Impacto del FEFO/FIFO en el almacn

El FEFO (First Expires, First Out) / FIFO (First In, First Out) es una tcnica de
gestin de la carga que trata de distribuir los productos (hacerlos fluir por la cadena
de suministro seleccionando primero los que caduquen antes (First Expires, First
Out) y a igualdad de caducidad los ms antiguos (First in, First Out).

La caducidad puede
convertirse en el eje sobre el que gira todo el funcionamiento de un almacn. Si la
operativa depende de cundo se fabric una referencia, de su fecha mxima de
consumo y del momento de su llegada al centro logstico, las reglas del juego se
endurecen porque los costes de un envo errneo a un cliente pueden ser
elevadsimos.
No slo se reducen sus ventas y se produce una devolucin o una demanda
insatisfecha, sino que un alimento caducado en el lineal de un supermercado
supone la prdida de la imagen de marca, sin entrar a describir las posibles
consecuencias para la salud de los consumidores.
El concepto principal que se encuentra detrs del FEFO/FIFO es el lote, quizs uno
de los trminos logsticos ms populares que ha llegado hasta el consumidor final.
La E de FEFO nos da una fecha ligada al ciclo de vida de un producto y significa
cundo alcanza el fin de sus das. La I de FIFO hace referencia a la fecha en que
se inici el ciclo logstico de distribucin del producto con la actividad de recepcin y
estocaje. Aplicamos la lgica de que cuanto ms tiempo permanezca en el almacn,
aumenta la probabilidad de su deterioro u obsolescencia.
La importancia del FEFO/FIFO estriba en que encierra varias de las palabras clave
del control prioritario de una empresa:

Es un requerimiento exigido por el mercado.

Es un objetivo de calidad.

En algunos sectores existe una normativa legal al respecto.

En general, el coste de cometer incorrecciones en el FEFO/FIFO puede aflorar

como:

Coste del stock caducado en la estantera.

Coste de la obsolescencia prematura.

Coste del producto con una presentacin deteriorada.

Coste de las devoluciones de los clientes.

Coste del tiempo perdido buscando un producto en el almacn.

Coste de la oportunidad de la demanda insatisfecha.

Coste de la prdida de imagen de marca, pudiendo caer incluso en la demanda

judicial cuando el producto ve alteradas sus propiedades y afecta al consumidor.

Para avanzar en su comprensin, basta con trasladarnos a nuestro rol de

consumidores y meditar sobre cmo actuamos:
1.

Cuando estamos en el lineal de productos refrigerados eligiendo un pack de yogures

(papel de comprador), aplicamos justo la tcnica contraria. Es decir, ojeamos el
etiquetado y cogemos el que tiene la fecha de caducidad ms lejana (as nos durarn
ms) y, al mismo tiempo, nos fijamos en que el producto no tenga ningn defecto (algo
que tiene que ver con elFIFO).

2.

Cuando estamos en casa (papel de distribuidor) nos quejamos si alguien de la

familia se salta el FEFO / FIFO y no elige el yogur con la fecha de caducidad ms
cercana, advirtindole que consuma "el que toca".

Cul es el porqu de nuestra actitud? Simplemente, es una actitud inteligente que

intenta minimizar en nuestra economa familiar los costes originados por productos
caducados y maximizar una concepcin de calidad basada en sus das de vida y
atributos del tipo ms reciente, ms nuevo, ms fresco, etc. Este comportamiento
del consumidor se reproduce entre vendedores y compradores de una cadena de
suministro.
Nuestro ejemplo encierra en s mismo una regla bsica del mercado y una paradoja:
si un comprador tiene la opcin de elegir, a igualdad de precio, escoge siempre su
concepcin de mejor producto. Pero si un vendedor no sincroniza adecuadamente
la puesta en el mercado de sus artculos, e incluso en un exceso de celo anticipa la
entrada del nuevo lote de forma que convivan en el mercado lotes distintos de la
misma referencia, probablemente no conseguir un mayor beneficio, sino que
aniquilar las ventas de los ms antiguos y habr generado una sensacin de
desconfianza. Rizando la paradoja, algunas empresas podran llegar a justificar que
de cuando en cuando les interesa llegar a la rotura de stocks.

Requisitos comunes del FEFO/FIFO

Si nos ejercitamos en el oficio logstico y reflexionamos sobre cules son los
requerimientos comunes de un sistema FEFO / FIFOque deseamos implementar en
nuestro almacn, podramos llegar a plantear cuatro reas de actuacin:

Identificacin: producto y elementos de lay out (plano o trazado).

Sistema de informacin: ERP (Enterprise Resource Planning)/SGA (Software de
gestin de almacenes).

Medios: sistemas de almacenaje, lay out, transporte y personal.

Organizacin: procedimientos, sincronizacin de tareas y puestos de trabajo.

La solucin no consiste nicamente en hacer una lista de las necesidades y mejoras

en cada rea, priorizar (ABC), obtener la aprobacin econmica del proyecto e
implantarlo. Donde reside el saber logstico es en darse cuenta de cules son las
necesidades reales, las interrelaciones que existen entre dichas reas y ser capaz
de cubrir un problema de medios, por ejemplo, con una dosis de organizacin y otra
dosis de mejora funcional del SGA.

Identificacin para optimizar el FEFO/FIFO

A nivel de lay out (plano o trazado) la identificacin es relativamente fcil y se
recurre al etiquetado de cualquier elemento donde se realice una tarea logstica:
ubicaciones, pasillos, muelles, zonas, puertas, etc.
El etiquetado e identificacin del producto o del lote son ms entretenidos. Hay que
definir en qu tarea del ciclo logstico intervienen (recepcin, almacenaje, picking,
empaquetado, expedicin...) y el grado de informacin en funcin de la sofisticacin
del ERP y el Programa SGA. Aparte del diseo e impresin de la etiqueta, habr
que asegurar su fcil lectura por el escner en las condiciones de trabajo del
operario.
La visin de un sistema de informacin ERP / SGA sobre qu significa el control de
lotes es aquella que, como mnimo, considera sus atributos principales:

Fecha de caducidad.

Fecha de creacin del lote (alta en el sistema).

Antigedad (entrada en el almacn).

Estas tres fechas intervienen en los algoritmos de asignacin de stock y entrarn en

juego, por ejemplo, al lanzar un plan de preparacin de pedidos. Una vez se
dispone de un conjunto de ubicaciones donde se encuentra cada artculo, se asigna
la cantidad demandada en este orden jerrquico: fecha de caducidad, fecha de
creacin y fecha de antigedad.
Si el sistema no hiciera nada ms, cabra la posibilidad de expedir lotes caducados.
No es tan raro encontrarse con ello y la solucin tcnica es hacer intervenir el
atributo estado de lote, que afecta a todas las presentaciones y cantidades de

forma universal en el sistema. De este modo, se crea un bloqueo lgico para el

stock n das antes de su fecha de caducidad. El valor de los n das vara en
funcin del producto, tiempo de reparto e incluso del cliente o destinatario.
El FEFO / FIFO presentar en cada caso una serie de nuevas funcionalidades que
querremos que sean cubiertas por el sistema informtico ERP / SGA. Obviamente,
tambin va a significar un rediseo de algunas funciones ya existentes. Veamos
algunos ejemplos:
Nuevas funciones a tener en cuenta:

Reglas para la mezcla de lotes.

Genealoga de lote (registro de origen y destino).

Asignacin de un lote especfico, lote nico o lote estndar.

Tratamiento de la multirreferencia-monorreferencia, multilote-monolote a nivel de

cada ubicacin.
Cambios de estado de lote.

Rediseo de funciones:

Cross-docking.

Priorizar recogidas por zonas o sistemas de almacenaje.

Priorizar recorridos mnimos.

Reposicin a ubicacin de picking fija.

Transferencias entre almacenes (alteracin de la fecha de antigedad).

Cambios en la documentacin y etiquetas.

Medios fsicos a tener en cuenta para el FEFO/FIFO

A continuacin, se muestran algunos de los sistemas de almacenaje recomendadas
para mercanca a la que se aplica una tcnica de gestin FEFO / FIFO. Esta gua

tan slo es vlida a modo orientativo, ya que el sistema idneo depender de un

gran nmero de criterios adicionales a la tcnica de gestin.