Descuadre de saldos

INTRODUCCION
El proceso de REGENERAR SALDO debe permitir el cuadre con los saldos fsicos
luego de la ejecucin del proceso correspondiente por parte del personal de
Farmacia. Debe ejecutarse 1 o 2 veces por semana por parte del personal de
Farmacia. En el mes de MARZO del ao pasado estuve haciendo ese proceso,
estuvieron trabajando conmigo Vladimir y Giovanna, les expliqu los pasos que
tenan que hacer para la correccin de cada uno de los saldos de cada
medicamento/insumo, Giovanna se encarg de la correccin semanal mientras
labor en el Hospital. Alguien en Farmacia debi seguir haciendo sta labor, ya que
de no hacerse se han podido descuadrar los Saldos.
En el Email que enva Vladimir, menciona que ejecut el Proceso de REGENERA
SALDOS 2 veces:

Opcin 1: Regenera saldos tomando informacin desde el PRIMER

INVENTARIO (Debe ser usado por PRIMERA VEZ para arrastrar todos los
SALDOS desde que se comenz con GALENHOS, por lo tanto demora ms de
1hr). El proceso muestra como resultado final una LISTA DE ERRORES EN
EXCEL, de los cuales los ms evidentes son los que muestran saldos
negativos, esto no quiere decir que solo hay que corregir esos negativos,
sino emitir una lista de SALDOS en ese momento y compararla con las
tarjetas FISICAS.

Opcin 2: Regenera saldos tomando SALDOS DEL ULTIMO MES (Debe ser
usado cuando ya estn corregidos todos los SALDOS, sea por la persona de
FARMACIA, demora 5 a 7 minutos). El proceso muestra como resultado final
una LISTA DE ERRORES EN EXCEL, de los cuales los ms evidentes son los
que muestran saldos negativos, para este caso son 463, pero hay que tener
en cuenta que este proceso est arrastrando los problemas anteriores, no se
debi ejecutar, se debe ejecutar cuando todo este OK (usando la Opcin 1).

MOTIVOS DEL DESCUADRE DE SALDOS

Caso
1:
Al
momento
de
despachar
en
FARMACIA,
eligieron
un
MEDICAMENTO/INSUMO POR OTRO. Ejm: despacharon fsicamente 12008SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A 1/2 CIRCULO REDONDA 40 mm X 70 cm
UNI pero registraron en el Sistema 11995- SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A
1/2 CIRCULO REDONDA 20 mm X 70 cm. Resultado: el cdigo 11995
disminuye su saldo en el Sistema pero no en su saldo fsico y 12008 sigue con el
mismo saldo en el Sistema pero disminuye su saldo fsicamente.
Caso 2: Al momento de despachar Medicamentos en FARMACIA, les falto registrar
1 MEDICAMENTO/INSUMO QUE SE DESPACHO. Ejm: despacharon fsicamente 5
medicamentos, entre ellos est 00808-AMOXICILINA 500 mg TAB, pero en el
Sistema no est registrado este despacho. Resultado: el cdigo 00808 sigue con
su mismo saldo en el Sistema pero disminuye su saldo fsico.
Caso 3: Al momento de registrar una Compra en el Almacn Especializado usan un
CODIGO que no es el Correcto. Ejm: Compran 12008- SUTURA CATGUT
CROMICO 0 C/A 1/2 CIRCULO REDONDA 40 mm X 70 cm UNI y registran
en el sistema el cdigo 11995- SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A 1/2
CIRCULO REDONDA 20 mm X 70 cm. Resultado: el saldo fsico del cdigo
12008 sigue siendo el mismo pero su saldo en el Sistema si aumenta y para el
cdigo 11995 aumenta su saldo en el Sistema pero fsicamente seguir con su
saldo. Cuando llega este producto a la FARMACIA en el SISTEMA seguir con el
cdigo 11995 pero fsicamente usan el cdigo 12008 para juntar saldos.

Resultado: el cdigo 11995 aumentar su saldo en el Sistema pero en su saldo

fsico no aumentar y para el cdigo 12008 aumentar su saldo fsico pero en el
Sistema seguir con su mismo saldo, todo esto en la Farmacia.
El personal de farmacia a las 7am emite un Reporte llamado Parte diario, el cual
lo usan para:

Apuntar en cada tarjeta KARDEX fsico los movimientos (total de ingresos y

total de salidas) que hubo en el da y matemticamente anotan el SALDO
que les queda en la tarjeta KARDEX.
Verifican si cuadra el SALDO FINAL del Reporte con el SALDO de la tarjeta
KARDEX. En caso que no cuadre el saldo marcan con una EQUIX el
medicamento/insumo en el Reporte, pero no solucionan en el Sistema este
descuadre, solo informan.

SOLUCION URGENTE (POR UNICA VEZ) POR PARTE DE INFORMATICA

Solucin 1:
1. Parar las Farmacias y Almacn Especializado por 5 horas. No se registre
nada en el Sistema para el Almacn Especializado, FARMACIAS.
2. Ejecutar el proceso: Herramientas REGENERA SALDOS, eligiendo la
opcin Regenera saldos tomando SALDOS desde el PRIMER
INVENTARIO y elegir la FARMACIA o ALMACEN
3. Emitir un reporte de SALDOS (en papel) en ese momento usando la opcin
Reportes Farmacia Saldo por Almacn
4. Tener las Tarjetas Kardex fsicas, verificar con el Reporte de Saldos, aquellos
que no cuadren:
o Anotar en el Reporte de Saldos (papel impreso) la cantidad a Ajustar
Caso 1: si para el tem 00808-Amoxicilina. Tiene saldo en
la tarjeta Kardex de 1000 y en el Reporte dice 980 entonces
anotar en el Reporte +20. Adems anotar el ltimo lote y
fechaVencimiento fsico.
Caso 2: si para el tem 00807-Amoxicilina tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 2000 y en el Reporte dice 2200 entones
anotar en el Reporte -200.
Caso 3: si para el tem 00808-Amoxicilina tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 10 y en el Reporte dice -25 entones anotar
en el Reporte +35. Adems anotar el ltimo lote y
fechaVencimiento fsico.
o Para aquellos tems que se necesite hacer Nota de Ingreso
Usar la opcin Farmacia Nota de Ingreso
Elegir la Farmacia correspondiente en DESTINO
Concepto=Ajuste de inventario
Registrar
aquellos tems que tienen el smbolo + en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad, lote, fecha
Vencimiento
o Para aquellos tems que se necesite hacer Nota de Salida
Usar la opcin Farmacia Nota de Salida
Elegir la Farmacia correspondiente en ORIGEN
Concepto=Ajuste de inventario
Registrar aquellos tems que tienen el smbolo - en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad
Solucin N 2:
5. En caso se quiera realizar esta tarea en varios das:
a. El primer da:

b.

i. Parar la Farmacia por 2 horas

ii. Se deber proceder con los pasos 1 al 4 para un Grupo de
Medicamentos/Insumos
(de
preferencia
los
medicamentos/insumos con mayor movimiento), hasta donde
alcance esas 2 horas
El Segundo, Tercer, cuarto, etc. Da:
i. Parar la Farmacia por 2 horas
ii. Ejecutar el proceso: Herramientas REGENERA SALDOS,
eligiendo la opcin Regenera saldos tomando SALDOS
DEL ULTIMO MES y elegir la FARMACIA O ALMACEN. Ya
no es necesario hacerlo en forma total la REGENERACION DE
SALDOS otra vez.
iii. Se deber proceder con los pasos 3,4 para un Grupo de
Medicamentos/Insumos hasta donde alcance esas 2 horas

SOLUCION PERMANENTE 1 O 2 VECES POR SEMANA POR PARTE DE

FARMACIA
1. Parar las Farmacias y Almacn Especializado por 30 minutos. No se registre
nada en el Sistema para el Almacn Especializado, FARMACIAS.
2. Ejecutar el proceso: Herramientas REGENERA SALDOS, eligiendo la
opcin Regenera saldos tomando SALDOS DEL ULTIMO MES y elegir
la FARMACIA.
3. Emitir un reporte de SALDOS (en papel) en ese momento usando la opcin
Reportes Farmacia Saldo por Almacn
4. Tener las Tarjetas Kardex fsicas, verificar con el Reporte de Saldos, aquellos
que no cuadren:
o Anotar en el Reporte de Saldos (papel impreso) la cantidad a Ajustar
Caso 1: si para el tem 00808-Amoxicilina. Tiene saldo en
la tarjeta Kardex de 1000 y en el Reporte dice 980 entonces
anotar en el Reporte +20. Adems anotar el ltimo lote y
fechaVencimiento fsico.
Caso 2: si para el tem 00807-Amoxicilina tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 2000 y en el Reporte dice 2200 entonces
anotar en el Reporte -200.
Caso 3: si para el tem 00808-Amoxicilina tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 10 y en el Reporte dice -25 entones anotar
en el Reporte +35. Adems anotar el ltimo lote y
fechaVencimiento fsico.
o Para aquellos tems que se necesite hacer Nota de Ingreso
Usar la opcin Farmacia Nota de Ingreso
Elegir la Farmacia correspondiente en DESTINO
Concepto=Ajuste de inventario
Registrar
aquellos tems que tienen el smbolo + en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad, lote, fecha
Vencimiento
o Para aquellos tems que se necesite hacer Nota de Salida
Usar la opcin Farmacia Nota de Salida
Elegir la Farmacia correspondiente en ORIGEN
Concepto=Ajuste de inventario
Registrar aquellos tems que tienen el smbolo - en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad

ACCIONES INMEDIATAS

1. Explicarles mediante (video conferencia) al personal Informtico los pasos

que deben realizar para corregir los saldos

2. Se debe explicar a la Jefa de Farmacia los motivos de este problema y la

solucin permanente, donde ellos debern trabajarlo. O en todo caso pactar

una reunin con la Jefa de Farmacia, Uds. y nosotros para explicarles todo el
tema (video conferencia).