Sunteți pe pagina 1din 8

Analiza SWOT instrument managerial pentru

eficientizarea activitii
Drd. Rodica IVORSCHI
Academia de Studii Economice Bucureti
Abstract
Analiza SWOT constituie cea mai important tehnic managerial pentru
nelegerea poziiei strategice a unei organizaii.
Analiza SWOT are ca obiectiv de a recomanda strategiile care asigur cea
mai bun aliniere ntre mediul intern i extern: alegerea strategiei corecte, nct
s fie adaptate punctele tari la oportuniti, s reduc la minimum riscurile i
s elimine punctele slabe.
Cuvinte cheie: entiti publice, management, eficien, puncte tari,
puncte slabe, oportuniti, ameninri
***
Eficiena unui sistem se apreciaz c este influenat n mare msur
de capacitatea acesteia de a nelege i de a se adapta la mediul ambiant, iar
eficiena managementului presupune planificare, organizare, control, proceduri
de lucru i o legislaie adecvat.
Henri Fayol considera c planificarea strategic este cea mai
important funcie managerial.
Analiza SWOT a fost gndit ca un instrument managerial ce colecteaz
i organizeaz informaia permind managerilor s acioneze, s apere i s
promoveze obiectivele organizaiei cu succese mai bune i constituie cea mai
important tehnic managerial pentru nelegerea poziiei strategice a unei
organizaii.
SWOT - prezentare:
S - Strenght / punctele tari ale organizaiei definesc valorile
pozitive i condiionrile interne care pot constitui surse pentru succesul
organizaiei n atingerea obiectivului managerial. Din punctul de vedere al
managementului un punct forte reprezint oricare element tangibil care
faciliteaz atingerea obiectivelor manageriale. De fapt, n analiza SWOT

58

Romanian Statistical Review nr. 5 / 2012

punctele tari sunt definite att ca valori, ct i drept factori interni care creaz
valorile.
W - Weaknesses / punctele slabe sau zonele de vulnerabilitate
- elemente ce pot mpiedica atingerea obiectivelor. Din punct de vedere
al managementului, un punct de slbiciune reprezint un element ce poate
mpiedica ndeplinirea obiectivelor.
O - Opportunities / oportunitile sau cile prin care pot fi
influenate interesele organizaiei. De asemenea, oportunitile sunt tendine
generale prezente n mediul extern, un fel de proiecie a binelui viitor.
T - Threats ameninri la adresa creterii organizaiei respective,
aspecte negative ce apar din supraexploatarea resurselor organizaiei, ori
limitrile care sunt impuse organizaiei din partea unui mediu extern aflat
n schimbare. Pot fi riscuri tranzitorii sau permanente, poate fi o proiecie a
riscului n viitor.
Analiza SWOT are ca obiectiv de a recomanda strategiile care asigur
cea mai bun aliniere ntre mediul intern i extern. Alegerea strategiei corecte
poate fi n avantajul organizaiei.
Percepia mediului intern i extern al unei organizaii se refer la:
Ce anume poate fi considerat punct forte?; Ce poate fi considerat un punct
slab?; Ce anume poate fi considerat o oportunitate?; Ce se poate considera
ameninare?
Reprezentarea analizei SWOT

PUNCTE TARI
(INTERN)

PUNCTE SLABE
(INTERN)

ACTIVITI

OPORTUNITI
(EXTERN)

AMENINRI
(EXTERN)

Revista Romn de Statistic nr. 5 / 2012

59

Pentru ca analiza SWOT s-i poat ndeplini rolul pentru care a fost
creat este necesar colectarea unei mari cantiti de date att din mediul
intern, ct i din mediul extern al organizaiei. Informaia SWOT, colectat
sub form de inventare, urmeaz s fie verificat sub aspectul suficienei sale,
a corespondenei cu obiectivele organizaiei i a posibilitii folosirii sale n
timpi reali.
Cele patru inventare pot s fie considerate elementele unei matrici.
Folosind caracteristicile: intern, extern, pozitiv i negativ, pe post de indici ai
elementelor, se poate construi o matrice de inventare SWOT cu dou linii i
dou coloane.
Condiionri/valori

Valori pozitive

Valori negative

Condiionri interne

Puncte forte

Puncte slabe

Condiionri externe

Oportuniti

Ameninri

ntr-o analiz SWOT, este necesar s fie captai factori relevani n


cele patru arii. Un management adecvat situaiilor poate s influeneze direct
punctele forte i punctele slabe, dar nici un fel de management nu poate
influena oportunitile i riscurile.
Evaluarea, identificarea punctelor forte i a punctelor slabe
ntr-o organizaie
S - Strenght identificarea punctelor tari, a atributelor utile pentru
realizarea obiectivului;
La nivelul funciilor managementului:
Planificare: Necesitatea parcurgerii etapei de planificare n cadrul
organizaiei; Elaborarea direciilor previzibile de evoluie; Existena unei
planificri sptmnale a activitilor la nivelul fiecrui departament; Sunt
cunoscute formele sub care trebuie s apar planificarea activitii: viziune,
obiective, aciuni, responsabiliti i responsabili.
Organizare: Delimitarea clar a proceselor de munc pe
componente, gruparea acestora pe posturi i departamente, stabilirea anumitor
criterii manageriale, economice i tehnice; Rezultatele planificrii sunt n
concordan cu rezultatele aciunilor desfurate; La nivelul instituiei,
structura organizatoric este clar definit prin diferite acte normative specifice
activitilor desfurate de aceasta; n general relaiile interne sunt bine
definite; Instruciunile i procedurile sunt bine definite i respectate.

60

Romanian Statistical Review nr. 5 / 2012

Coordonare: n general rezultatele planificrii sunt corelate cu


rezultatele activiilor desfurate; Atribuirea sarcinilor respect linia
ierarhic.
Antrenare: Cultura organizaional permite considerarea statului
drept factor intrinsec de motivare; Sistemul de motivare negativ este bine
definit de lege i cunoscut de persoanele competente care le aplic;
Control: Exist obligativitatea raportrii periodice n funcie de
evenimente.
La nivelul subsistemului:
Subsistemul metodologic: Exist diverse tehnici i metode specifice,
de stimulare a creativitii, forme ale delegrii; Necesitatea instruirii pe
domenii specifice este nerecunoscut;
Subsistemul organizatoric: Structura organizatoric este fix,
fiind stabilit conform legii, prin hotrre de guvern; Numrul de posturi
din piramida ierarhic este destul de ridicat ceea ce conduce la posibilitatea
aprofundrii problemelor i fundamentarea riguroas a deciziilor; Raporturile
i atribuiile fiecrui nivel ierarhic sunt stabilite prin lege; Exist fie de post
pentru personalul instituiei i structura acestora corespunde standardelor n
vigoare;
Sistemul decizional: Procedurile decizionale sunt bine stabilite
i cunoscute; Tipurile de decizii sunt specifice unui astfel de sistem public;
Criteriile utilizate n procesul decizional sunt cele stabilite prin reglementrile
n vigoare;
Subsistemul informaional: Instituia este dotat cu tehnic de calcul
conectat la reeaua de internet; Personalul instituiei are abilitile necesare
utilizrii eficiente a acestor resurse; Comunicarea intern respect structura
ierarhic; Relaiile ntre instituie i mediul extern sunt stabilite prin msuri
legislative; Sistemul de comunicare funcioneaz att prin canalele formale,
ct i prin cele informale, rezultatele obinute fiind satisfctoare.
W - Weaknesses identificarea punctelor slabe
La nivelul funciilor managementului
Planificare: Timpul elaborrii strategiilor pe termen mediu i lung este
extrem de redus, ponderea activitilor curente fiind net superioar; Termenele
de realizare sunt n general foarte restrnse, desfurarea activitilor fiind
concentrat cu precdere pe rezultate dect pe procese; Lipsa unor strategii
viabile pe termen mediu i lung pentru deconcentrarea serviciilor oferite de
entitate; Incapacitatea de a elabora programe i proiecte pentru a atrage resurse
Revista Romn de Statistic nr. 5 / 2012

61

financiare disponibile la nivelul ageniilor guvernamentele, utile mbuntirii


nivelului de trai; Slaba comunicare cu organizaiile neguvernamentale
concretizat ntr-un numr redus de parteneriate ncheiate cu acestea pe
termen lung i mediu; Resursele financiare limitate i dependena exclusiv
de alocrile din bugetul naional.
Organizare: Ponderea activitilor curente neprogramate este net
superioar celor planificate efectul fiind observat prin dificultatea cu care
sunt realizate diferite proiecte; Relaiile dintre departamente au loc strict
n limita necesitilor nregistrnd deficiene majore la nivelul comunicrii;
Resursele alocate sunt insuficiente, raportate la necesitile curente;
Procedurile i standardele sunt preponderent de tip birocratic, caracterizate
de un circuit informaional extins, ceea ce afecteaz timpul lurii deciziilor;
Alungirea excesiv a piramidei ierarhice are efecte negative asupra sistemului
informaional din cadrul instituiei analizate.
Coordonare: n multe cazuri procesul de recrutare i selecie este
doar formal, multe posturi fiind ocupate nainte de lansarea formalitilor
necesare; Din punct de vedere al pregtirii personalului nu exist un plan de
instruire corect la nivelul instituiei, bazat pe nevoile de formare; Fragmentarea
excesiv a activitilor i atribuirea rezolvrii lor, unui numr ridicat de
persoane, conduce de foarte multe ori la incapacitatea stabilirii unui rezultat
final unic i unanim acceptat; Feed-backul pentru ndeplinirea sarcinilor se
limiteaz la aducerea lor la cunostin, luarea la cunotin sub forma unor
rapoarte i eventual, cerine de modificare ulterioar a acestora.
Antrenare: Importana sczut acordat acestei funcii a
managementului; Lipsa unui sistem de monitorizare a gradului de motivare
care s permit identificarea nemulumirilor i ameliorarea situaiei existente
prin integrarea efectelor pozitive i diminuarea celor negative.
Control-evaluare: Ponderea activitilor de control este net superioar
celor de evaluare; Lipsa activitilor de monitorizare n cadrul procesului de
evaluare; Nu exista criterii clare de evaluare a performanelor.
La nivel de subsistem
Subsistemul metodologic: Aplicarea metodelor i tehnicilor
ntr-o form simplificat sau adaptat la stilul managerial al conductorului
instituiei genereaz deficiene la nivel de rezultate cu efect negativ asupra
componentelor sistemului instituional; Necesitatea instruirii pe domenii
specifice este constrns de lipsa resurselor ce nu permit dect ntr-o mic
msur acoperirea cadrului de formare; Cadrul legislativ stufos, insuficient
armonizat creaz probleme n aplicarea unitar i n interpretare.

62

Romanian Statistical Review nr. 5 / 2012

Sistemul organizatoric: Definirea unor obiective neclare afecteaz


ntreg sistemul decizional; Utilizarea excesiv a canalelor de comunicare
informale genereaz disfuncionaliti evidente; Spaiile inadecvate i lipsa
dotrilor pentru desfurarea n bune condiii a serviciilor oferite cetenilor:
Ritmul lent de implementare a instrumentelor managementului calitii;
Sistemul decizional: Incapacitatea de a stabili responsabiliti i
criterii de evaluare a gradului de ndeplinire a acestora conduce n general
la aglomerarea sistemului decizional cu efect negativ asupra eficienei
procesului decizional; Procedurile birocratice mresc timpul i costurile cu
managementul public; Omiterea unor etape ale procesului decizional conduce
n general la creterea deciziilor lipsite de o fundamentare temeinic i
obiectiv; Procesul de transmitere a informaiilor este afectat de lipsa unui
sistem informaional coerent; Crearea unui sistem decizional etic prin care s
fie eliminate inechitile dintre diferitele tipuri de decizii.
Sistemul informaional: Dotrile cu tehnic de calcul i acces la
internet sunt insuficiente n raport cu necesitile, nici calitativ, nici cantitativ;
Lipsa unor strategii n achiziionarea tehnicii de calcul, se prefer componente
de ultim generaie i reduse ca numr cnd pentru necesitile unei astfel
de instituii publice ar putea fi achiziionat un numr ridicat dar, de generaie
anterioar; Fluxurile i circuitele informaionale sunt afectate de manifestarea
deficienelor proprii celorlalte sisteme; Comunicarea intern se caracterizeaz
prin manifestarea formelor de deficiene proprii prin suprancrcarea circuitelor
informaionale; Sistemul de gestiune a banului public este centralizat i rigid.
Exemplu de analiz SWOT pentru o instituie public
Prin intermediul analizei SWOT putem scoate n eviden punctele
tari i punctele slabe din organizarea i funcionarea instituiei, fiind adaptate
punctele tari la oportuniti i reduse la minimum ameninrile eliminnd
punctele slabe.

Revista Romn de Statistic nr. 5 / 2012

63

Analiza SWOT, descriere (exemplu):


STRENGHT PUNCTE FORTE

WEAKNESSES PUNCTE SLABE

Calitatea resurselor umane evideniat prin


procentul ridicat al personalului cu studii
superioare;
Adoptarea celor mai eficiente metode de
fidelizare a personalului;
Permanenta deschidere spre nnoire i
perfecionare;
Capacitatea ridicat de adaptare a resurselor
umane la modificrile cadrului legislativ i la
diversitatea sarcinilor de serviciu;
ncredere, respect, loialitate pentru manageri
i instituie;
Expansiunea sectorului IT;
Autoritatea instituiei;

Dificulti ntmpinate la aplicarea funciilor managementului;


Lipsa indicatorilor i criteriilor de evaluare;
Personal insuficient n comparaie cu sarcinile atribuite;
Fonduri insuficiente pentru formare profesional;
Concentrarea pe rezolvarea unor activiti nerelevante mari
consumatoare de timp;
n desfurarea activitilor persoanele se concentreaz mai
mult pe obinerea rezultatelor dect pe procesul n sine;
Insuficiena resurselor alocate pentru rezolvarea
problemelor cu care se confrunt instituia;
Incapacitatea instituiei de a crea sisteme capabile s atrag
capitaluri din surse alternative;
n managementul instituiilor publice primeaz
n foarte multe cazuri interesele personale nu cele ale
comunitii;
Dezvoltarea redus a sistemelor informatice, numr insuficient
de calculatoare, multe dintre ele depite moral;
Dificulti n comunicare fapt ce genereaz o rezisten
sczut la schimbare;
Lipsa unui sistem de management al documentelor capabil s
furnizeze informaii complexe n timp real;
Eficien sczut a utilizrii resurselor alocate;
Utilizarea relativ sczut a tehnologiilor avansate;
Nivel de trai sczut n comparaie cu alte state membre ale
Uniunii Europene;

OPPORTUNITIES OPORTUNITI

THREATS - AMENINRI

Aderarea Romniei la Uniunea European cu


beneficii n crearea unei administraii eficiente
i moderne;
Implementarea acquis-ului comunitar;
Accelerarea reformelor instituionale generate
de procesul de aderare;
Introducerea standardelor de management al
calitii;
Beneficii rezultate din experiena statelor
membre U.E.,
Flexibilitatea cadrului legislativ;
Dezvoltarea parteneriatului public-privat;
Libera circulaie a serviciilor i persoanelor;
Existena programelor i proiectelor privind
reforma administraiei;

64

Gradul ridicat de migraie a funcionarilor publici n alte


sectoare;
Birocraie excesiv;
Rezistena la schimbare;
Capacitate limitat de implementare a politicilor publice;
Instabilitate legislativ;
Implicarea ridicat a politicului n managementul public;
Schimbarea partidelor la guvernare;

Romanian Statistical Review nr. 5 / 2012

Concluzie
Analiza SWOT ca metod de planificare strategic implic precizarea
obiectivelor proiectelor, precum i identificarea aspectelor cheie interne i
externe (folosind diverse studii statistice) favorabile sau nefavorabile pentru
atingerea obiectivelor. n primul rnd, managerii trebuie s stabileasc
dac obiectivul va fi atins, selectnd un obiectiv diferit urmnd ca procesul
analizei s fie respectat. Factorul de decizie devine astfel o component cheie,
complexitatea i exactitatea analizei efectuat depinznd n totalitate de nivelul
de cunoatere, experiena, implicarea i colaborarea acestor factori.

Bibliografie
-Development of a Professional Evaluation Community RO/2005/017-553-05-03/
Deloitte SAR/SNSPA
-Henri Fayol - Administration industrielle et generale, Edition presentee par
P.Morin, Paris, Dunod,1979
-George Moldoveanu - Analiza organizaional, Editura Economic, Bucureti, 2000
-Corneliu Russu Management Strategic, Editura All Beck, Bucureti, 2001

SWOT ANALYSIS-MANAGEMENT
TECHNIQUES TO STREAMLINE PUBLIC
BUSINESS MANAGEMENT
PhD Candidate Rodica IVORSCHI
Academy of Economic Studies Bucharest
Abstract

SWOT analysis is the most important management techniques for


understanding the strategic position of an organization.
Objective SWOT analysis is to recommend strategies to ensure the
best alignment between internal and external environment, and choosing the
right strategy can be beneficial organization in order to adapt their strengths to
opportunities, minimize risks and eliminate weaknesses.
Keywords: public entities, management, efficiency, strengths,
weaknesses, opportunities, threats
***
System efficiency is greatly influenced by its ability to understand
and adapt to the environment, and management efficiency requires planning,
Revista Romn de Statistic nr. 5 / 2012

65