Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Toate procesele logistice ale unei companii fac parte din solutia SAP ERP. Vanzarile,
achizitiile si productia sunt considerate activitati operationale esentiale. Activitatile secundare includ
managementul calitatii, intretinerea echipamentelor, service clienti si gestiunea stocurilor.
Prioritizarea proceselor se face insa in concordanta cu nevoile specifice ale unei companii. Toate
procesele operationale cheie se integreaza unul cu altul si pot fi efectuate intr-un singur sistem ERP,
gestionat central. Aceste procese nu numai ca sunt interdependente, dar au efecte si asupra SAP ERP
Financials si SAP ERP Human Capital Management. In cele ce urmeaza, vor fi prezentate in detaliu
procesele de baza ale SAP ERP – vanzare, achizitie si productie.
Procesul de vânzare
Procesul de vanzare este esential pentru a asigura continuitatea companiei pe piata. Modalitatea
traditionala de gestionare a acestui proces presupune birocratie excesiva, ce are ca urmare
dificultatea urmarii datelor si lipsa de transparenta. Intr-o lume in care vanzarile se realizeaza printr-
o varietate de canale de distributie (on-line, retail, distributie), monitorizarea profitabilitatii si a
satisfactiei clientilor, respectiv eficientizarea fluxurilor monetare sunt imposibil de realizat fara
ajutorul unui soft competent. SAP propune gestionarea acestui flux intr-o maniera competenta;
utilizatorii urmaresc o serie de etape pentru inregistrarea procesului in sistem, putand in orice
moment sa apeleze la sistemele de raportare pentru a avea o imagine in ansamblu in ceea ce
priveste, spre exemple, livrarile scadente, platile ce trebuie incasate, procentajul de oferte de
vanzare ce se transforma in comenzi ferme, etc.
Verificarea disponibilitatii se face doar prin simpla apasare a unui buton, in momentul
inregistrarii comenzii. Prin apasarea butonului de verificare disponibilitate, sistemul verifica in
background daca produsele comandate de client sunt disponibile pentru livrare (exista in stoc si nu
au fost facute rezervari). In cazul in care produsele exista pe stoc, sistemul le rezerva pentru
comanda de vanzare creata si, prin salvarea comenzii, se poate trece la pasul urmator – livrarea. In
cazul in care produsele nu sunt disponibile in stoc, acestea trebuie sa fie produse/ aprovizionate
(integrare cu modulele gestiune materiale sau planificare productie) si se va trece la urmatorul pas –
livrarea – o data ce produsele au ajuns in stoc. In functie de rezultatul verificarii disponibilitatii,
sistemul propune o data de livrare sau emite un mesaj de avertizare in cazul in care data de livrare
nu va putea fi respectata.
Procesul de achizitie
Procesul de aprovizionare in SAP ERP este mai eficient decat cel traditional datorita trasabilitatii si a
imbunatatirilor aduse de automatizarea pasilor. Acesta faciliteaza achizitiile in baza planurilor de
necesar, gestiunea completa a stocurilor si raportarea tuturor activitatilor. Pe langa facilitarea
accesului la instrumentele de gestionare a relatiilor cu furnizorii, sistemul permite selectarea si
evaluarea furnizorilor si negocierea contractelor incheiate cu acestia. In imaginea de mai jos este
prezentat fluxul complet de activitati ce compun procesul de achizitie:
Datele de baza ale unui material sunt intretinute la diferite niveluri organizatorice. Din
punctul de vedere al aprovizionarii, datele de baza ale unui material sunt intretinute la nivelurile
organizatorice de client si respectiv de unitate logistica.
Client
La nivel de client sunt intretinute toate datele aplicabile grupului de companii dintr-un trust,
tuturor unitatilor logistice si tuturor depozitelor apartinand unei corporatii. Exemple de date de
material valabile la nivel de client sunt grupul materialului, descrierea acestuia, conditiile de
depozitare (temperatura, mentiuni suplimentare ca de exemplu daca materialul este exploziv sau
perisabil, etc.) si campul text de comanda de aprovizionare.
Unitate logistica
La nivel de unitate logistica sunt intretinute datele relevante pentru bransele individuale ale
trustului, unitati logistice sau departamente dintr-o anumita companie. Datele specifice
aprovizionarii sunt in general intretinute la acest nivel. Exemple de astfel de date sunt grupul de
aprovizionare, unitatea de aprovizionare si diferiti indicatori de control (cum ar fi necesarul de liste
de surse pentru comenzi de vanzare automate, sau utilizarea aranjamentelor pe baza de cote).
Tipuri de material
La crearea datelor de baza de material, un tip de material trebuie alocat acestuia (ca de
exemplu materii prime sau semifabricate). Tipul de material determina selectia conturilor in care se
efectueaza inregistrarile atunci cand un material este receptionat in depozit sau atunci cand iese din
depozit. Mai mult, tipul de material determina gama de numere alocata materialului si tipul de
alocare a numarului (daca numarul este alocat intern de catre sistem sau extern de catre utilizator).
Tipul de material determina si/sau controleaza:
• Procesele business in care este utilizat materialul
• Tipul de alocare a numarului
• Ce imagini apar si in ce ordine
• Utilizatorii apartinand caror departamente pot introduce / modifica date
• Tipul de aprovizionare a materialului (daca materialul este produs intern, achizitionat extern,
sau ambele variante sunt posibile)
• Actualizarea cantitatilor si a valorilor in zonele de evaluare relevante
Nomenclator furnizori
Datele de baza ale furnizorilor contin informatii cu privire la furnizorii unei companii. Aceste
informatii sunt inregistrate in date de baza individuale pentru fiecare furnizor. Pe langa numele si
adresa furnizorului, datele de baza contin date cum ar fi:
• Moneda utilizata in tranzactiile cu furnizorul respectiv
• Termenii de plata
• Numele persoanelor de contact importante (echipa de vanzari)
Tinand cont de faptul ca furnizorul este un creditor pentru companie, datele de baza ale
furnizorului contin de asemenea date de contabilitate, cum ar fi contul de reconciliere (control) din
contabilitatea de Carte Mare.
Datele de baza ale furnizorului contin date structurate pe trei niveluri:
Date generale: Aceste date se aplica in mod egal tuturor codurilor de companie si fiecarei organizatii
de aprovizionare din compania utilizatorului SAP (de exemplu, adresa, numerele de telefon si limba
in care se comunica cu furnizorul).
Date la nivel de cod companie: Aceste date sunt intretinute la nivel de cod de companie (astfel de
date sunt tranzactiile de plata sau numarul de cont de reconciliere).
Date de aprovizionare: Aceste date sunt importante pentru aprovizionare si sunt intretinute la
nivelul fiecarei organizatii de aprovizionare existente (de exemplu, persoane de contact si termeni
de livrare).
Rolurile partenerului de afaceri
Partenerul de afaceri (furnizorul) isi poate asume mai multe roluri vis-a-vis de companie. De
exemplu, intr-o tranzactie de aprovizionare, un partener de business este in primul rand cel caruia i
se adreseaza comanda, apoi furnizorul de bunuri, apoi cel ce factureaza si in cele din urma cel ce
este platit. O conditie esentiala pentru utilizarea rolurilor partenerului de afaceri este existenta unor
date de baza corespunzatoare pentru partenerul respectiv.
Nu intotdeauna toate rolurile intr-o transactie sunt asumate de acelasi partener de afaceri;
un numar de firme poate fi implicat in asumarea acestor roluri. Din acest motiv utilizatorul SAP are
optiunea de a defini rolurile relevante ale partenerilor in datele de baza ale furnizorilor, fie la nivel
de organizatie de aprovizionare, fie la nivel de unitate logistica. Acesti parteneri sunt ulterior utilizati
ca valori standard in documentele relevante. De exemplu, partenerul care factureaza este extras din
datele de baza ale furnizorului in comanda de aprovizionare si va aparea ca valoare standard atunci
cand factura este inregistrata in sistem.
Nomenclator surse de aprovizionare
In aceasta ultima parte a cursurilor va fi prezentata modalitatea de definire a preturilor
materialelor in functie de furnizor in sistem. Aceste date de baza sunt in general tratat ca surse de
aprovizionare. Sursele de aprovizionare posibile sunt info recorduri de aprovizionare si contracte
generale de aprovizionare (contracte si contracte cu programare).
Info Record Aprovizionare
Info record-ul de aprovizionare reprezinta o sursa de informatie pentru departamentul de
aprovizionare. El contine date despre anumite materiale si furnizorii acestore. Poate contine date ca
pretul actual al materialului pentru fiecare furnizori. Preturile si celelalte date stocate in info record
sunt utilizate ca valori standard in documentele specifice (de exemplu: comenzi de aprovizionare).
Acorduri de aprovizionare
Contractele de aprovizionare generale sunt contracte pe termen lung intre o organizatie de
aprovizionare si un furnizor, continand furnizarea de materiale sau de servicii, in conditii
predeterminate. Acestea se aplica pentru o perioada predefinta de timp si o cantitate predefinita
sau o valoare totala de aprovizionare. Cele doua tipuri de acorduri generale de aprovizionare sunt
contractele si acordurile de programare.
Info record
La crearea unui info record, anumite date sunt extrase din datele de baza de material si
respectiv cele ale furnizorului si introduse in info record ca date standard. Daca info record-ul se
genereaza automat atunci cand un document de aprovizionare este creat sau modificat, datele
relevante din documentul in cauza sunt transferate in info record ca valori standard (de exemplu,
preturile dintr-o cotatie sunt adoptate in info record). Un info record contine informatii ca:
• Pretul actual si costurile de livrare pentru organizatie de vanzare responsabila sau pentru
unitatea logistica
• Numarul ultimei comenzi de aprovizionare
• Numarul cererii de oferta, daca info-record-ul este generat automat
• Istoricul de preturi din comenzile de vanzare
• Limitele de tolerante pentru supra- si sub-livrari
• Timpul de livrare planificat al furnizorului pentru materialele comandate
• Date de evaluare ale furnizorului
Exista doua tipuri de info record:
Info record-uri cu date de baza material (de exemplu, materiale stocabile): acestea reflecta relatia
dintre material sau serviciu si furnizor
Info record-uri fara date de baza material (de exemplu, material consumabil): acestea reflecta relatia
dintre material sau serviciu fara date de baza si furnizor
Un acord general de aprovizionare poate fi un contract sau un contract cu programare. Exista doua
diferente de baza in utilizarea acestor doua tipuri de acorduri:
Volumul documentelor
In cazul unui contract, ca regula generala, sunt create noi comenzi de aprovizionare in sistem
ori de cate ori se doreste livrarea bunurilor sau serviciilor in baza contractului. In cazul acordului de
programare, pe de alta parte, exista un singur document in afara acordului propriu-zis; acesta
contine programul de livrare, care este extins in mod continuu pe masura ce noi date de livrare si
cantitati necesare sunt adaugate
Utilizarea in planificarea automatizata a materialelor
Planificarea necesarului poate fi customizata astfel incat materilele ce fac obiectul
contractului sa fie alocate in mod automat unui material ce face obiectul contractului ca sursa de
aprovizionare. Cu toate acestea, necesarul trebuie sa fie convertit in comanda de aprovizionare
(comanda de eliberare contract). In cazul unui acord de programare este posibil sa se genereze firesc
liniile de programare pentru livrare la rularea planificarii, reducand asadar timpul de procesare al
departamentului de aprovizionare.
Contract distribuit
Aceste contract sunt agreate central si sunt facute disponivile altor sisteme R/3 pentru
emiterea de comenzi de eliberare in virtutea contractului. Utilizatorul poate crea contracte intr-un
sistem SAP si le poate face disponibile altor sisteme SAP independente (adica, acestea pot fi
distribuite altor sisteme). Sistemul central in care contractul este creat si sistemele locale care
achizitioneaza utilizand acest contract sunt sisteme SAP independente. Datele trebuie asadar sa fie
identice in fiecare sistem individual. Pentru a asigura consistenta datelor si corespondenta continua
a acestora, acestea sunt schimbate utilizand sistemul ALE (Application Link Enabling).
Acorduri de programare
Un acord de programare este o intelegere pe termen lung cu un furnizor ce vizeaza
furnizarea de materiale in conditii predeterminate. Conditiile sunt valide pentru o perioada
predefinita de timp si pentru o cantitate totala ce trebuie furnizata.
Acordurile de programare au numeroase avantaje printre care:
- Utilizarea acordurilor de programare permite reducerea timpului de procesare si a
documentelor utilizate in companie. Un program de livrare creat pentru un contract de
programare poate inlocui un numar mare de comenzi standard de aprovizionare sau de
comenzi de eliberare in baza contractului.
- Liniile de livrare independente nu constituie un document independent ci fac parte din
programul de livrare. Aprovizionarea prin acorduri de programare permite deci reducerea
volumului de documente utilizate.
- Stocurile pot fi reduse la minim prin intermediul aplicarii principiului de livrari Just-in-Time
(JIT), implicand specificarea timpilor exacti de livrare astfel incat este minimizat intervalul
temporal de stocare a materialelor.
- Furnizorii beneficiaza si ei datorita faptului ca nu trebuie sa livreze intreaga cantitate intr-o
singura transa, ci in mai multe transe, in concordanta cu liniile de livrare individuale. Acestia
primesc notifcari cu privire la cantitatile de necesar si respectiv datele de livrare, cu suficient
timp inainte.
Exista doua tipuri de acorduri de programare, dupa cum urmeaza:
Fara eliberare de documentatie (tip document LP in sistemul standard)
Liniile de programare pentru livrare au caracter oficial – acestea sunt transmise furnizorului
imediat ce sunt salvate in sistem. Sistemul nu documenteaza in detaliu eliberarile ce au fost trimise
furnizorului, efectuate in baza acordului de programare. Asadar, in cazul unui tip de document fara
documentatie de eliberare, facilitatile de control al mesajelor trebuie instalate astfel incat mesajul
este trimis imediat furnizorului in cazul in care schimbarile sunt facute programului de livrare
inregistrat in sistem.