Nota interna privind activitatea de arhiva prevazuta de Legea 16/1996 a Arhivelor

Nationale .

(in atentia sefilor de departamente)

Intocmita in baza prevederilor Legii 16/1996 si a Instructiunilor privind activitatea de

arhiva la creatorii si detinatorii de documente prin Ordinul de zi nr. 217/1996.
Avand in vedere obligatia SC Comcereal SA Vrancea de a constitui arhiva in
conformitate cu prevederile legale, precum si atributiile compartimentelor in cadrul societatii,
va prezentam urmatoarele sarcini pe care trebuie sa le indeplineasca in acest sens.
SC Comcereal SA Vrancea , are obligatia sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor
documentelor intrate, iesite precum si a celor intocmite pentru uz intern.
Dupa redarea in registrul de intrari-iesiri clar si concis a cuprinsului fiecarui act, se va
inscrie si indicativul dosarului din nomenclator. Gruparea documentelor in unitati arhivistice se
face la compartimente potrivit problematicii si termenelor de pastrare, stabilite in
nomenclatorul arhivistic, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.
Aceasta grupare are loc la baza propunerii sefilor de departamente sau a responsabililor numiti
cu conducerea departamentelor.
Pentru intocmirea acestui instrument de lucru - nomenclator , fiecare departament va
prezenta pana la data de 22.02.2016 propunerile privind categoriile de documente ce se creaza
sau urmeaza sa se creeze in cadrul compartimentelor.
Tabelul va avea urmatorul cuprins :
- denumirea departamentului;
- denumirea dosarului;
- termenele de pastrare a documentelor.
Prezenta nota se va transmite tuturor sefilor de departamente spre luare la cunostinta si
conformare.
Tabelul va fi semnat de catre seful de departament si de arhivar.
Nr.

Denumire departament

1
2
3
4

Contabilitate
Personal
Contractari
Aprovizionare si investitii

5
6

Registru agricol
Mententa

Numele sefului de
departament
Musat Elena
Marin Filip
Calota Robert
Dumbrava
Stanica
Renea Gabriela
Margarit Ovidiu

Denumire
document

Termen de
pastrare

Semnatura

Arhivar