Sunteți pe pagina 1din 27

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Capitolul 2
Noile tehnologii ale informaiei - suport pentru
activitatea de management a firmelor
2.1. Conceptul de sistem informaional de management
2.2. Sistemul Informatic de Management
2.2.1. Definiia Sistemului Informatic de Management
2.2.2. Funciile Sistemului Informatic de Management
2.2. Evoluia sistemelor informaionale din cadrul firmelor
2.4. Funciile suport ale noilor tehnologii ale informaiei n cadrul
firmelor
2.4.1. Noile tehnologii ale informaiei, suport al operaiunilor de
afaceri internaionale
2.4.2. Tehnologia informaiei suport al lurii deciziilor privind
restructurarea proceselor de afaceri
2.4.2. Rolul tehnologiei informaiei n crearea flexibilitii
organizaionale i a unor noi tipuri de organizaii
2.4.4. Tehnologia informaiei suport al obinerii avantajului
strategic

58

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Capitolul 2
Noile tehnologii ale informaiei - suport pentru
activitatea de management a firmelor

2.1. Conceptul de sistem informaional de management


Pentru a nelege noiunea de sistem informatic managerial,
trebuie mai nti prezentat conceptul de sistem informaional de
management.
Aa dup cum s-a putut vedea si in capitolul nr. 2, un sistem
informaional de management este format din totalitatea datelor,
informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i din
metodele de tratare i prelucrare a cestor informaii n vederea realizrii
obiectivelor unei organizaii.
Prin sistem informaional de management se asigur legtura ntre
sistemul de conducere (de management) i sistemul executiv, n dublu
sens: prin transmiterea deciziilor de la sistemul de management la
sistemul executiv de sus n jos i prin transmiterea informaiilor n sens
invers, de la sistemul executiv la cel de management de jos n sus.
Se observ astfel c toate cele trei sisteme sunt sisteme deschise n
sensul c datele pot intra i iei n mod liber. n cazul sistemului de
management, intrrile se prezint sub forma obiectivelor ce trebuie
ndeplinite, iar ieirile sub forma rezultatelor obinute. n cazul sistemului
informaional, intrrile sunt reprezentate de informaiile primare iar
ieirile de informaiile prelucrate de acest sistem. La sistemul executiv,
intrrile sunt reprezentate de resursele se toate tipurile (materiale
financiare, umane), iar ieirile de bunurile sau serviciile firmei. (a se
vedea figura nr. 2.1.)
Informaiile provin n principal din trei surse, care sunt de fapt trei
subsisteme ale sistemului informaional: subsistemul nregistrrilor
interne, subsistemul de supraveghere al pieei i subsistemul cercetrilor
de marketing.
59

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

SISTEMUL DE
MANAGEMENT

DECIZII

Informaii

previziuni de marketing;
luarea deciziilor de
marketing;

coordonarea activitilor de
marketing;

control-evaluare.

Decizii

OBIECTIVE

SISTEMUL
INFORMAIONAL
INFORMAII
PRELUCRATE

Informaii

culegerea informaiilor din


micromediu i macromediu;

preluare informaii;

stocare informaii;

transmitere informaii.

Decizii

INFORMAII
PRIMARE

SISTEMUL EXECUTIV
RESURSE

desfurarea activitilor

REZULTATE

operaionale

Figura nr. 2.1.- Rolul sistemului informaional n cadrul unui compartiment

60

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Subsistemul nregistrrilor interne1 include rapoarte asupra


comenzilor, vnzrilor, preurilor, stocurilor, facturilor de plat i de
ncasat, etc. Pe baza informaiilor prezente n cadrul acestor rapoarte,
managerii pot identifica punctele forte i punctele slabe ale firmei,
oportunitile sau ameninrile provenite din mediul de marketing n care
firma opereaz. Rapiditatea cu care aceste informaii circul ntre
compartimentele unei firme reprezint un factor cheie de succes.
Subsistemul de supraveghere al pieei2 reprezint un set de
procedee i surse prin care persoanele de conducere obin informaii
zilnice referitoare la evoluiile relevante ale mediului extern al firmei.
Unele firme i-au creat propriile centre informaionale care colecteaz i
distribuie informaiile ctre toate compartimentele i nivelurile ierarhice
ale firmei.
Subsistemul cercetrilor de marketing3 ca obiect culegerea,
analizarea i reportarea sistematic a datelor i concluziilor referitoare la
diferitele situaii cu care o firm se confrunt pe pia.
Cercetrile de marketing sunt realizate n cadrul firmelor mici i
mijlocii de ctre proprii angajai, n timp ce firmele mari apeleaz de
obicei la firme de consultan specializate n cercetri de marketing. n
mod obinuit, bugetele alocate cercetrilor de marketing reprezint ntre
1% i 5% din valoarea vnzrilor realizate de o firm, deci procent din
cifra de afaceri a firmei.

2.2. Sistemul informatic de Management


2.2.1. Definiia Sistemului Informatic de Management
Sistemul informatic este de fapt sistemul informaional
informatizat. ntre sistemul informaional i sistemul informatic din cadrul
1

Ph. Kotler Managementul marketingului, Editura Teora 1999;


Ph. Kotler Managementul marketingului, Editura Teora 1999;
3
Ph. Kotler Managementul marketingului, Editura Teora 1999;
2

61

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

unui compartiment de marketing exist un raport de apartenen, prin care


ultimul este o parte a primului i un raport de coordonare cu partea
sistemului informaional rmas neinformatizat. Cu alte cuvinte, raportul
sistemului informatic sistem informaional este de la parte la ntreg.
Un sistem informatic poate fi definit ca fiind o combinaie
organizat de echipamente hardware, pachete software, resurse
brainware (persoane care implementeaz i care utilizeaz sistemul
informatic), reele de calculatoare i comunicaii care au rolul de a
colecta, prelucra, transmite, i distribui informaiile n format
electronic.
La nivel operaional, sistemul informatic este format din punct de
vedere fizic din reele de calculatoare instalate n cadrul departamentului
i din punct de vedere logic din baze de date i cunotine, manipulate
prin intermediul unor sisteme de gestiune a bazelor de date i
cunotinelor.
2.2.2. Functiile Sistemului Informatic de Management
Un sistemul informatic are ca principale funcii:
a) generarea de informaii n format electronic;
b) stocarea de informaii n baze de date create cu ajutorul
sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD-urile); capacitatea de
stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii de
apreciere a performanelor unui sistem informatic;
c) prelucrarea informaiilor care se refer la operaiuni precum:
conversia informaiilor din form analogic n form digital i invers;
crearea i ncrcarea bazelor de date; actualizarea bazelor de date
(update) ce presupune tergerea informaiilor devenite inutile i
introducerea de informaii de ultim or care s satisfac nevoile
utilizatorilor sistemului informatic; interogarea bazelor de date, care
echivalent cu selectarea anumitor informaii pe baza unor criterii; n
acest caz, limbajul SQL (Structured Querry Language) este cel mai
cunoscut limbaj de interogare a bncilor de date.
d) comunicare, care asigur transferul informaiilor n cadrul
reelei de calculatoare i/sau ntre calculatoare i reele de telecomunicaii.
62

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Comunicarea n interiorul sistemului informatic se realizeaz prin


consultarea direct de la terminalele reelei iar n exteriorul sistemului
prin transmiterea de informaii multimedia la distan, utiliznd de cele
mai multe ori tehnologii web;
e) folosirea de mijloace de comunicare adecvate pentru realizarea
ieirilor de informaii din sistem;
f) controlul sau verificarea resursele sistemului cu referire la
echipamente, baza informaional, baza de programare i modul lor de
alocare. Extrem de important este verificarea existenei ieirilor de
informaii neautorizate din sistem, informaii care dac ajung la
concureni pot provoca daune mari firmei. n general, accesul la
informaii este restricionat prin parolare, dreptul de acces la informaii
fiind autorizat doar de ctre administratorul sistemului informatic de
marketing.
Orice persoan care folosete sistemul informatic este considerat
drept utilizator final. Cei mai importani beneficiari ai sistemelor
informatice sunt directorii care-i pot fundamenta eficient deciziile pe
baza rapoartelor furnizate de sistemele informatice.

2.3. Evoluia sistemelor informaionale din cadrul firmelor


n ultimele cinci decenii s-au nregistrat schimbri semnificative (a
se vedea figura nr. 2.1.) n configuraia structurilor informaionale ale
firmelor care au devenit n ultima perioad de timp mai informatizate.
Pn n anii 1960, rolul sistemelor informaionale era unul foarte
simplu. Acestea erau utilizate pentru nregistrarea operaiunilor legate de
funciuni critice ale firmei si pentru procesarea tranzaciilor. La sfritul
anilor 1960 apare conceptul de sistem informaional managerial, care se
va transforma cu timpul n sistem informatic managerial. Rolul acestuia
era de a furniza rapoarte predefinite managerilor, rapoarte care conin
informaiile de care acetia au nevoie n procesul de fundamentare a
deciziilor.
63

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Figura nr. 2.2.- Evoluia sistemelor informaionale


ntre anii 1970-1980, rapoartele predefinite furnizate de sistemele
informaionale (Management Information System-MIS) erau
insuficiente pentru luarea deciziilor de catre beneficiarii acestora, n
condiiile n care au intervenit schimbri semnificative n condiiile de
mediu, inclusiv la nivelul pieelor de referin. Astfel a aprut conceptul
de sisteme de suport a deciziilor (Decision Suport System-DSS). Aceste
sisteme ofereau utilizatorilor finali, n special managerilor, un suport
interactiv n procesul de luare a deciziilor. n plus, aceste sisteme erau
mai bine adaptate diferitelor stiluri manageriale.
In perioada 1980-1990 s-au evideniat noi roluri ale sistemelor
informaionale. Aceast perioad este caracterizat de dezvoltarea
microcomputerelor, a pachetelor de aplicaii software, i a reelelor de
telecomunicaii. Acum, utilizatorii finali pot folosi resursele
informaionale informatizate ca suport necesar ndeplinirii sarcinilor, n
loc s atepte un suport indirect al serviciilor informatice din cadrul
departamentelor.

64

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Figura nr. 2.2.- Tipuri de sisteme informatice raportate la ierarhia


structurii organizatorice
S-a constatat c majoritatea managerilor nu utilizau n mod direct
nici rapoartele furnizate de sistemele informatice manageriale
(Management Information System-MIS), si nici modelele analitice de
suport a deciziilor furnizate de sistemele suport a deciziilor (Decision
Suport System-DSS). Astfel a aprut conceptul de sisteme informatice
executive (Executiv Information System-EIS). Aceste sisteme
informatice furnizeaz managerilor informaiile critice exact cum le
doresc acetia i n formatul pe care l prefer.
Tot n aceast perioad i n special la sfritul anilor 1980 au
aprut i s-au dezvoltat aplicaii ale inteligenei artificiale (AI) n
procesele de afaceri i astfel au aprut sistemele expert pentru afaceri
(Business Expert System). Astzi, sistemele expert joac rolul de
consultani n problemele de natur economic a oricrei firme.
Ultimul deceniu al mileniului este caracterizat de dezvoltarea
sistemelor informatice strategice (Strategic Information System-SIS).
Acestea joac un rol direct n obinerea avantajului competitiv al unei
65

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

firme. Modelul lui Michael Porter a stat la baza crerii a numeroase astfel
de sisteme informatice strategice. Firmele de astzi trebuie s se bazeze
pe tehnologia informaiei pentru a fi competitive pe piee puternic
concureniale.

2.4. Funciile suport ale noilor tehnologii ale informaiei n


cadrul firmelor
Obiectivele strategice ale organizaiilor indiferent de sectorul lor
de activitate (alegerea pieelor int, strategiei de produs, venituri
ateptate etc) precum i procesele care se desfoar n compartimentele
firmelor (cercetare-dezvoltare, producie, resurse umane, comercial,
finane-contabilitate) sunt supuse unor schimbri semnificative, care
determin necesitatea de adaptare la acestea din partea managementului
firmelor.
Tehnologiile informatice au devenit o parte integrant a mediului
de afaceri actual. Luarea deciziilor manageriale, elaborarea strategiilor,
realizarea operaiunilor financiare, a service-ul acordat clienilor sunt doar
cteva elemente care depind ntr-o mare msur de introducerea noilor
tehnologii ale informaiei n firm.
Managerii firmelor performante trebuie s dein cunotine despre
planificarea, implementarea i controlul sistemelor informatice, precum i
despre posibilitatea securizrii informaiilor. Procesul de management al
tehnologiei informaiei poate fi prezentat ca o succesiune de operatii aa
cu se poate vedea i n figura nr. 2.4. de mai jos.
Managerii firmelor trebuie s adopte politici i strategii pentru
implementarea tehnologiilor informatice. n baza strategiilor, se va trece
la dezvoltarea unui plan pentru crearea de sisteme informatice, care s
determine o regndire a structurilor organizatorice a ntreprinderii. Acest
plan va avea un impact major asupra operaiunilor de afaceri. De
exemplu, un plan care include conexiuni electrotehnice cu clienii va
schimba radical modul n care sunt procesate tranzaciile.
66

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Planul va identifica noi domenii de aplicare ale tehnologiei i va


indica noi oportuniti n procesul de utilizare a tehnologiei informaiei.
Planul trebuie s acorde prioritate aplicaiilor informatice care vin n
sprijinul clienilor sau cele care automatizeaz procesele vitale din cadrul
organizaiilor. Acesta va conine idei privind ncurajarea utilizatorilor
finali de a aplica tehnologiile informatice cu scopul rezolvrii mai
eficiente a sarcinilor care le revin.
Politici i strategii
manageriale n domeniul IT

O
P
E
R
A

I
U
N
I

Tip de structur
organizaional

Planificare

Aplicaii informatice
ncurajarea
utilizatorilor
Crearea unui
sistem informatic

Evaluare i
control

Arhitectura
sistemelor
informatice

Baze de date
Impactul asupra organizaiei

Figura nr.2.4.- Procesul de management al tehnologiei informaiei 4


Arhitectura sistemelor informatice manageriale va fi strns legat
de structura organizatoric a firmei. Primul pas n implementarea unui
sistem informatic n cadrul unei firme va fi crearea unei reele de
calculatoare. Administratorul de reea va avea un rol important n
realizarea reelei i n fundamentarea viitoarelor strategii informatice ale
firmei. El este cel care va autoriza transmiterea informaiei ntre diferii
utilizatori ai reelei. n aceast etap va fi necesar implementarea unor
4

H. C. Lucas Jr -Information Technology for Management, Mc Graw-Hill;


67

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

tehnologii care s furnizeze conexiunea diferitelor locaii i utilizatorii. Se


pot crea astfel condiiile implementrii unei reele Intranet n cadrul
firmei, serviciile de mesagerie electronic facilitnd schimbul de
informaii dintre angajai. Prin adoptarea unor astfel de masuri, timpul de
reacie al unei firme la schimbrile intervenite pe pia este scurtat.
Tipurile de sisteme informatice i arhitectura acestora vor avea o
influen semnificativ asupra funcionrii organizaiei n ansamblul ei.
Firmele care vor dezvolta aplicaii creative vor observa c i-au
mbuntit aspecte importante ale proceselor de afaceri care au contribuit
n final la creterea eficienei i eficacitii activitaii desfautate la toate
nivelele organizatorice.
Pentru a putea obine un avantaj competitiv n aria de afaceri n
care funcioneaz, conducerea firmei trebuie s susin implementarea
noilor tehnologii ale informaiei. Obine organizaia un feed-back
satisfctor la investiiile sale n tehnologie? Sunt sistemele informatice
corect administrate i controlate? Dac rspunsul este afirmativ la aceste
ntrebri nseamn c politicile i strategiile manageriale n domeniul
tehnologiei informaiei au fost ncununate de succes.
n secolul XXI pe care l parcurgem, firmele ale cror manageri nu
vor contientiza importana utilizrii noilor tehnologii ale informaiei i a
sistemelor informatice vor fi nevoite s prseasc piaa. n acest sens,
managerii sunt confruntai cu luarea deciziilor privind:
utilizarea tehnologiilor informatice n crearea unor structuri
organizatorice inovative i flexibile;
crearea alianelor i parteneriatelor care s includ legturi
electronice. Exist o tendin de creterea interesului firmelor de a
se conecta i a dezvolta relaii cu furnizorii, respectiv clienii lor
(integrare n amonte i n aval). Sunt create astfel numeroase reele
interconectate;
selectarea sistemelor informatice care trebuie s devin
suport pentru diferitele compartimente ale firmei i a aplicaiilor
informatice i care s faciliteze luarea deciziilor managerilor,
indiferent de nivelul la care se afl;
adoptarea proiectelor groupware adic a sistemelor suport,
a deciziilor de grup;
68

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

determinarea unei strategii WorldWideWeb. Internetul,


reeaua reelelor ofer noi moduri de a furniza informaii i de a
realiza afaceri. Internetul este la ora actual cel mai modern i mai
ieftin mijloc de comunicare. Un manager trebuie s determine
dac i cum firma sa poate beneficia de avantajele i oportunitile
oferite de Web;
selectarea sistemelor de procesare automat a tranzaciilor
curente. Managerii trebuie s elimine pe ct posibil documentele
i s le nlocuiasc cu documente n format electronic care pot fi
transmise rapid i ieftin prin intermediul reelelor de calculatoare;
selectarea sistemelor de automatizare i informatizare a
produciei, prin intermediul crora se urmrete creterea
eficienei i a calitii produselor rezultate.
Noile tehnologii ale informaiei i sistemele informatice aferente
acestora ndeplinesc trei funcii suport deosebit de importante n cadrul
organizaiilor.
- suport al operaiunilor de afaceri internaionale (1);
- suport al lurii deciziilor privind restructurarea proceselor de
afaceri (2);
- suport al obinerii unui avantaj strategic (3);

1
2
3
Figura nr. 2.5.- Funciile suport ale noilor tehnologii ale infomaiei n
cadrul firmelor

69

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

2.4.1. Noile tehnologii ale informaiei, suport al operaiunilor


de afaceri internaionale
Globalizarea a devenit unul din fenomenele caracteristice
perioadei contemporane cu consecine economice importante la nivel
micro i macro economic. Globalizarea prin amplitudinea si importanta
fenomenelor pe care le declaneaz, este un proces care trebuie avut n
vedere de managementul tuturor firmelor care doresc s aib succes n
aria lor de afaceri.
Afacerile se dezvolt din ce n ce mai mult la nivel internaional,
fiind influenate de realizarea de aliane cu parteneri strini iar concurena
devine global. Adaptarea firmelor la aceste schimbri este practic
imposibil fr conectarea ei la reelele de comunicaii internaionale.
Figura nr. 2.6. de mai jos, este ilustrat modul n care tehnologiile
informaiei sprijin firmele n contextul globalizarii (tehnologia
informaiei ca instrument de atac, de aprare sau de meninere pe o
anumit pia).
Factorul
schimbrii

Afaceri
globale

Globalizare

Aliante
Crearea de
jointventures
Parteneriate

Noile
Tehnologii ale
Informaiei

Metode de
management
informaionale

Pia
global
Aliane

Implementarea
noilor tehnologii
internaionale

Firme
multinaionale
conectate la
reele
internaionale

Figura nr.2.6. - Noile tehnologii ale informaiei -suport al afacerilor


internaionale
In zilele noastre, cea mai important component a tehnologiei
informaiei este Internetul, prezent pe scar larg n rile dezvoltate i
folosit din ce n ce mai mult i n celelalte ri (inclusiv n rile n curs de
dezvoltare), nsoit i de celelalte tehnologii ale informaiei. Toate acestea
70

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

vor deschide noi canale de comunicaii, noi posibiliti de afaceri pentru


un public din ce n ce mai larg.
Practica economic ne-a demonstrat c exist dou posibiliti
practice de a avea acces pe pieele externe: transferul de tehnologie i
know-how i crearea de joint-ventures. n ulmul deceniu, n
implementarea acestor dou strategii un rol deosebit de important l-a avut
Internet-ul. Transferul de tehnologie i de know-how reprezint o soluie
mai viabil dect aceea de localizare a produciei, att pentru firm, ct i
pentru ara care va beneficia de pe urma sa.
Transferul de tehnologie permite intrarea si aclimatizarea rapid
pe o pia extern, deoarece astfel sunt transferate noi metode
manageriale; noi modaliti de pregtire si de formare a resurselor umane
etc. Datorit Internetului i Intranetului (reele interne n cadrul firmelor
multinaionalelor bazate pe tehnologii Internet) aceste transferuri au loc
cu o vitez extrem de ridicat, ceea ce se repercuteaz pozitiv asupra
costurilor acestora, care sunt diminuate semnificativ.
Prin constituirea de societi joint-ventures, o firm local va
beneficia de sprijinul financiar dar i de know-how-ul unui partener
strin, n timp ce acesta din urm ncearc s profite de competenele
partenerului su local n ceea ce privete cunoaterea si stpnirea
particularitile pieei int. n acest caz tehnologia Internet i sistemele de
baze de date distribuite sunt absolut indispensabile. De fiecare dat cnd
este nevoie, se pot consulta sau actualiza informaiile coninute de aceste
baze de date, utiliznd reelele Intranet dezvoltate de participanii la firma
mixt (joint-ventures).
Afacerile internaionale i comerul electronic promovate de
companiile multinaionale favorizeaz rile de origine a acestora, n
general naiunile dezvoltate, culturile i valorile lor. Utiliznd ns reeaua
Web exist posibilitatea de a transmitea valori locale unei audiene
internaionale.
Firmele multinaionale acioneaz ntr-un mediu concurenial n
care sistemele de computere conectate n reele internaionale fac posibile
tranzaciile ntr-un timp foarte scurt (timp real). Astzi, companiile
multinaionale conectate la asemenea reele pot exploata cu uurin nie
de pia externe care sunt prea mici pentru ca o firm local de
71

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

dimensiuni mici (cu resurse financiare; umane i materiale limitate) s le


poat deservi. Datorit acestor tehnologii informatice, managerii unor
astfel de companii pot recruta cu uurin persoane cu anumite
competene i abiliti n vederea realizrii unor proiecte internaionale.
n ceea ce privete managementul tehnologiei informaiei la nivel
internaional, managerii marilor companii prezente n diferite arii
geografice sunt implicai n dezvoltarea unor sisteme care s poat fi
utilizate de diviziunile prezente n diferite ri.
E. Roche, n lucrarea sa Managing IT in Multinational
Corporations, New York 1992, prezint o serie de strategii privind
managementul tehnologiilor informatice ntr-un mediu de afaceri
globalizat, strategii care pot fi sintetizate dup cum urmeaz:
concentrarea pe legturi inter-organizaionale ceea ce
presupune c firmele s-i standardizeze datele i s-i
consolideze i securizeze centralele de baze de date;
firmele multinaionale trebuie s-i dezvolte infrastructura
pentru comunicaiile din sfera afacerilor (infrastructura este
partea din tehnologie care nu ofer un beneficiu pe termen
scurt);
stabilirea competentelor celor care conduc proiecte din
domeniul tehnologiei informaiei internaionale. Coordonarea
unor echipe multinaionale reprezint un adevrat
challenge. Lipsa unor abiliti n acest sens poate fi un
impediment major n dezvoltarea unor sisteme informatice
internaionale;
firmele pot beneficia de avantajele comunicaiilor
electronice liberalizate;
dezvoltarea sistemelor de baze de date distribuite, care
permit obinerea de economii de scar i abilitatea de a
distribui informaiile rapid, acolo unde este nevoie.
Astzi, din ce n ce mai multe firme i construiesc reelele
de comunicaii n lumea ntreag i beneficiaz de avantajele
acestora. Coordonarea devine o problem major n firmele
multinaionale. Tehnologia informaiei ofer o serie de
72

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

instrumente pentru a mbunti comunicaiile i coordonarea


printre care metoda groupware i mesageria electronic.
2.4.2. Tehnologia informaiei, suport al lurii deciziilor
privind restructurarea proceselor de afaceri
Astzi, in condiiile in care tehnologia informaiei se dezvolt ntrun ritm exponenial, iar concurena a devenit din ce n ce mai puternic,
att pe plan intern ct i internaional, una dintre cele mai importante
decizii cu care se confrunt managerii firmelor este cea privind
restructurarea proceselor de afaceri.
Un proces de afaceri const ntr-un set de activiti necesare
producerii unor produse sau servicii, destinate unei anumite piee int.
Restructurarea proceselor de afaceri (Business Process
Reengineering - BPR) este un exemplu care arat cum poate fi utilizat
tehnologia informaiei n proiectarea unor noi procese de afaceri i n
gestionarea unor modificri organizaionale. Michael Hammer definete
restructurarea proceselor de afaceri (BPR) ca fiind o regndire radical
a proceselor de afaceri pentru ca acestea s se poat adapta noilor
cerine privind scderea preurilor, mbuntirea calitii produselor i
serviciilor oferite clienilor.
Restructurarea proceselor de afaceri trebuie abordata ca fiind o
necesitate legata de creterea vitezei de realizare a tranzaciilor datorit
utilizrii pe scar larg a tehnologiilor informaiei si a schimbrii
regulilor jocului impuse de globalizarea afacerilor.
Tabelele de mai jos5 ilustreaz modul n care noile tehnologii ale
informaiei devin suport al procesului de restructurare i de reproiectare a
proceselor de afaceri.
Dezvoltarea tehnologiilor hardware, software i a celor din
domeniul telecomunicaiilor face posibil coordonarea capabilitilor
firmelor prezente pe arii geografice extinse i formarea unor corporaii
virtuale care pot obine avantaje competitive semnificative.
5

M. Hammer i J. Champy Reengieering the Corporation, New York,


Harper Collins, 1995;
73

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Tehnologia informaiei este indispensabil firmelor care doresc s


devin competitori agili pe segmentele de pia pe care opereaz.
Aceste companii au nevoie de o capabilitate de rspuns rapid pentru a
putea identifica nevoile clienilor i pentru a le rspunde rapid.
I
Vechea regul
IT
Noua regul

Managerii iau toate deciziile;


Acces la bazele de date i soft suport pentru luarea deciziilor;
Luarea deciziilor devine o sarcin din fia postului fiecrui
angajat;

II
Vechea regul
IT
Noua regul

Doar experii pot realiza activiti complexe ce presupun


anumite cunotine;
Sisteme expert bazate pe cunotine i inteligen artificial;
Orice persoan poate ndeplini sarcina unui expert utiliznd
sistemele expert;

III
Vechea regul
IT
Noua regul

Informaiile pot aprea ntr-un singur loc o singur dat;


Sistemele de baze de date distribuite;
Informaiile pot aprea simultan n mai multe locuri, acolo
unde este nevoie de ele;

IV
Vechea regul
IT
Noua regul

Personalul firmei are nevoie de birouri unde s poat culege,


nregistra, prelucra i transmite informaii;
Telefonie mobil i calculatoare portatile (laptop-uri i
notebook-uri);
Personalul firmei poate primi i transmite informaii
indiferent unde se afl, n birouri sau pe teren;

V
Vechea regul
IT
Noua regul

Managerii firmelor trebuie s se deplaseze pentru a negocia i


a ncheia contracte de afaceri;
Internet i faciliti oferite de reeaua Web (ex:
videoconferine);
Managerii pot negocia i ncheia contracte de la birourile
personale;
74

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Aceasta nseamn c, utiliznd sistemele de telecomunicaii, pachetele de


software specializate i sistemele de computere interconectate, se mrete
viteza derulrii cercetrilor de pia, se dezvolt noi produse, noi
modalitati de distribuie, de procesare a tranzaciilor i se mbuntete
semnificativ service-ul acordat clienilor. Aceasta capabilitate de rspuns
rapid completeaz principiile managementului calitii totale i furnizeaz
clienilor produse i servicii de cea mai nalt calitate.
Modul n care tehnologiile informaionale restructureaz procesele
de afaceri la diferite niveluri ierarhice dintr-o organizaie, poate fi
sintetizat ca n figura nr. 2.7. de mai jos.

Angajat al
firmei
Departament
de marketing

Unitate de
afaceri

Iniiativ
Tehnologia
informaiei
Utilizarea unui
laptop
Crearea si
gestionarea unei
baze de date de
marketing
Implementarea
unui sistem
informatic
managerial

Procesul vizat

Angajat al forei de
vnzare pe teren
Produse, preturi,
furnizori, clieni,
for de vnzare
Canale de
comunicaie

Beneficiul adus
de tehnologia
informaiei
Creterea vnzrilor
Creterea gradului de
satisfacere a clienilor

mbuntirea poziiei
competitive pe pia

Figura nr. 2.7. - Noile tehnologii ale Informaiei - suport al restructurrii


unor procese de afaceri6
2.4.3. Rolul tehnologiei informaiei n crearea flexibilitii
organizaionale i a unor noi tipuri de organizaii
In ultimele decenii, unul dintre factorii majori care influeneaz
organizaiile de pretutindeni si indiferent de domeniul de activitate in care
6

J. OBrien Management Information Systems, Mc GramHill, 1996;


75

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

opereaz, este incertitudine. Pentru a putea face fata incertitudinii din


mediul extern al firmei, este necesar ca firmele sa fie flexibile, sa se
treac la proiectarea unor noi tipuri de structuri organizatorice utiliznd
suporturi oferite de tehnologia informaiei.
Flexibilitatea reprezint abilitatea / capacitatea unei organizaii de
a se adapta la schimbrile de mediu intern i extern, schimbri intervenite
ntr-o anumit perioad de timp. O organizaie flexibil se apr rapid de
ameninrile din mediul extern i valorific mai bine oportunitile care
apar.
Tehnologia informaiei se caracterizeaz prin aceea ca poate
contribui la creterea capacitaii unei organizaii de a procesa informaiile.
Tehnologia informaiei determin creterea vitezei comunicaiilor i
creeaz premizele creterii performanelor la toate nivelurile ierarhice ale
unei firme. Tehnologia informaiei poate fi utilizat de ctre conductorii
firmelor pentru a reduce unele etape ale ciclurilor de via ale produselor.
Utilizarea mesageriei electronice i a videoconferinelor care fac posibil
ca persoanele implicate ntr-un proiect s nu se afle n acelai timp n
aceeai locaie.
Utiliznd de sisteme informatice bine concepute i implementate,
o organizaia i poate spori capacitatea de a rspunde in timp util
clienilor, furnizorilor i mediului de afaceri n general. n tabelul nr. 2.1.
de mai jos, sunt prezentate variabile ale tehnologiei informaiei care
determin noi tipuri de organizaii7.
Variabile IT utilizate in procesul de creare a unor structuri
organizaionale inovative i flexibile, sunt: componentele virtuale;
legturi electronice; comunicaii privind tehnologiile informatice;
Automatizarea produciei i a proceselor de munc; Fluxurile electronice;
matricele tehnologice; Relaiile electronice cu furnizorii i clienii.
(a) Componentele virtuale - organizaia poate beneficia de avantajele
oferite de tehnologia informaiei pentru a crea componente care nu exist
n structura organizaional formal. De exemplu, unii productori doresc
ca furnizorii lor s-i substituie n procesul de inventariere a stocurilor de
materii prime i materiale necesare produciei. In acest caz specific,
7

Luca & Baroudi- Management IT 1994;


76

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

furnizorul va fi legat electronic prin intermediul reelelor de computere


de productor.
Tabelul nr. 2.1. Variabilele tehnologiei informaiei care determin noi
tipuri de organizaii
Variabile IT pentru crearea unor structuri
organizaionale inovative i flexibile
a) componente virtuale;
b) legturi electronice;
c)
comunicaii
privind
tehnologiile
informaiei;
d) automatizarea produciei;
e) fluxuri electronice;
f) comunicaii electronice;
g) matrici tehnologice;
h) relaii electronice cu furnizorii i clienii;

Procesul vizat de aceste variabile


IT
Structura organizatoric;

Procese de munc;
Comunicaii;
Relaii interorganizaionale;

Utiliznd tehnologia informaiei, furnizorul este n msur s pun


la dispoziia productorului, materii prime n cantitatea necesar pentru
producia curent, eliminnd posibilitatea crerii unor stocuri la
productor. Productorul are astfel un inventar de materii prime virtual
gestionat de furnizor;
(b) Legturi electronice - prin intermediul potei electronice, a
faxului i a videoconferinelor se pot realiza legturi ntre numeroase
organizaii. Prin intermediul acestor legturi se pot forma grupuri de lucru
care pot participa la realizarea unor proiecte specifice;
(c) Comunicaiile privind tehnologiile informatice-tehnologiile
informatice creeaz noi posibiliti de comunicaii n cadrul firmei.
Informaia nseamn putere pentru persoan care o deine. Exist grupuri
n organizaii care dein o resurs de putere real, deinnd informaii
strategice i managerii care au autoritate dar nu dein resurse de putere
reale. Canalele de comunicaii din interiorul firmei trebuie securizate;
orice scurgere de informaii n mediul extern reprezint un ctig pentru
concuren.
In majoritatea firmelor nu exist un departament informatic
specializat drept pentru care este necesar sa fie cunoscute de catre angajai
77

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

beneficiile aduse de tehnologii i n primul rnd modul de utilizare a


acestora. Sunt necesare programe de pregtire profesional a resurselor
umane pentru a ti s utilizeze aceste tehnologii informatice;
(d) Automatizarea produciei i a proceselor de munc automatizarea i informatizarea proceselor de producie sunt necesare
organizaiilor pentru a putea obine un avantaj competitiv asupra
concurenei. Implementarea unor pachete de aplicaii (soft-uri) pentru
crearea de prototipuri de produs i crearea unor linii de producie
informatizat sunt doar dou exemple de soluii oferite de tehnologia
informaiei din acest domeniu;
(e) Fluxurile electronice - interesul pentru restructurarea
proceselor de afaceri a determinat dezvoltarea fluxurilor tehnologice
(workflows). Pentru ca organizaiile s poat elimina hrtiile i s
proceseze i stocheze date pe suporturi electronice, aceste fluxuri
informaionale n format digital vor ajuta persoanele care au nevoie de
informaii n timp real;
(f) Matricile tehnologice - utilizeaz ca suport mesageria
electronic, faxul i videoconferinele pentru a crea structuri
organizatorice matriciale. De exemplu, o firm poate crea o structur
temporar format din angajai aparinnd departamentului de marketing,
celui de vnzri i tehnic pentru a pregti o prezentare comercial.
Participanii la aceast structur vor avea de transmis informaii i de
primit decizii att de la managerii departamentelor din care fac parte, ct
i de la liderul echipei din care fac parte; este creat astfel o organizare
matricial bazat pe tehnologie;
(g) Relaiile electronice cu furnizorii i clienii - firmele au
adoptat rapid schimburile de date electronice (EDEElectronic Data
Exchange) i alte forme de comunicaii electronice pentru a mari viteza
de derulare a afacerilor. n ultima perioad au aprut numeroase soluii
oferite de tehnologia informaiei pentru crearea unor relaii strnse cu
furnizorii i cu clienii, de tipul e-SRM (Electronic Supplier Relationship
Management) sau e-CRM (Electronic Customer Relationship
Management).
Variabilele tehnologiei informaionale pe care le-am prezentat,
determin noi tipuri de structuri organizatorice. Organizaia rezultant a
78

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

interaciunii acestor variabile este cunoscut sub denumirea de T-Form


Organisation. Figura nr. 2.8. de mai jos, prezint caracteristicile de baz
ale unei organizaii T-Form.

Figura nr.2.8.- Organizaia T-Form8


O astfel de organizaie are o structur flexibil care ofer
posibilitatea participrii la anumite proiecte a angajailor diferitelor
compartimente, utiliznd soluii din domeniul tehnologiei informaiei
privind lucrul n echipa (groupware). n acest fel se reduce ierarhia
managerial, iar angajaii i coordoneaz munca cu ajutorul
comunicaiilor i legturilor electronice.
Relaiile cu angajaii sunt bazate pe ncredere, deoarece exist din
ce n ce mai puine contacte directe ntre manageri i angajai. Managerii
8

Luca- T-Form Organisation, 1996;


79

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

deleag unele sarcini subordonailor, iar sistemele informatice furnizeaz


datele la nivelul ierarhic unde se adopta decizia. Descentralizarea lurii
deciziilor este o alt trstur de baz a unei organizaii T-Form, acestea
avnd rolul de a reduce numrul de niveluri ierarhice.
Infrastructura tehnologic a unei organizaii T-Form se
caracterizeaz prin existena reelelor de calculatoare. Staiile de lucru
individuale sunt conectate la computere performante care acioneaz ca
servere. Reeaua intern are legturi cu reelele internaionale i astfel
membrii organizaiei pot intra rapid n contact cu furnizorii de care au
nevoie, cu clienii pe care trebuie s i cucereasc (interni i-sau externi).
Toate tipurile de informaii (text, imagine, sunete) pot fi transpuse n
form digital, astfel nct pot fi accesate i redate de orice calculator
conectat la reea. Angajaii care lucreaz cu aceste informaii sunt
denumii generic knowledge workers.
Organizaiile T-Form utilizeaz sisteme informatice pentru a crea
echipe de lucru virtuale, constituite din angajai aparinnd diferitelor
compartimente / departamente, care s poat comunica n timp real, chiar
dac se afl n locaii diferite.
ntr-o organizaie T-Form sunt eliminate posturile n care un
angajat face un singur tip de activitate. Se ofer astfel posibilitatea
angajailor s desfoare o munc de creaie, accesnd informaiile din
memoria organizaional.
Cu ajutorul sistemelor de comunicaii digitale se pot redefini
procesele de afaceri. O organizaie T-Form i poate extinde afacerile
cnd condiiile sunt favorabile sau se poate specializa pe un grup de
clieni crora se poate adresa cu produse personalizate.
2.4.4. Tehnologia informaiei suport al obinerii avantajului
strategic
Sistemele informatice manageriale sunt mai mult dect un set de
tehnologii care ajut la luarea deciziilor i la realizarea condiiilor unor
operaiuni de afaceri eficiente. Sistemele informatice permit unei firme s
dezvolte baze de date care conin informaii strategice i care confer
acesteia un avantaj strategic. Informaiile au reprezentat dintotdeauna
80

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

active valoroase n promovarea operaiunilor de afaceri. Informaiile unei


firme referitoare la furnizori, clieni, concureni sunt privite ca resurse
strategice i folosite pentru planificarea strategic i alte iniiative
strategice.
Michael E. Porter n celebra sa lucrare Competitive Advantage:
Creating and Sustaining Superior Performance prezint cinci fore
competitive care determin profitabilitatea i supravieuirea firmelor ntro industrie (ameninarea noilor intrai pe pia, ameninarea produselor de
substituie, puterea de negociere a clienilor, puterea de negociere a
furnizorilor i rivalitatea dintre competitorii existeni) i cinci strategii
pentru obinerea avantajului strategic:
a) strategia lider prin costuri - o firm care are cele mai mici
costuri dintr-o industrie, poate practica cele mai mici preuri i va deveni
astfel lider de pia. De asemenea, o firm poate gsi soluii pentru ca
furnizorii si s-i reduc costurile;
b) strategii de difereniere - diferenierea produselor permite
unei firme s-i impun respectivele produse pe anumite segmente sau
nie de pia;
c) strategii inovative - acestea pot implica dezvoltarea unor
produse sau servicii unice sau realizarea unor schimbri radicale n
producerea i distribuirea produselor sau serviciilor;
(d) strategii de cretere - aceste strategii pot mbrca forma
creterii capacitilor de producie pentru a beneficia de avantajele
economiilor de scar, fie penetrrii pe noi piee de desfacere;
(e) strategii de formare a alianelor - stabilirea unor legturi de
afaceri cu furnizorii, clienii, chiar unii concureni de genul achiziii,
joint-ventures permite unei firme obinerea avantajului strategic.
Tehnologia informaiei poate fi utilizat n implementarea
strategiilor competitive, dup cum urmeaz:
a) Lider prin costuri
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce substanial
costurile n procesele de afaceri;
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce costurile
unor furnizori sau clieni importani;
b) Strategii de difereniere
81

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

dezvoltarea unor tehnologii informatice pentru a evidenia


produsele sau serviciile;
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce
avantajele deinute de concureni;
utilizarea unor soluii oferite de tehnologiei informaiei
pentru poziionarea unor produse sau servicii pe niele de pia
selectate;
c) Strategii inovative
crearea unor noi servicii sau produse care s ncorporeze
componente ale tehnologiei informaiei;
realizarea unor schimburi radicale n procesele de afaceri
cu ajutorul tehnologiei informaiei;
observarea unor nie de pia utiliznd soluii oferite de
tehnologia informaiei;
d) Promovarea strategiilor de cretere
utilizarea tehnologiei informaiei n managementul
expansiunii afacerilor la nivel regional sau global;
utilizarea tehnologiei informaiei n diversificarea ofertei
de produse i servicii;
e) Dezvoltarea alianelor:
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a crea organizaii
virtuale i legturi cu partenerii de afaceri;
dezvoltarea unor sisteme informatice inter-organizaionale
care s creeze relaii de afaceri strategice cu furnizorii,
subcontractanii etc;
f) mbuntirea calitii i eficienei
utilizarea tehnologiei informaiei pentru mbuntirea
calitii produselor sau serviciilor;
utilizarea tehnologiei informaiei pentru realizarea unor
mbuntiri a eficienei proceselor de afaceri;
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce
substanial timpul necesar conceperii, producerii i distribuirii
produselor;
g) Construirea unei platforme pentru tehnologiei informaiei
82

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

realizarea unor importante investiii n hardware, software


i retele dar i n formarea personalului pentru utilizarea
tehnologiei informaiei;
construirea unei baze de date strategice colectate i
analizate cu sprijinul tehnologiei informaiei;
h) Alte strategii
utilizarea tehnologiei informaiei n crearea unor bariere de
intrare pentru cei care vor s intre pe o anumit pia;
utilizarea tehnologiei informaiei pentru a determina
produsele substituibile s fie neatractive pentru consumatori.
n tabelul nr. 2.2. de mai jos sunt prezentate cteva exemple de
sisteme informatice strategice care ajut firmele n ctigarea avantajului
strategic9.
Rolul strategic al sistemelor informatice de management implic
utilizarea tehnologiei informaiei n dezvoltarea produselor, serviciilor i
capabilitilor care confer unei firme avantaje strategice asupra forelor
competitive dintr-un mediu de afaceri globalizat.
Tabelul 2.2. Tipuri de sisteme informatice i avantajul competitiv
Strategie

Lider prin costuri

Difereniere
Inovaii

Cretere

Aliane

Sistem informatic strategic


sisteme
informatice
de
monitorizare a utilajelor de
producie
sisteme informatice de analiz a
nevoilor clienilor
sisteme
informatice
de
administrare
a
conturilor
clienilor
sisteme
informatice
de
nregistrare la punctele de
vnzare
sisteme informatice bazate pe
schimbul electronic de date ntre
parteneri

Beneficiu principal
adus afacerii
reducerea
costurilor
creterea cotei de
pia
lider de pia

creterea vnzrilor

creterea cotei de
pia

James OBrien Management Information Systems, McGraw Hill, 1996;


83

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

84

Dragos Cristea