Managementul timpului

Myjob
Cum ne organizam?
Traiesti intr-o societate in care lipsa de timp este una dintre cele mai des invocate probleme. Oricat te-ai
stradui, nu reusesti sa termini tot ce ti-ai propus sa faci intr-o zi si, desi nu ai stat deloc degeaba, nici macar
nu te-ai apucat de task-urile cele mai importante. Avand in vedere ca nu poti face o zi sa aiba mai mult de
24 de ore, trebuie sa inveti sa te organizezi mai bine.
Managementul timpului inseamna de fapt auto-management. Acest lucru insamna sa-ti imbunatatesti
abilitati care sa te ajute sa planifici mai bine sau sa delegi responsabilitatile mai eficient. Iata o lista de
probleme care te pot impiedica sa lucrezi la un nivel de performanta ridicat:
- intreruperi - datorate telefoanelor
- intreruperi - datorate colegilor
- sedinte si intalniri
- task-uri pe care le pot face si altii
- amanare si lipsa puterii de decizie
- informatii incomplete
- probleme datorate colegilor
- criza de management
- lipsa de comunicare
- lipsa cunostintelor tehnice(operare calculator)
- obiective neclare
- lipsa unui plan
- stres si oboseala
- incapacitatea de a refuza
- stil de lucru dezorganizat.
Din fericire exista strategii si metode de a scapa de aceste probleme si de stresul datorat lor, imbunatatind
acele abilitati care te ajuta sa utilizezi mai eficient timpul:
Orientarea spre activitatile importante. Toate task-urile, pot fi impartite in urgent-neurgent, importantneimportant. Desigur, esti tentat sa dai atentie celor urgente si importante. Ocupandu-te de urgente vei lasa
sa apara alte urgente. In acest fel munca ta va fi o continua rezolvare a urgentelor. Prevenirea salveaza
timp. Adica trebuie sa dedici cea mai mare parte a timpului pentru activitatile importante de prevenire chiar
daca nu sunt urgente.
Stabilirea prioritatilor. La prima vedere, obiectivele nu par sa influenteze multitudinea de lucruri de facut in
fiecare zi. Insa atat profesional cat si personal lipsa prioritatilor va duce la pierderea timpului cu lucruri
interesante, placute, dar fara importanta. Atunci cand iti cunosti obiectivele, esti capabil sa spui nu lucrurilor
fara importanta.
Graba strica treaba. Atunci cand ai senzatia ca trebuia sa termini respectivele task-uri ieri, nu stii de care
sa te apuci mai intai. Facand mai multe lucruri in acelasi timp si cat mai repede posibil, calitatea scade.
Astfel rezultatele sunt mediocre si multe activitati trebuie luate de la capat.
''Nu deranjati!''. Colegi care au nevoie de 5 minute din timpul tau, seful care vrea sa faca niste schimbari,
clienti si prieteni care incearca sa te contacteze la telefon sau pe e-mail. Si toate acestea chiar in momentul
in care lucrai la cote maxime. Revenind din respectiva intrerupere cheful tau de munca s-a dus. La fel ca si
o buna parte din programul tau de lucru. Atunci cand lucrezi creeaza-ti un mediu in care sa nu poti fi
deranjat. De exemplu roaga secretara sa-ti preia toate mesajele.
Sa deleg, sa nu deleg? E greu sa gasesti pe cineva in care sa ai incredere ca va indeplini task-urile la fel
de bine ca tine? Atunci, fie va trebui sa mai cobori standardele, fie va trebui sa inveti sa explici cuiva ce are
de facut in asa fel incat sa inteleaga si sa stabilesti un sistem de verificare. Altfel lucrurile cu adevarat
importante(proiecte noi si chiar un concediu) vor fi lasate in asteptare sau, mai rau, nu vei mai apuca
niciodata sa le faci. Daca un task poate fi efectuat de altcineva cu macar 80% din eficienta ta, atunci el
poate fi ''pasat''.
Fa ordine... pe birou! Chiar daca un birou plin de hartii si de dosare da impresia unui angajat care
munceste din greu, e cazul sa scapi de tot ce nu-ti foloseste. In felul acesta nu te vei mai trezi ca ai uitat

cateva facturi urgente pentru ca erau ratacite in dezordinea de pe birou. Cei mai eficienti oameni au pe birou
doar strictul necesar si in ordine deplina.
Hotaraste-te mai repede! Cel mai mare hot de timp este amanarea deciziilor. Abilitatea de a lua o decizie
repede si fara a te gandi si razgandi de o suta de ori poate salva mult timp. A intoarce o problema pe toate
partile inainte de a lua o hotarare, nu garanteaza ca vei lua decizia potrivita.
Uneori trebuie sa spui ''Nu!''. Unii se tem sa refuze sa-i ajute pe cei din jur pentru a nu-i supara. Astfel ei
vor primi din ce in ce mai multe cereri de ajutor, pentru ca se stie ca nu vor refuza. Insa, ce nu stiu ei este
ca, spund ''Nu'' macar din cand in cand, ii vor face pe ceilalti sa le respecte timpul.
Sedintele. O sedinta bine organizata poate salva mult timp pierdut cu explicatii si discutii inutile. De aceea
pregatirea unei sedinte este extrem de importanta. De asemenea, pe parcursul ei, trebuie avute in vedere
obictivele pentru care respectiva sedinta are loc.