PMI

PULSE OF THE PROFESSION RAPORT DETALIAT

MANAGEMENTUL
DE PORTOFOLIU

Aspecte eseniale ale studiului

Organizaiile care se vor bucura de cel mai mult succes vor fi acelea care
vor gsi modaliti de a se diferenia.
ntr-o proporie tot mai mare, organizaiile recunosc faptul c
managementul de portofoliu le poate ajuta s ia decizii care s le
diferenieze fa de competitori. A fost constatat o
tendin clar n raportul PMI Pulse of the Profession
din 2012, pe baza unui studiu global anual care a inclus
peste 1.000 de manageri de proiect, program i potrofoliu.
Numai jumtate dintre respondeni au raportat utilizarea
dintre proiectele derulate
frecvent a managementului de portofoliu n organizaiile
lor, ceea ce reprezenta o cretere de cinci puncte fa de
de organizaiile care
sondajul anului precedent.
s-au auto-descris ca
Raportul detaliat Pulse of the Profession: Management
avnd un management
ul de potrofoliu al PMI din 2012 cerceteaz mai n
de portofoliu de nalt
profunzime acest subiect, focalizndu-se pe modul
eficien ating sau
cum este afectat succesul organizaional i pe stabilirea
depesc ROI previzionat.
abordrilor de a dezvolta un management de portofoliu
Surs:
Raportul detaliat Pulse of the
eficient.
Profession: Managementul de portofoliu al
PMI din 2012
Acest raport a constatat c 62% dintre proiectele
derulate de organizaiile care s-au auto-descris ca avnd
un management de portofoliu de nalt eficien ating sau
depesc ROI previzionat.
Totui, n ciuda beneficiilor cuantificabile ale managementului de
portofoliu, relativ puine organizaii au perfectat aceast practic.
n vederea mbuntirii, raportul evideniaz o abordare bazat pe trei
direcii:

62%

Ridicarea managementului de portofoliu la un nivel strategic

Crearea unei culturi care s aib n atenie portofoliul

Implementarea instrumentelor i practicilor adecvate

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

De ce au organizaiile nevoie de un management de portofoliu?

Proiectele pe care o organizaie le

are astzi demonstreaz unde se afl
aceasta n prezent.

Portofoliul arat direcia n care se ndreapt organizaia.

Un portofoliu trebuie s fie msura corect a inteniilor, direciei i progresului organizaiei. Portofoliul de
management ajut la crearea unui plan pentru ndeplinirea acestei viziuni.

DE CE PRACTIC ORGANIZAIILE MANAGEMENTUL DE PORTOFOLIU?

73%

Satisfacia clienilor
Reducerea costurilor

59%

Creterea veniturilor

58%
45%

mbuntirea ROI

40%

mbuntirea costurilor de dezvoltare

35%

Conformitate reglementativ

34%

Inovaie

32%

mprtirea intern a cunotinelor

29%

Satisfacia angajailor
21%

Cot de pia

18%

Sustenabilitate
12%

Relaii cu furnizorii
0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

5 ASPECTE ESENIALE ALE UNUI MANAGEMENT DE PORTOFOLIU EFICIENT

Receptivitatea
managementului de
rang nalt

O guvernare
competent a
portfoliului

Standardizarea
indicatorilor i
criteriilor

Consistena i logica
obiectivelor strategice
organizaionale

Birou de management
de proiect maturizat

78% 66% 62% 59% 58%

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

Cum se poate mbunti managementul de portofoliu

Studiul Pulse a identificat primele trei cele mai bune practici care sunt utilizate de ctre organizaiile care au un
management de portofoliu cu grad nalt de eficien.

1. RIDICAREA MANAGEMENTULUI DE PORTOFOLIU LA UN NIVEL STRATEGIC

nelegerea managementului de portofoliu la nivelurile cele mai nalte reprezint un factor major pentru obinerea
succesului. n rndul organizaiilor care descriu propriile proceduri de management de portofoliu ca fiind de nalt
eficien, 89% dintre respondeni au spus c managementul de rang nalt nelege managementul de portofoliu la un nivel
cel puin mediu. Aceasta intr ntr-o puternic contradicie cu situaia din organizaiile al cror management de portofoliu
este minim eficient. Acolo, numai 25% dintre respondeni au spus c managementul de rang nalt nelege managementul
de portofoliu la un nivel cel puin mediu.
Managementul de rang nalt nelege managementul
de portofoliu la un nivel cel puin acceptabil
Eficien
ridicat

89%

Eficien
minim

25%

Prin construirea unei nelegeri a managementului de portofoliu n rndul managementului de rang

nalt, organizaiile se pot asigura mai bine de faptul c proiectele i programele sunt derulate n
acord cu strategia organizaional.
ntr-o cercetare din 2012 publicat de ctre PMI, autorii Brian Hobbs i Yvan Petit au evideniat
patru obiective de nivel nalt pentru managementul strategic de portofoliu.
Expansiunea valorii
ntotdeauna, obiectivul trebuie s fie acela de a maximiza randamentul pentru toate proiectele din
portofoliu.
Echilibru
Orice portofoliu trebuie s reflecte profilul organizaional unic printr-un amestec de proiecte de
exemplu, combinnd proiectele cu risc sczut cu cele cu risc nalt sau lansnd proiecte pe pieele
existente, dar i pe cele noi.
Direcie strategic
Trebuie s existe o legtur demonstrat ntre proiectele din portofoliu i strategia organizaional.
Agilitatea portofoliului
Organizaiile trebuie s-i evalueze portofoliul curent cu referire la capacitatea lor de a se conforma
dinamicilor schimbtoare din interiorul organizaiei, precum i din pia. n plus, agilitatea
portofoliului impune organizaiilor s dea dovad de:
n

Percepie: Implementarea unui mecanism pentru a identifica i filtra modificrile care afecteaz
portofoliul, pentru a exista sigurana c organizaia alege proiectele i programele corecte.
Exploatare: Alinierea proiectelor cu capacitile i resursele organizaionale, pentru a putea
profita la maximum de oportuniti.
Transformare: Realinierea resurselor i structurilor disponibile.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

n ciuda rolului-cheie al alinierii strategice, n multe organizaii managerii sunt

prizonierii unei viziuni mioape. Organizaiile cu nivel minim de eficien au o
probabilitate de dou ori mai mare ca managerii si s se focalizeze excesiv pe obiectivele
propriului departament n detrimentul obiectivelor strategice ale organizaiei.
Manageri de nivel mediu concentrai pe performana
departamentului versus obiective strategice
Eficien
ridicat

32%

Eficien
minim

64%

n multe organizaii, inovaia care poate aduce mbuntirea operaiunilor de business este
privit ca un obiectiv strategic major. Aici, din nou, managementul de portofoliu poate ajuta la
ndeplinirea viziunii organizaiei. Organizaiile cu grad nalt de eficien au o probabilitate de
dou ori mai mare de a facilita inovaia prin intermediul managementului de portofoliu.
Managementul de portofoliu faciliteaz inovaia

Eficien
ridicat

45%

Eficien
minim

26%

De reinut: Perspectica global pe care o

aduce managementul de portofoliu l face s fie
un instrument de nepreuit pentru asigurarea
sincronizrii proiectelor organizaiei cu
obiectivele sale strategice de business.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

2. CREAREA UNEI CULTURI CARE S AIB N ATENIE PORTOFOLIUL

Pentru ca managementul de portofoliu s ajung s fie nscris n ADN-ul organizaiei, este

nevoie ca liderii s dedice timpul, eforturile educaionale i resursele necesare pentru a imprima
aceast practic n modul cum fiecare, de la simpli membri ai echipei pn la directori executivi,
gndete, apreciaz i acioneaz. Pentru a ntreine o cultur a managementului de portofoliu,
liderii organizaiei trebuie
S acorde prioritate managementului de portofoliu i s-l poziioneze ca fiind unul care
adaug valoare
Directorii executivi trebuie s-i arate dorina de a susine managementul de portofoliu, prin
comunicare i investiii. Acesta reprezint unul din mijloacele cele mai eficiente de a deplasa
percepia despre managementul de portofoliu de la o sarcin obligatorie la o activitate care
adaug valoare.
n prezent, mai mult de jumtate dintre organizaiile cu grad minim de eficien nc vd
managementul de portofoliu ca pe un proces de control administrativ, o proporie de trei ori mai
mare dect n cazul organizaiilor cu grad nalt de eficien.
Managementul de portofoliu vzut ca un proces de
control administrativ
Eficien
ridicat
Eficien
minim

14%

53%

S aloce resurse managementului de portofoliu

Abordarea cea mai bun privind managementul de portofoliu este de a fi lsat n seama
profesionitilor; prin urmare, organizaile trebuie s investeasc n mod determinat n talentele
potrivite, pe care s le lase apoi s i fac datoria.
Majoritatea managerilor de portofoliu din cadrul organizaiilor cu grad nalt de eficien
pentrec 75% sau mai mult din timpul lor cu managementul de potrofoliu. Prin contrast, numai
30% dintre colegii lor din organizaiile cu grad minim de eficien spun c i dedic majoritatea
timpului lor managementului de portofoliu.
Resursele dedicate susin managementul de portofoliu

Eficien
minim

30%

Eficien
ridicat

52%

Aceast abordare privind orientarea volumului de munc poate afecta performana

proiectului. n organizaiile n care managerii acord atenie obiectivelor strategice, dar i celor
departamentale, 70% dintre proiecte ating sau depesc ROI previzionat, comparativ cu 50% n
organizaiile n care managerii rareori acord atenie obiectivelor strategice.
Rata obiectivelor ROI atinse atunci cnd managerii se focalizeaz pe obiectivele strategice

70%
Frecvent focalizai pe
obiectivele strategice

50%
Rareori focalizai pe
obiectivele strategice

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

S educe liderii i personalul pentru a nelege i a practica managementul de portofoliu

Pentru a culege pe deplin beneficiile managementului de portofoliu, este nevoie ca ntreaga
organizaie s aib o nelegere solid a modului de funcionare i a scopurilor acestuia.
Organizaiile cu grad nalt de eficien se disting prin faptul c liderii i personalul lor de proiect
au, n medie, o probabilitate de trei ori mai mare de a nelege practicile managementului de
portofoliu dect cei din organizaiile cu grad minim de eficien.
Contientizarea managementului de rang nalt cu privire la
managementul de portofoliu

Eficien
minim

Eficien
ridicat

89%

25%

De reinut: Organizaiile pot extrage

beneficii complete de pe urma managamentului
de portofoliu fcnd din acesta o parte
component a culturii lor cotidiene.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

3. IMPLEMENTAREA INSTRUMENTELOR I PRACTICILOR ADECVATE

Pentru a-i pstra agilitatea i a-i menine un avantaj competitiv, organizaiile trebuie s fie
echipate cu instrumentele i practicile de management de portofoliu potrivite.
Organizaiile cu grad nalt de eficien au o probabilitate de aproape cinci ori mai mare
dect cele cu grad sczut de eficien de a utiliza n mod frecvent instrumentele formale de
prioritizare, precum i o probabilitate de dou ori mai mare de a avea deine software creat
special pentru susinerea managementului de portofoliu.
Utilizarea de instrumente formale de prioritizare

Eficien
minim

13%

Eficien
ridicat

63%

Organizaiile care utilizeaz n mod frecvent instrumentele formale de management de

portofoliu au o probabilitate de 14 ori mai mare s ating ROI previzionat dect cele care nu o
fac.
Organizaiile au nevoie nu numai de instrumente, ci i de un set definit de practici
care le ajut s i ating obiectivele strategice. Prin standardizarea managementului de
portofoliu, organizaiile i mbuntesc eficiena. Organizaiile cu grad minim de eficien
au o probabilitate de trei ori mai mare s raporteze o variabilitate nalt a practicilor lor de
management de portofoliu.
Standardizare limitat a practicilor de management
de portofoliu

Eficien
minim

57%

Eficien
ridicat

16%

Cu toate acestea, ntruct nicio organizaie nu este identic cu o alta, trebuie alese cu grij
instrumentele i practicile care sunt adecvate pentru fiecare.

De reinut: O organizaie va ajunge att de

departe pe ct este de dispus s investeasc
n instrumente i practici care s faciliteze un
management de portofoliu sustenabil.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

Concluzii i implicaii
Managementul de portofoliu reprezint mai mult dect o teorie. Dac este pus n
aplicare n mod eficient, acesta aduce beneficii solide de business, fie c este vorba
de o cretere a eficienei sau de o mbuntire a rezultatelor finale.
Organizaiile care s-au auto-descris ca avnd un management de portofoliu
de nalt eficien i-au crescut numrul mediu de proiecte care ntrunesc sau
depesc ROI previzionat cu aproape 30%, comparativ cu cele care s-au autodescris ca avnd un management de portofoliu de minim eficien.
Management
de portofoliu de
nalt eficien

Management de
portofoliu de minim eficien

%
cretere

Finalizate la timp

68%

50%

36%

Finalizate cu respectarea bugetului

64%

54%

19%

Care i-au atins scopurile originale i

inta de business

77%

65%

18%

Care au atins/depit ROI previzionat

62%

48%

29%

PROCENTUL MEDIU DE PROIECTE:

Toate aceste beneficii pot conferi organizaiilor un avantaj distinct n faa

organizatorilor. Acest gen de gndire avansat n planificarea strategic a
proiectelor este de natur s transforme oirganizaiile din unele defensive i reactie
n unele proactive i dinamice.
Managementul de portofoliu genereaz un ROI crescut i reduce riscurile,
ajutnd organizaiile s s genereze n mod constant valoare de business, o marf
rar n mediul volatil al pieei globale de astzi.

Rezultatul
Management
de portofoliu
mbuntit

ROI
crescut
i risc
diminuat

Putere mai
mare a valorii
de business

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

Despre studiu
Raportul detaliat Pulse of the Profession: Managementul de portofoliu al PMI din 2012 a
fost efectuat n martie 2012 pe 443 de manageri de portfoliu din ntreaga lume.

DINTRE CEI INTERVIEVAI:

27% sunt

manageri de
portofoliu pentru
clieni externi

40% sunt
manageri de
portofoliu
pentru uniti
de business

33% sunt

manageri de
portofoliu pentru
ntreprinderi

Indiferent de tip, au funcionat ca

manageri de portofoliu pe o medie de

6 ani

(i ca manageri de proiect timp de aproximativ 14 ani)

UNELE DINTRE INDUSTRIILE REPREZENTATE:

12%

25%

Servicii
financiare

Tehnologia informaiei

8%

7%

Consultan

Fabricaie

10%

Guvern

6%

Telecomunicaii

VENIT ANUAL:

14%
26%
19%
41%

n Sub 50 milioane $
n ntre 50 milioane $ i 1 miliard $
n ntre 1 miliard $ i 5 miliarde $
n Peste 5 miliarde $

10 Pulse of the Profession Managementul de portofoliu

BRA-005-2012-BE