DOCUMENTE DE EVIDEN PRIMAR

Obiectivele unitii de nvare

s nelegem ce reprezint sistemul informaional economic i evidena
operativ n unitile de industrie alimentar;
s nelegem ce reprezint gestiunea economic;
s cunoatem principalele tipuri de documente ale evidenei operative;
s cunoatem principalele norme de ntocmire, verificare i corectare a
documentelor evidenei operative;
s cunoatem principalele activiti care fac obiectul gestiunii
documentelor.

EVIDENTA OPERATIVA IN INDUSTRIA ALIMENTARA

Totalitatea aciunilor prin care unitile din industria alimentara realizeaz
produse de o calitate prestabilit i controlat, satisfcnd cerinele pieei
de consum, care n final se concretizeaz n obinerea unui ctig (profit),
poart denumirea de activitate economic. n contextul acestei activiti,
entitile economice de profil trebuie s tie care sunt bunurile de care
dispun la un moment dat, ce au de dat sau de primit, care este volumul
cheltuielilor, veniturilor, profitului.
Din aceast nevoie fireasc de cunoatere a aprut evidena, definit ca
reprezentarea n scris a fenomenelor sociale pe baza unor principii i
procedee determinate, n scopul obinerii de informaii privind desfurarea
unei anumite activiti".

1)Sistemul informaional economic

Valorificarea deplin a informaiei economice se poate realiza numai n
cadrul unui sistem informaional economic, conceput ca un ansamblu
structurat de principii, mijloace i metode utilizate de un agent economic
pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea, prelucrarea, stocarea,
analiza i valorificarea informaiilor economice (figura 4.1).
Sistemul informaional economic gestioneaz un anumit volum de
informaii (sunt sursa deciziilor manageriale), transpuse n documente care
ulterior sunt supuse apoi operaiilor de prelucrare manual, mecanizat
sau automatizat n scopul lurii unor decizii optime de ctre conducerile
unitilor economice.

2)Evidena economic
Pentru exprimarea cantitativ i valoric a mijloacelor i
proceselor
economice, evidena economic folosete uniti de msur
cunoscute
sub denumirea de etaloane de eviden, care sunt de 3
feluri:
Etalonul natural sau cantitativ reprezint unitatea de
msur care exprim latura cantitativ a mijloacelor i
proceselor economice. Exemple: metru pentru lungimi, litru
pentru volum, kilogram pentru mas etc.
Etalonul bnesc (monetar sau valoric) este unitatea de
msur folosit pentru exprimarea n bani a mijloacelor i
proceselor economice. Exemple: leul, dolarul, euro, lira etc.
Etalonul munc este unitatea de msur utilizat pentru
exprimarea volumului de munc consumat n procesul de
producie. Exemple: ora-munc, ziua-munc etc.

n funcie de obiectul supus nregistrrii i de metodele utilizate

obinerea i prelucrarea informaiilor, evidena economic se prezint
sub 3 forme: Evidena operativ, Statistic, Contabilitatea.
Evidena operativ este o form a evidenei economice prin care
se nregistreaz, se urmresc i se controleaz procesele economice
n momentul i la locul producerii lor. Astfel, n aria de competen a
evidenei operative intr consemnarea unor activiti, precum:
aprovizionarea i consumul de materiale, desfacerea produselor,
prezena la lucru a salariailor, plata i ncasarea unor sume de bani
etc. Pentru a reflecta procesele economice, evidena operativ
utilizeaz att documente (facturi, bonuri de consum, condica de
prezen, ordine de plat, etc), ct i diferite aparate tehnice
(contoare, apometre, ampermetre, ceasuri de control, calculatoare .
Evidena operativ este utilizat pentru necesitile curente ale
conducerii agenilor unitilor de alimentaie public deoarece ea
poate s semnalizeze, s identifice i s previn operativ diferite
fenomene economice care apar la nivelul seciilor de producie sau a
unui canal de distribuie a serviciilor. Datele obinute de evidena
operativ sunt utilizate ca surse de informaii de ctre statistic i
contabilitate.

 Statistica are ca obiect nregistrarea i prelucrarea fenomenelor economice de

mas, cum ar fi: volumul produciei zilnice, capacitatea de producie, volumul vnzrilor
ntr-o anumit perioad, consumul de materii prime (pe sortiment i perioad).
Informaiile vehiculate de ctre statistic sunt obinute att prin metode proprii
(inventare, observare, anchet, monografie etc), fie sunt preluate din evidena
operativ sau contabil.
Contabilitatea nregistreaz cu ajutorul unor metode i procedee specifice att
patrimoniul (averea) unitii la un moment dat (materii prime, materiale, mijloace
bneti, aciuni etc), ct i operaiunile economico-financiare care se desfoar n
cadrul unitii patrimoniale (aprovizionare, consum, pli, ncasri, vnzri etc).
Principala surs de informaii utilizat de ctre contabilitate o reprezint datele
consemnate n documente de ctre evidena operativ.
3)Gestiunea economic
Pentru a-i realiza obiectul de activitate, unitile patrimoniale dispun de un anumit
patrimoniu concretizat n valori materiale i bneti, cum ar fi: cldiri, utilaje, materii
prime i materiale, mrfuri, ambalaje, sume de bani aflate la casierie sau n conturi
bancare, aciuni etc.
Primirea, pstrarea i eliberarea acestor valori se realizeaz n cadrul unor
subdiviziuni organizatorice numite gestiuni. Gestiunea asigur gospodrirea,
administrarea, valorificarea elementelor de patrimoniu care sunt ncredinate unor
persoane numite gestionari. ncredinarea gestiunii unei persoane se face printr-un
contract n care se stipuleaz obligaiile, atribuiile i garaniile necesare, conform legii.
Gestionarul rspunde material, disciplinar, sau chiar penal pentru modul cum i
desfoar activitatea de gestiune. Legea sancioneaz gestiunea frauduloas, care
const n cauzarea cu rea credin a unei pagube cu ocazia administrrii bunurilor
primite n gestiune.

Clasificarea gestiunilor
dup obiect, gestiunile se pot clasifica astfel:

gestiuni de valori materiale: materii prime, mrfuri, ambalaje etc.

gestiuni de valori bneti: numerar la casierie, cecuri, timbre etc.

gestiuni mixte, care cuprind att valori materiale i bneti;

dup modul de rspundere al gestionarilor, gestiunile pot fi:

gestiuni individuale, n care rspunderea revine unei singure persoane;

gestiuni colective, n care valorile materiale i bneti sunt ncredinate
mai multor persoane, care rspund solidar de aceste bunuri;

Structura i clasificarea documentelor de eviden operativ

Principiul justificrii faptelor presupune ca operaiile i activitile
economice, organizatorice i administrative care se desfoar n unitile
patrimoniale s se consemneze n momentul efecturii lor n acte scrise
numite documente justificative. Pe baza acestora se fac nregistrrile din
contabilitate n jurnale, fie de cont, balane etc. Un act scris are calitatea de
document dac ndeplinete urmtoarele dou condiii:
dovedete efectuarea unei anumite operaii,
conine descrierea detaliat i complet a operaiei (calitativ, cantitativ,
valoric).
Documentele ndeplinesc urmtoarele funcii: justificativ, informativ, de
control i juridic.
In funcie de modul de ntocmire, coninutul i rolul lor, documentele
contabile se grupeaz astfel:
documente de eviden (justificative): factura, chitana, bon de consum
registre contabile: registru- jurnal, nota de contabilitate, fia de cont ;
documente de sintez: balana conturilor, bilanul contabil, contul de rezultate
.
Din punct de vedere structural documentele justificative trebuie s cuprind
urmtoarele elemente principale:
denumirea documentului (factur, chitan, bon de consum);
denumirea i sediul unitii care a ntocmit documentul;
numrul documentului i data ntocmirii lui;
prile participante la efectuarea operaiei economice (cnd este cazul);
descrierea operaiei consemnate n document;
datele cantitative i valorice aferente operaiei economice;
numele i semnturile persoanelor participante;

Documentele de eviden operativ se clasific dup mai multe criterii

Criteriul de clasificare
1. Dup natura operaiilor la care se refer

documente de dispoziie - care cuprind ordinul de executare a unei operaii (ordinul de plat);
documente de execuie - consemneaz operaii economice efectuate (factur, chitan);
documente combinate (mixte) - cuprind att ordinul de executare a unei operaii, ct i
confirmarea efecturii ei (bonul de consum);
2. Dup numrul operaiilor economice
documente singulare - conin date privind o singur operaie (factur, chitan, bonul de
consum);
documente cumulative sau centralizatoare - cuprind date privind mai multe operaii de acelai
fel;
3.Dup momentul ntocmirii
documente primare - se ntocmesc, de regul, n momentul i la locul efecturii
operaiiloreconomice (factur, chitan);
documente secundare - se ntocmesc pe baza documentelor primare
4. Dup locul ntocmiri
documente interne - circul doar n interiorul unitii economice

documente externe - circul la teri sau sunt ntocmite de ctre teri;

5. Dup regimul de tiprire i utilizare
documente cu regim special - pentru care sunt stabilite reguli stricte de tiprire, numerotare,
ntocmire, pstrare (chitana, factura, cecul, avizele de nsoire, foi de parcurs, efecte de comer);
documente cu regim uzual: bon de consum etc.
6. Dup sfera deaplicare
documente generale sau comune - care sunt utilizate de ctre toate unitile (facturi, chitane);
documente specifice - utilizate pentru operaii specifice anumitor ramuri de activitate;
7. Dup forma de prezentare
documente tipizate - care se ntocmesc pe formulare-tip (facturi, chitane);
documente netipizate - care se ntocmesc pe formulare specifice unor ramuri sau se
improvizeaz n funcie de necesiti;

Prezentarea principalelor documente de eviden

operativ n unitile din industria alimentar

A.Documente de eviden pentru aprovizionare

1.Avizul de nsoire a mrfii

este un document contabil care nsoete marfa pe timpul
transportului de la furnizor la cumprtor;
se completeaz de unitatea furnizoare i cuprinde o serie de
informaii privind: datele de identificare ale emitentului i
clientului, numrul i data ntocmirii documentului, denumirea
mrfii, cantitatea livrat, preul unitar, valoarea etc.
este un document ce st la baza ntocmirii facturii;
se ntocmete n trei exemplare, de ctre unitile care nu au
posibilitatea ntocmirii facturii, datorit unor condiii obiective i
excepionale;
Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n 3
exemplare, la livrarea produselor, lucrrilor i serviciilor, de ctre
compartimentul de desfacere, atunci cnd, din motive obiective,
cu totul excepionale, nu se poate ntocmi factura, facndu-se
meniunea Urmeaz factura". Servete ca document de nsoire a
mrfii pe timpul transportului, document care st la baza
ntocmirii facturii, document de transfer al valorilor materiale de la
o gestiune la alta, n cadrul aceleiai uniti.
circul la furnizor i la cumprtor;
se arhiveaz la furnizor i la cumprtor.

2.Factura
este un document cu regim special de nscriere i de numerotare;
servete ca document de baz pentru decontarea produselor i
mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate;
nsoete marfa pe timpul transportului, de la furnizor la
beneficiar;este un document justificativ de nregistrare n contabilitatea
furnizorului i a cumprtorului
Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n 3
exemplare, la livrarea produselor sau prestrii serviciilor, pe baza
dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii, sau altor
documente. Factura servete ca document pe baza cruia se
deconteaz produsele, lucrrile i serviciile prestate, document de
nsoire a mrfii pe timpul transportului, document de ncrcare n
gestiunea primitorului, document justificativ de nregistrare n
contabilitatea furnizorului i cumprtorului.
se ntocmete numai de ctre unitile patrimoniale, nepltitoare
de TVA, spre deosebire de factura fiscal, care se ntocmete numai
de ctre unitile patrimoniale pltitoare de TVA;
circul la furnizor i la cumprtor;
se arhiveaz - la furnizor (exemplarele 2 i 3);
la cumprtor (exemplarul 1).
FACTURA FISCALA este un document justificativ de nregistrare n
contabilitate a bunurilor aprovizionate de la furnizori;

3.Chitana
servete ca document justificativ pentru depunerea unei sume, n
numerar, la casieria unitii;
st la baza ntocmirii Registrului de cas;
se ntocmete n dou exemplare, de casierul unitii i se
semneaz de acesta pentru primirea sumei n lei;
Se ntocmete n doua exemplare, pentru fiecare sum ncasat,
de ctre casierul unitii i se semneaz de acesta pentru primirea
sumei. Servete ca document justificativ pentru depunerea unei
sume n numerar la casieria unitii, document justificativ de
nregistrare n registrul de cas (cu respectarea Regulamentului
operaiunilor de cas) i n contabilitate. n industria alimentar,
chitana se ntlnete la ncasarea n numerar a contravalorii
facturilor de marfa emise de furnizor.
circul la depuntor (exemplarul 1), exemplarul 2 rmne n
carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiilor
nregistrate n Registrul de cas;
este un document cu regim special, tiprit, completat, folosit i
pstrat conform dispoziiilor legale;
se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea
complet a carnetului (exemplarul 2).
Bonul de vanzare este folosit ca document pentru ncasarea
numerarului de la client

4.Declaraia de conformitate - reprezint un document ce

reprezint declaraia unui anumit furnizor care exprim, pe propria
rspundere, ca un anume produs, serviciu sau proces se afl n
concordan cu un standard sau cu un alt document normativ
specificat.
5. Certificatul sanitar- veterinar - cu excepia crnii i a
preparatelor din carne, toate produsele de origine animal pot circula
liber n ar, fr s fie necesar certificatul sanitar-veterinar de
nsoire a mrfii transportate, n baza Ordinului ANSVSA. Actul
normativ presupune responsabilitate total a productorilor, din
punct de vedere sanitar-veterinar asupra circulaiei alimentelor de
origine animal. In toate fabricile i unitile de procesare exist
personal veterinar care s verifice dac sunt sau nu respectate
condiiile legale necesare, ns pentru transportul crnii i al
preparatelor din carne este necesar n continuare ca acestea s fie
nsoite de certificatul sanitar-veterinar.

6.Nota de comand - se utilizeaz foarte mult n industria

alimentar, pentru aprovizionarea cu mrfuri i materiale de la
furnizori, fie aprovizionri curente, fie aprovizionri conform
contractelor i graficelor ncheiate cu acetia. Documentul se
ntocmete de ctre responsabilii cu aprovizionarea, ns trebuie
vizat de conductorul unitii economice, n baza planurilor de
producie estimate pentru diferite perioade
7.Borderoul de achiziii - se ntocmete de lucrtorul delegat din
departamentul de aprovizionare sau gestionarul unitii, cu ocazia
achiziionrii unor mrfuri (materii prime), de pe piaa
agroalimentara neorganizat. Se ntocmete conform reglementrilor
n vigoare

B.Documente privind evidena operativ a imobilizrilor

1.Registrul numerelor de inventar - se ntocmete ntr-un singur exemplar
de ctre compartimentul financiar-contabil pentru atribuirea de numere de
inventar imobilizrilor corporale intrate n patrimoniu prin achiziionare,
construire, confecionare, transfer, donaie (cu excepia celor luate cu chirie).
Numerotarea imobilizrilor n cadrul registrului se face pe grupe de
mijloace fixe, n ordinea succesiv a numerelor. In acest scop, fiecrei grupe i
se rezerv o anumit serie de numere, astfel nct prima cifr din serie s
reprezinte grupa din care face parte mijlocul fix respectiv. De exemplu,
pentru construcii se rezerv seria 1000-1999, pentru echipamente
tehnologice 2000-2999 .
2. Fia mijlocului fix (imobilizrii corporale) - se ntocmete ntr-un
exemplar de ctre compartimentul financiar-contabil pentru fiecare mijloc fix
sau pentru mai multe mijloace fixe deacelai fel i de aceeai valoare, care au
aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune n aceeai lun. Se
completeaz pe baza documentelor privind micarea, modernizarea sau
reevaluarea mijloacelor fixe, precum: proces verbal de recepie, de punere n
funciune, bon de micare, proces verbal de scoatere din funciune etc.
3.Bonul de micare a mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale) - se
ntocmete n 2 exemplare de ctre persoana desemnat de compartimentul
care dispune micarea mijloacelor fixe. Servete ca document justificativ de
predare-primire a mijloacelor fixe ntre 2 locuri de munc ale unitii (secie,
serviciu, atelier, uniti subordonate etc.),document de nsoire a mijloacelor
fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea
primitoare;

4.Procesul verbal de recepie se ntocmete n 3 exemplare i st

la baza nregistrrii n contabilitate a intrrilor de imobilizri corporale.
Se poate utiliza n urmtoarele variante:
Procesul verbal de recepie se ntocmete pentru mijloacele
fixe care nu necesit montaj i nici probe tehnologice, care se
consider puse n funciune la data achiziionrii lor. Exemple: utilaje
pentru investiii, unelte, mijloace de transport, etc.
Procesul-verbal de recepie provizorie se ntocmete pentru
utilajele care necesit montaj, dar nu i probe tehnologice, precum i
pentru construciile care nu deservesc procese tehnologice. Aceste
categorii de mijloace fixe se consider puse n funciune la data
terminrii montajului, respectiv la data terminrii construciei.
Procesul-verbal de punere n funciune se ntocmete pentru
utilajele i instalaiile care necesit montaj i probe tehnologice,
precum i pentru construciile care deservesc procese tehnologice.
Aceste categorii de mijloace fixe se consider puse n funciune la
terminarea probelor tehnologice, respectiv la data terminrii
construciei.
Procesul-verbal de recepie final - aceste categorii de
mijloace fixe se consider puse n funciune la intrarea lor n
producie.

5.Procesul-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor

fixe/de declasare a unor bunuri materiale - se ntocmete n
2 exemplare, separat pentru mijloace fixe, obiecte de inventar n
folosin i bunuri materiale aflate n gestiunea unui singur
gestionar, pe baza documentaiei prevzute n normele legale.
Documentul ndeplinete urmtoarele funcii:
Document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din
funciune a mijloacelor
fixe, obiectelor de inventar i de declasare a bunurilor materiale;
Document de constatare a scoaterii efective din funciune a
mijloacelor fixe, obiectelor de inventar sau de declasare a altor
bunuri materiale;
Document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor,
pieselor i materialelor rezultate din casarea mijloacelor fixe,
obiectelor de inventar i din declasarea altor bunuri materiale;
Document justificativ de nregistrare n evidena operativ a
magaziilor i n contabilitate.

C,.Documente privind evident operativ a stocurilor

In principiu contabilitatea analitic a stocurilor se organizeaz pe feluri (sortimente)
de bunuri materiale stocate sau pe grupe de stocuri i locuri de depozitare
(gestiuni create). n cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea
analitic se poate organiza dup una din metodele: metoda cantitativ-valoric,
metoda operativ-contabil i metoda global -valoric.
Metoda cantitativ-valoric const n organizarea la locul de depozitare a unei
evidene cantitative pe feluri de bunuri stocate, iar n contabilitatea analitic a
unei evidene cantitativ-valorice pe feluri de bunuri i gestiuni. n cadrul ambelor
evidene, nregistrarea se face pentru stocuri, intrri i ieiri.
Metoda operativ-contabil (pe solduri) const n organizarea la locul de
depozitare a unei evidene cantitative pe feluri de bunuri stocate, iar n
contabilitatea analitic a unei evidene valorice a micrilor (intrri -ieiri) pe
gestiuni, pe grupe sau subgrupe de bunuri, dup caz. Totodat, se organizeaz
i o eviden cantitativ-valoric. numai pentru stocuri, pe feluri de bunuri
stocate i gestiuni. Aceast eviden se creeaz la sfritul lunii cu scopul de
averifica concordana dintre contabilitatea analitic i evidena cantitativ inut
la locul de depozitare. Soldul final al gestiunii, pe baza evidenelor cantitative de
la depozite se determin prin ponderarea cantitilor n stoc cu preul de
evaluare ales n funcie de metoda de evaluare (identificrii specifice, FIFO,
LIFO).
Metoda global-valoric const in inerea unei evidene valorice att la nivelul
gestiunii, ct i n contabilitatea analitic. Periodic, se efectueaz controlul
asupra integritii bunurilor stocate. In acest scop se procedeaz la
inventarierea stocurilor i evaluarea lor; soldul final astfel calculat trebuie s fie
egal cu cel stabilit n contabilitatea analitic.

Dintre documentele operative ale evidenei stocurilor cele mai importante sunt: Nota de
recepie i constatare de diferene, Fia de magazie, Bonul de consum, Raportul de
gesiune, Registul de stocuri etc.
1.Nota de recepie i constatare de diferene
servete ca document pentru recepia mrfurilor aprovizionate de la
furnizori, precum i ca prob n litigiile cu furnizorii pentru diferenele constatate la
recepie;
se ntocmete la locul de depozitare a mrfurilor sau n unitatea cu amnuntul, pe
msura efecturii recepiei, de ctre comisia de recepie legal constituit, n
dou exemplare, iar n situaia n care la recepie se constat diferene, se va ntocmi
n trei exemplare.
circul la gestionar pentru ncrcarea n gestiune a mrfurilor recepionate, la
compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate, precum i la
unitatea furnizoare i la cea de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite (dac
este cazul)
se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
-se folosete pentru toate micrile de mrfuri (materii prime, semifabricate, materiale
auxiliare, ambalaje, etc. Este documentul care se ntocmete de ctre comisia de
recepie i de ctre gestionar, n dou exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de
depozitare, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constat
diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de
ctre comisia de recepie legal constituit. n cazul cnd bunurile materiale sosesc n
trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la
factur sau la avizul de nsoire a mrfii. Servete ca document pentru recepia bunurilor
aprovizionate, document justificativ pentru ncrcare n gestiune, act de prob n litigiile
cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie,respective document
justificativ de nregistrare n contabilitate.

2.Fia de magazie
este un document de eviden a intrrilor, ieirilor i stocurilor de valori
materiale;
se ntocmete ntr-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material,
de ctre compartimentul fnanciar-contabil (la deschiderea fiei) i de
ctre gestionar sau persoana
desemnat, care completeaz coloanele privitoare la intrri, ieiri i stoc;
nu circul, fiind document de nregistrare;
se arhiveaz la compartimentul Fnanciar-contabil
- se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de materie prim, de
ctre compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei (datele din antet)
i la verificarea nregistrrilor (data i semntura de control), coloan n care
semneaz i organul de control financiar cu ocazia controlului gestiunii,
respectiv gestionarul sau persoana desemnat, care completeaz coloanele
privitoare la intrri, ieiri i stoc;
Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri
de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine
alfabetic. nregistrrile n fie se fac document cu document. Stocul se poate
stabili dup fiecare operaie nregistrat i obligatoriu zilnic. Pentru valori
materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie
distincte.
Persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verific n
permanen, cel puin o dat pe lun, modul n care se fac nregistrrile n
fiele de magazie.
Fiele de magazie servesc ca documente de eviden a intrrilor, ieirilor i
stocurilor din cadrul depozitului, ca documente de nregistrare n contabilitatea
analitic n cazul metodei operativ-contabile (pe solduri), respectiv ca surs de
informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor;

3 Bonul de consum- se ntocmete n dou exemplare, pe msura lansrii,

respectiv eliberrii materialelor din magazie pentru consum. Bonul de consum se
poate ntocmi ntr-un exemplar n condiiile utilizrii tehnicii de calcul. Bonul de
consum (colectiv), n principiu, se ntocmete pe formulare separate pentru
materialele din cadrul aceleiai grupe de materiale, loc de depozitare i loc de
consum.
Servete ca document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur
material, respectiv mai multor materiale, dup caz; ca document justificativ de
scdere din gestiune, respectiv document justificativ
de
nregistrare
n
evidena
magaziei
i
n
evidena
contabil.

Bonul de predare-transferrestituire

In cazul utilizrii ca bon de

predare a produselor la depozit

Se ntocmete n 2 exemplare,
pe msura predrii la depozit,
magazie a materiilor prime ctre
seciile de producie

Servete ca Document de
predare la magazie a produselor;
Document
justificativ
de nregistrare n
evidena magaziei i n
contabilitate; Surs de date
pentru urmrirea realizrii
produciei; Surs de date pentru
calculul i plata salariilor;

In cazul utilizrii ca bon de

transfer ntre 2 gestiuni aflate n
incinta unitii

Se ntocmete n 2 exemplare pe
msura ce se efectueaz
transferuri ntre gestiunile din
incinta aceleiai uniti (materii
prime, semifabricate, produse
finite). n cazul gestiunilor
dispersate teritorial se poate
ntocmi i Aviz de nsoire a
mrfii

Servete ca:
Dispoziie de transfer a valorilor
materiale de la o gestiune la alta
n incinta uniti Document
justificativ
pentru scdere din
gestiunea predtorului i de
ncrcare

gestiunea

primitorului
In cazul utilizrii ca bon de
restituire

Se ntocmete n 2
exemplare, pe msura restituirii
valorilor materiale, de ctre
organul care efectueaz
restituirea (secie, atelier etc.) i
care semneaz la rubrica
corespunztoare. Nu se
completeaz rubrica Unitatea".

Servete ca Dispoziie de
restituire a valorilor materiale
nefolosite (materiale i
semifabricate);
Document
justificativ
de nregistrare n evidena
magaziei i n contabilitate;

Raportul de gestiune Evidena operativ a materiilor prime,

semifabricatelor, produselor finite, ambalajelor etc. din diverse gestiuni
din cadrul unitilor de industrie alimentar se ine cu ajutorul raportului
de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic, dup cum stabilete
conducerea unitii. Raportul de gestiune zilnic se ntocmete n 2
exemplare de ctre gestionar, pentru fiecare gestiune n parte.
La sfritul zilei se stabilete totalul intrrilor plus soldul, dup care se
nscriu datele privind vnzrile i alte ieiri de mrfuri i se totalizeaz. Se
determin, apoi, soldul scriptic de mrfuri i ambalaje la sfritul zilei. n
raportul de gestiune se nscriu att cumprrile (intrrile) i vnzrile
(ieirile) de mrfuri la preul de vnzare cu amnuntul, care au ca efect
modificarea n plus sau n minus a soldului, cum ar fi: modificri de pre,
transferul ntre gestiuni, distrugerea mrfurilor degradate etc.
Documentele pe baza crora se ntocmete raportul de gestiune pot fi:
nota de recepie i de constatare de diferene, monetarul, inventarul de
schimbare de pre, procesul verbal de scdere din gestiune etc.
Monetarul Este documentul ce se utilizeaz de toi lucrtorii care manipuleaz (ncaseaz)
valori monetare i depunerea acestora la conducerea unitii (compartimentul financiar al
Complexului) la sfritul programului zilnic. Dup centralizarea vnzrilor pe unitate, eful
unitii (compartimentul economic), ntocmete monetarul general, cu vnzrile zilei
precedente, depunndu-le o dat cu bancnotele i documentele de virament, la caseria
societii comerciale, n baza crora primete chitana cu suma depus.

REGISTRUL STOCURILOR

servete ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale i de verificare a concordanei

nregistrrilor efectuate n fiele de magazie i n contabilitate;

se ntocmete, la sfritul fiecrei luni, de compartimentul financiar-contabil, pe feluri de materiale, obiecte

de inventar i produse etc.

nu circul, fiind document de nregistrare contabil;

se arhiveaz la compartimentul financiar contabil.

este un document contabil care nsoete marfa pe timpul transportului de la furnizor la cumprtor;

se completeaz de unitatea furnizoare i cuprinde o serie de informaii

privind: datele de identificare ale emitentului i clientului, numrul i data ntocmirii documentului,
denumirea mrfii, cantitatea livrat, preul unitar, valoarea etc.

este un document ce st la baza ntocmirii facturii;

se ntocmete n trei exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea

ntocmirii facturii, datorit unor condiii obiective i excepionale;

circul la furnizor i la cumprtor;

se arhiveaz la furnizor i la cumprtor.

Registrul stocurilor - se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de compartimentul fmanciarcontabil la sfritul fiecrei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar i produse, grupate pe magazii
(depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic, prin nscrierea stocurilor din fiele de
magazie i evaluarea lor cu preurile de nregistrare. Registrul stocurilor servete ca document de evaluare a
stocurilor de valori materiale i de verificare a concordanei nregistrrilor din fiele de magazie cu cele din
contabilitate.

D.Documente de eviden a produciei

Specificaiile tehnice - reprezint cerine, prescripii, caracteristici de
natur tehnic ce permit fiecrui produs sau serviciu s fie descris, n mod
obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitii autoritii
contractante. Specificaiile tehnice definesc, dup caz i fr a se limita la cele
ce urmeaz, caracteristici referitoare la nivelul calitativ al materiilor prime,
caracteristici ale proceselor tehnologice, bilanuri de materiale, cerine privind
impactul asupra mediului nconjurtor, metode de testare, ambalare,
etichetare, instruciuni de utilizare a produsului, tehnologii i metode de
producie, precum i sisteme de asigurare a calitii.
Procesul verbal de fabricaie, sacrificare, transformare, tranare,
eviscerare, Documentul se ntocmete n seciile de
prelucrare primar, prelucrare termic, producie sau pentru ntregul proces
tehnologic. Acest document are ca scop evidenierea produciei, justificarea
consumurilor de materii prime, evidenierea consumurilor specifice i/sau a
randamentelor de producie., termic i produs finit, sau semipreparat, din
cadrul, n scopul stabilirii rezultatelor. Pot fi evideniate rezultatele unor
operaii specifice pe flux: sacrificare, tranare, dezosare, finisarea unor pri
anatomice ale crnii, confierea fructelor .
Se ntocmete de o comisie din activitatea de producie i economic a
unitii, stabilit de patronatul societii. Documentul stabilete consumul
specific, pentru fiecare etap de prelucrare i produs finit, necesar la
stabilirea preului de vnzare.

E.Documente ntocmite la vnzarea produselor

1.Avizul de nsoire a mrfii este singurul document financiar-contabil care trebuie
completat n diverse situaii posibile n care nu trebuie emisa factura. Ca baz legal, Avizul
de nsoire a mrfii este un document fmanciar-contabil reglementat prin dou acte
normative n vigoare, ambele emise n baza Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat:
O.M.E.F. nr. 2.226 din 27 decembrie 2006 privind utilizarea unor formulare financiar
contabile de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991,
republicat, publicat n M.Of. nr. 1.056 din 30 decembrie 2006; i O.M.E.F. nr. 3.512 din 27
noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, publicat n M.Of. nr. 870 bis
din 23 decembrie 2008.
Prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008, avizul de nsoire a mrfii este recunoscut prin codul 14-36A i este ncadrat drept formular cu regim special intern de tiprire i numerotare. Aa
cum este reglementat, avizul este utilizat nu numai pentru nsoirea mrfurilor n cadrul
unei operaiuni de vnzare, ci i pentru nsoirea pe timpul transportului a diverselor
categorii de bunuri expediate n diverse situaii. Astfel, conform celor dou ordine ale
Ministerului Finanelor, avizul este utilizat, n funcie de destinaia bunurilor expediate
sau recepionate, drept: document de nsoire a mrfii pe timpul transportului,
document care st la baza ntocmirii facturii, dispoziie de transfer al valorilor materiale
de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiai uniti, document de primire
n gestiune, respectiv document de descrcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu
gratuit.
Avnd n vedere complexitatea utilitii acestui document, se poate preciza urmtoarele
situaii posibile n care trebuie ntocmit avizul de nsoire a mrfii, ntr-o unitate de
industrie alimentar:
livrarea de produse alimentare n cadrul operaiunilor de vnzare-cumparare, dar numai
n situaia n care furnizorul nu are posibilitatea emiterii facturii n momentul livrrii, caz
n care se nscrie meniunea "urmeaz factura";

expedierea de bunuri (ambalaje) n vederea prelucrrii acestora de ctre teri i

returnarea de ctre procesatori a bunurilor prelucrate, proprietarului acestora, caz n
care se nscrie meniunea "pentru prelucrare la teri". Exemplu: ambalarea sau
serigrafierea unor ambalaje la teri;
transferul de bunuri ntre gestiuni, dispersate teritorial, caz n care se nscrie
meniunea "transfer ntre gestiuni";
expedierea produselor finite pentru vnzarea la pre cu amnuntul, prin "magazinele
proprii", moment n care produsele finite expediate i schimb ncadrarea i devin
mrfuri, caz n care se nscrie meniunea "transfer produse finite".
expedierea, n mod gratuit, de produse sau piese de schimb n cadrul perioadei de
garanie a produselor, caz n care se nscrie meniunea "pentru nlocuire n perioda
de garanie";
preluarea de bunuri cu rol de exponate pentru participarea la trguri i expoziii
interne i internaionale, caz n care se nscrie meniunea "exponat pentru
manifestarea expoziional...";
cedarea cu titlu gratuit a bunurilor de mic valoare, n cadrul aciunilor de
sponsorizare, reprezentare, caz n care se nscrie meniunea "pentru sponsorizare",
"pentru mecenat", "pentru reprezentare";
acordarea de premii, caz n care se nscrie meniunea "fr factura";
distribuirea de materiale promotionale, caz n care se nscrie meniunea "fr
factur"
acordarea n mod gratuit de bunuri, reprezentnd mostre n cadrul campaniilor
promotionale, testere pentru ncercarea produselor, consumabile pentru demonstraii
la punctele de vnzare, produse pentru stimularea vnzrilor.

2.Factura poate fi emis de furnizor imediat dup livrare, dar nu mai trziu de
data de 15 a lunii urmtoare livrrii efectuate. Factura astfel emis trebuie s
cuprind o referire la numrul i data avizului care a stat la baza realizrii
livrrii respective. La baza emiterii unei facturi pot sta mai multe avize de
nsoire ntocmite pe parcursul unei luni calendaristice.
3. Raportul de gestiune a vnzrii zilnice - documentul se ntocmete
valoric, zilnic, la sfritul programului, de ctre gstionar, sau de ctre
compartimentul economic, n baza documentelor de intrare i ieire
pe fiecare secie a mrfurilor i ambalajelor, cumulate cu stocurile
valorice ale zilei, la intrarea n servicu. Se ntocmete n dou
exemplare, originalul se nainteaz compartimentului economicofinanciar.
4. Monetarul - este documentul ce se utilizeaz de toi lucrtorii care
manipuleaz (ncaseaz) valori monetare i depunerea acestora la
conducerea unitii (compartimentul financiar al complexului) la
sfritul programului zilnic. Dup centralizarea vnzrilor pe unitate,
eful unitii (compartimentul economic) , ntocmete monetarul
general, cu vnzrile zilei precedente, depunndu-l o dat cu bancnotele i
documentele de virament, la casieria societii comercial, n baza crora
primete chitana cu suma depus.

F.Documente privind decontrile fr numerar

1.Numerarul este modul tradiional i, nc, cel mai utilizat n ara noastr de
achitare a diverselor obligaii bneti. Atunci cnd folosim numerarul, plata se
face individual, imediat i fr intermediere. Dar sumele mari n numerar
necesit spaii mari de depozitare i prezint riscuri n manevrare (distrugere
fizic, pierdere, furt etc). De aceea, ar fi normal ca i n Romnia, numerarul
s-i piard treptat din popularitate i s fie nlocuit cu alte mijloace de plat
cuprinse sub denumirea general de instrumente de plat fr numerar.
Plile fr numerar utilizeaz instrumente i mijloace de plat emise pe
suport de hrtie, magnetic sau electronic. Caracteristicile plilor fr numerar
sunt:
Natura lor dubl, determinat de un transfer de fonduri propriu-zis i de un
flux de mesaje ntre pri coninnd instruciunile de plat ;
Diferena n timp ntre momentul iniierii i cel al finalizrii plii;
Existena unuia sau mai multor intermediari (bnci) n procesarea acestui tip
de pli.
ncasrile i plile fr numerar se nregistreaz n Extrasele de cont, pe
baza documentelor care reflect operaiile efectuate prin conturile bancare.
Este emis de ctre banc i cuprinde: data emiterii, numrul documentelor
justificative, soldul precedent, ncasrile, plile, soldul final. Principalele
instrumente de plat fr numerar sunt: cecul, ordinul de plat, biletul la
ordin i cambia.

2.Cecul este instrumentul prin care se poate plti fr numerar o sum

de bani din contul debitorului ctre o alt persoan fizic sau juridic.
Persoana care ordon plata (titularul cecului) se numete trgtor,
persoana care trebuie s ncaseze suma este denumit beneficiar, iar
societatea bancar care trebuie s efectueze plata se numete tras.
Cecurile pot fi de mai multe tipuri: cecul la purttor, cecul certificat,
cecul de cltorie, cecul barat. Posibilitile de transmitere ale unui
cec sunt:
Simpla remitere - cazul cecului la purttor, care n momentul emiterii nu
indic expres beneficiarul sau poart meniunea la purttor"; acest cec va
fi pltit fie persoanei desemnate ca beneficiar, fie deintorului cecului;
Cesiunea de crean ordinar - atunci cnd cecul este emis pe numele unei
anumite persoane i conine meniunea nu la ordin"; n acest caz, numai
persoana nominalizat poate s-1 ncaseze;
Girarea - operaiune prin care se transmit, odat cu remiterea, i toate
drepturile rezultate din cec; ea este o meniune special fcut pe verso n
favoarea unei anumite persoane, inclusiv a trgtorului; noul beneficiar
poate, la rndul su, s gireze cecul.

Cecul este pltibil numai la vedere (la prezentare). Termenele de prezentare la

plat a cecurilor emise i pltite n Romnia sunt:
8 zile, dac cecul este pltibil chiar n localitatea n care a fost emis;
15 zile, n celelalte cazuri;
Termenele se calculeaz ncepnd cu ziua urmtoare datei emiterii cecului.

3.Ordinul de plat este un instrument emis de ctre pltitor pentru a-i

achita o datorie fa de o alt persoan (beneficiar), dnd dispoziie
unei bnci s plteasc beneficiarului suma nscris pe formularul
ntocmit n 3 exemplare. Ordinul de plat va ajunge ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectiv la dispoziia clientului su.
Pe drumul parcurs de ordinul de plat de la pltitor la beneficiar se pot
interpune mai multe societi bancare, acestea efectund succesiv
operaiuni de recepie, autentificare, acceptare i executare a ordinului
de plat.
4.Biletul la ordin este o promisiune scris prin care o persoan fizic sau
juridic n calitate de debitor (sau subscriptor), se oblig fa de o alt
persoan (beneficiar) s plteasc la un numit termen o sum de bani.
Utilizarea unui bilet la ordin implic efectuarea urmtoarelor operaii:
subscriptorul emite biletul la ordin pe care-l remite beneficiarului;
beneficiarul are urmtoarele posibiliti de a utiliza efectul primit:s-l
prezinte bncii (trasului) la scaden pentru ncasarea sumei, s-l gireze n
favoarea unei alte persoane sau s-l sconteze, adic s-l remit bncii
pentru ncasarea sumei nainte de scaden.
5. Cambia este un instrument cu ajutorul cruia o persoan n calitate de

creditor, d ordin unui debitor de a plti o anumit sum unei persoane numit
beneficiar. Cambia pune n legtur 3 persoane: persoana care emite
documentul, numit trgtor, persoana care va plti suma nscris n cambie,
numit tras, persoana care va ncasa suma, numit beneficiar;

6.Ordinul de compensare. Dou persoane juridice care au datorii

reciproce le pot stinge prin compensare. Aceasta opereaz ca o dubl
plat, ducnd la stingerea datoriilor pn la concurena celei mai
mici.
Reglementrile privind aceast operaiune sunt diferite n funcie de
naionalitatea prilor ntre care se face compensarea, deasemenea,
sunt diferite i atunci cnd compensarea se face cu statul.
Compensarea ntre persoane juridice romne se poate face numai
prin ordin de compensare, conform HG nr. 685/1999. Pentru facturi
cu valori mai mari de 10.000 de lei, compensarea datoriilor nepltite
la termenele scadente, mai vechi de 30 de zile, se poate efectua doar
prin Serviciul de Compensare din cadrul Institutului de Management
i Informatic.
Pentru sume reprezentnd contravaloarea facturilor mai mici de
10.000 de lei inclusiv, compensarea reciproc ntre contribuabili
persoane juridice se poate efectua i n afara Serviciului de
Compensare din cadrul Institutului de Management i Informatic,
ns cu ordinele de compensare tipizate, cu regim special

G.Documente privind alte activiti

1.Declaraia de inventar - se ntocmete ntr-un exemplar de
gestionar, dup sigilarea locurilor de pstrare a valorilor materiale i
bneti de care rspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde nu
este posibil acest lucru, nainte de nceperea operaiei de inventariere,
semnndu-se de acesta. Servete ca declaraie scris a gestionarului
rspunztor de gestionarea valorilor materiale i bneti, pe care o
prezint comisiei de inventariere. Circul la membrii comisiei de
inventariere, care semneaz pentru confirmare c declaraia a fost dat
n faa acesteia. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil,
mpreun cu lucrrile comisiei de inventariere.
2.Decizia de imputare - se ntocmete n 2 sau mai multe exemplare,
n funcie de numrul persoanelor rspunztoare pentru paguba
produs, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) i se
semneaz de ctre conductorul unitii, cu viza de control financiar preventiv
i a compartimentului juridic. Servete ca:
document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele ncadrare
n munc;
titlu executoriu din momentul comunicrii;
document de nregistrare n contabilitate.

Circul:
la persoana desemnat pentru acordarea vizei de control
financiar-preventiv (ambele exemplare);
la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalitii i
realitii.
3.Angajament de plat - Se ntocmete ntr-un exemplar de ctre
persoana care i ia angajamentul, n condiiile n care exist
documente din care rezult pagube sau alte obligaii de plat
(proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de
inventariere, referat de rebut sau alte documente).
Servete ca:
Angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus
unitii;
Titlu executoriu pentru recuperarea pagubei;
Titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a
angajamentului;

Norme de ntocmire verificare i corectare

Completarea documentelor se poate face manual (cu cerneal sau cu past de pix)
sau cu mijloace tehnice (cu maini de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul). n
documentele contabile nu sunt admise tersturi, rzturi sau lsarea de spaii libere.
Greelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu
respectarea anumitor reguli:
tierea cu o linie orizontal a textului sau sumei eronate i scrierea alturi sau
deasupra a textului sau sumei corecte;
confirmarea corecturii prin semntura persoanei care a ntocmit documentul,
menionndu-se i data corectrii;
documentele cu regim special ntocmite greit se anuleaz prin tierea cu o linie n
diagonal pe care se scrie cuvntul "ANULAT", pstrndu-se n continuare n
carnetele respective, fr a se detaa;
nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele de eviden trebuie s fie
supuse unei verificri minuioase. Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte:
1. Verificarea formei urmrete:
dac s-au folosit formulare corespunztoare cu natura operaiilor (facturi pentru
livrri de bunuri, chitane pentru ncasri n numerar, ordine de plat pentru
achitarea prin banc a datoriilor ctre furnizori i a datoriilor fiscale, cecul n numerar
pentru ridicarea sumelor de la banc etc.)
dac s-a completat numrul de exemplare cerute (factura, ordinul de plat, avizul de
nsoire se ntocmesc n 3 exemplare, chitana i chitana fiscal n 2 exemplare etc);
dac s-au respectat regulile de ntocmire a documentelor;
2. Verificarea aritmetic urmrete:
dac sumele au fost nscrise corect;
dac s-au efectuat corect calculele;
3. Verificarea de fond urmrete dac operaia este legal, real, necesar i
oportun.

Gestiunea documentelor
Organizarea circulaiei documentelor are ca scop raionalizarea
traseului de micare a documentelor i se face pe baz de grafice de circulaie
ntocmite de eful compartimentului financiar-contabil. Graficele de circulaie
trebuie s cuprind: denumirea documentelor, numrul de exemplare i
destinaia acestora, numele persoanelor care rspund de ntocmirea lor, data
ntocmirii, termenele de predare a documentelor.
Utilizarea i evidena documentelor
Pentru toate formularele utilizate se organizeaz o eviden operativ i
contabil similar cu cea utilizat n cadrul celorlalte bunuri materiale. Pentru
formularele cu regim special se organizeaz o eviden operativ cu ajutorul
Fiei de magazie a formularelor cu regim special".
Reconstituirea documentelor contabile pierdute, sustrase sau distruse se face
n termen de 30 de zile, cu respectarea legislaiei contabile. Formularele cu
regim special pierdute se declar nule n Monitorul Oficial, dup sesizarea
organelor n drept.
Clasarea reprezint aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, n
scopul pstrrii lor n bune condiii i pentru a putea fi uor gsite. Clasarea
documentelor n dosare se poate face dup mai multe criterii: cronologic,
alfabetic, geografic, pe grupe de operaii.
Pstrarea documentelor pentru anul curent se face n arhiva curent a
fiecrui compartiment. Pstrarea documentelor din anii precedeni se
organizeaz n arhiva general unitii.
Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i
difer n funcie de natura i importana documentului. De exemplu,
documentele de eviden se pstreaz 10 ani, iar statele de salarii i bilanul
50 de ani.