MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

Managementul financiar al
unui proiect

Bugetul proiectului
Costurile corespunztoare unui proiect sunt, de obicei, de trei
tipuri (n cazul n care documentele sursei de finanare nu fac
alte precizri):
- costuri de personal;
- costuri directe;
- costuri administrative.
a) Costurile de personal reprezint cheltuielile pentru
toate persoanele implicate n proiect (direct sau indirect),
fie c este vorba despre angajai proprii sau colaboratori
externi.
Atunci cnd care expunei aceste cheltuieli, oferii
informaii cu privire la modalitatea de calcul, nu trecei
direct suma.
De exemplu, dac n proiect particip un specialist n
resurse umane, care are un salariu curent de 400 /lun,
lucreaz n proiect din octombrie pn n mai (8 luni)
timp de 4 ore/zi (50 %), atunci modalitatea de calcul este:
400 x 50 % x 8 luni = 1600

b) Costuri directe reprezint celelalte cheltuieli (nu de

personal) pe care nu le-ai face dac nu s-ar derula
proiectul:
- cheltuieli de deplasare;
- cheltuieli pentru tiprituri;
- chirii ale unor spaii dedicate exclusiv proiectului;
- achiziii de echipamente.

c) Costurile indirecte (costurile administrative) se refer

la acele cheltuieli pe care le-ai face indiferent dac
proiectul se deruleaz sau nu.
De exemplu, chiria pe care o pltii pentru un birou n
care pot lucra 4 angajai este de 500 /lun. Dac
proiectul este aprobat, n acel birou va lucra i
managerul de proiect. Prin urmare, din chiria pe lun
poate fi trecut pe proiect, acelai lucru poate fi fcut i
pentru cheltuielile de ntreinere (proporional).

Depirea costurilor planificate

n mod aproape invariabil, proiectele se deruleaz cu costuri mai mari
dect cele planificate. Acest lucru se ntmpl din cel puin trei motive:
- bugetul propus spre aprobare a fost proiectat ntr-un mod mult prea
optimist (aceasta poate fi i o tehnic prin care s fie asigurat aprobarea
ca atare; nu recomandm adoptarea sa din moment ce un proiect trebuie
aprobat i derulat);
- ntrzierile, depirile termenului limit, variaiile fa de planul de activiti
iniial, modificrile operate n mijlocul proiectului se traduc n mod automat
n costuri suplimentare;
- riscurile fie nu au fost anticipate, fie au fost subevaluate; contracararea
riscului, atenuarea impactului se realizeaz cu costuri suplimentare.
n momentul n care proiectai bugetul i alocai o sum aparte pentru
cheltuieli neprevzute". Asigurai-v c aceste cheltuieli sunt eligibile din
punctul de vedere al finanatorului i ncercai s meninei valoarea acestei
sume la un nivel ct mai sczut.

Alte recomandri privind bugetul

Includei toate cheltuielile absolut necesare! Bugetul trebuie s fie fezabil (trebuie s
asigure realizarea activitilor n economia real) nu doar pe hrtie. Orice omisiune
esenial duce, n faza de implementare, fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste
cele aprobate (ceea ce, de multe ori echivaleaz cu anularea proiectului), fie la solicitri
de modificare a bugetului, acceptate de ctre finanatori n mod excepional i ntre
anumite limite.
Articolele de buget trebuie s reflecte activitile menionate n propunerea propriu-zis.
n cazul n care Ghidul solicitantului cuprinde precizri cu privire la sumele maxime
admise pentru diverse categorii de cheltuieli (procentaje din buget pentru echipamente,
pentru diurn, pentru cheltuieli de personal), urmai ndeaproape aceste precizri!
Nu supradimensionai cheltuielile peste strictul necesar! n afar de cheltuielile strict
necesare, finanatorii nu sunt dispui s finaneze dect cheltuielile derivate sau legate de
funcionarea programului n ansamblu - cheltuieli de promovare, de evaluare periodic a
stadiului implementrii, de redactare a rapoartelor.
Nu v stabilii drept obiectiv solicitarea sumei maxime pe care o ofer finanatorul pentru
un proiect!

Alte recomandri privind bugetul

Asigurai cofinanarea (contribuia local), dovedind cu documente c dispunei de bunurile materiale,
personalul i resursele financiare propuse! ncercai s asigurai un nivel al cofinanrii mai mare dect cel
solicitat n mod expres de ctre finanator! O contribuie proprie mai mare poate indica interesul i
seriozitatea solicitantului, faptul c solicitantul este dispus s rite o parte mai mare din resursele proprii n
proiect.
Citii cu atenie informaiile cu privire la ponderea contribuiei proprii, dac este vorba despre un procent
din suma maxim care poate fi solicitat sau dac este vorba despre un procent din bugetul total al
proiectului.
Este posibil ca proiectul s nceap nainte ca suma oferit de finanator s soseasc n contul
organizaiei promotoare. Contribuia proprie a solicitantului trebuie s poat acoperi cheltuielile de
funcionare ale proiectului n aceast perioad.
inei cont de faptul c suma oferit de finanator poate s soseasc n trane. Contribuia proprie a
solicitantului trebuie i ea astfel ealonat astfel nct s susin funcionarea proiectului ntre tranele
respective.
ntregul
proces
de
evaluare
a
proiectelor
participante
la
licitaie, de ncheiere a contractelor, de ncepere efectiv a finanrii prin acordarea
sumei solicitate dureaz cteva luni. Acest interval poate influena unele categorii
de cheltuieli. Estimarea eventualelor venituri aduse de proiect trebuie s in seama
de modificarea conjuncturii economice care poate interveni n aceast perioad.

14. Parteneriatul
(atunci cnd proiectul este conceput pentru a se derula n parteneriat)

La aceast rubric se trec informaii despre:

- fiecare instituie partener (dup formatul n care este descris
instituia promotoare sau dup formatul solicitat de finanator);
- relevana parteneriatului pentru realizarea proiectului;
- contribuia pe care o are fiecare instituie partener n proiect:
- contribuia sub form de activiti;
- contribuia financiar.

De reinut!
- Nu invitai parteneri n proiect doar pentru a respecta un criteriu
administrativ.
- Concepei parteneriatul ntr-o modalitate ct mai realist, care este
apropiat de cerinele proiectului i care s conduc la eficientizarea
activitii n proiect.
- Nu alegei partenerii exclusiv n funcie de prestigiu, credibilitate,
importan, ci i n funcie de domeniul pe care l vizeaz proiectul.
- Concepei parteneriatul din timp, nu cu o zi naintea termenului limit.
Nu lansai invitaia de a participa n proiect fr a oferi informaii cu
privire la propunerea de proiect, condiiile financiare, implicarea n

De reinut!
- Meninei o legtur permanent cu partenerii, de la lansarea
invitaiei de a participa n proiect pn n momentul n care
proiectul este oficial nchis i, n mod ideal, i dup aceea.
- Informai-v partenerii n legtur cu orice modificri care
intervin pe parcursul derulrii: modificri de buget, modificri
de activiti, modificri n ceea ce privete alocarea resurselor.
- Asigurai-v, nainte de nceperea proiectului, c ai convenit
cu partenerii, ntr-o manier clar i transparent, cui aparin
rezultatele proiectului.
- Exploatai aceast modalitate de a gsi parteneri cu profil
asemntor cu al dumneavoastr i care sunt interesai de
aceleai tipuri de proiecte.
- nscriei-v din timp n aceste baze de date.
- Avei grij cum redactai informaiile pe baza crora v
nscriei n baza de date, astfel nct prezentarea
dumneavoastr s fie clar, convingtoare i s inspire
ncredere.

15. Bugetul proiectului

(se va discuta separat)

Sunt oferite informaii despre:

- Suma solicitat de la finanator;
- Contribuia proprie/cofinanarea.

Costurile corespunztoare unui proiect sunt, de

obicei, de trei tipuri (n cazul n care documentele
sursei de finanare nu fac alte precizri):
- costuri de personal;
- costuri directe;
- costuri administrative.

16. Managementul proiectului

n cadrul acestui punct se vor oferi informaii despre:

- Capacitatea managerial a directorului de proiect;

- Structura activitilor specifice de management;
- Modaliti de gestionare a eventualelor conflicte i
crize;
- Metode de evaluare a progresului nregistrat de
proiect;
- Criterii de succes al proiectului/indicatori de
performan;
- Proceduri de evaluare intern;
- Mijloace de monitorizare;
- Mijloace de raportare.

Una dintre responsabilitile cruciale ale managerului de proiect

este aceea de a stabili criteriile n virtutea crora este declarat
succesul unui proiect (nainte de nceperea sa efectiv).
Pentru aceasta, managerul de proiect trebuie s dein o
nelegere profund, nuanat a rezultatului final ateptat sau dorit.
Dac rezultatul ateptat este bine definit de la nceput, managerul
de proiect i poate canaliza toat energia n aceast direcie, aa
se vor evita i eventualele nemulumiri din partea finanatorului.
Criteriile de succes trebuie definite n mod limpede i astfel
proiectate nct s permit msurarea/cuantificarea reuitei.
Criteriile de succes includ referiri la termenele limit i la
constrngerile financiare, dar nu se reduc doar la acestea;
criteriile de succes trebuie s aib n vedere ntreg arsenalul de
resurse (n primul rnd cele umane), standardele de calitate ale
produsului final, gradul de popularitate sau de acceptabilitate al
acestuia n rndul beneficiarilor direci, indireci i a altor grupuri
interesate. Nici unul dintre criterii nu poate fi considerat ca fiind mai
important dect altul.

Conceperea unor criterii de succes care permit msurarea ct mai

exact reprezint i o metod de aprare n faa eventualelor
plngeri/critici din partea finanatorului. Modul n care sunt definite
criteriile de reuit consolideaz orientarea strategic, astfel nct
proiectul s nu se deruleze de dragul proiectului", nici pentru a
ctiga, pur i simplu, o sum de bani.
Criteriile de succes/indicatorii de performan pentru orice proiect
sunt, simultan:
- respect obiectivele cheie asumate iniial;
- este finalizat la timp;
- este finalizat respectnd limitele bugetului;
- este finalizat n conformitate cu standardele tehnice i cele de
calitate;
- este finalizat n conformitate cu domeniul de activitate stabilit iniial;
- este finalizat printr-o alocare judicioas a resurselor, att a celor
materiale, ct i a celor nemateriale;
- produsul final este acceptat de ctre beneficiarii direci i indireci,
precum i de finanator.

17. Anexele

Rubrica de anexe cuprinde:

Anexele obligatorii, n format standard;
Anexele care nu au fost solicitate n mod expres de finanator:
- studii de pia;
- date statistice;
- diagrame de tip Gantt sau PERT;
- analize de tip SWOT;
- descrierea mai detaliat a instituiei promotoare i a instituiilor partenere;
- organigrama;
- rezultatele unor activiti anterioare, de relevan pentru proiect;
- situaia financiar a instituiei n momentul depunerii proiectului;
- bugetul pentru anul fiscal n curs;
- bugetul proiectat pentru anul fiscal urmtor;
- articole de pres;
- CV-urile persoanelor implicate direct n derularea proiectului;
- lucrri, articole de specialitate, brouri referitoare la problema creia se
adreseaz proiectul.

De reinut!
- n cazul n care anexele sunt prea numeroase,
pregtii o pagin de cuprins n care le anunai
(opis).
- Respectai ordinea n care ai anunat c
urmeaz s prezentai respectivele anexe. De
exemplu, dac anunai pe aceast pagin c CVurile sunt inserate ntre articolul de pres X i
documentul Z, acesta este locul unde acestea se
gsesc n mod real. Evaluatorul nu are obligaia
s fac ordine n hrtiile dumneavoastr.