Sunteți pe pagina 1din 13

CORESPONDENA DIPLOMATIC

Un rol deosebit n relaiile internaionale ntre state l ocup corespondena diplomatic.


La ntocmirea acesteia, care rmne ca document diplomatic, emitentul trebuie s porneasc de
la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmrete n transpunerea n via a politicii externe a
statului su. Emitentul trebuie, de asemenea, s cunoasc importana problemei pe care vrea s-o
abordeze n documentul respectiv, istoria problemei, stadiul su de soluionare, aspectele sale
juridice. n funcie de aceste considerente, emitentul decide asupra genului de document
diplomatic: scrisoare de acreditare, not verbal, nota semnat, scrisoarea personal, aidememoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc ntre ele prin importan,
destinaie, formulri protocolare. Stilul corespondenei diplomatice este mult mai sobru i mai
reverenios. Modul de transmitere este, n general, curieratul i are ntotdeauna forma scris n
original i presupune semntura olograf.
Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactat corespondena este
foaia cu antet sau filigranat cu nsemnele expeditorului.
Dei, n mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naional, n corespondena
diplomatic, avndu-se n vedere dificultile ce se pot ivi pentru soluionare operativ a
problemelor abordate, dar i curtoazia fa de autoritile statului crora li se adreseaz
corespondena, se practic ataarea la documentul emis n limba naional a expeditorului a unei
traducerii n limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus se scrie
,,traducere neoficial, chiar dac aceasta a fost fcut de un specialist n limba respectiv.
Pentru uurarea comunicrii n scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe
din ara de reedin ca, pe baz de reciprocitate, s se corespondeze fie numai n limba
naional, fie numai n limba rii de reedin. Atunci cnd este vorba de limbi de circulaie
foarte restrns, se convine utilizarea unei tere limbi, de regul de circulaie internaional.
Tipuri de coresponden diplomatic[16]
Nota verbal se folosete n corespondena ntre o misiune diplomatic i Ministerul Afacerilor
Externe sau ntre Ministerele de Externe. Este o comunicare scris, nesemnat, purtnd doar
sigiliul Ministrului Afacerilor Externe sau al Misiunii Diplomatice de la care se emite. Notele
verbale reprezint, de regul, o importan diplomatic secundar.
Nota semnat este documentul diplomatic solemn care se adreseaz de ctre Ministerul
Afacerilor Externe efului misiunii diplomatice sau invers;
Scrisoarea personal se folosete ntre ambasador i ministrul afacerilor externe i nu
angajeaz statele. Este mai puin protocolar i are caracter personal.
Nota colectiv este modalitatea prin care mai muli reprezentani ai statelor acreditante se
adreseaz unui guvern, i se trimite ministrului afacerilor externe.
notele identice i notele paralele sunt note cu acelai coninut, care sunt prezentate simultan;
notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile curente, de ordin particular sau
administrativ.
Aide-memoire este documentul diplomatic care rezum aspecte ale relaiilor dintre state i
expune consecinele juridice ale unor fapte. Este o not diplomatic nmnat de un agent
diplomatic celeilalte pri, n cursul unor tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma
problema discutat, a preciza anumite aspecte. Aide-memoire nu conine formule de politei i
nici nu se semneaz; se adreseaz ministrului afacerilor externe.
Memorandum-ul este un aide-memoire mai complet care, spre deosebire de acesta, prezint i o
istorie a problemei aprute i justific politica urmat de statul acreditant fa de problema n
cauz.

Rapoartele diplomatice privesc informarea ministerului de externe de ctre misiunile


diplomatice cu privire la ndeplinirea instruciunilor primite. Rapoartele sunt periodice. Raportul
diplomatic poate fi darea de seam despre executarea misiunii n general.
Scrisoarea de acreditare este prezentat de reprezentantul misiunii diplomatice (ambasadorul)
preedintelui rii unde a fost acreditat. Scrisoare este semnat de preedintele i ministrul
afacerilor externe din ara de unde vine diplomatul.
Vom reda mai jos cteva din formulele protocolare utilizate n urmtoarele situaii: n momentul
redactrii adresei pe plic i la nceputul scrisorii (I), n formula de adresare (II), n formula final
(III):
Pentru Preedintele unei ri
I. Excelena Sa, Domnul (numele), Preedinte al (numele rii sau al republicii);
Sau
Domnul (numele) Preedinte al (numele rii sau al republicii).
II. Domnule Preedinte;
III. V rog s agreai, Domnule Preedinte, expresia naltei mele consideraii;
Sau
O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.
Folosirea titlului de ,,Excelen fa de un ef de stat strin este facultativ. Acest titlu nu se
folosete, de exemplu, pentru preedintele Statelor Unite, nefiind utilizat n protocolul american,
dect n cazul unui ambasador strin.
Pentru Primul-Ministru
I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele rii);
II. Domnule Prim-Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Prim-Ministru, expresia naltei mele consideraii.
Pentru un ministru
I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului);
II. Domnule Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
Pentru un deputat
I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripiei)
II. Domnule Deputat,
III. V rog s agreai, Domnule Deputat, expresia..
Pentru un primar
I. Domnul (numele) Primar al (numele oraului);
II. Domnule Primar,
III. V rog s agreai/primii, Domnule Primar,.
Pentru un ambasador
I. Excelena Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele rii);
II. Domnule Ambasador;
III. V rog s agreai, Domnule Ambasador, expresia
Sau
O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.

Scrisoarea de acreditare
Scrisoarea de acreditare este documentul prin care statul acreditant aduce oficial la cunotin a
efului statului de reedin acreditarea unui agent diplomatic n calitate de ef de misiune.
Scrisoarea de acreditare este semnat de eful statului care numete reprezentatul diplomatic i
este contrasemnat de ministrul de externe. Scrisoarea de acreditare se d ambasadorilor,
trimiilor plenipoteniari i ambasadorilor cu misiuni speciale. nsrcinaii cu afaceri primesc o
scrisoare a ministrului de externe ctre ministrul de externe al rii de re edin a misiunii
diplomatice. Scrisoarea de acreditare are importana unei mputerniciri cu caracter general. Cnd
diplomatul poart negocieri sau trebuie s semneze un acord are nevoie de o mputernicire
special numit depline puteri. nmnarea scrisorii de acreditare marcheaz momentul intrrii n
funcie a efului misiunii diplomatice. eful misiunii diplomatice i-a asumat funciile n statul
acreditar n momentul n care i-a prezentat scrisorile de acreditare sau cnd i-a notificat
sosirea [5].
Prezentarea scrisorii de acreditare are loc n mai multe situaii:

pentru prima dat la post a efului de misiune

eful misiunii a fost ridicat n rang

schimbarea formei de stat sau guvernmnt ntr-una din cele dou state

schimbarea monarhului unui stat, etc.

Scrisoare de rechemare = scrisoare prin care un diplomat este revocat din postul su i rechemat
n ar.
Notele diplomatice se prezinta sub mai multe forme, si anume :
- Nota semnata sau oficiala este redactata, in general, ca orice scrisoare obisnuita, adica la
persoana intai sau a treia, este adresata personal ministrului afacerilor externe sau sefului
misiunii diplomatice si este semnata de cel care a intocmit-o. Cand este nevoie de o expunere
mai detaliata, nota este insotita si de un memorandum.
- Nota verbala este mai putin protocolara decat nota personala, dar este, in schimb, mult
mai uzitata in practica. Nota verbala este scrisa la persoana a treia, nu poarta semnatura, ci numai
sigiliul cancelariei care o expediaza. Ea poate sa urmeze unui demers oral sau sa-l inlocuiasca,
fiind trimisa, de obicei, spre a solicita rezolvarea unei probleme sau pentru a reaminti celelaltei
parti o anumita problema a carei rezolvare este asteptata.
- Memoriile : a.) memorandum si b.) aide-memoire au o importanta mai mica decat notele
semnate sau verbale, nepurtand nici semnatura si nici sigiliu.
a) Memorandumul se prezinta sub forma unei expuneri redactate la persoana a treia si
este anexat, de obicei, la o nota, spre a dezvolta pe larg aspectele politice si juridice ale punctului

de vedere exprimat in nota. El poate emana si de la delegatia uni stat participant la o conferinta
internationala.
b) Aide-memoire-ul se prezinta si ca document de sine statator, constituind o nota prin
care o parte, in cursul unor tratative sau convorbiri, o inmaneaza celelaltei parti cu scopul de a
rezuma aspectele juridice si de a arata punctul de vedere al statului care il trimite.
- Mesajele (scrisorile) au devenit deosebit de uzuale in ultima perioada, la toate nivelele.
Ele se refera, in general, la probleme de mare insemnatate, a caror rezolvare este urgenta sau
comporta anumite dificultati.
- Notele (circularele), sunt note obisnuite, transmise de unul si acelasi stat mai multor
state si avand acelasi continut.
- Notele identice sunt note cu acelasi continut, schimbate intre doua sau mai multe state,
pe baza unui aranjament stabilit in prealabil, consemnand un punct de vedere comun intr-o
problema a relatiilor dintre ele sau prevederile unui acord cu valoare juridica obligatorie.
- Notele colective, spre deosebire de notele circulare si notele identice, sunt trimise in
numele mai multor state. Aceste note au un caracter deosebit de solemn.

Nota personal are forma unei scrisori redactate la persoana I-a, scris pe o hrtie
cu antet. Se folosete pentru anunarea de ctre un ef de misiune, nou sosit la post, c
i-a prezentat scrisorile de acreditare, precum i de ctre efii de misiune care i
nceteaz activitatea i fac cunoscut numele nsrcinatului cu afaceri desemnat s
asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se folosete, ca i nota
semnat, i pentru alte comunicri considerate a fi foarte importante; se foloseste intre
ambasador si ministrul afacerilor externe si nu angajeaza statele. Este mai putin protocolara si are
caracter personal.

Nota verbal este cea mai utilizat form scris de comunicare diplomatic, ntocmit la
persoana a III-a, pe o hrtie cu antet, ea poart un numr i data ntocmirii, ns nu este
semnat, ci doar parafat avnd sigiliul Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei de la
care eman. La redactare, se folosesc, att la introducere, ct i la ncheiere, formule consacrate
de curtoazie, dup cum urmeaz: Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezint salutul
sau complimentele sale Ambasadei X / Ministerului Y i are onoarea de a-i comunica /transmite
/ solicita Dup expunerea coninutului, nota se ncheie cu formula: Ministerul Afacerilor
Externe / Ambasada X folosete acest prilej pentru a rennoi Ambasadei X / Ministerului Y
asigurarea naltei sale consideraii, n cazul anunrii decesului unei nalte personaliti, nota
va fi redactat pe o hrtie cu antetul ambasadei avnd un chenar negru ;
O categorie de note care nu se scrie pe hrtie cu antet este aide-memoire-ul Acesta nu poart
semntur sau sigiliu, nu conine nici o formul de curtoazie, singurele elemente de identificare
fiind data i locul remiterii. Se poate nmna n timpul unei audiene, a unor negocieri s au
convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a
confirma declaraii fcute verbal. Odat cu dezvoltarea societii, practicile de ceremonial s-au
extins i la domeniul activitilor profane, respectiv exprimarea respectului fa de acei membri
ai comuniti care erau mai curajoi, mai puternici, a supunerii fa de cei care deveneau
conductori ori stpni.

Asemntor cu aide-memoire-ul, ns avnd un coninut mult mai amplu, este


memorandumul Redactat la persoana a III-a, pe o hrtie cu antet, nesemnat, fr numr, fr
formule de curtoazie, este o not n care sunt expuse fapte sau argumente n legtur cu una sau
mai multe probleme, ori cu negocieri aflate n desfurare, urmrindu-se explicarea, justificarea
poziiei statului care l trimite. Dac nu este trimis ca un document independent, ci ca o anex la
o not verbal sau personal, se redacteaz pe o hrtie simpl, fr antet.

Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

anexe.

numrul

formula

adresa
de
obiectul

formula

de

salut/de

ncheiere/de

antet;
data;
referinele;
destinatarului;
adresare;
scrisorii;
coninutul;
salut;
semntura;

ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut,
fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe
cea de publicitate.
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa
o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se
scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se
scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i
apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua
(january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul
de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele
locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile

n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste
condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru
forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara
(pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct
autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm
depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc.
Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de
a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu
este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe
scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII

Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.


Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite
de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
2) Pentru scrisorile de rspuns :
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

3) Pentru scrisorile de revenire :

Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de


ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului
trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton
corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui
paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu
necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare
sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a
rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai
bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere,
aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.

V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar
ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi
omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula
final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de
apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului,
urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu
iniialele LS.

Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de
calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;


plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate
cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului
scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet
(numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd
corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a
corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.;
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme
expeditoare au deja antet tiprit pe plic;
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial,
urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe
verso) sau n stnga jos;
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a
corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, postrestant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).

Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, morfologice, sintactice i


stilistice. Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n
care lexicul este folosit n comunicarea gndurilor. Una din condiiile prin care o scrisoare sau
document oficial poate fi bine ntocmit i neles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu
noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general 21 numai
cuvinte i expresii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective, evitndu-se
utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale, din argou i jargon. De asemenea, trebuie
acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu form sonor
asemntoare, dar cu neles complet diferit). De exemplu: original (act) i originar (loc de
origine) sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie / alocuiune (cuvntare ocazional).
Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i
mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca:
nesiguran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu omite
ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte
pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz
competena cu parada cuvintelor. De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz
corespondena o informare adecvat prin cursuri din domeniul tiinei organizrii i conducerii
(management), consultarea dicionarelor din specialitatea n care se redacteaz corespondena

etc., toate acestea n scopul mbogirii cunotinelor aplicabile n domeniul respectiv de


activitate.
n redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica
limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti, i anume: se folosete pluralul n loc de singular la pers. I , neconcordana ntre
numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm
primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaz
formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la
plural: Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu
numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei. se folosete neconcordana
ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu
scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data
n loc de ,, se va livra sau pentru numirea n funcie: ,,se numete n funcia de n loc
de ,, se va numi n funcia de . 23 se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive:
,,expoziia s-a deschis... nu ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza
activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se aplic regulamentul .... Aceste exprimri
precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare
personal. gerunziul folosit la nceput de fraz: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz
ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea :Mulumindu-v pentru
scrisoare, primii, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit.
Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz
destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru
scrisoarea dv., v rog s primii ... se evit folosirea imperativului i a expresiilor imperative.
n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmri
ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la
ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai etc. abundena construciilor cu genitivul i dativul
(aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii); frecvena mare
a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare,
reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i
conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, nvinuit,
donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul
are dreptul) Particulariti de ordin sintactic n scrisorile i actele oficiale se respect regulile
stabilite de sintaxa limbii romane, dar i n acest domeniu exista anumite particulariti: folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i
determinanii si); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric; - construirea de
propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd
dificulti n nelegere; - nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd
acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc 24 de ,,Marfa
comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ...,
livrat la data de ; - evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care exprim
generalizare sau eventualitate; - introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care
exprim cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c ...), a unor expresii
precum ,,drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod
obligatoriu ... (n loc de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu. Particulariti stilistice Principalele
caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia,

precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea.


Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale,
ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i
pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura respectul pe
care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la
evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale.
Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei.
Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu
este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare. Cnd ne
referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de
coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca
document n relaiile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar
n coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de
fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc
prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a
formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran,
nelesuri alternative. Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct
scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur
stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, 25 grupate logic n paragrafe i
prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se vor elimina anumite cuvinte care nu
aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este
bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte performant n loc de
,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte bune). n
acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea
problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte
ori este vorba de sume, cantiti etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele
oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar
n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile
care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur
afectiv. Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu
cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt
recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu
se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul
scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii,
al pronumelor de politee asigur aceste cerine. Naturaleea i simplitatea. n baza acestor
condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea
cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a impresiona
(prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis,
controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i
formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de
ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin
capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului

(destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c 26 acesta este
dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text,
ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le
reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. n
corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul
Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit; abrevieri
consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar,
financiar, contabil etc.); abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden
n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn; abrevieri consacrate n
corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi
abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord.
nr.).