Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

MODULUL

EFECTUAREA AUDITULUI
CUPRINS

Lec ia 1
Lec ia 2

INTRODUCERE
Obiective
Organizarea sarcinilor de lucru
Recomand ri bibliografice
ORGANIZAREA EDIN ELOR
Exemplu ilustrativ 1
EXAMINAREA SISTEMULUI CALIT
Exemplu ilustrativ 2
Activitatea 1
Exemplu ilustrativ 3
Exemplu ilustrativ 4
Activitatea 2
REZUMAT
Rezultate a teptate
Puncte cheie
TEST DE AUTOEVALUARE

Pagina 1
M4.AC

II

2
2
2
2
3
6
8
11
12
14
16
17
17
18
19
20

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

INTRODUCERE

n cea de-a doua etap a auditului, efectuarea, sunt prev zute o serie de
activit i cum ar fi:
Organizarea edin ei de deschidere;
Examinarea sistemului calit ii;
Organizarea edin elor intermediare;
Elaborarea rapoartului de audit;
Organizarea edin ei de nchidere.
Acestea vor fi prezentate n cuprinsul modului 4.

Obiective

Obiectivele acestui modul sunt:

S prezinte i s explice con inutul etapelor pe parcursul c rora se
efectueaz auditul propriu-zis;
S prezinte i s explice modul cum este examinat sistemul calit ii, cum
sunt documentate constat rile.

Organizarea sarcinilor de lucru

Parcurge i cele 2 lec ii ale modulului de studiu.
La fiecare lec ie urm ri i exemplele ilustrative i efectua i activit ile
cerute.
Fixa i principalele idei ale modului de studiu prezentate n rezumat.
Completa i testul de autoevaluare.
La fiecare sarcin ave i indicat timpul de lucru.
Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea activit ilor este de 60 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este de 40
minute.

Recomand ri bibliografice suplimentare

Pentru o detaliere suplimentar a aspectelor prezentate n acest modul
pute i parcurge lucr rile
[1]
Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management.
Editura Lux Libris, Bra ov, 2006.
[2]
Moldovan, L. Auditul calit ii. Editura Universit ii Petru Maior din
Trgu-Mure , 2002.
[3] Roncea, C. Auditul sistemului calit ii. Editura Class, Bucure ti, 1998.
Pagina 2
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 1

ORGANIZAREA EDIN ELOR

ORGANIZAREA EDIN EI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i
reprezentan ii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modul
de efectuare i desf urare a auditului.
Documentele de lucru folosite pentru edin a de deschidere sunt:
planul auditului;
materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:
Prezentarea de c tre auditorul ef a participan ilor din cele dou p r i: membrii
echipei de audit i reprezentan ii auditatului. Dac ace tia nu sunt cunoscu i de c tre
auditorul ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pus n circula ie o list pentru a
fi completat ;
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este
necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a g si
gre eli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;
Analiza st rii curente a documenta iei sistemului calit ii, folosit de auditori la
preg tirea auditului;
Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuarea auditului;

Pagina 3
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi

constatate;
Stabilirea c ilor oficiale de leg tur ntre echipa de audit i auditat;
Desemnarea nso itorilor echipei de audit precum i a reprezentan ilor auditatului
care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Desemnarea resurselor i facilit ilor necesare echipei de audit n ceea ce prive te
locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
protec ia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i ob inerea semn turii
reprezentantului organiza iei auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confiden ial din partea echipei de audit, att n timpul, ct
i dup ncheierea auditului;
Stabilirea programului edin elor intermediare i a edin ei de nchidere (ora i
data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;
Mul umiri pentru participare la aceast
prezen i.

edin , adresate de c tre auditorul ef celor

ORGANIZAREA EDIN ELOR INTERMEDIARE

Aceste edin e se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai
multe zile. La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt
invita i ghizii sau reprezentan ii auditatului. edin ele intermediare pot avea loc la
nceputul sau la sfr itul fiec rei zile de lucru.
Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiec rei zile
de lucru.
Pe parcursul edin elor intermediare se analizeaz :

Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de

informa ii ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformit ilor
constatate;

Se prezint de c tre auditorul ef reprezentantului organiza iei auditate

neconformit ile g site i se caut solu ii pentru rezolvarea diferitelor probleme
ap rute;

Se semneaz rapoartele de neconformitate de c tre reprezentantul organiza iei

auditate;

Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desf urare a auditului;

Reprezentantul organiza iei auditate este informat de modul cum se desf oar
auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt,
pentru a nu exista surprize la edin a de nchidere.

Ultima edin intermediar este o edin de preg tire a edin ei de nchidere,

la care particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost
Pagina 4
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul
acestei ntlniri se elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n
edin a de nchidere.
edin a este condus de auditorul ef i are urm toarele obiective:
Prezentarea observa iilor constatate.
Analiza i ncadrarea neconformit ilor n: neconformit i critice,
neconformit i majore, neconformit i minore i observa ii. Acele observa ii
care ies din cadrul auditului nu sunt re inute.
Se redacteaz neconformit ile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind
identificate n raport cu cerin ele specificate n standard sau n alte
documente de referin
ale auditului fiind sus inute de dovezi
corespunz toare.
Auditorul ef preg te te rezumatul pentru edin a de nchidere care va
urm ri atingerea obiectivelor auditului prin r spunsul la urm toarele
ntreb ri:
i.

Documentele sistemului calit ii satisfac cerin ele standardelor de

referin ?

ii.

Sunt documentele sistemului calit ii implementate ?

iii.

Este sistemul calit ii eficient ?

iv.

n ce m sur
auditatului ?

influen eaz

neconformit ile constatate, activitatea

Se preg te te concluzia echipei de audit.

ORGANIZAREA EDIN EI DE NCHIDERE
Durata unei astfel de edin e nu trebuie s dep easc o or , o or
iar documente de lucru folosite pentru edin a de nchidere sunt:

i jum tate,

materiale de prezentare;
materiale doveditoare i de sprijin ale afirma iilor echipei de audit;
sumarul celor g site.
Dup efectuarea tuturor examin rilor prev zute n planul de audit, naintea
transmiterii raportului de audit c tre auditat are loc o edin de nchidere, n care se
prezint oficial concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef,
fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i
conducerea compartimentelor auditate.
Pe durata edin elor trebuie parcurse urm toarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la edin , cu ntocmirea unui proces verbal

de nregistrare a numelor participan ilor;
Pagina 5
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Mul umirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii

auditatului i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat;

Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de audit i
auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri;

Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;

Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va

transmite raportul;

Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu au

fost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficien e s nu fi
fost sesizate;

Se prezint neconformit ile constatate, prin parcurgerea lor f r comentarii pentru

a oferi o imagine global asupra deficien elor ntregului sistem;

Comentarii ale neconformit ilor i clarific ri, dac este cazul, pentru conducerea
auditatului;

Semnarea rapoartelor de neconformitate de c tre reprezentantul organiza iei

auditate, dac acestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului

Concluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;

R spunsul celor audita i;

Auditorul ef declar nchis

edin a, iar echipa de audit p r se te organiza ia.

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Proces verbal al edin ei de nchidere

la firma Alpina
PROCES VERBAL AL EDIN EI DE NCHIDERE
S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.
ORGANIZA IA AUDITAT :
REPREZENTANTUL ORGANIZA IEI:
REFERIN

DATA I DURATA EFECTIV A AUDITULUI:

Pagina 6
M4.AC

Pag.

ef.

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

PERSOANE DIN ORGANIZA IA AUDITAT CARE AU PARTICIPAT

LA EDIN A DE NCHIDERE
Nr. crt.

Nume i Prenume

Func ia

Semn tura

!"

1.

$% %

% !%!

2.

3.

&

!" %'"()" %

4.

!" !*

5.
Auditor ef:
Auditori:

" !%, -.

ECHIPA DE AUDIT:

&
+
OBSERVA IILE ECHIPEI DE AUDIT

Neconformit i / Observa ii
Neconformit i majore

Num r

Paragraf standard referin

Neconformit i minore
Observa ii

10

/0

REMARCI SUPLIMENTARE

23 !"2 -.%' ) !%!", !( %23 !22 -2 %4' ! '")!( 45 . %!( ' ( 3

" ."5 !%!% 5 ! " 4!522 % !67 2 " 3 7 4' . %! 8 4!% 3%32 3
. 76
2."4!' ) !%! ",4 (%7
*' 3 %23 ! 2' )6
42' 5 !%
4% ! ' !6 " ! %% 4!"%9 " ."5 !675%:
"
" ."5 !67
5 " -45' ",4 (%7
" ."5 !67 %2."4!% %! % %'"%! 3 %23 !%2."4!45 %! 3 ' ) !% !2
%23 !%!22 23 !"2 -.% " 2)" %! 632'6 7 %%72 " " !( 5' 5 !% % " 4 (%'" %5%%23 !2 3
!. %
23 !" 3 %6 6 - %2 83 ' !5 42 % 8 " 3 7 4%!4.66!"% ' '% 2 %
3"25 ! " ()!% % "5'%!5 ! " " % )%7 - 64'2 42 ' 5 ! %8! ,6
."52%! 23 !" 3 %6 6 4! '"4, 46 ;4! - %! " ."5 !67 % 2 %2 ."4!
3 '4!%! %3%!%%23 !22 < %)3
3 ! % 3 ! 4%2 " "5 4 3 " % )%7
32'6%23 !%23 !" 242 ! 4'" 4%,
LISTA DE DIFUZARE
Ex. 1:
Ex. 2:
=> =
Data:

&

Auditor ef (Semn tura)

Reprezentant organiza ie (Semn tura)

Pagina 7
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 2

EXAMINAREA SISTEMULUI CALIT

II

Examinarea organiza iei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap

const ntr-o evaluare a documenta iei sistemului calit ii, iar cea de-a doua etap
implic vizitarea organiza iei.
Etapa 1. Evaluarea documenta iei sistemului calit ii organiza iei auditate, are ca
obiectiv verificarea concordan ei dintre documentele sistemului calit ii i
standardul ales ca model de referin . Se analizeaz raporturile auditurilor
anterioare, n cazul n care acestea au existat, recomand rile f cute cu ocazia
acestor audituri, pentru a urm ri activit ile c rora li s-au f cut recomand ri de
corec ie, i dac au fost eliminate neconformit ile eviden iate n timpul
auditurilor anterioare.
Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup ob inerea acordului de vizitare a
organiza iei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const n vizitarea
organiza iei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate ntre practica
curent din organiza ia auditat i prevederile din documentele sistemului
calit ii precum i modelul de referin ales pentru construirea acestui sistem.
Dovezi obiective
Concluziile auditului se elaboreaz n urma colect rii de dovezi obiective, prin
intermediul interviurilor, a examin rii documentelor i a nregistr rilor calit ii, a
observ rii activit ilor n curs de desf urare i a condi iilor din zonele vizitate.
Pagina 8
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv , auditorul trebuie s se asigure

c aceasta ntrune te urm toarele elemente:
a) Existen
b) Precizie
c) Relevan
d) Semnifica ie

- dovada nu este fictiv i exist cu adev rat,

- informa ia este corect pn n cele mai mici am nunte,
- con inutul informa iei este relevant pentru
neconformitatea descoperit ,
- dovada s fie evaluat de auditor, prin semnifica ia fa
de neconformitatea pe care o indic .

Sursele de ob inere a dovezilor obiective, pot fi:

Rapoarte de audit anterioare;
Reclama ii la beneficiar, refuzuri de recep ie, reclama ii n garan ie;
nregistr ri ale calit ii;
Documente;
Defecte, remedieri, derog ri de la fabrica ie;
Ac iuni corective efectuate anterior;
Observarea activit ii n curs de desf urare n timpul auditului;
Interviuri cu angaja ii implica i n activit ile de asigurare a calit ii, sau cu
efecte asupra acestor activit i.
ncadrarea n timpul acordat auditului
Auditorul ef urm re te ndeplinirea planului de audit n fiecare compartiment
auditat. Dac sunt necesare schimb ri ale atribu iilor auditorilor i ale planului de
audit, el poate efectua aceste schimb ri cu acordul clientului i cu consultarea
auditatului.
n vederea ncadr rii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un
compartiment se dep e te timpul alocat prin plan, atunci n celelalte compartimente
se va scurta timpul sau se vor efectua comut ri.
Documentarea constat rilor auditului
Documente de lucru folosite de auditor n timpul colect rii informa iilor i a
document rii constat rilor auditului sunt:
standarde sau/ i specifica ii;
documenta ia sistemului de management al calit ii a auditatului
(manualul calit ii i procedurile asociate);
liste de verificare;
chestionarul de audit;
planul de audit;
rapoarte de neconformitate/observa ie.
Toate observa iile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii
trebuie s noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezulta
concluzii clare. Consemn rile fac referire la documente, edi ie, lot, cantitate, num rul
postului, denumirea func iei, alte aspecte relevante. Toate informa iile trebuie
formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi folosite ca referin n investiga iile
Pagina 9
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

din compartimentele ce urmeaz s fie vizitate de al i membri ai echipei de audit, sau

trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n alt zon .
Indiciile care semnaleaz neconformit i se noteaz dac par semnificative,
chiar dac nu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i trebuie
investigate. naintea p r sirii zonei auditate, trebuie verificat cu aten ie dac toate
detaliile din noti ele luate sunt clare i complete. Noti ele clare, exacte, lizibile i
complete sunt esen iale. Este ineficient, pierderea de timp i total neprofesional, ca
auditorul s se ntoarc ntr-o zon pentru c : nu a nregistrat suficiente detalii, nu
poate citi sau n elege propriile noti e, sau detaliile nregistrate nu sunt clare.
Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistr rilor, poate fi de ajutor ca
auditorul s dea celui intervievat s citeasc ce a nregistrat.
Noti ele auditorilor pot fi folosite n cadrul discu iilor sau n rapoartele scrise
transmise auditatului pentru a defini neconformit ile.
Noti ele auditorilor constituie nregistr ri ale calit ii care se p streaz pentru o
anumit perioad de timp.
CONCLUZIE
Modul n care se iau noti e, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef
pentru fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.
Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urm toarele tipuri
de documente:
chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calit ii
compartimentului;
formulare pentru raportarea observa iilor auditului;
rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de
sus inere a concluziilor la care au ajuns auditorii.
Chestionarul de audit
Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel
concepute nct s nu limiteze activit ile sau investiga iile suplimentare, care pot
deveni necesare pe parcursul desf ur rii auditului.
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat .
Acesta se ntocme te plecnd de la urm toarele elemente:

standardul de referin ;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficien e cunoscute privind calitatea;
priorit i ale managementului;
documentele sistemului calit ii;
alte documente ale organiza iei;
considera ii ale auditorilor bazate pe propriile cuno tin e, experien e, vizite
preliminare, etc.

Pagina 10
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Chestionar de audit la firma Alpina

Compartimentul / proces/activitatea auditat/ :
Controlul documentelor, Controlul nregistr rilor, Infrastruc-tura i mediul de lucru,
Fabricarea adezivilor pulberi, Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor,
Monitorizarea i m surarea produsului, Tratare neconformit i, Ac iuni corective, Ac iuni
preventive
Data audit rii:

Auditat:

B.V.

H.J.

Nr.
crt

Document
de
referin /
clauz

ntrebare de audit

Constat ri/
Observa ii/
Rezultate

Evaluare *

19.08.2009

Auditor:

..................

Fabricarea
adezivilor
pulberi
4

PO-12
/ 7.5.1

1. Cum este programat procesul pentru asigurarea

termenelor de livrare ? Cum este aceast
informa ie comunicat personalului operativ ?
2. Ce informa ii stau la dispozi ia personalului
operativ care descriu caracteristicile produsului ?
3. Ce documenta ie st la dispozi ia operatorului ca
i instruc iuni de lucru ?
4. Se verific pe parcursul auditului c se utilizeaz
echipament corespunz tor n produc ie. Exist
probleme repetate asociate echipamentului de
produc ie ?
5. Ce aparate de m surare i monitorizare sunt
utilizate pentru asigurarea cerin elor clientului ?
Pot fi v zute ? (Se aleg c iva parametri la
ntmplare pentru fiecare domeniu auditat i se
verific dac sunt limitele de acceptare definite i
documentate ? Sunt puse la dispozi ia
executantului ?
6. Se descrie procesul de livrare i transport al
produsului care asigur c numai produse
acceptabile sunt livrate la clientul corespunz tor.
Ce activit i post-livrare sunt desf urate de
organiza ie ?
7. Ce obiective sunt monitorizate, dac sunt, pentru
a verifica eficacitatea procesului de produc ie ?
8. Exist n organiza ie procese n care produsele
rezultate nu pot fi verificate prin inspec ie i
testare?

..................
Pagina 11
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

* Evaluare: 1- ndeplinit, 2 ndeplinit par ial (neconformitate sau observatie),
3- nendeplinit (neconformitate)

Activitatea 1
Timp de lucru: 40 minute
Elabora i un chestionar de audit pentru procesul la care sunt implicat la locul de
munc .
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Chestionarele de audit bine ntocmite au urm toarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informa i despre obiectivele i cerin ele
activit ii auditate;
permit auditorului ef s evalueze munca de preg tire desf urat de ceilal i
membri ai echipei de audit;
permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;
dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;
asigur o nregistrare a domeniilor i activit ilor investigate n timpul
auditului.
Neconformit i
Neconformitatea constituie un e ec n ndeplinirea unei cerin e, fa de referin a
auditului.
n momentul depist rii unei neconformit i, este bine ca auditorul s aduc la
cuno tin a auditatului neconformitatea constatat , con inutul s u, dovezile obiective
care demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s n eleag c auditul este o
activitate transparent , iar auditorul nu are nimic de ascuns.
Neconformit ile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afar de
neconformit i mai pot exista i observa ii, atunci cnd nu exist dovezi obiective
suficiente pentru a putea aprecia c e ecul respectiv este o neconformitate.
Pagina 12
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Neconformitatea minor
Neconformitatea minor este aceea care identific sc p ri izolate sau
sporadice n con inutul sau implementarea procedurilor sau nregistr rilor
calit ii i care pot duce la e ecul sistemului calit ii dac nu sunt corectate.
Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implement rii
incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentru
organiza ie.
Astfel de exemple sunt:
Cnd o procedur a fost documentat , dar sunt evidente varia ii minore n
implementarea ei.
Cnd nregistr rile calit ii sunt incomplete, ceea ce nu permite
demonstrarea pe deplin a func ion rii eficace a sistemului calit ii.
Cazuri izolate de echipamente de ncercare i m surare neconfirmate
metrologic i/sau cu stadiul confirm rii metrologice neindicat.
Cazuri izolate cnd lipsesc aprob rile pe documente sau semn turile
prescrise.
Cazuri izolate de documente dep ite, care nu prejudiciaz imediat calitatea
produc iei.
Neconformit ile de acest fel se rezolv prin ac iuni corective. Odat cu
constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemului
calit ii organiza iei poate s continue, cu recomandarea ca neconformit iile minore
s fie eliminate prin ac iuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de
supraveghere.
CONCLUZIE
Un num r mare de neconformit i minore de acela i fel se poate constitui n
neconformitate major , de aceea, un num r excesiv de neconformit i minore, n
func ie de m rimea i complexitatea organiza iei, poate mpiedica recomandarea spre
aprobare i nregistrare a sistemului calit ii. Din aceste considerente n exemplele de
neconformit i minore prezentate anterior, trebuie subliniat frecven a izolat a
apari iei acestora.
Neconformitatea major
Neconformitatea major este aceea care identific absen a sistemului
calit ii, nefunc ionalitatea sa, sau o implementare necorespunz toare a acestuia,
luat ca un incident singular sau ca o combina ie a unui num r de incidente
similare.
Asemenea neconformit i apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care nu
sunt stabilite, documentate, implementate sau men inute.

Pagina 13
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 3:
Neconformit i tipice sunt
urm toarele:
Politica calit ii, procedurile de sistem, opera ionale i de control ale
organiza iei nu sunt stabilite i documentate ntr-o m sur care s
permit folosirea lor ca baz pentru auditarea implement rii sistemului.
Sistemul calit ii existent n organiza ie este incompatibil cu declara ia de
politic a calit ii.
Nedifuzarea spre aplicare a manualului calit ii, conform listelor de
difuzare aprobate.
Nedifuzarea spre aplicare a manualului calit ii, conform listelor de
difuzare aprobate.
Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de
difuzare aprobate.
Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de sistem.
Cerin ele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o m sur
semnificativ .
cerin specific modelului de referin , relevant pentru activitate, nu este
men ionat (de exemplu pentru un model care urmeaz standardul ISO
9001 nu exist clauza referitoare la proiectare).
nregistr rile calit ii sunt incapabile s demonstreze func ionarea
eficient a sistemului.
Existen a mai multor neconformit i minore legate de implementarea unei
proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruc iuni etc. (la care
documentele sistemului calit ii fac referire) cu efect necorespunz tor
asupra func ion rii sistemului calit ii ntr-un compartiment (sau n mai
multe compartimente).
Absen a unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul
calit ii.
Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de
managementul la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor
interne ale calit ii.
Nealocarea de c tre managementul organiza iei a resurselor necesare
pentru func ionarea sistemului calit ii.
Necunoa terea i/sau neaplicarea de c tre conducerea executiv a
diferitelor compartimente auditate a unor prevederi ale documenta iei
sistemului calit ii.
Lipsa dovezilor obiective privind ac iunile ntreprinse de conducere pentru
nsu irea politicii privind calitatea i instruirea diferitelor categorii de
personal care prin activitatea lor au inciden asupra calit ii produselor
i afecteaz men inerea sistemului calit ii la standardul specificat.
Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau
nendeplinirea unor responsabilit i clare de c tre acesta.
Pagina 14
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calit ii

specificate ca urmare a ac iunilor corective stabilite n urma unui audit.
CONCLUZIE
Neconformit ile enumerate constituie neconformit i majore care nu permit
aprobarea i nregistrarea sistemului calit ii organiza iei, dect dup ce acestea au fost
eliminate, ca urmare a unor ac iuni corective i dup ce s-a verificat eficien a lor.
Documentarea neconformit ilor
Documentarea neconformit ilor const n redactarea acestora sub form scris
pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformit ilor trebuie s fie
exact , complet , util i concis .
Documentarea exact a neconformit ii este necesar n vedere valid rii acesteia
de c tre auditat. n cazul unor inexactit i n redactare, neconformitatea nu este
acceptat de auditat i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd
credibilitatea celorlalte constat ri prezentate.
Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie
s fie incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toate
informa iile necesare pentru a se putea face o verificare ulterioar a constat rilor.
Descrierea trebuie s arate n general:
Unde a fost observat neconformitatea;
Ce dovad obiectiv a fost re inut ;
Cine a fost implicat ca f cnd parte sau oferind dovada obiectiv .
Documentarea util a neconformit ii are n vedere prezentarea conducerii
auditatului a elementului lips din cerin a sistemului calit ii, astfel nct n urma
parcurgerii raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i completeze
imaginea fiec rui detaliu al sistemului calit ii
Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din raportul
de neconformitate s fie ct mai sintetice, f r a compromite ns claritatea
informa iilor prezentate i utilitatea acestora. Cerin a apare ca urmare a faptului c
este posibil ca auditorul s aib de redactat mai multe neconformit i nainte de
edin a de nchidere, iar n cadrul edin ei de nchidere trebuie citite toate
neconformit ile constatate, unde bugetul de timp este limitat.
Redactarea descrierii unei neconformit i trebuie s ntruneasc cteva
elemente:
1. prezentarea cerin ei care nu a fost ndeplinit , prin trimitere la modelul de
referin i/sau prin descriere;
2. prezentarea faptelor observate;
3. explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea cerin ei.
Dac apar neconformit i similare n mai multe zone, se scrie o singur
neconformitate n care se enumer toate constat rile.

Pagina 15
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Raport de neconformitate la audit la

firma Alpina
Nr.
RAPORT DE NECONFORMITATE
LA AUDIT
Data:
Documenta ia SMC: '" 32%>%, % %%3 )( " '2, "39
Document de referin :
9
Clauz /paragraf:
Entitate organizatoric /proces/
activitate auditat :

Conduc tor auditat/proprietar proces:

"32 7 ("'4 %3 )(
Auditor:

Participan i din partea auditatului:

Auditori

&

+?

Neconformitate/observa ie:

@
)2!%! % ( . 6 " -%: " 242 ! " 45 %! 8 .%,"%!"
Auditor: &.
Data:

2!4! 3

Semn tura:

Auditor / Auditat

Cauze:

%' % %' (3

" '" 32 >%, % %%3 )( " '2,

"39

Corec ii propuse: " 45 % % ! %6% )2!%! " ( . 6 " 8 .- 2!4! 3

%,"%!"
Termen pentru corec ii:
convenit cu: $
Ac iuni corective propuse:
4!2 % ' 4" %22 "' %!" 3 % >%, % 3

%3 )( ' (3 %' % % '" 32 >%, % %%3 )( " '2,

Termen pentru ac iuni corective:
Auditor:
Data:

"39
convenit cu: $

ef compartiment auditat:

&

Auditor / RAC

Verificarea corec iilor / ac iunilor corective:

)2!%! ( . 6 " -%: " 42 ! " 45 %! 8 >-%!4! 3 %,"%!" "39>

3
(
4" %2 "' %!" %."4! 4!2! )2!%! 4!2 . 3 " 45 %! 8 &
/
1. Este necesar un audit de urm rire ?
2. Corec iile sunt eficace ?
Motiv:
3. Ac iunile corective sunt eficace ?
Motiv:
RC, $ .
Pagina 16
M4.AC

Da
Da A

Nu A
Nu

Da A

Nu

Data:

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Activitatea 2
Timp de lucru: 20 minute
Elabora i un raport de neconformitate constatat n cadrul procesului descris la
activitatea 1.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Elaborarea rapoartului de audit
Elaborarea rapoartului de audit prin nregistrarea constat rilor are loc la finalul
auditului, dup edin a de nchidere. Con inutul acestei etape este tratat n modulul 5.

REZUMAT

n LEC IA 1, organizarea edin elor, am prezentat aspectele organizatorice

discutate n cursul edin eleor din momentele semnificative ale efectu rii auditului: la
deschidere, pe parcursul acestuia i la nchidere.
Pagina 17
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Am ar tata documentele de lucru folosite pentru edin a de deschidere: planul

auditului i materiale de prezentare, problemele parcurse n cursul acestei ntlniri
fiind: prezentarea de c tre auditorul ef a participan ilor din cele dou p r i,
prezentarea scopului auditului, analiza st rii curente a documenta iei sistemului
calit ii etc.
edin ele intermediare se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau
mai multe zile. La acestea particip de obicei membrii echipei de audit. Se analizeaz
diferite aspectele sesizate n timpul auditului.
La edin a de nchidere pe baza materialelor de prezentare, a materialelor
doveditoare i de sprijin ale afirma iilor echipei de audit i ssumarul celor g site, se
prezint oficial concluziile auditului.
n LEC IA 2 am ar tat c examinarea organiza iei auditate se efectueaz n
dou etape, prima etap const ntr-o evaluare a documenta iei sistemului calit ii, iar
cea de-a doua etap implic vizitarea organiza iei. Concluziile auditului se elaboreaz
n urma colect rii de dovezi obiective, prin intermediul interviurilor, a examin rii
documentelor i a nregistr rilor calit ii, a observ rii activit ilor n curs de
desf urare i a condi iilor din zonele vizitate.
Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv , aceasta trebuie s ntruneasc
urm toarele elemente: existen , precizie, relevan , semnifica ie.
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat ,
formatul acestui document fiind stabilit de auditorul ef.
Neconformitatea constituie un e ec n ndeplinirea unei cerin e, fa de referin a
auditului. Neconformit ile se clasific n dou categorii: majore i minore, iar n afara
lor mai pot exista i observa ii. Redactarea neconformit ilor trebuie s fie exact ,
complet , util i concis , iar documentul folosit este raportul de neconformitate.

REZULTATE A TEPTATE

Dup studierea acestui modul, ar

trebui s cunoa te i etapele pe parcursul
c rora se efectueaz auditul propriu-zis s
pute i s examina i sistemul calit ii, s
documenta i adecvat contat rile efectuate,
s
argumenta i
neconformit ile
identificate.

Pagina 18
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

PUNCTE

CHEIE

edin a de deschidere are drept scop organizarea primei ntlniri

ntre echipa de audit i reprezentan ii auditatului.
Documentele de lucru folosite pentru edin a de deschidere:
planul auditului i materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul edin ei de deschidere:
prezentarea participan ilor, prezentarea scopului auditului,
analiza st rii curente a documenta iei sistemului calit ii etc.
La edin ele intermediare particip de obicei membrii echipei de
audit, iar dac este cazul sunt invita i ghizii sau reprezentan ii
auditatului.
Pe parcursul edin elor intermediare se analizeaz diferite
aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul
de informa ii ntre auditori.
Ultima edin intermediar este o edin de preg tire a edin ei
de nchidere.
Durata edin ei de nchidere nu trebuie s dep easc o or , o or
i jum tate.
Documente de lucru folosite pentru edin a de nchidere sunt:
materiale de prezentare, materiale doveditoare i de sprijin ale
afirma iilor echipei de audit, sumarul celor g site.
La edin a de nchidere se prezint neconformit ile constatate.
Examinarea organiza iei auditate se efectueaz n dou etape:
prima etap const ntr-o evaluare a documenta iei sistemului
calit ii, iar cea de-a doua etap implic vizitarea organiza iei.
Concluziile auditului se elaboreaz n urma colect rii de dovezi
obiective.
Dovada este obiectiv dac ntrune te urm toarele elemente:
existen , precizie, relevan , semnifica ie.
Sursele de ob inere a dovezilor obiective, pot fi: rapoarte de
audit anterioare; Reclama ii, nregistr ri ale calit ii, observarea
activit ii n curs de desf urare n timpul auditului etc.
Documente de lucru folosite de auditor: standarde sau/ i
specifica ii, documenta ia SMC, liste de verificare, chestionarul
de audit, planul de audit.
Formatul chestionarului de audit este stabilit de auditorul ef.
Neconformitatea constituie un e ec n ndeplinirea unei cerin e,
fa de referin a auditului.
Neconformitatea minor este aceea care identific sc p ri
izolate sau sporadice n con inutul sau implementarea
procedurilor.
Neconformitatea major este aceea care identific absen a
sistemului calit ii, nefunc ionalitatea sa, sau o implementare
necorespunz toare a acestuia.
Redactarea neconformit ilor trebuie s fie exact , complet ,
util i concis .
Pagina 19
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

TEST DE AUTOEVALUARE

ncercui i
r spunsurile
ntreb rile urm toare.

corecte

la

ATEN IE: pot exista unul, niciunul sau

mai multe r spunsuri corecte la aceea i
ntrebare.
Timp de lucru: 30 minute
1) Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv , auditorul trebuie s se asigure c
aceasta ntrune te urm toarele elemente:
a) existen
- dovada nu este fictiv i exist cu adev rat.
Da / Nu
b) precizie - informa ia este corect pn n cele mai mici am nunte.
Da / Nu
c) relevan
- con inutul informa iei este relevant pentru neconformitatea
descoperit .
Da / Nu
d) semnifica ie- dovada s fie evaluat de auditor, prin semnifica ia fa de
neconformitatea pe care o indic .
Da / Nu
e) documentare - S fie cuprins ntr-un document de audit.
Da / Nu
2) Documentarea constat rilor auditului
a) este activitatea prin care auditorul i noteaz suficiente date pentru a avea o surs
din care s poat rezulta concluzii clare.
Da / Nu
b) se face pe formulare, stabilite de auditorul ef pentru fiecare audit n parte, sau de
fiecare auditor.
Da / Nu
3) edin a de nchidere a auditului
a) are o durat o or , o or i jum tate.
b) o jum tate de or .
c) este condus de auditorul ef.
d) este condus de conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt.

Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu

4) Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare

aprobate, constituie o:
a) neconformitate minor .
Da / Nu
b) neconformitate major .
Da / Nu
5) Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calit ii specificate ca
urmare a ac iunilor corective stabilite n urma unui audit, constituie o:
Da / Nu
a) neconformitate minor .
b) neconformitate major .
Da / Nu
Pagina 20
M4.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

6) Cazuri izolate de documente dep ite, care nu prejudiciaz

produc iei, constituie o:
a) neconformitate minor .
b) neconformitate major .

imediat calitatea
Da / Nu
Da / Nu

7) O procedur a fost documentat , a c rei aplicare n practic eviden iaz varia ii

minore, constituie o:
a) neconformitate minor .
Da / Nu
b) neconformitate major .
Da / Nu
8) Printre problemele parcurse la edin a de deschidere se num r :
a) Prezentarea de c tre auditorul ef a participan ilor din cele dou p r i: membrii
echipei de audit i reprezentan ii auditatului.
Da / Nu
b) Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuarea auditului.
Da / Nu
c) Stabilirea c ilor oficiale de leg tur ntre echipa de audit i auditat.
Da / Nu
Da / Nu
d) Evaluarea documenta iei sistemului calit ii organiza iei auditate.
9) Redactarea neconformit ilor trebuie s fie:
a) exact .
b) complet .
c) util .
d) concis .

Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu

10) Documentarea concis a unei neconformit i este o cerin care are n vedere ca:
a) descrierile din raportul de neconformitate s fie ct mai sintetice.
Da / Nu
b) n urma parcurgerii raportului de audit, conducerea auditatului s aib posibilitatea
s i completeze imaginea fiec rui detaliu al sistemului calit ii.
Da / Nu
c) este necesar n vedere valid rii neconformit ii de c tre auditat.
Da / Nu
11) edin ele intermediare de audit
a) se organizeaz n cadrul fiec rui audit indiferent de durata sa.
Da / Nu
b) se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe zile. Da / Nu
c) este recomandabil s se organizeze la nceputul fiec rei zile de lucru.
Da / Nu
12) Rapoartele de neconformitate sunt semnate de c tre reprezentantul organiza iei
auditate pe parcursul:
a) edin elor intermediare.
Da / Nu
b) edin ei de nchidere.
Da / Nu
Prin conectare la internet la adresa de site www.mmsc.upm.ro,
v loga i cu datele de autentificare primite (user i parol )
i
completa i n modulul TESTE r spunsurile corecte la ntreb ri (pe care
le-a i ncercuit anterior).
ATEN IE: Numai dup transmiterea on-line a testului v-a i
ndeplinit obliga iile de parcurgere a modulului.
Pagina 21
M4.AC