 pentru fiecare volum ;

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

- pe coperta dosarului se nscriu : denumirea unitii i a compartimentului ceator,


numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i
de sfrit, numrul de file, volumul (dac este cazul) i termenul de pstrare ;
- pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagina nescris a
registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea cerificare : Prezentul dosar (registru, condic) conine ..file , n cifre,
iar n paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii.

2.1.2. Aplicarea nomenclatorului arhivistic la prelucrarea documentelor


Documentele constituite pe baz de nomenclator vor fi ordonate respectnd structura
acestuia compartimente, termene de pstrare precum i cronologic. Inventarierea se
va face de asemenea n cadrul fiecrui compartiment, pe ani i termene de pstrare,
indicativul dup nomenclator fiind un element esenial pentru individualizarea
unitilor arhivistice. La selecionare, nomenclatorul va constitui principalul temei
pentru pstrarea sau eliminarea documentelor.

2.1.3. Reguli de planificare a operaiunilor de prelucrare a documentelor


Ordonarea
naintea nceperii acestei operaiuni arhivistice, lucrtorul desemnat va ntocmi un
Plan de ordonare, care va cuprinde n mod obligatoriu urmtoarele elemente
minimale:
- scurt istoric al creatorului de fond
- scurt istoric al fondului arhivistic (provenien, deineri intermediare, modul de
preluare etc.);
- cantitatea (nr. u.a. i metri liniari), anii extremi;
- situaia fondului/prelurii, din punct de vedere al ordonrii i evidenei;
- sistemul (sistemele) de ordonare i fundamentarea lor;
- schema de ordonare propus, cu identificarea i atribuirea identificatorilor pentru
pri structurale pe unul sau mai multe niveluri i/sau seriilor (n baza unuia dintre
urmtoarele criterii: ordinea consemnat n nomenclatorul creatorului, cantitatea de
documente cuprinse n cadrul prii structurale sau seriei, ordinea alfabetic, dup
denumirea subdiviziunii creatoare, cronologic etc.)

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

Descrierea
n vederea realizrii descrierii arhivistice se ntocmete Planul de descriere
arhivistic. Acesta va cuprinde:
- denumirea fondului, cantitatea (nr. u.a. i metri liniari), anii extremi
- situaia fondului din momentul prelurii i evidenierea principalelor operaiuni de
prelucrare arhivistic la care a fost supus materialul arhivistic pn n momentul
descrierii
- motivaia alegerii tipului de instrument de informare ce urmeaz a fi elaborat i,
implicit, a nivelului de descriere ales, precum i formele de comunicare/diseminare a
instrumentului de informare.
Selecionarea
n vederea realizrii operaiunii de selecionare se ntocmete Planul de selecionare a
documentelor. Planul de selecionare trebuie s cuprind urmtoarele elemente
minimale:
- motivaia activitii
- criterii alese pentru pstrarea i eliminarea documentelor
- metoda aleas
- descrierea general a fondului: informaii referitoare la fondul deinut, respectiv data
prelurii i denumirea depuntorului (dac este altul dect creatorul fondului i dac
aceste date se cunosc), cantitatea de documente deinute i anii extremi ai acestora,
eventuale lipsuri pentru anumite perioade, sistemul de constituire a arhivei, suportul
documentelor, categoriile de documente, starea de conservare a documentelor.
- descrierea general a instrumentelor de eviden. Date referitoare la gradul de
prelucrare a arhivei, instrumentele de eviden existente i msura n care acestea
ntrunesc exigenele arhivistice.
- modalitatea de ntocmire a inventarelor sau a instrumentelor de descriere (pe
categorii, global).
2.1.4. Reguli privind predarea documentelor la compartimentul de arhiv
Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de
la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite
potrivit anexelor 2 i 3 ale Legii 16/1996.
La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea
modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotin


compartimentului creator, care efectueaz corecturile care se impun.
Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n
registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice care se
ntocmete conform modelului prevzut n anexa nr. 4 a Legii 16/1996. n cazul n care
compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent de deschide cte o partid pentru fiecare fond (Ordin nr. 217/1996, art. 25).
n registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice, la capitolul
Preluri , se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate ; fiecare
inventar se trece separat, sub un alt numr de ordine.
Pentru fiecare inventar se noteaz :
- numrul de ordine al inventarului ;
- data prelurii documentelor din inventarul respectiv ;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor ;
- totalul dosarelor din inventar ;
- totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv ;
- numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior ;
Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut la compartiment.
La capitolul Ieiri se trec :
- data ieirii dosarelor din eviden ;
- unde s-au predat;
- denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;
- totalul dosarelor ieite;
2.2.Ordonarea arhivistic
Ordonarea este operaiunea arhivistic de organizare a materialului arhivistic n
concordan cu principiile profesionale sau dup criterii fizice ori administrative.
Ordonarea poate fi : intelectual, ce presupune operaiunea arhivistic de grupare a
documentelor, conform cu prevederile principiilor arhivistice i a criteriilor de
ordonare, cu scopul de a re-crea legtura logic i funcional ntre fonduri, pri
structurale i uniti arhivistice, astfel nct s fie facilitate identificarea i folosirea
acestora; fizic, ce presupune aranjarea u.a. ntr-un anumit loc n spaiul de depozitare.

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

Ordonarea arhivistic urmrete:


1. verificarea existenei sau refacerea ordinii iniiale a documentelor dintr-un fond
arhivistic, ca reflectare a modului organic n care creatorul a produs i acumulat
documentele n cursul activitii sale;
2. aezarea fizic a documentelor ntr-o ordine prestabilit;
3. divizarea materialului arhivistic n grupri ierarhice de documente (fonduri, pri
structurale, serii, u.a.) care s permit o administrare eficient;
4. facilitarea accesului i a folosirii documentelor.
2.2.1 Criterii de ordonare a documentelor
Sisteme de ordonare
Documentele se ordoneaz conform sistemelor:
1. cronologic = documentele i/sau gruprile de documente sunt organizate n funcie
de data acestora
2. tematic = documentele i gruprile de documente sunt organizate n funcie tematica
la care se refer
3. alfabetic = documentele i gruprile de documente sunt organizate n funcie de
literele alfabetului
4. altul, rezultat din modul de constituire al arhivei, definit n planul de ordonare.
Principii
1. Principiul provenienei (respectului fa de fond) = organizarea materialului
arhivistic se face n funcie de proveniena sa, astfel nct documentele unui creator s
nu fie amestecate cu documentele de alt provenien.
2. Principiul ordinii iniiale = aranjarea materialului arhivistic trebuie s pstreze, n
msura posibilului, ordinea n care creatorul i-a organizat arhiva, deoarece forma de
organizare i practicile arhivistice ale creatorului sunt ele nsele mrturii ale structurii,
funciilor sau activitilor acestuia.
3. Principiul integritii fondului = existena unei legturi organice ntre documentele
unui fond, dup anumite reguli date de nsi funcionarea creatorului, astfel nct
aceste u.a. trebuie s constituie un ntreg indiferent de amplasarea lor n spaiile de
depozitare. Integritatea fondului este dat de unitatea organic dat tuturor
documentelor din fond, indiferent de apartenena acestora la diverse preluri, pri
structurale sau serii subordonate acestuia i indiferent de locul de pstrare.
Ordonarea poate fi de 2 tipuri:

www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVIST

- ordonare intelectual, ce presupune gruparea documentelor, conform cu prevederile


principiilor arhivistice i sistemelor de ordonare, cu scopul de a recrea legtura logic
i funcional ntre fonduri, pri structurale, serii i uniti arhivistice, astfel nct s
fie facilitate identificarea i folosirea acestora.
- ordonare fizic, ce presupune aranjarea u.a. ntr-un anumit loc n spaiul de
depozitare pe baza caracteristicilor fizice sau a scopurilor administrative, urmrindu-se
folosirea optim a spaiului de depozitare.
Fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor unei anumite organizaii.
Corespunztor serviciilor/ compartimentelor/ diviziunilor din cadrul unei organizaii
exist pri structurale, adic totalitatea documentelor produse de diviziunea
respectiv. n cadrul acestor diviziuni organizaionale, se desfoar activiti care
produc serii - grupri de documente. Seriile, sau totalitatea documentelor aparinnd
unei anume categorii, grupeaz n general documentele care se refer la o problem,
tem, activitate, form, suport etc. La rndul lor, documentele nu sunt pstrate de
obicei individual, ci n dosare. Acestea din urm, ca grupri fizice de documente, sunt
considerate a fi uniti arhivistice.
Aplicarea principiilor arhivistice conduce la formarea a 5 niveluri de ordonare:
1. fond
2. parte structural pe unul sau mai multe niveluri n funcie de subordonarea
compartimentului creator de documente
3. serie
4. dosar (unitate arhivistic)
5. document (unitate documentar)
Nivelurile minime de ordonare sunt 1 i 5 iar existena celor 5 niveluri depinde de
cantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu este
obligatoriu liniar, n sensul c seria poate aparine direct de fond, sau dosarul de parte
structural.
Constituirea prilor structurale va avea n vedere principiul ordinii iniiale, anume
respectarea formei de organizare a creatorului. Urmrindu-se schema de organizare a
unui creator, pot fi create pri structurale corespondente nivelului de subordonare al
compartimentului creator al documentului. Astfel, pentru un creator care cuprinde n
schema de organizare direcii, servicii subordonate direciilor i birouri subordonate
serviciilor .a.m.d. ordonarea i descrierea se vor efectua respectndu-se nivelul de
subordonare al fiecrui compartiment n parte (direcie, serviciu, birou).
Fonduri personale reprezint totalitatea documentelor create n decursul vieii i
activitii unei persoane care s-a afirmat n plan politic, social, cultural, tiinific.

www.procomunita.ro

10

SUPORT CURS ARHIVIST

Aplicarea principiilor arhivistice conduce aadar la formarea a 4 niveluri de ordonare


n cadrul fondului personal:
1. fond
2. serie
3. dosar (unitate arhivistic)
4. document (unitate documentar)
Nivelurile minime de ordonare sunt 1, 2 i 4 iar existena celor 4 niveluri depinde de
cantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu este
obligatoriu liniar.
Ordonarea fondurilor personale va fi efectuat pe serii de documente, dup cum
urmez:
- documente personale ale creatorului de fond;
- documente rezultate din ndeplinirea de ctre creatorul de fond a unor funcii
de rspundere;
- documentele rezultate din administrarea posesiunilor;
- manuscrise, copii ale lucrrilor tiinifice, literare i artistice ale creatorului de fond
sau ale altor persoane;
- corespondena personal;
Numrul seriilor poate fi suplimentat sau diminuat n funcie de prevederile planului
de ordonare.
Fonduri familiale reprezint totalitatea documentelor create de membrii unei familii
sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau nrudite
prin alian
Aplicarea principiilor arhivistice conduce la formarea a 5 niveluri de ordonare n
cadrul fondului familial:
1. fond numele familiei
2. parte structural documente comune ale familiei + membrii familiei
3. serie aceleai care se regsesc n cazul fondurilor personale
4. dosar (unitate arhivistic)
5. document (unitate documentar)
Nivelurile minime de ordonare sunt 1, 2, 3 i 5 iar existena celor 5 niveluri depinde de
cantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu este
obligatoriu liniar.
La nceputul fondului familial vor fi ordonate documentele ce se refer la ntreaga
familie, ce vor constitui o parte structural distinct. n continuare, documentele

www.procomunita.ro

11

SUPORT CURS ARHIVIST

referitoare la membrii familiei vor fi ordonate separat, constituindu-se pri structurale


pentru fiecare membru. Fiecare parte structural a fondului familial va fi ordonat
ulterior pe serii, conform nivelulurilor de ordonare de la fondurile personale.
Colecia arhivistic constituie ansamblul documentelor grupate de creator sau deintor
n baza criteriului tematic, al particularitilor externe i/sau al limbii/paleografiei, fr
a se ine seama de proveniena documentelor sau de existena unei legturi organice
ntre acestea. n cadrul coleciilor, se pot delimita serii, ce grupeaz documentele care
se refer la o problem, tem, activitate, particulariti externe etc.
Aplicarea principiilor arhivistice conduce aadar la formarea a 4 niveluri de ordonare:
1. colecie
2. serie
3. dosar (unitate arhivistic)
4. document (unitate documentar)
Nivelurile minime de ordonare sunt 1 i 4 iar existena celor 4 niveluri depinde de
cantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu este
obligatoriu liniar.
Ordonarea documentelor pe niveluri de ordonare
Ordonarea presupune stabilirea apartenenei i/sau organizrii interne a documentelor
sau gruprilor de documente la unul dintre nivelurile de ordonare.
1.) Fondarea este activitatea de ordonare a documentelor pe fonduri (delimitarea
fondurilor) sau de stabilire a apartenenei unui document/grupri de documente la un
anume fond, cu aplicarea principiului provenienei (respectului fa de fond) ceea ce
implic o serie de analize specifice:
a). stabilirea creatorului: pentru ca o entitate s poat fi considerat creator de fond,
trebuie stabilit gradul de independen din punct de vedere administrativ i funcional
al acesteia.
b). denumirea creatorului: numele creatorului este cel stabilit prin actul de nfiinare.
c). stabilirea limitelor fondului, avndu-se n vedere urmtoarele aspecte:
- actele adresate unei persoane fizice sau juridice, inclusiv anexele i actele conexate,
fac parte din fondul arhivistic al destinatarului, n msura n care acesta exist;
- exemplarele 2, 3 etc. i conceptele actelor expediate aparin fondului arhivistic al
emitentului;
- documentele rezultate din exercitarea atribuiilor, funciilor, administrarea bunurilor
proprii fac parte din fondul arhivistic al entitii creatoare;

www.procomunita.ro

12

SUPORT CURS ARHIVIST

- dac un creator i-a ncetat activitatea, fondul su arhivistic este considerat nchis. Un
creator care i continu activitatea are un fond arhivistic deschis, ceea ce presupune c
se ateapt noi preluri de material arhivistic;
- schimbarea denumirii entitii nu determin implicit schimbarea (nchiderea)
fondului, dac entitatea creatoare i continu activitatea n cadrul aceluiai profil;
- nu constituie criteriu de delimitare a unor fonduri separate lrgirea sau restrngerea
activitii de profil, a competenei teritoriale, a reedinei, sau a perioadei istorice.
d). stabilirea denumirii fondului i coleciei. Ca regul general, un fond/colecie
poart numele creatorului.
2). Delimitarea prilor structurale se refer la stabilirea apartenenei documentelor
la diversele direcii, servicii, birouri, compartimente existente n cadrul entitii
creatoare.
3). Identificarea seriilor din cadrul fondurilor sau prilor structurale se refer la
identificarea categoriilor de documente create de o entitate i la aplicarea sistemului de
ordonare a documentelor aparinnd acestor categorii.
4) Constituirea i ordonarea documentelor n u.a. se refer la situaiile n care
documentele nu sunt grupate n dosare i se prezint ca foi volante.
a). Constituirea u.a. se va realiza cu respectarea principiului ordinii iniiale a
documentelor creatorului.
b). Pentru documentele pstrate i luate n eviden de creator ca uniti documentare,
se pstreaz aceast structur.
c). Pentru documentele pstrate i luate n eviden de creator ca grupri de documente
(uniti arhivistice), documentele vor fi pstrate n gruparea din care au provenit, iar
pentru cele rvite se va ncerca refacerea gruprii iniiale.
d). n cazurile n care nu se poate face corelarea cu instrumentele de eviden sau
acestea lipsesc, vor fi constituite uniti arhivistice pe baza problemelor identificate n
cuprinsul documentelor.
Gruparea documentelor se face lund n considerare funcia care le-a generat. n
general, documentele sunt grupate n u.a. dup un eveniment, persoan, loc, problem
etc. i n cadrul acestora ordonate cronologic.
Nu se vor separa:
- adresa de documentul de baz
- documentul de baz de anexe
- documentele rezultate din rezolvarea unui caz/sarcini (lucrare).

www.procomunita.ro

13

SUPORT CURS ARHIVIST

n interiorul dosarului, documentele se ordoneaz pe ani, luni i zile, dup ce au fost


nlturate piesele metalice sau de plastic i filele nescrise.
Niveluri de ordonare
Aplicarea principiului provenienei duce la constituirea, n cadrul fondului, a unei
structuri ierarhice, care reflect organizarea intern comun majoritii creatorilor de
arhiv organizaii.
Ordonarea poate fi realizat la nivelul fondului, coleciei i a prilor sale structurale, a
seriilor sau la nivelul prelurilor.
Ordonarea fizic a documentelor
Ordonarea fizic se desfoar asupra u.a., ca entiti fizice, avnd n vedere
caracteristicile externe de suport, format i gestionarea eficient a spaiului de
depozitare.
Dac materialele au eviden, ordinea fizic a acestora este dat de inventarele de
preluare, iar u.a. vor fi ordonate una dup cealalt, n ordinea compartimentelor
(indicativelor dup nomenclator), anilor i cotelor din inventare.
Dac materialele sunt rvite, dar au avut un sistem de ordonare identificabil, se
procedeaz la ordonarea fizic a documentelor dup acel sistem.
Dac materialele nu au evidene, ordinea fizic va fi dat de cotele u.a. atribuite pe
parcursul prelucrrii arhivistice.
Ordonarea intelectual a documentelor
Ordonarea intelectual are ca obiect documentul din punct de vedere al analizei
coninutului i vizeaz stabilirea apartenenei acestuia la o parte structural i/sau o
serie.n cazul n care informaiile referitoare la structura creatorului nu sunt cunoscute,
n procesul de ordonare intelectual se va proceda la verificarea u.a., prin sondaj,
pentru identificarea prilor structurale i eventual, a seriilor. Cu excepia formularelor
necompletate sau a copiilor, n exemplare multiple, nu se elimin i nu se separ nimic
n prim faz. Brourile, ziare, cataloage de prezentare nu se separ pn cnd nu se
verific locul lor n cadrul u.a.

www.procomunita.ro

14

SUPORT CURS ARHIVIST

2.3. Inventarierea/ descrierea fondurilor arhivistice


Inventarierea este operaiunea arhivistic de luare n eviden a a documentelor i
unitilor arhivistice dup ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic sau prin planul de inventariere, atunci cnd pentru
documentele care se inventariaz nu exist nomenclator.
Conform Legii 16/1996, art. 9, inventarele documentelor se ntocmesc pe
compartimente, pe anii calendaristici ai documentelor i pe termele de pstrare ale
documentelor. Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene
de pstrare sunt prevzute n nomenclatorul arhivistic, la compartimentul respectiv
(Legea 16/1996, art. 9, anexa nr. 2).
n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi
un numr curent distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4
exemplare pentru documentele permanente, din care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la
compartimentul de arhiv.
Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc
la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea
nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona acest
lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput,
menionndu-se n inventar datele extreme.
Descrierea arhivistic presupune:
- redarea pe scurt a coninutului informaional cuprins n documente sau ansambluri/
grupri de documente;
- prezentarea elementelor ce caracterizeaz/individualizeaz documentul sau
ansamblul/gruparea de documente (elemente de identificare, administrare, localizare,
etc.)
- evidenierea relaiilor contextuale, necesare pentru explicarea i nelegerea
informaiei existente n documente/ sau ansambluri/ grupri de documente.
Descrierea arhivistic constituie activitatea complementar operaiunii de
ordonare a materialului arhivistic i premergtoare elaborrii de instrumente de
informare i cercetare. Prin urmare, descrierea arhivistic se realizeaz numai asupra
materialelor arhivistice ce au parcurs etapele anterioare ale procesului de prelucrare
arhivistic, au fost ordonate si au dobndit o cot unic, conform sintaxei stabilite n
Planul de ordonare. Astfel, descrierea arhivistic trebuie s constituie reflectarea

www.procomunita.ro

15

SUPORT CURS ARHIVIST

direct i explicit a principiilor folosite la ordonarea materialelor arhivistice. Astfel,


schemei de ordonare ierarhice, reflectnd ierarhia subdiviziunilor organizaiei
creatoare i ierarhia diferitelor funcii (competene) din cadrul respectivei organizaii
trebuie s i corespund forme de grupare a documentelor i niveluri de descriere. Cele
dou concepte fundamentale folosite sunt:
- unitatea de descriere, care poate fi orice grupare de documente, identificat ca atare
prin ordonarea arhivistic (intelectual), ce face obiectul descrierii.
- nivelul de descriere reprezint poziia n schema de ordonare a unitii de descriere.
Astfel, fondul reprezint un nivel de descriere corespunztor gruprii documentelor
provenite de la un creator; partea structural este nivelul de descriere ce corespunde
ansamblului de documente provenite de la o subdiviziune a organizaiei.
Realizarea unui sistem coerent i uniform de descrieri are urmtoarele avantaje:
a. crearea unor descrieri cuprinztoare, precise i explicite;
b. regsirea i schimbul de informaii despre materialul arhivistic;
c. punerea in comun a datelor despre creator;
d. integrarea descrierilor provenite din locuri diferite de pstrare intr-un sistem de
informaii arhivistice unificat.
Descrierea arhivistic reflect ordinea intelectual (de coninut) a documentelor i
gruprilor de documente, aa cum rezult din aplicarea principiilor respectului fa de
creator i ordinii iniiale. Ca urmare, n cazul n care documentele sunt pstrate ntr-o
ordine fizic diferit de cea intelectual, descrierea arhivistic trebuie s ofere coeren
i explicarea ordonrii documentelor, ca i cum acestea ar fi un tot integral, uniform.
2.3.1. Criterii de inventariere/ descriere a documentelor
Principii
Descrierea arhivistic se realizeaz de la nivel general la nivel particular
- descrierea se realizeaz mai nti pentru nivelele superioare de ordonare, respectiv
fondul i prile structurale ale acestuia (sub-fond), pentru grupe mari de dosare (serii)
i apoi pentru nivelele inferioare (dosar, document) i doar dac timpul i resursele
permit acest lucru.
- n cazul n care se opteaz pentru descrierea detaliat la nivel de u.a. sau unitate
documentar, nivelurile superioare vor fi obligatoriu descrise cu elementele minim
obligatorii.
Informaiile cuprinse n fia de descriere vor fi adaptate nivelului de descriere
corespunztor

www.procomunita.ro

16

SUPORT CURS ARHIVIST

- Dac unitatea de descriere o constituie un fond sau o colecie, informaiile referitoare


la coninut vor avea un caracter general, fr a intra in detalii particulare, specifice u.a.
- Descrierea creatorului unui fond nu va cuprinde istoricul administrativ al
organismului subordonat acestuia. De exemplu, daca creatorul unitii de descriere este
o direcie din cadrul unui minister, nu trebuie precizat istoricul administrativ al
respectivului minister.
Descrierile pentru diferitele niveluri din cadrul unui fond vor fi legate ntre ele
- Realizarea descrierii pe mai multe niveluri trebuie sa fac explicite relaiile dintre
diferitele niveluri de descriere. Astfel, o descriere va trebui sa reflecte att legturile cu
nivelul de descriere imediat superior (pentru a putea obine informaii generale asupra
fondului), cat si cu cel imediat inferior (pana la detalii despre dosare sau documente).
- De asemenea, descrierea astfel realizat trebuie s reflecte ierarhia organizaional
i/sau funcional a fiecrei structuri a unei entiti creatoare de arhiv.
Aceeai informaie furnizat la un nivel superior nu trebuie s fie repetat la un nivel
inferior.
2.3.2. Metodologia ntocmirii unui inventar/ a unei descrieri
Fia de descriere
In funcie de nivelul de descriere ales n Planul de descriere arhivistic, se ntocmete
Fia de descriere aferent unitii de descriere. Aceasta cuprinde mai multe elemente
de descriere grupate n apte zone: 1. Zona de identtificare; 2. Zona de context; 3.
Zona de structur i coninut; 4.Zona condiiilor de acces i copiere; 5. Zona
materialelor complementare; 6. Zona notelor; 7. Zona de control a descrierii
Elementele descriptive redate n fiele de descriere sunt comune tuturor nivelelor de
descriere, dar numai cteva sunt obligatorii:
- Identificatorul unic (numr de fond, numr de parte structural, nr. serie,
cota u.a. (element 1.1)
- Denumirea sau titlul unitii de descriere (element 1.2)
- Data/datele extreme (element 1.3)
- Nivelul de descriere (element 1.4)
- Mrimea i suportul unitii de descriere (element 1.5)
- Numele creatorului(lor) (element 2.1)
Numrul elementelor descriptive ale Fiei de descriere variaz n funcie de tipul
inscrumentului de informare ce urmeaz a fi realizat.

www.procomunita.ro

17

SUPORT CURS ARHIVIST

Pe baza fielor de descriere se ntocmesc instrumentele de informare. Alegerea tipului


de instrument de informare este determinat de alegerea nivelului de descriere adoptat
i realizat prin fiele de descriere.
Alegerea nivelului de descriere depinde de:
- tipologia, importana i complexitatea materialului arhivistic supus prelucrrii;
- strategia i politicile promovate la nivelul Arhivelor Naionale;
- resursele umane disponibile.
n funcie de nivelul de descriere adoptat i materializat prin fiele de descriere se
disting dou categorii de instrumente de informare:
- instrumente sintetice de informare - furnizeaz o descriere individualizat pentru
fiecare fond/colecie sau parte structural pn la nivel de serie;
- instrumente analitice de informare - furnizeaz o descriere individualizat pn la
nivel de unitate arhivistic sau de unitate documentar.
n funcie de modul de ordonare al fielor descriptive, instrumentele de informare se
grupeaz n dou categorii.
Cnd fiele descriptive, componente ale instrumentului de informare, sunt prezentate
n ordinea cotelor vor rezulta instrumente numerice de informare.
Atunci cnd fiele descriptive, componente ale instrumentului de informare, sunt
prezentate ntr-o ordine logic, diferit de cea a cotelor, vor rezulta instrumente
metodice de informare.
Instrumente de informare i cercetare realizate pe baza fielor de descriere
arhivistic
Prin reunirea informaiilor cuprinse n fiele de descriere rezult urmtoarele
instrumente de informare:
- Repertoarul al fondurilor = instrumente ce cuprind descrieri la nivel de fond.
- Ghid de fond = instrumente ce includ descrieri generale ale unui fond i ale prilor
structurale (sub-fond, serii).
- Inventare arhivistice = instrumente de informare care descriu materialele arhivistice
ale unui fond/colecie pn la nivel de u.a.
- Inventar detaliat = instrumente de informare care descriu materialele arhivistice pn
la nivel de unitate documentar.

www.procomunita.ro

18

SUPORT CURS ARHIVIST

2.3.3. Standarde internaionale privind descrierea arhivistic


Standardul general internaional de descriere arhivistic ISAD(G) ofer liniile
directoare pentru pregtirea descrierii arhivistice. Acesta principiile generale valabile
pentru descrierile arhivistice precum i modul de alctuire a fiei de descriere, cu
elementele descriptive care intr n componena acesteia, grupate pe zone:
1. ZONA DE IDENTIFICARE
1.1. Identificator unic sau cota
1.2 Denumirea sau titlul unitii de descriere
Se furnizeaz fie denumirea/titlul oficial, fie un alt titlu/denumire concis, dedus,
conform regulilor de descriere pe mai multe niveluri. Denumirea/titlul dedus se va
pune ntre paranteze unghiulare. Dac este cazul, se va abrevia un titlu oficial prea
lung, n msura n care nu se pierde informaia esenial. n cazul nivelurilor de
descriere superioare se vor trece denumirea fondului, prii structurale i a seriei, n
funcie de nivelul descris.
La nivelurile inferioare (u.a. i unitate documentar) se utilizeaz numele autorului i
un termen care s indice genul de documente care alctuiesc unitatea de descriere, o
expresie care s reflecte aciunea, subiectul, locul de pstrare sau tema.
1.3. Data/datele extreme
Se nregistreaz data/datele extreme ale unitii de descriere (cele mai vechi i cele mai
recente date ce compun unitatea de descriere). Se pot meniona i alte date existente,
relevante pentru coninutul unitii de descriere (data ntocmirii, data de intrare/ieire,
data anexelor, data faptelor la care se face referire n documente etc.).
a. n cazul unitilor arhivistice ce nu au indicat data emiterii, se va preciza
obligatoriu o dat dedus (an, lun zi, sau interval de timp), n paranteze unghiulare;
b. La nivel de fond, colecie, parte structural, serie, elementul minimal de redare a
datei de descriere va fi anul; modul de redare a datei unitii documentare va fi: anul,
luna, ziua;
c. n msura n care este semnificativ, va fi reprodus i forma de redare a datei din
document, ntre paranteze rotunde, ntre ghilimele;
d. pentru documentele medievale datarea se va realiza cu respectarea regulilor
cronologiei i diplomaiei.
1.4. Nivelul de descriere
Se refer la identificarea nivelului de ordonare a unitii de descriere i nregistrarea
nivelul unitii supuse descrierii (fond, parte structural, serie, u.a., unitate
documentar).

www.procomunita.ro

19

SUPORT CURS ARHIVIST

Aici se va preciza i nivelul ierarhic superior cruia i se subordoneaz unitatea supus


descrierii.
1.5. Mrimea i suportul unitii de descriere (cantitate, volum sau dimensiune)
Se refer la identificarea i descrierea mrimii fizice i intelectuale i a suportului
unitii de descriere
Se nregistreaz mrimea unitii de descriere prin indicarea cantitii n numere arabe
i uniti de msur. Cantitatea va fi exprimat ntr-unul sau mai multe dintre
urmtoarele elemente, n funcie de informaiile deinute la momentul descrierii: metri
liniari, metri cubi, cutii, numrul u.a., pachete, fascicole, piese .a. Descrierea aceleiai
cantiti de material arhivistic prin intermediul mai multor uniti de msur se va
realiza prin menionarea ntre paranteze a variantei alternative de msur.
a. n cazul planurilor i hrilor, se va preciza nr. total al planurilor, scara i
dimensiunea materialului.
b. n cazul materialelor fotografice se va preciza suportul (hrtie, celululoid sau sticl).
2. ZONA DE CONTEXT
2.1. Numele creatorului (lor)
Se nregistreaz numele organizaiei/organizaiilor sau ale persoanei/persoanelor
responsabil(e) pentru crearea, acumularea sau conservarea documentelor din unitatea
de descriere.
a. numele creatorului va fi nsoit de trimiterea la fia creatorului din sistemul de
eviden al creatorilor.
b. se va preciza denumirea structurilor creatorului (serviciilor, birourilor etc.) care au
creat/acumulat respectiva unitate de descriere sau funcia care a generat activitile
consemnate n documente.
2.2. Istoria instituional/Nota biografic
Se nregistreaz informaiile semnificative asupra originii, evoluiei i funciei
instituiei sau a subdiviziunii sale, ori asupra vieii i activitilor persoanei/persoanelor
creatoare a unitii de descriere.
a. Pentru persoane juridice, se nregistreaz informaii cum ar fi: denumirea oficial,
perioada de funcionare, cadrul legal, funciile, scopul i dezvoltarea organizaiei,
ierarhia administrativ i variantele succesive de nume.
b. Pentru persoane sau familii, se nregistreaz informaii cum ar fi: numele i
prenumele, titlurile, datele de natere i deces, locul naterii, domiciliile succesive,
activitile, profesiile sau locurile de munc, primul nume i celelalte, realizrile
deosebite i locul decesului.

www.procomunita.ro

20

SUPORT CURS ARHIVIST

2.3. Istoricul pstrrii (custodiei) documentelor


Se nregistreaz transferurile succesive de proprietate, responsabilitate i/sau custodie
a unitii de descriere. Pentru fond, aici se precizeaz istoricul fondului. Dac istoricul
pstrrii nu este cunoscut, se precizeaz acest lucru.
Cnd unitatea de descriere provine direct de la creator, nu se nregistreaz acest lucru
la istoricul pstrrii unitii de descriere, ci la rubrica Sursa direct a prelurii.
n cazul n care unitatea de descriere este unitatea arhivistic sau unitatea documentar,
aici se nregistreaz cotele anterioare.
2.4. Sursa direct a prelurii
Se nregistreaz sursa de unde a fost preluat unitatea de descriere, data i metoda de
preluare (transfer, cumprare, donaie). Dac sursa este necunoscut, se precizeaz
acest lucru.
3. ZONA DE STRUCTUR I CONINUT
3.1. Obiect i coninut
Se furnizeaz un rezumat al obiectului general (de exemplu, perioada de timp sau zona
geografic) i al coninutului (de exemplu, genuri documentare, subiectul, procesele
administrative) unitii de descriere, adaptate nivelului de descriere.
A nu se confunda prezentarea coninutului unitii de descriere cu denumirea
unitii de descriere. Prezentarea coninutului unitii de descriere va aduce precizri,
detalii la titlul unitii descrise.
Pentru nivelele inferioare de descriere (dosar, document), acest cmp al fiei de
descriere va conine genul documentului, emitentul i locul de emitere, destinatarul,
problema sau problemele la care se refer documentul.
3.2. Selecionarea i informaii despre termenul de pstrare
Se nregistreaz operaiunile de selecionare efectuate asupra unitii de descriere, cu
menionarea genului documentelor selecionate i anii extremi.
3.3. Preluri
Se indic dac sunt ateptate preluri. Unde este cazul, se indic estimativ cantitatea i
frecvena lor.
3.4. Sistemul de ordonare
Pentru descrierea la nivel de fond/colecie se specific structura intern, ordinea i/sau
sistemul de ordonare al unitii de descriere. De asemenea, se va preciza denumirea
prilor structurale subordonate, nsoite de anii extremi i indicativul numeric al
acestora.
Pentru descrierea la nivel de parte structural sau serie se va preciza indicativul
numeric al acesteia, conform Planului de ordonare, precum i ncadrarea acestuia n
sistemul de ordonare al fondului/coleciei.

www.procomunita.ro

21

SUPORT CURS ARHIVIST

4. ZONA CONDIIILOR DE ACCES I DE UTILIZARE


4.1. Condiii ce reglementeaz accesul
Se specific legea sau statutul juridic, contractele, reglementrile sau politicile care au
consecine asupra accesului la unitatea de descriere. Se indic, unde e cazul, perioada
de restricie i data la care materialul va fi deschis publicului.
Se vor preciza att restriciile de natur juridic, ct i material privind utilizarea,
reproducerea i publicarea informaiilor cuprinse n unitatea de descriere.
4.2. Condiii ce reglementeaz reproducerea
Se furnizeaz informaii despre condiiile ce reglementeaz reproducerea unitii de
descriere, cum ar fi cele referitoare la dreptul de autor, dup ce a fost furnizat acces la
documente. Dac nu se cunoate existena unor astfel de condiii, se precizeaz acest
lucru. Dac nu exist restricie n acest sens, nu este necesar s se nregistreze acest
lucru.
4.3. Limba i grafia documentelor
Se nregistreaz limba/limbile i/sau grafia (grafiile) folosite n materialele care
constituie unitatea de descriere. Se noteaz orice alfabet, grafie, orice sistem de
simboluri sau abrevierile folosite.
4.4. Caracteristici fizice i cerine tehnice
Se indic orice condiie fizic important care afecteaz utilizarea unitii de descriere.
n cazul n care starea de conservare a unitii de descriere este necorespunztoare,
acest fapt va fi menionat n aceast rubric.
Se noteaz orice dispozitiv, aparat sau orice alt cerin software specific cerut
pentru a accesa unitatea de descriere.
4.5. Instrumente de evident/informare
Se furnizeaz informaii despre orice instrument de eviden/informare disponibil
(creat sau preluat de la creator) n cadrul fondului i care poate informa utilizatorul
asupra contextului i coninutului unitii de descriere. Dac se cunoate, se indic
locul de unde poate fi obinut un exemplar.
5. ZONA MATERIALELOR COMPLEMENTARE
5.1. Existena i locul de pstrare al originalelor
Se aplic numai n cazul n care unitatea de descriere este compus din copii i n cazul
n care originalele unitii de descriere sunt disponibile, se nregistreaz locul unde se
afl, mpreun cu cotele relevante. Dac originalele nu mai exist, sau locul lor de
pstrare este necunoscut, se consemneaz aceast situaie.

www.procomunita.ro

22

SUPORT CURS ARHIVIST

5.2. Existena i locul de pstrare a copiilor


Se aplic numai n cazul n care unitatea de descriere este compus din originale i n
cazul n care copiile unitii de descriere sunt disponibile, se nregistreaz locul unde
se afl, mpreun cu cotele relevante.
5.3. Uniti de descriere conexe
Se nregistreaz informaii despre unitile de descriere din acelai serviciu arhiv, fie
din alt parte, care au o legtur determinat de aceeai provenien sau de alte
asocieri. Se redacteaz o introducere corespunztoare i se explic natura legturii.
Dac unitatea de descriere conex este un instrument de informare, se face aceast
precizare la rubrica Instrumente de informare/eviden
5.4. Bibliografie
Se vor nregistra publicaiile care editeaz/reproduc text integral sau n rezumat sau
realizeaz o descriere diplomatic a unitii de descriere. Nu se vor nregistra
publicaiile care doar citeaz unitatea de descriere.
6. ZONA NOTELOR
6.1. Note
Se nregistreaz informaiile specifice sau importante care nu au putut fi cuprinse n
celelalte zone stabilite ale descrierii.
7. ZONA DE CONTROL A DESCRIERII
7.1. Identificatorul descrierii
Se nregistreaz un identificator unic al descrierii.
Acest element va fi precizat doar pentru descrierile n sistem/sisteme informatice.
Pentru sistemele manuale, descrierea va fi identificat dup cota unitii de descriere.
7.2. Identificatorul instituiei i persoanei responsabile pentru descriere
Se nregistreaz forma integral autorizat a numelui instituiei i persoanei
responsabile pentru crearea, modificarea sau difuzarea descrierii. Vor fi menionate i
datele crerii fiei, precum i ale modificrilor ulterioare.
Numele instituiei va fi precizat doar pentru descrierile n sistem sisteme informatice.
Numele persoanei va fi precizat i n sistemele manuale.
7.3. Reguli i/sau convenii utilizate
Se nregistreaz numele i, acolo unde este necesar, ediia sau data publicrii
conveniilor sau regulilor aplicate.
7.4. Lista revizuirilor
Se nregistreaz data la care descrierea a fost creat i data oricrei revizuiri a
descrierii, cu indicarea elementului de descriere care a fost modificat.

www.procomunita.ro

23

SUPORT CURS ARHIVIST

2.4. Administrarea depozitului de arhiv


2.4.1. Normele privind pstrarea i conservarea documentelor
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s le pstreze n condiii
corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege. Aceasta presupune
pstrarea arhivei n spaii special amenajate, dotate cu mijloace adecvate de pstrare i
protejare a documentelor precum i cu instalaii/ sisteme de prevenire i stingere a
incendiilor (art. 12 din Legea Arhivelor).

3. Selecionarea documentelor

Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau


practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie (evaluare), n vederea
pstrrii permanente a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional i
eliminrii celor lipsite de importan.
n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective.
Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar de
membrii, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept
secretarul comisiei de selecionare.
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac
comisia de selecionare.
Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul
arhivistic al dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de
pstrare, meniunea C.S.
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele
de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate Permanent, ele se trec n
inventarele corespunztoare termenelor lor de pstrare, la anul i compartimentul de
munc respectiv (adic se refac inventarele).

www.procomunita.ro

24

SUPORT CURS ARHIVIST

La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete un proces-verbal, model anexa nr. 5,


Legea 16/1996, care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Procesul-verbal
al edintei/sedunelor comisiei de selecionare nu va fi nregistrat la registratur,
adic nu va avea numr din registrul de coresponden general sau registrul de
intrare-ieire. Primul proces-verbal, va avea numrul 1, urmtoarele procese-verbale
vor primi numerele n ordinea ntocmirii acestora (2, 3, 4 etc.), indiferent de anul
calendaristic n care au fost ntocmite.
Pentru unitile arhivistice care nu s-au constituit pe baza nomenclatorului, i pentru
care nu exis termene de pstrare clar stabilite, se va proceda la inventarierea acestora
pe ani indiferent de termenul de pstrare (atunci cnd nu exist evidene). Inventarele
vor fi prezentate Comisiei de selecionare a creatorului care va analiza fiecare poziie
n parte stabilind ce se elimin i ce se reine.
n aceast situaie efectuare operaiunii arhivistice de selecionare se va desfura de-a
lungul urmtoarelor etape:
1. Evaluarea documentelor
2. ntocmirea planului de selecionare
3. ntocmirea evidenei materialelor arhivistice care urmeaz a fi eliminate
4.naintarea spre avizare a lucrrii de selecionare
3.1.1. Principii privind selecionarea documentelor
Evaluarea documentelor
Principiile care stau la baza evalurii documentelor
a) Principiul concepiei istorice, potrivit cruia n aprecierea valorii documentelor o
importan deosebit o au condiiile n care i-a desfurat activitatea creatorul, rolul i
poziia pe care le-a avut n societate, atribuiile avute, conform reglementrilor legale;
de asemenea, implic cunoaterea condiiilor concrete n care au fost create
documentele.
b) Principiul complexitii, care impune ca valoarea documentelor s nu fie apreciat
separat, pe fonduri, ci n funcie i n interdependena relaiilor dintre creatori, dintre
documentele create de acetia.
c) Principiul multilateralitii, care prevede c aprecierea documentelor s se
realizeze avndu-se n vedere documentele n ansamblul fondului i nu n cadrul
grupelor, seriilor, compartimentelor.
d) Principiul istorismului, care are n vedere perspectiva utilizrii n viitor a
documentelor, cnd, n legtur cu noi factori, documentele pot cpta alt nsemntate
fa de cea din momentul n care au fost create.

www.procomunita.ro

25

SUPORT CURS ARHIVIST

Principiile de selecionare se regsesc n plan concret n criteriile de selecionare


(pstrare i eliminare), mpreun alctuind temeiul teoretic al selecionrii.
Criterii de pstrare
Analiza creatorului
- Rolul creatorului n societate
- Importana pentru comunitate
- Relevana instituional
- Cadrul organizatoric al creatorului
- nfiinare (ex: acte constitutive)
- Organizare intern (ex: ROF, ROI)
- Evoluia structurilor (ex: organigram, state de funciuni)
- Proceduri interne, mecanisme de funcionare
- Reconstituirea activitii organizaiei i a impactului acesteia:
- Modul n care a fost organizat activitatea (ex:planuri, strategii, ordine, decizii)
- Rezultatele activitii (ex:dri de seam, bilanuri)
Pstrarea unor informaii semnificative i revelatoare ale activitilor i funciilor de
baz privind:
- un subiect
- un eveniment
- o localitate
- un grup minoritar
- micri i tendine n politic, economie, tiin i tehnic etc.
Analiza nevoii terilor
Pstrarea informaiilor necesare pentru protecia/demonstrarea
fundamentale ale persoanelor/instituiilor statului

drepturilor

Analiza nevoii de cercetare


Pstrarea documentelor care completeaz de o manier semnificativ informaiile din
alte fonduri
Pstrarea, datorit raritii, a documentelor din fonduri pentru care s-a pstrat o
cantitate mic de documente
Pstrarea pentru valoarea documentar-informaional deosebit a unor documente
izolate pentru:
- Originalitatea informaiei cuprinse

www.procomunita.ro

26

SUPORT CURS ARHIVIST

- Valoarea artistic/muzeistic, caracteristicile deosebite de form sau de suport,


ornamentaii
- Notorietatea autorului documentului
Criterii de eliminare:
Se elimin :
- documentele ale cror date eseniale se regsesc n documente de sintez, pstrate
la permanent
- documentele ale cror date nu conin informaii relevante privind reconstituirea
principalelor funcii i rezultate ale unei organizaii, persoane, eveniment sau fenomen
- documentele care au fost publicate oficial de ctre organizaie
- documentele a cror stare de conservare face imposibil restaurarea
- dublete, triplete, documente n mai multe exemplare a cror pstrare nu justific
ocuparea spaiior
- documente a cror valoare practic este strict limitat n timp, att pentru
necesitile organizaiilor, ct i pentru persoanele fizice i au termenul de pstrare
expirat
Metoda de lucru
n funcie de cantitatea de documente supus selecionrii, schema de organizare a
creatorului, modul de constituire a u.a. i de gradul de prelucrare arhivistic a fondului
respectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe din
urmtoarele metode:
- La nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structural, serie,
unitate arhivistic fie aceasta foaie volant, dosar, registru etc.)
- n interiorul unitii arhivistice, n cazul n care documentele lipsite de valoare sunt
numeroase iar cheltuiala de timp i de resurse umane este justificat prin spaiul de
depozitare ctigat.
Eantionarea se realizeaz n cazul existenei unei cantiti nsemnate de documente
de acelai gen i omogene n coninut iar suma informaiilor unice este mic.
Metodele de eantionare pentru care se poate opta, sunt:
- cronologic: prin pstrarea ntregii serii de documente de acelai gen create ntr-un an
i eliminarea celor create anterior sau ulterior anului ales ca reper; prin pstrarea
ctorva eantioane n cadrul fiecrui an.
- topografic (geografic), prin reinerea unei serii ntregi de documente numai din
anumite regiuni, care au fost alese pentru reprezentativitatea lor pe un anumit segment.

www.procomunita.ro

27

SUPORT CURS ARHIVIST

- numeric, prin pstrarea unui dosar din 10 sau a unui dosar din 20.
- turnus, conform creia aceleai genuri de documente sunt reinute un an de la un
creator, n anul urmtor de la alt creator, .a.m.d.
3.1.2. ntocmirea unei lucrri de selecionare
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de
procesul verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor cu
termen de pstrare Permanent create n perioada pentru care se efectueaz
selecionarea (cte un exemplar), se nainteaz cu o adres de naintare ctre structurile
Arhivelor Naionale, adresa va fi nregistrat la registratura unitii creatoare, pentru
aprobare.
Structurile Arhivelor Naionale pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naionale, n vederea aprobrii lucrrii de selecionare.
Lucrarea de selecionare const n :
- adresa de naintare ctre Arhivele Naionale;
- inventarele documentelor cu termene de pstrare expirate;
- inventarele documentelor cu termen de pstrare Permanent, aferente perioadei
inventarelor cu termene de pstrare expirate;
- procesul verbal al comisiei de selecionare;
Matricile sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un inventar,
conform modelului prezentat n anexa nr. 7, Ordinul de zi nr. 217/1996.
Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz, se efectueaz urmnd aceeai pai
ca i la seleionarea documentelor.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente:
nsemnele i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena.
3.1.3. Actualizarea instrumentelor de eviden n urma selecionrii
Exist urmtoarele situaii n urma crora se actualizeaz instrumentele de eviden:
- n urma selecionrii documetelor cu termen de pstare expirat; n acest caz se
completeaz registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;
- n cazul selecinrii numai unor anumite dosare (mai mult de 50% din cele cuprinse
ntr-un inventar) din inventarele documentelor propuse pentru selecionare; n acest

www.procomunita.ro

28

SUPORT CURS ARHIVIST

caz, se refac inventarele i se completeaz i registrul intrrilor ieirilor unitilor


arhivistice;
Instrumentele de eviden care se actualizeaz sunt:
- inventarele documentelor, n cazul prezentat mai sus;
- registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;

4. Gestionarea depozitului de arhiv

4.1.1. Reguli privind sistematizarea depozitului de arhiv


Materialele arhivistice se introduc la nceput ntr-un spaiu n care se verific cu
inventarele de preluare, se desprfuiesc i se introduc n mijloace de pstrare, nainte
s intre n depozit. Mijloacele de protecie trebuie dimensionate dup materialul
arhivistic ce urmeaz a fi introdus, astfel nct s se evite orice fel de solicitri care l-ar
putea deteriora.
ncrcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectnd
urmtoarele reguli:
- sensul ncrcrii depozitului i mijloacelor de pstrare urmeaz regula scrierii, stnd cu
spatele la punctul de acces principal, respectiv, dup caz:
- din fa n spate
- de sus n jos
- de la stnga la dreapta.
- se va asigura compatibilitatea suporturilor; legtura intelectual (de coninut) ntre
materialul documentar aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se
realizeaz prin intermediul instrumentelor de evident.
- n legtur cu compatibilitatea de coninut a materialului documentar dintr-un depozit,
se poate opta pentru una din urmtoarele variante:
- soluia tematic: fondurile aparinnd unei ramuri de activitate sau documentele
aparinnd unui fond de mari dimensiuni se pstreaz fizic n acelai spaiu de
depozitare. Pentru acest lucru, se va avea n vedere gruparea fondurilor rezultate din
activitatea aceleiai ramuri economice sau asigurarea corespondenei ntre mrimea
fondului i mrimea depozitului; asigurarea spaiilor de rezerv, pentru preluri
ulterioare etc.
- soluia economic: documentele vor fi aezate n depozit fr a ine cont de
provenien, iar legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar

www.procomunita.ro

29

SUPORT CURS ARHIVIST

aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul
instrumentelor de evident.
Aezarea materialului arhivistic n mijloacele de pstrare se face n funcie de
formatul i caracteristicile suportului.
Aezarea materialelor arhivistice pe raft sau n cutie n poziie detensionat i uor
manevrabil. Aezarea pe orizontal a unitilor arhivistice. Aceasta este specific
unitilor de format mare (registre, hri), dar trebuie evitat gruparea mai multor
uniti care ar ngreuna scoaterea din raft sau din cutie.
Fotografiile trebuie puse n cmi sau plicuri individuale, cu folie special de
protecie peste partea imprimat. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.
Cele de format mare trebuie aranjate orizontal
Aezarea pe cant, pe latura lung a unitilor arhivistice i respectiv a cutiilor i
pachetelor. La volumele foarte grele aezarea n raft se face pe cotorul registrului,
deoarece n acest fel greutatea volumelor se descarc pe o suprafa mai mare dect
dac volumele s-ar aeza pe latura scurt i nu este forat linia de mbinare dintre
scoare i blocul de file.
n cutii materialele arhivistice vor fi introdus n grupuri de uniti arhivistice la care
toate dosarele au aceeai orientare, de preferin cu cotorul n jos. Cnd cotorul este
mai gros dect faa dosarului se mparte grupul de dosare n dou din care o parte va
sta cu cotorul n jos, iar o alt parte va fi plasat cu faa n jos.
Se recomand ca brourile i foile volante s fie introduse n cutii. Foile volante
trebuie introduse n cma de protecie. O cma poate conine mai multe
documente, dar nu trebuie s depeasc grosimea de 2,5 cm.
Dac o cutie este aranjat vertical n raft i nu este n ntregime umplut, foile se
deformeaz. Se recomand folosirea unui material de umplere (deeuri de carton i
hrtie cu caracteristici fizico-chimice corespunztoare) pentru a pstra materialele n
poziie vertical.
Dac o cutie este prea plin sau prea mic, apar deformri. Se recomand nlocuirea
mijlocului de protecie.
Aezarea rolelor (de film, casete, benzi magnetice) pe una din feele circulare i nu pe
linia de rulare.
Aezarea discurilor de orice fel se face pe cant.
Este interzis aezarea arhivei n vrac direct pe pardoseal, indiferent dac este sau nu
introdus n mijloace de protecie, ori dac aceasta este organizat sau neorganizat.
Singurele excepii de la aceast regul sunt ocazionale i sunt determinate de necesiti
de transport i de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioad foarte scurt de timp i
numai dac exist posibilitatea aezrii acestora pe palei.

www.procomunita.ro

30

SUPORT CURS ARHIVIST

n vederea regsirii u.a. aezate n depozite, trebuie realizat o legtur ntre o adres
fizic (topografic) i u.a.
a). alocarea adreselor topografice se realizeaz prin stabilirea unei identiti unice a
fiecrui spaiu de depozitare arhiv existent ntr-un depozit. n acest sens:
depozitele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul
unitii.
rafturile (sau alte echipamente de depozitare)se numeroteaz, astfel nct s li se
asigure o identitate unic n cadrul depozitului.
poliele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul
raftului.
numerotarea rafturilor i polielor se face n ordinea scrierii, de la intrarea n
depozit, de la stnga la dreapta i de sus n jos.
b). fiecare u.a. se caracterizeaz prin:
- apartenena la un fond (o colecie) i/sau o preluare
- apartenena la un instrument de eviden fizic i/sau intelectual
- cot, identificat n instrumentul de eviden.
Necesarul de instrumente de eviden topografic la depozit poate varia, n funcie de
situaia concret, dispunerea depozitului etc. Minimal, se vor ntocmi urmtoarele
instrumente:
Ghid topografic de depozit, la nivel de depozit, n cazul n care dispunerea
materialului arhivistic este fcut tematic
Ghidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei baze de date i cuprinde
urmtoarele informaii minimale:
- denumirea fondului/coleciei, numrul prelurii i denumirea prii structurale
(n ordine alfabetic);
- numrul fondului, prelurii i prii structurale (unde e cazul);
- adresa topografic (rafturile i poliele) pe care se regsete;
- nr. instrumentului de eviden asociat.
Ghidul va fi actualizat de ctre persoana desemnat ori de cte ori situaia de la depozit
se modific.
Ghid topografic de raft, pentru toate rafturile dintr-un depozit, n cazul n care
dispunerea materialului arhivistic este fcut economic.
- ghidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei baze de date i cuprinde
urmtoarele informaii minimale:
- numrul unitii de pstrare (cutia, pachetul etc.)

www.procomunita.ro

31

SUPORT CURS ARHIVIST

- cotele (fond/preluare/parte structural sau preluare, nr. u.a.) cuprinse n mijlocul


de protecie
- instrumentul de eviden asociat
- adresa topografic (polia i raftul) pe care se regsete
- n cazul n care ghidul topografic de raft se ntocmete n sistem manual, este
obligatorie i realizarea ghidului topografic de depozit, pentru imaginea de ansamblu
a fondurilor i coleciilor;
Daca u.a. nu sunt cotate, se va trece denumirea fond/preluare/partea structural (ct
mai scurt i precis posibil), n care acestea unt integrate, urmate de meniunea fr
cot i lungimea n m.l. a secvenei de u.a. considerate.
4.1.2. Norme privind caracteristicile cldirilor de arhiv i ale ncperilor
depozite de arhiv
n conformitate cu prevederile art.12 alineatul 2 din Legea nr.16/1996, noile cldiri vor
fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale,
numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Aceste construcii sunt
avizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cldirilor, comisie ce funcioneaz n
cadrul Direciei Generale a Arhivelor Naionale.
ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specificai la art. trebuiesc s
ndeplineasc urmtoarele condiii:
- Nu trebuiesc amplasate, deasupra, dedesubtul sau n vecintatea magaziilor de
substane explozibile, inflamabile, corozive, de colorani, a ncperilor n care se
lucreaz cu foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere.
- Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi inundabile.
- Nu se amplaseaz n construcii provizorii.
- Prin depozitele de arhiv se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a
courilor i canalelor de fum.
- Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuiesc confecionate din materiale
incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel nct s poat permite o evacuare
rapid a materialului depozitat.
- Instalaiile electrice din depozitele de arhiv trebuiesc executate, astfel nct, s poat
fi deconectate din exteriorul ncperii. Corpurile de iluminat se amplaseaz pe axul
culoarelor dintre rafturi, la o distan de minimum 50 cm de arhiv depozitat.
Corpurile de iluminat electric cu incandescen trebuie prevzute cu globuri de
protecie.

www.procomunita.ro

32

SUPORT CURS ARHIVIST

- Microclimatul interior se va menine pe ct este posibil n limitele: temperatura


+15C - +25C iar umiditatea relativ a aerului ntre 40-65% pentru arhiv pe suport
hrtie.
- Depozitele ce depesc o capacitate de 100 m.l. arhiv, trebuie prevzute cu o camer
de lucru, dimensionat n funcie de numrul de oameni ce lucreaz n acest sector.
Avizarea construciilor noi ce cuprind i ncperi de arhiv se efectueaz de ctre
direciile judeene i Direcia Municipal Bucureti a Arhivelor Naionale pe baza
urmtoarelor documente:
- cerere aviz, care s cuprind i elementele de identificare a imobilului i a spaiilor de
arhiv;
- plan al ncperii (ncperilor) de arhiv cu amplasarea mobilierului specific i
destinaia ncperilor vecine (pe orizontal i pe vertical);
- chitana de achitare a taxei (fixat pentru moment la nivelul taxei pentru orice
petiie). Acest aviz se solicit dup ce beneficiarul a obinut avizele unitilor
teritoriale ale Comandamentului Pompierilor i Proteciei Mediului care au asemenea
atribuii (copii ale acestor avize se integreaz n dosarul lucrrii ce rmne la cel ce
avizeaz).
Depozitele trebuie s fie cu mobilier specific, mijloace de protecie a documentelor, cu
aparatur de msur i control microclimat (termometre, higrometre, termohigrometre
etc.), materiale pentru evacuare (saci, containere etc.), mijloace iniiale de stingere
(stingtoare cu gaze inerte, CO2 i praf inert, zpad carbonic etc.), instalaiile de
alarmare i antiincendiu i dup caz instalaii automate de stingere.
Camerele tezaur sunt seciuni n construciile cu destinaie funcional depozit de
arhiv, destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai importante documente.
Aceste compartimente se realizeaz de regul la nivelul cel mai de jos al construciei
cu o rezisten la oc sporit fa de restul ansamblului lundu-se msurile necesare
pentru a nu fi inundate n cazul prbuirii imobilului. Se doteaz cu instalaii de
stingere automat a incendiului cu gaze inerte.
Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o zon n care factorii de risc
att cei permaneni, constnd n vecinti periculoase: surse de explozie sau incendii,
degajri nocive att chimice ct i biologice, terenuri instabile, zone inundabile sau cu
un nivel ridicat al apelor freatice etc., ct i a celor ocazionali: obiective strategice att
n apropiere sau n amonte; s fie evitate pe ct posibil.
Imobilul s fie uor accesibil celor interesai.
S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate.
S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sine
stttor.

www.procomunita.ro

33

SUPORT CURS ARHIVIST

Compartimentele de arhiv nu se vor integra n imobile n care se desfoar procese


tehnologice care implic factorii de risc enumerai.
n situaia n care acest lucru nu e posibil vor fi amplasate n tronsoane separate prin
ziduri antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu substane toxice.
Nu se accept amplasarea acestor compartimente acolo unde exist pericolul unor
explozii, emanaii radioactive sau alte pericole similare.
Structura. Proiectantul poate alege orice gen de structur o consider necesar cu
condiia de a asigura:
- rezistena la solicitrile dinamice n cazul unui cutremur n conformitate cu
prescripiile tehnice n vigoare i cu ncrcturile mari aduse de materialul depozitat
mai ales cnd suportul arhivei l constituie hrtia;
- construcia se ncadreaz n gradul I rezisten la foc;
- din cele dou considerente sus menionate ct i din considerente de evacuare nu se
recomand a se realiza construcii care depesc S+P+3N;
- cldirea va dispune de cel puin dou ci de evacuare pe vertical (scri). innd
seama c principalul element de dimensionare la evacuare l constituie numrul de
oameni (redus la arhiv) i c elementul ce trebuie evacuat l constituie arhiva, cile de
evacuare se vor dimensiona innd seama de acesta din urm.
Pentru a evita consumurile mari de energie necesare meninerii microclimatului n
depozite se va asigura o inerie termic ct mai ridicat a construciei, n acest scop se
recomand:
- diminuarea la maximum a punilor termice (calculul termic va evidenia
imposibilitatea crerii punctului de rou, n condiii de exploatare normal, n zona n
care ar ridica semnificativ umiditatea interioar;
- alegerea adecvat a tmplriei exterioare i a unor elemente suplimentare de
siguran (storuri, jaluzele etc.);
- se recomand de asemenea ca acoperiul s fie gen arpant. n acest caz eliminnduse i scurgerile interioare a apelor pluviale. n cazul n care din motive arhitectonice
sau de alt gen, se vor lua msuri de suplimentare a izolaiei hidro i termo a teraselor,
iar canalizarea apelor pluviale se va efectua pe trasee care vor evita spaiile de
depozitare.
Protecia antisolar se va realiza prin unele elemente enunate la punctul anterior iar
suplimentar se vor prevede ca elemente givrate (n zona depozitelor) s fie prevzute
cu cel puin un rnd de geamuri termoabsorbante, n interior se vor prevedea draperii
de doc la toate ferestrele.
Rafturile vor fi orientate perpendicular fa de planul ferestrelor cu maxim nsorire
(est i sud).

www.procomunita.ro

34

SUPORT CURS ARHIVIST

Iluminatul artificial se va realiza cu lmpi antiex, va urmri axul culoarului dintre


rafturi i nu va depi 50 luxi/mp.
ntreruptoarele se vor monta la intrarea n depozit n exterior.
Ventilarea spaiilor se poate face natural ct i artificial.
Ventilarea natural se efectueaz n zilele n care temperatura i cantitatea de vapori
din aerul exterior se ncadreaz n parametrii de microfilmat interior i n condiiile n
care n zona depozitului nu exist degajri nocive.
Viteza aerului se va ncadra ntre 0,1-0,3 m/s i se vor realiza 1-3 schimburi de aer/or.
Ventilarea artificial prin instalaii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de clim va
urmri meninerea permanent n limita parametrilor a temperaturii i umiditii
relative. 4
Pentru arhiv aceti parametrii sunt: temperatura ntre +15 i +24C iar umiditatea
relativ ntre 50-65%.
Pentru microfilm negativ de asigurare 182C i umiditatea 505%.
Pentru celelalte materiale, n special pentru suporturi moderne sau n curs de
modernizare se respect condiiile specificate de fabricant n fiele tehnologice i n
contractele de livrare. Aceste acte se vor specifica n documentaiile ce au stat la baza
dimensionrii instalaiilor de clim.
Instalaiile de for, ap, canal, termice, de alarmare, telefonice etc., se vor dimensiona
n funcie de cerinele beneficiarului i conform normelor tehnice n vigoare.
Este interzis traversarea depozitelor de arhiv de trasee de alimentare cu gaze
naturale.
Depozitele de arhiv vor fi dotate cu instalaii automate de stingere a incendiilor.
Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu ap. Sunt obligatorii instalaiile de
stingere automat a incendiilor cu gaze inerte n camerele tezaur.
Compartimentarea depozitelor de arhiv este urmtoarea:
- Depozitele de arhiv principalul element funcional, vor cuprinde de regul arhiv
cu acelai gen de suport material pstrate n materiale de protecie, depozitate n
mijloace de pstrare n care vor fi dispuse dup criterii arhivistice.
De regul depozitele nu vor depi o suprafa de 400 m.p. i vor fi gestionate de o
singur persoan.
Intervalul ntre mijloacele de pstrare (rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm pentru a
permite o vitez normal de evacuare precum i circulaia scrilor, a crucioarelor i a
altor elemente cu care se manevreaz arhiva n depozit.
La capetele rafturilor se va menine o distan de circa 1,00 fa de elementele
construciei (perei) dar nu mai mic de 80 cm fa de elementele ce ies n afara
pereilor (radiatoare, evi etc.).

www.procomunita.ro

35

SUPORT CURS ARHIVIST

La intrarea n depozite aceast distan se va mri la 1,20 m pentru a permite circulaia


cu uile deschise.
Mobilierul i dotrile specifice se amplaseaz fr a diminua aceste distane.
Depozitul va avea cel puin dou ci de evacuare.
- Camerele de lucru fiecare depozit va fi prevzut cu cca. o ncpere n
care se desfoar operaiunile arhivistice curente.
- Sala de studiu - va fi prevzut cu mobilierul i dotrile specifice fiecrui gen de
arhiv ce se d n cercetare.
- Laboratorul de reprografiere - idem funcie de specificul activitii.
- Laboratorul de recondiionare i restaurare idem.
- Birouri director, secretariat, arhiviti.
- ncperi auxiliare: depozite de materiale i imprimate specifice,
materiale ntreinere, punct control, camer instalaie alarmare, acumulatori, camer
butelii instalaie de stingere etc.
- grupuri sanitare, coridoare, scri.
Criterii de dimensionare.
La dimensionarea suprafeei de depozitare necesare se va avea n vedere urmtoarele:
A. Arhiva:
1.- Arhiva existent;
2.- Arhiva ce se creeaz n fiecare an;
3.- Arhiva ce se elimin anual prin operaiuni de selecionare n conformitate
cu nomenclatorul arhivistic;
4.- Arhiva cu termen permanent de pstrare ce se creeaz anual, din care:
a)- arhiva ce poate rmne n continuare la creator conform art.14 din
Legea nr.16/1996;
b) - arhiva ce urmeaz a fi predat la Arhivele Naionale conform art.13 din
Legea nr.16/1996.
B. Sistemul de depozitare preconizat cantitile de depozitare/mp suprafa depozit.
C. Incompatibiliti ce determin depozite separate
D. Perioada pentru care se construiete depozitul.
Celelalte spaii se dimensioneaz funcie de: 5
- tehnologiile i implicit dotrile i ncadrarea cu personal a laboratoarelor;
- numrul de cercettori estimai pentru slile de studiu;
- numrul de oameni cu care va fi ncadrat depozitul;
Mijloacele de pstrare, mobilierul i dotrile specifice, trebuie s rspund la
urmtoarele cerine:
- s fie rezistente n timp;

www.procomunita.ro

36

SUPORT CURS ARHIVIST

- s nu fie executate din materiale combustibile;


- s nu produc n timp degajri chimice care pot duce la deteriorarea materialului
depozitat.
Solicitantul avizului va prezenta Comisiei Tehnice de Avizare urmtoarele documente:
A. Pentru construcii cu destinaie arhiv:
1. cerere de aviz ce va cuprinde:
- titlul proiectului
- nr., cod
- titular de investiie
- sursa de finanare
2. chitana de achitare a taxei de avizare;
3. documentaia ce urmeaz a se aviza:
a) memoriu tehnic care va cuprinde:
- m titlul lucrrii, destinaia
- nr.de niveluri, h nivel
- amplasament localitatea, adresa, vecinti orientare
- structur de rezisten
- instalaii electrice, for, ap canal, termice, clim, alarmare, antifoc i
- antiefracie, stingere automat
- genul materialului ce se va depozita (suport)
- dimensionarea spaiilor utile
- compartimentri funcionale, auxiliare etc.
- sistem de depozitare (rafturi, rastele, dulapuri etc.)
- iluminare, ventilare (sisteme adoptate)
- nr. persoane ce deservesc obiectivul i locul n care i desfoar activitatea
- spaii igienico-sanitare
- ci de acces i de evacuare
- alte date pe care proiectantul le consider necesare
b) piese desenate:
- plan de situaie scara 1:500
- planurile orizontale de la toate nivelurile cu specificarea destinaiei
- fiecrei ncperi i mobilarea depozitelor de arhiv
- planuri i instalaii cu trasee pe vertical i orizontal

www.procomunita.ro

37

SUPORT CURS ARHIVIST

B. Pentru construciile cu alte destinaii, dar care au ncorporate i spaii cu destinaie


arhiv se vor nainta documentele de la punctele 1, 2 i 3a, piesele desenate vor
cuprinde:
- plan situaie scara 1:500
- plan al cldirilor cu localizarea zonei depozitului de arhiv
- planuri ale nivelului superior i inferior zonei de arhiv
- plan cu traseul instalaiilor ce trec prin depozitul de arhiv i n zona din imediata
vecintate.
Documentaia se nainteaz n 3(trei) exemplare din care dup avizare:
- 1 exemplar se restituie cu avizul C.T.A.C.;
- 1 exemplar rmne n arhiva C.T.A.C.;
- 1 exemplar se nainteaz unitii teritoriale a Arhivelor Naionale n raza creia i va
desfura activitatea noul obiectiv.
Pentru obinerea avizului tehnic al Arhivelor Naionale se va plti o tax. Avizele
pentru construcii noi (cu destinaia cldiri arhive sau cu compartimentri pentru
arhive) se acord numai de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Arhivelor Naionale ce
funcioneaz la sediul central.

5. Folosirea documentelor n scop tiinific i practic

5.1.Realizarea instrumentelor de informare tiinific


5.1.1. Norme privind genurile, caracteristicile i modul de ntocmire a unor
instrumente de informare tiinific
Instrumentele de informare tiinific sunt lucrri care ofer informaii asupra
coninutului fondurilor i coleciilor.
Tipuri de instrumente de informare tiinific:
1. Inventarul arhivistic = instrumentul care cuprinde o descriere analitic a fiecrei
uniti arhivistice. Cuprinde o introducere n care se regsec date referitoare la istoricul
creatorului, , importana istorico-documentar a materialului arhivistic, genul
documentelor, sistemul de registratur i sistemul de arhivare folosit, cantitatea total
a documentelor.

www.procomunita.ro

38

SUPORT CURS ARHIVIST

2. ndrumtorul arhivistic = lucrare care cuprinde informaii generale privitoare la


fondurile i coleciile aflate n depozitele unui deintor. Sunt prezentate fondurile i
coleciile prelucrate i accesibile cercettorilor/ utilizatorilor. Cuprinde istoricul
creatorului, istoricul fondului sau coleciei, o prezentare sintetic a coninutului
documentelor, indicaii asupra posibilitilor de folosire a acestora. Fiecare prezentare
de fond sau colecie va cuprinde denumirea creatorului, denumirea i istoricul fondului
sau coleciei, prezentarea coninutului documentelor. Fondurile vor fi grupate pe
ramuri de activitate, n interiorul fiecrei ramuri n funcie de subordonare sau grupe
de instituii de acelai tip. Coleciile se prezint dup fonduri. Lucrarea va cuprinde o
introducere cu informaii succinte despre deintor, importana fondurilor deinute,
instrumentele de eviden i modul lor de utilizare, metodologia pe baza creia s-a
elaborat ndrumtorul.
3. Catalogul = prezint n mod detaliat coninutul documentelor unui fond sau ale mai
multor fonduri alese pe baza unor criterii: cronologic, tematic, topografic, de limb.
Rezumatele cuprinse n catalog se redau cronologic. Toate topicele, instituiile
menionate, numele de persoane, de ocupaii, de dri se vor regsi n fia de catalog.
Dac documentele au fost deja publicate se menioneaz publicaia n care au aprut i
formele de publicare integral, regest, rezumat etc.
4. Indicele = lucrarea arhivistic prin care se urmrete punerea n valoare ntr-o
form concis a ntregii documentri posibile existente ntr-un fond sau colecie, fien
pe perioade istorice, fie teritorial sau nominal. Dup modul de alctuire indicii sunt
de trei feluri cronologic, toponimic, onomastic. Indicele va fi prevzut cu o prefa,
liste de prescurtri, indicaii bibliografice.
5. Albumul de documente= culegere de documente ntocmit dup diferite criterii
istoric, paleografic, de limb, suport i elaborat prin tehnica reproducerii tehnice
(foto, facsimilare). Include o prefa n care se expun metodele ce stau la baza
alctuirii albumului. Poate avea rol de popularizare sau didactic.
6. Ediia de documente = cuprinde transcrierile unor documente alese pe criteriul
cronologic sau tematic. Transcrierile vor fi nsoite de un rezumat care va include data,
locul de emitere, emitentul, destinatarul, coninutul documentului. Ediia de documente
va cuprinde un aparat tiinific format din introducere, rezumat al introducerii ntr-o
limb de circulaie internaional, bibliografie, lista prescurtrilor, lista diocumentelor,
indici.

www.procomunita.ro

39

SUPORT CURS ARHIVIST

5.1.2. Noiuni de istorie i istoricul instituiilor


Instituii
Instituiile n perioada Monarhiei Constituionale
Regele
Titulatura monarhului Romniei a fost iniial cea de Domn (Constituia din 1866). n
septembrie 1878, Consiliul de minitri a decis ca Domnul s poarte titlul de Alte
Regal, care a devenit oficial din 13 octombrie 1878 dup recunoaterea sa de ctre
efi de stat ai Austro-Ungariei, Marii Britanii, Franei, Germaniei, Italiei i Rusiei. n
14 martie 1881 corpurile legiuitoare voteaz legea prin care Romnia ia titlul de regat
iar Carol I pe cel de Rege pentru sine i motenitorii si.
Regelui i este ncredinat puterea executiv pe care o exercita n limitele Constituiei.
Numete i revoc pe minitri. l desemneaz pe cel nsrcinat s formeze guvernul,
fr a fi obligat s aleag o persoan care face parte din majoritatea parlamentar.
Sancioneaz i promulg legile prin acelai act. Ordon publicarea legii n monitorul
Oficial.
Are drept de amnistie n materie politic, de graiere sau micorare a pedepselor n
materie criminal. Numete sau confirm n funciile publice. Poate elabora
regulamente pentru executarea legilor fr a putea suspenda sau modifica n vreun fel
legea. Hotrrile judectoreti se execut n numele lui i are dreptul de a bate moned
conform unei legi speciale.
Este capul puterii armate i confer gradele militare i decoraiile.
ncheie cu statele strine convenii de comer i navigaie care ns nu intr n vigoare
fr aprobarea puterii legislative.
Sesiunile Corpurilor legiuitoare sunt deschise de Rege i tot el pronun nchiderea
sesiunii. Are dreptul de a convoca n sesiune extraordinar Adunrile, de a le dizolva,
cu condiia de a convocaca alegtorii nu mai trziu de dou luni iar Adunrile nu mai
trziu de trei luni de la dizolvare. Poate proroga Parlamentul pentru cel mult o lun i
numai o singur dat pe sesiune fr acordul Adunrilor.
Regele este irevocabil, puterile sale fiind pe via i ereditare, i inviolabil. Nici un act
al Regelui nu are putere dac nu este contrasemnat de un ministru care devine astfel
rspunztor pentru acel act.
Veniturile Regelui, n afara averii personale, constau dintr-o list civil, fixat printr-o
lege special pentru fiecare domnie. Acesteia i se adaug veniturile Domeniului
Coroanei, instituit prin legea din 10 iunie 1884.

www.procomunita.ro

40

SUPORT CURS ARHIVIST

Guvernul
Guvernul exercit puterea executiv n numele Regelui. Este format din minitri care
alctuiesc mpreun Consiliul de minitri.
Preedintele consiliului de Minitri (primul ministru) conduce guvernul, fiind
desemnat de rege cu formarea acestuia. Contrasemneaz propriul decret de numire n
funcie n cazul n care preedintele de consiliu revocat sau demisionat sau unul dintre
minitri acestuia refuz. Intr n funcie, lucru valabil i pentru minitri, dup ce
depune jurmnt n faa Regelui. Preedintele era n mod obinuit titularul unui
departament dar printr-o lege din 7 aprilie 1881 se stabilete c acesta poate fi ministru
fr portofoliu.
Numai el are iniiativa convocrii consiliului. Stabilete mpreun cu minitrii
programul ministerial, vorbete n numele ntregului guvern naintea Parlamentului.
Primul ministru conduce Preedinia Consiliului de Minitri care are rolul de a
coordona i a supraveghea activitatea tuturor ministerelor. Aici se ntrunete Consiliul
de Minitri, se redacteaz jurnalele Consiliului i se centralizeaz actele ce ateapt
semntura suveranului. Primul ministru este ajutat de un secretar general n ale crui
atribuii intrau iniial raporturile cu secretarii generali ai ministerelor i lucrrile
curente ale Cancelariei Preediniei Consiliului de Minitri. n cadrul acestui
organism, a crui organizare a fost stabilit n 1918, se disting Serviciul direciunii
economice, Serviciul asistenei publice, Serviciul mesajelor regale, al decretelor,
jurnalelor i lucrrilor Consiliului de Minitri.
n aprilie 1920, Preedinia Consiliului de Minitri era structurat prin decret lege n:
a) Direciunea administrativ compus din Cabinetul Preedintelui Consiliului de
Minitri, Cancelaria preediniei, Biroul Contabilitii i al personalului; b) Direciunea
politic n cuprinderea creia intrau Biroul afacerilor politice, Biroul petiiilor i Biroul
presei.
Cu ncepere de la 1 ianuarie 1927 se nfiineaz Direciunea general a presei i
propagandei iar de la 2 august 1927 va funciona pe lng Preedinia Consiliului de
Minitri un Subsecretariat de Stat.
Structura Preediniei Consiliului de Minitri se modific n 1929 prin legea de
organizare a ministerelor, cuprinznd de acum nainte Cabinetul Preedintelui
Consiliului de Minitri, Cabinetul Subsecretariatului de Stat, Secretariatul general,
Direciunea informaiilor, Comisiunea disciplinar permanent a funcionarilor din
administraiile interioare i exterioare, Consiliul Superior al Aprrii rii. Ulterior

www.procomunita.ro

41

SUPORT CURS ARHIVIST

Consiliul economiei naionale (1932), Serviciul de cenzur a presei de pe lng


Ministerele de Interne i al Aprrii naionale (1937), Oficiul naional de turism,
Societatea de difuziune radiotelefonic din Romnia i Serviciul cinematografelor
(1938) intr n subordinea sa.
Consiliul de minitri este un organ de guvernare, execuie i deliberare. Fr a avea o
baz constituional (va fi prevzut nuai n Constituia din 1923) este consacrat
categoric prin legea rspunderii ministeriale din 2 mai 1879 care stipula rspunderea
solidar a membrilor cabinetului ministerial naintea dispoziiilor penale ale respectivei
legi, pentru faptele svrite n comun. Rspunderea ministerial poate fi politic,
civil i penal.
Consiliul exercit atribuiile regal pn la depunerea jurmntului de succesorul la
Tron, ncheie actele administrative de autoritate n baza diferitelor legi, autorizeaz
prezentarea proiectelor de lege Parlamentului, exercit atribuii de tutel, control i
supraveghere n materie de expulzare, extrdare, naturalizare, funcionarea persoanelor
juridice, administrarea avuiilor publice. Consiliul este compus din Minitri secretari
de Stat, deintori ai unui portofoliu. Decretul din 11 decembrie 1916 prevedea
posibilitatea numirii de minitri secretari de Stat fr portofoliu (numii mai trziu
minitri de Stat). Minitrii sunt asistai de subsecretari de Stat, a cror existen este
recunoscut n urma revizuirii Constituiei din 8 iunie 1884.
Ministerele sunt instituii fr personalitate juridic administraeaz interesele generale
ale statului care le sunt atribuite prin lege. Noi ministere nu pot fi nfiinate dect prin
lege. n 1866 existau apte ministere, de Interne, al Afacerilor Strine, de Justiie, de
Finane, al Cultelor i Instruciunii Publice, de Rzboi, de Agricultur, Comer i
Lucrri Publice. n 1883 se creeaz Minsterul Agriculturii, Comerului i Domeniilor,
cel al Lucrrilor Publice rmnnd de sine stttor. n 1908 se adaug un al noulea
minister, cel al Industriei i Comerului. Aceast structur ministerial se menine
pn la primul rzboi mondial, cnd se nfiineaz pentru aproximativ o jumtate de an
un Minister al Materialului de Rzboi.
n perioada interbelic, Legea de organizare a ministerelor (2 august 1929) fixa
numrul acestora la zece Interne, Externe, Finane, Justiie, Instruciune Public i
Culte, Armatei, Agricultur i Domenii, Industrie i Comer, Lucrri Publice i
Comunicaii, Munc, Sntate i Ocrotiri Sociale.

www.procomunita.ro

42

SUPORT CURS ARHIVIST

Parlamentul
Este format din dou camere, Adunarea Deputailor i Senatul, sistem ce precede
Constituia din 1866, datnd din vremea lui Al. I. Cuza. i desfoar lucrrile n
sesiuni ordinare cu durata de trei luni pn n 1923 i de cinci luni ncepnd din acest
an. Sesiunile ncep la data pentru care au fost convocate de Rege sau la 15 noiembrie
(15 octombrie din 1923) fr convocare. La deschiderea io nchiderea sesiunii
parlamentare se citea Mesajul Regal de obicei de ctre Rege (la deschidere) sau de
Preedintele Consiliului de Minitri (la nchidere).
Alegerea deputailor se face pentru o perioad de patru ani iar a senatorilor pentru opt,
cu o nnoire o dat la patru ani (din 1923 i mandatul senatorilor dureaz numai patru
ani). Mandatul se pierde individual prin demisie sau deces i colectiv prin dizolvarea
Parlamentului sau expirarea termenului pentru care acesta a fost ales. Membrii
Parlamentului se bucur de imunitate general i perpetu pentru toate actele svrite
n calitate de senator sau deputat. De asemenea sunt inviolabili, neputnd fi urmrii
sau arestai dect cu acordul Camerei din care fac parte.
n cadrul fiecrei adunri funcionau un birou definitv format din preedinte,
vicepreedini, secretari i chestori, comisii speciale i comisii permanente 16 la
Camer i apte la Senat.
Parlamentul exercit puterea legislativ, mpreun cu Regele. Discut, amendeaz i
voteaz proiectele de lege, att pe cele rezultate din iniiativ parlamentar i care
trebuie s poarte semnturile a 15 deputai sau apte senatori, ct i pe cele naintate de
Guvern n numele Regelui. Proiectele de lege sunt mai nti analizate n comisii i apoi
se supun discuiei Adunrii, n edin public.
Instituiile politice n timpul regimului comunist
Dup specificul obiectului lor instituiile politice din perioada comunist se mpreau
n:
1. Organele puterii de stat = corespund puterii legislative creia i se adaug organele
deliberative locale. Din aceast categorie fceau parte Marea Adunare Naional,
Prezidiul acesteia din 1961, Consiliul de Stat i, din 1974, Preedintele R. S. R. la nivel
central iar la nivel local diverse sfaturi/ consilii populare.
2. Organele administraiei de stat = desfurau o activitate executiv. Din aceast
categorie fceau parte Consiliul de Minitri (Guvernul din 1974), ministerele i
celelalte organe centrale de specialitate, organele exterioare ale acestora, birourile/
comitetele executive ale sfaturilor/ consiliilor populare.

www.procomunita.ro

43

SUPORT CURS ARHIVIST

Marea Adunare Naional


Denumirea apare pentru prima dat n legea 32 din 25 februarie 1948 care prevedea
dizolvarea Adunrii Deputailor (camera unic a Parlamentului din 1946) i trecea
asupra Marii Adunri Naionale sarcina elaborrii Constituiei Republicii Populare
Romne. Acest organism urma s exercite pe tot parcursul existenei sale atribuiile
Adunrii Legislative Ordinare. n Constituia din 13 aprilie 1948 Marea Adunare era
desemnat ca organ suprem al puterii de stat n R. P. R. i unic organ legislativ.
Atribuiile sale a rmas identice n Contituia din 1952, legea 1 din 25 m artie 1961 i
Constituia din 1965. n practic a rmas o instituie cu putere formal.
Adunarea era aleas iniial pentru 4 ani iar din 1975 pentru 5 ani. Teoretic se reunea n
sesiune ordinar de dou ori pe an, dou treimi din deputai sau Prezidiul MAN i din
1965 Biroul MAN putnd s convoace sesiuni extraordinare. Principala ei activitate
consta n ratificarea decretelor Prezidiului/ Consiliului de Stat dei fiecare constituie
(1948, 1952, 1965) a nzestrat-o cu atribuiile obinuite ale oricrei instituii legisaltive
legiferare, alegere i revocare a unor organe ale statului, control asupra acestora,
conducere a relaiilor internaionale, crora li se aduga i controlul de
constituionalitate.
Prezidiul Marii Adunri Naionale/ Consiliul de Stat
Prezidiul i are originea n organul colegial format din 5 membri (C. I. Parhon, tefan
Voitec, Mihail Sadoveanu, Gh. C. Stere, Ion Niculi ) care a fost desemnat prin legea
363 din 30 decembrie 1947 s exercite puterea executiv dup abdicarea Regelui.
Prezidiul MAN a fost creat prin Constituia din 1948. Avea un numr de 19 membri
alei de ctre MAN dintre proprii deputai. Atribuiile sale cuprindeau: emiterea de
decrete, interpretarea legilor, numirea i revocarea minitrilor la propunerea
preedintelui Consiliului de Minitri, declararea rzboiului i a mobilizrii la
propunerea guvernului, ntre sesiuni, ratificarea i denunarera tratatelor internaionale.
Constituia din 1952 reducea numrul membrilor la 17, fr a-i modifica simitor
atribuiile. Prin legea 1 din 25 martie 1961 Prezidiul era nlocuit de Consiliul de Stat.
Acesta era inclus printre organele supreme n stat, avnd practic rolul care n mod
tradiional revenea unui ef de stat. Constituia di 1965 revenea la numrul de 19
membri pentru Consiliul de Stat. Acesta stabilea data alegerilor pentru MAN i
organele locale, numirea i revocarea conductorilor organelor centrale administrative
cu excepia membrilor Consiliului de Minitri, stabilirea gradelor militare i acordarea
gradului de general, graierea, acordarea/ retragerea ceteniei, ratificarea/ denunarea
tratatelor, stabilirea rangului misiunilor diplomatice, reprezentarea RSR n relaiile
internaionale, prin preedintele su.

www.procomunita.ro

44

SUPORT CURS ARHIVIST

Preedintele Republicii Socialiste Romnia


n 28 martie 1974 MAN a aprobat legea 1/1974 care aducea modificri Constituiei,
introducnd la capitolul Organele supreme ale puterii de stat, pe lng Consiliul de
Stat i MAN, Preedintele Republicii Socialiste Romnia. Ales de MAN pentru un
mandat de 5 ani, acesta era considerat ef al statului i reprezentant al puterii de stat n
relaiile interne i internaionale. Era preedinte al Consiliului de Stat, din ale crui
atribuii erau desprinse propriile atribuii.
Organele locale ale puterii de stat
Constituia din 1948 mprea teritoriul Romniei n comune, pli, judee i regiuni.
La nivelul acestoraconsiliile populare locale alese pe patru ani cu rolul de a elabora
planul economic i bugetul local, menine ordinea, administra bunurile i interesele
locale, asigura respectarea legilor. Din snul acestora se alegeau comitetele executive,
ca organe de direcie i execuie. Consiliile i comitetele se subordonau consiliilor i
comitetelor de la nivel superior pe o scar ierarhic ce ducea pn la Marea Adunare
Naional i Consiliul de Minitri.
Legea 5 din 1950 stabilea o nou mprire administrativ teritorial a Romniei n 28
de regiuni, orae, raioane i comune, fiecare cu propriile sfaturi populare. Constituia
din 1952 a redus mandatul deputailor din sfaturile populare de la patru la doi ani.
Numrul regiunilor era de 18, fiind redus n 1956 la 16. Constituia din 1965 a
meninut organizarea anterioar dar a detaliat mai bine atribuiile i modul de
funcionare a sfaturilor, alese pe o durat de patru ani, cu excepia celor comunale
pentru care mandatul de doi ani a rmas n continuare valabil. Legea 1 din 16 februarie
1968 a modificat Constituia, prevznd o nou organizare a teritoriului Romniei n
judee, orae i comune. Termenul de sfaturi a fost nlocuit de consilii, ale cror
atribuii au fost sporite (puteau alege/ revoca judectorii, asesorii populari i procurorii
efi ai judeelor i ai municipiului Bucureti). Printr-o alt lege din acelai an s-au
constituit 39 de judee plus Municipiul Bucureti. n 1981 s-au nfiinat dou noi
judee, Giurgiu i Clrai i s-a desfiinat judeul Ilfov, formndu-se Sectorul Agricol
Ilfov.
Guvernul/ Consiliul de Minitri
Consiliul de Minitri exercita puterea executiv mpreun cu prezidiul RPR, conform
decretului 3 din 8 ianuarie 1948. Constituia din 1948 considera guvernul ca organ
suprem administrativ i executiv al RPR, fiind alctuit din preedintele Consiliului de
Minitri, unul sau mai muli vicepreedini i minitri care mpreun alctuiesc

www.procomunita.ro

45

SUPORT CURS ARHIVIST

Consiliul de Minitri (se observ c aceast noiune este echivalent cu cea de guvern).
Acesta rspundea n faa MAN iar ntre sesiuni, n faa Prezidiului. Realiza bugetul,
coordona ministerele, dirija i planifica economia naional, meninea ordinea public
i securitatea, conducea politica general a statului n relaiile internaionale, organiza
i nzestra armata. Constituia din 1952 prevedea n detaliu componena Consiliului de
Minitri preedintele acestuia, vicepreedinii, minitrii aflai n fruntea celor 28 de
ministere crora li se adugau preedinele Comitetului de Stat al Planificrii, al
comisieiControlului de Stat, al Comitetului de Stat al Aprovizionrii, al Comitetului de
Stat pentru Colectarea Produselor Agricole, al Comitetului nvmntului Superior, al
Comitetului pentru Cinematografie, al Comitetului pentru Art. Constituia din 1965
nu a adus nouti semnificative n ceea ce privete guvernul.

5.2 Facilitarea accesului utilizatorilor la documente


5.2.1. Proceduri privind liberul acces la documente
ntocmirea unui set de proceduri privind liberul acces la documente trebuie s
porneasc de la principiile Recomandrii Consiliului Europei Nr. R (2000)13 privind o
politic european asupra accesului la arhive. Conform acesteia accesul la arhive este
un drept de care ar trebui s se bucure toi utilizatorii n mod gratuit, indiferent de
naionalitate, statut sau funcie. n cazul arhivelor publice legislaia ar trebui s
prevad deschiderea fr restricii sau o perioad general de protecie. Excepiile de
la aceast regul general ar trebui s aib o baz legal i s se ntemeieze pe
principiul protejrii intereselor publice majore sau a persoanelor particulare fa de
comunicarea de informaii privind viaa lor privat. Interdicia aceesului trebuie s se
fac pentru o perioad definit. Instrumentele de cutare trebuie s cuprind toate
arhivele i s le semnaleze, dac este cazul, pe cele care au fost excluse. Chiar i atunci
cnd instrumentele de cutare semnaleaz existena unor documente clasificate i cu
condiia c ele nsei nu conin informaii protejate conform legii, acestea vor fi uor
accesibile, astfel nct utilizatorii s poat solicita permisiune special de acces.
Acordarea acestei permisiuni se va face n condiii identice pentru toi utilizatorii. Se
poate acorda i o permisiune la extrase sau date pariale, utilzatorul fiind informat
despre acest aspect. Refuzul se va comunica n scris, persoanei creia i s-a dat o
decizie negativ, lsndu-i-se posibilitatea de a se adresa instanei.

www.procomunita.ro

46

SUPORT CURS ARHIVIST

5.2.2. Prevederi legislative privind accesul la documente


Accesul la documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional este asigurat (art. 5
alin. d din legea Arhivelor) n principal de Arhivele Naionale crora creatorii i
deintorii de documente sunt obligai s le predea aceste documente dup un anumit
timp de la crearea lor, n funcie de tipul acestora: a) documente fotografice i pelicule
cinematografice la 20 de ani de la creare; b) documentele scrise dup 30 de ani de la
crearea lor; c) documenele tehnice dup 50 de la crearea lor; actele de stare civil dup
100 de ani de la crearea lor (art. 13 din legea Arhivelor). Sunt scutite de obligaia
depunerii documentelor la Arhivele Naionale Ministerul Aprrii Naionale,
Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii
Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei
naionale precum i Academia Romn (art. 14 din legea Arhivelor). De asemenea
documentele pot fi pstrate de creatori chiar dac s-a depit termenul depunerii la
Arhivele Naionale, cu acordul acestei instituii n lipsa spaiilor necesare depozitrii
materialului arhivistic (art. 12 din Legea Arhivelor).
- Moduri de utilizare/ accesare a documentelor aprinnd Fondului Arhivistic Naional:
- Cercetare tiinific
- Rezolvare unor lucrri administrative
- Aciuni educative
- Informri
- Eliberarea unor copii, certificate, extrase
- Elaborarea unor publicaii
Condiii n care pot fi cercetate documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional:
- n general documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional pot fi cercetate dup
trecerea a 30 de ani de la crearea lor
- Documentele medicale se dau n cercetare la 100 de ani de la crearea lor
- Dosarele personale se dau n cercetare la 75 de ani de la crearea lor
- Documentele privind viaa privat a unei persoane se dau n cercetare la 40 de ani de
la moartea acesteia
- Documentele referitoare la sigurana i integritatea naional se dau n cercetare la
100 de ani de la crearea lor
- Documentele privind afacerile criminale se dau n cercetare la 90 de ani de la crearea
lor

www.procomunita.ro

47

SUPORT CURS ARHIVIST

- Documentele fiscale se dau n cercetare la 50 de ani de la crearea lor


- Documentele notariale i judiciare se dau n cercetare la 90 de ani de la crearea lor
- Documentele societilor comerciale cu capital privat se dau n cercetare la 50 de ani
de la crearea lor
- Registrele de stare civil se dau n cercetare la 100 de ani de la crearea lor
- Stabilirea de termene mai mari de 30 de ani pentru darea n cercetare a cotegoriilor de
documente enumerate mai sus a fost motivat de faptul c acestea pot leza drepturile i
libertile cetenilor sau privesc integritatea teritorial i inependena statului romn.
Alte cauze care pot determina ngrdirea accesului utilizatorilor la documente sunt
starea necorespunztoare de conservare i insuficienta prelucrare arhivistic.
5.3. Rezolvarea solicitrilor din partea petenilor
5.3.1. Metodologia de nregistrare a solicitrilor
n momentul primirii, cererile se verific pentru a vedea dac acestea conin
elementele
necesare efecturii cercetrii: numele, prenumele si adresa solicitantului, serie si nr.
B.I./C.I., pasaport, C.N.P.- ul, eventual alte nume purtate, obiectul solicitrii, date
specifice
privind identificarea actului/ actelor solicitat(e): genul actului/ actelor, instituia
emitent,
data emiterii, localitatea, numele persoanei pentru care s-a eliberat actul/ actele,
calitatea
(persoan ndreptit, succesor sau reprezentant legal) pe care o are solicitantul n
cazul n
care nu este titularul actului respectiv.
Toate solicitrile se vor ntregistra dar vor fi repartizate spre rezolvare numai acelea
care cuprind datele menionate mai sus. Pentru solicitrile incomplete se va solicita
comunicarea de informaii suplimentare iar termenul de rezolvare a acestora va curge
numai din momentul primirii acestora.
5.3.2. Criterii de regsire a informaiilor
n funcie de obiectul solicitrii, de rezoluia superiorului ierarhic, folosindu-i
cunostinele profesionale i experiena practic, personalul cu atribuii de rezolvare a
cererilor efectueaz urmtoarele operaiuni, n vederea identificrii, n documentele
deinute, a informaiilor solicitate:
- cercetarea inventarelor fondurilor i coleciilor arhivistice;

www.procomunita.ro

48

SUPORT CURS ARHIVIST

- selectarea cotelor i scoaterea unitilor arhivistice ce urmeaz a fi cercetate, adic


numerele dosarelor i anii acestora;
- identificarea informaiilor n cuprinsul documentelor;
- completarea registrului de depozit si a foii de folosire a unitilor arhivistice
cercetate;
Vor fi cercetate fondurile/coleciile care pot conine informaii referitoare la obiectul
solicitrii. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, se
consemneaz n registrul de depozit. n locul dosarului scos pentru cercetare se va
introduce n raft o fi de control ; fia se va anula la rearhivarea dosarului.
5.3.3. Metodologia eliberrii actelor
Cele mai frecvente tipuri de documente care se elibereaz n urma solicitrilor sunt :
-

certificatul, de vechime n munc, de studii (de colaritate) ;


extrasul ;
copia xerox/scanat ;

Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelo rezultate din


documente, care sunt n legtur direct cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fr a ntregi perioadele pentru care nu exist documente. n certificat nu vor
fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu coninutul documentelor
care au stat la baza ntocmirii lui. Datele se expun n ordine lor cronologic i nu n
ordinea documentelor din care au fost extrase. Datele privind activitatea unei persoane
fizice, n diferite locuri de munc, se includ ntr-un singur cartificat. n cazul n care
petentul a lucrat sub mai multe nume, se vor meniona toate acese nume, cu perioadele
de timp corespunztoare. n textul certificatului nu se admit tersturi sau completri
printre rnduri.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, cu
cerneal. Referatul este ntocmit de persoana care a fcut cercetarea. El va conine
datele aflate n documente, n legtur cu cele solicitate de petent, precum i numerele
tuturor documentelor cercetate.
Certificatul se elibereaz nsoit de o adres. n adres se vor trece perioadele pentru
care lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele solicitantului.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date privind obiectul cererii, dar se cunoate
unitatea deintoare a acestor documente, cererea, n original, se va trimite spre
rezolvare unitii respective, comunicndu i-se i solicitantului acest lucru. Copia de

www.procomunita.ro

49

SUPORT CURS ARHIVIST

pe cererea trimis spre rezolvare ctre alt unitate, adresa ctre unitatea respectiv i
adresa prin care se comunic petentului acest lucru, se claseaz, ca i celelalte cereri.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra
exactitii datelor comunicate.
Extrasul este o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronic, scanare
sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document,
care fac referire direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Prile din textul documentului care nu se transcriu, nefiind n legtur cu obiectul
cererii, vor fi indicste prin puncte de suspensie. Nu este permis s se reuneasc ntr-un
singur extras pasaje din mai multe documente.
Pasajele care pot anula total sau parial sensul coninutului vor fi, de asemenea,
reproduse.
Locurile indescifrabile din documente, corecturile, tersturile, cuvintele i expresiile
asupra crora exist ndoieli se menioneaz n note. Nota va fi semnat de lucrtorul
care a efectuat-o i va purta tampila insituiei.
n cazul n care un extras este alctuit din mai multe file, la sfritul fiecrei file se va
trece ./., pentru a evidenia faptul c extrasul este ntocmit din mai multe file.
Copia este reproducerea prin xerografiere, fotografiere, editare electronic, scanare
sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document,
care fac referire direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Copiile i extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz.
Certicatele, extrasele, copiile se elibereaz personal solicitantului sau
mputernicitului legal, pe baz de semntur, cu meniunea numrului i seriei actului
de identitate i a datei eliberrii sau se expediaz prin pot.
Certicatele, extrasele, copiile eliberate vor fi nsoite obligatoriu de o adres de
naintare ctre solicitant.
Certificatele, extrasele, copiile, adresele de naintare, se vor ntocmi n 2 (dou)
exemplare, din care unul se va nmna solicitantului sau mputernicitului legal, iar unul
se va clasa mpreun cu cererea.

www.procomunita.ro

50

SUPORT CURS ARHIVIST

Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale
aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie
certificat de responsabilul cu arhiva.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv nu deine documentele
solicitate, se va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. n acest
caz, rspunsul ctre solicitant, ine loc i de adres de naintare.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv deine documente n care s-ar
putea regsi documentele solicitate, dar documentele care fac obiectul cererii nu se
regsesc, se va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. i n
acest caz, rspunsul ctre solicitant, ine loc i de adres de naintare.

6. Arhivarea electronic
Conform Legii 135/2014 privind arhivarea documentelor n form electronic, arhiva
electronic este sistemul electronic de arhivare, mpreun cu totalitatea documentelor
n form electronic arhivate. Arhiva electronic este administrat de o persoan fizic
sau juridic (administrator al arhivei electronice), acreditat de autoritatea de
reglementare i supraveghere specializat n domeniu.
Sistemul electronic de arhivare este sistemul informatic destinat colectrii, stocrii,
organizrii i catalogrii documentelor in form electronic n scopul conservrii,
consultrii i redrii acestora.
Primirea unui document n form electronic in arhiva electronic este conditionata de
indeplinirea urmatoarelor cerinte:
- semnarea documentelor n form electronic, cu semnatura electronic extinsa a
titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare
semnatura electronic;
- valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra
documentului;
- depunerea cheii de criptare i decriptare pentru documentele criptate care cad sub
incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile i completarile ulterioare;
- transmiterea de ctre administratorul arhivei electronice a unei fie, n form
electronica ce va conine urmtoarele informaii:
a) proprietarul documentului n form electronic;
b) emitentul documentului n form electronic;

www.procomunita.ro

51

SUPORT CURS ARHIVIST

c) titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;


d) istoricul documentului n form electronic;
e) tipul documentului n form electronic;
f) nivelul de clasificare a documentului n form electronic;
g) formatul digital in care este arhivat documentul n form electronic;
h) cuvintele-cheie necesare identificarii documentului n form electronic;
i) elementele de localizare a suportului fizic;
j) identificatorul unic al documentului n form electronic, n cadrul arhivei
electronice;
k) data emiterii documentului;
l) data arhivrii;
m) termenul de pastrare a documentului
n cazul n care documentul n form electronic a fost generat prin transferarea
informaiei de pe suport analog pe suport digital, fia va conine in plus urmatoarele
informaii:
a) referiri la proprietarul originalului i locaia in care se gsete originalul;
b) metoda de transfer utilizat;
c) dispozitivul hardware utilizat;
d) programul de calculator utilizat
Documentul n form electronic ce indeplinete condiiile de mai sus de ctre
administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronic, n care se atest i faptul
c documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotarrii titularului
dreptului de dispoziie asupra documentului. Documentul n form electronic, astfel
identificat, este arhivat in locaia stabilit de administratorul arhivei electronice
n vederea conservrii arhivei electronice, administratorul este obligat pstreze codulsurs al tuturor programelor utilizate pentru construirea si exploatarea arhivei
electronice, n fiiere semnate electronic si clasificate i s depun la Arhivele
Nationale o copie a codului-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea si
exploatarea arhivei electronice. Are de asemenea obligaia s asigure intreinerea si sa
pun la dispoziie programe informatice, care s permit translatarea oricarui
document n form electronic, arhivat din formatul in care a fost generat intr-un
format care sa permita vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la
nivelul tehnologiilor n uz curent.
Regimul de acces la un document in form electronic, precum si modificarea acestuia
se stabilesc exclusiv de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului
printr-un act, care va fi semnat att de titularul dreptului de dispoziie asupra
documentului, ct si de administratorul arhivei electronice.

www.procomunita.ro

52

SUPORT CURS ARHIVIST

Arhivele electronice sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu


respectarea normelor privind asigurarea integritii i securitii documentelor in form
electronica, securitii si integritii spaiului ocupat de echipamentele care gzduiesc
arhivele electronice, recuperrii informaiei in urma dezastrelor natural/.

Glosar
administrarea arhivelor = ansamblul activitilor care privesc constituirea, evidena,
prelucrarea, pstrarea, conservarea i punerea n folosire a arhivelor.
arhiv neprelucrat = ansamblu de documente (fond/colecie, pri de fond/colecie)
asupra crora nu s-au efectuat activiti de ordonare, luare n eviden, selecionare etc.
sau, din diverse motive, rezultatele unor astfel de aciuni au fost anulate.
arhiv prelucrat = ansamblu de documente cu forme de evidena corespunztoare,
ordonat i selecionat.
categorie de documente = clas de documente care au drept criteriu comun de asociere
forma sau coninutul similar, al referirii la aceeai problem, persoan etc. i scopul de
a facilita regsirea sau administrarea.
colecie arhivistic = totalitatea documentelor grupate de o persoan juridic sau fizic
conform unui anumit criteriu, fr a ine seama de proveniena lor sau de existena
unor legturi organice.
compartiment creator = termen generic pentru orice parte structural a unui creator
(direcie, serviciu, birou etc.), care, n urma desfurrii activitii sale, a produs,
acumulat i pstrat materiale documentare (de obicei, pri structurale ale fondului
arhivistic).
constituire u.a. = alctuirea fizic a unei u.a., prin legarea documentelor ntr-o grupare
compact i care nu se poate desface fr deteriorarea fizic a documentelor. a nu se
confunda cu gruparea documentelor.
cot = ansamblu de semne alfanumeric care asigura individualizarea (fizic i
intelectual) a unei uniti arhivistice.
creator de arhiv = organizaia care, n urma desfurrii activitii sale, a produs,
acumulat i pstrat un fond arhivistic; a nu se confunda cu autorul unui act.
creator i deintor de arhiv = persoane fizice sau juridice, creatoare i deintoare de
documente care fac parte din FAN.
data documentelor = element care individualizeaz momentul crerii unui document
(momentul de timp n care a fost ntocmit documentul). n funcie de sistemul de
eviden al creatorului, data cronologic poate fi dat istoric (data efectiv de
ntocmire) i dat arhivistic (data de nregistrare ntr-o eviden). De asemenea, la un

www.procomunita.ro

53

SUPORT CURS ARHIVIST

document se mai poate ntlni data evenimentului la care se refer coninutul, data
anexelor etc.
depozit de arhiv = spaiu special amenajat destinat pstrrii i conservrii
documentelor.
descrierea arhivistic = crearea unei reprezentri fidele a unei uniti de descriere, prin
culegerea, analizarea, organizarea i nregistrarea informaiilor care servesc la
identificarea, administrarea, localizarea i explicarea materialului arhivistic, a
contextului i a sistemului de administrare care l-a produs.
document = nscrisuri oficiale sau particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice
i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i
electronice.
document activ = document aflat n faza de arhiv curent, fr a fi constituite
dosarele i predate la depozitul de arhiv al creatorului.
document semiactiv = document aflat n faza de arhiva intermediar (de depozit) la
creator.
echipament de depozitare = mobilier destinat exclusiv pentru depozitarea n bune
condiii a arhivei: rafturi, rastele, dulapuri etc.
foaie de folosire = list a persoanelor care au cercetat informaiile dintr-o u.a.
foaie volant = hrtie (sau alt suport papetar), luat n considerare individual, nelegat
de alt entitate fizic.
fond arhivistic = totalitatea documentelor create, primite sau acumulate, n decursul
activitii sau existenei unei persoane juridice sau fizice, independent din punct de
vedere organizatoric.
fond deschis = fond al crui creator nc produce documente.
fond nchis = fond al crui creator i-a ncetat activitatea i care, dup transferul la
ANR, nu mai este susceptibil de a furniza noi transferuri de documente.
gen documentar = ansamblu de documente care se individualizeaz pe baza unor
caracteristici fizice (de ex., acuarel, desen, plan, registru) i/sau de coninut (rapoarte,
inventare, state de plat). ntlnit uneori sub denumirea tip de document.
instrument de eviden = document cu caracter de sintez prin care se furnizeaz
informaii durabile i precise prin nregistrarea i controlul proceselor, documentelor,
persoanelor etc. din punct de vedere cantitativ i calitativ.
Instrumentele pot fi de mai multe tipuri:
instrument de eviden fizic = instrumentul de eviden care conine informaii
referitoare la cantitate i la caracteristicile fizice ale documentelor.

www.procomunita.ro

54

SUPORT CURS ARHIVIST

instrument de eviden intelectual = instrumentul de eviden care conine informaii


referitoare la coninutul informaional al documentelor, la relaiile cu alte materiale
arhivistice i la contextul crerii documentelor. n cadrul prezentului material,
instrumentul de eviden intelectual este denumit i instrument de informare.
instrument de eviden al creatorului = instrumentul de eviden produs de creator
pentru evidena materialelor arhivistice proprii; n mod tradiional, sunt denumite
instrumente contemporane de eviden.
inventar arhivistic = instrument de eviden care cuprinde informaii despre materialul
arhivistic pn la nivel de u.a. Inventarele pot fi sintetice (accentul cade pe existentul
fizic, cu o descrie minimal a coninutului; structura fondului poate fi una liniar) sau
inventare analitice (accentul cade pe coninutul u.a., prezentate obligatoriu n contextul
ierarhic al celorlalte uniti de descriere).
list de coresponden = instrument de eviden care asigur echivalarea unor cote noi
cu unele anterioare. Servete la stabilirea istoricului cotelor unor u.a.
material arhivistic = documente de forme i genuri diferite, grupate n fonduri i
colecii i care fac obiectul activitilor de administrare arhiv.
mijloace de protecie = ambalaje (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) care au rolul
de a proteja materialul arhivistic.
nivelul descrierii = poziia n schema de ordonare a unitii de descriere.
operaiune arhivistic = una din etapele intervenite n prelucrarea fondului (ordonare,
inventariere, descrierea, selecionarea etc.)
ordonarea = activitatea de organizare a materialului arhivistic n concordan cu
principiile profesionale sau dup criterii fizice ori administrative. Ordonarea poate fi :
Ordonare intelectual, ce presupune operaiunea arhivistic de grupare a
documentelor, conform cu prevederile principiilor arhivistice i a criteriilor de
ordonare, cu scopul de a re-crea legtura logic i funcional ntre fonduri, pri
structurale i uniti arhivistice, astfel nct s fie facilitate identificarea i folosirea
acestora.
Ordonare fizic, ce presupune aranjarea u.a. ntr-un anumit loc n spaiul de
depozitare.
parte structural = termen care desemneaz uniti componente ale organigramei unui
creator, respectiv ansamblul documentelor dintr-un fond rezultate din activitatea
acesteia.
prelucrare arhivistic = ansamblul activitilor efectuate n scopul realizrii ordonrii,
evidenei fizice i intelectuale, a selecionrii i pstrrii documentelor de arhiv.
raft = mobilier constnd dintr-un ir vertical de polie, fixate prin stlpi laterali.

www.procomunita.ro

55

SUPORT CURS ARHIVIST

schema de ordonare = reprezentare simplificat a prilor structurale i gruprilor de


documente ale unui fond arhivistic.
selecionare = operaiunea arhivistic de stabilire a valorii arhivistice a unitilor
arhivistice dintr-un fond sau colecie (evaluare), n vederea pstrrii permanente a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminrii celor lipsite
de importan.
serie = totalitatea documentelor, grupate sau nu n u.a., care sunt adunate i pstrate
laolalt n procesul obinuit de activitate al unei organizaii, pe baza coninutului
similar, a referirii la aceeai problem, persoan etc. i cu scopul de a facilita regsirea
sau administrarea. Seria este rezultatul ncadrrii documentelor ntr-o anumit
categorie.
structura organizaional = reprezentarea unui creator pe baza diviziunilor din
organigram.
unitate arhivistic = element component al unui fond sau unei colecii arhivistice, care
se individualizeaz prin coninutul i forma sa i care ocup o poziie distinct n
instrumentul de eviden fizic al fondului sau coleciei.
unitate documentar = cea mai mic unitate intelectual existent ntr-un fond.
Unitatea documentar poate fi identic cu unitatea arhivistic, mai ales pentru
fondurile medievale.
unitatea de descriere = orice grupare de documente, identificat ca atare prin
ordonarea arhivistic (intelectual), ce face obiectul descrierii.

www.procomunita.ro

56