ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIN
COLOMBIA

PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
Aplicar los procesos archivsticos necesarios para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos del AGN
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN
Inicia con la actualizacin de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental para la
transferencia al Archivo Histrico de acuerdo a los tiempos de retencin establecidos en la TRD.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Acuerdo 042 de 2002
Gua para la implementacin de un PGD
NTC-GP1000/2009
NTC ISO 9001:2008
Resolucin 204 de 2009
4. GLOSARIO
Clasificacin: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen
cada agrupacin documental, de acuerdo a la estructura orgnica funcional de la entidad.
Ordenacin: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su
informacin para la gestin o la investigacin.
FUID: Formato nico de Inventario Documental
5. CONDICIONES GENERALES
El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestin, se tienen los siguientes aspectos:
Elaboracin de separadores de Series y Subseries
Ubicacin de separadores en los archivadores
Rotulo de identificacin en las carpetas
Ubicacin fsica de las carpetas
Clasificacin y ordenacin de documentos al interior de las carpetas
Foliacin en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lpiz de
mina negra.
Identificacin de las Gavetas
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
No

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

PUNTOS DE
CONTROL

DOCUMENTO

INICIO

Actualizar
las
TRD
para
aprobacin, teniendo en cuenta
los cambios que se presenten en
la estructura funcional del AGN,
como supresin o creacin de
grupos,
modificacin
de
funciones entre otros.

Proceso: Gestin Documental

Coordinador GCA
Jefe de dependencia
AGN

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

TRD AGN
Acta Comit
Archivo
Cuadro
Clasificacin
documental

de
de

Acta firmada del

Comit
de
Archivo

Cdigo: GD-302-PD-055

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO

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COLOMBIA

PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIN

Determinar
el sistema de
ordenacin al interior de cada
expediente de acuerdo a las
series y/o subseries sealados
en la TRD.

Conformar y ubicar fsicamente

los expedientes y foliar los
documentos, identificando las
unidades
de
conservacin
(Carpetas) con cdigo de serie y
nombre de la serie.
Los archivadores deben ser
debidamente identificados con la
dependencia, el cdigo de la
serie y nombre de la serie, entre
otros.

Funcionario asignado
para el manejo de
Archivo en cada
dependencia.

Levantar el inventario en FUID

Funcionario a quien
se le asigna la
responsabilidad del
manejo de archivo en
cada dependencia.

Formato nico de
Inventario
Documental
Instructivo
para
diligenciar el FUID

Firma Jefe de
dependencia

Verificar la aplicacin de la TRD

en los Archivos de gestin de
cada una de las dependencias
del AGN, cada 3 meses durante
la vigencia, dejando evidencia de
la visita

Funcionario
Grupo
de Correspondencia
y
Archivo,
Funcionario del rea

Acta

Firmas del Acta

Realizar visita de verificacin de

cumplimiento de compromisos
en las fechas establecidas en el
Acta, en caso contrario la
dependencia puede solicitar una
prrroga del mismo o el
coordinador del GCA emitir un
memorando de incumplimiento al
Secretario General con copia a
la UCI

Funcionario
Grupo
de Correspondencia
y
Archivo,
Funcionario del rea

Acta
Memorando

Firma del Acta

Preparar
transferencias
de
acuerdo a los tiempos de
retencin establecidos en la TRD
y hacer entrega al Archivo
Central

Funcionario a quien
se le asigna la
responsabilidad del
manejo de archivo en
cada dependencia.
Jefe de dependencia
o Coordinador de
Grupo

FUID
Instructivo
para
diligenciar el FUID
Cronograma
de
transferencias

Firma Jefe de
dependencia

RESPONSABLE

REGISTRO

PUNTOS DE
CONTROL

RESPONSABLE

PUNTOS DE
CONTROL

No

Profesional GCA
Jefe de rea AGN

DOCUMENTO

N/A

N/A

Formato
concertacin
de
objetivos.
Formato calificacin
de servicios.
Instructivo
de
Foliacin

Formato firmado
concertacin de
objetivos.
Formato
de
calificacin de
servicios.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

6.2. Archivo Central:
No

DESCRIPCIN
INICIO

Elaborar
el
Plan
de
Transferencias Documentales de
los Archivos de Gestin al
Archivo Central de acuerdo con

Proceso: Gestin Documental

Coordinador y
Tcnico GCA

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

Plan
Transferencias

de

Firma
Coordinador
GCA

Cdigo: GD-302-PD-055

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO

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COLOMBIA

No

PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTRO

PUNTOS DE
CONTROL

el tiempo de retencin definidos

en la TRD.

Presentar
el
Plan
de
Transferencias a las diferentes
dependencias informando las
fechas de programacin de
transferencias
En
caso
de
presentarse
incumplimiento en las fechas
establecidas de entrega de
transferencias, el coordinador
del GCA emitir un memorando
informando al Secretario General
con copia a la UCI.

transferencias

Coordinador y
Tcnico GCA

Memorando

Recibido

Tcnico GCA

Memorando
Inventario
documental
Documentos
transferidos

Firma
Coordinador
GCA

Tcnico GCA

Inventario
documental
Documentos
transferidos
Memorando

Firma
Coordinador
GCA

Base de datos ISIS

N/A

Inventario
documental
actualizado

Firma
de
recibido por la
dependencia

Firma
Coordinador
GCA

Firma
Coordinador
GCA

Recibir
documentales.

Efectuar
cotejo
de
los
documentos
y
hacer
las
observaciones cuando haya
lugar, mediante memorando

Ubicar
los
documentos
fsicamente de acuerdo con los
lineamientos
establecidos
y
actualizar inventario.

Devolver copia actualizada del

inventario de la transferencia a la
dependencia.

Aplicar las TRD en el Archivo

Central, cuando se procede a la
eliminacin de expedientes y
documentos pertenecientes a
series documentales se dejara
constancia en acta

Tcnico GCA
Profesional GCA

Memorando
solicitud de servicio
Acta de eliminacin
FUID
Instructivo
para
diligenciar el FUID
TRD

Elaborar inventario documental

para la transferencia al Archivo
Histrico de acuerdo a los
tiempos
de
retencin
establecidos en la TRD

Tcnico GCA
Profesional GCA

Inventario
documental

Tcnico GCA

Tcnico GCA
Coordinador GCA

FIN DEL PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS
Cuadro de Clasificacin documental GD-302-FR-177
Formato TRD GD-302-FR-077
Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042
Formato nico de Inventario Documental FUID GD-302-FR-017
Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041
Acta GD-302-FR-005
Acta de Eliminacin GD-302-FR-078
Memorando GD-302-FR-004

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

Cdigo: GD-302-PD-055

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PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

8. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarn de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
09-04-10

VERSIN
1
2
3

2010-05-25

Proceso: Gestin Documental

IDENTIFICACIN DE CAMBIOS
Emisin
Actualizacin del Procedimiento
Se incluye el seguimiento de las TRD en los
Archivos de Gestin
Se cambia el formato de fecha y se incluye
frase de control de documentos del SIG

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

RESPONSABLE
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA

Cdigo: GD-302-PD-055

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se considera NO CONTROLADO

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