Studiu de caz Organizare eveniment

Strike Force Competition

Titlu proiect

Organizare eveniment
Strike Force Competition

Initiator proiect

Asociatia Speciala de
Airsoft

Data demarare

01.03.2012

Data incheiere

08.06.2012

Manager proiect

Secretar Executiv ASA

Sponsor proiect

Presedinte ASA

Obiective generale proiect

Non-obiective proiect

Organizarea unei competitii de airsoft cu atragerea

publicului
minim 4 echipe (5 membri)
maxim 100 spectatori
data desfasurare: 2 iunie 2012
autofinatata
Obiective de business

Promovarea imaginii Asociatiei Speciale de Airsoft

Promovarea airsoft-ului in Romania
Buget estimat
45.000 euro + 130 zile om

Instruirea participantilor la competitia de airsoft

Formarea echipelor participante de catre
organizatori
Furnizarea de echipamente de protectie pe
durata competitiei

Venituri

Roluri in echipa de proiect

Stakeholderi

Responsabil contracte
Responsabil infrastructura competitie
Responsabil program artistic si infrastructura
aferenta
Responsabil zone acces public
Responsabil relatii publice si legatura cu agentia
de organizare
Responsabil desfasurare eveniment
Ipoteze

Asociatia Speciala de Airsoft

Cluburi sportive
Participanti competitie
Spectatori competitie
Parteneri eveniment
Sponsori eveniment
Directia Generala de Politie a Municipiului
Bucuresti (SAEST)

Constrangeri

Ipoteze:
Terenul va fi pus la dispozitie de MAI.
Echipele inscrise detin autorizatiile si permisele
necesare.
Participantii indeplinesc conditiile de rezistenta
fizica necesare acestui tip de competitie.

Semnatura sponsor

Semnatura manager proiect

Autorizatii si premise impuse de legislatie.

Limitare numar participanti la suprafata
disponibila
Autofinantare

Document
de iniiere
proiect

Analiza stakeholderilor

Descompunerea
livrabilelor

Titlu proiect

Organizare eveniment
Strike Force Competition

Initiator proiect

Asociatia Speciala de
Airsoft

Manager proiect

Secretar Executiv ASA

Sponsor proiect

Presedinte ASA

Obiective generale proiect

Non-obiective proiect

Organizarea unei competitii de airsoft cu atragerea

publicului
minim 5 echipe (5 membri)
target 100 spectatori
data desfasurare: 2 iunie 2012
autofinatata
Detaliere obiective proiect

Competitie de airsoft organizata pe un teren al MAI din afara Bucurestiului, conform

regulamentului de joc
Program artistic desfasurat pe durata competitiei pentru spectatorii acesteia
Autorizatii obtinute pentru desfasurare eveniment (autorizatii teren, dotari, spatii adiacente)
Agentie de organizare evenimente contractata
Sponsorizari obtinute pentru desfasurarea evenimentului (competitie airsoft, program artistic,
premii echipa castigatoare)
Parteneriate incheiate cu furnizorii de servicii si cu media relevante pentru acest tip de eveniment
(publicatii, website-uri cu specific militar)
Campanie de promovare implementata (mesaje de promovare si program eveniment transmise
publicurilor identificate)
Infrastructura competitie instalata (teren, imprejmuire securizata, 16 structuri gonflabile, arme
pentru toti participantii, munitie corespunzatoare, depozit arme si munitie, poligon tir, arbitri)
Infrastructura program artistic instalata (scena, lumini si sunet, utilitati, formatie de dans, cor
militar, prezentator, 100 scaune pentru spectatori, personal supraveghere)
Zone acces instalate pentru: organizatori (stand), comisia de arbitraj a competitiei (stand), echipe
(stand pentru fiecare echipa, punct de prim ajutor), spectatori (stand cu alimente si bauturi, spatii
sanitare)
Final de competitie marcat prin oferirea de diplome si premierea echipei castigatoare.

Obiective de business

Instruirea participantilor la competitia de

airsoft
Formarea echipelor participante de catre
organizatori
Furnizarea de echipamente de protectie pe
durata competitiei

Promovarea imaginii Asociatiei Speciale de Airsoft

Promovarea airsoft-ului in Romania

Planul
obiectivelor
proiectului

WBS

Grafic de
execuie

Planul jaloanelor
Titlu proiect

Organizare eveniment Strike Force

Competition

Initiator proiect

Asociatia Speciala de
Airsoft

Data demarare

01.03.2012

Data incheiere

08.06.2012

Manager proiect Secretar Executiv ASA

Sponsor proiect

Presedinte ASA

WBS

Jalon

Data planificata

1.1.1

Document de initiere semnat

01.03.2012

1.1.1

Planuri agreate si semnate

14.03.2012

1.2.5

Contract agentie semnat

04.04.2012

1.2.2

Autorizatii obtinute

18.04.2012

1.4.1

Start inscriere echipe

02.05.2012

1.4.1

Inscrieri finalizate

16.05.2012

1.5

Infrastructura instalata

30.05.2012

1.1.3

Proiect acceptat

08.06.2012

Data realizrii

Plan de
costuri
(partial)

cod
WBS Denumire pachet de lucru
1.5 Instalare infrastructura
1.5.1 Montare scena, lumini, sonorizare

1.5.2

1.5.3

1.5.4

1.5.5

1.5.6

1.5.7

1.5.8

Resurse
necesare

Servicii
Personal
Echipamente
Amenajare teren de competitie si zona arbitri Materiale
Servicii
Personal
Amenajare poligon tir
Materiale
Personal
Echipamente
Amenajare standuri echipe
Materiale
Personal
Echipamente
Amenajare zona securizata (incl. depozit)
Materiale
Personal
Echipamente
Amenajare zone alimentatie si magazine
Materiale
Personal
Echipamente
Amenajare zona public si spatii sanitare
Materiale
Personal
Echipamente
Amenajare punct prim ajutor
Materiale
Personal
Echipamente
Materiale
TOTAL
Servicii

Costuri implicate
zile om/euro
3.000
4 persoane x 3 zile
2500
1000
500
1 persoana x 1 zi
200
2 persoane x 3 zile
200
200
2 persoane x 3 zile
400
100
2 persoane x 3 zile
0
100
2 persoane x 3 zile
1000
400
1 persoana x 1 zi
200
300
38 zile om
4300
2300
3500

Organizaia
de proiect

Sponsor

Repr.
echipe

Membri
comisie
arbiraj

Manager
de proiect
Resp.
contracte

Repr.
agentie
organizare

Resp. rel.
publice

Resp. infr.
competitie

Repr.
securitate

Repr.
MAI

Resp. desf.
eveniment

Echipa de
proiect

Repr.
poligon

Resp. pr.
artistic

Resp. zone
acces public
Repr.
personal
supraveghe
re
Repr.
magazine
Repr. stand
alimentar

Legenda:
R - responsabil
A - aproba
C - colaboreaza
I - informat

C
C
C

C
C
C
C
C

C
C
C

C
C
C

C
C
C

R
R
R
R

R
R
C

C
C
C

C
C
C

I
I
C
C
I
I
I
I

C
C
C

1,2
4,5,6
7,8

C
C
C

Documente:
1. Document de initiere
2. Plan de management al proiectului
3. Autorizatii si permise
4. Rapoarte progres
5. Cereri de schimvare
6. Minute intalniri si liste TO DO
7. Document de acceptanta
8. Raport final de proiect

C
C
C

Documente

Membri comisie arbitraj

Reprez. poligon tir

Reprez. echipe

Reprez. personal supraveghere public

Reprez. stand alimentar

Reprez. magazine

Reprez. MAI

Reprez. securitate

Reprez. agentie de organizare evenimente

Resp. desfasurare eveniment

Resp. program artistic si infrastr. aferenta

Resp. zone acces public

Instalare infrastructura
Montare scena, lumini, sonorizare
Amenajare teren de competitie si zona arbitri
Amenajare poligon tir
Amenajare standuri echipe
Amenajare zona securizata (incl. depozit)
Amenajare zone alimentatie si magazine
Amenajare zona public si spatii sanitare
Amenajare punct prim ajutor

R
R
R

Resp. infrastr. competitie

1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.5.7
1.5.8

A
I
A

Resp. relatii publice

Management de proiect
Planificare proiect
Coordonare si control proiect
Incheiere proiect

Resp. contracte

Denumire pachet de lucru

1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3

Sponsor proiect

cod
WBS

Manager de proiect

Roluri

C
C
C