Importancia y

mtodos para
el manejo de
documentos
Mdulo III, Submdulo 1

Conservacin de
comunicaciones
escritas
En el mundo de los negocios se
requiere que las relaciones
comerciales se determinen de tal
manera que slo la comunicacin
escrita lo hace.

Tipos de
comunicaciones
escritas

Circular
Memorando
Convocatoria
Acta de reunin
Minuta de reunin
Informes
Facturas
Requisiciones
Carta comercial
Oficios

Certificados
Felicitaciones
Invitaciones
Saludos
Cartas

a la prensa
Telegramas
Etc.

Proceso
administrativo
de la oficina

Cada
departamento

Manejo de
documentos y
archivo

Custodiar
Guardar
Controlar
Utilizar
Crear
Disponer

Terminologa especfica

Archivonoma. Ciencia en la que se aprende el

arte de archivar.
Archivar. Sistema para organizar y guardar los
documentos en forma ordenada y eficiente en un
archivero.
Sistema. Conjunto de normas establecidas para el
funcionamiento adecuado de algo.
Archivero. Mueble que rene las caractersticas
adecuadas para la proteccin de los
documentos. Fichero de informtica que se
almacena fuera del ordenador .

Terminologa especfica

Archivista. Persona que tiene a su cargo un

archivo.
Archivo. Sitio donde se custodian o guardan
documentos.
Gaveta. Cajn de un archivero.
Marbete. Letrero central que sirve para
identificar lo que contiene cada gaveta.
Gua con ojete. Indicadores que contiene
una gaveta con letras del alfabeto, ttulos
geogrficos o numricos.
Bloques seguidores. Sirven para sostener y
comprimir los expedientes dentro de la
gaveta.

Terminologa especfica
Gua

principal. Indica de primera a

sptima posicin, de acuerdo con el
ancho de la gaveta. Sirve de base para
la ordenacin de los expedientes.
Gua secundaria. Auxiliar de una gua
principal. Sirve para facilitar la
localizacin de los expedientes.
Gua especial auxiliar. Se utiliza despus
de una gua principal para subdividir esa
seccin.

Terminologa especfica

Gua fuera. Gua con cejilla central o lateral

que se utiliza para indicar que un expediente
fue prestado.
Expediente individual. Carpeta o folder que
rene de tres documentos en delante de una
misma persona, empresa o asunto.
Expediente miscelneo. Carpeta o folder que
contiene documentos de diferentes
corresponsales.
Ttulo. Smbolo que se utiliza para la rotulacin
de las guas del sistema elegido, y puede ser
una letra, un nmero o un nombre. Tambin
aparece en el documento.

Ciclo de
vida de un
documento
comercial

Creacin o recibo
Archivo y proteccin

Utilizacin
Transferencia
Eliminacin

Importancia
del proceso de
archivar
Los

documentos que deben ser

guardados en los archivos provienen de
dos fuentes:
Los

que se originan fuera de la empresa

(externos) y que generalmente son
recibidos en original.
Los que se originan dentro de la empresa
(internos) los cuales pueden ser copias.

Importancia del
proceso de archivar

Instructivo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

10.

Describir fsicamente el lugar y gavetas

Explicar el sistema de clasificacin
Realizar una clasificacin previa
Definir qu tipo de carpeta usars
Elegir folders de diferentes colores
Archivar siempre a la misma hora
Utilizar los folders vacos para fuera
Depurar el archivador cuando menos
Hacer una gua de todos los
expedientes
Reflexionar sobre el funcionamiento del
sistema de archivo implementado

Conceptos bsicos para archivar

Cuestionario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Cules son las propiedades de la comunicacin

escrita?
Por qu se considera que la comunicacin escrita
puede ser un medio de prueba legal?
Mencione algunos tipos de comunicacin escrita
empresarial.
Cules son las acciones que se llevan a cabo en el
manejo de documentos, adems del archivo?
Escribe la definicin de la palabra sistema.
Escribe la definicin de gua principal.
Cules son las cinco etapas en el ciclo de vida de un
documento comercial?
Cules son las dos fuentes de origen del material que
debe ser archivado?
Por qu es importante que se realice un instructivo
para localizar documentos?
Define el trmino ttulo.

Lista de cotejo para evaluar el

cuestionario
INDICADOR

SI CUMPLE

NO CUMPLE

PONDERACIN

Tiene las diez

preguntas

Las diez
preguntas
estn
contestadas
correctamente

Est escrito en
el cuaderno

Es entregado
en la fecha
indicada

TOTAL

Mapa mental
Elabore un mapa mental del primer
contenido del tema.
Un mapa mental es una forma grfica de
expresar los pensamientos en funcin de los
conocimientos que han sido almacenados
en el cerebro. Su aplicacin permite
expresar los aprendizajes y asociar ms
fcilmente nuestras ideas.

Mapa mental
Caractersticas de los mapas mentales:
a) El asunto o concepto que es motivo de nuestra
atencin o inters se expresa en una imagen
central.
b) Los principales temas del asunto o concepto
irradian la imagen central de forma ramificada.
c) Las ramas tienen una imagen y/o palabra
clave impresa sobre la lnea asociada.
d) Los puntos menos importantes tambin se
representan como ramas adheridas a las ramas
de nivel superior.
e) Las ramas forman una estructura conectada.

Lista de cotejo para evaluar el

mapa mental
INDICADOR

SI
NO
PONDERACUMPLE CUMPLE CIN

Tiene imagen central

Los temas principales son

ramificaciones que derivan de la
imagen central

Los temas principales tienen una

imagen y/o palabra

Los temas menos importantes son

ramas que derivan de los temas
principales

Las ramas forman una estructura

conectada

2
TOTAL

Estudio de casos 1
Juan Rodrguez es propietario de una
estacin de gasolina. l le dice a su
amigo Toms Martnez que no
necesita implantar un sistema para
guardar sus documentos, porque su
negocio es muy pequeo.
Si usted fuera Toms,
respondera a Juan?

qu

le

Estudio de casos 2
Patricia Rojas quiere trabajar en la
empresa de bienes races de su to. Ella
afirma que no va a tomar un curso de
Archivonoma porque le ser fcil llevar el
control de los documentos, aunque no
tenga
estudios
administrativos,
ni
secretariales.
Estn ustedes de acuerdo con ella?
Creen que pueda lograr el propsito de
todo sistema de archivo? Por qu?

Rbrica para evaluar los

estudio de caso
Indicadores
/Niveles

Excelente (5 Pts.)

Bueno (3 Pts.)

Regular (1 Pto.)

Conclusiones

Escribe, cuando
menos, 2
conclusiones
derivadas del
caso.

Escribe, cuando
menos, una
conclusin
derivada del
caso.

Escribe
conclusiones
pero no
derivadas del
caso.

Soluciones

Las solucin se
fundamenta
claramente en los
contenidos
analizados en el
contenido 1.

La solucin tiene
poca claridad y
se fundamenta
en los contenidos
analizados en el
contenido 1.

La solucin no es
clara y se
fundamenta slo
en algunos
contenidos del
contenido 1.

Trabajo en
equipo

En todo momento
trabaj con sus
compaeros para
solucionar el
caso.

Casi siempre
trabaj con sus
compaeros
para solucionar
el caso.

Casi nunca
trabaj con sus
compaeros
para solucionar
el caso.

Pun
-tos

Bibliografa
Archivonoma
Thala Domnguez
Corona
Gilbert Kahn, Ed. D.
Theodore Yerian, Ph. D.
Jeffrey R. Stewart, Jr. De.
D.
McGraw-Hill
Mxico
2001

Constructivismo
Estrategias para
aprender a aprender
Julio H. Pimienta Prieto
Pearson
Prentice Hall
Mxico
2005