Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

MODULUL

RAPORTARE I VERIFICARE
CUPRINS

Lec ia 1

Lec ia 2

INTRODUCERE
Obiective
Organizarea sarcinilor de lucru
Recomand ri bibliografice
RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI
Exemplu ilustrativ 1
Exemplu ilustrativ 2
Activitatea 1
Activitatea 2
Exemplu ilustrativ 3
VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI
Exemplu ilustrativ 4
Exemplu ilustrativ 5
Activitatea 3
REZUMAT
Rezultate a teptate
Puncte cheie
TEST DE AUTOEVALUARE

Pagina 1
M5.AC

2
2
2
2
3
4
5
6
7
12
14
15
17
18
19
19
20
21

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

INTRODUCERE

nregistr rile complete ale unui audit sunt p strate n mod normal de c tre
organiza iile clientului sau auditorilor i sunt guvernate de politicile i procedurile
acestor organiza ii. n situa ii oficiale, cum este certificarea, nregistr rile auditului
trebuie p strate o durat semnificativ , ce poate ajunge pn la 20 de ani, sau n acord
cu reglement ri legale.
nregistr rile complete pot s cuprind nu numai raportul de audit, dar i: Planul
auditului i planul din care face parte auditul; Contractul n baza c ruia s-a efectuat
auditul; Listele de verificare folosite de auditori i noti ele acestora; Dovezi ale
calific rii auditorilor (certificate de nregistrare, curriculum vitae, diplome de absolvire
a unor cursuri); Coresponden a care a avut loc nainte i dup audit, n special legat
de ac iunile corective.n acest modul vom studia modul n care se raporteaz
rezultatele auditurilor.

Obiective
Obiectivele acestui modul sunt:
S prezinte metodele de nregistrare a rezultatelor auditurilor, prin
chestionarele de audit, rapoartele de audit etc., modul de elaborare a
acestor documente;
S prezinte modalit ile prin care sunt verificate rezultatele auditurilor, cum
sunt elaborate i urm tite ac iunile corective, stadiul acestora.

Organizarea sarcinilor de lucru

Parcurge i cele 4 lec ii ale modulului de studiu.

La fiecare lec ie urm ri i exemplele ilustrative i efectua i activit ile cerute.
Fixa i principalele idei ale modului de studiu prezentate n rezumat.
Completa i testul de autoevaluare.
La fiecare sarcin ave i indicat timpul de lucru.
Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea activit ilor este de 100 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este 40 minute.

Recomand ri bibliografice suplimentare

Pentru o detaliere suplimentar a aspectelor prezentate n acest modul

pute i parcurge lucr rile
[1]
Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management.
Editura Lux Libris, Bra ov, 2006.
[2]
Moldovan, L. Auditul calit ii. Editura Universit ii Petru Maior din
Trgu-Mure , 2002.
[3] Roncea, C. Auditul sistemului calit ii. Editura Class, Bucure ti, 1998.
Pagina 2
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 1

RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI

Metode de nregistrare a rezultatelor auditurilor

Sistemul calit ii organiza iei constituie un lucru complex, de dimensiuni mari,
care poate intimida la prima vedere. Pentru a analiza func ionarea sa, este bine s
facem o paralel cu func ionarea unui calculator (un alt lucru foarte complex), care n
esen este compus din milioane de comutatoare simple de tipul nchis-deschis. Prin
similitudine sistemul calit ii organiza iei poate fi fragmentat n foarte multe p r i
constituente, care permit o analiz simpl .
Rezultatele auditurilor pot fi nregistrate folosind dou metode:
Prima metod are n vedere aprecierea auditului n termeni extremi: bun sau
r u (conform sau neconform).
n cea dea dou metod exist aprecieri intermediare ntre no iunile de bun
sau r u. Din aceste considerente se impune notarea fiec rei activit i analizate pe o
scal care s cuprind valorile extreme dar i valori intermediare. Se poate folosi o
scal de la 0 la 3. O cerin nesatisf cut este notat cu 0 puncte, iar o cerin
satisf cut n totalitate este notat cu 3 puncte. Intermediar cu 1 sau 2, sunt notate
cerin ele ndeplinite par ial.

Pagina 3
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Auditarea unei cerin e la magazia

Alpina.
La o magazia Alpina, cerin a este ca magazionerul s semneze nota
de livrare la recep ia bunurilor.
Bunurile depozitate sunt g site pe raft f r semn tura pe
documentul de livrare. Aceasta constituie o neconformitate clar , care este
notat cu 0 puncte.
Existen a semn turii pe document va fi notat cu 3 puncte.
Dac n schimb magazionerul a instruit un manipulant din depozit
ca n absen a sa s semneze notele de livrare, semnarea de c tre persoana
neautorizat poate fi considerat neconformitate (0 puncte), conformitate
(3 puncte), sau poate fi notat intermediar (1 sau 2 puncte), ceea ce este
mai folositor sistemului calit ii, deoarece poate indica gradul de
seriozitate al problemei i ajut la alocarea priorit ilor pentru ac iunile
corective.
Sistemul de audit realizeaz mp r irea clauzelor ISO n unele mai mici i u or
de controlat, spre exemplu n cazul standardului ISO 9001 se pun un num r de peste
260 de ntreb ri firmei auditate.
n func ie de r spunsul primit, la fiecare ntrebare auditorul poate acorda un
punctaj de la 0 la 3. Unele ntreb ri pot fi foarte simple cu r spuns direct, n timp ce
alte ntreb ri necesit investiga ii prealabile, nainte de a afla punctajul adecvat.
Pentru fiecare sec iune a fiec rei clauze a standardului se acord un punctaj
total care se compar cu maximul posibil. n acest fel vor fi identificate zonele i
dimensiunea activit ilor nesolu ionate i pot fi stabilite priorit ile privind aplicarea
m surilor corective.
Pe m sur ce se fac progrese n aplicarea acestor m suri, sec iunea respectiv
poate fi reauditat i poate fi modificat punctajul c tre nota maxim .
Formatul sistemului de audit
Aplicarea sistemului de audit are
modelului de referin (standardul n baza c
care se elaboreaz chestionarul de audit.
Fiecare pagin a chestionarului de
standardului ISO 9000, fie una sau mai
ntinderea clauzei n cauz .

ca punct de plecare analiza clauzelor

ruia s-a construit sistemul calit ii), dup
audit trateaz fie o clauz ntreag a
multe clauze secundare, n func ie de

Pagina 4
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Chestionar de audit pentru clauza

Responsabilitatea managementului
Fig. 5.1: Chestionar de audit (extras)
Cerin

standard

Verific ri / ntreb ri

Capitol standard: 5. Responsabilitatea managementului

5.1 Angajametul managementului (4.1)
Dovezi ale eficacit ii i Se intervieveaz
mbun t irii SMC
Managementul Superior al
(v.8.4+8.5.1)
organiza iei pentru a verifica
Comunicarea
angajamentul lor pentru
importan ei cerin elor
SMC. Se folosesc i
clien ilor i a cerin elor ntreb rile:
legale / de
1. Care este politica calit ii
reglementare(v. 5.2.)
organiza iei ?
- Stabilirea politicii
2. Cum comunica i n cadrul
referitoare la calitate i
organiza iei importan a
a obiectivelor calit ii
satisfacerii cerin elor
(v. 5.3+5.4)
clien ilor, precum i
- Conducerea analizelor
cerin ele legale / de
efectuate de
reglementare ?
management(v. 5.6)
- Asigurarea
disponibilit ii
resurselor (v.6)

Documente examinate

Observ
a ii

Analiza efectuat de
management
Declara ia politicii
referitoare la calitate
Planuri / dovezi de
instruire
Informa ii pentru
angaja i (afi e, ordine
de zi ale ac iunilor de
informare)
Planuri de dezvoltare
ale personalului
Planuri de management
al calit ii
Protocoale despre
prevederi de obiective
Planuri de proiecte
Planuri de investi ii
n elegeri n cadrul
organiza iei

Pe coloana nr.1 sunt prezentate Cerin ele standardului, pe

coloana a doua sunt indicate Verific ri / ntreb ri, pe coloana a treia
Documente examinate, pe coloana a patra Observa ii i pe coloana a
cincea Rezultatul evalu rii apreciat prin: 1 = ndeplinit; 2 = observa ie;
3 = neconformitate (minor , major ); 4 = neconformitate critic ; NA =
neaplicabil
CONCLUZIE
Formatul chestionarului de audit poate avea diferite forme. n exemplul
ilustrativ 2 de la modulul 4 a i v zut chestionarul de audit intern de la firma Alpina.
Pute i s face i o compara ie ntre cele dou documente.
Pagina 5
M5.AC

R
E

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Activitatea 1
Timp de lucru: 40 minute
Folosind rezultatele de la activitatea 1, modulul 4, elabora i un chestionar de
audit intern pentru procesul la care sunt implicat la locul de munc , dup modelul din
exemplul ilustrativ 2.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Punctajul acordat
R spunsul acordat fiec rei ntreb ri/verific ri, poate fi apreciat cu un punctaj
cuprins ntre 0 i 3. n aprecierea punctajului auditorul compar domeniul auditat cu
cerin ele standardului de pe coloana din stnga. Pentru a ob ine un punctaj maxim la o
ntrebare, cerin ele standardului adresate organiza iei, trebuie s fie ndeplinite n
totalitate, documentate i nregistrate.
n tabelul 5.1 se indic modul de punctare al r spunsurilor la ntreb ri/verific ri
n func ie de gradul de ndeplinire al cerin elor standardului.
n compararea deficien elor constatate, punctate sub nota 3, n cadrul diferitelor
clauze, acestea nu pot fi comparate ntre ele. Efortul necesar remedierii unei activit i
punctate spre exemplu cu 2, nu este acela i cu efortul implicat pentru corectarea unei
alte activit i care a fost apreciat tot cu punctajul 2.
Tabelul 5.1: Scorul de apreciere al cerin elor standardului
Num r de
puncte

Modul de ndeplinire al cerin ei standardului

Nu exist nici o dovad c sunt satisf cute cerin ele.

Element prezent n cteva situa ii; documenta ie

absent , inadecvat sau incomplet .

Element i documenta ie aproape complet , dar care

nu satisface toate cerin ele.

Toate cerin ele sunt satisf cute i exist dovezi

complete.
Pagina 6
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

CONCLUZIE
Ceea ce este cu adev rat important, este deplasarea n punctajul individual al
fiec rei activit i de la 0 la 1, de la 1 la 2, sau de la 2 la 3, care indic corectarea
neconformit ii constatate n cadrul activit ii respective.

Activitatea 2
Timp de lucru: 40 minute
1. Folosind chestionarul de audit intern de la activitatea 1, audita i procesul
la care sunt implicat la locul de munc i evalua i rezltatele cu ajutorul sistemului
de punctaje descris.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Calcula i num rul maxim de puncte care se paote acorda procesului.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sec iunile auditului sunt indicate n tabelul 5.2, n care se completeaz

punctajele maxime pentru clauzele ISO 9001,calculate ca sum a num rului de
ntreb ri adresate pe fiecare clauz , bmul it cu punctajul maxim de 3 puncte. Dac
din acest model se scad clauzele care nu se aplic unei anumite organiza ii, se poate
deduce punctajul maxim n raport cu care este evaluat organiza ia.
Tabelul 5.2: Sec iunile auditului
Nr.
clauzei

Titlul clauzei

Punctaj maxim

4
4.1
4.2

SISTEM DE MANAGEMENT AL CALIT

Cerin e generale
Cerin e referitoare la documenta ie
Pagina 7
M5.AC

II

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

0

5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
7.1.
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI
Angajamentul managementului
Orientarea c tre client
Politica referitoare la calitate
Planificare
Responsabilitate, autoritate i comunicare
Analiza efectuat de management
MANAGEMENTUL RESURSELOR
Asigurarea resurselor
Resurse umane
Infrastructur
Mediul de lucru
REALIZAREA PRODUSULUI
Planificarea realiz rii produsului
Procese referitoare la rela ia cu clientul
Proiectare i dezvoltare
Aprovizionare
Produc ie i furnizare de servicii
Controlul dispozitivelor de m surare i monitorizare
M SURARE, ANALIZ
I MBUN T IRE
Generalit i
Monitorizare i m surare
Controlul produsului neconform
Analiza datelor
mbun t ire

CONCLUZIE
Punctajul maxim ob inut n urma unei audit ri interne, indic faptul c
sistemul calit ii este adecvat cerin elor modelului urmat (ISO 9000), ns nu
garanteaz acest lucru. Audit rile de certificare efectuate de organisme neutre pot
confirma acest lucru.
Reprezentarea grafic a rezultatelor
Reprezentarea grafic a rezultatelor auditurilor sistemului calit ii, permite
evaluarea eficacit ii acestui sistem, precum i a documenta iei aferente, n ceea ce
prive te realizarea obiectivelor pe care organiza ia i le-a propus n domeniul calit ii.
Pot exista diferite sisteme de reprezentare grafic a rezultatelor evalu rii fiec rei
clauze aplicat la sistemului calit ii.
n figura 5.1 se indic un sistem de reprezentare grafic a rezultatelor unui
audit, care indic clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiec rei clauze, punctajul
ob inut n urma audit rii i gradul de ndeplinire al cerin elor modelului urmat.

Pagina 8
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Fi de evaluare a rezultatelor
auditului sistemului calit ii
Organiza ia:
Auditor ef:
Nr.
crt.

Data:
Gradul de ndeplinire a
cerin elor
20 40 60 80 100

Punctaj
maxim

Punctaj
ob inut

105

89

85

57

47

83

39

27

70

30

22

73

18

12

66

18

15

83

Elementele sistemului calit ii

SISTEM DE MANAGEMENT AL
CALIT II

M SURARE, ANALIZ
MBUN T IRE

Figura 5.1: Fi

de evaluare a rezultatelor auditului prin reprezentare grafic

Evolu ia gradului de ndeplinire a cerin elor sistemului calit ii poate fi

reprezentat distinct (Fig.5.2), n urma cumul rii punctajului ob inut pentru fiecare
clauz i raportarea la punctajul maxim, pentru ntreaga activitate de auditare a
sistemului calit ii, n care sunt reprezentate numerele auditurilor i anii n care au avut
loc.

100
%

Grad de ndeplinire cerin e ale sistemului calit ii

1/2009

1/2009

2/2009

3/2009

1/2010

Nr audit/Anul
efectu rii

Figura 5.2: Evolu ia gradului de ndeplinire a cerin elor sistemului calit ii

Pagina 9
M5.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

CONCLUZIE
Atunci cnd auditurile succesive eviden iaz progrese, este util s se afi eze
rezultatele ob inute, n diferite locuri ale organiza iei pentru a p stra interesul i
motiva ia angaja ilor fa de problemele calit ii.
Formularul din figura 5.3, indic progresele unei organiza ii care inte te spre
modelul ISO 9001, dup fiecare repetare a auditului, pentru anumite clauze sau pentru
ntreg sistemul calit ii. Zonele gri indic starea curent a sistemului calit ii, pentru
fiecare clauz a standardului ISO 9001. n momentul dispari iei spa iilor albe, firma
este preg tit pentru evaluare n vederea certific rii.
105 57

39 147 45

57 21

24

54

75

60 21

51

42

63

27

30

30 18 18

100%
80%
60%
40%
20%
0%
1

CLAUZA AUDITULUI
1 Sistem de management al
calit ii. Cerin e generale
2 Sistem de management al
calit ii. Cerin e referitoare la
documenta ie
3. Angajamentul
managementului
4. Orientarea c tre client
5. Politica referitoare la
calitate
AUDIT 1
(INI IAL)
17.11.2008

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

6. Planificare
7. Responsabilitate,
autoritate i comunicare
8. Analiza efectuat de
management
9. Asigurarea resurselor
10. Resurse umane
11. Infrastructur
12. Mediul de lucru
etc.

AUDIT 2
4.02.2009

AUDIT 3
10.06.2009

Figura 5.3: Reprezentarea grafic a rezultatelor auditurilor succesive

ale sistemului calit ii
Pagina 10
M5.AC

10

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Etape n raportarea rezultatelor auditului

n cea de-a treia etap a auditului, raportarea, sunt prev zute dou activit i:
a) Elaborarea raportului de audit;
b) Transmiterea raportului de audit organiza iei care a ini iat auditul.
a) Elaborarea raportului de audit
Elaborarea raportului de audit se face sub directa coordonare a auditorului ef,
dup edin a de nchidere, cnd echipa de audit se ntoarce acas . Auditorul ef este
responsabil de caracterul precis i complet al raportului de audit, fiind datat i semnat
de acesta. Este recomandabil ca elaborarea sa s nu dureze prea mult, f r ca acesta s
fie alc tuit n grab .
n cazul n care n perioada elabor rii raportului de audit, auditorului ef i se
cere de c tre client s fac recomand ri de ac iuni corective n vederea elimin rii
neconformit ilor constatate n timpul auditului, iar auditatul este de acord, acest lucru
este recomandabil deoarece l oblig pe auditor s n eleag sistemul auditat n
ansamblu.
Auditorul trebuie s fie preg tit ca pentru fiecare neconformitate constatat s
aibe o recomandare de eliminare a sa. Responsabilitatea concret pentru stabilirea
ac iunilor corective necesare elimin rii neconformit ilor, revine auditatului.
Raportul de audit este un document care confirm n mod oficial clientului
informa iile prezentate n timpul edin ei de nchidere. Con inutul s u prezint
obiectivul auditului, scopul auditului, constat ri i concluzii.
Raportul de audit trebui s con in urm toarele elemente:
num rul raportului i data elabor rii;
domeniul i obiectivele auditului;
detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a
reprezentan ilor auditatului, perioada desf ur rii auditului i identificarea
organiza iei auditate;
documentele de referin n raport cu care a fost efectuat auditul (standard,
manualul calit ii, etc.);
observa ii asupra neconformit ilor i observa iilor constatate;
aprecierea echipei de audit asupra m surii n care auditatul se conformeaz
documentelor de referin ;
capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calit ii;
lista de difuzare a raportului de audit.
Raportul de audit este nso it de rapoartele de neconformit i, n aceea i form
n care acestea au fost prezentate la edin a de nchidere. Este recomandabil ca raportul
de audit s mai fie nso it de urm toarele documente: copia planului de audit, copia
procesului verbal al edin ei de nchidere precum i alte documente pe care echipa le
consider utile (lista persoanelor care au participat la edin a de deschidere, lista
persoanelor intervievate etc.).
Con inutul raportului de audit trebuie s reflecte n mod adecvat i onest tot
ceea ce auditorii au observat n organiza ia auditat , cele prezentate fiind sus inute de
dovezi obiective. Frecvent apar situa ii cnd raportul de audit este comentat de auditat
Pagina 11
M5.AC

11

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

f r ca acesta s l accepte n forma prezentat ini ial. Observa iile sunt legate de
obicei de modul de exprimare folosit n raport. Din aceste considerente trebuie
acordat o aten ie deosebit modului de redactare i prezentare a raportului.

Alpina

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Raport de audit intern la firma

RAPORT DE AUDIT INTERN

Nr. 1 / 13.08.2008
1. Obiectivul auditului:

! " # $% & $
'
! " # $%& $
'
*

(
)

'
(

2. Compartiment auditat: + ,

'

3. Procesul/activitatea auditat :

!
+,
+,

( '
)
-

,
)'

.
/

4. Planul de audit nr. $0 1*2*

& #

5. Documente de referin
" $ " &$

6. Participan i:
Echipa de audit :

! "# $%& 2 "

" $&

Reprezentan ii auditatului:

3*
4*5*
!*

**5*
6*

7. Durata auditului i perioada: 2

$#*2*
& #

8. Constat ri i recomand ri:

*

7
(
Pagina 12
M5.AC

12

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

*. ,
*

9. Concluzia echipei de audit:

Nr. raport
Cerin a/
de necon- Documentul
formitate
SMC

$0$#*2*
:
8*
9*
$ 0 " $&
& #

C1
C2

C3

Descriere

'
'

);
( )

10. Anexe:

*$01*2*
& #< %+ =
<
+ 1=
*
*
$0$#*2*
& #<

>
11. Lista de difuzare:
Ex. 1:
*
/*

**?
12. ntocmit:

%+ 9=

.................................(semn tura)
,
- ..............(semn tura)

3*
4* /

) .......................(semn tura)

b) Transmiterea raportului de audit

Transmiterea raportului de audit organiza iei care a ini iat auditul (clientului)
i/sau auditatului, se face de c tre auditorul ef.
Mai departe, clientul are responsabilitatea de a transmite o copie a raportului de
audit conducerii auditatului. O difuzare ulterioar a raportului de audit se face cu
acceptul auditatului.
P strarea raportului de audit se realizeaz potrivit celor stabilite de comun
acord, de c tre client, de c tre auditat i organismul auditor.

Pagina 13
M5.AC

13

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 2

VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI

Verificarea rezultatelor auditului este op ional (cu excep ia ultimei activit i,

ncheierea auditului) i cuprinde activit i privind:
Solicitarea r spunsului la raportul de audit n care sunt prev zute ac iunile
corective ini iate la deficien ele constatate, termene de remediere a
deficien elor, etc.);
Evaluarea r spunsului transmis de auditat, prin care se apreciaz dac
ac iunile corective ini iate sunt apte s
duc
la eliminarea
neconformit ilor;
Verificarea implement rii i a eficien ei ac iunilor corective ini iate;
ncheierea auditului.
Etapele procesului ac iunilor corective
Atunci cnd rela iile dintre auditat i auditor sau client se termin odat cu
finalizarea auditului, din punct de vedere al auditorului, auditul se ncheie odat cu
transmiterea c tre client a raportului de audit, f r ca acesta s mai aibe i alte
Pagina 14
M5.AC

14

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

responsabilit i. Din punct de vedere al organiza iei auditate, pentru ca organiza ia s

aibe un beneficiu dup desf urarea auditului, acesta trebuie urmat de ac iunile
corective indicate n raportul de audit.
Atunci cnd rela iile dintre auditat i auditor sau client continu i dup
finalizarea auditului, auditorul poate avea responsabilitatea de a se asigura c sunt
stabilite ac iuni corective adecvate i c acestea sunt eficiente.
Etapele procesului ac iunilor corective ce urmeaz auditului sunt urm toarele:
Etapa 1: Auditatul analizeaz fiecare raport de neconformitate, stabile te
ac iunile corective necesare pentru fiecare neconformitate, care sunt completate
pe rapoartele de neconformitate. Apoi, rapoartele astfel completate, sunt trimise
auditorului pentru a fi evaluate ac iunile corective ini iate.
Etapa 2: Auditorul prime te propunerea de ac iuni corective i evalueaz dac
acestea sunt adecvate. Dac r spunsul este considerat ca fiind neadecvat, poate
urma un schimb de coresponden ntre auditor i conducerea organiza iei
auditate, pn cnd se g sesc ac iunile corective considerate de auditor ca
acceptabile.
Etapa 3: n vederea finaliz rii ac iunilor corective, auditorul ia leg tura cu
conducerea organiza iei auditate i planific o vizit la o dat convenit de
comun acord, n vederea verific rii sau urm ririi modului de implementare i a
eficien ei acestora. Dac sunt mai multe ac iuni corective, se va face o singur
vizit n care se vor verifica toate ac iunile corective.
Organismele de certificare folosesc un document de sitez care indic num rul
neconformit ilor/observa iilor i distribu ia lor pe cerin ele standardului de referin ,
denumit Profilul sistemului calit ii.

Alpina

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Profilul sistemului calit ii la firma

PROFILUL SISTEMULUI CALIT

Data:

$#*2*
& #

S.C. CERTIFICATION SERVICES

S.R.L.

ORGANIZA IA AUDITAT : **/

STANDARD DE REFERIN

**
@*.'*

II
RAPORT AUDIT Nr. $

! "# $%& 2

TIPUL AUDITULUI:
PRIOADA DE AUDIT: $9$8*#*
& #

2$A
Pagina 15
M5.AC

15

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Nr. cap
din ISO
9001
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
7.1.
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5

ELEMENTELE
SISTEMULUI CALIT

Nr. Nc.
M
m

II

SISTEM DE MANAGEMENT AL
CALIT II
Cerin e generale
Cerin e referitoare la documenta ie
RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI
Angajamentul managementului
Orientarea c tre client
Politica referitoare la calitate
Planificare
Responsabilitate, autoritate i comunicare
Analiza efectuat de management
MANAGEMENTUL RESURSELOR
Asigurarea resurselor
Resurse umane
Infrastructur
Mediul de lucru
REALIZAREA PRODUSULUI
Planificarea realiz rii produsului
Procese referitoare la rela ia cu clientul
Proiectare i dezvoltare
Aprovizionare
Produc ie i furnizare de servicii
Controlul dispozitivelor de m surare i
monitorizare
M SURARE, ANALIZ
I
MBUN T IRE
Generalit i
Monitorizare i m surare
Controlul produsului neconform
Analiza datelor
mbun t ire

C - Corespunde;

N - Nu corespunde;

Nr. Nc - Num r neconformit i;

Nr. A
O

*
*
*

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*

*
*
*
*

*
*
*

M - Major ;

m - Minor ;

Nr. O - Num r Observa ii

NA - Neaplicabil.

Urm rirea i realizarea ac iunilor corective

Urm rirea i realizarea ac iunilor corective se poate face n mai multe moduri,
n func ie de clasificarea neconformit ilor i de punctul de vedere al echipei de audit,
exprimat n raportul de audit.
Pagina 16
M5.AC

16

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

n cazul auditurilor interne, se procedeaz n conformitate cu procedura de

audituri interne ale calit ii, responsabilitatea urm ririi i nchiderii raportului
de neconformitate revenind de obicei managerului calitate sau auditorului.
Anumite neconformit ile minore (de exemplu: lipsa unei semn turi de pe un
document, o nregistrare care nu a fost g sit n momentul auditului i a fost
descoperit ulterior) pot fi verificate prin primirea de c tre auditor a unei copii
dup document, deci pot fi urm rite prin coresponden , f r a mai fi necesar o
vizit sau un audit.
Dac concluzia auditului este aceea c trebuie reluat evaluarea, atunci
urm rirea ac iunilor corective se va face printr-o evaluare, atunci cnd cei
evalua i sunt preg ti i pentru aceasta.
Dac neconformit ile sunt minore, sau de i sunt majore nu necesit o
reevaluare complet , atunci auditorii pot face o vizit de supraveghere pentru a
verifica dac ac iunile corective au fost implementate.
Atunci cnd organiza ia auditat este supravegheat permanent de un organism
de certificare, sau de un client, este mai bine ca ac iunile corective s fie
urm rite cu ocazia unei vizite de supraveghere, asigurnd c domeniile /
elementele respective sunt incluse n planul de audit.
n cazul n care ac iunile corective nu au fost implementate pn la data
prev zut pentru finalizare, se va proceda n conformitate cu politica clientului.
Astfel se poate stabili o nou dat pentru finalizare, sau se poate m ri gravitatea
ncadr rii neconformit ii. n cazul certific rii de ter parte, o astfel de situa ie
poate duce la reclasificarea neconformit ii din neconformitate minor n
neconformitate major , ceea ce are drept consecin suspendarea sau retragerea
certific rii.
n cazul auditului n secund parte, poate fi necesar ca situa ia urm ririi
ac iunilor corective s fie analizat de ambele conduceri: ale clientului i ale
auditatului.
n oricare din situa iile prezentate, e ecul n finalizarea ac iunilor corective
trebuie privit foarte serios, ca un semn c sistemul calit ii nu este eficace.
Atunci cnd auditorul apreciaz c ac iunile corective sunt ndeplinite i
eficiente, raportul de neconformitate este ncheiat prin semn tura auditorului pe
formularul de raport de neconformitate (o copie fiind dat clientului), sau prin
elaborarea unui raport privind rezultatele auditului de urm rire sau de
supraveghere.

EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Stadiul auditurilor i al ac iunilor

corective la firma Alpina
La fimele de dimensiuni mari se poate folosi un formular de
nregistrare a stadiului n care se afl auditurilr i ac iunilecorective icare
eviden iaz stadiul aplic rii lor pe compartimente (Fig. 5.4).
Pagina 17
M5.AC

17

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

STADIUL AUDITURILOR I AL AC IUNILOR CORECTIVE

Compartiment

Ian Feb

Mar

Apr Mai Iun

Iul

Aug Sep

Oct

Noi

Dec

Contracte
Vnz ri
Aproviz.
Produc ie
AQ
Personal

Legenda:

Audituri planificate
Ac iuni
corective propuse

Audituri efectuate
Ac iuni
corective aplicate

Ac iuni corective
verificate i eficiente

Figura 5.4: Formular pentu urm rirea auditurilor i a ac iunilor corective

CONCLUZIE
Sistemul de urm rire a ac iunilor corective trebuie s asigure monitorizarea
modului de tratare a ac iunilor corective. Pentru a avea un control asupra situa iei
ndeplinirii ac iunilor corective, este util s fie nregistrat stadiul n care se afl tratarea
acestora.

Activitatea 3
Timp de lucru: 20 minute
Peciza i ac iunea corectiv pentru neconformitatea constatat la activitatea 2,
modulul 4, termenul de solu ionare i persoana resposabil de solu ionarea acesteia.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pagina 18
M5.AC

18

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

REZUMAT

n LEC IA 1 am prezentat metode de nregistrare a rezultatelor auditurilor

prin cele dou metode: aprecierea auditului n termeni extremi: bun sau r u (conform
sau neconform) i prin notarea fiec rei activit i analizate pe o scal care s cuprind
valorile extreme dar i valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3. Alc tuirea
chestionarul de audit are ca punct de plecare analiza clauzelor modelului de referin
(standardul n baza c ruia s-a construit sistemul calit ii). Prin calculul punctajelor
maxime pentru clauzele ISO 9001, n func ie de num rul de ntreb ri adresate, se poate
deduce punctajul maxim n raport cu care este evaluat organiza ia. Reprezentarea
grafic a rezultatelor auditurilor sistemului calit ii, permite evaluarea eficacit ii
acestui sistem. Sistemul de reprezentare grafic a rezultatelor auditului, poate indica
clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiec rei clauze, punctajul ob inut n urma
audit rii i gradul de ndeplinire al cerin elor modelului urmat. n etapa de raportare a
auditului sunt prev zute dou activit i: elaborarea raportului de audit i transmiterea
raportului de audit organiza iei care a ini iat auditul.
n LEC IA 2, verificarea rezultatelor auditului, am prezentat etapele
procesului ac iunilor corective: elaborarea ac iunilor corective de c tre auditat,
evaluarea propunerilor de ac iuni corective de c tre auditor, verificarea i urm rirea
modului de implementare i a eficien ei ac iunilor corective de c tre auditor n cursul
unei vizite la auditat. De asemenea am prezentat modurile de urm rire i realizare a
ac iunilor corective n func ie de clasificarea neconformit ilor i de punctul de vedere
al echipei de audit, exprimat n raportul de audit. Pentru a avea un control asupra
situa iei ndeplinirii ac iunilor corective, este util s fie nregistrat stadiul n care se afl
tratarea acestora.

REZULTATE A TEPTATE

Dup studierea acestui modul, ar

trebui s n elege i cum se nregistreaz
rezultatele auditurilor, prin chestionarele
de audit, rapoartele de audit etc., cum se
concep aceste documente. De asemenea
trebuie s
ti i cum s
verifica i
rezultatele auditurrilor, cum trebuie s
urm ri i stadiul ac iunilor corective.

Pagina 19
M5.AC

19

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

PUNCTE

CHEIE

O metod de apreciere a auditului este n termeni extremi:

bun sau r u (conform sau neconform).
O alt metod de apreciere a auditului const n notarea
fiec rei activit i analizate pe o scal care s cuprind
valorile extreme dar i valori intermediare, de exemplu de
la 0 la 3.
Punctajul maxim n raport cu care este evaluat organiza ia
se calculeaz n func ie de num rul de ntreb ri adresate pe
fiecare cerin a standardului.
Chestionarul de audit se alc tuie te plecnd de la analiza
clauzelor modelului de referin ISO 9001.
Sistemul de reprezentare grafic a rezultatelor auditului,
punctajul maxim i punctajul ob inut aferent fiec rei clauze.
Raportarea auditului const n: elaborarea raportului de
audit i transmiterea raportului de audit organiza iei care a
ini iat auditul.
Verificarea rezultatelor auditului este op ional cu excep ia
ultimei activit i, ncheierea auditului.
Etapele procesului ac iunilor corective se efectueaz n trei
etape.
Etapa 1: elaborarea ac iunilor corective de c tre auditat.
Etapa 2: evaluarea propunerilor de ac iuni corective de
c tre auditor.
Etapa 3: verificarea i urm rirea modului de implementare
i a eficien ei ac iunilor corective de c tre auditor n cursul
unei vizite la auditat.
Urm rirea i realizarea ac iunilor corective n cazul
auditurilor interne, se procedeaz n conformitate cu
procedura de audituri interne ale calit ii.
Urm rirea i realizarea ac iunilor corective n cazul
auditului n secund parte, este realizat de ambele
conduceri: ale clientului i ale auditatului.
n cazul supravegherii de un organism de certificare
(pentru organiza iile certificate ISO 9001)urm rirea i
realizarea ac iunilor corective are loc cu ocazia vizitei de
supraveghere.

Pagina 20
M5.AC

20

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

TEST DE AUTOEVALUARE

ncercui i
r spunsurile
ntreb rile urm toare.

corecte

la

ATEN IE: pot exista unul, niciunul sau

mai multe r spunsuri corecte la aceea i
ntrebare.
Timp

lucru: 30 minute

1) Transmiterea raportului de audit conducerii auditatului este sarcina:

a) auditorului ef.
b) clientului.

Da / Nu
Da / Nu

2) Formatul chestionarului de audit

a) are ca punct de plecare analiza clauzelor standardului n baza c ruia s-a construit
sistemul calit ii, din care se scad clauzele care nu se aplic unei anumite organiza ii.
Da / Nu
b) este unitar indiferent de organiza ia auditat .
Da / Nu
c) permite deducerea punctajul maxim n raport cu care este evaluat organiza ia.
Da / Nu
3) n cazul auditului n secund parte, situa ia urm ririi ac iunilor corective poate fi
analizat :
a) de conducerea clientului.
Da / Nu
b) de conducerea auditatului.
Da / Nu
c) n anumite situa ii de ambele conduceri: ale clientului i ale auditatului. Da / Nu
4) Punctajul acordat fiec rei clauze auditate
a) este cuprins ntre 0 i 3.
Da / Nu
b) se ob ine prin compararea domeniului auditat cu cerin ele standardului. Da / Nu
5) n cazul auditurilor interne urm rirea i realizarea ac iunilor corective, se realizeaz :
a) n conformitate cu procedura de audituri interne ale calit ii.
Da / Nu
Da / Nu
b) n conformitate cu recomanadarea organismului de certificare.
Pagina 21
M5.AC

21

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

6) Punctajele maxime acordate diferitelor clauze auditate n cadrul unei organiza ii n

conformitate cu standardul ISO 9000 sunt egale ntre ele ?
Da / Nu
7) Auditorii pot face o vizit de supraveghere pentru a verifica dac ac iunile corective
au fost implementate:
a) dac neconformit ile sunt minore.
Da / Nu
b) dac neconformit ile sunt majore dar nu necesit o reevaluare complet . Da / Nu
8) Reprezentarea grafic a rezultatelor auditului:
a) permite evaluarea eficacit ii sistemului calit ii, precum i a documenta iei
aferente, n ceea ce prive te realizarea obiectivelor pe care organiza ia i le-a propus n
domeniul calit ii.
Da / Nu
b) se poate face n diferite sisteme de reprezentare.
Da / Nu
c) se poate face ntr-un singur sistem de reprezentare care indic : clauzele auditului,
punctajul maxim aferent fiec rei clauze, punctajul ob inut n urma audit rii i gradul
de ndeplinire al cerin elor modelului urmat.
Da / Nu
9) n etapa de raportare a rezultatelor auditului sunt prev zute urm toarele activit i:
Da / Nu
a) elaborarea raportului de audit.
Da / Nu
b) transmiterea raportului de audit organiza iei care a ini iat auditul.
c) elaborarea ac iunilor corective i comunicarea acestora c tre auditor.
Da / Nu
10) n vederea audit rii unei organiza ii:
a) sistemul calit ii organiza iei este privit ca un ansamblu unitar care perimite o
analiz global .
Da / Nu
b) sistemul calit ii organiza iei este fragmentat n foarte multe p r i constituente, care
permit o analiz simpl .
Da / Nu
11) Care din urm toarele elemente sunt con inute n Raportul de audit:
a) num rul raportului i data elabor rii.
Da / Nu
b) domeniul i obiectivele auditului.
Da / Nu
c) detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a
reprezentan ilor auditatului, perioada desf ur rii auditului i identificarea organiza iei
auditate.
Da / Nu
d) documentele de referin n raport cu care a fost efectuat auditul.
Da / Nu
e) observa ii asupra neconformit ilor i observa iilor constatate.
Da / Nu
f) aprecierea echipei de audit asupra m surii n care auditatul se conformeaz
documentelor de referin .
Da / Nu
g) Verificarea implement rii i a eficien ei ac iunilor corective ini iate.
Da / Nu
h) capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calit ii.
Da / Nu
i) lista de difuzare a raportului de audit.
Da / Nu
12) nregistrarea rezultatele auditurilor se face:
a) n termeni extremi: conform sau neconform.
Da / Nu
b) prin notarea fiec rei activit i analizate pe o scal care s cuprind valorile extreme
Da / Nu
dar i valori intermediare.
Pagina 22
M5.AC

22

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

13) Raportul de audit este nso it de rapoartele de neconformit i ?

Da / Nu

14) n cadrul unui chestionar de audit efortul necesar remedierii unei activit i punctate
spre exemplu cu 2, este acela i cu efortul implicat pentru corectarea unei alte activit i
care a fost apreciat tot cu punctajul 2 ?
Da / Nu

Prin conectare la internet la adresa de site

www.mmsc.upm.ro, v loga i cu datele de
autentificare primite (user i parol )
i
completa i n modulul TESTE r spunsurile
corecte la ntreb ri (pe care le-a i ncercuit
anterior).
ATEN IE: Numai dup transmiterea online a testului v-a i ndeplinit obliga iile de
parcurgere a modulului.
Timp

Pagina 23
M5.AC

lucru: 10 minute

23