Baze de Date

Gabriela IANCULESCU
Alexandru PINTILIE
BAZE DE DATE
n Microsoft Office XP
Ovidius University Press

Constana 2008
Prefa
PREFA
O baz de date reprezint o modalitate de stocare a unor informaii (date) pe un
suport extern, cu posibilitatea regsirii acestora.
De obicei, o baz de date este memorat ntr-unul sau mai multe fiiere. Bazele
de date sunt manipulate cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date. Cel mai
rspndit model de baze de date este cel relaional, n care datele sunt memorate n
tabele.
O baz de date reprezint o colecie de informaii care se refer la un anumit
subiect sau scop, cum ar fi urmrirea comenzilor ctre clieni sau meninerea unei
colecii muzicale. Dac baza de date nu este memorat pe un calculator, sau doar
anumite pri sunt, avei posibilitatea urmririi informaiilor dintr-o varietate de surse
pe care va trebui s le coordonai i organizai personal.
De exemplu, s presupunem c numerele de telefon ale furnizorilor sunt
memorate n locuri diferite: ntr-un dosar cu cri de credit coninnd numerele de
telefon ale furnizorilor, n dosare cu informaii despre produs ntr-un dulap cu dosare,
i ntr-o foaie de lucru coninnd informaii despre comenzi. Dac numrul de telefon
al unui furnizor se modific, va trebui s efectuai actualizarea informaiei respective
n toate cele trei locuri. Totui, ntr-o baz de date, informaia respectiv va trebui
actualizat doar ntr-un singur loc, iar numrul de telefon al furnizorului va fi
actualizat automat oriunde va fi utilizat n baza de date.
Astzi s-a ajuns ca bazele de date s fie utilizate n cele mai variate domenii; n
afara de industrie, construcii, economie, medicin, farmacie, transporturi etc., bazele
de date sunt tot mai utilizate n marketing.
Baze de date pentru mail marketing au ca scop expedierea de scrisori
personalizate cu numele firmei i numele destinatarului i amplific mesajul transmis
conducnd la o eficien sporit a campaniei.
Coninnd informaiile utile pentru realizarea de contacte telefonice, bazele de
date pentru tele-marketing ajut la conceperea si implementarea programelor de
comunicare i fidelizare pentru firme, dar i a programelor de vnzri. Contactarea
telefonic a firmelor i persoanelor din conducerea acestora ofer posibilitatea
interaciunii directe i de adaptare la cerinele i preferinele interlocutorului.
Baze de date pentru email marketing reprezint un mijloc de publicitate care nu
presupune investiii financiare foarte mari. Expedierea de mesaje email personalizate
ofer cel mai rapid mod de interaciune cu diferite companii.
Fax marketingul este o cale utila pentru promovarea oricrei afaceri. Mesajele
fax pot fi personalizate i transmise fr intervenie uman i pot constitui o soluie
demn de luat n seam. Prin fax pot fi transmise formulare pentru sondaje, invitaii,
taloane, facilitnd n unele cazuri comunicarea cu partenerii.
3
Cuprins
CUPRINS
Introducere........................................................................................................... 7
1. Consideraii generale privind bazele de date ............................................... 9
1.1. Conceptul de baz de date...................................................................... 9
1.2. Obiectivele fundamentale ale unei baze de date .................................. 10
1.3. Sisteme de baze de date (SBD) ............................................................ 10
1.4. Sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) ................................... 12
2. Baze de date Word ........................................................................................ 14
2.1. Consideraii privind interclasarea ........................................................ 14
2.1.1. Noiuni de baz ......................................................................... 14
2.1.2. Crearea bazei de date ................................................................ 16
2.1.3. Crearea documentului principal................................................ 21
2.2. Gestionarea bazei de date Word........................................................... 23
2.2.1. Bara de instrumente a bazei de date.......................................... 23
2.2.2. Afiarea bazei de date sub form tabelar ................................ 24
2.2.3. Gestionarea cmpurilor bazei de date ....................................... 26
2.2.4. Cutarea articolelor unei baze de date ...................................... 28
2.2.5. Filtrarea i sortarea articolelor bazei de date ............................ 29
2.2.6. Inserarea articolelor din baze de date externe........................... 33
3. Baze de date Excel ......................................................................................... 35
3.1. Consideraii generale privind bazele de date Excel ............................. 35
3.1.1. Noiuni de baz ......................................................................... 35
3.1.2. Organizarea datelor ................................................................... 36
3.1.3. Macheta de date ........................................................................ 37
3.1.4. Gestionarea bazei de date.......................................................... 38
3.2. Administrarea datelor prin interogri................................................... 40
3.2.1. Interogarea bazei de date prin Query ........................................ 40
3.2.2. Interogarea bazei de date prin SQL .......................................... 44
5
Baze de date n Microsoft Office XP
4. Baze de date Access ....................................................................................... 46

4.1. Arhitectura Microsoft Access .............................................................. 46
4.2. Proiectarea unei baze de date Access................................................... 48
4.3. Importul i exportul datelor.................................................................. 53
4.4. Gestiunea bazelor de date Access ........................................................ 54
4.4.1. Crearea formularelor i a subformularelor................................ 55
4.4.2. Interogarea bazei de date .......................................................... 61
4.4.3. Situaii finale (rapoarte) ............................................................ 64
5. Aplicaii .......................................................................................................... 67
5.1. Baze de date Word. Interclasare: plicuri, etichete .............................. 67
5.2. Baze de date Excel. Crearea i gestionarea bazelor de date ............... 72
5.3. Baze de date Excel. Interogarea bazelor de date ................................ 81
5.4. Baze de date Access. Utilizarea tabelelor Access............................... 87
5.5. Baze de date Access. Gestionarea i interogarea tabelelor Access .... 93
Bibliografie....................................................................................................... 101
Introducere
INTRODUCERE
Lucrarea de fa se dorete a fi un manual care se adreseaz utilizatorilor
nceptori n baze de date, avnd ca scop principal iniializarea acestora cu
modul de lucru i cu facilitile pe care le ofer bazele de date din Microsoft
Office XP.
Lucrarea este structurat pe cinci capitole, fiind conceput ntr-un limbaj
simplist, pe nelesul tuturor, avnd o realizare grafic relevant i edificatoare.
S-a mers pe ideea de a acomoda cititorul cu bazele de date, aa nct prezentarea
s-a fcut ncepnd de la cele mai simple baze de date pn la cele mai complexe.
Primele patru capitole constituie suportul teoretic, iar n capitolul 5 sunt
prezentate aplicaii pe baza noiunilor prezentate n capitolele anterioare.
Primul capitol prezint cteva consideraii generale cu privire la bazele de
date.
n capitolul 2 sunt prezentate bazele de date Word. Dei nu foarte des
ntlnite, bazele de date Word sunt uor de realizat i gestionat. n general sunt
utilizate pentru crearea unor circulare, scrisori, plicuri, etichete, cri de vizit.
Capitolul 3 include bazele de date Excel: creare, machete de date,
organizare i gestionare de date, interogri.
n capitolul 4 sunt prezentate bazele de date Access: proiectare,
import/export de date, gestiunea bazelor de date.
n capitolul 5 au fost grupate aplicaii aferente celorlalte 4 capitole. Astfel,
sunt incluse: o aplicaie pentru baze de date Word, 2 aplicaii pentru baze de
date Excel i 2 aplicaii pentru baze de date Access. Pe lng aplicaiile
rezolvate, sunt propuse i cteva teme de rezolvat.
Autorii
Consideraii generale privind bazele de date
1
CONSIDERAII GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE
1.1. CONCEPTUL DE BAZ DE DATE
Organizarea datelor n vederea prelucrrii pe calculator este o activitate
deosebit de important. Componentele principale ale unui sistem informatic sunt
datele i programele, aflate ntr-o strns interdependen. Un program, orict de
performant ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dac va lucra cu o structur
de date depit. De asemenea, o structur de date complex nu va putea suplini
deficienele programului care o prelucreaz.
Organizarea datelor, din punct de vedere informatic, are dou componente
[7]:
organizarea datelor n memoria intern a calculatorului, care cuprinde
structuri de tip list, coad, stiv i decodat;
organizarea datelor pe memoria extern, care cuprinde structurile de
tip fiier i baze de date.
Baza de date reprezint un ansamblu de date integrat, anume structurat i
dotat cu o descriere a acestei structuri. Mai concret, o baz de date poate fi
considerat ca o colecie de fiiere interconectate care conin nucleul de date
necesare unui sistem informatic (aplicaie informatic).
Fiierul este un ansamblu de nregistrri fizice, omogene din punct de
vedere al coninutului i al prelucrrii. nregistrarea fizic este unitatea de
transfer ntre memoria intern i cea extern a calculatorului. Aceasta este
format din una sau mai multe nregistrri logice. nregistrarea logic este
unitatea de prelucrare din punct de vedere al programului utilizator. nregistrarea
logic este format dintr-un ansamblu de cmpuri (atribute) care descriu o
anumit realitate.
Trebuie fcut o distincie ntre date, informaii i cunotine.
Datele constituie orice mesaj primit de un receptor, sub o anumit form.
Din punct de vedere informatic, datele sunt definite prin trei elemente:
identificator, atribut, valoare (ex.: cantitate identificator; numr real
atribut; 50,5 valoare).
Informaiile reprezint cantitatea de noutate adus de un mesaj exterior
(realitate). Altfel zis, informaiile nltur o nedeterminare (necunoatere).
Informaiile se obin n urma prelucrrii datelor.
9
Capitolul 1
Cunotinele reprezint informaii simple sau compuse, dobndite n timp,

relativ la obiecte, fenomene sau procese din realitate.
Baza de date poate fi considerat drept un model al unor aspecte ale
realitii, modelat prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul
realitii ce prezint interes sunt denumite clase (entiti). Pentru aceste obiecte
sunt achiziionate i memorate date referitoare la diferite caracteristici
(atribute). Baza de date se constituie ca un ansamblu intercorelat de colecii de
date, prin care se realizeaz reprezentarea unei realiti.
1.2. OBIECTIVELE FUNDAMENTALE
ALE UNEI BAZE DE DATE
O baz de date (BD) trebuie s asigure:
centralizarea datelor, adic s permit suprimarea redundanei
(surplus nejustificat de informaii), s asigure unicitatea nregistrrii i controlul
centralizat asupra datelor;
independena datelor, adic organizarea datelor s fie transparent
pentru utilizatori i actualizat n permanen, fr s fie afectate programele de
aplicaii;
intercorelarea datelor, adic realizarea de legturi ntre entitile de
date, indispensabile pentru exploatarea eficient a sistemului informatic;
integritatea datelor, adic corectitudinea datelor ncrcate i
manipulate, astfel nct s se asigure fiabilitatea i coerena bazei de date;
securitatea datelor, adic limitarea accesului la baza de date, pentru a
prentmpina distrugerile logice sau fizice;
partajarea datelor, adic posibilitatea de accesare simultan a datelor
de ctre utilizatori, prin blocarea cererilor de ateptare i deservirea ulterioar a
acestora.
1.3. SISTEME DE BAZE DE DATE (SBD)
Sistemele de baze de date (bncile de date) reprezint un sistem de
organizare i prelucrare, respectiv prelucrare la distan (teleprelucrare) a
informaiei. Un sistem de baze de date (SBD) este constituit din:
colecie de date aflate n interdependen;
elemente de descriere a datelor i a relaiilor dintre ele;
sistem de programe care asigur exploatarea bazei de date (actualizare,
interogare).
10
O banc de date este o baz de date mai puin structurat i care

deservete sistemele de documentare.
Modelul de date reprezint ansamblul de concepte i instrumente necesare
pentru a construi o schem a bazei de date. Modelarea datelor poate viza
totalitatea datelor din cadrul bazei de date sau o parte a acestora.
Se cunosc mai multe tipuri de baze de date dup modul de organizare,
modul de dispunere pe suport magnetic a informaiei i al elementelor
componente [8]:
baze de date primitive, n care datele sunt organizate la nivel logic n
fiiere (structura de baz este nregistrarea, mai multe nregistrri fiind grupate
n structuri de tip fiier);
baze de date ierarhice, n care legturile dintre date sunt ordonate unic
(accesul se face numai prin vrful ierarhiei; un subordonat nu poate avea dect
un singur superior direct i nu se poate ajunge la el dect pe o singur cale);
baze de date n reea, n care datele sunt reprezentate ca ntr-o mulime
de ierarhii (un membru poate avea orici superiori, iar la un subordonat se poate
ajunge pe mai multe ci);
baze de date relaionale, n care structura de baz a datelor este aceea
de relaie-tabel (reprezint o mulime structurat de date, accesibile prin
calculator, care pot satisface n timp minim i ntr-o manier selectiv mai muli
utilizatori);
baze de date distribuite, care sunt rezultatul integrrii tehnologiei
bazelor de date cu cea a reelelor de calculatoare (sunt baze de date logic
integrate, dar fizic distribuite pe mai multe sisteme de calcul; utilizatorul unei
asemenea baze de date o vede ca pe o baz de date unic, compact nivel
logic, dei n realitate ea este distribuit pe mai multe calculatoare legate n reea
nivel fizic);
baze de date orientate spre obiecte (semantice), care sunt orientate pe
reprezentarea semnificaiei datelor (structura de baz folosit pentru
reprezentarea datelor este cea de clas de obiecte definit prin abstractizare din
entitatea fizic pe care o regsim n realitate; acest tip de baz de date a aprut
din necesitatea gestionrii obiectelor complexe texte, grafice, hri, imagini,
sunete, precum i a gestionrii obiectelor dinamice programe, simulri).
Datele dintr-o baz de date pot fi structurate pe trei niveluri, n funcie de
categoria de personal implicat:
nivelul conceptual (global), care exprim viziunea administratorului
bazei de date asupra datelor (acestui nivel i corespunde structura conceptual a
bazei de date prin care se realizeaz o descriere a tuturor datelor, n mod
independent de aplicaii, ce face posibil administrarea datelor);
nivelul logic, care exprim viziunea programatorului de aplicaie
asupra datelor (la acest nivel se realizeaz o descriere a datelor corespunztoare
unui anumit program de aplicaie);
11
Capitolul 1
nivelul fizic, care exprim viziunea inginerului de sistem asupra datelor

(corespunde schemei interne a bazei de date prin care se realizeaz o descriere a
datelor pe suport fizic de memorie).
1.4. SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE (SGBD)
Arhitectura sistemului de baze de date este format din componentele (fig.
1.1):
baza de date, adic coleciile de date propriu-zise;
sistemul de gestiune a bazei de date, adic ansamblul de programe prin
care se asigur gestionarea i prelucrarea complex a datelor (componenta
software a SBD);
alte componente, adic proceduri manuale sau automate, reglementri
administrative destinate bunei funcionri a sistemului, dicionarul BD
(metabaza de date [8]) care conine informaii despre date, structura acestora,
elemente de descriere a semanticii, statistici, documentaii, mijloace hardware
utilizate, personalul implicat.
APLICAII
UTILIZATORI
SGBD
BAZA DE DATE
ALTE ELEMENTE
Fig. 1.1. Arhitectura sistemului de baze de date

Interfaa ntre utilizatori i BD este asigurat de sistemul de gestiune a
bazelor de date (SGBD) care permite, n general, crearea, actualizarea i
consultarea bazelor de date. Altfel spus, SGBD-ul este un instrument de
asamblare, codificare, aranjare, protecie i regsire a datelor n BD.
Principalele funciuni pe care le ndeplinete un SGBD sunt urmtoarele:
memorarea datelor pe suportul extern prin sistemul de gestiune a
fiierelor;
gestiunea datelor i a legturilor dintre ele n vederea unei regsiri
rapide prin intermediul sistemului de acces;
introducerea i extragerea datelor din/spre exterior n forma cerut de
utilizator prin intermediul SGBD.
Consultarea unei date din baza de date se deruleaz, principial, n mai
multe etape care se succed ntr-o ordine prestabilit (fig. 1.2) [7].
Programul de aplicaie 1 emite o cerere de consultare a unei date simple
sau grupate din baza de date, cerere care este recepionat de SGBD. SGBD
consult schema logic 2 aferent programului de aplicaie care a emis cererea i
obine descrierea logic a datei solicitate pe care o compar cu descrierea
12
acesteia n schema conceptual 3. n continuare, sistemul consult structura

fizic 4 n raport cu descrierea logic i determin nregistrarea fizic n care se
afl data cerut. SGBD lanseaz cereri ctre sistemul de operare 5 care, prin
metodele sale de acces, caut nregistrarea fizic 6 aferent i o pune la
dispoziia sistemului prin intermediul zonei de stocare intermediar (buffer) 7.
Sistemul de gestiune a bazelor de date proiecteaz i, eventual, convertete
nregistrarea logic 8, dup care transfer datele n zona de legtur 9 a
programului de aplicaie. Totodat, programul de aplicaie primete de la SGBD,
n zona de legtur, informaii 10 privind modul de realizare al transferului.
Viziunea
programatorului
de aplicaii
Program de
Program de
aplicaie A
aplicaie B
1
Zona de
Zona de
legtur
legtur
9
Viziunea
administratorului
7
Baza de
date
Schema
logic
Schema
logic
Program A
Program B
Nivel logic
10
Bufere
pentru date 8
Viziunea
inginerului de
sistem
Program de
aplicaie C
Zona de
legtur
SGBD
5
Sistemul de
operare (SO)
Baza de
date
Schema
conceptual
(virtual)
Nivel
conceptual
4
Structura
fizic
Nivel fizic
Fig. 1.2. Etapele care se succed pentru consultarea unei date din baza de date
Scrierea datelor n baza de date se realizeaz n aceeai manier ca i
consultarea. Se observ faptul c SGDB poate prelucra mai multe cereri,
provenind de la mai multe programe de aplicaii, fiecare program avnd propria
sa schem logic de descriere a datelor i propria zon de legtur.
13
Capitolul 2
2
BAZE DE DATE WORD
Aplicaia Microsoft Word este, n prezent, una dintre cele mai
performante editoare de texte. Aplicaia folosete cu randament ridicat
facilitile de ncapsulare i nlnuire a obiectelor.
Aplicaia Microsoft Word este un procesor de texte profesional care ofer
urmtoarele faciliti: crearea i corectarea documentelor; lucrul cu mai multe
documente; tiprirea documentelor; operaii cu blocuri i texte; operaii de
cutare i nlocuire; formatarea documentului la nivel de caracter, paragraf,
pagin i administrarea unor abloane de documente care automatizeaz
procesul de formatare a documentului; inserarea tabelelor n document i
administrarea lor; crearea unor liste marcate sau numerotate; aranjarea textului
n coloane; crearea tabelelor de index, de cuprins, de obiecte i de autoriti;
inserarea obiectelor n document (imagini, sunete, ecuaii, diagrame);
administrarea corespondenei; crearea i folosirea macrocomenzilor.
2.1. CONSIDERAII PRIVIND INTERCLASAREA
2.1.1. Noiuni de baz
Funcia de interclasare a editorului genereaz un ir de documente din
doua documente distincte: documentul principal, respectiv baza de date
(reprezentata fie sub forma unui document Word, fie documente create n Excel
sau alte programe). Aceasta funcie se utilizeaz pentru crearea circularelor,
etichetelor sau a unui catalog.
Documentul principal dirijeaz ntreg procesul de interclasare. Este
format din diverse texte i comenzi (cmpuri) de interclasare. n timp ce textul
respectiv este absolut arbitrar, introducerea comenzilor de interclasare necesita o
tehnologie special.
Posibilitile editorului pot fi majorate substanial prin inserarea n
documentul actual a diferitelor instruciuni de cmp. Cuvntul cmp (field)
este folosit n doua sensuri. Primul se refera la o instruciune de cmp, care nu
face obiectul acestui capitol. Cel de-al doilea sens se refera la baze de date, unde
prin cmp nelegem o coloana a unei tabele, unde liniile tabelei sunt diferite
articole ale bazei de date.
14
Baze de date Word
Un exemplu de machet pentru documentul principal poate fi cel

prezentat n fig. 2.1.
Ctre ... (Nume Prenume)
... (Cod Localitate)
... (Adresa)
Domnule(a) ... (Prenume Nume),
Ne face plcere sa asistai la cursul nostru de iniiere n baze de date. Prima zi de curs
va fi n data de 1 octombrie 2006, la ora 16, n sala S31. Va ateptm!
Constanta, 15 septembrie 2006.
Universitatea Ovidius Constanta
Fig. 2.1. Exemplu de machet pentru documentul principal

Dup ce se creeaz documentul principal, n modul de afiare al
rezultatelor codurilor de cmp de interclasare, acest document va avea forma din
fig. 2.2.
Ctre <<Nume>> << Prenume>>
<<Cod>> <<Localitate>>
<<Adresa>>
Domnule(a) <<Prenume>> <<Nume>>,
Fig. 2.2. Modul de afiare al documentului cu codurile de cmp

n acest exemplu, baza de date este o tabel creat cu editorul Word.
Tabela este format din linia de antet i trei articole (tabelul 2.1). n linia de
antet sunt definite numele cmpurilor: Nume, Prenume, Cod, Localitate,
Adresa i Evaluare. Cmpul Evaluare nu este completat; el va conine notele
cursanilor la disciplina Baze de date.
Tabelul 2.1
Nume
Vasilescu
Georgescu
Popescu
Prenume
Vasile
Andrei
Andreea
Cod
3400
5432
8700
Localitate
Adresa
Cluj
Str. Pata nr.100
Craiova
Str. Mare nr.34
Constanta
B-dul. Mamaia nr.124
Evaluare
Rezultatul interclasrii va fi o circular, format din trei scrisori

personalizate, care vor avea forma din fig. 2.3.
15
Capitolul 2
Ctre Vasilescu Vasile

3400 Cluj
Str. Pata nr.100
Domnule(a) Vasile Vasilescu,
Ctre Georgescu Andrei
5432 Craiova
Str. Mare nr.34
Domnule(a) Andrei Georgescu,
Ctre Popescu Andrea
8700 Constanta
B-dul Mamaia nr.124
Domnule(a) Andreea Popescu,
Fig. 2.3. Rezultatul interclasrii scrisorile personalizate

2.1.2. Crearea bazei de date
Din punct de vedere al editorului Word, o baz de date destinat
interclasrii (n circulare, etichete sau plicuri) este o tabel (tabelul 2.2), format
din mai multe linii i coloane.
Tabelul 2.2
Nume_cmp_1
16
Nume_cmp_2
Articol_1
Articol_2
...
Articol_m
...
Nume_cmp_n
Baze de date Word
Prima linie este denumit linie de antet, fiecare coloan din linia de antet
coninnd cte un nume de cmp. Numele de cmp nu poate conine caractere
spaiu i poate fi format din cel mult 32 de caractere.
Celelalte linii ale tabelului sunt denumite articole (nregistrri) ale bazei
de date.
Nu este obligatorie reprezentarea bazei de date sub form tabelar. n
cazul n care baza de date folosete mai mult de 31 de nume de cmpuri
(numrul maxim de coloane pe care l permite o tabela Word), cmpurile unui
articol pot fi separate prin tasta <Tab>, iar articolele prin acionarea tastei
<Enter>. Din punct de vedere al editorului Word, aceast nregistrare a
articolelor este similar cu modul de reprezentare tabelar.
Pentru a crea o baz de date, prima dat se va deschide un document
Word nou. Din meniul Tools se va alege comanda Letter and Mailings Mail
Merge Wizard. n fereastra Task Pane (aflat n partea din dreapta a ferestrei de
lucru) va aprea fereastra Mail Merge care va guverna ntregul proces de
interclasare (fig. 2.4).
Fig. 2.4. Fereastra Task Pane pentru crearea unei baze de date
Astfel, se poate lucra n modul de lucru dialog, n 6 pai:
Pasul 1. Se selecteaz tipul documentului care se creeaz: scrisori, plicuri,
etichete.
17
Capitolul 2
Tabelul 2.3
Circulare. Se pot realiza scrisori personalizate, tipizate, fiecare articol fiind
tiprit pe o pagina noua.
Envelopes Plicuri. Fiecare articol al bazei de date va fi tiprit direct pe un plic separat.
Etichete. Fiecare articol al bazei de date va fi tiprit direct pe o eticheta
Labels
separata.
Directory Catalog. Este similar cu o circulara, cu deosebirea ca nu se va ncepe pagina
noua la fiecare articol, deci o pagina tiprita poate conine mai multe articole.
Letters
Pasul 2. Redactarea scrisorii (fig. 2.5)

- folosind documentul activ;
- utiliznd unul dintre modelele prestabilite (template), cu posibilitatea de a fi
personalizat pentru a rspunde necesitilor;
- utiliznd un alt document existent, cu posibilitatea de a face modificri n ceea
ce privete nregistrrile.
a)
b)
c)
Fig. 2.5. Fereastra Task Pane pentru nceperea documentului
Pentru exemplificare, scrisoarea se va redacta folosind documentul activ
(varianta a).
Pasul 3. Stabilirea/selectarea sursei (Select recipients) (fig. 2.6)
- utiliznd o list existent;
- utiliznd contactele din Outlook;
- tiprind o nou list (Create).
18
Baze de date Word
a)
b)
Fig. 2.6. Selectarea documentului surs
c)
Pentru exemplificare, se va utiliza o nou list (varianta c).

n lista de cmpuri, editorul pune la dispoziia utilizatorului cteva nume
de cmpuri utilizate frecvent n bazele de date. n formatarea liniei de antet,
aceste nume de cmpuri pot fi acceptate sau refuzate. Daca se dorete tergerea
unui nume de cmp, se selecteaz numele respectiv, dup care se d comanda
Delete. Pentru a introduce un nume de cmp nou, se d comanda Add i se
adaug noul cmp dorit. Este posibil modificarea ordinii numerelor de cmpuri
n interiorul liniei de antet prin selectarea cmpului care se va repoziiona i
acionarea butoanelor Move Up, respectiv Move Down, permind astfel
deplasarea cmpului n interiorul liniei de antet. Structura liniei de antet poate fi
reproiectat ulterior, putnd introduce nume noi de cmpuri sau putnd terge
nume de cmpuri existente. Dup ce se d comanda OK, editorul afieaz
fereastra de dialog Save As, cu ajutorul creia se salveaz informaiile referitoare
la linia de antet (definirea cmpurilor) (fig. 2.7).
Pentru a crea un articol al bazei de date, se completeaz toate cmpurile
articolului (sau doar cmpurile care sunt necesare momentan), dup care se d
comanda New Entry pentru introducerea urmtorului articol.
Dup terminarea introducerii tuturor articolelor bazei de date se d
comanda Close, prin care se afieaz documentul principal care este momentan
gol.
19
Capitolul 2
Fig. 2.7. Definirea cmpurilor pentru crearea unei noi baze de date
i introducerea nregistrrilor
20
Baze de date Word
Pasul 4. ntocmirea scrisorii (vezi 2.1.3. Crearea documentului principal)

n acest moment se poate pregti documentului principal i se poate
realiza efectiv interclasarea.
Pasul 5. Vizualizarea documentului (fig. 2.8)
Fig. 2.8. Fereastra Task Pane pentru vizualizarea ntregului document

Pasul 6. Finalizarea interclasrii
Listare, particularizarea unora dintre scrisori (nregistrarea curent,
nregistrrile de la ... la...) etc.
2.1.3. Crearea documentului principal
Dac se alege comanda Edit Main Document, se trece la editarea
documentului principal al interclasrii, adic la inserarea textelor fixe i a
cmpurilor de interclasare n documentul principal.
Bara de unelte pentru interclasare are forma din fig. 2.9.
n procesul de creare a documentului principal se va ine seama de
urmtoarele reguli:
poriunile de text comune, care vor apare n fiecare scrisoare particularizat,
vor fi introduse de la tastatura n mod obinuit;
poriunile de text particularizate vor fi preluate din diverse cmpuri ale bazei
de date (prin comanda Insert Merge Field din bara de unelte de interclasare
Mail Merge sau folosind comanda More Items... din Task Pane fig. 2.10).
21
Capitolul 2
Main document setup
View Merge Data
Find Entry
Open Data Source
Hilight Merge Fields
Ceck for Errors
Mail Merge Recipients
Match Fields
Merge to New Document
Insert Address Block
Propagate Labels
Merge to Printer
Insert Greeting Line
Merge to E-mail
Insert Merge Fields
Merge to Fax
Fig. 2.9. Bara de unelte Mail Merge pentru interclasare
Fig. 2.10. Introducerea codurilor de cmpuri utiliznd fereastra Task Pane

Pentru exemplul prezentat, operaiile de interclasare necesare editrii
documentului principal sunt reprezentate sugestiv n fig. 2.11.
22
Baze de date Word
Insert Merge Field

Nume
Prenume
Cod
Localitate
Adresa
Evaluare
Ctre <<Nume>> << Prenume>>

<<Cod>> <<Localitate>>
<<Adresa>>
Domnule(a) <<Prenume>> <<Nume>>,
Fig. 2.11. Operaiile de interclasare necesare editrii documentului principal

2.2. GESTIONAREA BAZEI DE DATE WORD
2.2.1. Bara de instrumente a bazei de date
n momentul n care se dorete s se efectueze diverse operaii (filtrri,
sortri) asupra unei baze de date, se vizualizeaz bara de instrumente a bazei de
date: View Toolbars Database (fig. 2.12).
Fig. 2.12. Bara de instrumente a bazei de date

Semnificaia butoanelor de comand este prezentat n tabelul 2.4.
Tabelul 2.4
Denumire
Efect
Data Form
Afieaz fereastra de dialog Data Form, n care se pot

edita, terge sau aduga articole la baza de date
Manage Fields
Afieaz fereastra de dialog Manages Files, care permite

gestiunea liniei de antet a bazei de date (adugare /
tergere / redenumire cmpuri)
Add New Record
Adaug un articol nou la baza de date, care este introdus

dup ultima linie a bazei de date
23
Capitolul 2
Delete Record
terge articolul situat la locaia cursorului
Sort Ascending
Sorteaz articolele din baza de date n ordine cresctoare

(de la A la Z)
Sort Descending
Sorteaz articolele din baza de date n ordine

descresctoare (de la Z la A)
Insert Database
Insereaz o baz de date n documentul activ
Update Field
Actualizeaz i afieaz rezultatul instruciunii de cmp

care este selectat sau la care se gsete cursorul (sau
<F9>)
Fiind Record
Deschide fereastra de dialog Find in Field, care permite

cutarea unui articol
Mail Merge Main

Document
Afieaz documentul principal al interclasrii
2.2.2. Afiarea bazei de date sub form tabelar

Dac documentul principal al interclasrii este activ, pentru a afia baza
de date sub forma tabelar, se acioneaz butonul de comanda Insert Database
aflat pe bara de instrumente Database. Se deschide fereastra Database, se
acioneaz butonului Get Data, se selecteaz baza de date dorit, apoi se
acioneaz butonul Insert Data (fig. 2.13).
24
Baze de date Word
Fig. 2.13. Ferestrele de dialog succesive pentru afiarea bazei de date

sub form tabelar
Dup selectare, pe monitor va apare baza de date sub forma tabelar n
document (fig. 2.14).
25
Capitolul 2
Fig. 2.14. Afiarea bazei de date sub form tabelar n document

2.2.3. Gestionarea cmpurilor bazei de date
Varianta A. Utilizarea ferestrei Task Pane
Structura bazei de date poate fi modificat n permanen. Din fereastra
Task Pane, se alege Edit Recipient List, baza de date fiind astfel afiat sub
forma din fig. 2.15.
Fig. 2.15. Afiarea bazei de date pentru gestionarea cmpurilor

Se poate cere inserarea unui cmp nou (Add), redenumirea (Rename) sau
tergerea (Delete) un cmp existent, apelnd butonul Edit (fig. 2.16.a), apoi
Customize (fig. 2.16.b).
26
Baze de date Word
a)
b)
Fig. 2.16. Ferestrele de dialog pentru gestionarea cmpurilor
Varianta B. Utilizarea barei de instrumente Database
Structura bazei de date poate fi modificata n permanen. Se poate cere
inserarea unui cmp nou sau se poate terge un cmp existent. Din bara de
unelte a bazei de date se apeleaz fereastra de dialog Manage Fields (fig. 2.17).
Fig. 2.17. Fereastra Manage Fields pentru gestionarea cmpurilor

27
Capitolul 2
Dac se dorete inserarea unui cmp nou, atunci n linia Field Name se
introduce numele noului cmp i se da comanda Add. Coloana corespunztoare
noului cmp va fi plasata dup ultimul cmp al bazei de date.
Dac se dorete tergerea unui cmp, se selecteaz numele acestuia, dup
care se da comanda Remove.
Pentru schimbarea numelui unui cmp, se selecteaz numele iniial al
cmpului i se d comanda Rename. Se va afia fereastra de dialog Rename
Field. n cmpul New Field Name se introduce numele dorit, dup care se d
comanda OK.
2.2.4. Cutarea articolelor unei baze de date
Afind baza de date sub form tabelar, se poate cuta un articol dintr-un
cmp specificat sau nu (fig. 2.18).
Fig. 2.18. Fereastra de cutare a unui articol folosind fereastra Task Pane
Din bara de unelte de interclasare (dac documentul principal este activ)
sau din bara de unelte destinat gestionrii bazei de date (dac tabelul ataat
bazei de date este activ) se apeleaz butonul Find Record care deschide fereastra
de dialog Find in Field (fig. 2.19).
Fig. 2.19. Fereastra de cutare a unui articol folosind bara de unelte Database
28
Baze de date Word
n lista ascuns In Field se selecteaz numele cmpului n care se va

cuta, iar n linia Find What se va specifica valoarea care se caut. n
continuare se alege comanda Find First. Editorul va cuta prima apariie a
articolului care ndeplinete condiia de cutare, afieaz numrul articolului
gsit i modific comanda Find First n Find Next.
2.2.5. Filtrarea i sortarea articolelor bazei de date
Editorul interclaseaz implicit toate articolele bazei de date curente. n
unele cazuri se poate dori nsa interclasarea doar a unei pri din articole (ex.:
tiparirea unei scrisori personalizate doar pentru persoanele aflate ntr-o anumit
localitate).
Din Task Pane se alege Edit recipient list (fig. 2.20) i se deschide baza
de date selectat anterior.
Fig. 2.20. Afiarea bazei de date folosind fereastra Task Pane
Fig. 2.21. Fereastra de editare (Edit) a bazei de date

29
Capitolul 2
Pentru editare, se acioneaz butonul Edit (fig. 2.21).

Pentru a realiza operaii de filtrare i sortare, se acioneaz butonul Filter
and Sort (fig. 2.22), care are dou etichete: Filter Records i Sort Records.
a)
b)
Fig. 2.22. Fereastra de filtrare i sortare a articolelor
folosind fereastra Task Pane
Eticheta Filter Records (fig. 2.22.a) ajut la stabilirea regulilor utilizate de
editor, prin care se decide dac un anumit articol va participa sau nu n procesul
de interclasare.
Selecia se compune din trei pri:
Field: numele de cmp al bazei de date utilizate;
Comparison: operatorul de relaie egal, diferit, mai mic, mai mare,
mai mic sau egal, mai mare sau egal, vid, nevid;
Compare To: valoarea, care poate fi un text sau un numar si cu care se
compara continutul numelui de camp al articolului actual.
Editorul permite i folosirea regulilor de selecie multipl. Aceste reguli
sunt conectate cu operatorii logici AND i OR (operatorul logic AND este
prioritar fa de operatorul OR).
30
Baze de date Word
Eticheta Sort Records (fig. 2.22.b) permite sortarea articolelor bazei de

date. Sortarea poate fi realizat n ordine cresctoare sau descresctoare, pe baza
informaiilor coninute n cmpurile selectate ale bazei de date. Pot fi utilizate
cel mult trei criterii de sortare.
Din bara de instrumente Database se acioneaz butonul Insert Database
(fig. 2.23.a) Get Data (fig. 2.23.b) Query Options (fig. 2.23.c). Pe ecran se
afieaz fereastra din fig. 2.23.d.
a)
b)
31
Capitolul 2
c)
d)
Fig. 2.23. Fereastra de filtrare i sortare a articolelor
folosind bara de instrumente Database
Fig. 2.24. Fereastra de selectare a cmpurilor

Se afieaz o fereastr de dialog cu 3 etichete.
- Filter Records (fig. 2.22.a, fig. 2.23);
- Sort Records (fig. 2.22.b);
- Select Fields, permite selectarea anumitor cmpuri, i anume cele selectate;
selecia cmpurilor se face prin marcarea acestora n lista derulant din stnga i
acionarea butonului Select pentru transferarea cmpurilor respective n lista
derulant din dreapta (fig. 2.24).
32
Baze de date Word
2.2.6. Inserarea articolelor din baze de date externe

Baza de date existent, activ, poate fi completat cu articole
corespunztoare ale unei alte baze de date, extern. n acest scop, se activeaz
tabelul care conine articolele bazei de date curente, dup care se poziioneaz
cursorul dup ultima linie a tabelului (prima linie vida). n bara de unelte a
bazelor de date se va aciona butonul de inserare a unei baze de date
afia fereastra de dialog Database (fig. 2.25).
. Se va
Fig. 2.25. Fereastra de inserare a unei baze de date

utiliznd bara de instrumente Database
Se d comanda Get Data. Din fereastra de dialog afiat se selecteaz
baza de date extern dorit (se va selecta i tipul fiierului de date din lista
ascunsa List Files of Type), dup care se d comanda Open care reafieaz
fereastra de dialog Database (fig. 2.26).
Fig. 2.26. Fereastra de dialog Database

Dac se dorete inserarea doar a anumitor informaii specifice din baza de
date deschis recent sau dac se dorete utilizarea unei ordini speciale a
33
Capitolul 2
articolelor care vor fi inserate n baza de date iniiala, atunci se va da comanda

Query Options. Se va afia fereastra de dialog Query Options (fig. 2.27),
prevzut cu trei etichete.
Fig. 2.27. Fereastra de filtrare, sortare i selecie a cmpurilor

utiliznd bara de instrumente Database
Eticheta Filter Records permite specificarea unor criterii de selectare
(filtrare) a articolelor care urmeaz s fie importate.
Eticheta Sort Records permite stabilirea criteriilor de sortare a diferitelor
cmpuri ale bazei de date importate.
Eticheta Select Fields este specializat pentru a defini acele nume de
cmpuri care vor fi importate din baza externa de date.
Lista derulant din stnga afieaz cmpurile bazei de date iniiale, iar
lista din dreapta cmpurile bazei de date externe. Cmpurile care nu se introduc
din baza de date extern trebuie terse. Dac opiunea Include Field Names este
dezactivat, atunci linia de antet a bazei de date externe nu este importat n
baza de date iniial.
Dup terminarea operaiei de selectare se va da comanda OK, prin care se
reafieaz fereastra de dialog Database.
n continuare se va aciona butonul de comanda Insert Data, care va
declana procesul de importare efectiv a articolelor bazei de date externe. n
fereastra de dialog afiat (fig. 2.28) se poate cere inserarea tuturor articolelor
desemnate sau se poate cere inserarea unui domeniu de articole. Operaia de
importare se declaneaz prin acionarea butonului OK.
Fig. 2.28. Fereastra de inserare a articolelor

34
Baze de date Excel
3
BAZE DE DATE EXCEL
Aplicaia Microsoft Excel este un produs puternic care combin funcii
pentru calculul tabelar cu posibiliti grafice i pentru baze de date complexe.
Aplicaia este bazat pe o matrice de celule numit foaie de lucru (worksheet).
Mai multe foi de lucru sunt organizate ntr-un registru (workbook). Spaiul de
lucru al foii de calcul (sheet) este mprit n rnduri i coloane. Coloanele sunt
identificate prin litere, iar rndurile cu cifre. La intersecia unui rnd (row) cu o
coloan (column) se gsete o zon de editare numit celul (cell).
Utiliznd formule matematice, se pot obine rezultate n anumite celule n
funcie de datele din alte celule, chiar dac celulele respective aparin de foi de
lucru diferite din cadrul aceluiai registru. Modificarea datelor ntr-o celul,
atrage modificarea datelor n celelalte celule care depind de aceasta.
Aplicaia Microsoft Excel este util, pentru:
organizarea datelor i prezentarea de rapoarte profesionale n formatul
dorit de utilizator;
realizarea unei variate game de calcule, de la operaii aritmetice
simple, la analize complexe financiare i statistice;
afiarea datelor din foaia de lucru sub form grafic sau histogram;
ncorporarea de imagini i adnotri;
stabilirea legturilor ntre mai multe foi de lucru;
construirea i administrarea bazelor de date.
3.1. CONSIDERAII GENERALE PRIVIND
BAZELE DE DATE EXCEL
3.1.1. Noiuni de baz
Microsoft Excel permite crearea unei baze de date pe o foaie de lucru. O
baz de date este util pentru:
cutare sau interogare pentru obinerea de informaii;
extragerea unor subseturi de date conform unor criterii specificate;
realizarea unor calcule statistice pentru analiza datelor;
sortarea datelor alfabetic, numeric, n ordine cresctoare sau
descresctoare, dup nume sau poziie ori dup alte categorii specificate;
35
Capitolul 3
listarea datelor care corespund anumitor cerine.

Termenii utilizai ntr-o baz de date Excel sunt centralizai n tabelul 3.1.
Tabelul 3.1
Termen
Zona baz de date
Cmp
Cmp de calcul
Numele cmpului
nregistrare
Criteriu
Filtrare
Extragere
Semnificaie
Zona dreptunghiular a foii de lucru care conine baza de date
Categorie individual de date ntr-o baz de date, fiecare coloan ntr-o
baz de date reprezentnd un cmp separat (un cmp poate conine
texte, numere, date, formule sau funcii)
Un cmp care conine rezultatul unor formule sau funcii
Nume care identific datele memorate n cmp (primul rnd al unei
baze de date conine numele cmpurilor)
Totalitatea datelor corespunztoare unui articol particular din baza de
date (fiecare rnd din baza de date este o nregistrare separat)
Set de instruciuni n baza crora se caut, extrage sau terge
nregistrri din baza de date
Afiarea unei selecii limitate de nregistrri ntr-o list, n baza unui
criteriu stabilit de utilizator
Selecia unor nregistrri specifice dintr-o list, n baza unui criteriu
stabilit de utilizator i afiarea acestor nregistrri ntr-o zon diferit
pe foaia de lucru
3.1.2. Organizarea datelor

O modalitate de a memora date ntr-o foaie de calcul este lista. O list
reprezint o serie etichetat de rnduri care conin date similare i care se
caracterizeaz prin:
celulele de pe aceeai coloan conin date similare;
primul rnd conine etichete de coloan;
rndurile conin seturi similare de date.
O list poate fi privit ca o baz de date n care rndurile sunt nregistrri,
iar coloanele sunt cmpuri. Etichetele de coloan sunt numele de cmpuri, o
nregistrare reprezint un singur rnd dintr-o list iar un cmp este o coloan.
Microsoft Excel ofer utilizatorului mai multe faciliti automate care
uureaz gestiunea i analiza datelor din list. La crearea listei, se recomand:
foaia de calcul va conine o singur list, ntruct gestionarea listei se
face doar pe o list la un moment dat;
lista va fi distanat de celelalte date de pe foaia de lucru prin cel puin
un rnd i o coloan;
etichetele de coloane se vor crea pe primul rnd al listei;
nu se vor lsa rnduri libere sau linii ntrerupte pentru separarea
datelor de etichete;
n list, toate rndurile trebuie s aib elemente similare n aceeai
coloan;
nu se vor insera spaii suplimentare la nceputul unei celule;
36
Baze de date Excel
pentru toate celulele dintr-o coloan se va utiliza acelai format.

Lista poate fi denumit folosind comanda Name din meniul Insert. Cnd
se va cere o referin la list, se va folosi acest nume.
Crearea unei liste (fig. 3.1) presupune parcurgerea urmtoarelor etape:
se introduce pe primul rnd, n fiecare coloan, numele cmpurilor;
se introduc datele dorite pe urmtoarele rnduri;
se formateaz coloanele prin comanda Column din meniul Format
(maxim 16384 rnduri i 256 coloane).
Fig. 3.1. Crearea unei liste

3.1.3. Macheta de date
Dup crearea antetului listei se pot aduga, cuta sau terge nregistrri
utiliznd o machet de date.
Macheta de date (fig. 3.2) [1] reprezint o fereastr de dialog care
afieaz, la un moment dat, o nregistrare complet.
Fig. 3.2. Macheta de date

37
Capitolul 3
Pentru a utiliza o machet de date, lista trebuie s aib etichete de

coloan. O machet de date poate fi utilizat cu o list sau cu o baz de date
Excel ori cu orice zon de date organizat n coloane etichetate. Atunci cnd se
selecteaz o celul din list i se alege comanda Form din meniul Data, se
afieaz o fereastr de dialog care conine prima nregistrare din list. Dac se
opereaz asupra datelor din macheta de date, acestea vor fi actualizate i n foaia
de calcul.
Macheta de date poate afia maxim 32 de cmpuri. Dac lista conine mai
mult de 32 de cmpuri, operarea datelor trebuie efectuat direct n foaia de
calcul.
Bara de titlu din partea de sus a ferestrei de dialog conine numele foii de
calcul (implicit numele machetei de date) n care este construit lista.
n macheta de date cmpurile apar n ordinea n care sunt afiate n foaia
de calcul, de la stnga la dreapta. Limea celei mai largi coloane din list
determin lungimea spaiilor de editare pentru cmpuri n fereastra de dialog a
machetei de date. Numele cmpurilor sunt cele date de etichetele de coloan ale
listei.
3.1.4. Gestionarea bazei de date
Pentru adugarea unei nregistrri noi, n macheta de date se va selecta
comanda New i se vor completa cmpurile dedicate. Pentru navigarea prin
cmpuri se va utiliza cursorul de mouse sau se va aciona tasta <Tab>. Dup
introducerea nregistrrilor, dac este necesar, se va utiliza comanda AutoFit
pentru redimensionarea coloanelor.
Gsirea unei nregistrri permite gsirea identificarea i localizarea
informaiilor care corespund unui criteriu specificat de utilizator. Se pot cuta
valori sau se pot utiliza operatorii standard (=, >, <, >=, <=, <>) pentru a cuta
ntr-un domeniu de valori. Pentru aceasta, din macheta de date se va da comanda
Criteria, dup care se va introduce criteriul de selecie.
tergerea unei nregistrri dintr-o machet de date se realizeaz prin
comanda Delete. Va apare o fereastr de dialog pentru confirmarea tergerii.
Filtrarea nregistrrilor permite ascunderea nregistrrilor care nu sunt
necesare la un moment dat sau copierea acestora n alt zon a foii de lucru. Din
meniul Data se va alege comanda Filter i subcomanda AutoFilter. n antetul
fiecrei coloane va apare cte un buton cu sgeat (down arrow) care face
trimitere la o list ascuns (fig. 3.3). Opiunile din lista ascuns a filtrrii sunt
centralizate n tabelul 3.2.
38
Baze de date Excel
Tabelul 3.2
Operaie
All
Top 10
Custom
Blanks
NonBlanks
Semnificaie
Permite afiarea tuturor nregistrrilor
Permis numai pentru cmpuri ce nu conin date de tip text; include
filtrarea primelor sau ultimilor nregistrri (Top, Bottom), un numr
predefinit de nregistrri (Items) sau un procent din numrul total al
nregistrrilor (Percent)
Are ca efect afiarea ferestrei de dialog Custom AutoFilter; pot fi
introduse fie un criteriu de selecie, fie dou criterii de selecie, caz n
care trebuie specificat raportul dintre ele prin operanzii And i Or
Permite afiarea nregistrrilor care nu conin date n cmpul specificat
Sunt excluse de la afiare nregistrrile anterioare, n locul liber al
acestora fiind plasate linii de demarcaie
Fig. 3.3. Autofiltrarea nregistrrilor

Filtrarea avansat a nregistrrilor (Advanced Filter) permite o selecie
a datelor dup criterii complexe. Aceast filtrare este utilizat n conjuncie cu
criterii de comparaie multiple. Realizarea acestei filtrri presupune parcurgerea
urmtoarelor etape:
specificarea criteriului, care se poate face n orice zon liber a foii de
lucru (o condiie necesar pentru corectitudinea criteriului este ca header-ele
coloanelor criteriului s fie identice cu cele ale cmpurilor utilizate n list
condiiile care trebuie ndeplinite trebuie amplasate n celulele din rndurile
imediat urmtoare);
se alege comanda Filter din meniul Data i se selecteaz Advanced
Filter care deschide o fereastr de dialog specific;
n zona List Range se afl afiat zona n care se gsete lista nefiltrat;
n zona Criteria Range se va selecta zona criteriu;
acionnd butonul opiunii Copy to Another Location, se va poziiona
cursorul n foaia de lucru, n celula corespunztoare colului stnga sus a zonei
n care se dorete afiarea datelor, apoi se d comanda OK.
39
Capitolul 3
Adugarea subtotalurilor la baza de date permite adugarea

subtotalurilor pentru orice list care conine date numerice. nainte de a include
subtotaluri, lista va trebui sortat n grupuri pentru subtotaluri. Opiunea de
subtotal se activeaz prin comanda Subtotals din meniul Data. n urma
seleciilor, pe monitor vor fi afiate informaii structurate.
Sortarea nregistrrilor permite reorganizarea alfabetic, numeric sau
cronologic a datelor, utiliznd comanda Sort din meniul Data.
3.2. ADMINISTRAREA DATELOR PRIN INTEROGRI
Microsoft Excel pune la dispoziia utilizatorilor mai multe metode de
vizualizare, modificare i extragere a informaiilor din bazele de date. Aceste
metode se bazeaz pe conceptul de interogare (query).
Interogrile sunt programe care comand extragerea, adugarea sau
modificarea datelor dintr-un tabel. Atunci cnd se creeaz o interogare, trebuie
s existe o baz de date construit, avnd informaii necesare ntr-un alt tabel,
formular sau raport. Interogarea explic solicitarea utilizatorului mecanismului
bazei de date, care o reine i o execut ori de cte ori este formulat. ntruct
datele din tabelul de baz pot fi modificate, rezultatele aceleiai interogri pot fi
diferite de la o execuie la alta.
Din cauza naturii schimbtoare a datelor din tabele, ar fi ineficient s se
stocheze permanent rezultatele unei interogri i s se foloseasc n orice
situaie. n loc s se stocheze rezultatele, de obicei se memoreaz cererea
(request) pe care baza de date o proceseaz pentru a extrage datele respective.
Microsoft Excel stocheaz interogrile n dou moduri: prin grila Query,
respectiv n limbaj SQL (Structured Query Language limbaj de interogare
structural).
3.2.1. Interogarea bazei de date prin Query
Microsoft Query este o aplicaie de accesare a bazelor de date, care
permite utilizarea limbajului SQL, limbaj standard pentru accesarea bazelor de
date create i salvate n alt format dect Microsoft Excel. Aplicaia Microsoft
Query poate fi rulat independent sau mpreun cu alte aplicaii care recunosc
schimbul dinamic de date DDE (Dynamic Data Exchange). Tipurile de date care
pot fi prelucrate depind de driver-ele ODBC (Open Data Base Connectivity
conectarea bazelor de date deschise) care au fost instalate pentru a lucra cu
Microsoft Query i Microsoft Excel.
Microsoft Query este utilizat pentru:
aducerea de date din fiiere de baze de date i tabele aflate la distan
n foaia de lucru, pentru analiz, raportare i punere n diagram;
regsirea datelor din alte registre de lucru Microsoft Excel;
40
Baze de date Excel
regsirea nregistrrilor din surse multiple de date externe utiliznd

criterii de cutare specificate;
selectarea cmpurilor care se doresc a fi afiate;
afiarea, editarea i organizarea rezultatelor nainte de a fi returnate n
Microsoft Excel;
calculare totaluri pentru nregistrri aflate n setul de rezultate.
Microsoft Excel comunic cu Microsoft Query folosind mecanismul DDE.
Microsoft Query acceseaz date aflate la distan folosind ODBC, care este
constituit dintr-un Driver Manager (Gestionar drivere) i un set de drivere
ODBC. Drivere-le ODBC permit aplicaiilor utilizarea limbajului structurat de
interogare SQL care acceseaz date create i memorate ntr-un format diferit de
Microsoft Excel.
Driver Manager din ODBC este un DLL (Dynamic Link Library
bibliotec de legturi dinamice) care asigur accesul la drivere-le ODBC (fig.
3.4).
DBMS
Microsoft
Excel
Microsoft
Query
ODBC Driver
Manager
ODBC
drivers
DBMS
DBMS
Fig. 3.4. Reprezentarea schematic a legturii dintre Driver Manager

cu drivere-le ODBC
Fiecare DBMS (Database Management System sistem de gestiune a
bazelor de date SGBD) care trebuie accesat (FoxPro, Acces, SQL Server etc.)
necesit un driver ODBC diferit.
Cele mai uzuale baze de date care pot fi accesate cu Microsoft Query sunt:
Microsoft FoxPro; Microsoft Acces; Paradox, dBase; SQL Sever; Microsoft
Excel; ODBC ODS Gateway; Text.
Cnd se instaleaz Microsoft Query cu Microsoft Excel, de fapt se
instaleaz dou programe diferite: componenta Add-in i aplicaia Microsoft
Query. Componenta inclus la cerere acioneaz ca o legtur ntre Microsoft
Excel i aplicaia Microsoft Query, adugnd comanda Get External Data
meniului Data din Microsoft Excel. Aceast comand are ca efect rularea
aplicaiei Microsoft Query astfel nct, utilizatorul poate selecta cum dorete
returnarea datelor ctre foaia de lucru. Astfel, aplicaia va prelua informaii din
sursa de date extern, utilizatorul putnd selecta datele dorite pentru a fi
returnate ctre Microsoft Excel.
Regsirea datelor din baza de date extern se efectueaz prin construirea
unei definiri a interogrii cu Microsoft Query. O definire a interogrii se
caracterizeaz prin urmtoarele:
41
Capitolul 3
conine informaii pe care le folosete Microsoft Query pentru a se

conecta la o surs de date;
conine informaii pe care le folosete Microsoft Query pentru a
determina datele care trebuie s fie regsite din sursa de date;
este trimis la sursa de date sub forma unei comenzi SQL spre a fi
executat;
poate include nume de tabele, nume de cmpuri i criterii.
Proiectarea unei interogri presupune: stabilirea elementelor care vor fi
incluse ntr-o fereastr Query (fig. 3.5) pentru o interogare particular, a
caracteristicilor acestor elemente precum i a relaiilor dintre elemente.
Zona relaiilor
ntre tabele
Zona grilei de interogare
Zona de afiare a interogrii
Fig. 3.5. Fereastra de interogare Query

Proiectarea unei interogri include specificarea urmtoarelor:
tabelul care se adaug panoului tabel;
criteriul specificat n panoul criteriu;
ordinea de aranjare a coloanelor i a header-elor n panoul de date;
fontul dorit pentru setul de rezultate;
modul de interogare (ex. Automatic Query);
posibilitatea editrii;
vizibilitatea panourilor i coloanelor.
Sursa din care se dorete preluarea datelor se stabilete alegnd din
meniul Data, comanda Import External Data, apoi New DataBase Query. Se va
selecta sursa de date dorit. Dac aceasta nu apare n list se definete o nou
surs.
Fie baza de date Excel din fig. 3.6.
42
Baze de date Excel
a)
b)
c)
d)
Fig. 3.6. Baz de date Excel coninnd 4 foi de lucru:
Cititor, Comanda, Detalii comenzi, Carti
Interogarea bazei de date este simpl. Imediat dup ce a fost selectat
tabelul, se afieaz cmpurile unei liste.
Cmpurile se pot muta n zona de interogare. n aceast zon se mut
cmpurile individuale i se delimiteaz domeniul de cutare. n fereastra de
dialog Add Criteria din meniul Criteria (fig. 3.7) se poate defini operatorul
(Operator), adic modul de cutare, cmpurile n care s se caute (Field),
respectiv datele utilizate de Query pentru operaiile de comparare (Value). n
cazul n care se dorete marcarea mai multor valori, se ine apsat tasta <Ctrl>
i se marcheaz valorile dorite. Query va afia seturile de date care corespund
criteriilor de cutare.
43
Capitolul 3
Fig. 3.7. Fereastra de dialog Add Criteria pentru interogarea bazei de date
Query permite definirea mai multor cutri. Datele extrase sunt preluate
de Excel ntr-un tabel i pot fi actualizate n permanen.
Astfel, dac se dorete actualizarea sau modificarea ulterioar a setului de
rezultate cu date noi din sursa de date este necesar salvarea definiiei interogrii
odat cu setul de rezultate. Aceasta, deoarece definiia interogrii este informaia
pe care Microsoft Query o utilizeaz pentru a se lega la o surs de date i pentru
a decide care date s fie regsite din ea.
Dup efectuarea prelucrrilor dorite, se revine n Microsoft Excel prin
comanda Return Data to Microsoft Excel din meniul File.
Cnd se ntorc datele n Microsoft Excel, Microsoft Query rmne
deschis. Modificarea definiiei interogrii pentru un set existent de rezultate i
pentru care este salvat definiia interogrii, din meniul Data se selecteaz
comanda Edit Query.
Pentru actualizarea datelor unei interogri, n cazul n care a fost salvat
definiia interogrii se va alege comanda Refresh Data din meniul Data.
n cazul n care se dorete pstrarea setului de rezultate, fr a-l
actualiza, se va terge definiia interogrii din foaia de lucru. tergerea
interogrii se realizeaz alegnd comanda Get External Data din meniul Data i
demarcnd butonul de selecie Keep Query Definition din comanda Data Range
Properties.
Microsoft Excel permite copierea datelor i a definiiei interogrii n alt
registru de lucru. Avnd o interogare salvat, se deschide o foaie nou de lucru
Excel iar din meniul Data se selecteaz comanda Import External Data. Se d
Cancel pentru a nchide fereastra de dialog Select WorkBook. Se deschide
aplicaia Microsoft Query. Se alege comanda Open Query i se selecteaz
interogarea care se dorete a fi copiat. n meniul File se d comanda Return
Data to Microsoft Excel.
3.2.2. Interogarea bazei de date prin SQL
SQL reprezint un limbaj utilizat n interogri, actualizri i prelucrri de
baze de date relaionale. O instruciune SQL reprezint o expresie care definete
44
Baze de date Excel
o comand SQL, cum ar fi SELECT, UPDATE etc., eventual clauze de tipul

WHERE, ORDER BY.
n fereastra Query poate fi creat o interogare prin definirea i execuia
unor instruciuni SQL n fereastra de dialog Execute SQL. Acest procedeu poate
fi folosit pentru interogri care, de exemplu, modific tabele existente sau
creeaz indexri de date.
Pentru a executa o instruciune SQL nou sau una existent se procedeaz
astfel:
din meniul File a Microsoft Query se alege comanda Execute SQL i se
selecteaz baza de date dorit;
n fereastra SQL Statement se va tasta instruciunea SQL care se dorete a fi
executat sau se va selecta prin Open fiierul care conine instruciunea SQL;
pentru execuia interogrii se d comanda Execute; n cazul n care
interogarea nu s-a executat cu succes, Microsoft Query afieaz mesajul de
eroare SQL corespunztor problemei.
45
Capitolul 4
4
BAZE DE DATE ACCESS
Reprezentarea standard a datelor ntr-o baz de date este asemntoare cu
cea a datelor dintr-o foaie de calcul tabelar, adic o matrice bidimensional de
linii i coloane. Foaia de calcul tabelar este un mod intuitiv de prezentare a
datelor, pe linii i coloane, cu totalurile n partea de jos i titlurile n partea de
sus. Obiectele care n Excel sunt denumite foi de calcul tabelar, n majoritatea
programelor de baze de date sunt denumite tabele. Liniile devin nregistrri iar
coloanele devin cmpuri.
n timp ce foile de calcul tabelar sunt superioare n ceea ce privete
colecionarea datelor i posibilitile de calcul, o baz de date exceleaz din
punct de vedere al organizrii i verificrii datelor. n cazul n care scopul
principal pentru care se folosete un program de stocare a datelor nu este
calculul unor rezultate, este de preferat s se aleag o baz de date n loc de o
foaie de calcul tabelar.
Superioritatea bazelor de date este dat de implementarea sistemului de
relaii. ntr-o baz de date, elementele cheie a datelor dintr-un tabel sunt
relaionate cu elementele corespunztoare din alte tabele. Aceast interconectare
a tabelelor permite bazelor de date s efectueze mai multe operaii asigurnd
totodat corectitudinea/integritatea datelor introduse i actualizarea dinamic a
acestora.
Dac datele nu ncap ntr-o gril simpl, bidimensional, trebuie luat n
considerare utilizarea unui program specializat n baze de date.
Microsoft Access face parte din pachetul de programe Microsoft Office,
fiind poate cel mai popular sistem de gestiune a bazelor de date cu aplicaie pe
PC-uri.
4.1. ARHITECTURA MICROSOFT ACCESS
O baz de date Access poate fi definit ca o colecie de obiecte: tabele
(table); cereri de interogare (query); formulare (form); rapoarte (report); pagini
Web (pages); comenzi macro (macro); module (module).
ntr-o sesiune de lucru Access se permite deschiderea unei singure baze de
date. Este posibil deschiderea unei baze de date i dup ce Access a fost lansat,
acest lucru determinnd ns nchiderea bazei de date curente.
Funciile acestor obiecte sunt centralizate n tabelul 4.1.
46
Baze de date Access
Table
Form
Query
Report
Pages
Macro
Module
Tabelul 4.1
Obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare (model relaional)
Permite introducerea datelor, afiarea acestora sau controlul ntregii aplicaii
Permite vizualizarea informaiilor obinute prin prelucrarea datelor din una sau mai
multe tabele i/sau alte cereri de interogare
Permite formatarea i tiprirea informaiilor obinute n urma consultrii bazei de
date sub form de documente
Obiect care include un fiier HTML i alte fiiere suport n vederea furnizrii
accesului la date prin intermediul browser-elor Internet
Obiect care conine o definiie structurat a uneia sau mai multor aciuni pe care
Access le realizeaz ca rspuns la un anumit eveniment
Obiect care conine proceduri definite de utilizator i scrise n limbajul de
programare Visual Basic
Reprezentarea standard a datelor n Access este asemntoare cu cea a

datelor dintr-o foaie de calcul tabelar. Exist cteva elemente ale bazei de date
care sunt similare ca aspect i mod de utilizare cu cele ale unei foi de calcul
tabelar, cele mai importante fiind reprezentate n tabelul 4.2.
Denumire n foaia de calcul tabelar
Foaie de calcul tabelar (foaie de lucru)
Linie
Coloan
Celul
Registru de calcul
Macroinstruciune
Formular
Interogare
Control
Tabel pivot
Tabelul 4.2
Denumire n baza de date Access
Tabel
nregistrare
Cmp
Cmp cheie
Baz de date
Macroinstruciune
Formular, Raport
Interogare
Control
Interogare ncruciat
O diferen esenial ntre cele dou aplicaii este faptul c ntr-un tabel
oarecare dintr-o baz de date este puin probabil s se regseasc dou
nregistrri identice. Acest fapt se datoreaz faptului c majoritatea bazelor de
date impun condiia ca ntr-un tabel cel puin un cmp s conin valori unice
(distincte) pentru fiecare nregistrare. ntr-o foaie de calcul tabelar pentru a se
ndeplini aceast condiie trebuie ca cel puin o coloan s conin valori diferite
pe aceeai linie, ceea ce se poate realiza cu totul ntmpltor. ntr-o baz de date
aceast condiie este mai mult dect necesar. Cmpul care are aceast
proprietate este denumit cheie (key) i ofer ntr-adevr metoda prin care un
program de baze de date valideaz datele i menine integritatea acestora.
Aplicaiile de calcul tabelar permit organizarea mai multor foi de calcul
ntr-un registru de calcul. Uzual, o foaie de calcul mare, monolitic se mparte
47
Capitolul 4
n mai multe foi de calcul separate, care pot fi controlate mai uor dar nu exist
nici o posibilitate de relaionare a unei foi de calcul cu alta. O baz de date poate
fi organizat similar, prin organizarea cmpurilor dup domenii de interes sau
categorii de date i introducerea acestora n tabele separate. Spre deosebirile de
foile de calcul tabelar, pentru a pstra relaiile dintre tabelele unei baze de date,
trebuie transferat cmpul care conine cheia n toate tabelele separate.
Acest mod de lucru a dat denumirea de baze de date relaionale,
programul Access fiind o astfel de baz de date.
4.2. PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS
Modul de proiectare a unei baze de date const n organizarea datelor sub
form tabelar. Tabelele organizeaz i stocheaz datele n urma acestor operaii
putnd introduce date noi sau extrage date existente. Microsoft Access ofer
posibilitatea de introducere facil a datelor n tabele, la fel de simplu ca i n
cazul foilor de calcul tabelar, punnd totodat la dispoziie instrumente
specializate pentru definirea caracteristicilor datelor stocate n tabele i sistemul
de relaii ntre tabele.
Tabelele dintr-o baz de date stocheaz datele i le pun la dispoziia
tuturor celorlalte obiecte din aplicaia bazei de date pentru prelucrare, afiare i
raportare.
Exist mai multe posibiliti de construire a tabelelor n Access. Cea mai
simpl i mai flexibil metod este reprezentat de modul de afiare Design,
care ofer o gril unde se pot defini cmpurile de date i se specific
caracteristicile acestora. Pe lng aceast metod, Access include cteva
programe expert care simplific procesul de definire a tabelelor.
Dac se dorete crearea unui tabel nou n modul de afiare Design, pe
ecran va apare o gril similar cu cea din fig. 4.1.
Grila din partea superioar a ferestrei (Field Grid) este locul n care se
introduc denumirile cmpurilor bazei de date (maxim 64 caractere) i se
specific tipul acestora. Panoul inferior al ferestrei (Field Properties) permite
modificarea proprietilor fiecrui cmp din tabel.
Dei se poate introduce un numr mare de cmpuri ntr-un singur tabel,
majoritatea tabelelor devin imposibil de administrat dac depesc 30 de
cmpuri. Dac baza necesit introducerea mai multor cmpuri, nregistrrile
trebuie redistribuite n alte tabele de stocare a datelor.
Editarea unui cmp deja existent se face prin selecie, putnd opera asupra
denumirii, a tipului de date sau a proprietilor. Trebuie avut n vedere faptul c
la schimbarea tipului de date pentru cmpurile care conin deja informaii, dac
noul format folosete pentru stocare mai puin spaiu dect precedentul, se poate
pierde din precizia de nregistrare sau datele se vor trunchia pentru a apare n
noul format.
48
Baze de date Access
Field grid (Grila de cmpuri)
Field properties (Proprietile cmpurilor)
Fig. 4.1. Crearea unui tabel n modul de afiare Design

Pentru salvarea tabelului, se nchide fereastra modului de afiare Design
prin Close (X).
Selectarea tipului corect de date pentru fiecare cmp este un element
important n vederea obinerii unor informaii corecte din baza de date. Tipurile
de date recunoscute de Access sunt centralizate n tabelul 4.3.
Tabelul 4.3
Tip de data
Text
Memo
Number
Date/Time
Currency
AutoNumber
Yes/No
OLE Object
Hyperlink
Descriere
Set de maxim 50 de caractere (cifre i semne de punctuaie)
Set de caractere cu o lungime practic nelimitat (documente text sau
paragrafe individuale)
Numr ntreg sau n virgul mobil
Dat calendaristic sau o or (n 7 formate posibile)
Numr formatat cu dou zecimale, care folosete virgula ca separator ntre
ordinile de mrime i paranteze ce ncadreaz valorile negative
Numr ntreg care este incrementat automat pe msur ce sunt introduse noi
nregistrri
Dat de tip boolean (logic), utilizat pentru a stoca valori simple True/False,
On/Off sau Yes/No
Alt tip de obiect (imagine, sunet etc.) care nu este text sau numr
Referin la un document extern care, atunci cnd este selectat, deschide
documentul respectiv n modul de afiare corespunztor
Schimbarea tipului de date i configurarea valorilor proprietilor de

cmpuri se realizeaz n modul de afiare Design, n panoul Field Properties.
Atributele uzuale care se pot aloca datelor din baza de date sunt centralizate n
tabelul 4.4.
49
Capitolul 4
Tabelul 4.4
Atribut
Field Size
Format
Input Mask
Caption
Default Value
Validation Rule
Validation Text
Required
Allow Zero Length
Indexed
Descriere
Stabilete dimensiunea cmpului (tipul de date Number are 6 subtipuri
care se pot alege din lista derulant; tipul de date Text are valoarea
prestabilit de 50 caractere)
Configureaz formatul datelor de tip Number i Date/Time
(configurarea formatului datelor afecteaz aspectul prestabilit n
formulare i rapoarte)
Permite stabilirea unui ablon pentru datele care vor introduse n acest
cmp (se poate pune condiia ca datele de intrare s aib o anumit
lungime sau s conin anumite caractere)
Nume de cmp atribuit automat cnd acest cmp este utilizat ntr-un
formular
Valoare iniial utilizat n acest cmp pentru fiecare nregistrare nou
Valoare literar sau expresie cu care se compar datele nou introduse
i le respinge dac nu corespund (ex. dac un cmp poate conine doar
culorile fundamentale, se poate configura regula de validare la
valoarea Red; Yellow; Blue
Textul care este afiat cnd sunt introduse date incorecte (determinate
de atributul Validation Rule)
Are valoarea Yes dac n acest cmp este necesar o intrare valid
(corect) pentru ca nregistrarea s fie salvat n baza de date
Are valoarea Yes dac n acest cmp (Text sau Memo) sunt permise
iruri de caractere de lungime zero ( )
Dac are valoarea Yes, se va reine locaia nregistrrilor din tabel pe
baza acestui cmp care este folosit, de obicei, pentru cutarea
nregistrrilor
Cmpurile cheie (key fields) sau cmpurile primare (primary fields)

reprezint o facilitate important pentru o aplicaie de baze de date, n vederea
operrii cu un anumit tabel.
Datele dintr-un cmp cheie trebuie s fie unice n toate nregistrrile astfel
nct baza de date s nu confunde nregistrrile.
Un element foarte important care trebuie avut n vedere la proiectarea
unei baze de date este definirea corect a sistemului de relaii dintre tabelele
acesteia. n absena unui sistem de relaii, o baz de date nu este mai
performant dect o foaie de calcul tabelar. Pentru vizualizarea i crearea acestor
relaii, se apeleaz la fereastra de dialog Relationships.
Pentru a crea relaii ntre tabele, se procedeaz astfel:
se execut click n meniul Tools i se selecteaz opiunea
Relationships;
se selecteaz Show Table de pe bara cu instrumente, se selecteaz
tabelele dorite i se d comanda Add;
se execut comanda Show Direct Relationships de pe bara de
instrumente, pentru activare.
50
Baze de date Access
Cheile primare din tabelele afiate sunt afiate ngroat. Pentru a crea
legturi ntre tabele, se va selecta o cheie primar dintr-un tabel i prin drag se
aduce indicatorul mouse-ului peste cmpul corespunztor din alt tabel, cu care se
dorete realizarea legturii (fig. 4.2).
Fig. 4.2. Fereastra de creare a legturilor ntre tabele (Relasionships)

Eliminarea unui tabel din fereastra Relationships se realizeaz prin
acionarea tastei <Delete>. tergerea unui tabel din aceast fereastr nu elimin
efectiv relaiile dintre tabelele respective, ci numai schema de afiare a
legturilor.
Editarea tipului de asociere dinte tabele se poate realiza prin comanda
Join Type din fereastra Edit Relationships care se deschide dac se efectueaz
double-click pe o legtur.
La activarea integritii refereniale (Enforce Referential Integrity) din
fereastra Edit Relationships ntre dou tabele (fig. 4.3), este obligatoriu ca
valorile la ambele capete ale legturii s fie identice. Aceast opiune protejeaz
baza de date de introducerea unor date eronate n sistem, fapt pentru care este
recomandat a se activa pentru majoritatea legturilor.
a)
b)
Fig. 4.3. Fereastra de editare a legturilor dintre tabele
n ceea ce privete stabilirea i modificarea relaiilor dintre tabele, trebuie
fcute cteva precizri:
51
Capitolul 4
nu se pot terge date dintr-un tabel dac exist date ntr-un alt tabel
care depind de primul tabel printr-o relaie;
la crearea unei relaii, tabelul de la care se ncepe trasarea liniei ce
simbolizeaz relaia se va numi tabel principal (primary table);
dac se definete integritatea referenial, relaia trebuie s includ cel
puin cmpurile care formeaz cheia primar din tabelul principal;
pentru a stabili o relaie care s cuprind mai multe cmpuri, se ine
apsat tasta <Ctrl> i se selecteaz numele fiecrui cmp apoi, prin drag, se
aduce indicatorul mouse-ului n tabelul secundar.
Tipurile de relaii care se pot stabili ntre tabele sunt:
One-to-many, n care cheia din tabelul principal poate s apar de mai
multe ori n tabelul secundar;
One-to-one, n care cheia din tabelul principal poate s apar o singur
dat n tabelul secundar;
Many-to-many, n care dou tabele au cte o relaie de tip one-tomany cu un al treilea tabel, stabilind ntre ele o relaie many-to-many.
n general, la proiectarea structurii unei baze de date se recomand ca
tabelele s fie de dimensiuni ct mai mici i chile ct mai complete (compuse
din numrul de cmpuri necesar, nu mai multe). Termenul de normalizare
utilizat n domeniul bazelor de date se refer la procesul ce garanteaz faptul c
tabelele nu dubleaz datele dect dac este strict necesar i c sunt incluse chei
corespunztoare.
Pentru a se asigura normalizarea tabelelor, trebuie respectate urmtoarele
indicaii:
cheile primare n tabele trebuie stabilite pentru caracteristici ale datelor
care rmn unice (dac nu exist nici o caracteristic a datelor pentru care se
poate garanta c este unic, se recomand folosirea unui cmp AutoNumber
pentru a genera cheia n tabelul respectiv);
cmpul cheie trebuie inclus n fiecare tabel care are legtur cu datele
reprezentate de cheie;
datele trebuie mprite n attea tabele cte sunt necesare pentru a
grupa informaiile relaionate;
trebuie evitat duplicarea datelor ntre tabele.
Un instrument util n procesul de proiectare a unei baze de date este
programul expert Table Analyzer Wizard care are rolul de a analiza structura
bazei de date i de a face recomandri pentru corectarea acesteia. Acest program
nu rezolv toate problemele posibile dar este util, cu predilecie, pentru
identificarea datelor care se repet n tabele, gsirea erorilor de tastare i
sugerarea unor soluii pentru corectarea acestora. Folosirea acestui program
expert presupune o oarecare experien. Este mult mai uor s se analizeze cu
atenie baza de date i s se gseasc eventuale probleme dect s se intre direct
n proiectare i s se apeleze la programul expert pentru a descoperi greelile de
proiectare. Programul se lanseaz din meniul Tools prin opiunea Analyze.
52
Baze de date Access
4.3. IMPORTUL I EXPORTUL DATELOR

Microsoft Access permite importarea direct a unei baze de date dintr-o
surs extern (foaie de calcul tabelar, alt baze de date, document oarecare). n
mod similar, se pot extrage date din Access i se pot pune la dispoziia altor
sisteme sau aplicaii de baze de date.
n cazul importului unei baze de date externe, nu este necesar s fie
proiectate n prealabil tabelele Access. Programul analizeaz fiierul extern i,
dup solicitarea unor informaii, structura de tabel corespunztoare se creeaz
automat.
Pentru importarea unei baze de date externe, exist un program expert
(wizard) care asist procesul de importare. Pentru a lansa n execuie programul
Import Data Wizard, din meniul File se alege opiunea Get External Data. Dac
Access recunoate sursa de date extern (Access, dBase, Excel, FoxPro etc.), va
lista tabelele, interogrile i celelalte elemente din baza de date extern, cernd
selectarea elementelor pe care s le importe sau s le lege.
Pot exista situaii n care nu se va putea determina un program extern de
baze de date s exporte sate ntr-un format recunoscut de Access. Sistemul de
operare Windows furnizeaz un mecanism care permite surselor de date de
diferite tipuri s comunice ntre ele. Aceast facilitate se numete Open
Database Connectivity (ODBC). Dac sursa de date care se dorete a fi
importat provine dintr-un program nativ Windows, aceasta se poate configura
astfel nct s acioneze ca o surs de date ODBC, oferind datele sale prin
sistemul Windows oricrei aplicaii care le solicit.
Pentru a configura o surs de date ODBC, se procedeaz astfel:
se deschide dosarul Control Panel i se lanseaz miniaplicaia ODBC;
se selecteaz eticheta System DSN i se d comanda Add pentru a
aduga o surs de date n sistem;
se selecteaz driver-ul corespunztor pentru tipul de date folosite de
surs i se d comanda Finish;
n caseta de dialog ODBC Setup se introduce un nume scurt i
descriptiv pentru sursa de date (n cmpul Data Source Name);
se execut comanda Select i se selecteaz fiierul de baze de date
dorit dup care se acioneaz butonul OK.
Pentru ca Access s importe sau s realizeze o legtur cu sursa de date
ODBC configurat anterior, la importare (Get External Data) se va alege
opiunea Link Table.
Cnd se import sau se export date se recomand urmtoarele:
dac nu se tie ce aplicaie folosete utilizatorul care va citi datele,
baza de date se va exporta n format dBase (.dbf) sau n format delimitat cu
virgule (.csv);
53
Capitolul 4
dac se import un fiier text iar datele depesc 50 de caractere,

trebuie schimbat tipul cmpului din Text (implicit) n Memo, nainte de a efectua
importul propriu-zis;
Access recomand uneori un tip numeric pentru date care sunt de fapt
de tip text (ex. numere de telefon), fapt pentru care se recomand schimbarea
tipului de cmp n Text;
dac datele sunt importate ntr-un tabel nou i se observ c anumite
nregistrri nu au fost importate, se recomand analiza tabelului Paste Errors,
care se creeaz automat pentru a se reine problemele aprute n timpul
procesului;
exportul datelor n format text produce rezultate diferite, n funcie de
extensia de fiier aleas; selectarea extensiei .txt nu genereaz de obicei
rezultate utile, fapt pentru care se recomand exportarea n format .csv, n care
toate cmpurile de text vor fi ncadrate de ghilimele duble, iar ntre cmpurile
exportate se vor insera virgule.
nainte de importarea unei foi de calcul Excel n Access, aceasta trebuie
formatat conform indicaiilor urmtoare:
se verific ca datele s fie localizate ntr-o singur zon a foii de
calcul;
marcarea datelor se va face prin domenii cu nume;
se vor elimina elementele de formatare (sublinieri, rnduri cu cratime,
linii sau coloane goale etc.);
titlurile de coloane (care vor deveni nume de cmpuri n Access) vor fi
poziionate n celulele de deasupra fiecrei coloane de date.
4.4. GESTIUNEA BAZELOR DE DATE ACCESS
Principalele caracteristici ale sistemului de gestiune a bazelor de date
Access sunt:
sistemul de gestiune a bazelor de date este relaional i lucreaz sub
sistemul de operare Windows;
este deschis comunicrii cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date
(ex. FoxPro, Paradox etc.);
este compatibil cu tehnologia ActiveX care permite realizarea
aplicaiilor client/server;
permite realizarea unor aplicaii complexe prin utilizarea limbajului
Visual Basic;
permite comunicarea prin SQL Server, limbaj care gestioneaz bazele
de date;
permite accesul la baze de date din reeaua Internet, fiind un
instrument util pentru publicarea informaiilor n paginile Web;
54
Baze de date Access
este autodocumentat prin Help, apelabil contextual sau la cerere;

conine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea facil a
unor obiecte;
accept nume lungi n definirea fiierelor;
permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) n vederea accesrii
obiectelor Access;
permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator n cadrul
bazei de date;
permite setarea proprietilor iniiale ale bazei de date (ex. titlul
aplicaiei, ataare pictograme etc.), precum i forma de afiare iniial;
ofer posibilitatea crerii unei copii a bazei de date i realizarea
sincronizrii ntre diferite copii ale bazei de date (prin aplicaia Briefcase);
permite utilizarea instrumentului wizard n vederea crerii a mai mult
de 20 de tipuri comune de aplicaii;
permite utilizarea obiectelor Access din cadrul altor aplicaii rulate sub
sistemul de operare Windows;
permite utilizarea de adrese i legturi Internet;
are integrat facilitatea de Office Assistant (help animat).
4.4.1. Crearea formularelor i a subformularelor
Formularele (Forms) reprezint interfaa principal dintre utilizator i
aplicaia Access, fiind obiecte ale bazei de date ce permit introducerea i
afiarea datelor ntr-o manier atractiv.
Exist dou moduri principale prin care se poate crea un formular:
prin utilizarea instrumentului wizard (creare automat) fig. 4.4.a;
crearea n fereastra de proiectare (creare manual) fig. 4.4.b.
a)
55
Capitolul 4
b)
Fig. 4.4. Fereastra de creare a formularelor n modul automat (a)
i respectiv manual (b)
Fig. 4.5. Fereastra de creare automat (wizard) a unui formular
Fig. 4.6. Fereastra de dialog pentru selectarea tabelului n baza cruia se va

construi formularul, n modul de lucru automat
56
Baze de date Access
n cazul crerii automate a unui formular (fig. 4.5), trebuie parcurse mai
multe ferestre de dialog interactive. Prima fereastr de dialog permite selectarea
tabelului n baza cruia se va construi formularul (Tables/Queries) (fig. 4.6)
precum i cmpurile care vor face parte din formular.
n fereastra a doua de dialog (fig. 4.7) se va selecta modul n care vor fi
prezentate datele n formular (cel mai utilizat mod este de tip coloan
columnar). n urmtoarea fereastr de dialog (fig. 4.8) se va selecta stilul
formularului (tip de fundal, anumite caractere i culori ale acestora etc.). n
ultima fereastr de dialog (fig. 4.9) se va introduce numele formularului i se va
alege modul de afiare.
Fig. 4.7. Fereastra de dialog pentru alegerea modului n care vor fi prezentate
datele n formular, n modul de lucru automat
Fig. 4.8. Fereastra de dialog pentru alegerea stilului formularului,

n modul de lucru automat
57
Capitolul 4
Fig. 4.9. Fereastra de dialog pentru stabilirea numelui formularului

i a modului de afiare, n modul de lucru automat
Formularul poate fi modificat n cadrul ferestrei de proiectare (Design
View) n scopul adugrii facilitilor grafice dorite. Elementele grafice, care se
pot aduga la un formular, se gsesc n bara de instrumente Toolbox (fig. 4.10).
Fig. 4.10. Fereastra de modificare a unui formular, n modul de lucru Design

Eticheta (Label) (fig. 4.10) este controlul cel mai simplu de utilizat.
Etichetele nu sunt asociate unui cmp i sunt statice, ele doar afind textul
introdus. Dimensiunile unei etichete, precum i formatarea textului pot fi
modificate din tabela Properties (click dreapta pe conturul etichetei). Fereastra
Properties nglobeaz toate modificrile care pot fi aduse obiectului de tip
etichet.
58
Baze de date Access
Subformularul este un formular inclus ntr-un formular, pentru a permite

afiarea datelor din mai multe tabele sau cereri de interogare, aflate ntr-o relaie
de legtur (n general relaii de tipul one-to-one, respectiv one-to-many). Astfel,
n formularul principal vor fi afiate datele din prima parte a tipului de relaie,
iar n subformular, datele din partea a doua a relaiei. n mod implicit, legtura
dintre un formular i un subformular reflect legtura dintre tabelele pe care se
bazeaz. ntr-un formular care conine un subformular se pot specifica criterii de
filtrare numai asupra cmpurilor din formularul principal.
Pentru a crea un ansamblu formular-subformular exist 3 posibiliti:
crearea formularului i subformularului, concomitent;
crearea subformularului i adugarea lui la un formular existent;
crearea separat a celor dou, apoi combinarea lor.
Ultima variant este cea mai simpl. n acest sens, se parcurg etapele:
se creeaz formularul principal i se nregistreaz;
se creeaz subformularul ca i formularul principal;
se face legtura ntre formularul principal i subformular;
se verific legtura i apoi rezultatul.
Pentru a aduce un subformular n formularul principal se parcurg
urmtoarele etape:
se deschide formularul principal n modul Design View;
se deplaseaz pictograma corespunztoare subformularului din
fereastra Database n spaiul formularului principal, ceea ce va avea ca efect
adugarea unui control de tip subformular, apoi se mut i redimensioneaz n
funcie de necesiti (fig. 4.11, fig. 4.12);
dac este cazul, se stabilesc proprietile subformularului prin dublu
click asupra bordurii conturului;
se verific legtura dintre formulare prin proprietile Link child fields
i Link master fields care sunt automat definite n baza legturilor dintre tabele
(n caz contrar se definesc cele dou cmpuri de legtur).
Legtura automat ntre formular i subformular se creeaz automat n
urmtoarele situaii:
formularul principal i subformularul se bazeaz pe tabelele aflate n
relaii primare de tip 1-1 sau 1-n, situaie n care cmpurile de legtur vor fi
cheia primar din tabela aflat de partea 1 i cheia extern aflat pe partea n a
relaiei;
formularul principal i subformularul conin cmpuri care sunt identice
ca nume i ca tip, iar cel din formularul principal este cheie primar a tabelei
surs, situaie n care legtura se face prin cele dou cmpuri.
Dac formularul principal se bazeaz pe o cerere de interogare sau dac
nu sunt ndeplinite condiiile de legtur automat, este necesar stabilirea
legturii prin cmpurile Link child fields i Link master fields din lista de
proprieti a subformularului.
59
Capitolul 4
Fig. 4.11. Fereastra de proiectare pentru introducerea unui subformular

ntr-un formular
Fig. 4.12. Modul de vizualizare a unui formular care include un subformular

60
Baze de date Access
n situaia n care se dorete obinerea de informaii care se gsesc n mai

mult de dou tabele, se pot folosi cereri de interogare pentru compunerea
acestora dou cte dou i apoi se genereaz ansambluri formular-subformular
bazate pe cereri.
Pentru a rezolva o asemenea problem, trebuie parcurse etapele:
se definete o cerere de interogare R1 bazat pe tabelele 1 i 2;
se definete o cerere de interogare R2 bazat pe tabelele 3 i 4;
se creeaz un formular principal bazat pe cererea R1;
se creeaz un subformular bazat pe cererea R2;
se stabilete legtura ntre formularul principal i subformular (n
aceast situaie nu se mai face automat).
4.4.2. Interogarea bazei de date
Interogarea bazei de date se poate face n mai multe moduri:
prin vizualizarea n totalitate a coninutului tabelelor;
prin vizualizarea parial sau total a coninutului tabelelor cu ajutorul
unor formulare sau situaii finale;
prin cereri explicite.
Primele dou metode sunt interogri simple, fr restricii i pot fi
formulate pentru o singur tabel. Interogarea prin cereri explicite este o
interogare complex, comportnd n general mai multe tabele ale cror date sunt
filtrate prin intermediul unor criterii. Interogarea (query) poate fi de 5 tipuri:
selecie (select); analiz ncruciat (crosstab); aciune (action); SQL
(Structured Query Language); parametrat (parameter).
Fig. 4.13. Fereastra de vizualizare a unei baze de date

pentru crearea unei cereri de interogare
61
Capitolul 4
Fig. 4.14. Fereastra de dialog pentru selectarea tabelelor care se vor interoga
Crearea unei cereri de interogare se poate face prin urmtoarele metode:
proiectarea pas cu pas a cererii n modul Design View;
instrumentul wizard;
limbajul SQL;
crearea unei filtrri i salvarea acesteia ca cerere de interogare.
Pentru a crea o cerere de interogare pas cu pas se alege opiunea Create
query in Design view (fig. 4.13). n fereastra de dialog Show Table se selecteaz
tabelele care se doresc a fi interogate (fig. 4.14).
Fig. 4.15. Fereastra de interogare Query

Fereastra de lucru (fig. 4.15) este structurat n dou pri: zona
superioar care afieaz structura tabelelor/cererilor selectate i, eventual,
legturile dintre ele; zona inferioar, numit gril de proiectare (design grid), n
care se va construi cererea din punct de vedere structural i funcional (aceasta
mai este cunoscut i sub denumirea QBE Query By Exemples).
62
Baze de date Access
Dac exist mai multe tabele/cereri, trebuie s ne asigurm c ntre ele

exist legturile necesare pentru a rspunde cerinelor impuse de noua cerere de
interogare. Dac aceste legturi nu exist, ele se stabilesc prin glisarea mouseului de pe cmpul de legtur din tabela principal peste cmpul de legtur din
tabela secundar (cmpurile numerice de legtur Field Size trebuie s fie
obligatoriu de tip byte, integer sau long integer).
Ordonarea datelor ntr-o cerere se poate face cresctor sau descresctor,
dup unul sau mai multe cmpuri. n cazul n care se specific mai multe
cmpuri de ordonare, operaia se execut ncepnd cu primul cmp din stnga i
continund cu celelalte spre dreapta.
Criteriile de selecie pot fi simple sau compuse (cu ajutorul operatorilor
AND/OR) i pot utiliza o serie de cuvinte cheie rezervate i expresii definite de
utilizator.
Principalele criterii simple de selecie sunt:
apartenena la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioar
AND valoare_superioar;
apartenena la o list de valori: IN (valoare1, valoare2, );
operatori de comparaie: <, >, <=, >=, <>, =;
operatori de negaie: NOT valoare;
selecia nregistrrilor care conin sau nu valori: NOT NULL, IS NOT
NULL sau NULL, IS NOT;
selecia dup o dat relativ la data curent: DATE ().
Criteriile complexe se pot constitui prin utilizarea operatorilor logici care
vor permite legarea criteriilor simple. n acest sens grila de proiectare posed
mai multe linii de criterii.
Un alt tip de criterii complexe sunt cele care compar expresii aritmetice
n care operanzii sunt alte cmpuri dect cel pentru care este definit criteriul. n
aceast situaie, cmpurile n cauz trebuie incluse ntre paranteze drepte. De
asemenea, exist posibilitatea prelurii de valori pentru definirea criteriilor din
formularele create anterior. n aceast situaie este necesar calificarea
(prefixarea) cmpului din formular (care furnizeaz valori) cu numele
formularului i al obiectului Forms dup modelul: Forms! [Nume formular] !
[Nume cmp]. De exemplu, pentru a obine facturile furnizorilor care apar n
formularul Furnizori, vom specifica n cmpul Cod furnizor din grilele de
proiectare criteriul Forms! [Furnizori] ! [Cod furnizor].
Crearea unor cmpuri calculate se realizeaz prin selectarea unei coloane
din grila de proiectare i introducerea comenzii Totals din meniul View. Se
selecteaz opiunea Expresion iar n prima linie Field se introduce formula de
calcul care are forma general: Nume rezultat: [Cmp1] Operator [Cmp2]
(ex. TVA: [Pret unitar] * 0.22).
Vizualizarea rezultatelor se realizeaz prin comanda Run din meniul
Query. Foaia de rspuns are o existen temporar, fiind diferit n timp n
funcie de starea bazei de date din acel moment.
63
Capitolul 4
4.4.3. Situaii finale (rapoarte)

Vizualizarea datelor dintr-o baz de date se poate face pe ecran sau prin
trimitere la imprimant prin intermediul foilor de date, formularelor sau a
situaiilor finale. Ultima posibilitate constituie modalitatea cea mai bun de
prezentare a datelor.
O situaie final (fig. 4.16) este o grupare de date prezentate ntr-un
anumit format i o structur de pagin n funcie de necesitile utilizatorului i
care servesc diverselor scopuri de informare sau de fundamentare a deciziilor. n
plus, o situaie final poate include totaluri, subtotaluri, subformulare grafice i
obiecte de tip OLE. Sursa datelor unei situaii finale o constituie n principal
cererile de interogare sau tabele, restul fcnd parte din structura acestora.
Fig. 4.16. Vizualizarea datelor ntr-un raport
64
Baze de date Access
n general, dac datele ce trebuie introduse n situaia final au ca surs

mai mult de o tabel, se creeaz mai nti o cerere de interogare (care reunete
datele din tabele) i apoi situaia final bazat pe aceasta.
Elementele de legtur ntre sursa de date i situaiile finale sunt
controalele, zonele de text (pentru date alfanumerice sau numerice), cadrele
(pentru imagini i grafice) i etichetele (pentru titluri, linii separatoare i ptrate
decorative).
Din punct de vedere a formei de prezentare, situaiile finale sunt de trei
tipuri: pe o singur coloan simpl; tabel; etichet potal.
Pentru a crea o situaie final se activeaz butonul Reports i se alege o
modalitate de creare a raportului dup care se selecteaz tabelul sau interogarea
pe care se va baza raportul.
Structura unei situaii finale este ierarhizat n 4 seciuni: antetul general;
antetul de pagin; antetul de grup; corpul popriu-zis al raportului. Controalele
care apar n corp sunt de trei tipuri: independente; dependente (vin din tabele sau
cereri de interogare); calculate.
Fig. 4.17. Vizualizarea datelor ntr-un raport care conine un subraport

65
Capitolul 4
Dup crearea unei situaii finale, pentru verificarea rezultatului nainte de

imprimare, aceasta se poate vizualiza parial sau total.
Pentru a combina dou sau mai multe situaii finale, una va fi definit ca
situaie final principal iar celelalte ca subsituaii. Mecanismul de creare,
administrare i organizare a situaiilor finale combinate (fig. 4.17) este identic ca
n cazul ansamblurilor formular-subformular.
66
Baze de date Word
5
APLICAII
5.1. BAZE DE DATE WORD.
INTERCLASARE: PLICURI, ETICHETE
1. SCOPUL LUCRRII PRACTICE
Lucrarea familiarizeaz studenii cu modul de creare, gestionare i
exploatare a unei baze de date Word.
2. DESFURAREA LUCRRII
Se va realiza o baz de date pentru crearea etichetelor i a plicurilor.
3. INTERCLASARE: PLICURI, ETICHETE

Cazurile speciale de interclasare sunt crearea i tiprirea etichetelor i a
plicurilor.
3.1. Crearea plicurilor
Pentru realizarea unei interclasari pentru etichete se vor parcurge paii
urmtori:
din meniul Tools se alege comanda Letters and Mailings Mail
Merge Wizard; n dreapta se afieaz fereastra de dialog Mail Merge;
se acioneaz butonul Envelopes;
se afieaz o alt fereastr de dialog in care se alege documentul de
lucru;
se acioneaz butonul Envelope options pentru setarea opiunilor
referitoare la plicuri i imprimant (format, orientare etc.);
67
Aplicaia 1
Fig. A1.1
se acioneaz butonul de Next: Select Recipients;
Fig. A1.2
68
Baze de date Word
considernd c baza de date este deja creat (vezi exemplul din

capitolul 2), se apeleaz Browse...; dac nu exist baza de date, atunci aceasta
trebuie creat (Tape a new list);
se acioneaz butonul Next: Arrange your envelope, pentru a redacta
scrisoarea; codurile de cmpuri se introduc de la opiunea More Items...
Fig. A1.3
dup ce au fost stabilite toate opiunile referitoare la interclasare
(articolele bazei de date care se interclaseaz, modul de tratare a cmpurilor
vide), se va da comanda Merge (plicurile personalizate pot avea forma din fig.
A1.4).
Fig. A1.4
69
Aplicaia 1
3.2. Crearea etichetelor

Pentru realizarea unei interclasri pentru etichete se vor parcurge paii
urmtori:
din meniul Tools se alege comanda Letters and Mailings Mail
Merge Wizard; n dreapta se afieaz fereastra de dialog Mail Merge;
se acioneaz butonul Labels;
Fig. A1.5
se afieaz o fereastra n care se comunic faptul c etichetele pot fi
create fie n documentul curent, fie ntr-un document nou;
se apeleaz opiunea Label Options pentru a selecta tipul de etichet
dorit, dintre produsele existente, sau pentru a crea un nou tip de etichete; se
aleg opiunile referitoare la etichete i imprimant; se alege o etichet
standardizat sau se poate defini o etichet de tip utilizator;
70
Baze de date Word
Fig. A1.6
considernd c avem o baz de date creat (vezi exemplul din capitolul
2), se bifeaz Use an existing list, apoi cu Browse se selecteaz lista existent;
pentru finalizarea interclasrii se urmeaz instruciunile din fereastra
Mail Merge, n mod similar ca la crearea plicurilor.
4. APLICAII PRACTICE
Se va concepe o baz de date care s conin cmpurile: <<Nume>>,
<<Prenume>>, <Specializare>>, <<Adres>>, <<Telefon>>, <<Mail>>. Baza
de date va fi utilizat pentru conceperea unui document A4 care s conin 10
cri de vizit personalizate (2 coloane i 5 rnduri), dup modelul din fig. A1.7.
Ovidius University of Constantza
Department: <<Specializare>>
124, Mamaia street, 900527 Constantza, Romania
<<Prenume>> <<Nume>>
Undergraduate
Address: <<Adres>>
Phone: <<Telefon>>
E-mail: <<Mail>>
Fig. A1.7
71
Aplicaia 2
5.2. BAZE DE DATE EXCEL.

CREAREA I GESTIONAREA BAZELOR DE DATE
Lucrarea familiarizeaz studenii cu modul de creare, gestionare si
exploatare a unei baze de date Excel.
Se vor aprofunda noiuni legate de filtrare automat a unei baze de date,
realizarea subtotalurilor la o list i crearea tabelelor pivot.
3. CONSIDERAII PRIVIND FILTRAREA AVANSAT
A BAZEI DE DATE EXCEL
Microsoft Excel permite filtrarea unei baze de date dup criterii complexe.
Se consider lista din fig. A2.1.
Fig. A2.1
Se dorete afiarea nregistrrilor pentru care furnizorul este SC BiroStar,
valoarea total a comenzilor fiind mai mare de 700, respectiv a nregistrrilor
pentru care furnizorul este SC Royal, valoarea total a comenzilor fiind mai
mic de 500.
Realizarea acestei filtrri presupune parcurgerea urmtoarelor etape:
72
Baze de date Excel
se specific criteriul de filtrare, acest lucru realizndu-se ntr-o zon

liber a foii de lucru (o condiie necesar pentru corectitudinea criteriului de
filtrare este ca header-ele coloanelor criteriului de selecie s fie identice cu cele
din list);
se alege comanda Filter din meniul Data i apoi opiunea Advanced
Filter;
n fereastra de dialog deschis (fig. A2.2) la List Range se va selecta
zona listei nefiltrate, la Criteria Range se va selecta zona de criteriu, iar la Copy
to Another Location se va indica celula corespunztoare colului stnga sus a
zonei n care se dorete afiarea datelor filtrate.
Fig. A2.2
4. CONSIDERAII PRIVIND SUBTOTALURILE
Microsoft Excel permite adugarea automat a subtotalurilor pentru orice
baz de date care conine date numerice. nainte de a include subtotaluri, lista
trebuie sortat n grupuri de date identice.
n exemplul de mai sus, lista este sortat dup Furnizor. Pentru a realiza
subtotaluri pe fiecare furnizor n parte, se vor parcurge urmtoarele etape:
se alege comanda Subtotals din meniul Data, care va deschide fereastra de
dialog Subtotal (fig. A2.3);
la At Each Change in se selecteaz cmpul Furnizor;
la Use Function se alege funcia Sum;
la Add Subtotal to se va verifica dac este marcat opiunea Valoare total.
73
Aplicaia 2
Fig. A2.3
Pe monitor vor fi afiate informaiile structurate (fig. A2.4). Pentru
tergerea subtotalurilor, se va da comanda Remove All din fereastra de dialog
Subtotal.
Fig. A2.4
5. CONSIDERAII PRIVIND TABELELE PIVOT
Un tabel pivot se constituie ntr-un mijloc puternic de analiz i sintetizare
a bazei de date. Cu ajutorul acestuia se pot prelucra date de diferite categorii,
utiliznd funcii cum ar fi Count, Sum, Product, Max, Min etc. Tabelele pivot au
avantajul c prezint o flexibilitate mare, putndu-se realiza uor aranjarea,
ascunderea i afiarea diferitelor categorii n baza de date. Pentru exemplificare,
se va considera baza de date din fig. A2.1.
Conceperea unui tabel pivot se realizeaz n mod asistat (Pivot Tabel
Wizard), prin parcurgerea a 3 etape, iniierea tabelului pivot efectundu-se prin
comanda Pivot Table din meniul Data;
se iniiaz fereastra de dialog Pivot Table Wizard Step 1 of 4 (aici
sunt afiate tipurile de surse (fig. A2.5), putndu-se opta pentru o baz de date
74
Baze de date Excel
Microsoft Excel sau pentru surse externe de baze de date se opteaz pentru
Microsoft Excel List or Database);
Fig. A2.5
a doua fereastr de dialog (fig. A2.6) confirm selecia fcut iniial
(dac cursorul se afl ntr-o celul a bazei de date) sau ateapt selecia bazei de
date tabelul pivot poate fi afiat pe foaia de lucru curent sau pe alt foaie de
lucru (Sheet);
Fig. A2.6
pasul al treilea este cel mai important i constituie construcia propriuzis a tabelului pivot (fig. A2.7).
75
Aplicaia 2
Fig. A2.7
n funcie de cum se dorete afiarea datelor, se deplaseaz cmpurile din
fereastra Pivot Table ctre celulele din foaia de lucru marcate prin Row i
Column.
Presupunnd c se dorete afiarea cantitilor totale de mrfuri
achiziionate de la un furnizor, atunci se va plasa cmpul Furnizor n celula
Row, Denumirea mrfii n celula Column i Cantitate n celula Data. ntruct
setarea iniial pentru celula Data este de tip Sum of, eticheta corespunztoare
cmpului Cantitate se va modifica n Sum of Cantitate. Prin urmare, se va
realiza sumarea valorilor cmpului Cantitate din tabelul pivot, pentru fiecare
Furnizor i Denumirea mrfii (fig. A2.8).
Fig. A2.8
76
Baze de date Excel
Modificarea tipului unui cmp din tabelul pivot se face alegnd din
fereastra Pivot Table comanda Pivot Table, subcomanda Field Settings (fig.
A2.9).
Fig. A2.9
n cazul n care cmpul este de tip Data, se va afia fereastra de dialog
Pivot Table Field (fig. A2.10).
Fig. A2.10
Modificrile ce se pot face asupra cmpului surs sunt:
77
Aplicaia 2
Name se poate modifica numele cmpului ce va apare n tabelul

pivot;
Summarize by se pot selecta opiuni de Count (numr), Average
(medie), Max (maxim), Min (minim) etc.
Formatul afirii se poate modifica din fereastra Format Cells deschis n
urma comenzii Number (fig. A2.11).
Fig. A2.11
n cazul n care cmpul este de tip Row sau Column, se va afia fereastra
de dialog din fig. A2.12.
Fig. A2.12
Cmpul Page (fig. A2.8) ofer o alt modalitate de a grupa nregistrrile,
prin crearea unei serii de tabele pivot ce pot fi vizualizate pe rnd, folosind o
singur foaie de lucru. Cmpul Page permite selectarea tabelului pivot
corespunztor fiecrui furnizor, precum i a tabelului pivot general (ce conine
datele tuturor furnizorilor).
78
Baze de date Excel
Dac asociem Furnizor pentru cmpul Page, Denumirea mrfii pentru

Row, Data NIR pentru Column i Cantitate pentru Data, tabelul pivot rezultat
va avea aspectul din fig. A2.13.
Fig. A2.13
Fig. A2.14
Cele mai uzuale modificri (fig. A2.14) care se pot executa asupra unui
tabel pivot (click dreapta n tabelul pivot) sunt centralizate n tabelul A2.1.
79
Aplicaia 2
Tabelul A2.1
Funcie
Descriere
Actualizeaz datele dintr-un tabel pivot dup ce baza de date a fost
Refresh Data
modificat
Ascundere nregistrri
Hide
Group and Show Detail Inhib afiarea unor nregistrri corespunztoare cmpurilor
selectate
Hide Details
Group and Show Detail
Permite reafiarea detaliilor ascunse prin Hide Details
Show Details
Gruparea datelor unui tabel pivot dup valorile unui cmp (permite
gruparea dup ore, luni, trimestre etc. sau se poate specifica
Group
intervalul de timp pentru care se dorete gruparea datelor)
Anuleaz (degrupeaz) o grupare
Ungroup
Permite copierea fiecrei pagini corespunztoare valorilor unui
Show Pages
cmp Page al tabelului pivot n alte foi de lucru
6. APLICAIE PRACTIC
Pentru exemplul de baz de date prezentat n fig. A2.1, s se realizeze un
tabel pivot prin care, pentru fiecare Furnizor i Denumirea mrfii s se afieze
Cantitate, Pre unitar i Valoare total.
80
Baze de date Excel
5.3. BAZE DE DATE EXCEL.

INTEROGAREA BAZELOR DE DATE
Lucrarea familiarizeaz studenii cu modul de interogare a unei baze de
date pentru vizualizare, modificare i extragere a informaiilor din baza de date.
Se vor aprofunda noiuni legate de interogarea unei baze de date cu
ajutorul Microsoft Query, respectiv SQL.
3. CONSIDERAII PRIVIND INTEROGAREA PRIN QUERY
Microsoft Query este o aplicaie de accesare a bazelor de date, care
permite utilizarea limbajului SQL, limbaj standard pentru accesarea bazelor de
date create i salvate n alt format dect Microsoft Excel.
Fie bazele de date Excel din fig. A3.1 (a, b, c, d), aflate n foi de lucru
distincte (Cititor, Comanda, Detalii comenzi, Cri).
a)
b)
81
Aplicaia 3
c)
d)
Fig. A3.1
Interogarea bazei de date prin Query presupune importarea acestei baze de
date ntr-o foaie nou de lucru prin comanda Import External Data > New
DataBase Query din meniul Data.
Din fereastra de dialog Choose Data Source (fig. A3.2) se va selecta sursa
de date dorit (n cazul de fa se va selecta sursa Excel Files) dup care se va
indica fiierul Excel care conine baza de date.
Fig. A3.2
n fereastra Query Wizard Choose Columns (fig. A3.3), n partea stng,
apar toate tabelele i foile de lucru aferente bazei de date importate.
Pentru interogare se va alege doar baza de date propriu-zis. Selectnd
tabelele i acionnd butonul de transfer |>|, se vor transfera toate cmpurile
bazelor de date n partea dreapt (Columns in your query).
82
Baze de date Excel
Fig. A3.3
Se pot importa toate cmpurile bazei de date sau doar anumite cmpuri.
Renunarea la anumite cmpuri se efectueaz selectnd numele cmpului i
acionnd butonul |<|.
Vizualizarea datelor aflate ntr-un cmp se efectueaz prin selecia
cmpului i apelarea comenzii Preview Now.
Ordinea ulterioar de afiare a cmpurilor se regleaz prin intermediul
sgeilor din partea dreapt a ferestrei de dialog.
De asemenea, prin comanda Options, se poate alege afiarea numai a
anumitor elemente a bazei de date.
Dup stabilirea cmpurilor care se doresc a fi afiate pentru interogare se
d comanda Next.
Urmtoarea fereastr de dialog care se afieaz este cea de filtrare
avansat (Query Wizard Filter Data). Se poate filtra fiecare cmp n parte
dup criteriile impuse de utilizator.
Fig. A3.4
83
Aplicaia 3
Urmtoarea fereastr de dialog (fig. A3.5) permite sortarea alfabetic a

datelor din cmpurile bazei de date (Query Wizard Sort Order).
Fig. A3.5
Ultima fereastr de dialog (fig. A3.6) permite returnarea interogrii direct
n foaia de lucru Excel sau afiarea interogrii n Microsoft Query pentru alte
operri asupra bazei de date importate. Interogarea poate fi salvat prin comanda
Save Query, ea putnd fi apelat ori de cte ori este necesar n alte prelucrri ale
bazei de date.
Fig. A3.6
Dac se opteaz pentru editarea n Microsoft Query a bazei de date, se va
afia o interfa similar cu cea din fig. A3.7.
84
Baze de date Excel
Fig. A3.7
n tabelul A3.1 sunt centralizate operaiile care se pot executa asupra
bazei de date prin intermediul barei de unelte specializate.
Tabelul A3.1
Crearea unei interogri noi
Deschiderea unei interogri salvate anterior
Salvarea interogrii curente
Returnarea interogrii n foaia de lucru Excel
Vizualizarea programului SQL scris automat funcie de interogrile utilizatorului
Permite vizualizarea/ascunderea zonelor de tabele
Permite vizualizarea/ascunderea criteriilor de interogare
Permite introducerea de noi tabele n zona relaiilor ntre tabele
Operatorul equals pentru date de acelai tip; vizualizeaz numai nregistrrile
avnd aceeai valoare ca nregistrarea selectat
Permite utilizarea funciilor predefinite asupra datelor
Ordonare cresctoare/descresctoare a setului de date selectat
4. CONSIDERAII PRIVIND INTEROGAREA PRIN SQL

n fereastra Query poate fi creat o interogare prin definirea i execuia
unor instruciuni SQL n fereastra de dialog Execute SQL. Acest procedeu poate
fi folosit pentru interogri care, de exemplu, modific tabele existente sau
creeaz indexri de date.
Pentru a executa o instruciune SQL nou sau una existent se procedeaz
astfel:
85
Aplicaia 3
din meniul File a Microsoft Query se alege comanda Execute SQL i se

selecteaz baza de date dorit;
n fereastra SQL Statement se va tasta instruciunea SQL care se
dorete a fi executat sau se va selecta prin Open fiierul care conine
instruciunea SQL (fig. A3.8);
pentru execuia interogrii se d comanda Execute; n cazul n care
interogarea nu s-a executat cu succes, Microsoft Query afieaz mesajul de
eroare SQL corespunztor problemei.
Fig. A3.8
Se va crea baza de date Excel din fig. A3.1; foile de lucru se vor
denumi Cri, Detalii comenzi, Comanda, Cititor;
Se va deschide un fiier de lucru Excel nou;
n Microsoft Query, se vor aduce tabelele corespunztoare celor 4 foi
de lucru ale fiierului Excel iniial, dar care s conin numai anumite cmpuri:
- Cititor: Cod cititor, Localitate, Nume, Prenume;
- Comanda: Cod cititor, Comanda, Data onorare, Data primire;
- Detalii comenzi: Cod carte, Comanda;
- Cri: Autor, Cod carte, Editura, Titlu.
Se vor realiza relaiile de legtur ntre tabele conform fig. A3.9;
Fig. A3.9
Interogarea se va salva iar rezultatul interogrii se va returna n Excel.
Folosind fiierul Query salvat anterior, prin intermediul SQL se vor afia
doar cmpurile Cod cititor, Cod carte i Comanda.
86
Baze de date Access
5.4. BAZE DE DATE ACCESS.

UTILIZAREA TABELELOR ACCESS
Lucrarea familiarizeaz studenii cu modul de creare a tabelelor i
stabilirea relaiilor ntre acestea.
Se va prezenta un studiu de caz. n baza acestui studiu de caz, studenii
vor trebui s rezolve aplicaiile impuse.
3. STUDIU DE CAZ
n vederea facilitrii nelegerii modului n care se creeaz o aplicaie
Access, se va folosi urmtorul studiu de caz.
Fie o firm productoare de componente pentru calculatoare.
Managerul dorete realizarea unui sistem informatic de gestiune a materialelor.
Se dorete ca n cadrul acestui sistem s se evidenieze furnizorii, facturile,
magaziile, tipurile de materiale i bonurile de consum.
Pentru a micora gradul de dificultate a aplicaiei propuse, se consider
c toate materialele cuprinse pe o anumit factur sunt destinate unei singure
magazii. Materialele sunt recepionate de o magazie pe baza facturii i sunt
eliberate seciilor de producie pe baza bonurilor de consum. Se va presupune,
de asemenea, c materialele au un pre unitar de achiziie fix care nu depinde
de furnizor.
n baza intrrilor (facturilor) i a ieirilor (bonuri de consum) se dorete
determinarea nivelului stocurilor de materiale.
Conform teoriei proiectrii bazelor de date, trebuie s definim mai nti
modelul conceptual al datelor (modelul entitate-atribut-coresponden). n
etapa a doua acest model trebuie transformat n model logic (relaional). n
etapa a treia, modelul conceptual va fi transformat n model fizic (baz de date).
n urma analizei problemei rezult urmtoarele entiti: Furnizor;
Factur; Material; Magazie; Bon de consum.
87
Aplicaia 4
Modelul conceptual se definete n baza corespondenelor care se

stabilesc ntre tabele. Acestea sunt:
Furnizor-Factur: un furnizor poate emite de la 1 la n facturi (rezult
corespondena Emite);
Factur-Material: ntr-o factur sunt cuprinse de la 1 la n materiale n
diferite cantiti (rezult corespondena Linie factur);
Factur-Magazie: o magazie poate primi de la 1 la n facturi (rezult
corespondena Primete);
Bon de consum-Material: ntr-un bon de consum sunt cuprinse de la
1 la n materiale n diferite cantiti (rezult corespondena Linie bon de consum);
Bon de consum-Magazie: o magazie emite de la 1 la n bonuri de
consum (rezult corespondena Realizeaz).
Modelul logic (relaional) al datelor va fi:
Furnizor > Cod furnizor, Denumire furnizor, Adres furnizor, Cod
fiscal, Banc, Cont;
Factura > Numr factur, Dat factur, Cod furnizor, Cod magazie;
Magazie > Cod magazie, Denumire magazie, Gestionar;
Linie factur > Nr linie factur, Numr factur, Cod material,
Cantitate intrat;
Material > Cod material, Denumire material, Unitate de msur, Pre
unitar;
Linie bon de consum > Nr linie bon de consum, Nr bon de consum,
Cod material, Cantitate ieit;
Bon de consum > Nr bon de consum, Data bon de consum, Denumire
secie, Cod magazie.
Transformarea modelului conceptual ntr-o baz de date este reprezentat
n fig. A4.1.
Fig. A4.1
88
Baze de date Access
Cel mai eficient mod de creare a tabelelor l reprezint utilizarea ferestrei

de proiectare (Design View). n cadrul ferestrei care se deschide (Table) trebuie
definite: numele cmpului (Field Name); tipul de date (Data Type); descrierea
cmpului (Description) opional. n afar de definirea tipului de dat, pentru
fiecare cmp trebuie definite proprieti (n partea de jos a panoului Table) care
difer n funcie de tipul de dat ales iniial i de cerinele aplicaiei.
Astfel, tabelul Factur poate avea proprietile din fig. A4.2.
Fig. A4.2
Din punct de vedere al momentului crerii tabelelor, exist dou tipuri de
relaii ntre ele:
relaii permanente, care se stabilesc dup definirea tabelelor i sunt
cerute de modelul relaional (fac parte din structura bazei de date);
relaii temporare, care se stabilesc ntre tabele cu ocazia definirii unor
cereri de interogare, nefiind nregistrate n structura bazei de date.
n cadrul unei baze de date nu este obligatoriu ca ntre tabele s existe
relaii. Se pot utiliza i tabele independente i/sau de lucru )tabele temporare). n
cadrul acestora se scriu i se terg datele aferente unei anumite operaii.
n aplicaia de fa, se observ c un furnizor livreaz marf mai multor
magazii. De asemenea, o magazie primete marf de la mai muli furnizori. Prin
urmare, dac am dori s crem o relaie direct ntre furnizori i magazii, ea ar fi
de tipul many-to-many, adic mai muli furnizori livreaz la mai multe magazii.
Introducerea tabelei Factur a transformat relaia many-to-many n dou
relaii one-to-many. Astfel, un furnizor emite mai multe facturi, dar o factur nu
89
Aplicaia 4
poate fi emis de mai muli furnizori; o factur corespunde doar unei magazii
(condiie iniial), iar o magazie primete mai multe facturi.
n cazul n care se selecteaz proprietatea Enforce Referential Integrity n
cadrul unei aplicaii, aceasta nseamn c datele nu pot fi introduse n tabele n
orice ordine. n cazul tabelelor Furnizori i Factur, presupunem c un nou
furnizor emite o factur. n ceea ce privete ordinea de introducere a datelor,
corect este s se introduc mai nti datele privind furnizorul ntruct, n
momentul n care se introduce factura, codul furnizorului trebuie s existe, deci
datele furnizorului trebuie s existe n baza de date. Prin selectarea proprietii
Enforce Referential Integrity, sistemul nu va accepta introducerea datelor
privind factura dac nu au fost introduse n prealabil datele privind furnizorul.
n consecin, primul tabel care va fi completat, va fi cel privind
furnizorul. Fie tabelul de furnizori din fig. A4.3.
Fig. A4.3
Presupunem c avem 2 magazii, una pentru componente periferice i alta
pentru componente interne (fig. A4.4).
Fig. A4.4
Materialele aflate n magazii sunt centralizate n tabelul din fig. A4.5.
Completarea celorlalte tabele se realizeaz n baza datelor completate, o
iniializare ntr-un tabel conducnd la actualizarea tabelelor cu care acesta se
afl n coresponden (fig. A4.6).
90
Baze de date Access
Fig. A4.5
Fig. A4.6
91
Aplicaia 4
4.1. Creai dou tabele cu angajaii unei companii care s se afle n relaia
one-to-one. Primul tabel va conine codul de identificare angajat mpreun cu
informaii personale (data naterii, studii, adresa etc.) iar al doilea tabel va
conine codul de identificare mpreun cu informaii referitoare la statul de plat
(salariu, vechime, zile de concediu, prime etc.).
4.2. O bibliotec dorete informatizarea activitii sale. Clienilor
bibliotecii li se ntocmesc fie care conin: numrul fiei, data ntocmirii, seria i
numrul buletinului de identitate, data eliberrii buletinului de identitate, precum
i nume, prenume, adresa i telefonul. Acetia pot mprumuta maxim 3 cri.
Pentru fiecare carte se cunosc: cota, titlul, numrul total de exemplare, numrul
de exemplare disponibil, anul editrii i autorii. Autorii sunt caracterizai printrun cod, nume i prenume. Fiecare carte aparine unui anumit gen i este editat
de o anumit editur. Un titlu de carte nu poate fi editat dect de o singur
editur. Editurile sunt caracterizate prin: numr, denumire, adres i telefon.
Pentru fiecare mprumut clientul trebuie s completeze o cerere de mprumut
care este caracterizat printr-un numr, dat i crile care se doresc a fi
mprumutate. Toate mprumuturile sunt acordate pe o perioad de maxim 21 de
zile. Cererea de mprumut se poate aproba difereniat, n funcie de titlurile
disponibile n momentul ntocmirii cererii. Anularea cererii de mprumut se
realizeaz n momentul n care au fost restituite toate crile trecute pe cerere,
menionndu-se data restituirii.
92
Baze de date Access
5.5. BAZE DE DATE ACCESS.

GESTIONAREA I INTEROGAREA TABELELOR ACCESS
Lucrarea familiarizeaz studenii cu modul de gestionare a tabelelor i
modaliti de interogare a bazei de date.
Se vor prezenta noiuni privind rearanjarea succesiunii cmpurilor ntr-o
tabel, copierea tabelelor, ordonarea datelor n tabele, elemente de filtrare a
datelor, precum i metode de interogare a bazei de date.
3. ELEMENTE DE GESTIONARE A TABELELOR ACCESS
Rearanjarea succesiunii cmpurilor ntr-o tabel
se execut click pe butonul Datasheet View; rearanjarea ordinii
cmpurilor este singura modificare de proiect care se poate face n modul
Datasheet View;
se execut click pe butonul cu numele cmpului care se va muta;
aciunea are ca rezultat selecia acestuia i a tuturor nregistrrilor
corespunztoare;
se menine apsat butonul stng al mouse-ului i se trage n noua
poziie, dup care se elibereaz butonul (o bar vertical groas marcheaz
limita din stnga a cmpului).
Copierea tabelelor
Pentru a copia o tabel n alt baz de date Access, trebuie s existe baza
de date destinaie. Pentru a crea o baz de date nou i a copia n ea coninutul
unei tabele, se execut paii:
se activeaz fereastra Database;
se fieaz lista tabelelor;
93
Aplicaia 5
se selecteaz tabela care se va copia i se d comanda Copy;

se creeaz o baz de date nou prin comanda New din meniul File;
se execut comanda Paste.
Sunt puse la dispoziie 3 opiuni pentru lipirea tabelei copiate n baza de
destinaie. Se poate crea o tabel nou sau nlocui datele din tabela cu numele
introdus n caseta Table Name selectnd opiunea Structure and Data. De
asemenea, se poate lipi numai structura adugnd mai trziu datele (Structure
Only) sau se pot aduga nregistrrile ntr-o tabel existent cu numele introdus
(Append Data to Existing Table). Prima opiune este cea mai uzual alegere.
Pentru ultima opiune, pentru ca operaiunea de copiere s funcioneze trebuie ca
structura tabelului existent s fie identic cu cea a tabelului care se import.
Ordonarea datelor din tabele
nghearea afirii unui cmp dintr-o tabel
Dac tabela conine mai multe cmpuri dect se pot afia n modul
Datasheet View, se pot nghea pe ecran unul sau mai multe cmpuri pentru a
uura vizualizarea datelor ordonate. Pentru a nghea anumite cmpuri se
execut paii:
se deschide tabela n modul Datasheet View;
se execut click pe butonul antetului unui cmp (<Shift> + nume cmp pentru
mai multe cmpuri) i se alege comanda Format Freeze Columns.
Ordonarea datelor dup un singur cmp
se execut click pe butonul antetului cmpului dup care se face sortarea;
se d comanda Sort Ascending/Descending.
Ordonarea datelor dup mai multe cmpuri
se schimb ordinea cmpurilor astfel nct cele dup care se face sortarea s
se afle unul dup altul;
se selecteaz primul cmp dup care se ncepe sortarea apoi, cu tasta <Shift>
apsat, cmpurile succesive dup care se face ordonarea;
se d comanda Sort Ascending/Descending.
Gsirea nregistrrilor
Pentru a cuta i selecta nregistrri care conin valori egale cu valori
particulare (total sau parial) se folosete opiunea Find. Pentru aceasta:
se selecteaz cmpul n care se face cutarea;
se d comanda Find din meniul Edit care afieaz fereastra Find in Field;
n caseta Find What se introduce valoarea de cmp cutat.
94
Baze de date Access
Din lista derulant Match se pot selecta opiunile: Whole Field (ntregul
cmp); Start of Filed (nceputul cmpului); Any part of field (orice parte a
cmpului).
Filtrarea tabelelor de date
Exist trei modaliti de aplicare a filtrelor asupra datelor dintr-o tabel:
Filter by Selection se stabilete criteriul de filtrare selectnd toate
datele dintr-unul din cmpurile unei tabele sau numai o parte a lor. Cu aceast
metod se pot afia nregistrrile numai pe baza unui criteriu aplicat unui singur
cmp al tabelei. nainte de aplicarea butonului respectiv se plaseaz cursorul n
cmpul cu valoarea dup care se face selecia;
Filter by Form se introduce criteriul de filtrare ntr-o foaie goal a
formularului tabelei. Dup selectarea butonului Filter by Form, folosind listele
derulante din fiecare cmp, se selecteaz valorile de filtrare. n fiecare cmp se
pot combina mai multe criterii cu ajutorul etichetei Or din partea de jos a
ferestrei. Criteriile din mai multe cmpuri sunt combinate cu condiia logic
And;
Advanced Filter/Sort se aseamn cu crearea unei interogri dare
exist limitri. Filtrele sunt limitate la utilizarea unei tabele sau a unei interogri.
4. INTEROGAREA BAZEI DE DATE
Componenta de interogare (query) a aplicaiei Access poate fi de tip:
selecie (select); analiz ncruciat (crosstab); aciune (action); SQL
(Structured Query Language); parametrat (parameter).
Caracteristica QBE (Query by Example) a fost iniial dezvoltat pentru a
permite utilizatorilor s gseasc i s afieze poriuni de date, fr a cunoate
un limbaj de programare.
Pentru a crea o interogare simpl, se parcurg etapele:
se deschide baza de date;
se efectueaz click pe eticheta Query din fereastra Database, apoi se
alege o opiune de creare a interogrii (fie opiunea Design View) implicit, se
creeaz interogri de tip Select, care au ca rezultat datele selectate din tabelele
sau setul de rezultate al altor interogri de acelai tip;
din fereastra de dialog Show Table, se selecteaz obiectele de interes i
se confirm prin Add (n panoul superior al ferestrei apar listele cmpurilor
tabelelor i interogrilor implicate);
se includ n grila Query Design cmpurile care particip la interogare;
se d comanda Run din meniul Query pentru rularea interogrii.
95
Aplicaia 5
Exist mai multe modaliti de selectare a cmpurilor care particip la

interogare:
dublu click pe numele cmpului care s devin antet al unui cmp al
interogrii;
click pe butonul List Box (list ascuns) din colul cmpului Field (sau
<F4>) urmat de selecie prin <Enter>;
metoda drag and drop, cu care se pot aduga mai multe cmpuri la un
singur pas (prin acionarea tastei <Ctrl> sau <Shift>, n timpul seleciei, se
selecteaz anumite sau toate cmpurile din tabel) cmpurile selectate se trag
n zona grilei de interogare, n coloana din care se ncepe adugarea cmpurilor.
Selecia nregistrrilor dup criterii i ordonarea afirii
Presupunem create tabelele:
Abonai, cu cmpurile: Nr abonat, Data nscrierii, Serie BI, Numr
BI, Data eliberarii BI, Nume client, Prenume client, Adresa client, Telefon
client;
mprumuturi, cu cmpurile: Nr cerere, Nr abonat, Data cerere, Anulat;
Detalii mprumut, cu cmpurile: Nr cerere, Cota;
Cri, cu cmpurile: Cota, Titlul, An editare, Gen, Exemplare, Exemplare
disponibile, Nr editura;
Autori-Carte, cu cmpurile: Cod autor, Cota;
Autori, cu cmpurile: Cod autor, Nume autor, Prenume autor;
Detalii restituire, cu cmpurile: Nr cerere, Cota, Data restituire;
Edituri, cu cmpurile: Nr editura, Nume editura, Adresa editura, Telefon
editura.
Ne propunem s realizm o interogare care s fac o selecie asupra
tabelei Cri. Etapele care trebuie parcurse sunt:
Query New urmat de selectarea opiunii Design View;
Se alege tabela Cri din fereastra Show Table i se selecteaz cmpurile
Cota, Titlu, Gen, Exemplare, Exemplare disponibile;
Pentru a limita rezultatul interogrii la crile de beletristic, se introduce
expresia beletristica n rndul Criteria al colanei Gen;
Se execut click pe caseta de validare Show din coloana Gen pentru a nltura
semnul de marcare; dup dezactivarea casetei Show, cmpul Gen nu va mai fi
afiat la reluarea interogrii;
Se deplaseaz cursorul de editare n rndul Sort al coloanei Exemplare
disponibile i se acioneaz tasta <F4> (se afieaz opiunile de sortare pentru
acest cmp se alege opiunea Ascending pentru a ordona interogarea cresctor
dup acest cmp);
Se execut comanda Run din meniul Query pentru a afia rezultatul
criteriului i a ordinii de sortare introduse.
96
Baze de date Access
Atunci cnd sunt prezente mai multe criterii pe aceeai coloan, n linii
diferite, ntre ele se va aplica implicit operandul logic OR. Dac se introduce un
criteriu n acelai rnd cu unul introdus anterior, vor fi selectate pentru afiare
numai acele nregistrri care respect ambele criterii.
Observaii:
n timpul afirii interogrii (modul Query View) se pot edita datele din
toate cmpurile vizibile ale tabelei. Modificrile apar n tabela original dup ce
se revine n modul de rulare a interogrii;
se pot modifica numele din anteturile coloanelor interogrii. Pentru
aceasta, se poziioneaz cursorul la nceputul numelui coloanei care se va
modifica i se scrie naintea numelui vechi al coloanei numele nou urmat de
dou puncte (noul antet va avea forma: nume_nou : nume_vechi);
se poate face tiprirea interogrii ca raport (Astfel, n modul Query
View se poate realiza previzualizarea afirii utiliznd comanda Print Preview).
Interogri de aciune
n Access exist patru tipuri de interogri de aciune i anume:
generatoare de tabele;
care adaug noi nregistrri n tabelele de date create de ele;
care terg din tabele nregistrrile care corespund rndurilor terse n
setul lor de rezultate;
care actualizeaz valorile din cmpurile existente.
Interogrile de aciune creeaz noi tabele n bazele de date sau realizeaz
modificri majore ale unei tabele.
Pentru a crea o tabel dintr-o interogare, mai nti trebuie s se transforme
interogarea de tip selecie ntr-o interogare de tip aciune. Pentru aceasta se vor
parcurge etapele:
se deschide interogarea n Design View;
se alege comanda Make-Table Query din meniul Query;
n fereastra Table Name se introduce numele pentru tabela care se va
crea prin interogare (noul tabel poate fi adugat bazei de date curente sau altei
baze de date);
dup salvare, numele acestui nou tabel va apare n fereastra Database
i va fi precedat de semnul exclamrii.
Adugarea unui parametru n interogarea de aciune care genereaz un
tabel
n modul Design View, se deschide interogarea de aciune creia dorim

s-i adugm un parametru;
97
Aplicaia 5
se poziioneaz cursorul n coloana cmpului care se consider

parametru, n primul rnd de criterii;
se scrie mesajul care solicit criteriul, ncadrat ntre paranteze ptrate;
parantezele drepte indic faptul c datele introduse ntre ele sunt un prompt ctre
un parametru (ex. pentru a afia doar crile de un anumit gen literar, n rndul
Criteria al coloanei Gen se va tipri [Gen literar:]);
la rularea interogrii va apare fereastra de dialog Enter Parameter
Value care conine un prompt pentru introducerea criteriului (ex. beletristica).
Interogri de aciune care adaug nregistrri ntr-un tabel
n modul Design View, se deschide interogarea de aciune creia dorim
s-i adugm noi nregistrri;
se apeleaz comanda Append Query din meniul Query;
n fereastra de dialog Append se indic tabela n care se vor aduga
nregistrri.
Pentru a aduga date ntr-o tabel trebuie ca numele cmpurilor din
interogare i din tabela n care se adaug s fie identice sau s se indice
corespondena lor.
tergerea nregistrrilor dintr-o tabel folosind interogarea de aciune
Se creeaz o interogare de selecie cu toate cmpurile (opiunea * din lista
cmpurilor), apoi se adaug cmpurile individuale care vor fi utilizate la
indicarea criteriilor de tergere. Dac nu se indic un criteriu de tergere, la
transformarea interogrii de selecie ntr-una de tergere, rularea acesteia va
determina tergerea tuturor nregistrrilor din tabel.
Etapele care trebuie parcurse pentru tergerea unor nregistrri sunt:
se deschide o nou interogare;
se aduce * din lista cmpurilor, n grila de interogare;
se adaug cmpurile de selecie cu criteriile respective invalidnd
caseta Show;
se apeleaz comanda Delete Query din meniul Query.
Actualizarea unei tabele utiliznd interogarea de aciune
se deschide interogarea n modul Design View;
se selecteaz cmpurile care se actualizeaz din tabela respectiv;
se apeleaz comanda Update Query din meniul Query;
se formuleaz noile valori ale cmpurilor n celulele Update To i
eventuale criterii;
se execut interogarea.
98
Baze de date Access
5. OPERATORII I EXPRESIILE ACCESS

Exist 6 categorii de operatori:
aritmetici: +, -, - (unar), *, /, \ (mprire ntreag), Mod, ^ (exponent);
de atribuire i comparare: <, <=, =, >=, >, <>;
logici: And, Or, Not, Xor;
de concatenare: +, & (combin dou valori text ntr-un singur ir de
caractere);
de identificare: !, . ;
Operatorii de identificare au urmtoarele roluri:
combin numele claselor de obiecte i ale obiectelor pentru a selecta
un anumit obiect sau proprietate (ex. Forms!);
deosebete numele obiectelor de ale proprietilor (ex.
TextBox.FontSize=8);
identific anumite cmpuri din tabele (ex. Cri ! [Cota] arat cmpul
Cota din tabelul Cri).
Ali operatori:
Is folosit mpreun cu Null: Is Null, Is Not Null;
Like stabilete dac o valoare din ir ncepe cu unul sau mai multe
caractere (se poate aduga * sau ? pentru mai multe caractere) (ex. Like Jon,
Like File ????);
In stabilete dac o valoare ir este o component a unei liste de
valori);
Between stabilete dac o valoare numeric se ncadreaz ntr-un
interval indicat (ex. Between 1 And 5).
Constante
Access ofer 3 tipuri de constante:
numerice;
text, care trebuie incluse ntre ghilimele;
dat calendaristic/or, care trebuie incluse ntre # (ex. #1-Jan-80#,
#10:2030#).
Se vor crea dou tabele avnd cmpurile:
Abonai, cu cmpurile: Nr abonat, Data nscrierii, Serie BI, Numr
BI, Data eliberarii BI, Nume client, Prenume client, Adresa client, Telefon
client;
99
Aplicaia 5
mprumuturi, cu cmpurile: Nr cerere, Nr abonat, Data cerere,

Anulat;
Detalii mprumut, cu cmpurile: Nr cerere, Cota;
Cri, cu cmpurile: Cota, Titlul, An editare, Gen, Exemplare,
Exemplare disponibile, Nr editura;
Autori-Carte, cu cmpurile: Cod autor, Cota;
Autori, cu cmpurile: Cod autor, Nume autor, Prenume autor;
Detalii restituire, cu cmpurile: Nr cerere, Cota, Data restituire;
Edituri, cu cmpurile: Nr editura, Nume editura, Adresa editura,
Telefon editura.
Se va completa baza de date cu minim 20 de nregistrri.
Pentru aprofundarea noiunilor de gestionare a bazei de date se vor
efectua urmtoarele operaii:
reordonai cmpurile n tabela Abonai astfel nct Data nscrierii s
apar dup Data eliberrii CI;
copiai tabela de identificare a clienilor din lucrarea de laborator 4
(aplicaia 4.2) n tabela Abonai;
ordonai tabela de Abonai dup Data nscrierii i tabela
mprumuturi dup Nr cerere i Data cerere;
Filtrai abonaii nscrii ntr-un anumit an.
Pentru aprofundarea noiunilor de interogare a bazei de date se vor efectua
urmtoarele operaii:
Cu ajutorul unei interogri afiai toate crile mprumutate care au un
anume autor i care au fost editate ntr-un anumit interval de ani de ctre o
anumit editur;
Creai, folosind o interogare de aciune, o tabel cu toi abonaii mai
tineri de 20 de ani, nscrii ntr-un anumit an;
Creai o interogare de aciune cu parametru care s afieze informaiile
despre cri, pe genuri literare;
Creai o tabel cu aceeai structur cu cea de la Cri, nscriei date
noi i apoi adugai-le tabelei Cri folosind comanda Query Append;
Actualizai numrul de exemplare al crilor unui anumit autor, adugnd
cte 2 exemplare la fiecare titlu de carte, prin comanda Query Update.
100
Bibliografie
BIBLIOGRAFIE
1. Blan, D.
.a
Microsoft Excel pentru Windows 95, Editura Promedia Plus,

Cluj-Napoca, 1996.
2. Johnson, S.
Microsoft Office, Excel 2003, Editura Teora, Bucureti, 2004.
3. Kevin, M.
Utilizare Acces 97, Editura Teora, Bucureti, 1999.
4. Kovacs, S.
Word 6.0 7.0 Funciile speciale, Editura Albastr, ClujNapoca, 1996.
5. Miloescu, M. Tehnologia informaiei, Editura Teora, Bucureti, 1999.

6. Miloescu, M. nva singur Microsoft Excel, Editura Teora, Bucureti,
2007.
7. Nstase, P.
.a
Baze de date. Microsoft Acces 2000, Editura Teora,

Bucureti, 2000.
8. Trandafir, R
.a
http://civile.utcb.ro/cmat/cursrt/bd.pdf, Bucureti, 2006.
101

Baze de Date

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Baze de Date

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Gabriela IANCULESCU

Ovidius University Press

Baze de date n Microsoft Office XP

4. Baze de date Access ....................................................................................... 46

Consideraii generale privind bazele de date

Cunotinele reprezint informaii simple sau compuse, dobndite n timp,

Consideraii generale privind bazele de date

O banc de date este o baz de date mai puin structurat i care

nivelul fizic, care exprim viziunea inginerului de sistem asupra datelor

Fig. 1.1. Arhitectura sistemului de baze de date

Consideraii generale privind bazele de date

acesteia n schema conceptual 3. n continuare, sistemul consult structura

Baze de date Word

Un exemplu de machet pentru documentul principal poate fi cel

Fig. 2.1. Exemplu de machet pentru documentul principal

Fig. 2.2. Modul de afiare al documentului cu codurile de cmp

Rezultatul interclasrii va fi o circular, format din trei scrisori

Ctre Vasilescu Vasile

Fig. 2.3. Rezultatul interclasrii scrisorile personalizate

Baze de date Word

Pasul 2. Redactarea scrisorii (fig. 2.5)

Baze de date Word

Pentru exemplificare, se va utiliza o nou list (varianta c).

Baze de date Word

Pasul 4. ntocmirea scrisorii (vezi 2.1.3. Crearea documentului principal)

Fig. 2.8. Fereastra Task Pane pentru vizualizarea ntregului document

Main document setup

View Merge Data

Open Data Source

Hilight Merge Fields

Ceck for Errors

Mail Merge Recipients

Merge to New Document

Insert Address Block

Insert Greeting Line

Insert Merge Fields

Fig. 2.9. Bara de unelte Mail Merge pentru interclasare

Fig. 2.10. Introducerea codurilor de cmpuri utiliznd fereastra Task Pane

Baze de date Word

Insert Merge Field

Ctre <<Nume>> << Prenume>>

Fig. 2.11. Operaiile de interclasare necesare editrii documentului principal

Fig. 2.12. Bara de instrumente a bazei de date

Afieaz fereastra de dialog Data Form, n care se pot

Afieaz fereastra de dialog Manages Files, care permite

Add New Record

Adaug un articol nou la baza de date, care este introdus

terge articolul situat la locaia cursorului

Sorteaz articolele din baza de date n ordine cresctoare

Sorteaz articolele din baza de date n ordine

Insereaz o baz de date n documentul activ

Actualizeaz i afieaz rezultatul instruciunii de cmp

Deschide fereastra de dialog Find in Field, care permite

Mail Merge Main

Afieaz documentul principal al interclasrii

2.2.2. Afiarea bazei de date sub form tabelar

Baze de date Word

Fig. 2.13. Ferestrele de dialog succesive pentru afiarea bazei de date

Fig. 2.14. Afiarea bazei de date sub form tabelar n document

Fig. 2.15. Afiarea bazei de date pentru gestionarea cmpurilor

Baze de date Word

Fig. 2.17. Fereastra Manage Fields pentru gestionarea cmpurilor

Baze de date Word

n lista ascuns In Field se selecteaz numele cmpului n care se va