Chap3 Brahic

Mireille BRAHIC
MIEUX RDIGER
LES CRITS
PROFESSIONNELS
Courriers, messages lectroniques,
comptes rendus, rapports, analyses et synthses
ditions dOrganisation, 2004

ISBN : 2-7081-3047-1
Intressez-vous au fond
avant de vous occuper de
la forme
1 Concentrez-vous sur le contenu de la lettre

avant toute mise en forme
1.1 Une lettre bien prsente mais vide de sens
est inutile ; incomplte elle devient dangereuse
Sinterroger sur le contenu de la lettre
tant donn que le contenu dune lettre dpend essentiellement de lobjectif de celle-ci, sa rdaction commence par une interrogation sur cet
objectif. Cest cette tape qui permet de dterminer le ton de la lettre et
les informations quelle contiendra. Si cet objectif vous est inconnu, tudiez le dossier ou renseignez-vous auprs de personnes comptentes,
notamment celles qui ont command ce travail de rdaction.
ditions dOrganisation
85
Mieux rdiger les crits professionnels
Dduire, daprs lobjectif, les points aborder

Lobjectif, dans une situation de contentieux, par exemple, ne sera pas
lchange rciproque dinsultes. Cette attitude est vaine. Lobjectif doit
tre, de part et dautre, de maintenir de bonnes relations malgr le diffrend. La rclamation doit donc tre rdige comme une demande courtoise dexplication et la rponse qui lui sera faite comme un
remerciement pour lintrt port au bon fonctionnement de lentreprise.
Ce dernier objectif ninterdit pas une rponse ngative qui sera rdige
suivant le modle du syllogisme. Cest--dire :
1. Rappel des arguments du requrant, modrs par des conditionnels et des verbes exprimant le doute (supposer, prsumer, conjecturer, prtendre, estimer).
2. Apports de contre-arguments dans un paragraphe commenant
par or et contenant des verbes de certitude au prsent de lindicatif (les experts affirment, les tmoins attestent, les textes certifient, les archives tmoignent)
3. Dduction de linluctabilit du refus de donner suite dans une
conclusion commenant par donc ou en consquence .
De mme lobjectif de lannonce aux employs de lchec dun projet
sera, en fait, un remerciement pour le travail fourni et un encouragement poursuivre leffort dans les travaux venir.
Pour les lettres moins dlicates rdiger, des notions sur les diffrents
points aborder peuvent tre fournies par les divers manuels de marketing, de management ou de droit commercial. Cest l, en effet, que sont
rcapituls, par exemple, les lments indispensables la rdaction
dune commande inattaquable, lobtention dun devis sans lacune ou
lorganisation incontestable du dialogue social interne lentreprise.
En outre, pour rpondre une lettre de demande dinformation en se
fondant sur des textes rglementaires, afin que linformation soit complte mais sans indication superftatoire, il convient de rpartir les donnes dans un tableau deux colonnes. Dans la colonne de gauche le cas
est dcoup, sous forme de mots cls en autant de lignes que de dtails
rpertoris, sans souci encore de savoir sils sont importants ou inutiles.
Dans la deuxime colonne, et en face de chaque dtail rpertori, il suffit de faire figurer les rponses trouves dans les textes. La grille ainsi
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Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme
tablie regroupe linformation complte qui devra tre exprime dans la

lettre de rponse.
Prise de notes pour rpondre une lettre
Le cas
Madame Cungonde Boidefeux

Adjoint administratif
Service infrastructure
Rgion militaire de dfense (RMD)
Nord-Est
crit au chef dtat-major de la RMD
Les lments de rponse
Le chef dtat-major madame Boidefeu
selon dcret 85-986 du 16.09.1985

comment cesser fonctions
demander disponibilit car dmission

irrvocable
faire la demande son ministre par voie
hirarchique
pour suivre mari
art. 47
qui va travailler ltranger
art. 47
pendant au moins 4 ans
droit 3 annes renouvelables tant que

conditions remplies
solliciter rintgration 2 mois au moins
avant date prvue pour reprise activit
compter du 1/03/2001
faire sa demande au moins 2 mois avant

la date prvue pour le dbut de la disponibilit.
mre d1 enfant de 3 ans
aucun intrt puisquun article convient

lobjet prcis de la demande (suivre son
mari). Il est inutile de linformer sur la
disponibilit pour lever son enfant.
Vous pouvez excuter lexercice 4, p. 261.
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Rflchir lordre dans lequel les diffrents points

seront abords1
Avant toute proccupation de forme, de disposition des renseignements
administratifs ou de formulation conforme ce quon croit tre les
canons du style administratif ou commercial, il faut tre certain davoir
fait le tour de la question. Cest seulement aprs avoir vrifi lexhaustivit quil faut sintresser lordre dans lequel les diverses informations
seront exposes dans un souci de clart, en premier lieu, puis dimpact
sur le destinataire en second lieu.
Rien nempche, en effet, dannoncer demble une nouvelle positive et
den expliquer le pourquoi ensuite. Le destinataire ne lira sans doute
pas ces explications, mais ce sera sans consquences pour lmetteur.
Toutefois, sachant quil risque de faire de mme en cas dinformation
ngative, faire prcder des explications incontestables vitera un coup
de tlphone furibond.
Gardez, quoi quil en soit, en mmoire la recette2 pass + prsent +
avenir qui vous permet dtre exhaustif.
Voici seulement venu le moment de faire des phrases3

Le moment est venu de transformer les quelques mots cls figurant sur le
brouillon en phrases claires, concises, prcises et efficaces, avec un souci :
dintelligibilit (ma phrase doit tre comprhensible par nimporte
qui),
de correction de la langue (ma phrase doit respecter la grammaire
franaise),
de communication (ma phrase ne doit pas, malgr moi, prter
des sous-entendus).
Il ne faut jamais perdre de vue que certains mots, la dnotation anodine,
peuvent avoir un sens culturel sous-jacent appel connotation .
enveloppe , par exemple dnote : feuille de papier plie et colle en forme
de poche et connote : pot-de-vin . Une connotation ngative involontairement produite peut tre prjudiciable lefficacit de la lettre.
1. Cf en premire partie le titre Suscitez lintrt de votre lecteur , p. 69.
2. Cf. premire partie, p. 20.
3. Cf troisime partie, p. 191.
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Enfin, il est temps de soccuper de la forme

Il est enfin temps de soccuper de lenvironnement du texte en choisissant une formule de courtoisie adquate ; en rdigeant un objet qui soit
le rsum de la lettre qui vient dtre crite et non pas celui de la lettre
laquelle il a t rpondu et en appliquant la prsentation qui convient.
Cette procdure est schmatise en annexe 2.
1.2 Adoptez la prsentation en vigueur

sur votre lieu de travail
La prsentation des lettres, qui certains donnent priorit sur le texte,
ne doit intresser le rdacteur quen dernier lieu. Ceux qui croient que
lemplacement des renseignements tels que le lieu, la date, le numro
denregistrement, lobjet, les rfrences, etc. font la lettre, ignorent souvent quil existe plusieurs faons, tout aussi officielles les unes que les
autres, de rpartir ces lments. En effet, le modle administratif classique tend se modifier ces dernires annes pour tenir compte, dans
des chartes graphiques, des consignes NF Z 11-001 de lassociation franaise de normalisation (AFNOR) employes, avec une plus ou moins
bonne volont dans le secteur priv.
De plus, les usages diffrent selon les pays4. Informez-vous si vous
devez crire ltranger, pour ne pas commettre dimpairs quant aux
titres, formules de politesse, disposition des adresses, etc. En effet cet
ouvrage na pas lambition de rpertorier les usages internationaux.
Dans les divers modles de prsentation de lettres donns en annexe 2,
vous pouvez retrouver, disposs de diverses faons, ces lments indispensables :
Len-tte*, ou timbre*, informe sur lmetteur

On parle d en-tte* dans le priv, de timbre* dans
lAdministration.
4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, d. UGA, 1988.
89
Len-tte* dune lettre du secteur priv se place en haut et gauche de la

feuille ou stale sur toute la partie suprieure. Elle contient toutes les
informations ncessaires lidentification de lmetteur5 (NAF ;
SIRET), celles utiles pour le joindre (adresse6, tlphone, tlcopie,
tlex, ml*) et celles, ventuellement, indispensables pour le payer
(numro de compte postal ou bancaire) :
BIDOUILLARD Frres
S.A.R.L. au capital de 50 000 F SIRET N 340 460 562 000 15
CCP n 10693220000
126, rue Lonard-de-Vinci

83130 LA GARDE
Tl. 04 94 17 18 19 fax : 04 94 20 21 22
Le timbre* administratif dcline la hirarchie de lmetteur de la lettre et

donne son adresse :
Ministre de lAgriculture
Direction du personnel
Service du recrutement
Bureau des concours
adresse
tlphone
Si lmetteur est haut plac dans la hirarchie, le timbre* sera rduit en :
Ministre de
lducation nationale
Le Premier ministre
Cabinet du ministre
Le numro denregistrement
Il se trouve sous le timbre* dans ladministration et la rubrique nos
rfrences dans le secteur priv. Il indique en gnral : la personne qui
est lorigine de la lettre / la personne qui a rdig la lettre / la per5. Lmetteur ne se dsigne jamais par monsieur Untel , madame Unetelle , mais par
son prnom suivi de son nom. Sil porte un prnom mixte il peut faire figurer son
deuxime prnom.
6. Ladresse porte en en-tte* se rdige selon les rgles de typographie classique franaise
et non selon les indications de La Poste.
90
sonne qui a saisi la lettre / le numro dordre chronologique de la lettre

(ex : AB/CD/EF/0001). En place des initiales des personnes se trouve
quelquefois, sous forme de sigle*, la hirarchie du service metteur (ex :
DG/SMI/SEA/0001).
La chronologie est remise zro chaque premier janvier dans les administrations et les grandes structures. Mais les petites ou moyennes entreprises
prfrent la faire partir de la date de leur cration en prenant soin de faire
apparatre continuellement lanne en cours (ex : AB/CD/EF/01.0001).
Dautres encore nutilisent que les lments de la date. Ainsi une lettre
rfrence 20010113 est une lettre du 13 janvier 2001.
La mention affaire suivie par

Elle est obligatoire dans ladministration depuis 1985 conformment aux
prescriptions contenues dans la circulaire n 1995. Elle permet ladministr* de joindre directement la personne en charge de son dossier car
elle lui fournit son nom et son numro de tlphone direct. Elle ne simpose pas dans le priv car le traitant signe directement, mais pourrait
savrer quelquefois utile, notamment dans les grandes organisations.
Affaire suivie par : Yvan Dpche
Tl. : 00 00 00 00 00
Les lieu et date

Toujours prcde du lieu dexpdition, la date comprend le quantime
du mois en chiffres, le nom du mois en toutes lettres et le numro de
lanne en quatre chiffres. La normalisation AFNOR7 la dispose au-dessous de la suscription* alors que le secteur public8 la place, en gnral,
tout en haut et droite de la feuille. Cet lment est capital car une lettre
sans date ne remplit plus sa fonction de preuve. Rien ne prouve, par
exemple quune dclaration de sinistre une compagnie dassurance a
t effectue dans le dlais requis si la lettre ne porte pas de date.
7. Ce qui concerne lAFNOR est illustr par lannexe 2A.

8. Diverses prsentations issues du secteur public sont illustrs par les annexes 2B, C, D, E,
F, G.
91
La rubrique objet
Elle nest pas spcifique la lettre ; les notes, les mls* comportent une
rubrique objet . Elle est destine retrouver rapidement une pice
dfinie dans un dossier contenant un change de correspondance. En
consquence elle est le rsum bref et prcis de la lettre et non pas la
reprise indfinie du mme objet, par exemple :
demande de devis,
votre demande de devis n XX,
demande dexplicitation de votre devis n YY,
explicitation de notre devis n YY,
commande de stores,
La rubrique rfrences ou vos rfrences

dans le secteur priv
Elle fait apparatre le numro denregistrement de la lettre laquelle il
est rpondu ainsi que les rfrences des documents auxquels il est fait
allusion. Cest cette rubrique que peuvent figurer les numros de
clients ou de contrats attribus par les fournisseurs.
La rubrique pices jointes (P.J.)

Elle peut figurer la suite des rfrences ou en pied de page. Elle se
contente parfois de donner le nombre de pices (ex : 2 P.J.) ou numre
les intituls des pices, par exemple :
photocopie de votre lettre du xx/xx/xx,
rglementation de yy,
chque de mille huit cent quarante-cinq francs.
Citer ainsi les pices jointes permet au service courrier de vrifier si elles
font bien partie de lenvoi, et au destinataire de ne pas en garer une
(chque par exemple) qui serait dun format infrieur aux autres documents. Il peut tre galement utile de savoir de quoi tait accompagne
une lettre sortie des archives pour des raisons de contentieux.
La suscription*
Elle sinscrit, comme son nom lindique, au-dessus du corps du texte.
Dans le secteur priv, il sagit uniquement de ladresse du destinataire.
Selon la normalisation AFNOR, celle-ci scrit sur 6 lignes au maximum,
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partir de 4 cm du haut et entre 11 cm et 13 cm du bord droit de faon

que ladresse apparaisse dans la fentre dune enveloppe DLF (feuille
A4 plie en 3 dans le sens de sa hauteur).
En outre, La Poste, afin dutiliser au mieux ses quipements de lecture
optique nous demande :
de ne pas omettre le code postal ;
de ne pas marquer lespace des milles dans le code postal ;
de le faire prcder, le cas chant, des initiales minralogiques du
pays de la communaut europenne destinataire plutt que dinscrire ce nom en entier ;
de ne plus noter la prposition par quand le lieu de destination
ne possde pas de bureau expditeur ;
dinscrire le nom du bureau expditeur en capitales, sans signe de
ponctuation9, ni soulignement ;
de ne pas marquer la ponctuation dans les lignes concernant la rue
et la ville.
Adresse du destinataire,
apparaissant sur lenveloppe
Madame Prudence JURISSE
42 avenue Henri Dsir Landru
F 84800 L ISLE SUR LA SORGUE
Mme adresse tout autre endroit

sur nimporte quel document
Madame Prudence JURISSE
42, avenue Henri-Dsir-Landru
F 84800 LISLE-SUR-LA-SORGUE
Par ailleurs, la formulation de ladresse peut, dans les grandes organisations, orienter la lettre vers la personne ou vers la fonction :
Suscription* pour une lettre
personnelle qui ne sera ouverte
que par lintress :
Monsieur Yves AUMIEU

Socit franaise des textiles
59210 COUDEKERQUE BRANCHE
Suscription* ambigu qui, selon

les usages de lentreprise sera
considre comme personnelle
ou traite par le service courrier.

Directeur des ressources humaines
9. Les accents, trmas ou cdilles ne sont pas des signes de ponctuation.
93
Les deux dernires suscriptions* permettront la lettre

dtre traite par le service
courrier et exploite mme si
le destinataire privilgi est
absent.
Monsieur le Directeur
de la Socit franaise des textiles
lattention de
lattention du directeur
des ressources humaines
Lorsquune lettre du secteur public est destine au secteur priv10,

lusage voudrait que ladresse du destinataire sinscrive en bas et
gauche de la page. Mais, lutilisation de plus en plus frquente des
enveloppes fentre amne le rdacteur la reporter lemplacement
qui est conseill par lAFNOR.
Lorsquil sagit dune lettre administrative en forme administrative11,
cest--dire lorsque son destinataire appartient galement au secteur
public, la suscription*, qui se trouve en haut et droite de la feuille, est
plus complexe. En effet, toute lettre administrative est achemine par
voie hirarchique sous couvert de lautorit dont le rdacteur dpend
immdiatement. Par exemple, un sous prfet ncrira au ministre que
sous le couvert du prfet dont il dpend12. La mention des grade et fonction du signataire (attache*) prcde ladresse administrative du destinataire dont les noms et grade sont prciss. la suite de cette adresse la
formule sous couvert de , prcdant la mention des grade et fonction de
lautorit hirarchique directe du destinataire est obligatoire.
LInspecteur dacadmie
directeur des services dpartementaux
de lducation nationale
du Pas-de-Calais
10. La lettre administrative en forme personnelle est illustre par lannexe 2C.
11. La lettre administrative en forme administrative est illustre par lannexe 2B.
12. Les prfets, toutefois, correspondent directement avec le ministre comptent pour laffaire dont ils traitent.
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Madame Lambert
Institutrice
cole maternelle Les Oiseaux
62330 MOLIGHEM
S/c de Monsieur lInspecteur dpartemental de lducation nationale
de la circonscription Maternelle III
Une lettre administrative mane toujours de la plus haute autorit de
ltablissement mme si elle est rdige et signe par dlgation.
Corrlativement une lettre sadresse toujours cette autorit mme si la
personne qui est charge du dossier est connue. Cette dernire est mentionne par la formule lattention de et le service ou bureau dont
elle dpend est prcis.
Monsieur le Ministre de lIntrieur
Direction des Affaires politiques et de ladministration du territoire
lattention de Monsieur Despches
Chef du Bureau XXX
(adresse)
La souscription*
Comme son nom lindique aussi, se trouve au-dessous du corps de la
lettre. Dans le secteur priv il sagit simplement des prnom et nom du
signataire sur la premire ligne et de sa fonction sur la deuxime ligne13.
Les tablissements industriels publics tendent adopter cette prsentation en remplacement de laustre grade + nom de famille :
Grard MANVUSSA
adjoint au directeur pour la communication
LIEF MANVUSSA
Pour ce qui est des administrations, lattache* se retrouve en souscription*, condition que ce ne soit pas la mme que celle de la suscription*. Ainsi, si ladresse du destinataire est prcde de Le Directeur
et que le directeur, lui-mme, signe la lettre, lattache* nest pas rpte.
13. Voir fiche utilisation des majuscules en annexe 3A.
95
Toutefois, si un chef de service signe par dlgation14, les grade et fonction de ce dlgataire et la nature de sa dlgation apparaissent au-dessus de sa signature*. Celle-ci, jadis mention manuscrite et intgrale du
prnom et du nom du signataire est bien trop souvent aujourdhui remplace par un graffiti incomprhensible, cest pourquoi il faut immanquablement la faire suivre de sa traduction dactylographie.
Les marges
AFNOR a normalis la dimension des marges au moins 2 cm gauche,
droite et en bas. Quant aux diffrentes chartes graphiques du secteur
public, elles situent la marge de gauche entre 2 et 5 cm.
Surtout ne tassez pas votre texte pour quil tienne sur une page. Si votre
texte est long, arez-le de manire crire au moins un paragraphe au verso
en plus de la formule de politesse et pensez apposer le signe /
dans la marge en bas droite au recto et en haut gauche au verso.
Sans quune manire soit plus authentique que lautre, les dbuts de
paragraphes soit salignent la marge (prsentation dite lamricaine,
utilise, par exemple dans larme de terre15), soit prsentent un retrait
de quelques centimtres (prsentation dite la franaise). Cependant la
lisibilit est meilleure dans la prsentation lamricaine car elle rduit
les blancs et facilite le parcours de lil.
lamricaine
la franaise
14. Les diffrents degrs de responsabilit dans les signatures* sont exposs en premire
partie, p. 22.
15. La prsentation dune lettre dans larme de terre se trouve en annexe 2D.
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La formule dappel
Elle commence le corps de la lettre. Elle se rduit en gnral :
Monsieur , Madame ou Mademoiselle suivis du titre quand il y a
lieu (ex : Monsieur le Directeur)16 puis dune virgule. Mais jamais suivis
du nom de famille. La politesse franaise nadmet aucune abrviation
en suscription* et les vite dans le corps des textes. Lorsquun texte
traite dune tierce personne, et si celle-ci est susceptible de lire le document (collgue, parent ou ami du destinataire), son titre est crit en
entier (en minuscules17) ; si ce nest pas le cas, il est possible de labrger.
Il convient alors de ne pas improviser et de se conformer aux abrviations conventionnelles18.
En outre, ne croyez pas flatter une femme dge mr en lui donnant du
Mademoiselle ; Madame peut parfaitement convenir toutes les
personnes du sexe fminin quels que soient leurs ges ou leurs situations de famille, surtout dans le domaine professionnel.
Le franais tant une langue qui ne possde pas de genre neutre, les
Franais ont coutume de pallier* cette lacune par lemploi du masculin.
Ainsi, Messieurs est la formule dappel qui convient lorsquon
sadresse une socit sans que ce soit une personne prcise. La formule Madame, Monsieur, est du style des publicits et peut tre prise
par un professionnel dans le sens : peu mimporte qui vous tes, vous
rayerez la mention inutile. . Si, de plus, vous lutilisez dans une lettre de
motivation, vous dmontrez votre interlocuteur que vous navez pas
pris la peine de vous informer sur son entreprise et que vous avez
reproduit votre lettre en srie.
Certains titres ne possdent pas de fminin : ingnieur, docteur, professeur, maire, ministre, etc. de mme que certains mots ne se masculinisent pas, mme sils concernent un homme : ordonnance, sentinelle,
vigie, altesse, canaille, dupe, personne, recrue, star, vedette, victime Et
pour les raisons dexpression du genre neutre voques au paragraphe
prcdent Madame le Directeur , Madame le Prsident 19, etc. seront
16. Voir la fiche sur lusage des majuscules en annexe 3A.
17. Voir la fiche sur les majuscules en annexe 3A.
18. Voir la fiche sur les abrviations en annexe 3B.
19. Consulter lavis de lAcadmie franaise ce sujet au http://www.academiefranaise.fr/langue/index.html (dernier chapitre).
97
prfrs Madame la Directrice , Madame la Prsidente . De plus,

dans beaucoup desprits, ces dernires expressions dsignent encore, de
faon cavalire, la femme dun directeur ou dun prsident plutt
quune femme occupant lune de ces fonctions.
En outre, dans le priv, de nombreuses femmes considrent le port dun
titre masculin comme une avance dans la conqute des emplois suprieurs rservs autrefois aux hommes et pensent que fminiser les titres
inciterait le client les choisir ou les viter cause de leur sexe et non
pas pour leur comptence* ou leur incomptence.
Enfin, les conseils prodigus par les manuels de savoir-vivre sont toujours en vigueur :
Cher Monsieur ne semploie pas envers un suprieur et ne
sadresse qu des personnes que lon connat. Cher ami et
Mon cher ami ne semploient que si lon est effectivement li
avec la personne par des liens damiti ;
Chre Madame , Chre Mademoiselle ne semploie quavec des
amies de la mme gnration, ou plus jeunes que le signataire ;
Cher Monsieur et Ami ou Chre Madame et Amie semploient
lgard de personnes pour lesquelles on prouve la fois de lamiti et de la dfrence ;
Cher collgue , Mon cher collgue semploient aussi bien envers
des gaux quenvers des subordonns, jamais envers un suprieur.
Lhistorique des rapports pistolaires pourrait donc se retracer grce au
relev des formules dappel. Ainsi des confrres de mme profession
librale emploieront lors dun premier contact : Monsieur, , qui pourra
devenir Monsieur et Cher Confrre , puis Cher Confrre ou Mon
Cher Confrre , puis encore Cher Confrre et Ami , qui se transformera
vite en Cher Ami , puis Mon Cher Ami avant den venir lemploi
du prnom.
La formule de traitement
Cest la formule par laquelle le destinataire est voqu au cours de la
lettre. De nos jours, en dehors de cas vraiment exceptionnels comme la
lettre destine une sommit ou lambassadeur dun pays tranger en
France, la deuxime personne du singulier ou du pluriel, selon le degr
dintimit, sont les plus courantes.
98
La formule de courtoisie
Au sein de lAdministration, la formule de courtoisie, de mme que la
formule dappel, sont inutiles. Mais, lorsquune administration sadresse
un particulier ou une entreprise prive, une formule dappel figure
en dbut et une formule de courtoisie en fin de lettre.
Toutefois, les lettres officielles comportent toujours une formule dappel et une formule de courtoisie, de mme les lettres prives adresses
par un agent* de ltat un haut fonctionnaire ou les lettres prives
entre militaires ou fonctionnaires. Dans ce dernier cas, il est dusage
dcrire les formules la main.
Quoiquil en soit, le secteur priv utilise en toute occasion la formule
traditionnelle de courtoisie, que chacun trouve dsute mais dont
lventuelle absence est toujours critique.
Voir le tableau page suivante.
NB
Vous pouvez vous forger une formule passe partout , ni trop guinde, ni
trop cordiale, qui ne vous dvalorise pas sans choquer votre correspondant
comme : Je vous prie dagrer, , lexpression de mes salutations distingues. Mais les tournures anglo-saxonnes telles que sincrement vtre
ou cordialement ne sont utilisables qu la fin dun message ou dune
tlcopie.
Le premier paragraphe dune lettre ne commence surtout pas

par suite
Dune part parce que suite est une incorrection grammaticale qui
peut tre tolre uniquement en style tlgraphique (elle fait conomiser
un mot). La construction correcte est : la suite de .
Dautre part, commencer ainsi ou par toute autre formule de ce type qui
serait grammaticalement correcte, par exemple : Comme suite ou
En rponse conduit rpondre immdiatement la demande
sans la reformluler alors que cela est indispensable la fonction de
preuve de la lettre20. Le premier paragraphe donc :
20. Voir en partie 1, p. 19.
99
cordiales(aux)
salutations
(entre gaux)
Recevez,
Croyez ,
(entre gaux)
(entre gaux)
La formule de courtoisie
(on informe)
l'assurance
de
Veuillez
Agrez,
Acceptez,
Formule
d'appel,
recevoir,
Daignez
(grande courtoisie)
Je vous
demande de
croire ,
accepter
agrer,
Je vous prie
de
Je vous prie
de bien
vouloir
100
sincres
distingu(e)s
les meilleurs
respectueux(ses)
sentiments
hommages
(d'homme
femme marie)
trs
les plus
haute
dvou(e)s
dfrente(e)s
(dfrent)
considration
(c'est acquis)
dvouement
(suprieur direct)
l'expression
de
(dfrent)
respect
le plus
la plus
entier(e)
profond(e)
entier(e) et
profond(e)
Le choix de la bonne formule est souvent une torture intellectuelle pour le rdacteur occasionnel. Cependant, le schma suivant permet de composer une varit de formules de
courtoisie. En suivant les lignes du bas une expression simple et cordiale est obtenue,
alors que suivre une ligne du haut donne un texte crmonieux. Par exemple :
Recevez, Monsieur, lexpression de mes cordiales salutations. scrit un gal alors
que Je vous prie de bien vouloir agrer, Monsieur, lassurance de mon respect le plus
entier et profond scrira un haut dignitaire.
rappelle lessentiel de la demande qui ncessite cette rponse

Par votre lettre en date21 du (...) vous me demandez (...)
Par bordereau en date du (...) jai t inform de (...)
Par votre lettre, rappele en rfrence22, vous avez bien voulu me
signaler (...)
Par lettre cite en rfrence vous avez appel/attir23 mon attention sur (...)
Par votre communication tlphonique du (...) vous mavez entretenu de (...)
Le (...), par tlphone, vous mavez expos (...)
Sous le timbre* de (...), par lettre en date du (...) vous avez appel
mon attention sur (...)
Je vous rappelle que nous ne pouvons tenir compte de demande
de (...) telle que formule par votre lettre en date du (...)
Le secteur priv peut se permettre, cette occasion, dexprimer des
remerciements, de la satisfaction ou des regrets :
Je vous remercie de me faire savoir par votre lettre en date du (...)
que (...)
Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez travers
votre appel doffre rf. (...) du (...)
Je vous remercie pour lintrt que vous portez mes travaux par
votre demande de devis rf. (...) du (...)
Il mest agrable dapprendre, par votre lettre en date du (...), que
(...)
Satisfait par votre proposition en date du (...) je vous fais parvenir un contrat stipulant (...)
Jai le regret de vous faire savoir que je ne puis donner suite
votre demande de (...) reue par lettre en date du (...)
21. En date du fait allusion la date inscrite sur le document auquel on rpond ; tandis que Par votre lettre du peut indiffremment dsigner la date de rception, celle
porte sur le cachet de la poste ou celle porte sur le document.
22. vitez les lourds susmentionne ; ci-dessus rfrence .
23. Selon les usages administratifs, un subordonn appelle lattention de son suprieur ;
celui-ci attire celle de son subordonn.
101
prsente la situation qui conduit prendre contact

La CNMSS a lintention de (...)
Dans le cadre de (...) DCN a dcid (...)
Lexamen du catalogue que vous mavez envoy me conduit
vous demander de plus amples informations concernant (...)
Le rsultat des travaux du groupe de recherche X me conduit
mettre en place un (...) qui (...)
Jai t saisi, par le service X dune question relative (...)
Il ma t demand si (...)
Vous avez bien voulu minformer de (...)
Vous avez bien voulu me charger dtudier le dossier (...)
Il ma t signal que (...)
Jai t saisi dune lettre en date du (...) manant de monsieur X,
tendant obtenir (...)
Par lettre en date du (...) monsieur X, ministre de (...) a appel
mon attention sur (...)
Joccupe depuis le (...) lemploi de (...) temps complet (tablissement)
informe ou ordonne
Jai lhonneur de vous informer que (...)
Je vous prie de bien vouloir me rendre compte de (...)
Vous voudrez bien me faire parvenir (...)
Jai lhonneur de vous prier de bien vouloir me faire connatre
votre avis concernant cette suggestion.
Ces formules sont donnes pour montrer la multitude de possibilits de
commencer une lettre. Mais ne vous rfugiez pas dans lautomatisme de
formules toutes faites. Il ny a rien de pire pour bloquer lcriture : la formule commence, plus rien ne vient. Habituez-vous plutt travailler la
substance du message avant de construire vos phrases.
Le tableau suivant fait ressortir les particularits de chaque metteur de
lettres (secteur public, secteur priv). Il en rsulte que les diffrences
sont protocolaires et minimes. Une lettre administrative emploiera, par
exemple, exclusivement la premire personne du singulier alors quune
entreprise lemploiera tout autant que la premire personne du pluriel
102
Tableau synoptique des diffrents types de lettres

Public
metteur
Critres
Unit
Exhaustivit
Homognit
Tenue
Politesse
Clart
Concision
Objectivit
Style
Plan
Interne
Externe
Entreprise
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je/nous
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
Priv
Particulier
Affaires
Perso.
oui
oui
oui
oui
Entire
oui
libert
oui
dexpression
oui
et de
oui
prsentation
Je
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
Formule
dappel
non
oui
oui
oui
Formule de
courtoisie
non
oui
oui
oui
oui
oui
Objet
Rfrences
Pices jointes
oui
non
Rf. des
pices qui ont
rendu la correspondance
ncessaire
non
Nombre de pices jointes
Rfrence de la lettre
laquelle on rpond ou numro de suivi ou de client attribu par le correspondant et
intitul Vs rf.
numration des pices jointes
Numro denregistrement
oui
oui
Lieu et date
oui
oui
oui
oui
Signature*
oui
oui
oui
oui
au-dessus de
la signature*
au-dessus de
la signature*
au-dessus de
la signature*
AFNOR
AFNOR
Nom & fonction au-dessus de

du signataire
la signature*
Formules
obligatoires
Prsentation
Jai lhonneur Jai lhonneur

BV/VB
BV/VB24
Charte
Charte
oui, mais align lobjet et

intitul Ns rf.
24. Jai lhonneur doit figurer une fois dans toute lettre administrative. BV = bien vouloir semploie du subordonn suprieur ; VB = vouloir bien semploi de suprieur
subordonn..
103
selon que le signataire se sentira impliqu titre personnel ou au nom

de lentreprise. Une lettre change entre services administratifs ne
dpendant pas de la mme administration centrale ne comporte ni formule dappel, ni formule de courtoisie. Une lettre manant du secteur
public et destine au secteur priv comporte une formule dappel et une
formule de courtoisie mais les rubriques objet et rfrences ny
figurent pas. Enfin, toute lettre administrative (civile ou militaire) doit
comporter au moins une fois la formule jai lhonneur et veiller
nemployer la locution bien vouloir que de subordonn suprieur ;
vouloir bien sutilisant uniquement de suprieur subordonn.
Les changes crits dinformation au sein dune entreprise se font par
notes. Il en est de mme au sein dune mme administration, en dehors de
la demande personnelle, qui est une lettre adresse au directeur. La note se
rdige comme une lettre et se prsente25 de faon similaire si ce nest
quelle ne comporte pas de suscription* et quentre le timbre* (en-tte*) et
les renseignements administratifs, elle porte en titre, par exemple :
Note lattention de
Monsieur le chef du service social
Note pour
Monsieur le Directeur
Note aux
responsables de formation
Toute correspondance est par essence confidentielle

Toutefois, il peut savrer ncessaire de communiquer la lettre un tiers
pour information. Cela ne peut se faire sans que le destinataire principal
en soit averti, par consquent les destinataires pour information ou
pour action sont mentionns en pied de page.
Inversement, pour avertir le destinataire quil ne doit communiquer la
lettre quil reoit aucun tiers, la mention confidentiel est appose sur
une lettre en forme administrative ou personnel sur une lettre en
forme personnelle.
La protection des documents peut prendre des dimensions plus importantes :
la discrtion professionnelle implique la mention diffusion restreinte ou diffusion limite . Un document portant de telles men25. Voir annexe 2G.
104
tions ne peut tre communiqu qu des personnes soumises aux

mmes obligations.
le secret de la dfense nationale :
- lemploi de la mention Trs secret dfense (TSD) relve des
directives du Premier Ministre ;
- lemploi des mentions Secret dfense (SD) et Confidentiel
dfense (CD) est dfini par chaque ministre dans le cadre des
conditions gnrales fixes par le Premier Ministre.
La protection peut tre abaisse voire supprime ; cela aide larchivage.
Des timbres* spciaux dtenus par les bureaux qualifis des administrations doivent tre apposs sur les documents protger.
1.3 Un palliatif votre manque dassurance dans la

rdaction de lettres peut se trouver dans lexploitation de lantique traitement informatique du courrier
Les plans qui suivent sont inspirs des dbuts du traitement informatique du courrier. Des tableaux, rdigs de la sorte et appels bibles de
paragraphes , bible tant pris au sens de recueil, regroupaient un choix
de phrases par paragraphe.
Paralllement, un bordereau de traitement du courrier permettait au
commanditaire de la lettre de prescrire* les phrases quil avait slectionnes et de faire figurer les mentions variables de son choix. laide de
ce bordereau rempli, lopratrice de saisie appelait les phrases par leur
numro et saisissait les informations variables lendroit de la phrase
o une plage vierge leur tait rserve, matrialise par des parenthses
vides : () . La lettre tait ainsi faite trs rapidement.
Ce procd a t remplac par des lettres types fixes auxquelles sont
rajouts des lments de personnalisation par fusion avec une banque
de donne.
Toutefois, ces bibles peuvent encore servir un rdacteur nophyte
ou permettre un technicien peu sr de son style de prendre un peu de
temps pour laborer les quelques phrases qui lui permettront de
construire, en toute scurit, des lettres varies sur un mme thme.
105
Plan DD
Lettre de demande de devis
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
1. Se prsenter / pourquoi ce choix
11 Vous mavez envoy, en dbut danne, une documentation sur vos activits.
12 Monsieur X. pour qui vous avez effectu des travaux de [] ma donn vos coordonnes.
13 La [] est un tablissement vocation [] susceptible de faire intervenir des comptences*
extrieures et lentretien que nous avons eu mincite vous demander un devis.
14 Comme nous sommes convenus lors de notre entretien tlphonique du [],
2. Annoncer le projet
21 La [] envisage deffectuer [] ; vous trouverez, ci-joint, le cahier des charges relatif cette opration.
22 Jenvisage deffectuer [], je vous serais reconnaissant de menvoyer au plus vite un devis.
23 En effet, un [] devra tre en place pour le [] au plus tard.
24 je vous prie de bien vouloir madresser un devis concernant lopration dcrite ci-aprs.
3. Mentions obligatoires
31 Ce document devra indiquer :
- le cot global HT et TTC,
- le dtail du matriel fourni,
- la part de rtribution horaire de votre personnel,
- les moyens indispensables que vous ne fournissez pas,
- la dure de lopration,
- les dates de dbut et de fin de lopration,
- le lieu de lopration.
34
4. Prcision complmentaires
41 Noubliez pas de joindre notre rfrence de suivi [] dans toutes vos correspondances.
42 Tout votre courrier concernant cette affaire devra tre adress [] lattention de [] qui est
responsable du suivi.
43 Je tiens vous informer que cette mme demande a t adresse deux autres entreprises.
44
5. Formule de courtoisie
51 Je ne doute pas que vous me prsenterez votre meilleur prix et vous prie de croire, [],
lexpression de mes salutations distingues.
52 Dans lattente de votre rponse, je vous prie de croire, [], ma cordiale considration.
53
106
Plan COM
Lettre de commande
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame
03 Messieurs,
1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise
11 Votre offre du [] retenu toute mon attention.
12 Votre documentation et votre tarif reus le [] mont intresss.
13 Je vous confirme notre accord tlphonique du [].
2. numration des articles commands + rfrences + prix
21 Je vous prie de me faire parvenir les articles suivants : []
22 Je vous adresse ci-joint le bon de commande n [].
23 Je vous demande de bien vouloir madresser, sur la base de vos conditions gnrales de vente, les articles
suivants : []
3. Conditions de vente
31 Les prix indiqus sont ceux de votre catalogue de []
32 Il reste bien entendu quen considration du volume de la commande, le pourcentage de la remise sera
de 10 %, calcul sur le prix de vos derniers tarifs.
33 Je me rserve dinfirmer cette commande au cas o vos tarifs auraient t revus la hausse.
4. Lemballage
41 Il serait bienvenu de marquer les colis dun numro dordre.
42 Afin dviter les dgts signals au sujet de votre dernire livraison, je vous prie de bien vouloir prendre
toutes les prcautions ncessaires pour lemballage.
43 Pour viter les inconvnients dventuelles intempries, je vous recommande de vouloir bien doubler
les emballages par une protection approprie.
5. Les dlais
51 Les impratifs de stockage et de conditionnement mobligent insister sur la stricte observation du dlai
de livraison.
52 Je vous demande de ne procder lexpdition que sil vous est possible dassurer la livraison pour le
[].
53 Votre rapidit me permettrait de satisfaire les exigences des usagers.
54 Il est impratif que mon stock soit rapprovisionn cette date.
6. Le mode de transport
61 Veuillez menvoyer les articles commands (en rgime ordinaire ; en exprs ; en acclr ; en gare de ;
domicile ; par mode habituel ; notre entrept, rue ; par le premier bateau en partance).
7. Le mode de paiement
71 Pour vous couvrir du montant de votre facture nous procderons par virement votre compte chque
postal n [] trente jours fin de mois de livraison.
72 Nous vous couvrirons par une traite sur (banque + n compte).
73 Vous trouverez ci-joint un chque de (en lettres) F votre ordre sur la banque X.
74 Nous vous demandons de nexcuter cet ordre qu condition de nous accorder un dlai de
paiement de [].
75 Un report dchance me permettrait de faire face mes engagements.
8. Demande de confirmation
81 Je vous demande de me confirmer que la prsente commande pourra tre suivie dune livraison dans les
conditions et dlais indiqus.
82 Je vous prie de bien vouloir maccuser rception de la prsente commande.
83 Jattire votre attention sur limportance de cette commande pour laquelle je vous demande
de me confirmer lacceptation des conditions ci-dessus numres.
91 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
92 Je vous prie de recevoir [] lassurance de ma sincre considration.
Plan RCLAM
Lettre de rclamation
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Accuser rception
11 Jai bien reu votre lettre du [] traitant de [].
12 Trs surpris par le contenu de votre lettre du [], je mempresse de [].
13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].
14
2. Dcrire les faits avec prcision
21 Jtais en droit de prendre cong du [] au [] du fait de [].
22 Jai achet dans vos magasins le [] un [] rf. [] au prix de [].
23
3. Soumettre le motif du mcontentement
31 Or jai appris que (M. X), plus rcent employ avait obtenu le cong ma place.
32 Or la facture que je reois slve [].
33 Or lappareil que je reois ne correspond en rien celui que lon ma montr [].
34
4. Expliquer ltendue du prjudice
41 Je me trouve pnalis et ma famille va se retrouver seule [] km dici.
42 Cette somme retire de mon budget, je vais tre amen me passer de [].
43 Je comptais sur ce nouvel appareillage pour effectuer un travail pour le [] que je ne pourrai pas rendre
dans les temps.
44
5. Disculpez votre correspondant
51 Croyant que javais commis une erreur, jai bien vrifi que [].
52 Cest peut-tre une erreur des services de transmission, mais cela me cause un grave prjudice.
53
6. Dites ce que vous attendez en rparation
61 Je ne doute pas que vous allez vous empresser de rparer ce malentendu.
62 Un remboursement [] serait le bienvenu.
63 Jespre que ce dont je nai pas bnfici me sera octroy la prochaine occasion.
7. Montrez de la fermet en cas de rcidive
71 Je vais tre contraint de ne plus acheter par correspondance.
72 Je nhsiterai pas faire part de mon mcontentement mes collaborateurs.
82 Dans cette attente, agrez, [] mes salutations distingues.
108
Plan DIS
Lettre de demande dinformation ou de service
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Se prsenter
11 Je reprsente la socit [].
12 Joccupe depuis [] le poste de [].
13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.
14
2. Cerner le problme
21 Devant me servir de [], et connaissant votre exprience pourriez-vous me dire [].
22 M. X qui a travaill chez vous du [] au [] postule dans notre entreprise un emploi de [].
23 Un poste mi-temps dans le domaine de [] est devenu vacant, et Mme X, qui a t votre employe
pendant [] ans semble runir les comptences* ncessaires.
24 Vous mavez charg dun rapport intitul : [] et je voudrais vous demander quelques prcisions.
25
3. Demander votre information ou service
31 Connatriez-vous une personne susceptible de convenir ?
32 Auriez-vous lobligeance de mindiquer comment obtenir [].
33 Sauriez-vous si, sur le plan moral, cette personne est recommandable ?
34 Plusieurs possibilits dtudier la situation soffrent moi [] ou [], pourriez-vous mindiquer sous
quel angle je dois examiner les choses, et quelle sera la finalit de cette tude.
35
4. Assurer de votre discrtion (si ncessaire)
41 Croyez que tout ceci restera entre nous.
42 Je vous assure de mon entire discrtion.
43 Veuillez croire que tout ceci ne sera jamais divulgu.
44
5. Offrir vos services en change (si ncessaire)
51 votre entire disposition en cas de problmes semblables.
52 Vous pouvez compter sur moi le cas chant.
53
6. Remercier
61 Je vous remercie davoir prt attention ma demande et vous prie dagrer, [] lexpression
de mes salutations distingues.
62 En vous remerciant, je vous prie dagrer, [], lassurance de ma considration distingue.
63
109
Plan REP/DIS
Lettre de rponse une demande dinformation ou de service
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Accuser rception de la demande
11 Jai bien reu votre requte du [] et je vous remercie pour votre confiance.
12 Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez dans votre lettre du [] ci-dessus rfrence.
13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].
14
2. Rponse positive
21 Je suis votre disposition pour vous donner les explications
22 Je me prsenterai dans vos bureaux le [] [] afin que nous nous entretenions de cette affaire.
23 M. X jouit dune excellente rputation et je ne doute pas que vous apprciiez ses services.
24
3. Rponse ngative
31 Je serais heureux de vous donner satisfaction, mais je suis trs pris
32 Cette priode de ftes nest pas favorable
33 M. X na pas une grande rputation defficacit, mais peut-tre est-ce d
34
4. Invoquez votre responsabilit et demandez la discrtion
41 Je dcline toute responsabilit en ce qui concerne les documents fournis.
42 Je compte sur votre entire discrtion au sujet des informations contenues dans cette lettre.
43 Jespre que vous ferez lusage le plus discret de [].
44 Sans vouloir engager notre responsabilit, nous vous conseillons [].
45 Ceci sans obligation de ma part.
46 Veuillez considrer ces informations comme strictement confidentielles.
47
52
110
Plan RDD
Lettre de rponse une demande de documentation
01
02
03
04
05
0. Formule dappel
Monsieur,
Madame,
Messieurs,
Mademoiselle,
1. Remercier de lintrt que lon vous porte

11 Je vous remercie de votre visite notre exposition du [] [], o nous prsentions nos dernires
crations.
12 Je vous remercie de votre lettre du [] par laquelle vous me demandiez des renseignements
concernant [].
13 Je vous remercie de votre appel tlphonique du [] par lequel vous me demandez une documentation
concernant [].
14
2. Prsenter la documentation envoye
21 Vous trouverez en annexe les chantillons de notre nouvelle gamme de [].
22 Nous vous envoyons une documentation complte sur [].
23 Nous vous adressons ci-joint notre catalogue o vous trouverez tous les renseignements dsirs.
24
3. Suggrer un contact
31 Je vous invite visiter nos halls dexposition afin dapprcier la qualit de nos [].
32 Pour vous conseiller, un de nos reprsentants vous rendra visite au jour et lheure que vous voudrez
bien nous indiquer.
33 Vous pouvez consulter le catalogue de nos stages auprs de votre CR.
34
4. Formule de politesse
41 Je vous prie dagrer, [], lexpression de nos sentiments dvous.
42 Je vous prie dagrer lexpression de mes salutations distingues.
43
111
Plan PDC
Lettre de premire prise de contact
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise
11 Monsieur [] ma conseill de madresser vous pour [].
12 Jai appris par [] que [].
13 Par votre annonce rf. [] parue dans le [] du [] jai appris que [].
14
15
2. Motif de la lettre
21 Je serais dispos [].
22 Jai lintention de [].
23 Ayant [], jai lintention de [].
24
3. Conclure sur les rapports futurs
31 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.
32 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.
33 Pourriez-vous me recommander [].
34 Auriez-vous lobligeance de me fournir [].
35 Sil nest pas trop vous demander de maccorder [].
36 Je me tiens votre entire disposition.
37 En souhaitant que cette lettre marque le dbut dune longue et fructueuse collaboration.
38
42 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.
43
112
Plan RAPPEL
Lettre de rappel dune lettre reste sans rponse
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Se prsenter
11 Je reprsente [].
12 Joccupe depuis [] le poste de [].
13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.
14
2. Rappeler courtoisement
21 Par ma lettre du [] je vous demandais
22 Dans une rcente lettre, dont je vous joins la copie, je vous priais
23 Je vous confirme ma lettre du [], par laquelle je vous priais
24 Je me permets de rappeler votre bienveillante attention ma lettre du [], par laquelle je vous
demandais
25 Notre facture n [] que nous vous avons envoye le [] est reste sans rponse.
26
3. Lobjet de la lettre reste sans rponse
31 de me recommander [].
32 davoir lobligeance de me fournir [].
33 sil nest pas trop vous demander, de maccorder [].
34 Vous trouverez ci-inclus la copie de ce document.
35
4. Disculper votre correspondant
41 Peut-tre sest-elle gare en raison des rcentes grves.
42 Une perturbation quelconque aura pu retarder sa distribution.
43
5. Reprendre la conclusion de la premire lettre
51 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.
52 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.
53 Je me tiens votre entire disposition.
54
62 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.
63
113
1.4 Les cartes de visite, selon les circonstances,

portent un texte plus ou moins guind
La classe
Dans de grandes circonstances officielles, dans toutes les circonstances si
votre interlocuteur est quelquun dattach aux traditions, le rdacteur
comme le destinataire sont traits la troisime personne du singulier :
LOGO
Le Colonel Guy Deguerre-Lace
prie Monsieur Rogue daccepter ses flicitations loccasion de sa promotion au grade
dofficier de la lgion dhonneur.
25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCE
Tl. 00 00 00 00 00
Anna Corte
avec ses flicitations pour lheureuse

promotion de Monsieur Rogue
9, rue Saint-Victor 75000 Paris
Tl. 00 00 00 00 00 fax 00 00 00 00 00
Employ frquemment mais toujours prohib par les puristes

en dehors des faire-part
Le rdacteur se traite la troisime personne du singulier et le destinataire la deuxime du pluriel :
LOGO
Yvan DPCHE
Directeur commercial
Le Docteur Martine Seringue
est heureux de vous faire part de sa nomination

au grade dofficier de la lgion dhonneur
vous remercie et vous prsente son tour ses meilleurs

vux pour lanne 2ooo
9, rue du Verger 75000 Paris

Tl. 00 00 00 00 00
5, rue Ambroise-Par 69000 Lyon

Tl. 00 00 00 00 00
La fonction de carton de correspondance26

Employer un carton de correspondance peut viter de rdiger une lettre
daccompagnement guinde lorsquon connat le destinataire. Si vous
envoyez, par exemple, un document professionnel une administration
(rponse un appel doffre, documentation, contrat), la lettre qui laccompagnera sera cense sadresser au plus haut suprieur de votre
26. Jamais pour des condolances.
114
interlocuteur. Elle devra donc tre rdige dans les formes les plus anonymes et austre alors que vous auriez prfr vous contenter dun
signe amical votre correspondant. Un carton de correspondance, lui,
sera directement pris en compte par lagent* traitant le dossier et ne sera
pas archiv. La carte de visite peut jouer ce rle de carton de correspondance. cette occasion, nom et fonction sont barrs ; le texte est prcd
dune formule dappel et suivi dune signature*.
LOGO
Madame,
Je vous remercie de mavoir
Yves AUMIEU
communiqu le dossier demand.

Y.Aumieu
9, rue Saint-Victor 75000 Paris
Tl. 00 00 00 00 00 Fax 00 00 00 00 00
Les manires de moins en moins rigides et moins crmonieuses qui se

dveloppent de nos jours tendent nous faire prfrer des textes plus
personnaliss et originaux que les vieilles formules figes qui se trouvent dans les manuels de savoir-vivre. Toutefois, certaines circonstances
exceptionnelles peuvent nous mettre dans lembarras comme linvitation
dun personnage officiel, la remise dune rcompense ou des condolances. dfaut dinspiration, essayez toujours :
pour prsenter les vux de nouvel an :
remercie sincrement Monsieur X et le prie daccepter son tour
tous ses vux de bonheur pour la nouvelle anne.
a lhonneur de prier le Gnral X de bien vouloir agrer ses vux
les plus sincres et respectueux loccasion de la nouvelle anne.
prie Monsieur le Directeur daccepter ses meilleurs vux et lexpression de son respectueux souvenir.
avec ses remerciements et ses souhaits bien cordiaux.
sympathiques souvenirs et meilleurs vux.
pour fliciter :
prie Monsieur X daccepter ses respectueuses flicitations loccasion
de son lvation au grade de grand officier de la lgion dhonneur.
115
trs heureux dapprendre la promotion de Monsieur X, lui envoie

ses plus sincres flicitations.
sassocie de tout son cur la grande joie de son amie Georgette
et lui adresse ses plus vives flicitations.
avec leurs trs vives flicitations pour lheureuse promotion de
Monsieur Dpches
pour inviter :
envoie son meilleur souvenir Madame X et la prie de lui faire
lhonneur de dassister la crmonie de remise des rcompenses le
mercredi 17 20 heures.
prie Monsieur X de lui faire lhonneur dassister au cocktail qui
sera donn le (...) (...) heures loccasion de son dpart la retraite.
prie Monsieur X de bien vouloir honorer de sa prsence le cocktail quil offre loccasion de son dpart pour dautres fonctions.
prient Monsieur et Madame X de leur faire le plaisir de passer la
soire de mercredi prochain 8 heures en toute simplicit.
serait heureux daccueillir Monsieur X le (...) (...) heures afin de
partager le pot de lamiti donn loccasion de son accession au
grade de (...)
pour rpondre une invitation :
prsente ses devoirs au Gnral et ses respectueux hommages
Madame X et leur demande de bien vouloir agrer ses remerciements
pour leur aimable invitation laquelle il aura lhonneur de se rendre.
prient Monsieur et Madame X dagrer lassurance de leur respectueuse sympathie et les remercie de leur aimable invitation
laquelle ils se rendront avec le plus grand plaisir.
prient Monsieur et Madame X daccepter leurs vifs remerciements pour leur aimable invitation laquelle ils auront le regret de
ne pouvoir se rendre tant retenus par des engagements antrieurs.
remercient Madame X pour son aimable invitation et seront infiniment heureux de sy rendre.
pour remercier :
tiennent exprimer Monsieur et Madame X tous leurs remerciements pour cette si agrable soire passe en leur compagnie.
116
trs touch par le mot de Monsieur X le remercie bien vivement

de sa dlicate attention.
adresse Monsieur X ses compliments les plus sympathiques et
le remercie de sa bienveillante intervention.
pour recommander quelquun :
a lhonneur daccrditer par la prsente carte Monsieur X auprs
de Monsieur Y.
se rappelle au bon souvenir de Monsieur X et lui recommande
chaleureusement un excellent camarade, Yves Aumieu.
prsente tous ses compliments Monsieur X et se permet de
recommander son bienveillant accueil Madame Anna Corte qui lui
remettra cette carte.
pour des condolances :
prie Madame X de bien vouloir agrer, avec ses respectueux
hommages27, ses biens vives et bien sincres condolances.
prient Madame X de bien vouloir agrer, avec leurs respectueux
souvenirs, lexpression de leur douloureuse sympathie loccasion
du deuil cruel qui la frappe.
prie Madame X daccepter ses souvenirs mus et ses sincres
condolances.
avec ses respectueuses condolances.
avec ses douloureux sentiments de respectueuse sympathie.
Les invitations senvoient 15 jours avant la date de la rception.
Les vux de fte ou danniversaire se postent lavant veille.
Les vux de bonne anne se postent les 30 & 31 dcembre ; ds
le 25 sils sadressent son suprieur hirarchique ou quelquun qui on veut exprimer son respect.
Les vux senvoient dinfrieur suprieur28 ; de jeune plus
g ; dhomme clibataire ou veuf personnes maries ;
dhomme femme, de mnage femme clibataire.
Les remerciements sexpriment dans la semaine qui suit linvitation ou la rception du cadeau.
27. Seulement si vous tes un homme.
28. Lorsquon envoie ses vux son suprieur hirarchique, on les lui adresse personnellement et non pas Monsieur et Madame .
117
2 Pour des messages rapides

utilisez la tlcopie ou le ml*
La tlcopie nest pas un document en soi, cest un moyen de communication lectronique qui permet de transmettre rapidement un bref message informel accompagn ou non de documents qui peuvent tre des
lettres, des comptes rendus, des notes, des rapports
Pour prvenir les msaventures, il est utile de disposer de formulaires
qui permettent de rcapituler des renseignements indispensables un
bon acheminement du message. Une erreur de manipulation pourrait,
par exemple, acheminer une annulation de rendez-vous vers un parfait
inconnu qui, malgr sa meilleure volont ne pourra le rediriger vers le
bon interlocuteur que si le numro de tlcopie du destinataire figure
sur le formulaire. Ensuite pourquoi ne pas faciliter la rponse du destinataire en lui fournissant sur cette mme page tout ce qui lui servira
contacter lmetteur ? Enfin, comment le destinataire saura quil a reu la
totalit de ce qui lui est destin si le nombre de feuilles nest pas
annonc et que la machine en a aval deux la fois ou sest bloque sur
la dernire ?
Les tlcopieurs pilots par ordinateur offrent la possibilit de confier
une fois pour toutes les coordonnes des destinataires habituels au logiciel qui se charge de constituer cette page de garde sur simple commande de lmetteur.
De mme le message lectronique ou ml* transmet une information brve et informelle accompagne ou non dun document (texte,
image, son) sous forme numrique.
Pour envoyer et recevoir des mls*, il suffit dune ligne tlphonique,
dun micro-ordinateur quip dun modem* et dun navigateur* et dun
fournisseur daccs* Internet*.
Cest le fournisseur daccs* qui procure une adresse, laissant ou non
lmetteur, le choix de son identifiant*. Elle se compose ainsi identifiant@nomdufournisseur.fr @ , ou arobace* sert exclusivement
sparer lidentifiant* du fournisseur ; fr indique que ladresse se
trouve en France.
118
Exemple de page de garde de tlcopie
Logo
coordonnes
de lmetteur
Tlcopie
De la part de : Georges
Machin
lattention de : Monsieur
Adresse : N de tlcopie :
N de tlphone :
Truc
Date et heure :
Nombre de pages y compris celle-ci :
Objet : demande R.D.V.
Message :
Bien reu votre doc.

Quand pouvons-nous nous rencontrer?
Machin
Rponse :
119
2.1 Rception et change de mls*

La liste des mls* se trouve dans la bote de rception du programme de
gestion des mls*. Dans celle-ci, les nouveaux se distinguent, par une
icne diffrente, de ceux qui ont dj t consults. Il suffit de cliquer
sur licne du ml* voulu pour en prendre connaissance.
Les diffrentes colonnes renseignent

sur le message.
Dans Outlok express, le point dexclamation indique que le message
est important :
120
Le trombone signale quun fichier

est annex au message. Cest travers les fichiers joints que se propage
la majeure partie des virus. Il est par
consquent indispensable de nouvrir ces mls* quaprs les avoir vrifis laide dun anti-virus jour.
De donne le nom ou, sil ne la

pas inscrit, ladresse ml* de lmetteur :
La colonne suivante indique lobjet.

Comme dans tous les autres documents professionnels, si lindication
porte en objet est imprcise ou
rcursive durant tout un change,
elle nest daucune utilit pour un
reprage rapide.
La dernire colonne fournit les date
et heure de rception du message :
Les adresses des destinataires les plus frquents peuvent tre mmorises dans un agenda. Cette fonction permet la diffusion dun ml* plusieurs personnes la fois et sert donc, dans le monde professionnel,
diffuser notes, comptes rendus et rapports par voie lectronique, en
fichier joint au ml*, alors que leur original papier est archiv.
121
Le bouton composer un message

permet de rdiger un nouveau ml*.
Le bouton rpondre lauteur vite
davoir saisir ladresse du destinataire et de reformuler les messages
prcdents.
Car ainsi, ladresse sinscrit automatiquement, la mention Re : (pour
rponse ) apparat la ligne objet et les messages prcdents sinscrivent dans le cadre rserv au texte du message, du plus rcent au
plus ancien. En effet la fentre ml* comporte deux cadres. Celui du
haut est rserv ladresse du destinataire et lobjet, celui du bas au
message. Le texte rdig dans cet espace, le plus brivement possible, il
suffit dappuyer sur le bouton envoyer . Pour y joindre un fichier
texte, image ou son, slectionner auparavant pices jointes dans le
menu insrer , slectionner le fichier dans les archives, cliquez sur
joindre ; il partira avec votre message.
122
2.2 Pour viter toute ambigut, un code de lutilisateur :

la Ntiquette* a pris forme
Sachant que la mise en page dun ml* se perd durant la transmission et que
les utilisateurs de la toile sont de plus en plus nombreux et polyculturels :
pas de mise en forme du texte ;
pas daccents ni de majuscules dans les adresses ;
ne jamais poster un article dans une confrence qui ne traite pas de
son sujet ;
reformuler les propos avant de rpondre ;
ne pas donner suite aux chanes qui engorgent le rseau ;
viter lhumour franais au second degr (il nest pas compris par
tous ni partout, et prcisez lourdement vos tats dme laide du
codage frimousse ou binette (smiley* lire la tte penche
vers la gauche) :
:-) ou :-p : je suis content (correspond au ) ;
8-) : le mme personnalis par un porteur de lunette
;-o : je ris aux clats
:-| : je suis triste (correspond au ) ;
:- ( : je suis mcontent (correspond au ) ;
;-) : je plaisante, je suis complice (clin dil) ;
=) : je suis tonn (yeux exorbits) ;
:-/ : cest pas terrible (moue) ;
%( : a me rend malade (nez de travers).
Mais de plus en plus de srieux professionnels emploient cet outil lectronique et ne sont pas rceptifs ces petits clins dil. Sachez donc l
aussi faire preuve de discernement en ne confondant pas correspondance prive et correspondance professionnelle. Un ml* priv se rdige
avec le laxisme de nimporte quel message crit priv. Un ml* professionnel sera plus rigoureux, plus dpouill, plus austre. Il nest donc
pas conseill, sous prtexte quelle est transmise par Internet*, de prsenter sa candidature un directeur des ressources humaines en ces
termes : Salut, Isabelle :-) moi cest Ben, tas vu mon CV ? Il est super
non ? . Mieux vaut en rester au classique Vous trouverez ci-joint mon
CV et ma lettre de motivation. et cette lettre de motivation sera rdige
comme si elle tait destine un support papier.
123
3 Rdiger un compte rendu

ne prsente aucune difficult lorsque
linformation a t correctement recueillie
Pour remplir ses trois missions : informer, laisser une trace et permettre
lapplication des dcisions quil contient, le compte rendu doit tre la
fois concis et complet. Cest--dire quil doit tre dense en information.
Le secret dun bon compte rendu rside dans la qualit de la prise de
notes au moment des faits consigns.
3.1 Ordonner linformation ds sa collecte

Lorsque le compte rendu est inhrent lvnement comme dans le cas
dune runion, le rdacteur a tout le temps de sorganiser et de prparer
une grille de prise de notes en fonction de lordre du jour. Une telle
prise de notes organise conomise, en effet, ltape douloureuse au
cours de laquelle le contenu de lignes irrgulires entrecoupes de graffitis et de ratures doit tre mis en ordre. Pour prendre des notes efficaces, il convient donc de renoncer lordre chronologique et au mot
mot des notes linaires afin de noter rationnellement en fonction de lobjectif du compte rendu et des questions lordre du jour.
Rares sont les professeurs qui enseignent noter alors que tous demandent de le faire. Sans conseils, le rflexe est de noter la plus grande
quantit possible de paroles entendues. Or, le temps dcriture tant
suprieur au temps de prononciation, des propos sont perdus.
Paradoxalement, celui qui ce malheur arrive hsite se lancer dans la
prise de notes organise de peur de perdre encore plus de propos. La
runion est cependant interactive. Les ides importantes, celles donc
quil faudra noter, sont dbattues longuement et lanimateur comptent
fait rgulirement des synthses. Par ailleurs les membres de la runion
peuvent poser des questions lanimateur et aux autres participants. De
plus, il est toujours possible, par la suite, de comparer ses notes celles
dun collaborateur.
124
Pour une runion qui a pour objectif une valuation, un tableau en deux
colonnes (positif, ngatif) peut suffire :
date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : interview prliminaire la rfection de latelier
+
Lorsque les critres de prise de notes ne sont pas identifiables dans un

ordre du jour touffu, la solution peut tre la rpartition en colonnes :
date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : runion mensuelle
Thme
Dbat
Rflexions
Aprs la
runion
attribuer un
qualificatif
par thme
dbattu, de
manire
regrouper les
lments
connexes
Pendant la runion,
noter ce qui est dbattu
Pendant la runion,
noter
les rflexions
personnelles en attendant
de les apporter au dbat.
Lorsquelles seront
dbattues, la discussion
sera note dans la
colonne centrale
125
Lorsque lordre du jour est prcis, la grille doit ltre aussi.

date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : tude de faisabilit de la proposition
M. X
Mme Y
M. Z
aspect
financier
aspect
technique
aspect
ressources
humaines
avis de Mme Y
sur laspect
technique
avis de M. Z
sur les RH
aspect
commercial
aspect
juridique
126
Il est toujours possible de trouver un angle dexamen du dbat :

date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : comprhension du problme X
Fait n 1
Qui
Fait n 2
Fait n 3
Qui est impliqu

dans le fait n 1
Quoi
Comment
Quest-ce qui est

impliqu dans le
fait n 2
Description du
comment sest
pass le fait n 3
Combien
Description des
lieux o sest
droul le fait n 3
Quand
Pourquoi
127
Des formules mnmotechniques, inspires de la mthode danalyse et

rsolution de problmes sont exploitables pour une prise de notes : 5 M
(Mthodes, Machines, Matires, Milieu, Main-duvre) ; 7 S (Structure,
Stratgie, Systme, Situation, Savoir, Savoir-faire, Style), SPRI29
(Situation, Problme, Rsolution, Information), GUTMA (Gravit,
Urgence, Tendance saggraver, Motivation, Accessibilit) ; I.T.Ma.Mi
(Individu, Technique, Matriel, Milieu)
date :
lieu :
ordre du jour : tude en vue de modernisation de latelier K
quipe n 1
Mthodes
Matires
quipe n 2
quipe n 3
description des
mthodes de
lquipe n 1
numration des
matires employes
par lquipe n 2
Machines
Milieu
description des
machines utilises
par lquipe n 3
description du
milieu dans
lequel travaille
lquipe n 2
Main duvre
particularit du
personnel de
lquipe n 3
29. Lire, de Louis Timbal-Duclos, la Mthode SPRI aux ditions RETZ.
128
Les notes peuvent sinspirer des rubriques du compte rendu

synoptique :
date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : prise de dcision concernant le projet VWXYZ
M. X
Objectifs
Suggestions
de Mme Y
Responsabilits
souhaites
Responsabilits
souhaites
par M. Z
Dsaccord de
Mme X sur
Vote
Dcisions
retenues
M. Z
Objectifs de M. X
Suggestions
Dsaccords
Mme Y
Vote de M. Z
dcision n 1 :
dcision n 2 :
dcision n 3 :
129
Elles peuvent utiliser franchement la grille du compte rendu synoptique

puisque celle-ci rcapitule linformation souhaite :
date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : mise en place des solutions acceptes par la direction
Action n 1
Objectif
les fournitures reues

ne doivent plus
tre mouilles
par la pluie
Actions
1. Construction dun
auvent sur le quai
de rception
2. Acclration
du stockage
3
0 pertes de
fournitures pour
cause de
mouillement
Indicateurs
de rsultats
Moyens
Responsable
Date
dachvement
130
Action n 2
Action n 3
1. Demander 1 devis
5 artisans
2. Le responsable
prsente un nouveau
planning des
manutentionnaires
3. Le responsable
a dlgation pour
traiter avec
les artisans
4
Lazare Garcin
3.2 Plus sa forme est concise, plus la rdaction

dun compte rendu demande de comptences
Le compte rendu stnographique
Il est la transcription quasi intgrale, parfois sous la dicte dun magntophone, des propos de la runion et ne demande, en cela, aucun talent
particulier si ce nest la connaissance de synonymes pour les verbes
exprimant lavis, laccord, le doute ou lopposition :
Tableau de synonymes pour varier lexpression de :
lavis
laccord
le doute
lopposition
accentuer
accder
douter de
contester
ajouter
accepter
dplorer
contredire
conseiller
acquiescer
mettre
des rserves
quant
dmentir
dgager
adhrer
regretter que
dsapprouver
engager
admettre
sinquiter de
dsavouer
indiquer
approuver
hsiter
infirmer
noter
appuyer
souponner
nier
observer
concder
supposer
objecter
prciser
confirmer
stonner
protester
proposer
consentir
balancer
rcuser
relever
privilgier
tergiverser
rfuter
remarquer
saffilier
atermoyer
rejeter
signaler
sagrger
diffrer
rpliquer
souligner
sallier
biaiser
rtorquer
suggrer
souscrire*
temporiser
rtracter
Comme il a t dit en premire partie, il doit tre utilis uniquement dans

les cas o des protagonistes malintentionns seraient susceptibles de
dformer les propos dautrui ou de revenir sur leurs propres dclarations.
131
Exemple de compte rendu stnographique
Ville de Trifouillis
Trifouillis, le 7 janvier 2001
Direction des ressources humaines

Bureau de la formation et de la
communication interne
COMPTE RENDU DE LA RUNION
DES CORRESPONDANTS COMMUNICATION
DU 5 JANVIER 2001
Le 5 janvier 2001, dans la salle du Conseil municipal, sest runi le groupe
des Correspondants communication comprenant :
- Monsieur Francis ABALONE
- Monsieur Grard BALEINE
- Madame Raymonde CARPE
- Monsieur Michel DORADE
- Mademoiselle Rgine EGLEFIN
- Monsieur Robert FILET
- Monsieur Georges GRONDIN
- Monsieur Serge HURE
- Madame Germaine ICTUS
Ltablissement du cahier des charges concernant la formation de ce groupe
nouvellement constitu tait lordre du jour de la runion.
Monsieur GRONDIN anime la sance.
Madame CARPE assure le secrtariat.
Avant de passer lordre du jour, lanimateur invite les membres du groupe
de travail faire connatre leurs observations concernant le compte rendu
de la runion du 19 dcembre 2000.
Madame ICTUS demande que soit rajout au compte rendu de la runion
prcdente p. 4 B : Lintress resterait dans ses fonctions jusqu ce quil
fasse la demande expresse* de les rsigner*.
Lassemble approuve.
Monsieur FILET rappelle qu lissue prcisment de la runion du
19 dcembre, lassemble avait dcid lunanimit de cesser de chipoter
sur des points de dtail concernant les prcdents comptes rendus, cela
tant la cause principale des pertes de temps.
132
Lanimateur propose daborder le sujet lordre du jour.

Monsieur BALEINE fait remarquer que les contestations rgulires du prcdent compte rendu devraient donner lieu une formation sur la rdaction
du compte rendu de runion.
Madame CARPE prfrerait une formation la runion proprement dite car
elle estime que les pratiques actuelles engendrent une grande perte de
temps.
Monsieur ABALONE soulve le cas de la runion prcdente qui a dur
quatre heures sans tre vraiment efficace et a ncessit un rajustement du
planning de chacun.
Madame ICTUS est favorable une formation la runion.
Monsieur GRONDIN propose denvisager une formation la gestion du
temps puisque le problme semble se situer l.
Monsieur HURE regrette cette segmentation du besoin et estime quune formation pourrait regrouper ces diffrents aspects.
Mademoiselle EGLEFIN demande si certains des participants se sont informs sur les programmes de formations.
Monsieur GRONDIN explique que les organismes de formation sont
mme dadapter leurs produits aux besoins spcifiques de leurs clients.
Monsieur ABALONE rappelle la mission de relais dinformation entre personnes et services qui a t lorigine de la cration du groupe et souligne
limportance de laspect communication que devra revtir cette formation
ainsi que lurgence de la mettre en place.
Monsieur DORADE apprcie la motivation de lensemble du groupe et se
montre satisfait de la possibilit de regrouper les souhaits de chacun dans
une seule formation.
Lordre du jour tant puis, lanimateur fait un tour de table et synthtise
les conclusions du dbat : la formation devra regrouper toutes les attentes
des participants et se drouler dans les trois mois qui suivent. Des devis
seront demands cinq organismes de formation conformment la procdure en vigueur.
Le rdacteur
Signature
Raymonde CARPE
133
Une page de garde regroupant les renseignements administratifs et

logistiques pallie la lourdeur de ce type de compte rendu en retirant au
moins ces informations du corps du texte.
Logo
Compte rendu de runion
p. 1/4
Rfrence :
RC : CF/01.011
Date de rdaction :
7 janvier 2001
Runion du : 5 janvier 2001

Ayant eu lieu : salle du conseil
Objet de la runion : tablissement du cahier des charges concernant la formation du groupe des correspondants communication
Participants :

Compte rendu transmis :

- xx (leur hirarchie)
Prochaine runion :
Date : le 6 fvrier 2001
Objet : choix de lorganisme de formation
Lieu : salle du conseil
Signature* du rdacteur :
Signature
(signatures* des participants

en cas de procs verbal)
Raymonde Carpe
134
Le compte rendu analytique

Il classe la substance de linformation utile sans tenir compte de lordre
chronologique. Chacun des thmes abords peut tre annonc par un
titre plein comme dans lexemple ci-dessous. La seule lecture des titres
nous donne ainsi le rsum du compte rendu. Numroter les paragraphes reviendrait leur attribuer un ordre prioritaire qui nexiste pas.
Un compte rendu analytique est donc un document de grande lisibilit,
ardu rdiger lorsque les notes ont t prises de faon linaire sur une
multitude de pages. Il ne prsente aucune difficult de rdaction lorsque
la nature de linformation attendue a t dfinie au pralable, lorsque
des tableaux ont t tablis pour recueillir cette information et quelle a
t, au fur et mesure, classe dans ces tableaux. Il sagit, en somme, de
prvoir avec une marge dlasticit quels seront les paragraphesthmes du compte rendu analytique en sinterrogeant sur la nature de
linformation que la hirarchie souhaite quon lui rapporte.
Exemple de compte rendu analytique
Compte rendu de visite

lattention de Monsieur Guillaume Laffitte,
directeur de la CHNOU
Date de la visite :
1er avril 2000
Lieu de la visite :
Entreprise CHZEU
Objet de la visite : La fabrication des tracteurs UBL280 peut-elle
tre reconduite ?
Contacts :
M. DAME (dir. entreprise CHZEU)
Mme LAFAI (dir. adj.)
La visite visait ces 3 objectifs :
tablir les tapes du projet avec la direction de CHZEU ;
saccorder sur le cahier des charges ;
dsigner un pilote techniquement comptent.
135
Le personnel est expriment

Lentreprise compte 76 personnes justifiant de plus de 10 ans danciennet et dont lge moyen est 28 ans. Tous ont donc dj fabriqu
des UBL280.
De plus, monsieur GENTY, lingnieur qui a pilot la fabrication en
1990 fait toujours partie du personnel.
La productivit est excellente.
En effet, le personnel est spcialis et les tches sont fragmentes,
mais chacun a une vue densemble de la fabrication par un contrle
tournant.
Les moyens en place garantissent une qualit de fabrication.
Effectivement, les btiments sont rcents, les ateliers bien clairs,
propres et quips dun outillage standard. En outre, lusine possde
des sections de technologie avance qui permettent la fabrication sur
place :
des armoires lectriques pour les UBU75T,
des cbles des U2,
des tiroirs de contrle AL20.
Un accord de principe a t conclu.
En premier lieu, le cahier des charges a t labor et sign. Il est
annex au prsent compte rendu.
En second lieu M. GENTY a accept de reprendre la responsabilit de
la fabrication.
En troisime lieu, des dates ont t arrtes :
01/09/01 pour le dbut de fabrication,
28/09/01 pour la premire livraison.
Il est, enfin, noter que la direction de CHZEU souhaite administrer la planification du travail ainsi que celle des achats.
Cet accord de principe doit tre confirm par crit avant le
15/09/01.
Le rdacteur
Signature
136
Le compte rendu synoptique

Lorsque les grilles de recueil de linformation ont t judicieusement
tablies, il suffit de les mettre au propre pour tablir le compte rendu
synoptique. Synoptique veut dire qui donne une vue densemble et
cest bien l le but et lavantage dun tel document. Il perd cet avantage
lorsque chacune des informations est trop longuement expose ou lorsquelle est exprime en deux mots imprcis ou sotriques.
Un compte rendu synoptique a intrt tre prsent en format paysage . Il est prcd dune page de garde rcapitulant les renseignements pratiques semblable celle donne en page 134.
Le compte rendu daccident

Lorsque le compte rendu doit tre rdig partir dun vnement pass,
dont il navait pas t prvu de garder une trace, comme un compte
rendu daccident par exemple, le rdacteur peut saider dune matrice
telle que dcrite p. 62 afin de rassembler ses souvenirs.
Jai vu
Jai entendu Jai touch
Jai senti
Jai got
Qui ?
Quoi ?
Combien ?
Comment ?
O ?
Quand ?
Pourquoi ?
Le compte rendu daccident ne doit pas tre confondu avec le rapport

denqute. En effet, au moment o vient de survenir laccident il
convient de relater uniquement les faits et non pas les impressions, les
dductions, les rumeurs, les jugements, les explications, les avis
cet effet il existe le plus souvent un imprim destin recueillir ces
informations. La case de ce bordereau qui pose le plus de problme est
prcisment celle qui est intitule description des faits . Certains ont
peur de ny avoir pas assez de place. Dautres, au contraire, sont bloqus et ne savent quy inscrire.
137
138
1. Gestion dun budget de 000 F.
2. Accord pour sances de travail avec
le HSCT pour tablir le circuit piton le plus sr.
3. Mettre artisans en concurrence par
devis pour goudronnage et fermeture prau.
1. Gestion de 00 heures supplmentaires au sein de lquipe.
2. Accord pour sances de travail avec
le service informatique pour mettre
en place une signalisation des
palettes faible et forte circulation.
Amliorer la scurit dans la cour :

1. Faire refaire le goudron.
2. Crer un passage flch protg pour
les personnes trangres au service.
3. Faire fermer le prau.
Optimiser le rangement des stocks A et B :

1. Surlever les racks pour que la palette
du bas ne soit pas pose directement
sur le sol.
2. loigner les racks du mur pour former
un couloir de circulation qui raccourcirait la distance entre A et B.
3. Distinguer informatiquement les
palettes faible et forte rotation.
Moyens
1. Gestion dun budget de 000 F.
2. Dlgation dautorit sur le service
technique pour les travaux numrs et le temps qui leur est imparti.
Compte rendu de runion
Action
Entretien de lentrept :
1. Faire poser une peinture anti poussire
la rsine sur le sol.
2. Faire vrifier les canalisations par le service technique.
3. Faire poser un extracteur sous la toiture.
4. Achat dun appareil de nettoyage aspirant et lavant SCODA.
Logo
15/03/2001
30/01/2001
Michal
Vartanian
Sbastien
Ferrandez
Responsable
Dlai
Marc
15/03/2001
Pittaluga
p. 2/4
Rfrence :
MB/CF/01.001
Date de rdaction :
15 janvier 2001
Sachez donc, les uns, quil est toujours possible dagrafer une page complmentaire un imprim et les autres quil est inutile de reprendre les
indications que vous avez dj donnes dautres rubriques telles que
la date, lheure, le nom de la victime, son ge Pour vous sortir de ce
devoir civil :
1) Examinez et notez ce que vous transmettent vos sens :
quest-ce que jai vu ? quest-ce que je nai pas vu ?
quest-ce que jai entendu ? quest-ce que je nai pas entendu ?
quest-ce que jai ressenti au toucher ? quest-ce que je nai pas ressenti au toucher ?
quelle odeur ai-je sentie ? quelle odeur nai-je pas sentie ?
quel got avait le produit ? quel got navait pas le produit ?
2) Posez-vous les questions QQCCOQP (Qui ? Quoi ? Comment ?
Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ?). Il ne sagit pas de trouver des
rponses tout prix, mais de rpertorier les informations connues.
4 Le rapport30 est avant tout ltude dune question

4.1 Aprs avoir recueilli puis analys linformation
Runir les propositions consiste rdiger la conclusion
Il suffit de slectionner, dans les notes prises au cours de lanalyse, ce
qui apparat comme des solutions. Ces lments, dvelopps avec prcision et retranscrits en franais correct, sont votre conclusion.
Rdiger la conclusion en premier permet de canaliser le contenu du
corps du texte. Cest--dire que tous les lments qui ne contribuent pas
aux solutions proposes sont limins des autres parties.
Le corps du texte donne les dtails qui amnent la conclusion

Les rponses obtenues au questionnement (Qui ? Quoi ? Comment ?
Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ?) lors de lanalyse de linformation
dcrivent ltat actuel de la situation. Ceux de ces lments qui contri30. La procdure complte dlaboration dun rapport se trouve en annexe 1D.
139
Lannexe 1B donne une procdure dlaboration dun compte rendu,

lannexe 1C celle du tmoignage crit.
Logo
Rfrence :
COMPTE RENDU
DACCIDENT
Date :
O8 janvier 2OO1
Heure de laccident : 9hOO
Emplacement de laccident : Parc de stockage
Date de laccident :
VICTIME :
Nom et prnom : DOVARGA Edouard
ge : 56 ans
Qualification professionnelle : Chauffeur
Lsions et consquences : Rupture des vertbres
cervicales ayant entran le dcs
TMOINS (nom prnom et qualification professionnelle) :
DUPONT Jean, magasinier;
LEROY Louis, cariste
COMPTE RENDU :
Monsieur DOVARGA devait livrer un chargement de poutrelles.

Il avait conduit son camion au parc de stockage.
Pour charger le camion un cariste amenait les poutrelles sur les palettes et les
gerbait sur le plateau du camion. Monsieur DOVARGA se tenait sur le camion
pour parfaire la mise en place..
Les poutrelles taient pourvues de fers btons.
Le jour de laccident la temprature tait de 2 C et monsieur DOVARGA
tait vtu dun blue-jean et dun chandail.
Aprs avoir rparti sur le plateau du camion le contenu de la palette ,
monsieur DOVARGA a perdu lquilibre en ripant sur une poutrelle.
Il est tomb la renverse dune hauteur de 1,8O m sa tte heurtant le sol en
premier.
Rdacteur :
140
Visas des tmoins :
buent la dmonstration, rdigs en bon franais et exposs dans

lordre o sont exposes les solutions, constituent votre premire partie.
Ce qui est positif, qui manque ou qui ne va pas dans ces faits, ainsi que
les raisons pour lesquelles cela ne va pas, chacun prsent en relation
troite avec ses lments de comparaison va constituer la deuxime partie du rapport.
Ce corps du texte est la partie dans laquelle votre lecteur va trouver
les dtails qui lui sont ncessaires comprendre si besoin est ce qui
vous a fait parvenir aux propositions que vous suggrez en conclusion.
Lintroduction prsente le travail et par consquent

se rdige en dernier
Le travail est quasiment termin, il reste le prsenter laide dune introduction. Celle-ci va donc exposer les lments rpertoris prcdemment
de manire situer le sujet et expliciter son importance. Lintroduction a
aussi pour fonction dannoncer les parties du corps du document.
La construction dune introduction se mmorise grce la formule
REXAN (R pour reformuler ; EX pour expliciter et AN pour
annoncer ). La fonction de prsentation du document qua lintroduction conduit forcment condenser ce qui est dvelopp dans le corps
du texte. Le rdacteur na donc pas considrer cela comme une
fcheuse rptition pas plus quil ne doit se soucier de conserver
quelque grande rvlation pour le dnouement comme le demanderait
une uvre littraire. Un crit professionnel na nul besoin de rserver de
suspens et chacune de ses parties doit tre complte et suffire la
dmonstration qui les rend ncessaires.
4.2 Un rapport court se prsente comme une note ;

un rapport volumineux prend laspect
dune brochure relie
la diffrence du compte rendu, le rapport demande, outre la description dune situation, dune organisation ou dune technique, une analyse
et un avis dbouchant sur une proposition31 formule au conditionnel.
31. On propose si la solution ressortit notre comptence* ; on suggre dans le cas
contraire.
141
La logique de lenchanement de ces lments est souligne par la prsentation matrielle du document. Il est, par exemple, indispensable
demployer la prsentation recommande par une charte graphique
interne. Faire preuve doriginalit cette occasion pourrait, en effet,
indisposer le lecteur habitu trouver les renseignements administratifs
(dates, lieux, rfrences) des endroits bien prcis.
Le rapport se rdige en style impersonnel (pas de je , pas de nous ,
pas de on ) sur du papier blanc, de 80 g/m2 et de format A4 (21 cm x
29,7 cm).
La premire page donne tous les renseignements administratifs

Comme le prcise le tableau de la page 36, ce nest pas la quantit de
texte qui diffrencie le rapport du compte rendu. Ainsi, un rapport court
peut prendre la forme dune lettre ou dun formulaire lexemple des
rapports dessais techniques dont les parties prtablies anticipent toutes
les tapes de lanalyse.
Un rapport plus volumineux sera compos et reli comme un livre.
Cette premire page sera donc appele couverture . Que le rapport soit
volumineux ou non, cette page devra comporter :
La date, qui est lun des lments dauthenticit du rapport. Celle-ci
est systmatiquement prcde du nom du lieu de cration sous la
forme :
Ville, le 00 mois 0000
Elle se place normalement dans langle suprieur droit de la premire
page, avant tout texte, pour tre lisible immdiatement. Il nest donc pas
judicieux de la rejeter la fin du rapport, avant la signature*.
Les rfrences des document sur lesquels sappuie le rapport et celle
du rapport lui-mme doivent figurer sur la premire page. Les rfrences des annexes peuvent tre rcapitules part.
Le titre du rapport doit tre dense et stendre du gnral au particulier sans toutefois faire allusion aux conclusions. En effet, si celles-ci se
trouvent rejetes, le rapport archiv prterait confusion, laissant
croire que les propositions ont t acceptes.
142
Exemple
Rorganisation de latelier dcoupe : le matriel, les machines et le stockage des matires premires ou Rapport du chef de poste de sondage
n A/15 sur laccident survenu le 14 mai 2000 au matre sondeur Tarire
Et non pas :
De nouvelles machines latelier dcoupe, disposes de manire laisser
une large place au stockage des matires premires ou Nouvelles
mthodes de sondage afin de ne pas reproduire un accident tel que celui du
14 mai 2000 .
Les nom et qualit du, ou des, rdacteurs (en franais, le prnom se
place avant le nom) doivent figurer sur cette premire page. Leur
place nest pas normalise.
Une illustration approprie, de qualit et judicieusement mise en page
peut avantageusement complter ces informations.
La quatrime de couverture (dos) est de mme matire que la couverture ; elle peut ne porter aucune indication, un simple sigle* ou
ladresse de lentreprise, linstitution, ltablissement metteur.
Une page de garde sur papier blanc peut rpter les informations de
la couverture si celle-ci est en bristol.
Le sommaire occupe la page 2. Ce nest pas un lment dcoratif, il
permet de se reporter rapidement au paragraphe ou sous paragraphe
recherch. cet effet, il rcapitule avec prcision ces derniers, en indiquant le numro de la page o ceux-ci se trouvent. Les traitements de
texte les laborent automatiquement et trs rapidement. Pour plus de
logique, cest la numrotation dcimale qui prvaut :
1. ;
1.1. ;
1.1.1. ;
1.1.2. ;
1.1.3 ;
1.2. ;
1.2.1. ;
1.2.2. ;
1.3 ;
143
Elle permet, par exemple, de reclasser immdiatement des feuillets

pars, mme sils ne sont pas foliots.
Comme dans tout document professionnel,

lintroduction doit prvenir tout suspens
Le rapport est un document qui peut resservir plus tard, dans dautres
tudes, ou ailleurs, dans dautres services, comme document de rfrence. En effet si, par exemple, lordonnance* laquelle aura contribu
votre rapport est remise en question, le nouveau rapporteur cherchera
les raisons qui ont concouru cette organisation. Il est donc indispensable, dans lintrt mme de votre travail, dtablir ds lintroduction
le fondement de vos propositions en prcisant :
le sujet du rapport ;
la conjoncture (qui vous la demand et pourquoi) ;
la vocation de lentreprise, du service, de ltablissement concern ;
ltendue de lintrt de lentreprise, service, tablissement dans ce
domaine ;
votre dmarche investigatrice et vos sources ;
les grandes lignes de votre raisonnement et ce quoi il aboutit.
Exemple
la suite du manque defficacit constat dans la communication crite
de la CHNOU, vous avez bien voulu me charger de rechercher et danalyser les causes de cette carence afin de vous proposer les mesures susceptibles dy mettre fin.
Le statut administratif de notre tablissement implique, en effet, la circulation dun grand nombre de pices crites qui devraient tre un modle defficacit et ne le sont pas.
Le prsent rapport repose donc sur lobservation attentive des postes de travail et sur laudit du personnel. La matire ainsi recueillie a t ensuite
compare aux consignes de la normalisation et aux possibilits pratiques y
compris celles des techniques modernes de communication. De ce minutieux travail ont merg quelques solutions intressantes suggres en
conclusion.
144
Le corps du rapport, illustr de tableaux, schmas, photos,

dessins ou graphiques comprend deux parties
Tout dabord un constat de la conjoncture motivant le rapport (qui,
quoi, comment, o, quand) est expos en dtail dans la premire partie. Celui-ci ne doit pas anticiper sur lanalyse ou sur la conclusion. En
effet, lavis du rapporteur ne doit intervenir quaprs ltude de ces
faits et largumentation du rdacteur. Ce constat doit tre objectif et
pour cela il ne prsente que des faits, des observations, des informations, des donnes srieusement vrifies. Ces informations sont
rechercher sur place, auprs du personnel, dans les archives
Lorsquil sagit dun rapport relatif la rorganisation dun service, il
convient de commencer par dfinir les attributions de ce service puis
den dcrire le fonctionnement actuel.
Lorsquil sagit de laboutissement dune enqute, il est bon quapparaissent sous forme de tableaux les rsultats chiffrs. En effet, ces
tableaux font apparatre, mieux que le texte, les points critiques de
lobservation.
Lorsquil sagit dune enqute sociale les propos et les situations qui
ont entran la dcision doivent tre rapports et dcrits minutieusement, et non pas occults sous prtexte de confidentialit. Sans cette
tape, les conclusions de lenqute apparaissent subjectives aux yeux
du lecteur qui est dailleurs, lui-mme, tenu au secret professionnel.
Lorsquil sagit dun rapport de conseil dadministration, il est utile de
donner un aperu de la situation conomique gnrale.
Le descriptif sert de base lanalyse. Ainsi interdpendantes, ces deux
parties forment un tout cohrent et incontestable. La simple recherche
des informations utiles la rdaction du constat fait dailleurs surgir les
axes de recherche prouvant ainsi la cohsion de ces parties. Pour cette
raison, seuls les lments servant lanalyse sont retenus dans
lnonc des faits ; les informations redondantes ou sans consquence
sont donc impitoyablement limines.
Ces faits sont prsents avec le mme ordre rationnel (chronologique,
topographique ou thmatique) dans chacune des parties. Le plan chronologique suit lordre dans lequel les vnements se droulent. Ce nest
145
pas toujours le plan le plus judicieux car lhistorique ne fait pas forcment ressortir les dysfonctionnements. Un plan topographique (par
lieux) ou thmatique (par thmes) est le plus souvent prfrable. Avec
un tel plan deux combinaisons ( mmoriser laide du sigle* DAP)
sont possibles :
Plan topographique 1
Introduction REXAN
Corps du texte DAP
Dcrire
Atelier 1
Atelier 2
Atelier 3
Analyser
Atelier 1
Atelier 2
Atelier 3
Conclusion (Proposer)
Plan topographique 2
Introduction REXAN
Corps du texte DAP
Atelier 1
Dcrire
Analyser
Atelier 2
Dcrire
Analyser
Atelier 3
Dcrire
Analyse
Conclusion (Proposer)
Exemple
1.1. Service contentieux
X sortes dcrits (numration) sont utiliss. Ces crits obissent des
rgles strictes de prsentation consignes dans linstruction n Un papier
blanc X g/m2 de format A4 est employ pour lensemble de ces documents.
Ces crits sont achemins obligatoirement par le circuit suivant (numration). Etc.
1.2. Service comptabilit
Ensuite, une analyse objective de cette situation (pourquoi ?) qui compare les buts escompts aux buts raliss et les moyens employs aux
moyens potentiels (ce qui dbouchera automatiquement sur une proposition qui sera note en conclusion). Linformation sur les moyens
potentiels est rechercher au cours de visites, dans les publications
techniques ou conomiques, auprs de bibliothques, de banques de
donnes par la voie dInternet* par exemple.
146
Lanalyse sappuie sur une critique positive. Cest--dire quelle va comparer point par point le descriptif des critres en cherchant :
Pourquoi ?
Que faire la place ?
Quest-ce qui va ?
Quest-ce qui manque ?
Quest-ce qui ne va pas ?
Cest prcisment le fait de commencer par ce qui va qui donne un
ton positif cette critique. Cette question permet, en effet, de considrer
les 90 % de positif avant les 10 % de ngatif, vite au rapporteur de se
laisser aveugler par les dfauts et de sen tenir l. Ce raisonnement
ramne donc la tche dinnovation sa juste mesure et force trouver
des solutions en rapport avec les causes du problme.
Cest lanalyse qui constitue le fond du rapport ; cest elle qui explique,
qui justifie, qui argumente. cet effet, le lien logique qui existe entre le
fait constat et la proposition laquelle la conclusion aboutit ne doit
jamais tre sous-entendu car affirmer nest pas prouver.
Ex : Lagence de Boulogne ne donne pas les rsultats attendus : il faut
durgence pourvoir au remplacement de son directeur actuel.
M. et Mme Machin ont t entendus le (...) par lassistante sociale : il
convient de leur retirer la garde de leur enfant.
dans un rapport sur le fonctionnement dun service ou des rsultats
dune enqute, le rdacteur doit reprendre dans le mme ordre les lments quil a dcrit dans la partie prcdente.
dans un rapport de conseil dadministration, il sagit de commenter
lobtention des rsultats globaux de lexercice (part de chacun, lments, vnement, influences)
Exemple
Lacheminement est trop lent (dure, besoin, comparaisons). Certains
des crits utiliss font double emploi (explications, autres pratiques),
dautres sont utiliss contre emploi (explications, autres pratiques) ; le
personnel nest pas sensibilis leurs particularits, ni form leur rdaction (moyens pour former). La prsentation des crits ne favorise pas une
147
lecture rapide selon la mthode enseigne en stage intra-entreprise depuis 3

ans. Le papier que nous utilisons est trop spongieux et favorise la diffusion
de lencre ce qui donne des caractres baveux, difficiles dchiffrer, provoquant des confusions dont certaines ont eu de graves consquences
(exemples) alors quil existe. Dautre part rien sur nos crits nindique
au premier coup dil son secrtariat dorigine UNTEL, par exemple,
pratique la distinction par couleurs.
La conclusion nonce les solutions FARE

F comme faisables ; A comme acceptables ; R comme rentables ;
E comme efficaces
La conclusion nonce les solutions, les propositions du rdacteur, telles
quelles dcoulent du dveloppement. Sa rdaction est vidente si les
deux parties prcdentes ont t logiquement exposes. Elle doit tre
claire, concise, honnte et modeste.
La conclusion nest pas un rsum du dveloppement. Elle se contente
de runir les propositions auxquelles a t conduit le rapporteur au
cours du dveloppement sans aucun souci de justification.
En outre, la lecture du document est facilite par la prsence de conclusions partielles reprises en une conclusion gnrale. La redondance nest
pas redouter dans ce type de rdaction.
La conclusion ne doit pas dpasser ce qui a t prouv dans le dveloppement. Le rapport tant un tout, il ne conclut que sur ce qui est
expos et analys.
Les propositions nonces doivent tre prcises. Le destinataire du
rapport na pas, par exemple, ressentir le besoin de demander des
explications complmentaires.
Ex. En consquence nous demandons que le personnel soit augment trs
sensiblement. (imprcis)
Elles doivent rpondre aux questions Qui ? Quoi ? Comment ?
Combien ? O ? Quand ? travers des noms de personnes (tant quil ne
sagit pas de les desservir), dentreprises, dorganismes, de lieux. En
citant des moyens, des chiffres, des dates, des actions et leur
dcoupage :
148
Exemple
En consquence, il est suggr de rduire nos crits 7 (lesquels, description, objectif, prsentation, mode de ralisation). Les messages seront
dsormais achemins par ml*.
Une formation devrait, cet effet, tre offerte lensemble du personnel du
service (objectif, dure, contenu, mthodes pdagogiques, organisme, dates,
cot).
La prsentation normalise AFNOR serait plus efficace, dautant plus
quelle rendrait les lettres de la CHNOU plus accessibles nos correspondants extrieurs qui lappliquent dsormais (dtails, modles annexs).
Le papier rf. () est dun cot peine plus lev que celui utilis actuellement et de bien meilleure qualit. La maison RECTO est prte le cder
(prix) pour une quantit trimestrielle de () .
Le rapporteur doit tre objectif et honnte, modeste mais

surtout pas servile
Le rapporteur doit tre objectif et loyal. Cest--dire quil ne doit pas
biaiser son tude (en dformant ou en occultant des faits) pour lui faire
servir une doctrine ou un intrt personnel ou pour dmonter lavantage dune thorie qui lui serait personnelle. Il ne doit pas, non plus,
chercher plaire au destinataire du rapport en sefforant de dmontrer
les conclusions quil croit tre celles attendues. Un rapport est un crit
destin faire voluer une entreprise et non pas faire que ses cadres se
complaisent dans lautosatisfaction.
Le rapporteur simplique en apposant sa signature*

Le rdacteur signe son rapport comme il signerait une lettre. Toutes les
organisations ne jugent pas, cependant, la signature* indispensable
lorsque le rapport est accompagn dune lettre denvoi. Par la suite, les
diffrentes autorits hirarchiques qui lexaminent y annexent leurs avis.
Ceux-ci concourront la dcision dfinitive.
La lettre daccompagnement est une brve synthse du rapport

Une synthse sert donner trs rapidement une ide complte du travail qui a t ralis. En cela elle reprend les points essentiels du travail,
laissant le lecteur libre daller la recherche de dtails dans le rapport.
149
Le rdacteur peut faire apparatre, de loin en loin dans son rapport, des
synthses partielles. Il se sert, cette occasion dun code de lecture
(encadr, gris, italique).
Les annexes sont une slection des documents qui ont t

analyss ou produits
Les annexes sont une slection des documents qui ont t analyss ou
produits et ont servi de base au rapport. Ne doivent tre annexs que
les documents prsentant un rel intrt pour le lecteur. Elles sont mentionnes une premire fois dans le texte, aux endroits mmes o leur
consultation peut tre utile au lecteur et une seconde fois en bloc en
dehors du texte sous forme de nomenclature*. Dans le cours du texte
elles peuvent tre cites directement entre parenthses ou sous forme de
notes de bas de page. Elles portent, chacune en guise de titre, le numro
dordre qui lui a t attribu (Annexe 1, Annexe 2). Quelle que soit
leur pertinence, le volume des annexes ne doit pas dpasser celui du
texte, sous peine de transformer le rapport en note de synthse.
Le format des diffrentes annexes gagne tre le mme que celui du rapport. Les documents dorigine peuvent, cette fin, tre mis lchelle
sans que pour autant les originaux soient dtruits car ceux-ci demeurent
les rfrences probantes. Un document de grand format peut, toutefois,
tre pli, le plus fonctionnellement possible, en accordon.
Un glossaire (ou lexique) est toujours le bienvenu notamment lorsque le
rapport traite dun domaine trs spcialis.
Les traitements de texte fournissent la possibilit de raliser facilement
un index. Il nest certes pas indispensable, mais un lecteur entran est
toujours satisfait de pouvoir naviguer dans un document volumineux
grce cet instrument.
Les illustrations sintercalent leur place normale

Les illustrations : tableaux, graphiques, schmas, dessins, plans, photos
tablis par le rapporteur et destins rendre le texte intelligible sintercalent leur place normale dans le dveloppement. Il en est de mme
pour les citations qui ne doivent, toutefois, pas tre trop nombreuses.
Seuls sont rejets en annexe les documents trop volumineux dont linclusion alourdirait le texte et nuirait sa comprhension. Labsence
150
dillustration doit toutefois tre prfre des illustrations de qualit

mdiocre qui desserviraient le travail au lieu de le mettre en valeur.
Les illustrations sont accompagnes :
dun numro dordre,
dun titre,
dune lgende,
dune note de renvoi une bibliographie en indiquant la provenance.
Le rapport est un tout qui doit tre matriellement reli

Un agrafage dans le coin suprieur gauche suffit aux documents trs
minces. Pour les documents plus volumineux, il existe des procds par
collage ou par spirale. Ce dernier est le plus utilis lheure actuelle.
En somme, le rapport est constitu par trois parties DAP (Descriptif,
Analyse, Propositions) qui sont interdpendantes et refltent les
tapes dun raisonnement logique. Les faits consigns doivent tre
dcrits en toute neutralit; leur analyse doit tre fonde sur des critres objectifs et transparents de manire que les propositions en
dcoulent tout naturellement. Ces dernires doivent tre FARE cest-dire faisables, acceptables, rentables et efficaces!
Un rapport court se prsente comme une lettre ; un rapport volumineux prend laspect dune brochure relie. Les documents qui
ont contribu ltude lui sont annexs.
Vous pouvez excuter lexercice 8, p. 263.
151
5 Il ny a pas de truc pour laborer une analyse

ou une synthse, mais une mthode suivre
5.1 La mthode danalyse applique la stratgie dcrmage*
Une analyse est un crit dinformation qui doit fournir la hirarchie les
lments ncessaires une prise de dcision. Il sagit donc de pratiquer
une lecture en profondeur du texte. Cest--dire quil ne faut pas y voir
linformation en surface, mais aussi explorer les diffrents lments qui
y participent et leurs interactions afin de slectionner linformation utile.
Les niveaux dobservation
Niveau 1
Niveau 2
Droulement chronologique
P
e
r
s
o
n
n
e
s
M
a
t
r
i
e
l
t
h
o
d
e
s
P
r
o
d
u
i
t
s
C
o
n
t
e
x
t
e
Niveau 3
Rapports entre les diffrents lments
Cest le droulement chronologique qui apparat en premier lieu dans un texte. Il est
intressant, mais il ne suffit pas. Il faut y trouver ensuite les diffrents protagonistes (personnes, choses ou ides) et comprendre les rapports qui les gouvernent.
152
Cette mthode demande de :

suivre des tapes,
dployer un savoir-faire spcifique chacune de ces tapes,
grer son temps : respecter un temps imparti aprs calibrage personnel, sachant que la comprhension prend 50 % du temps et la
rdaction 50 %.
Elle ne compense en rien le manque de vocabulaire et la faiblesse de
syntaxe.
Faire
Pour
Mais ne pas faire
C
O
M
P
R
E
N
D
R
E
1. crmage32 du texte ;
lattention est porte sur
lenvironnement du
texte :
auteur,
date,
nature du support de
publication (magazine,
revue, bulletin, Journal
officiel)
titre,
sous-titre,
intertitres,
encadr,
notes,
glossaire,
chapeau,
illustrations,
lgendes.
Lcrmage se conclut
par la formulation crite
dune hypothse.
Pour identifier lide

matresse33 .
Commencer rdiger
une introduction.
Pour reprer les paragraphes les plus

denses en
informations.
Dvelopper, comme
une rponse une
question de cours,
partir de la premire
ide importante qui
saute aux yeux.
Pour situer le texte

dans son contexte vnementiel.
Pour comprendre lide

matresse.
Lire le texte partir du

premier mot de la premire phrase du premier paragraphe
jusquau point final.
Puis recommencer
partir du dbut car
rien na t compris ni
retenu.
Recopier le titre ou lobjet textuellement.
32. Cf. stratgies de lecture, plus loin p. 180.

33. Lide matresse est celle qui est annonce, dveloppe et rpte de diffrentes faons.
153
Faire
Lire passivement
encore une fois.
3. Reprage des mots

cls (ce sont des mots
qui appartiennent un
mme champ lexical*).
Pour reprer les changements de champ

lexical*. Ce champ est,
sans hsitation, le
thme du paragraphe.
Lire passivement
puis reprendre partir
du dbut car rien na
t compris.
4. Approfondissement35
du texte : dgager sa
structure laide de
plan sommaire,
texte flch,
tableau de mots cls,
schma de texte,
arborescence
Pour tablir linventaire

des ides de lauteur.
Recopier des phrases

entires.
Pour bien hirarchiser

largumentation de
lauteur.
Surligner des passages

entiers.
Lapprofondissement se
conclut par labandon
dfinitif du texte dorigine afin de ne travailler
qu partir des notes.
Pour une vision

synoptique de largumentation, de la problmatique ;
P
R
E
N
D
R
E
Mais ne pas faire
Pour faire apparatre

les rapports de cause
effet entre les diffrents paragraphes et,
lintrieur des paragraphes, les rapports
entre les diffrentes
phrases.
C
O
Pour
2. Reprage34 des mots

outils (ce sont les mots
de liaison, les conjonctions de coordination).
Pour faire ressortir les

ides en se dtachant
de la faon dont elles
sont exprimes de
manire pouvoir les
formuler autrement.
Se contenter de lister
les ides sans faire
apparatre leur rapport
de cause effet.
Laisser tomber le
schma et se replonger
dans le texte dorigine.
Pour se dtacher de
lexpression de lauteur et ne sen tenir
quau sens.

154
Faire
Pour
5. Rorganiser les informations ou les arguments de lauteur dans

un plan problmatique
(qui rponde une question).

uniquement linformation qui intresse ou
lessentiel de lintention de lauteur.
6. crire :
Trouver une phrase
concise pour chaque
point de notre plan ;
crire en bon franais :
sans fautes
sans clichs,
sans anglicismes,
sans nologismes,
sans superftations
Pour tre aussi bref et

clair que possible ;
Se laisser porter par

linspiration.
Pour tre sr que le

lecteur donnera le
mme sens que le
rdacteur aux mots
employs.
Oublier des aspects

importants en ngligeant ltape A
(comprendre).
7. Relire
Une premire fois pour

le sens (dnotation).
Mais ne pas faire
Pour pouvoir rdiger

lintroduction qui est
la prsentation de ce
plan.
Se contenter de faire
un rsum.
Composer une
mosaque de phrases
toutes faites sorties du
texte dorigine.
D
I
G
E
Pour ne pas tre pnalis un jour dexamen

professionnel.
Une deuxime fois

pour la connotation (le
sens culturel) ;
Se laisser influencer
par un jargon :
du domaine
technique,
de lentreprise,
des mdias,
de la rgion
Se fier sa matrise
incontestable de la
langue franaise.
Une troisime fois

pour la grammaire.
Vous pouvez raliser lexercice 9, p. 266.
155
Mthode dlaboration dune analyse de texte
Comprhension
Je m'intresse
l'environnement
du texte
Je dgage, par crit,
une hypothse de
contenu
crmage
Je repre
les mots
cls
Approfondissement
Je jette
courageusement
le texte initial
laboration d'un
plan problmatique
Je dgage la
structure du texte en
prenant des notes
schmatiques
Je rorganise les ides

exposes dans le texte
de faon rpondre
une question
Rdaction
Rdaction
Un coup
pour le sens
concret
Je repre
les mots
outils
Je construis une
phrase concise
pour chaque
point du plan
Relecture
Un coup
pour le sens
symbolique
Un coup pour
la grammaire
156
5.2 La mthodologie de synthse applique la stratgie

de survol*36
La synthse est, en somme, la mise en forme du rsultat de lanalyse de
plusieurs textes.
Faire
Pour
Mais ne pas faire
1. Analyser la requte :
ne pas hsiter se faire
prciser les attentes dun
responsable qui aura dit,
laconiquement : Fais
moi la synthse de a ! .
Soupeser chaque mot de
la requte et en dduire
une consigne de travail.
Dans un souci de gain
de temps cette tape est
souvent nglige alors
quelle facilite le travail.
Pour traiter linformation dans le sens

demand.
Pour dlimiter le
contenu de la note
(quelle information
retenir, laquelle dlaisser).
Pour envisager le plan
de la note
Commencer rdiger
une introduction.
Lire minutieusement,
un un les documents
du dossier.
Soupirer en pensant
que le dossier est trop
pais et que le thme
est obscur.
2. Examiner la composition du dossier
Pour continuer cerner

le contenu de la note;
cette tape se conclut par
la formulation crite (1
phrase) dune hypothse
de rponse la requte.
Pour reprer les pices
les plus en rapport
avec la requte.
Pour classer les pices en
fonction de leur valeur
informative (loi ou
article de presse) et en
fonction de leur actualit.
Pour dterminer un
ordre de consultation.
Feuilleter le dossier en
soupirant parce quil
est pais et que les
pices sont rbarbatives.
C
O
M
P
R
E
N
D
R
E
157
Faire
Pour
Mais ne pas faire
Cette tape se conclut

par la formulation crite
dune hypothse de
contenu, rponse la
requte.
Pour se donner un
objectif de lecture
active.
Se lancer dans une lecture intgrale sans

objectif.
Pour lire la recherche

dinformations qui
confirment lhypothse
et la compltent ou qui
la modulent, voire linfirment et tablissent
ainsi le contenu rel.
Recopier le titre ou
lobjet textuellement.
3. crmage37 de chacune des pices
Pour avoir une vision

globale du dossier et
ainsi mettre au mme
niveau des informations qui le mritent.
Lire minutieusement,
dans lordre ou elles se
prsentent, la totalit
des pices du dossier.
C
O
M
P
Pour liminer les

pices et les parties de
pices sans rapport
avec la requte.
R
E
N
D
R
E
4. Approfondissement38
des paragraphes
retenus :
en reprant les mots
outils et les mots cls
en tudiant la syntaxe
des phrases compliques
- en organisant, ds leur
comprhension, dans
un schma (arborescence par exemple) les
ides retenues.
Pour recueillir linformation qui rpond la

requte.
Approfondir la totalit.
Pour viter de noter

plusieurs fois la mme
chose.
Prendre des notes

linaires qui reprennent des passages
entiers des textes.
5. Se dbarrasser du
dossier
Pour ne pas tre tent

de chercher des lments supplmentaires :
ils seront superflus.
Pour classer linformation recueillie par

thmes.
Surligner la quasi totalit du texte.
Reprendre les textes et

rdiger en les consultant.
37. Cf. stratgies de lecture, p. 180.

38. Cf. stratgies de lecture, p. 181.
158
Faire
Pour
Mais ne pas faire
Pour une vision

synoptique de largumentation, de la problmatique.
Pour se dtacher de
lexpression de lauteur et ne sen tenir
quau sens.
B
6. Rorganiser les informations ou les arguments de lauteur dans
un plan problmatique
(qui rponde la
requte)

dans un ordre qui lexplicite uniquement
linformation qui intresse le destinataire.
Pour pouvoir rdiger
lintroduction qui est
la prsentation de ce
contenu.
Composer une
mosaque de phrases
toutes faites sorties du
texte dorigine, dans
lordre o elles ont t
recueillies.
7. crire :
Trouver une phrase
concise pour chaque
point de notre plan ;
Pour tre aussi bref et

clair que possible.

linspiration.
Pour tre sr que le

lecteur donnera le
mme sens que le
rdacteur aux mots
employs.
Oublier des aspects

importants en ngligeant ltape A
(comprendre).
D
I
G
E
crire en bon franais :

sans fautes
sans clichs,
sans anglicismes,
sans nologismes,
sans superftations
Pour ne pas tre pnalis un jour dexamen

professionnel.
R
8. Relire
Une premire fois pour

le sens (dnotation).
Une deuxime fois
pour la connotation (le
sens culturel).
Commencer par rdiger lintroduction.

linspiration.
Se laisser influencer
par un jargon :
du domaine technique,
de lentreprise,
des mdias,
de la rgion
Se fier sa matrise
incontestable de la
langue franaise.
Une troisime fois

pour la grammaire.
159
Schma de la mthode de synthse
dduire de
chaque mot une
consigne de
travail
S'interroger sur le
thme de la requte
(5 min)
classer selon
la chronologie
rtrospective
classer selon
la valeur des
pices
transformer
le thme en
question
S'interroger sur la
nature et les titres des
pices du dossier (5 min)
avoir une vue

d'ensemble du
dossier
rayer les
parties sans
rapport avec
la requte
crmer les pices

du dossier (15 min)
laborer une
hypothse
Approfondir les lments

slectionns (65 min)
comprendre
les phrases de
conclusion
laborer une
arborescence
Rdiger (90 min)
comprendre
l'argumentation
rdiger partir
de
l'arborescence
tre concis
relire
160

Chap3 Brahic

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Chap3 Brahic

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Mireille BRAHIC

ditions dOrganisation, 2004

1 Concentrez-vous sur le contenu de la lettre

Mieux rdiger les crits professionnels

Dduire, daprs lobjectif, les points aborder

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

tablie regroupe linformation complte qui devra tre exprime dans la

Madame Cungonde Boidefeux

Les lments de rponse

Le chef dtat-major madame Boidefeu

selon dcret 85-986 du 16.09.1985

demander disponibilit car dmission

pour suivre mari

qui va travailler ltranger

pendant au moins 4 ans

droit 3 annes renouvelables tant que

faire sa demande au moins 2 mois avant

mre d1 enfant de 3 ans

aucun intrt puisquun article convient

Vous pouvez excuter lexercice 4, p. 261.

Mieux rdiger les crits professionnels

Rflchir lordre dans lequel les diffrents points

Voici seulement venu le moment de faire des phrases3

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

Enfin, il est temps de soccuper de la forme

1.2 Adoptez la prsentation en vigueur

Len-tte*, ou timbre*, informe sur lmetteur

4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, d. UGA, 1988.

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Len-tte* dune lettre du secteur priv se place en haut et gauche de la

126, rue Lonard-de-Vinci

Le timbre* administratif dcline la hirarchie de lmetteur de la lettre et

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

sonne qui a saisi la lettre / le numro dordre chronologique de la lettre

La mention affaire suivie par

Les lieu et date

7. Ce qui concerne lAFNOR est illustr par lannexe 2A.

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La rubrique rfrences ou vos rfrences

La rubrique pices jointes (P.J.)

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

partir de 4 cm du haut et entre 11 cm et 13 cm du bord droit de faon

Mme adresse tout autre endroit

Monsieur Yves AUMIEU

Suscription* ambigu qui, selon

Monsieur Yves AUMIEU

9. Les accents, trmas ou cdilles ne sont pas des signes de ponctuation.

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Les deux dernires suscriptions* permettront la lettre

Lorsquune lettre du secteur public est destine au secteur priv10,

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

13. Voir fiche utilisation des majuscules en annexe 3A.

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Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

Mieux rdiger les crits professionnels

prfrs Madame la Directrice , Madame la Prsidente . De plus,

Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

Le premier paragraphe dune lettre ne commence surtout pas

20. Voir en partie 1, p. 19.

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Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

rappelle lessentiel de la demande qui ncessite cette rponse

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Len-tte, ou timbre, informe sur lmetteur