ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE

INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA

INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

ESNEIDER GARCA MENESES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CAMPUS VIRTUAL
MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA
SANTIAGO DE CALI
2016

ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE

INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA
INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

ESNEIDER GARCA MENESES

Mdulo Sistemas de Gestin para Educacin Mediados por TIC

Profesor ELIANA MARIA HERNANDEZ GUTIERREZ

Magster en E-Learning

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CAMPUS VIRTUAL
MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA
SANTIAGO DE CALI
2016

INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE

SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA
INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

Actividad 2: Investigacin
Investigar e identificar procesos de negocio, estratgicos y misionales de una institucin
educativa real, cules son los principales tipos de sistemas de informacin que soportan la operacin
de esa institucin educativa y cules son sus caractersticas y funcionalidades principales. Realice
una descripcin de dichos procesos y elabore los diagramas respectivos que evidencien la
apropiacin de las tendencias modernas en cuanto a construccin y desarrollo de una institucin
educativa.
Enve la actividad a travs del tablero de anotaciones bajo la siguiente nomenclatura:
Nombre_Apellido_Investigacin.pdf

Solucin de la Actividad 2

Ministerio de Educacin Nacional MEN (2008), Las instituciones educativas tienen que
enfrentar enormes desafos que estn relacionados con los nuevos requerimientos y las exigencias
que implica la modernizacin para brindar una atencin pertinente a toda la poblacin, que garantice
la participacin de toda la comunidad educativa en cada uno de sus procesos, en donde los
estudiantes, los padres de familia y la comunidad cada vez adquieren mayor protagonismo.
Por esa razn las instituciones deben garantizar las herramientas que permitan hacer uso de las
nuevas tecnologas y maneras de comunicacin oral y escrita; en la recopilacin, uso y anlisis de
una gran cantidad de informacin que debe estar almacenada como fuente de consulta y de datos
para los diferentes usuarios. Por ello, en los procesos de mejoramiento institucionales se tienen que

considerar, estos elementos para fortalecer las instituciones.

Las principales transformaciones que se deben dar en una Institucin Educativa se deben centrar
en las gestiones institucionales, que se expresan en sus distintas dimensiones directiva, de
comunidad, pedaggica, administrativa y financiera en donde se llevan a cabo todos los procesos
con el fin de fortalecer la institucin para lograr altos ndices de calidad en cada una de las
gestiones y as desarrollar la capacidad para articular sus procesos internos y concentrar todos sus
esfuerzos hacia la consolidacin de un Proyecto Educativo Institucional (PEI) que posibilite
alcanzar el desempeo esperado en los estudiantes.
La investigacin de los procesos de negocio, estratgicos y misionales se hace en la Institucin
Educativa Tcnico Industrial Luz Haydee Guerrero Molina, que es una institucin educativa de
carcter oficial, que ofrece enseanza bsica y media vocacional, tiene modalidad tcnica en las
reas de Sistemas y Electricidad y desde el ao 2013, inicio un proceso de articulacin con el SENA
en ambas modalidades, otorgando a los estudiantes que se gradan la titulacin de Tcnico en
Sistemas, en programacin y Tcnico en Instalaciones Elctricas Residenciales respectivamente.
La Institucin Educativa cuenta con dos sedes, en la sede principal de secundaria (Bsica y
media) presta el servicio educativo con 980 estudiantes repartidos en dos jornadas maana y tarde.
En la sede Escuela Rodrigo Lloreda presta el servicio educativo con 120 nios de 5 aos en
Prescolar y 880 nios entre los 6 y los 11 aos en la Bsica primaria, en las dos jornadas maana y
tarde.
Tambin en la sede principal se ofrece la formacin de jvenes y adultos los das sbados con
250 estudiantes entre los 14 a los 60 aos.
Ninguno de los estudiantes matriculados pagan los servicios educativos gracias a la poltica de
gratuidad del gobierno, el cual le gira a la institucin $60.000.oo por cada estudiante de primaria y
$80.000.oo por cada estudiante de la media. Para un presupuesto anual aproximado de
$180.000.000.oo.

A continuacin en la figura 1 se describen los procesos estratgicos, misionales y procesos de

apoyo que se llevan a cabo al interior de la institucin educativa.

Figura 1. Mapa de procesos. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad de la

IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En el mapa de procesos de la figura 1 se puede observar que en los procesos misionales se
encuentran inmersos la gestin de aula, el diseo curricular y la evaluacin curricular; En los
procesos de apoyo se encuentran la gestin administrativa y financiera, la gestin de matrcula, la
gestin de talento humano y la gestin comunitaria y en los procesos estratgicos se encuentra la
gestin directiva con los procesos de planeacin estratgica y la gestin de calidad.
En la figura No. 2 se puede observar el modelo de operacin por procesos MOP donde se
describen las generalidades y los objetivos de cada uno de los procesos misionales y de apoyo.

Figura 2. Cuadro modelo de operacin por procesos Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la

IETI Luz Haydee Guerrero Molina.
Es importante que en las instituciones educativas exista o este conformado el comit de calidad
que permita recolectar la informacin necesario en cada una de las gestiones y que se encargue de
evaluar y retroalimentar los indicadores en cada uno de los procesos. En la IETI Luz Haydee
Guerrero Molina este comit est conformado por miembros de cada una de las estancias de la

comunidad educativa y en l se han elaborado los documentos que caracterizan cada uno de los
procesos misionales, en donde se describen el objetivo, el alcance, las entradas, las actividades y las
salidas o compromisos. En la figura 3 se muestra la caracterizacin de procesos de la gestin en el
aula.

Figura 3. Cuadro caracterizacin de procesos de la gestin en el aula. Tomado de PEI.2016.Sistema

de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 4 se muestra la caracterizacin de procesos del diseo curricular.

Figura 4. Cuadro caracterizacin de procesos del diseo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de

Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 5 se muestra la caracterizacin de procesos de la evaluacin curricular.

Figura 5. Cuadro caracterizacin de la evaluacin curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de

Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

Con el fin de describir en el proceso misional cada una de las etapas y actividades que se realizan
en la institucin educativa se elabora el plan de diseo y desarrollo curricular, el cual se puede
observar en la figura 6.

Figura 6. Formato plan de diseo y desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad

en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
Para el control de las tareas propuestas en el proceso misional el comit de calidad ha diseado
instrumentos de seguimiento para la revisin del desarrollo curricular, en la figura 7 se muestra el

formato propuesto para esta revisin el cual debe ser elaborado por cada uno de los coordinadores.

Figura 7. Formato para la revisin del desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de

Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
Los docentes deben registrar y llenar el formato de control al desarrollo curricular que aparece
en la figura 8, en el cual se indica cuales son todas las actividades que se realizan en el aula de clase.

Figura 8. Formato de control al desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la

IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 9 se muestran los indicadores y los criterios de calidad para el comit de evaluacin
en el cual se describe cual debe ser el mtodo para el anlisis de datos.

Figura 9. Criterios de calidad para el comit de evaluacin. Tomado de PEI.2016.Sistema de

Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En la figura 10 se ilustra el formato que se debe diligenciar con los estudiantes que tienen
dificultades acadmicas o disciplinarias y en el cual se deben especificar los planes de accin.

Figura 10. Criterios de calidad para el comit de evaluacin. Tomado de PEI.2016.Sistema de

Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En los procesos de apoyo encontramos en la figura 11 el formato de reporte de no

conformidades, correcciones, y acciones correctivas y preventivas que puede diligenciar cualquier
miembro de la comunidad educativa o pblico en general.

Figura 11. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y

preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En la figura 12 se muestra un listado de todos los formatos y documentos que se han elaborado
hasta el momento para la llevar a cabo la gestin estratgica direccionada por la gestin directiva

para cada uno de los procesos institucionales.

Figura 12. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y

preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LA OPERACIN DE LOS

PROCESOS EN LA IETI LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

La IETI Luz Haydee Guerrero Molina hace uso de los diferentes sistemas de informacin que el
Ministerio de Educacin Nacional ha implementado en las instituciones educativas para el
mejoramiento de los procesos y de la calidad educativa, en la figura 13 se observa los diferentes
sistemas de informacin.
SISTEMAS DE INFORMACIN
MEN

SIMAT

SIGCE

SICIED

SINEB

SGCF

RRHH

SISTEMA
INTEGRADO
DE
MATRCULA

SISTEMA DE
GESTIN DE LA
CALIDAD
EDUCATIVA

SISTEMA
INTERACTIVO DE
CONSULTA DE
INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA

SISTEMA DE
INFORMACIN
NACIONAL DE
EDUCACIN
BSICA y MEDIA

SISTEMA DE
GESTIN Y
CONTROL
FINANCIERO

SISTEMA DE
INFORMACIN DE
GESTIN DE
RECURSOS
HUMANOS

Herramienta
de apoyo a la
gestin
educativa que
le permite a
todas las
instituciones
hacer el
registro de
varios de los
componentes
de los
procesos de
evaluacin y
el Plan de
Mejoramient
o Institucional

Herramienta que
permite consultar
el estado y el
cumplimiento de
estndares de
infraestructura por
cada tipo de
ambiente
pedaggico.
Adicionalmente,
incluye un
despliegue
fotogrfico por
predio de los
establecimientos
educativos

Herramienta que
permite
centralizar el
reporte y
consulta de
manera nica la
informacin de
los
Establecimientos
Educativos,
Matricula Oficial
y No Oficial,
Planta, Nmina,
Recursos
Financieros e
Infraestructura
Tecnolgica

Herramienta
que permite
organizar y
controlar el
proceso de
matrcula en
todas sus
etapas, as
como tener una
fuente de
informacin
confiable y
disponible para
la toma de
decisiones.
Facilita la
inscripcin de
alumnos nuevos

Herramienta que
apoya el proceso
de anlisis para la
tomar decisiones
en la planeacin,
ejecucin de los
recursos,
facilitando el
seguimiento a sus
resultados a travs
de indicadores de
gestin, en
concordancia con
los ejes de
Cobertura,
Eficiencia y Calidad
Educativa

Herramienta que
apoya en las
secretaras de
educacin los
procesos de
administracin,
organizacin y
control de la
informacin
relacionada con la
gestin del curso
humano, as como
la liquidacin de la
nmina para el
personal docente y
administrativo de
las Secretaras de
Educacin.

Figura 13. Esquema sistemas de informacin del MEN para las instituciones educativas

Es importante mencionar que para los procesos de la gestin directiva no se usa un tipo de
sistema de informacin para el soporte de la toma de decisiones, los datos de los formatos de
eficiencia interna, o gestin de matrcula SIMAT se analizan, pero esto no se hace sistemticamente
con un software de toma de decisiones. Como tampoco se utilizan programas de administracin de
proyectos.

Para el proceso de gestin del Aula se utiliza varios programas como es el Scrach para
educacin en programacin en bsica primaria, Java para la programacin de computadores en
secundaria, Sketchup para la enseanza de dibujo tcnico en la media y el Multisim para la
elaboracin de circuitos elctricos. Existen varios programas instalados en los porttiles del
programa computadores para educar como el Geogebra, los cuales no son utilizados por los docentes
por problemas de logstica.

Para el proceso de evaluacin curricular se tiene la plataforma SICES en la cual el docente

puede subir notas automticamente desde el aula o Incorporar las notas en bloque usando los
formatos prediseados. Adems puede imprimir sus listados de los estudiantes de su grupo, y ver la
hoja de vida de cada uno de ellos, tambin puede crear sus propios logros de aprendizaje. Esta
plataforma es del tipo estratgico ya que se cre inicialmente para cubrir la necesidad de los
boletines de notas pero ha ido creciendo con sus nuevas herramientas.

Para el proceso de diseo curricular la institucin no proporciona un programa para tal fin, pero
hay docentes que utilizan diferentes plataformas como CHAMILO, tambin para este ao con la
orientacin del grupo de calidad de la institucin cada asignatura que forma parte del currculo
desde preescolar hasta la secundaria, con el esfuerzo de todos los docentes construyeron las guas de
aprendizaje del primer periodo escolar con unos componentes ya preestablecidos por dicho comit,

como introduccin, material de apoyo, actividades de reflexin inicial, actividades de

contextualizacin, actividades de apropiacin, actividades de transferencia del conocimiento,
actividades de evaluacin, recursos para el aprendizaje y bibliografa o webgrafa. Estas guas de
aprendizaje fueron construidas por el grupo de docentes que imparten la misma asignatura y se
entregaron al comit de calidad para ser revisadas, proceso en el que se encuentran en este
momento. Por otro lado las guas fueron subidas a la plataforma institucional sices.net en la pestaa
que tiene el nombre de Guas de Aprendizaje, para que los estudiantes y padres de familia tengan
acceso a cada una de las guas para los diferentes grados.

Para el proceso de Gestin Humano se utilizan los archivos de office, pero no programas
especializados como lo hace la Secretaria de Educacin Municipal SEM, en su plataforma RRHH
Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos que administra, controla y organiza la
gestin del recurso humano, en cuanto a la planta de cargos, tiempos de servicio entre otros.

Para la gestin Comunitaria se usa una pgina WEB institucional, www.sices.net, pero debido a
la falta de personal administrativo calificado o WEB Master, no se le ha dado el uso para la cual fue
diseada. Aunque existen diferentes blocks de docentes y videos de YouTube donde se muestra la
gestin comunitaria, como por ejemplo la actividad: Tecnologa de alimentos, con la participacin
de los padres; La transformacin de los alimentos y los estados de la materia. Grado Transicin

Para el proceso de gestin de matrcula se utiliza la ya mencionada plataforma institucional

SICES que aparece en la figura 14, en la cual se registra la matrcula de los estudiantes, con la
informacin de la ficha de matrcula. Luego esta informacin es subida al SIMAT por los
requerimientos del Ministerio de Educacin Nacional.

Figura 14. Imagen plataforma institucional SICES.NET

Para el proceso de la gestin administrativa y financiera se cuenta con un sistema de

informacin transaccional llamado programa ASCII, con el cual se realiza la contabilidad, se
llevan las cuentas de presupuesto, la cartera antigua, los informes de las auditorias de contralora.
Como tambin los inventarios y los activos fijos. Para la elaboracin de certificados y boletines se
usa la plataforma institucional SICES.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

1.

UDES, (2016). Libro electrnico multimedial: Sistema de Gestin para Educacin, mediados
por TIC. Cap. 3 Sistemas de Informacin En Instituciones Educativa. Recuperado de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html.

2.

Mendoza, H., (2006), Introduccin a los sistemas de informacin. Recuperado de:

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3
/3.pdf

3.

Ministerio de Educacin de Colombia (2008). Gua de la autoevaluacin para el mejoramiento

institucional. Recuperado de: http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/articles91093_archivo_pdf.pdf

4.

Ministerio de Educacin de Colombia (2016). Servicios de informacin para las Secretaras

de Educacin. Recuperado de: http://www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co/