Curso Wedding Planner Leccion 1

Organizador de Bodas
UPOCT025
Leccin 1/3
Curso de Organizador de Bodas
Contenido
QU ES UN ORGANIZADOR DE BODAS? ...................................................................................... 4
Perfil del Gestor de Bodas ............................................................................................................. 7
Por qu contratar un Wedding Planner? .................................................................................. 19
Cmo funciona un Wedding Planner?....................................................................................... 28
Las etapas del Wedding Planner ................................................................................................. 31
La relacin con los proveedores.................................................................................................. 33
Habilidades sociales del Wedding Planner.................................................................................. 35
Herramientas de promocin ....................................................................................................... 38
Tcticas para una buena atencin al cliente ............................................................................... 38
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CURSO DE WEDDING PLANNER:

ORGANIZADOR DE BODAS
LECCION 1: EL WEDDING PLANNER Y SU PAPEL EN LA
ORGANIZACIN DE BODAS
UPOCT
QU ES UN ORGANIZADOR DE BODAS?
El trmino Wedding Planner significa organizador o planificador de
bodas pero es un trmino muy genrico que puede causar confusiones,
es muy conocido en el mbito anglosajn y casi pasa, tristemente
desapercibido para la cultura espaola. El Wedding Planner nace en
Estados Unidos como consecuencia de la falta de tiempo de las parejas
que iban a casarse y necesitaban organizar su boda. Necesitaban de un
profesional de confianza en el que poder delegar todas estas tareas que
no podan realizar, salvo en los das libres de trabajo. Tanto en EEUU como
en Inglaterra parece extrao que una boda se organice sin un Wedding
Planner, es ms, en ese caso la boda estara incluso hasta mal mirada.
Todos estos profesionales acreditan su currculo mediante un certificado o
diploma.
En Espaa llega en torno al ao 2000, pero an es el eterno desconocido y
poca gente sabe en qu consiste y cul es su papel dentro de la
organizacin de bodas., es un organizador profesional de bodas que sabe
planificar, coordinar y dirigir todos los mbitos que conciernen a una
boda. A su vez conoce muy bien el mercado y a los proveedores que
operan en el mismo utilizando los recursos que pose de la mejor forma
posible en beneficio de los novios para garantizarles un xito seguro
ahorrndoles tiempo y dinero.
Su funcin entre otras muchas es la de asistir a los novios en todos los
detalles que implican la planificacin del evento: seleccin del lugar para
la recepcin, eleccin del banquete, diseo y decoracin de la fiesta y la
ceremonia, coordinacin de las invitaciones, sugerencias respecto a
cantidad de comida, bebida, distribucin de los invitados,
presupuestos...en fin, se trata de alguien que buscar identificar las
necesidades de la pareja y realizar todos los trmites para que la
celebracin del matrimonio sea un xito absoluto. Le encomiendan el da
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ms romntico y feliz de una pareja, y ha de ser perfecto, porque

probablemente ser el nico en sus vidas.
Las parejas con los cambios sociales, y el papel de la mujer en la sociedad
actual, no tienen tiempo de ocuparse de todos los grandes y pequeos
detalles de una boda, desean hacer algo especial y maravilloso pero no
saben por dnde comenzar y en qu persona apoyarse para confiarle uno
de los das ms importantes de su vida, saben lo que quieren hacer, pero
requieren de un asesoramiento al respecto, quieren organizar la boda de
sus sueos pero no quieren sufrir por ello. El Wedding Planner no tiene
por qu ser un artculo de lujo, puesto que podemos como profesionales
dar un servicio de calidad a buen precio, negociando con buenos
proveedores que nos realicen descuentos y ganar en las comisiones,
nunca sobrecargando al cliente. En la pelcula de Planes de Boda o
Guerra de novias, aunque no dejan de ser una ficcin, dan una imagen
bastante real del trabajo de este profesional. Un Wedding Planner
organiza la boda desde el ms mnimo detalle hasta la finalizacin de la
misma.
Es importante centrarse en varias cuestiones como:
- Reunirse con los novios para conocer los deseos de la pareja al detalle en
cuanto al tipo de ceremonia y celebracin que desean.
- Cerrar un presupuesto y ajustarlo al mximo para conseguir una mayor
rentabilidad del mismo.
- Es muy importante el nmero de invitados asistirn al evento.
Entre otras de gran inters.
Es importante que el Wedding Planner posea conocimientos sobre el

mercado de las bodas, sus proveedores, tendencias del sector, novedades,
y su experiencia, le confieren un completo equipo de herramientas con las
que conseguir su objetivo final.
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Tambin existe la figura del Wedding Planner & Designer, un profesional

de la produccin y la logstica, que coordina en funcin de una temtica.
Las bodas temticas estn en auge en los ltimos aos, pues se da mucho
valor a que el invitado viva el evento a travs de los cinco sentidos,
transmitiendo sensaciones y emociones a travs de un mismo hilo
conductor en cada detalle, desde las invitaciones, los colores de la
decoracin floral, el lugar de la celebracin y de la ceremonia, los aspectos
decorativos de ambas.
Ser Wedding Planner, es una profesin que adems requiere una
formacin especfica y sobre todo, experiencia. Un Wedding Planner es la
persona que escuchar, orientar, asesorar y ayudar durante todo el
duro y largo proceso de la organizacin de la boda, que conseguir hacer a
los novios despreocuparse de los detalles. De esta manera se intenta
ahorra tiempo y dinero a los novios y garantizar el xito de su boda
aportando imaginacin, recursos y experiencia sin descuidar ningn
detalle, consiguiendo que cada evento sea nico e irrepetible y de acorde
al estilo y personalidad de los novios.
A continuacin hemos colgado en la plataforma, bajo este tema, un
artculo de la revista de protocolo sobre el Wedding Planner para su
lectura y comprensin.
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Perfil del Gestor de Bodas

Para ser un buen gestor de bodas, el profesional previamente debe tener
buenos conocimientos en materia de organizacin, protocolo,
comunicacin y produccin, por ello, es de suma importancia realizar
cursos que reciclen la informacin o que hagan que adquiramos nuevos
conocimientos en todas aquellas disciplinas transversales que puedan ser
de inters para nuestra actividad diaria dentro de nuestra profesin.
El gestor de bodas ser un experto en protocolo, pero tambin ser un
buen Psiclogo, decorador, un experto en produccin, un
comunicadoretc. Por ello es fundamental seguir el Cdigo Deontolgico
del profesional de protocolo que a continuacin incluimos parte del
mismo:
Cdigo Deontolgico de la OICP para la profesin del Protocolo
Cdigo Deontolgico de la Organizacin Internacional de Ceremonial y

Protocolo para la profesin de Protocolo
Aprobado
por
la
Asamblea
General
Zaragoza el da 26 de noviembre de 2006
celebrada
en
PREMBULO
(Exposicin de motivos)
Officii frutus sit ipsum officium
(Que el premio del deber sea el deber mismo)
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El ejercicio profesional del Protocolo es una de las ms antiguas

actividades de la Humanidad, ya que en los albores de la sociedad
organizada, los ritos, los hbitos, las costumbres, los usos sociales y las
normas de conducta aparecen tempranamente. Antes de la
promulgacin de los primeros cdigos jurdicos que organizaban la vida
de los hombres y tasaban los efectos de vulnerarnos, antes incluso de que
aparezca el concepto de norma moral, desprendida de las primeras
creencias religiosas, cualquier agrupacin social se fue dotando de reglas
de organizacin, conducta y comportamiento prctico.
En estas primeras reglas encontramos el camino del sentido de lo
correcto a lo largo de la historia. No en vano, en nuestros das, las
normas de protocolo responden al triple planteamiento de costumbres y
usos sociales (normas sociales), reglas jurdicas (normas jurdicas) y
normas ticas o modos correctos de hacer las cosas, conforme el comn
consenso de la llamada moral social.
El concepto de profesin en sus orgenes posee una importante
reminiscencia religiosa: la idea de misin encomendada por Dios, segn
la cual el hombre ha de seguir su llamada (vocacin) en las tareas
especficas de su circunstancia laboral, impregnndola de un fuerte
carcter moral.
Las profesiones deben entenderse como una particular manera de ser y
de actuar, como un Ethos moral, al que, desde los cdigos profesionales,
cabe exigirle determinados comportamientos, que a su vez han de
convertirse en hbitos que, a la larga, se conviertan en los actitudes
habituales y significativas de una profesin. En este sentido, el cdigo de
deontologa ensea la manera tica de ejercer una profesin de manera
ordinaria o cotidiana.
El modo deontolgico de ejercer una profesin lo determinan el conjunto
de las normas ticas objetivas de cada colectividad profesional,
independientemente del grado de positivizacin a que hayan llegado,
bien sean normas de rango legal estatutario de las organizaciones
profesionales; normas convencionales, incorporadas o no a los convenios,
o meros principios, aceptados comnmente. En sentido estricto, las
normas deontolgicas se reducen a una serie de disposiciones, de menor
grado de positivizacin, no sancionadas por el Estado.
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Normas deontolgicas son el conjunto de reglas que regulan el

comportamiento tico de unos profesionales, quienes para serlo y por
serlo han de asumirlas y respetarlas.
Es su propia conciencia, ante todo, y en su caso, los rganos colegiados,
dotados de dispositivos adecuados, los medios de respuesta para definir y
precisar los comportamientos ticos, conforme al Cdigo Deontolgico de
cada profesin.
No obstante, conviene precisar que las sociedades democrticas no
admiten frmulas del pasado como tribunales de honor ni rganos
dotados de capacidad sancionadora en este mbito, donde la propia
conciencia y el reconociendo social del desenvolviendo tico del
profesional han de garantizar la efectividad de las normas deontolgicas
y el correcto proceder profesional o Lex Artis.
En ese mbito profesional los principios ticos adquieren especial
relevancia. La aceptacin de postulados de tica general, persiguen unos
objetivos ms concretos y limitados: el establecimiento de normas y
pautas de conducta profesional que tiendan a garantizar una actuacin
honesta en inters de quienes demandan los servicios profesionales y de
la propia colectividad o corporacin profesional.
La deontologa es esencialmente la teora del deber.
El concepto de deontologa profesional se remite a principios ticos
asumidos
explcitamente
por
una
profesin
determinada
(tradicionalmente de carcter liberal y rango universitario). Dichos
principios, formulados a modo de normas o leyes interprofesionales o
agrupados en Cdigos Deontolgicos, constituyen los deberes que ha
de observar cada profesional en el ejercicio de su profesin.
La deontologa profesional ha acabado por desarrollar su mbito propio
que, sin inscribirse estrictamente en el mbito de las ciencias jurdicas, ha
de tener en cuenta, ante todo, la inspiracin tica que la fundamenta y
formularse positivamente para conseguir resultados prcticos, que es, en
definitiva, lo que persigue. El prestigio y la autoridad que suele unirse al
ejercicio de una profesin liberal supone en el interesado la presencia de
dos condiciones: una competencia tcnica reconocida y una moral
indiscutible.
La deontologa profesional se nutre de las costumbres y buenos usos
tradicionales de una profesin, de la jurisprudencia de los tribunales, del
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ambiente moral de la sociedad y de las propias exigencias de sta.

I. PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA
1. El profesional del Protocolo asume como valores fundamentales de
su actividad los Principios de la Carta de las Naciones Unidas, la
Declaracin Universal de los Derechos Humanos y los pactos,
acuerdos, protocolos, convenios, cdigos de tica y el conjunto del
sistema de valores que, a partir de aqullos definen y rigen la
sociedad internacional.
2. El profesional del protocolo asume como valores preferentes los
que constituyan los fundamentos del ordenamiento constitucional
de la sociedad donde desenvuelva su labor, siempre en sintona
con los principios de las Naciones Unidas y la sociedad
internacional.
3. El profesional del Protocolo entiende que su actividad debe
contribuir al mejor conocimiento de los hombres y las culturas, al
desarrollo de la sociedad moderna, a partir del respeto por la
cultura y las particularidades de todos los pueblos, que han de ser
tenidos en cuenta siempre en sintona con los anteriores principios
arriba expresados.
4. En este sentido, tendr especial sensibilidad para combinar los
requisitos, usos, costumbres y modos de hacer de las diversas
culturas, evitando todo tipo de colisiones entre las manifestaciones
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externas de aqullas.
5. El profesional del Protocolo entiende su actividad como una forma
vigorosa de comunicacin en orden a obtener la calidad y la
excelencia mxima en la organizacin, desarrollo y ejecucin de las
actividades de la sociedad moderna.
6. El profesional del Protocolo asume, pues, los principios de la
tolerancia, el respeto y la convivencia entre culturas, no obstante
destacando siempre el respeto a los Derechos Humanos y los
principios contenidos en la Carta de las Naciones Unidas.
7. El profesional del Protocolo respetar escrupulosamente las
normas de carcter jurdico que le afecten en el desarrollo de su
actividad; compaginar los usos y las costumbres de las diversas
comunidades con las exigencias de aqullas o la conveniencia de
cada caso, y se atendr a las pautas sociales que estn vigentes en
la sociedad donde se desenvuelva; si bien, tendr en cuenta el
carcter laico de la sociedad moderna, en el mbito civil, sin
olvidar el respeto a todas las creencias religiosas.
8. En caso de conflicto, el profesional del protocolo debe evaluar el
alcance de sus actos conforme la prevalencia de los valores a
preservar, de acuerdo con este cdigo. No obstante, nunca tratar
de imponer sus criterios sino de exponerlos para convencer y
debatir, dotndose siempre de los medios adecuados para esta
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tarea.
9. El protocolo no es una ciencia exacta, sino una herramienta de la
sociedad para el mejor ordenamiento de sus propias actividades
pblicas en los mbitos oficiales, profesionales, corporativos,
empresariales, institucionales y privados. En consecuencia, el
profesional de protocolo, salvados siempre los irrenunciables
principios que informan este cdigo, actuar con tacto, delicadeza,
inteligencia y sentido de la medida, a la hora de solventar
situaciones controvertidas.
10.An en caso de conflicto, no perder la calma. La palabra y el
ejemplo, la paciencia, la tolerancia, la comprensin y el respeto al
discrepante sern sus mejores medios de conviccin.
II. LEX ARTIS (PRINCIPIOS DE ACTUACIN)

11.El profesional del protocolo nunca utilizar en beneficio propio
aquellas relaciones que trajeran causa de su actividad profesional
ni tratar de obtener beneficio propio de cualquier otra
circunstancia relacionada con su trabajo, contactos o relaciones.
12.El profesional de Protocolo actuar siempre con lealtad a las
entidades u organizaciones a las que sirva o requieran sus
servicios.
13.El profesional del Protocolo mantendr siempre una actitud
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abierta, cooperadora, no dogmtica y dispuesta al dilogo con sus

colegas,
especialmente
en
los
casos
de
confluencia
de
organizaciones en un evento, que exija actuaciones y toma de

decisiones colegiadas, por consenso o conviccin.
14.El profesional del Protocolo ser leal con sus colegas y se avendr a
frmulas transaccionales, de dilogo, pacto y diplomacia cuando la
ocasin o la controversia surgida lo requieran.
15.El profesional de Protocolo se conducir siempre con honestidad,
sabr guardar la confidencialidad exigida por su actividad y
emplear siempre mtodos dignos en orden a obtener sus
objetivos.
16.La actividad del Profesional del Protocolo deber estar guiada
siempre por el respeto a la dignidad del Hombre y de todos los
ciudadanos, con independencia de su raza, nacionalidad, sexo,
cultura, religin, nivel econmico o situacin personal.
17.El profesional del Protocolo entender que su actividad no es un fin
en s mismo, sino una ciencia al servicio de la comunicacin
humana, las relaciones sociales y el perfeccionamiento de la
sociedad.
18.El comportamiento del profesional de Protocolo debe ajustarse, en
todas las circunstancias a merecer la confianza de aquellos con
quienes se encuentre en contacto. Se somete, por tanto, al
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principio del secreto profesional. Nunca podr utilizar en beneficio

propio la informacin confidencial que, llegado el caso, pudiera
llegar a poseer.
19.Debe respetar sus compromisos, acuerdos y la palabra dada. Su
actuacin no debe crear nunca confusiones y, llegado el caso de
producirse alguna, deber rectificar con rapidez y eficacia.
20.La actividad del profesional del Protocolo debe realizarse
abiertamente y ser en todo momento identificable. No obstante, su
papel es de absoluta discrecin sin que le corresponda
protagonismo alguno en los eventos en los que participe o
colabore.
21.El profesional del Protocolo no podr aceptar otra remuneracin,
favores, regalas, compensaciones o viticos por su trabajo que
aqullas que correspondan a la contraprestacin (salario u
honorarios) previamente pactados por sus servicios.
22.Cualquier actuacin que contraviniere lo contenido en este cdigo
debera ser inmediatamente abandonada. En este sentido, debe
negarse a realizar cualquier prctica que atente contra estos
principios o los del conjunto de la profesin.
23.El
profesional
del
Protocolo
debe
actuar
con
especial
responsabilidad y rigor en el caso situaciones que puedan suponer

discriminaciones por razones de sexo, raza, creencia o extraccin
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social y cultural.
III. CONSIDERACIONES FINALES

24.En toda circunstancia y lugar, el profesional del Protocolo actuar
siempre con la ponderacin, el equilibrio y la decencia de un
caballero o una dama. Tratar de convencer antes que de imponer.
25.En cualquier situacin de controversia o choque de criterios con
otros colegas, sin perder la perspectiva general del acto o evento a
organizar, estar abierto a la negociacin, el pacto, la transaccin
y la tolerancia.
26.A partir del permanente respeto a todas las culturas, el profesional
del Protocolo considerar infranqueables los lmites de la dignidad
humana que emanan de la Declaracin Universal de Derechos
Humanos.
27.Toda decisin o propuesta que adopte o formule ser siempre fruto
del conocimiento, la reflexin y deber ser adecuadamente
fundamentada y documentada.
28.El Profesional del Protocolo asumir el deber de la formacin
permanente y la actualizacin de sus conocimientos como
exigencia de su actividad. Asimismo, se dotar en cada ocasin de
los medios de apoyo, documentacin y consulta que sus
actuaciones requieran, que sern al mismo tiempo medios de
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refuerzo y conviccin ante situaciones controvertidas.

29.El profesional del Protocolo renuncia a todo protagonismo y su
presencia deber notarse, pero no advertirse en todos los eventos
que organice, dirija, asesore o controle.
30.La conducta tica, conforme a la pauta y el sistema de valores que
conforman la convivencia en la sociedad civilizada, deber
constituir en s misma la mejor recompensa para el profesional del
Protocolo que la asuma como base de su proceder cotidiano. No
esperar,
pues,
otro
reconocimiento,
otro
favor,
otro
agradecimiento que el saber qu hace las cosas como deben ser

hechas.
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A continuacin reproducimos parte de una entrevista a Carmen Roma,

directora de The Happy Day, una empresa joven que ofrece servicios de
Wedding Planner con profesionales especialistas en disear el gran da.
Cmo define un Wedding Planner su profesin?

Me encanta esta pregunta. Ser Wedding Planner es muy
gratificante, da igual el nmero de horas de trabajo (que son
muchsimas con cada boda), el saber que estas organizando el da
ms feliz de una pareja, es precioso. Una Wedding Planner lo que
hace es convertirse en esa persona que cumplir los deseos de una
pareja de convertir una boda, en su boda. Y como cada pareja es un
mundo,
cada
boda
es
completamente
diferente.
Tenemos que tener la capacidad de disear algo mgico, de hacer

que recuerden la boda todos los invitados como la mejor a la que
asistieron, para que siempre quede en la retina.
Si debo decir algo de m, es que sin duda, ser Wedding Planner es
poder vivir la boda de los dems como si fuera la tuya. Y esto es un
lujo.
Adems, la capacidad de organizar, planificar, buscar, coordinar,
disear y permitir que la ltima palabra la tengan los novios es muy
importante. Somos Wedding Planner no impositores de gustos.
Aconsejamos y damos ideas, que junto con las de los novios,
producen un coctel perfecto y sorprendente!!!
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Por qu contratar un Wedding Planner?

La cultura americana ha sabido delegar en el profesional de la
organizacin de bodas, Wedding Planner, su confianza ante su falta de
tiempo, sus largas jornadas laborales, su falta de contactos y su
inexperiencia hace que la tarea de organizar un evento sea difcil, costosa
y lenta. La experiencia del organizador de eventos y su trayectoria
organizando eventos, as como el conocimiento del sector hace que pueda
aportar ideas innovadoras, divertidas y vanguardistas. Porque al funcionar
como Project Manager del evento ayuda a controlar el presupuesto, a
coordinar a los proveedores e invitados y consigue que todo salga
perfecto segn lo planeado.
Los novios, futuros esposos, ven necesario en muchos momentos el contar

con un experto en la materia que les pueda solucionar problemas como su
falta de tiempo, su distancia del lugar de la boda, sobre todo si viven fuera
del lugar de la celebracin, si estn perdidos y no saben que tienen que
hacer, y quieren una boda adecuada a sus gustos y su forma de ser,
quieren un asesoramiento en los pasos a seguir y en quienes son los
mejores proveedores, aunque prefieren que el profesional, gestor de
bodas, les haga de intermediarios, pues desconocen el mercado que van a
pisar, sus tendencias y sus precios. No saben muy bien las etapas y sus
pasos y quieren que sus invitados estn bien atendidos y no quieren que
falte ningn detalle.
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Por ello, los novios se ven motivados a contratar un profesional que pueda
asesorarlos, planificar los pasos y gestionarlos, a la vez que los supervisa y
coordina el mismo da de la boda.
El Wedding Planner debe estar presente en el montaje ante los

proveedores contratados, sobre todo el da del evento, pues los novios y
sus familiares ese da tienen un sin fin de tareas que realizar y no pueden
acercarse al restaurante o ir a decorar el coche a la floristera. Ese da, los
novios saben que si ocurre algo, o si sus invitados tienen algn problema,
este profesional estar a su plena disposicin, siempre.
Los novios deben contratar un Wedding Planner porque es una

profesional que conoce perfectamente el sector, conoce a los proveedores
y las nuevas tendencias, sabe negociar por su experiencia y es capaz de
saber qu es lo que necesita cada pareja en cada momento, debido a la
oferta que maneja. Adems, es un punto de encuentro entre proveedores
y los novios, centra la informacin y realiza diversos trmites, sobre todo
solicitando presupuestos, ejerciendo de interlocutor o intermediario, se
ahorra tiempo y dinero. Es un ingenioso en temas de creatividad,
proponemos diseos de espacios, ideas diferentes en una medida mucho
mayor que la de la propia pareja debido a nuestro actividad diaria.
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El Wedding Planner hace una labor fundamental los meses antes de

la boda, pero el da concreto de la misma, su funcin es fundamental
puesto que en los actos, y especialmente en las bodas, los imprevistos que
surgen son muchos y es necesario que alguien los solucione casi sin que
los dems se den cuenta. Este profesional es nuestro mejor mtodo de
relajacin y de tranquilidad para ese da, pues saben que est implicado al
mximo en su boda.
Las empresas de Wedding Planner son asequibles, sobre todo

aquellas que ofrecen precios por servicios o que trabajan a base de
comisiones con los proveedores, sin aumentar el coste final del cliente
ofreciendo los servicios con quien mejores negociaciones hayamos
realizado.
Su tarea est a pie de campo, pero tambin en los despachos, donde

deben pasarse largas horas buscando servicios adecuados y
personalizados a cada pareja que toque su timbre pidiendo ayuda.
Adems, debe ser un comercial, buscar el proveedor y gestionar una
comisin no es tarea fcil, cuanta ms consiga mayor ser su beneficio.
Adems, el Wedding Planner acude a cursos de reciclaje, visita espacios,
acude a ferias y congresos para conocer de primera mano las tendencias y
el mercado en el que se mueve.
El tiempo recomendado para contratar un Wedding Planner es de un ao

a seis meses de anticipacin, ya que de esa manera se dispone de tiempo
suficiente para contratar al proveedor que se desea y se elige y no
nicamente al que est disponible. Tambin depende del tiempo que
tengamos para la boda, en todo caso, cuanto antes es mejor, porque as la
pareja se ahorrar dinero.
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Ingrid Leyba propone unos puntos por los que contratar un Wedding
Planner que a continuacin reproducimos:
Un WP lleva consigo una agenda nupcial todo el tiempo,

por lo que las posibilidades de que se le pase un detalle, son
mnimas.
Gracias a su experiencia pueden hacer mejor uso del

presupuesto, una vez acuerdan cuanto vas a gastar, te organizan
la boda en funcin de esa cantidad.
Un Wedding Planner se especializa en la asesora,

coordinacin, logstica y supervisin de eventos, brindando un
servicio total e integral.
Al contratarlo, la pareja podr invertir ms tiempo en

actividades personales, as como disear con ms detenimiento
su look nupcial.
Debido a la relacin de los coordinadores de boda con

los suplidores, pueden conseguir ms descuentos y ofertas, lo
que beneficia tu presupuesto.
Una organizadora, como experta en el tema de bodas te

podr informar acerca de las ltimas tendencias en decoracin
para bodas.
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Para Sonia Gurria, es necesario que al seleccionar a tu Wedding Planner

tomes en cuenta algunas consideraciones importantes como las
siguientes:
1.- Que haya tenido experiencia previa en la organizacin de bodas y
eventos.
2.- Actualmente existen varias Asociaciones e Institutos que certifican a
los Wedding Planner no solo por su experiencia, sino por su capacitacin
continua, que no te de pena y pregunta si estn certificados y por quin?,
as como a que Asociaciones estn afiliados.
3.- Es importante que te puedan dar referencias de parejas que
anteriormente han solicitado sus servicios.
4.- Verificar que cuenten con una amplia gama de proveedores en todas
las reas para la organizacin de una boda.
5.- Que te permitan siempre ver las facturas de los pagos que se les hacen
a los proveedores.
6.- Que sean empresas bien constituidas, asegurndote que no
desaparecern de la noche a la maana.
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A continuacin reproducimos parte de una entrevista a Carmen Roma,

directora de The Happy Day, una empresa joven que ofrece servicios de
Wedding Planner con profesionales especialistas en disear el gran da.
En Espaa la contratacin de Wedding Planners an no es muy
comn Qu 3 razones daras a una pareja de novios para que
contratara un servicio de Wedding Planner?
1. Ahorro de tiempo: Entiendo que para una boda estndar, cuatro
cosillas son suficientes, pero una boda nica y personalizada para
cada pareja, llena de detalles que nadie olvidar, es muy larga de
preparar y a pesar de que a nosotros nos lleva muchas horas de
trabajo, en realidad es simplemente la bsqueda del proveedor ideal
la que nos hace ahorrarles tiempo a los novios. Las entrevistas
previas son muy necesarias.
2. Ahorro de dinero: Siempre buscamos llegar a un buen acuerdo con
los proveedores que encontramos, pues al no cobrar ningn tipo de
comisin, les agrada que sean los escogidos y repercute en una
buena negociacin econmica de precios para los novios.
3. Tranquilidad de saber que con nosotros all, los imprevistos
estarn controlados. Es quiz la parte ms bonita de todo, cuando
alguien est tranquilo porque tu mano se encuentra con la de ellos.
Adems, las ideas y ventajas que podamos tener tambin dan
mucha tranquilidad.
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Cules son las claves para escoger a un buen Wedding Planner?

En qu se tienen que fijar ms los novios?
Considero que cada Wedding Planner tiene su propia tipologa de
novios, es decir, parece que cada una tenemos una impregnacin de
lo que intentamos transmitir en las bodas. No es solo organizar o
decorar, sino conseguir un ambiente de tranquilidad y creatividad.
Por lo que hay que buscar una Wedding Planner que cumpla esto.
Sin dudarlo en asegurarse que van a pagar por sus servicios. En
realidad nadie trabaja gratis.
No nos olvidemos que tiene que haber un contrato y un presupuesto
previo con todo aquello que vayan a ofrecer. Las palabras se las
lleva el viento.
Las fotos que muestren en su Web deben ser de esas Wedding
Planner.
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En
este
sector
Crees
que
cada
vez
hay
una
mayor
profesionalizacin o hay mucho intrusismo?

Las dos cosas. Y me explico.
Cada vez en Espaa hay cursos relacionados con el tema, dando la
oportunidad de ir poco a poco formndote y ganar profesionalidad
en esto. La gran mayora de WP venimos de otro trabajo anterior, o
hemos estudiado carreras relacionadas, pero al no existir en este
pas un grado de ello, como si existen en otros pases, no nos queda
ms que formarnos desde aqu y de este modo. Es cierto que hay WP
que han podido formarse en el extranjero.
Pero tambin he de decir, que para ser Wedding Planner no vale
solo con tener muy buenos estudios, ya que como todo en la vida,
hay que nacer con alguna aptitud relacionada, entre ellas, ser
creativo y sensible a tu trabajo, teniendo capacidad para
involucrarte en cada evento como si fuera lo ltimo que se hiciera en
la vida.
Me gusta pensar que una Wedding Planner: Nace y se hace.
El intrusismo es mucho ms duro y triste. Es cierto que cada vez
somos ms las que nos decidimos a hacer de esto nuestra profesin,
pero hay que tener la capacidad de hacerlo de una manera humilde
y sencilla. Como deca antes, formarse es muy importante, pero la
vida tambin da pautas de cmo ser honesto con tu trabajo, y para
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mi gusto, un intruso es aquel que dice que no cobra a los novios por
su trabajo, cuando en realidad, est lucrndose mucho ms con
ellos.
Una Wedding Planner, tiene que cobrar unos honorarios por su
trabajo, al igual que le pagas al fotgrafo, a la peluquera o al de la
msica. Da igual el tiempo que lleve, es una profesional y tiene que
valorarse su trabajo. Valorar tu trabajo no es cobrar comisiones en
todos los proveedores, porque solo sirve para que stos les suban los
precios a los novios y que al final sea ms caro contratar a una WP
que hacer la boda por tu cuenta, creando as mala fama.
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Cmo funciona un Wedding Planner?

El funcionamiento de un Wedding Planner, bien sea de un
profesional o de una empresa, su servicio debe ser personalizado y
director con los novios. Es fundamental realizar una entrevista gratuita
con la pareja para conocerla y que ella pueda conocer al gestor de bodas,
y poder realizar un briefing (sesin informativa) respondiendo a una serie
de preguntas que lograran que pueda el profesional conocer las
intenciones, gustos y personalidad de la pareja. As, el organizador de
bodas podr llegar a comprender como quieren los novios que sea su
boda.
Con la entrevista realizada, se suelen elaborar diferentes propuestas
buscando varias opciones para ofertar y presentar a la pareja buscando
aquella que mejor encaje con las ideas iniciales y gustos de la pareja en
funcin de sus necesidades y presupuesto.
Una vez que los novios han seleccionado la forma de trabajo del Wedding
Planner, todo queda en sus manos, el profesional, elaborar el trabajo y
pasar los resultados a la pareja para que vaya supervisando los mismos.
Los servicios que ofrece un Wedding Planner principalmente son los

siguientes:
Organizacin y gestin Integral de Bodas:.

Diseo y Personalizacin de la boda
Bsqueda del lugar para la ceremonia
Bsqueda del lugar del banquete
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Seleccin de Catering y material de alquiler

Bsqueda de vestuario de novia/novio
Elaboracin de Invitaciones y detalles para los invitados
Seleccin de Fotgrafo y Video
Bsqueda de proveedores para los servicios de esttica,
peluquera y maquillaje
Asesoramiento en decoracin floral
Seleccin de proveedores de servicio de Dj, msica, payasos,
canguros,
Organizacin despedida de soltero/a
Coordinacin de servicios para invitados: alojamiento,
transporte, peluquera, actividades, regalos
Coordinacin del da de la boda.
Diseo y ambientacin de los espacios: para aquellos novios que quieran
una boda distinta, personalizada y nica y que ya disponga de los
proveedores, necesitando solamente una persona que les asesore en el
diseo y montaje. Un factor muy importante en este apartado son las
tareas de produccin, puesto que la imagen final que queremos transmitir
de nuestro evento pasa por coordinar elementos tcnicos, decorativos,
grficos todo aquello que pueda definir el estilo de celebracin,
haciendo efectiva la teora del caos al puzzle de Carlos Fuente y as dejar
una huella en nuestros invitados que no podrn olvidar fcilmente.
Ejecucin y coordinacin del da de la boda: El Gestor de bodas, puede

aparecen exclusivamente para el mismo da del evento, puesto que los
novios pueden haber seleccionado ya todos los detalles y proveedores
para su boda pero quieren disfrutar al mximo de su da, por ello tener
una Wedding Planner el da de su boda permitir solventar cualquier
imprevisto sin que ni los novios ni los invitados sean conscientes de ello.
UPOCT
29
Wedding Personal Shopper: Es una persona que presta sus servicios para
ayudar en la compra de todos los elementos necesarios para la novia,
novio o resto de familiares. Tener un Wedding Planner a la hora de elegir
una tienda, una peluquera o un ramo de flores, les presentar nuevas
opciones y les facilitar la eleccin de todo lo que mejor le sienta y
favorece.
UPOCT
30
Las etapas del Wedding Planner
Primera etapa: Fase de reconocimiento

Esta fase va dirigida a conocer a los novios, sus gustos, sus ideas, su estilo
para poder disear el mejor boceto de su boda ideal. Presentando varias
propuestas totalmente personalizadas a travs de diferentes diseos.
Segunda etapa: Fase de estudio

Esta fase es la de estudio del briefing realizado en la primera etapa. Se
planifica todo lo que hay que hacer a travs de una agenda de trabajo y se
gestionan todos los detalles de la boda, acompaando un estudio
contrastado de informacin sobre los proveedores, acompaando a los
novios a sus visitas, llevado una agenda al da y el presupuesto de los
novios actualizado en todo momento.
La tercera etapa: Fase de Ejecucin

Esta fase se centra en el da antes del evento y el da clave. Consiste en
supervisar y coordinar todos los aspectos de esos das, llevando un timing
minucioso aprobado por todos los agentes externos implicados ese da,
para que todo salga perfecto.
UPOCT
31
No olvides que el Wedding Planner es la persona de confianza de los

novios, que pueden delegar en l todos los aspectos organizativos,
sabiendo que cualquier mnimo problema ser controlado, y esto es lo que
debes transmitirle durante todo el proceso de trabajo.
UPOCT
32
La relacin con los proveedores
La base de datos
Es fundamental desarrollar una buena base de datos con los
mejores proveedores en la zona en la que trabajemos. Para ello, es
fundamental dividirla en campos de categoras: espacios para ceremonias
y banquetes, floristera, etiqueta, vehculos, joyeras, recuerdos,
materiales (carpas, atriles, sillas, mesas), invitaciones, cateringetc.
Una vez tengamos diseada la base de datos con los principales
proveedores, deberamos solicitar un primer encuentro con ellos para
presentarnos y ofrecerles nuestros servicios, y negociar con ellos una
comisin a cambio de trabajar con ellos. Por norma general, la comisin
comenzar siendo baja, y en funcin de las ocasiones en las que
contratemos con ellos ir aumentando sustancialmente.
La base de datos debe recoger todos los datos de contacto, as
como aquellas consideraciones que sean de inters o para recordar antes
de ponernos en contacto con ellos, por ejemplo, Qu tenamos
negociado con ellos?
Los honorarios y las comisiones

Hemos visto que el profesional de la organizacin de bodas puede
trabajar de dos formas diferentes:
UPOCT
33
1.- Cobrando por el servicio

2.- Por comisiones
Claro est, que su labor no ser gratuita, pero tampoco debe suponer un
coste excesivo al cliente. En el primer caso, el Wedding Planner plantea
un paquete de opciones, para que el cliente pueda elegir y seleccionar un
presupuesto con unas acciones concretas. En el segundo caso, el
profesional, trabaja contratando proveedores, y su ganancia es el
beneficio obtenido en los descuentos que le practiquen sus proveedores.
Por norma general, puede ser de un 20 % y a partir de ah, depender de
la capacidad de negociacin que cada uno tenga.
Contratos
El Wedding Planner debe garantizar su trabajo y su cobro, pero el cliente,

tambin debe tener garantizado el servicio y el coste del mismo. Por ello
es fundamental unir al presupuesto una especie de contrato, donde se
recojan las obligaciones para ambas partes. Este documento, debe
cerrarse antes de empezar a trabajar para que no surjan problemas una
vez terminado el evento o antes de empezar.
Por otra parte, el gestor de bodas, debe firmar convenios de colaboracin

con todos sus proveedores para as garantizar tambin la negociacin
realizada. Existen contratos de exclusividad, cuando un proveedor nos da
un porcentaje muy alto a cambio de ser un proveedor exclusivo, es decir,
un restaurante me ofrece una comisin muy alta a cambio de que solo
trabaje con l. En el mundo de las bodas, esto no es tan viable, puesto que
los novios quieren variedad donde elegir, y un nico espacio hara que
perdiramos muchos de nuestros posibles clientes.
UPOCT
34
Habilidades sociales del Wedding Planner

El gestor de bodas es un profesional de las relaciones sociales y de la
comunicacin verbal, no verbal y escrita. Su imagen debe transmitir
confianza y seguridad a los futuros esposos, por ello debe trabajar estos
aspectos para desarrollarlos lo mximo posible. Comenzamos con la
importancia del lenguaje, como buen comunicador, debe cuidar su
expresin oral y escrita, recurriendo a palabras sencillas y de fcil de
comprender, claro y conciso, que hagan entender a nuestros clientes lo
que pretendemos, cuidando las palabras que decimos y el tono que
empleamos. Igual de importante es la comunicacin escrita, pues muchos
de nuestros trabajos escritos, sern vistos por todos los invitados
(invitaciones, minutasetc). No puede olvidarse tampoco del lenguaje no
verbal, cuidando especialmente Contacto visual los gestos faciales
(expresin de la cara), los movimientos de brazos y manos y la postura y
distancia corporal.
UPOCT
35
Todos nuestros gestos transmiten algo, por ejemplo en el siguiente cuadro

aparecen diferentes gestos y lo que transmiten a travs del lenguaje no
verbal:
ACTO
LO QUE REFLEJA
Acariciarse la barbilla
Toma de decisiones
Entrelazar los dedos
Autoridad
Mirar hacia abajo
No creer en lo que se escucha
Frotarse las manos
Impaciencia
Apretarse la nariz
Evaluacin negativa
Golpear ligeramente los dedos
Impaciencia
Sentarse con las manos agarrando la cabeza

por detrs
Seguridad en s mismo y superioridad
Inclinar la cabeza
Inters
Palma de la mano abierta
Sinceridad, franqueza e inocencia
Caminar erguido
Confianza y seguridad en s mismo
Pararse con las manos en las caderas
Buena disposicin para hacer algo
Jugar con el cabello
Falta de confianza en s mismo e inseguridad
Comerse las uas
Inseguridad o nervios
La cabeza descansando sobre las manos o

mirar hacia el piso
Aburrimiento
Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el

Aburrimiento
pie
Brazos cruzados a la altura del pecho
Actitud a la defensiva
Frotarse un ojo
Dudas
Tocarse ligeramente la nariz
Mentir, dudar o rechazar algo
UPOCT
36
En este tipo de comunicacin, debemos utilizar los ojos como arma

de expresin, mirar a los ojos de otra persona mientras hablamos
genera confianza, Por eso, constituyen una ayuda poderosa en la
conversacin. Las manos, haciendo un uso adecuado del mismo,
pueden complementar tus palabras y dar mayor fuerza a tu
conversacin. No las utilices intilmente y mucho menos para hacer
cualquier cosa que distraiga a la otra persona ni de un uso violento,
palmoteo o pasndoselas casi en el rostro a la otra persona.
Tambin debemos tener cuidado con lo que tocamos, hay quien se
siente muy molesto si le tocan, debemos mantener una distancia
prudente. Ten cuidados con ciertos gestos, hay gestos que denotan
impaciencia o aburrimiento, si tienes inters en una conversacin, la
otra persona se dar cuenta muy fcilmente por sus gestos y
ademanes. Sintate cmodamente, colcate en una posicin
cmoda y descansada que te permitir respirar mejor. Mantener el
control de la mirada, es un gesto importante, pero sin fijarla en
exceso. Controla la expresin de tu rostro, Intercalar sonrisas clidas
y francas en la conversacin transmite confianza, alegra y buena
disposicin.
UPOCT
37
Herramientas de promocin
Algunas de las herramientas que un Wedding Planner puede utilizar para
promocionarse son las siguientes:
Redes sociales
Medios de comunicacin
Pgina web
Tarjeta de visita
Tcticas para una buena atencin al cliente1

1. Cortesa. Todos los clientes, sin excepcin, merecen ser tratados
con cortesa pero esta afirmacin no siempre se respeta. Seguro
que puede recordar unas cuantas experiencias en las que usted,
como cliente, no ha sido tratado cortsmente. Por eso desde
aqu queremos subrayar lo siguiente: aunque el cliente haya
perdido la compostura, usted y sus empleados deben seguir
comunicndose amablemente.
2. Profesionalidad. Imagnese que usted entra a una tienda a
solicitar informacin sobre un producto y, al llegar, el
dependiente est hablando por telfono sin preocuparse de su
1
http://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/89-10aspectos-claves-en-la-atencion-al-cliente
UPOCT
38
presencia. Qu pensara como cliente? Para ayudarle a discernir

cmo deben ser los trabajadores que su empresa coloque de
cara al pblico, le aconsejamos que lea nuestro artculo sobre el
Perfil del Representante de Atencin al Cliente.
3. Cooperacin. Su cliente debe percibir que tanto usted como su
empresa estn dispuestos a hacer un esfuerzo por cumplir con
sus expectativas.
4. Comunicacin. Tanto usted como sus empleados deben
esforzarse por establecer una buena relacin con los clientes. Un
saludo, una disculpa o un agradecimiento son la base para
empezar cualquier dilogo comercial. Un aspecto muy
importante es la Voz en su Comunicacin con el Cliente.
5. Rapidez y Eficacia. Procure tener a mano todo lo que necesite y
que su equipo de trabajadores est bien preparado y organizado.
Al cliente cuyo Internet no le funciona, no le sirve de nada que le
digan que un tcnico pasar por su casa en tres das.
6. Formacin Constante. No basta con darle a sus empleados dos
horas de charla el primer da que empiezan a trabajar. Para que
su empresa crezca, su empleado tambin debe crecer.
7. Capacidad Resolutiva. Los manuales estn hechos para
estandarizar ciertas pautas de actuacin, pero tanto usted como
sus empleados deben ser capaces de evaluar cundo una
situacin debe ser solventada fuera del procedimiento. Una
buena Atencin al Cliente en lugar de limitarse a decir lo que no
se puede hacer, debe buscar alternativas a travs de lo que s se
puede hacer.
UPOCT
39
8. Cumplir con la palabra. La imagen y reputacin de su empresa se

deben, en gran parte, a la veracidad de su marca. Y su marca se
forjar en relacin a la confianza que despierte la Atencin al
Cliente en los consumidores. Por este motivo consideramos que
hay varias razones para tener una Cultura de Servicio al Cliente.
9. Empleados Contentos. Si trata bien a sus empleados, su
satisfaccin se reflejar en la forma en que atienden a sus
clientes.
10.
Fidelizacin. Nunca olvide que siempre ser ms rentable
mantener viejos clientes que conseguir nuevos.
UPOCT
40
UPOCT
41

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