DIPLOMA EN GESTIN LOGSTICA Y OPERACIONES

CURSO

CONTROL Y EVALUACIN DE OPERACIONES Y LOGSTICA

PROFESOR

Armando Valds Garrido Lecca

TITULO

MEMORNDUM DE PLANEAMIENTO
DPTO. DE COMPRAS MARCIMEX PER

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de ESAN por:

Mike Araujo Gaitn
Tania Sandoval Rebaza
Renato Fiestas Semprtigue
Esmaro Castillo Vidal

Trujillo, 24 de Enero de 2016

MEMORNDUM DE PLANEAMIENTO

1. Objetivos del examen

Emitir dictamen de auditora sobre los procedimientos
internos del Departamento de Compras de la empresa
MARCIMEX, evaluando su gestin administrativa y operativa.
2. Alcance del examen
Evaluacin del Departamento de Compras en lo que
corresponde a:
rdenes de compra
Convenio con proveedores
3. Descripcin de las actividades de la entidad
3.1. Creacin de la empresa:
En 1949, el Sr. Marcelo Jaramillo Malo tuvo la visin de
formar una empresa que sea rentable y duradera, es as
que decide junto a su socio incursionar en la
exportacin de sombreros mantenindose durante 14
aos en el mercado con bastante xito.
En el ao de 1961 el Sr. Marcelo Jaramillo deja la
actividad de los sombreros y decide iniciar con la lnea
de materiales de construccin llegando a posicionarse
como una de las principales distribuidoras.
2

En el ao 1998 deciden dejar de distribuir materiales de

construccin para comercializar electrodomsticos. Se
crea un nuevo logotipo acompaado por un nuevo
elemento que significa conexin con el mundo.
MARCIMEX es una empresa retail con ms de 64 aos
de vida institucional en el mercado ecuatoriano y 5 aos
en el mercado Peruano.
MARCIMEX, inicia sus actividades en nuestro Pas en
mayo del 2009 con su primera agencia en la ciudad de
Tumbes, siendo su estrategia posicionarse a nivel
nacional.
Actualmente cuenta con 63 agencias en el Per y su
casa matriz en la ciudad de Trujillo.
Pertenece al grupo CONCENSO, formado por
empresas

como:

Induglob

(Ecuador),

Marcimex

Ecuador, Electroandina (Per), Electrotiendas del Per

S.A.C

(Per),

Edpyme

Marcimex

S.A.

(Per),

Mercandina S.A. (Per), entre otras.

3.2. Actividad de la empresa
Venta al crdito de soluciones electrodomsticas, desde
artculos de lnea blanca y electrnica, como audio y

video, hasta la ms alta gama de tecnologa, como

laptops y smartphones, asimismo motocicletas y ms.
Comercializa marcas reconocidas, por calidad y
garanta.
3.3. Organigrama de la Empresa

Gerente
Gerente
General
General

Jefe
Jefe Comercial
Comercial

Jefe
Jefe de
de
Mercadeo
Mercadeo

Asistente
Asistente de
de
Mercadeo
Mercadeo

Jefe
Jefe Regional
Regional

Administrador
Administrador
de
Agencia
de Agencia

Jefe
Jefe de
de Crdito
Crdito
yy Cartera
Cartera

Jefe
Jefe de
de Riesgos
Riesgos

Analista
Analista de
de
Riesgo
Riesgo
Operacional
Operacional
Analista
Analista de
de
Riesgo
Riesgo
Crediticio
Crediticio

Jefe
Jefe de
de O&M
O&M yy
Proyectos
Proyectos

Auditor
Auditor Interno
Interno

Asesor
Asesor Legal
Legal

Coordinador
Coordinador de
de
Inteligencia
Inteligencia
Comercial
Comercial

Jefe
de
Jefe de
Logstica
Logstica

Jefe
Jefe de
de Talento
Talento
Humano
Humano yy
Valores
Valores

Jefe
Jefe de
de
Finanzas
Finanzas

Asistente
de
Asistente de
Inventario
Inventario

Coordinador
de
Coordinador de
Coordinador
Coordinador de
de Administracin
Administracin
RR.HH.
RR.HH.
de
Personal
de Personal

Analista
Analista de
de
Finanzas
Finanzas

Administrador
Administrador
de
Bodega
de Bodega

Asistente
Asistente de
de
Bodega
Bodega

Coordinador
Coordinador de
de
Buffer
Buffer

Asistente
de
Asistente de
Buffer
Buffer

Tesorero
Tesorero

Asistente
Asistente de
de
Tesoreria
Tesoreria

Contador
Contador

Asistente
de
Asistente de
RR.HH.
RR.HH.

Jefe
Jefe de
de
Compras
Compras

Jefe
Jefe de
de
Sistemas
Sistemas yy
Desarrollo
Desarrollo

Asistente
Asistente de
de
Compras
Compras

Coordnador
Coordnador de
de
Desarrollo
Desarrollo

Asistente
de
Asistente de
Remuneracion
Remuneracion
es
es

Coordinador
Coordinador de
de
Infraestructura
Infraestructura

Aistente
Aistente de
de
Contabilidad
Contabilidad

3.4. Principales proveedores :

Modalidad de Facturacin: Recepcin de facturas,
liquidaciones, etc.
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

PROVEEDOR
BAZUKA DEL PERU SAC
BESTWAY INTERNATIONAL LIMITED
BSH ELECTRODOMESTICOS SAC
CAYMAN S.A.C.
CHUNGHSIN INDUSTRY GROUP CO LTD
COSAS & HOGAR SRL
DONGBU DAEWOO ELECTRONICS CORPORATION PERU SAC
ELECTROANDINA INDUSTRIAL S.A.C.
ELECTROLUX DEL PERU S.A.
ELEKTRA DEL PERU SA
FAIR INTERAMERICAN
FIBRO ACERO SA
GIEC DIGITAL (HONG KONG) COMPANY LTD
GRUPO OPEN DEL PERU SA
HAIER INTERNATIONAL COMPANY LIMITED
HAIER SINGAPORE INVESTMENT HOLDING PTE.LTD
HIPERMERCADOS TOTTUS S.A
IMACO S.A.
LA POSITIVA SEGUROS Y REASEGUROS
LG ELECTRONICS PERU S.A.
LINIO PERU SAC
MABE PERU S.A.

TIPO DE
OPERACIN
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
INGRESO POR
COMPRA
7

23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46

MANUFACTURA DE METALES Y ALUMINIO RECORD

MIDEA INTERNATIONAL TRADING CO. LTD
NEGOCIACIONES TRUJILLO S.A.C.
ONE PHOTOGRAPHIC SOCIEDAD COMERCIAL DE
RESPONSABILIDAD LIMITADA
OSTER DEL PERU SAC
PANASONIC PERUANA SA
PANIFICADORA BERZOTTI SAC
PRODUCTOS ITALIANOS SAC
PRODUCTOS PARAISO DEL PERU S.A.C.
PROMO MARKET SAC
PROMOS PERU SAC
PROMOTORA GENESIS S.A.C.
SAGA FALABELLA SA
SAMSUNG ELECTRONICS PERU SAC
SOCOPUR S.A.C.
SOMNIUM SAC
SONY PERU S.R.L.
TCL OVERSEAS MARKETING LTD
TIENDAS POR DEPARTAMENTO RIPLEY S.A.
UNION YCHICAWA S A
UNITED HOME INTERNATIONAL LTD
WALON SPORT S.A.
YUEQING PENGCHENG MOTORCYCLE CO LTD
YUYAO MUNICIPAL COMMERCIAL FOREIGN TRADE CO.

INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA
INGRESO
COMPRA

POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR

4. Normatividad aplicable a la entidad, especialmente

relacionada con las reas materia de evaluacin
8

Las leyes, normas o reglamentos que constituyen la base

legal aplicable a la entidad son los siguientes:
Constitucin Poltica del Per
Normas Internas de la empresa
Manuales de procesos y procedimientos
Comit de Compras
5. Informes a emitir y fechas de entrega
Se entregara un Informe Largo con fecha 14 de febrero del
2016.
6. Identificacin de reas crticas, definiendo el tipo de
pruebas a aplicar
Del estudio de la normativa aplicable a la entidad y del
anlisis de la situacin actual del rea de compras y de la
orientacin o aplicacin de los procesos de compras, se han
identificado las siguientes reas crticas, por su materialidad,
riesgo e importancia.
Factores de Riesgo

Revisar que los proveedores se encuentren dentro de la Base

de Datos de Proveedores y debidamente aprobados
Revisar que las condiciones pactadas y polticas de pago con
cada proveedor tales como: vencimientos, descuentos y forma
de pago se estn cumpliendo.

Riesgo

Enfoque de
Auditoria

Procedimiento de
Auditoria a Aplicar

Medio

Satisfaccin de
control y
procedimientos
sustantivos

Revisin de la
documentacin
sustentatoria

Medio

Satisfaccin de
control y
procedimientos
sustantivos

Revisin analtica sobre la

condiciones y polticas de
pago

Revisar que los proveedores que la mercadera para

abastecimiento a las bodegas y agencias en base a reposicin
de buffers RAM(Reposicin Activada de Mercado)

Medio

Enfoque sustantivo

Revisin de la
documentacin
sustentatoria

Revisar el costeo y contabilizacin de los productos de

proveedores de todas las marcas.

Medio

Pruebas analticas
con anlisis en los
cierres de ao

Revisin analtica sobre el

ingreso de materiales

Alto

Satisfaccin de
control y
procedimientos
sustantivos

Revisin de la
documentacin
sustentatoria

Medio

Satisfaccin de
control y
procedimientos
sustantivos

Revisin de la
documentacin
sustentatoria

Medio

Satisfaccin de
control y
procedimientos
sustantivos

Revisin analtica sobre la

distribucin de los
materiales

Verificar que las cotizaciones y rdenes de compra se realicen

en los tiempos establecidos y con la documentacin requerida.

Confrontar la creacin de cdigos para mercadera nueva del

proveedor, enviando la ficha tcnica del producto a los
administradores

Confrontar la distribucin de los suministros a nivel nacional

Riesgo de La Empresa
Que no se lleve a cabo la programacin de la auditora
de acuerdo al cronograma establecido.
Que la empresa no facilite la informacin necesaria para
efectuar la auditoria sobre el proceso de compras.
Reduccin de costos.
Evaluacin de los Riesgos de Control de La Empresa

10

 Revisar la documentacin sustentatoria de las

cotizaciones, rdenes de compra, proveedores (Base
de Datos registro y aprobacin, polticas de pago).
Verificar el control adecuado de la creacin de cdigos
para la mercadera.
7. Puntos de atencin, situaciones importantes a tener en
cuenta durante la conduccin del examen, incluyendo
denuncias que se hubieran recibido
El nico punto de atencin de la Empresa es su principal
sede donde est ubicada.
8. Personal, nombre y categora de los auditores que
conforman el equipo de auditora. Asimismo, las tareas
asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y
experiencia
N

APELLIDOS Y
NOMBRES

ARAUJO GAITN,
MIKE

CASTILLO VIDAL,
ESMARO

CATEGORA

ACTIVIDADES A REALIZAR

Revisar y aprobar el memorndum final de auditoria.

AUDITOR
Revisar y aprobar el informe final. Validad el proceso
RESPONSABLE de auditora. Supervisar y coordinar con el equipo
auditor.

AUDITOR
SUPERVISOR

Verificar el cumplimiento del equipo auditor segn el

cronograma. Elaboracin de los informes de las
auditorias para su presentacin al Auditor General.
Velar por el buen desarrollo y trabajo del equipo

11

FIESTAS
SEMPERTIGUE,
RENATO

SENIOR

Revisin de los documentos sustentarios referentes al

rea de compras. Responsable de la ejecucin del
proceso de auditoria con el fin de velar el fiel
cumplimiento.

SANDOVAL
REBAZA, TANIA

SENIOR

Revisin de los controles internos y de los

procedimientos de gestin del rea de compras.
Presentacin de hallazgos y oportunidades de mejora.

9. Funcionarios de la entidad que deben ser entrevistados

por la importancia de sus actividades
NOMBRE
NACIONALIDAD
ANDRS MUOZ ROSERO ECUADOR
CARLA CAPRISTAN LEN PER

DNI
41070385

RELACIONADO
GERENTE GENERAL
JEFE COMPRAS

FECHA DE INICIO
06/01/2010
15/02/2011

% DE
PARTICIPACIN
100%

CUESTIONARIO DE EVALUACIN Y CONTROL INTERNO

PREPAR:
REVISO:
FECHA:
DEPARTAMENTO:
OBJETIVOS:

TANIA SANDOVAL REBAZA

MIKE ARAUJO GAITN
23/01/2016
COMPRAS
EVIDENCIAR CONTROLES CLAVES EN EL REA DE COMPRAS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

REF.

PREGUNTA

Existe un manual de funciones y procedimientos?

a. Est escrito?
b. Es claro y preciso?

Se encuentran claramente definidas las lneas de autoridad

2 y responsabilidad?
a. Estn filiadas por escrito?
3 Se encuentran claramente separadas las funciones de :
a. - Planificacin

NO

SI

X
X
X
X
X
X

N/A

OBSERVACIONES, COMENTARIOS,
ACLARACIONES

El manual est de forma adecuada

y en orden
El empleado est bien capacitado
para cumplir bien sus funciones
Est actualizado y en orden
12

El sistema de operacin de compras es apropiado o

adecuado?
5 Se realizan importaciones?
Se cuenta con un sistema de informacin que permita tomar
6 decisiones adecuadas?
7 Existe un presupuesto de compras?
8 Existen normas y procedimientos?
a. Son adecuados y claros?
b. Estn expresados por escrito?
Se emiten rdenes de compra para cualquier tipo de
9
compra?
4

10

Se requiere previa aprobacin para efectuar la compra?

11

Se enva a contabilidad el resumen de las compras diarias?

12

Se tiene un control o seguimiento de las rdenes de

compras?

13

Existe algn incentivo por negociaciones con los

proveedores?

El sistema es eficiente
No se importa

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

En proceso de implantacin.

Las normas son conocidas por los

empleados.
No se emiten para compra de tiles
de oficina
Se requiere la firma del gerente
general
Se enva al cierre del mes
Se usa el indicador de
cumplimiento de compras
Las compras no tienen incentivo
alguno

CUESTIONARIO DE EVALUACIN
S N
PREGUNTA
OBSERVACIONES
I O
Tiene el departamento alguna limitacin en el alcance
x Regularmente no.
del trabajo?
Se observ que los
Se han definido los puestos necesarios para llevar
x
empleados cumplen sus
adelante los objetivos esperados?
funciones.
Al momento no se
Hay algo que nosotros deberamos saber que impida
x detectan errores en las
el desarrollo completo de responsabilidades?
responsabilidades
Tiene el Departamento los recursos necesarios para
Todo en orden y de
x
llevar a cabo el plan de auditoria?
forma clara
Existen personas o grupos que estn creando
Al momento no hay
problemas para la implementacin de controles claves o
x problemas con los
que tengan un compromiso no tico?
empleados.
Depende de la
Posee el Departamento suficiente independencia
x aprobacin del Gerente
organizacional para poder lograr sus objetivos?
General.
13

Existe algn riesgo crtico que pueda afectar las metas

estratgicas del Departamento?
Existe un plan de capacitacin del Departamento que
favorezca el mantenimiento y mejora de la competencia x
para cada uno de los puestos?
Conoce el personal la estructura del Departamento?
(jerarqua)

x No se presentan riesgos.
La capacitacin es para
el personal nuevo.
El personal conoce el
cargo, funciones y
nombres de sus
superiores.

14

10. Presupuesto de tiempo por categoras, reas y visitas

N

APELLIDOS Y NOMBRES

CATEGORA

HORAS
COSTOS DE
REQUERIDA ACTIVIDADE
S
S (S/.)

AUDITOR
RESPONSABLE

10

1,000.00

2 ESMARO CASTILLO VIDAL

RENATO FIESTAS
3 SEMPERTIGUE

AUDITOR SUPERVISOR

10

800.00

SENIOR

10

500.00

4 TANIA SANDOVAL REBAZA

SENIOR

10

500.00

1 MIKE ARAUJO GAITN

TOTAL
GASTOS ADMINISTRATIVOS
OTROS GASTOS
COSTOS TOTAL PRESUPUESTO

2,800.00
400
100
3,300.0
0

11. Participacin de otros profesionales y/o especialistas de

acuerdo a las reas materia de evaluacin
N/A

15

DATOS DE LA EMPRESA
Sector: Retail
Giro: Comercial Minorista
Lneas de productos:

Marrn

35%

Blanca

30%

* PEDS

5%

Motos

10%

Tecnologa

15%

Volumen y variedad de inventarios:

Marrn

6968.7

m3

Blanca

15929.6 m3

* PEDS

640.3

m3

Motos

2575.7

m3

Tecnologa 812.2

m3

*Pequeos Electrodomsticos

16

Fuentes de Suministros: Compras Nacionales a proveedores

Cantidad de personal: 1100 personas aproximadamente.
Equipos de apoyo: 5 equipos de apoyo en la organizacin
Sistemas
Auditoria
Riesgos
Organizacin y Mtodos
Logstica

17