Sunteți pe pagina 1din 5

Fazele unui proiect

Proiectele sunt mijlocul prin care se realizeaza lucrari si obiective noi. Toate
proiectele au anumite caracteristici in comun. Toate au un inceput si un sfarsit bine
definite. Rezultatele proiectelor sunt constituite de unul sau mai multe livrabile. In
proiecte lucreaza resurse umane fie full time, fie part time, fie ambele. Pe linga
acestea, se mai pot enumera si alte caracteristici. Toate organizatiile deruleaza
proiecte, al caror management se poate face prin aplicarea unui set comun de procese
denumite generic managementul proiectelor. De fapt, aceste procese pot fi utilizate
indiferent de tipul proiectului. Toate proiectele trebuie definite si planificate si pentru
toate proiectele trebuie aplicat managementul continutului, al riscurilor, al calitatii, etc.
Managementul de Proiect defineste procesele generale pentru managementul si
controlul proiectului. Managementul proiectului nu inseamna executia efectiva a
livrabilelor proiectului. Pentru aceasta este necesara definirea activitatilor care produc
livrabile specifice. Aceste activitati sunt denumite generic ciclul de viata al proiectului.
Un exemplu de ciclu de viata este modelul generic Waterfall, care ofera un set de
faze care poate fi utilizat pentru orice proiect. Se incepe prin intelegerea cerintelor,
proiectarea solutiei, constructia si testarea sa, urmand apoi implementarea. Fiecare
dintre aceste grupuri de activitati se numeste faza (Faza de Analiza, Faza de
Proiectare, faza de Constructie, etc.). Ce poate fi mai usor?
FAZELE UNUI PROIECT
Nu exista un model unanim acceptat cu privire la fazele ce compun ciclul de viata
al unui proiect, insa modelul cel mai des intalnit este cel structurat pe urmatoarele patru
faze:
1. INITIEREA

identificarea problemei ; tehnici de investigare (chestionare, focus grup, analiza


SWOT, etc)

documentare cu privire la problema in cauza (diagrama cauza efect ISHIKAWA diagrama in os de peste );

stabilira scopului si a obiectivelor proiectului, prin care urmeaza sa fie abordata


problema;

estimarea impactului (justificare) pe care l-ar putea avea proiectul asupra a diverse
grupuri sau persoane;

obtinerea deciziei din partea conducerii institutiei / organizatiei cu privire la


derularea unui proiect, care sa aiba scopul si obiectivele respective.
2. PLANIFICAREA presupune elaborarea planului detaliat al proiectului:
Planul de proiect este un document unitar care poate fi creat pentru a include
toate livrabilele de management de proiect:
Definitia Proiectului (se mai numeste si Project Charter)
Declaratia de continut a proiectului, estimarile de cost, efort si durata
Roluri si responsabilitati

Programul activitatilor, Structura de descompunere pe activitati, Reperele


temporale
Procedurile de Management de Proiect
Planul de Management al Continutului, Planurile de Management al Costului si al
Programului
Planul de Management al Calitatii, Planul de Management al Personalului
Planul Comunicarii, Planul de Management al Riscurilor
Aprobarile Proiectului
Alte documente de management de proiect
Planul Proiectului poate fi un document efectiv sau un dosar care contine
celelalte documente. Poate fi sub forma unui biblioraft cu mai multe sectiuni, sau chiar
un folder pe un server de documente electronice.
Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea. O
programare de retea defectuoasa ar conduce la pierderi de timp, nefolosirea resurselor
si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata.
Retelele proiectului sunt compuse din 'evenimente' (events) si 'activitati'
(activities). Evenimentul este definit ca fiind punctul de incepere sau finalizare a unui
grup de activitati. Activitatea este lucrarea ceruta a fi executata de la un punct situat in
timp (eveniment), la altul.
Grafic, evenimentele sunt de regula reprezentate prin cercuri, iar activitatile prin
sageti de la un eveniment la altul. Un numar scris deasupra unei activitati reprezinta de
obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni, ceruta pentru indeplinirea activitatii.
Pentru a eficientiza procesul de programare, au fost elaborate diverse tehnici de
programare:
- Diagrama PERT (Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului);
- Diagrama CPM (Metoda Drumului Critic);
- Diagrama Gantt
a. Diagrama PERT (PERT Chart - Tehnica de Evaluare si Analiza a
Programului) este un grafic de retea (Netwok Diagram) deoarece arata legaturile dintre
evenimente si activitati (la fel ca si diagrama CPM, spre deosebire de diagrama Gantt).
PERT este acronimul pentru 'Program Evaluation and Review Technique' Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului, tradus uneori defectuos prin 'Evaluarea
programului si tehnica de review' sau 'Evaluarea de Program si Analiza Tehnica'.
Diagramele PERT au nevoie de estimarea a trei timpi:
- cel mai optimist timp de finalizare (a),
- cel mai pesimist timp de finalizare (b),
- cel mai probabil timp de finalizare (m).
Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa urmatoarea
formula:
te = [a+(4m)+b]/6, unde te = timpul prognozat.
PERT este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in cadrul
proiectelor extrem de complexe, altfel pot aparea probleme de implementare.
b. Diagrama CPM (CPM Chart - Metoda Drumului Critic- CPM este
acronimul pentru 'Critical Path Method')

Diagrama CPM (CPM Chart) este, ca si diagrama PERT, un grafic de retea


(Netwok Diagram) deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati (la fel ca si
diagrama PERT, spre deosebire de diagrama Gantt).
a./b. Diferentele majore intre PERT si CPM sunt:
Diagrama PERT necesita trei estimari de timp iar diagrama CPM necesita o
singura estimare de timp; Diagrama PERT este folosita mai ales in proiectele de
constructii, in timp ce diagrama CPM este folosita in proiectele de cercetare si
dezvoltare (R&D); Diagrama PERT trateaza doar timpul, in timp ce diagrama CPM
include referinte legate de costuri si resurse disponibile; Diagrama PERT necesita
utilizarea computerului in timp ce diagrama CPM este o tehnica manuala; Diagrama
PERT se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama CPM foloseste saptamani si
luni;
c. Diagrama Gantt (Gantt Chart)
Diagrama Gantt (creata la inceputul anilor 1900 si denumit dupa cel care a folosit
pentru prima data aceasta procedura - Henry Gantt) este foarte usor accesibila si
prezinta perioadele de inceput si incheiere, si durata activitatilor.
Diagrama Gantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata interdependenta,
legaturile dintre activitati, ceea ce este esential pentru intelegerea si urmarirea
proiectului (deoarece multe activitati se desfasoara concomitent si deseori trebuie sa
preceada activitati ulterioare). Aceasta interdependenta poate fi observata in diagramele
PERT sau CPM.
Exemplu:
Organizatia care implementeaza
MANAGEMENT GENERAL DE PROIECT
Coordonare, raportare
Actualizarea calendarului de proiect si a planului de lucru
Managementul achizitiilor
Managementul contractelor in derulare
Managementul resurselor umane
Managementul financiar al proiectului
ACTUALIZAREA MODULELOR SI ELABORAREA CURRICULUM-ULUI DE
FORMARE
Dezvoltarea curriculum-ului de formare si revizuirea modulelor de mentorat;
acreditare
Dezvoltarea curriculum-ului de formare a mentorilor
Tiparirea si distribuirea modulelor in teren
SELECTIA SI FORMAREA MENTORILOR
Selectia mentorilor
Formarea initiala a mentorilor
Asistarea la distanta a activitatii mentorilor
MANAGEMENTUL PROCESULUI DE MENTORAT
Elaborarea instrumentelor de lucru ale mentorilor

Planificarea interventiei mentorilor in teren


Desfasurarea activitatii de mentorat
Desk-monitoring si raportarea activitatii de mentorat
ACTIVITATI DE INFORMARE SI DE DISEMINARE
Publicarea articolelor de presa si a informatiilor pe web-site-ul proiectului
Organizarea conferintei de inceput de proiect (selectia firmei pentru organizarea
evenimentului; conferinta)
Realizarea si distribuirea materialelor de informare si de diseminare
REALIZAREA SI ADMINISTRAREA PORTALULUI DE PROIECT
Selectia firmei pentru pentru realizarea portalului
Realizarea portalului de proiect
Lansarea portalului de proiect
Administrarea portalului de proiect
ACTIVITATI DE MONITORIZARE SI EVALUARE
Elaborarea instrumentelor de monitorizare si de evaluare
Desfasurarea activitatii de monitorizare
Colectarea si sintetizarea rapoartelor monitorilor
Fundamentarea si fezabilitatea proiectului (matricea cadru logica)
Estimarea necesarului de resurse pentru fiecare activitate in parte; (Estimare = O
judecata a marimii ,numarului, cantitatii, valorii, distantei, calitatii etc a unui lucru care
trebuie calculat sau evaluat)
Stabilirea unui plan de evaluare si monitorizare;
Stabilirea unui buget, pe baza necesarului de resurse identificat pentru fiecare
activitate;
Definirea echipei de proiect ( sarcini si roluri, responsabilitati),
Formarea echipei Structura Detaliata
Organizationala (SDO - OBS Organizational Breakdown Structure) cuprinde diviziunile functionale ale organizatiei
care sunt insarcinate sa asigure sustinerea proiectului, si organizatiile exterioare daca
acestea acorda de asemenea ajutor; SDO poate fi foarte bine construita ca si o
organigrama. In orice caz, SDO ajuta managerii sa priveasca proiectul din punctul de
vedere al responsabilitatilor; SDO nu este un document esential pentru proiecte, dar
poate fi valoros pentru proiectele mai complexe.
Identificare potentiale riscuri ; Masuri de control al riscurilor; Verificarea eficacitatii
masurilor pentru minimizarea riscurilor.
Initierea si planificarea realizeaza , de fapt , Definerea Proiectului acopera
perioada dintre dezvoltarea unei idei de proiect si formularea acesteia intr-un concept
propunere de proiect.
1. Elemente ale propunerii de proiect
a. Titlul proiectului
b. Scopurile si obiectivele proiectului
c. Descrierea activitatilor proiectului
d. Descrierea rezultatelor asteptate
e. Planul de implementare al proiectului

f.
g.
h.
i.
j.
k.

Inceperea operatiunilor
Alocarea resurselor
Personalul proiectului
Bugetul detaliat al proiectului (costuri fixate, echipament necesar)
Alte mijloace tehnice (ex. vehicule)
Diviziunea surselor financiare (contributie proprie si alte resurse)
3. IMPLEMENTAREA:
Supervizarea derularii activitatilor; Realizarea procedurilor de achizitii pentru
proiect (Documentatia de achizitii, selectarea si desemnarea furnizorilor,negocierea
contractelor, intocmirea si verificarea contractelor) urmarirea executiei bugetare a
proiectului; asistarea si sprijinirea membrilor echipei de proiect; motivarea membrilor
echipei de proiect; raportarea; monitorizarea (colectare, inregistrare, raportare de
informatii legate de progresul proiectului); controlul proiectelor (activitate de reducere a
diferentei dintre plan si realitate);
evaluarea periodica a proiectului.
4. INCHEIEREA:
Evaluarea finala; realizarea rapoartelor finale pentru organizatie si finantatori;
inchiderea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect; aprecierea utilitatii
continuarii proiectului si a modului in care urmeaza sa se faca acest lucru.