CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 1 de 8

1. OBJETIVO:
Establecer las normas y procedimientos para el manejo de la caja menor, de conformidad con lo determinado en el
manual de procedimientos para la contratacin y compra de bienes y servicios, reglamentando su manejo y cuantas
autorizadas.

2. ALCANCE:
Aplica para todos aquellos funcionarios responsables de la custodia, manejo y causacin contable de los fondos de
caja menor, es decir desde la fijacin de la cuanta de los fondos de caja menor hasta la causacin de los documentos
en la informacin contable y financiera.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES:
Caja Menor: Fondo constituido para el manejo de pequeos desembolsos al cual se asigna a un funcionario como
responsable de su manejo.
Egresos: Representan las obligaciones que debe adquirir la Cmara de Comercio de Girardot para sostener su
operacin.
Legalizacin de Avances: Diligenciamiento del recibo de caja menor, la entrega de la respectiva factura, la
devolucin del dinero sobrante, si es del caso; y la consecucin de la aprobacin por parte de la Presidencia
Ejecutiva Jefe Administrativo. (En caso de transportes urbanos en buses o taxis, no se requerir de la
presentacin de factura y debern ser aprobados por alguna de las firmas autorizadas).
Recibo de Caja Menor: Constituye el documento mediante el cual se legaliza el pago de un bien o servicio.

4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD

2. Constitucin
fondo fijo

3. Solicitud de
dinero para
compra de bienes
o servicios

4. Legalizacin de
la compra y/o
gasto

CMO
El primer da hbil del ao se giran los
cheques a nombre de los funcionarios
responsable del fondo fijo, de acuerdo a
los porcentajes estipulados dentro de
este procedimiento
El funcionario solicita al encargado del
fondo de caja menor el formato de
avances para tramitar la aprobacin por
parte del Presidente Ejecutivo Jefe
Administrativo.
Posteriormente
el
responsable del manejo de la caja
menor entrega el dinero previa solicitud
del avance completamente diligenciado
El funcionario solicitante diligencia el
formato CF-FRT-003 Comprobante de
Gastos e Caja Menor debidamente
autorizado por el Presidente Ejecutivo
Jefe Administrativo, y entrega junto con

RESPONSABLE

REGISTRO

Tesorera

CF-FRT-002
Comprobante
de Egreso

Funcionario
solicitante.

CF-FRT-001
Avance de
Caja Menor

Encargado fondo
caja menor
Funcionario
solicitante.

CO-PRD-001
Procedimiento
de Compras y
Contratacin

PRESENTADO POR:
DIANA MILENA BUENO TOCORA

APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN

FECHA: 02 DE MAYO DE 2013

FECHA: 03 DE MAYO DE 2013

VARIABLE A
CONTROLAR

Cuantas y
bienes y
servicios a
comprar.

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 2 de 8

este las facturas soportes y el dinero

sobrante, si existe, observando lo
pertinente a proveedores o acreedores
de bienes y servicios descritos en el
procedimiento
CO-PRD-001
Procedimiento
de
Compras
y
Contratacin.
Posteriormente
el
encargado de caja menor entregar al
funcionario solicitante el formato CFFRT-001 Avance de Caja Menor para
que este lo destruya
El responsable del manejo de la caja
menor vigila que la legalizacin del
avance se efecte mximo tres das
hbiles despus de haberlo entregado.
La no legalizacin oportuna, acarrear
adems del descuento del valor
entregado, las sanciones disciplinarias
que juzgue conveniente aplicar la
Jefatura Administrativa y/o Presidencia
Ejecutiva, de acuerdo con el Rgimen
Laboral Colombiano y el Reglamento
Interno de Trabajo.

5. Diligenciamiento
reembolso de caja
menor

Nota: En caso de transportes urbanos

en buses o taxis, no se requerir de la
presentacin de factura y debern ser
aprobados por el Presidente Ejecutivo
Jefe Administrativo.
Una vez agotado el 70% del valor de la
base se deben tomar los formatos CFFRT-003 Comprobante de Gastos de
Caja Menor y agruparlos en primera
instancia por su naturaleza pblica o
privada, para posteriormente ordenarlos
de acuerdo a la numeracin de los
recibos, estos se deben relacionar en la
planilla CF-FRT-004 Reembolso de
Caja Menor al terminar la planilla se
totalizan los gastos relacionados en
esta registrando este resultado en la
casilla total.
El responsable firmara al final la planilla
como constancia del diligenciamiento
del formato, la cual deber tener el visto
bueno de la Asistencia de Control
Interno como filtro antes de pasar a
Contabilidad.
Nota: El ltimo da hbil del ao el
responsable de fondo fijo debe legalizar
la totalidad de los gastos y rembolsar
los dineros sobrantes a travs de la
caja general y dejar el fondo fijo en

CF-FRT-003
Comprobante
de Gastos de
Caja Menor

Encargado fondo
caja menor

Encargado fondo
caja menor

CF-FRT-004
Reembolso de
Caja Menor

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 3 de 8

6. Entrega del
desembolso para
causacin.

7. Giro del
reembolso.

ceros.
El documento CF-FRT-004 Reembolso
de Caja Menor con sus respectivos
soportes (recibos de caja, facturas, etc)
se entrega al departamento de
contabilidad, este revisa los soportes, si
el resultado de la revisin es positivo se
causa. Si el resultado de la revisin
tiene observaciones, se remitirn al
responsable del manejo de la Caja
Menor o a la Jefatura Administrativa,
segn corresponda.
A ms tardar el siguiente da hbil a la
recepcin de la solicitud de reembolso
se procede a la elaboracin del cheque
a favor del responsable de caja menor
por el valor solicitado en la planilla CFFRT-004 Reembolso de Caja Menor,
se entrega el cheque encargado de
caja menor y se remiten los
documentos
CF-FRT-002
Comprobante de Egreso CF-FRT-004
Reembolso de Caja Menor con sus
correspondientes soportes al archivo
contable

Encargado fondo
caja menor.

Funcionario de
contabilidad

Funcionario de
contabilidad.

CF-FRT-004
Reembolso de
Caja Menor

Cumplimiento
disposiciones
legales
vigentes,
existencia de
documentos

CF-FRT-002
Comprobante
de Egreso

Tesorera

5. CONDICIONES GENERALES:
5.1. APERTURA DE NUEVAS CAJAS
La apertura de otras cajas diferentes a las mencionadas en este manual debern ser aprobadas en Junta Directiva
mediante resolucin, la cual deber especificar el monto del fondo de la caja as como la firma autorizadora del gasto
en caso de considerarse necesario que la responsabilidad deba recaer en un funcionario diferente a los delegados
para tal funcin en el numeral 5.2.

5.2. MANEJO CAJA MENOR:

Son firmas delegadas para autorizar los vales de caja menor, las de la Presidencia Ejecutiva o la Jefatura
Administrativa y en la oficina delegada de la Mesa, la del funcionario que est a cargo de esta dependencia, previa
autorizacin del gasto por parte de Presidencia Ejecutiva o Jefatura Administrativa, va telefnica, chat o e-mail.
En la Oficina delegada La Mesa, se debe diligenciar el Formato Autorizacin Gastos de Caja Menor Oficina de la
Mesa CF-FRT-014, en el cual se debe: diligenciar los datos correspondientes a todos y cada uno de los gastos
realizados con cargo a los fondos de caja menor, deber diligenciarse un formato individual para el fondo de caja
menor pblica y caja menor privada; estos formatos debern acompaar la legalizacin de los gastos al momento de
solicitar el reembolso; igualmente para controlar estos gastos, se deber enviar en cada una de las oportunidades un
mensaje de correo electrnico a la Direccin Administrativa con copia a la asistencia de Control Interno, en el cual se
relacionen los datos consignados en el formato; con el fin de que el momento que se reciba la legalizacin en Control
Interno pueda confrontar que todos los gastos coincidan con los registrados en el formato, es decir, debern existir
tantos mensajes de correo como gastos se hayan realizado. Los gastos que se efecten y no se encuentren
registrados en este formato, se entendern como no autorizados y estarn a cargo del responsable del fondo de caja
menor.

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 4 de 8

Para los pagos en efectivo de algunos gastos menores, se utilizan los fondos fijos en salarios mnimos mensuales
legales vigentes. Este monto podr ser asignado y variado por la Junta Directiva, as como la apertura de nuevas
cajas.
Los egresos de la caja menor se realizan solo para compras generadas para pagos con recursos pblicos que no
sean superiores al 8.0% del valor del fondo asignado para la Principal en Girardot y para pagos con recursos privados
que no sean superiores al 5.0% del valor del fondo asignado para la Principal en Girardot; y del 20% sin diferenciacin
de pblico y privado para la Oficina Delegada La Mesa, tramitando el formato CF-FRT-001 Avance de Caja Menor
indicando el valor, nombre y cdula del funcionario que retira el dinero, firma de quien autoriza y fecha.

5.3. FONDO DE CAJA MENOR:

El fondo fijo de caja menor se constituye as:
Caja menor sede principal de Girardot; tres y medio (3.5) salarios mnimos mensuales legales vigentes, distribuidos
de la siguiente forma:
Pblico (3 SMMLV aproximado al mil mas cercano)
Privado (0.5 SMMLV aproximado al mil mas cercano)
Caja menor sede de la mesa, cincuenta por ciento (50%) del salario mnimo mensual legal vigente distribuido de la
siguiente forma:
Pblico ( 60% del fondo aproximado al mil mas cercano)
Privado (40% del fondo aproximado al mil mas cercano)
Los recibos de caja menor sern diligenciados en tinta y su valor ser indicado en letras y nmeros y una vez
efectuado el pago se le deber imponer a este y a la factura o cuenta de cobro el sello CANCELADO.

5.4. SEGURIDAD
A todo funcionario en quien se delegue el manejo de una caja menor, debe dotarse de un cofre metlico con
cerradura para depositar all el efectivo y los soportes de los avances y gastos. Es recomendable que los cofres de
caja menor se guarden en una caja fuerte si es posible, o bajo llave en los escritorios de los funcionarios responsables
cuando no estn siendo utilizados. El funcionario responsable se encarga de velar por las condiciones de seguridad
bajo las cuales se mantienen estos recursos.

5.5. DISPOSICIONES ESPECIALES RECIBO DE CAJA MENOR

El diligenciamiento del recibo de caja menor, que debe hacerse por cada uno de los pagos efectuados, tiene como
nica excepcin en el reporte y legalizacin de los gastos ocasionados por el pago de transportes pblico, caso en el
cual la Jefatura Administrativa deber verificar las planillas de recorrido para los mensajeros o la realizacin del
desplazamiento que haya originado el gasto en el caso de otros funcionarios. En ninguna circunstancia se autorizarn
avances o comprobantes de gastos de caja menor por sumas superiores a las autorizadas en el numeral 5.2, en
ambos casos aproximados al mil ms cercano.
Cada recibo de caja menor debe ser legalizado con la respectiva factura y/o documento o soporte, teniendo en cuenta
la aplicacin de los porcentajes vigentes de retencin en la fuente segn sea el caso.
El funcionario responsable del manejo de caja menor, no tendr delegacin de autoridad para autorizar recibos de
caja menor.

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 5 de 8

<Process
Name>
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Tesorera

Encargado Caja
Menor

Funcionario Solicitante

Presidente Ejecutivo
Jefe Administrativo

INICIO

Constitucin del
fondo de caja
menor

Recepcin cheque
del fondo de caja
menor

Solicitud de dinero
para compras o
gastos

Verificacin de los
topes permitidos
para ejecucin de
gastos o compras
No
FIN

Es permitido
Si
CF-FRT-001
Avance de Caja
Menor

CF-FRT-001
Avance de Caja
Menor

Aprobacin del
avance

Si

Es autorizado

2
No
FIN
Verificacin
proveedor

CO-PRD-001
Procedimiento
de Compras y
Contratacin

Compra o
realiza el gasto

Legalizacin
compra o gasto

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 6 de 8

<Process Name>
Encargado Caja Menor
1

CF-FRT-003
Comprobante de
Gastos de Caja Menor

Solicitud de
documentos para
legalizacin

Revisin del
cumplimiento de
requisitos en la
documentacin

No
Cumplen

Si

CF-FRT-003
Comprobante de
Gastos de Caja
Menor
Factura o
documento
equivalente.

Agotamiento del
70% de la base

Recopilacin y
agrupacin por su
naturaleza y de acuerdo
a numeracin preimpresa

Tesorera

Funcionario
Contabilidad

Jefe
Administrativo

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 7 de 8

<Process Name>
Encargado Caja
Menor

Tesorera

Funcionario Contabilidad Jefe Administrativo

CF-FRT-003
Comprobante
de Gastos de
Caja Menor
Factura o
documento
equivalente.
Revisin del
reembolso, recibos
de caja menor,
facturas y dems
documentos
soporte

CF-FRT-004
Reembolso de
Caja Menor

4
No
Cumplen
Si
Giro del
reembolso

CF-FRT-002
Comprobante de
Egreso

Recepcin del
cheque y CF-FRT002 Comprobante
de Egreso

CF-FRT-002
Comprobante de
Egreso
CF-FRT-004
Reembolso de Caja
Menor
CF-FRT-003
Comprobante de
Gastos de Caja Menor
Factura o documento
equivalente.

FIN

Causacin del
reembolso

Informe de
observaciones

CF-PRD-001

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN: 04
Pgina 8 de 8

7. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO-9000:2000 Sistema de Gestin de Calidad. Fundamentos y vocabulario.
Norma NTC-ISO-9001:2000 Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos.
CO-PRD-001 Procedimiento de Compras y Contratacin.

8. ANEXOS
Anexo 1. Avance de Caja Menor. CF-FRT-001.
Anexo 2. Comprobante de Gastos de Caja Menor. CF-FRT-003.
Anexo 3. Reembolso de Caja Menor. CF-FRT-004.
Anexo 4. Autorizacin Gastos de Caja Menor Oficina de la Mesa. CF-FRT-014.

9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIN
01
02

03

04

DESCRIPCION
ORIGINAL
SE MODIFICA LOS MONTOS MAXIMOS DE LOS DESEMBOLSOS DE
CAJA MENOR, SE ANEXA ACTIVIDADES DE CONTROL POR LA
ASISTENCIA DE CONTROL INTERNO Y SE PARAMETRIZAN LA
APERTURA DE NUEVAS CAJAS.
SE MODIFICA LOS PORCENTAJES DE EGRESOS MAXIMOS DE LOS
DESEMBOLSOS DE CAJA MENOR, Y SE MODIFICAN LOS MONTOS
DEL FONDO DE LA CAJA MENOR EN LA SEDE PRINCIPAL Y LA
OFICINA DELEGADA DE LA MESA.
SE AMPLIA EL PUNTO 5.2 MANEJO CAJA MENOR, EN CUANTO AL
MANEJO DEL FORMATO AUTORIZACION GASTOS DE CAJA MENOR
OFICINA DE LA MESA CF-FRT-014.

FECHA
10 de julio de 2008
26 de mayo de 2010

28 de Abril de 2011

03 de Mayo de 2013