Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Commission in Romania
MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Manual pentru mebrii Blocului Naional Sindical
(BNS)
Iulius BEDEA
Trainer
Membru Team Europe
SIMERIA
2006
CUPRINS
I.
II.
1.
1.1.
1.2.
PRINCIPIILE PCM
10
2.
11
3.
FAZA DE ANALIZ
13
3.1
13
3.2
ANALIZA PROBLEMEI
14
3.3
ANALIZA OBIECTIVELOR
15
3.4
ANALIZA STRATEGIILOR
16
4.
17
4.1.
17
4.2.
18
4.3.
18
4.4.
19
5.
20
1.
Informaii de identificare
20
2.
Obiective
20
3.
Descriere
21
4.
Cadrul instituional
22
5.
Detalierea bugetului
23
6.
24
6.1.
24
6.2.
Criterii de evaluare
25
6.3.
25
6.4.
Rapoartele de evaluare
26
III.
Bibliografie
27
I. INTRODUCERE
Administrarea unui proiect poate s par o sarcin dificil ce necesit mult experien,
cunotine i practic. Poate s par greu de neles, de realizat i de finalizat.
Totui, ntr-un anume fel, oricare dintre noi este un manager de proiect cu norm
ntreag n viaa de fiecare zi. Iat cteva exemple de proiecte complexe i totui
cotidiene:
cumprturile;
curenia n apartament;
organizarea unui meci de fotbal;
pregtirea pentru un examen;
planificarea vacanei; etc.
O privire atent a acestor activiti ne arat c ele sunt proiecte cu un manager
individual de proiect. Exist cteva elemente comune ale acestor sarcini de rutin.
Pentru a rspunde la aceste ntrebri, organizaiile ntreprind evaluri. nainte de orice
evaluare ns, informaia relevant trebuie colectat n mod sistematic, ceea ce
reprezint procesul de monitorizare.
Evaluarea este aprecierea ct mai sistematic i mai obiectiv a unui proiect, a unui
program sau a unei politici n curs de derulare sau ncheiate, din perspectiva planificrii,
a implementrii i a rezultatelor sale. Scopul urmrit este de a determina gradul de
relevan i de realizare a obiectivelor, dezvoltrii, eficacitii, eficienei, a impactului i
a sustenabilitii. Evaluarea trebuie s asigure informaia credibil i util care s
abiliteze att finanatorii, ct i organizaiile finanate, n procesul decizional.
Ce este un program de finanare?
Definiie:
masura a Comisiei Europene adoptata in favoarea unei tari sau grup de tari care va fi
transpusa in practica printr-o serie de activitati si sustinuta financiar printr-un buget
al CE
Un grup de proiecte sau servicii asociate orientate spre realizarea unor obiective
specifice
3
amplitudinea
un BUGET
un CICLU DE VIATA
un pachet distinct
de activitati,
mijloace si investitii
prin obtinerea
de rezultate
in cadrul unei
contribuind la obiectivele
institutii
de dezvoltare globala,
responsibla pentru
definite in relatia cu
proiect
nevoi
a caror advantaje
sunt considerate mai
mari decit costurile
lor
Ce este managementul?
Cteva definiii fanteziste pot fi date:
Definiie management:
5
Este
o
metodologie
pentru
proiectarea,
implementarea,
monitorizarea i evaluarea proiectelor, indiferent de natura,
marimea i originea resurselor financiare.
1.
FAZE, DOCUMENTE, PRINCIPII N MANAGEMENTUL DE
PROIECT
Fazele PCM
Programare
Identificare
Evaluare
Implementare
Formulare
Finantare
1.1.
Programarea (Programming)
2)
Identificare (Identification)
8
Reprezint luarea deciziei n legtur cu relevana proiectului (ce idei ar trebuii selectate
pentru a fi studiate ulterior n faza de formulare)
In faza de identificare, sunt identificate i trecute n revist idei specifice referitoare la
programele i proiectele din cadrul stabilit de documentul de strategie al rii. Din acest
punct de vedere, sunt analizate problemele, nevoile i interesele posibililor factori
interesai.
Pentru a ajuta procesul de elaborare a proiectului, sunt ntreprinse studii sectoriale,
tematice sau de pre-fezabilitate. Pe baza acestor studii i analize, se vor lua decizii
privind opiunile care vor trebui analizate pe viitor pentru a finaliza o propunere de
proiect.
3)
Evaluare (Appraisal)
Finanare (Financing)
Implementare (Implementation)
6)
Evaluare (Evaluation)
1.2.
PRINCIPIILE PCM
10
2.
Indicatori de
performanta
Surse de
verificare
Riscuri si
ipoteze
Obiectiv extins
(SCOP)
Obiectiv
imediat
Rezultate
Activitati
Mijloace
Preconditii
42
LFA ncepe cu analiza aprofundat a unei situaii existente nedorite ca baz pentru
planificarea ulterioar. Analiza situaiei nedorite trebuie analizat mpreun cu factorii
interesai implicai. (Factorii interesai includ: indivizi, grupuri sau organizaii care
pot avea un interes n proiect, pot infuena / afecta sau sunt influenai / afectai de
proiect.)
n timpul fazei de analiz trebuie ntrunii reprezentanii diferitilor factori interesai
pentru a fi consultai n vederea definirii problemelor existente (primul pas n faza de
analiz) pentru a putea defini ulterior obiectivele pe baza problemelor (al doilea pas n
11
12
3.
FAZA DE ANALIZ
Analiza unei situaii date este o parte substanial n cadrul mai multor metode de
planificare. Starea actual trebuie analizat prin prisma unui proiect sau a unor
probleme date. n contextul nostru, analiza situaiei este concentrat pe probleme,
factori interesai i mediul lor social. Este o ncercare de a nelege sistemul care
determin existena unor probleme.
3.1.
Ideea cheie este aceea c proiectele sunt elaborate pentru a se adresa problemelor unor
grupuri int / diferii beneficiari, nevoilor i intereselor lor.
Orice indivizi, grupuri de oameni, insitituii sau organizaii care pot avea un interes n
proiect, pot infuena / afecta sau sunt influenai / afectai de poriect sunt definii ca
factori interesai (stakeholders).
Diferiii factori interesai pot fi clasificai n urmtoarele grupe:
Grupuri de interes
Grupuri de competen
Grupuri de sprijin
Grupuri de decizie
Este important c factorii interesai s fie identificai i analizai ntr-un stadiu incipient
al elaborrii proiectului. Aceasta se poate face prin interviuri, mese rotunde i / sau
studii bazate pe chestionare sociologice, care implic reprezentani ai firmelor, clieni,
autoriti publice, leaderi politici, etc.
Analiza factorilor interesai implic urmtoarele aspecte:
1. Identificarea celor mai importani factori i colectarea informaiilor privind
caracteristicile lor privind: situaia economic i social, diferenieri de gen
(brbat/femeie), structura, organizarea, statutul social, atitudinea i comportamentul
general.
2. Analiza obiectivelor lor, a intereselor i a ateptrilor n raport cu acest proiect, ca i
influena lor potenial pozitiv sau negativ asupra proiectului.
3. Determinarea punctelor slabe i tari ale factorilor pentru a stabili modul concret de
implicare a lor pe parcursul diferitelor etape ale proiectului, aciuni posibile necesare
n acest caz i o strategie de abordare a fiecrui grup.
Tabelul de mai jos recapituleaz principalele constatri ale analizei:
Stakeholder
Caracteristici
Interese,
obiective,
ateptri
Gradul i tipul
de influen
Potenial
deficiene
Implicaii
n
cadrul acestui
proiect
ANALIZA PROBLEMEI
PENTRU CINE este o problem? Cine sunt cei afectai de problem: grupul int /
alte grupuri?
ARBORELE PROBLEMELOR
Lipsa de abilitati
de afaceri a IMM
EFECTE
Acces dificil la
informatii de piata
Acces limitat la
credite
CAUZE
27
14
3.3.
Dac nu este nici cauz nici efect, ambele probleme, cea analizat i
problema de referin (cea de nceput) vor fi amplasate la acelai nivel n
construcia arborelui problemelor.
ANALIZA OBIECTIVELOR
ARBORELE OBIECTIVELOR
Abilitatile de
afaceri ale IMM
imbunatatite
Manageri IMM
instruiti
MIJLOACE
IMM obtin
consultanta
Baza de date
creata
Linie de
credit creata
33
fapt obiective i sunt prezentate ntr-o diagram, numit arborele obiectivelor, care
ilustreaz relaiile mijloace scopuri dintre acestea. Arborele obiectivelor ofer o
imagine clar a situaiei de viitor pe care dorim s-o atingem, inclusiv a activitilor i
mijloacelor necesare pentru realizarea ei.
Pentru construirea unui arbore al obiectivelor trebuie s parcurgem urmtorii pai:
1. Convertii situaiile negative, problemele din arborele problemelor n realizri
pozitive care trebuie s fie dezirabile i posibil de realizat. n acest mod, relaia
cauz efect se transform ntr-o relaie mijloace scopuri.
2. Verificai relaia mijloace scopuri dintre componentele arborelui pentru a v
asigura c ierarhia stabilit este valid i complet.
3. Dac este necesar, revizuii i reformulai obiectivele obinute; adugai noi
obiective dac sunt necesare pentru atingerea celor de la nivelul logic superior;
renunai la acele obiective care nu sunt potrivite, realiste sau necesare.
3.4.
ANALIZA STRATEGIILOR
ANALIZA STRATEGIILOR
Obiective
extinse
Abilitatile de
afaceri ale IMM
imbunatatite
Obiective
imediate
Rezultate
Manageri IMM
instruiti
IMM obtin
consultanta
Baza de date
creata
Linie de
credit creata
34
abordarea nevoilor reale ale grupului int, bugetul disponibil, intervalul de timp necesar
i dispoibil, contribuia la reducerea inegalitilor, inclusiv a celor de gen, etc.
In funcie de amploarea i volumul de munc implicate, strategia selectat va forma
scheletul abordrii unui program care va consta din mai multe proiecte interconectate
sau numai al unei intervenii de dimensiunea unui proiect.
In aceast faz va fi necesar i formularea clar a obiectivelor proiectului la cele patru
niveluri ale interveniei prevzute n cadrul logic de abordare a proiectelor i anume:
-
Activitile
4.
Prima coloan conine definirea obiectivelor la cele patru niveluri logice i prezint
succint strategia aleas pentru implementarea proiectului:
-
Obiectivul extins descrie scopurile largi, pe termen lung, sectoriale sau naionale la
atingerea crora proiectul este menit s i aduc o CONTRIBUTIE.
Obiectivul extins, denumit i obiectiv de dezvoltare sau obiectiv general, descrie situaia
dorit, stadiul n care dorim s ajung problema n urma derulrii proiectului.
Obiectivul imediat, denumit i scopul proiectului, descrie BENEFICIILE pe care
grupul int le va obine prin utilizarea serviciilor oferite de ctre proiect. Obiectivul
imediat prezint un set de rezultate scontate ce trebuie obinute prin implementarea
proiectului, precum i impactul pozitiv al programului asupra beneficiarilor. NU descrie
serviciile prestate n cadrul proiectului i NICI modalitatea de utilizare a resurselor!
17
4.2.
Calitatea
Grupul int
Locul msurrii
4.3.
18
Indicatori verificabili
obiectiv
Mijloace de verificare
Surse de informaii
Obiectiv
general
Gradul de realizare
influenei proiectului
Obiectiv
Imediat
Magnitudinea
produse
Rezultate
Cantitatea
i
calitatea Documentele
rezultatelor obinute
beneficiarii
proiectului
Activiti
MIJLOACE NECESARE
Metode folosite
efectelor Beneficiarii
proiectului
Observaii, studii
i Analiza dosarelor,
observaii, studii
Ultima coloan include descrierea sumar a acelor situaii, evenimente, relaii care pot
ajuta / mpiedica atingerea obiectivelor i definesc mediul n care este implementat
proiectul. Includ acei factori pe care proiectul nu poate sau nu intenioneaz s-i
controleze. Proiectul nu se adreseaz acestor factori, dar trebuie sa-i monitorizeze.
Exist dou modaliti de a defini acest mediu: Aspectele care pot influena pozitiv
proiectul sunt formulate ca Ipoteze (Assumption). Dac dorim s prezentm reversul
medaliei, cu alte cuvinte dac descriem efectele negative ale nendeplinirii anumitor
premize necesare implementririi proiectului, atunci formulm Riscuri (Risks).
La fiecare nivel logic de abordare exist cte un set de ipoteze, estimri ale unor condiii
exterioare care pot interveni n realizarea legturilor cauzale stabilite ntre mijloace i
scopuri definite n matricea logic.
Probabilitatea i semnificaia condiiilor externe trebuie estimate pentru a stabili nivelul
de risc al proiectului. Anumite condiii externe sunt critice pentru succesul proiectului,
19
5.
FORMATUL
PROIECTULUI
STRUCTURA
DOCUMENTELOR
Informaii de identificare
Titlul
Titlul trebuie s descrie bine proiectul, s redea o imagine corect i s ajute la obinerea
sprijinului maxim pentru ideea dvs. de proiect. Un titlu bine ales v ajut s captai
atenia i s aprindei imaginaia att n Romnia ct i n Comisie. inei minte: un
titlu comun sugereaz un proiect comun. Un titlu lung sugereaz birocraie.
Deseori poate fi o idee bun s discutai o serie de posibile titluri de proiect n cadrul
instituiei dumneavoastr dar i cu persoane din exterior. Ultima categorie ar putea s
includ una sau dou persoane de alt naionalitate. Testnd opiunile cu acetia v vei
asigura c titlul este tradus bine.
1.3.
Amplasare
Obiective
2.1.
Obiective generale
Obiectivele generale se preiau din matricea logic a proiectului care este recomandat s
fie elaborat anterior fiei sumare standard.
Este de asemenea recomandabil ca formularea obiectivelor s fie obligatoriu nsoit de
un indicator de performan, care d imaginea msurii n care obiectivul urmeaz s fie
atins. In exemplul de mai sus a fost propus urmtorul indicator de performan:
2.2.
Obiective specifice
20
3.
Descriere
3.1.
Rezultate scontate
Alte descrieri de activiti pot fi mai complexe, de obicei umplnd cteva pagini de text.
Aceasta se aplic n special la fisele de proiect care prezint aranjamente de twinning. In
aceste cazuri i date fiind cerinele formale ale Comisiei, un anumit grad de
21
Cadrul instituional
5.
Detalierea bugetului
23
6.
6.1.
De obicei, proiectele i programele sunt implementate de-a lungul mai multor ani.
Managerul de proiect este responsabil cu implementarea proiectului, acesta fiind
compus din urmtoarele perioade :
1)
Perioada preliminara
2)
3)
Perioada final
Criterii de evaluare
6.3.
trecut i a orienta aciunile viitoare, dar se pot face i n timpul implementrii: mid
term evaluation pentru a (re) orienta implementarea.
Monitorizare
Ce ? In mare parte analize de eficien i eficacitate; este o activitate managerial
sistematic
Cum ? Analize rapide i continue, cu folos imediat pentru mbuntirea aciunilor n
desfurare; de importan cheie pentru mbuntirea performanelor
Cine ? Interne i Externe (personal, monitori, .)
Cnd ? Periodic, de cteva ori pe an
Audit
Ce ? Verificri tradiionale pentru a vedea dac operaiunile i documentele financiare
sunt n conformitate cu obligaiile legale i contractuale. Mai recent:
Performance audit este legat de intrebri privind eficiena i un bun management.
Cum ? Verificri ale documentelor financiare si ale respectarii unor proceduri
prestabilite
Cine ? Auditori externi sau interni, profesioniti
Cnd ? In timpul sau dup implementare
6.4.
Rapoartele de evaluare
26
III. BIBLIOGRAFIE
Publicaii
1) Acordul finanrilor nerambursabile - Programul de finanri nerambursabile
2001. Anexa a II-a: Condiiile i termenii generali pentru acordurile de finanare
nerambursabil ale Comunitilor Europene/ Grant Agreement - Grant Programme
2001. Annex II: General Terms and Conditions applicable to grant agreements of the
European Communities/, publicat de DG Intreprinderi, 2001
2) Manual Project Cycle Management, publicat de European Commission, 2001,
44 p.
3) Manualul pentru managementul fondurilor nerambursabile/Vade-mecum on
grant management/ (n vigoare ncepnd cu 1 ianuarie 1999), editat de Comisia
European, 1998
4) Robert K. Wysocki - Effective Project Management, Wiley Publishing, Inc.,
2003
5) Curtis R. Cook - Just Enough Project Management, McGraw-Hill 2005
6) Nicolescu, O., Verboncu, I., - Management. Ed. Economica, Bucuresti, 1995.
7) Popa, I. , - Management strategic . Ed. Economica, Bucuresti, 2003.
8) Bacanu, B. Management strategic. Ed. Teora, Bucuresti, 1997.
9)Lock D. (2000) - Management de proiect, Editura CODECS, Bucureti.
Iulius BEDEA
Trainer - Team Europe
Asociaia pentru Integrarea Dezvoltrii Durabile
Simeria, str. Traian, nr. 80, cod 335900, jud. Hunedoara
Tel/fax: 0254.260519, 0354.401027, mobil: 0788507820
e-mail: aidd@rdslink.ro
27