ORGANIZACIN DE VIAJES DE NEGOCIOS

ORGANIZACIN DE
VIAJES DE NEGOCIOS

Nelson Piero Mrquez

Organizacin de Eventos

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Para el/a secretario/a de direccin, el viaje supone el desplazamiento de su jefe/a fuera de la

ciudad por un tiempo determinado y por motivos profesionales. Normalmente, los viajes son
programados con anticipacin, pero, a veces, son improvisados.
Es responsabilidad de el/la secretario/a la organizacin del viaje, que comprende cuatro
apartados:

Viaje tanto de ida como de regreso.

Estancia en el lugar de destino.
Programa de trabajo a efectuar.
Recopilacin y archivo de las conclusiones despus del regreso.

Preparacin del viaje

En sintona con su jefe/a, realizar un primer borrador sobre los objetivos, tareas del viaje,
medios de transporte, etc.:

Objetivo del viaje.

Destino y duracin de la estancia.
Itinerario para la ida y para el regreso.
Medio preferente de transporte.
Fecha de salida y fecha de regreso.
Actividades que, en principio, se desean realizar:
Agenda mnima de reuniones.
Expediente de trabajo: informes, contratos, etc.
Logstica necesaria.
De oficina: telfono mvil, ordenador porttil, documentos
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De financiacin: tarjetas de crdito, cheques de viaje, divisas, etc.
Documentacin necesaria: pasaporte, DNI, tarjetas de seguros mdicos, carnet de
conducir, certificado de vacunacin, si es necesario; etc.
Servicios complementarios en destino:
Medios de locomocin para los desplazamientos cortos.
Alternativas de ocio cultural y deportivo.
Con estos primeros datos, la secretaria comienza a preparar el dossier del viaje en
colaboracin con la agencia de viajes. Hay que buscar la ruta idnea y elegir el medio de
transporte, teniendo en cuenta las preferencias y gustos del jefe.

En la agencia de viajes puede consultar:

Tarifas.
Itinerarios.
Alternativas de transporte: avin,
ferrocarril, autocar, coche de alquiler, etc.;
teniendo en cuenta las preferencias de su jefe.
En todo momento ha de tener en cuenta la
categora y nivel adecuados para su jefe,
preservando siempre la imagen de la empresa.
Si decide que la agencia prepare el transporte,
una vez seleccionado el itinerario, remitir a sta
con tiempo suficiente los siguientes datos:

Los datos necesarios del DNI y/o del pasaporte de la persona que viaja: nombre y
apellidos, edad, pasaporte sanitario en los casos que se precise, etc.
Lugar de destino.
Fecha y hora aproximada de salida.
Fecha y hora aproximada de regreso.
Medio de transporte para la ida y el regreso.
Medio de transporte en destino.
Alojamiento: tipo y categora.
Alternativas de ocio en destino.
Opciones de seguro.
Presupuesto aproximado con que se cuenta.

Con estos datos, la agencia elabora la opcin de viaje ms idnea. Remitir a la secretaria un
presupuesto de viaje con todos los detalles y perfectamente valorado, con las fechas y
cantidades en caso de solicitar la reserva.

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La secretaria ha de preparar un esquema del viaje que entregar a su jefe y guardar una copia
para consultarlo antes o durante el viaje si fuese necesario. Para ello puede servir la cabecera
del siguiente modelo:

La secretaria prepara un estadillo o justificante para pasar, al departamento de contabilidad

para obtener la financiacin. Al finalizar el viaje, har otro estadillo de liquidacin.

Estancia en el lugar de destino

Adems de la organizacin logstica y econmica del viaje se preparar toda la informacin
adicional que se pueda del lugar al que se viaja:

Idioma, posibilidades de intrprete, etc.

Costumbres, nivel cultural, renta per cpita para considerar el nivel de gasto y si el
destino es caro o barato.
Rgimen poltico.
Existencia o no de Embajada o Consulado.
Callejero de la zona, sobre todo, las inmediaciones de la residencia que se seleccione.
Gua turstica de la zona y direcciones de inters.
Distancia desde la residencia al lugar de trabajo. A ser posible, ser la mnima.
Alternativas de ocio cultural o deportivo (teatro, conciertos, museos, monumentos,
etc.).
Posibilidades de transporte urbano: pblico, taxi, alquiler de coche.
Moneda del lugar
Tarjetas de crdito ms utilizadas en el lugar de destino, utilizacin de cheques de viaje
etc...

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Programa y agenda de trabajo

La secretaria, en colaboracin con el jefe, disear la agenda de trabajo, preparar los

expedientes de trabajo: informes, contratos, etc.
Igualmente se preparar la logstica bsica necesaria: telfono mvil de cobertura
internacional, ordenador porttil, etctera. No es conveniente llevar mucho material. De
necesitar ms, se alquilar en el destino. Normalmente, los hoteles disponen de material para
convenciones que pueden alquilar de ser preciso. Igualmente llevar catlogos, folletos de
propaganda de la empresa y tarjetas de presentacin. Realizado el regreso y ya en la oficina, la
secretaria ordenar los expedientes y archivar, si procede, los contratos y la documentacin
que se utilizaron como soporte para los distintos trabajos.
Se procede tambin a cumplimentar el impreso de liquidacin de los gastos de viaje, de
estancia, las dietas que correspondan y el captulo de varios. Adjunto al impreso de liquidacin
se entregarn los justificantes (facturas y billetes) de los gastos ocasionados. Existe un captulo
donde se anotan los gastos de difcil justificacin, como son las invitaciones a los clientes
durante las convenciones, etctera.
En todas las empresas, el contable dispone de modelos o formularios, fciles de rellenar, para
la liquidacin y justificacin de los gastos.
Qu hacer con toda la documentacin relativa al viaje?
Un asistente de direccin debe estar pendiente de los documentos acreditativos de su jefe y/o
compaeros de departamento, para lo que se aconseja crear una carpeta personalizada en el
ordenador con todos estos documentos escaneados y marcar en la agenda sus respectivas
fechas de caducidad.

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Dispositivos informticos y de telefona

Los principales dispositivos que son necesarios para realizar las tareas y obligaciones propias
del trabajo en el exterior, son un ordenador porttil, tablet y el smartphone.
Vayamos donde vayamos, un compaero de viaje fijo ser sin duda nuestro telfono mvil,
que en el caso de los que salgan al extranjero tendrn que preparar para que les sea operativo
cien por cien fuera de nuestro pas.
Qu debemos tener en cuenta para que no haya problemas de utilizacin durante el viaje?
Comprobar la compatibilidad del dispositivo en el pas de destino, normalmente dentro de la
UE no hay problema, ya que la mayora de estos productos se fabrican siguiendo la normativa
europea que homologa su uso en todo el territorio de la unin.

Recomendaciones e indicaciones a tener en cuenta antes de

salir fuera de Espaa

Informarse de las tarifas de Roaming

Antes de salir de Espaa para disfrutar de nuestras vacaciones es recomendable informarse
bien de las tarifas de roaming en el pas o pases que se vayan a visitar, precio de las llamadas y
mensajes de texto, pero sobre todo prestar atencin a las tarifas por hacer uso de los datos
mviles, ya sea navegar por internet o utilizar aplicaciones de mensajera como WhatsApp
para evitar sustos en la factura del telfono.
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Desactivar la itinerancia de datos
Si ha realizado el paso previo se habr podido dar cuenta como el uso de datos mviles fuera
de nuestro pas puede aumentar considerablemente la factura del mvil, por lo tanto, se
aconseja desactivar la itinerancia de datos nada ms aterrizar en un pas fuera de Espaa. Hace
tan solo unos das hablbamos de la llegada a Espaa de ChatSim, que puede ser una buena
alternativa para este tipo de viajes.
Obtener una tarjeta SIM local
Si se va a necesitar hacer gran uso del mvil lo mejor en estos casos puede ser comprar una
tarjeta SIM con alguna de las compaas locales que ofrezcan un plan de datos barato para
poder hacer uso de ella durante toda su estancia. Hacerse con una tarjeta de prepago con un
nmero local debera tener un coste bajo y se trata de un procedimiento rpido y sencillo.
Evita que te engaen con los tipos de divisas
Llevar el mvil encima nos puede dar la posibilidad de consultar en cada momento los valores
de los cambios de divisas para que en el momento de necesitar cambiar moneda en alguna
casa de cambio o realizar compras siempre tengamos a mano la equivalencia y evitar que
nadie nos engae. Para ello siempre podemos tirar de Google o bajarnos alguna aplicacin que
nos ayude con este proceso.
Llevar una aplicacin de mapas en el mvil para no perdernos
Se trata de una situacin bastante comn sobre todo cuando nos encontramos en una ciudad
fuera nuestro pas y que no conocemos. Intentar llegar a algn sitio puede hacer que nos
desorientemos y no sepamos muy bien dnde estamos y como volver a algn punto de
referencia que nos ubique. De ah que sea muy recomendable llevar instalado en el mvil una
aplicacin de mapas que utilice el GPS integrado en el dispositivo y que permita navegacin de
forma offline para as no necesitar realizar un consumo de datos, que como hemos visto en los
puntos anteriores son un bien preciado cuando nos encontramos fuera de nuestro pas.
Llevar un adaptador de corriente universal
En numerosas ocasiones cuando viajamos a otro pas nos podemos encontrar con un tipo de
enchufe diferente al que utilizamos en nuestras casas y por lo tanto, si no nos equipamos con
un adaptador universal que nos permita utilizar nuestro cargador del mvil en cualquier tipo
de enchufe, puede que despus del primer da nos veamos sin mvil y sin tener donde
cargarlo.
Si adems nuestro terminal es compatible con la tecnologa QuickCharger o carga rpida,
puede ser una gran opcin hacerse con un cargador y el adaptador correspondiente para que
la carga de nuestro terminal sea mucho ms rpida y podamos disponer de batera suficiente
casi en cualquier momento ante cualquier emergencia.

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Apartado financiero
Tarjetas, dinero en efectivo, moneda extranjera
La materializacin del pago y/o el cobro de una
operacin se pueden efectuar con dinero o
mediante unos documentos sustitutivos del
mismo. Los pagos debern efectuarse en la
moneda de curso legal en Espaa o en
moneda extranjera, en funcin de lo que se
haya pactado previamente.
Tambin hacemos mencin a unos lmites de disposicin
de efectivo
en mano para atravesar las fronteras del pas que visitemos y las tarjetas de crdito o dbito.
(Apartado medios de pago).
Tambin podemos llevar tarjetas monedero con una cantidad limitada en funcin de las
necesidades econmicas que estn programadas durante el viaje, estudiando con antelacin
que son generalmente aceptadas en el destino.
Documentacin (DNI, pasaporte, visados.)
Una responsabilidad bsica del asistente de direccin
consiste en informarse previamente a la realizacin
del viaje de la documentacin exigida por las
autoridades pertinentes del pas al que se viaja;
de hecho, existen numerosos documentos que
las autoridades de un pas podrn requerir al
viajero para permitirle la entrada o salida del
territorio nacional, en funcin de su nacionalidad,
la finalidad del viaje, la duracin de la estancia, etc.
Tenemos que Comprobar que tanto el DNI como el
pasaporte internacional estn en vigor para poder viajar. En los pases del mbito econmico
europeo y suiza nos permiten la entrada nicamente con el DNI, aunque lo ms habitual es
tener que llevar el pasaporte y el visado de entrada.
La Tarjeta Sanitaria Europea permite al beneficiario el acceso a
los sistemas nacionales de salud en el Espacio Econmico
Europeo y Suiza en las mismas condiciones que los
nacionales. Para los viajes fuera del mbito europeo en la
mayora hay que tener en cuanto que los gastos sanitarios
corren por cuenta del viajero, por lo que es recomendable
contratar un seguro mdico con anterioridad para no tener
que correr con costes demasiado elevados.
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Servicios complementarios: alquiler de
(Documentacin necesaria, obligacionesetc.)

coches

Si la persona necesita conducir en su desplazamiento al

extranjero, necesitar documentacin y seguros
especficos, para la utilizacin de un vehculo de alquiler o
cedido por la empresa o institucin a la que se visita.
El principal servicio de alquiler de vehculos que puede realizarse a travs de una agencia
internacional, local o entre particulares. Generalmente, el nico seguro incluido en el contrato
de alquiler del vehculo es el seguro a terceros, obligatorio en todos los vehculos.
Antes de partir es importante que te informes y familiarices con el cdigo de circulacin del
pas que vas a visitar, ya que puede haber pequeos o grandes matices diferentes con Espaa.
En aquellas ocasiones en las que sea preciso alquilar un vehculo, debemos tener en cuenta
diferentes criterios:

Se debe comparar entre las compaas ms punteras de alquiler de vehculos sin

conductor con el fin de conocer las mejores ofertas o campaas de promocin, etc.
Para ello, una vez que la compaa nos confirma la disponibilidad, con los datos del
presupuesto compararemos la informacin con otra empresa y comprobaremos los
requisitos de alquiler y los servicios ofrecidos Kilometraje limitado o ilimitado;
accesorios (por ejemplo, GPS), etc. Cabe destacar que existen pginas web que ofrecen
un multibuscador de empresas de alquiler de vehculos, lo que facilita mucho la
bsqueda.

Al confirmar la reserva, hay que leer bien las condiciones del contrato y tambin la
letra pequea con el fin de no llevarse sorpresas posteriores.

Por lo general, la forma de pago es mediante tarjeta de crdito.

Respecto al tema de los seguros, las tarifas ya suelen incluir un seguro a todo riesgo y
sin coste adicional, con posibilidad de franquicia, aunque cabe resear que los seguros
del automvil no cubren los daos ocasionados por negligencia o imprudencia del
conductor.

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BIBLIOGRAFA:
Libro Organizacin de viajes nacionales e internacionales UF0326 (Cristina Cabero Soto).
http://www.noticiasespanolas.es/index.php/350525/c-mo-configurar-tu-m-vil-para-salir-alextranjero-este-verano-lifestyle-smartlife/
http://cincodias.com/cincodias/2015/06/21/lifestyle/1434884781_018344.html

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